home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PC Pro 1999 March / DPPCPRO0399.ISO / March / Officetk / HTML / Otalk.hdf < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1998-09-18  |  1.7 MB  |  38,384 lines

Text Truncated. Only the first 1MB is shown below. Download the file for the complete contents.
  1. ; Topic HelpContents1
  2. ;
  3. .topic HelpContents1
  4. .title OfficeTalk 98 User Guide
  5. .lineKeyword Help Contents
  6. .contentTitle off
  7. .BGImage OFF
  8. .textAttr brgb 255 255 255
  9. .titleAttr brgb 255 255 255
  10. [@bTOCTitle|][w2h_b1|    Contents
  11. [@aTOCTitle|][w2h_b0|[w2h_b1|Introduction
  12. [w2h_b0|[w2h_b1|[@WhoThisBookIsFor|Who This Book Is For]
  13. [@AboutOfficeTalk|About OfficeTalk]
  14. [@PlanningForOfficeTalkInYourOrganisation|Planning For OfficeTalk In Your Organisation]
  15. [@IntegratingOfficeTalkIntoYourOrganisation|Integrating OfficeTalk Into Your Organisation]
  16. [@SecurityFeatures|Security Features]
  17. [@FeatureOverview|Feature Overview]
  18. [@SupervisorMode1|Supervisor Mode]
  19. [@DiaryMode1|Diary Mode]
  20. [@PlannerMode1|Planner Mode]
  21. [@ProjectMode1|Project Mode]
  22. [@GroupMode1|Group Mode]
  23. [@MeetingMode1|Meeting Mode]
  24. [@ContactMode1|Contact Mode]
  25. [@MailMode1|Mail Mode]
  26. [@NotifyMode1|Notify Mode]
  27. [w2h_b0|[w2h_b1|Getting Started
  28. [w2h_b0|[w2h_b1|[@InstallingOfficeTalk|Installing OfficeTalk]
  29. [@RunningOfficeTalkfortheFirstTime|Running OfficeTalk for the First Time]
  30. [@LoggingontoOfficeTalk|Logging on to OfficeTalk]
  31. [@RegisteringOfficeTalk|Registering OfficeTalk]
  32. [@UninstallingOfficeTalk|Uninstalling OfficeTalk]
  33. [w2h_b0|[w2h_b1|Supervisor Mode
  34. [w2h_b0|[w2h_b1|[@WhatIsSupervisorMode_|What Is Supervisor Mode?]
  35. [@AdministeringUsers|Administering Users]
  36. [@AdministeringResources|Administering Resources]
  37. [@AdministeringGroups|Administering Groups]
  38. [@AdministeringPlanners|Administering Planners]
  39. [@AdministeringProjects|Administering Projects]
  40. [@AdministeringRemoteWorkgroups|Administering Remote Workgroups]
  41. [@AdministeringCustomData|Administering Custom Data]
  42. [@AdministeringMailServices|Administering Mail Services]
  43. [@AdministeringCategories|Administering Categories]
  44. [@AdministeringEventTypes|Administering Event Types]
  45. [@AdministeringAccessRights|Administering Access Rights]
  46. [@OfficeTalkServices|OfficeTalk Services]
  47. [@PublishingDatatotheWeb|Publishing Data to the Web]
  48. [@CustomisingtheWorkingDay|Customising the Working Day]
  49. [@TaskPriorityDescriptions|Task Priority Descriptions]
  50. [@WorkgroupDetails|Workgroup Details]
  51. [@SupervisorPreferences|Supervisor Preferences]
  52. [w2h_b0|[w2h_b1|Diary Mode
  53. [w2h_b0|[w2h_b1|[@Overview1|Overview]
  54. [@ManagingYourTo_DoList|Managing Your To-Do List]
  55. [@TheDailyAppointmentsView|The Daily Appointments View]
  56. [@TheWeeklyView|The Weekly View]
  57. [@TheMonthlyAppointmentsView|The Monthly Appointments View]
  58. [@TheAppointmentCustomView|The Appointment Custom View]
  59. [@TheAppointmentList|The Appointment List]
  60. [@OpeningAnotherUser_sDiary|Opening Another User's Diary]
  61. [@OpeningaResource_sDiary|Opening a Resource's Diary]
  62. [@RepresentationofNonWorkingDays|Representation of Non Working Days]
  63. [@Events1|Events]
  64. [@ViewingBackgroundActivities|Viewing Background Activities]
  65. [@ImportingandExportingDiaryData|Importing and Exporting Diary Data]
  66. [@ShowingaTimeZoneBar|Showing a Time Zone Bar]
  67. [@DiaryPreferences1|Diary Preferences]
  68. [w2h_b0|[w2h_b1|Group Mode
  69. [w2h_b0|[w2h_b1|[@Overview2|Overview]
  70. [@WhatisaGroup_2|What is a Group?]
  71. [@AddingaNewGroup|Adding a New Group]
  72. [@CreatingaPublicGroup|Creating a Public Group]
  73. [@AdministeringExistingGroups|Administering Existing Groups]
  74. [@ViewingAGroup_sAppointments|Viewing A Group's Appointments]
  75. [@GroupChartView|Group Chart View]
  76. [@GroupTableView|Group Table View]
  77. [w2h_b0|[w2h_b1|Project Mode
  78. [w2h_b0|[w2h_b1|[@Overview3|Overview]
  79. [@CreatingaNewProject|Creating a New Project]
  80. [@OpeningaProject|Opening a Project]
  81. [@TheProjectTaskList|The Project Task List]
  82. [@TheProjectWindow|The Project Window]
  83. [@AssigningProjectTasksToPeople|Assigning Project Tasks To People]
  84. [@UsingProjectBaselines|Using Project Baselines]
  85. [w2h_b0|[w2h_b1|Planner Mode
  86. [w2h_b0|[w2h_b1|[@Overview4|Overview]
  87. [@CreatingaNewPlanner|Creating a New Planner]
  88. [@PlannerKeys|Planner Keys]
  89. [@ThePlannerWindow|The Planner Window]
  90. [@SelectingaPlanner|Selecting a Planner]
  91. [@ViewingaPlannerinaRemoteWorkgroup|Viewing a Planner in a Remote Workgroup]
  92. [@ShowingaPlannerinYourDiary|Showing a Planner in Your Diary]
  93. [@UsingaPlannertoBlockOutDaysinyourDiary|Using a Planner to Block Out Days in your Diary]
  94. [@UsingPlannerFolders|Using Planner Folders]
  95. [@PrintingPlanners|Printing Planners]
  96. [w2h_b0|[w2h_b1|Meeting Mode
  97. [w2h_b0|[w2h_b1|[@Overview5|Overview]
  98. [@OrganisingaMeeting|Organising a Meeting]
  99. [@FindingtheNextAvailableMeetingTime|Finding the Next Available Meeting Time]
  100. [@MeetingRange|Meeting Range]
  101. [@MeetingInvitationsSenttoanOfficeTalkUser|Meeting Invitations Sent to an OfficeTalk User]
  102. [@MeetingInvitationsSenttoNonOfficeTalkRecipients|Meeting Invitations Sent to Non OfficeTalk Recipients]
  103. [@IntegrationwithMicrosoftExchange_Outlook|Integration with Microsoft Exchange/Outlook]
  104. [@ViewingtheStatusofMeetings|Viewing the Status of Meetings]
  105. [@RemindingPeople|Reminding People]
  106. [@OrganisingaRepeatMeeting|Organising a Repeat Meeting]
  107. [@ReschedulingaMeeting|Rescheduling a Meeting]
  108. [@RemovingMeetingmembers|Removing Meeting members]
  109. [@CancellingaMeeting|Cancelling a Meeting]
  110. [@InvitingPeopleataLaterStage|Inviting People at a Later Stage]
  111. [@UsingMeetingFolders|Using Meeting Folders]
  112. [@FindingOutWhyaPersonCannotAttend|Finding Out Why a Person Cannot Attend]
  113. [w2h_b0|[w2h_b1|Contact Mode
  114. [w2h_b0|[w2h_b1|[@Overview6|Overview]
  115. [@CompanyView|Company View]
  116. [@ContactView|Contact View]
  117. [@MovingAroundtheDatabase|Moving Around the Database]
  118. [@PrivateandPersonalCompaniesandContacts|Private and Personal Companies and Contacts]
  119. [@KeepingNotesforaCompanyorContact|Keeping Notes for a Company or Contact]
  120. [@CategorisingCompaniesandContacts|Categorising Companies and Contacts]
  121. [@AddingaDuplicateCompanyRecord|Adding a Duplicate Company Record]
  122. [@AddingaDuplicateContactRecord|Adding a Duplicate Contact Record]
  123. [@ManuallyCheckingForDuplicateCompanies|Manually Checking For Duplicate Companies]
  124. [@AutoDiallingaCompanyorContact|Auto Dialling a Company or Contact]
  125. [@DirectoryView|Directory View]
  126. [@SearchingforCompaniesandContacts|Searching for Companies and Contacts]
  127. [@DeletingCompaniesandContacts|Deleting Companies and Contacts]
  128. [@SpecifyingaContact_sE_MailAddress|Specifying a Contact's E-Mail Address]
  129. [@SendinganE_mailMessagetoaContact|Sending an E-mail Message to a Contact]
  130. [@OrganisingaMeetingwithaContact|Organising a Meeting with a Contact]
  131. [@CreatingaFollow_UpTask|Creating a Follow-Up Task]
  132. [@PrintingCompaniesandContacts|Printing Companies and Contacts]
  133. [@ContactGroups|Contact Groups]
  134. [@Conversations|Conversations]
  135. [@Documents|Documents]
  136. [@HistoryView|History View]
  137. [@ImportingCompanyandContactData|Importing Company and Contact Data]
  138. [@ExportingCompanyandContactData|Exporting Company and Contact Data]
  139. [@ViewingaRemoteWorkgroup_sAddressBook|Viewing a Remote Workgroup's Address Book]
  140. [@DesigningCompanyandContactViews|Designing Company and Contact Views]
  141. [@CustomisingtheContactDatabase|Customising the Contact Database]
  142. [@ContactModePreferences|Contact Mode Preferences]
  143. [w2h_b0|[w2h_b1|Mail Mode
  144. [w2h_b0|[w2h_b1|[@Overview7|Overview]
  145. [@ReadMailView|Read Mail View]
  146. [@ComposeView|Compose View]
  147. [@SendingMail|Sending Mail]
  148. [@CheckingForNewMail|Checking For New Mail]
  149. [@ViewingIncomingMail|Viewing Incoming Mail]
  150. [@ViewingSentMail|Viewing Sent Mail]
  151. [@ReplyingtoMessages|Replying to Messages]
  152. [@ForwardingReceivedMessages|Forwarding Received Messages]
  153. [@CategorisingMail|Categorising Mail]
  154. [@PublicandPrivateMail|Public and Private Mail]
  155. [@MailFolders|Mail Folders]
  156. [@UsingBulletinBoards|Using Bulletin Boards]
  157. [@TheMailServices|The Mail Services]
  158. [@Rules|Rules]
  159. [@MailPreferences|Mail Preferences]
  160. [@SearchingforMailMessages|Searching for Mail Messages]
  161. [@PrintingMail|Printing Mail]
  162. [w2h_b0|[w2h_b1|Notify Mode
  163. [w2h_b0|[w2h_b1|[@Overview8|Overview]
  164. [@SimpleFormat|Simple Format]
  165. [@WhileYouWereOutFormat|While You Were Out Format]
  166. [@Yes_NoFormat|Yes/No Format]
  167. [@RespondFormat|Respond Format]
  168. [@CheckingforPendingNotifications|Checking for Pending Notifications]
  169. [@CheckingforSnoozedNotifications|Checking for Snoozed Notifications]
  170. [@TheContactAddressBook2|The Contact Address Book]
  171. [@NotificationPreferences|Notification Preferences]
  172. [w2h_b0|[w2h_b1|General Features
  173. [w2h_b0|[w2h_b1|[@SortingData|Sorting Data]
  174. [@GroupingData|Grouping Data]
  175. [@FilteringData|Filtering Data]
  176. [@SearchingforData|Searching for Data]
  177. [@TheRecycleBin|The Recycle Bin]
  178. [@LinkingData|Linking Data]
  179. [@Start_upMode|Start-up Mode]
  180. [@UsingCategories|Using Categories]
  181. [@TheCalendar|The Calendar]
  182. [@DefiningtheWorkingDay|Defining the Working Day]
  183. [@AddingNotestoOfficeTalkData|Adding Notes to OfficeTalk Data]
  184. [@Printing|Printing]
  185. [@TheShortcutBar|The Shortcut Bar]
  186. [@ViewingWhoisLoggedOn|Viewing Who is Logged On]
  187. [@DatabasePasswordAutomation|Database Password Automation]
  188. [@InstallingFormsintoMicrosoftExchange_Outlook|Installing Forms into Microsoft Exchange/Outlook]
  189. [@ImportingDataFromMicrosoftOutlook|Importing Data From Microsoft Outlook]
  190. [@SpellCheckingInOfficeTalk|Spell Checking In OfficeTalk]
  191. [w2h_b0|[w2h_b1|Working Offline
  192. [w2h_b0|[w2h_b1|[@PreparingtoWorkOffline|Preparing to Work Offline]
  193. [@WorkingOfflineSubsequentTimes|Working Offline Subsequent Times]
  194. [@SynchronisingWiththeMainDatabase|Synchronising With the Main Database]
  195. [@WorkingOn_line|Working On-line]
  196. [@WorkingOn_lineTemporarily|Working On-line Temporarily]
  197. [w2h_b0|[w2h_b1|Remote Workgroups
  198. [w2h_b0|[w2h_b1|[@WhatIsRemoteWorkgrouping|What Is Remote Workgrouping]
  199. [@DifferentRemoteWorkgroupConfigurations|Different Remote Workgroup Configurations]
  200. [@RemoteWorkgroupReplicationStrategies|Remote Workgroup Replication Strategies]
  201. [@RemoteWorkgroupingScenarios|Remote Workgrouping Scenarios]
  202. [@DataSecurityBetweenRemoteWorkgroups|Data Security Between Remote Workgroups]
  203. [@CreatingaRemoteWorkgroup|Creating a Remote Workgroup]
  204. [@ViewingRemoteWorkgroupInformation|Viewing Remote Workgroup Information]
  205. [@ReplicatingData|Replicating Data]
  206. [@OptionsForTransferringBinaryAttachments|Options For Transferring Binary Attachments]
  207. [@TheSynchronisationReport|The Synchronisation Report]
  208. [@SettingupaDataSource|Setting up a Data Source]
  209. [w2h_b0|[w2h_b1|Customising OfficeTalk
  210. [w2h_b0|[w2h_b1|[@Overview9|Overview]
  211. [@CustomisingtheDisplay|Customising the Display]
  212. [@CustomisingtheToolbars|Customising the Toolbars]
  213. [@CustomisingtheToolsMenu|Customising the Tools Menu]
  214. [@CustomisingWindowButtonsandMenus|Customising Window Buttons and Menus]
  215. [@CustomisingListColumns|Customising List Columns]
  216. [w2h_b0|[w2h_b1|OfficeTalk Application Programming Interface
  217. [w2h_b0|[w2h_b1|[@Overview10|Overview]
  218. [@ObjectsandObjectLists|Objects and Object Lists]
  219. [@ApplicationObject|Application Object]
  220. [@SessionObject|Session Object]
  221. [@UsersListObject|Users List Object]
  222. [@UserObject|User Object]
  223. [@AppointmentsListObject|Appointments List Object]
  224. [@AppointmentObject|Appointment Object]
  225. [@TasksListObject|Tasks List Object]
  226. [@TaskObject|Task Object]
  227. [@MeetingsListObject|Meetings List Object]
  228. [@MeetingObject|Meeting Object]
  229. [@MeetingMembersListObject|MeetingMembers List Object]
  230. [@MeetingMemberObject|MeetingMember Object]
  231. [@ResourceListObject|Resource List Object]
  232. [@ResourceObject|Resource Object]
  233. [@CompanyListObject|Company List Object]
  234. [@CompanyObject|Company Object]
  235. [@ContactListObject|Contact List Object]
  236. [@ContactObject|Contact Object]
  237. [@ConversationListObject|Conversation List Object]
  238. [@ConversationObject|Conversation Object]
  239. [@GroupListObject|Group List Object]
  240. [@GroupObject|Group Object]
  241. [@ContactGroupListObject|Contact Group List Object]
  242. [@ContactGroupObject|Contact Group Object]
  243. [@PlannerListObject|Planner List Object]
  244. [@PlannerObject|Planner Object]
  245. [@PlannerKeyListObject|Planner Key List Object]
  246. [@PlannerKeyObject|Planner Key Object]
  247. [@PlannerBookingListObject|Planner Booking List Object]
  248. [@PlannerBookingObject|Planner Booking Object]
  249. [@ProjectListObject|Project List Object]
  250. [@ProjectObject|Project Object]
  251. [@MessageListObject|Message List Object]
  252. [@MessageObject|Message Object]
  253. [@FolderListObject|Folder List Object]
  254. [@FolderObject|Folder Object]
  255. [w2h_b0|[w2h_b1|Dialog Box Help
  256. [w2h_b0|[w2h_b1|[@CSVExportChoicePage|CSV Export Choice Page]
  257. [@CSVExportDateRangePage|CSV Export Date Range Page]
  258. [@CSVAppointmentExportFilterPage|CSV Appointment Export Filter Page]
  259. [@CSVTaskExportFilterPage|CSV Task Export Filter Page]
  260. [@CSVExportFilterPage1|CSV Export Filter Page]
  261. [@CSVExportFilePage|CSV Export File Page]
  262. [@CSVExportOptionsPage|CSV Export Options Page]
  263. [@CSVImportFilePage|CSV Import File Page]
  264. [@CSVImportConnectionsPage|CSV Import Connections Page]
  265. [@CSVImportPreviewPage|CSV Import Preview Page]
  266. [@PrintTasksDetailsPage|Print Tasks Details Page]
  267. [@PrintTasksFontPage|Print Tasks Font Page]
  268. [@PrintDailyAppointmentsDetailsPage|Print Daily Appointments Details Page]
  269. [@PrintDailyAppointmentsFontPage|Print Daily Appointments Font Page]
  270. [@PrintWeeklyAppointmentsDetailsPage|Print Weekly Appointments Details Page]
  271. [@PrintWeeklyAppointmentsFontPage|Print Weekly Appointments Font Page]
  272. [@PrintMonthlyAppointmentsDetailsPage|Print Monthly Appointments Details Page]
  273. [@PrintMonthlyAppointmentsFontPage|Print Monthly Appointments Font Page]
  274. [@PrintCustomAppointmentsDetailsPage|Print Custom Appointments Details Page]
  275. [@PrintCustomAppointmentsFontPage|Print Custom Appointments Font Page]
  276. [@PrintAppointmentsListDetailsPage|Print Appointments List Details Page]
  277. [@PrintAppointmentsListFontPage|Print Appointments List Font Page]
  278. [@Headers_FootersPage|Headers & Footers Page]
  279. [@PaperStylesDialogBox|Paper Styles Dialog Box]
  280. [@PaperStyleDialogBox|Paper Style Dialog Box]
  281. [@SavedPrintSettingsPage|Saved Print Settings Page]
  282. [@WorkOfflineWizardDetailsPage|Work Offline Wizard Details Page]
  283. [@WorkOfflineExistingWorkgroupPage|Work Offline Existing Workgroup Page]
  284. [@SynchronisationWizardMethodPage|Synchronisation Wizard Method Page]
  285. [@SynchronisationWizardDirectionPage|Synchronisation Wizard Direction Page]
  286. [@Folderdialogbox|Folder dialog box]
  287. [@TaskDetailsdialogbox|Task Details dialog box]
  288. [@CategoriesPage|Categories Page]
  289. [@TaskResourcesPage|Task Resources Page]
  290. [@ContactPage2|Contact Page]
  291. [@NotesPage|Notes Page]
  292. [@AppointmentDialogBox|Appointment Dialog Box]
  293. [@Itemsdialogbox|Items dialog box]
  294. [@ProfileNamePage|Profile Name Page]
  295. [@ProfileFormatPage|Profile Format Page]
  296. [@ProfileDiaryPage|Profile Diary Page]
  297. [@ProfileGroupPage|Profile Group Page]
  298. [@ProfileMeetingPage|Profile Meeting Page]
  299. [@ProfileContactPage|Profile Contact Page]
  300. [@ProfileMailPage|Profile Mail Page]
  301. [@SelectItemdialogbox|Select Item dialog box]
  302. [@SearchAppointmentsdialogbox|Search Appointments dialog box]
  303. [@SearchItemsdialogbox|Search Items dialog box]
  304. [@AdvancedSearchPage|Advanced Search Page]
  305. [@SearchSavedSettingsPage|Search Saved Settings Page]
  306. [@SearchDatabasedialogbox|Search Database dialog box]
  307. [@WhoisLoggedOndialogbox|Who is Logged On dialog box]
  308. [@SelectGroupdialogbox|Select Group dialog box]
  309. [@Customisedialogbox|Customise dialog box]
  310. [@AwayFromOfficedialogbox|Away From Office dialog box]
  311. [@EventDetailsPage|Event Details Page]
  312. [@EventOccurrencesPage|Event Occurrences Page]
  313. [@RepeatFrequencyPage|Repeat Frequency Page]
  314. [@RepeatMonthlyPage|Repeat Monthly Page]
  315. [@NonWorkingDaysPage|Non Working Days Page]
  316. [@EndingPage|Ending Page]
  317. [@EventRemindPage|Event Remind Page]
  318. [@AccessPage1|Access Page]
  319. [@AccessRightsPage1|Access Rights Page]
  320. [@DiaryPage2|Diary Page]
  321. [@CustomDayPreferences|Custom Day Preferences]
  322. [@NameStylePreferences|Name Style Preferences]
  323. [@Start_upPreferences|Start-up Preferences]
  324. [@TimeFormat|Time Format]
  325. [@BackgroundActivitiesPreferences|Background Activities Preferences]
  326. [@DiaryPreferences2|Diary Preferences]
  327. [@ToolDetailsPage|Tool Details Page]
  328. [@ToolsVisibilityMenu|Tools Visibility Menu]
  329. [@ToolsAccessMenu|Tools Access Menu]
  330. [@ChooseButtonsPage|Choose Buttons Page]
  331. [@ChooseMenuItemsPage|Choose Menu Items Page]
  332. [@SortPage|Sort Page]
  333. [@GroupPage2|Group Page]
  334. [@GroupRangeNamePage|Group Range Name Page]
  335. [@GroupRangesPage|Group Ranges Page]
  336. [@FilterSimplePage|Filter Simple Page]
  337. [@AdvancedExpressionPage|Advanced Expression Page]
  338. [@SavedFiltersPage|Saved Filters Page]
  339. [@DetailsPage|Details Page]
  340. [@ItemDetailsPage|Item Details Page]
  341. [@GroupMembersPage|Group Members Page]
  342. [@AccessRightsPage2|Access Rights Page]
  343. [@PrintGroupTableDetailsPage|Print Group Table Details Page]
  344. [@PrintGroupTableFontPage|Print Group Table Font Page]
  345. [@PrintGroupChartDetailsPage|Print Group Chart Details Page]
  346. [@PrintScalePage|Print Scale Page]
  347. [@PrintGroupChartFontPage|Print Group Chart Font Page]
  348. [@PlannerKeyDetailsPage|Planner Key Details Page]
  349. [@PlannerKeyDiaryPage|Planner Key Diary Page]
  350. [@PreferencesProjectsPage|Preferences Projects Page]
  351. [@ProjectTaskDetailsPage|Project Task Details Page]
  352. [@SelectBaselinedialogbox|Select Baseline dialog box]
  353. [@MeetingDetailsPage|Meeting Details Page]
  354. [@Single_RepeatMeetingPage|Single/Repeat Meeting Page]
  355. [@InformRecipientsPage|Inform Recipients Page]
  356. [@MeetingReminderPage|Meeting Reminder Page]
  357. [@SearchMeetingsdialogbox|Search Meetings dialog box]
  358. [@CompanyDetailsPage|Company Details Page]
  359. [@Company_ContactAccessPage|Company/Contact Access Page]
  360. [@OtherAddressesPage|Other Addresses Page]
  361. [@ContactDetailsPage|Contact Details Page]
  362. [@ContactHomeAddressPage|Contact Home Address Page]
  363. [@PrintCompaniesDetailsPage|Print Companies Details Page]
  364. [@PrintContactsDetailsPage|Print Contacts Details Page]
  365. [@PrintHistoryDetailsPage|Print History Details Page]
  366. [@PrintConversation|Print Conversation]
  367. [@PrintConversationFontsPage|Print Conversation Fonts Page]
  368. [@PrintFontsPage|Print Fonts Page]
  369. [@ContactUserPage|Contact User Page]
  370. [@DocumentDetailsPage|Document Details Page]
  371. [@SearchConversationsPage|Search Conversations Page]
  372. [@SearchDocumentsPage|Search Documents Page]
  373. [@Drag_DropPreferencesPage|Drag/Drop Preferences Page]
  374. [@VocabularyPreferencesPage|Vocabulary Preferences Page]
  375. [@ModemPreferencesPage|Modem Preferences Page]
  376. [@ModemDialingPreferences|Modem Dialing Preferences]
  377. [@DocumentTemplatedialogbox|Document Template dialog box]
  378. [@ConversationDetailsPage|Conversation Details Page]
  379. [@ContactGroupDetailsPage|Contact Group Details Page]
  380. [@ContactGroupMembersPage|Contact Group Members Page]
  381. [@MailMergeSubjectPage|Mail Merge Subject Page]
  382. [@MailMergeRecipientsPage|Mail Merge Recipients Page]
  383. [@MailMergeRecordPage|Mail Merge Record Page]
  384. [@MailMergeTemplatePage|Mail Merge Template Page]
  385. [@MakeOtherAddressdialogbox|Make Other Address dialog box]
  386. [@DuplicateCompanydialogbox|Duplicate Company dialog box]
  387. [@DuplicateContactdialogbox|Duplicate Contact dialog box]
  388. [@SearchMailPage|Search Mail Page]
  389. [@SendMailPriorityPage|Send Mail Priority Page]
  390. [@SendMailRoutePage|Send Mail Route Page]
  391. [@SendMailAdvancedPage|Send Mail Advanced Page]
  392. [@RuleDetailsPage|Rule Details Page]
  393. [@RuleEventPage|Rule Event Page]
  394. [@RuleConditionPage|Rule Condition Page]
  395. [@RuleActionPage|Rule Action Page]
  396. [@SignaturePreferencesPage|Signature Preferences Page]
  397. [@SendPreferencesPage|Send Preferences Page]
  398. [@PrintMailDetailsPage|Print Mail Details Page]
  399. [@PrintMailFontsPage|Print Mail Fonts Page]
  400. [@Toolbarsdialogbox|Toolbars dialog box]
  401. [@WorkgroupMailSignaturePage|Workgroup Mail Signature Page]
  402. [@DefaultPropertySheetPage|Default Property Sheet Page]
  403. [@WorkgroupOptionsPage|Workgroup Options Page]
  404. [@WorkgroupPollingPage|Workgroup Polling Page]
  405. [@WorkgroupDetailsPage|Workgroup Details Page]
  406. [@WorkgroupProfilesPage|Workgroup Profiles Page]
  407. [@PreferencesDatesPage|Preferences Dates Page]
  408. [@PreferencesSpecialNotesPage|Preferences Special Notes Page]
  409. [@CustomDayPage|Custom Day Page]
  410. [@SearchandSelectItemdialogbox|Search and Select Item dialog box]
  411. [@UserDetailsPage|User Details Page]
  412. [@UserAccessPage|User Access Page]
  413. [@MailServicesPage|Mail Services Page]
  414. [@ResourceDetailsPage|Resource Details Page]
  415. [@RemoteWorkgroupSet_upPage|Remote Workgroup Set-up Page]
  416. [@RemoteWorkgroupFinishPage|Remote Workgroup Finish Page]
  417. [@RemoteWorkgroupNamePage|Remote Workgroup Name Page]
  418. [@RemoteWorkgroupPasswordPage|Remote Workgroup Password Page]
  419. [@RemoteWorkgroupTypePage|Remote Workgroup Type Page]
  420. [@RemoteWorkgroupGetWhatPage|Remote Workgroup Get What Page]
  421. [@RemoteWorkgroupGiveWhatPage|Remote Workgroup Give What Page]
  422. [@RemoteWorkgroupSynchronisationReportPage|Remote Workgroup Synchronisation Report Page]
  423. [@RemoteWorkgroupConnectionTypePage|Remote Workgroup Connection Type Page]
  424. [@RemoteWorkgroupDataSourcePage|Remote Workgroup Data Source Page]
  425. [@RemoteWorkgroupReplicaDataSourcePage|Remote Workgroup Replica Data Source Page]
  426. [@RemoteWorkgroupGatewayPage|Remote Workgroup Gateway Page]
  427. [@UpdateTimesPage|Update Times Page]
  428. [@AttachmentUpdateTimesPage|Attachment Update Times Page]
  429. [@ScheduledEventdialogbox|Scheduled Event dialog box]
  430. [@RemoteWorkgroupEmailPage|Remote Workgroup Email Page]
  431. [@RemoteWorkgroupAccessPage|Remote Workgroup Access Page]
  432. [@RemoteUserAccessRightsdialogbox|Remote User Access Rights dialog box]
  433. [@EventTypeDetailsPage|Event Type Details Page]
  434. [@InternetServiceAddressPage|Internet Service Address Page]
  435. [@InternetServicePOP3Page|Internet Service POP3 Page]
  436. [@InternetServiceForwardingPage|Internet Service Forwarding Page]
  437. [@InternetServiceHostPage|Internet Service Host Page]
  438. [@InternetServiceConnectionPage|Internet Service Connection Page]
  439. [@InternetServiceVirtualMailboxesPage|Internet Service Virtual Mailboxes Page]
  440. [@VirtualMailboxFilePage|Virtual Mailbox File Page]
  441. [@InternetServiceErrorsPage|Internet Service Errors Page]
  442. [@InternetServiceLogOptionsPage|Internet Service Log Options Page]
  443. [@InternetServiceUsersPage|Internet Service Users Page]
  444. [@Licensedialogbox|License dialog box]
  445. [@PrintPlannerDetailsPage|Print Planner Details Page]
  446. [@PrintPlannerFontPage|Print Planner Font Page]
  447. [@PrintProjectChartDetailsPage|Print Project Chart Details Page]
  448. [@PrintProjectChartFontPage|Print Project Chart Font Page]
  449. [@PrintProjectTasksDetailsPage|Print Project Tasks Details Page]
  450. [@PrintProjectTasksFontPage|Print Project Tasks Font Page]
  451. [@ResourceBookingdialogbox|Resource Booking dialog box]
  452. [@MAPIUserCredentialsPage|MAPI User Credentials Page]
  453. [@MAPIUserAddressPage|MAPI User Address Page]
  454. [@MAPIUserSettingsPage|MAPI User Settings Page]
  455. [@MailServiceCheckingPage|Mail Service Checking Page]
  456. [@VIMUserCredentialsPage|VIM User Credentials Page]
  457. [@CategorySetDetailsPage|Category Set Details Page]
  458. [@CategoryDetailsPage|Category Details Page]
  459. [@PropertySheetPagesPage|Property Sheet Pages Page]
  460. [@PropertySheetTabdialogbox|Property Sheet Tab dialog box]
  461. [@CustomiseToolbardialogbox|Customise Toolbar dialog box]
  462. [@CSVExportFilterPage2|CSV Export Filter Page]
  463. [@ChooseRecipientdialogbox|Choose Recipient dialog box]
  464. [@ContactAddressBookdialogbox|Contact Address Book dialog box]
  465. [@ChangeDatedialogbox|Change Date dialog box]
  466. [@ViewedPlannersdialogbox|Viewed Planners dialog box]
  467. [@ChooseColumnsdialogbox|Choose Columns dialog box]
  468. [@PrintMeetingsDetailsPage|Print Meetings Details Page]
  469. [@PrintMeetingsFontsPage|Print Meetings Fonts Page]
  470. [@PrintHistoryFontsPage|Print History Fonts Page]
  471. [@DocumentTemplatesPage|Document Templates Page]
  472. [@SelectUserAssignTaskdialogbox|Select User Assign Task dialog box]
  473. [@InternetServiceUserAddressPage|Internet Service User Address Page]
  474. [@SynchronisationEmailPage|Synchronisation Email Page]
  475. [@CustomFieldDetailsPage|Custom Field Details Page]
  476. [@AccessPage2|Access Page]
  477. [@HTMLExportPublishWhatPage|HTML Export Publish What Page]
  478. [@HTMLExportUploadDirectoryPage|HTML Export Upload Directory Page]
  479. [@HTMLExportDiaryDateRangesPage|HTML Export Diary Date Ranges Page]
  480. [@HTMLExportDiariesTemplatePage|HTML Export Diaries Template Page]
  481. [@HTMLExportDiaryDisplayOptions|HTML Export Diary Display Options]
  482. [@HTMLExportContactTemplatePage|HTML Export Contact Template Page]
  483. [@HTMLExportContactDisplayOptions|HTML Export Contact Display Options]
  484. [@SelectUserdialogbox|Select User dialog box]
  485. [@DirectoryServicesUsersdialogbox|Directory Services Users dialog box]
  486. [@Prioritiesdialogbox|Priorities dialog box]
  487. [@RegistrationWizardWorkgroupNamePage|Registration Wizard Workgroup Name Page]
  488. [@RegistrationWizardLicensesPage|Registration Wizard Licenses Page]
  489. [@RegistrationWizardAdditionalUsersPage|Registration Wizard Additional Users Page]
  490. [@RegistrationWizardOptionsPage|Registration Wizard Options Page]
  491. [@RegistrationWizardContactDetails|Registration Wizard Contact Details]
  492. [@RegistrationWizardFeedbackPage|Registration Wizard Feedback Page]
  493. [@RegistrationWizardOutputPage|Registration Wizard Output Page]
  494. [@RegistrationWizardPrintPage|Registration Wizard Print Page]
  495. [@RegistrationWizardFilePage|Registration Wizard File Page]
  496. [@RegistrationWizardE_mailPage|Registration Wizard E-mail Page]
  497. [@EnterKeycodedialogbox|Enter Keycode dialog box]
  498. [@SynchronisationWizardDial_upServicePage|Synchronisation Wizard Dial-up Service Page]
  499. [@HostServerReceiveAddressdialogbox|Host Server Receive Address dialog box]
  500. [@ScheduleTimesPage|Schedule Times Page]
  501. [@ReturnAddressesPage|Return Addresses Page]
  502. [@PollingPeriodpage|Polling Period page]
  503. [@RemoteWorkgroupAttachmentsPage|Remote Workgroup Attachments Page]
  504. [@RemoteWorkgroupOptionsAccessPage|Remote Workgroup Options Access Page]
  505. [@RemoteWorkgroupOptionsSecurityPage|Remote Workgroup Options Security Page]
  506. [@AutomaticPurgedialogbox|Automatic Purge dialog box]
  507. [@SearchPage|Search Page]
  508. [@Dialdialogbox|Dial dialog box]
  509. [@CompanyExistsdialogbox|Company Exists dialog box]
  510. [@ContactExistsdialogbox|Contact Exists dialog box]
  511. [@NotificationsPreferencesPage|Notifications Preferences Page]
  512. [@E_MailAccessPage|E-Mail Access Page]
  513. [w2h_b0|[@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]
  514. .end-topic
  515.  
  516. ; Topic WhoThisBookIsFor
  517. ;
  518. .topic WhoThisBookIsFor
  519. .OutputFile WhoThisBookIsFor.htm
  520. .title Who This Book Is For
  521. .lineKeyword Who This Book Is For:
  522. .lineKeyword OfficeTalk API:
  523. .list l_SECTION_
  524. .contentTitle off
  525. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  526. [@bheading_2|]     Who This Book Is For
  527. .par
  528. [@aheading_2|]This book is intended to cater for a cross section of readers from Directors to IT Managers and from users to programmers. The early sections of the book introduce the concept of 
  529. OfficeTalk, describing the key features and benefits of the product. This is followed by sections that describe the technical requirements for adopting the product and how the product could integrate 
  530. with existing systems. The main core of the manual is intended for the OfficeTalk user and the OfficeTalk administrator. Each aspect of the product is described in full detail. The last section of 
  531. the manual is intended for the programmer, describing how he or she can use Visual Basic or any other high level language to program using the OfficeTalk Application Programming Interface 
  532. ([@GlossAPI|API]). 
  533. .endpar
  534. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  535. ]
  536. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  537. .end-topic
  538.  
  539. ; Topic AboutOfficeTalk
  540. ;
  541. .topic AboutOfficeTalk
  542. .OutputFile AboutOfficeTalk.htm
  543. .title About OfficeTalk
  544. .lineKeyword About OfficeTalk:
  545. .list l_SECTION_
  546. .contentTitle off
  547. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  548. [@bheading_2|]     About OfficeTalk
  549. [@aheading_2|]Welcome to OfficeTalk 98. With this purchase you have given yourself and your workgroup the ability to communicate more effectively with each other and with external organisations. 
  550. .par
  551. OfficeTalk is a workgroup information manager. It is designed to help you organise, record and publish both your own personal information and information shared by your workgroup or organisation. It 
  552. is also an effective tool for documenting communications held between your organisation and the companies that you do business with.
  553. .endpar
  554. OfficeTalk makes easy work of active communications such as sending and receiving e-mail, organising meetings and assigning [@GlossProject|project] tasks. 
  555. .par
  556. OfficeTalk also helps raise the level of [w2h_i1|passive] communications within the organisation. For instance, given sufficient permissions, one person may look at a colleague's diary at the touch 
  557. of a button. 
  558. .endpar
  559. OfficeTalk can provide Internet mail to everyone in your organisation, simply and effectively, through a single dial-up or direct connection to the Internet.
  560. .par
  561. OfficeTalk helps share important data within the workgroup. For example, the shared contact address book gives any user access to a multitude of data regarding any of the organisation's contacts. 
  562. Given sufficient permissions, one person may view any documents sent to or conversations made with a specific contact.
  563. .endpar
  564. .par
  565. If your organisation is split across two or more physical locations, OfficeTalk helps to bridge any communication barriers by providing in-built connectivity between separate OfficeTalk databases. 
  566. For example, a person in one location may view the up-to-date diary of  a colleague, situated in a different part of the world, as if they belonged to the same local workgroup.
  567. .endpar
  568. All in all, OfficeTalk is a diary manager, a meeting manager, a project manager and a contact manager, combined into one very effective business tool.
  569. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  570. ]
  571. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  572. .end-topic
  573.  
  574. ; Topic PlanningForOfficeTalkInYourOrganisation
  575. ;
  576. .topic PlanningForOfficeTalkInYourOrganisation
  577. .OutputFile PlanningForOfficeTalkInYourOrganisation.htm
  578. .title Planning For OfficeTalk In Your Organisation
  579. .lineKeyword Planning For OfficeTalk In Your Organisation:
  580. .lineKeyword Scalability:
  581. .list l_SECTION_
  582. .contentTitle off
  583. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  584. [@bheading_2|]     Planning For OfficeTalk In Your Organisation
  585. .par
  586. [@aheading_2|]This section explains what things to consider prior to installing OfficeTalk in your organisation. It discusses hardware and software requirements, studies the future scalability 
  587. requirements of your workgroup and how to achieve them. It also suggests strategies for connecting disparate workgroups and planning for home workers.
  588. .endpar
  589. [w2h_b1|More:
  590. [w2h_b0|[@HardwareandSoftwareRequirements|Hardware and Software Requirements]
  591. [@Scalability|Scalability]
  592. [@ConnectingPhysicallySeparateWorkgroups|Connecting Physically Separate Workgroups]
  593. [@PlanningforOutWorkers|Planning for Out Workers]
  594. [@InstallationEffort|Installation Effort]
  595. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  596. ]]]
  597. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  598. .end-topic
  599.  
  600. ; Topic HardwareandSoftwareRequirements
  601. ;
  602. .topic HardwareandSoftwareRequirements
  603. .OutputFile HardwareandSoftwareRequirements.htm
  604. .title Hardware and Software Requirements
  605. .lineKeyword Hardware and Software Requirements:
  606. .lineKeyword Planning for OfficeTalk:
  607. .lineKeyword Planning for OfficeTalk:Hardware and Software Requirements:
  608. .lineKeyword Scalability:
  609. .list l_SECTION_
  610. .contentTitle off
  611. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  612. [@bheading_3|]     Hardware and Software Requirements
  613. [@aheading_3|]OfficeTalk will run on any of the following operating systems:
  614. Windows 95
  615. Windows 98
  616. Windows NT 3.5x
  617. Windows NT 4.0 and above
  618. Windows 3.1
  619. Windows 3.11 (Windows for workgroups)
  620. The minimum recommended specification for OfficeTalk 98 is as follows:
  621. .table colSize 14 14 
  622. [w2h_b1|Windows NT
  623. Windows 95/3.x
  624. [w2h_b0|486DX 66Mhz [@lineBreak|]24MB RAM [@lineBreak|]30MB Free disk space
  625. 486DX 50Mhz [@lineBreak|]16MB RAM [@lineBreak|]30MB Free disk space
  626. .end-table
  627. .par
  628. [w2h_b1|Note: ]OfficeTalk is a 32-bit application. Any machines running a 16-bit operating system, namely, Windows 3.1 or Windows 3.11 require Win32s to be installed. This is done for you as part of 
  629. the OfficeTalk installation. Win32s is the technology used to let 16-bit operating systems run 32-bit applications.
  630. .endpar
  631. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  632. ]]]
  633. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  634. .end-topic
  635.  
  636. ; Topic Scalability
  637. ;
  638. .topic Scalability
  639. .OutputFile Scalability.htm
  640. .title Scalability
  641. .lineKeyword Scalability:
  642. .lineKeyword Planning for OfficeTalk:
  643. .lineKeyword Planning for OfficeTalk:Scalability:
  644. .list l_SECTION_
  645. .contentTitle off
  646. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  647. [@bheading_3|]     Scalability
  648. .par
  649. [@aheading_3|]OfficeTalk 98 was designed with scalability and an open architecture in mind. For this reason, ODBC, the Open Database Connectivity standard, is adopted as the database platform. This 
  650. means that OfficeTalk is capable of using different database engines, provided that they offer sufficient ODBC features.
  651. .endpar
  652. .par
  653. OfficeTalk is supplied with a JET engine database as standard. This is the same database used by Microsoft Access[@specialChar(e2)|226]. It is a [w2h_i1|client only] database which relies on a shared 
  654. file system. The JET engine is designed for a maximum of 128 concurrent users. Client only databases, whilst being simple to set up and administer, can cause excessive network traffic when used in 
  655. large workgroups. A more suitable consideration for larger workgroups is a [w2h_i1|client server] database. In such an arrangement, all accesses to the database are made by the machine containing the 
  656. database. Thus network traffic is considerably reduced.
  657. .endpar
  658. .par
  659. OfficeTalk may be used with the Microsoft SQL Server[@specialChar(e2)|226] database engine or the Sybase SQL Anywhere database engine. This considerably extends the maximum workgroup size far beyond 
  660. the size achievable using the JET engine.
  661. .endpar
  662. .par
  663. Increased effective workgroup sizes may be achieved without turning to a more scalable database technology. By staying with the JET engine, you may instead split your workgroup into two or more 
  664. smaller workgroups and connect them using the remote workgroup technology available in OfficeTalk.
  665. .endpar
  666. .par
  667. OfficeTalk provides other features which increase the scalability of the product when using the client only JET engine database. For example, performing certain operations, such as periodically 
  668. checking for new mail and checking for overdue tasks can dramatically increase network traffic as the number of users increases, since every machine will be regularly accessing the database over the 
  669. network.
  670. .endpar
  671. .par
  672. OfficeTalk provides a [w2h_i1|polling service] which lets you dedicate one machine to polling the database, checking for important events on behalf of each and every user. For instance, when this 
  673. machine finds new mail for a particular user, then that user is notified via a network message and only then will the relevant machine attempt to download the mail. Provided that the polling server 
  674. is the same machine that holds the OfficeTalk database, then network traffic is almost eliminated.
  675. .endpar
  676. .par
  677. Another scalability feature is available for workgroups with a slow local area network. Certain operations in OfficeTalk require more than one record to be written to the database, for example, when 
  678. organising a meeting, an appointment is written into each person's diary in addition to sending a mail message. Certain operations, such as this, may be performed by a server machine rather than a 
  679. client machine. This has the effect of reducing network traffic and reducing the time taken, by the client, to perform the operation.
  680. .endpar
  681. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  682. ]
  683. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  684. .end-topic
  685.  
  686. ; Topic ConnectingPhysicallySeparateWorkgroups
  687. ;
  688. .topic ConnectingPhysicallySeparateWorkgroups
  689. .OutputFile ConnectingPhysicallySeparateWorkgroups.htm
  690. .title Connecting Physically Separate Workgroups
  691. .lineKeyword Connecting Physically Separate Workgroups:
  692. .lineKeyword Planning for OfficeTalk:
  693. .lineKeyword Planning for OfficeTalk:Connecting Physically Separate Workgroups:
  694. .list l_SECTION_
  695. .contentTitle off
  696. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  697. [@bheading_3|]     Connecting Physically Separate Workgroups
  698. [@aheading_3|]If your organisation is split across several physical locations and possibly several different networks, OfficeTalk provides a number of methods for connecting everyone. 
  699. .par
  700. For example, your organisation may be split across two separate locations, both connected via a wide area network and you wish to connect everyone so that they may share OfficeTalk data. One way to 
  701. achieve this would be to use an SQL Server[@specialChar(e2)|226] database. Alternatively, you could use the JET engine and adopt a data [w2h_i1|replication ]strategy such that changes made to the 
  702. data in each local workgroup could be replicated in each database. OfficeTalk provides methods for doing this for organisations which have either a high bandwidth network, a low bandwidth network, or 
  703. no network at all connecting its different sites.
  704. .endpar
  705. .par
  706. Multi-site organisations with a high bandwidth fixed connection or ISDN connection may consider connecting directly to the main database as if all sites belonged to the same local area network.  
  707. Alternatively, for slightly lower bandwidth connections, each site would have its own workgroup database. Connections to other sites would only be made if a user specifically accessed data in those 
  708. sites, for example, if a local user opened one of the diaries held at one of the other sites.
  709. .endpar
  710. If each site is using the JET engine then both of the above configurations would require each user to have file based access to the other site. This is not a requirement if using SQL Server.
  711. .par
  712. Multi site organisations with a low bandwidth connection between the sites, such as a modem connection, may configure OfficeTalk such that a local copy of each site's database is kept and, 
  713. periodically, a connection is established to transfer the changes between the sites. This has the advantage that all local users need only connect to a local database in order to access the remote 
  714. site's data. The disadvantage of this configuration is that the local database copy is never completely up to date. OfficeTalk can replicate the changes either by connecting directly to the remote 
  715. database and transferring a single data record in each direction containing the relevant changes, or by sending and receiving changes using Internet mail. For more information see 
  716. [@WhatIsRemoteWorkgrouping|What Is Remote Workgrouping].
  717. .endpar
  718. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  719. ]
  720. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  721. .end-topic
  722.  
  723. ; Topic PlanningforOutWorkers
  724. ;
  725. .topic PlanningforOutWorkers
  726. .OutputFile PlanningforOutWorkers.htm
  727. .title Planning for Out Workers
  728. .lineKeyword Planning for Out Workers:
  729. .lineKeyword Planning for OfficeTalk:
  730. .lineKeyword Planning for OfficeTalk:Planning for Out Workers:
  731. .list l_SECTION_
  732. .contentTitle off
  733. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  734. [@bheading_3|]     Planning for Out Workers
  735. .par
  736. [@aheading_3|]These days, growing numbers of organisations are employing individuals who work from home or are away from the office on an almost permanent basis. OfficeTalk provides functionality for 
  737. users, such as out workers, to work[w2h_i1| offline]. When OfficeTalk is made to work offline, it copies part, or all, of the workgroup database to a separate computer. This computer may then be 
  738. disconnected from the workgroup LAN and OfficeTalk may be used as normal. At any time, the offline user may choose to synchronise the offline database with the main workgroup database. The 
  739. synchronisation may be performed either via a direct connection to the main workgroup database, using dial up networking, for instance, or the synchronisation may be performed using Internet mail.
  740. .endpar
  741. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  742. ]
  743. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  744. .end-topic
  745.  
  746. ; Topic InstallationEffort
  747. ;
  748. .topic InstallationEffort
  749. .OutputFile InstallationEffort.htm
  750. .title Installation Effort
  751. .lineKeyword Installation Effort:
  752. .lineKeyword Planning for OfficeTalk:
  753. .lineKeyword Planning for OfficeTalk:Installation Effort:
  754. .lineKeyword Installation:
  755. .list l_SECTION_
  756. .contentTitle off
  757. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  758. [@bheading_3|]     Installation Effort
  759. .par
  760. [@aheading_3|]Installing OfficeTalk into your organisation is a straight forward procedure. It involves an initial installation on the machine which will contain the OfficeTalk database. As part of 
  761. the initial installation, a directory is created, containing a setup program which subsequent installations should run. The setup program ensures that each user automatically connects to the correct 
  762. OfficeTalk database.
  763. .endpar
  764. For installations on Windows 3.1 and Windows 3.11 operating systems, the setup process involves an initial setup procedure, which prepares your computer to run 32-bit applications.
  765. [w2h_b1|Note: ]OfficeTalk may be run on both 16-bit and 32-bit operating systems within the same workgroup. 
  766. Total installation time will take less than 5 minutes for each user. For further information on installing OfficeTalk see [@InstallingOfficeTalk|Installing OfficeTalk].
  767. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  768. ]
  769. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  770. .end-topic
  771.  
  772. ; Topic IntegratingOfficeTalkIntoYourOrganisation
  773. ;
  774. .topic IntegratingOfficeTalkIntoYourOrganisation
  775. .OutputFile IntegratingOfficeTalkIntoYourOrganisation.htm
  776. .title Integrating OfficeTalk Into Your Organisation
  777. .lineKeyword Integrating OfficeTalk Into Your Organisation:
  778. .lineKeyword Planning for OfficeTalk:
  779. .lineKeyword Planning for OfficeTalk:Integrating with other systems:
  780. .list l_SECTION_
  781. .contentTitle off
  782. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  783. [@bheading_2|]     Integrating OfficeTalk Into Your Organisation
  784. .par
  785. [@aheading_2|]OfficeTalk has been designed to integrate into a variety of organisations. Some organisations may need to integrate OfficeTalk with existing e-mail software, others may need OfficeTalk 
  786. to integrate with other software applications, for example, accounting software or workflow software.
  787. .endpar
  788. [w2h_b1|More:
  789. [w2h_b0|[@IntegratingWithOtherE_mailSystems|Integrating With Other E-mail Systems]
  790. [@IntegratingWithOtherApplications|Integrating With Other Applications]
  791. [@IntegrationThroughTailoring|Integration Through Tailoring]
  792. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  793. ]]]
  794. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  795. .end-topic
  796.  
  797. ; Topic IntegratingWithOtherE_mailSystems
  798. ;
  799. .topic IntegratingWithOtherE_mailSystems
  800. .OutputFile IntegratingWithOtherE_mailSystems.htm
  801. .title Integrating With Other E-mail Systems
  802. .lineKeyword Integrating With Other E-mail Systems:
  803. .list l_SECTION_
  804. .contentTitle off
  805. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  806. [@bheading_3|]     Integrating With Other E-mail Systems
  807. .par
  808. [@aheading_3|]By default, OfficeTalk uses its own proprietary mail transport when sending mail from one OfficeTalk user to another. Additional integrated mail services are provided to let you send 
  809. and receive mail to and from organisations that use Microsoft or Lotus e-mail applications. An Internet mail service is also provided which lets every OfficeTalk user send and receive Internet mail. 
  810. .endpar
  811. The mail services, provided with OfficeTalk, make it possible to integrate OfficeTalk seamlessly into any organisation which uses an existing e-mail system.
  812. .par
  813. Further integration is provided with Microsoft Exchange and Microsoft Outlook. OfficeTalk is supplied with electronic forms which may be installed into Microsoft Exchange or Microsoft Outlook. Such 
  814. forms enable OfficeTalk users to invite Exchange or Outlook users to meetings and to assign them tasks, all through a form-based interface.
  815. .endpar
  816. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  817. ]
  818. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  819. .end-topic
  820.  
  821. ; Topic IntegratingWithOtherApplications
  822. ;
  823. .topic IntegratingWithOtherApplications
  824. .OutputFile IntegratingWithOtherApplications.htm
  825. .title Integrating With Other Applications
  826. .lineKeyword Integrating With Other Applications:
  827. .list l_SECTION_
  828. .contentTitle off
  829. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  830. [@bheading_3|]     Integrating With Other Applications
  831. .par
  832. [@aheading_3|]OfficeTalk can be integrated with a variety of applications by using the OfficeTalk [@GlossAPI|API] (application programming interface). For example, an accounting system may use the 
  833. OfficeTalk API to send a manager an e-mail message when his budgetary spend has been exceeded. Alternatively, a time sheet program may use the OfficeTalk API to extract time sheeting information from 
  834. each user's diary.
  835. .endpar
  836. The OfficeTalk API may be programmed from Visual Basic, Microsoft Word, Microsoft Excel and any other [@GlossAutomationcontroller|automation controller].
  837. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  838. ]
  839. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  840. .end-topic
  841.  
  842. ; Topic IntegrationThroughTailoring
  843. ;
  844. .topic IntegrationThroughTailoring
  845. .OutputFile IntegrationThroughTailoring.htm
  846. .title Integration Through Tailoring
  847. .lineKeyword Integration Through Tailoring:
  848. .list l_SECTION_
  849. .contentTitle off
  850. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  851. [@bheading_3|]     Integration Through Tailoring
  852. .par
  853. [@aheading_3|]Part of a successful product integration involves meeting the needs of as many people as possible, within the organisation, whilst not exposing them to unnecessary functionality. 
  854. OfficeTalk may be configured such that certain users have access to some modes while other users have access to different modes. For example, you may wish to give the sales team access to only the 
  855. contact, mail and diary modes, while only managers will have access to the [@GlossProject|project] planning mode.
  856. .endpar
  857. .par
  858. Tighter integration with the data needs of an organisation is met through OfficeTalk's provision for database customisation. OfficeTalk lets you add additional data fields to the standard data types. 
  859. Furthermore, OfficeTalk lets you add property pages to each of the standard data type property sheets, which may contain one or more custom or system fields. For example, OfficeTalk could be used to 
  860. store additional data with each contact, such as the contact's birthday, marital status, National Insurance number etc.
  861. .endpar
  862. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  863. ]
  864. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  865. .end-topic
  866.  
  867. ; Topic SecurityFeatures
  868. ;
  869. .topic SecurityFeatures
  870. .OutputFile SecurityFeatures.htm
  871. .title Security Features
  872. .lineKeyword Security Features:
  873. .lineKeyword Planning for OfficeTalk:
  874. .lineKeyword Planning for OfficeTalk:Security Features:
  875. .list l_SECTION_
  876. .contentTitle off
  877. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  878. [@bheading_2|]     Security Features
  879. .par
  880. [@aheading_2|]OfficeTalk is all about sharing everyday data within the workgroup and, sometimes, between workgroups. However, OfficeTalk provides a very flexible security system for when you do not 
  881. want to share specific data or when you wish to restrict the access of certain individuals to specific data.
  882. .endpar
  883. [w2h_b1|More:
  884. [w2h_b0|[@RestrictingAccessToData|Restricting Access To Data]
  885. [@RestrictingAccesstoModes1|Restricting Access to Modes]
  886. [@InterWorkgroupSecurity|Inter Workgroup Security]
  887. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  888. ]]]
  889. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  890. .end-topic
  891.  
  892. ; Topic RestrictingAccessToData
  893. ;
  894. .topic RestrictingAccessToData
  895. .OutputFile RestrictingAccessToData.htm
  896. .title Restricting Access To Data
  897. .lineKeyword Restricting Access To Data:
  898. .list l_SECTION_
  899. .contentTitle off
  900. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  901. [@bheading_3|]     Restricting Access To Data
  902. .par
  903. [@aheading_3|]Every OfficeTalk user may be assigned a specific [@GlossSecurityprofile|security profile]. Users assigned the same security profile will have the same access to all data held within 
  904. OfficeTalk. 
  905. .endpar
  906. For example, you may create the following security profiles and assign each security profile to the appropriate users:
  907. Directors
  908. Managers
  909. Team Members
  910. Once you have defined the appropriate security profiles and have assigned them to the relevant users, OfficeTalk then lets you specify the access of each of the profiles to any area of data. 
  911. .par
  912. There are several levels of access which members of a security profile may have to certain data. These levels differ depending upon the data in question, but, in general, the various access levels 
  913. are as follows:
  914. .endpar
  915. No Access
  916. Read Access
  917. Read/Edit Access
  918. Read/Edit/Create Access
  919. Read/Edit/Create/Delete Access
  920. .par
  921. So, for instance, as a supervisor, you could deny all users, except Directors, access to the [@GlossProject|project] entitled '5-Year Plan'. Additionally, you could configure OfficeTalk such that all 
  922. directors may record their documents and conversations with contacts, knowing that neither managers nor team members may have access to them. Furthermore, directors may be given full access to any 
  923. document or conversation written by any manager or team member.
  924. .endpar
  925. .par
  926. When users create certain data such as projects, planners, conversations etc., they have the choice of making such data either [w2h_i1|private] or [w2h_i1|personal]. If they have been granted 
  927. sufficient access, they may make such data [w2h_i1|public] so that all users in the workgroup may see the data. If such data is made [w2h_i1|private], then only the owner of that data  will be aware 
  928. of its existence. If such data is [w2h_i1|personal] to a particular user then other users' access to that data will depend upon their access to the owner of the data.
  929. .endpar
  930. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  931. ]
  932. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  933. .end-topic
  934.  
  935. ; Topic RestrictingAccesstoModes1
  936. ;
  937. .topic RestrictingAccesstoModes1
  938. .OutputFile RestrictingAccesstoModes1.htm
  939. .title Introduction - Security Features - Restricting Access to Modes
  940. .lineKeyword Restricting Access to Modes:
  941. .lineKeyword Security Profiles:
  942. .lineKeyword Security Profiles:restricting access to modes:
  943. .list l_SECTION_
  944. .contentTitle off
  945. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  946. [@bheading_3|]     Restricting Access to Modes
  947. .par
  948. [@aheading_3|]By default, all users have access to all of the modes supplied with OfficeTalk. A supervisor may restrict certain users from certain modes altogether, if necessary. For example, an 
  949. organisation may want to restrict all staff, except for [@GlossProject|project] managers, from gaining access to Project mode.
  950. .endpar
  951. .par
  952. Additionally, a supervisor may specify more detailed access of some users to certain modes. For example, some users may be permitted to create public contact groups within Contact mode, whereas other 
  953. users may be restricted from accessing the History view within Contact mode.
  954. .endpar
  955. These are just some examples of the flexibility that supervisors have when configuring OfficeTalk's  security system. 
  956. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  957. ]
  958. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  959. .end-topic
  960.  
  961. ; Topic InterWorkgroupSecurity
  962. ;
  963. .topic InterWorkgroupSecurity
  964. .OutputFile InterWorkgroupSecurity.htm
  965. .title Inter Workgroup Security
  966. .lineKeyword Inter Workgroup Security:
  967. .list l_SECTION_
  968. .contentTitle off
  969. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  970. [@bheading_3|]     Inter Workgroup Security
  971. .par
  972. [@aheading_3|]OfficeTalk provides you with the functionality to connect to another workgroup in order to view data within that workgroup. The converse is also true. Other organisations, given your 
  973. permission, may connect to and view data held within your workgroup. 
  974. .endpar
  975. .par
  976. Workgroups that make a connection to your workgroup are initially [w2h_i1|non-trusted]. OfficeTalk provides security features which let you choose what data to give out to non-trusted workgroups. You 
  977. may also specify a [@GlossSecurityprofile|security profile] for all non-trusted remote workgroups. Such a security profile would most likely give connecting workgroups, minimum access rights, if any, 
  978. to the data in your workgroup. At a later stage, once the connecting remote workgroup has been qualified as a [w2h_i1|trusted] workgroup, it may be assigned a security profile giving it a higher 
  979. level of access to your data. Furthermore, after a remote workgroup has established a connection to your workgroup, you will be able to optionally assign different security levels to any of the 
  980. remote users within that remote workgroup. So, for example, certain managers in the remote workgroup may be given full access to the data in your workgroup, while all other users may be given minimal 
  981. access.
  982. .endpar
  983. .par
  984. Inter workgroup security works in much the same way as local workgroup security. You have full control over the access that members of a remote workgroup have to every item of data in your workgroup 
  985. and you may specify which modes a particular remote workgroup has access to and what members of that workgroup can and cannot do within those modes.
  986. .endpar
  987. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  988. ]
  989. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  990. .end-topic
  991.  
  992. ; Topic FeatureOverview
  993. ;
  994. .topic FeatureOverview
  995. .OutputFile FeatureOverview.htm
  996. .title Feature Overview
  997. .lineKeyword Feature Overview:
  998. .list l_SECTION_
  999. .contentTitle off
  1000. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1001. [@bheading_2|]     Feature Overview
  1002. [@aheading_2|]This manual describes, in detail, the nine modules (or [w2h_i1|modes]) which make up OfficeTalk. The following is a brief introduction to each mode.
  1003. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1004. ]
  1005. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1006. .end-topic
  1007.  
  1008. ; Topic SupervisorMode1
  1009. ;
  1010. .topic SupervisorMode1
  1011. .OutputFile SupervisorMode1.htm
  1012. .title Introduction - Supervisor Mode
  1013. .lineKeyword Supervisor Mode:
  1014. .list l_SECTION_
  1015. .contentTitle off
  1016. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1017. [@bheading_2|]     Supervisor Mode
  1018. .par
  1019. [@aheading_2|]Supervisor mode lets you define users, resources, user groups, workgroup-wide projects and  planners and lets you configure each of the mail services for any particular user. 
  1020. Furthermore, from this mode, you may define how and when OfficeTalk connects to the Internet in order to send and receive Internet mail on behalf of the users in the workgroup.
  1021. .endpar
  1022. Supervisor mode lets you configure the connectivity with other remote workgroups and lets you define how and when data is replicated or accessed between the workgroups.
  1023. A supervisor has complete control over the data security within the workgroup and the data access granted to remote workgroups. 
  1024. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1025. ]
  1026. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1027. .end-topic
  1028.  
  1029. ; Topic DiaryMode1
  1030. ;
  1031. .topic DiaryMode1
  1032. .OutputFile DiaryMode1.htm
  1033. .title Introduction - Diary Mode
  1034. .lineKeyword Diary Mode:
  1035. .list l_SECTION_
  1036. .contentTitle off
  1037. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1038. [@bheading_2|]     Diary Mode
  1039. .par
  1040. [@aheading_2|]The Diary mode is used to keep appointments, task lists ([w2h_i1|to-do ]lists) and [@GlossBackgroundactivities|background activities][w2h_i1| ]for yourself and all the other users in 
  1041. your organisation. From within Diary mode you can view and update your own diary information. If you have the necessary access rights, you can view and update other users' diary information. If 
  1042. OfficeTalk is configured to access other workgroups then you can even access a colleague's diary situated on the other side of the world. OfficeTalk also lets you keep diary information for resources 
  1043. such as meeting rooms, pool cars and other bookable objects.
  1044. .endpar
  1045. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1046. ]
  1047. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1048. .end-topic
  1049.  
  1050. ; Topic PlannerMode1
  1051. ;
  1052. .topic PlannerMode1
  1053. .OutputFile PlannerMode1.htm
  1054. .title Introduction - Planner Mode
  1055. .lineKeyword Planner Mode:
  1056. .list l_SECTION_
  1057. .contentTitle off
  1058. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1059. [@bheading_2|]     Planner Mode
  1060. .par
  1061. [@aheading_2|]The [@GlossPlanner|Planner] mode[w2h_b1| ]allows users to create planners, which are a way of planning and sharing long term activity information. Planners contain planner bookings 
  1062. which are one or more days in duration. A good example of the typical usage of a planner would be a holiday planner. A planner may be created which keeps the holiday commitments of the entire 
  1063. workgroup. This information is then available to all OfficeTalk users for use in their own planning and scheduling.
  1064. .endpar
  1065. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1066. ]
  1067. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1068. .end-topic
  1069.  
  1070. ; Topic ProjectMode1
  1071. ;
  1072. .topic ProjectMode1
  1073. .OutputFile ProjectMode1.htm
  1074. .title Introduction - Project Mode
  1075. .lineKeyword Project Mode:
  1076. .list l_SECTION_
  1077. .contentTitle off
  1078. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1079. [@bheading_2|]     Project Mode
  1080. .par
  1081. [@aheading_2|]The [@GlossProject|Project] mode is ideal for planning and monitoring projects within your organisation. A project consists of a [@GlossGroup|group] of related tasks and a plan for when 
  1082. those tasks will be completed and by whom. Project tasks can be assigned to OfficeTalk users using the OfficeTalk mail system, or to e-mail recipients using the other mail services. Recipients of 
  1083. assigned tasks may indicate their progress which will automatically update the project for effective tracking.
  1084. .endpar
  1085. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1086. ]
  1087. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1088. .end-topic
  1089.  
  1090. ; Topic GroupMode1
  1091. ;
  1092. .topic GroupMode1
  1093. .OutputFile GroupMode1.htm
  1094. .title Introduction - Group Mode
  1095. .lineKeyword Group Mode:
  1096. .list l_SECTION_
  1097. .contentTitle off
  1098. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1099. [@bheading_2|]     Group Mode
  1100. .par
  1101. [@aheading_2|]The [@GlossGroup|Group] mode is ideal for looking at the activities of a group of users and resources. There are two views in Group mode, the Table Chart view which presents a group's 
  1102. activities in a timetable format and the Chart view which represents a group's activities in a chart format.
  1103. .endpar
  1104. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1105. ]
  1106. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1107. .end-topic
  1108.  
  1109. ; Topic MeetingMode1
  1110. ;
  1111. .topic MeetingMode1
  1112. .OutputFile MeetingMode1.htm
  1113. .title Introduction - Meeting Mode
  1114. .lineKeyword Meeting Mode:
  1115. .list l_SECTION_
  1116. .contentTitle off
  1117. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1118. [@bheading_2|]     Meeting Mode
  1119. .par
  1120. [@aheading_2|]The Meeting mode lets you organise meetings simply and efficiently. From within Meeting mode, you can check other users' and resources' availability, write meeting agendas, send out 
  1121. meeting invitations and monitor the replies. OfficeTalk can interpret the replies sent back from both OfficeTalk users and e-mail recipients, updating the status of each meeting automatically.
  1122. .endpar
  1123. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1124. ]
  1125. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1126. .end-topic
  1127.  
  1128. ; Topic ContactMode1
  1129. ;
  1130. .topic ContactMode1
  1131. .OutputFile ContactMode1.htm
  1132. .title Introduction - Contact Mode
  1133. .lineKeyword Contact Mode:
  1134. .list l_SECTION_
  1135. .contentTitle off
  1136. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1137. [@bheading_2|]     Contact Mode
  1138. .par
  1139. [@aheading_2|]The Contact mode provides a rich set of contact management features. Contact mode lets you add companies and contacts, schedule follow-up tasks, record conversations, write documents, 
  1140. define company and contact groups, print labels and envelopes, export mail merge files to word-processors and a whole lot more.
  1141. .endpar
  1142. Contact mode contains several different views onto your contact data:
  1143. Company view
  1144. Contact view
  1145. Directory view
  1146. History view
  1147. Company view shows company information, namely the site address and a list of employees (contacts) who work for the company along with a history of communications with the company. 
  1148. .par
  1149. Contact view shows information specific to a particular contact, for example, the name and address of the company to which the contact belongs, if any, and the contact's home address, title, position 
  1150. etc., along with a history of communications with the contact. 
  1151. .endpar
  1152. Directory view shows both company and contact information in a telephone directory format. 
  1153. .par
  1154. History view show a history trail of communication held between members of your workgroup and all companies and contacts. At a glance, you can see what documents have been written, what conversations 
  1155. have been held and what e-mail has been sent to and received from each contact or company.
  1156. .endpar
  1157. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1158. ]
  1159. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1160. .end-topic
  1161.  
  1162. ; Topic MailMode1
  1163. ;
  1164. .topic MailMode1
  1165. .OutputFile MailMode1.htm
  1166. .title Introduction - Mail Mode
  1167. .lineKeyword Mail Mode:
  1168. .list l_SECTION_
  1169. .contentTitle off
  1170. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1171. [@bheading_2|]     Mail Mode
  1172. .par
  1173. [@aheading_2|]The Mail mode provides a very easy-to-use mail client with all the features that you would expect from a standalone mail package. The OfficeTalk mail client is both MAPI and VIM 
  1174. compliant which means that it will interface with Microsoft Mail[@specialChar(99)|153], Lotus cc:Mail[@specialChar(99)|153] and many other popular e-mail packages. The mail client is also Internet 
  1175. enabled which means that OfficeTalk users can send and receive Internet mail. Users can define mail rules to perform automated actions on sent and received mail.
  1176. .endpar
  1177. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1178. ]
  1179. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1180. .end-topic
  1181.  
  1182. ; Topic NotifyMode1
  1183. ;
  1184. .topic NotifyMode1
  1185. .OutputFile NotifyMode1.htm
  1186. .title Introduction - Notify Mode
  1187. .lineKeyword Notify Mode:
  1188. .list l_SECTION_
  1189. .contentTitle off
  1190. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1191. [@bheading_2|]     Notify Mode
  1192. .par
  1193. [@aheading_2|]Notify mode lets you compose and send messages directly to other users' screens. This may be considered a more urgent form of e-mail. Provided that the recipient is logged onto 
  1194. OfficeTalk, regardless of what application the recipient is currently working in, any message received will appear over the top of all other windows, ensuring that you are made aware of the message.
  1195. .endpar
  1196. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1197. ]
  1198. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1199. .end-topic
  1200.  
  1201. ; Topic InstallingOfficeTalk
  1202. ;
  1203. .topic InstallingOfficeTalk
  1204. .OutputFile InstallingOfficeTalk.htm
  1205. .title Installing OfficeTalk
  1206. .lineKeyword Installing OfficeTalk:
  1207. .lineKeyword Installation:
  1208. .list l_SECTION_
  1209. .contentTitle off
  1210. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1211. [@bheading_2|]     Installing OfficeTalk
  1212. .par
  1213. [@aheading_2|]Installing OfficeTalk into your workgroup consists of an initial installation followed by subsequent network installations. The initial installation should be performed on the machine 
  1214. which will host the OfficeTalk database. The setup program guides the user through the creation of the workgroup and the addition of one or more users. 
  1215. .endpar
  1216. .par
  1217. The initial installation creates a [w2h_b1|setup32] sub-directory under the directory containing the OfficeTalk database. Subsequent installations require [w2h_b1|Setup.exe ]to be run from the 
  1218. [w2h_b1|setup32 ]directory. This ensures that all OfficeTalk machines access the same shared workgroup database.
  1219. .endpar
  1220. [w2h_b1|More:
  1221. [w2h_b0|[@BeginningtheInstallation|Beginning the Installation]
  1222. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  1223. ]]]
  1224. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1225. .end-topic
  1226.  
  1227. ; Topic BeginningtheInstallation
  1228. ;
  1229. .topic BeginningtheInstallation
  1230. .OutputFile BeginningtheInstallation.htm
  1231. .title Beginning the Installation
  1232. .lineKeyword Beginning the Installation:
  1233. .lineKeyword Installation:
  1234. .lineKeyword Installation:Windows 3.x:
  1235. .list l_SECTION_
  1236. .contentTitle off
  1237. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1238. [@bheading_3|]     Beginning the Installation
  1239. .par
  1240. [@aheading_3|]OfficeTalk is available for both 16-bit Windows 3.x and for 32-bit Windows 9x/NT. There is a separate installation for each operating system. Both installations run the same main 
  1241. OfficeTalk setup program, however the installation for Windows 3.x involves an additional setup stage prior to the main OfficeTalk Setup program.
  1242. .endpar
  1243. .par
  1244. [w2h_b1|Note:] If you plan to run OfficeTalk using the JET database on a mix of 32-bit and 16-bit platforms, you must use the 16-bit database supplied with the Windows 3.x installation. To do this, 
  1245. run the Windows 3.x installation first and then install the Windows 9x/NT installation to the same database directory. Subsequent 16-bit platforms should run [w2h_b1|Setup16.exe] from the 
  1246. [w2h_b1|Setup16][w2h_i1| ]directory. Subsequent 32-bit platforms should run [w2h_b1|Setup.exe] from the [w2h_b1|Setup32] directory.
  1247. .endpar
  1248. [w2h_b1|More:
  1249. [w2h_b0|[@Windows3_xInstallation|Windows 3.x Installation]
  1250. [@OfficeTalkSetupProgram|OfficeTalk Setup Program]
  1251. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  1252. ]]]
  1253. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1254. .end-topic
  1255.  
  1256. ; Topic Windows3_xInstallation
  1257. ;
  1258. .topic Windows3_xInstallation
  1259. .OutputFile Windows3_xInstallation.htm
  1260. .title Windows 3.x Installation
  1261. .lineKeyword Windows 3.x Installation:
  1262. .lineKeyword Installation:
  1263. .lineKeyword Installation:Windows 9.x/NT:
  1264. .lineKeyword Installation:Windows 3.x:
  1265. .list l_SECTION_
  1266. .contentTitle off
  1267. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1268. [@bheading_4|]     Windows 3.x Installation
  1269. .par
  1270. [@aheading_4|]If you are installing OfficeTalk on a Windows 9x or Windows NT computer then skip this section and refer to [@OfficeTalkSetupProgram|OfficeTalk Setup Program]. The Windows 3.x 
  1271. installation installs Win32s components which prepare your computer to run the main OfficeTalk Setup program. To begin the installation, run the [w2h_b1|Setup16.exe] program from the Windows 3.x 
  1272. installation media.
  1273. .endpar
  1274. .par
  1275. [w2h_b1|Note:] If you are installing a subsequent Windows 3.x platform in order to share the workgroup database then you should run [w2h_b1|Setup16.exe] from the [w2h_b1|Setup16][w2h_i1| ]directory. 
  1276. This directory is created by the initial Windows 3.x installation in the directory specified in the Database page of the main OfficeTalk Setup Wizard.
  1277. .endpar
  1278. [@g_QUIC0399.BMP|]
  1279. Press [w2h_b1|Next] to begin copying the Win32s components. When all the files have been copied, the Windows 3.x Setup will ask you to restart windows.
  1280. [@g_QUIC0401.BMP|]
  1281. When Windows restarts, the main OfficeTalk setup program is automatically started.
  1282. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  1283. ]
  1284. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1285. .end-topic
  1286.  
  1287. ; Topic OfficeTalkSetupProgram
  1288. ;
  1289. .topic OfficeTalkSetupProgram
  1290. .OutputFile OfficeTalkSetupProgram.htm
  1291. .title OfficeTalk Setup Program
  1292. .lineKeyword OfficeTalk Setup Program:
  1293. .lineKeyword Installation:
  1294. .lineKeyword Installation:Windows 9.x/NT:
  1295. .lineKeyword Installation:License agreement:
  1296. .lineKeyword Installation:Upgrading:
  1297. .lineKeyword Installation:Custom:
  1298. .lineKeyword Installation:Standard:
  1299. .lineKeyword Installation:OfficeTalk Web Browser:
  1300. .list l_SECTION_
  1301. .contentTitle off
  1302. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1303. [@bheading_4|]     OfficeTalk Setup Program
  1304. .par
  1305. [@aheading_4|]The OfficeTalk Setup program is run automatically by the Windows 3.x Installation. Windows 9x/NT platforms should start the OfficeTalk Setup program by running 
  1306. [w2h_b1|Setup.exe][w2h_b1| ]from the Windows 9x/NT installation media. 
  1307. .endpar
  1308. [@g_QUIC0403.BMP|]
  1309. .par
  1310. [w2h_b1|Note: ]If you are installing a subsequent Windows 9.x platform in order to share the workgroup database then you should run [w2h_b1|Setup.exe] from the [w2h_b1|Setup32] directory. This 
  1311. directory is created by the initial Windows 9.x installation in the directory specified in the Database page of the main OfficeTalk Setup wizard. 
  1312. .endpar
  1313. [@g_QUIC0405.BMP|]
  1314. When you run [w2h_b1|Setup.exe] the OfficeTalk Setup wizard is displayed. The first page of the wizard welcomes you to the OfficeTalk Setup program.
  1315. [@g_QUIC0407.BMP|]
  1316. .par
  1317. Pressing [w2h_b1|Next ]will display the License page. Read the terms of the license agreement. If you agree to the terms of the agreement, press [w2h_b1|Yes]. If you do not agree, press [w2h_b1|No] 
  1318. and the Setup program will close.
  1319. .endpar
  1320. [@g_HELP0001.BMP|]
  1321. If Setup finds an existing previous version of OfficeTalk then Pressing [w2h_b1|Yes ]will display the Upgrade page. Otherwise the Database page is shown. 
  1322. .par
  1323. The Upgrade page lets you choose whether or not you will convert the old version 1.x OfficeTalk database to the new version 2.0 format. If you do not want to upgrade the database then select the 
  1324. [w2h_b1|Create New Database] radio button. Otherwise, select the [w2h_b1|Upgrade v1.x database from .CMP file ]radio button. 
  1325. .endpar
  1326. [@g_QUIC0898.BMP|]
  1327. .par
  1328. Setup suggests where it expects to find the latest OfficeTalk version 1.x [w2h_b1|.CMP] file. If your [w2h_b1|.CMP] file is located in a different place then use the [w2h_b1|Browse] button to locate 
  1329. the file and press [w2h_b1|Next].
  1330. .endpar
  1331. The Database page lets you choose the location to which the workgroup database will be installed. This page is only displayed if this is the initial OfficeTalk installation.
  1332. [@g_QUIC0409.BMP|]
  1333. [w2h_b1|Note: ]The directory that you specify must be a shared directory to which everyone has full access. Ideally, it should be a directory on a fast file server machine.
  1334. .par
  1335. Specify the relevant directory either by typing into the field or by pressing the [w2h_b1|Browse[@specialChar(85)|133] ]button and using the Select Directory dialog box to choose the destination 
  1336. directory. Press [w2h_b1|Next ]to show the Options page. This page lets you choose whether to perform a Standard, Minimum or Custom installation.
  1337. .endpar
  1338. [@g_QUIC0411.BMP|]
  1339. .par
  1340. The Standard installation copies the program files and help files to your local machine. It also installs the OfficeTalk [@GlossAPI|API] component which allows you to extend the functionality of 
  1341. OfficeTalk using Visual Basic. 
  1342. .endpar
  1343. The Minimum installation does not copy any files to your local machine but instead runs OfficeTalk from the server machine. No additional components are installed. 
  1344. If you select the Custom installation, pressing [w2h_b1|Next ]will show the Custom page which lets you choose which specific components to install.
  1345. [@g_QUIC0413.BMP|]
  1346. .par
  1347. You can choose whether or not to run OfficeTalk from the server or from the local machine by selecting the appropriate radio button. You can also choose which components to install from the check box 
  1348. list. You may choose from the following:
  1349. .endpar
  1350. .table colSize 14 14 
  1351. [w2h_b1|Component
  1352. Description
  1353. [w2h_b0|OfficeTalk Executables
  1354. This is a required component.
  1355. OfficeTalk Help files
  1356. The help files.
  1357. OfficeTalk API
  1358. The Application Programming Interface which lets you write separate programs which can access the OfficeTalk database. This component is only available to Windows 9.x platforms.
  1359. OfficeTalk Active Server Pages 
  1360. The Active Server Pages files which enable you to run a cut down version of OfficeTalk from a Web browser. This option is only available to Windows 9.x platforms.
  1361. cc:Mail/Notes Connectivity 
  1362. The components to allow you to send and receive mail to and from cc:Mail and Lotus Notes.
  1363. Exchange Connectivity
  1364. The components to allow you to send and receive mail to and from Microsoft Exchange. This includes electronic forms to allow you to send meeting invitations and task assignments to Exchange users. 
  1365. .end-table
  1366. .par
  1367. Make your selection and press [w2h_b1|Next]. The next page shown is the Choose Destination Location page. This page is also shown after the Options page if you had chosen the Standard or Minimum 
  1368. installation option. This page lets you choose to which local directory you wish to install the OfficeTalk executables and other related files.
  1369. .endpar
  1370. [@g_QUIC0415.BMP|]
  1371. .par
  1372. Press the [w2h_b1|Browse[@specialChar(85)|133]] button and use the Choose Folder dialog box to select the local directory to which OfficeTalk executables will be installed. If you chose to run the 
  1373. executables from the server, you must still specify a directory using this page, since Setup needs to know where to copy other local files such as the offline database directory and associated files. 
  1374. .endpar
  1375. .par
  1376. If you selected the [w2h_b1|OfficeTalk Intranet ASP Pages] component from the Custom page, then pressing [w2h_b1|Next] will display the Choose ASP Destination page. This page lets you choose the 
  1377. directory to which the ASP files are copied. If Microsoft Information Server is installed on the machine, Setup will detect the root web directory and will suggest a directory called 
  1378. [w2h_b1|<WebRoot>/OfficeTalk].
  1379. .endpar
  1380. [@g_QUIC0417.BMP|]
  1381. .par
  1382. Pressing [w2h_b1|Next] will display the Select Program Folder page. You may use this page to specify the name of the program folder to which the program shortcut icons will be added. You may either 
  1383. select an existing program folder from the list or enter the name of a new program folder.
  1384. .endpar
  1385. [@g_QUIC0419.BMP|]
  1386. .par
  1387. When you press [w2h_b1|Finish] OfficeTalk will begin copying the files to your machine. If you are performing an initial installation (i.e. you ran [w2h_b1|Setup.exe] from the installation media) 
  1388. then the file copying process will take a little longer since Setup must create the [w2h_b1|Setup32] or [w2h_b1|Setup16] directories containing the setup files for subsequent Windows 9.x or Windows 
  1389. 3.x platforms respectively. 
  1390. .endpar
  1391. Setup creates the OfficeTalk program and help icons and places them in the program folder that you chose. 
  1392. When the installation is complete, Setup will inform you by displaying a message box.
  1393. [@g_QUIC0421.BMP|]
  1394. .par
  1395. If you elected to upgrade an old version 1.x database, then OfficeTalk will ask you to confirm that you wish to do this. Choose [w2h_b1|Yes]. If you press [w2h_b1|No] then you will have to re-run 
  1396. Setup if you wish to convert the database at a later time. Pressing [w2h_b1|Yes] will run the database conversion program. This may take a long time depending upon the size of your version 1.x 
  1397. database. When the program completes you will be ready to run OfficeTalk.
  1398. .endpar
  1399. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1400. ]]]
  1401. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1402. .end-topic
  1403.  
  1404. ; Topic RunningOfficeTalkfortheFirstTime
  1405. ;
  1406. .topic RunningOfficeTalkfortheFirstTime
  1407. .OutputFile RunningOfficeTalkfortheFirstTime.htm
  1408. .title Running OfficeTalk for the First Time
  1409. .lineKeyword Running OfficeTalk for the First Time:
  1410. .lineKeyword Installation:
  1411. .lineKeyword Installation:running OfficeTalk for the first time:
  1412. .lineKeyword Directory Services:
  1413. .lineKeyword Users:
  1414. .lineKeyword Users:adding new:
  1415. .list l_SECTION_
  1416. .contentTitle off
  1417. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1418. [@bheading_2|]     Running OfficeTalk for the First Time
  1419. [@aheading_2|]You can run OfficeTalk by double clicking on the OfficeTalk icon in the OfficeTalk program folder.
  1420. [@g_QUIC0423.BMP|]
  1421. When you run OfficeTalk for the first time, the New Workgroup wizard is displayed showing the Welcome page.
  1422. [@g_QUIC1069.BMP|]
  1423. The next page lets you specify the name of your workgroup, for example, 'ABC Corporation'. 
  1424. [@g_QUIC0425.BMP|]
  1425. .par
  1426. Pressing [w2h_b1|Next] will display the New Users page. This page lets you choose how to add user accounts to OfficeTalk. You may choose between adding users manually and using 
  1427. [@GlossDirectoryServices|Directory Services]. Directory Services is a feature of your operating system which lets you detect which user accounts are set up on your network. 
  1428. .endpar
  1429. [@g_QUIC0427.BMP|]
  1430. .par
  1431. If your operating system does not support Directory Services then the [w2h_b1|Add Users Manually] radio button is selected by default. If you select [w2h_b1|Add Users Manually] and press 
  1432. [w2h_b1|Next], OfficeTalk will display the Users page. This page lets you enter your details. You must specify your first name, your last name and a login name which will uniquely identify you within 
  1433. the workgroup
  1434. .endpar
  1435. [@g_QUIC0429.BMP|]
  1436. .par
  1437. When you have entered the relevant details, press [w2h_b1|Next]. OfficeTalk will summarise the actions that will be taken when you press the [w2h_b1|Finish] button. You will then be logged onto 
  1438. OfficeTalk into Supervisor mode from where you can add further users if necessary. For more information, see [@AddingaNewUser|Adding a New User].
  1439. .endpar
  1440. If you chose the [w2h_b1|Use Directory Services] radio button in the Options page then the Directory Services page is shown when you press [w2h_b1|Next]. 
  1441. [@g_QUIC0704.BMP|]
  1442. .par
  1443. This page lets you select which users and groups you wish to automatically add to OfficeTalk. The left hand list shows a list of available directory services on your network. If you are running an NT 
  1444. network, then the [w2h_b1|WinNT:] service will be expanded to show a list of available domains. Each domain, in turn, may be expanded to show a list of user groups.
  1445. .endpar
  1446. .par
  1447. A [@GlossGroup|group] called 'All Users' is shown in the left hand list which contains all users that exist in the domain. If you select a group, for example, 'Managers', and press [w2h_b1|Add], 
  1448. OfficeTalk will move the group and all the users contained in that group to the right hand list. This will result in an OfficeTalk user group 'Managers' being added to the workgroup in addition to a 
  1449. number of users representing each member of the group 'Managers'. 
  1450. .endpar
  1451. .par
  1452. If you expand one of the groups in the left hand list and select a single user from that group then when you press [w2h_b1|Add], OfficeTalk will move the group itself and the selected user to the 
  1453. right hand list. This will result in an OfficeTalk group being added to the workgroup along with a single user representing the selected member of the group.
  1454. .endpar
  1455. .par
  1456. If you select 'All Users' from the left hand list and press the [w2h_b1|Add] button, The 'All Users' group and all the users in that group will be moved to the right hand list. This will result in a 
  1457. group 'All Users'[w2h_i1| ]being added to the workgroup along with all the users available from the NT domain who will each be members of the 'All Users' group.
  1458. .endpar
  1459. .par
  1460. Select the relevant users and groups that you wish to automatically add to OfficeTalk and press [w2h_b1|Next]. OfficeTalk will show the Select User page. This page requires you to select which of the 
  1461. added users represents you. 
  1462. .endpar
  1463. [@g_QUIC1071.BMP|]
  1464. .par
  1465. Select the appropriate user and press [w2h_b1|Next]. OfficeTalk will display the Finish page. If you are happy with the summary of actions presented to you then press [w2h_b1|Finish]. OfficeTalk will 
  1466. create all the users and groups that you selected and will mark you as a supervisor. You will then be logged onto OfficeTalk into Supervisor mode from where you can add further users if necessary. 
  1467. For more information, see [@AddingaNewUser|Adding a New User].
  1468. .endpar
  1469. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1470. ]
  1471. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1472. .end-topic
  1473.  
  1474. ; Topic LoggingontoOfficeTalk
  1475. ;
  1476. .topic LoggingontoOfficeTalk
  1477. .OutputFile LoggingontoOfficeTalk.htm
  1478. .title Logging on to OfficeTalk
  1479. .lineKeyword Logging on to OfficeTalk:
  1480. .lineKeyword Starting OfficeTalk:
  1481. .lineKeyword Starting OfficeTalk:logging on:
  1482. .lineKeyword Starting OfficeTalk:changing your password:
  1483. .lineKeyword Changing your password:
  1484. .list l_SECTION_
  1485. .contentTitle off
  1486. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1487. [@bheading_2|]     Logging on to OfficeTalk
  1488. [@aheading_2|]To log onto OfficeTalk, start the application by double clicking the left mouse button on the OfficeTalk program item in the OfficeTalk program folder.
  1489. [@g_QUIC0431.BMP|]
  1490. .par
  1491. The Login dialog box is displayed. If you have previously logged on at the same workstation, then your login name will already be selected in the [w2h_i1|Login Name] field. If not, either type in 
  1492. your login name or select it from the list.
  1493. .endpar
  1494. [@g_QUIC0433.BMP|]
  1495. .par
  1496. Next, enter your password. By default, your password is exactly the same as your login name. For example, if your name was 'John Smith' and your login name was 'JS' then your password would also be 
  1497. 'JS'. You may change your password from the Login dialog box. For more information on this see [@ChangingYourPassword|Changing Your Password].
  1498. .endpar
  1499. [w2h_b1|Note:] Case sensitivity is important in both the [w2h_i1|Login Name] and [w2h_i1|Password] fields.
  1500. .par
  1501. Once you have entered your password, press the [w2h_b1|Login] button, or, alternatively, press the [w2h_b1|Enter] key on the keyboard. OfficeTalk will then log you in. By default, when you log in, 
  1502. you enter Diary mode. OfficeTalk lets you specify which mode to start in. For more information on this, see [@Start_upMode|Start-up Mode].
  1503. .endpar
  1504. [w2h_b1|More:
  1505. [w2h_b0|[@BypassingtheLoginDialogBox|Bypassing the Login Dialog Box]
  1506. [@ChangingYourPassword|Changing Your Password]
  1507. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  1508. ]]]
  1509. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1510. .end-topic
  1511.  
  1512. ; Topic BypassingtheLoginDialogBox
  1513. ;
  1514. .topic BypassingtheLoginDialogBox
  1515. .OutputFile BypassingtheLoginDialogBox.htm
  1516. .title Bypassing the Login Dialog Box
  1517. .lineKeyword Bypassing the Login Dialog Box:
  1518. .lineKeyword Starting OfficeTalk:
  1519. .lineKeyword Starting OfficeTalk:bypassing the login dialog box:
  1520. .list l_SECTION_
  1521. .contentTitle off
  1522. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1523. [@bheading_3|]     Bypassing the Login Dialog Box
  1524. .par
  1525. [@aheading_3|]If you check the [w2h_b1|Save Password] check box on the Login dialog box, OfficeTalk will remember your password so that the next time you start OfficeTalk, the Login dialog box will 
  1526. be bypassed and OfficeTalk will automatically log you in. If you wish to revert back to specifying your login name and password from the Login dialog box then select the Startup[w2h_b1| ]tab from the 
  1527. Preferences dialog box and uncheck the [w2h_b1|Save Password ]check box. For more information, see [@Start_upMode|Start-up Mode].
  1528. .endpar
  1529. [@g_QUIC0435.BMP|]
  1530. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  1531. ]
  1532. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1533. .end-topic
  1534.  
  1535. ; Topic ChangingYourPassword
  1536. ;
  1537. .topic ChangingYourPassword
  1538. .OutputFile ChangingYourPassword.htm
  1539. .title Changing Your Password
  1540. .lineKeyword Changing Your Password:
  1541. .lineKeyword Starting OfficeTalk:
  1542. .lineKeyword Starting OfficeTalk:changing your password:
  1543. .list l_SECTION_
  1544. .contentTitle off
  1545. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1546. [@bheading_3|]     Changing Your Password
  1547. [@aheading_3|]You can change your password from the Login dialog box.
  1548. .par
  1549. [w2h_b1|Note:]  If you have chosen to bypass the Login dialog box then you must first revert back to specifying your login name and password from the Login dialog box. Do this by selecting the 
  1550. [w2h_b1|Startup Mode] tab from the Preferences dialog box and un-checking the [w2h_b1|Save Password ]check box.
  1551. .endpar
  1552. [@g_QUIC0437.BMP|]
  1553. To change your password, enter your login name and current password and press the [w2h_b1|Change Password ]button. A Change Password dialog box is shown.
