home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Crawly Crypt Collection 1 / crawlyvol1.bin / crm_demo / pfm / pfm.doc < prev    next >
Text File  |  1985-11-19  |  34KB  |  823 lines

  1. This is a demonstration version of the popular accounts program
  2.  
  3.            PERSONAL FINANCE MANAGER   --  PFM for short
  4.  
  5. All features function correctly in this version with the
  6. exception of the following:-
  7.  
  8.      PRINTING - Printing of the account statement is disabled.
  9.  
  10.      SIZE     - The maximum account size is fixed at 30 entries
  11.                 and 2 standing orders.
  12.  
  13. Good luck with the program, and remember that the fully featured
  14. PERSONAL FINANCE MANAGER can be obtained from.....
  15.  
  16.  
  17. MICHTRON
  18. P.O. Box 68
  19. St. Austell
  20. CORNWALL
  21. PL25  4YB
  22.                                            
  23.  
  24. Tel: 0726 68020 (All major credit cards accepted)
  25.  
  26. or from the publishers of ST FORMAT (see the special offers page near
  27. the back of the magazine).
  28.  
  29.  
  30.  
  31. INTRODUCTION
  32.  
  33. Personal Finance Manager (PFM) is a database program specially 
  34. created to handle personal bank accounts, savings accounts, 
  35. credit card transactions and many other similar applications.  
  36. With its full GEM interface entering new transactions is as easy 
  37. as filling in a form, and graphical reports can be instantly 
  38. called up from the drop down menus.  Standing orders can now be 
  39. automatically debited or credited your account without you having 
  40. to remember them.  When its time to check the account against an 
  41. official statement PFM will even work out which transactions have 
  42. not yet cleared.
  43.  
  44. PFM can be used with either a monochrome monitor (high 
  45. resolution) or with a colour monitor in medium resolution.  It 
  46. cannot be used in low resolution mode.
  47.  
  48. Following this introduction there is a tutorial that will take
  49. you through most of the features by example.  You will see how
  50. to create your own account, enter new transactions, set up
  51. budgets and plot graphs.  Later on you will use the example
  52. data file supplied on the PFM disc.
  53.  
  54.  
  55.  
  56. TUTORIAL
  57.  
  58.  
  59. Getting Started
  60.  
  61. If you are not already familiar with the ST and how to format 
  62. discs, copy files, and so on, you should read the ST manual 
  63. before using this program.
  64.  
  65. It is strongly recommended that you make a backup of the program 
  66. disc before starting the tutorial.  You should find the following 
  67. files on the disc:-
  68.  
  69.           PFM_DEMO.PRG   The PFM program
  70.           PFM.RSC        A file used by PFM (resource file)
  71.           EXAMPLE.MNY    An example account file
  72.           PFM.FMT        Date format file (may not be present)
  73.  
  74. Copy these to a formatted backup disc by using the disc copy or 
  75. file copy facilities (the PFM disc is not copy protected in any 
  76. way).  The original disc should then be stored away safely and 
  77. only the backup used.  Ensure that the write-protect tab on the 
  78. backup is not in the protect position as some of the tutorial 
  79. exercises write data to the disc.
  80.  
  81. There will be many cases where dates must be entered.  Throughout 
  82. this manual the format used is DD/MM/YY.
  83.  
  84. Place the backup disc in the disc drive and display the directory 
  85. by double clicking on the drive icon.  Now run the program by 
  86. double clicking on the icon labelled PFM_DEMO.PRG.  After a few 
  87. seconds a dialog box should appear requesting that you enter 
  88. today's date.  This will already be filled in with the current 
  89. system date.  Press the Esc key to clear the old date and enter 
  90. 11/02/88.  Note that the "/" characters are already there; only 
  91. the numbers need to be typed.  When you have done this press 
  92. Return or click on "OK".
  93.  
  94. If you try to run the program in low resolution an error message 
  95. will be displayed instead of the date dialog.  You should select 
  96. medium resolution using the "Set preferences" choice in the 
  97. desktop "Options" menu and try again.
  98.  
