home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Crawly Crypt Collection 1 / crawlyvol1.bin / apps / home / check / checkdoc < prev    next >
Text File  |  1994-01-01  |  8KB  |  165 lines
  1. Gregory S. Gibson
  2.  
  3. October 16, 1988
  4.  
  5. Dear Mr.(s) News,
  6.  
  7. Enclosed is a description and copy of the program I would like to
  8. market.  I call it "Full Screen Checking and Budgeting (FSCB)".  I
  9. originally wrote this program on a Commodore 64 four years ago.  It has
  10. been rewritten on the Atari St using GFA Basic.  This version of FSCB
  11. runs on the Atari 1040st, Atari 520st or Atari Megas with a mono or color
  12. monitor.  By selecting option L on the main menu, the mouse can be setup
  13. to run on a color monitor.  If this program is deemed marketable, I will
  14. port it for IBM pc's. 
  15.  
  16. FSCB was designed to make personal computer checking fast, easy, and
  17. convenient.  It has many functions including:
  18.  
  19.      * Full screen editing.
  20.        This allows the user to edit the transaction database in a "smart" word
  21.        processor like environment.
  22.   
  23.      * Global database functions including: 
  24.        database creation, date reset, date incrementing, check number reset,
  25.        check number incrementing, sequencing, printing and viewing the
  26.        checkbook, printing and viewing the budget.
  27.   
  28.      * Checkbook balancing.
  29.  
  30.      * Printing on perforated checks.
  31.   
  32.      * Mouse interface.
  33.  
  34. The budget portion of FSCB allows the user to flag desired expenditures.
  35. It is useful for tracking a roommates or spouses monthly expenses.  The
  36. flagged expenditures can be checkbook transactions or separate budget
  37. entries.
  38.  
  39.  
  40. The main menu in FSCB list the following options:
  41.      
  42.     A.  EDIT database.                I.  PRINT on perforated checks
  43.     B.  DISPLAY budget                J.  SEQUENCE database
  44.     C.  DISPLAY checkbook             K.  CREATE new database
  45.     D.  READ database                 L.  SETUP file menu
  46.     E.  SAVE database                 M.  GLOBAL database editing
  47.     F.  PRINT budget                  N.  SAMPLE database
  48.     G.  PRINT checkbook               O.  EDITOR commands
  49.     H.  BALANCE checkbook             P.  QUIT
  50.  
  51. First select N for a sample database.  Option A selects the EDIT.  Option O
  52. describes the EDITOR commands.  EDITOR commands are also selectable via
  53. the mouse.  Option H will load database data with the check status flag set
  54. to "O" for outstanding.  Some checkbook statements have checkbook balancing
  55. guidlines on the reverse side of the statement.  To balance a checkbook,
  56. requires a list of all the Outstanding checks and the statement balance.
  57. The statement balance should match your checkbook balance.  My guest is, if
  58. you understand how to balance a checkbook without this program, you will
  59. understand how to balance a checkbook with this program.  By the way, I wrote
  60. this paragraph today.  The rest of this letter was written 3 months ago.
  61. To my surprise, there are actually people on the net interested in a checkbook
  62. program.  I will probably, eventually also distribute the source after my
  63. ego relaxes a bit more.  I thought about writting this program in C but I
  64. decided writting GFA basic was easier since basic has an interpreter and
  65. MWC has to be repeatedly compiled.  The database arrays have been dimensioned
  66. to hold 300 transactions.
  67.  
  68. EDIT database is the most complicated main menu option.  The other options
  69. are a little more self explanatory and easier to use.
  70.  
  71. BELOW IS A DESCRIPTION OF THE DATABASE EDITOR AND THE DATABASE:
  72.  
  73. The database consist of checkbook data including: deposits, withdrawals,
  74. checks, check numbers, names, dates; and budget expense data including:
  75. amounts, descriptions, dates, and a budget multiplier (described below).
  76.  
  77. A list of all the editor commands is accessible from the editor by entering
  78. the help key or by selecting the option O from the main menu.  This is a
  79.  "smart" editor.  It tries not to let the user enter bad data.  Option N on
  80. the main menu will create a sample database.  New records are added to the
  81. database by duplicating old records (via "Alt C" or "Esc C") and editing
  82. the duplicated records.