  1554. [@g_QUIC0439.BMP|]
  1555. .par
  1556. Enter your new password into both the [w2h_i1|New Password] field and the [w2h_i1|Verify] field. Then press the [w2h_b1|Change ]button. Your password will be changed. OfficeTalk will return to the 
  1557. Login dialog box. Enter the new password into the [w2h_i1|Password] field and press the [w2h_b1|Login ]button. The next time that you log into OfficeTalk you will be required to supply your new 
  1558. password.
  1559. .endpar
  1560. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1561. ]
  1562. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1563. .end-topic
  1564.  
  1565. ; Topic RegisteringOfficeTalk
  1566. ;
  1567. .topic RegisteringOfficeTalk
  1568. .OutputFile RegisteringOfficeTalk.htm
  1569. .title Registering OfficeTalk
  1570. .lineKeyword Registering OfficeTalk:
  1571. .list l_SECTION_
  1572. .contentTitle off
  1573. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1574. [@bheading_2|]     Registering OfficeTalk
  1575. .par
  1576. [@aheading_2|]When you first log onto OfficeTalk, you have 30 days in which to obtain a product enabling [@GlossKeycode|keycode] from your supplier. If you do not register OfficeTalk and obtain a 
  1577. keycode, any supervisors logging on to OfficeTalk will be reminded of this after 15, 20 and 25 days and every day thereafter. 
  1578. .endpar
  1579. [w2h_b1|More:
  1580. [w2h_b0|[@RegisteringAfterthe30DayTrialPeriod|Registering After the 30 Day Trial Period]
  1581. [@RegisteringBeforethe30dayPeriod|Registering Before the 30 day Period]
  1582. [@TheRegistrationWizard|The Registration Wizard]
  1583. [@ChoosingLicensedUsers|Choosing Licensed Users]
  1584. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  1585. ]]]
  1586. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1587. .end-topic
  1588.  
  1589. ; Topic RegisteringAfterthe30DayTrialPeriod
  1590. ;
  1591. .topic RegisteringAfterthe30DayTrialPeriod
  1592. .OutputFile RegisteringAfterthe30DayTrialPeriod.htm
  1593. .title Registering After the 30 Day Trial Period
  1594. .lineKeyword Registering After the 30 Day Trial Period:
  1595. .lineKeyword Registering OfficeTalk:
  1596. .lineKeyword Registering OfficeTalk:after the trial period:
  1597. .lineKeyword Registering OfficeTalk:registration wizard:
  1598. .list l_SECTION_
  1599. .contentTitle off
  1600. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1601. [@bheading_3|]     Registering After the 30 Day Trial Period
  1602. .par
  1603. [@aheading_3|]If you have still not obtained a [@GlossKeycode|keycode] after 30 days, you will be prevented from logging on to OfficeTalk. When you try to log on you will receive the following 
  1604. message:
  1605. .endpar
  1606. [@g_QUIC0706.BMP|]
  1607. .par
  1608. If you have already received a keycode from your supplier, then press [w2h_b1|Yes]. If you have not yet registered then press [w2h_b1|No]. If you press [w2h_b1|No], OfficeTalk will display the 
  1609. Register OfficeTalk wizard. Follow the instructions given in this wizard and refer to [@TheRegistrationWizard|The Registration Wizard]. When you obtain your keycode, restart OfficeTalk and press 
  1610. [w2h_b1|Yes] when this message appears again.
  1611. .endpar
  1612. When you press [w2h_b1|Yes], OfficeTalk will then show an Enter Keycode dialog box. Enter your customer number and your keycode into the relevant fields and press [w2h_b1|OK]. 
  1613. [@g_QUIC0708.BMP|]
  1614. When you press [w2h_b1|OK], OfficeTalk will check the validity of the keycode. If the keycode is not correct, OfficeTalk will inform you of this by displaying the following message:
  1615. [@g_QUIC0710.BMP|]
  1616. .par
  1617. If you get this message, firstly ensure that you have typed in the keycode correctly into the keycode field. The keycode is case sensitive, so ensure that the case of each character is correct. If 
  1618. you cannot find any reason why the keycode does not work then contact your OfficeTalk supplier.
  1619. .endpar
  1620. If everything is OK then OfficeTalk will pop up the following message box:
  1621. [@g_QUIC0712.BMP|]
  1622. A summary of the registration options is shown. When you press [w2h_b1|OK], OfficeTalk will display the Login dialog box. Ready for you to log in.
  1623. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  1624. ]
  1625. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1626. .end-topic
  1627.  
  1628. ; Topic RegisteringBeforethe30dayPeriod
  1629. ;
  1630. .topic RegisteringBeforethe30dayPeriod
  1631. .OutputFile RegisteringBeforethe30dayPeriod.htm
  1632. .title Registering Before the 30 day Period
  1633. .lineKeyword Registering Before the 30 day Period:
  1634. .lineKeyword Registering OfficeTalk:
  1635. .lineKeyword Registering OfficeTalk:before the trial period:
  1636. .lineKeyword Registering OfficeTalk:registration wizard:
  1637. .list l_SECTION_
  1638. .contentTitle off
  1639. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1640. [@bheading_3|]     Registering Before the 30 day Period
  1641. [@aheading_3|]To register OfficeTalk and receive the product enabling [@GlossKeycode|keycode], do the following:
  1642. Login as a supervisor and enter Supervisor Mode. Choose [w2h_b1|Register OfficeTalk] from the [w2h_b1|License ]menu.
  1643. [@g_QUIC0714.BMP|]
  1644. The Register OfficeTalk Wizard will appear. Follow the instructions given in this wizard and refer to [@TheRegistrationWizard|The Registration Wizard].
  1645. On receiving the keycode back from your vendor, you can enter it by selecting [w2h_b1|Enter Keycode] from the [w2h_b1|License] menu in Supervisor mode.
  1646. [@g_QUIC0715.BMP|]
  1647. Enter your customer number and keycode into the [w2h_i1|Keycode] field in the Enter Keycode dialog box and press [w2h_b1|OK]. 
  1648. [@g_QUIC0716.BMP|]
  1649. When you press [w2h_b1|OK], OfficeTalk will check the validity of the keycode. If the keycode is not correct, OfficeTalk will inform you of this by popping up the following message:
  1650. [@g_QUIC0718.BMP|]
  1651. .par
  1652. If you get this message, firstly ensure that you have typed in the keycode correctly into the keycode field. The keycode is case sensitive, so ensure that the case of each letter is correct. If no 
  1653. error was made typing in the keycode, check to ensure that you have not changed the spelling of the Workgroup Name since registering OfficeTalk. If you still cannot find any reason why the keycode 
  1654. does not work then contact your OfficeTalk vendor.
  1655. .endpar
  1656. If everything is OK then OfficeTalk will display the following message box:
  1657. [@g_QUIC0720.BMP|]
  1658. .par
  1659. A summary of the registration options is shown. OfficeTalk will now be registered. OfficeTalk will remember your keycode. You should never change the workgroup name or keycode [w2h_i1|unless] you 
  1660. purchase further licenses in the future.
  1661. .endpar
  1662. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  1663. ]
  1664. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1665. .end-topic
  1666.  
  1667. ; Topic TheRegistrationWizard
  1668. ;
  1669. .topic TheRegistrationWizard
  1670. .OutputFile TheRegistrationWizard.htm
  1671. .title The Registration Wizard
  1672. .lineKeyword The Registration Wizard:
  1673. .lineKeyword Registering OfficeTalk:
  1674. .lineKeyword Registering OfficeTalk:registration wizard:
  1675. .list l_SECTION_
  1676. .contentTitle off
  1677. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1678. [@bheading_3|]     The Registration Wizard
  1679. .par
  1680. [@aheading_3|]The first page in the Registration wizard lets you specify the workgroup's name. Ensure that the workgroup name is correct. [w2h_b1|This is important since the 
  1681. ][@GlossKeycode|keycode][w2h_b1| that you receive will be based upon this name and changing the workgroup name at some point in the future will invalidate the keycode].
  1682. .endpar
  1683. [@g_QUIC0722.BMP|]
  1684. The next page lets you enter any licenses that you may already have. Each OfficeTalk product comes with one license. Each license has a serial number and licences a certain number of users. 
  1685. [@g_QUIC0724.BMP|]
  1686. .par
  1687. If you have more than one license (for example if you bought several copies of OfficeTalk) then you may enter all the serial numbers together, thus accumulating user licenses. If you do not have a 
  1688. license then just press [w2h_b1|Next].
  1689. .endpar
  1690. To enter license information, press the [w2h_b1|New] button in the Licenses page. A License dialog box is displayed.
  1691. [@g_QUIC0726.BMP|]
  1692. .par
  1693. Enter the serial number for this license and specify the number of users purchased against this license. Press [w2h_b1|OK]. The license will now appear in the list. You can edit or delete any entries 
  1694. in this dialog box using the [w2h_b1|Edit] and [w2h_b1|Delete] buttons. When you have entered the license(s), press [w2h_b1|Next].
  1695. .endpar
  1696. .par
  1697. The next page lets you specify the number of additional user licenses that you require. For example, if you already have a licence for 5 users and you wish to have 55 users altogether then you would 
  1698. specify that you require an additional 50-user license.
  1699. .endpar
  1700. [@g_QUIC0728.BMP|]
  1701. .par
  1702. The next page lets you specify whether or not you wish to purchase additional cost options. These options include the OfficeTalk [@GlossAPI|API] which lets you write Visual Basic programs to 
  1703. interface with your OfficeTalk data. The options also include the ability to run OfficeTalk in a client/server environment using a client/server database engine rather than the JET engine supplied as 
  1704. standard.
  1705. .endpar
  1706. [@g_QUIC0730.BMP|]
  1707. The next page lets you enter your details or the details of the person to whom your vendor will communicate the product enabling keycode. 
  1708. [@g_QUIC0732.BMP|]
  1709. When you have entered the relevant details, press [w2h_b1|Next].
  1710. The next page lets you fill out any feedback or comments that you have with regards to OfficeTalk. 
  1711. [@g_QUIC0734.BMP|]
  1712. .par
  1713. The next page lets you choose whether your registration form will be printed out (for faxing or sending by post), output to a file (for sending via an alternative e-mail package) or e-mailed (using 
  1714. the OfficeTalk Internet mail service).
  1715. .endpar
  1716. [@g_QUIC0736.BMP|]
  1717. .par
  1718. Select the required option and press [w2h_b1|Next]. If you selected [w2h_b1|Print], OfficeTalk will display a further page which lets you preview your print out. Pressing the [w2h_b1|Finish] button 
  1719. will send your registration form to the printer. Fax the printed form to your supplier whose fax number will be displayed at the top of the form. Your supplier will then inform you of your keycode.
  1720. .endpar
  1721. .par
  1722. If you selected [w2h_b1|Output to file], OfficeTalk will display a further page letting you choose the filename to which the registration details will be written. Pressing [w2h_b1|Finish ]will write 
  1723. the file to the specified location. Send the file as an attachment to your supplier using any e-mail package.
  1724. .endpar
  1725. .par
  1726. Alternatively, if you selected [w2h_b1|E-mail], OfficeTalk will display a further page showing the e-mail address to which the registration form will be sent. You may change this address if 
  1727. necessary.  Pressing [w2h_b1|Finish] will send the registration form using the OfficeTalk Internet mail service. Note, the mail will be sent the next time that you send mail using the Internet mail 
  1728. service.
  1729. .endpar
  1730. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  1731. ]
  1732. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1733. .end-topic
  1734.  
  1735. ; Topic ChoosingLicensedUsers
  1736. ;
  1737. .topic ChoosingLicensedUsers
  1738. .OutputFile ChoosingLicensedUsers.htm
  1739. .title Choosing Licensed Users
  1740. .lineKeyword Choosing Licensed Users:
  1741. .lineKeyword Registering OfficeTalk:
  1742. .lineKeyword Registering OfficeTalk:choosing licensed users:
  1743. .list l_SECTION_
  1744. .contentTitle off
  1745. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1746. [@bheading_3|]     Choosing Licensed Users
  1747. .par
  1748. [@aheading_3|]During the 30 day trial period you may add up to 100 OfficeTalk users. When you register the product and obtain a [@GlossKeycode|keycode] for a specified number of users, it is possible 
  1749. that there are more users defined than the number of user licenses that you have. For this reason, OfficeTalk lets you specify a subset of users who will become the actual users.
  1750. .endpar
  1751. If you have more users than licenses then when you first log on after entering the keycode, OfficeTalk will warn you of this.
  1752. [@g_QUIC0738.BMP|]
  1753.  OfficeTalk will then prompt you to specify the subset of actual users by displaying a Select Licensed Users dialog box.
  1754. [@g_QUIC0740.BMP|]
  1755. .par
  1756. Choose the users who you wish to license by selecting them from the [w2h_b1|Unselected] list and pressing the [w2h_b1|Add] button. When you have chosen all the users, press [w2h_b1|OK]. If, for 
  1757. example, you have purchased 1 license but you have chosen more than 1 user then OfficeTalk will prevent you from continuing by issuing the following message:
  1758. .endpar
  1759. [@g_QUIC0742.BMP|]
  1760. .par
  1761. Remove some users from the [w2h_b1|Selected] list and press [w2h_b1|OK]. You must choose at least [w2h_i1|one] supervisor user. If you do not, OfficeTalk will prevent you from moving on by issuing 
  1762. the following message.
  1763. .endpar
  1764. [@g_QUIC0744.BMP|]
  1765. You can change the subset of licensed users at any time by selecting [w2h_b1|Choose Users[@specialChar(85)|133] ]from the [w2h_b1|License ]menu in Supervisor mode.
  1766. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1767. ]
  1768. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1769. .end-topic
  1770.  
  1771. ; Topic UninstallingOfficeTalk
  1772. ;
  1773. .topic UninstallingOfficeTalk
  1774. .OutputFile UninstallingOfficeTalk.htm
  1775. .title Uninstalling OfficeTalk
  1776. .lineKeyword Uninstalling OfficeTalk:
  1777. .lineKeyword Un-installing OfficeTalk:
  1778. .list l_SECTION_
  1779. .contentTitle off
  1780. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1781. [@bheading_2|]     Uninstalling OfficeTalk
  1782. .par
  1783. [@aheading_2|]Should you wish to remove OfficeTalk from your system, you can do so from within the Add/Remove Programs applet in Control Panel. From Control Panel, double click on the Add/Remove 
  1784. Programs applet.
  1785. .endpar
  1786. From the Install/Uninstall tab, locate OfficeTalk from the list and press the [w2h_b1|Add/Remove] button.
  1787. [@g_QUIC0746.BMP|]
  1788. The uninstall program will confirm that you wish to remove OfficeTalk and all related components from your computer.
  1789. [@g_QUIC0748.BMP|]
  1790. If you press [w2h_b1|Yes], the uninstall program will remove OfficeTalk completely from your system. 
  1791. .par
  1792. [w2h_b1|Note:] 16-bit Windows does not let you remove programs from within control panel. Instead, locate and run the program [w2h_b1|Uninstot.exe] from the Windows directory. You will be prompted 
  1793. with the same message box to which you should reply [w2h_b1|Yes].
  1794. .endpar
  1795. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1796. ]
  1797. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1798. .end-topic
  1799.  
  1800. ; Topic WhatIsSupervisorMode_
  1801. ;
  1802. .topic WhatIsSupervisorMode_
  1803. .OutputFile WhatIsSupervisorMode_.htm
  1804. .title What Is Supervisor Mode?
  1805. .lineKeyword What Is Supervisor Mode?:
  1806. .list l_SECTION_
  1807. .contentTitle off
  1808. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1809. [@bheading_2|]     What Is Supervisor Mode?
  1810. .par
  1811. [@aheading_2|]Supervisor mode is a restricted mode available only to those who are defined as supervisors within OfficeTalk. It lets a supervisor administer and configure any data or settings which 
  1812. relate to the workgroup as a whole. From Supervisor mode you can configure users, resources, groups, projects, planners, categories, remote workgroups, custom data and mail services.
  1813. .endpar
  1814. [@g_QUIC0001.BMP|]
  1815. .par
  1816. Supervisor mode also lets you administer the access that local users have to other OfficeTalk users and to other OfficeTalk data. You may also define the access that other OfficeTalk workgroups have 
  1817. to the data in your workgroup.
  1818. .endpar
  1819. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  1820. ]
  1821. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1822. .end-topic
  1823.  
  1824. ; Topic AdministeringUsers
  1825. ;
  1826. .topic AdministeringUsers
  1827. .OutputFile AdministeringUsers.htm
  1828. .title Administering Users
  1829. .lineKeyword Administering Users:
  1830. .lineKeyword Users:
  1831. .list l_SECTION_
  1832. .contentTitle off
  1833. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1834. [@bheading_2|]     Administering Users
  1835. [@aheading_2|]Clicking on [w2h_b1|Users] in the left hand list will display the currently defined users in the right hand window. The table below describes the columns shown in the right hand window.
  1836. .table colSize 8 20 
  1837. [w2h_b1|Column
  1838. Description
  1839. [w2h_b0|[w2h_b1|[@g_HELP0002.BMP|]
  1840. ]The {bmct help0003.bmp}marker indicates that the associated user is logged on.
  1841. [w2h_b1|[@g_HELP0004.BMP|]
  1842. ]The {bmct help0005.bmp}marker indicates that the associated user is a supervisor.
  1843. Name
  1844. The user's full name.
  1845. Login Name
  1846. The user's Login name
  1847. Last Logon
  1848. The date the user last logged on. If the user has never logged on, this column will display the words 'Never Logged On'.
  1849. .end-table
  1850. [w2h_b1|More:
  1851. [w2h_b0|[@AddingaNewUser|Adding a New User]
  1852. [@ResettingaUser_sPassword|Resetting a User's Password]
  1853. [@ImportingUsersfromaCSVFile|Importing Users from a CSV File]
  1854. [@UsingDirectoryServicestoAddNewUsers|Using Directory Services to Add New Users]
  1855. [@ControllingAccesstoaUser_sDiary|Controlling Access to a User's Diary]
  1856. [@SettingUptheMailServicesforaUser|Setting Up the Mail Services for a User]
  1857. [@SettingaUser_sDefaultMailAccess|Setting a User's Default Mail Access]
  1858. [@ArchivingUsers|Archiving Users]
  1859. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  1860. ]]]]]
  1861. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1862. .end-topic
  1863.  
  1864. ; Topic AddingaNewUser
  1865. ;
  1866. .topic AddingaNewUser
  1867. .OutputFile AddingaNewUser.htm
  1868. .title Adding a New User
  1869. .lineKeyword Adding a New User:
  1870. .lineKeyword Users:
  1871. .lineKeyword Users:adding new:
  1872. .lineKeyword Users:controlling access to:
  1873. .list l_SECTION_
  1874. .contentTitle off
  1875. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1876. [@bheading_3|]     Adding a New User
  1877. .par
  1878. [@aheading_3|]You can add a new user by clicking the right mouse button in the right hand list and selecting [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] .This will display the User property sheet, showing the 
  1879. Details page.
  1880. .endpar
  1881. [@g_QUIC0003.BMP|]
  1882. Enter the user's first and last name along with a login name. The login name is the nickname used when logging on to OfficeTalk. It may be up to 10 characters long. 
  1883. .par
  1884. The User property sheet lets you specify or select a [@GlossSecurityprofile|security profile] for the new user. Selecting a security profile defines this user's level of access to data held within 
  1885. OfficeTalk. This may be left as 'Default Access'. For more information about OfficeTalk security, see [@ControllingAccesstoaUser_sDiary|Controlling Access to a User's Diary].
  1886. .endpar
  1887. .par
  1888. Press [w2h_b1|OK] on the User property sheet and the new user will be added to the OfficeTalk database. You can edit a user's details by clicking the right mouse button over the user in the right 
  1889. hand list and selecting [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]]. As soon as a new user has been defined they may log on to OfficeTalk.
  1890. .endpar
  1891. [w2h_b0|[@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  1892. ]]
  1893. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1894. .end-topic
  1895.  
  1896. ; Topic ResettingaUser_sPassword
  1897. ;
  1898. .topic ResettingaUser_sPassword
  1899. .OutputFile ResettingaUser_sPassword.htm
  1900. .title Resetting a User's Password
  1901. .lineKeyword Resetting a User's Password:
  1902. .lineKeyword Users:
  1903. .lineKeyword Users:resetting a users password:
  1904. .list l_SECTION_
  1905. .contentTitle off
  1906. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1907. [@bheading_3|]     Resetting a User's Password
  1908. .par
  1909. [@aheading_3|]When a user logs on to OfficeTalk, he must supply a login name and password. When the user is added, the supervisor specifies the user's login name and OfficeTalk defaults the user's 
  1910. password to be exactly the same as the login name. The user may change this password from the login dialog box at any time. If the user forgets his password he will not be able to log on to 
  1911. OfficeTalk. His only remedy is to ask a supervisor to reset his password back to his login name.
  1912. .endpar
  1913. This is done by displaying the user's property sheet and pressing the [w2h_b1|Reset Password] button. The next time the user logs into OfficeTalk, his password will be the same as his login name.
  1914. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  1915. ]
  1916. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1917. .end-topic
  1918.  
  1919. ; Topic ImportingUsersfromaCSVFile
  1920. ;
  1921. .topic ImportingUsersfromaCSVFile
  1922. .OutputFile ImportingUsersfromaCSVFile.htm
  1923. .title Importing Users from a CSV File
  1924. .lineKeyword Importing Users from a CSV File:
  1925. .lineKeyword Users:
  1926. .lineKeyword Users:importing:
  1927. .list l_SECTION_
  1928. .contentTitle off
  1929. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1930. [@bheading_3|]     Importing Users from a CSV File
  1931. .par
  1932. [@aheading_3|]If you have many users to add to the OfficeTalk database and you can supply user details in the form of a comma separated (CSV) file, then OfficeTalk will let you import the users 
  1933. rather than add them individually.
  1934. .endpar
  1935. Your CSV file must contain columns representing the user's first name, last name and login name. The file may look similar to the example below:
  1936. "First Name", "Last Name", "Login Name"
  1937. "Simon","Bates","stb"
  1938. "John","May","jonnie"
  1939. "Stuart","Prestedge","smp"
  1940. Next, select [w2h_b1|CSV Users[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|File/Import] menu. The CSV Import wizard is shown.
  1941. [@g_QUIC0005.BMP|]
  1942. .par
  1943. Follow the instructions in the CSV Import wizard and press [w2h_b1|Finish] on the last page of the wizard. The users will appear in the right hand window when you click on [w2h_b1|Users] in the left 
  1944. hand list in Supervisor mode.
  1945. .endpar
  1946. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  1947. ]
  1948. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1949. .end-topic
  1950.  
  1951. ; Topic UsingDirectoryServicestoAddNewUsers
  1952. ;
  1953. .topic UsingDirectoryServicestoAddNewUsers
  1954. .OutputFile UsingDirectoryServicestoAddNewUsers.htm
  1955. .title Using Directory Services to Add New Users
  1956. .lineKeyword Using Directory Services to Add New Users:
  1957. .lineKeyword Directory Services:
  1958. .lineKeyword Users:
  1959. .lineKeyword Users:directory services:
  1960. .lineKeyword Installation:
  1961. .lineKeyword Installation:running OfficeTalk for the first time:
  1962. .list l_SECTION_
  1963. .contentTitle off
  1964. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1965. [@bheading_3|]     Using Directory Services to Add New Users
  1966. .par
  1967. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you access all users on your network and add them as OfficeTalk users in a few simple steps. This is done using the [@GlossDirectoryServices|Directory Services] 
  1968. functionality which will be available to you only if your operating system supports it.
  1969. .endpar
  1970. .par
  1971. Provided your machine supports Directory Services, selecting [w2h_b1|Directory Service Users[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|File] menu in Supervisor mode will display the Directory Service 
  1972. Users dialog box. 
  1973. .endpar
  1974. [w2h_b0|[@g_QUIC0750.BMP|]
  1975. Follow the steps described in [@RunningOfficeTalkfortheFirstTime|Running OfficeTalk for the First Time].
  1976. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  1977. ]]
  1978. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  1979. .end-topic
  1980.  
  1981. ; Topic ControllingAccesstoaUser_sDiary
  1982. ;
  1983. .topic ControllingAccesstoaUser_sDiary
  1984. .OutputFile ControllingAccesstoaUser_sDiary.htm
  1985. .title Controlling Access to a User's Diary
  1986. .lineKeyword Controlling Access to a User's Diary:
  1987. .lineKeyword Users:
  1988. .lineKeyword Users:controlling access to:
  1989. .list l_SECTION_
  1990. .contentTitle off
  1991. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  1992. [@bheading_3|]     Controlling Access to a User's Diary
  1993. .par
  1994. [@aheading_3|]Security is often an important issue when information is being shared. For example, you may require that some users can add information to your personal diary and that other users 
  1995. should not be able to see your diary information at all. OfficeTalk lets you specify the access rights of one user to another user's diary through security profiles. 
  1996. .endpar
  1997. .par
  1998. Each user is assigned a specific [@GlossSecurityprofile|security profile], for example, 'Managers' , or 'Support Staff'. Each security profile is then granted specific access to a particular user. 
  1999. The access to a user's diary may be specified separately to the access to the user's personal data, such as any planners, projects or conversations belonging to the user. Furthermore, the access to 
  2000. the user's diary may be specified separately in terms of the access to the user's appointments and the access to the user's tasks.
  2001. .endpar
  2002. .par
  2003. To specify the access rights of a security profile to a user, click on the user in the right hand list of users in Supervisor mode and select [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]] from the context 
  2004. menu. The User property sheet will appear. Select the Access page.
  2005. .endpar
  2006. [w2h_b0|[@g_QUIC0009.BMP|]
  2007. You may specify one of five levels of access for a security profile to a user's diary:
  2008. No Access
  2009. Read Access
  2010. Create Access
  2011. Edit Access
  2012. Delete Access
  2013. .par
  2014. If a security profile is granted [w2h_b1|No Access] to a user's diary then members of the security profile are not able to select the user from the drop down list of users in Diary mode. If a 
  2015. security profile is granted the next level of access, [w2h_b1|Read Access], then members of the security profile are able to select the user's diary and see the user's appointments and tasks but are 
  2016. not able to make any modifications.
  2017. .endpar
  2018. [w2h_b1|More:
  2019. [w2h_b0|[@DefiningaSecurityProfile_sAccesstoaUser|Defining a Security Profile's Access to a User]
  2020. [@DefiningtheAccessofaRemoteWorkgrouptoaUser_sDiary|Defining the Access of a Remote Workgroup to a User's Diary]
  2021. [@bheading_4|][w2h_b1|[w2h_b0|[@aheading_4|]]
  2022. ]]]]
  2023. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2024. .end-topic
  2025.  
  2026. ; Topic DefiningaSecurityProfile_sAccesstoaUser
  2027. ;
  2028. .topic DefiningaSecurityProfile_sAccesstoaUser
  2029. .OutputFile DefiningaSecurityProfile_sAccesstoaUser.htm
  2030. .title Defining a Security Profile's Access to a User
  2031. .lineKeyword Defining a Security Profile's Access to a User:
  2032. .list l_SECTION_
  2033. .contentTitle off
  2034. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2035. [@bheading_4|]     Defining a Security Profile's Access to a User
  2036. .par
  2037. [@aheading_4|]A list of all the security profiles is displayed to the left of the Access page. The [w2h_b1|Type] drop down list lets you specify which attribute you are defining access to. You may 
  2038. choose one of the following types:
  2039. .endpar
  2040. .table colSize 8 20 
  2041. [w2h_b1|Type
  2042. Description
  2043. [w2h_b0|All
  2044. Defines access to all attributes of the user.
  2045. Diary
  2046. Defines access to the user's diary (tasks and appointments).
  2047. Tasks
  2048. Defines access to the user's task list.
  2049. Appointments
  2050. Defines access to the user's appointments.
  2051. General
  2052. Defines access to the users general data, such as any planners, projects etc. owned by the user.
  2053. .end-table
  2054. .par
  2055. Select one or more security profiles from the list and specify the access of those security profiles to the user by selecting the appropriate radio button. The settings will take place when you press 
  2056. [w2h_b1|OK] on the property sheet. 
  2057. .endpar
  2058. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  2059. ]]]
  2060. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2061. .end-topic
  2062.  
  2063. ; Topic DefiningtheAccessofaRemoteWorkgrouptoaUser_sDiary
  2064. ;
  2065. .topic DefiningtheAccessofaRemoteWorkgrouptoaUser_sDiary
  2066. .OutputFile DefiningtheAccessofaRemoteWorkgrouptoaUser_sDiary.htm
  2067. .title Defining the Access of a Remote Workgroup to a User's Diary
  2068. .lineKeyword Defining the Access of a Remote Workgroup to a User's Diary:
  2069. .lineKeyword Remote Workgroups:
  2070. .list l_SECTION_
  2071. .contentTitle off
  2072. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2073. [@bheading_4|]     Defining the Access of a Remote Workgroup to a User's Diary
  2074. .par
  2075. [@aheading_4|]Since remote workgroups may be assigned a [@GlossSecurityprofile|security profile], then defining the access of users in a remote workgroup to a local user's diary is simply a case of 
  2076. setting up the security profile as described above and then assigning the security profile to the relevant remote workgroup.
  2077. .endpar
  2078. You can assign a security profile to a remote workgroup from the Access page of the Remote Workgroup property sheet. 
  2079. .par
  2080. By default, any user belonging to the remote workgroup will inherit the remote workgroup's access. OfficeTalk lets you assign a security profile to a specific user within the remote workgroup. This 
  2081. may also be done from within the Access page of the Remote Workgroup property sheet.
  2082. .endpar
  2083. .par
  2084. When a remote workgroup first connects to your workgroup, it is granted non-trusted access rights to your data. You may choose which security profile is assigned to all non-trusted remote workgroups 
  2085. by selecting [w2h_b1|Remote Workgroup Options] from the [w2h_b1|Options] menu in Supervisor mode. This will display the Remote Workgroup Options dialog box. Select the Access page and select the 
  2086. security profile to be assigned to non-trusted remote workgroups.
  2087. .endpar
  2088. For more information, see [@AdministeringRemoteWorkgroups|Administering Remote Workgroups] and [@WhatIsRemoteWorkgrouping|What Is Remote Workgrouping].
  2089. [w2h_b0|[@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2090. ]]
  2091. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2092. .end-topic
  2093.  
  2094. ; Topic SettingUptheMailServicesforaUser
  2095. ;
  2096. .topic SettingUptheMailServicesforaUser
  2097. .OutputFile SettingUptheMailServicesforaUser.htm
  2098. .title Setting Up the Mail Services for a User
  2099. .lineKeyword Setting Up the Mail Services for a User:
  2100. .lineKeyword Users:
  2101. .lineKeyword Users:setting up e-mail services:
  2102. .lineKeyword Mail Services:
  2103. .list l_SECTION_
  2104. .contentTitle off
  2105. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2106. [@bheading_3|]     Setting Up the Mail Services for a User
  2107. .par
  2108. [@aheading_3|]OfficeTalk is supplied with mail services which let you connect OfficeTalk with other e-mail systems. You are provided with an Internet service for connecting to the Internet, a MAPI 
  2109. service for connecting to Microsoft products, a VIM service for connecting to Lotus products in addition to OfficeTalk's own proprietary mail service. From within Supervisor mode you can completely 
  2110. configure each of the standard mail services. Each of the mail services can be activated on a per-user basis. This per-user configuration may be done both from within the Mail Service dialog box and 
  2111. from within the User property sheet. This section deals with setting up a particular user for each of the three mail services. For more information on configuring each mail service, see 
  2112. [@AdministeringMailServices|Administering Mail Services]. 
  2113. .endpar
  2114. [w2h_b1|More:
  2115. [w2h_b0|[@SettingtheDefaultMailService|Setting the Default Mail Service]
  2116. [@SettingUptheInternetServiceforaUser|Setting Up the Internet Service for a User]
  2117. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  2118. ]]]
  2119. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2120. .end-topic
  2121.  
  2122. ; Topic SettingtheDefaultMailService
  2123. ;
  2124. .topic SettingtheDefaultMailService
  2125. .OutputFile SettingtheDefaultMailService.htm
  2126. .title Setting the Default Mail Service
  2127. .lineKeyword Setting the Default Mail Service:
  2128. .list l_SECTION_
  2129. .contentTitle off
  2130. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2131. [@bheading_4|]     Setting the Default Mail Service
  2132. .par
  2133. [@aheading_4|]The OfficeTalk mail service is the [@GlossDefaultmailservice|default mail service] for each user. This means that when other OfficeTalk users send mail to a particular user, the message 
  2134. will, by default, be sent using the OfficeTalk mail service. OfficeTalk lets you specify a different default mail service for any user. 
  2135. .endpar
  2136. .par
  2137. For example, if a user is set up with MAPI as his default mail service, then any messages sent to this user from other users will be sent and received via MAPI. This is useful if organisations wish 
  2138. to standardise on a single messaging system, such as MAPI.
  2139. .endpar
  2140. You may specify the default mail service for a particular user from the Services page of the relevant user's property sheet. 
  2141. [@g_QUIC0011.BMP|]
  2142. Select the appropriate mail service and press the [w2h_b1|Default[@specialChar(85)|133]] button. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  2143. [w2h_b0|[@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  2144. ]]
  2145. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2146. .end-topic
  2147.  
  2148. ; Topic SettingUptheInternetServiceforaUser
  2149. ;
  2150. .topic SettingUptheInternetServiceforaUser
  2151. .OutputFile SettingUptheInternetServiceforaUser.htm
  2152. .title Setting Up the Internet Service for a User
  2153. .lineKeyword Setting Up the Internet Service for a User:
  2154. .lineKeyword Mail Services:
  2155. .lineKeyword Mail Services:Internet service:
  2156. .list l_SECTION_
  2157. .contentTitle off
  2158. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2159. [@bheading_4|]     Setting Up the Internet Service for a User
  2160. .par
  2161. [@aheading_4|]Prior to setting up the Internet service for a specific user, the service must be setup for the workgroup. For more information on this, see 
  2162. [@ConfiguringtheInternetMailservice|Configuring the Internet Mail service ]. Before a user can send and receive Internet mail, the mail service must also be activated for that particular user. This 
  2163. can be done from the user's property sheet. Bring up the User property sheet by clicking the right mouse button on the relevant user in the right hand list and selecting 
  2164. [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133] ]from the context sensitive menu. Select the Services tab.
  2165. .endpar
  2166. .par
  2167. All installed mail services are shown in the [w2h_b1|Services] list. There is a check box to the left of each service. Checking one of the check boxes will activate the associated service for the 
  2168. user. Check the check box to the left of the Internet service and press the[w2h_b1| Settings[@specialChar(85)|133]] button. The mail service's User Settings dialog box will be displayed.
  2169. .endpar
  2170. [w2h_b1|Address Page 
  2171. [w2h_b0|The settings in the Address page determine the user's e-mail address. An e-mail address is of the following form:
  2172. [w2h_b1|mailbox@workgroupaddress.com]
  2173. .par
  2174. The Internet service lets you specify one or more addresses for the workgroup. The address page in the User Settings dialog box lets you select one of these addresses along with a mailbox name in 
  2175. order to fully specify the user's e-mail address. 
  2176. .endpar
  2177. [@g_QUIC0013.BMP|] 
  2178. For example, your workgroup may be configured with the following addresses:
  2179. company.com
  2180. company.org
  2181. mycompany.provider.com
  2182. If you specified 'john' as the mailbox name for the user, then mail coming to the following addresses would be delivered to the user:
  2183. john@company.com
  2184. john@company.org
  2185. john@mycompany.provider.com
  2186. .par
  2187. Selecting a workgroup address in the Address page determines the sender address of all messages sent by this user. Although the user will receive mail addressed to any of the three addresses above, 
  2188. he may wish to be addressed as [w2h_b1|john@company.com] in which case [w2h_b1|company.com] should be selected from the [w2h_b1|Workgroup Address] drop down list.
  2189. .endpar
  2190. [w2h_b1|POP3 Page
  2191. .par
  2192. [w2h_b0|The POP3 page lets you specify details of a POP3 account that is specific to this user. If your workgroup receives all of its mail via SMTP or via a multiple POP3 mailbox then this page must 
  2193. be left blank. However, if mail for this user is received via a single user POP3 account then you should specify the login name and password for the POP3 account.
  2194. .endpar
  2195. [@g_QUIC0015.BMP|]
  2196. For more information on POP3 and SMTP see [@POP3andSMTPCapabilities|POP3 and SMTP Capabilities].
  2197. [w2h_b1|Forwarding Page
  2198. .par
  2199. [w2h_b0|The forwarding page of the User Settings dialog box lets you configure mail redirection[w2h_i1| ]for this user. The redirection is handled by the mail ]]]]]][@GlossGatewaymachine|gateway machine]
  2200.  as soon as the message is received from the Internet.
  2201. .endpar
  2202. [@g_QUIC0017.BMP|]
  2203. You may choose between: 
  2204. [w2h_b0|[@specialChar(b7)|183]     No forwarding
  2205. [@specialChar(b7)|183]     Forwarding to a local user 
  2206. [@specialChar(b7)|183]     Forwarding to an e-mail address. 
  2207. .par
  2208. To forward to a local user, select the[w2h_b1| Forward To User] radio button and select the relevant user from the drop down list. To forward to an e-mail address, select the [w2h_b1|Forward To 
  2209. Address] radio button and enter the relevant e-mail address.
  2210. .endpar
  2211. Checking the [w2h_b1|Keep a Copy] check box ensures that the user gets a copy of the message before it is forwarded.
  2212. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2213. ]]
  2214. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2215. .end-topic
  2216.  
  2217. ; Topic SettingaUser_sDefaultMailAccess
  2218. ;
  2219. .topic SettingaUser_sDefaultMailAccess
  2220. .OutputFile SettingaUser_sDefaultMailAccess.htm
  2221. .title Setting a User's Default Mail Access
  2222. .lineKeyword Setting a User's Default Mail Access:
  2223. .list l_SECTION_
  2224. .contentTitle off
  2225. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2226. [@bheading_3|]     Setting a User's Default Mail Access
  2227. .par
  2228. [@aheading_3|]OfficeTalk may be configured such that any e-mail sent and received by a particular user may be seen by any other user as history items within Contact mode. By default, a user's e-mail 
  2229. may not be viewed by any other user. A user's e-mail may be made publicly available, by default, by selecting the [w2h_b1|Sent and received mail is publicly available to all users by default ]radio 
  2230. button in the E-mail Access page.
  2231. .endpar
  2232. [@g_QUIC1149.BMP|]
  2233. .par
  2234. If a user's e-mail is made publicly available by default, as described above, the user may still change this default option or may still mark individual messages as private. If you do not want to 
  2235. give users the ability to do this then uncheck the [w2h_b1|User may change default settings] check box.
  2236. .endpar
  2237. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2238. ]
  2239. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2240. .end-topic
  2241.  
  2242. ; Topic ArchivingUsers
  2243. ;
  2244. .topic ArchivingUsers
  2245. .OutputFile ArchivingUsers.htm
  2246. .title Archiving Users
  2247. .lineKeyword Archiving Users:
  2248. .lineKeyword Users:
  2249. .lineKeyword Users:archiving:
  2250. .list l_SECTION_
  2251. .contentTitle off
  2252. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2253. [@bheading_3|]     Archiving Users
  2254. .par
  2255. [@aheading_3|]If a user leaves your organisation and you wish to keep the user's diary and personal data but you no longer wish the user to be considered a member of the workgroup then, rather than 
  2256. deleting the user and losing data related to that user, OfficeTalk lets you archive the user. You may not view the diary of an archived user, nor may you mail, notify or assign tasks to the user. An 
  2257. archived user is only shown in Supervisor mode in the [w2h_b1|Archives] list. 
  2258. .endpar
  2259. [@g_QUIC0001.WMF|]
  2260. .par
  2261. To archive a user. Click the right mouse button on the relevant user and select [w2h_b1|Archive] from the context menu. The user will become unavailable to other members of the workgroup the next 
  2262. time they log on to OfficeTalk.
  2263. .endpar
  2264. .par
  2265. To un-archive a user, expand the [w2h_b1|Archives] item in the left hand list in Supervisor mode, and select [w2h_b1|Archived Users]. From the right hand window, click on the relevant user using the 
  2266. right mouse button and select [w2h_b1|Unarchive ]from the context menu.
  2267. .endpar
  2268. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  2269. ]
  2270. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2271. .end-topic
  2272.  
  2273. ; Topic AdministeringResources
  2274. ;
  2275. .topic AdministeringResources
  2276. .OutputFile AdministeringResources.htm
  2277. .title Administering Resources
  2278. .lineKeyword Administering Resources:
  2279. .lineKeyword Resources:
  2280. .list l_SECTION_
  2281. .contentTitle off
  2282. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2283. [@bheading_2|]     Administering Resources
  2284. .par
  2285. [@aheading_2|]Clicking on [w2h_b1|Resources] in the left hand list will display the currently defined resources in the right hand list. The table below describes the columns available to show in the 
  2286. right hand list.
  2287. .endpar
  2288. .table colSize 8 21 
  2289. [w2h_b1|Column
  2290. Description
  2291. [w2h_b0|[w2h_b1|[@g_HELP0006.BMP|]
  2292. ]If a {bmct help0007.bmp}marker appears in this column it signifies that the associated ]][@GlossResource|resource] is a [@GlossFixedresource|fixed resource].
  2293. [w2h_b0|Name
  2294. The name of the resource, e.g. 'Meeting Room 2'.
  2295. Last Edited[w2h_b1|
  2296. ]The time when this record was last edited.
  2297. Usual Location[w2h_b1|
  2298. ]If the resource is not fixed then this column specifies where the resource is usually kept.
  2299. Owner[w2h_b1|
  2300. ]The resource's owner. This user is asked when the resource is needed for meetings.
  2301. .end-table
  2302. [w2h_b1|More:
  2303. [w2h_b0|[@WhatisaResource_|What is a Resource?]
  2304. [@FixedResources|Fixed Resources]
  2305. [@ResourceOwners|Resource Owners]
  2306. [@ControllingAccesstoResources|Controlling Access to Resources]
  2307. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2308. ]]]]
  2309. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2310. .end-topic
  2311.  
  2312. ; Topic WhatisaResource_
  2313. ;
  2314. .topic WhatisaResource_
  2315. .OutputFile WhatisaResource_.htm
  2316. .title What is a Resource?
  2317. .lineKeyword What is a Resource?:
  2318. .list l_SECTION_
  2319. .contentTitle off
  2320. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2321. [@bheading_3|]     What is a Resource?
  2322. [@aheading_3|]A [@GlossResource|resource] is an object in a workgroup whose time may be booked by users in the organisation. Examples of a resource are:
  2323. [w2h_b1|          ][w2h_b1|[@specialChar(b7)|183]][w2h_b1|   A Meeting Room
  2324.           ][w2h_b1|[@specialChar(b7)|183]][w2h_b1|   A Pool Car
  2325.           ][w2h_b1|[@specialChar(b7)|183]][w2h_b1|   An Overhead Projector
  2326. .par
  2327. ]OfficeTalk will keep a separate diary for every resource that you define. There are two types of resources; fixed resources and non-fixed resources. A non-[@GlossFixedresource|fixed resource] may be 
  2328. moved. An example is an 'Overhead Projector' which may get moved between meeting rooms.
  2329. .endpar
  2330. [w2h_b0|[@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2331. ]]
  2332. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2333. .end-topic
  2334.  
  2335. ; Topic FixedResources
  2336. ;
  2337. .topic FixedResources
  2338. .OutputFile FixedResources.htm
  2339. .title Fixed Resources
  2340. .lineKeyword Fixed Resources:
  2341. .list l_SECTION_
  2342. .contentTitle off
  2343. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2344. [@bheading_3|]     Fixed Resources
  2345. .par
  2346. [@aheading_3|]A fixed [@GlossResource|resource] is a resource which has a permanent location and cannot be moved, for example a[w2h_i1| ']Meeting Room'. When scheduling meetings, OfficeTalk lets you 
  2347. choose a location at which to hold the meeting. If you have any fixed resources defined, OfficeTalk will let you select one as the venue for the meeting. 
  2348. .endpar
  2349. You can create a fixed resource in the following way:
  2350. .par
  2351. [w2h_b0|Bring up the Resource property sheet by clicking the right mouse button on the relevant resource in the right hand list and selecting [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]] from the context 
  2352. menu. The Details page of the Resource property sheet will be displayed.
  2353. .endpar
  2354. [@g_QUIC0019.BMP|]
  2355. Specify a name for the resource.
  2356. Select the [w2h_b1|Fixed] check box. Press [w2h_b1|OK].
  2357. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2358. ]]
  2359. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2360. .end-topic
  2361.  
  2362. ; Topic ResourceOwners
  2363. ;
  2364. .topic ResourceOwners
  2365. .OutputFile ResourceOwners.htm
  2366. .title Resource Owners
  2367. .lineKeyword Resource Owners:
  2368. .list l_SECTION_
  2369. .contentTitle off
  2370. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2371. [@bheading_3|]     Resource Owners
  2372. .par
  2373. [@aheading_3|]Any [@GlossResource|resource] may be assigned an owner. The owner of a resource is an OfficeTalk user who is responsible for the resource. If a particular resource, such as an overhead 
  2374. projector, is requested for a meeting, then, if the resource has an owner, the owner will be e-mailed, requesting confirmation that the resource may be reserved for the meeting.
  2375. .endpar
  2376. You can specify an owner for a resource in the following way:
  2377. .par
  2378. Bring up the Resource property sheet by clicking the right mouse button on the relevant resource in the right hand list and selecting [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]] from the context menu. The 
  2379. Details page will be displayed.
  2380. .endpar
  2381. From the [w2h_b1|Owner] drop down list, select an OfficeTalk user. Press [w2h_b1|OK].
  2382. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2383. ]
  2384. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2385. .end-topic
  2386.  
  2387. ; Topic ControllingAccesstoResources
  2388. ;
  2389. .topic ControllingAccesstoResources
  2390. .OutputFile ControllingAccesstoResources.htm
  2391. .title Controlling Access to Resources
  2392. .lineKeyword Controlling Access to Resources:
  2393. .lineKeyword Resources:
  2394. .lineKeyword Resources:controlling access to:
  2395. .list l_SECTION_
  2396. .contentTitle off
  2397. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2398. [@bheading_3|]     Controlling Access to Resources
  2399. .par
  2400. [@aheading_3|]Supervisor mode lets you control who has access to which [@GlossResource|resource]. If a user has been granted no access to a resource then that user will not be able to book the 
  2401. resource for meetings or even view the diary kept for the resource. A user with full access to a resource can book the resource for a meeting and view and even update the diary kept for the resource.
  2402. .endpar
  2403. You can grant access to a particular resource in the following way:
  2404. .par
  2405. Bring up the Resource property sheet by clicking the right mouse button on the relevant resource in the right hand list and selecting [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]] from the context menu. Select 
  2406. the Access page.
  2407. .endpar
  2408. .par
  2409. Specify whether this is a private, personal or public resource by selecting the appropriate radio button. If you select [w2h_b1|Personal] then other users' access to this resource will depend on 
  2410. their [@GlossGeneralaccess|general access] to the owner of the resource.
  2411. .endpar
  2412. If you wish to grant access to the resource regardless of users' access to the owner, then select the [w2h_b1|Custom] radio button and press the [w2h_b1|Custom Access[@specialChar(85)|133] ]button. 
  2413. .par
  2414. The Custom Access property sheet will be shown. The Item Access page lets you specify access of each [@GlossSecurityprofile|security profile] to the resource. Select the security profile(s) whose 
  2415. access to the resource you wish to change.
  2416. .endpar
  2417. [@g_QUIC0021.BMP|]
  2418. .par
  2419. Specify the access to the resource by checking the appropriate radio button. The settings will take place when you press [w2h_b1|OK] on the property sheet. The access of all local and remote users 
  2420. that have been assigned the selected security profile(s) will change to the new settings.
  2421. .endpar
  2422. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  2423. ]
  2424. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2425. .end-topic
  2426.  
  2427. ; Topic AdministeringGroups
  2428. ;
  2429. .topic AdministeringGroups
  2430. .OutputFile AdministeringGroups.htm
  2431. .title Administering Groups
  2432. .lineKeyword Administering Groups:
  2433. .lineKeyword Groups:
  2434. .list l_SECTION_
  2435. .contentTitle off
  2436. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2437. [@bheading_2|]     Administering Groups
  2438. .par
  2439. [@aheading_2|]Clicking on [w2h_b1|Groups] in the left hand list will display the currently defined groups in the right hand list. The table below describes the columns available to show in the right 
  2440. hand list.
  2441. .endpar
  2442. .table colSize 8 21 
  2443. [w2h_b1|Column
  2444. Description
  2445. [w2h_b0|Name
  2446. The name of the ]][@GlossGroup|group], e.g. 'Sales Team'.
  2447. Last Edited[w2h_b1|
  2448. ]The time when this record was last edited.
  2449. Owner[w2h_b1|
  2450. ]The [@GlossResource|resource]'s owner. This person is asked when the resource is needed for meetings.
  2451. .end-table
  2452. [w2h_b1|More:
  2453. [w2h_b0|[@WhatisaGroup_1|What is a Group?]
  2454. [@AddingaGroup1|Adding a Group]
  2455. [@SubGroups|Sub Groups]
  2456. [@DefiningtheSecurityProfileforaGroupofUsers|Defining the Security Profile for a Group of Users]
  2457. [@ControllingAccesstoaGroup|Controlling Access to a Group]
  2458. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2459. ]]]
  2460. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2461. .end-topic
  2462.  
  2463. ; Topic WhatisaGroup_1
  2464. ;
  2465. .topic WhatisaGroup_1
  2466. .OutputFile WhatisaGroup_1.htm
  2467. .title Supervisor Mode - Administering Groups - What is a Group?
  2468. .lineKeyword What is a Group?:
  2469. .list l_SECTION_
  2470. .contentTitle off
  2471. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2472. [@bheading_3|]     What is a Group?
  2473. .par
  2474. [@aheading_3|]A [@GlossGroup|group] is a set of local users and resources.  The purpose of a group is to provide an easy way to perform certain actions with the same grouping of users and resources. 
  2475. For example, you may wish to e-mail every member of your sales team with their monthly sales results. Rather than selecting each user individually, you can simply e-mail the 'Sales Team' group 
  2476. instead. Also, once you have defined a group, you may view the diaries of each member of the group, side by side, from [@PrintingTheWeeklyAppointmentsView|Group mode].
  2477. .endpar
  2478. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2479. ]
  2480. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2481. .end-topic
  2482.  
  2483. ; Topic AddingaGroup1
  2484. ;
  2485. .topic AddingaGroup1
  2486. .OutputFile AddingaGroup1.htm
  2487. .title Supervisor Mode - Administering Groups - Adding a Group
  2488. .lineKeyword Adding a Group:
  2489. .lineKeyword Groups:
  2490. .lineKeyword Groups:adding:
  2491. .list l_SECTION_
  2492. .contentTitle off
  2493. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2494. [@bheading_3|]     Adding a Group
  2495. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you add a [@GlossGroup|group] from both Group mode and Supervisor mode. You can add a group from Supervisor mode in the following way:
  2496. .par
  2497. Having selected [w2h_b1|Groups] from the left hand list, click the right mouse button anywhere in the right hand list and select [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] from the context menu. The Group 
  2498. property sheet will appear, showing the Details page.
  2499. .endpar
  2500. [@g_QUIC0022.BMP|]
  2501. Specify a name for the group, for example, 'Sales Team'.
  2502. .par
  2503. Click the Members tab. The Members page contains two lists. The left hand list shows a list of all users and resources which do [w2h_i1|not] belong to the group and the right hand list shows all the 
  2504. members of the group. Choose the required group members from the left hand list and press the [w2h_b1|Add] button.
  2505. .endpar
  2506. [@g_QUIC0024.BMP|]
  2507. Press [w2h_b1|OK] on the Group property sheet to save your changes.
  2508. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2509. ]
  2510. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2511. .end-topic
  2512.  
  2513. ; Topic SubGroups
  2514. ;
  2515. .topic SubGroups
  2516. .OutputFile SubGroups.htm
  2517. .title Sub Groups
  2518. .lineKeyword Sub Groups:
  2519. .lineKeyword Groups:
  2520. .lineKeyword Groups:sub-groups:
  2521. .lineKeyword Groups:adding:
  2522. .list l_SECTION_
  2523. .contentTitle off
  2524. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2525. [@bheading_3|]     Sub Groups
  2526. .par
  2527. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you define sub groups. A sub [@GlossGroup|group] may contain only users and resources that are members of the parent group. This enables you to structure the groups in 
  2528. any way you like. For example, your sales team may be split such that half your sales team sells to the United States and the other half sells to the rest of the world and you may wish to reflect 
  2529. this in the OfficeTalk workgroup. You would do this by adding two sub groups: 'United States Team' and 'Rest Of World Team' to your 'Sales Team' group.
  2530. .endpar
  2531. You can add a sub group in the following way:
  2532. In the left hand list in Supervisor mode, press the {bmct help0008.bmp} button next to the [w2h_b1|Groups] entry. This will display a list of the groups already defined in your workgroup.
  2533. From the left hand list, select the group to which you wish to add the sub group.
  2534. .par
  2535. Click the right mouse button anywhere in the right hand list and select [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] from the context menu. Now add the group as described in the section [@AddingaGroup1|Adding a Group]
  2536. .
  2537. .endpar
  2538. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2539. ]
  2540. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2541. .end-topic
  2542.  
  2543. ; Topic DefiningtheSecurityProfileforaGroupofUsers
  2544. ;
  2545. .topic DefiningtheSecurityProfileforaGroupofUsers
  2546. .OutputFile DefiningtheSecurityProfileforaGroupofUsers.htm
  2547. .title Defining the Security Profile for a Group of Users
  2548. .lineKeyword Defining the Security Profile for a Group of Users:
  2549. .lineKeyword Groups:
  2550. .lineKeyword Groups:security profiles:
  2551. .list l_SECTION_
  2552. .contentTitle off
  2553. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2554. [@bheading_3|]     Defining the Security Profile for a Group of Users
  2555. .par
  2556. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you assign a [@GlossSecurityprofile|security profile] to all the users belonging to a particular [@GlossGroup|group]. The alternative is to assign the security profile 
  2557. to each user individually which, for large workgroups, may be undesirable. You can make this group assignment by selecting [w2h_b1|Groups] in the left hand list in Supervisor mode and the right 
  2558. clicking on the relevant group in the right hand list and selecting [w2h_b1|Set security profile] from the context menu. A Security Profile dialog box is displayed, allowing you to select the 
  2559. appropriate security profile from a drop down list. Press [w2h_b1|OK ]to perform the group assignment.
  2560. .endpar
  2561. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2562. ]
  2563. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2564. .end-topic
  2565.  
  2566. ; Topic ControllingAccesstoaGroup
  2567. ;
  2568. .topic ControllingAccesstoaGroup
  2569. .OutputFile ControllingAccesstoaGroup.htm
  2570. .title Controlling Access to a Group
  2571. .lineKeyword Controlling Access to a Group:
  2572. .lineKeyword Groups:
  2573. .lineKeyword Groups:controlling access to:
  2574. .list l_SECTION_
  2575. .contentTitle off
  2576. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2577. [@bheading_3|]     Controlling Access to a Group
  2578. .par
  2579. [@aheading_3|]Supervisor mode lets you control who has access to which [@GlossGroup|group]. The reasons for providing security on groups are several. One reason, for example, would be if you wanted 
  2580. to allow users to use groups as mailing lists but you did not want unauthorised users to change the members of the mailing list. In this circumstance you would grant read access only to most users.
  2581. .endpar
  2582. You can grant access to a particular group in the following way:
  2583. .par
  2584. Bring up the Group property sheet by clicking the right mouse button on the relevant group in the right hand list and selecting [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]] from the context menu. Select the 
  2585. Access page.
  2586. .endpar
  2587. .par
  2588. Specify whether this is a private, personal or public group by selecting the appropriate radio button. If you select [w2h_b1|Private] then only the owner of the group will have access to the group. 
  2589. If you select [w2h_b1|Personal] then other users' access to this group and the contents of the group will depend on their [@GlossGeneralaccess|general access] to the owner of the group. If you select 
  2590. [w2h_b1|Public], then all users will have full access to the group and its contents.
  2591. .endpar
  2592. [@g_QUIC0026.BMP|]
  2593. If you wish to grant access to the group regardless of users' access to the owner, then select the [w2h_b1|Custom] radio button and press the [w2h_b1|Custom Access[@specialChar(85)|133] ]button. 
  2594. [@g_QUIC0028.BMP|]
  2595. .par
  2596. The Custom Access property sheet will be shown. This property sheet provides two pages; the Item Access page and the Contents Access page. The Item Access page lets you specify access of each 
  2597. [@GlossSecurityprofile|security profile] to the group. For example, if a user is given edit access, using the Item Access page, then, in the case of a group, they may edit the group's name. If they 
  2598. are given delete access, using the Item Access page, then, they may delete the group. The Contents Access page lets you specify access of each security profile to the members of the group. For 
  2599. example, if a user is given change access, using the Contents Access page, then the user may add or remove users from the group. 
  2600. .endpar
  2601. .par
  2602. For each page, select the security profile(s) whose access you wish to change. Specify the required access by checking the appropriate radio button. The settings will take place when you press 
  2603. [w2h_b1|OK] on the property sheet. The access of all local and remote users that have been assigned the selected security profile(s) will change to the new settings.
  2604. .endpar
  2605. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  2606. ]
  2607. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2608. .end-topic
  2609.  
  2610. ; Topic AdministeringPlanners
  2611. ;
  2612. .topic AdministeringPlanners
  2613. .OutputFile AdministeringPlanners.htm
  2614. .title Administering Planners
  2615. .lineKeyword Administering Planners:
  2616. .lineKeyword Planners:
  2617. .list l_SECTION_
  2618. .contentTitle off
  2619. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2620. [@bheading_2|]     Administering Planners
  2621. .par
  2622. [@aheading_2|]Clicking on [w2h_b1|Planners] in the left hand list will display the currently defined planners in the right hand list. The table below describes the columns available to be shown in 
  2623. the right hand list.
  2624. .endpar
  2625. .table colSize 7 22 
  2626. [w2h_b1|Column
  2627. Description
  2628. [w2h_b0|Name
  2629. The name of the ]][@GlossPlanner|planner], e.g. 'Holiday Planner'.
  2630. Last Edited[w2h_b1|
  2631. ]The time when this record was last edited.
  2632. Owner[w2h_b1|
  2633. ]The planner's owner. 
  2634. .end-table
  2635. [w2h_b1|More:
  2636. [w2h_b0|[@WhatisaPlanner_|What is a Planner?]
  2637. [@AddingaPlanner|Adding a Planner]
  2638. [@ControllingAccesstoaPlanner|Controlling Access to a Planner]
  2639. [@PlannerFolders|Planner Folders]
  2640. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2641. ]]]
  2642. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2643. .end-topic
  2644.  
  2645. ; Topic WhatisaPlanner_
  2646. ;
  2647. .topic WhatisaPlanner_
  2648. .OutputFile WhatisaPlanner_.htm
  2649. .title What is a Planner?
  2650. .lineKeyword What is a Planner?:
  2651. .list l_SECTION_
  2652. .contentTitle off
  2653. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2654. [@bheading_3|]     What is a Planner?
  2655. [@aheading_3|]A [@GlossPlanner|planner] is a record of long-term activity where the smallest unit of time is one day. A good example of a planner is a holiday planner. 
  2656. A planner consists of a set of keys, each representing a different kind of activity. A key may be selected and used to add bookings to the planner.
  2657. .par
  2658. For example, a holiday planner may consist of a set of keys, that each represent a different user. To represent a particular user's holiday, select the key representing that user and then draw the 
  2659. booking onto the planner. For more information, see [@Overview4|Overview].
  2660. .endpar
  2661. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2662. ]
  2663. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2664. .end-topic
  2665.  
  2666. ; Topic AddingaPlanner
  2667. ;
  2668. .topic AddingaPlanner
  2669. .OutputFile AddingaPlanner.htm
  2670. .title Adding a Planner
  2671. .lineKeyword Adding a Planner:
  2672. .lineKeyword Planners:
  2673. .lineKeyword Planners:adding:
  2674. .list l_SECTION_
  2675. .contentTitle off
  2676. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2677. [@bheading_3|]     Adding a Planner
  2678. [@aheading_3|]You can add a new [@GlossPlanner|planner] in the following way:
  2679. .par
  2680. Select [w2h_b1|Planners] from the left hand list and then click the right mouse button anywhere in the right hand window. Select [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] from the context menu. The Planner 
  2681. property sheet will be displayed.
  2682. .endpar
  2683. Specify a name for the planner, e.g. 'Holidays' and press [w2h_b1|OK].
  2684. [@g_QUIC0030.BMP|]
  2685. For more information on planners see [@Overview4|Overview].
  2686. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2687. ]
  2688. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2689. .end-topic
  2690.  
  2691. ; Topic ControllingAccesstoaPlanner
  2692. ;
  2693. .topic ControllingAccesstoaPlanner
  2694. .OutputFile ControllingAccesstoaPlanner.htm
  2695. .title Controlling Access to a Planner
  2696. .lineKeyword Controlling Access to a Planner:
  2697. .lineKeyword Planners:
  2698. .lineKeyword Planners:controlling access to:
  2699. .list l_SECTION_
  2700. .contentTitle off
  2701. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2702. [@bheading_3|]     Controlling Access to a Planner
  2703. .par
  2704. [@aheading_3|]Supervisor mode lets you control who has access to a particular [@GlossPlanner|planner]. If a user is given full access to a planner then the user may edit the planner's name and even 
  2705. delete the planner. If the user is given full access to the planner's contents then the user is free to add, edit and delete planner keys and bookings held within the planner. 
  2706. .endpar
  2707. You can grant access to a particular planner in the following way:
  2708. .par
  2709. Bring up the Planner property sheet by clicking the right mouse button on the relevant planner in the right hand list in Supervisor mode and selecting [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]] from the 
  2710. context menu. Select the Access page.
  2711. .endpar
  2712. .par
  2713. Specify whether this is a private, personal or public planner by selecting the appropriate radio button. If you select [w2h_b1|Private] then only the owner of the planner will have access to the 
  2714. planner. If you select [w2h_b1|Personal] then other users' access to this planner and the contents of the planner will depend on their [@GlossGeneralaccess|general access] to the owner of the 
  2715. planner. If you select [w2h_b1|Public], then all users will have full access to the planner and its contents.
  2716. .endpar
  2717. [@g_QUIC0032.BMP|]
  2718. If you wish to grant access to the planner regardless of users' access to the owner, then select the [w2h_b1|Custom] radio button and press the [w2h_b1|Custom Access[@specialChar(85)|133] ]button. 
  2719. [@g_QUIC0034.BMP|]
  2720. .par
  2721. The Custom Access property sheet is shown. This property sheet provides two pages; the Item Access page and the Contents Access page. The Item Access page lets you specify access of each 
  2722. [@GlossSecurityprofile|security profile] to the planner. For example, if a user is given edit access, using the Item Access page, then, in the case of a planner, they may edit  the planner's name. If 
  2723. they are given delete access, using the Item Access page, then they may delete the planner. The Contents Access page lets you specify the access of each security profile to the planner keys and 
  2724. planner bookings held within the planner. For example, if a user is given delete access, using the Contents Access page, then the user may add, edit and delete planner keys and planner bookings held 
  2725. within the planner. 
  2726. .endpar
  2727. .par
  2728. For both the Item Access page and the Contents Access page in turn, select the security profile(s) whose access you wish to change to the planner and the planner's contents, respectively. Specify the 
  2729. access to the planner by checking the appropriate radio button. The settings will take place when you press [w2h_b1|OK] on the property sheet. The access of all members of the selected security 
  2730. profile(s) will change to the new settings.
  2731. .endpar
  2732. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2733. ]
  2734. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2735. .end-topic
  2736.  
  2737. ; Topic PlannerFolders
  2738. ;
  2739. .topic PlannerFolders
  2740. .OutputFile PlannerFolders.htm
  2741. .title Planner Folders
  2742. .lineKeyword Planner Folders:
  2743. .lineKeyword Planners:
  2744. .lineKeyword Planners:planner folders:
  2745. .list l_SECTION_
  2746. .contentTitle off
  2747. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2748. [@bheading_3|]     Planner Folders
  2749. .par
  2750. [@aheading_3|][@GlossPlanner|Planner] folders are used to structure your list of planners. For example, you may wish to keep separately the sales team's planners from the marketing team's planners. 
  2751. Planner folders may contain planners and other planner folders. OfficeTalk lets you add planner folders from both Planner mode and Supervisor mode. You can add a planner folder from Supervisor mode 
  2752. in the following way:
  2753. .endpar
  2754. .par
  2755. [@specialChar(b7)|183]     From Supervisor mode, select [w2h_b1|Planners] in the left hand list using the right mouse button and select [w2h_b1|New Planner Folder[@specialChar(85)|133]] from the context 
  2756. menu. A Planner Folder property sheet is displayed.
  2757. .endpar
  2758. [@g_QUIC0036.BMP|]
  2759. You can add a planner to a planner folder from Supervisor mode by dragging the planner from the right hand list and dropping it onto the relevant planner folder in either the right or left hand list.
  2760. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  2761. ]
  2762. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2763. .end-topic
  2764.  
  2765. ; Topic AdministeringProjects
  2766. ;
  2767. .topic AdministeringProjects
  2768. .OutputFile AdministeringProjects.htm
  2769. .title Administering Projects
  2770. .lineKeyword Administering Projects:
  2771. .lineKeyword Projects:
  2772. .list l_SECTION_
  2773. .contentTitle off
  2774. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2775. [@bheading_2|]     Administering Projects
  2776. .par
  2777. [@aheading_2|]Clicking on [w2h_b1|Projects] in the left hand list will display the currently defined projects in the right hand list. The table below describes the columns available to be shown in 
  2778. the right hand list.
  2779. .endpar
  2780. .table colSize 7 22 
  2781. [w2h_b1|Column
  2782. Description
  2783. [w2h_b0|Name
  2784. The name of the ]][@GlossProject|project], e.g. 'Work Plan'.
  2785. Last Edited[w2h_b1|
  2786. ]The time when this record was last edited.
  2787. Owner[w2h_b1|
  2788. ]The project's owner. 
  2789. .end-table
  2790. [w2h_b1|More:
  2791. [w2h_b0|[@WhatisaProject_|What is a Project?]
  2792. [@AddingaProject|Adding a Project]
  2793. [@ControllingAccesstoaProject|Controlling Access to a Project]
  2794. [@ProjectFolders1|Project Folders]
  2795. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2796. ]]]
  2797. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2798. .end-topic
  2799.  
  2800. ; Topic WhatisaProject_
  2801. ;
  2802. .topic WhatisaProject_
  2803. .OutputFile WhatisaProject_.htm
  2804. .title What is a Project?
  2805. .lineKeyword What is a Project?:
  2806. .list l_SECTION_
  2807. .contentTitle off
  2808. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2809. [@bheading_3|]     What is a Project?
  2810. .par
  2811. [@aheading_3|]A [@GlossProject|project] is a structured list of tasks that may be individually given a planned start time and a planned duration. Project mode represents a project as a list of tasks 
  2812. and an associated bar chart of planned activity. For more information see [@Overview3|Overview].
  2813. .endpar
  2814. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2815. ]
  2816. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2817. .end-topic
  2818.  
  2819. ; Topic AddingaProject
  2820. ;
  2821. .topic AddingaProject
  2822. .OutputFile AddingaProject.htm
  2823. .title Adding a Project
  2824. .lineKeyword Adding a Project:
  2825. .lineKeyword Projects:
  2826. .lineKeyword Projects:adding:
  2827. .list l_SECTION_
  2828. .contentTitle off
  2829. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2830. [@bheading_3|]     Adding a Project
  2831. [@aheading_3|]You can add a new [@GlossProject|project] in the following way:
  2832. .par
  2833. Select [w2h_b1|Projects] from the left hand list and then click the right mouse button anywhere in the right hand list. Select [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] from the context menu. The Project 
  2834. property sheet will appear.
  2835. .endpar
  2836. [@g_QUIC0038.BMP|]
  2837. Specify a name for the project, e.g. 'Development Plan' and press [w2h_b1|OK].
  2838. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2839. ]
  2840. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2841. .end-topic
  2842.  
  2843. ; Topic ControllingAccesstoaProject
  2844. ;
  2845. .topic ControllingAccesstoaProject
  2846. .OutputFile ControllingAccesstoaProject.htm
  2847. .title Controlling Access to a Project
  2848. .lineKeyword Controlling Access to a Project:
  2849. .lineKeyword Projects:
  2850. .lineKeyword Projects:controlling access to:
  2851. .list l_SECTION_
  2852. .contentTitle off
  2853. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2854. [@bheading_3|]     Controlling Access to a Project
  2855. .par
  2856. [@aheading_3|]Supervisor mode lets you control who has access to a particular [@GlossProject|project]. If a user is given full access to a project then the user may edit the project's name and even 
  2857. delete the project. If the user is given full access to the project's contents then the user is free to add, edit and delete project tasks held within the project. 
  2858. .endpar
  2859. You can grant access to a particular project in the following way:
  2860. .par
  2861. Bring up the Project property sheet by clicking the right mouse button on the relevant project in the right hand list in Supervisor mode and selecting [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]] from the 
  2862. context menu. Select the Access page.
  2863. .endpar
  2864. .par
  2865. Specify whether this is a private, personal or public project by selecting the appropriate radio button. If you select [w2h_b1|Private] then only the owner of the project will have access to the 
  2866. project. If you select [w2h_b1|Personal] then other users' access to this project and the contents of the project will depend on their [@GlossGeneralaccess|general access] to the owner of the 
  2867. project. If you select [w2h_b1|Public], then all users will have full access to the project and its contents.
  2868. .endpar
  2869. [@g_QUIC0040.BMP|]
  2870. If you wish to grant access to the project regardless of users' access to the owner, then select the [w2h_b1|Custom] radio button and press the [w2h_b1|Custom Access[@specialChar(85)|133] ]button. 
  2871. [@g_QUIC0042.BMP|]
  2872. .par
  2873. The Custom Access dialog box will be shown. This dialog box provides two pages; the Item Access page and the Contents Access page. The Item Access page lets you specify access of each 
  2874. [@GlossSecurityprofile|security profile] to the project. For example, if a user is given edit access, using the Item Access page, then, in the case of a project, they may edit  the project's name. If 
  2875. they are given delete access using the Item Access page, then they may delete the project. The Contents Access page lets you specify access of each security profile to the project tasks held within 
  2876. the project. For example, if a user is given delete access using the Contents Access page, then the user may add, edit and delete project tasks held within the project. 
  2877. .endpar
  2878. .par
  2879. For each page, select the security profile(s) whose access you wish to affect. Specify the access to the project by checking the appropriate radio button. The settings will take place when you press 
  2880. [w2h_b1|OK] on the property sheet. The access of all members of the selected security profile(s) will change to the new settings.
  2881. .endpar
  2882. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2883. ]
  2884. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2885. .end-topic
  2886.  
  2887. ; Topic ProjectFolders1
  2888. ;
  2889. .topic ProjectFolders1
  2890. .OutputFile ProjectFolders1.htm
  2891. .title Supervisor Mode - Administering Projects - Project Folders
  2892. .lineKeyword Project Folders:
  2893. .lineKeyword Projects:
  2894. .lineKeyword Projects:project folders:
  2895. .list l_SECTION_
  2896. .contentTitle off
  2897. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2898. [@bheading_3|]     Project Folders
  2899. .par
  2900. [@aheading_3|][@GlossProject|Project] folders are used to structure your list of projects. For example, you may wish to keep separately operational projects from the strategic projects. Project 
  2901. folders may contain projects and other project folders. OfficeTalk lets you add project folders from both Project mode and Supervisor mode. You can add a project folder in the following way:
  2902. .endpar
  2903. .par
  2904. [@specialChar(b7)|183]     From Supervisor mode, select [w2h_b1|Projects] in the left hand list using the right mouse button and select [w2h_b1|New Project Folder[@specialChar(85)|133]] from the context 
  2905. menu. A Project Folder property sheet will appear.
  2906. .endpar
  2907. [@g_QUIC0044.BMP|]
  2908. You can add a project to a project folder from Supervisor mode by dragging the project from the right hand list and dropping it onto the relevant project folder in either the right or left hand list.
  2909. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  2910. ]
  2911. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2912. .end-topic
  2913.  
  2914. ; Topic AdministeringRemoteWorkgroups
  2915. ;
  2916. .topic AdministeringRemoteWorkgroups
  2917. .OutputFile AdministeringRemoteWorkgroups.htm
  2918. .title Administering Remote Workgroups
  2919. .lineKeyword Administering Remote Workgroups:
  2920. .lineKeyword Remote Workgroups:
  2921. .list l_SECTION_
  2922. .contentTitle off
  2923. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2924. [@bheading_2|]     Administering Remote Workgroups
  2925. .par
  2926. [@aheading_2|]From within Supervisor mode you can administer the creation, connection and replication of remote workgroups. To view the list of any remote workgroups defined in your workgroup, click 
  2927. on [w2h_b1|Remote Workgroups] in the left hand list.
  2928. .endpar
  2929. [w2h_b1|More:
  2930. [w2h_b0|[@WhatisaRemoteWorkgroup_|What is a Remote Workgroup?]
  2931. [@ReferencingAnotherWorkgroup|Referencing Another Workgroup]
  2932. [@ControllingtheAccessofRemoteWorkgroupstoyourData|Controlling the Access of Remote Workgroups to your Data]
  2933. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2934. ]]]
  2935. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2936. .end-topic
  2937.  
  2938. ; Topic WhatisaRemoteWorkgroup_
  2939. ;
  2940. .topic WhatisaRemoteWorkgroup_
  2941. .OutputFile WhatisaRemoteWorkgroup_.htm
  2942. .title What is a Remote Workgroup?
  2943. .lineKeyword What is a Remote Workgroup?:
  2944. .list l_SECTION_
  2945. .contentTitle off
  2946. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2947. [@bheading_3|]     What is a Remote Workgroup?
  2948. .par
  2949. [@aheading_3|]A remote workgroup is another OfficeTalk workgroup that you have referenced from your workgroup. Once you have referenced a remote workgroup, OfficeTalk lets you connect to that 
  2950. workgroup and, provided that you have sufficient access, lets you view the workgroup data directly or replicate the data locally.
  2951. .endpar
  2952. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2953. ]
  2954. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2955. .end-topic
  2956.  
  2957. ; Topic ReferencingAnotherWorkgroup
  2958. ;
  2959. .topic ReferencingAnotherWorkgroup
  2960. .OutputFile ReferencingAnotherWorkgroup.htm
  2961. .title Referencing Another Workgroup
  2962. .lineKeyword Referencing Another Workgroup:
  2963. .lineKeyword Remote Workgroups:
  2964. .lineKeyword Remote Workgroups:referencing:
  2965. .list l_SECTION_
  2966. .contentTitle off
  2967. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2968. [@bheading_3|]     Referencing Another Workgroup
  2969. .par
  2970. [@aheading_3|]To reference another workgroup, select [w2h_b1|Remote Workgroups] from the left hand list, click the right mouse button anywhere in the right hand window and select 
  2971. [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] from the context menu. This will display the Remote Workgroup wizard which will guide you through the process of connecting to another workgroup. For more 
  2972. information, see [@WhatIsRemoteWorkgrouping|What Is Remote Workgrouping].  
  2973. .endpar
  2974. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  2975. ]
  2976. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  2977. .end-topic
  2978.  
  2979. ; Topic ControllingtheAccessofRemoteWorkgroupstoyourData
  2980. ;
  2981. .topic ControllingtheAccessofRemoteWorkgroupstoyourData
  2982. .OutputFile ControllingtheAccessofRemoteWorkgroupstoyourData.htm
  2983. .title Controlling the Access of Remote Workgroups to your Data
  2984. .lineKeyword Controlling the Access of Remote Workgroups to your Data:
  2985. .lineKeyword Remote Workgroups:
  2986. .lineKeyword Remote Workgroups:controlling their access to your data:
  2987. .lineKeyword Security Profiles:
  2988. .list l_SECTION_
  2989. .contentTitle off
  2990. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  2991. [@bheading_3|]     Controlling the Access of Remote Workgroups to your Data
  2992. [@aheading_3|]OfficeTalk provides three remote workgroup configurations:
  2993. Mirrored Workgroups
  2994. Direct Workgroups
  2995. Replica Workgroups
  2996. .par
  2997. The mirrored workgroup configuration ensures that users of each workgroup see each other as local users. This means that access rights of physically remote users may be specified in exactly the same 
  2998. way as local users. For more information, see [@AdministeringAccessRights|Administering Access Rights].
  2999. .endpar
  3000. .par
  3001. The direct and replica configurations keep remote users separately from local users. Defining the access of remote users to data in your workgroup is possible from within the Remote Workgroup 
  3002. property sheet. Double click on the relevant remote workgroup in the right hand list in Supervisor mode. The Remote Workgroup property sheet will be shown. Select the Access tab.
  3003. .endpar
  3004. [w2h_b1|Note:] The property sheet of mirrored remote workgroups does not contain an Access page.
  3005. [@g_QUIC0859.BMP|]
  3006. .par
  3007. Select the [@GlossSecurityprofile|security profile] that you wish to grant to all users of the remote workgroup. If there are specific users belonging to the remote workgroup to whom you wish to 
  3008. assign separate security profiles, then press the [w2h_b1|Remote User Access[@specialChar(85)|133]] button. This will display the Remote User Access Rights dialog box from which you can assign 
  3009. security profiles on an individual basis. For more information, see [@GrantingAccesstoRemoteWorkgroups|Granting Access to Remote Workgroups].
  3010. .endpar
  3011. [w2h_b0|[@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  3012. ]]
  3013. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3014. .end-topic
  3015.  
  3016. ; Topic AdministeringCustomData
  3017. ;
  3018. .topic AdministeringCustomData
  3019. .OutputFile AdministeringCustomData.htm
  3020. .title Administering Custom Data
  3021. .lineKeyword Administering Custom Data:
  3022. .lineKeyword Custom Data:
  3023. .list l_SECTION_
  3024. .contentTitle off
  3025. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3026. [@bheading_2|]     Administering Custom Data
  3027. [@aheading_2|][@CustomFields|Custom Fields]
  3028. [@CustomPropertySheets|Custom Property Sheets]
  3029. [@TheCustomFieldWizard|The Custom Field Wizard]
  3030. [@ControllingtheAccesstoCustomFields|Controlling the Access to Custom Fields]
  3031. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]]
  3032. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3033. .end-topic
  3034.  
  3035. ; Topic CustomFields
  3036. ;
  3037. .topic CustomFields
  3038. .OutputFile CustomFields.htm
  3039. .title Custom Fields
  3040. .lineKeyword Custom Fields:
  3041. .list l_SECTION_
  3042. .contentTitle off
  3043. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3044. [@bheading_3|]     Custom Fields
  3045. .par
  3046. [@aheading_3|]OfficeTalk provides the ability to completely customise the data that you store and display. You may add additional fields to most data types, such as tasks, projects, planners etc. and 
  3047. you can add data to these custom fields by making these custom fields available in the standard data entry property sheets. 
  3048. .endpar
  3049. .par
  3050. Since different users in your organisation will be interested in different data, OfficeTalk lets you provide different users with different data entry property sheets. The standard pages are always 
  3051. shown in any custom property sheet. Property sheets may only be extended to show additional pages which may contain both system and custom fields.
  3052. .endpar
  3053. .par
  3054. Within a list, OfficeTalk lets you view, sort, [@GlossGroup|group] and filter by any custom data field. Any custom data field added to your database becomes available as a column in the relevant 
  3055. [@GlossListwindows|list windows].
  3056. .endpar
  3057. Only a supervisor can customise the database in this way since changes made to the database will affect all users in the workgroup.
  3058. [w2h_b0|[w2h_b1|More:
  3059. [w2h_b0|[@WhatisaCustomField_|What is a Custom Field?]
  3060. [@CustomisableOfficeTalkDataTypes|Customisable OfficeTalk Data Types]
  3061. [@CustomFieldTypes|Custom Field Types]
  3062. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3063. ]]]]
  3064. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3065. .end-topic
  3066.  
  3067. ; Topic WhatisaCustomField_
  3068. ;
  3069. .topic WhatisaCustomField_
  3070. .OutputFile WhatisaCustomField_.htm
  3071. .title What is a Custom Field?
  3072. .lineKeyword What is a Custom Field?:
  3073. .list l_SECTION_
  3074. .contentTitle off
  3075. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3076. [@bheading_4|]     What is a Custom Field?
  3077. .par
  3078. [@aheading_4|]A custom field is a user definable property which may be stored against a particular data type. A custom field may be made available to the relevant data entry property sheet and to any 
  3079. relevant [@GlossListwindows|list windows].
  3080. .endpar
  3081. .par
  3082. For example, if you were to add a custom field, 'Job Number', to the task[w2h_i1| ]data type then you would be able to add job numbers to any task from within the task property sheet. Also, you would 
  3083. be able to view the job number of each task by displaying the 'Job Number' column in the task list in Diary mode.
  3084. .endpar
  3085. .par
  3086. Also, if you were to add a custom field, 'Birthday', to the contact data type then you would be able to record the birthdays for all contacts in OfficeTalk. You would be able to enter the birthdays 
  3087. from an additional property page in the Contact property sheet. You would be able to view the birthdays of a contact by adding the 'Birthday' column to the contact list in Directory view. 
  3088. Additionally, you would be able to add the 'Birthday' field to the Contact view.
  3089. .endpar
  3090. .par
  3091. Custom fields are also available from the search dialog boxes making it possible to include any custom field when performing both simple and advanced searching. Equally, custom fields are available 
  3092. from the print dialog boxes so that any data held in custom fields may be printed in just the same way as the system fields.
  3093. .endpar
  3094. [w2h_b0|[@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3095. ]]
  3096. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3097. .end-topic
  3098.  
  3099. ; Topic CustomisableOfficeTalkDataTypes
  3100. ;
  3101. .topic CustomisableOfficeTalkDataTypes
  3102. .OutputFile CustomisableOfficeTalkDataTypes.htm
  3103. .title Customisable OfficeTalk Data Types
  3104. .lineKeyword Customisable OfficeTalk Data Types:
  3105. .lineKeyword Custom Data:
  3106. .lineKeyword Custom Data:types:
  3107. .list l_SECTION_
  3108. .contentTitle off
  3109. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3110. [@bheading_4|]     Customisable OfficeTalk Data Types
  3111. [@aheading_4|]You can add custom fields to the following OfficeTalk data types:
  3112. Appointments
  3113. Companies
  3114. Contacts
  3115. Conversations
  3116. Meeting Members
  3117. Meetings
  3118. [@GlossPlanner|Planner] Bookings
  3119. Planner Keys
  3120. Planners
  3121. [@GlossProject|Project] Tasks
  3122. Projects
  3123. [@GlossResource|Resource] Bookings
  3124. Resources
  3125. Tasks
  3126. Users
  3127. [w2h_b0|[@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3128. ]]
  3129. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3130. .end-topic
  3131.  
  3132. ; Topic CustomFieldTypes
  3133. ;
  3134. .topic CustomFieldTypes
  3135. .OutputFile CustomFieldTypes.htm
  3136. .title Custom Field Types
  3137. .lineKeyword Custom Field Types:
  3138. .list l_SECTION_
  3139. .contentTitle off
  3140. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3141. [@bheading_4|]     Custom Field Types
  3142. [@aheading_4|]You may add custom fields of the following types:
  3143. .table colSize 6 23 
  3144. [w2h_b1|Type
  3145. Description
  3146. [w2h_b0|String
  3147. A standard text string. OfficeTalk lets you set a default for the string.
  3148. Number
  3149. An integer for which you may provide a default.
  3150. Real
  3151. A floating point number for which you may provide a default.
  3152. Yes/No
  3153. A Boolean which you may default to true or false.
  3154. Date
  3155. A date field which has a drop down calendar and a drop down list of friendly dates, such as 'Today', 'Tomorrow', 'Next Week' etc.
  3156. Time
  3157. A time field which you may default to either [w2h_i1|the current time] or a specified time.
  3158. Date/Time
  3159. A date and time field which is a combination of the Date and Time fields above.
  3160. Duration 
  3161. A duration field, specified in days, hours and minutes. E.g. 5d4h20m or 2h30m or 50m. You may provide a default duration for this field.
  3162. Currency 
  3163. A 2 decimal place real field with either a preceding or following currency symbol which you may specify. You may specify a default for this field.
  3164. Phone 
  3165. A standard text field which has a drop down list of country codes.
  3166. E-mail
  3167. .par
  3168. This field will accept e-mail addresses of the type Internet, MAPI or VIM. This field comes with a button to change the mail service used for mail sent to the entered address and a button for 
  3169. per-recipient settings particular to the mail service used. 
  3170. .endpar
  3171. Colour
  3172. This field is a drop down list of colours. You may choose a default colour for this field.
  3173. Link
  3174. This field is a link to any item of OfficeTalk data. For example, if added to the task data type, it would allow you to link a task to any contact. You may supply a default for this field.
  3175. Selection
  3176. .par
  3177. This field is a drop down list of user definable strings. For example you may add a 'Priority' field to an appointment and you may wish your users to choose from either 'High', 'Medium' or 'Low'. The 
  3178. selection type would let you do this. You may choose a default selection for this field.
  3179. .endpar
  3180. Web Address
  3181. .par
  3182. This field represents a World Wide Web (WWW) address. If shown in a property page, a button will also be displayed. Clicking the button will launch your default Web Viewer and will load the page 
  3183. specified in the field. You may specify a default for this field.
  3184. .endpar
  3185. .end-table
  3186. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  3187. ]]]
  3188. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3189. .end-topic
  3190.  
  3191. ; Topic CustomPropertySheets
  3192. ;
  3193. .topic CustomPropertySheets
  3194. .OutputFile CustomPropertySheets.htm
  3195. .title Custom Property Sheets
  3196. .lineKeyword Custom Property Sheets:
  3197. .lineKeyword Custom Data:
  3198. .lineKeyword Custom Data:custom property sheets:
  3199. .list l_SECTION_
  3200. .contentTitle off
  3201. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3202. [@bheading_3|]     Custom Property Sheets
  3203. .par
  3204. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you customise the property sheets used for data entry to include any custom fields that you add. You cannot change the standard pages of a property sheet, however you 
  3205. can add additional pages to which you can add any number of custom fields.
  3206. .endpar
  3207. [w2h_b1|More:
  3208. [w2h_b0|[@WhatisaCustomPropertySheet_|What is a Custom Property Sheet?]
  3209. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3210. ]]]
  3211. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3212. .end-topic
  3213.  
  3214. ; Topic WhatisaCustomPropertySheet_
  3215. ;
  3216. .topic WhatisaCustomPropertySheet_
  3217. .OutputFile WhatisaCustomPropertySheet_.htm
  3218. .title What is a Custom Property Sheet?
  3219. .lineKeyword What is a Custom Property Sheet?:
  3220. .lineKeyword Security Profiles:
  3221. .lineKeyword Security Profiles:custom property sheets:
  3222. .list l_SECTION_
  3223. .contentTitle off
  3224. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3225. [@bheading_4|]     What is a Custom Property Sheet?
  3226. .par
  3227. [@aheading_4|]A custom property sheet is an extension of a standard property sheet to which you may add additional pages. Each additional page may contain one or more standard or custom fields 
  3228. appropriate to that OfficeTalk data type. 
  3229. .endpar
  3230. .par
  3231. You may assign different property sheets to different OfficeTalk users. For example, you may wish to provide your sales team with one view onto the data held in your contact database and you may want 
  3232. your accounts team to have an entirely different view of that data. You can do this by creating separate custom property sheets. One of the property sheets could contain sales related data, such as 
  3233. 'Next Contact Date' and 'Interests'. The other property sheet could contain accounts related data such as 'Monthly payment date' and 'Customer Ref. No.'. 
  3234. .endpar
  3235. .par
  3236. OfficeTalk lets you assign the sales related property sheet to the users in the sales team and the accounts related property sheet to the users in the accounts team. Whenever any user from either 
  3237. team accesses the Contact property sheet, the additional relevant pages would be shown.
  3238. .endpar
  3239. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  3240. ]
  3241. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3242. .end-topic
  3243.  
  3244. ; Topic TheCustomFieldWizard
  3245. ;
  3246. .topic TheCustomFieldWizard
  3247. .OutputFile TheCustomFieldWizard.htm
  3248. .title The Custom Field Wizard
  3249. .lineKeyword The Custom Field Wizard:
  3250. .lineKeyword Custom Data:
  3251. .lineKeyword Custom Data:custom field wizard:
  3252. .lineKeyword Custom Data:types:
  3253. .list l_SECTION_
  3254. .contentTitle off
  3255. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3256. [@bheading_3|]     The Custom Field Wizard
  3257. .par
  3258. [@aheading_3|]OfficeTalk brings together the creation of custom fields and the customising of property sheets into a single process called the Custom Field wizard. Using the Custom Field wizard, you 
  3259. can add a new custom field, add a new tab to a new or existing property sheet and assign the property sheet to one or more users.
  3260. .endpar
  3261. You can add a new custom field using the Custom Field wizard in the following way:
  3262. From Supervisor mode, bring up the Custom Field wizard by selecting[w2h_b1| New/Custom Field[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|Edit] menu. The Custom Field wizard will appear.
  3263. [@g_QUIC0046.BMP|]
  3264. Specify a name for the new custom field. Press [w2h_b1|Next]. This is the name which will appear in the Column Chooser dialog of the associated list.
  3265. [@g_QUIC0048.BMP|]
  3266. .par
  3267. Choose the OfficeTalk data type that you wish to add the new custom field to. For example, if you choose [w2h_b1|Tasks], the custom field would be added to all existing and new tasks shown in Diary 
  3268. mode. You may choose from the list detailed in [@CustomisableOfficeTalkDataTypes|Customisable OfficeTalk Data Types]. Press [w2h_b1|Next].
  3269. .endpar
  3270. [@g_QUIC0050.BMP|]
  3271. .par
  3272. Choose the type of the custom field, e.g. [w2h_b1|String], [w2h_b1|Number], [w2h_b1|Yes/No] etc. You may choose from any of the custom types specified in the table detailed in 
  3273. [@CustomFieldTypes|Custom Field Types]
  3274. .endpar
  3275. .par
  3276. The next page shown depends upon which custom field type you chose. If you chose a currency type, the next page lets you choose the symbol used to represent the currency and lets you specify whether 
  3277. the symbol precedes or follows the value. If you chose a link type, the next page lets you specify which OfficeTalk data type to link to. If you chose the selection type, the next page lets you 
  3278. specify the list of string values which the field will contain in its drop down list.
  3279. .endpar
  3280. Unless you chose one of the date, date/time or phone field types, the next page lets you choose a default value for the field. 
  3281. .par
  3282. The next page lets you choose which property sheet the custom fields are added to. You have the choice of either adding the new field to an existing custom property sheet or creating a new custom 
  3283. property sheet. 
  3284. .endpar
  3285. [@g_QUIC0052.BMP|]
  3286. .par
  3287. If you wish to create a new property sheet then select the [w2h_b1|Add to New Sheet] radio button and supply a name for the property sheet. Press [w2h_b1|Next]. The next page lets you choose which 
  3288. page will contain the new custom field. If you elected to create a new property sheet then you must create a new page. If you selected an existing property sheet then you have the choice of either 
  3289. creating a new page or selecting an existing page.
  3290. .endpar
  3291. [@g_QUIC0861.BMP|]
  3292. .par
  3293. By default, if you leave the description field blank, the first field in the page will be positioned at the top of the page. If you add some descriptive text to the page then this text will appear at 
  3294. the top of the page and the first field will be moved down appropriately.
  3295. .endpar
  3296. .par
  3297. The next page lets you choose which security profiles will be assigned the custom property sheet. You may choose between making the property sheet the default for the entire workgroup, making it the 
  3298. default for certain security profiles, or doing neither.
  3299. .endpar
  3300. [@g_QUIC0863.BMP|]
  3301. .par
  3302. If you choose to assign it to specific security profiles then select the [w2h_b1|Default for some security profiles] radio button and press the [w2h_b1|Profiles[@specialChar(85)|133]] button. A 
  3303. Select Security Profiles dialog box is displayed letting you select the appropriate security profiles.
  3304. .endpar
  3305. .par
  3306. The next page summarises your decisions prior to the creation of the custom field. If you are happy with the summary, press the [w2h_b1|Finish] button. OfficeTalk will try to create the custom field. 