  99. The next step is to create an account by "opening" a file.  Now 
  100. that you have entered the date PFM displays the file selector 
  101. showing the files on the current disc.  You will notice that the 
  102. file path name on the top line reads "A:\*.MNY".  This means that 
  103. only subdirectories and files whose name ends with the extension 
  104. ".MNY" will be listed.  PFM expects its account files to have 
  105. this extension and this feature means that only PFM account files 
  106. are listed.  You will also see that the file name "ACCOUNT.MNY" 
  107. has already been entered.  Press the Return key or click on "OK".
  108.  
  109. A GEM window will appear with the title:
  110.  
  111.       "New account A:\ACCOUNT.MNY"
  112.  
  113. At this stage the window will be empty.
  114.  
  115.  
  116.  
  117. Entering Account Transactions
  118.  
  119. The next step is to start the account by entering an opening 
  120. balance.  Call up the Account Transaction Form by clicking on 
  121. "New entry" in the "Update" menu.  
  122.  
  123. In order to fill in this form you will need to be able to move 
  124. the cursor (shown as a thin vertical bar) between entry fields.  
  125. This is done using the down-arrow key to move to the next field 
  126. and if necessary the up-arrow key to move to the previous field. 
  127. Delete and Backspace will delete individual characters whilst the 
  128. Esc key will completely clear the current field.
  129.  
  130. Now enter the following information:-
  131.  
  132.  
  133.                     Date          ->  01/02/88
  134.  
  135.                     Amount        ->  1000
  136.  
  137.                     Budget code   ->  _  (leave this blank)
  138.  
  139.                     Description   ->  Balance
  140.  
  141.  
  142. Now click on "Credit" to make the balance amount positive.
  143.  
  144. Make sure that the information has been entered correctly and 
  145. then press Return or click on "Done".  The form will disappear 
  146. and the window should display the information just entered.
  147.  
  148. Using the same process enter the following transactions as 
  149. "Debits".  Instead of clicking on "Done" when each form is complete 
  150. try clicking on "Next".  This will accept your data and present 
  151. you with a blank form ready for your next entry without the need 
  152. to select from the menu each time.  You will find that in each 
  153. case the date is carried over from the previous entry.  You can 
  154. clear this by pressing the Esc key before typing the new date.  
  155.  
  156. Remember to use the "Done" button with the last transaction.
  157.  
  158.  
  159.      Date      Amount   Budget code    Description
  160.  
  161.      05/02/88   94.75       T          Car Repairs
  162.      03/02/88   55.68       C          Weekly Shopping
  163.      07/02/88  410.33       H          Mortgage
  164.      10/02/88   49.68       C          Weekly Shopping
  165.      01/02/88   60.00       M          Cash
  166.  
  167. The account window should now display all six transactions and 
  168. the total balance in each case.  Notice that these have now been 
  169. rearranged into date order.
  170.  
  171.  
  172.  
  173. Making Corrections
  174.  
  175. Let's suppose that the entry for 10th Feb is incorrect and that 
  176. the amount should instead be 59.68.  
  177.  
  178. To edit the entry first select it by moving the mouse pointer to 
  179. anywhere in that line and clicking the left mouse button once.  
  180. The entry will now appear highlighted.  Select "Edit entry" from 
  181. the "Update" menu and the Account Transaction Form will be 
  182. displayed with the current entry details already filled in.  This 
  183. is the same form as you previously used except that the "Next" 
  184. button is disabled.  Now move the cursor to the "Amount" field 
  185. and make the necessary changes.  Click on "Done" or press Return 
  186. and the account window will show the corrected information.
  187.  
  188. An alternative way to call up the form for edit is to double 
  189. click on the appropriate entry line.  Try using this to edit back 
  190. the original amount.
  191.  
  192.  
  193.  
  194. Entering Standing Orders
  195.  
  196. PFM allows you to set up a number of standing orders that are 
  197. automatically executed at the specified dates.  Later on you will 
  198. see these in action but this section will concentrate on the 
  199. entry form.
  200.  
  201. Click on "View standing orders" in the "Report" menu.  An empty 
  202. window will appear.  Now click on "New entry" in the "Update" 
  203. menu and the Standing Order Form will be displayed.  This is very 
  204. similar to the Account Transaction Form and is used in the same 
  205. way.
  206.  
  207. Enter the following details:
  208.  
  209.  
  210.           Description     ->  Loan Repayment
  211.  
  212.           Amount          ->  120.00
  213.  
  214.           Start Date      ->  02/01/88
  215.  