  83.  
  84. Each database record has 9 words described below.  Some words are used 
  85. only by the Checkbook portion of FSCB, some only by the Budget portion
  86. of FSCB and some by both.
  87.  
  88. Word 1 is the record type flag.  It is 1 character wide.  Possible
  89. characters are "NDCB". 
  90.  
  91.      N means NOT APPLICABLE.  This record shall remain in the database
  92.      for later usage.  This record will be ignore by the Checkbook and
  93.      Budget portions of FSCB.
  94.  
  95.      D means DEPOSIT when the amount value is positive or WITHDRAWAL if 
  96.      the amount is negative.  This record will be used by the checkbook
  97.      program.  If the budget multiplier (word 8) is not zero, this
  98.      record will also be used by the budget program.
  99.  
  100.      C means CHECK.  This record will be used by the checkbook program. 
  101.      If the budget multiplier is not zero, this record will also be
  102.      be used by the budget program.
  103.  
  104.      B means BUDGET.  This record will be used by the budget program
  105.      only. 
  106.  
  107. Word 2 is the transaction amount; the amount of the deposit,
  108. withdrawal, check, or the amount of the budget item.  The amount word is
  109. prefix with a "$".  It is 10 characters wide.  Possible characters are  
  110. "+-. 0123456789". 
  111.  
  112. Word 3 is the transaction ID; the name of the person receiving the
  113. check or words describing the deposit, withdrawal,  or budget transaction.
  114. This word is 40 characters wide.  Possible characters are any printable
  115. character except ";,".  (BASIC uses those characters as separators). 
  116.  
  117. Word 4 is the check number.  This word is used only by the
  118. checkbook program when Word 1 is C.  This word is prefix with a "#".  It
  119. is 5 characters wide.  Possible characters are " 0123456789".  If the value
  120. of the check number word is greater than 50, the check program assumes
  121. this is a absolute check number and the check has already been written.  If
  122. the value of the check number word is less than 50, the check program
  123. assumes this is a relative check number and the check has not been written. 
  124. In this case, the check will be written when the main menu "Print on
  125. Checks" option is selected.  At that time, the absolute check number will
  126. be computed as the sum of the relative check number and the previously
  127. written absolute check number.  Usually, the relative check number is 1. 
  128. Therefore, the check number is incremented by 1. 
  129.  
  130. Word 5 is the transaction month.  This word is 3 characters wide. 
  131. Possible characters are the month abbreviations.  This word is changed by
  132. the editor when the user inputs a integer between 1 and 12 inclusive. 
  133.  
  134. Word 6 is the transaction day.  This word is 2 characters wide.  Any
  135. digit is a possible character for this word. 
  136.  
  137. Word 7 is the transaction year.  This word is 2 characters wide.  Any
  138. digit is a possible character for the this word.
  139.  
  140. Word 8 is the budget multiplier.  This word is 5 characters wide.
  141. Possible characters are "0123456789.+- ".  The budget multiplier is used
  142. to compute the budget amount.  The budget amount is the product of the
  143. budget multiplier and the absolute value of the transaction amount. 
  144. If the user wants his rent check to be included in the budget program,
  145. he should assign the budget multiplier a non zero value.  If your roommate
  146. pays half of your rent, the budget multiplier would be 0.5.  If you 
  147. did not use a check to pay your rent, this becomes a "B" type transaction
  148. instead of a "C" type transaction.  The transaction amount and budget
  149. multiplier are the same in both cases.
  150.  
  151. Word 9 is the CHECK status.  This word is 1 character wide.  Possible
  152. characters are "OR". 
  153.      O means the check is "OUTSTANDING", i.e. this check has not been
  154.      cashed by the bank.
  155.  
  156.      R means the check has "RETURNED", i.e. this check has been cashed
  157.      by the bank.
  158.  
  159. The check status is used by the checkbook program to balance the Checkbook.
  160.  
  161. Goodbye and Good Luck.  By the way, i love MICRO EMACS.
  162. GSGibson
  163.  
  164.  
  165.