  3307. If OfficeTalk successfully creates the custom field, a message box will be displayed to inform you.
  3308. .endpar
  3309. [@g_QUIC0865.BMP|]
  3310. .par
  3311. If OfficeTalk fails to create the new custom field, then the most likely cause is that another user is logged on to OfficeTalk. Make sure that all users are logged off and try adding the field again 
  3312. by pressing the [w2h_b1|Retry] button.
  3313. .endpar
  3314. [@g_QUIC0866.BMP|]
  3315. Once the new custom field has been successfully added, it will be available in the relevant list, the print and search dialog boxes and the relevant property sheet.
  3316. [w2h_b1|More:
  3317. [w2h_b0|[@Adding_EditingandDeletingCustomFields|Adding, Editing and Deleting Custom Fields]
  3318. [@Adding_EditingandDeletingCustomPropertySheets|Adding, Editing and Deleting Custom Property Sheets]
  3319. [@AssigningCustomPropertySheetstoDifferentSecurityProfiles|Assigning Custom Property Sheets to Different Security Profiles]
  3320. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3321. ]]]
  3322. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3323. .end-topic
  3324.  
  3325. ; Topic Adding_EditingandDeletingCustomFields
  3326. ;
  3327. .topic Adding_EditingandDeletingCustomFields
  3328. .OutputFile Adding_EditingandDeletingCustomFields.htm
  3329. .title Adding, Editing and Deleting Custom Fields
  3330. .lineKeyword Adding, Editing and Deleting Custom Fields:
  3331. .list l_SECTION_
  3332. .contentTitle off
  3333. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3334. [@bheading_4|]     Adding, Editing and Deleting Custom Fields
  3335. .par
  3336. [@aheading_4|]You can add, edit and delete custom fields by selecting [w2h_b1|Custom Data] from the left hand list in Supervisor mode and double clicking on the relevant OfficeTalk data type in the 
  3337. right hand list. The Data Design dialog box is displayed. 
  3338. .endpar
  3339. .par
  3340. Select the Fields tab. To add a new custom field, press the [w2h_b1|Add[@specialChar(85)|133]] button. The Field dialog box is shown. Enter a name for the field and select the field type from the 
  3341. [w2h_b1|Type] drop down list.  You can specify default field values by clicking on the [w2h_b1|[@specialChar(85)|133]] button. Press [w2h_b1|OK] to add the custom field.
  3342. .endpar
  3343. [@g_QUIC0056.BMP|]
  3344. .par
  3345. You can edit an existing custom field by selecting the field from the Data Design dialog box and pressing the [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]] button. The corresponding Field dialog box is shown. 
  3346. You will not be able to change the custom field type, however, by clicking on the [w2h_b1|[@specialChar(85)|133]] button, you will be able to modify the default field values.
  3347. .endpar
  3348. .par
  3349. You can delete an existing custom field by selecting the field from the Data Design dialog box and pressing the [w2h_b1|Delete] button. You will be asked to confirm deletion of the custom field and 
  3350. warned that any data stored in the custom field in each record will be lost. Press [w2h_b1|Yes] to delete the custom field.
  3351. .endpar
  3352. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3353. ]
  3354. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3355. .end-topic
  3356.  
  3357. ; Topic Adding_EditingandDeletingCustomPropertySheets
  3358. ;
  3359. .topic Adding_EditingandDeletingCustomPropertySheets
  3360. .OutputFile Adding_EditingandDeletingCustomPropertySheets.htm
  3361. .title Adding, Editing and Deleting Custom Property Sheets
  3362. .lineKeyword Adding, Editing and Deleting Custom Property Sheets:
  3363. .lineKeyword Custom Data:
  3364. .lineKeyword Custom Data:custom property sheets:
  3365. .list l_SECTION_
  3366. .contentTitle off
  3367. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3368. [@bheading_4|]     Adding, Editing and Deleting Custom Property Sheets
  3369. .par
  3370. [@aheading_4|]You can add, edit and delete custom property sheets by selecting [w2h_b1|Custom Data] from the left hand list in Supervisor mode and double clicking on the relevant OfficeTalk data type 
  3371. in the right hand list. The Data Design property sheet is displayed. Select the Property Sheets tab. You can edit or delete existing custom property sheets by selecting the relevant custom property 
  3372. sheet from the list and pressing the [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]] or [w2h_b1|Delete] buttons respectively.
  3373. .endpar
  3374. You can add a new custom property sheet by pressing the [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] button. The Property Sheet property sheet is shown. 
  3375. [@g_QUIC0058.BMP|]
  3376. .par
  3377. Enter a name for the custom property sheet. For example, if the new custom property sheet is an extension of the Task property sheet, then you might enter the name 'New Task Property Sheet'. Next, 
  3378. select the Pages tab. The Pages page will be displayed, showing a list of the additional custom property pages which will appear in the custom property sheet. You can add a new page by pressing the 
  3379. [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] button. The Property Page dialog box is displayed. 
  3380. .endpar
  3381. [@g_QUIC0867.BMP|]
  3382. .par
  3383. A list of all the standard and custom fields will be shown in the [w2h_b1|Unused Fields] list. You can choose which fields will be shown in the new property page by selecting the fields from this 
  3384. list and pressing the [w2h_b1|Add[@specialChar(85)|133]] button. You can use the [w2h_b1|Raise] and [w2h_b1|Lower] buttons to order the chosen fields in the right hand list. The order in which the 
  3385. fields are displayed in the right hand list will correspond to the order in which the fields appear in the custom property page.
  3386. .endpar
  3387. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3388. ]
  3389. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3390. .end-topic
  3391.  
  3392. ; Topic AssigningCustomPropertySheetstoDifferentSecurityProfiles
  3393. ;
  3394. .topic AssigningCustomPropertySheetstoDifferentSecurityProfiles
  3395. .OutputFile AssigningCustomPropertySheetstoDifferentSecurityProfiles.htm
  3396. .title Assigning Custom Property Sheets to Different Security Profiles
  3397. .lineKeyword Assigning Custom Property Sheets to Different Security Profiles:
  3398. .lineKeyword Custom Data:
  3399. .lineKeyword Custom Data:custom property sheets:
  3400. .lineKeyword Custom Data:custom property sheets:assigning:
  3401. .list l_SECTION_
  3402. .contentTitle off
  3403. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3404. [@bheading_4|]     Assigning Custom Property Sheets to Different Security Profiles
  3405. .par
  3406. [@aheading_4|]Once you have created a custom property sheet, OfficeTalk lets you assign the property sheet to specific security profiles or to the workgroup as a whole. You can assign a property 
  3407. sheet to a specific [@GlossSecurityprofile|security profile] in the following way:
  3408. .endpar
  3409. .par
  3410. [w2h_b0|From Supervisor mode, select [w2h_b1|Security Profiles] from the left hand list. Click the right mouse button on the relevant security profile in the right hand list and select 
  3411. [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]] from the context menu. The Security Profile property sheet is displayed.
  3412. .endpar
  3413. .par
  3414. Select the Property Sheet tab. The Property Sheet page will be displayed. From the [w2h_b1|Data Type] drop down list, select the OfficeTalk data type corresponding to the property sheet that you wish 
  3415. to change for members of this security profile.
  3416. .endpar
  3417. .par
  3418. The [w2h_b1|Property Sheet] drop down list will contain an entry called 'Workgroup Default'. Selecting this will assign, to the members of the security profile, the property sheet that is assigned to 
  3419. the workgroup. The list also contains an entry called 'OfficeTalk Default'. Selecting this will assign, to the members of the security profile, the standard property sheet for the corresponding 
  3420. OfficeTalk data type. The [w2h_b1|Property Sheet ]drop down list will also contain any user defined property sheets for the corresponding OfficeTalk data type. Selecting a specific property sheet 
  3421. from this list will cause the members of the security profile to use that property sheet when editing or creating data of the corresponding OfficeTalk data type.
  3422. .endpar
  3423. Press [w2h_b1|OK] to make the changes.
  3424. .par
  3425. By default, all security profiles are assigned the 'Workgroup Default' property sheet for each OfficeTalk data type. Changing the workgroup default property sheet for a particular data type will 
  3426. change the property sheet for all members of those security profiles assigned with the workgroup default.
  3427. .endpar
  3428. You can change the property sheet marked as the 'Workgroup Default' for a particular OfficeTalk data type in the following way:
  3429. From Supervisor mode, select [w2h_b1|Workgroup Details] from the [w2h_b1|Edit ]menu. The Workgroup property sheet is displayed. Select the Property Sheet tab.
  3430. From the [w2h_b1|Data Type] drop down list, select the OfficeTalk data type whose property sheet you wish to make the workgroup default.
  3431. .par
  3432. The [w2h_b1|Property Sheet] drop down list contains an entry called 'OfficeTalk Default'[w2h_i1|. ] Selecting this will assign the standard property sheet for the corresponding OfficeTalk data type 
  3433. as the workgroup default. The [w2h_b1|Property Sheet ]drop down list also contains any user defined property sheets for the corresponding OfficeTalk data type. Selecting a specific Property Sheet 
  3434. from this list will make that property sheet the workgroup default property sheet.
  3435. .endpar
  3436. Press [w2h_b1|OK] to make the changes.
  3437. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  3438. ]]
  3439. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3440. .end-topic
  3441.  
  3442. ; Topic ControllingtheAccesstoCustomFields
  3443. ;
  3444. .topic ControllingtheAccesstoCustomFields
  3445. .OutputFile ControllingtheAccesstoCustomFields.htm
  3446. .title Controlling the Access to Custom Fields
  3447. .lineKeyword Controlling the Access to Custom Fields:
  3448. .lineKeyword Custom Data:
  3449. .lineKeyword Custom Data:custom fields:controlling access to:
  3450. .list l_SECTION_
  3451. .contentTitle off
  3452. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3453. [@bheading_3|]     Controlling the Access to Custom Fields
  3454. .par
  3455. [@aheading_3|]Once you have defined custom fields, you may wish to control the access that specific users have to each field. One way to do this is to create a series of custom property sheets, some 
  3456. of which contain certain fields and some of which contain other fields. The custom property sheets may then be assigned to the appropriate users, through the respective security profiles. This can 
  3457. lead to an excessive amount of similar custom property sheets being created. Furthermore, users will have access to the custom fields as list columns.
  3458. .endpar
  3459. .par
  3460. A better way is to individually specify the access of the relevant fields to each [@GlossSecurityprofile|security profile]. This way, the same property sheet may be shared between two users, one of 
  3461. whom has access to all fields in the property sheet and another who has access to only some.
  3462. .endpar
  3463. You can specify the access to a custom field in the following way:
  3464. Select [w2h_b1|Custom Data] in the left hand list in Supervisor mode and then double click on the appropriate data type in the right hand list. The appropriate Data Design property sheet is displayed.
  3465. .par
  3466. Select the Fields tab. A list of available custom fields are shown for the particular data type. Double click on the relevant custom field.  The Custom Field property sheet is shown. Select the 
  3467. Access tab.
  3468. .endpar
  3469. [@g_QUIC0869.BMP|]
  3470. .par
  3471. The Access page lets you specify the access that each security profile has to the custom field. A particular user's access to certain custom fields will be entirely dependent upon which security 
  3472. profile the user belongs to. You may choose between the following:
  3473. .endpar
  3474. .table colSize 8 20 
  3475. [w2h_b1|Access Level
  3476. Description
  3477. [w2h_b0|No Access
  3478. A user with no access to a custom field will not be able to see the field in the property sheet.
  3479. Read Access
  3480. A user with read access to a custom field will be able to read the contents of the field but may not change it.
  3481. Full Access
  3482. A user with full access to a custom field may read and edit the contents of the custom field.
  3483. .end-table
  3484. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  3485. ]]]
  3486. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3487. .end-topic
  3488.  
  3489. ; Topic AdministeringMailServices
  3490. ;
  3491. .topic AdministeringMailServices
  3492. .OutputFile AdministeringMailServices.htm
  3493. .title Administering Mail Services
  3494. .lineKeyword Administering Mail Services:
  3495. .lineKeyword Mail Services:
  3496. .list l_SECTION_
  3497. .contentTitle off
  3498. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3499. [@bheading_2|]     Administering Mail Services
  3500. .par
  3501. [@aheading_2|]From within Supervisor mode you can administer the configuration of mail services. To view the list of mail services in your workgroup, click on [w2h_b1|Mail Services][w2h_i1| ]in the 
  3502. left hand list.
  3503. .endpar
  3504. [w2h_b1|More:
  3505. [w2h_b0|[@WhatisaMailService_|What is a Mail Service?]
  3506. [@ConfiguringtheInternetMailservice|Configuring the Internet Mail service]
  3507. [@ConfiguringtheMAPIMailService|Configuring the MAPI Mail Service]
  3508. [@ConfiguringtheVIMMailService|Configuring the VIM Mail Service]
  3509. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  3510. ]]]
  3511. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3512. .end-topic
  3513.  
  3514. ; Topic WhatisaMailService_
  3515. ;
  3516. .topic WhatisaMailService_
  3517. .OutputFile WhatisaMailService_.htm
  3518. .title What is a Mail Service?
  3519. .lineKeyword What is a Mail Service?:
  3520. .list l_SECTION_
  3521. .contentTitle off
  3522. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3523. [@bheading_3|]     What is a Mail Service?
  3524. [@aheading_3|]A mail service translates between OfficeTalk mail and another mail transport. OfficeTalk is supplied with three mail services:
  3525. Internet Mail Service
  3526. MAPI Mail Service
  3527. VIM Mail Service
  3528. Each mail service may be enabled or disabled on a per-user basis.
  3529. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  3530. ]
  3531. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3532. .end-topic
  3533.  
  3534. ; Topic ConfiguringtheInternetMailservice
  3535. ;
  3536. .topic ConfiguringtheInternetMailservice
  3537. .OutputFile ConfiguringtheInternetMailservice.htm
  3538. .title Configuring the Internet Mail service
  3539. .lineKeyword Configuring the Internet Mail service:
  3540. .lineKeyword Mail Services:
  3541. .lineKeyword Mail Services:Internet service:
  3542. .list l_SECTION_
  3543. .contentTitle off
  3544. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3545. [@bheading_3|]     Configuring the Internet Mail service 
  3546. [@aheading_3|][@GatewayMachine|Gateway Machine]
  3547. [@POP3andSMTPCapabilities|POP3 and SMTP Capabilities]
  3548. [@SettingUpAddressInformation|Setting Up Address Information]
  3549. [@SettingUpPer_UserInformation|Setting Up Per-User Information]
  3550. [@SettingupaWorkgroupPOP3Mailbox|Setting up a Workgroup POP3 Mailbox]
  3551. [@SettingUpHostInformation|Setting Up Host Information]
  3552. [@SettingUpConnectionInformation|Setting Up Connection Information]
  3553. [@HandlingMailForUnknownUsers|Handling Mail For Unknown Users]
  3554. [@VirtualMailboxes|Virtual Mailboxes]
  3555. [@ConfiguringanAutoResponder|Configuring an Auto Responder]
  3556. [@SpecifyingLoggingOptions|Specifying Logging Options]
  3557. [@SpecifyingErrorHandling|Specifying Error Handling]
  3558. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3559. ]
  3560. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3561. .end-topic
  3562.  
  3563. ; Topic GatewayMachine
  3564. ;
  3565. .topic GatewayMachine
  3566. .OutputFile GatewayMachine.htm
  3567. .title Gateway Machine
  3568. .lineKeyword Gateway Machine:
  3569. .list l_SECTION_
  3570. .contentTitle off
  3571. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3572. [@bheading_4|]     Gateway Machine
  3573. .par
  3574. [@aheading_4|]The Internet mail service can enable the entire OfficeTalk workgroup to send and receive Internet mail using just one connection to the Internet. The OfficeTalk Internet mail service is 
  3575. capable of receiving Internet mail from either a POP3 server or an SMTP server and can send mail via an SMTP server. This means that it is ideal for either dial up [w2h_i1|or] dedicated connections.
  3576. .endpar
  3577. .par
  3578. At least one OfficeTalk machine must be configured as a [@GlossGatewaymachine|gateway machine]. A gateway machine is responsible for connecting to the Internet and sending and receiving mail for the 
  3579. entire workgroup. All other OfficeTalk machines send and receive their mail to and from the workgroup database. Periodically, the gateway machine reads the outgoing messages from the workgroup 
  3580. database, connects to the Internet and sends the mail. Simultaneously, the gateway machine collects mail from all configured POP3 mailboxes or the specified SMTP server and distributes the mail to 
  3581. the appropriate OfficeTalk user.
  3582. .endpar
  3583. [w2h_b0|[@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3584. ]]
  3585. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3586. .end-topic
  3587.  
  3588. ; Topic POP3andSMTPCapabilities
  3589. ;
  3590. .topic POP3andSMTPCapabilities
  3591. .OutputFile POP3andSMTPCapabilities.htm
  3592. .title POP3 and SMTP Capabilities
  3593. .lineKeyword POP3 and SMTP Capabilities:
  3594. .lineKeyword Mail Services:
  3595. .lineKeyword Mail Services:Internet service:
  3596. .list l_SECTION_
  3597. .contentTitle off
  3598. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3599. [@bheading_4|]     POP3 and SMTP Capabilities
  3600. .par
  3601. [@aheading_4|]The OfficeTalk Internet mail service can receive mail via either a single-user POP3 mailbox or via a multiple POP3 mailbox. A multiple POP3 mailbox can be used for receiving mail for 
  3602. one or more people, whereas a single-user POP3 mailbox may be used for receiving mail for only one person. Alternatively, OfficeTalk can receive mail from an SMTP server. This is less common than 
  3603. receiving via POP3 but, like the multiple POP3 mailbox, all the mail for the entire workgroup may be received via a single connection to the SMTP server.
  3604. .endpar
  3605. .par
  3606. Most organisations typically receive using POP3 and purchase, from a service provider, a POP3 mailbox for each user. You can provide OfficeTalk with information about each POP3 mailbox and it will 
  3607. download mail from each mailbox in turn.
  3608. .endpar
  3609. .par
  3610. The OfficeTalk Internet mail service is particularly advantageous when all users' mail is collected from the same multiple POP3 mailbox or from the same SMTP server since you need only pay your 
  3611. Internet service provider for one mailbox and can provide Internet mail connectivity for your entire workgroup.
  3612. .endpar
  3613. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3614. ]
  3615. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3616. .end-topic
  3617.  
  3618. ; Topic SettingUpAddressInformation
  3619. ;
  3620. .topic SettingUpAddressInformation
  3621. .OutputFile SettingUpAddressInformation.htm
  3622. .title Setting Up Address Information
  3623. .lineKeyword Setting Up Address Information:
  3624. .list l_SECTION_
  3625. .contentTitle off
  3626. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3627. [@bheading_4|]     Setting Up Address Information
  3628. [@aheading_4|]The first step in configuring the Internet mail service is to set up the workgroup e-mail address. 
  3629. An Internet e-mail address is of the following format:
  3630. [w2h_b1|mailbox@workgroupaddress]
  3631. .par
  3632. where [w2h_b1|mailbox] may be, for example, 'john' or 'susan.smith'[w2h_i1| ]and [w2h_b1|workgroupaddress] may be, for example, 'mycompany.com' or 'mycompany.myprovider.org', to illustrate just a few 
  3633. examples.
  3634. .endpar
  3635. The Address page in the Internet Service property sheet lets you enter one or more workgroup addresses. 
  3636. [w2h_b1|Note:] A workgroup address is the part of the e-mail address to the right of the '@' character.
  3637. If all your users' e-mail addresses have the same workgroup address part, for example:
  3638. johnb@company.com
  3639. mike.gray@company.com
  3640. juliedeane@company.com
  3641. .par
  3642. then you need add only one workgroup address, 'company.com' in this page. However, if some of your users have e-mail addresses with different workgroup address parts then you will need to add each of 
  3643. these workgroup addresses in this page. You can add a new workgroup address in the following way:
  3644. .endpar
  3645. From Supervisor mode, select [w2h_b1|Mail Services] in the left hand list. This will show the available mail services in the right hand list. 
  3646. .par
  3647. Click the right mouse button on the [w2h_b1|Internet Service] entry and select [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]] from the context menu. The Internet Service property sheet will be shown, showing 
  3648. the Address page.
  3649. .endpar
  3650. [@g_QUIC0752.BMP|]
  3651. Enter your primary workgroup address, e.g. 'mycompany.com' into the [w2h_b1|Workgroup Address] field.
  3652. .par
  3653. If you wish to add any other workgroup addresses then click the [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133] ]button. The Address dialog box is displayed. Type in an additional workgroup address and press 
  3654. [w2h_b1|OK].
  3655. .endpar
  3656. [@g_QUIC0754.BMP|]
  3657. You can edit and delete workgroup addresses from this page by selecting the appropriate workgroup address from the list and pressing the [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]] or [w2h_b1|Delete] button.
  3658. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3659. ]
  3660. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3661. .end-topic
  3662.  
  3663. ; Topic SettingUpPer_UserInformation
  3664. ;
  3665. .topic SettingUpPer_UserInformation
  3666. .OutputFile SettingUpPer_UserInformation.htm
  3667. .title Setting Up Per-User Information
  3668. .lineKeyword Setting Up Per-User Information:
  3669. .lineKeyword Mail Services:
  3670. .lineKeyword Mail Services:Internet service:auto forwarding:
  3671. .list l_SECTION_
  3672. .contentTitle off
  3673. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3674. [@bheading_4|]     Setting Up Per-User Information
  3675. [@aheading_4|]Before a user can send and receive Internet mail, the mail service must first be activated for the user. This can be done from the Users page. 
  3676. [@g_QUIC0060.BMP|]
  3677. .par
  3678. There is a check box to the left of each user. Select the check box to the left of the user that you wish to configure and press the [w2h_b1|Settings[@specialChar(85)|133]] button. The User Settings 
  3679. property sheet will be displayed.
  3680. .endpar
  3681. [w2h_b1|Address Page 
  3682. [w2h_b0|The settings in the Address page determine the user's e-mail address. An e-mail address is of the following form:
  3683. [w2h_b1|mailbox@workgroupaddress.com]
  3684. .par
  3685. The Internet service Address page lets you specify one or more addresses for the workgroup. The Address page in the User property sheet lets you select one of these addresses along with a mailbox 
  3686. name in order to fully specify the user's e-mail address. 
  3687. .endpar
  3688. [@g_QUIC0062.BMP|]
  3689. For example, your workgroup may be configured with the following addresses:
  3690. company.com
  3691. company.org
  3692. mycompany.provider.com
  3693. If you specified 'john' as the mailbox for the user, then mail coming to the following addresses would be delivered to the user:
  3694. john@company.com
  3695. john@company.org
  3696. john@mycompany.provider.com
  3697. .par
  3698. Selecting a workgroup address in the Address page determines the e-mail address used when recipients of your mail reply to your message. Although the user will receive mail addressed to any of the 
  3699. three addresses above, he may wish to be addressed as 'john@company.com' in which case 'company.com' should be selected from the [w2h_b1|Workgroup Address] drop down list.
  3700. .endpar
  3701. [w2h_b1|POP3 Page
  3702. .par
  3703. [w2h_b0|The POP3 page lets you specify details of a POP3 account that is specific to this user. If your workgroup receives all its mail via SMTP or via a multiple POP3 mailbox then the fields in this 
  3704. page should be left blank. However, if mail for this user is received via a single user POP3 account, you should specify the login name and password for the POP3 account.
  3705. .endpar
  3706. [@g_QUIC0064.BMP|]
  3707. [w2h_b1|Forwarding Page
  3708. .par
  3709. [w2h_b0|The Forwarding page of the User Settings property sheet lets you configure mail redirection for this user. The redirection is handled by the ]]]]]][@GlossGatewaymachine|gateway machine] as 
  3710. soon as the message is received from the Internet.
  3711. .endpar
  3712. [@g_QUIC0066.BMP|]
  3713. You may choose between the following: 
  3714. No forwarding
  3715. Forwarding to a local user
  3716. Forwarding to an e-mail address
  3717. .par
  3718. To forward to a local user, select the [w2h_b1|Forward To User] radio button and select the relevant user from the drop down list. To forward to an e-mail address, select the [w2h_b1|Forward To 
  3719. Address] radio button and enter the relevant e-mail address.
  3720. .endpar
  3721. Checking the [w2h_b1|Keep a Copy] check box ensures that the user gets a copy of the message before it is forwarded.
  3722. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3723. ]
  3724. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3725. .end-topic
  3726.  
  3727. ; Topic SettingupaWorkgroupPOP3Mailbox
  3728. ;
  3729. .topic SettingupaWorkgroupPOP3Mailbox
  3730. .OutputFile SettingupaWorkgroupPOP3Mailbox.htm
  3731. .title Setting up a Workgroup POP3 Mailbox
  3732. .lineKeyword Setting up a Workgroup POP3 Mailbox:
  3733. .list l_SECTION_
  3734. .contentTitle off
  3735. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3736. [@bheading_4|]     Setting up a Workgroup POP3 Mailbox
  3737. .par
  3738. [@aheading_4|]If you have a multiple POP3 mailbox which is capable of handling the collection of mail for any number of users then you should enter the login name and password for this mailbox in the 
  3739. POP3 page of the Internet Service property sheet.
  3740. .endpar
  3741. .par
  3742. [w2h_b1|Note:] If you will be collecting mail for your workgroup through one or more single-user POP3 mailboxes, then you must specify the details for each of the POP3 mailboxes in the User Settings 
  3743. property sheet on a per-user basis. For more information see [@SettingUpPer_UserInformation|Setting Up Per-User Information]. In this case you should leave the [w2h_b1|Login Name] and 
  3744. [w2h_b1|Password] fields blank on this page.
  3745. .endpar
  3746. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3747. ]
  3748. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3749. .end-topic
  3750.  
  3751. ; Topic SettingUpHostInformation
  3752. ;
  3753. .topic SettingUpHostInformation
  3754. .OutputFile SettingUpHostInformation.htm
  3755. .title Setting Up Host Information
  3756. .lineKeyword Setting Up Host Information:
  3757. .lineKeyword Mail Services:
  3758. .lineKeyword Mail Services:Internet service:connecting:
  3759. .list l_SECTION_
  3760. .contentTitle off
  3761. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3762. [@bheading_4|]     Setting Up Host Information
  3763. .par
  3764. [@aheading_4|]The Host page lets you specify whether your machine will be a [@GlossGatewaymachine|gateway machine] or a non-gateway machine. If you specify your machine as a gateway machine then you 
  3765. must provide additional information in this page.
  3766. .endpar
  3767. [w2h_b1|Specifying How to Connect 
  3768. [w2h_b0|If your machine is configured as a gateway machine then it has the responsibility for connecting to the Internet and sending and receiving mail for the workgroup.
  3769. .par
  3770. If you need to dial up via a modem in order to connect to the Internet then select the [w2h_b1|Dial-up] radio button and select a dial-up service from the drop down list or add a new dial-up service 
  3771. by pressing the [w2h_b1|New Connection[@specialChar(85)|133] ]button. The [w2h_b1|Properties[@specialChar(85)|133]] button lets you configure an existing dial-up service.
  3772. .endpar
  3773. [@g_QUIC0069.BMP|]
  3774. [w2h_b1|Specifying the Mail Server Address
  3775. [w2h_b0|If you have a dedicated connection to the Internet then select the [w2h_b1|Direct Connection] radio button.
  3776. .par
  3777. If you send your mail via SMTP and receive your mail via POP3 then your provider will usually locate both SMTP and POP3 servers at the same address: for example 'mail.provider.com'. In this case, you 
  3778. should enter the server address, 'mail.provider.com', into the [w2h_b1|Mail Server Address ]field.
  3779. .endpar
  3780. .par
  3781. If the SMTP server and POP3 server are located at two different addresses then you should specify the SMTP server address in the [w2h_b1|Mail Server Address ]field and the POP3 server address in the 
  3782. [w2h_b1|Receive Server Address] field. To access the [w2h_b1|Receive Server Address] field, press the [w2h_b1|Advanced[@specialChar(85)|133]] button. The Host Server Receive Address dialog box is 
  3783. displayed containing the [w2h_b1|Receive Server Address] field. 
  3784. .endpar
  3785. [@g_QUIC0071.BMP|]
  3786. If you receive mail using POP3 then you should ensure that [w2h_b1|SMTP/POP3] is selected in the [w2h_b1|Mail Server Type] drop down list.
  3787. .par
  3788. If you send and receive your mail using SMTP only, then both send and receive servers are usually located at the same address. You should enter this address into the [w2h_b1|Mail Server Address] 
  3789. field. You should also ensure that the mail server type is set to [w2h_b1|SMTP Only].
  3790. .endpar
  3791. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3792. ]]]]]
  3793. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3794. .end-topic
  3795.  
  3796. ; Topic SettingUpConnectionInformation
  3797. ;
  3798. .topic SettingUpConnectionInformation
  3799. .OutputFile SettingUpConnectionInformation.htm
  3800. .title Setting Up Connection Information
  3801. .lineKeyword Setting Up Connection Information:
  3802. .lineKeyword Mail Services:
  3803. .lineKeyword Mail Services:Internet service:connection scheduling:
  3804. .list l_SECTION_
  3805. .contentTitle off
  3806. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3807. [@bheading_4|]     Setting Up Connection Information
  3808. .par
  3809. [@aheading_4|]The Connection page lets you specify when and how often the [@GlossGatewaymachine|gateway machine] connects to the Internet in order to send and receive Internet mail. You can also 
  3810. specify options for disconnecting automatically.
  3811. .endpar
  3812. [@g_QUIC0073.BMP|]
  3813. [w2h_b1|Specifying Connection Options
  3814. .par
  3815. [w2h_b0|This page lets you specify whether or not to connect to the Internet when OfficeTalk starts up. You can specify that OfficeTalk connects after start up by checking the [w2h_b1|Connect to the 
  3816. Internet on Service startup] check box. You can also specify the number of seconds to wait before connecting in the corresponding field.
  3817. .endpar
  3818. You may specify whether or not you wish OfficeTalk to prompt you prior to connecting to the Internet. You can do this by checking the [w2h_b1|Prompt before connection] check box.
  3819. [w2h_b1|Scheduling Connection Times
  3820. .par
  3821. [w2h_b0|The Connection page also lets you specify a schedule for connecting to the Internet. For example, you may specify that OfficeTalk connects every 30 minutes, or you can specify that OfficeTalk 
  3822. will connect Monday through Friday at 10:00am. You can do this by pressing the [w2h_b1|Connection Schedule[@specialChar(85)|133]] button. This will bring up the Schedule dialog box. The Schedule 
  3823. dialog box contains the list of defined scheduled events for when a connection will be made. 
  3824. .endpar
  3825. You can add a scheduled event in the following way:
  3826. Bring up the Schedule dialog box by pressing the [w2h_b1|Connection Schedule[@specialChar(85)|133]] button in the Connection page of the Internet Service property sheet.
  3827. Press the [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] button located in the Schedule dialog box. A Scheduled Event dialog box is displayed. 
  3828. [@g_QUIC0075.BMP|]
  3829. .par
  3830. The [w2h_b1|When] drop down list lets you choose the type of scheduled event. You may choose between specifying connection to occur [w2h_i1|Every n minutes] or [w2h_i1|Once] on a particular date at a 
  3831. particular time or [w2h_i1|Weekly on] one or more days of the week at a certain time. The fields in the Scheduled Event dialog box will change according to your selection. Once you have selected the 
  3832. scheduled event type and have specified the appropriate dates and times, then press [w2h_b1|OK]. The scheduled event will be added to the list in the Schedule dialog box.
  3833. .endpar
  3834. [w2h_b1|Specifying Disconnection Options
  3835. .par
  3836. [w2h_b0|You can configure the Internet mail service to automatically disconnect from the Internet after a certain period of time. You can do this by checking the [w2h_b1|Disconnect automatically 
  3837. ]check box and specifying a time period in the adjacent field. You may specify whether or not you wish OfficeTalk to prompt you prior to disconnection. You can do this by checking the [w2h_b1|Prompt 
  3838. before disconnection] check box.
  3839. .endpar
  3840. .par
  3841. If the service is still sending or receiving mail at this time, then the service will not disconnect until all activity has finished. If you wish to force disconnection after a certain period of time 
  3842. regardless of whether mail is still being sent or received then bring up the Advanced dialog box by pressing the [w2h_b1|Advanced[@specialChar(85)|133]] button. 
  3843. .endpar
  3844. [@g_QUIC0077.BMP|]
  3845. The Advanced dialog box gives you three disconnection options:
  3846. Do not force disconnection
  3847. Prompt before forcing disconnection
  3848. Force disconnection silently
  3849. Choose the appropriate option and press [w2h_b1|OK].
  3850. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3851. ]]]]]]]
  3852. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3853. .end-topic
  3854.  
  3855. ; Topic HandlingMailForUnknownUsers
  3856. ;
  3857. .topic HandlingMailForUnknownUsers
  3858. .OutputFile HandlingMailForUnknownUsers.htm
  3859. .title Handling Mail For Unknown Users
  3860. .lineKeyword Handling Mail For Unknown Users:
  3861. .list l_SECTION_
  3862. .contentTitle off
  3863. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3864. [@bheading_4|]     Handling Mail For Unknown Users
  3865. .par
  3866. [@aheading_4|]If you receive mail using SMTP or using a multiple POP3 mailbox then mail can be sent to 'anyone@mycompany.com', using the above example. In this case, the mailbox 'anyone' is not 
  3867. associated with any user. OfficeTalk can recognise mail for unknown users and can forward the mail to a known user. This can be done from the Forwarding page.
  3868. .endpar
  3869. [@g_QUIC0079.BMP|]
  3870. The Forwarding page lets you choose from the following options:
  3871. No forwarding of unknown mail.
  3872. Forwarding unknown mail to a particular user. This is done by selecting the [w2h_b1|Forward to User ]radio button and selecting a user from the drop down list.
  3873. .par
  3874. Forwarding to an e-mail address. This can be done by selecting the [w2h_b1|Forward to Address] radio button and specifying an address in the adjacent field. If this option is selected then mail is 
  3875. re-sent to the specified address the next time that the Internet service connects in order to send and receive mail.
  3876. .endpar
  3877. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3878. ]
  3879. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3880. .end-topic
  3881.  
  3882. ; Topic VirtualMailboxes
  3883. ;
  3884. .topic VirtualMailboxes
  3885. .OutputFile VirtualMailboxes.htm
  3886. .title Virtual Mailboxes
  3887. .lineKeyword Virtual Mailboxes:
  3888. .lineKeyword Mail Services:
  3889. .lineKeyword Mail Services:Internet service:virtual mailboxes:
  3890. .list l_SECTION_
  3891. .contentTitle off
  3892. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3893. [@bheading_4|]     Virtual Mailboxes
  3894. .par
  3895. [@aheading_4|]A virtual mailbox is a virtual e-mail address defined in the workgroup to which mail can be sent. Mail sent to a virtual mailbox will not get delivered to anyone unless mail in that 
  3896. virtual mailbox is explicitly forwarded. You can create as many virtual mail boxes as you like regardless of the number of OfficeTalk licenses that you have purchased. You can forward mail, sent to a 
  3897. virtual mailbox, to an OfficeTalk user or to an external e-mail address .
  3898. .endpar
  3899. .par
  3900. For example, suppose you decided that you wanted to set up a mailbox for your customers to send enquiries to but, ultimately, one OfficeTalk user would be responsible for reading mail coming into 
  3901. this mail box. The solution would be to set up a virtual mailbox called 'enquiries' and have all the mail sent to this mailbox forwarded to the relevant user. You can do this in the following way:
  3902. .endpar
  3903. From Supervisor mode, select [w2h_b1|Mail Services]. This will show the available mail services in the right hand list. 
  3904. Click the right mouse button on the [w2h_b1|Internet Service ]entry and select [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]]. The Internet Service property sheet is displayed. Select the Virtual Mailboxes tab.
  3905. [@g_QUIC0081.BMP|]
  3906. Click the [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133] ]button. The Virtual Mailbox property sheet is displayed showing the Address page. Specify a mailbox name, for example, 'enquiries'.
  3907. If you receive your e-mail via single-user POP3 mailboxes then click the POP3 tab and specify the POP3 login name and password.
  3908. .par
  3909. Click the Forwarding tab and select the [w2h_b1|Forward To User ]radio button and select the relevant user from the drop down list. Alternatively, select the [w2h_b1|Forward To Address] radio button 
  3910. and specify an e-mail address.
  3911. .endpar
  3912. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3913. ]
  3914. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3915. .end-topic
  3916.  
  3917. ; Topic ConfiguringanAutoResponder
  3918. ;
  3919. .topic ConfiguringanAutoResponder
  3920. .OutputFile ConfiguringanAutoResponder.htm
  3921. .title Configuring an Auto Responder
  3922. .lineKeyword Configuring an Auto Responder:
  3923. .lineKeyword Mail Services:
  3924. .lineKeyword Mail Services:Internet service:auto responders:
  3925. .lineKeyword Mail Services:Internet service:virtual mailboxes:
  3926. .list l_SECTION_
  3927. .contentTitle off
  3928. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3929. [@bheading_4|]     Configuring an Auto Responder
  3930. .par
  3931. [@aheading_4|]An auto responder is a virtual mailbox which is capable of automatically replying to anyone that sends mail to it. Such a feature would enable you to offer your customers an e-mail 
  3932. address to which they can send mail and automatically receive information about your company or the products and services that you provide. You could configure an auto responder for each product or 
  3933. service, each responder replying with different information.
  3934. .endpar
  3935. A responder can be set up to reply with either a plain text message or a binary attachment.
  3936. You can create a responder in the following way:
  3937. Set up a virtual mailbox as described in [@VirtualMailboxes|Virtual Mailboxes].
  3938. Click on the File tab of the Virtual Mailbox property sheet. Specify the filename of the file that you wish to reply with. This can be either a text file or a binary file. 
  3939. .par
  3940. Select whether you wish to attach the file to the responding mail message or import the file, as text into the responding mail message. Note that if you choose to import a file, the file must be a 
  3941. text file.
  3942. .endpar
  3943. To prevent the virtual mailbox from auto responding, simply clear the [w2h_b1|Response File] field.
  3944. As soon as OfficeTalk receives a message sent to the virtual mailbox, it will reply to the sender with your response message.
  3945. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3946. ]
  3947. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3948. .end-topic
  3949.  
  3950. ; Topic SpecifyingLoggingOptions
  3951. ;
  3952. .topic SpecifyingLoggingOptions
  3953. .OutputFile SpecifyingLoggingOptions.htm
  3954. .title Specifying Logging Options
  3955. .lineKeyword Specifying Logging Options:
  3956. .list l_SECTION_
  3957. .contentTitle off
  3958. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3959. [@bheading_4|]     Specifying Logging Options
  3960. [@aheading_4|]OfficeTalk lets you log events, such as sending a message and receiving a message, to an event log. Additionally, OfficeTalk lets you log all SMTP/POP3 level transactions. 
  3961. .par
  3962. OfficeTalk can log when a message has been sent, when a message has been received, when a message has been responded to and when a message has been forwarded. You can configure OfficeTalk to log any 
  3963. combination of these events by checking the appropriate check boxes in the Log Options page. You can view the logged events at any time by pressing the [w2h_b1|Show Logged Events] button on this page.
  3964. .endpar
  3965. .par
  3966. You can log all SMTP/POP3 activity by selecting the[w2h_b1| Log SMTP/POP3 communications to file] check box and specifying a filename for the log file. You can show the file at any time by pressing 
  3967. the [w2h_b1|Show file[@specialChar(85)|133]] button. You can empty the file at any time by pressing the [w2h_b1|Empty file[@specialChar(85)|133]] button.
  3968. .endpar
  3969. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  3970. ]
  3971. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3972. .end-topic
  3973.  
  3974. ; Topic SpecifyingErrorHandling
  3975. ;
  3976. .topic SpecifyingErrorHandling
  3977. .OutputFile SpecifyingErrorHandling.htm
  3978. .title Specifying Error Handling
  3979. .lineKeyword Specifying Error Handling:
  3980. .list l_SECTION_
  3981. .contentTitle off
  3982. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  3983. [@bheading_4|]     Specifying Error Handling
  3984. .par
  3985. [@aheading_4|]If there is a network error or another form of error during mail processing then you can instruct OfficeTalk to inform you of this either by displaying a message box or by logging the 
  3986. error to the list of logged events. You can specify these options from the Errors page.
  3987. .endpar
  3988. [@g_QUIC0871.BMP|]
  3989. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  3990. ]
  3991. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  3992. .end-topic
  3993.  
  3994. ; Topic ConfiguringtheMAPIMailService
  3995. ;
  3996. .topic ConfiguringtheMAPIMailService
  3997. .OutputFile ConfiguringtheMAPIMailService.htm
  3998. .title Configuring the MAPI Mail Service
  3999. .lineKeyword Configuring the MAPI Mail Service:
  4000. .lineKeyword Mail Services:
  4001. .lineKeyword Mail Services:MAPI service:
  4002. .list l_SECTION_
  4003. .contentTitle off
  4004. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4005. [@bheading_3|]     Configuring the MAPI Mail Service
  4006. .par
  4007. [@aheading_3|]From within Supervisor mode, you can configure each OfficeTalk user for sending and receiving messages via the MAPI messaging subsystem. If an OfficeTalk user needs to be able to send 
  4008. messages to or receive messages from a Microsoft Mail[@specialChar(e2)|226] or Microsoft Exchange[@specialChar(e2)|226] user, from within OfficeTalk mail, then the MAPI mail service should be 
  4009. activated for that user.
  4010. .endpar
  4011. [w2h_b1|More:
  4012. [w2h_b0|[@SettingUpUsers1|Setting Up Users]
  4013. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  4014. ]]]
  4015. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4016. .end-topic
  4017.  
  4018. ; Topic SettingUpUsers1
  4019. ;
  4020. .topic SettingUpUsers1
  4021. .OutputFile SettingUpUsers1.htm
  4022. .title Supervisor Mode - Configuring the MAPI Mail Service - Setting Up Users
  4023. .lineKeyword Setting Up Users:
  4024. .list l_SECTION_
  4025. .contentTitle off
  4026. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4027. [@bheading_4|]     Setting Up Users
  4028. [@aheading_4|]You can set up and activate the MAPI mail service for a particular user in the following way:
  4029. From Supervisor mode, select [w2h_b1|Mail Services] from the left hand list. This will show the available mail services in the right hand list. 
  4030. Click the right mouse button on the [w2h_b1|MAPI Service ]and select [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]]. The MAPI Service property sheet is displayed. Select the Users tab.
  4031. .par
  4032. Select the check box to the left of the user that you wish to configure and press the [w2h_b1|Settings[@specialChar(85)|133]] button. The mail service User Settings property sheet is displayed, 
  4033. showing the Credentials page.
  4034. .endpar
  4035. [@g_QUIC0086.BMP|]
  4036. .par
  4037. Select the appropriate mail profile that you wish to load when OfficeTalk logs onto MAPI. The profiles listed in the drop down list are the same profiles listed in the Mail and Fax applet in Control 
  4038. Panel.
  4039. .endpar
  4040. .par
  4041. The Address page is only available in the User Settings property sheet if the associated user has been set up to use MAPI as their [@GlossDefaultmailservice|default mail service]. Any OfficeTalk 
  4042. users sending mail to this user need to know the e-mail address to use. This may be any address that one of the MAPI services will take responsibility for. For example, if you have an Internet Mail 
  4043. MAPI service installed in the mail profile as specified in the Mail and Fax applet, then you could enter an Internet address into this field, however, you should prefix the address with 'SMTP:'. If 
  4044. you have a Microsoft Mail[@specialChar(e2)|226] service installed in the mail profile then you may enter a Microsoft Mail[@specialChar(e2)|226] address, for example, 'MS:Company/Post/User'.
  4045. .endpar
  4046. [w2h_b0|[@g_QUIC0088.BMP|]
  4047. The Settings page is only available in the User Settings property sheet if the associated user has been set up to use MAPI as their default Mail Service. 
  4048. [@g_QUIC0090.BMP|] 
  4049. .par
  4050. Any OfficeTalk users sending mail to this user need to know whether that user is using Microsoft Exchange[@specialChar(e2)|226] as their mail client in order that they can use MAPI forms for certain 
  4051. mail messages, such as meeting invitations, [@GlossProject|project] task assignments and task assignments.
  4052. .endpar
  4053. The Checking page lets you specify how often the associated user will poll MAPI, checking for new mail.
  4054. [@g_QUIC0092.BMP|] 
  4055. Checking the [w2h_b1|Check for mail for this service on this machine] check box will enable the field below, allowing you to enter how often the user will check for new mail using the MAPI service.
  4056. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4057. ]]
  4058. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4059. .end-topic
  4060.  
  4061. ; Topic ConfiguringtheVIMMailService
  4062. ;
  4063. .topic ConfiguringtheVIMMailService
  4064. .OutputFile ConfiguringtheVIMMailService.htm
  4065. .title Configuring the VIM Mail Service
  4066. .lineKeyword Configuring the VIM Mail Service:
  4067. .lineKeyword Mail Services:
  4068. .lineKeyword Mail Services:VIM service:
  4069. .list l_SECTION_
  4070. .contentTitle off
  4071. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4072. [@bheading_3|]     Configuring the VIM Mail Service
  4073. .par
  4074. [@aheading_3|]From within Supervisor mode, you can configure each OfficeTalk user for sending and receiving messages via the VIM messaging subsystem. If an OfficeTalk user needs to be able to send 
  4075. messages to or receive messages from a Lotus Notes[@specialChar(e2)|226] or Lotus cc:Mail[@specialChar(e2)|226] user, from within OfficeTalk mail, then the VIM mail service should be activated for 
  4076. that user.
  4077. .endpar
  4078. [w2h_b1|More:
  4079. [w2h_b0|[@SettingUpUsers2|Setting Up Users]
  4080. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  4081. ]]]
  4082. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4083. .end-topic
  4084.  
  4085. ; Topic SettingUpUsers2
  4086. ;
  4087. .topic SettingUpUsers2
  4088. .OutputFile SettingUpUsers2.htm
  4089. .title Supervisor Mode - Configuring the VIM Mail Service - Setting Up Users
  4090. .lineKeyword Setting Up Users:
  4091. .list l_SECTION_
  4092. .contentTitle off
  4093. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4094. [@bheading_4|]     Setting Up Users
  4095. [@aheading_4|]You can activate the VIM mail service for a particular user in the following way:
  4096. From Supervisor mode, select [w2h_b1|Mail Services] in the left hand list. This will show the available mail services in the right hand list. 
  4097. .par
  4098. Click the right mouse button on the [w2h_b1|VIM Service ]and select [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]]. The VIM Service property sheet is shown. Select the Settings page. This page lets you specify 
  4099. the directory containing the VIM database. Use the {bmct help0009.bmp} button to locate the required directory. Next, select the Users page.
  4100. .endpar
  4101. .par
  4102. Select the check box to the left of the user that you wish to configure and press the [w2h_b1|Settings[@specialChar(85)|133]] button. The User Settings property sheet is displayed, showing the 
  4103. Credentials page.
  4104. .endpar
  4105. [@g_QUIC0095.BMP|]
  4106. Enter your cc:Mail[@specialChar(e2)|226] or Lotus Notes[@specialChar(e2)|226] login name and password into the fields provided.
  4107. The Checking page lets you specify how often the associated user will poll VIM, checking for new mail.
  4108. [@g_QUIC0097.BMP|] 
  4109. Checking the [w2h_b1|Check for mail for this service on this machine] check box will enable the field below, allowing you to enter how often the user will check for new mail using the VIM service.
  4110. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  4111. ]
  4112. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4113. .end-topic
  4114.  
  4115. ; Topic AdministeringCategories
  4116. ;
  4117. .topic AdministeringCategories
  4118. .OutputFile AdministeringCategories.htm
  4119. .title Administering Categories
  4120. .lineKeyword Administering Categories:
  4121. .lineKeyword Categories:
  4122. .list l_SECTION_
  4123. .contentTitle off
  4124. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4125. [@bheading_2|]     Administering Categories
  4126. .par
  4127. [@aheading_2|]Categories are [w2h_i1|labels] which may be assigned to one or more items of data. For example, you may define a global [@GlossCategory|category] called 'In Progress'.  You may then 
  4128. mark OfficeTalk data items as 'In Progress', for example, any unfinished documents, tasks and conversations etc. may be marked as 'In Progress'. At a later time, you may perform a global search to 
  4129. find all items of data which are marked as 'In Progress'.
  4130. .endpar
  4131. [w2h_b1|More:
  4132. [w2h_b0|[@CategorySets1|Category Sets]
  4133. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4134. ]]]
  4135. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4136. .end-topic
  4137.  
  4138. ; Topic CategorySets1
  4139. ;
  4140. .topic CategorySets1
  4141. .OutputFile CategorySets1.htm
  4142. .title Supervisor Mode - Administering Categories - Category Sets
  4143. .lineKeyword Category Sets:
  4144. .lineKeyword Categories:
  4145. .lineKeyword Categories:category sets:
  4146. .list l_SECTION_
  4147. .contentTitle off
  4148. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4149. [@bheading_3|]     Category Sets
  4150. .par
  4151. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you define one or more [@GlossCategory|category] sets. A [@GlossCategoryset|category set] is a named list of categories which may be associated with one or more data 
  4152. types.  For example, OfficeTalk comes supplied with a category set called 'Diary Categories' which is assigned to task, appointment and [@GlossResource|resource] booking data types. Categories may 
  4153. then be added to the 'Diary Categories' set and these categories will only be available from the Task property sheet and the Appointment property sheet.
  4154. .endpar
  4155. [w2h_b1|More:
  4156. [w2h_b0|[@AddingaCategorySet|Adding a Category Set]
  4157. [@AddingaNewCategory|Adding a New Category]
  4158. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  4159. ]]]
  4160. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4161. .end-topic
  4162.  
  4163. ; Topic AddingaCategorySet
  4164. ;
  4165. .topic AddingaCategorySet
  4166. .OutputFile AddingaCategorySet.htm
  4167. .title Adding a Category Set
  4168. .lineKeyword Adding a Category Set:
  4169. .list l_SECTION_
  4170. .contentTitle off
  4171. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4172. [@bheading_4|]     Adding a Category Set
  4173. [@aheading_4|]You can add a [@GlossCategoryset|category set] in the following way:
  4174. From Supervisor mode, select [w2h_b1|Categories] from the left hand list. The list of category sets will be displayed in the right hand list. 
  4175. .par
  4176. Bring up the context menu by clicking the right mouse button anywhere in the right hand window. Select [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133] ]from the context menu. The Category Set property sheet is 
  4177. displayed.
  4178. .endpar
  4179. [@g_QUIC0099.BMP|]
  4180. Specify a name for the category set, for example, 'My Own Categories', and choose the data types to which the category set will be available. Press [w2h_b1|OK].
  4181. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  4182. ]
  4183. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4184. .end-topic
  4185.  
  4186. ; Topic AddingaNewCategory
  4187. ;
  4188. .topic AddingaNewCategory
  4189. .OutputFile AddingaNewCategory.htm
  4190. .title Adding a New Category
  4191. .lineKeyword Adding a New Category:
  4192. .lineKeyword Categories:
  4193. .lineKeyword Categories:adding:
  4194. .list l_SECTION_
  4195. .contentTitle off
  4196. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4197. [@bheading_4|]     Adding a New Category
  4198. [@aheading_4|]You can add a [@GlossCategory|category] to a [@GlossCategoryset|category set] in the following way:
  4199. .par
  4200. Expand [w2h_b1|Categories] in the left hand list and select the category set to which you wish to add the category. Bring up the context menu by clicking the right mouse button anywhere in the right 
  4201. hand window. Select [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] from the context menu. The Category property sheet is displayed.
  4202. .endpar
  4203. [@g_QUIC0101.BMP|]
  4204. Specify a name for the category, for example, 'Prospect'. 
  4205. .par
  4206. If the category is a public category then ensure that 'No Owner' is selected in the [w2h_b1|Owner ]drop down list. If you wish the category to be private to a particular user then select the relevant 
  4207. user from the [w2h_b1|Owner] drop down list.
  4208. .endpar
  4209. Finally select the category set to which you wish to add the category and press [w2h_b1|OK].
  4210. For more information, see [@UsingCategories|Using Categories].
  4211. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  4212. ]
  4213. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4214. .end-topic
  4215.  
  4216. ; Topic AdministeringEventTypes
  4217. ;
  4218. .topic AdministeringEventTypes
  4219. .OutputFile AdministeringEventTypes.htm
  4220. .title Administering Event Types
  4221. .lineKeyword Administering Event Types:
  4222. .lineKeyword Event Types:
  4223. .list l_SECTION_
  4224. .contentTitle off
  4225. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4226. [@bheading_2|]     Administering Event Types
  4227. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you categorise different events using event types. OfficeTalk is supplied with some standard event types. These are:
  4228. Holidays
  4229. Anniversaries
  4230. Birthdays
  4231. Any events made in Diary mode may be associated with one of these event types. The event will inherit the event type's marker.
  4232. .par
  4233. You may wish to add your own event types. For example, you may wish to provide an event type called 'Exhibitions' which will represent any events associated with your organisation's exhibitions. You 
  4234. may add your own event types to OfficeTalk in the following way:
  4235. .endpar
  4236. Select [w2h_b1|Event Types] from the left hand list in Supervisor mode.
  4237. Click the right mouse button in the right hand list and select [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] from the context sensitive menu. The Event Type property sheet is displayed.
  4238. [@g_QUIC0873.BMP|]
  4239. Enter a name for the event type and select an appropriate marker from the drop down list. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  4240. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  4241. ]
  4242. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4243. .end-topic
  4244.  
  4245. ; Topic AdministeringAccessRights
  4246. ;
  4247. .topic AdministeringAccessRights
  4248. .OutputFile AdministeringAccessRights.htm
  4249. .title Administering Access Rights
  4250. .lineKeyword Administering Access Rights:
  4251. .lineKeyword Security Profiles:
  4252. .list l_SECTION_
  4253. .contentTitle off
  4254. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4255. [@bheading_2|]     Administering Access Rights
  4256. [@aheading_2|]This section describes how to grant and restrict local and remote users' access to data in your workgroup through the creation and administration of security profiles.
  4257. [w2h_b1|More:
  4258. [w2h_b0|[@DefiningSecurityProfiles|Defining Security Profiles]
  4259. [@RestrictingAccesstoModes2|Restricting Access to Modes]
  4260. [@DefiningCustomPropertySheetsforaSecurityProfile|Defining Custom Property Sheets for a Security Profile]
  4261. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4262. ]]]
  4263. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4264. .end-topic
  4265.  
  4266. ; Topic DefiningSecurityProfiles
  4267. ;
  4268. .topic DefiningSecurityProfiles
  4269. .OutputFile DefiningSecurityProfiles.htm
  4270. .title Defining Security Profiles
  4271. .lineKeyword Defining Security Profiles:
  4272. .lineKeyword Security Profiles:
  4273. .lineKeyword Security Profiles:defining:
  4274. .list l_SECTION_
  4275. .contentTitle off
  4276. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4277. [@bheading_3|]     Defining Security Profiles
  4278. .par
  4279. [@aheading_3|]OfficeTalk provides functionality for administering the security of data within your workgroup. Rather than granting and denying access to data on a per-user basis, OfficeTalk lets you 
  4280. define security profiles whose access to data may be fully specified. A [@GlossSecurityprofile|security profile] may then be assigned to one or more users. This gives you more control over the data 
  4281. security in your workgroup.
  4282. .endpar
  4283. OfficeTalk provides four security options that will apply to most of the data in the workgroup. These are:
  4284. .table colSize 10 19 
  4285. [w2h_b0|[w2h_b1|Security Option
  4286. Description
  4287. [w2h_b0|Private
  4288. Data marked as private may be seen and accessed only by the data's owner.
  4289. Personal
  4290. Data marked as personal may be seen and accessed by the data's owner. The data may also be accessed by other users according to their [@GlossGeneralaccess|general access] to the data's owner.
  4291. Public
  4292. Data marked as public is fully accessible by all members of the workgroup, however only the data's owner and any supervisors may change the access of this data.
  4293. Custom
  4294. Data marked as custom will be accessible to users based on the customised settings. 
  4295. .end-table
  4296. .par
  4297. The default security option for data, such as projects, planners, meetings, conversations etc. is [w2h_i1|personal]. This means that, for most cases, the workgroup data security may be defined simply 
  4298. by defining the general access of security profiles to each user. For example, if you have [w2h_i1|read ]general access to a particular user then you will also have read access to all of that user's 
  4299. personal data. If you have [w2h_i1|visible] general access to a user then you will be able to send mail and notifications to the user as well as inviting the user to meetings, however you will not 
  4300. have any access to any of that user's personal data.
  4301. .endpar
  4302. .par
  4303. The Access page in the property sheet of most data types lets you choose whether the item is private, personal or public. It also lets you specify, in more detail, the individual access of certain 
  4304. security profiles to the data.
  4305. .endpar
  4306. [w2h_b1|Note:] Only the data's owner or a supervisor will see an Access page in the property sheet of an item.
  4307. .par
  4308. OfficeTalk provides a default security profile called 'Default Access'. All new users are initially assigned this security profile. In order to specify that some users may have access to certain data 
  4309. while other users may not, you must create additional security profiles and assign each user to the appropriate profile.
  4310. .endpar
  4311. You can create a new security profile from Supervisor mode in the following way:
  4312. Click the right mouse button on [w2h_b1|Security Profiles ]in the left hand list and select [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133] ]from the context menu. The Security Profile property sheet is displayed.
  4313. [@g_QUIC0103.BMP|]
  4314. .par
  4315. Enter a name for the security profile, for example, 'Managers', 'Support Staff', 'CEO', etc. and press [w2h_b1|OK]. The new security profile will appear in the right hand list and will be made 
  4316. available in the Access page of the User property sheet.
  4317. .endpar
  4318. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4319. ]]]]
  4320. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4321. .end-topic
  4322.  
  4323. ; Topic RestrictingAccesstoModes2
  4324. ;
  4325. .topic RestrictingAccesstoModes2
  4326. .OutputFile RestrictingAccesstoModes2.htm
  4327. .title Supervisor Mode - Administering Access Rights - Restricting Access to Modes
  4328. .lineKeyword Restricting Access to Modes:
  4329. .lineKeyword Security Profiles:
  4330. .lineKeyword Security Profiles:restricting access to modes:
  4331. .list l_SECTION_
  4332. .contentTitle off
  4333. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4334. [@bheading_3|]     Restricting Access to Modes
  4335. .par
  4336. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you specify the access that each user has to a particular mode. In addition to letting you specify who can actually enter a particular mode, OfficeTalk also lets you 
  4337. specify what actions may be performed within the mode.
  4338. .endpar
  4339. .par
  4340. For example, you may wish to specify that certain people have access to all modes except Meeting mode. Alternatively, you may wish to allow all users to create companies and contacts but deny certain 
  4341. users from viewing the history of communication held with any companies or contacts. All this, and more, may be specified from Supervisor mode in the following way:
  4342. .endpar
  4343. .par
  4344. Select [w2h_b1|Modes] from the left hand list in Supervisor mode and double click on the mode for which you wish to define the security in the right hand list. OfficeTalk will display the Mode 
  4345. property sheet.
  4346. .endpar
  4347. [@g_QUIC0875.BMP|]
  4348. .par
  4349. Select the Access tab. Ensure that 'Mode' is selected in the [w2h_b1|Type][w2h_i1| ]drop down list. By selecting the relevant security profiles from the list and choosing the appropriate radio 
  4350. button, you can define which security profiles have access to the corresponding mode and which have no access. A user belonging to a [@GlossSecurityprofile|security profile] which has [w2h_i1|no 
  4351. ]access to a particular mode will not be able to enter the mode. The mode button will be disabled. 
  4352. .endpar
  4353. Drop down the [w2h_b1|Type] list to show all other attributes of the chosen mode for which access may be defined. For example, Contact mode lets you define the following:
  4354. Who has access to the mode.
  4355. Who may enter the Company/Contact and Directory views.
  4356. Who may access the History view.
  4357. Who has what level of access when adding, editing and deleting companies and contacts.
  4358. Who may create personal/public contact groups.
  4359. Who may create personal/public documents.
  4360. Who may create personal/public conversations.
  4361. A list of the attributes of each mode is shown below:
  4362. .table colSize 7 11 11 
  4363. [w2h_b1|Mode
  4364. Attribute
  4365. Access
  4366. [w2h_b0|Bin
  4367. Mode
  4368. No Access/Access
  4369. Contact
  4370. Mode
  4371. No Access/Read Access
  4372.  
  4373. Company/Contact/ Directory Views
  4374. No Access/Read Access
  4375.  
  4376. History View
  4377. No Access/Access
  4378.  
  4379. Companies/Contacts
  4380. Read/Create/Edit/Delete Access
  4381.  
  4382. Contact Groups
  4383. Read/Create Personal/Create Public
  4384.  
  4385. Documents
  4386. Read/Create Personal/Create Public
  4387.  
  4388. Conversations
  4389. Read/Create Personal/Create Public
  4390. Diary
  4391. Mode
  4392. No Access/Access
  4393. [@GlossGroup|Group]
  4394. Mode
  4395. No Access/Read Access/Create Personal/Create Public
  4396. Mail
  4397. Mode
  4398. No Access/Access
  4399. Meeting
  4400. Mode
  4401. No Access/Access
  4402.  
  4403. Meetings
  4404. Read/Create
  4405.  
  4406. Folders
  4407. Read/Create Personal/Create Public
  4408. Notify
  4409. Mode
  4410. No Access/Access
  4411. [@GlossPlanner|Planner]
  4412. Mode
  4413. No Access/Access
  4414.  
  4415. Planners
  4416. Read/Create Personal/Create Public
  4417.  
  4418. Planner Folders
  4419. Read/Create Personal/Create Public
  4420. [@GlossProject|Project]
  4421. Mode
  4422. No Access/Access
  4423.  
  4424. Projects
  4425. Read/Create Personal/Create Public
  4426.  
  4427. Project Folders
  4428. Read/Create Personal/Create Public
  4429. .end-table
  4430. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4431. ]]]
  4432. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4433. .end-topic
  4434.  
  4435. ; Topic DefiningCustomPropertySheetsforaSecurityProfile
  4436. ;
  4437. .topic DefiningCustomPropertySheetsforaSecurityProfile
  4438. .OutputFile DefiningCustomPropertySheetsforaSecurityProfile.htm
  4439. .title Defining Custom Property Sheets for a Security Profile
  4440. .lineKeyword Defining Custom Property Sheets for a Security Profile:
  4441. .lineKeyword Custom Data:
  4442. .lineKeyword Custom Data:custom property sheets:
  4443. .lineKeyword Security Profiles:
  4444. .lineKeyword Security Profiles:custom property sheets:
  4445. .list l_SECTION_
  4446. .contentTitle off
  4447. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4448. [@bheading_3|]     Defining Custom Property Sheets for a Security Profile
  4449. .par
  4450. [@aheading_3|]This section discusses OfficeTalk's ability to present users with customised property sheets for editing OfficeTalk data which may contain custom fields. For more information about 
  4451. custom fields and custom property sheets, see [@CustomFields|Custom Fields].
  4452. .endpar
  4453. .par
  4454. OfficeTalk lets you define custom property sheets for several different types of OfficeTalk data. The property sheets used to edit certain OfficeTalk data may be assigned on a per 
  4455. [@GlossSecurityprofile|security profile] basis. Members of a certain security profile will inherit its property sheets. In this way. different users may be assigned different property sheets to view 
  4456. and edit the same OfficeTalk data. For example, users in the accounts department may need to access financial data about contacts, but users in the sales department may need to access just address 
  4457. and personal information held against contacts. These assignments may be made from the Custom Data wizard and they may also be made, on a per security profile basis, from the Security Profile 
  4458. property sheet.
  4459. .endpar
  4460. [@g_QUIC0007.BMP|]
  4461.   
  4462. .par
  4463. Select the Property Sheets tab. The Property Sheets page contains a drop down list of OfficeTalk data types. Select the relevant data type. For example, if you wish to select a property sheet for the 
  4464. members of this security profile to use in order to edit contact records, select [w2h_b1|Contacts] from this list. Next, from the [w2h_b1|Dialog ]drop down list, select the property sheet that you 
  4465. wish members of this security profile to use when editing contacts. You may choose between the following:
  4466. .endpar
  4467. .table colSize 8 20 
  4468. [w2h_b1|Dialog
  4469. Description
  4470. [w2h_b0|OfficeTalk default
  4471. This is the standard dialog box as supplied with OfficeTalk. 
  4472. Workgroup default
  4473. This is the dialog box which has been selected as the workgroup default. This is the default setting.
  4474. [w2h_i1|User defined]
  4475. Any user defined dialog boxes will appear next in the drop down list. Choose the dialog box that the user will access when adding or editing records of the associated data type.
  4476. .end-table
  4477. The changes will effect the relevant users the next time they log on to OfficeTalk. Any changes effecting you will take effect immediately.
  4478. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  4479. ]]]
  4480. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4481. .end-topic
  4482.  
  4483. ; Topic OfficeTalkServices
  4484. ;
  4485. .topic OfficeTalkServices
  4486. .OutputFile OfficeTalkServices.htm
  4487. .title OfficeTalk Services
  4488. .lineKeyword OfficeTalk Services:
  4489. .list l_SECTION_
  4490. .contentTitle off
  4491. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4492. [@bheading_2|]     OfficeTalk Services
  4493. .par
  4494. [@aheading_2|]An [@GlossOfficeTalkserver|OfficeTalk server] is a machine configured to perform server based activities such as checking for new mail on behalf of all users or performing commands on 
  4495. behalf of the workgroup or performing data synchronisation with remote workgroups. OfficeTalk provides a set of services which perform certain workgroup-based functions that are described in more 
  4496. detail below.
  4497. .endpar
  4498. Most server based activities are database intensive and it is therefore most efficient to configure the machine holding the workgroup database as the OfficeTalk server machine.
  4499. You can access the list of OfficeTalk services from the OfficeTalk Services dialog box by selecting [w2h_b1|OfficeTalk Server[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|Options] menu. 
  4500. [@g_QUIC0105.BMP|]
  4501. .par
  4502. Each service may be run manually by selecting the relevant service and pressing the [w2h_b1|Kick[@specialChar(85)|133]] button. Selecting a service and pressing the 
  4503. [w2h_b1|Settings[@specialChar(85)|133]] button displays a service dependent Settings property sheet from which you may set up service options or a schedule for automating the running of each service.
  4504. .endpar
  4505. [w2h_b1|More:
  4506. [w2h_b0|[@InternetMailGatewayService|Internet Mail Gateway Service]
  4507. [@MailRuleService|Mail Rule Service]
  4508. [@CommandProcessorService|Command Processor Service]
  4509. [@PollingService|Polling Service]
  4510. [@RemoteWorkgroupGatewayServices|Remote Workgroup Gateway Services]
  4511. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4512. ]]]
  4513. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4514. .end-topic
  4515.  
  4516. ; Topic InternetMailGatewayService
  4517. ;
  4518. .topic InternetMailGatewayService
  4519. .OutputFile InternetMailGatewayService.htm
  4520. .title Internet Mail Gateway Service
  4521. .lineKeyword Internet Mail Gateway Service:
  4522. .lineKeyword OfficeTalk Services:
  4523. .lineKeyword OfficeTalk Services:Internet mail gateway service:
  4524. .list l_SECTION_
  4525. .contentTitle off
  4526. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4527. [@bheading_3|]     Internet Mail Gateway Service
  4528. .par
  4529. [@aheading_3|]The Internet Mail Gateway Service lets you configure the connection and scheduling aspects of the Internet mail gateway service. Selecting this service and pressing the 
  4530. [w2h_b1|Settings[@specialChar(85)|133]] button will display the Internet Service property sheet. 
  4531. .endpar
  4532. [@g_QUIC0107.BMP|]
  4533. .par
  4534. Both the Host page and Connection page shown here in the property sheet are also available from the full Internet Mail Service property sheet. These two pages together define all the information 
  4535. needed to specify when and how to connect to the Internet.
  4536. .endpar
  4537. For more information on configuring this service see [@ConfiguringtheInternetMailservice|Configuring the Internet Mail service ]. 
  4538. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4539. ]
  4540. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4541. .end-topic
  4542.  
  4543. ; Topic MailRuleService
  4544. ;
  4545. .topic MailRuleService
  4546. .OutputFile MailRuleService.htm
  4547. .title Mail Rule Service
  4548. .lineKeyword Mail Rule Service:
  4549. .lineKeyword OfficeTalk Services:
  4550. .lineKeyword OfficeTalk Services:mail rule service:
  4551. .list l_SECTION_
  4552. .contentTitle off
  4553. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4554. [@bheading_3|]     Mail Rule Service
  4555. .par
  4556. [@aheading_3|]OfficeTalk provides a mail rule service which lets the computer, running the service, perform any resulting actions on behalf of each user. This is a useful feature for users who wish 
  4557. for their mail rules to be carried out during a time when they plan not to log on to OfficeTalk. Consider the scenario where a specific OfficeTalk user plans to go on holiday for two weeks and so 
  4558. sets up a mail rule to redirect all incoming mail to a colleague. Only by using the mail rule service will the user's mail be regularly checked and the rule promptly applied. If the mail rule service 
  4559. was not activated, then the rule would be carried out by the user's machine only when the user returned from holiday and logged on to OfficeTalk.
  4560. .endpar
  4561. .par
  4562. You may activate the mail rule service by selecting the appropriate check box in the OfficeTalk Services dialog box. You can specify how frequently the server machine will try to perform this service 
  4563. by selecting [w2h_b1|Mail Rule Service] and pressing the [w2h_b1|Settings[@specialChar(85)|133]] button. 
  4564. .endpar
  4565. The Rule Service Settings property sheet is displayed. Press the [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] button to add a schedule for performing the service.
  4566. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4567. ]
  4568. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4569. .end-topic
  4570.  
  4571. ; Topic CommandProcessorService
  4572. ;
  4573. .topic CommandProcessorService
  4574. .OutputFile CommandProcessorService.htm
  4575. .title Command Processor Service
  4576. .lineKeyword Command Processor Service:
  4577. .lineKeyword OfficeTalk Services:
  4578. .lineKeyword OfficeTalk Services:command processor service:
  4579. .list l_SECTION_
  4580. .contentTitle off
  4581. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4582. [@bheading_3|]     Command Processor Service
  4583. .par
  4584. [@aheading_3|]A [@GlossCommand|command] is a data message used as an efficient means of communicating data between and within OfficeTalk workgroups. In some cases, local OfficeTalk users may write 
  4585. commands to the database as an efficient way of performing a set of actions which would otherwise require a series of records to be written to the database. The commands remain until a command 
  4586. processor service processes the command and writes the relevant records.
  4587. .endpar
  4588. .par
  4589. More commonly, commands are used to communicate changes made between remote workgroups which replicate their data [w2h_i1|asynchronously] or via [w2h_i1|e-mail]. For more information on workgroup 
  4590. replication, see [@WhatIsRemoteWorkgrouping|What Is Remote Workgrouping]. When a remote workgroup updates another workgroup with its changes, in this way, the result is one or more commands being 
  4591. placed in the target database waiting for a command processor to interpret them. A supervisor may interpret commands from any OfficeTalk machine but by far the most efficient configuration is to 
  4592. interpret commands on the machine which contains the OfficeTalk database. This reduces network traffic.
  4593. .endpar
  4594. .par
  4595. You may interpret commands manually by selecting [w2h_b1|Command Processor Service] from the OfficeTalk Services dialog box and pressing the [w2h_b1|Kick[@specialChar(85)|133]] button. The length of 
  4596. time it will take to process commands will depend upon how many commands are pending and how much data is represented by each command. For example, if you receive a command containing the initial 
  4597. snapshot of another remote workgroup's database, then the process will take quite a long time.
  4598. .endpar
  4599. Typically, if you want to replicate data with another remote workgroup on a regular basis, you should set up a schedule for the associated gateway service. 
  4600. .par
  4601. The gateway service performs the processing of commands at the end of its operation. However, if you are being sent updates and requests for data and you are a [@GlossSlaveworkgroup|slave workgroup] 
  4602. (i.e. you may not initiate a replication) then you should set up a schedule to simply perform commands. You can do this by selecting the [w2h_b1|Command Processor Service] and pressing the 
  4603. [w2h_b1|Settings[@specialChar(85)|133]] button. The Command Processor Settings property sheet is displayed.
  4604. .endpar
  4605. [w2h_b0|[@g_QUIC0110.BMP|]
  4606. Press the [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] button to add one or more schedules. 
  4607. The Return Addresses page lets you specify the e-mail address to which other workgroups should send their commands.
  4608.  
  4609. [@g_QUIC0112.BMP|]
  4610. This is relevant only if you receive commands via e-mail. Select which service you expect to use to receive commands and specify the return address in the field below.
  4611. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4612. ]]
  4613. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4614. .end-topic
  4615.  
  4616. ; Topic PollingService
  4617. ;
  4618. .topic PollingService
  4619. .OutputFile PollingService.htm
  4620. .title Polling Service
  4621. .lineKeyword Polling Service:
  4622. .lineKeyword OfficeTalk Services:
  4623. .lineKeyword OfficeTalk Services:polling service:
  4624. .lineKeyword Mail:
  4625. .lineKeyword Mail:client polling:
  4626. .list l_SECTION_
  4627. .contentTitle off
  4628. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4629. [@bheading_3|]     Polling Service
  4630. [@aheading_3|]By default, every client machine will check the database for certain events, such as new incoming mail, pending notifications, overdue tasks and appointment reminders etc.
  4631. .par
  4632. For larger workgroup sizes, this arrangement can lead to increased network traffic. OfficeTalk offers a solution to this by providing a polling service. The polling service checks the database on 
  4633. behalf of each client for such events. Since the polling server may be the machine which holds the OfficeTalk database, network traffic may be completely eliminated.
  4634. .endpar
  4635. For more information on server based polling, see [@PollingtheDatabase|Polling the Database].
  4636. .par
  4637. You can set up a machine as the polling server by checking the check box next to the [w2h_b1|Polling Database Service] entry in the OfficeTalk Services dialog box and pressing the 
  4638. [w2h_b1|Settings[@specialChar(85)|133]] button. The Polling Service Settings property sheet is displayed.
  4639. .endpar
  4640. [@g_QUIC0114.BMP|]
  4641. .par
  4642. Specify how frequently, in minutes, you wish this machine to check for database events. When the polling server finds a database event, it uses NetBIOS to inform the relevant OfficeTalk client. If 
  4643. the client machine is logged onto OfficeTalk, it will then respond accordingly retrieving the relevant data from the database.
  4644. .endpar
  4645. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4646. ]
  4647. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4648. .end-topic
  4649.  
  4650. ; Topic RemoteWorkgroupGatewayServices
  4651. ;
  4652. .topic RemoteWorkgroupGatewayServices
  4653. .OutputFile RemoteWorkgroupGatewayServices.htm
  4654. .title Remote Workgroup Gateway Services
  4655. .lineKeyword Remote Workgroup Gateway Services:
  4656. .lineKeyword OfficeTalk Services:
  4657. .lineKeyword OfficeTalk Services:remote workgroup gateway services:
  4658. .list l_SECTION_
  4659. .contentTitle off
  4660. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4661. [@bheading_3|]     Remote Workgroup Gateway Services
  4662. .par
  4663. [@aheading_3|]A gateway service is provided for each remote workgroup that is defined. Kicking a gateway service is equivalent to right clicking on the associated remote workgroup, in the list of 
  4664. remote workgroups in Supervisor mode, and selecting [w2h_b1|Merge[@specialChar(85)|133]] from the context menu. When you kick a service by selecting it from the OfficeTalk Services dialog box and 
  4665. pressing [w2h_b1|Kick[@specialChar(85)|133]], it will, in most cases, display the Merge Remote Workgroup wizard.
  4666. .endpar
  4667. [@g_QUIC0116.BMP|]
  4668. You may choose from the following options:
  4669. Send changes made to this workgroup to the remote workgroup.
  4670. Receive changes made to the remote workgroup.
  4671. Do Both.
  4672. Choose the required option and press [w2h_b1|Finish]. OfficeTalk will perform the merge. 
  4673. .par
  4674. What OfficeTalk actually does depends entirely upon the replication method used. For example, if a synchronous replication method is chosen, OfficeTalk will perform the merge there and then. If the 
  4675. e-mail replication method is chosen, OfficeTalk will prepare an e-mail [@GlossCommand|command] and store it, ready to send, the next time you connect to the Internet.
  4676. .endpar
  4677. .par
  4678. The Merge Remote Workgroup wizard is not shown for direct connections since, in this case, changes to each workgroup are not exchanged. Instead, OfficeTalk asks you to confirm that you wish to merge, 
  4679. so that each workgroup may exchange certain information, such as mail messages, meeting invitations etc. 
  4680. .endpar
  4681. .par
  4682. Usually, you would perform such data replications on a regular basis. You can specify a schedule for replication by selecting the appropriate gateway service and pressing the 
  4683. [w2h_b1|Settings[@specialChar(85)|133]] button. The Remote Workgroup Gateway Settings property sheet is displayed, showing the Merge Times page. 
  4684. .endpar
  4685. [w2h_b0|[@g_QUIC1073.BMP|]
  4686. Press the[w2h_b1| New[@specialChar(85)|133]] button to add a schedule of times for merging data.
  4687. .par
  4688. OfficeTalk gives you the choice of treating differently attachment data, such as e-mail, note attachments, documents and mail merge documents. In the Attachments page of the Remote Workgroup Gateway 
  4689. Settings property sheet, OfficeTalk gives you the following choices:
  4690. .endpar
  4691. Always replicate attachment data.
  4692. Never replicate attachment data.
  4693. Replicate attachment data at separate times from other data according to a specified schedule. Press the [w2h_b1|Attachment Update Times] to specify a separate attachment replication schedule.
  4694. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  4695. ]]
  4696. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4697. .end-topic
  4698.  
  4699. ; Topic PublishingDatatotheWeb
  4700. ;
  4701. .topic PublishingDatatotheWeb
  4702. .OutputFile PublishingDatatotheWeb.htm
  4703. .title Publishing Data to the Web
  4704. .lineKeyword Publishing Data to the Web:
  4705. .lineKeyword Exporting Data:
  4706. .lineKeyword Exporting Data:publishing to the web:
  4707. .list l_SECTION_
  4708. .contentTitle off
  4709. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4710. [@bheading_2|]     Publishing Data to the Web
  4711. .par
  4712. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you publish diary and contact data to an Internet Web page.  OfficeTalk searches any HTML file that you provide, replacing certain text with a link to pages containing 
  4713. diary information for selected OfficeTalk users and a link to pages containing contact name and address information. Furthermore, OfficeTalk can connect to the Internet and copy the files onto a 
  4714. World Wide Web server, making them accessible to the Internet community. Alternatively, the files may be used in a local Intranet configuration.
  4715. .endpar
  4716. .par
  4717. You can specify options for publishing diary and contact data to the Web by selecting [w2h_b1|Data to HTML[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|File/Export] menu in Supervisor mode. This will 
  4718. display the Internet Export wizard.
  4719. .endpar
  4720. [@g_QUIC0118.BMP|]
  4721. .par
  4722. Choose which users' and/or resources' diaries you wish to publish to the Web. Do this by selecting [w2h_b1|Users] or [w2h_b1|Resources] and pressing the [w2h_b1|Details[@specialChar(85)|133]] button. 
  4723. A further dialog box is displayed showing a list of all OfficeTalk users or resources. Choose the required users or resources and press [w2h_b1|OK]. 
  4724. .endpar
  4725. .par
  4726. From the Internet Export wizard, you may choose to export all companies or all contacts by checking the [w2h_b1|All Companies] or [w2h_b1|All Contacts] check box. Alternatively, if you only wish to 
  4727. publish a subset of companies or contacts, you can select a contact [@GlossGroup|group] containing the relevant companies and contacts. Do this by selecting [w2h_b1|Contact Groups] and pressing the 
  4728. [w2h_b1|Details[@specialChar(85)|133]] button. The Contact Groups dialog box is displayed allowing you to select the appropriate contact groups.
  4729. .endpar
  4730. Press [w2h_b1|Next ]when you have chosen what data you wish to publish. The Upload page is displayed.
  4731. [@g_QUIC0120.BMP|]
  4732. .par
  4733. Specify a local directory to which the generated HTML files are output. If you want OfficeTalk to copy the files to the Internet for you then check the [w2h_b1|Copy files from this directory to the 
  4734. Internet] check box. When OfficeTalk creates HTML files representing contact and diary information, the entire set of files is created in a single directory. However, OfficeTalk provides 
  4735. functionality for replicating the file structure of the specified directory to the Internet. This means that you could use OfficeTalk as a tool for transferring your Intranet Web files to the 
  4736. Internet. If you wish to replicate the sub directories of the specified directory in this way then check the [w2h_b1|Include Sub Directories] check box.
  4737. .endpar
  4738. .par
  4739. Prior to uploading your HTML data to the Internet, OfficeTalk must first connect to the Internet, so you must supply information on how to connect to your World Wide Web server. Firstly, select a 
  4740. dial-up connection entry from the drop down list or create a new one by pressing the [w2h_b1|New Connection[@specialChar(85)|133]] button. Next, specify the address of your World Wide Web server, for 
  4741. example, 'www.webserver.com'. Specify your login name and password for gaining access to the server. In the [w2h_b1|Upload To] field, enter the directory on the server to which you must upload files. 
  4742. This directory must be relative to the initial directory when you first log onto the server. Usually, you will need to move files from this directory to another directory on the server. OfficeTalk 
  4743. lets you do this by entering an optional relative directory name.
  4744. .endpar
  4745. If you have elected to publish diary information then pressing [w2h_b1|Next] will display the Diary Date Ranges page. 
  4746. [@g_QUIC0122.BMP|]
  4747. This page lets you choose a date range over which to publish diary information for the selected users and resources. The default is to publish all diary information.
  4748. Pressing [w2h_b1|Next] will display the Diaries Template Page. This page lets you specify an HTML file which contains the character sequence <@UserDiaries> or <@ResourceDiaries> or both. 
  4749. [@g_QUIC0124.BMP|]
  4750. .par
  4751. Occurrences of either of these sequences will be replaced with a list of users or resources with each element in the list being a link to that user's or [@GlossResource|resource]'s diary information. 
  4752. Enter the full path name of such a file.
  4753. .endpar
  4754. .par
  4755. Pressing [w2h_b1|Next] will display the Diary Display Options page. This page lets you specify an HTML file which is a template for the page which shows a specific user's or resource's diary 
  4756. information. You may also choose a font for displaying the date that is displayed above each day of appointments.
  4757. .endpar
  4758. [@g_QUIC0126.BMP|]
  4759. .par
  4760. If you chose to output contact information, then the Contact Template page is displayed when you press the [w2h_b1|Next] page. This page lets you specify an HTML file which will contain one or more 
  4761. of the character sequences: <@ContactIndex>, <@CompanyIndex> and <@ContactGroups>. 
  4762. .endpar
  4763. [@g_QUIC0128.BMP|]
  4764. .par
  4765. Occurrences of <@CompanyIndex> or <@ContactIndex> are replaced with an alphabetical index. Each letter of the alphabet is a hyperlink to a list of companies or contacts beginning with the associated 
  4766. letter. 
  4767. .endpar
  4768. .par
  4769. Occurrences of <@ContactGroups> are replaced with a list of contact groups. Each contact group is a hyperlink to an automatically generated page of associated companies and contacts. Enter the full 
  4770. path of such an HTML file and press [w2h_b1|Next].
  4771. .endpar
  4772. The next page shown is the Contact Display Options page. This page lets you specify an HTML file which is a template for the page which shows a specific company's or contact's details. 
  4773. [@g_QUIC0130.BMP|]
  4774. This file should contain the character sequence <@Contact>. This file also lets you choose the font for displaying the company or contact name which precedes the address information.
  4775. .par
  4776. When you press the [w2h_b1|Finish] button, OfficeTalk will generate the diary and contact information as requested and will place each generated file into the requested directory. If you elected to 
  4777. upload the generated files to the Internet, OfficeTalk will establish a connection with the World Wide Web server and will use the File Transfer Protocol (FTP) to copy the files to the requested 
  4778. directory on the server.
  4779. .endpar
  4780. Browsing the generated files, using an ordinary Web browser, will produce a result similar to that shown below:
  4781. [@g_QUIC0902.BMP|]
  4782. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  4783. ]
  4784. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4785. .end-topic
  4786.  
  4787. ; Topic CustomisingtheWorkingDay
  4788. ;
  4789. .topic CustomisingtheWorkingDay
  4790. .OutputFile CustomisingtheWorkingDay.htm
  4791. .title Customising the Working Day
  4792. .lineKeyword Customising the Working Day:
  4793. .lineKeyword Working hours:
  4794. .lineKeyword Working hours:defining:
  4795. .list l_SECTION_
  4796. .contentTitle off
  4797. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4798. [@bheading_2|]     Customising the Working Day
  4799. .par
  4800. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you specify which weekdays are normal working days for your organisation and, for each of those days, OfficeTalk lets you specify the normal working hours. This 
  4801. information is used primarily by the meeting manager so that it knows when people are generally available. Users have the choice of over-riding these settings if they operate flexi-hours or if they 
  4802. are shift workers.
  4803. .endpar
  4804. You can customise the working day by pressing the [@g_QUIC0904.BMP|] button located in the shortcut bar in Supervisor mode. The Custom Day property sheet is displayed.
  4805. [@g_QUIC0905.BMP|]
  4806. .par
  4807. Place a check box next to each weekday that is a normal working day. For most organisations, this is Monday to Friday inclusive. Next, for each of those days, specify a start time and an end time 
  4808. representing the normal working hours for each day. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  4809. .endpar
  4810. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  4811. ]
  4812. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4813. .end-topic
  4814.  
  4815. ; Topic TaskPriorityDescriptions
  4816. ;
  4817. .topic TaskPriorityDescriptions
  4818. .OutputFile TaskPriorityDescriptions.htm
  4819. .title Task Priority Descriptions
  4820. .lineKeyword Task Priority Descriptions:
  4821. .lineKeyword Priority:
  4822. .lineKeyword Priority:task priority descriptions:
  4823. .list l_SECTION_
  4824. .contentTitle off
  4825. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4826. [@bheading_2|]     Task Priority Descriptions
  4827. .par
  4828. [@aheading_2|]OfficeTalk lets users associate a priority with tasks and [@GlossProject|project] tasks. This is represented by a number from 1 to 5. A user defined description may be associated with 
  4829. each priority level and this may be specified from within Supervisor mode by pressing the [@g_QUIC0907.BMP|] button, located in the shortcut bar. Pressing this button will display the Priorities 
  4830. dialog box. 
  4831. .endpar
  4832. [w2h_b0|[@g_QUIC0908.BMP|]
  4833. .par
  4834. Enter the appropriate description into each of the relevant fields. This dialog box also lets you choose the default priority level that is assigned to a task or project task when the task is first 
  4835. created. You can do this by selecting the appropriate [w2h_b1|Default] radio button. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  4836. .endpar
  4837. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  4838. ]]
  4839. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4840. .end-topic
  4841.  
  4842. ; Topic WorkgroupDetails
  4843. ;
  4844. .topic WorkgroupDetails
  4845. .OutputFile WorkgroupDetails.htm
  4846. .title Workgroup Details
  4847. .lineKeyword Workgroup Details:
  4848. .list l_SECTION_
  4849. .contentTitle off
  4850. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4851. [@bheading_2|]     Workgroup Details
  4852. [@aheading_2|]You can view the Workgroup Details by selecting [w2h_b1|Workgroup Details ]from the [w2h_b1|Edit ]menu. The Workgroup property sheet is displayed showing the Details page.
  4853. [w2h_b1|More:
  4854. [w2h_b0|[@SpecifyingWorkgroupDetails|Specifying Workgroup Details]
  4855. [@SpecifyingDefaultPropertySheets|Specifying Default Property Sheets]
  4856. [@OptionsforDuplicateCheckingofContacts|Options for Duplicate Checking of Contacts]
  4857. [@RestrictingUsersFromUsingDisplayProfiles|Restricting Users From Using Display Profiles]
  4858. [@DisablingPublicLinks|Disabling Public Links]
  4859. [@OptionforSendingMailviatheServer|Option for Sending Mail via the Server]
  4860. [@PollingtheDatabase|Polling the Database]
  4861. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4862. ]]]
  4863. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4864. .end-topic
  4865.  
  4866. ; Topic SpecifyingWorkgroupDetails
  4867. ;
  4868. .topic SpecifyingWorkgroupDetails
  4869. .OutputFile SpecifyingWorkgroupDetails.htm
  4870. .title Specifying Workgroup Details
  4871. .lineKeyword Specifying Workgroup Details:
  4872. .lineKeyword Workgroup:
  4873. .lineKeyword Workgroup:specifying workgroup details:
  4874. .list l_SECTION_
  4875. .contentTitle off
  4876. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4877. [@bheading_3|]     Specifying Workgroup Details
  4878. .par
  4879. [@aheading_3|]The Details page shows the workgroup name and the workgroup's location, phone and fax details. You may not edit the workgroup name from this dialog box since your license and 
  4880. [@GlossKeycode|keycode] details are dependent upon your workgroup name.
  4881. .endpar
  4882. [w2h_b0|[@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4883. ]]
  4884. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4885. .end-topic
  4886.  
  4887. ; Topic SpecifyingDefaultPropertySheets
  4888. ;
  4889. .topic SpecifyingDefaultPropertySheets
  4890. .OutputFile SpecifyingDefaultPropertySheets.htm
  4891. .title Specifying Default Property Sheets
  4892. .lineKeyword Specifying Default Property Sheets:
  4893. .lineKeyword Custom Data:
  4894. .lineKeyword Custom Data:Specifying workgroup default property sheets:
  4895. .lineKeyword Custom Data:custom property sheets:assigning:
  4896. .list l_SECTION_
  4897. .contentTitle off
  4898. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4899. [@bheading_3|]     Specifying Default Property Sheets
  4900. .par
  4901. [@aheading_3|]The Property Sheets page of this property sheet lets you choose the default property sheets for each data type for all members of the workgroup. Note that any settings applied here will 
  4902. not apply to users belonging to security profiles who have specifically selected custom property sheets other than [w2h_i1|Workgroup default].  
  4903. .endpar
  4904. [@g_QUIC0910.BMP|]
  4905. Select the data type that you wish to affect from the [w2h_b1|Data Type ]drop down list and then choose the property sheet that you wish to set as the workgroup default for the selected data type.
  4906. For more information see [@AssigningCustomPropertySheetstoDifferentSecurityProfiles|Assigning Custom Property Sheets to Different Security Profiles].
  4907. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4908. ]
  4909. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4910. .end-topic
  4911.  
  4912. ; Topic OptionsforDuplicateCheckingofContacts
  4913. ;
  4914. .topic OptionsforDuplicateCheckingofContacts
  4915. .OutputFile OptionsforDuplicateCheckingofContacts.htm
  4916. .title Options for Duplicate Checking of Contacts
  4917. .lineKeyword Options for Duplicate Checking of Contacts:
  4918. .lineKeyword Contacts:
  4919. .lineKeyword Contacts:duplicate checking:
  4920. .list l_SECTION_
  4921. .contentTitle off
  4922. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4923. [@bheading_3|]     Options for Duplicate Checking of Contacts
  4924. [@aheading_3|]The Options page lets you specify whether or not OfficeTalk should perform duplicate checks every time a company or contact is added to the workgroup database. 
  4925. [@g_QUIC0133.BMP|]
  4926. .par
  4927. You can specify that duplicate checks are performed by checking the [w2h_b1|Check for duplicates when adding companies and contacts] check box. By default, duplicate checking will only be performed 
  4928. against contact records to which the user entering the data has at least read access. If you wish to extend duplicate checking to include records to which the user entering the data has no access 
  4929. then check the [w2h_b1|Also check against records to which the user has no access] check box.
  4930. .endpar
  4931. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4932. ]
  4933. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4934. .end-topic
  4935.  
  4936. ; Topic RestrictingUsersFromUsingDisplayProfiles
  4937. ;
  4938. .topic RestrictingUsersFromUsingDisplayProfiles
  4939. .OutputFile RestrictingUsersFromUsingDisplayProfiles.htm
  4940. .title Restricting Users From Using Display Profiles
  4941. .lineKeyword Restricting Users From Using Display Profiles:
  4942. .lineKeyword Display Profiles:
  4943. .list l_SECTION_
  4944. .contentTitle off
  4945. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4946. [@bheading_3|]     Restricting Users From Using Display Profiles
  4947. .par
  4948. [@aheading_3|]By default, all users may customise the look and feel of OfficeTalk, creating their own private display profiles. You can restrict non-supervisors from being able to create their own 
  4949. display profiles, forcing them to use the default workgroup display profile. You can do this by checking the [w2h_b1|All users will use the public profile] check box in the Profiles page of the 
  4950. Workgroup property sheet and selecting the required profile from the drop down list. When this option is selected, non-supervisors will be unable to change the settings of the default display 
  4951. profile. Any changes that are made to list sort orders, column widths, list groupings etc. are not saved to the database and remain only for the duration of the user's OfficeTalk session. 