  216.           End Date        ->  02/11/88
  217.  
  218.           Budget code     ->  M
  219.  
  220.  
  221. Debit and Credit describe the effect on the account.  This is a 
  222. debit (the default case).  The five buttons on the right of the 
  223. form determine the frequency of the standing order.  In this 
  224. case click on "monthly".
  225.  
  226. The completed form therefore describes a standing order that will 
  227. deduct 120.00 from the account each month for eleven months starting 
  228. on 02/01/88.
  229.  
  230. Press Return or click on "Done" and you will see the entry in the 
  231. window.
  232.  
  233. Editing is carried out in exactly the same way as for the account 
  234. entries.  In fact you may have noticed that the menu choices you 
  235. have been using are the same as before.  Their action is 
  236. determined by whichever window is currently active.
  237.  
  238. Close this window by clicking on the close device in the top left 
  239. corner.
  240.  
  241.  
  242.  
  243. Creating a Budget
  244.  
  245. You will have noticed that your entries include a single 
  246. character field labelled "Budget code".  This letter can be used 
  247. to identify one of several categories so that in this case for 
  248. example 'T' is transport, 'M' is miscellaneous, 'H' is house, and 
  249. 'C' is consumables.
  250.  
  251. PFM allows you to set a budget figure against each of these 
  252. categories and to compare this with your actual expenditure over 
  253. any period.  To see how this budget is set up click on "Set 
  254. budget" in the "Options" menu to display the Budget Details 
  255. dialog box.
  256.  
  257. In the left hand column labelled "Code" enter the code letters 
  258. you have already used, namely T, H, M, and C, one letter on each 
  259. line.  Now move the cursor to the start of the second column 
  260. labelled "Description" by pressing the down arrow key 
  261. repetitively or by pointing the mouse at this field and clicking.  
  262. Enter the descriptions suggested above against each code letter 
  263. as a reminder of its meaning.  Finally move the cursor to the 
  264. start of the third column labelled "Budget" and enter the budget 
  265. amount for each category, say 40, 450, 150, and 160.
  266.  
  267. PFM allows you to define up to ten budget categories and you may 
  268. identify these with any single character from a choice of
  269. A-Z, 0-9, ?, :, and *.  Each code must be unique.
  270.  
  271. On the right of the dialog box you will see three buttons 
  272. labelled "Year", "Quart", and "Month".  These set the periods 
  273. that apply to the budget amounts.  Since the default period is 
  274. monthly the amounts you have entered are the budgets for each 
  275. month.  This period can be changed by clicking on the appropriate 
  276. button.
  277.  
  278.  
  279.  
  280. Saving the Account
  281.  
  282. For the remainder of this tutorial you will be working with the 
  283. sample account file supplied on the PFM disc but first you will
  284. see how to save your existing account.
  285.  
  286. Click on "Save file" in the "File" menu and your account will be 
  287. stored on the disc.  The information saved includes all 
  288. transactions, standing orders, and budget data.  A "save" does 
  289. not delete the account from the program's memory and further work 
  290. can be carried out if necessary without having to reopen the 
  291. file.  It is sometimes useful to be able to save the account 
  292. under another name or on a different disc to the current one.  
  293. This can be done by clicking on "Save as..." in the "File" menu 
  294. and entering the appropriate information in the file selector 
  295. box.
  296.  
  297. To summarise, you have seen how to start PFM, how to set the system 
  298. date, and how to create a new account.  You have entered 
  299. transactions and standing orders using the appropriate forms and 
  300. have seen how account entries are automatically arranged in date 
  301. order.  You have also seen how to edit transactions and standing 
  302. orders by double clicking on them or by selecting the edit 
  303. facility from the menu.  You have covered the significance of the 
  304. budget code and seen how to set up a budget.  Finally you have 
  305. saved your account to disc.
  306.  
  307.  
  308.  
  309. Scrolling
  310.  
  311. Click on "Open file" in the "File" menu.  The file selector box 
  312. will appear with the name of the last (or default) file already 
  313. filled in.  This time select the file "EXAMPLE.MNY" and click on 
  314. "OK".
  315.  
  316. When loaded the account window will open and display a full 
  317. screen of transactions.  In fact there are too many entries to 
  318. show on the screen at the same time and so we need a way of 
  319. scrolling over the complete account.
