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Text File  |  1993-11-14  |  10.8 KB  |  232 lines
  1.   Thank you for your purchase of  DacEasy  Accounting.  This file contains
  2.   documentation for last-minute changes to  DacEasy Accounting  that don't
  3.   appear in your User's Guide. 
  4.  
  5.   General
  6.   ========================================================================
  7.   There is no need to Post or run Period End before converting.
  8.  
  9.   The manual states that you will be asked during Installation if you have
  10.   Extended  Memory, but  DacEasy  now allows Btrieve to automatically load 
  11.   into Extended Memory, if available.  If you do  not  wish to run Btrieve
  12.   in Extended Memory, add a "/E"  to the second line of the DEA4.BAT file.
  13.   An example follows:
  14.  
  15.     BTRIEVE /M:52 /P:4096 /T:BTRIEVE.TRN /B:16 /F:60 /L:100  /E
  16.  
  17.   New command line parameters are:
  18.   
  19.      /BTSR - allows Btrieve to remain in Memory after exiting DacEasy.
  20.      /POS  - allows the invoice printed with F7 to print in Batch Mode.
  21.  
  22.   An example would be :       DEA4 /BTSR  at the C:\dea4 prompt.
  23.  
  24.   Edit Forms Setup
  25.   ========================================================================
  26.   When designing Forms,  the use of Extended  ASCII characters is allowed.
  27.   If you're unable to produce extended ASCII characters on your form, add 
  28.   the following line to your CONFIG.SYS file:      DEVICE=C:\DOS\ANSI.SYS
  29.   
  30.   For a list of Extended ASCII characters, consult your DOS Manual.
  31.  
  32.   In order for your printer to print these characters, the printer must be
  33.   in Graphics or Line Printer Mode.  
  34.  
  35.   Printing of Forms
  36.   ========================================================================
  37.   If encountering paging problems,  check the  End-of-file  marker  at the 
  38.   bottom of the form. This End-of-file marker looks like an arrow (->) and
  39.   should be on line 67 for all 11-inch dot-matrix forms, line 61 for all 11
  40.   inch laser forms and line 43 for all 7-inch forms. In certain instances,
  41.   this marker can be moved  one line to correct paging problems. This occurs 
  42.   mostly on Laser Printers, where the EOF marker will need to be moved to 
  43.   either Line 60 or 62 on 11-inch forms.
  44.  
  45.   File Utilities
  46.   ========================================================================
  47.   It is HIGHLY recommended that RECOVER be run on the following files:
  48.  
  49.   Cash Header (19) - General Ledger Header (28) - Invoice Header (33)
  50.     
  51.   The  reason  for  running  recover  on  these  files  is to correct the 
  52.   positioning of  the records.
  53.  
  54.   The  following  processes  need to be  run in the exact order as listed 
  55.   below:
  56.   
  57.   Run Verify on:  Invoice Header (33) - A/R Header (7) - A/P Header (4)  
  58.   Then run Recover on:  A/R Open Invoice (5) -  A/P Open Invoice (2)
  59.   Finally, run Verify on:  A/R Open Invoice (5) - A/P Open Invoice (2)
  60.   
  61.   Statements, Labels and Letters
  62.   ========================================================================
  63.   Due to the overwhelming demand from our current customers, some changes
  64.   have been made in the Receivables and Payables Reports module:
  65.  
  66.   The ALL option was removed from the Scope sorting option. This menu
  67.   option was deemed unnecessary, so it was removed (since the remaining
  68.   options can both encompass all records.
  69.  
  70.   Also, the Criterion option was replaced with a Sort By and Rank By 
  71.   sorting routine (which duplicates the sorting routines of all other 
  72.   reports in the program).
  73.  
  74.   Forms Templates
  75.   ========================================================================
  76.   Three new variables were added to the Control section of the forms
  77.   templates. These new variables primarily affect Invoices and Statements,
  78.   but can be used generically on almost all forms:
  79.   
  80.   SL    - Suppress Line. This variable is used to suppress text on multi-page 
  81.               forms on all pages except the last page. For example when 
  82.               printing plain paper statements the aging schedule in the footer
  83.               prints on every page. If the SL variable is used on that line
  84.               the text would be suppressed on every page except the last page.              
  85.  
  86.   SLF   - Suppress Line Feed. This variable was added to control the page feed 
  87.               between pages on 11 inch laser forms when using a Hewlett-
  88.               Packard LaserJet Series 2 laser printer, or a printer that is
  89.               emulating a HP Laserjet 2. If the end-of-file marker is correctly
  90.               positioned on line 61 of the template, and a blank page feeds
  91.               after each form, then simply paste this variable on line 60 of
  92.               each template in order to prevent the blank page from feeding.
  93.  
  94.   BLANK - Blank Line. Use this variable to double-space the detail lines
  95.               on statements and invoices.
  96.  
  97.                         TeleMagic Link
  98.      =====================================================================
  99.  
  100.      Remote Control International's TeleMagic contains a
  101.      convenient linking system which connects it to both DacEasy
  102.      Accounting and Order Entry. This new interface lets you
  103.      quickly enter an accounting invoice or sales return into
  104.      DacEasy Accounting or a sales order into Order Entry from
  105.      the customer contact screen in TeleMagic.