  4952. .endpar
  4953. .par
  4954. A supervisor may make changes to any public display profile but will be warned that changes made to the profile may affect other users and will be prompted to save changes on exiting OfficeTalk as 
  4955. shown below.
  4956. .endpar
  4957. [@g_QUIC0135.BMP|]
  4958. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4959. ]
  4960. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4961. .end-topic
  4962.  
  4963. ; Topic DisablingPublicLinks
  4964. ;
  4965. .topic DisablingPublicLinks
  4966. .OutputFile DisablingPublicLinks.htm
  4967. .title Disabling Public Links
  4968. .lineKeyword Disabling Public Links:
  4969. .lineKeyword Linking:
  4970. .lineKeyword Linking:disabling public user links:
  4971. .list l_SECTION_
  4972. .contentTitle off
  4973. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4974. [@bheading_3|]     Disabling Public Links
  4975. .par
  4976. [@aheading_3|]OfficeTalk provides functionality for linking two or more items together using a [@GlossUserlink|user link]. When an item is linked to one or more other items then a {bmct help0011.bmp} 
  4977. marker is displayed next to the item. Clicking on this marker pops up a menu which lets you view any of the linked items. User links may be either public or private, depending on how the user link is 
  4978. made. If a user makes a public link, then all users will see the link. You can prevent users from creating public links by checking the [w2h_b1|Disable public links] check box in the Options page of 
  4979. the Workgroup property sheet. This will disable all public link buttons throughout OfficeTalk.
  4980. .endpar
  4981. [w2h_b0|[@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  4982. ]]
  4983. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  4984. .end-topic
  4985.  
  4986. ; Topic OptionforSendingMailviatheServer
  4987. ;
  4988. .topic OptionforSendingMailviatheServer
  4989. .OutputFile OptionforSendingMailviatheServer.htm
  4990. .title Option for Sending Mail via the Server
  4991. .lineKeyword Option for Sending Mail via the Server:
  4992. .lineKeyword Mail:
  4993. .lineKeyword Mail:sending mail via the server:
  4994. .lineKeyword OfficeTalk Services:
  4995. .lineKeyword OfficeTalk Services:command processor service:
  4996. .list l_SECTION_
  4997. .contentTitle off
  4998. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  4999. [@bheading_3|]     Option for Sending Mail via the Server
  5000. .par
  5001. [@aheading_3|]When a user sends a mail message, OfficeTalk has to write several records. The number of records written increases as the number of recipients increases. For slower networks, sending a 
  5002. message to 10 or more people can take a noticeable time on a 16-bit machine. OfficeTalk offers a feature which causes clients to send mail by writing a single record regardless of the number of 
  5003. recipients of the message. This single record is a [@GlossCommand|command] which may be interpreted at a later time by the command processor service. The [@GlossOfficeTalkserver|OfficeTalk server] 
  5004. machine should be the machine which holds the OfficeTalk database on its local hard disk. The advantage of this arrangement is that it is much quicker for a remote machine to write a single record to 
  5005. the database than to write many records. Furthermore, there is no network traffic created by the server machine reading the command record and writing all the mail records itself. Since the database 
  5006. is held locally, it is much more efficient for the OfficeTalk server machine to write records to the database than for a remote client machine to write to the database.
  5007. .endpar
  5008. .par
  5009. [w2h_b0|[w2h_b1|Note:] It is not necessarily advantageous to use this function if you use a SQL Server database, since all database records are inherently performed by a server machine. In such an 
  5010. environment this function will simply [w2h_i1|defer] the inevitable database writes. 
  5011. .endpar
  5012. Checking the [w2h_b1|Sending of mail is done by server] check box will cause all clients, which log on subsequently, to send mail by writing a command to the database.
  5013. .par
  5014. Mail messages will not be sent until the server machine processes commands. You can process commands manually from the OfficeTalk Services dialog box. Selecting [w2h_b1|OfficeTalk 
  5015. Server[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|Options] menu will display the OfficeTalk Services dialog box. 
  5016. .endpar
  5017. [@g_QUIC0137.BMP|]
  5018. .par
  5019. Select [w2h_b1|Command Processor Service] from the list of services and press the [w2h_b1|Kick[@specialChar(85)|133]] button. For information on automatically kicking the command processor, see 
  5020. [@CommandProcessorService|Command Processor Service].
  5021. .endpar
  5022. .par
  5023. [w2h_b1|Note:] A supervisor may kick the command processor service from any machine but it is most efficient if the machine holding the database performs this action since it involves no network 
  5024. activity.
  5025. .endpar
  5026. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5027. ]]
  5028. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5029. .end-topic
  5030.  
  5031. ; Topic PollingtheDatabase
  5032. ;
  5033. .topic PollingtheDatabase
  5034. .OutputFile PollingtheDatabase.htm
  5035. .title Polling the Database
  5036. .lineKeyword Polling the Database:
  5037. .lineKeyword Mail:
  5038. .lineKeyword Mail:client polling:
  5039. .lineKeyword OfficeTalk Services:
  5040. .lineKeyword OfficeTalk Services:polling service:
  5041. .list l_SECTION_
  5042. .contentTitle off
  5043. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5044. [@bheading_3|]     Polling the Database
  5045. [@aheading_3|]By default, every user will check the database every 5 minutes for the following:
  5046. New incoming mail
  5047. New pending notifications
  5048. Overdue tasks
  5049. Appointment reminders
  5050. Remote log off requests
  5051. You may change the interval for each of these checks from within the Polling page of the Workgroup dialog box.
  5052. [@g_QUIC0139.BMP|]
  5053. .par
  5054. [w2h_i1|Polling], in this context, means that each user will check the database for new relevant data. The disadvantage of polling is that network traffic increases with larger workgroup sizes. 
  5055. Larger workgroups should use server-based checking.
  5056. .endpar
  5057. .par
  5058. Server-based checking requires you to designate one machine as the poll server and this machine is made responsible for performing each of the above checks periodically for all users in the 
  5059. workgroup. If new mail is found for a particular user or another user's task becomes overdue then the user is notified of this using NetBIOS and the client machine will then access the database in 
  5060. order to retrieve the new mail message or to update it's display to show the overdue task.
  5061. .endpar
  5062. .par
  5063. You may configure a machine to be a poll server from the OfficeTalk Services dialog box. Select [@GlossOfficeTalkserver|OfficeTalk Server][w2h_b1|[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|Options] 
  5064. menu. This will display the OfficeTalk Services dialog box. 
  5065. .endpar
  5066. Check the Polling Database Service check box in the list of services and press the [w2h_b1|Settings[@specialChar(85)|133]] button. This will display the Polling Service Settings property sheet.
  5067. [w2h_b0|[@g_QUIC0141.BMP|] 
  5068. Specify the interval between checks and press [w2h_b1|OK ]to save your changes.
  5069. [w2h_b1|Note:] Any machine may be configured as the Polling Server but it is most efficient if the machine holding the database performs this action since it involves no network activity.
  5070. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  5071. ]]
  5072. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5073. .end-topic
  5074.  
  5075. ; Topic SupervisorPreferences
  5076. ;
  5077. .topic SupervisorPreferences
  5078. .OutputFile SupervisorPreferences.htm
  5079. .title Supervisor Preferences
  5080. .lineKeyword Supervisor Preferences:
  5081. .list l_SECTION_
  5082. .contentTitle off
  5083. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5084. [@bheading_2|]     Supervisor Preferences
  5085. .par
  5086. [@aheading_2|]You can specify Supervisor mode preferences by selecting [w2h_b1|Preferences[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|Options] menu in Supervisor mode. Below is a description of all the 
  5087. preferences specific to Supervisor mode.
  5088. .endpar
  5089. [w2h_b1|More:
  5090. [w2h_b0|[@SpecifyingaWorkgroupE_mailSignature|Specifying a Workgroup E-mail Signature]
  5091. [@DatePreferences|Date Preferences]
  5092. [@SpecifyingSpecialNotes|Specifying Special Notes]
  5093. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5094. ]]]
  5095. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5096. .end-topic
  5097.  
  5098. ; Topic SpecifyingaWorkgroupE_mailSignature
  5099. ;
  5100. .topic SpecifyingaWorkgroupE_mailSignature
  5101. .OutputFile SpecifyingaWorkgroupE_mailSignature.htm
  5102. .title Specifying a Workgroup E-mail Signature
  5103. .lineKeyword Specifying a Workgroup E-mail Signature:
  5104. .list l_SECTION_
  5105. .contentTitle off
  5106. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5107. [@bheading_3|]     Specifying a Workgroup E-mail Signature
  5108. .par
  5109. [@aheading_3|]An e-mail signature is text which is placed at the end of every mail message that you send. This is often just your name and your company name, but will sometimes include a telephone 
  5110. and fax number. OfficeTalk lets you specify a workgroup signature which will appear at the end of each mail message sent by any OfficeTalk user. Enter the signature into the [w2h_b1|Signature ]field 
  5111. and press [w2h_b1|OK].
  5112. .endpar
  5113. [w2h_b1|Note:] By default, each user does not send a signature with each message but may choose between sending a workgroup signature and their own personal signature.
  5114. If the signature contains the text '<@Workgroup>' then this will be replaced with the workgroup name. The text '<@User>' will be replaced with the name of the user sending the message.
  5115. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5116. ]
  5117. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5118. .end-topic
  5119.  
  5120. ; Topic DatePreferences
  5121. ;
  5122. .topic DatePreferences
  5123. .OutputFile DatePreferences.htm
  5124. .title Date Preferences
  5125. .lineKeyword Date Preferences:
  5126. .lineKeyword Date:
  5127. .lineKeyword Date:preferences:
  5128. .list l_SECTION_
  5129. .contentTitle off
  5130. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5131. [@bheading_3|]     Date Preferences
  5132. .par
  5133. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you define the first day of the week, the first week of the year and the first month of the first quarter. These settings affect how certain views are displayed and also 
  5134. how week numbers are calculated.
  5135. .endpar
  5136. To change the date preferences, select the Dates tab in the Preferences dialog box in Supervisor mode.
  5137. [@g_QUIC0143.BMP|] 
  5138. Select the first day of the week from the [w2h_b1|First day of the week] drop down list. This may be any day from Monday through to Sunday. Monday is the default setting.
  5139. Select the first week of the year from the next drop down list. You may choose from the following:
  5140. Starts on Jan 1
  5141. First 4 day week
  5142. First full week
  5143. Select the first month of the first quarter from the next drop down list. You may choose from any month of the year.
  5144. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5145. ]
  5146. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5147. .end-topic
  5148.  
  5149. ; Topic SpecifyingSpecialNotes
  5150. ;
  5151. .topic SpecifyingSpecialNotes
  5152. .OutputFile SpecifyingSpecialNotes.htm
  5153. .title Specifying Special Notes
  5154. .lineKeyword Specifying Special Notes:
  5155. .lineKeyword Special Notes:
  5156. .lineKeyword Meetings:
  5157. .lineKeyword Meetings:changing the invitation message:
  5158. .list l_SECTION_
  5159. .contentTitle off
  5160. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5161. [@bheading_3|]     Specifying Special Notes
  5162. .par
  5163. [@aheading_3|]Special notes are messages containing substitution strings which are sent as part of an OfficeTalk function, for example, when inviting an OfficeTalk user to a meeting or assigning a 
  5164. [@GlossProject|project] task to a non-OfficeTalk user. OfficeTalk lets you specify the message sent out when performing each function. Certain substitution strings are available so that you may 
  5165. design the messages to be context specific. For example, the message used when inviting an OfficeTalk user to a meeting is as follows:
  5166. .endpar
  5167. [w2h_b1|Meeting Invitation
  5168. ]You are invited to attend a meeting on <@Meeting.Start Date> at <@Meeting.Start Time>.
  5169. The subject of the meeting is "<@Meeting.Subject>".
  5170. The meeting is planned to last for <@Meeting.Duration>
  5171. The meeting venue is: <@Meeting.Place>
  5172. [w2h_b1|Agenda
  5173. ]<@Meeting.Agenda>[w2h_b1|
  5174. People Coming]
  5175. <@Meeting.GuestList>
  5176. .par
  5177. [w2h_i1|Please let me know if you can attend as soon as possible by pressing the] [w2h_b1|I Can Attend][w2h_b1|[w2h_i1| ]][w2h_i1|button at the top of this message. If you cannot attend, please press 
  5178. the] [w2h_b1|I Cannot Attend][w2h_i1| button.
  5179. .endpar
  5180. ]<@User.Name>
  5181. .par
  5182. In this case, the meeting object and the user object are both available to you in order to create substitution strings. You may insert any field value of the associated meeting by specifying a 
  5183. substitution string of the format '<@Meeting.[w2h_i1|field]>'. So, for example, you may specify the meeting name using '<@Meeting.Name>', and the meeting start time by using '<@Meeting.Start Time>'. 
  5184. Additionally, you have, available to you, all the field values of the user who organises the meeting. Typically, the meeting invitation ends with the organisers name. This is achieved using the 
  5185. substitution string '<@User.Name>' or, for a more informal message, '<@User.First Names>'. 
  5186. .endpar
  5187. .par
  5188. There are many special notes in OfficeTalk. They are all based around the functions for inviting people to meetings, assigning people project tasks and assigning people normal tasks. The special 
  5189. notes may be designed using [@GlossRichtext|rich text]. OfficeTalk lets you specify separate messages for OfficeTalk users and for non-OfficeTalk users. 
  5190. .endpar
  5191. .par
  5192. You may customise any of the default special notes by selecting the appropriate special note from the drop down list and editing the text in the window below. You may use the format bar to add colour 
  5193. and formatting to any of the messages.
  5194. .endpar
  5195. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  5196. ]
  5197. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5198. .end-topic
  5199.  
  5200. ; Topic Overview1
  5201. ;
  5202. .topic Overview1
  5203. .OutputFile Overview1.htm
  5204. .title Diary Mode - Overview
  5205. .lineKeyword Overview:
  5206. .list l_SECTION_
  5207. .contentTitle off
  5208. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5209. [@bheading_2|]     Overview
  5210. .par
  5211. [@aheading_2|]By default, Diary mode is the mode shown when you start OfficeTalk. From within Diary mode, you may view and update your schedule of appointments and your list of things to do (tasks). 
  5212. Provided that you have sufficient access, you may even view and update the appointments and tasks of other users in your workgroup. If OfficeTalk is configured to access 
  5213. [@PreparingtoWorkOffline|remote workgroups] then you may also view and update the appointments and tasks of users in these remote workgroups.
  5214. .endpar
  5215. .par
  5216. OfficeTalk lets you define an unlimited number of resources, such as meeting rooms, pool cars and overhead projectors. OfficeTalk can keep a diary for each of these resources. Provided that you have 
  5217. sufficient access, you can view and update the diary held for any [@GlossResource|resource].
  5218. .endpar
  5219. [@g_QUIC0145.BMP|]
  5220. .par
  5221. Diary mode provides a daily, weekly, monthly, custom and list view of appointments. The custom view lets you choose a user defined time span over which to view appointments. For example, you may wish 
  5222. to view three weeks of appointments at any one time. 
  5223. .endpar
  5224. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  5225. ]
  5226. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5227. .end-topic
  5228.  
  5229. ; Topic ManagingYourTo_DoList
  5230. ;
  5231. .topic ManagingYourTo_DoList
  5232. .OutputFile ManagingYourTo_DoList.htm
  5233. .title Managing Your To-Do List
  5234. .lineKeyword Managing Your To-Do List:
  5235. .lineKeyword Custom Data:
  5236. .list l_SECTION_
  5237. .contentTitle off
  5238. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5239. [@bheading_2|]     Managing Your To-Do List
  5240. [@aheading_2|]The Task List window is located to the right of Diary mode. It is a to-do list with a set of very powerful features to help you keep track of your workload.
  5241. [@g_QUIC0147.BMP|]
  5242. OfficeTalk lets you record one or more of the following attributes against each task:
  5243. A description of the task.
  5244. A priority.
  5245. A deadline.
  5246. Whether or not the task has been completed.
  5247. Detailed notes about the task.
  5248. .par
  5249. Additionally, you may add any number of user defined fields to the task data type which means that you can store almost any data that you like with each task. For more information on adding user 
  5250. defined fields to tasks see [@AdministeringCustomData|Administering Custom Data].
  5251. .endpar
  5252. [w2h_b1|More:
  5253. [w2h_b0|[@AddingaTask|Adding a Task]
  5254. [@MarkingaTaskasPrivate|Marking a Task as Private]
  5255. [@MarkingaTaskasComplete|Marking a Task as Complete]
  5256. [@SettingaTaskDeadline|Setting a Task Deadline]
  5257. [@PrioritisingYourTasks1|Prioritising Your Tasks]
  5258. [@StructuringYourTaskList1|Structuring Your Task List]
  5259. [@TaskFolders|Task Folders]
  5260. [@CategorisingTasks|Categorising Tasks]
  5261. [@KeepingNotesforaTask|Keeping Notes for a Task]
  5262. [@SchedulingTasksintotheDiary|Scheduling Tasks into the Diary]
  5263. [@FindingWhenaTaskisScheduled|Finding When a Task is Scheduled]
  5264. [@AssigningaTask|Assigning a Task]
  5265. [@TheResourcesPage|The Resources Page]
  5266. [@AssigningaTasktoaMicrosoftExchangeorMicrosoftOutlookUser|Assigning a Task to a Microsoft Exchange or Microsoft Outlook User]
  5267. [@SearchingforaTask|Searching for a Task]
  5268. [@LinkingaTask|Linking a Task]
  5269. [@PrintingYourTaskList|Printing Your Task List]
  5270. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5271. ]]]
  5272. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5273. .end-topic
  5274.  
  5275. ; Topic AddingaTask
  5276. ;
  5277. .topic AddingaTask
  5278. .OutputFile AddingaTask.htm
  5279. .title Adding a Task
  5280. .lineKeyword Adding a Task:
  5281. .lineKeyword Tasks:
  5282. .lineKeyword Tasks:adding:
  5283. .list l_SECTION_
  5284. .contentTitle off
  5285. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5286. [@bheading_3|]     Adding a Task
  5287. [@aheading_3|]You can add a task in the following way:
  5288. Click the left mouse button in a blank part of the task list. 
  5289. Type the description of the task. 
  5290. Press [w2h_b1|Enter].
  5291. .par
  5292. If you wish to specify attributes such as deadlines, priorities, notes etc. when adding a task then you should use the Task property sheet to add the task. You can add a new task via the Task 
  5293. property sheet in the following way:
  5294. .endpar
  5295. Press the [@g_QUIC0912.BMP|] button in the shortcut bar in Diary Mode. The Task property sheet is displayed.
  5296. [@g_QUIC0149.BMP|]
  5297. Enter description, deadline and priority information into the Details page. You can add [@GlossRichtext|rich text] notes for the task from the Notes page.
  5298. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  5299. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5300. ]
  5301. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5302. .end-topic
  5303.  
  5304. ; Topic MarkingaTaskasPrivate
  5305. ;
  5306. .topic MarkingaTaskasPrivate
  5307. .OutputFile MarkingaTaskasPrivate.htm
  5308. .title Marking a Task as Private
  5309. .lineKeyword Marking a Task as Private:
  5310. .lineKeyword Tasks:
  5311. .lineKeyword Tasks:marking as private:
  5312. .list l_SECTION_
  5313. .contentTitle off
  5314. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5315. [@bheading_3|]     Marking a Task as Private
  5316. .par
  5317. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you mark a task as [w2h_i1|private]. When a task is marked as private, only you can see it. Any other user, who has at least read access to your task list will see the 
  5318. word 'Private' in place of the task's description when they view your task list.
  5319. .endpar
  5320. You can mark a task as private in the following way:
  5321. Bring up the Task property sheet by clicking on the task using the right mouse button and selecting [w2h_b1|Edit] from the context menu.
  5322. Check the [w2h_b1|Private] check box and press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  5323. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5324. ]
  5325. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5326. .end-topic
  5327.  
  5328. ; Topic MarkingaTaskasComplete
  5329. ;
  5330. .topic MarkingaTaskasComplete
  5331. .OutputFile MarkingaTaskasComplete.htm
  5332. .title Marking a Task as Complete
  5333. .lineKeyword Marking a Task as Complete:
  5334. .lineKeyword Tasks:
  5335. .lineKeyword Tasks:marking as complete:
  5336. .list l_SECTION_
  5337. .contentTitle off
  5338. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5339. [@bheading_3|]     Marking a Task as Complete
  5340. [@aheading_3|]Once you have finished a task, you can indicate that it has been complete by checking the check box to the left of the task description.
  5341. [@g_QUIC0913.BMP|]
  5342. .par
  5343. The colour of the task will change to green and a line will be drawn through the task description provided you have checked the [w2h_b1|Lines through completed tasks] in the Diary page of the 
  5344. Preferences dialog box.
  5345. .endpar
  5346. Sometimes, you may wish to indicate the partial completion of a task. You may choose a completion percentage in the following way:
  5347. [@specialChar(b7)|183]     Bring up the Task property sheet by clicking on the task using the right mouse button and selecting [w2h_b1|Edit] from the context menu.
  5348. .par
  5349. [@specialChar(b7)|183]     Enter a number between 0 and 100, representing the completion percentage, into the field to the right of the [w2h_b1|Complete] check box and press [w2h_b1|OK] to save your 
  5350. changes.
  5351. .endpar
  5352. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5353. ]
  5354. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5355. .end-topic
  5356.  
  5357. ; Topic SettingaTaskDeadline
  5358. ;
  5359. .topic SettingaTaskDeadline
  5360. .OutputFile SettingaTaskDeadline.htm
  5361. .title Setting a Task Deadline
  5362. .lineKeyword Setting a Task Deadline:
  5363. .lineKeyword Tasks:
  5364. .lineKeyword Tasks:deadlines:
  5365. .list l_SECTION_
  5366. .contentTitle off
  5367. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5368. [@bheading_3|]     Setting a Task Deadline
  5369. .par
  5370. [@aheading_3|]Usually, any task that you add to your task list will need to be completed by a certain date. OfficeTalk lets you specify a deadline date and time for a task. You can do this in the 
  5371. following way:
  5372. .endpar
  5373. Bring up the Task property sheet by clicking on the task using the right mouse button and selecting [w2h_b1|Edit] from the context menu.
  5374. Check the [w2h_b1|Require Deadline] check box and enter a date and time into the fields below. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  5375. If the task has not been completed by the specified deadline, the task colour will change to red to indicate that the task is overdue and requires immediate attention.
  5376. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5377. ]
  5378. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5379. .end-topic
  5380.  
  5381. ; Topic PrioritisingYourTasks1
  5382. ;
  5383. .topic PrioritisingYourTasks1
  5384. .OutputFile PrioritisingYourTasks1.htm
  5385. .title Diary Mode - Managing Your To-Do List - Prioritising Your Tasks
  5386. .lineKeyword Prioritising Your Tasks:
  5387. .lineKeyword Tasks:
  5388. .lineKeyword Tasks:prioritising:
  5389. .list l_SECTION_
  5390. .contentTitle off
  5391. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5392. [@bheading_3|]     Prioritising Your Tasks
  5393. .par
  5394. [@aheading_3|]If you have a large number of tasks to do then you would naturally try and prioritise them so that the most important ones get your attention first. You can assign a priority to any 
  5395. task in the list. A supervisor may define up to 5 levels of task priority and may specify the default priority level for new tasks. The standard OfficeTalk configuration provides three levels of task 
  5396. priority named: 'High', 'Medium' and 'Low'. The default priority is 'Medium'. 
  5397. .endpar
  5398. You can change the priority of a task in the following way:
  5399. Bring up the Task property sheet by double clicking on the task.
  5400. Select the required priority from the [w2h_b1|Priority ]drop down list. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  5401. .par
  5402. [w2h_b1|Tip:]     To quickly change the task priority, keep the [w2h_b1|Ctrl] key pressed and click the left mouse button on the priority marker. The priority of the task will increase each time you 
  5403. click on the marker. If the task priority is already 1 then clicking on the priority marker will change the priority to 5.
  5404. .endpar
  5405. .par
  5406. Once each task has been assigned the appropriate priority, you may wish to sort the task list by priority such that the highest priority tasks are shown at the top of the list. You can do this by 
  5407. clicking the left mouse button on the priority column header.
  5408. .endpar
  5409. [@g_QUIC0915.BMP|]
  5410. Alternatively, you may wish to show only tasks with a certain priority. For example, you can filter the task list to show only priority 1 tasks in the following way:
  5411. Locate a priority 1 task in the task list. Click the right mouse button on the priority 1 marker. The context menu will be displayed. 
  5412. Select [w2h_b1|Filter by 'high']. Only priority 1 tasks will be shown in the task list.
  5413. To remove the filter, click the right mouse button anywhere in the list and select [w2h_b1|Disable Filter] from the context menu.
  5414. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5415. ]
  5416. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5417. .end-topic
  5418.  
  5419. ; Topic StructuringYourTaskList1
  5420. ;
  5421. .topic StructuringYourTaskList1
  5422. .OutputFile StructuringYourTaskList1.htm
  5423. .title Diary Mode - Managing Your To-Do List - Structuring Your Task List
  5424. .lineKeyword Structuring Your Task List:
  5425. .lineKeyword Tasks:
  5426. .lineKeyword Tasks:sub tasks:
  5427. .list l_SECTION_
  5428. .contentTitle off
  5429. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5430. [@bheading_3|]     Structuring Your Task List
  5431. .par
  5432. [@aheading_3|]Sometimes it is useful to break down tasks representing large amounts of effort into several smaller, more manageable, tasks and then hide away the detail of the smaller tasks. This 
  5433. kind of approach is known as task outlining. OfficeTalk lets you do this in the following way:
  5434. .endpar
  5435. Add the parent task by clicking the left mouse button at the bottom of the Task window, entering a description and pressing [w2h_b1|Enter].
  5436. Add one or more additional tasks which will become [w2h_i1|sub] tasks of the parent task.
  5437. .par
  5438. Select these additional tasks and drag them on to the parent task. The sub tasks will be indented underneath the parent task. A button will appear to the left of the parent task. Clicking the button 
  5439. will hide the sub tasks. Clicking it again will show the sub tasks.
  5440. .endpar
  5441. [@g_QUIC0151.BMP|]
  5442. .par
  5443. An alternative way of adding sub tasks to a parent task is to [w2h_i1|open] the parent task. This will cause the task list to display the [w2h_i1|contents] of the parent task which, initially, will 
  5444. be empty. However, you may now add sub tasks to the parent task by simply adding the tasks to the task list in the normal way. When you have entered the relevant sub tasks, double click on the {bmct 
  5445. help0012.bmp} marker, on the top line of the task list, using the left mouse button and you will be returned to the previous task list contents.
  5446. .endpar
  5447. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5448. ]
  5449. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5450. .end-topic
  5451.  
  5452. ; Topic TaskFolders
  5453. ;
  5454. .topic TaskFolders
  5455. .OutputFile TaskFolders.htm
  5456. .title Task Folders
  5457. .lineKeyword Task Folders:
  5458. .lineKeyword Tasks:
  5459. .lineKeyword Tasks:task folders:
  5460. .list l_SECTION_
  5461. .contentTitle off
  5462. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5463. [@bheading_3|]     Task Folders
  5464. .par
  5465. [@aheading_3|]Task folders provide a convenient way of structuring your task list. You may choose to keep all tasks relating to a particular [@GlossProject|project] in a task folder or, 
  5466. alternatively, you could keep all completed tasks in a task folder called 'Completed Tasks'. Task folders are hierarchical which means that you can create task folders inside other task folders in 
  5467. just the same way that you can create nested sub-directories in Windows Explorer.
  5468. .endpar
  5469. .par
  5470. Tasks may be dragged and dropped onto folders in just the same way that sub tasks are dragged and dropped onto parent tasks. Task folders are different from parent tasks since you cannot expand a 
  5471. task folder to reveal it's contents. Instead you may [w2h_i1|open] the folder by double clicking on it using the left mouse button. The contents of the folder are then displayed as top level tasks in 
  5472. the task list. A {bmct help0013.bmp} marker is displayed on the top line of the list. Double clicking on this line will show the tasks one level up.
  5473. .endpar
  5474. To add a new task folder, do the following:
  5475. [@specialChar(b7)|183]     Select [w2h_b1|New/Task Folder[@specialChar(85)|133] ]from the [w2h_b1|Edit ]menu in Diary mode. The Task Folder property sheet is displayed. 
  5476. [@specialChar(b7)|183]     Type in a name for the task folder and press [w2h_b1|OK]. The task folder will be displayed at the top of the task list.
  5477. .par
  5478. To delete a task folder, select it and press the [w2h_b1|Delete] key on your keyboard. When you delete a task folder, any tasks inside the folder will also be deleted. If you want to avoid this then 
  5479. you should move the tasks out of the folder before you delete it. You can move tasks out of a folder in the following way:
  5480. .endpar
  5481. Double click on the folder to open it and show it's tasks. 
  5482. .par
  5483. Select the tasks and drag them on to the {bmct help0014.bmp} marker. The tasks will be moved up one level. If you now double click on the {bmct help0015.bmp} marker, the task list will display the 
  5484. tasks one level up, including the tasks that you dragged.
  5485. .endpar
  5486. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5487. ]
  5488. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5489. .end-topic
  5490.  
  5491. ; Topic CategorisingTasks
  5492. ;
  5493. .topic CategorisingTasks
  5494. .OutputFile CategorisingTasks.htm
  5495. .title Categorising Tasks
  5496. .lineKeyword Categorising Tasks:
  5497. .lineKeyword Tasks:
  5498. .lineKeyword Tasks:categorising:
  5499. .list l_SECTION_
  5500. .contentTitle off
  5501. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5502. [@bheading_3|]     Categorising Tasks
  5503. .par
  5504. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you set up one or more categories which may be used to [w2h_i1|classify] your tasks. To mark a task as belonging to a particular [@GlossCategory|category], do the 
  5505. following:
  5506. .endpar
  5507. Bring up the Task property sheet by double clicking on the relevant task.
  5508. [@g_QUIC0154.BMP|]
  5509. Select the Categories page. The Categories page will display a list of diary categories in the bottom window. Each category is shown next to a check box.
  5510. Check any check boxes which represent the categories that you wish to apply to the task.
  5511. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  5512. .par
  5513. You may add your own private categories by typing the name of the category into the [w2h_b1|Categories ]window in the Categories page and pressing the [w2h_b1|Update ]button. The new category will 
  5514. appear, checked, in the bottom window. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  5515. .endpar
  5516. .par
  5517. If you wish to add the task to categories in another [@GlossCategoryset|category set], for example, the 'Contact' category set, then select the 'Contact' category set from the [w2h_b1|Set ]drop down 
  5518. list. The list of available categories in that set will appear in the bottom window. Select one or more categories and press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  5519. .endpar
  5520. For more information on Categories, see [@UsingCategories|Using Categories].
  5521. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5522. ]
  5523. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5524. .end-topic
  5525.  
  5526. ; Topic KeepingNotesforaTask
  5527. ;
  5528. .topic KeepingNotesforaTask
  5529. .OutputFile KeepingNotesforaTask.htm
  5530. .title Keeping Notes for a Task
  5531. .lineKeyword Keeping Notes for a Task:
  5532. .lineKeyword Tasks:
  5533. .lineKeyword Tasks:adding notes:
  5534. .list l_SECTION_
  5535. .contentTitle off
  5536. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5537. [@bheading_3|]     Keeping Notes for a Task
  5538. [@aheading_3|]To add [@GlossRichtext|rich text] notes to a particular task, do the following:
  5539. Bring up the Task property sheet by double clicking on the relevant task in the task list. Select the Notes page.
  5540. Type in notes, using the format toolbar to add colour, fonts and character style to your text. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  5541. If a Task has some notes associated with it then a {bmct help0017.bmp} marker will be displayed against the task in the task list.
  5542. [@g_QUIC0917.BMP|]
  5543. For more information see [@AddingNotestoOfficeTalkData|Adding Notes to OfficeTalk Data].
  5544. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5545. ]
  5546. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5547. .end-topic
  5548.  
  5549. ; Topic SchedulingTasksintotheDiary
  5550. ;
  5551. .topic SchedulingTasksintotheDiary
  5552. .OutputFile SchedulingTasksintotheDiary.htm
  5553. .title Scheduling Tasks into the Diary
  5554. .lineKeyword Scheduling Tasks into the Diary:
  5555. .lineKeyword Tasks:
  5556. .lineKeyword Tasks:scheduling into your diary:
  5557. .list l_SECTION_
  5558. .contentTitle off
  5559. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5560. [@bheading_3|]     Scheduling Tasks into the Diary
  5561. .par
  5562. [@aheading_3|]Once you have entered a task into your task list, you may wish to specify [w2h_i1|when] you will work on the task. OfficeTalk allows you to do this by letting you drag the task from 
  5563. your task list onto the Appointment window. Doing this creates an appointment in your diary with the task's description. This is called [w2h_i1|Scheduling] a task. You may schedule a task by dragging 
  5564. the task onto either the Daily, Weekly, Monthly or Custom Appointment windows. Sometimes you may want to schedule a task on more than one occasion. This is done simply by dragging the same task to a 
  5565. different time or day in your diary.
  5566. .endpar
  5567. If you hold down the [w2h_b1|Shift] key when you drop the task onto your diary, then all existing appointments made as a result of scheduling the task will be replaced by the new appointment.
  5568. .par
  5569. If you show the [w2h_i1|Scheduled Duration] column in your task list then you will be able to see exactly how long you have planned to work on each task. If you change the duration of one of the 
  5570. appointments created as a result of scheduling the task, then the value displayed for that task in the [w2h_i1|Scheduled Duration] column will update to reflect the change.
  5571. .endpar
  5572. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5573. ]
  5574. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5575. .end-topic
  5576.  
  5577. ; Topic FindingWhenaTaskisScheduled
  5578. ;
  5579. .topic FindingWhenaTaskisScheduled
  5580. .OutputFile FindingWhenaTaskisScheduled.htm
  5581. .title Finding When a Task is Scheduled
  5582. .lineKeyword Finding When a Task is Scheduled:
  5583. .list l_SECTION_
  5584. .contentTitle off
  5585. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5586. [@bheading_3|]     Finding When a Task is Scheduled
  5587. [@aheading_3|]OfficeTalk provides a way for you to find out when you scheduled a particular task. You can do this in the following way:
  5588. .par
  5589. Select the task from the task list and select [w2h_b1|When ]from the [w2h_b1|Schedule ]menu. OfficeTalk will show the Daily Appointments window and will locate and display the first appointment made 
  5590. as a result of scheduling that task.
  5591. .endpar
  5592. .par
  5593. If the task was scheduled on more than one occasion, then selecting [w2h_b1|When ]from the [w2h_b1|Schedule ]menu once more will locate and display the next appointment made as a result of scheduling 
  5594. that task for a second time.
  5595. .endpar
  5596. The {bmct help0018.bmp} button may also be used to perform this function.
  5597. [w2h_b1|Note:] Once you have scheduled a task then repeating the corresponding appointment has the same effect as scheduling that task multiple times. 
  5598. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5599. ]
  5600. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5601. .end-topic
  5602.  
  5603. ; Topic AssigningaTask
  5604. ;
  5605. .topic AssigningaTask
  5606. .OutputFile AssigningaTask.htm
  5607. .title Assigning a Task
  5608. .lineKeyword Assigning a Task:
  5609. .lineKeyword Tasks:
  5610. .lineKeyword Tasks:assigning to other users:
  5611. .list l_SECTION_
  5612. .contentTitle off
  5613. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5614. [@bheading_3|]     Assigning a Task
  5615. .par
  5616. [@aheading_3|]Sometimes you may wish to delegate one or more of the tasks in your task list to another user or users, or perhaps to someone outside of your organisation. Once delegated, you may wish 
  5617. to track the progress of the task from your own task list. OfficeTalk lets you do this in the following way:
  5618. .endpar
  5619. Create the task by entering it into your task list in the normal way.
  5620. Click the right mouse button on the task and select [w2h_b1|Assign Task[@specialChar(85)|133]] from the context menu. The Choose Recipient dialog box is displayed.
  5621. [@g_QUIC0877.BMP|]
  5622. .par
  5623. [@specialChar(b7)|183]     Select one or more local or remote users from the list of available recipients and press the [w2h_b1|Add[@specialChar(85)|133]] button. Alternatively, or in addition, double 
  5624. click on the [w2h_b1|Contacts] entry and select, from the address book, a contact, representing someone outside of your organisation. When the required persons are listed in the [w2h_b1|Selected 
  5625. Recipients] list, press [w2h_b1|OK] on the Choose Recipient dialog box.
  5626. .endpar
  5627. [@g_QUIC0879.BMP|]
  5628. .par
  5629. When you press [w2h_b1|OK ]on the Choose Recipient dialog box, OfficeTalk will show the Task Assignment Instructions dialog box. This is your opportunity to explain to the recipients of your task, 
  5630. exactly what you want them to do. Specify your instructions or, otherwise, leave this dialog box blank and press [w2h_b1|OK].
  5631. .endpar
  5632. .par
  5633. When you press [w2h_b1|OK], your task assignment will be sent, via e-mail, to the selected recipients. If you assigned the task to one or more OfficeTalk users then they will receive their task via 
  5634. OfficeTalk mail. On reading their task assignment e-mail message, a task will be added to their task list. When they change the percentage done for their assigned task, this will be reflected in the 
  5635. percentage done of your original task. Similarly, if you sent the task to a person outside of your organisation, that person will receive the task assignment via Internet mail. They will be 
  5636. instructed to reply to the message on a periodic basis, updating you with its progress. OfficeTalk will automatically extract this information, on receiving their reply from the Internet, and will 
  5637. update the completion status of your task. In this way, you can track and fully monitor the progress of all assigned tasks.
  5638. .endpar
  5639. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5640. ]
  5641. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5642. .end-topic
  5643.  
  5644. ; Topic TheResourcesPage
  5645. ;
  5646. .topic TheResourcesPage
  5647. .OutputFile TheResourcesPage.htm
  5648. .title The Resources Page
  5649. .lineKeyword The Resources Page:
  5650. .lineKeyword Tasks:
  5651. .lineKeyword Tasks:assigning to other users:
  5652. .list l_SECTION_
  5653. .contentTitle off
  5654. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5655. [@bheading_3|]     The Resources Page
  5656. .par
  5657. [@aheading_3|]The Resources page, of the Task property sheet, lets you view the list of people that have been assigned the associated task. It lists their name and their progress in terms of a 
  5658. completion percentage.
  5659. .endpar
  5660. [@g_QUIC0918.BMP|]
  5661. You may use this page to both assign and un-assign the associated task. 
  5662. To assign the task to one or more people, press the [w2h_b1|Assign[@specialChar(85)|133]] button and follow the instructions in the section "Assigning a Task" above.
  5663. .par
  5664. To un-assign the task from one or more of the people listed in this page, select the relevant people from the list and press the [w2h_b1|Unassign] button. OfficeTalk will remove the person(s) from 
  5665. the list and will send out e-mail messages informing the relevant people that they have been un-assigned the task.
  5666. .endpar
  5667. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5668. ]
  5669. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5670. .end-topic
  5671.  
  5672. ; Topic AssigningaTasktoaMicrosoftExchangeorMicrosoftOutlookUser
  5673. ;
  5674. .topic AssigningaTasktoaMicrosoftExchangeorMicrosoftOutlookUser
  5675. .OutputFile AssigningaTasktoaMicrosoftExchangeorMicrosoftOutlookUser.htm
  5676. .title Assigning a Task to a Microsoft Exchange or Microsoft Outlook User
  5677. .lineKeyword Assigning a Task to a Microsoft Exchange or Microsoft Outlook User:
  5678. .lineKeyword Tasks:
  5679. .lineKeyword Tasks:assigning to other users:
  5680. .lineKeyword Tasks:assigning to MS Outlook users:
  5681. .list l_SECTION_
  5682. .contentTitle off
  5683. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5684. [@bheading_3|]     Assigning a Task to a Microsoft Exchange or Microsoft Outlook User
  5685. .par
  5686. [@aheading_3|]OfficeTalk is supplied with several Electronic Forms templates for tight integration with Microsoft Exchange and Microsoft Outlook. One such template is a Task Assignment Form. If you 
  5687. send a task assignment to a Microsoft Exchange/Outlook user who does not have the MS Exchange Server service installed then the assignment message will arrive in the same format as it would to any 
  5688. e-mail recipient, as explained above. If the Microsoft Exchange/Outlook user does have the MS Exchange Server service installed, then the [w2h_b1|OTTask] form may be installed onto their machine. 
  5689. This may be found in the shared server directory in the [w2h_b1|Forms] sub directory, provided that the Microsoft Exchange Connectivity component was installed during OfficeTalk Setup. Once this form 
  5690. has been installed then any task assignments sent to the Microsoft Exchange/Outlook user will appear in their Incoming Mail folder as a Task Assignment form. 
  5691. .endpar
  5692. [@g_QUIC1130.BMP|]
  5693. Double clicking on the new mail will display the following form:
  5694. [@g_QUIC1132.BMP|]
  5695. .par
  5696. The Exchange/Outlook user may use the form to update the originator with his/her progress. Instead of replying to the mail message, the Exchange/Outlook user simply types in the percentage completion 
  5697. value for the task into the Percentage Complete field and presses the [w2h_b1|Submit] button. 
  5698. .endpar
  5699. .par
  5700. The completion information is sent back to the originator of the task assignment as a mail message. On receiving the mail message, OfficeTalk will recognise the instruction and will automatically 
  5701. update the completion status of the task.
  5702. .endpar
  5703. .par
  5704. For information on how to install the Task Assignment form into Microsoft Exchange or Microsoft Outlook, see [@InstallingFormsintoMicrosoftExchange_Outlook|Installing Forms into Microsoft Exchange/Outlook]
  5705. .
  5706. .endpar
  5707. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5708. ]
  5709. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5710. .end-topic
  5711.  
  5712. ; Topic SearchingforaTask
  5713. ;
  5714. .topic SearchingforaTask
  5715. .OutputFile SearchingforaTask.htm
  5716. .title Searching for a Task
  5717. .lineKeyword Searching for a Task:
  5718. .lineKeyword Tasks:
  5719. .lineKeyword Tasks:searching:
  5720. .list l_SECTION_
  5721. .contentTitle off
  5722. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5723. [@bheading_3|]     Searching for a Task
  5724. .par
  5725. [@aheading_3|]Since OfficeTalk lets you hide tasks in task folders and under parent tasks, it can sometimes be a little difficult to find a particular task. To overcome this, OfficeTalk provides a 
  5726. way of searching for tasks.
  5727. .endpar
  5728. To search for one or more tasks, select [w2h_b1|Search Tasks[@specialChar(85)|133] ]from the [w2h_b1|Search ]menu in Diary mode. The Search Tasks dialog box is displayed.
  5729. .par
  5730. You may choose whether to search on just the Name field, on All text fields  (including the task notes) or on [w2h_i1|all] task fields. You can do this by making the relevant selection from the Field 
  5731. drop down list. 
  5732. .endpar
  5733. .par
  5734. Enter some search text into the [w2h_b1|Text] field. If you wanted to search for all tasks containing the word 'report' in any field then select the options in the Search Tasks dialog box as shown 
  5735. below:
  5736. .endpar
  5737. [@g_QUIC0881.BMP|]
  5738. .par
  5739. Press the [w2h_b1|Search] button to begin the search. OfficeTalk will search for the specified text and will add any matching items to the [w2h_b1|Results] list. You may view the actual record 
  5740. associated with any of the results by selecting the appropriate result from the list and pressing the [w2h_b1|Goto] button. OfficeTalk will open the relevant folder or parent task, if necessary, and 
  5741. will select the corresponding task in the Task List window.
  5742. .endpar
  5743. You may search on a specific field by performing an advanced search. For more information, see [@SearchingforData|Searching for Data].
  5744. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5745. ]
  5746. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5747. .end-topic
  5748.  
  5749. ; Topic LinkingaTask
  5750. ;
  5751. .topic LinkingaTask
  5752. .OutputFile LinkingaTask.htm
  5753. .title Linking a Task
  5754. .lineKeyword Linking a Task:
  5755. .lineKeyword Task:
  5756. .lineKeyword Task:Linking:
  5757. .lineKeyword Tasks:
  5758. .lineKeyword Tasks:linking:
  5759. .list l_SECTION_
  5760. .contentTitle off
  5761. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5762. [@bheading_3|]     Linking a Task
  5763. .par
  5764. [@aheading_3|]You can link a task to any other OfficeTalk data item. Linking provides a way of making user-defined associations between different pieces of data and then easily viewing those linked 
  5765. items.
  5766. .endpar
  5767. You can link a task to an item in the following way:
  5768. Select the task that you wish to link.
  5769. Select the {bmct help0019.bmp} menu item from the window menu.
  5770. From within the appropriate mode, select the other OfficeTalk data item and select the {bmct help0020.bmp} from that item's window menu.
  5771. .par
  5772. The task is now linked to that data item. A {bmct help0021.bmp} symbol will appear in the task's Link column. You may access the item linked to the task by clicking on this symbol using the left 
  5773. mouse button. For more information, see [@LinkingData|Linking Data].
  5774. .endpar
  5775.  
  5776. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5777. ]
  5778. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5779. .end-topic
  5780.  
  5781. ; Topic PrintingYourTaskList
  5782. ;
  5783. .topic PrintingYourTaskList
  5784. .OutputFile PrintingYourTaskList.htm
  5785. .title Printing Your Task List
  5786. .lineKeyword Printing Your Task List:
  5787. .lineKeyword Tasks:
  5788. .lineKeyword Tasks:printing:
  5789. .list l_SECTION_
  5790. .contentTitle off
  5791. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5792. [@bheading_3|]     Printing Your Task List
  5793. [@aheading_3|]You can print your task list by selecting [w2h_b1|Print Tasks[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|File/Print] menu in Diary mode. Doing this will display the Print Tasks dialog box.
  5794. [@g_QUIC0883.BMP|]
  5795. .par
  5796. [w2h_b1|Note:] You can also bring up the Print Tasks dialog box by pressing the {bmct help0022.bmp} button located at the top of the task list or by selecting [w2h_b1|Print the contents of the 
  5797. window] from the window menu.
  5798. .endpar
  5799. The fields and buttons in the Details page of the Print Tasks dialog box are described in the table below:
  5800. .table colSize 10 19 
  5801. [w2h_b1|Field/Button
  5802. Description
  5803. [w2h_b0|New page per task.
  5804. Check this check box if you wish to start a new page for every new task printed.
  5805. Line between each task.
  5806. Check this check box if you wish to print a line between each task printed
  5807. Print field titles
  5808. Check this check box if you wish to print the title of each field printed.
  5809. Print task notes
  5810. Check this check box if you wish to print the notes associated with each task.
  5811. Print folders
  5812. Check this check box if you wish to print task folders and the tasks held within them.
  5813. Print sub tasks
  5814. Check this check box if you wish to print all sub tasks.
  5815. .end-table
  5816. The Font page lets you customise the appearance of the printout by letting you specify the following fonts.
  5817. .table colSize 9 19 
  5818. [w2h_b1|Font
  5819. Description
  5820. [w2h_b0|Title Font
  5821. The font used to print the field titles. This is relevant only if you have selected the [w2h_b1|Print field titles ]check box
  5822. Folder Font
  5823. The font used to draw task folders. This is useful to distinguish task folders from ordinary tasks. It is applicable only if you checked the [w2h_b1|Print folders ]check box.
  5824. Task Font
  5825. The font used to draw each task.
  5826. Sub Task Font
  5827. The font used to draw each sub task.
  5828. ]]]][@GlossGroup|Group] Header Font
  5829. The font used to draw group headers. This is only appropriate if the task list has been grouped.
  5830. .end-table
  5831. If you preview the task list printout, with careful selection of fonts, OfficeTalk will display a preview output similar to that shown below:
  5832. [@g_QUIC0885.BMP|]
  5833. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  5834. ]
  5835. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5836. .end-topic
  5837.  
  5838. ; Topic TheDailyAppointmentsView
  5839. ;
  5840. .topic TheDailyAppointmentsView
  5841. .OutputFile TheDailyAppointmentsView.htm
  5842. .title The Daily Appointments View
  5843. .lineKeyword The Daily Appointments View:
  5844. .list l_SECTION_
  5845. .contentTitle off
  5846. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5847. [@bheading_2|]     The Daily Appointments View
  5848. .par
  5849. [@aheading_2|]The Daily Appointments view provides the best way to view your appointments for a particular day and add appointments for that day. You can view your daily appointments by clicking on 
  5850. the [@g_QUIC0920.BMP|] button in the shortcut bar.
  5851. .endpar
  5852. .par
  5853. The Daily Appointments view consists of the Daily Appointments window, to the left of the view, and the Task List window to the right of the view. There is also a 
  5854. [@GlossBackgroundactivities|background activities] window which may be viewed by selecting [w2h_b1|Show Background Activities ]from the [w2h_b1|View ]menu.
  5855. .endpar
  5856. [@g_QUIC0156.BMP|]
  5857. .par
  5858. The Daily Appointments window consists of a series of time slots ranging from midnight to midnight for the day shown. By default, each time slot represents 30 minutes but you can change this to 
  5859. either 15, 10 or 5 minutes. For example, if you were using OfficeTalk to keep the appointments for a dentist's surgery, you would probably choose each time slot to represent 5 minutes.
  5860. .endpar
  5861. [w2h_b1|More:
  5862. [w2h_b0|[@ChangingtheTimescale|Changing the Timescale]
  5863. [@AddinganAppointment1|Adding an Appointment]
  5864. [@RemindingYourselfAboutanAppointment|Reminding Yourself About an Appointment]
  5865. [@MarkinganAppointmentasPrivate|Marking an Appointment as Private]
  5866. [@CategorisingAppointments|Categorising Appointments]
  5867. [@KeepingNotesforAppointments|Keeping Notes for Appointments]
  5868. [@ChanginganAppointment_sStartTimeandDuration|Changing an Appointment's Start Time and Duration]
  5869. [@ChangingtheDayShown|Changing the Day Shown]
  5870. [@SearchingforanAppointment|Searching for an Appointment]
  5871. [@ShowingThroughPlannerBookingsintotheDailyView|Showing Through Planner Bookings into the Daily View]
  5872. [@PrintingYourDailyAppointments|Printing Your Daily Appointments]
  5873. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5874. ]]]
  5875. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5876. .end-topic
  5877.  
  5878. ; Topic ChangingtheTimescale
  5879. ;
  5880. .topic ChangingtheTimescale
  5881. .OutputFile ChangingtheTimescale.htm
  5882. .title Changing the Timescale
  5883. .lineKeyword Changing the Timescale:
  5884. .list l_SECTION_
  5885. .contentTitle off
  5886. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5887. [@bheading_3|]     Changing the Timescale
  5888. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you choose a timescale for the Daily Appointments window from any one of the following scales:
  5889. 5 minutes per timeslot
  5890. 10 minutes per timeslot
  5891. 15 minutes per timeslot
  5892. 30 minutes per timeslot
  5893. .par
  5894. To change the timescale displayed use the {bmct help0023.bmp} and {bmct help0024.bmp} buttons above the Daily Appointments window. Pressing the {bmct help0025.bmp} button will zoom in, to give a 
  5895. finer scale with a maximum scale of 5 minutes per timeslot. Pressing the {bmct help0026.bmp} button will zoom out, to give a coarser scale with a minimum scale of 30 minutes per timeslot. 
  5896. .endpar
  5897. .par
  5898. The Daily Appointments window is capable of showing appointments as short as 5 minutes in duration regardless of the scale shown. If, for example, you have chosen a timescale of 30 minutes per 
  5899. timeslot, yet you have an appointment at 11:05am lasting 5 minutes, then OfficeTalk will show this by adding another timeslot to display your appointment.
  5900. .endpar
  5901. [@g_QUIC0921.BMP|]
  5902. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5903. ]
  5904. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5905. .end-topic
  5906.  
  5907. ; Topic AddinganAppointment1
  5908. ;
  5909. .topic AddinganAppointment1
  5910. .OutputFile AddinganAppointment1.htm
  5911. .title Diary Mode - The Daily Appointments View - Adding an Appointment
  5912. .lineKeyword Adding an Appointment:
  5913. .list l_SECTION_
  5914. .contentTitle off
  5915. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5916. [@bheading_3|]     Adding an Appointment
  5917. [@aheading_3|]To add an appointment using the Daily Appointments window, do the following:
  5918. Click and keep depressed the left mouse button in the time slot that you wish the appointment to start.
  5919. While keeping the left mouse button depressed, drag the mouse down until the appropriate number of time slots have been selected, representing the appointment's duration. Release the mouse button.
  5920. Now start typing the description of the appointment. When you have entered the description press [w2h_b1|Enter] to save your changes or press [w2h_b1|Esc] to discard your changes.
  5921. .par
  5922. The Daily Appointments window can show several appointments occurring simultaneously. To add an appointment at the same time as an existing appointment, do exactly as above but ensure that you select 
  5923. the appointments duration by clicking and dragging in the time bar to the left of the appointment window. This will ensure that you do not mistakenly drag any existing appointments.
  5924. .endpar
  5925. [@g_QUIC0158.BMP|]
  5926. .par
  5927. Another way of adding an appointment is by double clicking the left mouse button in the time slot that you wish the appointment to start. The Appointment property sheet is displayed and the duration 
  5928. of the appointment will default to 30 minutes. 
  5929. .endpar
  5930. [@g_QUIC0160.BMP|]
  5931. Enter a description for the appointment. You may change the start time, the end time or duration. You may also specify the following additional attributes:
  5932. .table colSize 7 22 
  5933. [w2h_b1|Attribute
  5934. Description
  5935. [w2h_b0|Remind Time
  5936. .par
  5937. You can instruct OfficeTalk to remind you a certain length of time prior to an appointment's start time. To do this select the [w2h_b1|Remind] check box and specify the amount of warning required in 
  5938. the [w2h_b1|Remind Time] field. The remind time may be entered as a certain number of days, hours and minutes. For example, you could specify a remind time of two days by entering '2d', or a remind 
  5939. time of 1 hour and 45 minutes by entering '1h45m'. When you set a reminder for an appointment a {bmct help0027.bmp} marker will be shown on the appointment when viewed in the Daily Appointments 
  5940. window. 
  5941. .endpar
  5942. Private
  5943. .par
  5944. If you do not want other people to be able to see the detail of a particular appointment then you can mark the appointment as [w2h_i1|private] by checking the [w2h_b1|Private] check box. Only 
  5945. [w2h_i1|you] will be able to see the description of the appointment. Even if other users have full access to your appointments they will still only see the word 'Private' in place of the 
  5946. appointment's description and will not be able to edit the appointment.
  5947. .endpar
  5948. Tentative
  5949. .par
  5950. Sometimes you may want to [w2h_i1|pencil in] an appointment, meaning that the appointment is not definite. Such an appointment is called a tentative appointment. You can mark an appointment as 
  5951. tentative by selecting this check box.
  5952. .endpar
  5953. .end-table
  5954. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5955. ]]]
  5956. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5957. .end-topic
  5958.  
  5959. ; Topic RemindingYourselfAboutanAppointment
  5960. ;
  5961. .topic RemindingYourselfAboutanAppointment
  5962. .OutputFile RemindingYourselfAboutanAppointment.htm
  5963. .title Reminding Yourself About an Appointment
  5964. .lineKeyword Reminding Yourself About an Appointment:
  5965. .lineKeyword Appointment:
  5966. .lineKeyword Appointment:Reminding:
  5967. .list l_SECTION_
  5968. .contentTitle off
  5969. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  5970. [@bheading_3|]     Reminding Yourself About an Appointment
  5971. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you set a reminder on any appointment so that you are alerted prior to the start of the appointment. There are two ways to set a reminder:
  5972. The first way is to bring up the Appointment property sheet and check the [w2h_b1|Remind] check box in the Details page and specify the amount of warning that you require.
  5973. .par
  5974. [@specialChar(b7)|183]     Another way is to select the appointment and press the {bmct help0029.bmp} button above the Daily Appointments window. This will add a reminder to the appointment. You will be 
  5975. reminded 5 minutes before the appointment is due to start. You may change the default advance remind time from 5 minutes to a time of your choice by modifying the [w2h_b1|Default Remind Time ]field 
  5976. in the Diary page of the Preferences dialog box. You can do this by selecting [w2h_b1|Preferences[@specialChar(85)|133] ]in the [w2h_b1|Options ]menu.
  5977. .endpar
  5978. [@g_QUIC0162.BMP|]
  5979. In both cases, a {bmct help0030.bmp} symbol is shown on the appointment to indicate that a reminder is set for this appointment. 
  5980. .par
  5981. When the time comes, OfficeTalk will remind you of the appointment by displaying a message box. You may choose not to remind yourself again about this appointment by selecting the [w2h_b1|Do not 
  5982. remind ]again radio button or you may change the remind time for the appointment so that you are reminded again, nearer the start of the appointment. Do this by selecting the [w2h_b1|Remind again 
  5983. ]radio button and specifying a new remind time. Press [w2h_b1|OK] for your choice to take effect. If you chose the [w2h_b1|Do not remind] radio button, the {bmct help0031.bmp}[w2h_i1| ]symbol is 
  5984. removed from the appointment.
  5985. .endpar
  5986. [@g_QUIC0887.BMP|]
  5987. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  5988. ]
  5989. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  5990. .end-topic
  5991.  
  5992. ; Topic MarkinganAppointmentasPrivate
  5993. ;
  5994. .topic MarkinganAppointmentasPrivate
  5995. .OutputFile MarkinganAppointmentasPrivate.htm
  5996. .title Marking an Appointment as Private
  5997. .lineKeyword Marking an Appointment as Private:
  5998. .lineKeyword Appointment:
  5999. .lineKeyword Appointment:Private:
  6000. .list l_SECTION_
  6001. .contentTitle off
  6002. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6003. [@bheading_3|]     Marking an Appointment as Private
  6004. .par
  6005. [@aheading_3|]Any user which has at least read access to your diary may view your appointments. You may have an appointment that you do not want other users to know about, yet you may wish to 
  6006. indicate your non-availability at this time. OfficeTalk lets you do this by marking an appointment as [w2h_i1|private] to you. You can do this in the following way: 
  6007. .endpar
  6008. Bring up the Appointment property sheet by double clicking on an appointment in the Daily Appointments Window using the left mouse button.
  6009. Check the [w2h_b1|Private] check box and press [w2h_b1|OK].
  6010. All other users will see this appointment's description as 'Private', including users who have full access to your diary.
  6011. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6012. ]
  6013. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6014. .end-topic
  6015.  
  6016. ; Topic CategorisingAppointments
  6017. ;
  6018. .topic CategorisingAppointments
  6019. .OutputFile CategorisingAppointments.htm
  6020. .title Categorising Appointments
  6021. .lineKeyword Categorising Appointments:
  6022. .lineKeyword Tasks:
  6023. .lineKeyword Tasks:categorising:
  6024. .list l_SECTION_
  6025. .contentTitle off
  6026. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6027. [@bheading_3|]     Categorising Appointments
  6028. .par
  6029. [@aheading_3|]The Appointment dialog box also lets you categorise appointments. You can do this by selecting the Categories page and selecting and adding categories to the appointment in just the 
  6030. same way as described in [@CategorisingTasks|Categorising Tasks]. For more information on Categories see [@UsingCategories|Using Categories]. 
  6031. .endpar
  6032. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6033. ]
  6034. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6035. .end-topic
  6036.  
  6037. ; Topic KeepingNotesforAppointments
  6038. ;
  6039. .topic KeepingNotesforAppointments
  6040. .OutputFile KeepingNotesforAppointments.htm
  6041. .title Keeping Notes for Appointments
  6042. .lineKeyword Keeping Notes for Appointments:
  6043. .list l_SECTION_
  6044. .contentTitle off
  6045. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6046. [@bheading_3|]     Keeping Notes for Appointments
  6047. [@aheading_3|]To add [@GlossRichtext|rich text] notes to a particular appointment, do the following:
  6048. [w2h_b0|Select the Notes page in the appointments dialog box.
  6049. Type in any notes, using the format toolbar to add colour, fonts and character style to your text. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  6050. If an appointment has some notes associated with it then a {bmct help0032.bmp} marker is displayed on the appointment when shown in the Daily Appointment window..
  6051. For more information on adding Notes see [@AddingNotestoOfficeTalkData|Adding Notes to OfficeTalk Data].
  6052. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6053. ]]
  6054. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6055. .end-topic
  6056.  
  6057. ; Topic ChanginganAppointment_sStartTimeandDuration
  6058. ;
  6059. .topic ChanginganAppointment_sStartTimeandDuration
  6060. .OutputFile ChanginganAppointment_sStartTimeandDuration.htm
  6061. .title Changing an Appointment's Start Time and Duration
  6062. .lineKeyword Changing an Appointment's Start Time and Duration:
  6063. .list l_SECTION_
  6064. .contentTitle off
  6065. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6066. [@bheading_3|]     Changing an Appointment's Start Time and Duration
  6067. .par
  6068. [@aheading_3|]To change an appointment's start time within a particular day, simply drag and drop the appointment on the appropriate time slot. If you wish to move the appointment to another day on 
  6069. the same month then drag the appointment to the calendar in the top right of the Diary View and drop the appointment on the appropriate date in the calendar. The appointment will be moved to the same 
  6070. time on that date.
  6071. .endpar
  6072. .par
  6073. To change the appointment's start time to a date on a different month, bring up the appointment dialog box and enter the required date into the Start Time[w2h_i1| ]field. Press [w2h_b1|OK] to save 
  6074. your changes. 
  6075. .endpar
  6076. .par
  6077. You can change an appointment's duration from the Appointment dialog box. Alternatively, move the mouse over the bottom-most part of the appointment, depress the left mouse button and drag the mouse 
  6078. to stretch the appointment outline. Releasing the left mouse button will change the appointments duration.
  6079. .endpar
  6080. [@g_QUIC0166.BMP|]
  6081. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6082. ]
  6083. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6084. .end-topic
  6085.  
  6086. ; Topic ChangingtheDayShown
  6087. ;
  6088. .topic ChangingtheDayShown
  6089. .OutputFile ChangingtheDayShown.htm
  6090. .title Changing the Day Shown
  6091. .lineKeyword Changing the Day Shown:
  6092. .list l_SECTION_
  6093. .contentTitle off
  6094. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6095. [@bheading_3|]     Changing the Day Shown
  6096. .par
  6097. [@aheading_3|]You can change the date shown in the Daily Appointments window by clicking on the required date in the calendar in the top right corner of Diary mode. For more information, see 
  6098. [@TheCalendar|The Calendar]. Another way of changing the date shown in the Daily Appointments window is by selecting [w2h_b1|Change Date ]from the [w2h_b1|Date] menu. The Date dialog box is 
  6099. displayed. Enter a date into the [w2h_i1|Date] field and press [w2h_b1|OK]. 
  6100. .endpar
  6101. [@g_QUIC0888.BMP|]
  6102. The Daily Appointment window will change to show the specified date.
  6103. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6104. ]
  6105. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6106. .end-topic
  6107.  
  6108. ; Topic SearchingforanAppointment
  6109. ;
  6110. .topic SearchingforanAppointment
  6111. .OutputFile SearchingforanAppointment.htm
  6112. .title Searching for an Appointment
  6113. .lineKeyword Searching for an Appointment:
  6114. .list l_SECTION_
  6115. .contentTitle off
  6116. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6117. [@bheading_3|]     Searching for an Appointment
  6118. [@aheading_3|]OfficeTalk provides a way for you to search for appointments quickly and easily.
  6119. Select [w2h_b1|Search Appointments] from the [w2h_b1|Search] menu. The Search Appointments dialog box is shown.
  6120. [@g_QUIC0923.BMP|]
  6121. .par
  6122. You may choose whether to search on just the Name field, on All text fields  (including the appointment notes) or on [w2h_i1|all] appointment fields (including date field values). You can do this by 
  6123. making the relevant selection from the Field drop down list. 
  6124. .endpar
  6125. Enter some search text into the [w2h_b1|Text] field. 
  6126. If you wish to confine your search to a specific date range then check the [w2h_b1|Date] check box and specify the desired start and end date.
  6127. .par
  6128. When you have entered the relevant search criteria, press the [w2h_b1|Search ]button. OfficeTalk will search for the specified text and will add any matching items to the [w2h_b1|Results] list. You 
  6129. may view the actual record associated with any of the results by selecting the appropriate result from the list and pressing the [w2h_b1|Goto] button. OfficeTalk will change to Daily view and will 
  6130. display the date containing the corresponding appointment.
  6131. .endpar
  6132. For more information on searching, see [@SearchingforData|Searching for Data].
  6133. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6134. ]
  6135. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6136. .end-topic
  6137.  
  6138. ; Topic ShowingThroughPlannerBookingsintotheDailyView
  6139. ;
  6140. .topic ShowingThroughPlannerBookingsintotheDailyView
  6141. .OutputFile ShowingThroughPlannerBookingsintotheDailyView.htm
  6142. .title Showing Through Planner Bookings into the Daily View
  6143. .lineKeyword Showing Through Planner Bookings into the Daily View:
  6144. .list l_SECTION_
  6145. .contentTitle off
  6146. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6147. [@bheading_3|]     Showing Through Planner Bookings into the Daily View
  6148. .par
  6149. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you show through planners and events onto your diary, making it possible to see short term appointments and long term bookings within the same view. This is explained in 
  6150. detail in the section [@ShowingaPlannerinYourDiary|Showing a Planner in Your Diary]. When a [@GlossPlannerbooking|planner booking] is shown through onto the Daily Appointments view, it appears as a 
  6151. bar down the left hand side of the appointment window. The colour and pattern of the bar matches the colour and pattern of the planner booking. When an event is shown through on to the Daily 
  6152. Appointments window, it also appears as a bar down the left hand side of the appointment window, however the colour of the bar representing an event is always yellow.
  6153. .endpar
  6154. [@g_QUIC0169.BMP|]
  6155. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6156. ]
  6157. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6158. .end-topic
  6159.  
  6160. ; Topic PrintingYourDailyAppointments
  6161. ;
  6162. .topic PrintingYourDailyAppointments
  6163. .OutputFile PrintingYourDailyAppointments.htm
  6164. .title Printing Your Daily Appointments
  6165. .lineKeyword Printing Your Daily Appointments:
  6166. .list l_SECTION_
  6167. .contentTitle off
  6168. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6169. [@bheading_3|]     Printing Your Daily Appointments
  6170. .par
  6171. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you print out your daily appointments by selecting [w2h_b1|Print Daily Appointments] from the [w2h_b1|File/Print ]menu. This will bring up the Print Daily Appointments 
  6172. dialog box showing the Details page.
  6173. .endpar
  6174. [@g_QUIC0232.BMP|]
  6175. .par
  6176. [w2h_b1|Note:] You can also bring up the Print Daily Appointments dialog box by pressing the {bmct help0033.bmp} button at the top of the Daily Appointments view or by selecting [w2h_b1|Print 
  6177. Contents of Window] from the window menu.
  6178. .endpar
  6179. The fields and buttons in the Details page of the Print Daily Appointments dialog box are described in the table below:
  6180. .table colSize 8 20 
  6181. [w2h_b1|Field/Button
  6182. Description
  6183. [w2h_b0|From/To Fields.
  6184. .par
  6185. The From and To date fields specify the date range that you wish to print. You may choose either an actual date by pressing the {bmct help0034.bmp} or a [w2h_i1|smart] date by pressing the {bmct 
  6186. help0035.bmp} button and selecting a date, such as "Today", or "Yesterday" from the drop down list.
  6187. .endpar
  6188. New page per day.
  6189. Check this check box if you wish to start a new page for every new day printed.
  6190. Print shown through planners
  6191. Check this check box if you wish to print planners shown through onto your diary.
  6192. Print shown through events
  6193. Check this check box if you wish to print events shown through onto your diary.
  6194. .end-table
  6195. The Font page lets you customise the appearance of the daily appointments print out by letting you specify the following fonts.
  6196. .table colSize 8 21 
  6197. [w2h_b1|Font
  6198. Description
  6199. [w2h_b0|Title Font
  6200. The font of the date title which is printed at the beginning of every new day.
  6201. Appointment Font
  6202. The font of the appointment description.
  6203. .end-table
  6204. If you [w2h_i1|preview] the daily appointments print out, with careful selection of fonts, OfficeTalk will display a preview output similar to that shown below:
  6205. [@g_QUIC0234.BMP|]
  6206. OfficeTalk provides common print functionality in all Print dialog boxes. This functionality includes:
  6207. Defining headers and footers
  6208. Printer setup
  6209. Page Style Selection
  6210. Saved Print Settings
  6211. Preview capability
  6212. For more information on this common print functionality, see [@Printing|Printing].
  6213. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  6214. ]]]]]
  6215. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6216. .end-topic
  6217.  
  6218. ; Topic TheWeeklyView
  6219. ;
  6220. .topic TheWeeklyView
  6221. .OutputFile TheWeeklyView.htm
  6222. .title The Weekly View
  6223. .lineKeyword The Weekly View:
  6224. .list l_SECTION_
  6225. .contentTitle off
  6226. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6227. [@bheading_2|]     The Weekly View
  6228. [@aheading_2|]You can view your appointments a week at a time by pressing the [@g_QUIC0925.BMP|] button in the Shortcut bar in Diary mode. The Weekly View is shown below:
  6229. [@g_QUIC0171.BMP|]
  6230. .par
  6231. The Weekly Appointments window consists of seven [w2h_i1|cells] representing Monday to Sunday. The Saturday and Sunday cells are smaller since most people will tend to have less appointments on these 
  6232. days. If this is not true in your case then you can use the [@TheAppointmentCustomView|The Appointment Custom View], to achieve your requirements.
  6233. .endpar
  6234. .par
  6235. By default, the size of the Weekly Appointments Window is maximised such that it fills the view. If you want to display the calendar and the task list in the Weekly view then you can un-maximise the 
  6236. window by selecting {bmct help0036.bmp}[w2h_i1| ]from the drop down window menu.
  6237. .endpar
  6238. [@g_QUIC0889.BMP|]
  6239. .par
  6240. You can change the week shown by clicking on the {bmct help0038.bmp} and {bmct help0039.bmp} window buttons. Alternatively, if the Weekly Appointments window is not maximised, you can select a date 
  6241. from the calendar. The Weekly Appointments window will change to show the week containing the selected date. 
  6242. .endpar
  6243. [w2h_b1|More:
  6244. [w2h_b0|[@AddinganAppointment2|Adding an Appointment]
  6245. [@ChangingAppointmentDetails|Changing Appointment Details]
  6246. [@KeyboardControl1|Keyboard Control]
  6247. [@ChangingtheWeekShown|Changing the Week Shown]
  6248. [@PrintingTheWeeklyAppointmentsView|Printing The Weekly Appointments View]
  6249. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6250. ]]]
  6251. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6252. .end-topic
  6253.  
  6254. ; Topic AddinganAppointment2
  6255. ;
  6256. .topic AddinganAppointment2
  6257. .OutputFile AddinganAppointment2.htm
  6258. .title Diary Mode - The Weekly View - Adding an Appointment
  6259. .lineKeyword Adding an Appointment:
  6260. .list l_SECTION_
  6261. .contentTitle off
  6262. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6263. [@bheading_3|]     Adding an Appointment
  6264. [@aheading_3|]To add an appointment using the Weekly Appointments window, do the following:
  6265. Click the left mouse button in the day that you wish to add the appointment, making sure that you click below the last appointment.
  6266. Now start typing the description of the appointment. When you have entered the description, press [w2h_b1|Enter] to save your changes or [w2h_b1|Esc] to discard your changes.
  6267. .par
  6268. The duration of the appointment will be set to 30 minutes. The appointment start time will be set to the earliest time that you are available, after the start of the working day. For example, if you 
  6269. add an appointment on a Wednesday and the working day is set to start at 09:30 but you already have a 1 hour appointment at 9:45am then the new appointment will be added at 10:45am.
  6270. .endpar
  6271. Another way of adding an appointment is to specify the start time and duration of the appointment as you add it. This can be done in the following way:
  6272. Click the left mouse button in the day that you wish to add the appointment.
  6273. Press the [w2h_b1|Insert] key. The Appointment property sheet is displayed with the start date set to the selected day. 
  6274. Specify the start time and duration and specify a description for the appointment. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  6275. .par
  6276. Alternatively you can use the [@g_QUIC0926.BMP|] button to add a new appointment to the Weekly Appointments view. This will bring up the Appointment property sheet. The start date will be set to the 
  6277. current date. Change the date, time and duration to the required values, specify a description for the appointment and press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  6278. .endpar
  6279. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6280. ]
  6281. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6282. .end-topic
  6283.  
  6284. ; Topic ChangingAppointmentDetails
  6285. ;
  6286. .topic ChangingAppointmentDetails
  6287. .OutputFile ChangingAppointmentDetails.htm
  6288. .title Changing Appointment Details
  6289. .lineKeyword Changing Appointment Details:
  6290. .list l_SECTION_
  6291. .contentTitle off
  6292. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6293. [@bheading_3|]     Changing Appointment Details
  6294. .par
  6295. [@aheading_3|]You can move an appointment from one day to another within the Weekly Appointments window by dragging the appointment and dropping it onto the required day. The appointment start time 
  6296. will remain unchanged when moved from one day to another even if there is an existing appointment at the same time in the destination day.
  6297. .endpar
  6298. .par
  6299. You can change an appointment's description by selecting the appointment and pressing the [w2h_b1|F2] function key. A caret will appear in the appointment description, allowing you to type in a 
  6300. modified description. Press [w2h_b1|Enter] to save your changes.
  6301. .endpar
  6302. .par
  6303. To modify other appointment details such as the start date, start time, duration, [@GlossCategory|category] information and notes, bring up the Appointment property sheet by double clicking the left 
  6304. mouse button on the appointment.
  6305. .endpar
  6306. You can delete an appointment from the window by selecting the relevant appointment and pressing the [w2h_b1|Delete] key on the keyboard.
  6307. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6308. ]
  6309. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6310. .end-topic
  6311.  
  6312. ; Topic KeyboardControl1
  6313. ;
  6314. .topic KeyboardControl1
  6315. .OutputFile KeyboardControl1.htm
  6316. .title Diary Mode - The Weekly View - Keyboard Control
  6317. .lineKeyword Keyboard Control:
  6318. .list l_SECTION_
  6319. .contentTitle off
  6320. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6321. [@bheading_3|]     Keyboard Control
  6322. [@aheading_3|]If you want to use the keyboard within the Weekly Appointments window then the relevant keys are as follows:
  6323. .table colSize 8 20 
  6324. [w2h_b1|Key
  6325. Action
  6326. [w2h_b0|The cursor keys[w2h_b1|
  6327. ]Move you around the day cells. If you move beyond the last day of the week or before the first day of the week then the week shown will change accordingly.
  6328. The [w2h_b1|Insert] key[w2h_b1|
  6329. ]Adds a new appointment on the selected date.
  6330. The [w2h_b1|Delete] key
  6331. Deletes the selected appointment
  6332. .end-table
  6333. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6334. ]]]
  6335. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6336. .end-topic
  6337.  
  6338. ; Topic ChangingtheWeekShown
  6339. ;
  6340. .topic ChangingtheWeekShown
  6341. .OutputFile ChangingtheWeekShown.htm
  6342. .title Changing the Week Shown
  6343. .lineKeyword Changing the Week Shown:
  6344. .lineKeyword Weekly Appointment:
  6345. .lineKeyword Weekly Appointment:Changing the Week Shown:
  6346. .list l_SECTION_
  6347. .contentTitle off
  6348. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6349. [@bheading_3|]     Changing the Week Shown
  6350. .par
  6351. [@aheading_3|]There are several ways of changing the date in the Weekly Appointments window. If you change the week of the calendar then the Weekly Appointments window will display appointments for 
  6352. that week. The {bmct help0040.bmp} (Previous Week), {bmct help0041.bmp} (This Week) and {bmct help0042.bmp} (Next Week) buttons may also be used to change the date shown by the Weekly Appointments 
  6353. window.
  6354. .endpar
  6355. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6356. ]
  6357. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6358. .end-topic
  6359.  
  6360. ; Topic PrintingTheWeeklyAppointmentsView
  6361. ;
  6362. .topic PrintingTheWeeklyAppointmentsView
  6363. .OutputFile PrintingTheWeeklyAppointmentsView.htm
  6364. .title Printing The Weekly Appointments View
  6365. .lineKeyword Printing The Weekly Appointments View:
  6366. .list l_SECTION_
  6367. .contentTitle off
  6368. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6369. [@bheading_3|]     Printing The Weekly Appointments View
  6370. .par
  6371. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you print out the Weekly Appointments view by selecting [w2h_b1|Print Weekly Appointments] from the [w2h_b1|File/Print] menu. This will bring up the Print Weekly 
  6372. Appointments dialog box showing the Details page.
  6373. .endpar
  6374. [@g_QUIC0235.BMP|]
  6375. .par
  6376. [w2h_b1|Note:] You can also bring up the Print Weekly Appointments dialog box by pressing the {bmct help0043.bmp} button at the top of the Weekly Appointments view or by selecting [w2h_b1|Print 
  6377. Contents of Window] from the window menu.
  6378. .endpar
  6379. .par
  6380. In most cases, all you will need to do in order to print out your weekly appointments is select the paper style and press the [w2h_b1|Print] button. OfficeTalk lets you customise your print out by 
  6381. providing several check boxes, radio buttons and fields. The functionality of the Print Weekly Appointments dialog box is summarised below:
  6382. .endpar
  6383. .table colSize 7 22 
  6384. [w2h_b1|Field
  6385. Description
  6386. [w2h_b0|From/To
  6387. The From and To date fields specify the date range that you wish to print.
  6388. Wrap text
  6389. If you check the Wrap Text check box, OfficeTalk will wrap any text which would otherwise be too long to fit on a single line.
  6390. Indicate overflow
  6391. .par
  6392. If you check the Indicate overflow check box, OfficeTalk will draw an arrow to indicate overflow when too many appointments in a single day have been drawn in the chosen font. You will need to reduce 
  6393. the Appointment Font size if you wish to see all of the appointments.
  6394. .endpar
  6395. .end-table
  6396. You may print out weekly appointments in a variety of formats. They are as follows:
  6397. .table colSize 11 17 
  6398. [w2h_b1|Option
  6399. Description
  6400. [w2h_b0|Week to a page
  6401. Prints the entire week on a single page
  6402. Standard week to a two pages
  6403. Prints the entire week on two pages.
  6404. Working week to a two pages
  6405. Prints the working week on two pages.
  6406. Two days to a page
  6407. Prints 2 days on each page.
  6408. Day to a page
  6409. Prints a single day per page.
  6410. Left dates
  6411. Left justifies the date text.
  6412. Right dates
  6413. Right justifies the date text.
  6414. Alternating dates
  6415. Justifies the date text alternately.
  6416. Start on left
  6417. Left justifies the date text and then alternates.
  6418. .end-table
  6419. When printing appointments, you can choose the following fonts:
  6420. .table colSize 11 18 
  6421. [w2h_b1|Field
  6422. Description
  6423. [w2h_b0|  Time Font
  6424. The appointment start times font
  6425.   Appointment Font
  6426. The appointment description font.
  6427.   Date Font
  6428. The font of the date text in each day ]]]]]][@GlossCell|cell].
  6429. .end-table
  6430. [w2h_b0|                    
  6431. If you preview the Weekly Appointments print out, with careful selection of fonts, OfficeTalk will display a preview output similar to that shown below:
  6432. [@g_QUIC0237.BMP|]
  6433. OfficeTalk provides common print functionality in all Print dialog boxes. This functionality includes:
  6434. Defining headers and footers
  6435. Printer setup
  6436. Page Style Selection
  6437. Saved Print Settings
  6438. Preview capability
  6439. For more information on this common print functionality, see [@Printing|Printing].
  6440. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  6441. ]]
  6442. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6443. .end-topic
  6444.  
  6445. ; Topic TheMonthlyAppointmentsView
  6446. ;
  6447. .topic TheMonthlyAppointmentsView
  6448. .OutputFile TheMonthlyAppointmentsView.htm
  6449. .title The Monthly Appointments View
  6450. .lineKeyword The Monthly Appointments View:
  6451. .list l_SECTION_
  6452. .contentTitle off
  6453. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6454. [@bheading_2|]     The Monthly Appointments View
  6455. [@aheading_2|]You can view your appointments a month at a time by pressing the [@g_QUIC0927.BMP|] button in the Shortcut bar in Diary mode. The Monthly Appointments window is shown below:
  6456. [@g_QUIC0398.BMP|]
  6457. The Monthly Appointment window looks similar to a wall calendar.  It contains a [@GlossCell|cell] for each day of the month, listing the appointments for each day in the appropriate cell.
  6458. .par
  6459. Like the Weekly Appointments window, the default size of the Monthly Appointments window is maximised such that it fills the Monthly view. If you want to display the calendar and the task list in the 
  6460. Monthly view then you can un-maximise the window by selecting {bmct help0044.bmp}[w2h_i1| ]from the drop down window menu.
  6461. .endpar
  6462. [@g_QUIC0397.BMP|]
  6463. .par
  6464. You can change the month shown by clicking on the {bmct help0046.bmp} and {bmct help0047.bmp} buttons. Alternatively, if the Monthly Appointments window is not maximised, you can select a month from 
  6465. the calendar. The Monthly Appointments window will change to show the selected month.
  6466. .endpar
  6467. [w2h_b1|More:
  6468. [w2h_b0|[@AddingandEditingAppointments1|Adding and Editing Appointments]
  6469. [@KeyboardControl2|Keyboard Control]
  6470. [@PrintingTheMonthlyAppointmentsView|Printing The Monthly Appointments View]
  6471. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6472. ]]]
  6473. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6474. .end-topic
  6475.  
  6476. ; Topic AddingandEditingAppointments1
  6477. ;
  6478. .topic AddingandEditingAppointments1
  6479. .OutputFile AddingandEditingAppointments1.htm
  6480. .title Diary Mode - The Monthly Appointments View - Adding and Editing Appointments
  6481. .lineKeyword Adding and Editing Appointments:
  6482. .list l_SECTION_
  6483. .contentTitle off
  6484. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6485. [@bheading_3|]     Adding and Editing Appointments
  6486. .par
  6487. [@aheading_3|]You can add, edit and delete appointments directly from the Monthly Appointments window in just the same way as described for the Weekly Appointments window. For more information, see 
  6488. [@AddinganAppointment2|Adding an Appointment] and [@ChangingAppointmentDetails|Changing Appointment Details]. 
  6489. .endpar
  6490. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6491. ]
  6492. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6493. .end-topic
  6494.  
  6495. ; Topic KeyboardControl2
  6496. ;
  6497. .topic KeyboardControl2
  6498. .OutputFile KeyboardControl2.htm
  6499. .title Diary Mode - The Monthly Appointments View - Keyboard Control
  6500. .lineKeyword Keyboard Control:
  6501. .list l_SECTION_
  6502. .contentTitle off
  6503. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6504. [@bheading_3|]     Keyboard Control
  6505. [@aheading_3|] If you want to use the keyboard to move around the Monthly Appointments Window then the relevant keys are as follows:
  6506. .table colSize 7 22 
  6507. [w2h_b1|Key
  6508. Action
  6509. [w2h_b0|The cursor keys[w2h_b1|
  6510. ]Move you around the day cells. If you move beyond the last day of the month or before the first day of the month then the month shown will change accordingly.
  6511. The [w2h_b1|Insert] key[w2h_b1|
  6512. ]Adds a new appointment on the selected date.
  6513. The [w2h_b1|Delete] key
  6514. Deletes the selected appointment
  6515. .end-table
  6516. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6517. ]]]
  6518. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6519. .end-topic
  6520.  
  6521. ; Topic PrintingTheMonthlyAppointmentsView
  6522. ;
  6523. .topic PrintingTheMonthlyAppointmentsView
  6524. .OutputFile PrintingTheMonthlyAppointmentsView.htm
  6525. .title Printing The Monthly Appointments View
  6526. .lineKeyword Printing The Monthly Appointments View:
  6527. .list l_SECTION_
  6528. .contentTitle off
  6529. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6530. [@bheading_3|]     Printing The Monthly Appointments View
  6531. .par
  6532. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you print out the Monthly Appointments View by selecting [w2h_b1|Print Monthly Appointments ]from the [w2h_b1|File/Print ]menu. This will bring up the Print Monthly 
  6533. Appointments dialog box showing the Details page.
  6534. .endpar
  6535. [@g_QUIC0239.BMP|]
  6536. .par
  6537. [w2h_b1|Note:] You can also bring up the Print Monthly Appointments dialog box by pressing the {bmct help0048.bmp} button at the top of the Monthly Appointments view or by selecting [w2h_b1|Print 
  6538. Contents of Window] from the window menu.
  6539. .endpar
  6540. .par
  6541.  In most cases, all you will need to do in order to print out your monthly appointments is select the paper style and press the [w2h_b1|Print] button. OfficeTalk lets you customise your print out by 
  6542. providing several check boxes, radio buttons and fields. The functionality of the Print Monthly Appointments dialog box is summarised in the table below:
  6543. .endpar
  6544. .table colSize 8 21 
  6545. [w2h_b1|Field
  6546. Description
  6547. [w2h_b0|From/To[w2h_b1|[w2h_i1|
  6548. ]]The [w2h_i1|From] and [w2h_i1|To] date fields specify the date range over which you wish to print.
  6549. Wrap text
  6550. If you check the [w2h_b1|Wrap text ]check box, OfficeTalk will wrap any text which would otherwise be too long to fit on a single line.
  6551. Indicate overflow
  6552. .par
  6553. If you check the [w2h_b1|Indicate overflow] check box, OfficeTalk will draw an arrow to indicate overflow when too many appointments in a single day have been drawn in the chosen font. You will need 
  6554. to reduce the appointment font size if you wish to see all of the appointments.
  6555. .endpar
  6556. Print appointment times
  6557. If you check the [w2h_b1|Print appointment times ]check box, OfficeTalk will prefix each appointment with its start and end times. 
  6558. Print sub calendars
  6559. If you check the [w2h_b1|Print sub calendars ]check box, OfficeTalk will display previous month and next month calendars at the bottom of the page.
  6560. Print shown through planners
  6561. Check this check box to print any shown through ]][@GlossPlanner|planner] bookings onto the appointment print out
  6562. [w2h_b0|Print shown through events
  6563. Check this check box to print any shown through events onto the appointment print out
  6564. .end-table
  6565. When printing appointments, you can choose the following fonts:
  6566. .table colSize 8 21 
  6567. [w2h_b1|Font
  6568. Description
  6569. [w2h_b0| Time Font
  6570. The appointment start/end times font (relevant only if[w2h_b1| Print Appointment Times] is checked).
  6571.   Appointment Font
  6572. The appointment description font.
  6573.   Date Font
  6574. The font of the date text in each day box.
  6575.   Sub Calendar Font
  6576. The font used to display the sub-calendars.
  6577.   Day Font
  6578. The font used to display the day names.
  6579. .end-table
  6580. If you preview the Monthly Appointments print out, with careful selection of fonts, OfficeTalk will display a preview output similar to that shown below:
  6581. [@g_QUIC0241.BMP|]
  6582. OfficeTalk provides common print functionality in all Print dialog boxes. This functionality includes:
  6583. Defining headers and footers
  6584. Printer setup
  6585. Page Style Selection
  6586. Saved Print Settings
  6587. Preview capability
  6588. For more information on this common print functionality, see [@Printing|Printing].
  6589. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  6590. ]]]]
  6591. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6592. .end-topic
  6593.  
  6594. ; Topic TheAppointmentCustomView
  6595. ;
  6596. .topic TheAppointmentCustomView
  6597. .OutputFile TheAppointmentCustomView.htm
  6598. .title The Appointment Custom View
  6599. .lineKeyword The Appointment Custom View:
  6600. .list l_SECTION_
  6601. .contentTitle off
  6602. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6603. [@bheading_2|]     The Appointment Custom View
  6604. .par
  6605. [@aheading_2|]You can show the Appointment Custom View by pressing the [@g_QUIC0928.BMP|] button in the Shortcut bar in Diary mode. The Appointment Custom View lets you define the layout and span of 
  6606. days shown in the view. For example, you could define the view to show two weeks of appointments without showing weekends. Alternatively, you might wish to show seven weeks of appointments including 
  6607. weekends. 
  6608. .endpar
  6609. To customise the view, press the [@g_QUIC0929.BMP|] button in the Shortcut bar. The Customise dialog box is displayed. 
  6610. [@g_QUIC0177.BMP|]
  6611. .par
  6612. The Customise dialog box lets you specify how many rows and columns will be shown in the view. Additionally, you may specify whether consecutive days will be displayed from left to right or from top 
  6613. to bottom. You can do this by selecting either the [w2h_b1|Days across ]or [w2h_b1|Days Down ]radio button respectively. 
  6614. .endpar
  6615. .par
  6616. For many people it is less likely that weekends will contain many appointments. For this reason, OfficeTalk lets you choose whether or not to show weekends in this view. Furthermore, if you choose to 
  6617. show weekends, you are given the additional option of  showing Saturday and Sunday in a single [@GlossCell|cell].
  6618. .endpar
  6619. .par
  6620. Like the Weekly Appointments window, the default size of the Custom Appointments window is maximised such that it fills the Custom view. If you want to display the calendar and the task list in the 
  6621. Custom view then you can un-maximise the window by selecting {bmct help0049.bmp} from the drop down window menu.
  6622. .endpar
  6623. .par
  6624. You can change the date span shown by clicking on the  {bmct help0050.bmp} and {bmct help0051.bmp}  buttons. Alternatively, if the Custom Appointments window is not maximised, you can select a date 
  6625. from the calendar. The Custom Appointments Window will change to show the selected date.
  6626. .endpar
  6627. [w2h_b1|More:
  6628. [w2h_b0|[@AddingandEditingAppointments2|Adding and Editing Appointments]
  6629. [@KeyboardControl3|Keyboard Control]
  6630. [@PrintingtheCustomView|Printing the Custom View]
  6631. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6632. ]]]
  6633. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6634. .end-topic
  6635.  
  6636. ; Topic AddingandEditingAppointments2
  6637. ;
  6638. .topic AddingandEditingAppointments2
  6639. .OutputFile AddingandEditingAppointments2.htm
  6640. .title Diary Mode - The Appointment Custom View - Adding and Editing Appointments
  6641. .lineKeyword Adding and Editing Appointments:
  6642. .list l_SECTION_
  6643. .contentTitle off
  6644. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6645. [@bheading_3|]     Adding and Editing Appointments
  6646. .par
  6647. [@aheading_3|]You can add, edit and delete appointments directly from the Custom Appointments window in just the same way as described for the Weekly Appointments window. For more information, see 
  6648. [@AddinganAppointment2|Adding an Appointment] and [@ChangingAppointmentDetails|Changing Appointment Details]. 
  6649. .endpar
  6650. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6651. ]
  6652. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6653. .end-topic
  6654.  
  6655. ; Topic KeyboardControl3
  6656. ;
  6657. .topic KeyboardControl3
  6658. .OutputFile KeyboardControl3.htm
  6659. .title Diary Mode - The Appointment Custom View - Keyboard Control
  6660. .lineKeyword Keyboard Control:
  6661. .list l_SECTION_
  6662. .contentTitle off
  6663. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6664. [@bheading_3|]     Keyboard Control
  6665. [@aheading_3|] If you want to use the keyboard to move around the Custom Appointments Window then this can be done in exactly the same way as described in [@KeyboardControl1|Keyboard Control]
  6666. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6667. ]
  6668. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6669. .end-topic
  6670.  
  6671. ; Topic PrintingtheCustomView
  6672. ;
  6673. .topic PrintingtheCustomView
  6674. .OutputFile PrintingtheCustomView.htm
  6675. .title Printing the Custom View
  6676. .lineKeyword Printing the Custom View:
  6677. .list l_SECTION_
  6678. .contentTitle off
  6679. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6680. [@bheading_3|]     Printing the Custom View
  6681. .par
  6682. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you print out the Custom View by selecting [w2h_b1|Print Custom Appointments ]from the [w2h_b1|File/Print ]menu. This will display the Print Custom dialog box showing 
  6683. the Details page.
  6684. .endpar
  6685. In most cases, all you will need to do in order to print out the [@GlossProject|project] is select the paper style and press the [w2h_b1|Print] button. 