  320.  
  321. The account and standing order windows both include a full set of 
  322. GEM horizontal and vertical scrolling devices.  The right hand 
  323. border area between the up and down arrows represents the whole 
  324. of the account (or standing order list) and the white rectangle 
  325. just above the down arrow represents the portion that you can 
  326. see.  Now click on the shaded area above this rectangle and the 
  327. window will display the previous "page" of entries.  You will 
  328. notice that the rectangle has now moved up a little and this 
  329. tells you approximately where in the account you are currently 
  330. looking.  Clicking on the shaded areas will move the window by as 
  331. many entries as are displayed, clicking on the up or down arrows 
  332. will move the display by one line at a time, and dragging the 
  333. rectangle to a new position will directly move the display to 
  334. that part of the account.  The horizontal scroll devices act in 
  335. the same way although they are only of use when the window is 
  336. reduced in size.
  337.  
  338. This is the normal way of scrolling through the account but there 
  339. is an alternative that is especially useful for large accounts.  
  340. Select "Goto date" from the "Report" menu and enter "02/01/88" 
  341. into the dialog box displayed.  Click on "Ok" or press Return and 
  342. the account window will move directly to the entries starting at 
  343. that date.
  344.  
  345.  
  346.  
  347. Checking Entries
  348.  
  349. PFM provides a number of features to help you check your account 
  350. against a formal statement.  The simplest is a means of marking 
  351. entries that have been confirmed on the statement.
  352.  
  353. Move to the start of the account by dragging the scroll bar 
  354. rectangle as described above.  Then select one of the entries for 
  355. edit so that the entry form is displayed.  You will notice a 
  356. button labelled "Checked".  Click on this and then click on 
  357. "Done" or press Return.  You will see that the display now shows 
  358. a check mark in the left hand column against that entry.
  359.  
  360. The same result can be achieved by a quicker method.  Point to 
  361. another entry using the mouse and click the left button whilst 
  362. holding down the right button.  You will see that this entry is 
  363. now also checked.  Checked marks can only be removed using the 
  364. edit facility.
  365.  
  366. It is also possible to check entries automatically by clicking on 
  367. "Auto-check" in the "Update" menu but first wait until you have 
  368. read the section on reconcilation.
  369.  
  370. This feature simply allows you to see which entries have been 
  371. confirmed against for example a statement.  They are not used by 
  372. PFM in any other way.
  373.  
  374.  
  375.  
  376. Deferring Entries
  377.  
  378. Imagine that the account displayed represents your bank account 
  379. and that you have just received a statement through the post.  
  380. You want to check the PFM account against the statement but none 
  381. of the balance figures agree.  Assuming no errors, there are 
  382. generally two reasons for this.  Firstly the cheques may not be 
  383. cleared in the same order that they were written which means that 
  384. the earlier balance figures will appear incorrect.  Secondly the 
  385. statement only includes cheques that have passed through the 
  386. clearing system.  The PFM account is likely to include cheques 
  387. that were written before the statement date but have not yet 
  388. cleared.  If these cheques could be "hidden" from PFM then the 
  389. final balances should agree.
  390.  
  391. PFM provides a way to effectively hide individual entries without 
  392. deleting them.  Such entries are said to be "deferred".  To see 
  393. this in action open an entry for edit as before and click on the 
  394. "Defer" button.  When you return to the window you will see that 
  395. the entry is now displayed in shaded rather than solid text.  
  396. Notice also that the entry is not included in the balance column.  
  397. Any number of entries may be deferred and their amounts will not 
  398. be added into the balance.
  399.  
  400. Individual entries may be reinstated by clicking on the "Defer" 
  401. button in the edit form.  Alternatively clicking on 
  402. "Clear defers" in the "Update" menu will reinstate all deferred 
  403. entries.
  404.  
  405. If a deferred entry is "checked" using the quick method the defer 
  406. will be cleared.  Otherwise the use of checked and deferred in 
  407. the edit form are independent.
  408.  
  409. Ensure that there are no deferred entries before starting the 
  410. next section.
  411.  
  412.  
  413.  
  414. Reconciliation
  415.  
  416. The process just described of juggling recent transactions until 
  417. the balance agrees with the statement is called reconciliation.  
  418. PFM provides a facility that will attempt this automatically. 
  419.  