  106.      
  107.      With the interface intact, you can access either of the
  108.      DacEasy programs, make your entry and then return when
  109.      you've finished the transaction. You'll even see a record of
  110.      your transactions on the Notepad section of your customer
  111.      contact screen.
  112.  
  113.      
  114.      Setting up the interface
  115.      =====================================================================
  116.      The following paragraphs present the minimum number of steps
  117.      to interface TeleMagic with DacEasy Accounting and/or Order
  118.      Entry. After these steps, you can dig a little deeper into
  119.      customizing the link between the two programs.
  120.  
  121.       Activating the interface
  122.      =====================================================================
  123.      When you turn on the interface, you're actually adding a
  124.      field to the database that represents the pathway (or
  125.      bridge) to the DacEasy programs.
  126.      
  127.      1    Enter TeleMagic as you normally do. Your first step is
  128.           to initiate the interface and add a field to the data
  129.           base. From the TeleMagic Main Menu, select Other
  130.           Options/Database Utilities/Add, Change, and Delete
  131.           Fields.
  132.           
  133.      2    Press PgDn or Down Arrow until you arrive at the last
  134.           field, Field No. 24. Press A to add a 25th field to the
  135.           database.
  136.           
  137.      3    Complete the screen except for the Prompt field. You
  138.           can enter any description you desire for the customer
  139.           code label.
  140.  
  141.      4    Press F10 once to save the new field in the database
  142.           and once again to save the entire database. Answer Y to
  143.           confirm you want to save the database.
  144.           
  145.      The preceding steps prepare the database to access the
  146.      DacEasy programs; however, you must still supply TeleMagic
  147.      with the path names to the programs you intend to use.
  148.      
  149.   
  150.      Entering the path names
  151.      =====================================================================
  152.      Now you need to tell TeleMagic where to locate the DacEasy
  153.      programs. This section is particularly important if you
  154.      chose not to use the default path names for the programs
  155.      during the installation process. Nonetheless, you must
  156.      complete these steps regardless of the path names you're
  157.      using.
  158.      
  159.      1    Choose Other Options/Master Controls/Order Entry from
  160.           the TeleMagic Main Menu.
  161.           
  162.      2    Press Enter until your cursor arrives at the "Change
  163.           external accounting setup?" question. Answer Y to this
  164.           prompt so you can enter the data path names for the
  165.           DacEasy programs.
  166.           
  167.           You should also answer Y to the two Notepad options.
  168.           These options direct DacEasy to supply TeleMagic with a
  169.           means of printing a record of all order and invoice
  170.           activity on the customer contact screen of both the
  171.           Bill To and Ship To customers.
  172.           
  173.           After answering these three questions, you'll see a
  174.           selection screen for the DacEasy programs. Use the
  175.           arrow keys to highlight the desired program and press
  176.           Enter.
  177.           
  178.      3    Enter the program and data paths for DacEasy Order
  179.           Entry. When you've completed both fields, press F10 to
  180.           save the entry and exit. You can repeat the procedure
  181.           as many times as necessary to set up all your program
  182.           applications.
  183.           
  184.      4    Press F10 to save the external accounting interface.
  185.           
  186.  
  187.      Setting the customer id
  188.      =====================================================================
  189.      With this new interface, TeleMagic inserts the customer with
  190.      whom you're currently dealing into the Accounting and Order
  191.      Entry programs. Since the customers' company names could
  192.      easily be duplicated in TeleMagic, and each customer must
  193.      have a unique customer code in all DacEasy program, you must
  194.      tell TeleMagic to use a unique primary and secondary
  195.      identification. To do so, you should select Other
  196.      Options/Master Controls/Contact Screen and answer Y to the
  197.      "Unique PID/SID?" prompt.
  198.      
  199.      These few steps are necessary to set up the basic interface
  200.      between TeleMagic and DacEasy. For more advanced
  201.      customization options, see the next section.
  202.      
  203.  
  204.      Adding more options to the interface
  205.      =====================================================================
  206.      In addition to the three default applications (Order Entry,
  207.      Invoices and Returns) supplied with the program, you can add
  208.      up to three more options to the applications menu. To do
  209.      this, however, you'll need a database program like
  210.      Microsoft's FoxPro (or a comparable program).
  211.      
  212.      The applications menu is held in a database file,
  213.      TMACLINK.DBF. After you've accessed this file, you can add
  214.      three more applications to use in your daily routine. When
  215.      you're editing the file, you can use the following table for
  216.      the correct column data.
  217.      
  218. Application              Menuopt   Filename         Check
  219. ==========================================================================
  220. (OE)   Order Entry       OE        OE_2.EXE         04:41
  221. (OE)   Customer Inquiry  CI        OE_1.EXE         04:41
  222. (OE)   Product Inquiry   PI        OE_1.EXE         04:41
  223. (OE)   Order Inquiry     OI        OE_1.EXE         04:41
  224. (Acct) Invoices          I         DEA4-2.EXE       04:41
  225. (Acct) Returns           R         DEA4-2.EXE       04:41
  226.  
  227.      For more detailed information on the day-to-day operation of
  228.      TeleMagic, consult that program's documentation.
  229.  
  230.  
  231.  
  232.