  6686. [w2h_b0|[@g_QUIC0930.BMP|]
  6687. OfficeTalk lets you customise your print out by providing several check boxes, radio buttons and fields. The functionality of the Print Custom dialog box is summarised below:
  6688. .table colSize 9 19 
  6689. [w2h_b1|Field
  6690. Description
  6691. [w2h_b0|From, To
  6692. .par
  6693. The [w2h_b1|From ]and [w2h_b1|To ]fields represent the date range that will be printed. These fields are initially set to the date range shown in the Custom Appointments window. If you wish to print 
  6694. appointments over a different date range then specify the start and end dates in these fields.
  6695. .endpar
  6696. Print appointment times
  6697. If you check the [w2h_b1|Print appointment times ]check box, OfficeTalk will prefix each appointment with its start and end times. 
  6698. Wrap text
  6699. If you check the [w2h_b1|Wrap text ]check box, OfficeTalk will wrap any text which would otherwise be too long to fit on a single line.
  6700. Indicate overflow
  6701. .par
  6702. If you check the [w2h_b1|Indicate overflow] check box, OfficeTalk will draw an arrow to indicate when too many appointments exist to fit in a single day [@GlossCell|cell]. You will need to reduce the 
  6703. Appointment Font size if you wish to see all of the appointments.
  6704. .endpar
  6705. Print shown through planners
  6706. Check this check box to print any shown through [@GlossPlanner|planner] bookings onto the custom appointment print out
  6707. Print shown through events
  6708. Check this check box to print any shown through events onto the custom appointment print out
  6709. Indicate non working days
  6710. Check this check box to shade non working days, such as Saturday and Sunday, in a light grey colour.
  6711. Indicate blocked out days
  6712. Check this check box to shade the day cell header of blocked out days in a red colour.
  6713. Rows
  6714. Select the number of rows shown in the Custom Print out. This is applicable only if you have selected the [w2h_b1|Print Using Selected Fields ]radio button.
  6715. Cols
  6716. Select the number of columns shown in the Custom Print out. This is applicable only if you have selected the [w2h_b1|Print Using Selected Fields ]radio button.
  6717. No Weekends
  6718. Select this radio button if you never want to print weekends.
  6719. Weekends in two cells
  6720. Select this radio button if you want to print weekends in two separate cells.
  6721. Weekends in one cell
  6722. Select this radio button if you want to print Saturday and Sunday together in a single cell.
  6723. .end-table
  6724. The Fonts page lets you choose suitable fonts for the following:
  6725. .table colSize 9 20 
  6726. [w2h_b1|Font
  6727. Description
  6728. [w2h_b0|Appointment Font
  6729. The font used to print the date in the top left corner of each cell.
  6730. Time Font
  6731. The font used to print the appointment start times.
  6732. Appointment Font
  6733. The font used to print appointment description.
  6734. .end-table
  6735. .par
  6736. To preview the printing of the Custom Appointment window, press the [w2h_b1|Preview] button. When you are happy with the preview, print the Custom Appointment window by pressing the [w2h_b1|Print] 
  6737. button.
  6738. .endpar
  6739. If you preview the Custom Appointments print out, with careful selection of fonts, OfficeTalk will display a preview output similar to that shown below:
  6740. [@g_QUIC0932.BMP|]
  6741. OfficeTalk provides common print functionality in the Custom Appointment dialog box, including
  6742. Defining headers and footers
  6743. Printer set-up
  6744. Page Style Selection
  6745. Saved Print Settings
  6746. Preview capability
  6747. For more information on this common print functionality, see [@Printing|Printing].
  6748. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  6749. ]]]]]]
  6750. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6751. .end-topic
  6752.  
  6753. ; Topic TheAppointmentList
  6754. ;
  6755. .topic TheAppointmentList
  6756. .OutputFile TheAppointmentList.htm
  6757. .title The Appointment List
  6758. .lineKeyword The Appointment List:
  6759. .list l_SECTION_
  6760. .contentTitle off
  6761. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6762. [@bheading_2|]     The Appointment List
  6763. .par
  6764. [@aheading_2|]OfficeTalk provides a list view of your appointments letting you manipulate appointment data in just the same way as any other data that may be shown in a list. For example, you can 
  6765. filter, search, [@GlossGroup|group], sort and show any custom data associated with appointments.
  6766. .endpar
  6767. You can show the Appointment List view by pressing the [@g_QUIC0934.BMP|] button.
  6768. [@g_QUIC0179.BMP|] 
  6769. .par
  6770. By default, the list is sorted such that the most recent appointments appear at the top of the list. The list is also grouped such that appointments falling on the same date are shown under the 
  6771. appropriate date header. For more information on manipulating data in lists, see [@SortingData|Sorting Data] and the following sections starting [@SortingData|Sorting Data].
  6772. .endpar
  6773. [w2h_b1|More:
  6774. [w2h_b0|[@PrintingtheAppointmentListView|Printing the Appointment List View]
  6775. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6776. ]]]
  6777. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6778. .end-topic
  6779.  
  6780. ; Topic PrintingtheAppointmentListView
  6781. ;
  6782. .topic PrintingtheAppointmentListView
  6783. .OutputFile PrintingtheAppointmentListView.htm
  6784. .title Printing the Appointment List View
  6785. .lineKeyword Printing the Appointment List View:
  6786. .list l_SECTION_
  6787. .contentTitle off
  6788. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6789. [@bheading_3|]     Printing the Appointment List View
  6790. .par
  6791. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you print out the Appointment List view by selecting [w2h_b1|Print Appointment List ]from the [w2h_b1|File/Print ]menu. This will display the Print Bookings dialog box 
  6792. showing the Details page.
  6793. .endpar
  6794. In most cases, all you will need to do in order to print out the Appointment List View is select the paper style and press the [w2h_b1|Print] button. 
  6795. [@g_QUIC0935.BMP|]
  6796. OfficeTalk lets you customise your print out by providing several check boxes, radio buttons and fields. The functionality of the Print Custom dialog box is summarised below:
  6797. .table colSize 9 19 
  6798. [w2h_b1|Field
  6799. Description
  6800. [w2h_b0|Print As Shown
  6801. Select this radio button if you wish to print the same fields as shown in the appointment list view.
  6802. Print using selected fields
  6803. .par
  6804. Select this radio button if you wish to select which appointment list fields to print. When you select this radio button, the [w2h_b1|Fields ]list will become enabled, letting you place a check box 
  6805. next to each field that you wish to print.
  6806. .endpar
  6807. New page per Item
  6808. Check this check box to print each appointment on a separate  page.
  6809. Print field titles
  6810. Check this check box to print the field/column titles at the top of each page.
  6811. Print appointment notes
  6812. Check this check box to print any notes associated with each appointment.
  6813. .end-table
  6814. The Fonts page lets you choose suitable fonts for the following:
  6815. .table colSize 10 19 
  6816. [w2h_b1|Font
  6817. Description
  6818. [w2h_b0|Title Font     
  6819. The font used to print the column headers.
  6820. Appointment Font     
  6821. The font used to print appointment details.
  6822. .end-table
  6823.           
  6824. To preview the printing of the Appointment List window, press the [w2h_b1|Preview] button. When you are happy with the preview, print the Appointment List window by pressing the [w2h_b1|Print] button.
  6825. If you preview the appointments list print out, with careful selection of fonts, OfficeTalk will display a preview output similar to that shown below:
  6826. [@g_QUIC0937.BMP|]
  6827. OfficeTalk provides common print functionality in the Appointment List dialog box, including
  6828. Defining headers and footers
  6829. Printer set-up
  6830. Page Style Selection
  6831. Saved Print Settings
  6832. Preview capability
  6833. For more information on this common print functionality, see [@Printing|Printing].
  6834. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  6835. ]]]]]
  6836. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6837. .end-topic
  6838.  
  6839. ; Topic OpeningAnotherUser_sDiary
  6840. ;
  6841. .topic OpeningAnotherUser_sDiary
  6842. .OutputFile OpeningAnotherUser_sDiary.htm
  6843. .title Opening Another User's Diary
  6844. .lineKeyword Opening Another User's Diary:
  6845. .lineKeyword Users:
  6846. .lineKeyword Users:controlling access to:
  6847. .list l_SECTION_
  6848. .contentTitle off
  6849. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6850. [@bheading_2|]     Opening Another User's Diary
  6851. .par
  6852. [@aheading_2|]When you open another user's diary, the current view remains the same, but the information shown in both the Appointments window and the Task List window changes to show the selected 
  6853. user's appointments and tasks. Once you have opened another user's diary then, provided you have sufficient access rights, you may add, edit and delete both appointments and tasks just as if they 
  6854. were your own.
  6855. .endpar
  6856. To open another user's diary, simply select the user from the drop down list above the Appointments window.
  6857. [@g_QUIC0181.BMP|] 
  6858. .par
  6859. If one or more Remote Workgroups exist then opening a remote user's diary is a two stage process. Firstly select the remote workgroup from the drop down list. OfficeTalk will then try to open the 
  6860. remote workgroup's database. If successful, the diary of the first remote user in the list will be opened. The drop down list will now be populated with remote users belonging to the selected remote 
  6861. workgroup. Drop down the list and select the relevant remote user.
  6862. .endpar
  6863. [@g_QUIC0183.BMP|] 
  6864. .par
  6865. Your ability to open another user's diary and then modify that user's data is entirely dependent upon the access that you have been granted to that user's diary. If you have no access to the user's 
  6866. diary then the user will not even appear in the drop down list. If  you have read access then you will be able to open the diary but you will not be able to make any changes to the data. The highest 
  6867. level of access lets you read, edit, create and delete data in that user's diary. For more information on access rights, see [@ControllingAccesstoaUser_sDiary|Controlling Access to a User's Diary].
  6868. .endpar
  6869. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  6870. ]
  6871. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6872. .end-topic
  6873.  
  6874. ; Topic OpeningaResource_sDiary
  6875. ;
  6876. .topic OpeningaResource_sDiary
  6877. .OutputFile OpeningaResource_sDiary.htm
  6878. .title Opening a Resource's Diary
  6879. .lineKeyword Opening a Resource's Diary:
  6880. .list l_SECTION_
  6881. .contentTitle off
  6882. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6883. [@bheading_2|]     Opening a Resource's Diary
  6884. .par
  6885. [@aheading_2|]You can access the diary for a [@GlossResource|resource] by selecting the resource from the drop down list above the Appointments window. All resources will appear at the bottom of the 
  6886. list after the list of users.
  6887. .endpar
  6888. Your ability to open a resource's diary and then modify that resource's appointment data is entirely dependent upon the access that you have been granted to that resource's diary.
  6889. [w2h_b0|[@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  6890. ]]
  6891. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6892. .end-topic
  6893.  
  6894. ; Topic RepresentationofNonWorkingDays
  6895. ;
  6896. .topic RepresentationofNonWorkingDays
  6897. .OutputFile RepresentationofNonWorkingDays.htm
  6898. .title Representation of Non Working Days
  6899. .lineKeyword Representation of Non Working Days:
  6900. .list l_SECTION_
  6901. .contentTitle off
  6902. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6903. [@bheading_2|]     Representation of Non Working Days
  6904. .par
  6905. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you mark certain days as [w2h_i1|non-working ]days. An example of a non-working day is a holiday or a weekend. The ability to mark certain days as [w2h_i1|non-working] 
  6906. is particularly useful for meeting organisers who can see at a glance which users are unavailable as a result of holidays or days away from the office. Planners and Events may be used to define 
  6907. non-working days. For more information see [@BlockingOutaDiarywithaPlanner|Blocking Out a Diary with a Planner]. 
  6908. .endpar
  6909. .par
  6910. OfficeTalk uses colour to distinguish between working days and non-working days. The default setting for Weekly and Monthly Appointment windows is to show [w2h_i1|working] days with a white 
  6911. background and [w2h_i1|non-working] days with a light grey background. Similarly, the default setting for the Daily Appointment window is to show [w2h_i1|working hours] and [w2h_i1|working days] in 
  6912. white and [w2h_i1|non-working hours] and [w2h_i1|non working days] in light grey. You can change this to suit your personal taste. For more information, see [@CustomisingtheDisplay|Customising the Display]
  6913. .
  6914. .endpar
  6915. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  6916. ]
  6917. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6918. .end-topic
  6919.  
  6920. ; Topic Events1
  6921. ;
  6922. .topic Events1
  6923. .OutputFile Events1.htm
  6924. .title Diary Mode - Events
  6925. .lineKeyword Events:
  6926. .list l_SECTION_
  6927. .contentTitle off
  6928. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6929. [@bheading_2|]     Events
  6930. .par
  6931. [@aheading_2|]An Event is any single occurrence or activity which may take place on a single day or may be repeated over a number of days. Events may be either public or personal, which means that 
  6932. they may be used to keep personal events such as birthdays and anniversaries for individual users and they may also be used to record workgroup wide data such as public holidays, company holidays and 
  6933. other company events.
  6934. .endpar
  6935. .par
  6936. Once defined, events may either be shown in the [@GlossBackgroundactivities|Background Activities] window or shown through onto the Appointment windows. In this way they achieve the same end result 
  6937. as a [@GlossPlanner|planner] booking but without the need to define a planner and a set of planner keys.
  6938. .endpar
  6939. .par
  6940. Events may also be used to block out users' diaries. This can be useful if, for example, you wish to define a set of public holidays and you wish to ensure that meeting organisers will not 
  6941. accidentally arrange meetings on these days.
  6942. .endpar
  6943. [w2h_b0|[w2h_b1|More:
  6944. [w2h_b0|[@AddingaNewEvent|Adding a New Event]
  6945. [@RepeatedEvents|Repeated Events]
  6946. [@SettingRemindersforEvents|Setting Reminders for Events]
  6947. [@ShowingThroughEventsontoYourDiary|Showing Through Events onto Your Diary]
  6948. [@UsingEventstoBlockOutDaysinYourDiary|Using Events to Block Out Days in Your Diary]
  6949. [@ShowThroughandBlockOutofPlannersonYourDiary|Show Through and Block Out of Planners on Your Diary]
  6950. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6951. ]]]]
  6952. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6953. .end-topic
  6954.  
  6955. ; Topic AddingaNewEvent
  6956. ;
  6957. .topic AddingaNewEvent
  6958. .OutputFile AddingaNewEvent.htm
  6959. .title Adding a New Event
  6960. .lineKeyword Adding a New Event:
  6961. .list l_SECTION_
  6962. .contentTitle off
  6963. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6964. [@bheading_3|]     Adding a New Event
  6965. [@aheading_3|]To add a new event, do the following:
  6966. Press the [@g_QUIC0939.BMP|]  button located in the Shortcut bar in Diary mode. The Events dialog box is displayed showing a list of events which have already been defined. 
  6967. [@g_QUIC0185.BMP|] 
  6968. Press the [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] button. An Event dialog box is displayed.
  6969. [@g_QUIC0187.BMP|] 
  6970. .par
  6971. Type in a description for the event, for example, "My Birthday". Select an event type from the [w2h_b1|Type ]list. Specify a date for the event. If the event will be a repeated event, then the date 
  6972. that you specify represents the first occurrence of this particular event. In this example, the event, "My Birthday", is an [w2h_i1|annual] event. It reoccurs, indefinitely, on the same date every 
  6973. year. Select the [w2h_b1|Annual Event ]radio button in the Occurrences page.
  6974. .endpar
  6975. By default, all events are personal. To make the event into a public event, which all users will be able to see, select the Access tab and select the public radio button.
  6976. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  6977. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  6978. ]
  6979. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  6980. .end-topic
  6981.  
  6982. ; Topic RepeatedEvents
  6983. ;
  6984. .topic RepeatedEvents
  6985. .OutputFile RepeatedEvents.htm
  6986. .title Repeated Events
  6987. .lineKeyword Repeated Events:
  6988. .list l_SECTION_
  6989. .contentTitle off
  6990. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  6991. [@bheading_3|]     Repeated Events
  6992. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you repeat an event one or more times. To repeat an event, do the following:
  6993. Select the event from the Events dialog box and press the [w2h_b1|Edit] button. The Event property sheet is displayed. 
  6994. From the Occurrences page, select the [w2h_b1|Repeated ]radio button and press the [w2h_b1|Repeat] button. The Repeat wizard is displayed.
  6995. [@g_QUIC0189.BMP|]
  6996. The Repeat Frequency page lets you choose how frequently the event will be repeated. You may choose between repeating the event every n days, every n weeks, every n months or every n years.
  6997. Pressing [w2h_b1|Next ]will display the Non-Working Days page. 
  6998. [@g_QUIC0191.BMP|]
  6999. This page lets you choose what action to take when a repeated event occurs on a non-working day. You may choose between the following:
  7000. Skipping this occurrence of the event
  7001. Keeping the occurrence
  7002. Using the last working day before this date
  7003. Using the first working day after this date
  7004. Select the appropriate radio button and press [w2h_b1|Next].
  7005. .par
  7006. The Ending page lets you choose the total number of times the event will be repeated. You can choose this either by specifying an ending date or by specifying a number, representing the number of 
  7007. event occurrences.
  7008. .endpar
  7009. [@g_QUIC0193.BMP|]
  7010. Press [w2h_b1|Finish] to repeat the events.
  7011. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7012. ]
  7013. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7014. .end-topic
  7015.  
  7016. ; Topic SettingRemindersforEvents
  7017. ;
  7018. .topic SettingRemindersforEvents
  7019. .OutputFile SettingRemindersforEvents.htm
  7020. .title Setting Reminders for Events
  7021. .lineKeyword Setting Reminders for Events:
  7022. .list l_SECTION_
  7023. .contentTitle off
  7024. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7025. [@bheading_3|]     Setting Reminders for Events
  7026. .par
  7027. [@aheading_3|]OfficeTalk can remind you of events any number of days prior to their occurrence. By default, you are not reminded about events. You can turn on the reminder by checking the 
  7028. [w2h_b1|Remind me of this event] check box in the Remind page of the Event property sheet.
  7029. .endpar
  7030. [@g_QUIC0940.BMP|]
  7031. You can specify how many days advance warning you require by entering a number into the [w2h_b1|Days to remind] field.
  7032. .par
  7033. If the event is a public event, then OfficeTalk will not remind all users of the event. Only the owner of the event will be reminded. This is the user selected in the [w2h_b1|Owner] drop down list in 
  7034. the Details page.
  7035. .endpar
  7036. .par
  7037. Event reminders are displayed when you log in to OfficeTalk. If there is more than one event reminder queued up then each reminder will be shown in succession. An event reminder informs you of the 
  7038. pending event as shown below:
  7039. .endpar
  7040. [@g_QUIC1134.BMP|]
  7041. .par
  7042. If you would like OfficeTalk to remind you the next time you log in then press the [w2h_b1|Remind Again] button. If you do not want OfficeTalk to remind you of this event again then press the 
  7043. [w2h_b1|Do not remind again] button.
  7044. .endpar
  7045. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7046. ]
  7047. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7048. .end-topic
  7049.  
  7050. ; Topic ShowingThroughEventsontoYourDiary
  7051. ;
  7052. .topic ShowingThroughEventsontoYourDiary
  7053. .OutputFile ShowingThroughEventsontoYourDiary.htm
  7054. .title Showing Through Events onto Your Diary
  7055. .lineKeyword Showing Through Events onto Your Diary:
  7056. .list l_SECTION_
  7057. .contentTitle off
  7058. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7059. [@bheading_3|]     Showing Through Events onto Your Diary
  7060. .par
  7061. [@aheading_3|]For convenience, OfficeTalk lets you show through [w2h_i1|long term] activity, such as events and [@GlossPlanner|planner] bookings, onto your diary. To show an event through onto your 
  7062. diary do the following:
  7063. .endpar
  7064. [w2h_b0|Bring up the Event property sheet by selecting the appropriate event from the Events dialog box and pressing the [w2h_b1|Edit] button.
  7065. Select the Diary tab. Select the users whose diary you wish the event to show through onto.
  7066. Check the [w2h_b1|Show through onto diary] check box and press [w2h_b1|OK].
  7067. The event is shown in the Daily Appointments window, for the selected users, as a yellow strip, running down the left margin of the window, when viewing the day or days during which the event occurs. 
  7068. The event is shown in the appropriate cells in the Weekly, Monthly and Custom windows as shown below:
  7069. [@g_QUIC0196.BMP|]
  7070. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7071. ]]
  7072. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7073. .end-topic
  7074.  
  7075. ; Topic UsingEventstoBlockOutDaysinYourDiary
  7076. ;
  7077. .topic UsingEventstoBlockOutDaysinYourDiary
  7078. .OutputFile UsingEventstoBlockOutDaysinYourDiary.htm
  7079. .title Using Events to Block Out Days in Your Diary
  7080. .lineKeyword Using Events to Block Out Days in Your Diary:
  7081. .list l_SECTION_
  7082. .contentTitle off
  7083. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7084. [@bheading_3|]     Using Events to Block Out Days in Your Diary
  7085. .par
  7086. [@aheading_3|]Events may be used to block out individual days in your diary or in another user's diary. One use for this feature would be to block out certain users diaries with each public holiday 
  7087. defined. This would prevent meetings from being booked with these users during public holidays. It would also help prevent those users from arranging appointments during those non working days.
  7088. .endpar
  7089. To block out a user's diary with an event, do the following:
  7090. Bring up the Event property sheet by selecting the appropriate event from the Events dialog box and pressing the [w2h_b1|Edit] button.
  7091. Select the Diary tab. Select the users whose diaries you wish to block out using the event.
  7092. Select the [w2h_b1|Block Out] check box and press [w2h_b1|OK].
  7093. .par
  7094. Blocked out days will be shown as dark grey in the Daily, Weekly, Monthly and Custom Appointments window, however this may be changed to suit your personal tastes. For more information, see 
  7095. [@CustomisingtheDisplay|Customising the Display].
  7096. .endpar
  7097. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7098. ]
  7099. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7100. .end-topic
  7101.  
  7102. ; Topic ShowThroughandBlockOutofPlannersonYourDiary
  7103. ;
  7104. .topic ShowThroughandBlockOutofPlannersonYourDiary
  7105. .OutputFile ShowThroughandBlockOutofPlannersonYourDiary.htm
  7106. .title Show Through and Block Out of Planners on Your Diary
  7107. .lineKeyword Show Through and Block Out of Planners on Your Diary:
  7108. .list l_SECTION_
  7109. .contentTitle off
  7110. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7111. [@bheading_3|]     Show Through and Block Out of Planners on Your Diary
  7112. .par
  7113. [@aheading_3|]Planners may be shown through onto your diary in just the same way as events. However, you do not have to show through [@GlossPlanner|planner] bookings on an individual basis. You have 
  7114. the choice of either showing through planner bookings created by a particular planner key or showing through an entire planner. For more information on how to show through planners onto your diary, 
  7115. see [@ShowingaPlannerinYourDiary|Showing a Planner in Your Diary].
  7116. .endpar
  7117. .par
  7118. When a [@GlossPlannerbooking|planner booking] is shown through onto the Daily Appointments window, it appears as a coloured strip running down the left margin of the window. The colour and pattern of 
  7119. the strip takes on the same colour and pattern as the associated key of the planner booking. 
  7120. .endpar
  7121. [@g_QUIC0198.BMP|]
  7122. .par
  7123. A planner booking is shown in the appropriate cells in the Weekly, Monthly and Custom windows as a horizontal strip showing the planner booking's description. Again, the colour and pattern of the 
  7124. strip takes on the same colour and pattern as the associated key of the planner booking. 
  7125. .endpar
  7126. [@g_QUIC0200.BMP|]
  7127. .par
  7128. OfficeTalk lets you use planner bookings to block out days in your diary in just the same way as events. You have the choice of blocking out your diary either using planner bookings created by a 
  7129. particular planner key or using an entire planner. For more information on how to block out your diary using planners, see [@UsingaPlannertoBlockOutDaysinyourDiary|Using a Planner to Block Out Days in your Diary]
  7130. .
  7131. .endpar
  7132. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  7133. ]
  7134. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7135. .end-topic
  7136.  
  7137. ; Topic ViewingBackgroundActivities
  7138. ;
  7139. .topic ViewingBackgroundActivities
  7140. .OutputFile ViewingBackgroundActivities.htm
  7141. .title Viewing Background Activities
  7142. .lineKeyword Viewing Background Activities:
  7143. .list l_SECTION_
  7144. .contentTitle off
  7145. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7146. [@bheading_2|]     Viewing Background Activities
  7147. .par
  7148. [@aheading_2|][@GlossPlanner|Planner] bookings, Events, and Due Tasks are collectively called [@GlossBackgroundactivities|Background Activities]. The Background Activities window provides another way 
  7149. of showing such activity alongside your appointment information. Unlike planner and event [w2h_i1|show through], the information shown in the Background Activities Window remains constant regardless 
  7150. of whose diary is currently selected. The Background Activities window can show any of the following:
  7151. .endpar
  7152. .table colSize 9 20 
  7153. [w2h_b1|Option
  7154. Description
  7155. [w2h_b0|Bookings in Selected Planners
  7156. .par
  7157. This may be any combination of planners to which you have at least read access. Note that, unlike planner [w2h_i1|show through], you cannot select to show bookings associated with a particular 
  7158. planner key. 
  7159. .endpar
  7160. All public events
  7161. Those events marked as public
  7162. All personal events
  7163. Those events marked as personal to you
  7164. All due tasks
  7165. This is the deadline dates of tasks which have a deadline but have not been completed.
  7166. .end-table
  7167. .par
  7168. To specify what is shown in the Background Activities window, select [w2h_b1|Preferences] from the [w2h_b1|Options] menu. The Preferences property sheet is displayed. Select the Background Activities 
  7169. tab. 
  7170. .endpar
  7171. [@g_QUIC0202.BMP|]
  7172. .par
  7173. To display one or more planners in the Background Activities window, select the [w2h_b1|Planners] check box and press the [w2h_b1|Planners[@specialChar(85)|133]] button. The Viewed Planners dialog 
  7174. box is displayed. Select the required planners from the [w2h_b1|Unselected Planners] list and press the [w2h_b1|Add] button. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  7175. .endpar
  7176. [@g_QUIC0204.BMP|]
  7177. To display public events, private events or due tasks, select the relevant check box from the Background Activities page and press [w2h_b1|OK].
  7178. The Background Activities window is not shown by default. To show it, select [w2h_b1|Background Activities] from the [w2h_b1|View ]menu.
  7179. .par
  7180. The Background Activities window shows background activities in the same date range as that displayed in the Appointments window. For example, if Daily View is selected and 12th March is shown in the 
  7181. Daily Appointments window then all background activities occurring on the 12th March will be displayed in the Background Activities window. However if Monthly View is selected and April is shown in 
  7182. the Monthly Appointments window, then all background activities occurring during April will be displayed in the Background Activities window.
  7183. .endpar
  7184. [w2h_b1|More:
  7185. [w2h_b0|[@BookingRepeatAppointments|Booking Repeat Appointments]
  7186. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7187. ]]]]]
  7188. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7189. .end-topic
  7190.  
  7191. ; Topic BookingRepeatAppointments
  7192. ;
  7193. .topic BookingRepeatAppointments
  7194. .OutputFile BookingRepeatAppointments.htm
  7195. .title Booking Repeat Appointments
  7196. .lineKeyword Booking Repeat Appointments:
  7197. .list l_SECTION_
  7198. .contentTitle off
  7199. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7200. [@bheading_3|]     Booking Repeat Appointments
  7201. .par
  7202. [@aheading_3|]Once you have added an appointment, OfficeTalk lets you repeat the appointment at regular intervals. For example, you may wish to book a team meeting at 10am on the first Tuesday of 
  7203. each month, or you may wish to create an appointment to attend a [@GlossProject|project] review every week on a Friday for six weeks.
  7204. .endpar
  7205. To repeat an appointment, do the following:
  7206. .par
  7207. The appointment must first exist. Click the right mouse button on the appointment from either the Daily, Weekly, Monthly or Custom Appointment window and select [w2h_b1|Repeat] from the context menu. 
  7208. The Repeat Wizard is displayed showing the Repeat Frequency page. 
  7209. .endpar
  7210. [@g_QUIC0206.BMP|]
  7211. .par
  7212. The Repeat Frequency page lets you choose whether to repeat the appointment every n days, every n weeks, every n months or every n years. Select the relevant radio button and enter a value into the 
  7213. corresponding field. Press [w2h_b1|Next].
  7214. .endpar
  7215. [w2h_i1|[@g_QUIC0208.BMP|][w2h_i0|
  7216. .par
  7217. ][w2h_i0|If you selected [w2h_b1|Every n months], the next page lets you choose further options about how the appointment is repeated on each month. You may choose whether the repeated date should be 
  7218. on the nth day of the month (e.g. 6th of the month), on the nth weekday of the month (e.g. the 1st Monday) or the last day of the month. The table below summarises the possible options:
  7219. .endpar
  7220. .table colSize 8 21 
  7221. [w2h_b1|Field
  7222. Description
  7223. [w2h_b0|nth of the month
  7224. .par
  7225. If the original appointment occurs on, for example the 15th of a particular month then selecting this radio button will book all repeated appointments on the 15th of every month, except in the case 
  7226. of non working days, where you have elected to skip non working days (see Non Working Days page below).
  7227. .endpar
  7228. Nth weekday of the month
  7229. If the original appointment occurs on, for example the 2nd Thursday of a particular month then selecting this radio button will book all repeated appointments on the 2nd Thursday of every month.
  7230. Last Day
  7231. .par
  7232. If the original appointment occurs on the last day of a particular month then this radio button will become enabled. Selecting this radio button will repeat the appointment on the last day of every 
  7233. month, except in the case of non working days, where you have elected to skip non working days (see Non Working Days page below).
  7234. .endpar
  7235. .end-table
  7236. [@g_QUIC0210.BMP|]
  7237. .par
  7238. The next page lets you choose how to handle the possibility of repeated appointments occurring on non-working days. In such a case, you may choose whether to skip creating the appointment, to accept 
  7239. the appointment as is, to place the appointment on the previous working day or to place the appointment on the next working day.
  7240. .endpar
  7241. [@g_QUIC0212.BMP|]
  7242. .par
  7243. The next page lets you choose either the date up to which the appointment should be repeated, or the number of times to repeat the appointment. Make your selection and press [w2h_b1|Finish]. 
  7244. OfficeTalk will repeat the appointment accordingly.
  7245. .endpar
  7246. [w2h_b1|Note: ] OfficeTalk will always try and repeat the appointment at the same time as the original appointment.
  7247. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  7248. ]]]]]
  7249. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7250. .end-topic
  7251.  
  7252. ; Topic ImportingandExportingDiaryData
  7253. ;
  7254. .topic ImportingandExportingDiaryData
  7255. .OutputFile ImportingandExportingDiaryData.htm
  7256. .title Importing and Exporting Diary Data
  7257. .lineKeyword Importing and Exporting Diary Data:
  7258. .list l_SECTION_
  7259. .contentTitle off
  7260. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7261. [@bheading_2|]     Importing and Exporting Diary Data
  7262. .par
  7263. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you import and export appointments and tasks to and from CSV files. A CSV (Comma Separated Values) file is an ASCII file which can represent a series of data records. 
  7264. Each line of the CSV file represents a record of data with the exception of the first line which is an optional header line that describes the format of each record. An example of a simple CSV file 
  7265. is shown below:
  7266. .endpar
  7267. "Name", "Date", "Start Time", "Duration"
  7268. "Write Report", "25/10/97", "12:00", "30m"
  7269. "Sales Meeting", "26/10/97", "17:00", "1h"
  7270. "Visit Bank", "27/10/97", "10:00", "2h"
  7271. "Appraisal", "28/10/97", "09:00", "1h"
  7272. [w2h_b1|More:
  7273. [w2h_b0|[@ImportingTaskandAppointmentData|Importing Task and Appointment Data]
  7274. [@ExportingTaskandAppointmentInformationtoaCSVFile|Exporting Task and Appointment Information to a CSV File]
  7275. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7276. ]]]
  7277. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7278. .end-topic
  7279.  
  7280. ; Topic ImportingTaskandAppointmentData
  7281. ;
  7282. .topic ImportingTaskandAppointmentData
  7283. .OutputFile ImportingTaskandAppointmentData.htm
  7284. .title Importing Task and Appointment Data
  7285. .lineKeyword Importing Task and Appointment Data:
  7286. .list l_SECTION_
  7287. .contentTitle off
  7288. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7289. [@bheading_3|]     Importing Task and Appointment Data
  7290. .par
  7291. [@aheading_3|]The CSV file shown above contains four fields of information: Name, Date, Time and Duration. It has sufficient fields to import into OfficeTalk as either Appointment data or Task data. 
  7292. OfficeTalk requires the following fields for each data type:
  7293. .endpar
  7294. .table colSize 10 19 
  7295. [w2h_b1|Data Type
  7296. Required Fields
  7297. [w2h_b0|Appointments
  7298. Name, Date, Time, Duration
  7299. Tasks
  7300. Name
  7301. .end-table
  7302. .par
  7303. [w2h_b1|Note: ]If the Date, Time and Duration fields are missing, OfficeTalk will still import the data, however each appointment imported will begin at the current date and time with a default 
  7304. duration of 30 minutes.
  7305. .endpar
  7306. To import Task or Appointment data, do the following:
  7307. Select either [w2h_b1|CSV Tasks] or [w2h_b1|CSV Appointments ]from the [w2h_b1|File/Import ]menu in Diary mode. The CSV Import Wizard is displayed, showing the File page.
  7308. [@g_QUIC0214.BMP|]
  7309. .par
  7310. The File page lets you choose the CSV file whose data you wish to import. Either type in a filename into the [w2h_b1|Import File] field or press the [w2h_b1|Browse[@specialChar(85)|133]] button and 
  7311. search for the required file. Once you have specified a valid filename in this field, you may view the file by pressing the [w2h_b1|View File] button. Press [w2h_b1|Next] to continue
  7312. .endpar
  7313. .par
  7314. The Connections page lets you connect the available fields in the selected CSV file with the relevant data type's available fields. For example, if you were importing the sample file above into your 
  7315. diary as appointments, the Connections page would show the following:
  7316. .endpar
  7317. [@g_QUIC0216.BMP|]
  7318. .par
  7319. You must connect up the fields from the selected file to the appropriate appointment fields. For example, [w2h_b1|Name] should be connected to [w2h_b1|Description], [w2h_b1|Date] to [w2h_b1|Date], 
  7320. [w2h_b1|Start Time] to [w2h_b1|Time] and [w2h_b1|Duration] to [w2h_b1|Duration]. To connect two fields, select the relevant field from each list and press the [w2h_b1|Connect] button. If you make a 
  7321. mistake you can disconnect a field by selecting the relevant field from the right hand list and pressing [w2h_b1|Disconnect]. Alternatively, just connect the field in the right hand list to a 
  7322. different field in the left hand list. 
  7323. .endpar
  7324. .par
  7325. [w2h_b1|Note: ]The CSV Import Wizard will let you connect a field in the right hand list to more than one field in the left hand list. The result is that data held in the relevant field in the CSV 
  7326. file is copied to each connected field in the task or appointment.
  7327. .endpar
  7328. .par
  7329. Pressing [w2h_b1|Next] will display the Preview page. This page lets you verify that the connections you have made are correct by allowing you to step through each record that will be added. This 
  7330. way, you will be able to spot any mistakes prior to loading the data into OfficeTalk.
  7331. .endpar
  7332. [@g_QUIC0218.BMP|]
  7333. .par
  7334. The [w2h_b1|Prev] and [w2h_b1|Next] buttons may be used to step through each record in the CSV file. When you are happy that the data will import correctly, press [w2h_b1|Finish]. OfficeTalk will 
  7335. import the data as either Tasks or Appointments, depending upon whether you selected [w2h_b1|Import CSV Tasks] or [w2h_b1|Import CSV Appointments].
  7336. .endpar
  7337. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7338. ]]]
  7339. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7340. .end-topic
  7341.  
  7342. ; Topic ExportingTaskandAppointmentInformationtoaCSVFile
  7343. ;
  7344. .topic ExportingTaskandAppointmentInformationtoaCSVFile
  7345. .OutputFile ExportingTaskandAppointmentInformationtoaCSVFile.htm
  7346. .title Exporting Task and Appointment Information to a CSV File
  7347. .lineKeyword Exporting Task and Appointment Information to a CSV File:
  7348. .list l_SECTION_
  7349. .contentTitle off
  7350. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7351. [@bheading_3|]     Exporting Task and Appointment Information to a CSV File
  7352. [@aheading_3|]To export your task list or appointments to a CSV file, do the following:
  7353. Select either [w2h_b1|CSV Tasks ]or [w2h_b1|CSV Appointments ]from the [w2h_b1|File/Export ]menu in Diary mode. The CSV Export wizard is displayed showing the Choice page. 
  7354. [@g_QUIC0220.BMP|]
  7355. .par
  7356. This page lets you choose between outputting information for either the currently viewed diary or for a selection of other user's diaries. If you choose [w2h_b1|Output a Selection of Diaries] then 
  7357. pressing [w2h_b1|Next] will display the Diaries page.
  7358. .endpar
  7359. [@g_QUIC0222.BMP|]
  7360. Place a tick next to the name of each user whose diary you wish to export and press [w2h_b1|Next].
  7361. [@g_QUIC0224.BMP|]
  7362. .par
  7363. If you are exporting appointment data, the next page is the Date Range page. This page lets you specify a date range, such that only appointments which fall inside the specified date range will be 
  7364. exported. Select a date range and press [w2h_b1|Next] to display the Filter page.
  7365. .endpar
  7366. [@g_QUIC0226.BMP|]
  7367. .par
  7368. The Filter page lets you choose whether to apply the currently selected filter (if any) to the outputted data. If you are exporting tasks, then this page refers to the filter currently applied to the 
  7369. Task List window. If you are exporting appointments, then this page refers to the filter currently applied to the Appointment List view. Check the check box if you wish to use the currently selected 
  7370. filter. Press [w2h_b1|Next].
  7371. .endpar
  7372. [@g_QUIC0228.BMP|]
  7373. .par
  7374. The next page lets you choose a name for the CSV file that you are about to create. Enter a fully qualified filename into the [w2h_b1|Export File] field. You may use the 
  7375. [w2h_b1|Browse[@specialChar(85)|133]] button to select an existing file which you would like to over-write. When you have specified a suitable filename, press [w2h_b1|Next].
  7376. .endpar
  7377. [@g_QUIC0230.BMP|]
  7378. .par
  7379. The options page lets you decide the format of the output CSV file. You may choose whether or not to write a header, describing the structure of the data. You may also choose whether or not to 
  7380. encapsulate each value in quotes. You can choose the character which will be used to separate each value. This is usually a comma, but you may require to delimit each field with a TAB character. 
  7381. Finally, you may specify whether or not to end each line with a delimiter, since some CSV reading applications require this.
  7382. .endpar
  7383. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  7384. ]
  7385. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7386. .end-topic
  7387.  
  7388. ; Topic ShowingaTimeZoneBar
  7389. ;
  7390. .topic ShowingaTimeZoneBar
  7391. .OutputFile ShowingaTimeZoneBar.htm
  7392. .title Showing a Time Zone Bar
  7393. .lineKeyword Showing a Time Zone Bar:
  7394. .list l_SECTION_
  7395. .contentTitle off
  7396. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7397. [@bheading_2|]     Showing a Time Zone Bar
  7398. .par
  7399. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you display a second time bar in the Daily Appointments view which represents a different time zone. This is useful if you are travelling between time zones and wish to 
  7400. arrange meetings or make appointments in a different time zone.
  7401. .endpar
  7402. .par
  7403. You can show a second time bar by clicking the right mouse button in the Daily Appointments window and selecting [w2h_b1|Show Second Time Bar] from the context menu. Once the second time bar is 
  7404. displayed, you may change the time zone that it represents by clicking the right mouse button in the Daily Appointments window and selecting [w2h_b1|Select Second Time Zone[@specialChar(85)|133]] 
  7405. from the context menu. The Time Zone dialog box is displayed.
  7406. .endpar
  7407. [@g_QUIC1075.BMP|]
  7408. Choose the required time zone from the [w2h_b1|Time Zone] drop down list and press [w2h_b1|OK]. 
  7409. You may hide the second time bar by clicking the right mouse button in the Daily Appointments window and selecting [w2h_b1|Hide Second Time Bar] from the context menu.
  7410. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  7411. ]
  7412. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7413. .end-topic
  7414.  
  7415. ; Topic DiaryPreferences1
  7416. ;
  7417. .topic DiaryPreferences1
  7418. .OutputFile DiaryPreferences1.htm
  7419. .title Diary Mode - Diary Preferences
  7420. .lineKeyword Diary Preferences:
  7421. .list l_SECTION_
  7422. .contentTitle off
  7423. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7424. [@bheading_2|]     Diary Preferences
  7425. [@aheading_2|]You may specify certain preferences for Diary mode by selecting [w2h_b1|Preferences] from the [w2h_b1|Options] menu. The Preferences property sheet is displayed. Select the Diary page.
  7426. [@g_QUIC1136.BMP|]
  7427. This page lets you choose various options associated with Diary mode. These are detailed in the table below:
  7428. .table colSize 9 20 
  7429. [w2h_b1|Option
  7430. Description
  7431. [w2h_b0|Default remind time
  7432. .par
  7433. The default value that should be shown in the [w2h_b1|Remind Time] field in the Appointment property sheet. For example, when setting appointment reminders, if you generally wish to be reminded of 
  7434. appointments 1 hour and 30 minutes before they are about to start then you should enter '1h30m' into the [w2h_b1|Default remind time] field.
  7435. .endpar
  7436. Lines through completed tasks
  7437. Check this check box if you wish OfficeTalk to draw a line through each completed task in the Task list.
  7438. Show instructions dialog when assigning task
  7439. .par
  7440. Check this check box if you wish OfficeTalk to display an Instructions dialog box every time you assign a task. The Instructions dialog box lets you provide the recipient of the assigned task with 
  7441. instructions on how to perform the task.
  7442. .endpar
  7443. Change timebar to timezone of viewed remote workgroup
  7444. .par
  7445. Check this check box if you wish to show the time bar in the Daily Appointments view in the timezone of the viewed remote workgroup. If you do not check this check box then, when you view the diary 
  7446. of a user in a remote workgroup, the timezone of your remote workgroup is displayed in the Daily Appointments view.
  7447. .endpar
  7448. .end-table
  7449. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  7450. ]]]
  7451. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7452. .end-topic
  7453.  
  7454. ; Topic Overview2
  7455. ;
  7456. .topic Overview2
  7457. .OutputFile Overview2.htm
  7458. .title Group Mode - Overview
  7459. .lineKeyword Overview:
  7460. .list l_SECTION_
  7461. .contentTitle off
  7462. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7463. [@bheading_2|]     Overview
  7464. .par
  7465. [@aheading_2|]Pressing the [@g_QUIC0942.BMP|] button in the main toolbar will take you into [@GlossGroup|Group] mode. This mode is ideal for looking at the activities of a group of users and 
  7466. resources. From within Group mode you may add new groups and administer existing groups. 
  7467. .endpar
  7468. [w2h_b0|[@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  7469. ]]
  7470. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7471. .end-topic
  7472.  
  7473. ; Topic WhatisaGroup_2
  7474. ;
  7475. .topic WhatisaGroup_2
  7476. .OutputFile WhatisaGroup_2.htm
  7477. .title Group Mode - What is a Group?
  7478. .lineKeyword What is a Group?:
  7479. .list l_SECTION_
  7480. .contentTitle off
  7481. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7482. [@bheading_2|]     What is a Group?
  7483. .par
  7484. [@aheading_2|]A [@GlossGroup|Group] is a collection of one or more users and/or resources. It is useful to group users and resources together since this may then reflect how your company or workgroup 
  7485. is structured. Groups can be [w2h_i1|hierarchical], which means that one group may contain one or more sub groups. Additionally, users and resources may belong to more than one group. As a result, 
  7486. the structure of your organisation can be represented by a combination of one or more groups and sub groups. For example, your organisation may be split by geographical location into four 
  7487. departments, each serving a different area of the world. In turn, each department might have its own Sales, Marketing and Development teams. OfficeTalk lets you represent such a structure and gives 
  7488. you the tools to view diary information held within each group and sub group.
  7489. .endpar
  7490. [w2h_b0|[@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  7491. ]]
  7492. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7493. .end-topic
  7494.  
  7495. ; Topic AddingaNewGroup
  7496. ;
  7497. .topic AddingaNewGroup
  7498. .OutputFile AddingaNewGroup.htm
  7499. .title Adding a New Group
  7500. .lineKeyword Adding a New Group:
  7501. .lineKeyword Security Profiles:
  7502. .list l_SECTION_
  7503. .contentTitle off
  7504. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7505. [@bheading_2|]     Adding a New Group
  7506. .par
  7507. [@aheading_2|]Supervisors may add new groups and administer existing groups from within Supervisor mode. [@GlossGroup|Group] mode lets supervisors add new groups in just the same way and allows 
  7508. non-supervisors to set up their own personal groups.
  7509. .endpar
  7510. To add a new group do the following:
  7511. [w2h_b0|Press the [@g_QUIC0943.BMP|] located in shortcut bar in Group mode. The Group property sheet is displayed showing the Details page.
  7512. [@g_QUIC0245.BMP|]
  7513. .par
  7514. Enter a name for the group, e.g. 'Sales Team'. OfficeTalk lets you define the group's owner by selecting a user's name from the Owner drop down list. Only those users to whom you have at least create 
  7515. [@GlossGeneralaccess|general access] will appear in the drop down list.
  7516. .endpar
  7517. .par
  7518. Select the Members tab and define which users and resources will belong to the group by selecting the required users and resources from the [w2h_b1|Non Members] list and pressing the [w2h_b1|Add] 
  7519. button. 
  7520. .endpar
  7521. [@g_QUIC0247.BMP|]
  7522. .par
  7523. Select the Access tab. From here you can specify the access rights that each user has to the group. By default, the group is marked as [w2h_i1|personal] which means that all users that have general 
  7524. access to you will have the same access to this group. For further information on granting access rights, see [@AdministeringAccessRights|Administering Access Rights].
  7525. .endpar
  7526. Press [w2h_b1|OK] to record your changes.
  7527. The fields in the Details tab of the Group property sheet are summarised below:
  7528. .table colSize 6 22 
  7529. [w2h_b1|Field
  7530. Description
  7531. [w2h_b0|Group Name
  7532. This is the name of the group, for example, 'Sales', or 'Support Team'.
  7533. Owner
  7534. .par
  7535. This is the owner of the group. When you create a group,  OfficeTalk automatically makes you the owner of the group. This means that only you (and any supervisors) are able to delete the group or 
  7536. edit its name or its members. 
  7537. .endpar
  7538. .end-table
  7539. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  7540. ]]]]
  7541. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7542. .end-topic
  7543.  
  7544. ; Topic CreatingaPublicGroup
  7545. ;
  7546. .topic CreatingaPublicGroup
  7547. .OutputFile CreatingaPublicGroup.htm
  7548. .title Creating a Public Group
  7549. .lineKeyword Creating a Public Group:
  7550. .lineKeyword Security Profiles:
  7551. .lineKeyword Security Profiles:restricting access to modes:
  7552. .list l_SECTION_
  7553. .contentTitle off
  7554. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7555. [@bheading_2|]     Creating a Public Group
  7556. .par
  7557. [@aheading_2|]A [w2h_i1|public] [@GlossGroup|group] is accessible to all users in the workgroup. You may make a group into a public group by selecting the [w2h_b1|Public] radio button in the Access 
  7558. page of the Group property sheet.
  7559. .endpar
  7560. .par
  7561. If this radio button is disabled, then this means that you are not permitted to make public groups. A supervisor may grant you the ability to make public groups. For more information, see 
  7562. [@RestrictingAccesstoModes2|Restricting Access to Modes].
  7563. .endpar
  7564. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  7565. ]
  7566. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7567. .end-topic
  7568.  
  7569. ; Topic AdministeringExistingGroups
  7570. ;
  7571. .topic AdministeringExistingGroups
  7572. .OutputFile AdministeringExistingGroups.htm
  7573. .title Administering Existing Groups
  7574. .lineKeyword Administering Existing Groups:
  7575. .lineKeyword Security Profiles:
  7576. .list l_SECTION_
  7577. .contentTitle off
  7578. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7579. [@bheading_2|]     Administering Existing Groups
  7580. [@aheading_2|][@GlossGroup|Group] Mode lets Supervisors administer existing public groups and allows non-supervisors to administer existing personal groups in the following way:
  7581. .par
  7582. From the list of groups in group mode, click the right mouse button on the group that you wish to administer and select [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]] from the context menu. The Group property 
  7583. sheet is displayed showing the Details page. 
  7584. .endpar
  7585. You can use the Details page to modify the group's name and, if you are a supervisor, you may change the ownership of the group.
  7586. .par
  7587. Select the Members tab. From here you may add members to the group by selecting the relevant members from the [w2h_b1|Non Members ]list and pressing the [w2h_b1|Add ]button. You may also remove 
  7588. members from the group by selecting the relevant members from the [w2h_b1|Members ]list and pressing the [w2h_b1|Remove ]button.
  7589. .endpar
  7590. .par
  7591. Select the Access tab. From here you can modify the access rights that each user has to the group. You may choose between making the group either private, personal or public. Alternatively, you may 
  7592. set specific access on a per [@GlossSecurityprofile|security profile] basis. For more information, see [@AdministeringAccessRights|Administering Access Rights].
  7593. .endpar
  7594. Press [w2h_b1|OK ]to record your changes.
  7595. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  7596. ]
  7597. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7598. .end-topic
  7599.  
  7600. ; Topic ViewingAGroup_sAppointments
  7601. ;
  7602. .topic ViewingAGroup_sAppointments
  7603. .OutputFile ViewingAGroup_sAppointments.htm
  7604. .title Viewing A Group's Appointments
  7605. .lineKeyword Viewing A Group's Appointments:
  7606. .list l_SECTION_
  7607. .contentTitle off
  7608. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7609. [@bheading_2|]     Viewing A Group's Appointments
  7610. [@aheading_2|]To view a [@GlossGroup|group]'s appointments, double click on the group in the left hand list. Alternatively, select the group from the drop down list of groups.
  7611. Any users, resources and sub groups belonging to the group will appear in the left hand list. The appointments belonging to the group's members will be displayed in the right hand window. 
  7612. .par
  7613. You can return the left hand list back to showing the list of groups either by double clicking the {bmct help0052.bmp} marker displayed at the top of the left hand list or by selecting [w2h_b1|All 
  7614. Groups] from the drop down list of groups.
  7615. .endpar
  7616. [w2h_b1|More:
  7617. [w2h_b0|[@ViewingaGroupinaRemoteWorkgroup|Viewing a Group in a Remote Workgroup]
  7618. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7619. ]]]
  7620. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7621. .end-topic
  7622.  
  7623. ; Topic ViewingaGroupinaRemoteWorkgroup
  7624. ;
  7625. .topic ViewingaGroupinaRemoteWorkgroup
  7626. .OutputFile ViewingaGroupinaRemoteWorkgroup.htm
  7627. .title Viewing a Group in a Remote Workgroup
  7628. .lineKeyword Viewing a Group in a Remote Workgroup:
  7629. .list l_SECTION_
  7630. .contentTitle off
  7631. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7632. [@bheading_3|]     Viewing a Group in a Remote Workgroup
  7633. .par
  7634. [@aheading_3|]If you have access to a remote workgroup, then provided that the remote workgroup has one or more groups and given that you have sufficient access to these groups, OfficeTalk will let 
  7635. you view those remote groups from within [@GlossGroup|Group] mode.
  7636. .endpar
  7637. [@g_QUIC0250.BMP|]
  7638. .par
  7639. To do this, firstly drop down the list of groups. The name of the remote workgroup will appear after all the local groups. Select the remote workgroup. The drop down list will close and OfficeTalk 
  7640. will attempt to open the remote workgroup database. When this is done, drop down the list of groups again. This time, the list of local groups will have disappeared. However the remote workgroup will 
  7641. be shown together with it's groups listed underneath. Selecting one of the groups will display its members and their associated appointments.
  7642. .endpar
  7643. Group mode provides two different views onto diary information. These are:
  7644. Group Chart View
  7645. Group Table View
  7646. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  7647. ]
  7648. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7649. .end-topic
  7650.  
  7651. ; Topic GroupChartView
  7652. ;
  7653. .topic GroupChartView
  7654. .OutputFile GroupChartView.htm
  7655. .title Group Chart View
  7656. .lineKeyword Group Chart View:
  7657. .list l_SECTION_
  7658. .contentTitle off
  7659. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7660. [@bheading_2|]     Group Chart View
  7661. [@aheading_2|]To select [@GlossGroup|Group] Chart View, press the [@g_QUIC0944.BMP|] located in the sub toolbar.
  7662. [@g_QUIC0251.BMP|]
  7663. .par
  7664. Group Chart view represents the appointments of users and resources, belonging to the selected group, in a Gantt chart format. Each appointment is represented by a blue rectangle. The appointment's 
  7665. description is displayed inside the rectangle and the width of the rectangle represents the duration of the appointment.
  7666. .endpar
  7667. [w2h_b1|More:
  7668. [w2h_b0|[@ZoomingInandOut1|Zooming In and Out]
  7669. [@AppointmentColourRepresentation|Appointment Colour Representation]
  7670. [@EditingAppointmentsintheGroupChartView|Editing Appointments in the Group Chart View]
  7671. [@PrintingtheGroupChartView|Printing the Group Chart View]
  7672. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7673. ]]]
  7674. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7675. .end-topic
  7676.  
  7677. ; Topic ZoomingInandOut1
  7678. ;
  7679. .topic ZoomingInandOut1
  7680. .OutputFile ZoomingInandOut1.htm
  7681. .title Group Mode - Group Chart View - Zooming In and Out
  7682. .lineKeyword Zooming In and Out:
  7683. .list l_SECTION_
  7684. .contentTitle off
  7685. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7686. [@bheading_3|]     Zooming In and Out
  7687. .par
  7688. [@aheading_3|]The {bmct help0053.bmp}[w2h_b1| ]and {bmct help0054.bmp} buttons let you zoom in and out of the [@GlossGroup|Group] Chart View. Doing this lets you control what time span is displayed 
  7689. in the view. Usually you will want to see the detail of users' appointments on any particular day and so generally, you will want to be zoomed in as far as possible. OfficeTalk lets you view a 
  7690. group's appointments at several different zoom levels. The levels are:
  7691. .endpar
  7692. Daily
  7693. Bi-Daily     
  7694. Weekly     
  7695. Bi-Weekly     
  7696. Monthly     
  7697. Quarterly     
  7698. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7699. ]
  7700. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7701. .end-topic
  7702.  
  7703. ; Topic AppointmentColourRepresentation
  7704. ;
  7705. .topic AppointmentColourRepresentation
  7706. .OutputFile AppointmentColourRepresentation.htm
  7707. .title Appointment Colour Representation
  7708. .lineKeyword Appointment Colour Representation:
  7709. .list l_SECTION_
  7710. .contentTitle off
  7711. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7712. [@bheading_3|]     Appointment Colour Representation
  7713. .par
  7714. [@aheading_3|]OfficeTalk uses different colours to represent the status of appointments in the [@GlossGroup|Group] Chart View. The background colour of the rectangle is normally light blue. If an 
  7715. appointment was created by scheduling a task then the colour of the appointment may change depending on the status of the task. If the task is overdue then the background colour of the appointment 
  7716. will turn red. If the task is completed then the background colour of the appointment will turn green. This colour coding is very useful for anyone who wishes to see, at a glance, the status of all 
  7717. the ongoing [w2h_i1|scheduled] tasks for a particular group of users.
  7718. .endpar
  7719. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7720. ]
  7721. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7722. .end-topic
  7723.  
  7724. ; Topic EditingAppointmentsintheGroupChartView
  7725. ;
  7726. .topic EditingAppointmentsintheGroupChartView
  7727. .OutputFile EditingAppointmentsintheGroupChartView.htm
  7728. .title Editing Appointments in the Group Chart View
  7729. .lineKeyword Editing Appointments in the Group Chart View:
  7730. .lineKeyword Editing Appointments:
  7731. .list l_SECTION_
  7732. .contentTitle off
  7733. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7734. [@bheading_3|]     Editing Appointments in the Group Chart View
  7735. .par
  7736. [@aheading_3|]If you have at least edit access to a particular user's diary, then you may modify the start time, end time and duration of that user's appointments directly from the 
  7737. [@GlossGroup|Group] Chart view. To move an appointment in the Group Chart view, position the cursor over the appointment that you wish to move, press, and keep depressed, the left mouse button. An 
  7738. outline will appear around the appointment. Moving the mouse left or right will move the appointment accordingly. An appointment may only move horizontally. It is not possible to move an appointment 
  7739. from one user/[@GlossResource|resource] to another from this view. Releasing the left mouse button will save the changes. To change the duration of an appointment, position the cursor over either end 
  7740. of the appointment and, whilst keeping the left mouse button depressed, drag the mouse to change the width of the appointment rectangle. Releasing the left mouse button will save the changes. To edit 
  7741. other appointment details, double click on the appointment rectangle. The Appointment property sheet is displayed. Make any changes and press [w2h_b1|OK].
  7742. .endpar
  7743. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7744. ]
  7745. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7746. .end-topic
  7747.  
  7748. ; Topic PrintingtheGroupChartView
  7749. ;
  7750. .topic PrintingtheGroupChartView
  7751. .OutputFile PrintingtheGroupChartView.htm
  7752. .title Printing the Group Chart View
  7753. .lineKeyword Printing the Group Chart View:
  7754. .list l_SECTION_
  7755. .contentTitle off
  7756. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7757. [@bheading_3|]     Printing the Group Chart View
  7758. [@aheading_3|]To print the [@GlossGroup|Group] Chart View, select [w2h_b1|Print Chart ]from the [w2h_b1|File/Print ]menu. The Print Group Chart dialog box is displayed.
  7759. [@g_QUIC0253.BMP|]
  7760. The fields and buttons in the Details page of the Print Group Chart dialog box are summarised in the table below:
  7761. .table colSize 7 21 
  7762. [w2h_b1|Field
  7763. Description
  7764. [w2h_b0|From, To
  7765. .par
  7766. The From and To fields represent the time range that will be printed. These fields are initially set to the time range shown in the Group Chart window. If you wish to print appointments for the group 
  7767. over a different time range then specify the start and end times in these fields.
  7768. .endpar
  7769. Member list on each page
  7770. Checking this check box ensures that the list of group members is displayed down the left margin of every sheet printed.
  7771. Banner on each page
  7772. Checking this check box ensures that the time banner is displayed along the top of every sheet printed.
  7773. .end-table
  7774. .par
  7775. The Scale page lets you specify how many pages wide and how many pages tall into which to fit the print out of the Group Chart window. You may choose to fit the print out to a specified number of 
  7776. pages wide or you may specify how many inches or centimetres will represent a certain time period. The default setting is to fit the print out to 1 page wide.
  7777. .endpar
  7778. [@g_QUIC0255.BMP|]
  7779. .par
  7780. The Scale page also lets you choose which scale will be used to display the time banner. You may choose between labelling the time banner every 15 minutes, 30 minutes, 1 hour, 3 hours, 6 hours, 12 
  7781. hours, day, week or month. Alternatively, you can specify an [w2h_i1|auto] setting where OfficeTalk will choose a suitable scale.
  7782. .endpar
  7783. The Fonts page lets you choose suitable fonts for the following:
  7784. .table colSize 10 18 
  7785. [w2h_b1|Font
  7786. Description
  7787. [w2h_b0|Banner Font
  7788. The font for the Time Banner
  7789. Name Title Font
  7790. The font for the header above the member list
  7791. Name Font
  7792. The font for the list of members.
  7793. Appointment Font
  7794. The font for the appointments drawn in the Chart view.
  7795. .end-table
  7796. To preview the printing of the Group Chart window, press the [w2h_b1|Preview] button. When you are happy with the preview, print the Group Chart window by pressing the [w2h_b1|Print] button.
  7797. OfficeTalk provides common print functionality in the Print Chart dialog box, including
  7798. Defining headers and footers
  7799. Printer setup
  7800. Page Style Selection
  7801. Saved Print Settings
  7802. Preview capability
  7803. For more information on this common print functionality, see [@Printing|Printing].
  7804. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  7805. ]]]]]
  7806. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7807. .end-topic
  7808.  
  7809. ; Topic GroupTableView
  7810. ;
  7811. .topic GroupTableView
  7812. .OutputFile GroupTableView.htm
  7813. .title Group Table View
  7814. .lineKeyword Group Table View:
  7815. .list l_SECTION_
  7816. .contentTitle off
  7817. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7818. [@bheading_2|]     Group Table View
  7819. [@aheading_2|]To select [@GlossGroup|Group] Table View, press the [@g_QUIC0945.BMP|] button, located in the shortcut bar.
  7820. [@g_QUIC0257.BMP|]
  7821. .par
  7822. Group Table view represents the appointments of users and resources which belong to the selected group, in a tabular format. Each [@GlossCell|cell] in the table represents a day's appointments for a 
  7823. particular member. Each column represents a different member of the group. Each row represents a different day of the week. The default is to show five days of appointments but you may show any date 
  7824. range from 1 day to 7 days using the [@g_QUIC0946.BMP|] and [@g_QUIC0947.BMP|] buttons.
  7825. .endpar
  7826. [w2h_b1|More:
  7827. [w2h_b0|[@AddingandEditingAppointments3|Adding and Editing Appointments]
  7828. [@DraggingandDroppingAppointments|Dragging and Dropping Appointments]
  7829. [@PlannerandEventShowThrough|Planner and Event Show Through]
  7830. [@ChangingtheFieldWidths|Changing the Field Widths]
  7831. [@PrintingtheGroupTableView|Printing the Group Table View]
  7832. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7833. ]]]
  7834. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7835. .end-topic
  7836.  
  7837. ; Topic AddingandEditingAppointments3
  7838. ;
  7839. .topic AddingandEditingAppointments3
  7840. .OutputFile AddingandEditingAppointments3.htm
  7841. .title Group Mode - Group Table View - Adding and Editing Appointments
  7842. .lineKeyword Adding and Editing Appointments:
  7843. .list l_SECTION_
  7844. .contentTitle off
  7845. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7846. [@bheading_3|]     Adding and Editing Appointments 
  7847. .par
  7848. [@aheading_3|]Provided you have sufficient access, OfficeTalk lets you add appointments for any [@GlossGroup|group] member from within the Group Table View. To add an appointment for a member on a 
  7849. particular day, double click in the relevant [@GlossCell|cell]. The Appointment property sheet is displayed. Enter a description for the appointment. The starting time of the appointment defaults to 
  7850. the earliest available half hour slot after the start of the working day. Change this to the required start time. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  7851. .endpar
  7852. .par
  7853. To edit an appointment, select the appointment using the right mouse button and choose [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]] from the context menu. The appointment property sheet is displayed. Make any 
  7854. changes and press [w2h_b1|OK].
  7855. .endpar
  7856. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7857. ]
  7858. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7859. .end-topic
  7860.  
  7861. ; Topic DraggingandDroppingAppointments
  7862. ;
  7863. .topic DraggingandDroppingAppointments
  7864. .OutputFile DraggingandDroppingAppointments.htm
  7865. .title Dragging and Dropping Appointments
  7866. .lineKeyword Dragging and Dropping Appointments:
  7867. .list l_SECTION_
  7868. .contentTitle off
  7869. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7870. [@bheading_3|]     Dragging and Dropping Appointments
  7871. .par
  7872. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you change the date of an appointment and lets you move an appointment from one member to another. You can do this using drag and drop. Select the appointment that you 
  7873. wish to move and whilst keeping the left mouse button depressed, drag the appointment to the appropriate [@GlossCell|cell].
  7874. .endpar
  7875. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7876. ]
  7877. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7878. .end-topic
  7879.  
  7880. ; Topic PlannerandEventShowThrough
  7881. ;
  7882. .topic PlannerandEventShowThrough
  7883. .OutputFile PlannerandEventShowThrough.htm
  7884. .title Planner and Event Show Through
  7885. .lineKeyword Planner and Event Show Through:
  7886. .list l_SECTION_
  7887. .contentTitle off
  7888. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7889. [@bheading_3|]     Planner and Event Show Through
  7890. .par
  7891. [@aheading_3|]If any planners or events are set up to show through onto the diaries of any of the members of the [@GlossGroup|group] then anyone viewing that group in Table View will see the 
  7892. associated [@GlossPlanner|planner] bookings and events shown through into the relevant day cells.
  7893. .endpar
  7894. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7895. ]
  7896. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7897. .end-topic
  7898.  
  7899. ; Topic ChangingtheFieldWidths
  7900. ;
  7901. .topic ChangingtheFieldWidths
  7902. .OutputFile ChangingtheFieldWidths.htm
  7903. .title Changing the Field Widths
  7904. .lineKeyword Changing the Field Widths:
  7905. .list l_SECTION_
  7906. .contentTitle off
  7907. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7908. [@bheading_3|]     Changing the Field Widths
  7909. .par
  7910. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you change the width of the cells in the [@GlossGroup|Group] Weekly View so that you can see any appointments whose text is longer than the width of the 
  7911. [@GlossCell|cell]. You can do this by placing the mouse over the vertical line dividing each cell header and then pressing the left mouse button and dragging the field to be wider or thinner as 
  7912. appropriate.
  7913. .endpar
  7914. .par
  7915. You can simultaneously change the width of all the cells together by changing the width of one cell whilst holding down the [w2h_b1|Ctrl ]key. The width of all the other cells will change to match 
  7916. the width of the cell that you change.
  7917. .endpar
  7918. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  7919. ]
  7920. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7921. .end-topic
  7922.  
  7923. ; Topic PrintingtheGroupTableView
  7924. ;
  7925. .topic PrintingtheGroupTableView
  7926. .OutputFile PrintingtheGroupTableView.htm
  7927. .title Printing the Group Table View
  7928. .lineKeyword Printing the Group Table View:
  7929. .lineKeyword Printing the Group Weekly View:
  7930. .list l_SECTION_
  7931. .contentTitle off
  7932. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7933. [@bheading_3|]     Printing the Group Table View
  7934. .par
  7935. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you print out your [@GlossGroup|Group] Table view by selecting [w2h_b1|Print Table[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|File/]Print menu. The Print Group Table dialog 
  7936. box is displayed.
  7937. .endpar
  7938. [@g_QUIC0259.BMP|]
  7939. .par
  7940.  In most cases, all you will need to do in order to print out the Group Table View is select the paper style and press the [w2h_b1|Print] button. OfficeTalk lets you customise your print out by 
  7941. providing several check boxes, radio buttons and fields. The functionality of the Print Group Table dialog box is summarised below:
  7942. .endpar
  7943. .table colSize 9 19 
  7944. [w2h_b1|Field
  7945. Description
  7946. [w2h_b0|From/To
  7947. The From and To date fields specify the date range that you wish to print.
  7948. Fit to n page(s) wide
  7949. Specify how many pages wide the print out will be (the default is 1).
  7950. Print Weekends
  7951. Checking this check box will print appointments which occur on weekends. 
  7952. Days per page
  7953. Specifies how many days per page to print. The default is 5.
  7954. Print shown through planners
  7955. Check this check box if you wish to print shown through planners.
  7956. Print shown through events
  7957. Check this check box if you wish to print shown through events.
  7958. .end-table
  7959. The Font page gives you complete control over the fonts used to print out the Group Table view. You may choose the following fonts:
  7960. .table colSize 9 19 
  7961. [w2h_b1|Font
  7962. Description
  7963. [w2h_b0|Name Font
  7964. This font is used to draw the users' and resources' names at the top of the page.
  7965. Date Font
  7966. This font is used to draw the day names down the left side of the page.
  7967. Appointment Font
  7968. This font is used to draw the appointment text.
  7969. .end-table
  7970. To preview the printing of the Group Table window, press the [w2h_b1|Preview] button. When you are happy with the preview, print the Group Table window by pressing the [w2h_b1|Print] button.
  7971. OfficeTalk provides common print functionality in the Print Group Table dialog box, including
  7972. Defining headers and footers
  7973. Printer setup
  7974. Page Style Selection
  7975. Saved Print Settings
  7976. Preview capability
  7977. For more information on this common print functionality, see [@Printing|Printing].
  7978. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  7979. ]]]]]
  7980. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  7981. .end-topic
  7982.  
  7983. ; Topic Overview3
  7984. ;
  7985. .topic Overview3
  7986. .OutputFile Overview3.htm
  7987. .title Project Mode - Overview
  7988. .lineKeyword Overview:
  7989. .list l_SECTION_
  7990. .contentTitle off
  7991. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  7992. [@bheading_2|]     Overview
  7993. .par
  7994. [@aheading_2|][@GlossProject|Project] mode is ideal for planning and monitoring projects within your organisation. A project consists of a [@GlossGroup|group] of project related tasks and a plan for 
  7995. when those tasks will be completed and by whom. 
  7996. .endpar
  7997. .par
  7998. From within Project mode you can define tasks and specify planned start dates and durations for each task. You can assign tasks to one or more local users, to remote users or to anyone with an 
  7999. Internet address and OfficeTalk will automatically track the completion status of every task.
  8000. .endpar
  8001. .par
  8002. Project mode consists of two main windows: The Task List window and the Project window. Details of each project task are shown in the Task List window, such as the task's description, planned start 
  8003. date, planned duration, priority, completion status etc. The Project window shows a bar chart representing the planned start times and planned duration of each task shown in the Task List window.
  8004. .endpar
  8005. [@g_QUIC0261.BMP|]
  8006. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  8007. ]
  8008. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8009. .end-topic
  8010.  
  8011. ; Topic CreatingaNewProject
  8012. ;
  8013. .topic CreatingaNewProject
  8014. .OutputFile CreatingaNewProject.htm
  8015. .title Creating a New Project
  8016. .lineKeyword Creating a New Project:
  8017. .lineKeyword Security Profiles:
  8018. .list l_SECTION_
  8019. .contentTitle off
  8020. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8021. [@bheading_2|]     Creating a New Project
  8022. [@aheading_2|]To create a new [@GlossProject|project], do the following:
  8023. .par
  8024. Press the [@g_QUIC0948.BMP|] button located in the Shortcut bar in Project mode. The Project property sheet is displayed showing the Details page. Enter a description for the project. You may also 
  8025. select an owner for the project from the drop down list of users. The drop down list contains only those users to whom you have at least create [@GlossGeneralaccess|general access].
  8026. .endpar
  8027. .par
  8028. Select the Access tab. From here you can specify the access rights that each user has to the project. By default, the project is marked as [w2h_i1|personal] which means that all users that have 
  8029. access to you will have the same access to this project. For further information on granting access rights, see [@AdministeringAccessRights|Administering Access Rights].
  8030. .endpar
  8031. .par
  8032. When you have specified the project's description and have granted the relevant access rights, press [w2h_b1|OK ]on the Project property sheet. The new project will be created and will be 
  8033. automatically opened, ready for you to start adding project tasks.
  8034. .endpar
  8035. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  8036. ]
  8037. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8038. .end-topic
  8039.  
  8040. ; Topic OpeningaProject
  8041. ;
  8042. .topic OpeningaProject
  8043. .OutputFile OpeningaProject.htm
  8044. .title Opening a Project
  8045. .lineKeyword Opening a Project:
  8046. .list l_SECTION_
  8047. .contentTitle off
  8048. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8049. [@bheading_2|]     Opening a Project
  8050. .par
  8051. [@aheading_2|]When you create a [@GlossProject|project], it is automatically opened for you. However when you subsequently enter Project mode having just logged into OfficeTalk, no project will be 
  8052. opened initially. A list of available projects will be shown in the left hand window. You can open one of these projects either by double clicking on the relevant project in the left hand list or by 
  8053. selecting the project from the drop down list of projects. In either case, opening the project in this way will replace the list of projects with the list of tasks held within that project. 
  8054. .endpar
  8055. .par
  8056. You can close the project and return to showing the list of available projects in the left hand window either by selecting [w2h_b1|--All Projects--] from the drop down list of projects or by double 
  8057. clicking on the {bmct help0055.bmp} marker at the top of the task list.
  8058. .endpar
  8059. [w2h_b1|More:
  8060. [w2h_b0|[@ViewingaProjectinaRemoteWorkgroup|Viewing a Project in a Remote Workgroup]
  8061. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8062. ]]]
  8063. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8064. .end-topic
  8065.  
  8066. ; Topic ViewingaProjectinaRemoteWorkgroup
  8067. ;
  8068. .topic ViewingaProjectinaRemoteWorkgroup
  8069. .OutputFile ViewingaProjectinaRemoteWorkgroup.htm
  8070. .title Viewing a Project in a Remote Workgroup
  8071. .lineKeyword Viewing a Project in a Remote Workgroup:
  8072. .list l_SECTION_
  8073. .contentTitle off
  8074. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8075. [@bheading_3|]     Viewing a Project in a Remote Workgroup
  8076. .par
  8077. [@aheading_3|]If you have access to a remote workgroup, then provided that the remote workgroup has one or more projects and given that you have sufficient access to those projects, OfficeTalk will 
  8078. let you view those remote projects from within [@GlossProject|Project] mode.
  8079. .endpar
  8080. .par
  8081. To do this, firstly drop down the list of projects. The name of the remote workgroup will appear after all the local projects. Select the remote workgroup. The drop down list will close and 
  8082. OfficeTalk will attempt to open the remote workgroup database. When this is done, drop down the list of projects again. This time, the list of local projects will have been replaced with projects 
  8083. belonging to the remote workgroup. Selecting one of the projects will display its tasks in the Task List window.
  8084. .endpar
  8085. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  8086. ]
  8087. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8088. .end-topic
  8089.  
  8090. ; Topic TheProjectTaskList
  8091. ;
  8092. .topic TheProjectTaskList
  8093. .OutputFile TheProjectTaskList.htm
  8094. .title The Project Task List
  8095. .lineKeyword The Project Task List:
  8096. .lineKeyword Custom Data:
  8097. .list l_SECTION_
  8098. .contentTitle off
  8099. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8100. [@bheading_2|]     The Project Task List
  8101. [@aheading_2|]The [@GlossProject|Project] Task List is displayed to the left hand side of the Project mode. It is very similar in behaviour to the Task List in Diary mode. 
  8102. OfficeTalk lets you record one or more of the following attributes against each project task:
  8103. A description of the task
  8104. A priority
  8105. A deadline
  8106. A planned start date
  8107. A planned duration
  8108. The percentage completion
  8109. Detailed notes about the task
  8110. .par
  8111. Additionally, you may add any number of user defined fields to the project task data type which means that you can store almost any data that you like with each task. For more information on adding 
  8112. user defined fields to projects and project tasks see [@AdministeringCustomData|Administering Custom Data].
  8113. .endpar
  8114. [w2h_b1|More:
  8115. [w2h_b0|[@CreatingaNewProjectTask|Creating a New Project Task]
  8116. [@PlanningaProjectTask|Planning a Project Task]
  8117. [@SpecifyingaDeadline|Specifying a Deadline]
  8118. [@PrioritisingYourTasks2|Prioritising Your Tasks]
  8119. [@StructuringYourTaskList2|Structuring Your Task List]
  8120. [@CategorisingProjectTasks|Categorising Project Tasks]
  8121. [@ProjectTaskListColumns|Project Task List Columns]
  8122. [@ImportingandExportingProjectData|Importing and Exporting Project Data]
  8123. [@ImportinganMPXFile|Importing an MPX File]
  8124. [@PrintingtheProjectTaskList|Printing the Project Task List]
  8125. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8126. ]]]
  8127. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8128. .end-topic
  8129.  
  8130. ; Topic CreatingaNewProjectTask
  8131. ;
  8132. .topic CreatingaNewProjectTask
  8133. .OutputFile CreatingaNewProjectTask.htm
  8134. .title Creating a New Project Task
  8135. .lineKeyword Creating a New Project Task:
  8136. .list l_SECTION_
  8137. .contentTitle off
  8138. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8139. [@bheading_3|]     Creating a New Project Task
  8140. [@aheading_3|]To add a [@GlossProject|project] task, you must first have opened a project. You can add the project task in one of two ways:
  8141. Using a dialog box
  8142. By clicking and typing
  8143. .par
  8144. The quickest way of adding a project task is by clicking the left mouse button anywhere under the last project task in the task list. A caret will appear. Type a description for the project task and 
  8145. press the [w2h_b1|Enter] key. Entering a task in this way does not let you specify other details such as [w2h_i1| ]planned start dates and planned durations, although you may subsequently edit the 
  8146. task and specify these details.
  8147. .endpar
  8148. .par
  8149. To specify such details when you create a project task, use the Project Task property sheet to create the task. Pressing the [@g_QUIC0949.BMP|] button will display the Project Task property sheet 
  8150. showing the Details page. 
  8151. .endpar
  8152. [@g_QUIC0263.BMP|]
  8153. .par
  8154. Enter a description for the task, specify whether or not the task should have a deadline by checking the [w2h_b1|Has Deadline] check box and specifying a deadline date. If you wish to enter start 
  8155. date and duration information, you must first check the [w2h_b1|Planned] check box. Doing this will display a bar in the Project window representing the chosen planned start date and[w2h_i1| ]planned 
  8156. duration.
  8157. .endpar
  8158. .par
  8159. You may wish to add notes to a project task, for example, to describe the [@GlossResource|resource] requirements and detail more fully the steps needed to complete the task. By selecting the Notes 
  8160. tab you can enter [@GlossRichtext|rich text] notes for the task. Type in the notes, using the format toolbar to add colour, fonts and character style to your text.
  8161. .endpar
  8162. .par
  8163. [w2h_b1|Note:] If a Task has some notes associated with it then a {bmct help0056.bmp} marker will be displayed against the task in the task list, under the Notes column (if you have chosen to display 
  8164. it). Double clicking on the {bmct help0057.bmp} marker will bring up the Project Task property sheet, automatically displaying the Notes page.
  8165. .endpar
  8166. When you have specified the relevant project task details, press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  8167. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8168. ]
  8169. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8170. .end-topic
  8171.  
  8172. ; Topic PlanningaProjectTask
  8173. ;
  8174. .topic PlanningaProjectTask
  8175. .OutputFile PlanningaProjectTask.htm
  8176. .title Planning a Project Task
  8177. .lineKeyword Planning a Project Task:
  8178. .list l_SECTION_
  8179. .contentTitle off
  8180. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8181. [@bheading_3|]     Planning a Project Task
  8182. .par
  8183. [@aheading_3|]Once you have added some tasks to the [@GlossProject|project] task list, OfficeTalk will let you plan the tasks. [w2h_i1|Planning] a task means assigning a planned start time and 
  8184. duration to the task. You can plan a task in one of two ways:
  8185. .endpar
  8186. .table colSize 7 21 
  8187. [w2h_b1|Action
  8188. Description
  8189. [w2h_b0|Drag and Drop.
  8190. .par
  8191. Drag the task from the Task List and drop it into the Project Window. The position at which you drop the task determines the task's planned start time. The planned duration will default to one day. 
  8192. You can change this by stretching the rectangle representing the task in the Project Window.
  8193. .endpar
  8194. From the Project Task property sheet.
  8195. .par
  8196. Double click on the task that you wish to plan. The Project Task property sheet is displayed. Check the [w2h_b1|Planned ]Check box and enter a planned start date and duration. Press [w2h_b1|OK] to 
  8197. save your changes. 
  8198. .endpar
  8199. .end-table
  8200. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8201. ]]]
  8202. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8203. .end-topic
  8204.  
  8205. ; Topic SpecifyingaDeadline
  8206. ;
  8207. .topic SpecifyingaDeadline
  8208. .OutputFile SpecifyingaDeadline.htm
  8209. .title Specifying a Deadline
  8210. .lineKeyword Specifying a Deadline:
  8211. .list l_SECTION_
  8212. .contentTitle off
  8213. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8214. [@bheading_3|]     Specifying a Deadline
  8215. .par
  8216. [@aheading_3|]You can set a deadline for any [@GlossProject|project] task. This represents a date by which time the project task must be complete. If the task has not been completed by the deadline 
  8217. date, then OfficeTalk will alert you by colouring the project task [w2h_i1|red] in the Project window.
  8218. .endpar
  8219. [@g_QUIC0950.BMP|]
  8220. .par
  8221. To specify a deadline, bring up the Project Task property sheet by double clicking on the relevant project task. Check the [w2h_b1|Has Deadline] check box and enter a deadline date (and time if 
  8222. required). Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  8223. .endpar
  8224. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8225. ]
  8226. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8227. .end-topic
  8228.  
  8229. ; Topic PrioritisingYourTasks2
  8230. ;
  8231. .topic PrioritisingYourTasks2
  8232. .OutputFile PrioritisingYourTasks2.htm
  8233. .title Project Mode - The Project Task List - Prioritising Your Tasks
  8234. .lineKeyword Prioritising Your Tasks:
  8235. .lineKeyword Tasks:
  8236. .lineKeyword Tasks:prioritising:
  8237. .list l_SECTION_
  8238. .contentTitle off
  8239. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8240. [@bheading_3|]     Prioritising Your Tasks
  8241. .par
  8242. [@aheading_3|]You can assign a priority to any task in the list. A supervisor may define up to 5 levels of task priority and may specify the default priority level for when new tasks are added. The 
  8243. standard OfficeTalk configuration provides three levels of task priority named: "High", "Medium" and "Low". The default priority is "Medium". 
  8244. .endpar
  8245. You can change the priority of a [@GlossProject|project] task in the following way:
  8246. Show the Priority Marker column.
  8247. Whilst keeping the [w2h_b1|Ctrl ]key depressed, click on the priority marker. The project task's priority will increase.
  8248. .par
  8249. Repeatedly click on the priority marker until the desired priority is displayed. The priority of the task will increase each time you click on the marker. If the task priority is already 1 then 
  8250. clicking on the priority marker will change the priority to 5.
  8251. .endpar
  8252. .par
  8253. Once each task has been assigned the appropriate priority, you may wish to sort the task list by priority such that the highest priority tasks are shown at the top of the list. You can do this by 
  8254. clicking the left mouse button on the priority column header.
  8255. .endpar
  8256. Alternatively, you may wish to show only tasks with a certain priority. For example, you can filter the project task list to show only priority 1 tasks in the following way:
  8257. Locate a priority 1 task in the task list. Click the right mouse button on the priority 1 marker. The context menu will appear. 
  8258. Select "Filter by High". Only priority 1 tasks will be shown in the task list.
  8259. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8260. ]
  8261. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8262. .end-topic
  8263.  
  8264. ; Topic StructuringYourTaskList2
  8265. ;
  8266. .topic StructuringYourTaskList2
  8267. .OutputFile StructuringYourTaskList2.htm
  8268. .title Project Mode - The Project Task List - Structuring Your Task List
  8269. .lineKeyword Structuring Your Task List:
  8270. .lineKeyword Tasks:
  8271. .lineKeyword Tasks:sub tasks:
  8272. .list l_SECTION_
  8273. .contentTitle off
  8274. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8275. [@bheading_3|]     Structuring Your Task List
  8276. [@aheading_3|]Your task list can grow only so long until it is necessary to structure it in some way. OfficeTalk provides an excellent way to structure your task list by using [w2h_i1|sub tasks].
  8277. [w2h_b1|More:
  8278. [w2h_b0|[@SubTasks|Sub Tasks]
  8279. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  8280. ]]]
  8281. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8282. .end-topic
  8283.  
  8284. ; Topic SubTasks
  8285. ;
  8286. .topic SubTasks
  8287. .OutputFile SubTasks.htm
  8288. .title Sub Tasks
  8289. .lineKeyword Sub Tasks:
  8290. .list l_SECTION_
  8291. .contentTitle off
  8292. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8293. [@bheading_4|]     Sub Tasks
  8294. .par
  8295. [@aheading_4|]Sometimes it is useful to break down [@GlossProject|project] tasks representing large amounts of effort into several smaller, more manageable tasks, called [w2h_i1|sub tasks]. This kind 
  8296. of approach is known as [w2h_i1|task outlining]. OfficeTalk lets you do this in the following way:
  8297. .endpar
  8298. [w2h_b0|Add a parent project task by clicking the left mouse button at the bottom of the Project Task window, entering a description and pressing [w2h_b1|Enter].
  8299. Add one or more tasks in just the same way. These tasks will become [w2h_i1|sub] tasks of the parent.
  8300. .par
  8301. Select these tasks and [w2h_i1|drag ]them on to the parent task. The sub tasks will be indented underneath the parent task. A button will appear to the left of the parent task. Pressing the button 
  8302. will hide the sub tasks. Pressing it again will show the sub tasks.
  8303. .endpar
  8304. .par
  8305. [w2h_b1|Note: ]OfficeTalk lets you [w2h_i1|open] a task. This filters the task list window to show only the task's sub tasks. Opening a task is a good way of adding sub tasks since any tasks that you 
  8306. add when the list is filtered in this way will automatically become sub tasks of the opened task. To open a task, click the right mouse button on the task and select 
  8307. [w2h_b1|Open[@specialChar(85)|133]] from the context sensitive menu.
  8308. .endpar
  8309. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8310. ]]
  8311. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8312. .end-topic
  8313.  
  8314. ; Topic CategorisingProjectTasks
  8315. ;
  8316. .topic CategorisingProjectTasks
  8317. .OutputFile CategorisingProjectTasks.htm
  8318. .title Categorising Project Tasks
  8319. .lineKeyword Categorising Project Tasks:
  8320. .list l_SECTION_
  8321. .contentTitle off
  8322. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8323. [@bheading_3|]     Categorising Project Tasks
  8324. .par
  8325. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you define a set of categories which may be used to classify your [@GlossProject|project] tasks. To mark a task as belonging to a particular [@GlossCategory|category], 
  8326. do the following:
  8327. .endpar
  8328. [w2h_b0|Bring up the Project Task property sheet by double clicking on the relevant task.
  8329. [@g_QUIC0265.BMP|]
  8330. Select the Categories page. The Categories page will display a list of project categories in the bottom window. Each category has a check box to the left of the description.
  8331. Select one or more check boxes representing the classification of the task into the relevant categories.
  8332. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  8333. .par
  8334. You may add your own private categories by typing the name of the category into the Categories window in the Categories page and pressing the [w2h_b1|Update ]button. The new category will appear, 
  8335. checked, in the bottom window. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  8336. .endpar
  8337. For more information on Categories, see [@UsingCategories|Using Categories].
  8338. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8339. ]]
  8340. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8341. .end-topic
  8342.  
  8343. ; Topic ProjectTaskListColumns
  8344. ;
  8345. .topic ProjectTaskListColumns
  8346. .OutputFile ProjectTaskListColumns.htm
  8347. .title Project Task List Columns
  8348. .lineKeyword Project Task List Columns:
  8349. .lineKeyword Priority:
  8350. .lineKeyword Priority:task priority descriptions:
  8351. .list l_SECTION_
  8352. .contentTitle off
  8353. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8354. [@bheading_3|]     Project Task List Columns
  8355. [@aheading_3|]You may view one or more of the following columns in the [@GlossProject|project] Task List:
  8356. .table colSize 7 22 
  8357. [w2h_b1|Column
  8358. Description
  8359. [w2h_b0|Type
  8360. Shows the objects type marker. Only project tasks may be displayed in this list so this marker will always be {bmct help0058.bmp}.
  8361. Name
  8362. The project task's description.
  8363. Link
  8364. An active marker which gives you access to objects linked to the associated project task.
  8365. Priority
  8366. .par
  8367. The priority of the project task. The actual priority labels may be specified in Supervisor mode. The default values are "Urgent", "High", "Medium", "Low". For more information, see 
  8368. [@TaskPriorityDescriptions|Task Priority Descriptions].
  8369. .endpar
  8370. Priority Marker
  8371. .par
  8372. The priority of the project task represented by this active marker. This marker may be one of {bmct help0059.bmp}, {bmct help0060.bmp}, {bmct help0061.bmp}, {bmct help0062.bmp}, or {bmct 
  8373. help0063.bmp}. Clicking on the marker using the left mouse button whilst keeping the [w2h_b1|Ctrl] key pressed will increase the priority of the project task.
  8374. .endpar
  8375. Note
  8376. An active marker giving you access to the project task's notes. The {bmct help0064.bmp} is shown only if the project task has notes.
  8377. Overdue Marker
  8378. [@g_HELP0065.BMP|] This marker is shown if the project task has not been completed by the deadline date.
  8379. Deadline
  8380. If the project task has a deadline, by which time it must be complete, then this field contains the deadline date.
  8381. Categories
  8382. A comma separated list of categories to which this project task belongs.
  8383. %%Complete
  8384. This field contains a number between 0 and 100 representing the percentage completion of the task.
  8385. Complete Marker
  8386. A {bmct help0066.bmp} marker is shown in this field if the project task has been completed.
  8387. Last Edited
  8388. This field shows a date and time which represents the last time this project task was edited by any user.
  8389. Planned Duration
  8390. Shows the planned duration of the project task, e.g. 5d (five days) or 12h (twelve hours).
  8391. Planned Start
  8392. Shows a date and time representing the project task's planned start time.
  8393. Planned Start Date
  8394. Shows a date representing the project task's planned start.
  8395. Status
  8396. A text field which contains the word "Complete" when the task is complete and "Overdue" when the task has become overdue.
  8397. Status Marker
  8398. This field shows either the {bmct help0067.bmp} marker or the {bmct help0068.bmp} depending upon whether the task is complete or overdue.
  8399. .end-table
  8400. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8401. ]]]
  8402. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8403. .end-topic
  8404.  
  8405. ; Topic ImportingandExportingProjectData
  8406. ;
  8407. .topic ImportingandExportingProjectData
  8408. .OutputFile ImportingandExportingProjectData.htm
  8409. .title Importing and Exporting Project Data
  8410. .lineKeyword Importing and Exporting Project Data:
  8411. .list l_SECTION_
  8412. .contentTitle off
  8413. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8414. [@bheading_3|]     Importing and Exporting Project Data
  8415. .par
  8416. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you import and export [@GlossProject|project] data to the MPX format which is a standard interchange format recognised by other project management products such as 
  8417. Microsoft Project. OfficeTalk also lets you export the currently viewed project task list to a CSV file.
  8418. .endpar
  8419. [w2h_b1|More:
  8420. [w2h_b0|[@ExportingProjectTaskstoaCSVFile|Exporting Project Tasks to a CSV File]
  8421. [@ExportingaProjecttoanMPXFile|Exporting a Project to an MPX File]
  8422. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  8423. ]]]
  8424. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8425. .end-topic
  8426.  
  8427. ; Topic ExportingProjectTaskstoaCSVFile
  8428. ;
  8429. .topic ExportingProjectTaskstoaCSVFile
  8430. .OutputFile ExportingProjectTaskstoaCSVFile.htm
  8431. .title Exporting Project Tasks to a CSV File
  8432. .lineKeyword Exporting Project Tasks to a CSV File:
  8433. .list l_SECTION_
  8434. .contentTitle off
  8435. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8436. [@bheading_4|]     Exporting Project Tasks to a CSV File
  8437. .par
  8438. [@aheading_4|]To export the currently viewed [@GlossProject|project] task list to a CSV file, select [w2h_b1|CSV Records] from the [w2h_b1|File/Export] menu. The CSV Export Wizard is displayed, 
  8439. showing the File page. 
  8440. .endpar
  8441. .par
  8442. The File page lets you choose a name for the CSV file that you are about to create. Enter a fully qualified filename into the [w2h_b1|Export File ]field. You may use the 
  8443. [w2h_b1|Browse[@specialChar(85)|133]] button to select an existing file which you would like to over-write. When you have specified a suitable filename, press [w2h_b1|Next].
  8444. .endpar
  8445. [@g_QUIC0230.BMP|]
  8446. .par
  8447.  The Filter page lets you choose whether to apply the filter currently applied to the viewed project task list. Check the check box if you wish to use the currently selected filter. Press 
  8448. [w2h_b1|Next].
  8449. .endpar
  8450. [@g_QUIC0228.BMP|]
  8451. .par
  8452. The Options page lets you decide the format of the output CSV file. You may choose whether or not to write a header, describing the structure of the data. You may also choose whether or not to 
  8453. encapsulate each value in quotes. You can choose the character which will be used to separate each value. This is usually a comma, but you may require to delimit each field with a TAB character. 
  8454. Finally, you may specify whether or not to end each line with a delimiter, since some CSV reading applications require this.
  8455. .endpar
  8456.  
  8457. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  8458. ]
  8459. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8460. .end-topic
  8461.  