  420. Scroll to the end of the account and provided you have not 
  421. altered any of the entries you should see that the final balance 
  422. on 10/02/88 is 4177.01.  Assume that you have just received a 
  423. statement that shows a final balance of 3273.18 at 11/02/88.
  424.  
  425. Click on "Auto-balance" in the "Update" menu and you will see a 
  426. dialog box requesting the target date and amount.  Enter the date 
  427. and amount on the statement (11/02/88 and 3273.18).  The field 
  428. labelled "Scope" determines how many entries are to be juggled 
  429. starting at the target date and working backwards.  A default 
  430. value of 14 is already filled in.
  431.  
  432. Click on "OK" or press Return.  After a few seconds a message 
  433. will be displayed stating that an exact match has been found.  
  434. Press Return and you will see that a number of entries have been 
  435. automatically deferred and that the final balance agrees with the 
  436. statement.  The deferred entries represent those that have not 
  437. yet been cleared.
  438.  
  439. In fact this facility will always defer all entries dated after 
  440. the target date and then attempt to balance the preceding 
  441. entries.  Clear the defers and try repeating the procedure using 
  442. 05/02/88 and 3000.00.  After approximately 8 seconds you will
  443. see a message indicating that an exact match has not been found.  
  444. When you return to the display you will see that entries after 
  445. the target date have been deferred but the earlier entries are 
  446. untouched.
  447.  
  448. This facility does have a few limitations as follows:-
  449.  
  450.           It will fail if transactions have actually occurred 
  451.           (and are in the statement) but have not been entered 
  452.           into PFM.
  453.  
  454.           If there is more than one transaction of the same value 
  455.           within the scope of auto-balance then there is no 
  456.           guarantee that the correct one will be chosen.
  457.  
  458.           It will fail if there is an uncleared transaction 
  459.           outside the range of scope.  Note that the scope can be 
  460.           altered if required but that each increase of 1 will 
  461.           double the possible time taken to perform the match.
  462.  
  463. Clear the defers and repeat the first example that produced a 
  464. successful balance match.  Suppose that you now want to mark as 
  465. checked all those entries that are not deferred.  Click on "Auto-
  466. check" in the "Update" menu and a warning box will be displayed.  
  467. Click on "OK" and the account window will now show all cleared 
  468. entries as checked.  Using the menus "Auto-balance", "Auto-
  469. check", and "clear defers" in turn provides a very fast way of 
  470. checking the account against a written statement.
  471.  
  472. Now clear the deferred entries using the appropriate menu item 
  473. and close the account window.
  474.  
  475.  
  476.  
  477. Plotting the Balance
  478.  
  479. Click on "Plot balance" in the "Report" menu and you will see the 
  480. balance amounts displayed graphically. The vertical axis is self 
  481. scaling to accommodate the highest balance figure and you will 
  482. see that the horizontal axis (zero line) has repositioned itself 
  483. to accommodate the negative balances.
  484.  
  485. Now try altering the size of this window by dragging the bottom 
  486. right corner.  You will see that the graph is redrawn to fit the 
  487. new size.  The window can also be moved to a new screen position 
  488. by dragging the title bar.  Clicking on the "Full" device in the 
  489. top right corner will toggle the window between this new smaller 
  490. size and the original full screen size.  All of the PFM windows 
  491. can be resized in this way except for the buffer window.
  492.  
  493. Now close the window.
  494.  
  495.  
  496.  
  497. Using the Budget
  498.  
  499. You have already seen how to create a budget.  If you look at the 
  500. budget details dialog (using the "Set budget" option) you see 
  501. that a number of categories have already been set up.  You will 
  502. also see that under the column labelled "Use" certain boxes have 
  503. are shown filled in black.  Those categories selected in this way 
  504. are used by the two graphics charts not yet covered, namely the 
  505. entry distribution chart and the budget comparison chart.
  506.  
  507. Click on "OK" or press Return and select "Entry distribution" 
  508. from the "Report" menu.  A window will open displaying a pie 
  509. chart with 6 segments.  To the right of the pie is a key that 
  510. relates each of the patterns in the pie to a budget category.  
  511. The complete pie represents the total of all transactions within 
  512. the selected budget categories and shows the proportion occupied 
  513. by each category.  This is also shown in the percentage figures 
  514. next to the key.
  515.  
  516. Display the Budget Details dialog again and select the "L" 
  517. category (Loans) by clicking on the appropriate box in the "Use" 
  518. column.  Exit the dialog box and you will see that the pie chart 
  519. now includes an extra segment.
  520.  
  521. Close this window and click on "Budget comparison" in the 
  522. "Report" menu.  A bar chart will be displayed.  Along the 
  523. horizontal axis you will find the familiar budget codes and above 
  524. each will be a pair of vertical bars.  The left hand bar of each 
  525. pair represents the budget for that category whilst the right 
  526. hand bar shows the actual total so far.  On the left you will see 
  527. the start date of the chart.  Below this is the end date of the 
  528. budget period and below that is the end date for the totalling of 
  529. the account entries.  The budget bars simply represent the 
  530. amounts specified in the Budget Details dialog multiplied by the 
  531. whole number of budget periods covered by the chart.  At the 
  532. bottom is displayed the total budget and total actuals for the 
  533. selected categories over the whole period.
  534.  
  535. To see what all this means consider this example account.  The 
  536. date of the last entry is 10/02/88 so this is the end date for 
  537. the actuals.  However the budget has been set up as monthly 
  538. amounts and the end of the next whole budget period is therefore 
  539. 01/03/88.  We would therefore expect the actuals to be slightly 
  540. below budget since we still have some of the budget period 
  541. remaining.  In a typical account you would expect to see the 
  542. actuals well below budget at the start of the period (in this 
  543. case the start of the month) and increase during the period.  As 
  544. the start of the next period is reached you would see the budget 
  545. bars suddenly increase by the amounts specified in the Budget 
  546. Details dialog.
  547.  
  548. The budget comparison chart provides a useful view of the 
  549. account where only approximate values are required.  For a more 
  550. detailed examination the actual figures are needed.  Select 
  551. "Actuals >< Budget" from the "Report" menu and you will see the 
  552. actual expenditure and budget figures for all categories 
  553. displayed in tabular form.  The "H" (house) category for example 
  554. is on average overspent against budget.
  555.  
  556. To see what might have caused this we need a convenient way of 
  557. looking at all entries in this category.  PFM provides such a 
  558. facility by allowing the account display to show only selected 
  559. categories.
  560.  
  561. Select "Filter" from the "Options" menu.  You will see a dialog 
  562. very similar to the Budget Details form.  Click on the box in the 
  563. column labelled "Select" corresponding to category "H", then 
  564. click on the button labelled "Screen".  Press Return or click on 
  565. "Ok"  and then check the account display.  You will see that only 
  566. entries in this category are displayed, making it much easier to 
  567. find the cause of the overspend.
  568.  
  569. The printed statement may be filtered in the same way by clicking 
  570. on the button labelled "Printer" in the filter dialog.
  571.  
  572.  
  573.  
  574. Setting Graph Date Ranges
  575.  
  576. So far all of the graphs have covered the entire period of the 
  577. account, in this case from 01/01/88 to 10/02/88.  However PFM 
  578. allows alternative start and end dates to be defined 
  579. independently for each of the graphs.
  580.  
  581. The effect can most easily be seen in the balance graph window so 
  582. first close the budget comparison window and then select "Plot 
  583. balance" from the "Report" menu.  Note the dates and the general 
  584. shape of the graph and then click on "Graph dates" in the 
  585. "Options" menu.  Now move the cursor to the appropriate field 
  586. (bottom left) in the dialog box and enter 10/01/88 against the 
  587. start date.  Enter 01/02/88 for the end date and exit the dialog 
  588. box.  You will see that the shape of the graph has changed and 
  589. only covers the date range specified.
  590.  
  591. You can define either start or end dates or both.  Where no date 
  592. is entered it is assumed to be the date of the first or last 
  593. entry as appropriate.  This feature allows you, for example, to 
  594. display a budget comparison chart for a particular month.
  595.  
  596.  
  597.  
  598. Multiple Windows
  599.  
  600. You have by now seen a total of five different types of display.  
  601. To remind you these are:-
  602.  
  603.      - Account entries.
  604.      - Standing orders.
  605.      - Balance plot.
  606.      - Entry distribution chart.
  607.      - Budget comparison chart.
  608.  