  8462. ; Topic ExportingaProjecttoanMPXFile
  8463. ;
  8464. .topic ExportingaProjecttoanMPXFile
  8465. .OutputFile ExportingaProjecttoanMPXFile.htm
  8466. .title Exporting a Project to an MPX File
  8467. .lineKeyword Exporting a Project to an MPX File:
  8468. .list l_SECTION_
  8469. .contentTitle off
  8470. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8471. [@bheading_4|]     Exporting a Project to an MPX File
  8472. .par
  8473. [@aheading_4|]To export the currently viewed [@GlossProject|project] to an MPX file, select [w2h_b1|Project] from the [w2h_b1|File/Export] menu. An Export Project dialog box is displayed, allowing 
  8474. you to choose a location for the MPX file.
  8475. .endpar
  8476. [@g_QUIC0952.BMP|]
  8477. Select a suitable filename and press [w2h_b1|OK]. OfficeTalk will then write the MPX file.
  8478. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8479. ]
  8480. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8481. .end-topic
  8482.  
  8483. ; Topic ImportinganMPXFile
  8484. ;
  8485. .topic ImportinganMPXFile
  8486. .OutputFile ImportinganMPXFile.htm
  8487. .title Importing an MPX File
  8488. .lineKeyword Importing an MPX File:
  8489. .list l_SECTION_
  8490. .contentTitle off
  8491. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8492. [@bheading_3|]     Importing an MPX File
  8493. .par
  8494. [@aheading_3|]You can import an MPX file by selecting [@GlossProject|Project] from the [w2h_b1|File/Import] menu. An Import Project dialog box will be shown, allowing you to select the MPX file to be 
  8495. imported.
  8496. .endpar
  8497. [@g_QUIC0954.BMP|]
  8498. Select a suitable MPX file and press [w2h_b1|OK]. OfficeTalk will read the file and will then create the project. The new project will appear as a top level project in the project list.
  8499. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8500. ]
  8501. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8502. .end-topic
  8503.  
  8504. ; Topic PrintingtheProjectTaskList
  8505. ;
  8506. .topic PrintingtheProjectTaskList
  8507. .OutputFile PrintingtheProjectTaskList.htm
  8508. .title Printing the Project Task List
  8509. .lineKeyword Printing the Project Task List:
  8510. .list l_SECTION_
  8511. .contentTitle off
  8512. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8513. [@bheading_3|]     Printing the Project Task List
  8514. .par
  8515. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you print out the [@GlossProject|Project] task list by pressing the {bmct help0069.bmp} window button above the Project Task List Window. When you press this button, the 
  8516. Print Project Tasks dialog box is displayed.
  8517. .endpar
  8518.  In most cases, all you will need to do in order to print out the project task list is select the paper style and press the [w2h_b1|Print] button. 
  8519. [@g_QUIC0956.BMP|]
  8520. OfficeTalk lets you customise your print out by providing several check boxes, radio buttons and fields. The functionality of the Print Project Tasks dialog box is summarised below:
  8521. .table colSize 10 19 
  8522. [w2h_b1|Field/Button
  8523. Description
  8524. [w2h_b0|New page per task.
  8525. Check this check box if you wish to start a new page for every new task printed.
  8526. Line between each task.
  8527. Check this check box to draw a horizontal line between each task.
  8528. Print Field Titles
  8529. Check this check box to print the field/column titles at the top of each page.
  8530. Expand tasks
  8531. Check this check box to print all sub tasks in the task list.
  8532. Print task notes
  8533. Check this check box if you wish to print the notes associated with each task.
  8534. .end-table
  8535. The Font page lets you customise the appearance of the Project Task List print out by letting you specify the following fonts.
  8536. .table colSize 9 20 
  8537. [w2h_b1|Font
  8538. Description
  8539. [w2h_b0|Title Font
  8540. The font used to print the field titles. This is relevant only if you have selected the [w2h_b1|Print Field Titles] check box.
  8541. [@GlossGroup|Group] Header Font
  8542. The font used to draw group headers. This is only appropriate if the task list has been grouped.
  8543. Task Font
  8544. The font used to draw each task.
  8545. Sub Task Font
  8546. The font used to draw each sub task.
  8547. .end-table
  8548. If you preview the Project Tasks print out, with careful selection of fonts, OfficeTalk will display a preview output similar to that shown below:
  8549. [@g_QUIC0958.BMP|]
  8550. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  8551. ]]]]]
  8552. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8553. .end-topic
  8554.  
  8555. ; Topic TheProjectWindow
  8556. ;
  8557. .topic TheProjectWindow
  8558. .OutputFile TheProjectWindow.htm
  8559. .title The Project Window
  8560. .lineKeyword The Project Window:
  8561. .list l_SECTION_
  8562. .contentTitle off
  8563. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8564. [@bheading_2|]     The Project Window
  8565. .par
  8566. [@aheading_2|]The [@GlossProject|Project] window lets you view planned project tasks in a chart format. A Time Bar runs across the top of the window. Horizontal and vertical scrollbars allow you to 
  8567. view any part of your project.
  8568. .endpar
  8569. When you plan a task in the Project Window, the task is represented, in the project window, by a yellow rectangle which lines up with the Project Task in the Task List.
  8570. [w2h_b1|More:
  8571. [w2h_b0|[@ChangingtheDateDisplayed|Changing the Date Displayed]
  8572. [@ShowingSlackTime|Showing Slack Time]
  8573. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8574. ]]]
  8575. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8576. .end-topic
  8577.  
  8578. ; Topic ChangingtheDateDisplayed
  8579. ;
  8580. .topic ChangingtheDateDisplayed
  8581. .OutputFile ChangingtheDateDisplayed.htm
  8582. .title Changing the Date Displayed
  8583. .lineKeyword Changing the Date Displayed:
  8584. .lineKeyword Changing the Date:
  8585. .list l_SECTION_
  8586. .contentTitle off
  8587. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8588. [@bheading_3|]     Changing the Date Displayed
  8589. [@aheading_3|]You can change the date and time shown in the [@GlossProject|Project] Window in one of  two ways:
  8590. .table colSize 8 21 
  8591. [w2h_b1|Action
  8592. Description
  8593. [w2h_b0|Drag the Time Bar.
  8594. .par
  8595. Click the left mouse button down on the Time Bar. The Time Bar will scroll while you keep the mouse button depressed and move the mouse. Release the mouse and the Project Window will be updated to 
  8596. reflect the new scale.  This method is intended for when making small changes in time.
  8597. .endpar
  8598. Using the scroll  [@lineBreak|]bar.
  8599. If you press and keep pressed the left or right horizontal scrollbar button, the Project Window will change date indefinitely, until you release the button.
  8600. .end-table
  8601. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8602. ]]]
  8603. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8604. .end-topic
  8605.  
  8606. ; Topic ShowingSlackTime
  8607. ;
  8608. .topic ShowingSlackTime
  8609. .OutputFile ShowingSlackTime.htm
  8610. .title Showing Slack Time
  8611. .lineKeyword Showing Slack Time:
  8612. .list l_SECTION_
  8613. .contentTitle off
  8614. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8615. [@bheading_3|]     Showing Slack Time
  8616. .par
  8617. [@aheading_3|][w2h_i1|Slack Time] is the length of time between the [@GlossProject|project] task's planned end date and the task's deadline date. Showing Slack Time is a good way of seeing, 
  8618. graphically, task deadlines and the amount of slippage that can safely occur.
  8619. .endpar
  8620. The picture below shows the Project window displaying [w2h_i1|Slack Time] and containing several tasks, each of which have been assigned deadlines.
  8621. [@g_QUIC0960.BMP|]
  8622. To display slack time, select [w2h_b1|Show Slack] from the [w2h_b1|View] menu. To hide slack time, select [w2h_b1|Hide Slack] from the [w2h_b1|View] menu.
  8623. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  8624. ]
  8625. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8626. .end-topic
  8627.  
  8628. ; Topic AssigningProjectTasksToPeople
  8629. ;
  8630. .topic AssigningProjectTasksToPeople
  8631. .OutputFile AssigningProjectTasksToPeople.htm
  8632. .title Assigning Project Tasks To People
  8633. .lineKeyword Assigning Project Tasks To People:
  8634. .lineKeyword Special Notes:
  8635. .lineKeyword Meetings:
  8636. .lineKeyword Meetings:changing the invitation message:
  8637. .list l_SECTION_
  8638. .contentTitle off
  8639. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8640. [@bheading_2|]     Assigning Project Tasks To People
  8641. .par
  8642. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you assign any [@GlossProject|project] task to one or more OfficeTalk users. Additionally, you may assign the same project task to remote OfficeTalk users, belonging to 
  8643. a remote workgroup, and to anyone to whom you can send mail. This includes users of Microsoft Exchange, with whom OfficeTalk communicates via MAPI forms. OfficeTalk provides a way for recipients of 
  8644. assigned tasks to report on their progress and the result is represented in the project.
  8645. .endpar
  8646. .par
  8647. If you assign a project task to a local or remote OfficeTalk user, then in both cases, they will be issued with a mail message informing them of the assignment and containing any instructions that 
  8648. were added. They will also receive a task in their personal task list which may be used to schedule time in their diary and to update the project with their progress on that task in terms of 
  8649. percentage completion.
  8650. .endpar
  8651. .par
  8652. If you assign a project task to a non OfficeTalk recipient, for example, to a contact (who has an e-mail address), then the recipient will also receive a mail message informing them of the 
  8653. assignment. The mail message that the recipient will receive is slightly different from the message sent out to OfficeTalk users. Firstly the message is a plain text message. It does not contain 
  8654. [@GlossRichtext|rich text] formatting. Secondly, it contains a unique character sequence which allows the recipient to reply to the sender, providing task completion details, and lets OfficeTalk 
  8655. extract this information automatically and update the project accordingly.
  8656. .endpar
  8657. If you assign a project task to a Microsoft Exchange user, then OfficeTalk sends the task assignment using a special Project Task Assignment form which Exchange is capable of displaying.
  8658. [w2h_b1|More:
  8659. [w2h_b0|[@AssigningaProjectTask|Assigning a Project Task]
  8660. [@TrackingProjectProgress|Tracking Project Progress]
  8661. [@ReceivingaProjectTaskAssignment|Receiving a Project Task Assignment]
  8662. [@AssigningProjectTasksToOrdinaryE_MailUsers|Assigning Project Tasks To Ordinary E-Mail Users]
  8663. [@AssigningProjectTaskstoMicrosoftExchangeUsers|Assigning Project Tasks to Microsoft Exchange Users]
  8664. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8665. ]]]
  8666. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8667. .end-topic
  8668.  
  8669. ; Topic AssigningaProjectTask
  8670. ;
  8671. .topic AssigningaProjectTask
  8672. .OutputFile AssigningaProjectTask.htm
  8673. .title Assigning a Project Task
  8674. .lineKeyword Assigning a Project Task:
  8675. .list l_SECTION_
  8676. .contentTitle off
  8677. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8678. [@bheading_3|]     Assigning a Project Task
  8679. .par
  8680. [@aheading_3|]You may assign a [@GlossProject|project] task from the [@GlossResource|Resource] page of the Project Task property sheet. You can show this page in one of two ways: Either select the 
  8681. task using the right mouse button and select[w2h_b1| Assign Resource[@specialChar(85)|133]] from the context menu or double click the project task to bring up the Project Task property sheet and 
  8682. select the Resources page.
  8683. .endpar
  8684. [@g_QUIC0268.BMP|]
  8685. .par
  8686. The Resources page shows a list of people to whom this task has already been assigned. If the task has never been assigned to anyone then this list will be empty. To assign the task, press the 
  8687. [w2h_b1|Assign[@specialChar(85)|133]] button. The Choose Recipient dialog box is displayed. 
  8688. .endpar
  8689. [@g_QUIC0270.BMP|]
  8690. .par
  8691. The contents of the Available Recipients list will vary depending upon the configuration of your workgroup. If you have configured one or more remote workgroups, then you will see an entry for each 
  8692. remote workgroup in this list. By default, the local workgroup will be expanded to show a list of local users, user groups, contact groups and a contact address book from which you may select one or 
  8693. more contacts. To assign the task to one or more local users, select the relevant users and press the [w2h_b1|Add] button. You may also select a user [@GlossGroup|group] in order to assign the task 
  8694. to a group of users, and you may select a contact group in order to assign the task to a group of contacts. To assign the task to a specific contact, double click on the 'Contacts'  address book. 
  8695. Doing this will display a Contact Address Book dialog box from which you may select one or more contacts.
  8696. .endpar
  8697. [@g_QUIC0272.BMP|]
  8698. To assign the task to a remote user, expand the relevant remote workgroup entry to show the list of remote users in that workgroup. Select the relevant users and press the [w2h_b1|Add] button.
  8699. .par
  8700. To assign the task to a Microsoft Exchange user or to any MAPI recipient, firstly ensure that you are configured to use the MAPI Mail Service. Locate and double click on the MAPI Address Book in the 
  8701. Choose Recipient dialog box. The MAPI Address Book dialog box will appear letting you choose the relevant MAPI recipients. Pressing [w2h_b1|OK] on the MAPI Address Book dialog box will return you to 
  8702. the Choose Recipient dialog box. 
  8703. .endpar
  8704. .par
  8705. All selected recipients will appear below in the Selected Recipients window. You can deselect a recipient by selecting the relevant recipient from the bottom window and pressing the [w2h_b1|Remove] 
  8706. button. When you have chosen the recipients to whom you wish to assign the task then press [w2h_b1|OK ]on the Choose Recipient dialog box. From the Resources page, select the appropriate 
  8707. [w2h_i1|weighting] for each assigned user and press [w2h_b1|OK] on the Project Task property sheet. OfficeTalk will automatically send out the task assignment mail messages and will subsequently 
  8708. manage any replies.
  8709. .endpar
  8710. .par
  8711. The [w2h_i1|weighting] that you specify for each assigned user may be used to represent the relative amounts of work that each user will do on the task. For example, if the task is assigned to user A 
  8712. and user B and user A is expected to perform 80%% of the work and user B is expected to perform the remaining 20%%, then user A should be given a weighting of 80 and user B should be given a 
  8713. weighting of 20.
  8714. .endpar
  8715. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8716. ]
  8717. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8718. .end-topic
  8719.  
  8720. ; Topic TrackingProjectProgress
  8721. ;
  8722. .topic TrackingProjectProgress
  8723. .OutputFile TrackingProjectProgress.htm
  8724. .title Tracking Project Progress
  8725. .lineKeyword Tracking Project Progress:
  8726. .list l_SECTION_
  8727. .contentTitle off
  8728. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8729. [@bheading_3|]     Tracking Project Progress
  8730. .par
  8731. [@aheading_3|]You can assign a [@GlossProject|project] task to one or more OfficeTalk users or to anyone capable of receiving an e-mail message. Regardless of who you assign the task to, you will 
  8732. probably wish to know when that task has been completed by that person or you may even wish to know the percentage completion at any time. If you have assigned the same task to more than one person, 
  8733. you might want to know this information on a per user basis. OfficeTalk provides you with this information and makes it easy for the recipient of your task assignment to provide you with this detail.
  8734. .endpar
  8735. .par
  8736. OfficeTalk lets recipients of your task assignment report back the task's completion status at any time. In the case of an OfficeTalk user, the user may change the task completion status using the 
  8737. Task property sheet from within Diary mode. Non OfficeTalk recipients can continually reply to your original message, entering task completion status information in their reply.
  8738. .endpar
  8739. OfficeTalk automatically updates the project with this information, shading all or part of the task in a green colour to represent it's completion status.
  8740. .par
  8741. If the project task was assigned to more than one user then the task's completion status will depend on the completion status reported back by each of the assignees and the relevant weightings that 
  8742. you specified when you originally assigned the task.
  8743. .endpar
  8744. .par
  8745. To view the assigned resources for a particular task and to view the task completion status on a per user basis, you can use the Assigned Resources window. To show the Assigned Resources window, 
  8746. select [@GlossResource|Resource][w2h_b1| Assignment] window from the [w2h_b1|View] menu in Project mode. The view will be split horizontally to show the Task window and Project window in the top half 
  8747. of the view and the Project Assignment window in the bottom half.
  8748. .endpar
  8749. [@g_QUIC0274.BMP|]
  8750. Selecting a task in the Task window will show, in the Project Assignment window, a list of the task's assignees.  The weighting and percentage completion is shown for each assignee.
  8751. .par
  8752. [w2h_b1|Note:] A project task's percentage completion is calculated by OfficeTalk based upon the individual completion percentages and weightings of each task assignee. For example, if a task was 
  8753. assigned to user A and user B and supposing user A had completed 50%% of his part of the task whereas user B had completed 100%% of his part of the task and the weighting for user A was 80%% and the 
  8754. weighting for user B was 20%% then the task's overall completion percentage would be 80%%*50 + 20%%*100 = 60%%.
  8755. .endpar
  8756. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8757. ]
  8758. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8759. .end-topic
  8760.  
  8761. ; Topic ReceivingaProjectTaskAssignment
  8762. ;
  8763. .topic ReceivingaProjectTaskAssignment
  8764. .OutputFile ReceivingaProjectTaskAssignment.htm
  8765. .title Receiving a Project Task Assignment
  8766. .lineKeyword Receiving a Project Task Assignment:
  8767. .list l_SECTION_
  8768. .contentTitle off
  8769. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8770. [@bheading_3|]     Receiving a Project Task Assignment
  8771. .par
  8772. [@aheading_3|]When someone assigns you a [@GlossProject|project] task, you receive a mail message in your Incoming Mail with a subject "Project Task Assignment". When you read the message, OfficeTalk 
  8773. informs you that the assigned task has been added to your personal task list. 
  8774. .endpar
  8775. [@g_QUIC0961.BMP|]
  8776. If you are assigned a [w2h_i1|parent] project task which has a number of sub tasks then each of these sub tasks will appear in your task list under the parent task keeping the original structure.
  8777. .par
  8778. Once the assigned task is in your personal task list, you may treat it in just the same way as any other task. For instance, you may schedule it into your diary, change its priority, mark it as 
  8779. completed, add notes to it or even delegate it to another user. If you mark the task as completed or set it's percentage complete property then OfficeTalk will update the associated project with this 
  8780. information.
  8781. .endpar
  8782. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8783. ]
  8784. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8785. .end-topic
  8786.  
  8787. ; Topic AssigningProjectTasksToOrdinaryE_MailUsers
  8788. ;
  8789. .topic AssigningProjectTasksToOrdinaryE_MailUsers
  8790. .OutputFile AssigningProjectTasksToOrdinaryE_MailUsers.htm
  8791. .title Assigning Project Tasks To Ordinary E-Mail Users
  8792. .lineKeyword Assigning Project Tasks To Ordinary E-Mail Users:
  8793. .lineKeyword Special Notes:
  8794. .lineKeyword Meetings:
  8795. .lineKeyword Meetings:changing the invitation message:
  8796. .list l_SECTION_
  8797. .contentTitle off
  8798. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8799. [@bheading_3|]     Assigning Project Tasks To Ordinary E-Mail Users
  8800. .par
  8801. [@aheading_3|]The recipient of [@GlossProject|Project] Tasks does not have to be an OfficeTalk user. OfficeTalk lets you assign a project task to an e-mail address. The recipient will receive an 
  8802. e-mail message containing the project task details. The recipient may reply to the message one or more times and, in the reply, may specify what percentage of the task has been complete. OfficeTalk 
  8803. can recognise the replies and will automatically update the project with the completion information. The E-mail recipient will get the following message:
  8804. .endpar
  8805. Project Task Assignment
  8806. ===================
  8807. The project task 'Compile Sales Report' has been assigned to you.
  8808. Details
  8809. =======
  8810. Please calculate the sales for this quarter in a form which we can present to the director. It would be good if we could include a comparison of last years figures.
  8811. It is intended that the task should be 3d in duration.
  8812. .par
  8813. Please keep me informed with regards to your progress with this task by replying to this message on a regular basis and typing a number between 0 and 100, representing the task completion, at the end 
  8814. of the line which starts 'Percent Done:'
  8815. .endpar
  8816. $$$$P234234234&T76438746
  8817. Percent Done:
  8818. .par
  8819. The code at the bottom of the message identifies the project task to which the reply refers. OfficeTalk uses this to update the project with information that the assignee sends. Typically the 
  8820. assignee will reply with Percent Done set to 100%% when the task has been completed. For longer tasks which may stretch over weeks, the assignee may repeatedly reply to the message indicating how 
  8821. complete the task is on, say, a weekly basis. 
  8822. .endpar
  8823. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8824. ]
  8825. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8826. .end-topic
  8827.  
  8828. ; Topic AssigningProjectTaskstoMicrosoftExchangeUsers
  8829. ;
  8830. .topic AssigningProjectTaskstoMicrosoftExchangeUsers
  8831. .OutputFile AssigningProjectTaskstoMicrosoftExchangeUsers.htm
  8832. .title Assigning Project Tasks to Microsoft Exchange Users
  8833. .lineKeyword Assigning Project Tasks to Microsoft Exchange Users:
  8834. .list l_SECTION_
  8835. .contentTitle off
  8836. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8837. [@bheading_3|]     Assigning Project Tasks to Microsoft Exchange Users
  8838. .par
  8839. [@aheading_3|]OfficeTalk is supplied with several Electronic Forms templates for tight integration with Microsoft Exchange and Microsoft Outlook. One such template is a [@GlossProject|Project] Task 
  8840. Assignment Form. If you send a project task assignment to a Microsoft Exchange/Outlook user who does not have the MS Exchange Server service installed then the assignment message will arrive in the 
  8841. same format as it would to any e-mail recipient, as explained above. If the Microsoft Exchange/Outlook user does have the MS Exchange Server service installed, then the [w2h_b1|OTProj ]form may be 
  8842. installed onto their machine. This may be found in the shared server directory in the [w2h_b1|Forms] sub directory, provided that the Microsoft Exchange Connectivity component was installed during 
  8843. OfficeTalk Setup. Once this form has been installed then any project task assignments sent to the Microsoft Exchange/Outlook user will appear in their Incoming Mail folder as a Project Task 
  8844. Assignment form. 
  8845. .endpar
  8846. [@g_QUIC1138.BMP|]
  8847. Double clicking on the new mail will display the following form:
  8848. [@g_QUIC1140.BMP|]
  8849. .par
  8850. The Exchange/Outlook user may use the form to update the OfficeTalk project with his/her progress. Instead of replying to the mail message, the Exchange/Outlook user simply types in the percentage 
  8851. completion value for the task into the Percentage Complete field and presses the [w2h_b1|Submit] button. 
  8852. .endpar
  8853. .par
  8854. The completion information is sent back to the originator of the project task assignment as a mail message. On receiving the mail message, OfficeTalk will recognise the instruction and will 
  8855. automatically update the completion status of the project.
  8856. .endpar
  8857. .par
  8858. For information on how to install the Project Task Assignment form into Microsoft Exchange or Microsoft Outlook, see [@InstallingFormsintoMicrosoftExchange_Outlook|Installing Forms into Microsoft Exchange/Outlook]
  8859. .
  8860. .endpar
  8861. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  8862. ]
  8863. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8864. .end-topic
  8865.  
  8866. ; Topic UsingProjectBaselines
  8867. ;
  8868. .topic UsingProjectBaselines
  8869. .OutputFile UsingProjectBaselines.htm
  8870. .title Using Project Baselines
  8871. .lineKeyword Using Project Baselines:
  8872. .list l_SECTION_
  8873. .contentTitle off
  8874. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8875. [@bheading_2|]     Using Project Baselines
  8876. [@aheading_2|][@WhatisaProjectBaseline|What is a Project Baseline]
  8877. [@CreatingaBaseline|Creating a Baseline]
  8878. [@ShowingaBaseline|Showing a Baseline]
  8879. [@DeletingaBaseline|Deleting a Baseline]
  8880. [@ProjectFolders2|Project Folders]
  8881. [@PrintingaProjectPlan|Printing a Project Plan]
  8882. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]]
  8883. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8884. .end-topic
  8885.  
  8886. ; Topic WhatisaProjectBaseline
  8887. ;
  8888. .topic WhatisaProjectBaseline
  8889. .OutputFile WhatisaProjectBaseline.htm
  8890. .title What is a Project Baseline
  8891. .lineKeyword What is a Project Baseline:
  8892. .list l_SECTION_
  8893. .contentTitle off
  8894. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8895. [@bheading_3|]     What is a Project Baseline
  8896. .par
  8897. [@aheading_3|]A [@GlossProject|Project] Baseline is a snapshot of the start and end times for each of the project tasks belonging to a particular project. Tracking and planning a project is a 
  8898. continual process. As your project plan becomes live things don't always go to plan and sometimes certain tasks slip while others may get brought forward. A Project Baseline lets you see the project 
  8899. plan as it was at a certain instance in time. A project plan along with its baseline is shown below:
  8900. .endpar
  8901. [@g_QUIC0890.BMP|]
  8902. [w2h_b0|[@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8903. ]]
  8904. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8905. .end-topic
  8906.  
  8907. ; Topic CreatingaBaseline
  8908. ;
  8909. .topic CreatingaBaseline
  8910. .OutputFile CreatingaBaseline.htm
  8911. .title Creating a Baseline
  8912. .lineKeyword Creating a Baseline:
  8913. .list l_SECTION_
  8914. .contentTitle off
  8915. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8916. [@bheading_3|]     Creating a Baseline
  8917. [@aheading_3|]To create a [@GlossProject|Project] Baseline, to the following:
  8918. [w2h_b0|Select [w2h_b1|Baseline[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|Edit/New] menu in Project mode
  8919. A Baseline dialog box is displayed. Type in a description for the baseline or accept the default description.
  8920. [@g_QUIC0278.BMP|]
  8921. .par
  8922. Press [w2h_b1|OK] on the dialog box. The baseline will be represented by a set of shadow tasks in the Project Task window. You can move any of the project tasks in the Project Task window but you 
  8923. cannot move any part of the project baseline.
  8924. .endpar
  8925. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8926. ]]
  8927. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8928. .end-topic
  8929.  
  8930. ; Topic ShowingaBaseline
  8931. ;
  8932. .topic ShowingaBaseline
  8933. .OutputFile ShowingaBaseline.htm
  8934. .title Showing a Baseline
  8935. .lineKeyword Showing a Baseline:
  8936. .list l_SECTION_
  8937. .contentTitle off
  8938. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8939. [@bheading_3|]     Showing a Baseline
  8940. [@aheading_3|]To show an existing baseline, you must first be viewing a [@GlossProject|project] which contains one or more baselines. To show the baseline, do the following:
  8941. Select [w2h_b1|Baseline[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|View] menu. This will show the Select Baseline dialog box.
  8942. [@g_QUIC0891.BMP|]
  8943. Select the required baseline from the drop down list and press [w2h_b1|OK]. The selected baseline will be overlaid onto the project.
  8944. To hide the baseline, select [w2h_b1| No Baseline ] from the drop down list in the Select Baseline dialog box.
  8945. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8946. ]
  8947. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8948. .end-topic
  8949.  
  8950. ; Topic DeletingaBaseline
  8951. ;
  8952. .topic DeletingaBaseline
  8953. .OutputFile DeletingaBaseline.htm
  8954. .title Deleting a Baseline
  8955. .lineKeyword Deleting a Baseline:
  8956. .list l_SECTION_
  8957. .contentTitle off
  8958. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8959. [@bheading_3|]     Deleting a Baseline
  8960. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you delete a [@GlossProject|project] baseline in the following way:
  8961. Open the project containing the baseline that you wish to delete.
  8962. Select [w2h_b1|Baselines[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|Edit] menu. A Baselines dialog box is displayed.
  8963. [@g_QUIC0892.BMP|]
  8964. Select the baseline that you wish to delete and press the [w2h_b1|Delete] button. The selected baseline is removed from the list and deleted.
  8965. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  8966. ]
  8967. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  8968. .end-topic
  8969.  
  8970. ; Topic ProjectFolders2
  8971. ;
  8972. .topic ProjectFolders2
  8973. .OutputFile ProjectFolders2.htm
  8974. .title Project Mode - Using Project Baselines - Project Folders
  8975. .lineKeyword Project Folders:
  8976. .list l_SECTION_
  8977. .contentTitle off
  8978. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  8979. [@bheading_3|]     Project Folders
  8980. .par
  8981. [@aheading_3|][@GlossProject|Project] folders provide a convenient way of structuring your projects. Project folders are hierarchical which means that you can create them inside other project folders 
  8982. in just the same way that you can create nested sub-directories in the Windows Explorer.
  8983. .endpar
  8984. .par
  8985. Projects may be dragged and dropped onto folders in just the same way that sub tasks are dragged and dropped onto parent tasks. You may [w2h_i1|open] a project folder by double clicking on it using 
  8986. the left mouse button. The Task List window is then filtered to show just the contents of the project folder. A {bmct help0070.bmp} marker is displayed on the top line of the list. Double clicking on 
  8987. this line will display the top level projects and project folders.
  8988. .endpar
  8989. To add a new Project Folder, do the following:
  8990. Select [w2h_b1|New/ Folder ]from the [w2h_b1|Edit ]menu in Project mode. The Project Task Folder property sheet will appear. 
  8991. Type in a name for the Project Folder and press [w2h_b1|OK]. The Project Folder will be displayed at the top of the Task List window above any top level projects.
  8992. .par
  8993. To delete a project folder, select it and press the [w2h_b1|Delete] key on your keyboard. When you delete a folder, any projects inside the folder will also be deleted. If you want to avoid this then 
  8994. you should move the projects out of the folder before you delete it. You can move projects out of a folder in the following way:
  8995. .endpar
  8996. Double click on the folder to show the folder's projects. 
  8997. .par
  8998. Select the projects and drag them on to {bmct help0071.bmp} marker. The projects will be moved up one level. If you now click on the {bmct help0072.bmp} marker, you will see the projects along with 
  8999. all the other projects in the Task List window.
  9000. .endpar
  9001. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9002. ]
  9003. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9004. .end-topic
  9005.  
  9006. ; Topic PrintingaProjectPlan
  9007. ;
  9008. .topic PrintingaProjectPlan
  9009. .OutputFile PrintingaProjectPlan.htm
  9010. .title Printing a Project Plan
  9011. .lineKeyword Printing a Project Plan:
  9012. .list l_SECTION_
  9013. .contentTitle off
  9014. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9015. [@bheading_3|]     Printing a Project Plan
  9016. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you print out the [@GlossProject|Project] plan by selecting [w2h_b1|Print Project Chart ]from the [w2h_b1|File/Print ]menu. The Print Project dialog box is displayed.
  9017.  In most cases, all you will need to do in order to print out the project is select the paper style and press the [w2h_b1|Print] button. 
  9018. [@g_QUIC0962.BMP|]
  9019. OfficeTalk lets you customise your print out by providing several check boxes, radio buttons and fields. The functionality of the Print Project dialog box is summarised below:
  9020. .table colSize 8 21 
  9021. [w2h_b1|Field
  9022. Description
  9023. [w2h_b0|From, To
  9024. .par
  9025. The From and To fields represent the time range that will be printed. These fields are initially set to the time range shown in the Project window. If you wish to print a different time range then 
  9026. specify the start and end times in these fields.
  9027. .endpar
  9028. Task list on each page
  9029. Checking this check box ensures that the project task list is displayed down the left margin of every sheet printed.
  9030. Banner on each page
  9031. Checking this check box ensures that the time banner is displayed along the top of every sheet printed.
  9032. Fully expand list
  9033. Checking this check box ensures that the project task list is expanded such that all sub tasks are printed.
  9034. Label boxes
  9035. Check this check box if you wish to label each box in the chart with the task descriptive text.
  9036. Fix description width
  9037. Check this check box if you wish to specify a fixed width for the project task list. If no restriction is specified then the list will be as wide as the widest task description.
  9038. .end-table
  9039. .par
  9040. The Scale page lets you specify how many pages wide and how many pages tall the print out of the Project window will be restricted to. You may choose to fit the print out to a specified number of 
  9041. pages wide or you may specify how many inches or centimetres will represent a certain time period. The default setting is to fit the print out to 1 page wide.
  9042. .endpar
  9043. [@g_QUIC0255.BMP|]
  9044. .par
  9045. The Scale page also lets you choose which scale will be used to display the time banner. You may choose between labelling the time banner every 15 minutes, 30 minutes, 1 hour, 3 hours, 6 hours, 12 
  9046. hours, day, week or month. Alternatively, you can specify an [w2h_i1|auto] setting where OfficeTalk will choose a suitable scale.
  9047. .endpar
  9048. .par
  9049. You may also choose whether to fit the print out vertically to a certain number of pages or to let OfficeTalk choose a suitable setting. From the [w2h_b1|Height] grouping, choose either [w2h_b1|Auto] 
  9050. or [w2h_b1|Fit to n pages high].
  9051. .endpar
  9052. The Fonts page lets you choose suitable fonts for the following:
  9053. .table colSize 9 20 
  9054. [w2h_b1|Font
  9055. Description
  9056. [w2h_b0|Title Font
  9057. The font for the header above each project list column
  9058. Banner Font
  9059. The font for the Time Banner
  9060. Task font
  9061. The font used to print tasks in the task list down the left hand side of the print out.
  9062. Sub Task font
  9063. The font used to print sub tasks in the task list down the left hand side of the print out.
  9064. Project Window Font
  9065. The font used to print task descriptions in the project window.
  9066. .end-table
  9067. If you preview the Project print out, with careful selection of fonts, OfficeTalk will display a preview output similar to that shown below:
  9068. [@g_QUIC0964.BMP|]
  9069. To preview the printing of the Project window, press the [w2h_b1|Preview] button. When you are happy with the preview, print the Project window by pressing the [w2h_b1|Print] button.
  9070. OfficeTalk provides common print functionality in the Print Project dialog box, including
  9071. Defining headers and footers
  9072. Printer setup
  9073. Page Style Selection
  9074. Saved Print Settings
  9075. Preview capability
  9076. For more information on this common print functionality, see [@Printing|Printing].
  9077. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  9078. ]]]]]
  9079. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9080. .end-topic
  9081.  
  9082. ; Topic Overview4
  9083. ;
  9084. .topic Overview4
  9085. .OutputFile Overview4.htm
  9086. .title Planner Mode - Overview
  9087. .lineKeyword Overview:
  9088. .list l_SECTION_
  9089. .contentTitle off
  9090. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9091. [@bheading_2|]     Overview
  9092. .par
  9093. [@aheading_2|]Planners provide a way of planning and sharing long term activity information. Planners contain [@GlossPlanner|planner] bookings which represent activity of one or more days in 
  9094. duration. A typical example of the usage of a planner would be a 'Holiday' planner. You can create a planner which keeps the holiday commitments of all members of the workgroup. This information 
  9095. becomes available to all OfficeTalk users for use in their own planning and scheduling.
  9096. .endpar
  9097. .par
  9098. OfficeTalk lets you use planners to show planner bookings through onto users' diaries. This makes it possible to bring together short term and long term information and display it in one view, the 
  9099. Diary view. OfficeTalk also lets you use planners to block out users' diaries. This lets meeting organisers use planner information and its association with users' diaries when choosing a suitable 
  9100. time to book a meeting.
  9101. .endpar
  9102. .par
  9103. Planner mode consists of two windows: a Key window and a Planner window. The Key window contains a list of keys each of which has a description, a colour and, optionally, a pattern. Planner bookings 
  9104. are shown in the Planner window as a coloured block spanning one or more days. Each [@GlossPlannerbooking|planner booking] must be associated with a key. A planner booking is created by selecting a 
  9105. key and then [w2h_i1|drawing] the booking into the planner window.
  9106. .endpar
  9107. [@g_QUIC0282.BMP|]
  9108. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  9109. ]
  9110. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9111. .end-topic
  9112.  
  9113. ; Topic CreatingaNewPlanner
  9114. ;
  9115. .topic CreatingaNewPlanner
  9116. .OutputFile CreatingaNewPlanner.htm
  9117. .title Creating a New Planner
  9118. .lineKeyword Creating a New Planner:
  9119. .lineKeyword Security Profiles:
  9120. .list l_SECTION_
  9121. .contentTitle off
  9122. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9123. [@bheading_2|]     Creating a New Planner
  9124. [@aheading_2|]To create a new [@GlossPlanner|planner], do the following:
  9125. Press the [@g_QUIC0966.BMP|] button located in the Planner mode shortcut bar. The Planner property sheet is displayed, showing the Details page.
  9126. [@g_QUIC0284.BMP|]
  9127. .par
  9128. Specify a name for the planner, for example, 'Holidays Planner'. Also specify the [w2h_i1|owner] of the planner. When you create a planner, OfficeTalk automatically makes you the owner of the 
  9129. planner. This means that only you, any supervisors and any users belonging to security profiles, which have sufficient access to you, are able to view, edit or delete the planner or the bookings 
  9130. contained within it. The planner will not be visible to any other users unless you specify otherwise.
  9131. .endpar
  9132. [w2h_b1|Note:] Supervisors may only edit or delete your personal planners from within Supervisor mode. Supervisors have no access to any [w2h_i1|private] planners that you create.
  9133. .par
  9134. You may specify another user as the owner of the planner. Doing this will give the new owner full access to the planner and will limit your access to it as soon as you press the [w2h_b1|OK] button. 
  9135. You must have at least create [@GlossGeneralaccess|general access] to any user that you select.
  9136. .endpar
  9137. The Diary tab lets you choose whether or not to show through or block out certain users' diaries. For more information, see [@ShowingaPlannerinYourDiary|Showing a Planner in Your Diary].
  9138. .par
  9139. Select the Access tab. From here you can specify the access rights that each user has to the planner. By default, the planner is marked as [w2h_i1|personal] which means that all users that have 
  9140. general access to you will have the same access to this planner. For further information on granting access rights, see [@AdministeringAccessRights|Administering Access Rights].
  9141. .endpar
  9142. .par
  9143. To create the planner, press [w2h_b1|OK] on the Planner property sheet. The new planner will be selected into planner mode. The next step is to create some planner keys and then add planner bookings 
  9144. to the planner window.
  9145. .endpar
  9146. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  9147. ]
  9148. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9149. .end-topic
  9150.  
  9151. ; Topic PlannerKeys
  9152. ;
  9153. .topic PlannerKeys
  9154. .OutputFile PlannerKeys.htm
  9155. .title Planner Keys
  9156. .lineKeyword Planner Keys:
  9157. .list l_SECTION_
  9158. .contentTitle off
  9159. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9160. [@bheading_2|]     Planner Keys
  9161. .par
  9162. [@aheading_2|]Each [@GlossPlanner|planner] has a set of keys. A key comprises a colour, an optional pattern and a description. A key has two purposes. Firstly, it acts as a template for creating 
  9163. planner bookings and secondly it acts as a colour coding representation for each planner booking shown in the Planner window. 
  9164. .endpar
  9165. .par
  9166. Having selected a key in the Key Window, you can then [w2h_i1|draw] planner bookings into the planner. These bookings will inherit the same colour and description as the key. Every planner booking 
  9167. shows it's description, however, sometimes the planner booking is not long enough, in duration, to display the full description. Instead, the key may be used to colour-match any booking in the 
  9168. planner to find its description. Alternatively, positioning the cursor over the planner booking will display a [w2h_i1|tool tip] showing the planner's full description.
  9169. .endpar
  9170. [w2h_b1|More:
  9171. [w2h_b0|[@CreatingaKey|Creating a Key]
  9172. [@CreatingaSetofKeys|Creating a Set of Keys]
  9173. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9174. ]]]
  9175. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9176. .end-topic
  9177.  
  9178. ; Topic CreatingaKey
  9179. ;
  9180. .topic CreatingaKey
  9181. .OutputFile CreatingaKey.htm
  9182. .title Creating a Key
  9183. .lineKeyword Creating a Key:
  9184. .list l_SECTION_
  9185. .contentTitle off
  9186. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9187. [@bheading_3|]     Creating a Key
  9188. .par
  9189. [@aheading_3|]In order to create a new key, you must firstly have opened a [@GlossPlanner|planner]. Press the [@g_QUIC0967.BMP|] button. A Planner Key property sheet will appear showing the Details 
  9190. page.
  9191. .endpar
  9192. [@g_QUIC0288.BMP|]
  9193. .par
  9194. Specify a description for the planner key and then design the appearance of the new key. By default, the key will be displayed with a blue background, white text and no pattern. You may select the 
  9195. pattern, the pattern colour, the text colour and the background colour. The [w2h_b1|preview ]box at the bottom of the dialog box shows you how an associated [@GlossPlannerbooking|planner booking] 
  9196. will be drawn.
  9197. .endpar
  9198. .par
  9199. The Diary page lets you associate the key with a specific user or [@GlossResource|resource]. Once a key is associated with a user or resource then you may select the [w2h_b1|Show through onto 
  9200. associated diary] and [w2h_b1|Blockout associated diary] check boxes. For more information on diary show through and blockout, see [@ShowingaPlannerinYourDiary|Showing a Planner in Your Diary] and 
  9201. [@UsingaPlannertoBlockOutDaysinyourDiary|Using a Planner to Block Out Days in your Diary].
  9202. .endpar
  9203. Pressing [w2h_b1|OK] on the Planner Key property sheet will create the planner key and add it to the Key Window.
  9204. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9205. ]
  9206. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9207. .end-topic
  9208.  
  9209. ; Topic CreatingaSetofKeys
  9210. ;
  9211. .topic CreatingaSetofKeys
  9212. .OutputFile CreatingaSetofKeys.htm
  9213. .title Creating a Set of Keys
  9214. .lineKeyword Creating a Set of Keys:
  9215. .list l_SECTION_
  9216. .contentTitle off
  9217. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9218. [@bheading_3|]     Creating a Set of Keys
  9219. .par
  9220. [@aheading_3|]Often you will want to create a set of keys which correspond to each OfficeTalk user or [@GlossResource|resource] defined in your workgroup. One example is a Holiday 
  9221. [@GlossPlanner|planner]. In this case, each user is represented by a key. Additionally, you may want to specify diary show through or block out options. In the case of the Holiday planner, this would 
  9222. mean that each user would see his own holiday allocation in his diary and that meeting organisers would not try to book a meeting with any user when they were on holiday.
  9223. .endpar
  9224. OfficeTalk lets you automatically create a set of keys, associating each one with either a user or a resource, by using the New Key Set Wizard. You can do this in the following way:
  9225. Bring up the New Key Set Wizard by selecting [w2h_b1|New Key Set ]from the [w2h_b1|Edit/New] menu in Planner mode.
  9226. [@g_QUIC0290.BMP|]
  9227. The first page lets you choose whether to make keys for all users and/or for all resources. Select the appropriate check box(es) and press [w2h_b1|Next].
  9228. [@g_QUIC0292.BMP|]
  9229. The next page lets you choose whether to show through or block out using bookings created with each key onto the associated user's diary. Select the appropriate check boxes and press [w2h_b1|Finish].
  9230. When you press [w2h_b1|Finish], a set of keys will be created and will be added to the Key window.
  9231.  
  9232. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  9233. ]
  9234. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9235. .end-topic
  9236.  
  9237. ; Topic ThePlannerWindow
  9238. ;
  9239. .topic ThePlannerWindow
  9240. .OutputFile ThePlannerWindow.htm
  9241. .title The Planner Window
  9242. .lineKeyword The Planner Window:
  9243. .list l_SECTION_
  9244. .contentTitle off
  9245. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9246. [@bheading_2|]     The Planner Window
  9247. .par
  9248. [@aheading_2|]The [@GlossPlanner|Planner] Window is shown to the right of Planner mode. Each [@GlossPlannerbooking|planner booking] is represented in this window by a coloured block. The left side of 
  9249. the block represents the starting date of the planner booking. The right side of the block represents the ending date of the booking.
  9250. .endpar
  9251. [w2h_b1|More:
  9252. [w2h_b0|[@ZoomingInandOut2|Zooming In and Out]
  9253. [@ChangingtheDateShown|Changing the Date Shown]
  9254. [@AddingaPlannerBooking|Adding a Planner Booking]
  9255. [@SelectingaPlannerBooking|Selecting a Planner Booking]
  9256. [@MovingandStretchingPlannerBookings|Moving and Stretching Planner Bookings]
  9257. [@EditingaPlannerBooking|Editing a Planner Booking]
  9258. [@DeletingaPlannerBooking|Deleting a Planner Booking]
  9259. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9260. ]]]
  9261. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9262. .end-topic
  9263.  
  9264. ; Topic ZoomingInandOut2
  9265. ;
  9266. .topic ZoomingInandOut2
  9267. .OutputFile ZoomingInandOut2.htm
  9268. .title Planner Mode - The Planner Window - Zooming In and Out
  9269. .lineKeyword Zooming In and Out:
  9270. .list l_SECTION_
  9271. .contentTitle off
  9272. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9273. [@bheading_3|]     Zooming In and Out
  9274. .par
  9275. [@aheading_3|]By default, the [@GlossPlanner|Planner] Window shows twelve months at a time and provides two booking rows for each month. In some cases, you may have more than two bookings overlapping 
  9276. at any time. In such a case, you will want to zoom in so that you can see more booking rows per month. The [@g_QUIC0968.BMP|] and [@g_QUIC0969.BMP|] buttons let you zoom in and out of a planner, 
  9277. letting you see more booking rows[w2h_i1| ]per month or more months, respectively. The maximum zoom lets you see just one month, showing twenty four booking rows. 
  9278. .endpar
  9279. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9280. ]
  9281. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9282. .end-topic
  9283.  
  9284. ; Topic ChangingtheDateShown
  9285. ;
  9286. .topic ChangingtheDateShown
  9287. .OutputFile ChangingtheDateShown.htm
  9288. .title Changing the Date Shown
  9289. .lineKeyword Changing the Date Shown:
  9290. .lineKeyword Changing Date:
  9291. .lineKeyword Planners:
  9292. .lineKeyword Planners:Changing Date:
  9293. .list l_SECTION_
  9294. .contentTitle off
  9295. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9296. [@bheading_3|]     Changing the Date Shown
  9297. .par
  9298. [@aheading_3|]When you are zoomed in, you may scroll up a month or down a month using the [@g_QUIC0970.BMP|] and [@g_QUIC0971.BMP|] buttons. You may change the year displayed by pressing the 
  9299. [@g_QUIC0972.BMP|] and [@g_QUIC0973.BMP|] buttons.
  9300. .endpar
  9301. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9302. ]
  9303. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9304. .end-topic
  9305.  
  9306. ; Topic AddingaPlannerBooking
  9307. ;
  9308. .topic AddingaPlannerBooking
  9309. .OutputFile AddingaPlannerBooking.htm
  9310. .title Adding a Planner Booking
  9311. .lineKeyword Adding a Planner Booking:
  9312. .lineKeyword Planners:
  9313. .lineKeyword Planners:adding:
  9314. .list l_SECTION_
  9315. .contentTitle off
  9316. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9317. [@bheading_3|]     Adding a Planner Booking
  9318. .par
  9319. [@aheading_3|]To add a [@GlossPlanner|planner] booking to the planner, you must firstly select a key to represent the booking. Do this by single clicking on the relevant key in the Key Window. Next 
  9320. create the booking in the Planner window by pressing the left mouse button when the cursor is over the required starting date. While keeping the left mouse button pressed, drag the cursor over to the 
  9321. required end date. Finally release the left mouse button. The booking will be added to the Planner Window.
  9322. .endpar
  9323. [w2h_b0|[@g_QUIC0974.BMP|]
  9324. [w2h_b1|Note:] To add a booking to the Planner window you must have at least create access to the selected planner.
  9325. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9326. ]]
  9327. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9328. .end-topic
  9329.  
  9330. ; Topic SelectingaPlannerBooking
  9331. ;
  9332. .topic SelectingaPlannerBooking
  9333. .OutputFile SelectingaPlannerBooking.htm
  9334. .title Selecting a Planner Booking
  9335. .lineKeyword Selecting a Planner Booking:
  9336. .lineKeyword Planners:
  9337. .lineKeyword Planners:Selecting a Planner Booking:
  9338. .list l_SECTION_
  9339. .contentTitle off
  9340. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9341. [@bheading_3|]     Selecting a Planner Booking
  9342. .par
  9343. [@aheading_3|]You can select a [@GlossPlanner|planner] booking by clicking on it using the left mouse button. The booking will highlight to indicate that it has been selected. Once a 
  9344. [@GlossPlannerbooking|planner booking] is selected, you may use the cursor keys to move the booking and the [w2h_b1|Del] key to delete the booking. You can also use the [w2h_b1|Tab] key on the 
  9345. keyboard to select the next nearest planner booking. If you keep the [w2h_b1|Shift] key pressed when you press the [w2h_b1|Tab] key, the previous nearest booking will be selected.
  9346. .endpar
  9347. [w2h_b0|[@g_QUIC0975.BMP|]
  9348. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9349. ]]
  9350. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9351. .end-topic
  9352.  
  9353. ; Topic MovingandStretchingPlannerBookings
  9354. ;
  9355. .topic MovingandStretchingPlannerBookings
  9356. .OutputFile MovingandStretchingPlannerBookings.htm
  9357. .title Moving and Stretching Planner Bookings
  9358. .lineKeyword Moving and Stretching Planner Bookings:
  9359. .lineKeyword Planners:
  9360. .lineKeyword Planners:Moving and Stretching Planner Bookings:
  9361. .list l_SECTION_
  9362. .contentTitle off
  9363. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9364. [@bheading_3|]     Moving and Stretching Planner Bookings
  9365. .par
  9366. [@aheading_3|]Once you have created a [@GlossPlanner|planner][w2h_i1| ]booking, you may move the booking to an empty slot in the planner by dragging the booking from its original position to the new 
  9367. position. When moving a booking, you must drag the booking from its centre. Another way of moving a [@GlossPlannerbooking|planner booking] is by selecting the booking (using the mouse or the 
  9368. [w2h_b1|TAB] key) and pressing one of the cursor keys. This will move the planner booking one square at a time.
  9369. .endpar
  9370. To stretch a booking, you must drag the left or right edge of the booking, using the mouse. The cursor will change to reflect when you are over the edge of a booking.
  9371. [w2h_b0|[@g_QUIC0976.BMP|]
  9372. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9373. ]]
  9374. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9375. .end-topic
  9376.  
  9377. ; Topic EditingaPlannerBooking
  9378. ;
  9379. .topic EditingaPlannerBooking
  9380. .OutputFile EditingaPlannerBooking.htm
  9381. .title Editing a Planner Booking
  9382. .lineKeyword Editing a Planner Booking:
  9383. .list l_SECTION_
  9384. .contentTitle off
  9385. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9386. [@bheading_3|]     Editing a Planner Booking
  9387. .par
  9388. [@aheading_3|]Although a [@GlossPlanner|planner] booking inherits the associated key's description, you can edit the booking to change it's description. Furthermore, you can change which key a 
  9389. particular booking is associated with.
  9390. .endpar
  9391. You can edit the booking by double clicking on it in the Planner window. This will bring up the [@GlossPlannerbooking|Planner Booking] property sheet.
  9392. [w2h_b0|[@g_QUIC0297.BMP|]
  9393. Enter a new description for the booking and, if appropriate, select a new key with which to associate the booking. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  9394. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9395. ]]
  9396. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9397. .end-topic
  9398.  
  9399. ; Topic DeletingaPlannerBooking
  9400. ;
  9401. .topic DeletingaPlannerBooking
  9402. .OutputFile DeletingaPlannerBooking.htm
  9403. .title Deleting a Planner Booking
  9404. .lineKeyword Deleting a Planner Booking:
  9405. .list l_SECTION_
  9406. .contentTitle off
  9407. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9408. [@bheading_3|]     Deleting a Planner Booking
  9409. [@aheading_3|]You must have delete access to a [@GlossPlanner|planner] in order to be able to delete its bookings. 
  9410. To delete a [@GlossPlannerbooking|planner booking] from the planner, select the booking and press the [w2h_b1|Del] key on the keyboard. OfficeTalk will confirm that you wish to delete the booking.
  9411. [w2h_b0|[@g_QUIC0698.BMP|]
  9412. To permanently delete the planner booking, depress the [w2h_b1|Shift] key and then press the [w2h_b1|Del] key. OfficeTalk will show a different confirmation.
  9413. For more information on deleting items, see [@TheRecycleBin|The Recycle Bin].[w2h_i1|
  9414. ][@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  9415. ]]
  9416. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9417. .end-topic
  9418.  
  9419. ; Topic SelectingaPlanner
  9420. ;
  9421. .topic SelectingaPlanner
  9422. .OutputFile SelectingaPlanner.htm
  9423. .title Selecting a Planner
  9424. .lineKeyword Selecting a Planner:
  9425. .list l_SECTION_
  9426. .contentTitle off
  9427. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9428. [@bheading_2|]     Selecting a Planner
  9429. .par
  9430. [@aheading_2|]When you first enter [@GlossPlanner|Planner] mode, the list of existing planners will be displayed in the left hand window. You can view the bookings of a planner simply by selecting 
  9431. the planner from the left hand window. You can view the bookings of several planners, all at once, by selecting the relevant planners from the left hand list.
  9432. .endpar
  9433. In order to add keys and bookings to the planner, you must [w2h_i1|open] the planner. You can open a planner in one of two ways:
  9434. [w2h_b0|Either by double clicking on the planner in the left hand list
  9435. Or, by selecting the planner from the drop down list of planners situated above the left hand list.
  9436. [@g_QUIC0977.BMP|]
  9437. Once you have opened a planner, you may add, edit and delete planner keys and you may add bookings to the Planner Window.
  9438. .par
  9439. You can close the planner and return to showing the list of available planners in the left hand window either by selecting [w2h_b1|--All Planners--] from the drop down list of planners or by double 
  9440. clicking on the {bmct help0073.bmp} marker at the top of the left hand window.
  9441. .endpar
  9442. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  9443. ]]
  9444. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9445. .end-topic
  9446.  
  9447. ; Topic ViewingaPlannerinaRemoteWorkgroup
  9448. ;
  9449. .topic ViewingaPlannerinaRemoteWorkgroup
  9450. .OutputFile ViewingaPlannerinaRemoteWorkgroup.htm
  9451. .title Viewing a Planner in a Remote Workgroup
  9452. .lineKeyword Viewing a Planner in a Remote Workgroup:
  9453. .list l_SECTION_
  9454. .contentTitle off
  9455. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9456. [@bheading_2|]     Viewing a Planner in a Remote Workgroup
  9457. .par
  9458. [@aheading_2|]If you have access to a remote workgroup, then provided that the remote workgroup has one or more planners and given that you have sufficient access to these planners, OfficeTalk will 
  9459. let you view the remote planners from within [@GlossPlanner|Planner] mode.
  9460. .endpar
  9461. [w2h_b0|[@g_QUIC0300.BMP|]
  9462. .par
  9463. To do this, firstly drop down the list of planners. The name of the remote workgroup will appear after all the local planners. Select the remote workgroup. The drop down list will close and 
  9464. OfficeTalk will attempt to open the remote workgroup database. When this is done, drop down the list of planners again. This time, the list of local planners will have disappeared. However the remote 
  9465. workgroup will be shown together with it's planners listed underneath. Selecting one of the planners will display its keys and associated bookings.
  9466. .endpar
  9467. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  9468. ]]
  9469. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9470. .end-topic
  9471.  
  9472. ; Topic ShowingaPlannerinYourDiary
  9473. ;
  9474. .topic ShowingaPlannerinYourDiary
  9475. .OutputFile ShowingaPlannerinYourDiary.htm
  9476. .title Showing a Planner in Your Diary
  9477. .lineKeyword Showing a Planner in Your Diary:
  9478. .list l_SECTION_
  9479. .contentTitle off
  9480. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9481. [@bheading_2|]     Showing a Planner in Your Diary
  9482. .par
  9483. [@aheading_2|]Sometimes, you may wish to view the bookings of one or more planners in your diary. For example, if you keep a [@GlossPlanner|planner] which details the days on which you plan to make 
  9484. customer site visits, then you could show this planner through onto your diary, making it a lot more difficult to accidentally schedule appointments on these days. Alternatively, you may only be 
  9485. responsible for making customer visits to a particular customer. If this customer is represented as a key in the Customer Site Visits planner then you may choose to show through just the planner key 
  9486. onto your diary. This means that only bookings made using this key will appear in your diary. The Holiday planner is also a good example of showing through planner keys. Typically, a holiday planner 
  9487. represents each person using a different planner key and holiday dates for a particular person are represented by drawing bookings, using the appropriate key, into the relevant dates in the Planner 
  9488. window. Each key would usually be shown through onto the user's diary whom it represents. Such a configuration ensures that users are less likely to schedule appointments during their holidays.
  9489. .endpar
  9490. .par
  9491. Planner bookings are shown through onto your diary in different ways depending on which view you have selected. Planner bookings shown through onto your Daily Appointments window are shown down the 
  9492. left margin of the window, drawn in the same colour and pattern as the planner key associated with the booking. 
  9493. .endpar
  9494. [w2h_b0|[@g_QUIC0302.BMP|]
  9495. .par
  9496. Planner bookings shown through onto your Weekly, Monthly or Custom Appointment windows are shown in the relevant day, again drawn in the same colour and pattern as the planner key associated with the 
  9497. booking.
  9498. .endpar
  9499. [@g_QUIC0304.BMP|]
  9500. .par
  9501. If you select a different user to view in Diary mode then the planner bookings shown through onto that users diary will be shown. In the same way, the Table View in [@GlossGroup|Group] mode shows 
  9502. through the relevant planner bookings into the relevant user's diary column.
  9503. .endpar
  9504. [@g_QUIC0306.BMP|]
  9505. [w2h_b1|More:
  9506. [w2h_b0|[@ShowingThroughAllBookingsinthePlanner|Showing Through All Bookings in the Planner]
  9507. [@ShowingThroughaPlannerKey|Showing Through a Planner Key]
  9508. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9509. ]]]]
  9510. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9511. .end-topic
  9512.  
  9513. ; Topic ShowingThroughAllBookingsinthePlanner
  9514. ;
  9515. .topic ShowingThroughAllBookingsinthePlanner
  9516. .OutputFile ShowingThroughAllBookingsinthePlanner.htm
  9517. .title Showing Through All Bookings in the Planner
  9518. .lineKeyword Showing Through All Bookings in the Planner:
  9519. .list l_SECTION_
  9520. .contentTitle off
  9521. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9522. [@bheading_3|]     Showing Through All Bookings in the Planner
  9523. .par
  9524. [@aheading_3|]Sometimes, you may wish to show through all [@GlossPlanner|planner] bookings from a particular planner onto your diary. For example, you may keep a planner representing your team's 
  9525. holiday commitments and you may wish to be made aware of every person's holiday movements. You can show all the bookings in a planner onto a user's diary in the following way:
  9526. .endpar
  9527. .par
  9528. [w2h_b0|Edit the relevant planner from the left hand window by clicking the planner using the right mouse button and selecting [w2h_b1|Edit] from the context sensitive menu. The Planner property 
  9529. sheet is displayed. Select the Diary page.
  9530. .endpar
  9531. [@g_QUIC0308.BMP|]
  9532. .par
  9533. Select the diaries onto which you would like to show the planner's bookings. You must have at least create access to each diary that you select. Select the [w2h_b1|Show through onto associated diary] 
  9534. check box and press [w2h_b1|OK].
  9535. .endpar
  9536. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9537. ]]
  9538. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9539. .end-topic
  9540.  
  9541. ; Topic ShowingThroughaPlannerKey
  9542. ;
  9543. .topic ShowingThroughaPlannerKey
  9544. .OutputFile ShowingThroughaPlannerKey.htm
  9545. .title Showing Through a Planner Key
  9546. .lineKeyword Showing Through a Planner Key:
  9547. .list l_SECTION_
  9548. .contentTitle off
  9549. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9550. [@bheading_3|]     Showing Through a Planner Key
  9551. [@aheading_3|]You can show all the bookings associated with a specific key onto a user's diary in the following way:
  9552. Open the [@GlossPlanner|planner] containing the key you wish to show through.
  9553. .par
  9554. Edit the relevant key from the left hand window by clicking the key using the right mouse button and selecting [w2h_b1|Edit] from the context sensitive menu. The Planner Key property sheet is 
  9555. displayed. Select the Diary page.
  9556. .endpar
  9557. [@g_QUIC0310.BMP|]
  9558. .par
  9559. Select the user whom you would like to associate with the planner key.  You must have at least create access to this user's diary. Select the [w2h_b1|Show through onto associated diary] check box and 
  9560. press [w2h_b1|OK].
  9561. .endpar
  9562. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  9563. ]
  9564. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9565. .end-topic
  9566.  
  9567. ; Topic UsingaPlannertoBlockOutDaysinyourDiary
  9568. ;
  9569. .topic UsingaPlannertoBlockOutDaysinyourDiary
  9570. .OutputFile UsingaPlannertoBlockOutDaysinyourDiary.htm
  9571. .title Using a Planner to Block Out Days in your Diary
  9572. .lineKeyword Using a Planner to Block Out Days in your Diary:
  9573. .list l_SECTION_
  9574. .contentTitle off
  9575. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9576. [@bheading_2|]     Using a Planner to Block Out Days in your Diary
  9577. .par
  9578. [@aheading_2|]Sometimes you may wish to block out days in your diary by using [@GlossPlanner|planner] bookings from a specific planner. Blocking out days in your diary prevents other users from 
  9579. trying to schedule meetings with you on these days. For example, if you keep a planner representing the days on which you are conducting interviews, then you can use this planner, or one of its keys 
  9580. to block out the relevant days in your diary.
  9581. .endpar
  9582. .par
  9583. A [w2h_i1|blocked out] day is represented differently in each diary view. In the Daily Appointments window, the colour of the slots is shown in light grey for blocked out days. You may customise this 
  9584. colour according to your personal preference. In the Weekly, Monthly and Custom views, a blocked out day is represented by a red [@GlossCell|cell] header. Again, you may customise this colour 
  9585. according to your personal preference.
  9586. .endpar
  9587. [@g_QUIC0312.BMP|]
  9588. For more information on customising OfficeTalk, see [@CustomisingtheDisplay|Customising the Display].
  9589. If a meeting organiser tries to invite you to a meeting then any days blocked out in your diary will be shown as unavailable in the Meeting window.
  9590. [@g_QUIC0314.BMP|]
  9591. [w2h_b1|More:
  9592. [w2h_b0|[@BlockingOutaDiarywithaPlanner|Blocking Out a Diary with a Planner]
  9593. [@BlockingOutaDiarywithaPlannerKey|Blocking Out a Diary with a Planner Key]
  9594. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9595. ]]]
  9596. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9597. .end-topic
  9598.  
  9599. ; Topic BlockingOutaDiarywithaPlanner
  9600. ;
  9601. .topic BlockingOutaDiarywithaPlanner
  9602. .OutputFile BlockingOutaDiarywithaPlanner.htm
  9603. .title Blocking Out a Diary with a Planner
  9604. .lineKeyword Blocking Out a Diary with a Planner:
  9605. .list l_SECTION_
  9606. .contentTitle off
  9607. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9608. [@bheading_3|]     Blocking Out a Diary with a Planner
  9609. [@aheading_3|]You can block out a diary using all the bookings in a [@GlossPlanner|planner] in the following way:
  9610. .par
  9611. Edit the relevant planner from the left hand window by clicking the planner using the right mouse button and selecting [w2h_b1|Edit] from the context sensitive menu. The Planner property sheet is 
  9612. displayed. Select the Diary page.
  9613. .endpar
  9614. Select the diaries that you wish to block out. You must have at least create access to each diary that you select. Select the [w2h_b1|Block out associated diary] check box and press [w2h_b1|OK].
  9615. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9616. ]
  9617. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9618. .end-topic
  9619.  
  9620. ; Topic BlockingOutaDiarywithaPlannerKey
  9621. ;
  9622. .topic BlockingOutaDiarywithaPlannerKey
  9623. .OutputFile BlockingOutaDiarywithaPlannerKey.htm
  9624. .title Blocking Out a Diary with a Planner Key
  9625. .lineKeyword Blocking Out a Diary with a Planner Key:
  9626. .list l_SECTION_
  9627. .contentTitle off
  9628. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9629. [@bheading_3|]     Blocking Out a Diary with a Planner Key
  9630. [@aheading_3|]You can block out a diary using just the [@GlossPlanner|planner] bookings associated with a specific planner key in the following way:
  9631. Open the planner containing the key you wish to use to block out the diary or diaries.
  9632. .par
  9633. Edit the relevant key from the left hand window by clicking the key using the right mouse button and selecting [w2h_b1|Edit ]from the context sensitive menu. The Planner Key property sheet is 
  9634. displayed. Select the Diary page.
  9635. .endpar
  9636. .par
  9637. Select the user that you would like to associate with the planner key. You must have at least create access to this user's diary. Select the [w2h_b1|Block out associated diary] check box and press 
  9638. [w2h_b1|OK].
  9639. .endpar
  9640. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  9641. ]
  9642. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9643. .end-topic
  9644.  
  9645. ; Topic UsingPlannerFolders
  9646. ;
  9647. .topic UsingPlannerFolders
  9648. .OutputFile UsingPlannerFolders.htm
  9649. .title Using Planner Folders
  9650. .lineKeyword Using Planner Folders:
  9651. .list l_SECTION_
  9652. .contentTitle off
  9653. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9654. [@bheading_2|]     Using Planner Folders
  9655. .par
  9656. [@aheading_2|][@GlossPlanner|Planner] folders provide a convenient way of structuring your list of Planners. Planner folders are hierarchical which means that you can create folders inside other 
  9657. folders in just the same way that you can create nested sub-directories in the Windows Explorer.
  9658. .endpar
  9659. [@g_QUIC0978.BMP|]
  9660. .par
  9661. You can add a planner to a planner folder by dragging the planner in the left hand window and dropping it onto the folder. The planner will then disappear from the left hand window. To view the 
  9662. planners held in a folder you must [w2h_i1|open] the folder by double clicking on it in the left hand window or by selecting the folder from the drop down list of planners.
  9663. .endpar
  9664. [@g_QUIC0979.BMP|]
  9665. .par
  9666. When you open a folder, the left hand window will show only those planners contained in that folder. A {bmct help0074.bmp} marker is displayed on the top line of the list of planners. Double clicking 
  9667. on this line will re-display the top level planners and planner folders.
  9668. .endpar
  9669. To add a new Planner Folder, do the following:
  9670. select [w2h_b1|New Folder ]from the [w2h_b1|Edit/New] menu in Planner mode. The Planner Folder dialog box will appear. 
  9671. Type in a name for the Folder and press [w2h_b1|OK]. The Planner Folder will be displayed at the top of the left hand window.
  9672. .par
  9673. To delete a planner folder, select it and press the [w2h_b1|Delete] key on your keyboard. When you delete a folder, any planners inside the folder will also be deleted. If you want to avoid this then 
  9674. you should move the planners out of the folder before you delete it. You can move planners out of a folder in the following way:
  9675. .endpar
  9676. Double click on the folder to show the folder's planners. 
  9677. .par
  9678. Select the planners and drag them on to the {bmct help0075.bmp} marker. The planners will be moved up one level. If you now double click on the {bmct help0076.bmp} marker, you will see the planners 
  9679. along with all the other planners in the planner list.
  9680. .endpar
  9681. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  9682. ]
  9683. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9684. .end-topic
  9685.  
  9686. ; Topic PrintingPlanners
  9687. ;
  9688. .topic PrintingPlanners
  9689. .OutputFile PrintingPlanners.htm
  9690. .title Printing Planners
  9691. .lineKeyword Printing Planners:
  9692. .lineKeyword Planners:
  9693. .lineKeyword Planners:Printing:
  9694. .list l_SECTION_
  9695. .contentTitle off
  9696. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9697. [@bheading_2|]     Printing Planners
  9698. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you print out your planners by selecting [w2h_b1|Print ][@GlossPlanner|Planner] from the [w2h_b1|File/]Print menu. The Print Planner dialog box is displayed.
  9699. [@g_QUIC0980.BMP|]
  9700. .par
  9701. In most cases, all you will need to do in order to print out your planner is select the Paper Style and press the [w2h_b1|Print ]button. OfficeTalk lets you customise your print out by providing 
  9702. several check boxes, radio buttons and fields. The functionality of the Print Planner dialog box is summarised below:
  9703. .endpar
  9704. .table colSize 9 20 
  9705. [w2h_b1|Field
  9706. Description
  9707. [w2h_b0|From/To
  9708. The [w2h_i1|From] and [w2h_i1|To] date fields specify the date range that you wish to print.
  9709. Print Dates
  9710. If you check the [w2h_b1|Print Dates ]check box, OfficeTalk will print the date in every square on the planner which is not occupied by a booking.
  9711. Keys on Separate Page
  9712. If you select the [w2h_b1|Keys on Separate Page ]radio button, OfficeTalk will print the planner keys on a separate page to the planner. 
  9713. Keys on Every Page
  9714. If you select the [w2h_b1|Keys on Every Page] radio button, OfficeTalk will print the planner keys at the bottom of each page printed.
  9715. Do Not Print Keys
  9716. If you select the [w2h_b1|Do Not Print Keys] radio button, OfficeTalk will not print the keys.
  9717. Span
  9718. OfficeTalk will automatically select the span according to your current zoom. You may manually change this from 12 months down to 1 month.
  9719. .end-table
  9720. OfficeTalk gives you complete control over the fonts used to print out your planner. You may choose the following fonts:
  9721. .table colSize 7 22 
  9722. [w2h_b1|Font
  9723. Description
  9724. [w2h_b0|Key Font     
  9725. This is the font of the key descriptions (relevant only if you choose to print the keys).
  9726. Month Font     
  9727. This is the font of the abbreviated month names displayed down the left side of the planner.
  9728. Day Font
  9729. This is the font of the abbreviated day names at the top of the planner e.g. M T W T F S S...etc.
  9730. Booking Font     
  9731. .par
  9732. This is the font of the booking descriptions. Note that, by default, this text is [w2h_i1|white], since it prints out more clearly. Also note that brightly coloured keys always have [w2h_i1|black] 
  9733. text.
  9734. .endpar
  9735. Date Font     
  9736. This is the font used to display the date drawn in each square. This is relevant only if the [w2h_b1|Print dates ]check box is checked.
  9737. .end-table
  9738. OfficeTalk provides common [w2h_i1|print] functionality in all Print dialog boxes. This functionality includes:
  9739. Defining headers and footers
  9740. Printer setup
  9741. Page Style Selection
  9742. Saved Print Settings
  9743. Preview capability
  9744. For more information on this common print functionality, see [@Printing|Printing].
  9745. If you preview the planner print out, with careful selection of fonts, OfficeTalk will display a preview output similar to that shown below:
  9746. [@g_QUIC0982.BMP|]
  9747. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  9748. ]]]]]
  9749. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9750. .end-topic
  9751.  
  9752. ; Topic Overview5
  9753. ;
  9754. .topic Overview5
  9755. .OutputFile Overview5.htm
  9756. .title Meeting Mode - Overview
  9757. .lineKeyword Overview:
  9758. .list l_SECTION_
  9759. .contentTitle off
  9760. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9761. [@bheading_2|]     Overview
  9762. .par
  9763. [@aheading_2|]Meeting mode gives you the tools to organise meetings with local OfficeTalk users, with remote OfficeTalk users and with any person who is capable of receiving e-mail. When you organise 
  9764. a meeting, you choose who to invite and you specify the subject, venue, duration, date and time of the meeting. OfficeTalk automatically shows you the availability of any local or remote users that 
  9765. you invite by looking into their diaries and can even suggest the next time during which everyone is available. OfficeTalk automatically sends out meeting invitations by e-mail and tracks the 
  9766. replies. Meeting mode lets you monitor exactly who has replied and who has accepted or rejected your invitation.
  9767. .endpar
  9768. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  9769. ]
  9770. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9771. .end-topic
  9772.  
  9773. ; Topic OrganisingaMeeting
  9774. ;
  9775. .topic OrganisingaMeeting
  9776. .OutputFile OrganisingaMeeting.htm
  9777. .title Organising a Meeting
  9778. .lineKeyword Organising a Meeting:
  9779. .list l_SECTION_
  9780. .contentTitle off
  9781. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9782. [@bheading_2|]     Organising a Meeting
  9783. [@aheading_2|]To organise a meeting, select the [@g_QUIC0984.BMP|] button in the Shortcut bar in Meeting mode. The Organise view contains an Availability window and a list of people to invite.
  9784. [@g_QUIC0318.BMP|]
  9785. To invite someone to the meeting, do the following:
  9786. [w2h_b1|More:
  9787. [w2h_b0|[@SelectingtheDate|Selecting the Date]
  9788. [@InvitingpeopletotheMeeting|Inviting people to the Meeting]
  9789. [@SpecifyingtheTimeandDurationoftheMeeting|Specifying the Time and Duration of the Meeting]
  9790. [@TheMeetingWizard|The Meeting Wizard]
  9791. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9792. ]]]
  9793. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9794. .end-topic
  9795.  
  9796. ; Topic SelectingtheDate
  9797. ;
  9798. .topic SelectingtheDate
  9799. .OutputFile SelectingtheDate.htm
  9800. .title Selecting the Date
  9801. .lineKeyword Selecting the Date:
  9802. .list l_SECTION_
  9803. .contentTitle off
  9804. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9805. [@bheading_3|]     Selecting the Date
  9806. [@aheading_3|]First, select the date on which you wish to hold the meeting. Use the calendar to do this. For more information see [@TheCalendar|The Calendar].
  9807. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9808. ]
  9809. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9810. .end-topic
  9811.  
  9812. ; Topic InvitingpeopletotheMeeting
  9813. ;
  9814. .topic InvitingpeopletotheMeeting
  9815. .OutputFile InvitingpeopletotheMeeting.htm
  9816. .title Inviting people to the Meeting
  9817. .lineKeyword Inviting people to the Meeting:
  9818. .list l_SECTION_
  9819. .contentTitle off
  9820. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9821. [@bheading_3|]     Inviting people to the Meeting
  9822. .par
  9823. [@aheading_3|]To invite people to the meeting, double click on the relevant persons in the recipient list located to the right of the view. Each selected person will appear in the list of invited 
  9824. recipients underneath and, if the selected person is either a local or a remote OfficeTalk user, the person's availability will be displayed in a column in the Availability window. A series of black 
  9825. vertical bars will be displayed, representing the person's non availability on the selected date. A colour coded key helps you match up the selected user with the corresponding column in the 
  9826. Availability window.
  9827. .endpar
  9828. .par
  9829. If you wish to invite a contact to a meeting, double click on the 'Contacts'  address book. Doing this will display a Contact Address Book dialog box from which you may select one or more contacts. 
  9830. If you want OfficeTalk to send out a meeting invitation to the selected contact, then the contact must have an e-mail address.
  9831. .endpar
  9832. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9833. ]
  9834. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9835. .end-topic
  9836.  
  9837. ; Topic SpecifyingtheTimeandDurationoftheMeeting
  9838. ;
  9839. .topic SpecifyingtheTimeandDurationoftheMeeting
  9840. .OutputFile SpecifyingtheTimeandDurationoftheMeeting.htm
  9841. .title Specifying the Time and Duration of the Meeting
  9842. .lineKeyword Specifying the Time and Duration of the Meeting:
  9843. .list l_SECTION_
  9844. .contentTitle off
  9845. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9846. [@bheading_3|]     Specifying the Time and Duration of the Meeting
  9847. .par
  9848. [@aheading_3|]You can specify the meeting time and duration by clicking the left mouse button down on the relevant timeslot in the Availability window (defining the start of the meeting) and, whilst 
  9849. keeping the left button depressed, dragging the mouse down to define the meeting duration. The duration of the meeting will be defined by how many timeslots you highlight. If you select any timeslots 
  9850. containing black unavailability bars, the bars will highlight red to indicate that person's non availability during the selected time. If one or more recipients are unavailable for your meeting, you 
  9851. have three choices:
  9852. .endpar
  9853. You can choose another date or time for the meeting using the calendar.
  9854. .par
  9855. You can press the [@g_QUIC0985.BMP|] button . This will look for the next time when all invited people are free for the duration of the meeting. For more information, see 
  9856. [@FindingtheNextAvailableMeetingTime|Finding the Next Available Meeting Time].
  9857. .endpar
  9858. .par
  9859. If the meeting [w2h_i1|must] go ahead at the specified date and time, you can choose to go ahead and book the meeting, letting the recipients decide for themselves whether or not to attend the 
  9860. meeting instead of  doing what they originally planned. You should remember that their original bookings may not easily be changed and if they are definitely required to attend the meeting then it 
  9861. may help to go into their diary and look at exactly what they had planned.
  9862. .endpar
  9863. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  9864. ]
  9865. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9866. .end-topic
  9867.  
  9868. ; Topic TheMeetingWizard
  9869. ;
  9870. .topic TheMeetingWizard
  9871. .OutputFile TheMeetingWizard.htm
  9872. .title The Meeting Wizard
  9873. .lineKeyword The Meeting Wizard:
  9874. .list l_SECTION_
  9875. .contentTitle off
  9876. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9877. [@bheading_3|]     The Meeting Wizard
  9878. [@aheading_3|]Once you have selected the people and resources to invite and you have chosen the time and duration of the meeting, you can use the Meeting Wizard to help finish book the meeting.
  9879. .par
  9880. Bring up the Meeting Wizard by pressing the [@g_QUIC0986.BMP|] button located in the Shortcut bar in Meeting mode. This button will only be enabled when you have selected at least one person to 
  9881. invite to the meeting and you have defined the time and duration in the Availability window.
  9882. .endpar
  9883. [@g_QUIC0320.BMP|]
  9884. .par
  9885. In the Details page specify a subject, for example, 'Sales Meeting' and a venue for the meeting. You may either type in a venue, for example, 'Board room', or you may select a fixed 
  9886. [@GlossResource|resource] from the drop down list . You can specify an agenda for the meeting by pressing the [w2h_b1|Agenda[@specialChar(85)|133]] button. Doing this will display an Agenda page 
  9887. which lets you enter a free format [@GlossRichtext|rich text] meeting agenda.
  9888. .endpar
  9889. [@g_QUIC0322.BMP|]
  9890. .par
  9891. Press [w2h_b1|Next]. The  Inform Recipients page lets you choose whether to inform recipients using e-mail, notifications or not inform the recipients at all. You would typically choose not to inform 
  9892. the meeting recipients if you were organising a [@GlossGroup|group] activity which everyone involved already knows they will be attending.
  9893. .endpar
  9894. [@g_QUIC0326.BMP|]
  9895. .par
  9896. If the meeting is being arranged at short notice, you may choose to inform all meeting recipients using notifications. This will ensure that the invited meeting members reply promptly to your 
  9897. invitation.
  9898. .endpar
  9899. [w2h_b1|Note: ]Any meeting members who are not OfficeTalk users will not be able to receive notifications. These people are sent mail messages instead.
  9900. If you wish to mail yourself with details of the meeting, then check the [w2h_b1|Send myself invitation] check box.
  9901. .par
  9902. Press [w2h_b1|Next]. The Single/Repeat page lets you choose whether the meeting is a single, one-off meeting or a repeated meeting. For more information on repeated meetings, see 
  9903. [@OrganisingaRepeatMeeting|Organising a Repeat Meeting]. Select Single and press [w2h_b1|Next]. 
  9904. .endpar
  9905. [@g_QUIC0324.BMP|]
  9906. Pressing [w2h_b1|Next] will display the Reminder page. This page lets you choose whether or not OfficeTalk should automatically remind invited users prior to the meeting. 
  9907. [@g_QUIC0328.BMP|]
  9908. .par
  9909. If you choose to remind users, by selecting the [w2h_b1|Reminder] radio button, then you should choose the required number of minutes fore-warning. The specified number of minutes prior to the 
  9910. meeting, each invited OfficeTalk user will receive a notification reminding them to attend.
  9911. .endpar
  9912. .par
  9913. To book the meeting, press the [w2h_b1|Book] button in the Reminder page. If you chose to e-mail meeting recipients, OfficeTalk will send out pre-formatted mail messages describing, to each 
  9914. recipient, the details of the meeting, including the meeting agenda.
  9915. .endpar
  9916. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  9917. ]
  9918. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9919. .end-topic
  9920.  
  9921. ; Topic FindingtheNextAvailableMeetingTime
  9922. ;
  9923. .topic FindingtheNextAvailableMeetingTime
  9924. .OutputFile FindingtheNextAvailableMeetingTime.htm
  9925. .title Finding the Next Available Meeting Time
  9926. .lineKeyword Finding the Next Available Meeting Time:
  9927. .list l_SECTION_
  9928. .contentTitle off
  9929. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9930. [@bheading_2|]     Finding the Next Available Meeting Time
  9931. [@aheading_2|]OfficeTalk can automatically find a time when all selected recipients are available for the duration specified. You can do this in the following way:
  9932. Select the recipients that you wish to invite
  9933. .par
  9934. Specify the time and duration for the meeting by clicking the left mouse button on the appropriate timeslot (to specify the start time) and, while keeping the left mouse button depressed, drag the 
  9935. mouse downwards to specify the duration. Then release the left mouse button. 
  9936. .endpar
  9937. Press the [@g_QUIC0987.BMP|] button
  9938. OfficeTalk will look for the next available time that all invited recipients can attend. 
  9939. [w2h_b1|Note: ]OfficeTalk can only look for the next time when all OfficeTalk users (both local and remote) and resources are available. It cannot check availability of e-mail addressed recipients.
  9940. .par
  9941. The display will change to show the available time slots. The search for the next available time will begin from the currently selected time slots, or from the current time (if no slots are selected) 
  9942. and will end when the next available time has been found. Once OfficeTalk has found an available time, you can either book the meeting straight away, by pressing the [@g_QUIC0988.BMP|] button, or you 
  9943. can instruct OfficeTalk to search for another time by pressing the [@g_QUIC0989.BMP|] button again. Find Slot works in conjunction with the Meeting Range button. 
  9944. .endpar
  9945. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  9946. ]
  9947. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9948. .end-topic
  9949.  
  9950. ; Topic MeetingRange
  9951. ;
  9952. .topic MeetingRange
  9953. .OutputFile MeetingRange.htm
  9954. .title Meeting Range
  9955. .lineKeyword Meeting Range:
  9956. .list l_SECTION_
  9957. .contentTitle off
  9958. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9959. [@bheading_2|]     Meeting Range
  9960. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you define a range over which the Find Slot functionality will operate. For example, you may wish to hold your meeting in the afternoon on any weekday except Tuesdays. 
  9961. You can do this by pressing the [@g_QUIC0990.BMP|] button to display the Custom Day dialog box.
  9962. [@g_QUIC0330.BMP|]
  9963. Choose the range for the availability searches and press [w2h_b1|OK]. The Find Slot functionality will use this range for the remainder of the OfficeTalk session or until the range is changed again.
  9964. [w2h_b1|Note: ]When OfficeTalk starts up, the range is set to be the same as the workgroup custom day.
  9965. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  9966. ]
  9967. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  9968. .end-topic
  9969.  
  9970. ; Topic MeetingInvitationsSenttoanOfficeTalkUser
  9971. ;
  9972. .topic MeetingInvitationsSenttoanOfficeTalkUser
  9973. .OutputFile MeetingInvitationsSenttoanOfficeTalkUser.htm
  9974. .title Meeting Invitations Sent to an OfficeTalk User
  9975. .lineKeyword Meeting Invitations Sent to an OfficeTalk User:
  9976. .lineKeyword Special Notes:
  9977. .lineKeyword Meetings:
  9978. .lineKeyword Meetings:changing the invitation message:
  9979. .list l_SECTION_
  9980. .contentTitle off
  9981. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  9982. [@bheading_2|]     Meeting Invitations Sent to an OfficeTalk User
  9983. .par
  9984. [@aheading_2|]When you invite a local or remote OfficeTalk user to a meeting, the user receives a tentative appointment in their diary and a pre-formatted message describing the subject, date, time 
  9985. and duration of the meeting along with the meeting agenda and a list of invited guests.
  9986. .endpar
  9987. You can specify the message sent out to all OfficeTalk users from within Supervisor mode. For more information on changing this message, see [@SpecifyingSpecialNotes|Specifying Special Notes].
  9988. When you receive a meeting invitation, the body of the message is formatted as shown below:
  9989. [w2h_b1|Meeting Invitation
  9990. ]You are invited to attend a meeting on 25/11/97 at 12:00.
  9991. The subject of the meeting is "Sales Meeting".
  9992. The meeting is planned to last for 1h
  9993. The meeting venue is: Meeting Room 2
  9994. [w2h_b1|Agenda
  9995. ]Agree minutes from previous meeting
  9996. Engineering Plan[w2h_b1|
  9997. ]Sales Strategy[w2h_b1|
  9998. ]Any Other Business[w2h_b1|
  9999. ][w2h_b1|People Coming]
  10000. John Smith
  10001. Paul Johnson
  10002. Peter May
  10003. Paul Tyson
  10004. The message is displayed with two buttons, an Accept and a Decline[w2h_b1| ]button, at the top of the message window. 
  10005. [@g_QUIC0334.BMP|]
  10006. .par
  10007. Press the [w2h_b1|Yes, I Can Attend ]button if you are able to attend the meeting. Alternatively, press the [w2h_b1|No I Cannot Attend ]button. Doing this will pop up a Reason dialog box which lets 
  10008. you specify why you cannot attend. If you do not wish to supply a reason then leave the Reason dialog box empty and press [w2h_b1|OK].
  10009. .endpar
  10010. [@g_QUIC0336.BMP|]
  10011. Your reply will be accessible by anyone looking at the progress of the meeting using the Meeting List view.
  10012. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10013. ]
  10014. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10015. .end-topic
  10016.  
  10017. ; Topic MeetingInvitationsSenttoNonOfficeTalkRecipients
  10018. ;
  10019. .topic MeetingInvitationsSenttoNonOfficeTalkRecipients
  10020. .OutputFile MeetingInvitationsSenttoNonOfficeTalkRecipients.htm
  10021. .title Meeting Invitations Sent to Non OfficeTalk Recipients
  10022. .lineKeyword Meeting Invitations Sent to Non OfficeTalk Recipients:
  10023. .lineKeyword Special Notes:
  10024. .lineKeyword Meetings:
  10025. .lineKeyword Meetings:changing the invitation message:
  10026. .list l_SECTION_
  10027. .contentTitle off
  10028. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10029. [@bheading_2|]     Meeting Invitations Sent to Non OfficeTalk Recipients
  10030. .par
  10031. [@aheading_2|]When you invite an ordinary e-mail recipient to a meeting, OfficeTalk sends a textual e-mail message to the recipient which describes the subject, date, time and duration of the meeting 
  10032. along with the meeting agenda and a list of invited guests.
  10033. .endpar
  10034. You can specify the message sent out to all e-mail recipients from within Supervisor mode. For more information on changing this message, see [@SpecifyingSpecialNotes|Specifying Special Notes].
  10035. When e-mail recipients receive a meeting invitation, the body of the message is formatted as shown below:
  10036. Meeting Invitation
  10037. ==================
  10038. You are invited to attend a meeting on 25/11/97 at 12:00.
  10039. The subject of the meeting is "Sales Meeting".
  10040. The meeting is planned to last for 1h
  10041. The meeting venue is: Meeting Room 4
  10042. Agenda
  10043. ======
  10044. Agree minutes from previous meeting
  10045. Engineering Plan[w2h_b1|
  10046. ]Sales Strategy[w2h_b1|
  10047. ]Any Other Business[w2h_b1|
  10048. ]People Coming
  10049. =============
  10050. John Smith
  10051. Paul Johnson
  10052. Peter May
  10053. .par
  10054. To indicate whether or not you can attend the meeting, reply to this mail message ensuring that you include the line beginning with '$$$$' without changing it. Type 'Yes' or 'No' at the end of the 
  10055. line 'Can you attend?' and enter any comments after 'Comment:'.
  10056. .endpar
  10057. Can you attend?:
  10058. Comment:
  10059. .par
  10060. The recipient will respond to the meeting invitation by replying to the message from their e-mail client, entering 'Yes' or 'No' at the end of the line beginning 'Can you attend' and specifying a 
  10061. reason after the line beginning 'Comment:' if unable to attend the meeting. When OfficeTalk receives the e-mail recipient's reply, the message is interpreted and the meeting status is updated 
  10062. accordingly.
  10063. .endpar
  10064. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10065. ]
  10066. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10067. .end-topic
  10068.  
  10069. ; Topic IntegrationwithMicrosoftExchange_Outlook
  10070. ;
  10071. .topic IntegrationwithMicrosoftExchange_Outlook
  10072. .OutputFile IntegrationwithMicrosoftExchange_Outlook.htm
  10073. .title Integration with Microsoft Exchange/Outlook
  10074. .lineKeyword Integration with Microsoft Exchange/Outlook:
  10075. .list l_SECTION_
  10076. .contentTitle off
  10077. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10078. [@bheading_2|]     Integration with Microsoft Exchange/Outlook
  10079. [@aheading_2|]Meeting mode integrates tightly with Microsoft Exchange or Microsoft Outlook, letting meeting organisers invite Exchange/Outlook users to meetings by using Exchange forms. 
  10080. [w2h_b1|Note: ]An Exchange form is an electronic form which may be viewed in Microsoft Exchange or Microsoft Outlook.
  10081. .par
  10082. When you invite an e-mail recipient to a meeting using the MAPI Mail Service, OfficeTalk sends out an ordinary text-only message to the e-mail recipient. OfficeTalk also sends information which will 
  10083. be ignored by the recipient's e-mail client unless the client is Microsoft Exchange with the OfficeTalk Meeting form installed.
  10084. .endpar
  10085. If the OfficeTalk Meeting Form is installed, the Microsoft Exchange user will receive an invitation form as shown below:
  10086. [@g_QUIC1142.BMP|]
  10087. .par
  10088. The Exchange/Outlook user can accept or decline your meeting invitation by selecting the appropriate radio button and pressing the [w2h_b1|Submit] button. Any relevant comments may be added into the 
  10089. [w2h_b1|Comments] field. 
  10090. .endpar
  10091. .par
  10092. When the Exchange/Outlook user presses the [w2h_b1|Submit] button, the reply information is sent back to the originator of the meeting invitation as a mail message. On receiving the mail message, 
  10093. OfficeTalk will recognise the instruction and will automatically update the status of the associated meeting.
  10094. .endpar
  10095. .par
  10096. For information on how to install the Meeting Invitation form into Microsoft Exchange or Microsoft Outlook, see [@InstallingFormsintoMicrosoftExchange_Outlook|Installing Forms into Microsoft Exchange/Outlook]
  10097. .
  10098. .endpar
  10099. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10100. ]
  10101. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10102. .end-topic
  10103.  
  10104. ; Topic ViewingtheStatusofMeetings
  10105. ;
  10106. .topic ViewingtheStatusofMeetings
  10107. .OutputFile ViewingtheStatusofMeetings.htm
  10108. .title Viewing the Status of Meetings
  10109. .lineKeyword Viewing the Status of Meetings:
  10110. .list l_SECTION_
  10111. .contentTitle off
  10112. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10113. [@bheading_2|]     Viewing the Status of Meetings
  10114. .par
  10115. [@aheading_2|]Once you have booked a meeting you can monitor the responses to your invitation from Meeting List View. Enter Meeting List View by pressing the [@g_QUIC0991.BMP|] button, located in the 
  10116. Shortcut bar in Meeting mode. 
  10117. .endpar
  10118. [@g_QUIC0338.BMP|]
  10119. .par
  10120. The Meeting List view consists of two windows. The top window is called the Meeting List and displays a list of  organised meetings. The Meeting List shows the description, the organiser, the start 
  10121. time, duration and place of each meeting. Additionally, the list shows a {bmct help0077.bmp} marker next to each unconfirmed meeting, a {bmct help0078.bmp} marker next to each confirmed meeting and a 
  10122. {bmct help0079.bmp} marker next to each meeting where one or more members have declined the invitation. 
  10123. .endpar
  10124. .par
  10125. When you select a meeting from the top window, the bottom window, called the Member Window, will show a list of meeting members. The list shows which members have accepted (displayed with a {bmct 
  10126. help0080.bmp} marker), which members have declined (displayed with a {bmct help0081.bmp} marker) and which members have not yet replied to the selected meeting (displayed with a {bmct help0082.bmp} 
  10127. marker).
  10128. .endpar
  10129. .par
  10130. The Meeting List and Member List behave like all other lists in OfficeTalk. You may sort, filter and [@GlossGroup|group] both these lists, as described in [@SortingData|Sorting Data] and subsequent 
  10131. sections.
  10132. .endpar
  10133. [w2h_b0|[@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10134. ]]
  10135. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10136. .end-topic
  10137.  