  609. Each of these has its own window and can in fact be displayed on 
  610. the screen at the same time.  In the tutorial you have generally 
  611. closed one window before opening the next but this is not 
  612. actually necessary.  
  613.  
  614. At this point the balance plot should still be displayed on the 
  615. screen.  You have already seen how to alter its size and position 
  616. and for this exercise reduce the size until it occupies only the 
  617. top left quarter of the screen.  Now move it so that it just 
  618. completely fits into the bottom left corner.
  619.  
  620. Now select the account window.  Initially this will cover the 
  621. whole display area and will hide the balance graph. Reduce the 
  622. height to just half of the display area height whilst retaining 
  623. full width.  You will now be able to see both windows 
  624. simultaneously.  Further windows can be opened if needed although 
  625. the screen can get very crowded.  Try experimenting with the 
  626. number and sizes of windows.  
  627.  
  628. Some facilities depend on which window is currently active (top).  
  629. The active window is always the one that displays its border 
  630. components.  You may notice that the others show these only in 
  631. outline.
  632.  
  633.  
  634.  
  635. The Graph Buffer
  636.  
  637. The contents of any window may be captured and stored in a 
  638. special buffer for subsequent display.  To see how this can be 
  639. useful carry out the following steps:-
  640.  
  641.      Using the Graph dates dialog set the budget comparison 
  642.      start date to 01/01/88 and end date to 30/01/88.
  643.  
  644.      Display the budget comparison chart and resize it so that it 
  645.      occupies no more then a half of the screen width.
  646.  
  647.      Click on "Chart -> buffer" in the "Report" menu.  PFM will 
  648.      warn you that any previously capture contents will be lost.  
  649.      Answer "OK".
  650.  
  651.      Now change the start date to 01/02/88 and clear the end date. 
  652.  
  653.      Move the chart window to the right half of the screen.
  654.  
  655.      Click on "Show buffer" in the "Report" menu and you will see 
  656.      the two budget comparison charts side by side.
  657.  
  658. This allows you to directly compare the budget chart for April 
  659. with the chart for May.  Similarly this feature might be used to 
  660. display two different parts of the account at the same time. 
  661.  
  662. The buffer window is the sixth and final PFM window.  It can be 
  663. moved around the screen but it always takes on the same size as 
  664. the window whose contents were captured.
  665.  
  666.  
  667.  
  668. More on Standing Orders
  669.  
  670. We have already dealt briefly with the entry of standing orders.  
  671. In this section we will cover a little more detail and also 
  672. demonstrate them in action.
  673.  
  674. Like most similar programs the operation of standing orders 
  675. depends on the system date.  You will remember that you entered 
  676. this when starting the program.  Unlike many other programs however 
  677. PFM records exactly when each individual standing order was last 
  678. executed and so cannot be confused by any manually entered 
  679. transactions.
  680.  
  681. Display the standing orders in this example file.  You will 
  682. notice that the first entry has a start date of 10/05/86.  
  683. Clearly this is much earlier than the start of the account so 
  684. what has happened?  PFM takes the first account entry (the opening 
  685. balance) as the start point and only implements standing orders 
  686. on payment dates that follow this start.  In this case the first 
  687. payment is on 10/01/88.
  688.  
  689. Standing orders can executed monthly, quarterly, 6 monthly, or 
  690. annually.  They can also be set up as a single payment.  A start 
  691. date must be specified but an end date is optional.  Thus the 
  692. mortgage standing order in the example is a monthly payment that 
  693. will continue indefinitely.
  694.  
  695. This arrangement will accommodate most situations.  One common 
  696. example can be found in housing rates where on a monthly payment 
  697. scheme the first amount is different from the remaining eight or 
  698. nine.  This case is entered as two separate standing orders, the 
  699. first as a single payment for the first amount and the second as 
  700. a monthly payment with specified start and end dates for the 
  701. second amount.
  702.  
  703. Care must be taken when editing standing orders.  It is 
  704. permissible to change the description or the amount at any time, 
  705. and the new details will be effective when the order is next 
  706. executed.  However if the standing order has already started 
  707. payment changes to the start date will have no effect.  This 
  708. means that you cannot change the payment date on an active 
  709. standing order.  If, for example, you wanted to change the 
  710. payment date from the 12th of each month to the 23rd of each 
  711. month you must delete the current order and enter the details as 
  712. a new order.  Alterations to the end date will be effective 
  713. although of course there is no point in setting it earlier than 
  714. any past payment date.  Standing orders that have expired can be 
  715. deleted at any time or can if desired be left without ill effect.