  10138. ; Topic RemindingPeople
  10139. ;
  10140. .topic RemindingPeople
  10141. .OutputFile RemindingPeople.htm
  10142. .title Reminding People
  10143. .lineKeyword Reminding People:
  10144. .lineKeyword Special Notes:
  10145. .lineKeyword Meetings:
  10146. .lineKeyword Meetings:changing the invitation message:
  10147. .list l_SECTION_
  10148. .contentTitle off
  10149. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10150. [@bheading_2|]     Reminding People
  10151. .par
  10152. [@aheading_2|]Once you have booked a meeting, OfficeTalk lets you remind any of the invited members to attend the meeting. OfficeTalk sends out different reminder messages to each member depending 
  10153. upon whether the member has replied to your original invitation. Any members who have already replied are sent a mail message that simply reminds them to attend the meeting. Any members who have not 
  10154. yet replied are sent a message reminding them to reply to the original invitation message. 
  10155. .endpar
  10156. Members who are OfficeTalk users will receive a [@GlossRichtext|rich text] message. Members who are e-mail addresses will receive a text only version of the same message.
  10157. You can specify the reminder message sent out to all members from within Supervisor mode. For more information on changing this message, see [@SpecifyingSpecialNotes|Specifying Special Notes].
  10158. [w2h_b0|[@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10159. ]]
  10160. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10161. .end-topic
  10162.  
  10163. ; Topic OrganisingaRepeatMeeting
  10164. ;
  10165. .topic OrganisingaRepeatMeeting
  10166. .OutputFile OrganisingaRepeatMeeting.htm
  10167. .title Organising a Repeat Meeting
  10168. .lineKeyword Organising a Repeat Meeting:
  10169. .list l_SECTION_
  10170. .contentTitle off
  10171. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10172. [@bheading_2|]     Organising a Repeat Meeting
  10173. .par
  10174. [@aheading_2|]Sometimes you will want to organise a meeting which will take place on a regular basis, for example, a weekly team meeting. OfficeTalk lets you organise such meetings using the Meeting 
  10175. Wizard. To organise the repeated meeting do the following:
  10176. .endpar
  10177. Select the date of the meeting, choose the people to invite to the meeting, select a time and duration for the meeting and press the [@g_QUIC0992.BMP|] button to bring up the meeting wizard.
  10178. .par
  10179. Enter a subject, a place and an agenda as usual in the Details page and press the [w2h_b1|Next ]button. The Single/Repeat page will be displayed. Select [w2h_b1|Repeat Meeting ]and press 
  10180. [w2h_b1|Next].
  10181. .endpar
  10182. [@g_QUIC0324.BMP|]
  10183. The Repeat Frequency page lets you choose whether to repeat the appointment every n days, every n weeks, every n months or every n years. 
  10184. [@g_QUIC0342.BMP|]
  10185. Select the relevant radio button and enter a value into the corresponding field. Press [w2h_b1|Next].
  10186. [@g_QUIC0344.BMP|]
  10187. .par
  10188. If you selected [w2h_b1|Every n months], the next page lets you choose further options about how the meeting is repeated on each month. You may choose whether the repeated date should be on the nth 
  10189. day of the month (e.g. 4th of the month), on the nth weekday of the month (e.g. the 2nd Tuesday) or the last day of the month. The table below summarises the possible options:
  10190. .endpar
  10191. .table colSize 8 20 
  10192. [w2h_b1|Field
  10193. Description
  10194. [w2h_b0|nth of the month
  10195. .par
  10196. If the original meeting occurs on, for example the 15th of a particular month then selecting this radio button will book all repeated meetings on the 15th of every month, except in the case of non 
  10197. working days, where you have elected to skip non working days (see Non Working Days page below).
  10198. .endpar
  10199. Nth weekday of the month
  10200. If the original meeting occurs on, for example the 2nd Thursday of a particular month then selecting this radio button will book all repeated meetings on the 2nd Thursday of every month.
  10201. Last Day
  10202. .par
  10203. If the original meeting occurs on the last day of a particular month then this radio button will become enabled. Selecting this radio button will repeat the meeting on the last day of every month, 
  10204. except in the case of non working days, where you have elected to skip non working days (see Non Working Days page below).
  10205. .endpar
  10206. .end-table
  10207.  [@g_QUIC0346.BMP|]
  10208. .par
  10209. The next page lets you choose how to handle the possibility of repeated meetings occurring on non-working days. In such a case, you may choose whether to skip creating the meeting, accepting the 
  10210. meeting as is, placing the meeting on the previous working day or placing the meeting on the next working day.
  10211. .endpar
  10212. [@g_QUIC0348.BMP|]
  10213. .par
  10214. The next page lets you choose either the date up to which the meeting should be repeated, or the number of times to repeat the meeting. Make your selection and press [w2h_b1|Next] to show the 
  10215. Reminder page.
  10216. .endpar
  10217. [w2h_b1|Note: ]OfficeTalk will always try and repeat the meeting at the same time as the original meeting.
  10218. [@g_QUIC0350.BMP|]
  10219. .par
  10220. The Reminder page lets you specify whether or not OfficeTalk should remind each meeting member prior to the meeting. If you do not wish to remind each member then select the [w2h_b1|No Reminder 
  10221. ]radio button. If you do wish to remind each member, then select the [w2h_b1|Reminder ]radio button and specify the number of minutes prior to the meeting that you wish each member to be reminded. 
  10222. Finally, press [w2h_b1|Book ]to Book the repeated meeting.
  10223. .endpar
  10224. [w2h_b1|Note: ]When you book a [w2h_i1|repeated] meeting, OfficeTalk does not send out meeting invitations.
  10225. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10226. ]]]
  10227. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10228. .end-topic
  10229.  
  10230. ; Topic ReschedulingaMeeting
  10231. ;
  10232. .topic ReschedulingaMeeting
  10233. .OutputFile ReschedulingaMeeting.htm
  10234. .title Rescheduling a Meeting
  10235. .lineKeyword Rescheduling a Meeting:
  10236. .lineKeyword Special Notes:
  10237. .lineKeyword Meetings:
  10238. .lineKeyword Meetings:changing the invitation message:
  10239. .list l_SECTION_
  10240. .contentTitle off
  10241. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10242. [@bheading_2|]     Rescheduling a Meeting
  10243. .par
  10244. [@aheading_2|]If certain key people decline your meeting invitation, you may choose to reschedule the meeting so that they can attend at another time. OfficeTalk lets you reschedule a meeting so that 
  10245. all you need do is choose another time and place for the meeting. OfficeTalk will then handle the rest, mailing all invited users,  informing them that the meeting has been rescheduled and asking 
  10246. them to confirm that they can attend. You can reschedule a meeting in the following way:
  10247. .endpar
  10248. From Meeting List View, select the meeting that you wish to reschedule from the top window, and using the right mouse button, select [w2h_b1|Reschedule] from the context sensitive menu.
  10249. [@g_QUIC0352.BMP|]
  10250. .par
  10251. OfficeTalk will switch to the Availability window. The list of recipients and meeting members is replaced by a [w2h_b1|Reschedule] and a [w2h_b1|Cancel Reschedule] button. Use the calendar to select 
  10252. a new date for the meeting. Use the Availability window to select the time and duration for the rescheduled meeting. Next press the [w2h_b1|Reschedule ]button.
  10253. .endpar
  10254. .par
  10255. The Book Meeting Wizard is displayed, showing the Details page. The subject of the meeting may not be changed. You may change the meeting venue and the Agenda, if required. Pressing [w2h_b1|Next 
  10256. ]will display the Inform Recipients page. Choose whether to inform each member via e-mail or via notifications or not at all.
  10257. .endpar
  10258. Pressing [w2h_b1|Next ]will display the Remind page, letting you choose whether or not to remind each member prior to the meeting. Finally, press [w2h_b1|Book ]to reschedule the meeting.
  10259. When you reschedule a meeting, provided that you have elected to inform each member via e-mail, each meeting member will be mailed a message informing them of the details of the rescheduled meeting. 
  10260. .par
  10261. You can specify the meeting rescheduled message sent out to all OfficeTalk users from within Supervisor mode. For more information on changing this message, see [@SpecifyingSpecialNotes|Specifying Special Notes]
  10262. .
  10263. .endpar
  10264. When you receive a rescheduled meeting message, the body of the message is formatted as shown below:
  10265. [w2h_b1|Meeting Rescheduled
  10266. ]The Meeting "Sales Meeting" has been rescheduled to the following time and place:
  10267. [w2h_b1|Date/Time: ]27/10/97 at 12:30.
  10268. [w2h_b1|Duration:]     The meeting is planned to last for 30m
  10269. [w2h_b1|Place:     ]The meeting venue is: Meeting Room 42
  10270. [w2h_b1|Agenda
  10271. ]Agree minutes from last meeting
  10272. Outline Sales Strategy for November[w2h_b1|
  10273. ]Report of September Sales[w2h_b1|
  10274. ]A.O.B.[w2h_b1|
  10275. ][w2h_b1|People Coming]
  10276. John Rush
  10277. Paul Noble
  10278. Peter Smith
  10279. Russell Kane
  10280. John Rush
  10281. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10282. ]
  10283. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10284. .end-topic
  10285.  
  10286. ; Topic RemovingMeetingmembers
  10287. ;
  10288. .topic RemovingMeetingmembers
  10289. .OutputFile RemovingMeetingmembers.htm
  10290. .title Removing Meeting members
  10291. .lineKeyword Removing Meeting members:
  10292. .list l_SECTION_
  10293. .contentTitle off
  10294. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10295. [@bheading_2|]     Removing Meeting members
  10296. .par
  10297. [@aheading_2|]If one or more members decline your meeting invitation yet you still wish the meeting to go ahead, then you may remove the declining members from the meeting. You may remove a meeting 
  10298. member from a meeting in the following way.
  10299. .endpar
  10300. Select the relevant meeting from the Meeting View List. The list of meeting members is displayed in the Member List window below.
  10301. In the Member list window, click on the member that you wish to remove from the meeting using the right mouse button and select [w2h_b1|Delete] from the context menu.
  10302. OfficeTalk will ask you to confirm deletion of the selected meeting member. Press [w2h_b1|Yes.]
  10303. .par
  10304. If there are no more declined meeting members then the status of the meeting will change from {bmct help0083.bmp} to {bmct help0084.bmp}or to {bmct help0085.bmp} depending upon the replies of the 
  10305. remaining meeting members. 
  10306. .endpar
  10307. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10308. ]
  10309. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10310. .end-topic
  10311.  
  10312. ; Topic CancellingaMeeting
  10313. ;
  10314. .topic CancellingaMeeting
  10315. .OutputFile CancellingaMeeting.htm
  10316. .title Cancelling a Meeting
  10317. .lineKeyword Cancelling a Meeting:
  10318. .list l_SECTION_
  10319. .contentTitle off
  10320. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10321. [@bheading_2|]     Cancelling a Meeting
  10322. [@aheading_2|]If you wish to cancel a meeting, then OfficeTalk will let you do this automatically by sending out the appropriate cancellation messages to each meeting member.
  10323. To cancel a meeting, do the following:
  10324. Using the right mouse button, click on the meeting that you wish to cancel in the Meeting View List and select [w2h_b1|Cancel] from the context menu.
  10325. .par
  10326. OfficeTalk will ask you to confirm that you wish to cancel the meeting informing you that if you do cancel the meeting then the relevant members will be informed and the meeting will be sent to the 
  10327. recycle bin.
  10328. .endpar
  10329. [@g_QUIC1077.BMP|]
  10330. .par
  10331. If you press [w2h_b1|Yes], OfficeTalk will send out the appropriate mail messages to inform the original members of the meeting and will remove any tentative appointments from the relevant users' 
  10332. diaries.
  10333. .endpar
  10334. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10335. ]
  10336. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10337. .end-topic
  10338.  
  10339. ; Topic InvitingPeopleataLaterStage
  10340. ;
  10341. .topic InvitingPeopleataLaterStage
  10342. .OutputFile InvitingPeopleataLaterStage.htm
  10343. .title Inviting People at a Later Stage
  10344. .lineKeyword Inviting People at a Later Stage:
  10345. .list l_SECTION_
  10346. .contentTitle off
  10347. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10348. [@bheading_2|]     Inviting People at a Later Stage
  10349. [@aheading_2|]Sometimes, you may wish to invite users or book resources to a meeting which has already been set up. You can do this in the following way:
  10350. .par
  10351. Click on the relevant meeting in the Meeting View List using the right mouse button and select [w2h_b1|Add Member ]from the context sensitive menu. The Choose Recipient dialog box is displayed. 
  10352. Select the required members and press [w2h_b1|OK]. The new meeting members will be invited to the meeting in just the same way as the original members. Each new member that you add will appear in the 
  10353. Member list when you select the meeting in the Meeting List.
  10354. .endpar
  10355. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10356. ]
  10357. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10358. .end-topic
  10359.  
  10360. ; Topic UsingMeetingFolders
  10361. ;
  10362. .topic UsingMeetingFolders
  10363. .OutputFile UsingMeetingFolders.htm
  10364. .title Using Meeting Folders
  10365. .lineKeyword Using Meeting Folders:
  10366. .list l_SECTION_
  10367. .contentTitle off
  10368. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10369. [@bheading_2|]     Using Meeting Folders
  10370. .par
  10371. [@aheading_2|]Meeting folders provide a convenient way of structuring the list of meetings. Meeting folders are hierarchical which means that you can create meeting folders inside other meeting 
  10372. folders in just the same way that you can create nested sub-directories in the Windows Explorer.
  10373. .endpar
  10374. .par
  10375. To move a meeting into a meeting folder, drag the meeting and drop it onto the folder. You may [w2h_i1|open] a meeting folder by double clicking on it using the left mouse button. The contents of the 
  10376. folder are then displayed as top level meetings in the list. A{bmct help0086.bmp} marker is displayed on the top line of the list. Double clicking on this line will display the top level meetings 
  10377. again.
  10378. .endpar
  10379. [@g_QUIC0993.BMP|]
  10380. To add a new Meeting Folder, do the following:
  10381. Select [w2h_b1|New Meeting Folder] from the [w2h_b1|Edit] menu in Meeting mode. The Meeting Folder dialog box is displayed. 
  10382. Type in a name for the Meeting Folder and press [w2h_b1|OK]. The Meeting Folder will be displayed at the top of the list.
  10383. .par
  10384. To delete a meeting folder, select it and press the [w2h_b1|Delete ]key on your keyboard. When you delete a meeting folder, any meetings held inside the folder will also be deleted. If you want to 
  10385. avoid this then you should move the meetings out of the folder before you delete it. You can move meetings out of a folder in the following way:
  10386. .endpar
  10387. Double click on the folder to show the folder's meetings. 
  10388. .par
  10389. Select the meetings and drag them on to the {bmct help0087.bmp} marker. The meetings will be moved up one level. If you now double click on the {bmct help0088.bmp} marker, you will see the meetings 
  10390. along with all the other meetings in the list.
  10391. .endpar
  10392. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10393. ]
  10394. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10395. .end-topic
  10396.  
  10397. ; Topic FindingOutWhyaPersonCannotAttend
  10398. ;
  10399. .topic FindingOutWhyaPersonCannotAttend
  10400. .OutputFile FindingOutWhyaPersonCannotAttend.htm
  10401. .title Finding Out Why a Person Cannot Attend
  10402. .lineKeyword Finding Out Why a Person Cannot Attend:
  10403. .list l_SECTION_
  10404. .contentTitle off
  10405. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10406. [@bheading_2|]     Finding Out Why a Person Cannot Attend
  10407. [@aheading_2|]If someone declines your meeting invitation then, provided the person states a reason why they cannot attend, OfficeTalk will let you view their reason in the following way:
  10408. From the Meeting List view, select the meeting containing the member who has declined the meeting invitation.
  10409. Using the right mouse button, click on the member in the Member List and select [w2h_b1|Reason ]from the context sensitive menu.
  10410. .par
  10411. [@specialChar(b7)|183]     The Reason dialog box is displayed, showing any text that the responding member has entered. If the member has not left a reason, then you will not be able to show the Reason 
  10412. dialog box.
  10413. .endpar
  10414. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10415. ]
  10416. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10417. .end-topic
  10418.  
  10419. ; Topic Overview6
  10420. ;
  10421. .topic Overview6
  10422. .OutputFile Overview6.htm
  10423. .title Contact Mode - Overview
  10424. .lineKeyword Overview:
  10425. .list l_SECTION_
  10426. .contentTitle off
  10427. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10428. [@bheading_2|]     Overview
  10429. .par
  10430. [@aheading_2|]Contact mode provides a rich set of shared contact management features. As well as letting you store contact addresses, telephone and fax numbers, e-mail and WWW addresses and 
  10431. [@GlossRichtext|rich text] notes for each contact, Contact mode also lets you record conversations, compose letters and faxes, using standard templates, and perform mail merges. Additionally, Contact 
  10432. mode can record and display a history trail of all communication that any user or users have with a particular contact or company.
  10433. .endpar
  10434. .par
  10435. Contact mode may be customised to store any additional information for each Contact, Company, Document or Conversation that you define. In this way, you can tailor the product to suit the way in 
  10436. which your organisation works.
  10437. .endpar
  10438. [w2h_b1|More:
  10439. [w2h_b0|[@WhatisaCompany_|What is a Company?]
  10440. [@WhatisaContact_|What is a Contact?]
  10441. [@TheAvailableViews|The Available Views]
  10442. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  10443. ]]]
  10444. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10445. .end-topic
  10446.  
  10447. ; Topic WhatisaCompany_
  10448. ;
  10449. .topic WhatisaCompany_
  10450. .OutputFile WhatisaCompany_.htm
  10451. .title What is a Company?
  10452. .lineKeyword What is a Company?:
  10453. .list l_SECTION_
  10454. .contentTitle off
  10455. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10456. [@bheading_3|]     What is a Company?
  10457. .par
  10458. [@aheading_3|]A Company is any organisation with whom you deal on a business or personal basis. OfficeTalk lets you store address, phone, fax, [@GlossRichtext|rich text] notes and e-mail information 
  10459. for each Company. Any company may be associated with one or more contacts, representing the company's employees.
  10460. .endpar
  10461. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  10462. ]
  10463. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10464. .end-topic
  10465.  
  10466. ; Topic WhatisaContact_
  10467. ;
  10468. .topic WhatisaContact_
  10469. .OutputFile WhatisaContact_.htm
  10470. .title What is a Contact?
  10471. .lineKeyword What is a Contact?:
  10472. .list l_SECTION_
  10473. .contentTitle off
  10474. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10475. [@bheading_3|]     What is a Contact?
  10476. .par
  10477. [@aheading_3|]A Contact is any person with whom you, or any other member of your workgroup is likely to have or has had some form of communication, on a business or personal basis. OfficeTalk lets 
  10478. you store home address, phone, fax, [@GlossRichtext|rich text] notes and e-mail information for each contact. Any contact may be associated with a company, representing the contact's employer.
  10479. .endpar
  10480. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  10481. ]
  10482. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10483. .end-topic
  10484.  
  10485. ; Topic TheAvailableViews
  10486. ;
  10487. .topic TheAvailableViews
  10488. .OutputFile TheAvailableViews.htm
  10489. .title The Available Views
  10490. .lineKeyword The Available Views:
  10491. .list l_SECTION_
  10492. .contentTitle off
  10493. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10494. [@bheading_3|]     The Available Views
  10495. [@aheading_3|]Contact Mode contains several different views on your contact data. These views are:
  10496. Company View
  10497. Contact View
  10498. Directory View
  10499. History View
  10500. .par
  10501. Company View shows company information, namely the site address and a list of employees (contacts) who work for the company. Contact View shows information specific to a particular contact, for 
  10502. example, the name and address of the company to which the contact belongs, if any, and the contact's home address, title and position. 
  10503. .endpar
  10504. The Directory View shows both company and contact information in a telephone directory format. 
  10505. The History View lets you view all communications that have taken place between any company or contact and any of the users in your organisation.
  10506. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10507. ]
  10508. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10509. .end-topic
  10510.  
  10511. ; Topic CompanyView
  10512. ;
  10513. .topic CompanyView
  10514. .OutputFile CompanyView.htm
  10515. .title Company View
  10516. .lineKeyword Company View:
  10517. .list l_SECTION_
  10518. .contentTitle off
  10519. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10520. [@bheading_2|]     Company View
  10521. .par
  10522. [@aheading_2|]When you enter Contact Mode initially, the Company View is displayed. The view consists of a Contact [@GlossGroup|Group] window, a Company window and a Details window. The Contact Group 
  10523. window shows all contact groups to which you have at least visible access. When you first enter Contact mode, provided you have sufficient access, the [w2h_b1|All ]Contact Group is open, giving you 
  10524. access to all public companies.
  10525. .endpar
  10526. [@g_QUIC0357.BMP|]
  10527. .par
  10528. The Company Window contains fields representing a company's full address, phone and fax numbers. The Details window contains three tabs, giving you access to the company's employees, its contact 
  10529. history with members of your organisation and a list of pending tasks associated with the company.
  10530. .endpar
  10531. [w2h_b1|More:
  10532. [w2h_b0|[@AddingaNewCompany|Adding a New Company]
  10533. [@AddinganEmployeetoaCompany|Adding an Employee to a Company]
  10534. [@QuickSearchingforaCompany|Quick Searching for a Company]
  10535. [@ViewingHistoryforaCompany|Viewing History for a Company]
  10536. [@ViewingPendingTasksforaCompany|Viewing Pending Tasks for a Company]
  10537. [@ViewingHistoryandPendingDetails1|Viewing History and Pending Details]
  10538. [@SpecifyingOtherAddressesforaCompany|Specifying Other Addresses for a Company]
  10539. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  10540. ]]]
  10541. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10542. .end-topic
  10543.  
  10544. ; Topic AddingaNewCompany
  10545. ;
  10546. .topic AddingaNewCompany
  10547. .OutputFile AddingaNewCompany.htm
  10548. .title Adding a New Company
  10549. .lineKeyword Adding a New Company:
  10550. .list l_SECTION_
  10551. .contentTitle off
  10552. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10553. [@bheading_3|]     Adding a New Company
  10554. [@aheading_3|]You can add a new company in the following way:
  10555. Press the [@g_QUIC0994.BMP|] button, located in the Shortcut bar in Contact mode. A Company property sheet is displayed showing the Details page. 
  10556. [@g_QUIC0359.BMP|]
  10557. Enter a name for the company along with any address, phone, fax and e-mail information and press [w2h_b1|OK]
  10558. There are several other ways to add a company record. All the possible ways to add a company record are shown in the table below:
  10559. .table colSize 10 19 
  10560. [w2h_b1|Action
  10561. Description
  10562. [w2h_b0|Using the {bmct help0089.bmp} button or menu item. 
  10563. .par
  10564. Press the {bmct help0090.bmp}[w2h_b1| ]button or select the {bmct help0091.bmp} entry from the window menu. This brings up the Company property sheet . Enter the relevant details and press 
  10565. [w2h_b1|OK].
  10566. .endpar
  10567. Using the [@g_QUIC0995.BMP|] button.
  10568. Press the [@g_QUIC0996.BMP|][w2h_b1| ]button in the Shortcut bar. This brings up the Company property sheet . Enter the relevant details and press [w2h_b1|OK].
  10569. Using the menu.
  10570. Select [w2h_b1|New Company ]from the [w2h_b1|Edit/New] menu. This brings up the Company property sheet. Enter the relevant details and press [w2h_b1|OK].
  10571. Pressing the [w2h_b1|INSERT ]key on the keyboard.
  10572. Pressing the [w2h_b1|INSERT ]key brings up the Company property sheet . Enter the relevant details and press [w2h_b1|OK].
  10573. Double clicking.
  10574. .par
  10575. Provided that there is no record shown in the Company Window, double click using the left mouse button in the Company Window. This brings up the Company property sheet . Enter the relevant details 
  10576. and press [w2h_b1|OK].
  10577. .endpar
  10578. .end-table
  10579. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  10580. ]]]
  10581. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10582. .end-topic
  10583.  
  10584. ; Topic AddinganEmployeetoaCompany
  10585. ;
  10586. .topic AddinganEmployeetoaCompany
  10587. .OutputFile AddinganEmployeetoaCompany.htm
  10588. .title Adding an Employee to a Company
  10589. .lineKeyword Adding an Employee to a Company:
  10590. .list l_SECTION_
  10591. .contentTitle off
  10592. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10593. [@bheading_3|]     Adding an Employee to a Company
  10594. [@aheading_3|]A Company can be associated with one or more contacts, each contact representing an employee of the company. To add an employee to a company from within Company view, do the following:
  10595. Display, in the Company window, the company to which you wish to add the employee.
  10596. Select the Employees tab in the Details window in Company View.
  10597. .par
  10598. Double click on a blank part of the employees list. The Contact property sheet is displayed. Enter the title, first name and last name of the employee and press [w2h_b1|OK]. The employee will appear 
  10599. in the Details window when the relevant company is shown in the Company window and the Employees tab is selected.
  10600. .endpar
  10601. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  10602. ]
  10603. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10604. .end-topic
  10605.  
  10606. ; Topic QuickSearchingforaCompany
  10607. ;
  10608. .topic QuickSearchingforaCompany
  10609. .OutputFile QuickSearchingforaCompany.htm
  10610. .title Quick Searching for a Company
  10611. .lineKeyword Quick Searching for a Company:
  10612. .list l_SECTION_
  10613. .contentTitle off
  10614. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10615. [@bheading_3|]     Quick Searching for a Company
  10616. .par
  10617. [@aheading_3|]To quickly look up the details of a particular company, type the first few letters of the company in the [w2h_b1|Search ]field above the Company window. The letters that you type must 
  10618. be entered in quick succession. As soon as you have entered the first few letters of the company, OfficeTalk will search for the company and display it's details in the Company window. You can change 
  10619. the width of the [w2h_b1|Quick Search ]field by positioning the cursor to the right of the field and dragging left or right. To hide the field completely, change the field width to zero. To 
  10620. re-display the field, position the cursor to the left of the [w2h_b1|?] index tab and drag to the right.
  10621. .endpar
  10622. [@g_QUIC0997.BMP|]
  10623. If more than one company exists which begins with the letters that you typed then OfficeTalk will find the first matching company. Use the [@g_QUIC0998.BMP|] button to view the correct company.
  10624. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  10625. ]
  10626. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10627. .end-topic
  10628.  
  10629. ; Topic ViewingHistoryforaCompany
  10630. ;
  10631. .topic ViewingHistoryforaCompany
  10632. .OutputFile ViewingHistoryforaCompany.htm
  10633. .title Viewing History for a Company
  10634. .lineKeyword Viewing History for a Company:
  10635. .list l_SECTION_
  10636. .contentTitle off
  10637. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10638. [@bheading_3|]     Viewing History for a Company
  10639. [@aheading_3|]If a company has employees with whom you, or other members of your workgroup, have: 
  10640. Sent and received mail messages
  10641. Recorded conversations
  10642. Sent documents (such as letters and faxes)
  10643. Included as part of a mail merge
  10644. Arranged meetings
  10645. then OfficeTalk will have recorded these actions as contact history. Selecting the History tab in the Details window will display the contact history for the selected company. 
  10646. [@g_QUIC0361.BMP|]
  10647. .par
  10648. The list of items in the History window represent the combined contact history of all local users, to which you have at least read access,  with all employees of the selected company. OfficeTalk also 
  10649. shows the history of actions performed only with the company itself rather than with the employees of the company. For example, it is possible to record conversations, write documents (such as 
  10650. letters and faxes) and perform mail merges with a company, but with no associated employee, and such contact history will be displayed in the History window.
  10651. .endpar
  10652. .par
  10653. Any e-mail that you send to or receive from any of the employees of a company will be displayed in the History window. You will not have access to any e-mail belonging to other users in your 
  10654. workgroup. 
  10655. .endpar
  10656. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  10657. ]
  10658. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10659. .end-topic
  10660.  
  10661. ; Topic ViewingPendingTasksforaCompany
  10662. ;
  10663. .topic ViewingPendingTasksforaCompany
  10664. .OutputFile ViewingPendingTasksforaCompany.htm
  10665. .title Viewing Pending Tasks for a Company
  10666. .lineKeyword Viewing Pending Tasks for a Company:
  10667. .list l_SECTION_
  10668. .contentTitle off
  10669. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10670. [@bheading_3|]     Viewing Pending Tasks for a Company
  10671. [@aheading_3|]The Pending window makes it easy to see any outstanding tasks related to the selected Company. These include: 
  10672. Tasks associated with the company, assigned to local users 
  10673. [@GlossProject|Project] tasks assigned to the company's employees.
  10674. When you assign a follow up task for a company or for any of the employees of that company, the task will appear in the Pending Tasks window whenever that company is displayed in the Company window. 
  10675. .par
  10676. On assigning the follow up task, you choose which user is responsible for completing the task. That user receives the task into his personal task list. When the user marks the task as complete, the 
  10677. task will disappear from the Pending window.
  10678. .endpar
  10679. .par
  10680. Any project tasks assigned to any of the company's employees will also be shown in the Pending window. When a project task is assigned to a contact, the contact receives an e-mail message informing 
  10681. him of the assigned task. The contact can reply to the message, indicating his progress. The project task will remain in the Pending window until the contact replies that he has completed the project 
  10682. task.
  10683. .endpar
  10684. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  10685. ]
  10686. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10687. .end-topic
  10688.  
  10689. ; Topic ViewingHistoryandPendingDetails1
  10690. ;
  10691. .topic ViewingHistoryandPendingDetails1
  10692. .OutputFile ViewingHistoryandPendingDetails1.htm
  10693. .title Contact Mode - Company View - Viewing History and Pending Details
  10694. .lineKeyword Viewing History and Pending Details:
  10695. .list l_SECTION_
  10696. .contentTitle off
  10697. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10698. [@bheading_3|]     Viewing History and Pending Details
  10699. [@aheading_3|]You can view the detail of any of the history or pending items in one of two ways:
  10700. Double clicking on the item
  10701. Using the Detail window
  10702. .par
  10703. If you double click on a history or pending item, depending upon the type of item and your access to that item, OfficeTalk will either display the detail of the item in a property sheet or will 
  10704. switch to History view in order to display the item's detail.
  10705. .endpar
  10706. .par
  10707. A more convenient alternative is to use the Detail window to show the history or pending item detail. You can do this by positioning the mouse at the bottom of the history list and then clicking the 
  10708. left mouse button and dragging the window separator up to define the top of the Detail window. When you release the left mouse button the Detail window is displayed. The detail of any selected 
  10709. history or pending items is displayed in this window.
  10710. .endpar
  10711. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  10712. ]
  10713. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10714. .end-topic
  10715.  
  10716. ; Topic SpecifyingOtherAddressesforaCompany
  10717. ;
  10718. .topic SpecifyingOtherAddressesforaCompany
  10719. .OutputFile SpecifyingOtherAddressesforaCompany.htm
  10720. .title Specifying Other Addresses for a Company
  10721. .lineKeyword Specifying Other Addresses for a Company:
  10722. .list l_SECTION_
  10723. .contentTitle off
  10724. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10725. [@bheading_3|]     Specifying Other Addresses for a Company
  10726. .par
  10727. [@aheading_3|]Larger companies are often spread over more than one site. OfficeTalk lets you represent this by adding a company to represent each of the sites and then linking the companies using the 
  10728. Other Addresses page of the Company property sheet.
  10729. .endpar
  10730. [@g_QUIC0900.BMP|]
  10731. To add an alternative address for a company, bring up the company's property sheet and do the following:
  10732. .par
  10733. To add a new alternative address for this company, press the [w2h_b1|New] button. A Company property sheet will appear, letting you enter the details of the additional site. Fill out the details and 
  10734. press [w2h_b1|OK]. The additional address will appear in the list. 
  10735. .endpar
  10736. .par
  10737. If you wish to link the company to the address of an existing company, then press the [w2h_b1|Add[@specialChar(85)|133]] button. A Search Company dialog box will appear allowing you to search for and 
  10738. select an existing company. 
  10739. .endpar
  10740. If you wish to remove the link associating the addresses of two companies, then select the [w2h_i1|other address] from the list and press the [w2h_b1|Remove] button.
  10741. .par
  10742. When a company is linked to one or more companies in this way, a [w2h_b1|More[@specialChar(85)|133]] marker is displayed in the Company view. Clicking on this text will let you view the other linked 
  10743. companies. The order in which these companies are linked is dependent upon the order in which they appear in this dialog box. You can change the order in which companies appear in the list by 
  10744. selecting the company and pressing the [w2h_b1|Raise] and [w2h_b1|Lower] buttons.
  10745. .endpar
  10746. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10747. ]
  10748. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10749. .end-topic
  10750.  
  10751. ; Topic ContactView
  10752. ;
  10753. .topic ContactView
  10754. .OutputFile ContactView.htm
  10755. .title Contact View
  10756. .lineKeyword Contact View:
  10757. .list l_SECTION_
  10758. .contentTitle off
  10759. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10760. [@bheading_2|]     Contact View
  10761. .par
  10762. [@aheading_2|]The Contact view consists of a Contact [@GlossGroup|Group] window, a Contact window and a Details window. The Contact Group window shows all contact groups to which you have at least 
  10763. visible access. When you first enter Contact mode, provided you have sufficient access, the [w2h_b1|All ]Contact Group is open, giving you access to all public contacts.
  10764. .endpar
  10765. [@g_QUIC0363.BMP|]
  10766. .par
  10767. The Contact Window contains fields representing a contact's full work and home address, phone and fax numbers. The Details window contains two tabs, giving you access to the contact's history and a 
  10768. list of pending tasks associated with the contact.
  10769. .endpar
  10770. [w2h_b1|More:
  10771. [w2h_b0|[@AddingaNewContact|Adding a New Contact]
  10772. [@QuickSearchingforaContact|Quick Searching for a Contact]
  10773. [@ViewingHistoryforaContact|Viewing History for a Contact]
  10774. [@ViewingPendingTasksforaContact|Viewing Pending Tasks for a Contact]
  10775. [@ViewingHistoryandPendingDetails2|Viewing History and Pending Details]
  10776. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  10777. ]]]
  10778. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10779. .end-topic
  10780.  
  10781. ; Topic AddingaNewContact
  10782. ;
  10783. .topic AddingaNewContact
  10784. .OutputFile AddingaNewContact.htm
  10785. .title Adding a New Contact
  10786. .lineKeyword Adding a New Contact:
  10787. .list l_SECTION_
  10788. .contentTitle off
  10789. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10790. [@bheading_3|]     Adding a New Contact
  10791. [@aheading_3|]You can add a new contact in the following way:
  10792. Press the [@g_QUIC0999.BMP|] button, located in the Shortcut bar in Contact mode. The Contact property sheet is displayed showing the Details tab. 
  10793. [@g_QUIC0365.BMP|] 
  10794. .par
  10795. Enter the first name and last name for the contact along with any phone, fax or e-mail information. You can specify that the contact is an employee of an existing company by selecting a company from 
  10796. the [w2h_i1|Employee of] field. You may specify details of the contact's  home address by pressing the Home Address tab and entering the relevant details. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  10797. .endpar
  10798. There are several other ways to add a contact record. All the possible ways to add a contact record are shown in the table below:
  10799. .table colSize 10 19 
  10800. [w2h_b1|Action
  10801. Description
  10802. [w2h_b0|Using the {bmct help0092.bmp} button or menu item. 
  10803. Press the {bmct help0093.bmp}[w2h_b1| ]button or select the {bmct help0094.bmp} entry from the window menu. This brings up the Contact property sheet. Enter the relevant details and press [w2h_b1|OK].
  10804. Using the [@g_QUIC1000.BMP|] button.
  10805. Press the [@g_QUIC1001.BMP|] button in the sub toolbar. This brings up the Contact property sheet. Enter the relevant details and press [w2h_b1|OK].
  10806. Using the menu.
  10807. Select [w2h_b1|New Contact ]from the [w2h_b1|Edit/New] menu. This brings up the Contact property sheet. Enter the relevant details and press [w2h_b1|OK].
  10808. Pressing the [w2h_b1|INSERT ]key on the keyboard.
  10809. Pressing the [w2h_b1|INSERT ]key brings up the Contact property sheet. Enter the relevant details and press [w2h_b1|OK].
  10810. Double clicking.
  10811. .par
  10812. Provided that there is no record shown in the Contact Window, double click using the left mouse button in the Contact Window. This brings up the Contact property sheet. Enter the relevant details and 
  10813. press [w2h_b1|OK].
  10814. .endpar
  10815. .end-table
  10816. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  10817. ]]]
  10818. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10819. .end-topic
  10820.  
  10821. ; Topic QuickSearchingforaContact
  10822. ;
  10823. .topic QuickSearchingforaContact
  10824. .OutputFile QuickSearchingforaContact.htm
  10825. .title Quick Searching for a Contact
  10826. .lineKeyword Quick Searching for a Contact:
  10827. .list l_SECTION_
  10828. .contentTitle off
  10829. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10830. [@bheading_3|]     Quick Searching for a Contact
  10831. .par
  10832. [@aheading_3|]To quickly look up the details of a particular contact, type the first few letters of the contact's last name in the [w2h_b1|Search ]field above the Contact window. The letters that you 
  10833. type must be entered in quick succession. As soon as you have entered the first few letters of the contact's last name, OfficeTalk will search for the contact and display it's details in the Contact 
  10834. window. You can change the width of the [w2h_b1|Quick Search ]field by positioning the cursor to the right of the field and dragging left or right. To hide the field completely, change the field 
  10835. width to zero. To re-display the field, position the cursor to the left of the [w2h_b1|?] index tab and drag to the right.
  10836. .endpar
  10837. [@g_QUIC1002.BMP|]
  10838. .par
  10839. If more than one contact exists whose last name begins with the letters that you typed then OfficeTalk will find the first matching contact. Use the [@g_QUIC1003.BMP|] button to view the correct 
  10840. contact.
  10841. .endpar
  10842. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  10843. ]
  10844. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10845. .end-topic
  10846.  
  10847. ; Topic ViewingHistoryforaContact
  10848. ;
  10849. .topic ViewingHistoryforaContact
  10850. .OutputFile ViewingHistoryforaContact.htm
  10851. .title Viewing History for a Contact
  10852. .lineKeyword Viewing History for a Contact:
  10853. .list l_SECTION_
  10854. .contentTitle off
  10855. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10856. [@bheading_3|]     Viewing History for a Contact
  10857. [@aheading_3|]If a contact exists with whom you, or other members of your workgroup, have: 
  10858. Sent and received mail messages
  10859. Recorded conversations
  10860. Sent documents (such as letters and faxes)
  10861. Included in a mail merge
  10862. Arranged meetings
  10863. then OfficeTalk will have recorded these actions as contact history. Selecting the History tab in the Details window will display the contact history for the selected contact. 
  10864. [@g_QUIC0368.BMP|]
  10865. The list of items in the History window represent the combined contact history of all local users, to which you have at least read access, with the selected contact. 
  10866. Only e-mail that [w2h_i1|you] send to or receive from the selected contact will be displayed in the History window. You will not have access to any e-mail belonging to other users in your workgroup. 
  10867. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  10868. ]
  10869. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10870. .end-topic
  10871.  
  10872. ; Topic ViewingPendingTasksforaContact
  10873. ;
  10874. .topic ViewingPendingTasksforaContact
  10875. .OutputFile ViewingPendingTasksforaContact.htm
  10876. .title Viewing Pending Tasks for a Contact
  10877. .lineKeyword Viewing Pending Tasks for a Contact:
  10878. .list l_SECTION_
  10879. .contentTitle off
  10880. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10881. [@bheading_3|]     Viewing Pending Tasks for a Contact
  10882. [@aheading_3|]The Pending window makes it easy to see any outstanding tasks related to the selected Contact.
  10883. When you assign a follow up task for a contact, the task will appear in the Pending window whenever that contact is displayed in the Contact window. 
  10884. .par
  10885. On assigning the follow up task, you choose which user is responsible for completing the task. That user receives the task into his personal task list. When the user marks the task as complete, the 
  10886. task will disappear from the Pending Tasks window.
  10887. .endpar
  10888. .par
  10889. Any [@GlossProject|project] tasks assigned to the contact will also be shown in the Pending window. When a project task is assigned to a contact, the contact receives an e-mail message informing him 
  10890. of the assigned task. The contact can reply to the message, indicating his progress. The project task will remain in the Pending window until the contact replies that he has completed the project 
  10891. task.
  10892. .endpar
  10893. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  10894. ]
  10895. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10896. .end-topic
  10897.  
  10898. ; Topic ViewingHistoryandPendingDetails2
  10899. ;
  10900. .topic ViewingHistoryandPendingDetails2
  10901. .OutputFile ViewingHistoryandPendingDetails2.htm
  10902. .title Contact Mode - Contact View - Viewing History and Pending Details
  10903. .lineKeyword Viewing History and Pending Details:
  10904. .list l_SECTION_
  10905. .contentTitle off
  10906. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10907. [@bheading_3|]     Viewing History and Pending Details
  10908. [@aheading_3|]You can view the detail of any of the history or pending items in one of two ways:
  10909. Double clicking on the item
  10910. Using the Detail window
  10911. .par
  10912. If you double click on a history or pending item, depending upon the type of item and your access to that item, OfficeTalk will either display the detail of the item in a property sheet or will 
  10913. switch to History view in order to display the item's detail.
  10914. .endpar
  10915. .par
  10916. A more convenient alternative is to use the Detail window to show the history or pending item detail. You can do this by positioning the mouse at the bottom of the history list and then clicking the 
  10917. left mouse button and dragging the window separator up to define the top of the Detail window. When you release the left mouse button the Detail window is displayed. The detail of any selected 
  10918. history or pending items is displayed in this window.
  10919. .endpar
  10920. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10921. ]
  10922. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10923. .end-topic
  10924.  
  10925. ; Topic MovingAroundtheDatabase
  10926. ;
  10927. .topic MovingAroundtheDatabase
  10928. .OutputFile MovingAroundtheDatabase.htm
  10929. .title Moving Around the Database
  10930. .lineKeyword Moving Around the Database:
  10931. .lineKeyword Previous Contact Button:
  10932. .lineKeyword Next Contact Button:
  10933. .list l_SECTION_
  10934. .contentTitle off
  10935. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10936. [@bheading_2|]     Moving Around the Database
  10937. .par
  10938. [@aheading_2|]The company and contact records are stored in alphabetical order. You can view the previous or next record in the database by pressing the [@g_QUIC1004.BMP|] or 
  10939. [@g_QUIC1005.BMP|][w2h_b1| ]buttons. Alternatively, provided the company or contact window has focus, you can use the [w2h_b1|Left ]or[w2h_b1| Right] keys on the keyboard to move to the previous or 
  10940. next record. Pressing the [w2h_b1|Home] key on the keyboard will take you to the first company or contact record in the database and pressing the [w2h_b1|End ]key will take you to the last record. If 
  10941. the company or contact window does not have focus then the [w2h_b1|Left] and [w2h_b1|Right] cursor keys may not be used since they will perform other actions specific to the window that has focus. 
  10942. Instead, depressing the [w2h_b1|Ctrl] key whilst using the [w2h_b1|Left] and [w2h_b1|Right] cursor keys will move to the previous or next record accordingly. You can use the alphabetical index at the 
  10943. top of the Company or Contact Window to show the first record beginning with the letter that you select. For example, to move directly to the first record beginning with the letter [w2h_b1|P], press 
  10944. the [w2h_b1|P ]tab in the alphabetical index. If there are no records beginning with [w2h_b1|P], OfficeTalk will display a blank Company or Contact view. 
  10945. .endpar
  10946. [@g_QUIC1006.BMP|]
  10947. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10948. ]
  10949. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10950. .end-topic
  10951.  
  10952. ; Topic PrivateandPersonalCompaniesandContacts
  10953. ;
  10954. .topic PrivateandPersonalCompaniesandContacts
  10955. .OutputFile PrivateandPersonalCompaniesandContacts.htm
  10956. .title Private and Personal Companies and Contacts
  10957. .lineKeyword Private and Personal Companies and Contacts:
  10958. .list l_SECTION_
  10959. .contentTitle off
  10960. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10961. [@bheading_2|]     Private and Personal Companies and Contacts
  10962. .par
  10963. [@aheading_2|]The Access page in the Company and Contact property sheet lets you specify whether the company or contact will be public, giving access to all users who have at least read access to the 
  10964. All Contact [@GlossGroup|Group], or whether the company or contact will be private to you. If you select the [w2h_b1|Private ]radio button, then only you will be able to see the Company or Contact.
  10965. .endpar
  10966. [w2h_b0|[@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10967. ]]
  10968. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10969. .end-topic
  10970.  
  10971. ; Topic KeepingNotesforaCompanyorContact
  10972. ;
  10973. .topic KeepingNotesforaCompanyorContact
  10974. .OutputFile KeepingNotesforaCompanyorContact.htm
  10975. .title Keeping Notes for a Company or Contact
  10976. .lineKeyword Keeping Notes for a Company or Contact:
  10977. .list l_SECTION_
  10978. .contentTitle off
  10979. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  10980. [@bheading_2|]     Keeping Notes for a Company or Contact
  10981. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you keep [@GlossRichtext|rich text] notes for a particular company or contact. You can do this by selecting the Notes tab from the company or contact property sheet. 
  10982. [w2h_b0|[@g_QUIC0371.BMP|]
  10983. Type in the notes, using the format toolbar to add colour, fonts and character style to your text.
  10984. .par
  10985. [w2h_b1|Note: ]If a Company or Contact has notes associated with it then a {bmct help0095.bmp} marker will be displayed in the top right corner of the Company or Contact window. Double clicking on 
  10986. the {bmct help0096.bmp} marker will bring up the Company or Contact property sheet, automatically displaying the Notes page.
  10987. .endpar
  10988. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  10989. ]]
  10990. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  10991. .end-topic
  10992.  
  10993. ; Topic CategorisingCompaniesandContacts
  10994. ;
  10995. .topic CategorisingCompaniesandContacts
  10996. .OutputFile CategorisingCompaniesandContacts.htm
  10997. .title Categorising Companies and Contacts
  10998. .lineKeyword Categorising Companies and Contacts:
  10999. .list l_SECTION_
  11000. .contentTitle off
  11001. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11002. [@bheading_2|]     Categorising Companies and Contacts
  11003. .par
  11004. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you set up one or more categories which may be used to classify your companies and contacts. To mark a company or contact as belonging to a particular 
  11005. [@GlossCategory|category], do the following:
  11006. .endpar
  11007. [w2h_b0|Bring up the company or contact property sheet.
  11008. [@g_QUIC0373.BMP|]
  11009. Select the Categories page. The Categories page will display a list of Contact Categories in the bottom window. Each category has a check box to the left of the description.
  11010. Select one or more check boxes representing the classification of the company or contact into the relevant categories.
  11011. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  11012. .par
  11013. You may add your own private categories by typing the name of the category into the Categories window in the Categories page and pressing the [w2h_b1|Update ]button. The new category will appear, 
  11014. checked, in the bottom window. Press [w2h_b1|OK ]to save your changes.
  11015. .endpar
  11016. .par
  11017. If you wish to add the company or contact to categories in another [@GlossCategoryset|category set], for example, the Diary category set, then select the Diary category set from the [w2h_b1|Set] drop 
  11018. down list. The list of available categories in that category set will appear in the bottom window. Select one or more categories and press [w2h_b1|OK ]to save your changes.
  11019. .endpar
  11020. For more information on Categories, see [@UsingCategories|Using Categories].
  11021. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  11022. ]]
  11023. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11024. .end-topic
  11025.  
  11026. ; Topic AddingaDuplicateCompanyRecord
  11027. ;
  11028. .topic AddingaDuplicateCompanyRecord
  11029. .OutputFile AddingaDuplicateCompanyRecord.htm
  11030. .title Adding a Duplicate Company Record
  11031. .lineKeyword Adding a Duplicate Company Record:
  11032. .list l_SECTION_
  11033. .contentTitle off
  11034. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11035. [@bheading_2|]     Adding a Duplicate Company Record
  11036. [@aheading_2|]If you add a company record whose name already exists, OfficeTalk detects this and pops up a Company Exists dialog box.
  11037. [@g_QUIC0375.BMP|]
  11038. OfficeTalk gives you three choices of what to do. 
  11039. If you wish to add the record as a separate record, keeping the same company name but in no way relating it to the record already existing with that name then press the [w2h_b1|Add Separate ]button.
  11040. .par
  11041. If you wish to add the record, making it an[w2h_i1| other address] of the record already existing with that name then press the [w2h_b1|Make Other Address ]button. The record will be added and the 
  11042. text "[w2h_i1|More...]" will be shown at the top right of the Company Window when this record is displayed. Pressing the left mouse button while the cursor is over the "[w2h_i1|More...]" text will 
  11043. cause OfficeTalk to display the next record in that [@GlossGroup|group] of sites.
  11044. .endpar
  11045. If you wish to cancel the operation such that the record is not added at all, then press the [w2h_b1|Cancel] button.
  11046. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  11047. ]
  11048. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11049. .end-topic
  11050.  
  11051. ; Topic AddingaDuplicateContactRecord
  11052. ;
  11053. .topic AddingaDuplicateContactRecord
  11054. .OutputFile AddingaDuplicateContactRecord.htm
  11055. .title Adding a Duplicate Contact Record
  11056. .lineKeyword Adding a Duplicate Contact Record:
  11057. .lineKeyword Contacts:
  11058. .lineKeyword Contacts:duplicate checking:
  11059. .list l_SECTION_
  11060. .contentTitle off
  11061. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11062. [@bheading_2|]     Adding a Duplicate Contact Record
  11063. [@aheading_2|]If you add a contact record whose first name and last name matches an existing contact record, OfficeTalk detects this and displays a Contact Exists dialog box.
  11064. [@g_QUIC0377.BMP|]
  11065. OfficeTalk lets you choose whether or not to add the contact. Press [w2h_b1|Add Contact] to add the contact. Otherwise press [w2h_b1|Do Not Add Contact].
  11066. .par
  11067. [w2h_b1|Note: ]The option to check for duplicate companies and contacts must be turned on by a Supervisor from within Supervisor mode. For more information see 
  11068. [@OptionsforDuplicateCheckingofContacts|Options for Duplicate Checking of Contacts].
  11069. .endpar
  11070. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  11071. ]
  11072. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11073. .end-topic
  11074.  
  11075. ; Topic ManuallyCheckingForDuplicateCompanies
  11076. ;
  11077. .topic ManuallyCheckingForDuplicateCompanies
  11078. .OutputFile ManuallyCheckingForDuplicateCompanies.htm
  11079. .title Manually Checking For Duplicate Companies
  11080. .lineKeyword Manually Checking For Duplicate Companies:
  11081. .list l_SECTION_
  11082. .contentTitle off
  11083. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11084. [@bheading_2|]     Manually Checking For Duplicate Companies 
  11085. .par
  11086. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you perform a manual check for duplicate companies. You should typically perform this operation on a regular basis if you do not have automatic duplicate checking turned 
  11087. on.
  11088. .endpar
  11089. To perform a manual check for duplicate companies, do the following:
  11090. .par
  11091. Select [w2h_b1|Check for Duplicates] from the [w2h_b1|Edit] menu in Contact mode. OfficeTalk will search all the company records looking for two companies with identical names. If a duplicate is 
  11092. found, OfficeTalk displays the Duplicate Company dialog box.
  11093. .endpar
  11094. [@g_QUIC0379.BMP|]
  11095. .par
  11096. The first address line of each company is displayed so that you can distinguish each company. To look more closely at the details of either company, press the relevant 
  11097. [w2h_b1|Details[@specialChar(85)|133] ]button. This will show the Company property sheet for the corresponding Company.
  11098. .endpar
  11099. OfficeTalk gives you four choices. You may choose between 
  11100. .par
  11101. Making the second company a linked site of the first company. This means that both companies will exist as separate records but each one will be accessible from the other by pressing the 
  11102. [w2h_b1|More[@specialChar(85)|133]] marker which will appear at the top of the Company window when either company is displayed.
  11103. .endpar
  11104. Skipping this duplicate match.
  11105. Deleting the first Company.
  11106. Deleting the second company.
  11107. Select the required option by pressing the relevant button in the Duplicate Checking dialog box. Alternatively, press [w2h_b1|Cancel] to cancel the duplicate checking operation.
  11108. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  11109. ]
  11110. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11111. .end-topic
  11112.  
  11113. ; Topic AutoDiallingaCompanyorContact
  11114. ;
  11115. .topic AutoDiallingaCompanyorContact
  11116. .OutputFile AutoDiallingaCompanyorContact.htm
  11117. .title Auto Dialling a Company or Contact
  11118. .lineKeyword Auto Dialling a Company or Contact:
  11119. .list l_SECTION_
  11120. .contentTitle off
  11121. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11122. [@bheading_2|]     Auto Dialling a Company or Contact
  11123. [@aheading_2|]You may auto dial a company or contact provided:
  11124. You have a modem connected directly to your computer using the same phone line as your handset phone.
  11125. One or more company or contact phone number details have been entered.
  11126. You can auto dial a company or contact by pressing the {bmct help0097.bmp} window button above the Company or Contact Window. Pressing this button will bring up the Dial dialog box. 
  11127. [@g_QUIC1007.BMP|]
  11128. .par
  11129. The Dial dialog box lets you type in a phone number manually into the [w2h_b1|Phone Number] field or lets you select from a list of phone numbers defined for the company or contact. When you press 
  11130. [w2h_b1|OK], OfficeTalk will initialise the modem and dial the selected number.
  11131. .endpar
  11132. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  11133. ]
  11134. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11135. .end-topic
  11136.  
  11137. ; Topic DirectoryView
  11138. ;
  11139. .topic DirectoryView
  11140. .OutputFile DirectoryView.htm
  11141. .title Directory View
  11142. .lineKeyword Directory View:
  11143. .list l_SECTION_
  11144. .contentTitle off
  11145. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11146. [@bheading_2|]     Directory View
  11147. .par
  11148. [@aheading_2|]Directory view displays a columnar list of companies or contacts. The View consists of a Contact [@GlossGroup|Group] window and a Directory window. The Directory window has two tabs: A 
  11149. Companies tab and a Contacts tab. Selecting the Companies tab will display a list of all companies in the selected contact group. Likewise, selecting the Contacts tab will display a list of all 
  11150. contacts in the selected contact group.
  11151. .endpar
  11152. [w2h_b1|Note: ]The All contact group contains all public companies and contacts as well as all your personal companies and contacts.
  11153. [@g_QUIC0382.BMP|]
  11154. [w2h_b1|More:
  11155. [w2h_b0|[@QuickSearchingforaCompanyorContact|Quick Searching for a Company or Contact]
  11156. [@UsingtheTabBar|Using the Tab Bar]
  11157. [@ViewingaCompany_sEmployees|Viewing a Company's Employees]
  11158. [@Sorting_GroupingandFiltering|Sorting, Grouping and Filtering]
  11159. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11160. ]]]
  11161. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11162. .end-topic
  11163.  
  11164. ; Topic QuickSearchingforaCompanyorContact
  11165. ;
  11166. .topic QuickSearchingforaCompanyorContact
  11167. .OutputFile QuickSearchingforaCompanyorContact.htm
  11168. .title Quick Searching for a Company or Contact
  11169. .lineKeyword Quick Searching for a Company or Contact:
  11170. .list l_SECTION_
  11171. .contentTitle off
  11172. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11173. [@bheading_3|]     Quick Searching for a Company or Contact
  11174. .par
  11175. [@aheading_3|]To quickly look up the details of a particular company or contact, select either the Companies tab or the Contacts tab as appropriate and type the first few letters of the company name 
  11176. or the contact's last name in the [w2h_b1|Search] field above the Directory window. The letters that you type must be entered in quick succession. As soon as you have entered the first few letters, 
  11177. OfficeTalk will search for the record and display it in the Directory window. You can change the width of the [w2h_b1|Quick Search ]field by positioning the cursor to the right of the field and 
  11178. dragging left or right. To hide the field completely, change the field width to zero. To re-display the field, position the cursor to the left of the [w2h_b1|?] index tab and drag to the right.
  11179. .endpar
  11180. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11181. ]
  11182. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11183. .end-topic
  11184.  
  11185. ; Topic UsingtheTabBar
  11186. ;
  11187. .topic UsingtheTabBar
  11188. .OutputFile UsingtheTabBar.htm
  11189. .title Using the Tab Bar
  11190. .lineKeyword Using the Tab Bar:
  11191. .list l_SECTION_
  11192. .contentTitle off
  11193. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11194. [@bheading_3|]     Using the Tab Bar
  11195. .par
  11196. [@aheading_3|]The Tab Bar lets you search for the first company or contact which starts with a particular letter. For example, you could find the first company beginning with [w2h_b1|P] by pressing 
  11197. the [w2h_b1|P] tab in the tab bar. 
  11198. .endpar
  11199. [@g_HELP0098.BMP|]
  11200. .par
  11201. [w2h_b1|Note: ]The directory list may be sorted by any column and is not necessarily sorted by [w2h_i1|Name]. In such circumstances, pressing one of the tabs in the Tab Bar will re-sort the list by 
  11202. name prior to searching.
  11203. .endpar
  11204. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11205. ]
  11206. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11207. .end-topic
  11208.  
  11209. ; Topic ViewingaCompany_sEmployees
  11210. ;
  11211. .topic ViewingaCompany_sEmployees
  11212. .OutputFile ViewingaCompany_sEmployees.htm
  11213. .title Viewing a Company's Employees
  11214. .lineKeyword Viewing a Company's Employees:
  11215. .list l_SECTION_
  11216. .contentTitle off
  11217. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11218. [@bheading_3|]     Viewing a Company's Employees
  11219. .par
  11220. [@aheading_3|]If a company has employees, the company will appear in the Directory window with a {bmct help0099.bmp} button next to it. Pressing the button will expand the company to show a list of 
  11221. the company's employees.
  11222. .endpar
  11223. [@g_QUIC1009.BMP|]
  11224. Pressing the button a second time will contract the company, hiding the list of employees.
  11225. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11226. ]
  11227. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11228. .end-topic
  11229.  
  11230. ; Topic Sorting_GroupingandFiltering
  11231. ;
  11232. .topic Sorting_GroupingandFiltering
  11233. .OutputFile Sorting_GroupingandFiltering.htm
  11234. .title Sorting, Grouping and Filtering
  11235. .lineKeyword Sorting, Grouping and Filtering:
  11236. .list l_SECTION_
  11237. .contentTitle off
  11238. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11239. [@bheading_3|]     Sorting, Grouping and Filtering 
  11240. .par
  11241. [@aheading_3|]From within the directory view, you can sort company and contact data by any of the available columns. For example, you may wish to sort by the Last Contacted Date. To do this, pop up 
  11242. the context menu by clicking the right mouse button anywhere in the Directory window and selecting [w2h_b1|Sort[@specialChar(85)|133]] from the menu. The Sort/[@GlossGroup|Group] dialog box will 
  11243. appear. 
  11244. .endpar
  11245. [w2h_b0|[@g_QUIC0441.BMP|]
  11246. .par
  11247. Select [w2h_i1|Town/City] from the first drop down list and press [w2h_b1|OK]. This will sort the list accordingly. Alternatively, show the Town/City column and then click on the Town/City header 
  11248. using the left mouse button.
  11249. .endpar
  11250. [@g_QUIC0443.BMP|]
  11251. .par
  11252. You can group the list by the Town/City column by clicking on the header using the left mouse button while you keep the [w2h_b1|Shift] key depressed. Grouping the list by Town/City column displays 
  11253. the list as shown below:
  11254. .endpar
  11255. [@g_QUIC0445.BMP|]
  11256. .par
  11257. You may wish to filter on all companies that are located in a particular town or city, for example, London. The easiest way to do this is to find a company which is located in London and then click 
  11258. on the Town/City field using the right mouse button. The context menu will be displayed as shown below.
  11259. .endpar
  11260. [@g_QUIC0447.BMP|]
  11261. .par
  11262. Select [w2h_b1|Filter By 'London']. The list will show only those companies which are located in London. A {bmct help0100.bmp}marker will appear in the Window Title, showing that the list has been 
  11263. filtered. To disable the filter, click the right mouse button anywhere in the Directory window and select [w2h_b1|Disable Filter] from the context menu.
  11264. .endpar
  11265. For more information on sorting, grouping and filtering, see [@SortingData|Sorting Data] and the following sections [@SortingData|Sorting Data].
  11266. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  11267. ]]
  11268. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11269. .end-topic
  11270.  
  11271. ; Topic SearchingforCompaniesandContacts
  11272. ;
  11273. .topic SearchingforCompaniesandContacts
  11274. .OutputFile SearchingforCompaniesandContacts.htm
  11275. .title Searching for Companies and Contacts
  11276. .lineKeyword Searching for Companies and Contacts:
  11277. .list l_SECTION_
  11278. .contentTitle off
  11279. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11280. [@bheading_2|]     Searching for Companies and Contacts
  11281. .par
  11282. [@aheading_2|]If you need a more powerful way of searching for companies and contacts other than using the quick search techniques, as described above, then you should use the Company or Contact 
  11283. Search dialog box. You can display the Company or Contact Search dialog box by selecting [w2h_b1|Search Companies] or [w2h_b1|Search Contacts] from the [w2h_b1|Search] menu. Both dialog boxes are 
  11284. identical. The Search Companies dialog box is shown below.
  11285. .endpar
  11286. [@g_QUIC1079.BMP|]
  11287. .par
  11288. The Company and Contact Search dialog boxes provide both a Simple search page and an Advanced search page. The Advanced search page lets you create more complex searches by letting you specify 
  11289. boolean expressions. For more information, see [@SearchingforData|Searching for Data]. The Simple search page lets you decide which fields to search and what to search for. You may choose to search 
  11290. on any of the following field choices by selecting the required choice from the [w2h_b1|Field] drop down.
  11291. .endpar
  11292. .table colSize 11 18 
  11293. [w2h_b1|Field Choice
  11294. Description
  11295. [w2h_b0|Name field only
  11296. Searches just the name of the company or contact.
  11297. Name and address fields
  11298. Searches the name and address fields and, in the case of contacts, the home address fields.
  11299. Postcode begins with[@specialChar(85)|133]
  11300. Performs an indexed search on the postcode.
  11301. All text fields
  11302. Searches all textual fields including name, address, e-mail, phone and comment fields.
  11303. All fields
  11304. Searches all text fields as well as ]][@GlossRichtext|rich text] notes associated with the company or contact.
  11305. .end-table
  11306. .par
  11307. [w2h_b0|Enter the required search text into the [w2h_b1|Text] field and press the [w2h_b1|Search] button. OfficeTalk will display the results in the [w2h_b1|Results] list as and when they are found. 
  11308. You may view any item found by selecting it from the [w2h_b1|Results] list and pressing the [w2h_b1|Goto] button.
  11309. .endpar
  11310. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  11311. ]]
  11312. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11313. .end-topic
  11314.  
  11315. ; Topic DeletingCompaniesandContacts
  11316. ;
  11317. .topic DeletingCompaniesandContacts
  11318. .OutputFile DeletingCompaniesandContacts.htm
  11319. .title Deleting Companies and Contacts
  11320. .lineKeyword Deleting Companies and Contacts:
  11321. .lineKeyword Security Profiles:
  11322. .lineKeyword Security Profiles:restricting access to modes:
  11323. .list l_SECTION_
  11324. .contentTitle off
  11325. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11326. [@bheading_2|]     Deleting Companies and Contacts
  11327. .par
  11328. [@aheading_2|]You may delete a company by viewing the company from within Company view, clicking on the company, using the right mouse button and selecting [w2h_b1|Delete] from the context menu. 
  11329. Alternatively, provided the Company view window has focus, press the [w2h_b1|Delete] key on the keyboard. In both case, OfficeTalk will ask you to confirm that you wish to send the company to the 
  11330. recycle bin. Press [w2h_b1|Yes] to confirm deletion. If you wish to permanently delete the company then ensure that the [w2h_b1|Shift ]key is depressed when deleting the company. In this case, 
  11331. OfficeTalk will not send the company to the recycle bin but will instead permanently delete the company.
  11332. .endpar
  11333. Contacts may be deleted in exactly the same way from within Company view.
  11334. .par
  11335. [w2h_b1|Note:] You must have been granted sufficient access in order to delete companies and contacts. A supervisor can grant this access from within Supervisor mode. For more information, see 
  11336. [@RestrictingAccesstoModes2|Restricting Access to Modes].
  11337. .endpar
  11338. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  11339. ]
  11340. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11341. .end-topic
  11342.  
  11343. ; Topic SpecifyingaContact_sE_MailAddress
  11344. ;
  11345. .topic SpecifyingaContact_sE_MailAddress
  11346. .OutputFile SpecifyingaContact_sE_MailAddress.htm
  11347. .title Specifying a Contact's E-Mail Address
  11348. .lineKeyword Specifying a Contact's E-Mail Address:
  11349. .list l_SECTION_
  11350. .contentTitle off
  11351. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11352. [@bheading_2|]     Specifying a Contact's E-Mail Address
  11353. [@aheading_2|]You can specify an e-mail address for a contact from within the Contact property sheet in the following way:
  11354. Bring up the Contact property sheet by double clicking on the relevant contact from within Contact view.
  11355. Type in the e-mail address into the [w2h_b1|Email Address ]field.
  11356. Press the {bmct help0101.bmp} button. This will bring up the Select Service dialog box. 
  11357. [@g_QUIC0484.BMP|]
  11358. .par
  11359. Choose which Mail Service will be used to send mail to this contact. If you have specified an Internet address such as mailbox@company.com, then OfficeTalk will automatically select the Internet Mail 
  11360. Service. Select the appropriate mail service and press [w2h_b1|OK].
  11361. .endpar
  11362. .par
  11363. Press the {bmct help0102.bmp} button. This will bring up the Per Recipient Settings dialog box. The format of this dialog box will depend on selected mail service. The Per Recipient Setting dialog 
  11364. box for the Internet Mail Service lets you choose options for encoding and for [@GlossRichtext|rich text].
  11365. .endpar
  11366. [w2h_b0|[@g_QUIC0486.BMP|]
  11367. .par
  11368. You may choose to encode messages sent to this contact in either MIME format or UUENCODE format. If you choose [w2h_b1|Use Service Default], messages sent to this contact will always be sent using 
  11369. MIME. This may change in future versions of the product.
  11370. .endpar
  11371. .par
  11372. You may also choose whether or not to send messages to this contact in rich text format or in plain text format. The default is to send using plain text. If you wish to send to the contact using rich 
  11373. text then select  the [w2h_b1|Use rich text] radio button, otherwise, select the [w2h_b1|Do not use rich text] radio button.
  11374. .endpar
  11375. .par
  11376. [w2h_b1|Note: ]If you send rich text messages to contacts whose mail client does not support RTF, then the contact will receive a plain text version of the message in addition to a file attachment 
  11377. containing a rich text version of the message. If the contact is an OfficeTalk user or uses any other mail client which does support RTF mail messages then the rich text message will be displayed in 
  11378. the mail clients message window.
  11379. .endpar
  11380. .par
  11381. The Per Recipient Setting dialog box for the MAPI Mail Service lets you specify whether or not the contact uses Microsoft Exchange. If the contact does use Microsoft Exchange, then OfficeTalk makes 
  11382. use of Exchange forms whenever this contact is invited to meetings or assigned [@GlossProject|project] tasks using this e-mail address.
  11383. .endpar
  11384. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  11385. ]]
  11386. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11387. .end-topic
  11388.  
  11389. ; Topic SendinganE_mailMessagetoaContact
  11390. ;
  11391. .topic SendinganE_mailMessagetoaContact
  11392. .OutputFile SendinganE_mailMessagetoaContact.htm
  11393. .title Sending an E-mail Message to a Contact
  11394. .lineKeyword Sending an E-mail Message to a Contact:
  11395. .list l_SECTION_
  11396. .contentTitle off
  11397. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11398. [@bheading_2|]     Sending an E-mail Message to a Contact
  11399. .par
  11400. [@aheading_2|]If you specify an e-mail address for a contact then you may send a mail message to that contact by clicking the right mouse button in the Contact view and selecting [w2h_b1|Send Mail] 
  11401. from the context sensitive menu.
  11402. .endpar
  11403. [@g_QUIC1021.BMP|]
  11404. .par
  11405. Selecting [w2h_b1|Send Mail] will switch to Compose View in Mail Mode with the contact selected in the To: window. Fill out the subject field, enter a message and press [w2h_b1|Ctrl+S] to send the 
  11406. message. For more information see [@SendingMail|Sending Mail].
  11407. .endpar
  11408. .par
  11409. If you specify more than one e-mail address for a particular contact, for example by specifying both a work and home e-mail address, then you may send to either address by selecting the required 
  11410. address from the context menu.
  11411. .endpar
  11412. [@g_QUIC0489.BMP|]
  11413. [w2h_b1|Note: ]If there are additional custom e-mail fields then these will also be available from the context menu.
  11414. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  11415. ]
  11416. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11417. .end-topic
  11418.  
  11419. ; Topic OrganisingaMeetingwithaContact
  11420. ;
  11421. .topic OrganisingaMeetingwithaContact
  11422. .OutputFile OrganisingaMeetingwithaContact.htm
  11423. .title Organising a Meeting with a Contact
  11424. .lineKeyword Organising a Meeting with a Contact:
  11425. .list l_SECTION_
  11426. .contentTitle off
  11427. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11428. [@bheading_2|]     Organising a Meeting with a Contact
  11429. [@aheading_2|]Sometimes you will want to organise a meeting with a contact from within Contact mode. You can do this in the following way:
  11430. View the appropriate contact in Contact View.
  11431. Click the right mouse button somewhere inside the Contact window and select [w2h_b1|Organise Meeting[@specialChar(85)|133]] from the context menu.
  11432. .par
  11433. OfficeTalk will change to Meeting mode and will add the chosen contact and yourself as recipients of a new meeting. You may add further recipients if you wish and you may then proceed to book the 
  11434. meeting in the normal way. For more information see [@OrganisingaMeeting|Organising a Meeting].
  11435. .endpar
  11436. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  11437. ]
  11438. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11439. .end-topic
  11440.  
  11441. ; Topic CreatingaFollow_UpTask
  11442. ;
  11443. .topic CreatingaFollow_UpTask
  11444. .OutputFile CreatingaFollow_UpTask.htm
  11445. .title Creating a Follow-Up Task
  11446. .lineKeyword Creating a Follow-Up Task:
  11447. .list l_SECTION_
  11448. .contentTitle off
  11449. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11450. [@bheading_2|]     Creating a Follow-Up Task
  11451. .par
  11452. [@aheading_2|]A follow-up task is a task which is associated with a company or contact. A follow-up task is displayed in the Pending tab of the Company, Contact or History views until it has been 
  11453. completed. When completed, the task will be displayed in the History tab of the relevant view. 
  11454. .endpar
  11455. OfficeTalk lets you create follow-up tasks for companies, contacts, conversations and documents (such as letters and faxes). You can create a follow-up task in the following way:
  11456. .par
  11457. Click the right mouse button on either a company, contact, document or conversation from the Company, Contact or History view and select [w2h_b1|Assign Task[@specialChar(85)|133]] from the context 
  11458. sensitive menu. 
  11459. .endpar
  11460. [@g_QUIC0491.BMP|]
  11461. The Select User dialog box will appear, prompting you to specify the user to whom the follow-up task should be assigned. 
  11462. [@g_QUIC0493.BMP|]
  11463. Only users to whom you have at least create access will appear in the drop down list. Select the relevant user and press [w2h_b1|OK]. The Task property sheet is displayed.
  11464. .par
  11465. Fill out the fields of the Task property sheet, optionally specifying a deadline by which time the task must be completed. Press [w2h_b1|OK] to save your changes. If you assign the task to a user 
  11466. other than yourself, an Instructions dialog box is displayed next, letting you enter instructions for completing the task. When you press [w2h_b1|OK ]on the Instructions dialog box, provided you 
  11467. selected a user other than yourself, an e-mail message is sent to that user, informing them of the task assignment. The task will appear in the Pending list against the relevant company or contact. 
  11468. For example, if you create a follow up task for a conversation then the task is associated with the company or contact with whom you had the conversation. A public [@GlossUserlink|user link] is 
  11469. created which links the task with the associated item (the conversation in this example).
  11470. .endpar
  11471. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  11472. ]
  11473. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11474. .end-topic
  11475.  
  11476. ; Topic PrintingCompaniesandContacts
  11477. ;
  11478. .topic PrintingCompaniesandContacts
  11479. .OutputFile PrintingCompaniesandContacts.htm
  11480. .title Printing Companies and Contacts
  11481. .lineKeyword Printing Companies and Contacts:
  11482. .list l_SECTION_
  11483. .contentTitle off
  11484. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11485. [@bheading_2|]     Printing Companies and Contacts
  11486. .par
  11487. [@aheading_2|]You may print out companies by selecting [w2h_b1|Print Companies ]from the [w2h_b1|File/Print ]menu. When you do this, the Print Companies dialog box is displayed, showing the Details 
  11488. page.
  11489. .endpar
  11490. [@g_QUIC0385.BMP|] 
  11491. You may print out contacts by selecting [w2h_b1|Print Contacts ]from the [w2h_b1|File/Print ]menu. When you do this, the Print Contacts dialog box is displayed, showing the Details page.
  11492. [@g_QUIC0387.BMP|]
  11493. The fields and buttons in the Print Companies dialog box and the Print Contacts dialog box are described in the table below:
  11494. .table colSize 9 20 
  11495. [w2h_b1|Field/Button
  11496. Description
  11497. [w2h_b0|All companies/ [@lineBreak|]Current ]][@GlossGroup|group]/ [@lineBreak|]Current company
  11498. .par
  11499. You may choose what to print by selecting one of these radio buttons. You can print either all companies in the entire database, or, if there is a contact group currently selected, you can print that 
  11500. group or you can print the current company.
  11501. .endpar
  11502. Draw line between records
  11503. Check this check box if you wish to print a horizontal line between each record printed.
  11504. New page per alphabetical section
  11505. Check this check box if you wish to start a new page for every new alphabetical section.
  11506. One record per page
  11507. Check this check box if you wish to print only one company record per page.
  11508. Print Company Name
  11509. Check this check box if you wish to print the company name in a different font from the other printed fields. The name is printed using the Name Font which may be defined in the Fonts tab.
  11510. Print Field Names
  11511. Check this check box if you wish to print field names. Field names will be printed using the Title Font which may be defined in the Fonts tab.
  11512. Show Empty Fields
  11513. By default, any fields selected for printing which are empty are not printed. You may print empty fields by selecting this check box
  11514. Print Employees (Print Company dialog box only)[w2h_i1|
  11515. ]Check this check box if you wish to print the list of employees underneath each company.
  11516. .end-table
  11517. OfficeTalk provides common print functionality in all Print dialog boxes. This functionality includes:
  11518. Defining headers and footers
  11519. Printer setup
  11520. Page Style Selection
  11521. Saved Print Settings
  11522. Preview capability
  11523. For more information on this common print functionality, see the [@Printing|Printing].
  11524. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  11525. ]
  11526. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11527. .end-topic
  11528.  
  11529. ; Topic ContactGroups
  11530. ;
  11531. .topic ContactGroups
  11532. .OutputFile ContactGroups.htm
  11533. .title Contact Groups
  11534. .lineKeyword Contact Groups:
  11535. .list l_SECTION_
  11536. .contentTitle off
  11537. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11538. [@bheading_2|]     Contact Groups
  11539. .par
  11540. [@aheading_2|]Often, you will want to classify your companies and contacts into one or more groups. For example, you may wish to create a [@GlossGroup|group] of sales prospects, or you may wish to 
  11541. keep a list of applicants to a vacancy in your organisation. OfficeTalk lets you do this using Contact Groups. 
  11542. .endpar
  11543. A company or contact may belong to several contact groups and each contact group may contain any number of companies or contacts.
  11544. .par
  11545. Contact groups are hierarchical, which means that one contact group may contain one or more sub contact groups. This adds considerable flexibility to the way in which you structure your companies and 
  11546. contacts.
  11547. .endpar
  11548. [w2h_b1|More:
  11549. [w2h_b0|[@TheAllContactGroup|The All Contact Group]
  11550. [@CreatingaNewContactGroup|Creating a New Contact Group]
  11551. [@AddingCompaniesandContactstoaContactGroup|Adding Companies and Contacts to a Contact Group]
  11552. [@OpeningaContactGroup|Opening a Contact Group]
  11553. [@DeletingCompaniesandContactsfromaContactGroup|Deleting Companies and Contacts from a Contact Group]
  11554. [@StructuringYourContactGroups|Structuring Your Contact Groups]
  11555. [@FindingWhichGroupsaCompanyorContactBelongsTo|Finding Which Groups a Company or Contact Belongs To]
  11556. [@SpecifyingAccesstoaContactGroup|Specifying Access to a Contact Group]
  11557. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11558. ]]]
  11559. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11560. .end-topic
  11561.  
  11562. ; Topic TheAllContactGroup
  11563. ;
  11564. .topic TheAllContactGroup
  11565. .OutputFile TheAllContactGroup.htm
  11566. .title The All Contact Group
  11567. .lineKeyword The All Contact Group:
  11568. .list l_SECTION_
  11569. .contentTitle off
  11570. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11571. [@bheading_3|]     The [w2h_i1|All] Contact Group
  11572. .par
  11573. [@aheading_3|]The [w2h_b1|All ]contact [@GlossGroup|group] is a special contact group which, provided you have sufficient access, will let you see all companies and contacts in the OfficeTalk 
  11574. database, except for company and contact records which are private to other users. The [w2h_b1|All ]contact group may not be deleted and it's properties, such as description and access rights, may 
  11575. only be edited by a supervisor. 
  11576. .endpar
  11577. .par
  11578. [w2h_b1|Note: ]Access to the [w2h_b1|All] contact group may be fully defined by a supervisor. This is used when a supervisor wishes to restrict one or more users to specific contact groups. Denying a 
  11579. user access to the [w2h_b1|All] contact group prevents that user from being able to view every public company or contact. Instead the user will have access only to those companies and contacts 
  11580. belonging to contact groups to which the user has been granted access. For more information, see [@SpecifyingAccesstoaContactGroup|Specifying Access to a Contact Group].
  11581. .endpar
  11582. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11583. ]
  11584. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11585. .end-topic
  11586.  
  11587. ; Topic CreatingaNewContactGroup
  11588. ;
  11589. .topic CreatingaNewContactGroup
  11590. .OutputFile CreatingaNewContactGroup.htm
  11591. .title Creating a New Contact Group
  11592. .lineKeyword Creating a New Contact Group:
  11593. .list l_SECTION_
  11594. .contentTitle off
  11595. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11596. [@bheading_3|]     Creating a New Contact Group
  11597. [@aheading_3|]You can create a new contact [@GlossGroup|group] in the following way:
  11598. Double click on a blank part of the Contact Group list. The Contact Group dialog box is displayed.
  11599. [@g_QUIC0389.BMP|]
  11600. Enter a name for the contact group, for example, 'Potential Prospects'.
  11601. Select the Members tab. The Members page lets you specify which companies and contacts will belong to the contact group.
  11602. [@g_QUIC0391.BMP|]
  11603. .par
  11604. Find the relevant companies and contacts by selecting either the [w2h_b1|Companies ]or [w2h_b1|Contacts ]radio button and searching for records which begin with or contain the text that you enter 
  11605. into the [w2h_b1|Search Text] field. When you press the [w2h_b1|Search ]button, any records found will be displayed in the Results list. For more advanced searching, you can use the Company or 
  11606. Contact Search dialog box. Pressing the [w2h_b1|Company Search Results ]or the [w2h_b1|Contact Search Results ]button will add the results of the Company or Contact search dialog box into the 
  11607. [w2h_b1|Results ]list. Any companies shown in the [w2h_b1|Results ]list are displayed along with the list of associated employees.
  11608. .endpar
  11609. .par
  11610. Select the records from the [w2h_b1|Results ]list that you wish to add to the contact group and press the [w2h_b1|Add ]button. The selected companies will be added to the Members list. Press 
  11611. [w2h_b1|OK ]to save your changes. The Contact group will appear in the Contact Group list.
  11612. .endpar
  11613. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11614. ]
  11615. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11616. .end-topic
  11617.  
  11618. ; Topic AddingCompaniesandContactstoaContactGroup
  11619. ;
  11620. .topic AddingCompaniesandContactstoaContactGroup
  11621. .OutputFile AddingCompaniesandContactstoaContactGroup.htm
  11622. .title Adding Companies and Contacts to a Contact Group
  11623. .lineKeyword Adding Companies and Contacts to a Contact Group:
  11624. .list l_SECTION_
  11625. .contentTitle off
  11626. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11627. [@bheading_3|]     Adding Companies and Contacts to a Contact Group
  11628. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you add companies and contacts to an existing contact [@GlossGroup|group] using drag and drop. You can do this in the following way:
  11629. .par
  11630. Firstly view the company or contact that you wish to add in the appropriate view. Click the left mouse button down in Company or Contact view and whilst keeping the left mouse button depressed, drag 
  11631. the cursor to the relevant contact group in the Contact Group list and then release the left mouse button.
  11632. .endpar
  11633. Alternatively, from Directory view, select one or more companies or contacts and drag them to the relevant contact group in the Contact Group list.
  11634. [@g_QUIC1010.BMP|]
  11635. .par
  11636. OfficeTalk provides several options for when you drop a company or a contact onto a contact group, with regards to associated contacts or companies. For example, if you add a company to a contact 
  11637. group, you may or may not wish to include all employees of the company as members of the contact group. Likewise, if you add a contact to a contact group, you may or may not wish to add the contact's 
  11638. associated company as a member of the contact group. The Drag/Drop page of the Preferences dialog box lets you choose which options you require. The options for when you drop a company onto a contact 
  11639. group are as described in the table below:
  11640. .endpar
  11641. .table colSize 8 21 
  11642. [w2h_b1|Radio Button
  11643. Description
  11644. [w2h_b0|Do not add contacts
  11645. When you add a company to a contact group through drag and drop, OfficeTalk will not add any of the employees of the company to the contact group.
  11646. Add all contacts
  11647. When you add a company to a contact group through drag and drop, OfficeTalk will add all of the employees of the company to the contact group.
  11648. Prompt
  11649. When you add a company to a contact group through drag and drop, OfficeTalk will prompt you with a dialog box, letting you choose which employees will be added as members of the contact group.
  11650. .end-table
  11651. If you choose the [w2h_b1|Prompt] radio button, OfficeTalk will display a Select Employees dialog box. 
  11652. [@g_QUIC0394.BMP|]
  11653. Select which employees you wish to add to the contact group and press the [w2h_b1|Add] button. If you do not wish to add any employees then just press [w2h_b1|OK].
  11654. The options for when you drop a contact onto a contact group are as described in the table below:
  11655. .table colSize 8 20 
  11656. [w2h_b1|Radio Button
  11657. Description
  11658. [w2h_b0|Do not add company
  11659. When you add a contact to a contact group through drag and drop, OfficeTalk will not add the associated company to the contact group.
  11660. Add company
  11661. When you add a contact to a contact group through drag and drop, OfficeTalk will add the associated company to the contact group.
  11662. Prompt
  11663. When you add a contact to a contact group through drag and drop, OfficeTalk will prompt you with a message box, letting you choose whether or not to add the associated company to the contact group.
  11664. .end-table
  11665. If you choose the [w2h_b1|Prompt] radio button, OfficeTalk will pop up a message box asking you if you wish to add the contact's associated company to the contact group.
  11666. [@g_QUIC1011.BMP|]
  11667. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11668. ]]]]]
  11669. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11670. .end-topic
  11671.  
  11672. ; Topic OpeningaContactGroup
  11673. ;
  11674. .topic OpeningaContactGroup
  11675. .OutputFile OpeningaContactGroup.htm
  11676. .title Opening a Contact Group
  11677. .lineKeyword Opening a Contact Group:
  11678. .lineKeyword Previous Contact Button:
  11679. .lineKeyword Next Contact Button:
  11680. .list l_SECTION_
  11681. .contentTitle off
  11682. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11683. [@bheading_3|]     Opening a Contact Group
  11684. [@aheading_3|]Once you have defined a contact [@GlossGroup|group], you may open the contact group by double clicking on the group in the Contact Group list.
  11685. .par
  11686. When you open a contact group, only those companies or contacts that belong to the group will be visible from the Company, Contact and Directory Views. The [@g_QUIC0449.BMP|] and 
  11687. [@g_QUIC0450.BMP|][w2h_b1| ]buttons will scroll through only those companies or contacts belonging to the open group. Any function that you perform in Contact mode, such as exporting, printing and 
  11688. searching will use only those companies and contacts belonging to the open contact group. 
  11689. .endpar
  11690. The window title of each view will reflect the currently opened contact group.
  11691. [@g_QUIC0451.BMP|]
  11692. Any companies or contacts that you add will automatically get added to the currently open contact group. Note that they will also be added to the [w2h_b1|All] contact group.
  11693. .par
  11694. [w2h_b1|Note: ]If you open a contact group and view the employees of a company, belonging to that group, in Company view, then OfficeTalk will show all employees that do [w2h_b1|not ]belong to the 
  11695. contact group in a light grey colour.  This distinguishes them from employees which do belong to the group. These employees are displayed in the usual employee font. These fonts are user definable. 
  11696. For more information, see [@CustomisingtheDisplay|Customising the Display].
  11697. .endpar
  11698. [@g_QUIC0453.BMP|]
  11699. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11700. ]
  11701. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11702. .end-topic
  11703.  
  11704. ; Topic DeletingCompaniesandContactsfromaContactGroup
  11705. ;
  11706. .topic DeletingCompaniesandContactsfromaContactGroup
  11707. .OutputFile DeletingCompaniesandContactsfromaContactGroup.htm
  11708. .title Deleting Companies and Contacts from a Contact Group
  11709. .lineKeyword Deleting Companies and Contacts from a Contact Group:
  11710. .list l_SECTION_
  11711. .contentTitle off
  11712. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11713. [@bheading_3|]     Deleting Companies and Contacts from a Contact Group
  11714. .par
  11715. [@aheading_3|]If you open a contact [@GlossGroup|group] other than the [w2h_b1|All] contact group and attempt to delete a company or contact in the usual way, for example, by pressing the 
  11716. [w2h_b1|Delete] key then, provided you have sufficient access, OfficeTalk will ask you if you wish to [w2h_i1|remove] the company or contact from the contact group. 
  11717. .endpar
  11718. [@g_QUIC1012.BMP|]
  11719. If you press [w2h_b1|Yes], OfficeTalk will not delete the company or contact from the database but will instead remove the company or contact from the currently open contact group.
  11720. [w2h_b1|Note: ]You can only [w2h_i1|delete] a company or contact from the database if the [w2h_b1|All] contact group is currently open.
  11721. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11722. ]
  11723. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11724. .end-topic
  11725.  
  11726. ; Topic StructuringYourContactGroups
  11727. ;
  11728. .topic StructuringYourContactGroups
  11729. .OutputFile StructuringYourContactGroups.htm
  11730. .title Structuring Your Contact Groups
  11731. .lineKeyword Structuring Your Contact Groups:
  11732. .list l_SECTION_
  11733. .contentTitle off
  11734. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11735. [@bheading_3|]     Structuring Your Contact Groups
  11736. .par
  11737. [@aheading_3|]Suppose you had a contact [@GlossGroup|group] called 'Prospects' which you wanted to further categorise into prospects to which you planned to send a prospective letter. Having two 
  11738. separate unconnected contact groups: 'Prospects' and 'Prospective Letter Contacts', for example, will not properly represent the structure that you intend. Instead, OfficeTalk lets you create a 
  11739. hierarchy of contact groups to properly represent the intended structure:
  11740. .endpar
  11741. [@g_QUIC1014.BMP|]
  11742. To make one contact group a sub group of another, do the following:
  11743. Create two top level contact groups, 'Contact Group 1' and 'Contact Group 2'.
  11744. .par
  11745. Drag 'Contact Group 2' and drop it onto 'Contact Group 1'. 'Contact Group 2'[w2h_i1| ]will appear indented under 'Contact Group 1'. A button will appear to the left of 'Contact Group 1'. Pressing the 
  11746. button will hide the sub group. Pressing it again will show the sub group.
  11747. .endpar
  11748. .par
  11749. [w2h_b1|Note: ]Hierarchical contact groups still remain separate contact groups. This means that any companies or contacts belonging to a sub contact group will not inherently belong to the parent 
  11750. contact group.
  11751. .endpar
  11752. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11753. ]
  11754. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11755. .end-topic
  11756.  
  11757. ; Topic FindingWhichGroupsaCompanyorContactBelongsTo
  11758. ;
  11759. .topic FindingWhichGroupsaCompanyorContactBelongsTo
  11760. .OutputFile FindingWhichGroupsaCompanyorContactBelongsTo.htm
  11761. .title Finding Which Groups a Company or Contact Belongs To
  11762. .lineKeyword Finding Which Groups a Company or Contact Belongs To:
  11763. .list l_SECTION_
  11764. .contentTitle off
  11765. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11766. [@bheading_3|]     Finding Which Groups a Company or Contact Belongs To
  11767. .par
  11768. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you view which contact groups a particular company or contact belongs to. You can do this by selecting the company or contact into the Company or Contact Window and 
  11769. selecting {bmct help0103.bmp} from the window menu. If the selected company or contact does not belong to any groups then a dialog box will appear as shown below.
  11770. .endpar
  11771. [@g_QUIC0457.BMP|]
  11772. If the company or contact does belong to one or more groups then selecting {bmct help0104.bmp} from the window menu will pop up a window listing all the groups to which the company or contact belongs:
  11773. [@g_QUIC0459.BMP|]
  11774. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11775. ]
  11776. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11777. .end-topic
  11778.  
  11779. ; Topic SpecifyingAccesstoaContactGroup
  11780. ;
  11781. .topic SpecifyingAccesstoaContactGroup
  11782. .OutputFile SpecifyingAccesstoaContactGroup.htm
  11783. .title Specifying Access to a Contact Group
  11784. .lineKeyword Specifying Access to a Contact Group:
  11785. .list l_SECTION_
  11786. .contentTitle off
  11787. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11788. [@bheading_3|]     Specifying Access to a Contact Group
  11789. .par
  11790. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you specify the access that users have to a specific contact [@GlossGroup|group]. A user's access to a contact group defines the user's access to the companies and 
  11791. contacts contained in the contact group. For example, if a user has read access to a contact group, then the user may open the contact group but may not add or remove companies and contacts to and 
  11792. from the contact group. If the user has no access[w2h_i1| ]to a contact group then the contact group will not be visible to that user. It is possible for supervisors to give users no access[w2h_i1| 
  11793. ]to the [w2h_b1|All ]contact group. This means that a particular user will not necessarily be able to see all the contacts and companies held in the database. Instead, the user will have access only 
  11794. to those companies and contacts belonging to specific contact groups.
  11795. .endpar
  11796. You may specify other users' access to a contact group only if you are a supervisor or if you are the owner of the contact group. 
  11797. To specify access for a contact group do the following:
  11798. Select the contact group using the right mouse button and choose [w2h_b1|Edit] from the context menu. This will display the Contact Group dialog box. 
  11799. Select the Access page.
  11800. If you selected the [w2h_b1|All] contact group, the Access page consists of a list of security profiles and a set of radio buttons. 
  11801. [@g_QUIC1015.BMP|]
  11802. Select the security profiles representing the users whose access you wish to change and then choose the appropriate radio button to represent the access that you wish to grant.
  11803. If you selected a contact group other than the [w2h_b1|All] contact group, the Access page consists solely of a set of radio buttons representing the available access settings.
  11804. [@g_QUIC1017.BMP|]
  11805. .par
  11806. Specify whether this is a private, personal or public contact group by selecting the appropriate radio button. If you select the [w2h_b1|Private ]radio button, then only the owner of the contact 
  11807. group will have access to the contact group. If you select the [w2h_b1|personal] radio button then other users' access to this contact group will depend on their [@GlossGeneralaccess|general access] 
  11808. to you. If you select the [w2h_b1|public] radio button, then all users will have full access to the contact group.
  11809. .endpar
  11810. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  11811. ]
  11812. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11813. .end-topic
  11814.  
  11815. ; Topic Conversations
  11816. ;
  11817. .topic Conversations
  11818. .OutputFile Conversations.htm
  11819. .title Conversations
  11820. .lineKeyword Conversations:
  11821. .list l_SECTION_
  11822. .contentTitle off
  11823. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11824. [@bheading_2|]     Conversations
  11825. .par
  11826. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you document any conversations that you have with contacts or companies. A Conversation is either an incoming or outgoing telephone call or a face to face conversation. 
  11827. Once recorded, a conversation will be kept as a history item against the related company or contact and may be viewed in the history tab in Company or Contact View or from within History View.