  716.  
  717. Finally you may have notice that the standing entry form contains 
  718. a button labelled "Suspend".  If set, its effect is very similar 
  719. to the defer option on account entries.  Suspended standing 
  720. orders are simply not implemented.  Note however that when this 
  721. suspension is removed all missing payments will be made.
  722.  
  723. Now try these two examples.  First call up a new standing order 
  724. form and enter the following details:-
  725.  
  726.           Description   ->  Jackpot prize
  727.  
  728.           Amount        ->  1000
  729.  
  730.           Start date    ->  06/01/88
  731.  
  732.           End date      ->  (blank)
  733.  
  734.           Budget code   ->  P
  735.  
  736. Set this entry as a monthly credit and click on "Done".  Examine 
  737. the account window and you will see that it now includes this 
  738. entry on the 6th of each month starting in March.
  739.  
  740. For the second demonstration click on "Alter date" in the 
  741. "Update" menu and change the system date to 20/05/88.  The 
  742. account window will now include several extra entries 
  743. representing all the standing orders executed since 10/02/88.
  744.  
  745.  
  746.  
  747. Printing the Account
  748.  
  749. PFM can produce a printed statement of account (and standing 
  750. orders) on any 80 column printer connected to the parallel port.  
  751. It also allows you to set a number of options that control the 
  752. content of the statement, the page size, and so on.    
  753.  
  754. This feature is disabled on the demonstration version.
  755.  
  756.  
  757.  
  758. Maximum Database Size
  759.  
  760. With most database programs the maximum number of entries is very 
  761. high and can generally be ignored.  PFM however operates slightly 
  762. differently.
  763.  
  764. Click on "Maximum entries" in the "Options" menu.  You will see 
  765. that these maximums appear to be 30 account entries and 2 
  766. standing orders.  You will also notice that the actual numbers 
  767. used so far are displayed.
  768.  
  769. At this point it is necessary to understand what happens when 
  770. these limits are reached.  Firstly, no additional standing orders 
  771. can be entered when you have reached the maximum number.  Account 
  772. entries however are treated in a special way.  Suppose that you 
  773. have just entered the 31st account transaction.  If you were to 
  774. check back to the start of the account you would find that the 
  775. second entry has disappeared and the opening balance has changed.  
  776. In fact the first and second entries have been added together to 
  777. form a new first balance entry.  This takes on the date of the 
  778. second entry.  This rollover continues with each subsequent entry 
  779. and prevents the account becoming unmanageably large.
  780.  
  781. These maximums are fixed for this demonstration version.  The 
  782. fully featured version starts with initially higher maximum 
  783. values and these can be further altered at any time.
  784.  
  785.  
  786.  
  787. Changing the Date Format
  788.  
  789. PFM offers a choice of two date formats:-
  790.  
  791.           dd/mm/yy        or        mm/dd/yy
  792.  
  793. Click on "Date format" in the "Options" menu.  A dialog box will 
  794. appear with one of these formats already set.  Select the 
  795. alternative format by clicking on the appropriate button and 
  796. press Return or click on "OK".  You will first notice that PFM 
  797. accesses the program disc and that the dialog box will then 
  798. disappear leaving the transaction dates in the new format.
  799.  
  800. If you were to examine the disc you would find a file PFM.FMT 
  801. present.  This is read when the program is next loaded to ensure 
  802. that your choice of date format is already selected.
  803.  
  804.  
  805.  
  806. Quitting from PFM
  807.  
  808. When you have finished this tutorial click on "Quit" in the 
  809. "File" menu.
  810.  
  811. A message will appear warning you that you have made changes to 
  812. the account and have not saved these to disc.  You can now either 
  813. "Stay" in PFM or quit anyway.  This is a safety feature to ensure 
  814. that you do not lose valuable data.  In this case we want you 
  815. quit anyway so click on "Quit".
  816.  
  817. If no changes have been made PFM will quit immediately.
  818.  
  819.  
  820.  
  821. END OF TUTORIAL
  822.  
  823.