  11828. .endpar
  11829. [w2h_b1|More:
  11830. [w2h_b0|[@RecordingaConversation|Recording a Conversation]
  11831. [@ReadingExistingConversations|Reading Existing Conversations]
  11832. [@EditingExistingConversations|Editing Existing Conversations]
  11833. [@DeletingConversations|Deleting Conversations]
  11834. [@AddingtoaConversationThread|Adding to a Conversation Thread]
  11835. [@FollowingaConversationThread|Following a Conversation Thread]
  11836. [@CategorisingConversations|Categorising Conversations]
  11837. [@SpecifyingAccessRightstoyourConversations|Specifying Access Rights to your Conversations]
  11838. [@CustomisingConversations|Customising Conversations]
  11839. [@SearchingForConversations|Searching For Conversations]
  11840. [@PrintingaConversation|Printing a Conversation]
  11841. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11842. ]]]
  11843. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11844. .end-topic
  11845.  
  11846. ; Topic RecordingaConversation
  11847. ;
  11848. .topic RecordingaConversation
  11849. .OutputFile RecordingaConversation.htm
  11850. .title Recording a Conversation
  11851. .lineKeyword Recording a Conversation:
  11852. .list l_SECTION_
  11853. .contentTitle off
  11854. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11855. [@bheading_3|]     Recording a Conversation
  11856. [@aheading_3|]You can record a conversation with a contact or company in the following way:
  11857. From within Contact, Company or Directory View, select the contact or company with whom you have had the conversation. 
  11858. [w2h_b1|Note:] Recording a conversation with a company, rather than with a contact, is useful when it is not important who the contact is.
  11859. Press the [@g_QUIC1019.BMP|] button. The Conversation property sheet is displayed, showing the Details page. 
  11860. [@g_QUIC0461.BMP|]
  11861. .par
  11862. Enter a subject for the conversation. The Company and Contact fields will be already set up to show the selected company or contact. You may select a different company or contact using the {bmct 
  11863. help0105.bmp} button or the {bmct help0106.bmp} buttons, respectively.
  11864. .endpar
  11865. Specify whether the conversation was initiated by you or by the contact. Do this by selecting [w2h_b1|Outgoing ]or [w2h_b1|Incoming ]from the [w2h_b1|Direction] drop down list.
  11866. .par
  11867. A useful way of timing the conversation is to use the timer in the Conversation property sheet. Press the {bmct help0107.bmp} button when the conversation starts and, at the end of the conversation, 
  11868. press the {bmct help0108.bmp} button. This will time the duration of the conversation. Alternatively, type in the duration of the conversation into the adjacent [w2h_b1|Timer] field.
  11869. .endpar
  11870. If this is a private conversation, which you wish no-one else to see, then check the [w2h_b1|Private] check box. Otherwise, leave the check box unchecked.
  11871. .par
  11872. Enter the conversation into the text window, using the format toolbar to add colour, fonts and character style to your text. You may attach one or more files to a conversation by pressing the {bmct 
  11873. help0109.bmp} button.. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  11874. .endpar
  11875. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11876. ]
  11877. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11878. .end-topic
  11879.  
  11880. ; Topic ReadingExistingConversations
  11881. ;
  11882. .topic ReadingExistingConversations
  11883. .OutputFile ReadingExistingConversations.htm
  11884. .title Reading Existing Conversations
  11885. .lineKeyword Reading Existing Conversations:
  11886. .list l_SECTION_
  11887. .contentTitle off
  11888. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11889. [@bheading_3|]     Reading Existing Conversations
  11890. .par
  11891. [@aheading_3|]Once a conversation has been created it is available either in the History tab in Company or Contact view when the associated company or contact is displayed or from within History 
  11892. View. If you select a conversation from within History View from the top window, the body of the conversation will appear in the bottom window.
  11893. .endpar
  11894. .par
  11895. The subject of the conversation is shown at the top of the window showing the conversation body along with the [w2h_i1|thread number] of this conversation. (See 'Adding to a Conversation Thread' 
  11896. later in this section).
  11897. .endpar
  11898. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11899. ]
  11900. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11901. .end-topic
  11902.  
  11903. ; Topic EditingExistingConversations
  11904. ;
  11905. .topic EditingExistingConversations
  11906. .OutputFile EditingExistingConversations.htm
  11907. .title Editing Existing Conversations
  11908. .lineKeyword Editing Existing Conversations:
  11909. .list l_SECTION_
  11910. .contentTitle off
  11911. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11912. [@bheading_3|]     Editing Existing Conversations
  11913. .par
  11914. [@aheading_3|]Provided that you have sufficient access, you may edit a conversation from either Company, Contact or History View by double clicking on the relevant conversation. The Conversation 
  11915. property sheet is displayed, showing the Details page. You may edit any of the properties of the conversation, including the conversation subject and body.
  11916. .endpar
  11917. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11918. ]
  11919. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11920. .end-topic
  11921.  
  11922. ; Topic DeletingConversations
  11923. ;
  11924. .topic DeletingConversations
  11925. .OutputFile DeletingConversations.htm
  11926. .title Deleting Conversations
  11927. .lineKeyword Deleting Conversations:
  11928. .list l_SECTION_
  11929. .contentTitle off
  11930. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11931. [@bheading_3|]     Deleting Conversations
  11932. .par
  11933. [@aheading_3|]Provided that you have sufficient access, you may delete a conversation from either Company, Contact or History View. Do this by selecting the conversation that you wish to delete and 
  11934. pressing the [w2h_b1|Delete] key on the keyboard. OfficeTalk will ask you to confirm that you wish to send the conversation to the recycle bin. Press [w2h_b1|Yes] to delete the conversation. For more 
  11935. information, see [@TheRecycleBin|The Recycle Bin].
  11936. .endpar
  11937. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11938. ]
  11939. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11940. .end-topic
  11941.  
  11942. ; Topic AddingtoaConversationThread
  11943. ;
  11944. .topic AddingtoaConversationThread
  11945. .OutputFile AddingtoaConversationThread.htm
  11946. .title Adding to a Conversation Thread
  11947. .lineKeyword Adding to a Conversation Thread:
  11948. .list l_SECTION_
  11949. .contentTitle off
  11950. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11951. [@bheading_3|]     Adding to a Conversation Thread
  11952. .par
  11953. [@aheading_3|]If you wish to create a conversation which follows on from an existing conversation then OfficeTalk lets you join the conversations into a conversation [w2h_i1|thread]. You can do this 
  11954. in the following way:
  11955. .endpar
  11956. .par
  11957. Select the conversation that you wish to add to. Note that the conversation that you select must be either a non-threaded conversation (the title will read [w2h_b1|(1 of 1)] ) or it must be the last 
  11958. conversation in the thread (the title will read [w2h_b1|(3 of 3),] for example). You cannot join onto a conversation which is in the middle of a thread (for example if the title read [w2h_b1|(1 of 3) 
  11959. ]).
  11960. .endpar
  11961. .par
  11962. Click on the conversation using the right mouse button and select [w2h_b1|Continue Thread] from the context menu. A Conversation property sheet will appear with the subject field already filled out. 
  11963. Enter the body of the new conversation and press [w2h_b1|OK] on the Conversation property sheet. The new conversation will be linked to the selected conversation.
  11964. .endpar
  11965. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11966. ]
  11967. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11968. .end-topic
  11969.  
  11970. ; Topic FollowingaConversationThread
  11971. ;
  11972. .topic FollowingaConversationThread
  11973. .OutputFile FollowingaConversationThread.htm
  11974. .title Following a Conversation Thread
  11975. .lineKeyword Following a Conversation Thread:
  11976. .list l_SECTION_
  11977. .contentTitle off
  11978. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  11979. [@bheading_3|]     Following a Conversation Thread
  11980. .par
  11981. [@aheading_3|]Conversations which are [w2h_i1|threaded] together are not usually consecutive entries in the Conversations Window. For this reason, OfficeTalk lets you move back and forward along any 
  11982. particular thread using the {bmct help0110.bmp} and {bmct help0111.bmp} buttons located in the title bar of the bottom window. To do this, select a conversation which is part of a thread. If there is 
  11983. a conversation [w2h_i1|previous] to the selected conversation in the thread, then the {bmct help0112.bmp} button will be enabled. Pressing this button will take you to the previous conversation. If 
  11984. there is a conversation after the selected conversation in the thread then the {bmct help0113.bmp} will be enabled. Pressing this button will take you to the next conversation in the thread.
  11985. .endpar
  11986. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  11987. ]
  11988. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  11989. .end-topic
  11990.  
  11991. ; Topic CategorisingConversations
  11992. ;
  11993. .topic CategorisingConversations
  11994. .OutputFile CategorisingConversations.htm
  11995. .title Categorising Conversations
  11996. .lineKeyword Categorising Conversations:
  11997. .list l_SECTION_
  11998. .contentTitle off
  11999. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12000. [@bheading_3|]     Categorising Conversations
  12001. .par
  12002. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you set up one or more categories which may be used to classify your conversations. To mark a conversation as belonging to a particular [@GlossCategory|category], do the 
  12003. following:
  12004. .endpar
  12005. [w2h_b0|Bring up the Conversation property sheet by double clicking on the relevant conversation in the History window.
  12006. [@g_QUIC0463.BMP|]
  12007. Select the Categories page. The Categories page will display a list of contact related categories in the bottom window. Each category has a check box to the left of the description.
  12008. Select one or more check boxes representing the classification of the conversation into the relevant categories.
  12009. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  12010. .par
  12011. You may add your own private categories by typing the name of the category into the [w2h_b1|Categories] window in the Categories page and pressing the [w2h_b1|Update ]button. The new category will 
  12012. appear, checked, in the bottom window. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  12013. .endpar
  12014. .par
  12015. If you wish to add the conversation to categories in another [@GlossCategoryset|category set], for example, the Diary category set, then select the Diary category set from the [w2h_b1|Set ]drop down 
  12016. list. The list of available categories in that category set will appear in the bottom window. Select one or more categories and press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  12017. .endpar
  12018. For more information on Categories, see [@UsingCategories|Using Categories].
  12019. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12020. ]]
  12021. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12022. .end-topic
  12023.  
  12024. ; Topic SpecifyingAccessRightstoyourConversations
  12025. ;
  12026. .topic SpecifyingAccessRightstoyourConversations
  12027. .OutputFile SpecifyingAccessRightstoyourConversations.htm
  12028. .title Specifying Access Rights to your Conversations
  12029. .lineKeyword Specifying Access Rights to your Conversations:
  12030. .lineKeyword Security Profiles:
  12031. .lineKeyword Security Profiles:restricting access to modes:
  12032. .list l_SECTION_
  12033. .contentTitle off
  12034. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12035. [@bheading_3|]     Specifying Access Rights to your Conversations
  12036. .par
  12037. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you define other user's access to any conversation that you create. If a user is given full access to a conversation then the user may edit the conversation or even 
  12038. delete the conversation from the system. 
  12039. .endpar
  12040. You can grant access to a conversation in the following way:
  12041. Bring up the conversation property sheet by double clicking on the relevant conversation and select the Access page.
  12042. .par
  12043. [@specialChar(b7)|183]     Specify whether this is a private, personal or public conversation by selecting the appropriate radio button. If you select the [w2h_b1|Private ]radio button, then only you, 
  12044. the owner of the conversation, will have access to the conversation . If you select the [w2h_b1|personal] radio button, then other users' access to this conversation will depend on their 
  12045. [@GlossGeneralaccess|general access] to you. If you select the [w2h_b1|public ]radio button, then all users will have full access to the conversation.
  12046. .endpar
  12047. [@g_QUIC0894.BMP|]
  12048. .par
  12049. Note that you may not have sufficient access to mark the conversation as a public conversation. This may be changed by a supervisor. For more information, see [@RestrictingAccesstoModes2|Restricting Access to Modes]
  12050. .
  12051. .endpar
  12052. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12053. ]
  12054. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12055. .end-topic
  12056.  
  12057. ; Topic CustomisingConversations
  12058. ;
  12059. .topic CustomisingConversations
  12060. .OutputFile CustomisingConversations.htm
  12061. .title Customising Conversations
  12062. .lineKeyword Customising Conversations:
  12063. .lineKeyword Custom Data:
  12064. .lineKeyword Custom Data:custom field wizard:
  12065. .list l_SECTION_
  12066. .contentTitle off
  12067. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12068. [@bheading_3|]     Customising Conversations
  12069. .par
  12070. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you store additional custom data with each conversation. For example, you may wish to attribute a [w2h_i1|cost] to the conversation. Additional custom fields must be 
  12071. stored in the Conversation property sheet in a separate page. For example, you may create an additional page in the Conversation property sheet, called "Costing". The [w2h_b1|Cost ]field may then be 
  12072. added to this page. You may add any number of additional custom pages to a property sheet and you may add any number of additional fields to a custom page. 
  12073. .endpar
  12074. [@g_QUIC0465.BMP|]
  12075. For more information on custom fields and custom dialog boxes, see [@TheCustomFieldWizard|The Custom Field Wizard]
  12076. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12077. ]
  12078. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12079. .end-topic
  12080.  
  12081. ; Topic SearchingForConversations
  12082. ;
  12083. .topic SearchingForConversations
  12084. .OutputFile SearchingForConversations.htm
  12085. .title Searching For Conversations
  12086. .lineKeyword Searching For Conversations:
  12087. .list l_SECTION_
  12088. .contentTitle off
  12089. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12090. [@bheading_3|]     Searching For Conversations
  12091. [@aheading_3|]OfficeTalk provides a way for you to search for conversations quickly and easily.
  12092. Select [w2h_b1|Search Conversations] from the [w2h_b1|Search] menu. The Search Conversations dialog box is shown.
  12093. .par
  12094. You may choose whether to search on just the subject field, on the subject field and conversation body, on all text fields  (including the conversation notes and any custom data) or on [w2h_i1|all] 
  12095. conversation fields (including date field values). You can do this by making the relevant selection from the [w2h_b1|Field ]drop down list. 
  12096. .endpar
  12097. Enter some search text into the [w2h_b1|Text] field. 
  12098. If you wish to confine your search to a specific date range then check the [w2h_b1|Date] check box and specify the desired start and end date.
  12099. .par
  12100. When you have entered the relevant search criteria, press the [w2h_b1|Search ]button. OfficeTalk will search for the specified text and will add any matching items to the [w2h_b1|Results] list. You 
  12101. may view the actual record associated with any of the results by selecting the appropriate result from the list and pressing the [w2h_b1|Goto] button. OfficeTalk will change to History view and will 
  12102. display the corresponding conversation in the bottom window.
  12103. .endpar
  12104. For more information on searching, see [@SearchingforData|Searching for Data].
  12105. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12106. ]
  12107. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12108. .end-topic
  12109.  
  12110. ; Topic PrintingaConversation
  12111. ;
  12112. .topic PrintingaConversation
  12113. .OutputFile PrintingaConversation.htm
  12114. .title Printing a Conversation
  12115. .lineKeyword Printing a Conversation:
  12116. .list l_SECTION_
  12117. .contentTitle off
  12118. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12119. [@bheading_3|]     Printing a Conversation
  12120. .par
  12121. [@aheading_3|]Typically, you would print conversations by using the Print History dialog box. However, OfficeTalk provides functionality to print either a single conversation or all the conversations 
  12122. in a particular thread.
  12123. .endpar
  12124. You can print a conversation or a conversation thread by selecting [w2h_b1|Print Conversation] from the [w2h_b1|File/Print] menu. The Print Conversation dialog box is displayed.
  12125. The fields and buttons in the Print Conversation dialog box are described in the table below:
  12126. .table colSize 9 20 
  12127. [w2h_b1|Field/Button
  12128. Description
  12129. [w2h_b0|Selected Conversation/ [@lineBreak|]All in selected thread
  12130. .par
  12131. You may choose what to print by selecting one of these radio buttons. You can print either the selected conversation on its own or the selected conversation and all other conversations in the same 
  12132. thread.
  12133. .endpar
  12134. New page per conversation
  12135. Check this check box if you wish to start a new page for every new conversation.
  12136. Draw line between conversations
  12137. Check this check box if you wish to print a horizontal line between each conversation printed.
  12138. Print field titles
  12139. Check this check box if you wish to print field names. Field names will be printed using the Title Font which may be defined in the Fonts tab.
  12140. Print conversation subject
  12141. Check this check box if you wish to print the conversation subject separately from the other field titles using the Subject font which may be defined in the Fonts page.
  12142. Print conversation text[w2h_i1|
  12143. ]Check this check box if you wish to print the body of each conversation.
  12144. .end-table
  12145. OfficeTalk provides common print functionality in all Print dialog boxes. This functionality includes:
  12146. Defining headers and footers
  12147. Printer setup
  12148. Page Style Selection
  12149. Saved Print Settings
  12150. Preview capability
  12151. For more information on this common print functionality, see [@Printing|Printing].
  12152. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  12153. ]]]
  12154. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12155. .end-topic
  12156.  
  12157. ; Topic Documents
  12158. ;
  12159. .topic Documents
  12160. .OutputFile Documents.htm
  12161. .title Documents
  12162. .lineKeyword Documents:
  12163. .list l_SECTION_
  12164. .contentTitle off
  12165. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12166. [@bheading_2|]     Documents
  12167. .par
  12168. [@aheading_2|]OfficeTalk provides functionality for writing letters or faxes or other such documents to contacts based on pre-defined templates. Writing a letter or composing a fax to someone is 
  12169. simply a case of selecting the relevant contact, selecting a document template and pressing a [w2h_b1|Create Document ]button. OfficeTalk does the rest. Furthermore, once you have created a document 
  12170. from within OfficeTalk, it becomes part of the history trail for the relevant company or contact and the document's content is instantly accessible without having to start a word processor in order 
  12171. to view it.
  12172. .endpar
  12173. Such functionality is useful for both one-off documents and for standard documents, such as a rejection letter for a job candidate.
  12174. OfficeTalk will work with any word processor capable of supporting either plain text or RTF.
  12175. [w2h_b1|More:
  12176. [w2h_b0|[@DesigningDocumentTemplates|Designing Document Templates]
  12177. [@CreatingaDocument|Creating a Document]
  12178. [@CategorisingDocuments|Categorising Documents]
  12179. [@SpecifyingAccessRightstoyourDocuments|Specifying Access Rights to your Documents]
  12180. [@ChangingtheCompanyorContactforaDocument|Changing the Company or Contact for a Document]
  12181. [@KeepingNotesforaDocument|Keeping Notes for a Document]
  12182. [@PerformingaMailMerge|Performing a Mail Merge]
  12183. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12184. ]]]
  12185. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12186. .end-topic
  12187.  
  12188. ; Topic DesigningDocumentTemplates
  12189. ;
  12190. .topic DesigningDocumentTemplates
  12191. .OutputFile DesigningDocumentTemplates.htm
  12192. .title Designing Document Templates
  12193. .lineKeyword Designing Document Templates:
  12194. .list l_SECTION_
  12195. .contentTitle off
  12196. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12197. [@bheading_3|]     Designing Document Templates
  12198. [@aheading_3|]A Document template is a plain text or an RTF file containing standard text and replacement fields. OfficeTalk comes supplied with standard document templates. These include:
  12199. Standard Letter (RTF)
  12200. Standard Letter (Text)
  12201. Standard Fax (RTF)
  12202. Standard Fax (Text)
  12203. You can create your own document templates in the following way:
  12204. Select [w2h_b1|Document Templates] from the [w2h_b1|Edit ]menu. The Document Templates dialog box is displayed.
  12205. [@g_QUIC0467.BMP|]
  12206. Press the [w2h_b1|New] button. The Document Template dialog box is displayed.
  12207. .par
  12208. Enter a description for the template and select whether the template will contain [@GlossRichtext|rich text] formatting or plain text formatting. Note that if you select [w2h_b1|Rich Text ]you must 
  12209. have a word processor capable of supporting RTF (Rich Text Format) that is associated with the .RTF extension.
  12210. .endpar
  12211. .par
  12212. Select whether the template is public to all users in the workgroup or whether it is personal to you. Finally, press the [w2h_b1|Design[@specialChar(85)|133]] button. This will start your word 
  12213. processor, showing a new document
  12214. .endpar
  12215. .par
  12216. Lay out the document, using any of the replacement fields listed below. When you create a document, OfficeTalk uses the document template and substitutes any replacement fields with the appropriate 
  12217. text.
  12218. .endpar
  12219. .table colSize 13 16 
  12220. [w2h_b0|[w2h_b1|Replacement Field
  12221. Description
  12222. [w2h_b0|<@Company>
  12223. The selected company name and address1 field. 
  12224. <@Company.Name>
  12225. The selected company name. 
  12226. <@Company.Description>
  12227. The selected company name and address1. 
  12228. <@Company.Creation Date>
  12229. The date when the company record was created (short date format)
  12230. <@Company.Creation Time>
  12231. The date and time when the company record was created.
  12232. <@Company.Address>
  12233. The company full address. Any blank fields are removed.
  12234. <@Company.Address 1>
  12235. The company address1 field. 
  12236. <@Company.Address 2>
  12237. The company address2 field. 
  12238. <@Company.Address 3>
  12239. The company address3 field. 
  12240. <@Company.Town/City>
  12241. The company town/city field. 
  12242. <@Company.County>
  12243. The company county. 
  12244. <@Company.Postcode>
  12245. The company postcode. 
  12246. <@Company.Country>
  12247. The company country. 
  12248. <@Company.Phone 1>
  12249. The company phone1 field. 
  12250. <@Company.Phone 2>
  12251. The company phone2 field. 
  12252. <@Company.Fax>
  12253. The company fax field. 
  12254. <@Contact>
  12255. The selected contact name.
  12256. <@Contact.Name>
  12257. The selected contact name.
  12258. <@Contact.Title>
  12259. The selected contact title.
  12260. <@Contact.First Names>
  12261. The selected contact first names.
  12262. <@Contact.Last Name>
  12263. The selected contact last name.
  12264. <@Contact.Creation Date>
  12265. The date when the contact record was created (short date format)
  12266. <@Contact.Creation Time>
  12267. The date and time when the contact record was created
  12268. <@Contact.Address>
  12269. The contact full home address field. Valid only if a contact is selected. Blanked otherwise.
  12270. <@Contact.Address 1>
  12271. The contact home address 1 field. Valid only if a contact is selected. Blanked otherwise.
  12272. <@Contact.Address 2>
  12273. The contact home address 2 field. Valid only if a contact is selected. Blanked otherwise.
  12274. <@Contact.Address 3>
  12275. The contact home address 3 field. Valid only if a contact is selected. Blanked otherwise. 
  12276. <@Contact.Town/City>
  12277. The contact home town/city field. Valid only if a contact is selected. Blanked otherwise. 
  12278. <@Contact.County>
  12279. The contact home country. Valid only if a contact is not selected. Blanked otherwise. 
  12280. <@Contact.Postcode>
  12281. The contact home postcode field. Valid only if a contact is selected. Blanked otherwise. 
  12282. <@Contact.Country>
  12283. The contact home country. Valid only if a contact is not selected. Blanked otherwise.
  12284. <@Contact.Phone 1>
  12285. The contact home phone 1 field. Valid only if a contact is selected. Blanked otherwise.
  12286. <@Contact.Phone 2>
  12287. The contact home phone 2 field. Valid only if a contact is selected. Blanked otherwise.
  12288. <@Contact.Fax>
  12289. The contact home fax field. Valid only if a contact is selected. Blanked otherwise.
  12290. <@Contact.Company Address>
  12291. The contact's company address field. Valid only if the contact is associated with a company. Blanked otherwise.
  12292. <@Contact.Company Address 1>
  12293. The contact's company address 1 field. Valid only if the contact is associated with a company. Blanked otherwise.
  12294. <@Contact.Company Address 2>
  12295. The contact's company address 2 field. Valid only if the contact is associated with a company. Blanked otherwise.
  12296. <@Contact.Company Address 3>
  12297. The contact's company address 3 field. Valid only if the contact is associated with a company. Blanked otherwise.
  12298. <@Contact.Company Town/City>
  12299. The contact's company town/city field. Valid only if the contact is associated with a company. Blanked otherwise.
  12300. <@Contact.Company County>
  12301. The contact's company county field. Valid only if the contact is associated with a company. Blanked otherwise.
  12302. <@Contact.Company Postcode>
  12303. The contact's company postcode field. Valid only if the contact is associated with a company. Blanked otherwise.
  12304. <@Contact.Company Country>
  12305. The contact's company country field. Valid only if the contact is associated with a company. Blanked otherwise.
  12306. <@Contact.Company Phone 1>
  12307. The contact's company phone 1 field. Valid only if the contact is associated with a company. Blanked otherwise.
  12308. <@Contact.Company Phone 2>
  12309. The contact's company phone 2 field. Valid only if the contact is associated with a company. Blanked otherwise.
  12310. <@Contact.Company Fax>
  12311. The contact's company fax field. Valid only if the contact is associated with a company. Blanked otherwise.
  12312. <@Contact.Position>
  12313. The contact's position. Valid only if a contact is selected. Blanked otherwise.
  12314. <@Contact.Department>
  12315. The contact's department. Valid only if a contact is selected. Blanked otherwise.
  12316. <@User>
  12317. Your full name.
  12318. <@User.Name>
  12319. Your full name.
  12320. <@User.Last Name>
  12321. Your last name.
  12322. <@User.First Names>
  12323. Your first names.
  12324. <@User.Creation Date>
  12325. The date when your user record was created (short date format)
  12326. <@User.Creation Time>
  12327. The date and time when your user record was created
  12328. <@Date>
  12329. The current date. The format of the date is taken from the [w2h_i1|long date] format of the regional settings specified for your computer.
  12330. <@Short Date>
  12331. The current date. The format of the date is taken from the [w2h_i1|short date] format of the regional settings specified for your computer.
  12332. <@Year>
  12333. The current year in long format, e.g. '1998'.
  12334. <@Short Year>
  12335. The current year in short format, e.g. '98'.
  12336. <@Month>
  12337. The current month in long format, e.g. 'January'.
  12338. <@Short Month>
  12339. The current month in short format, e.g. 'Jan'.
  12340. <@Month Number>
  12341. The current month represented as a number from 1 to 12.
  12342. <@Day>
  12343. The current day number from 1 to 31.
  12344. <@Day Of Week>
  12345. The current day of the week in long format, e.g. 'Monday'.
  12346. <@Short Day Of Week>
  12347. The current day of the week in short format, e.g. 'Mon'.
  12348. <@Day Of Week Number>
  12349. The current day of the week represented as a number from 0 to 6. 0 is a Sunday.
  12350. <@Time>
  12351. The current time in 24 hour format.
  12352. <@Time 12>
  12353. The current time in 12 hour format.
  12354. <@Workgroup>
  12355. The workgroup's name.
  12356. <@Subject>
  12357. The document's subject which was entered when the document was made.
  12358. .end-table
  12359. .par
  12360. OfficeTalk may replace certain fields with nothing. For example, if a document is written to a company (with no contact selected) and if the replacement field <@Contact.First Names> occurred in the 
  12361. template, then since no contact details exist, the replacement field is replaced with nothing. The replacement field would also be replaced with nothing if a contact was selected, but there were no 
  12362. first name details.
  12363. .endpar
  12364. .par
  12365. OfficeTalk lets you safeguard against such incidents by providing you with a way of supplying a default replacement. For example, you might be mailing a set of companies, some of whom have contacts 
  12366. that may be addressed as Dear '<@Contact.First Names>' and others which do not have contacts that should be addressed 'Dear Sir/Madam'. 
  12367. .endpar
  12368. .par
  12369. OfficeTalk lets you provide default replacements by entering a ';' or ':', followed by your default text, immediately before the closing field delimiter '>'. Taking the above example, any text after 
  12370. a ':' character will be used as the default replacement if the contact object exists but the relevant field is empty. Any text after a ';' character will be used as the default replacement if the 
  12371. contact object does not exist, for instance, if the document was written to a company and no contact was selected.
  12372. .endpar
  12373. To achieve the result in the above example, the greeting in the Document template would be as follows:
  12374. [w2h_b1|     Dear <@Contact.First Name:Sir/Madam;Sir/Madam>
  12375. ]It is also possible to include replacement fields in the default text, for example:
  12376. [w2h_b1|     Dear <@Contact.First Name:Sir/Madam;employee of <@Company>>
  12377. ]An example of a document template is as follows:
  12378. Sareen Software Plc
  12379. Northgate House
  12380. 72 Northolt Road
  12381. South Harrow
  12382. Middx     HA2 0DW
  12383.                               
  12384. <@Day> <@Month> <@Year>
  12385. <@Contact.Company Address:<@Company.Address>;<@Contact.Address>>
  12386. Dear <@Contact.First Names:Sir/Madam;Sir/Madam>,
  12387. If you would like to receive information via our mailing list then please write to us at the above address.
  12388. Yours Sincerely,
  12389. <@User.First Names> <@User.Last Name>
  12390. <@Workgroup>
  12391. The above example uses the fields Dear [w2h_b1|<@Contact.First Names:Sir/Madam;Sir/Madam>]. The combination of these fields handles the following cases:
  12392. Writing a document to a company with no contact selected. In such a case the default is taken from the text after the ';' character.
  12393. Writing a document to a contact whose first name is blank. In such a case the default is taken from the text after the ':' character.
  12394. Writing a document to a contact whose first name is filled out. 
  12395. .par
  12396. The above example also uses the fields [w2h_b1|<@Contact.Company Address:<@Company.Address>;<@Contact.Address>> ]for displaying a receiver address. The combination of these fields handles the 
  12397. following cases:
  12398. .endpar
  12399. Writing a document to a company with no contact selected. 
  12400. Writing a document to a contact whose company address is blank, in which case the contact's home address is used.
  12401. Writing a document to a contact who belongs to a company whose address fields are filled out.
  12402. [w2h_b1|More:
  12403. [w2h_b0|[@DesignWarning|Design Warning]
  12404. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  12405. ]]]]]]
  12406. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12407. .end-topic
  12408.  
  12409. ; Topic DesignWarning
  12410. ;
  12411. .topic DesignWarning
  12412. .OutputFile DesignWarning.htm
  12413. .title Design Warning
  12414. .lineKeyword Design Warning:
  12415. .list l_SECTION_
  12416. .contentTitle off
  12417. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12418. [@bheading_4|]     Design Warning
  12419. .par
  12420. [@aheading_4|]Certain [@GlossRichtext|rich text] editors such as Microsoft Word include the title of the document in the generated RTF. If you do not provide a document title then the title may be 
  12421. automatically generated by using the first few characters of the document. If the first few characters of your document is a replacement string then this will be used as the document title and will 
  12422. possibly render the template unusable. If you are designing an RTF template then always ensure that you specify a sensible document title. You can usually locate the document title field by selecting 
  12423. [w2h_b1|Properties] from the [w2h_b1|File] menu of your RTF word processor.
  12424. .endpar
  12425. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12426. ]
  12427. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12428. .end-topic
  12429.  
  12430. ; Topic CreatingaDocument
  12431. ;
  12432. .topic CreatingaDocument
  12433. .OutputFile CreatingaDocument.htm
  12434. .title Creating a Document
  12435. .lineKeyword Creating a Document:
  12436. .list l_SECTION_
  12437. .contentTitle off
  12438. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12439. [@bheading_3|]     Creating a Document
  12440. [@aheading_3|]To create a document, such as a letter or a fax, for a specific company or contact, do the following:
  12441. .par
  12442. Select the company or contact in either Company or Contact view and press the [@g_QUIC1020.BMP|] button situated in the Contact mode shortcut bar. Alternatively, press [w2h_b1|Ctrl+W] together. A 
  12443. Document dialog box is displayed, showing the Details page.
  12444. .endpar
  12445. [@g_QUIC0470.BMP|]
  12446. The intended recipient of the document is displayed at the top of the Details page. Enter a subject for the document and choose a document template on which this document will be based.
  12447. .par
  12448. Press the [w2h_b1|Create Document ]button. Your word processor will be launched, showing the document that you have just created. Add any additions to the document, save it, optionally print it and 
  12449. close down the word processor. 
  12450. .endpar
  12451. OfficeTalk will record the document as a history trail against the selected company  or contact.
  12452. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12453. ]
  12454. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12455. .end-topic
  12456.  
  12457. ; Topic CategorisingDocuments
  12458. ;
  12459. .topic CategorisingDocuments
  12460. .OutputFile CategorisingDocuments.htm
  12461. .title Categorising Documents
  12462. .lineKeyword Categorising Documents:
  12463. .list l_SECTION_
  12464. .contentTitle off
  12465. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12466. [@bheading_3|]     Categorising Documents
  12467. .par
  12468. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you set up one or more categories which may be used to classify your documents. To mark a document as belonging to a particular [@GlossCategory|category], do the 
  12469. following:
  12470. .endpar
  12471. Bring up the Document dialog box by double clicking on the relevant document from the history window in either Company or Contact View, or from within History View.
  12472. [@g_QUIC0472.BMP|]
  12473. Select the Categories page. The Categories page will display a list of contact related categories in the bottom window. Each category has a check box to the left of the description.
  12474. Select one or more check boxes representing the classification of the document into the relevant categories.
  12475. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  12476. .par
  12477. You may add your own private categories by typing the name of the category into the Categories window in the Categories page and pressing the [w2h_b1|Update ]button. The new category will appear, 
  12478. checked, in the bottom window. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  12479. .endpar
  12480. .par
  12481. If you wish to add the document to categories in another [@GlossCategoryset|category set], for example, the Diary category set, then select the Diary category set from the [w2h_b1|Set ]drop down 
  12482. list. The list of available categories in that category set will appear in the bottom window. Select one or more categories and press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  12483. .endpar
  12484. For more information on Categories, see [@UsingCategories|Using Categories].
  12485. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12486. ]
  12487. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12488. .end-topic
  12489.  
  12490. ; Topic SpecifyingAccessRightstoyourDocuments
  12491. ;
  12492. .topic SpecifyingAccessRightstoyourDocuments
  12493. .OutputFile SpecifyingAccessRightstoyourDocuments.htm
  12494. .title Specifying Access Rights to your Documents
  12495. .lineKeyword Specifying Access Rights to your Documents:
  12496. .lineKeyword Security Profiles:
  12497. .lineKeyword Security Profiles:restricting access to modes:
  12498. .list l_SECTION_
  12499. .contentTitle off
  12500. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12501. [@bheading_3|]     Specifying Access Rights to your Documents
  12502. .par
  12503. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you define other users' access to any documents, such as letters and faxes, that you create. If a user is given full access to a document then the user may edit the 
  12504. document and even delete the document from the system. 
  12505. .endpar
  12506. You can grant access to a document in the following way:
  12507. .par
  12508. Bring up the Document property sheet by clicking on the document using the right mouse button in the History tab under the appropriate company or contact, and selecting 
  12509. [w2h_b1|Edit[@specialChar(85)|133]] from the context menu. Select the Access page.
  12510. .endpar
  12511. .par
  12512. [@specialChar(b7)|183]     Specify whether this is a private, personal or public document by selecting the appropriate radio button. If you select the [w2h_b1|Private ]radio button then only you, the 
  12513. owner of the document, will have access to the document. If you select the [w2h_b1| personal ]radio button then other users' access to this document will depend on their [@GlossGeneralaccess|general access]
  12514.  to you. If you select the [w2h_b1|public ]radio button, then all users will have full access to the document.
  12515. .endpar
  12516. [@g_QUIC0896.BMP|]
  12517. .par
  12518. Note that you may not have sufficient access to mark the document as a public document. This may be changed by a supervisor. For more information, see [@RestrictingAccesstoModes2|Restricting Access to Modes]
  12519. .
  12520. .endpar
  12521. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12522. ]
  12523. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12524. .end-topic
  12525.  
  12526. ; Topic ChangingtheCompanyorContactforaDocument
  12527. ;
  12528. .topic ChangingtheCompanyorContactforaDocument
  12529. .OutputFile ChangingtheCompanyorContactforaDocument.htm
  12530. .title Changing the Company or Contact for a Document
  12531. .lineKeyword Changing the Company or Contact for a Document:
  12532. .list l_SECTION_
  12533. .contentTitle off
  12534. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12535. [@bheading_3|]     Changing the Company or Contact for a Document
  12536. [@aheading_3|]If you wish to change the Company or Contact associated with a particular document, then do the following:
  12537. Bring up the Document dialog box by double clicking on the relevant document from the history window in either Company or Contact View, or from within History View.
  12538. Select the Contact tab. The Contact page lets you choose the company or contact with which you wish the document to be associated.
  12539. Press [w2h_b1|OK] to save your changes. 
  12540. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12541. ]
  12542. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12543. .end-topic
  12544.  
  12545. ; Topic KeepingNotesforaDocument
  12546. ;
  12547. .topic KeepingNotesforaDocument
  12548. .OutputFile KeepingNotesforaDocument.htm
  12549. .title Keeping Notes for a Document
  12550. .lineKeyword Keeping Notes for a Document:
  12551. .list l_SECTION_
  12552. .contentTitle off
  12553. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12554. [@bheading_3|]     Keeping Notes for a Document
  12555. .par
  12556. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you keep [@GlossRichtext|rich text] notes for a document in order to record additional related information which you do not want to include in the content of the 
  12557. document. You can do this by selecting the Notes tab from the Document dialog box. 
  12558. .endpar
  12559. [@g_QUIC0474.BMP|]
  12560. Type in the notes, using the format toolbar to add colour, fonts and character style to your text.
  12561. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12562. ]
  12563. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12564. .end-topic
  12565.  
  12566. ; Topic PerformingaMailMerge
  12567. ;
  12568. .topic PerformingaMailMerge
  12569. .OutputFile PerformingaMailMerge.htm
  12570. .title Performing a Mail Merge
  12571. .lineKeyword Performing a Mail Merge:
  12572. .list l_SECTION_
  12573. .contentTitle off
  12574. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12575. [@bheading_3|]     Performing a Mail Merge
  12576. .par
  12577. [@aheading_3|]A Mail Merge is the process of merging a list of contact names and addresses with a template in order to create one or more letters. For example, you may perform a mail merge with a 
  12578. list of all your customers in order to create a letter notifying them of your latest products or services.
  12579. .endpar
  12580. .par
  12581. OfficeTalk lets you perform mail merges with a specific document template and with a contact [@GlossGroup|group] representing your list of contact or company names and addresses.  Once you have 
  12582. created a mail merge, OfficeTalk will record it as a history trail against each company and contact involved.
  12583. .endpar
  12584. You can perform a mail merge in the following way:
  12585. Prior to performing a mail merge there must exist at least one document template. For more information on creating document templates, see [@DesigningDocumentTemplates|Designing Document Templates]
  12586. Select [w2h_b1|Mail Merge ]from the [w2h_b1|Edit/New ]menu. The Mail Merge wizard is displayed.
  12587. [@g_QUIC0476.BMP|]
  12588. Enter a subject describing the purpose of the mail merge, for example, 'Product Update Letter'. Press [w2h_b1|Next].
  12589. [@g_QUIC0478.BMP|]
  12590. .par
  12591. The next page lets you select a contact group with which to perform the mail merge. You may also choose whether or not to mail either the companies belonging to the contact group or the contacts 
  12592. belonging to the contact group, or both. Pressing Next will display the Record page.
  12593. .endpar
  12594. [@g_QUIC0480.BMP|]
  12595. .par
  12596. The Record page lets you choose whether to record a history record for each company or contact involved in the mail merge or whether to record a single record for the entire mail merge. Select the 
  12597. appropriate radio button and press Next.
  12598. .endpar
  12599. [@g_QUIC0482.BMP|]
  12600. .par
  12601. The Template page lets you choose which document template will be used to generate the mail merge. Select the appropriate template and press [w2h_b1|Finish]. OfficeTalk will create the mail merge 
  12602. document and will launch your default word processor to show the mail merge document. OfficeTalk will also add history records according to the options chosen in the Record page. The mail merge 
  12603. history will be available from the history tabs in Company or Contact View or from within History view.
  12604. .endpar
  12605. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  12606. ]
  12607. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12608. .end-topic
  12609.  
  12610. ; Topic HistoryView
  12611. ;
  12612. .topic HistoryView
  12613. .OutputFile HistoryView.htm
  12614. .title History View
  12615. .lineKeyword History View:
  12616. .list l_SECTION_
  12617. .contentTitle off
  12618. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12619. [@bheading_2|]     History View
  12620. .par
  12621. [@aheading_2|]History View lets you view the contact history between all companies and contacts and all users in your workgroup. This view is ideal for monitoring all forms of communication taking 
  12622. place within your organisation. The History tab in History View lists all conversations, documents, mail merges, incoming e-mail, outgoing e-mail, meetings and completed tasks held between users and 
  12623. companies or contacts.
  12624. .endpar
  12625. The Pending tab in History View lists any forthcoming meetings and any outstanding tasks associated with companies and contacts.
  12626. [@g_QUIC0495.BMP|]
  12627. [w2h_b1|More:
  12628. [w2h_b0|[@ChangingtheDateFilter|Changing the Date Filter]
  12629. [@ChangingtheUserFilter|Changing the User Filter]
  12630. [@ChangingtheCompanyandContactFilters|Changing the Company and Contact Filters]
  12631. [@PrintingHistory|Printing History]
  12632. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12633. ]]]
  12634. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12635. .end-topic
  12636.  
  12637. ; Topic ChangingtheDateFilter
  12638. ;
  12639. .topic ChangingtheDateFilter
  12640. .OutputFile ChangingtheDateFilter.htm
  12641. .title Changing the Date Filter
  12642. .lineKeyword Changing the Date Filter:
  12643. .list l_SECTION_
  12644. .contentTitle off
  12645. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12646. [@bheading_3|]     Changing the Date Filter
  12647. .par
  12648. [@aheading_3|]By default, OfficeTalk shows your contact history for all companies and contacts for the current month. You may show the contact history over a different period by using the 
  12649. [w2h_b1|From] and [w2h_b1|To] drop down lists located at the top of the view. Each date control contains two buttons: a {bmct help0114.bmp} button and a {bmct help0115.bmp} button.
  12650. .endpar
  12651. .par
  12652. To select a date using the calendar, click on the {bmct help0116.bmp} button. A calendar will drop down underneath the date field. Use the calendar to locate the required month and then press on the 
  12653. required date. Once selected, OfficeTalk will remember this date.
  12654. .endpar
  12655. [@g_QUIC0497.BMP|]
  12656. .par
  12657. A [w2h_i1|smart] date lets you specify dates such as: 'Yesterday'[w2h_i1|, ]'Last Week'[w2h_i1|, ]'Last Month', 'Next Year' etc. You can select a [w2h_i1|smart] date by pressing the {bmct 
  12658. help0117.bmp} button. This will drop down a list of smart dates. You may choose from the following:
  12659. .endpar
  12660. [@g_QUIC0499.BMP|]
  12661. Once selected, OfficeTalk will remember the selected smart dates. This is useful if you always wish to view history over a certain relative date range, for example, from Last Quarter to This Quarter.
  12662. When you change the dates in either of the date controls, the history list will update to show history over the new date selection.
  12663. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12664. ]
  12665. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12666. .end-topic
  12667.  
  12668. ; Topic ChangingtheUserFilter
  12669. ;
  12670. .topic ChangingtheUserFilter
  12671. .OutputFile ChangingtheUserFilter.htm
  12672. .title Changing the User Filter
  12673. .lineKeyword Changing the User Filter:
  12674. .list l_SECTION_
  12675. .contentTitle off
  12676. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12677. [@bheading_3|]     Changing the User Filter
  12678. .par
  12679. [@aheading_3|]By default, only contact history relating to you is shown in the History window. Provided that you have at least read access to one or more other users, then you may view the contact 
  12680. history relating to these other users. You can do this by selecting the relevant user from the [w2h_b1|User ]drop down list. When you do this the history list will update to show the relevant history.
  12681. .endpar
  12682. [w2h_b1|Note: ]When you view another user's contact history you will not have access to that user's sent or received mail.
  12683. If you wish to view the combined contact history of all users to which you have access, then select [w2h_b1|All Users - ] from the drop down list.
  12684. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12685. ]
  12686. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12687. .end-topic
  12688.  
  12689. ; Topic ChangingtheCompanyandContactFilters
  12690. ;
  12691. .topic ChangingtheCompanyandContactFilters
  12692. .OutputFile ChangingtheCompanyandContactFilters.htm
  12693. .title Changing the Company and Contact Filters
  12694. .lineKeyword Changing the Company and Contact Filters:
  12695. .list l_SECTION_
  12696. .contentTitle off
  12697. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12698. [@bheading_3|]     Changing the Company and Contact Filters
  12699. .par
  12700. [@aheading_3|]By default, contact  history is displayed for all contacts and all companies defined in the workgroup. You may wish to view only history or pending actions for the company or contact 
  12701. currently selected in either the Company or Contact view. You can do this by pressing the {bmct help0118.bmp} button next to the Contact or Company controls. Pressing this will display the relevant 
  12702. search dialog box.
  12703. .endpar
  12704. [@g_QUIC0501.BMP|]
  12705. Select [w2h_b1|Current Contact -  ]or [w2h_b1|Current Company--]  from either the Search Contact or Search Company dialog box and press the [w2h_b1|Select] button. 
  12706. .par
  12707. If you wish to view the history for a specific company then search for the company by entering the first few letters of the company name into the [w2h_b1|Search] field of the Search Companies dialog 
  12708. box and pressing the [w2h_b1|Search] button. Any matches will be displayed in the Results window. Select the relevant company from the results window and press [w2h_b1|Select]. The History list will 
  12709. update to show only history for the selected company. You may perform a similar action for contacts.
  12710. .endpar
  12711. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12712. ]
  12713. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12714. .end-topic
  12715.  
  12716. ; Topic PrintingHistory
  12717. ;
  12718. .topic PrintingHistory
  12719. .OutputFile PrintingHistory.htm
  12720. .title Printing History
  12721. .lineKeyword Printing History:
  12722. .list l_SECTION_
  12723. .contentTitle off
  12724. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12725. [@bheading_3|]     Printing History
  12726. .par
  12727. [@aheading_3|]To print the contents of the History list, apply the appropriate filters to the list in order to display the history items that you wish to print and then select [w2h_b1|Print History 
  12728. ]from the [w2h_b1|File/Print ]menu. The Print History dialog box is displayed.
  12729. .endpar
  12730. [@g_QUIC0503.BMP|]
  12731. .par
  12732. The Details tab of the Print History dialog box contains two radio buttons which control which fields you print with each history item. If you select the [w2h_b1|Print As Shown ]radio button, 
  12733. OfficeTalk will print only those fields corresponding to the columns that are currently shown in the History list. By default, these columns are [w2h_i1|Date], [w2h_i1|Subject], [w2h_i1|Owner], 
  12734. [w2h_i1|Contact] and [w2h_i1|Company]. If you select the [w2h_b1|Print using options ]radio button then the Fields list will become enabled, allowing you to manually select which fields to print with 
  12735. each history item. You may choose from the following fields:
  12736. .endpar
  12737. .table colSize 8 20 
  12738. [w2h_b1|Field
  12739. Description
  12740. [w2h_b0|Subject
  12741. The subject of the history item
  12742. Date/Time
  12743. The date and time when the history item was created
  12744. Date
  12745. The date when the history item was created
  12746. Time
  12747. The time when the history item was created
  12748. Owner
  12749. The user who created the history item
  12750. Contact
  12751. The contact with whom the history item is related
  12752. Company
  12753. The company with which the history item is related
  12754. Categories
  12755. Any categories to which the history item belongs
  12756. .end-table
  12757. .par
  12758. If you check the [w2h_b1|Print history text ]check box then, depending upon the type of history item, OfficeTalk will print either the body of an incoming or sent e-mail message, the body of a 
  12759. conversation, the contents of a document or mail merge, the agenda and minutes of a meeting or the notes of a task. By default this check box is checked. If you wish only to print one line containing 
  12760. the fields relating to each history item and you do not wish to print the detail then ensure that the [w2h_b1|Print History Text] check box is unchecked.
  12761. .endpar
  12762. .par
  12763. Any fields that are selected are printed from left to right, across the page. If you wish to print the field titles, such as "Subject", "Contact" etc., then check the [w2h_b1|Print Field Titles] 
  12764. check box. The field titles will be printed above each field as shown below:
  12765. .endpar
  12766. .par
  12767. Selecting the [w2h_b1|New Page per Item] check box will start a new page for each history item. Similarly, selecting the [w2h_b1|Line between each item ]check box will draw a horizontal line after 
  12768. each history item. This is useful if you do not start a new page for each record, yet you wish to be able to distinguish the end of one history item from the start of the next.
  12769. .endpar
  12770. The Fonts page of the Print History dialog box contains two buttons which let you choose the font of any titles that you print and the font of all fields which are printed for each history record. 
  12771. [@g_QUIC0505.BMP|]
  12772. [w2h_b1|Note: ]There is no button to choose the font of the History detail text since this is ]][@GlossRichtext|rich text] and is therefore already formatted.
  12773. [w2h_b0|OfficeTalk provides common print functionality in all Print dialog boxes. This functionality includes:
  12774. Defining headers and footers
  12775. Printer setup
  12776. Page Style Selection
  12777. Saved Print Settings
  12778. Preview capability
  12779. For more information on this common print functionality, see [@Printing|Printing].
  12780. .par
  12781. Once you have selected the required options in the Print History dialog box, press the [w2h_b1|Preview] button to check the appearance of your print out and then send it to the printer by pressing 
  12782. the [w2h_b1|Print ]button.
  12783. .endpar
  12784. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  12785. ]]
  12786. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12787. .end-topic
  12788.  
  12789. ; Topic ImportingCompanyandContactData
  12790. ;
  12791. .topic ImportingCompanyandContactData
  12792. .OutputFile ImportingCompanyandContactData.htm
  12793. .title Importing Company and Contact Data
  12794. .lineKeyword Importing Company and Contact Data:
  12795. .list l_SECTION_
  12796. .contentTitle off
  12797. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12798. [@bheading_2|]     Importing Company and Contact Data
  12799. .par
  12800. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you import companies and contacts from CSV files. A CSV (Comma Separated Values) file is an ASCII file which can represent a series of data records. Each line of the CSV 
  12801. file represents a record of data with the exception of the first line which is usually a header line that describes the format of each record. An example of a simple contact CSV file is shown below:
  12802. .endpar
  12803. "Name", "Company", "Address 1", "Address 2"
  12804. "John Noble", "XYZ Ltd", "103 High Street", "Wycombe"
  12805. "Mike Price", "GreenBurrows", "St Ives", "Cornwall"
  12806. "Peter Lord", "ABC Plc", "1, Wote St", "Aylesbury"
  12807. OfficeTalk requires the following fields for each data type:
  12808. .table colSize 14 14 
  12809. [w2h_b1|Data Type
  12810. Minimum Fields
  12811. [w2h_b0|Companies
  12812. Name
  12813. Contacts
  12814. Last Name
  12815. .end-table
  12816. To import Company or Contact data, do the following:
  12817. Select either [w2h_b1|Company CSV Records ]or [w2h_b1|Contact CSV Records ]from the [w2h_b1|File/Import ]menu in Contact mode. The CSV Import Wizard is displayed, showing the File page.
  12818. [@g_QUIC0507.BMP|]
  12819. .par
  12820. The File page lets you choose the CSV file that you wish to import. Either type in a filename in the [w2h_b1|Import File ]field or press the [w2h_b1|Browse[@specialChar(85)|133]] button and search 
  12821. for the required file. Once you have specified a valid filename in this field, you may view the file by pressing the [w2h_b1|View File[@specialChar(85)|133]] button. Pressing [w2h_b1|Next] will show 
  12822. the Address Book Options Page.
  12823. .endpar
  12824. [@g_QUIC0509.BMP|]
  12825. .par
  12826. The Address Book Options page lets you select whether or not all imported records will be marked as private to you. This may be done by checking the [w2h_b1|Import as Personal Items] check box. If a 
  12827. contact ]][@GlossGroup|group] is currently open (other than the [w2h_b1|All] contact group), then the [w2h_b1|Import into current contact group] check box will be enabled. Checking this check box 
  12828. will add all imported records to the current contact group. Pressing [w2h_b1|Next] will show the Connections page. 
  12829. .endpar
  12830. .par
  12831. The Connections page lets you connect the available fields in the selected CSV file with the relevant data type's available fields. For example, if you were importing the sample file above into your 
  12832. contact address book the Connections page would show the following:
  12833. .endpar
  12834. [@g_QUIC0511.BMP|]
  12835. .par
  12836. Connect up the fields contained in the CSV file with the appropriate company or contact fields from the right-hand list. For example, if you are importing companies, connect 'Company' in the 
  12837. left-hand list to 'Company Name' in the right-hand list and connect[w2h_i1| ]'Address 1' and 'Address 2' in the left-hand list to the corresponding fields in the right-hand list.  To connect two 
  12838. fields, select the relevant field from each list and press the [w2h_b1|Connect] button. If you make a mistake you can disconnect a field by selecting the relevant field from the right hand list and 
  12839. pressing [w2h_b1|Disconnect]. Alternatively, just connect the field in the right hand list to a different field in the left hand list. 
  12840. .endpar
  12841. .par
  12842. [w2h_b1|Note: ]The CSV Import Wizard will let you connect a field in the right hand list to more than one field in the left hand list. The result is that data held in the relevant field in the CSV 
  12843. file is copied to each connected field in the company or contact.
  12844. .endpar
  12845. .par
  12846. Pressing [w2h_b1|Next] will display the Preview page. This page lets you verify that the connections you have made are correct by allowing you to step through the first few records that will be 
  12847. added. This way, you will be able to spot any mistakes prior to loading the data into OfficeTalk.
  12848. .endpar
  12849. [@g_QUIC0513.BMP|]
  12850. .par
  12851. The [w2h_b1|Prev] and [w2h_b1|Next] buttons may be used to step through each record in the CSV file. When you are happy that the data will import correctly, press [w2h_b1|Finish]. OfficeTalk will 
  12852. import the data as either Companies or Contacts, depending upon whether you selected [w2h_b1|Import CSV Companies ]or [w2h_b1|Import CSV Contacts].
  12853. .endpar
  12854. .par
  12855. [w2h_b1|Note: ]Importing companies does just that, it does not import contact information. If you have a CSV file containing both company and contact information then you must firstly import the 
  12856. companies and then import the contacts using the same CSV file. For details on how to do this, see "Connecting Contacts to Companies via a CSV Import" below.
  12857. .endpar
  12858. [w2h_b1|More:
  12859. [w2h_b0|[@ConnectingContactstoCompaniesviaaCSVImport|Connecting Contacts to Companies via a CSV Import]
  12860. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12861. ]]]
  12862. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12863. .end-topic
  12864.  
  12865. ; Topic ConnectingContactstoCompaniesviaaCSVImport
  12866. ;
  12867. .topic ConnectingContactstoCompaniesviaaCSVImport
  12868. .OutputFile ConnectingContactstoCompaniesviaaCSVImport.htm
  12869. .title Connecting Contacts to Companies via a CSV Import
  12870. .lineKeyword Connecting Contacts to Companies via a CSV Import:
  12871. .list l_SECTION_
  12872. .contentTitle off
  12873. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12874. [@bheading_3|]     Connecting Contacts to Companies via a CSV Import
  12875. .par
  12876. [@aheading_3|]If you have a CSV file which contains both company and contact information in the same record and you wish to import the company records and show the associated contacts as employees, 
  12877. then you should perform two imports as follows; 
  12878. .endpar
  12879. Firstly import the company information, as described in [@ImportingCompanyandContactData|Importing Company and Contact Data].
  12880. .par
  12881. Using the same CSV file, import the contact information, but ensuring that the [w2h_b1|%[Company%]] field in the [w2h_b1|OfficeTalk Fields ]list is connected to the field representing the name of the 
  12882. company in the [w2h_b1|Available Fields] list. 
  12883. .endpar
  12884. Once the contacts have been imported, they will each be associated with the relevant companies.
  12885. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  12886. ]
  12887. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12888. .end-topic
  12889.  
  12890. ; Topic ExportingCompanyandContactData
  12891. ;
  12892. .topic ExportingCompanyandContactData
  12893. .OutputFile ExportingCompanyandContactData.htm
  12894. .title Exporting Company and Contact Data
  12895. .lineKeyword Exporting Company and Contact Data:
  12896. .list l_SECTION_
  12897. .contentTitle off
  12898. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12899. [@bheading_2|]     Exporting Company and Contact Data
  12900. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you export company and contact records to a CSV file. You can do this in the following way:
  12901. Select [w2h_b1|Company CSV Records] or [w2h_b1|Contact CSV Records ]from the [w2h_b1|File/Export ]menu in Contact Mode. The CSV Export wizard will appear showing the File page.
  12902. [@g_QUIC0515.BMP|]
  12903. .par
  12904. Select a filename for the output CSV file. Do this either by typing a full path name into the Export File field or by pressing the [w2h_b1|Browse[@specialChar(85)|133] ]button and selecting an 
  12905. existing file. Press [w2h_b1|Next] to display the Filter page.
  12906. .endpar
  12907. .par
  12908. The Filter page lets you choose whether or not to use the filter currently applied in Directory View when exporting companies. If you wish to use the filter then ensure that the [w2h_b1|Use Filter] 
  12909. check box is checked.
  12910. .endpar
  12911. [@g_QUIC0517.BMP|]
  12912. .par
  12913. Press [w2h_b1|Next] to display the Options page. The Options page lets you choose various output options for your exported file. If you want each item of data to be encapsulated by quotes, then 
  12914. ensure that the [w2h_b1|Quoted Fields] check box is selected. If you want to output a header record at the top of the file then check the [w2h_b1|Output Header] check box. If you want to end each 
  12915. record line with a delimiter (the default is not to) then check the [w2h_b1|End line with delimiter] check box.
  12916. .endpar
  12917. Choose a delimiter (field separator) by selecting from the [w2h_b1|Delimiter] field. You can choose between a TAB character and a COMMA.
  12918. Press [w2h_b1|Finish]. OfficeTalk will then export the records in the selected [@GlossGroup|group] (or all records in the database if no group is selected) to the specified CSV file.
  12919. .par
  12920. [w2h_b1|Note: ]Note that only the companies or contacts in the currently open contact group are exported. If the [w2h_b1|All] contact group is selected then all companies or contacts are exported. 
  12921. You will only be able to export those companies to which you have at least read access.
  12922. .endpar
  12923. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  12924. ]
  12925. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12926. .end-topic
  12927.  
  12928. ; Topic ViewingaRemoteWorkgroup_sAddressBook
  12929. ;
  12930. .topic ViewingaRemoteWorkgroup_sAddressBook
  12931. .OutputFile ViewingaRemoteWorkgroup_sAddressBook.htm
  12932. .title Viewing a Remote Workgroup's Address Book
  12933. .lineKeyword Viewing a Remote Workgroup's Address Book:
  12934. .list l_SECTION_
  12935. .contentTitle off
  12936. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12937. [@bheading_2|]     Viewing a Remote Workgroup's Address Book
  12938. .par
  12939. [@aheading_2|]If you have access to a remote workgroup, then provided that the remote workgroup has one or more companies, contacts or contact groups and given that you have sufficient access to this 
  12940. information, OfficeTalk will let you view contact information belonging to the remote workgroup.
  12941. .endpar
  12942. [@g_QUIC0519.BMP|]
  12943. .par
  12944. To do this, firstly drop down the list of contact groups and select the appropriate remote workgroup. The drop down list will close and OfficeTalk will attempt to open the remote workgroup database. 
  12945. When this is done, the contact [@GlossGroup|group] list will change to show the list of contact groups in the remote workgroup. Selecting any one of these contact groups, by double clicking on it, 
  12946. will give you access to the companies and contacts belonging to that contact group. 
  12947. .endpar
  12948. If you have sufficient access to the opened contact group, you may add, edit and even delete companies and contacts belonging to the remote workgroup.
  12949. [w2h_b1|Note: ]In order to add a company or contact to a remote workgroup database, ensure that you have opened a contact group in the remote workgroup and simply add companies or contacts as normal.
  12950. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  12951. ]
  12952. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12953. .end-topic
  12954.  
  12955. ; Topic DesigningCompanyandContactViews
  12956. ;
  12957. .topic DesigningCompanyandContactViews
  12958. .OutputFile DesigningCompanyandContactViews.htm
  12959. .title Designing Company and Contact Views
  12960. .lineKeyword Designing Company and Contact Views:
  12961. .list l_SECTION_
  12962. .contentTitle off
  12963. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  12964. [@bheading_2|]     Designing Company and Contact Views
  12965. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you completely configure the layout and presentation of both the Company View and the Contact View. You may choose which fields are displayed and how they are displayed.
  12966. .par
  12967. You can design the Company or Contact View by first entering the relevant view and then clicking the right mouse button inside the view and selecting [w2h_b1|Layout] from the context menu. When you 
  12968. do this, a grid will appear over the view, splitting the view into a series of cells. A format[w2h_i1| ]toolbar and an alignment toolbar will appear at the top of the view. To stop designing the 
  12969. view, select [w2h_b1|Layout] once more from the context menu.
  12970. .endpar
  12971. [@g_QUIC1022.BMP|]
  12972. .par
  12973. By default, the view shows four columns of cells. The cells in the first and third column contain text representing the field labels. The cells in the second and fourth columns contain 
  12974. representations of the field values. For example, [w2h_b1|<Address 1>] and [w2h_b1|<Phone 1>], in the picture above, represent the first company address field and the company phone field, 
  12975. respectively.
  12976. .endpar
  12977. [w2h_b1|More:
  12978. [w2h_b0|[@PositioningFieldsandFieldLabels|Positioning Fields and Field Labels]
  12979. [@ChangingtheWidthandHeightoftheRowsandColumns|Changing the Width and Height of the Rows and Columns]
  12980. [@AddingLabels|Adding Labels]
  12981. [@AddingFields|Adding Fields]
  12982. [@ChangingtheAppearanceofeachCell|Changing the Appearance of each Cell]
  12983. [@AddingandDeletingRowsandColumns|Adding and Deleting Rows and Columns]
  12984. [@AutoFittingtheCells|Auto Fitting the Cells]
  12985. [@MoreCompanyandContactViewDisplayOptions|More Company and Contact View Display Options]
  12986. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  12987. ]]]
  12988. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  12989. .end-topic
  12990.  
  12991. ; Topic PositioningFieldsandFieldLabels
  12992. ;
  12993. .topic PositioningFieldsandFieldLabels
  12994. .OutputFile PositioningFieldsandFieldLabels.htm
  12995. .title Positioning Fields and Field Labels
  12996. .lineKeyword Positioning Fields and Field Labels:
  12997. .list l_SECTION_
  12998. .contentTitle off
  12999. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13000. [@bheading_3|]     Positioning Fields and Field Labels
  13001. .par
  13002. [@aheading_3|]You may change the position of any of the fields or the field labels by simply dragging them from one [@GlossCell|cell] to another. If you want to move multiple cells then select the 
  13003. relevant cells and drag them together.
  13004. .endpar
  13005. [@g_QUIC1024.BMP|]
  13006. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13007. ]
  13008. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13009. .end-topic
  13010.  
  13011. ; Topic ChangingtheWidthandHeightoftheRowsandColumns
  13012. ;
  13013. .topic ChangingtheWidthandHeightoftheRowsandColumns
  13014. .OutputFile ChangingtheWidthandHeightoftheRowsandColumns.htm
  13015. .title Changing the Width and Height of the Rows and Columns
  13016. .lineKeyword Changing the Width and Height of the Rows and Columns:
  13017. .list l_SECTION_
  13018. .contentTitle off
  13019. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13020. [@bheading_3|]     Changing the Width and Height of the Rows and Columns
  13021. .par
  13022. [@aheading_3|]If you want to change the width or height of a particular row or column then depress the left mouse button when the cursor is over one of the [@GlossCell|cell]'s vertical or horizontal 
  13023. boundaries and drag the column or row to the appropriate width or height. If you want to change the width or height of [w2h_i1|all] of the rows or columns then follow the previous instructions but, 
  13024. additionally, keep the [w2h_b1|Ctrl] key depressed.
  13025. .endpar
  13026. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13027. ]
  13028. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13029. .end-topic
  13030.  
  13031. ; Topic AddingLabels
  13032. ;
  13033. .topic AddingLabels
  13034. .OutputFile AddingLabels.htm
  13035. .title Adding Labels
  13036. .lineKeyword Adding Labels:
  13037. .list l_SECTION_
  13038. .contentTitle off
  13039. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13040. [@bheading_3|]     Adding Labels
  13041. .par
  13042. [@aheading_3|]You can add a label to a blank [@GlossCell|cell] by selecting the cell and then typing the label description. A Cell dialog box is displayed and you will continue to type into the 
  13043. [w2h_b1|Text ]field.
  13044. .endpar
  13045. [@g_QUIC1026.BMP|]
  13046. You can specify the justification of the contents of the cell by selecting the appropriate Horizontal Alignment or Vertical Alignment radio button.
  13047. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13048. ]
  13049. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13050. .end-topic
  13051.  
  13052. ; Topic AddingFields
  13053. ;
  13054. .topic AddingFields
  13055. .OutputFile AddingFields.htm
  13056. .title Adding Fields
  13057. .lineKeyword Adding Fields:
  13058. .list l_SECTION_
  13059. .contentTitle off
  13060. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13061. [@bheading_3|]     Adding Fields
  13062. .par
  13063. [@aheading_3|]You can add a field to one of the cells by double clicking on the relevant [@GlossCell|cell]. This will pop up the Cell dialog box. Select the field that you wish to show in the cell 
  13064. from the [w2h_i1|Field] drop down list. The drop down list contains the default company or contact fields as well as any custom fields that have been added to your workgroup database.
  13065. .endpar
  13066. You can specify the justification of the contents of the cell by selecting the appropriate [w2h_b1|Horizontal Alignment ]or [w2h_b1|Vertical Alignment ]radio button.
  13067. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13068. ]
  13069. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13070. .end-topic
  13071.  
  13072. ; Topic ChangingtheAppearanceofeachCell
  13073. ;
  13074. .topic ChangingtheAppearanceofeachCell
  13075. .OutputFile ChangingtheAppearanceofeachCell.htm
  13076. .title Changing the Appearance of each Cell
  13077. .lineKeyword Changing the Appearance of each Cell:
  13078. .list l_SECTION_
  13079. .contentTitle off
  13080. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13081. [@bheading_3|]     Changing the Appearance of each Cell
  13082. .par
  13083. [@aheading_3|]You may change the font of one or more cells by selecting the appropriate cells and choosing the font face, size and colour from the format toolbar at the top of the view. You may also 
  13084. use the format toolbar to change the vertical and horizontal alignment of each of the selected cells.
  13085. .endpar
  13086. You may give the selected [@GlossCell|cell](s) a button-like three dimensional appearance by pressing the {bmct help0119.bmp} button in the format toolbar. 
  13087. If you wish to overlay a grid on the view, then press the {bmct help0120.bmp} button. The grid will be visible when you finish the view layout
  13088. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13089. ]
  13090. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13091. .end-topic
  13092.  
  13093. ; Topic AddingandDeletingRowsandColumns
  13094. ;
  13095. .topic AddingandDeletingRowsandColumns
  13096. .OutputFile AddingandDeletingRowsandColumns.htm
  13097. .title Adding and Deleting Rows and Columns
  13098. .lineKeyword Adding and Deleting Rows and Columns:
  13099. .list l_SECTION_
  13100. .contentTitle off
  13101. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13102. [@bheading_3|]     Adding and Deleting Rows and Columns
  13103. .par
  13104. [@aheading_3|]By default, OfficeTalk uses four columns of fields to represent a single company or contact record. You may add additional columns or rows to either the Company or Contact views by 
  13105. selecting [w2h_b1|Add Row] or [w2h_b1|Add Column] from the context menu. If you add a row it will appear underneath all the existing rows. If you add a column it will appear to the right of all the 
  13106. existing columns. 
  13107. .endpar
  13108. .par
  13109. Another way of adding rows and columns is by selecting [w2h_b1|Cells[@specialChar(85)|133]] from the context menu. This will display the Cells dialog box which lets you choose the number of rows and 
  13110. columns in the associated view.
  13111. .endpar
  13112. .par
  13113. You can delete one or more rows or columns by selecting one or more cells and choosing [w2h_b1|Delete Rows] or [w2h_b1|Delete Columns] from the context menu. The number of rows or columns deleted 
  13114. will depend upon which cells are selected. You may not undo this action.
  13115. .endpar
  13116. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13117. ]
  13118. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13119. .end-topic
  13120.  
  13121. ; Topic AutoFittingtheCells
  13122. ;
  13123. .topic AutoFittingtheCells
  13124. .OutputFile AutoFittingtheCells.htm
  13125. .title Auto Fitting the Cells
  13126. .lineKeyword Auto Fitting the Cells:
  13127. .list l_SECTION_
  13128. .contentTitle off
  13129. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13130. [@bheading_3|]     Auto Fitting the Cells
  13131. .par
  13132. [@aheading_3|]Once you have made the appropriate changes to the design of the Company or Contact view, you will probably want to change the width and height of each of the rows and columns such that 
  13133. all the fields and field labels fit completely inside the view. This can be done quite simply by selecting [w2h_b1|Fit to Window] from the context menu. The widths and heights of each of the rows and 
  13134. columns will be adjusted accordingly.
  13135. .endpar
  13136. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13137. ]
  13138. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13139. .end-topic
  13140.  
  13141. ; Topic MoreCompanyandContactViewDisplayOptions
  13142. ;
  13143. .topic MoreCompanyandContactViewDisplayOptions
  13144. .OutputFile MoreCompanyandContactViewDisplayOptions.htm
  13145. .title More Company and Contact View Display Options
  13146. .lineKeyword More Company and Contact View Display Options:
  13147. .list l_SECTION_
  13148. .contentTitle off
  13149. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13150. [@bheading_3|]     More Company and Contact View Display Options
  13151. .par
  13152. [@aheading_3|]If you wish to customise any other fonts in the Company or Contact view, such as the alphabetical tabs or the Company or Contact name banner then this is done by changing the display 
  13153. profile. For more information see [@CustomisingtheDisplay|Customising the Display].
  13154. .endpar
  13155. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  13156. ]
  13157. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13158. .end-topic
  13159.  
  13160. ; Topic CustomisingtheContactDatabase
  13161. ;
  13162. .topic CustomisingtheContactDatabase
  13163. .OutputFile CustomisingtheContactDatabase.htm
  13164. .title Customising the Contact Database
  13165. .lineKeyword Customising the Contact Database:
  13166. .lineKeyword Custom Data:
  13167. .list l_SECTION_
  13168. .contentTitle off
  13169. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13170. [@bheading_2|]     Customising the Contact Database
  13171. .par
  13172. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you add an unlimited number of custom fields to both the Company and Contact records. This makes it possible to tailor Contact mode to suit the specific needs of your 
  13173. organisation. For example, an estate agent may wish to keep his list of potential buyers as contacts in the OfficeTalk database. The estate agent may wish to keep additional information for each of 
  13174. his potential buyers describing what property the buyer is seeking. Such additional information may translate to the following fields:
  13175. .endpar
  13176. .table colSize 14 14 
  13177. [w2h_b1|Field name 
  13178. Field type
  13179. [w2h_b0|Maximum property price
  13180. Numeric
  13181. Required number of bedrooms
  13182. Numeric
  13183. Desired location
  13184. String selection
  13185. Is there an existing house to sell
  13186. Boolean
  13187. .end-table
  13188. .par
  13189. A supervisor may extend the contact table to include these fields and may then add a page to the contact property sheet, allowing users to enter this information. Additionally, the Contact user view 
  13190. may be designed, as described in the previous section, such that it displays the additional custom fields.
  13191. .endpar
  13192. For information on how to define custom fields and custom property sheets, see [@AdministeringCustomData|Administering Custom Data].
  13193. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  13194. ]]]
  13195. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13196. .end-topic
  13197.  
  13198. ; Topic ContactModePreferences
  13199. ;
  13200. .topic ContactModePreferences
  13201. .OutputFile ContactModePreferences.htm
  13202. .title Contact Mode Preferences
  13203. .lineKeyword Contact Mode Preferences:
  13204. .list l_SECTION_
  13205. .contentTitle off
  13206. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13207. [@bheading_2|]     Contact Mode Preferences
  13208. .par
  13209. [@aheading_2|]You may specify certain preferences for Contact mode from the Preferences dialog box. This dialog box lets you specify Name Styles, Vocabulary used within Contact mode, preferences for 
  13210. auto dialling, options for when dragging and dropping companies and contacts onto contact groups and also options for setting up an auto dialling modem. To display the Preferences dialog box, select 
  13211. [w2h_b1|Preferences ]from the [w2h_b1|Options ]menu.
  13212. .endpar
  13213. [@g_QUIC0521.BMP|]
  13214. [w2h_b1|More:
  13215. [w2h_b0|[@NameStyles|Name Styles]
  13216. [@Vocabulary|Vocabulary]
  13217. [@DragandDropOptions|Drag and Drop Options]
  13218. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13219. ]]]
  13220. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13221. .end-topic
  13222.  
  13223. ; Topic NameStyles
  13224. ;
  13225. .topic NameStyles
  13226. .OutputFile NameStyles.htm
  13227. .title Name Styles
  13228. .lineKeyword Name Styles:
  13229. .list l_SECTION_
  13230. .contentTitle off
  13231. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13232. [@bheading_3|]     Name Styles
  13233. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you choose how you display the name of contacts. The following styles are available, shown below based on the name 'John Smith':
  13234. John Smith
  13235. John SMITH
  13236. Smith, John
  13237. SMITH, John
  13238. Smith, J
  13239. SMITH, J
  13240. Smith
  13241. SMITH
  13242. Smith
  13243. SMITH
  13244. John
  13245. Changing the contact's name style will affect the way that contacts are displayed throughout OfficeTalk. To change the name style for contacts, do the following:
  13246. .par
  13247. Select the [w2h_b1|Contacts] radio button in the Name Style page. Select one of the [w2h_i1|style] radio buttons according to how you wish to display the contacts names. Also select whether you wish 
  13248. to include a title in the name style, e.g. Mr, Dr, Mrs, Miss etc. Do this by checking the [w2h_b1|Use Title] check box.
  13249. .endpar
  13250. Press [w2h_b1|OK]. The name style will be remembered for future login sessions.
  13251. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13252. ]
  13253. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13254. .end-topic
  13255.  
  13256. ; Topic Vocabulary
  13257. ;
  13258. .topic Vocabulary
  13259. .OutputFile Vocabulary.htm
  13260. .title Vocabulary
  13261. .lineKeyword Vocabulary:
  13262. .list l_SECTION_
  13263. .contentTitle off
  13264. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13265. [@bheading_3|]     Vocabulary
  13266. [@aheading_3|]The Vocabulary page lets you specify the words to use to represent the following company and contact address titles:
  13267. Address 3
  13268. Town/City
  13269. State/County
  13270. Zip Code/Post Code
  13271. [@g_QUIC0525.BMP|]
  13272. Specify the desired vocabulary in the relevant fields in the Vocabulary page and press [w2h_b1|OK] to save your changes. If you wish to accept the default vocabulary then leave the fields blank.
  13273. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13274. ]
  13275. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13276. .end-topic
  13277.  
  13278. ; Topic DragandDropOptions
  13279. ;
  13280. .topic DragandDropOptions
  13281. .OutputFile DragandDropOptions.htm
  13282. .title Drag and Drop Options
  13283. .lineKeyword Drag and Drop Options:
  13284. .list l_SECTION_
  13285. .contentTitle off
  13286. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13287. [@bheading_3|]     Drag and Drop Options
  13288. [@aheading_3|]The Drag and Drop page lets you specify what actions to take when you drag companies and contacts and drop them onto contact groups. 
  13289. [@g_QUIC0527.BMP|]
  13290. When adding a company to a contact [@GlossGroup|group] using drag and drop, you may specify the following options:
  13291. None of the employees of the company are added to the contact group.
  13292. All employees of the company are added to the contact group regardless.
  13293. OfficeTalk will prompt you asking you to specify which employees will be added to the contact group via a Select Employees dialog box. 
  13294. [@g_QUIC0529.BMP|]
  13295. When adding a contact to a contact group using drag and drop, you may specify the following options.
  13296. Do not add the employing company
  13297. Always add the employing company
  13298. OfficeTalk will prompt you asking whether or not you wish to add the employing company.
  13299. [@g_QUIC0531.BMP|]
  13300. Select the required options and press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  13301. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  13302. ]
  13303. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13304. .end-topic
  13305.  
  13306. ; Topic Overview7
  13307. ;
  13308. .topic Overview7
  13309. .OutputFile Overview7.htm
  13310. .title Mail Mode - Overview
  13311. .lineKeyword Overview:
  13312. .list l_SECTION_
  13313. .contentTitle off
  13314. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13315. [@bheading_2|]     Overview
  13316. .par
  13317. [@aheading_2|]OfficeTalk provides an easy to use mail client which lets users send and receive mail over a variety of mail transports. OfficeTalk Mail is both MAPI and VIM compliant which means that 
  13318. it will interface with Microsoft Mail, Microsoft Exchange Server, Lotus cc:Mail, Lotus Domino mail and many other popular Email packages. In addition, OfficeTalk mail is fully integrated with the 
  13319. Internet which means that all OfficeTalk users may send and receive Internet mail with only a single connection to an Internet provider. OfficeTalk lets you send mail to any other local or remote 
  13320. OfficeTalk user using [@GlossRichtext|rich text]. This means that you can add font formatting and colour to any mail messages that you send.
  13321. .endpar
  13322. [@g_QUIC0534.BMP|]
  13323. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  13324. ]
  13325. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13326. .end-topic
  13327.  
  13328. ; Topic ReadMailView
  13329. ;
  13330. .topic ReadMailView
  13331. .OutputFile ReadMailView.htm
  13332. .title Read Mail View
  13333. .lineKeyword Read Mail View:
  13334. .list l_SECTION_
  13335. .contentTitle off
  13336. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13337. [@bheading_2|]     Read Mail View
  13338. .par
  13339. [@aheading_2|]When you enter Mail Mode for the first time, the Read Mail View is displayed. The Read Mail View consists of three windows: a Mail window, a Message window and a Folder window. The Mail 
  13340. window is the uppermost window in the Read Mail View. By default, it displays mail messages in date order by showing the date, time and subject text of the message along with the sender[w2h_i1| ]of 
  13341. the message on a single line.
  13342. .endpar
  13343. .par
  13344. You can change the order in which OfficeTalk displays mail messages by clicking on the relevant header at the top of the list. For example, if you wish to order the messages by sender, then single 
  13345. click on the [w2h_b1|Sender] header. For more information about sorting fields, see [@SortingandGroupingMail|Sorting and Grouping Mail] later in this chapter.
  13346. .endpar
  13347. .par
  13348. You can change which columns OfficeTalk displays in the Mail Window. Do this by positioning the cursor over the list header, pressing the right mouse button and selecting [w2h_b1|Columns ]from the 
  13349. context sensitive menu. For more information on selecting columns, see [@ChoosingWhichColumnsToDisplay|Choosing Which Columns To Display] later in this chapter.
  13350. .endpar
  13351. .par
  13352. The Folder window contains two default folders. These are the Incoming Mail and the Sent Mail folders. You may add additional public or personal mail folders. For more information on folders see 
  13353. [@MailFolders|Mail Folders].
  13354. .endpar
  13355. .par
  13356. The Message window is located beneath the Mail window. It displays the body of any mail message that you select in the Mail window. The Message window is capable of displaying either plain text or 
  13357. [@GlossRichtext|rich text] mail messages.
  13358. .endpar
  13359. [w2h_b1|More:
  13360. [w2h_b0|[@SortingandGroupingMail|Sorting and Grouping Mail]
  13361. [@FilteringMail|Filtering Mail]
  13362. [@ChoosingWhichColumnsToDisplay|Choosing Which Columns To Display]
  13363. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13364. ]]]
  13365. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13366. .end-topic
  13367.  
  13368. ; Topic SortingandGroupingMail
  13369. ;
  13370. .topic SortingandGroupingMail
  13371. .OutputFile SortingandGroupingMail.htm
  13372. .title Sorting and Grouping Mail
  13373. .lineKeyword Sorting and Grouping Mail:
  13374. .list l_SECTION_
  13375. .contentTitle off
  13376. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13377. [@bheading_3|]     Sorting and Grouping Mail
  13378. .par
  13379. [@aheading_3|]By default, mail is shown in the Incoming Mail folder sorted by received date, showing the most recent messages at the top of the list. If you wish to sort your messages such that the 
  13380. oldest messages are shown at the top of the list then click on the [w2h_b1|Received Time ]header using the left mouse button. Repeatedly pressing the Received Date header will toggle between sorting 
  13381. in an ascending fashion and sorting in a descending fashion.
  13382. .endpar
  13383. .par
  13384. You may sort by any other field, simply by clicking on the relevant field header. Another way of sorting mail shown in the Mail window is by clicking the right mouse button in the Mail window and 
  13385. selecting [w2h_b1|Sort[@specialChar(85)|133] ]from the context sensitive menu. The Sort/[@GlossGroup|Group] dialog box is displayed showing the Sort page. 
  13386. .endpar
  13387. [@g_QUIC0537.BMP|]
  13388. .par
  13389. Select the field by which you wish to sort and choose whether to sort ascending or descending by selecting the appropriate radio button. When you press [w2h_b1|OK] the list will be redrawn using the 
  13390. new sort criteria.
  13391. .endpar
  13392. .par
  13393. Grouping is the same as sorting but with [w2h_i1|headings] inserted between differing values of the grouped column. For example, you may wish to sort your mail by sender. If you did this, the 
  13394. resulting output may look something like this:
  13395. .endpar
  13396. [@g_QUIC0539.BMP|]
  13397. However, if you grouped[w2h_i1| ]the list by [w2h_i1|sender], the resulting output may look more pleasing:
  13398. [@g_QUIC0541.BMP|]
  13399.                
  13400. .par
  13401. By default, the message list is not grouped. To group any list, click on the header of the field by which you wish to group the list whilst keeping the [w2h_b1|Shift] key depressed. This will group 
  13402. the list, in an ascending fashion. To group items in a descending fashion, click on the header once more whilst keeping the [w2h_b1|Shift] key depressed. Another way of grouping mail shown in the 
  13403. Mail window is by clicking the right mouse button in the Mail window and selecting [w2h_b1|Group[@specialChar(85)|133] ]from the context sensitive menu. The Sort/Group dialog box is displayed showing 
  13404. the Group page.
  13405. .endpar
  13406. [@g_QUIC0543.BMP|]
  13407. Select the field by which you wish to group and choose whether to sort the grouped items in an ascending or descending fashion by selecting the appropriate radio button.
  13408. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13409. ]
  13410. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13411. .end-topic
  13412.  
  13413. ; Topic FilteringMail
  13414. ;
  13415. .topic FilteringMail
  13416. .OutputFile FilteringMail.htm
  13417. .title Filtering Mail
  13418. .lineKeyword Filtering Mail:
  13419. .list l_SECTION_
  13420. .contentTitle off
  13421. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13422. [@bheading_3|]     Filtering Mail
  13423. [@aheading_3|]Sometimes you may wish to filter the Mail window so that it displays mail sent by a specific person or mail sent on a specific date. This can be done very simply in the following way:
  13424. .par
  13425. If you wish to filter the Mail window to show mail sent by a specific person, then find an item of mail sent by the relevant person and click on that person's name in the Sender column using the 
  13426. right mouse button. The context menu is displayed.
  13427. .endpar
  13428. Choose [w2h_b1|Filter by '][w2h_b1|[w2h_i1|Person's Name]][w2h_b1|'] from the context menu.
  13429. .par
  13430. The Mail window will redisplay only those messages which were sent by that particular person. If you wish to filter the Mail window by mail sent on a particular date, then this can be done in a 
  13431. similar way by finding a message sent on that date and clicking on the date using the right mouse button and then selecting [w2h_b1|Filter by '][w2h_b1|[w2h_i1|Date]][w2h_b1|'] from the context menu.
  13432. .endpar
  13433. You may remove the filter by clicking the right mouse button in the Mail window and selecting [w2h_b1|Disable Filter] from the context menu.
  13434. .par
  13435. OfficeTalk lets you perform more advanced filtering. For example, you may wish to filter the Mail window to show messages sent by a particular person between certain dates. For more information, see 
  13436. [@FilteringData|Filtering Data].
  13437. .endpar
  13438. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13439. ]
  13440. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13441. .end-topic
  13442.  
  13443. ; Topic ChoosingWhichColumnsToDisplay
  13444. ;
  13445. .topic ChoosingWhichColumnsToDisplay
  13446. .OutputFile ChoosingWhichColumnsToDisplay.htm
  13447. .title Choosing Which Columns To Display
  13448. .lineKeyword Choosing Which Columns To Display:
  13449. .list l_SECTION_
  13450. .contentTitle off
  13451. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13452. [@bheading_3|]     Choosing Which Columns To Display
  13453. [@aheading_3|]By default, OfficeTalk shows the following columns in each folder:
  13454. .table colSize 11 18 
  13455. [w2h_b1|Folder
  13456. Columns
  13457. [w2h_b0|Incoming Mail
  13458. Is Urgent, Has Attachment, Sender, Subject, Received Time, Link.
  13459. Sent Mail
  13460. Is Urgent, Has Attachment, Type, Receiver, Message, Sent Time, Status, Link.
  13461. All personal folders
  13462. Status, Has Attachment, Sender, Subject, Received Time, Link
  13463. Bulletin boards
  13464. Status, Sender, Subject, Received Time, Link
  13465. .end-table
  13466. You may change which columns are displayed for each of the folders above in the following way:
  13467. Open the folder whose displayed columns you wish to change.
  13468. .par
  13469. Click the right mouse button in the Mail window and select [w2h_b1|Columns[@specialChar(85)|133]] from the context sensitive menu. The Columns dialog box is displayed showing a list of the possible 
  13470. columns that may be displayed for the list. 
  13471. .endpar
  13472. Use the [w2h_b1|Add] and [w2h_b1|Remove] buttons to move the columns that you wish to display from the [w2h_b1|Not Shown] list into the [w2h_b1|Shown ]list. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  13473. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  13474. ]]]
  13475. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13476. .end-topic
  13477.  
  13478. ; Topic ComposeView
  13479. ;
  13480. .topic ComposeView
  13481. .OutputFile ComposeView.htm
  13482. .title Compose View
  13483. .lineKeyword Compose View:
  13484. .list l_SECTION_
  13485. .contentTitle off
  13486. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13487. [@bheading_2|]     Compose View
  13488. [@aheading_2|]You can select the Compose View by pressing the [@g_QUIC1028.BMP|] button located in the Shortcut bar within Mail mode.
  13489. .par
  13490. The Compose View consists of a Recipients Address Book window at the top left of the view, containing a list of recipients to whom you may send mail, a Selected Recipients window at the bottom left 
  13491. of the view, containing a list of selected recipients, a To: window, a Subject window and a Message window.
  13492. .endpar
  13493. [@g_QUIC0545.BMP|]
  13494. .par
  13495. In addition to the To: window, you may also display a Cc: and a Bcc: window. You can do this by selecting [w2h_b1|Edit Profile ]from the [w2h_b1|Edit ]menu. This will display the Profile dialog box. 
  13496. Select the Mail page.
  13497. .endpar
  13498. .par
  13499. Select the [w2h_b1|Show Cc window] and [w2h_b1|Show Bcc window] check boxes accordingly. When you press [w2h_b1|OK], the Cc: and Bcc: windows will appear under the To: window. The Mail page of the 
  13500. Profile dialog box also lets you choose whether or not to display the Recipient Address Book window and the Selected Recipients window.
  13501. .endpar
  13502. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  13503. ]
  13504. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13505. .end-topic
  13506.  
  13507. ; Topic SendingMail
  13508. ;
  13509. .topic SendingMail
  13510. .OutputFile SendingMail.htm
  13511. .title Sending Mail
  13512. .lineKeyword Sending Mail:
  13513. .list l_SECTION_
  13514. .contentTitle off
  13515. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13516. [@bheading_2|]     Sending Mail
  13517. .par
  13518. [@aheading_2|]To send mail, select the Compose View by pressing [@g_QUIC1029.BMP|] button. From compose view, you may send mail messages to other OfficeTalk users, Internet recipients, Microsoft 
  13519. Exchange users, Microsoft Outlook Users, Lotus cc:Mail users and Lotus Domino users or any recipients that use MAPI or VIM clients. 
  13520. .endpar
  13521. [w2h_b1|More:
  13522. [w2h_b0|[@SendingaMailMessagetoanOfficeTalkUser|Sending a Mail Message to an OfficeTalk User]
  13523. [@SendingMailtoInternetRecipients|Sending Mail to Internet Recipients]
  13524. [@TheRecipientsAddressBookWindow|The Recipients Address Book Window]
  13525. [@AttachingFilestoaMessage|Attaching Files to a Message]
  13526. [@CheckingNames|Checking Names]
  13527. [@AddressingRecipientsusingtheTo__Cc_andBcc_fields|Addressing Recipients using the To:, Cc: and Bcc: fields]
  13528. [@TheContactAddressBook1|The Contact Address Book]
  13529. [@TheMAPIandVIMAddressBooks|The MAPI and VIM Address Books]
  13530. [@FormattingMessages|Formatting Messages]
  13531. [@SendingUrgentMail|Sending Urgent Mail]
  13532. [@RoutingMail|Routing Mail]
  13533. [@AdvancedSendOptions|Advanced Send Options]
  13534. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13535. ]]]
  13536. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13537. .end-topic
  13538.  
  13539. ; Topic SendingaMailMessagetoanOfficeTalkUser
  13540. ;
  13541. .topic SendingaMailMessagetoanOfficeTalkUser
  13542. .OutputFile SendingaMailMessagetoanOfficeTalkUser.htm
  13543. .title Sending a Mail Message to an OfficeTalk User
  13544. .lineKeyword Sending a Mail Message to an OfficeTalk User:
  13545. .list l_SECTION_
  13546. .contentTitle off
  13547. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13548. [@bheading_3|]     Sending a Mail Message to an OfficeTalk User
  13549. [@aheading_3|]Sending mail to another OfficeTalk user is very simple and may be done in the following way:
  13550. Double click on each user that you wish to send mail to from the list of users in the Recipient Address Book window.
  13551. Enter a subject into the [w2h_b1|Subject][w2h_i1| ]field.
  13552. Enter your message into the Message window. You may use the format bar to add formatting and colour to the text that you enter.
  13553. Press the [@g_QUIC1030.BMP|] button. The Send Mail dialog box is displayed. 
  13554. [@g_QUIC0548.BMP|]
  13555. .par
  13556. Specify a priority for the mail message if you wish and press the [w2h_b1|Send] button. Instead of pressing the [@g_QUIC1031.BMP|] button you can press [w2h_b1|Ctrl+S] instead. This will send the 
  13557. message as normal priority and will not display the Send Mail dialog box.
  13558. .endpar
  13559. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13560. ]
  13561. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13562. .end-topic
  13563.  
  13564. ; Topic SendingMailtoInternetRecipients
  13565. ;
  13566. .topic SendingMailtoInternetRecipients
  13567. .OutputFile SendingMailtoInternetRecipients.htm
  13568. .title Sending Mail to Internet Recipients
  13569. .lineKeyword Sending Mail to Internet Recipients:
  13570. .list l_SECTION_
  13571. .contentTitle off
  13572. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13573. [@bheading_3|]     Sending Mail to Internet Recipients
  13574. [@aheading_3|]To send a simple message to an Internet recipient enter the Compose Mail View by pressing the [@g_QUIC1032.BMP|] button and do the following:
  13575. Enter a subject for the message into the [w2h_b1|Subject] field.
  13576. Enter the message text into the Message Window underneath.
  13577. Type the Internet address of the recipient(s) in the To: window.
  13578. [@g_QUIC0550.BMP|]
  13579. Press the [@g_QUIC1033.BMP|] button. OfficeTalk will display the Send Mail dialog box. Press the [w2h_b1|Send ]button in the dialog box. The mail message will then be delivered.
  13580. [w2h_b1|Note: ]Instead of pressing the [@g_QUIC1034.BMP|] button you can press [w2h_b1|Ctrl+S] which will by-pass the Send Mail dialog box altogether and will send the message immediately. 
  13581. .par
  13582. You can store an entry for your Internet recipients in the Contacts address book. This means you can choose the Internet recipients name from a list rather than having to manually enter their e-mail 
  13583. address in the To: recipient window. For more information, see [@TheContactAddressBook1|The Contact Address Book].
  13584. .endpar
  13585. .par
  13586. [w2h_b1|Note: ]Before you can send mail to Internet recipients, the Internet Mail service must be set up for your Workgroup and you must be logged onto the service. For more information, see the 
  13587. [@InternetServiceSettings|Internet Service Settings].
  13588. .endpar
  13589. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13590. ]
  13591. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13592. .end-topic
  13593.  
  13594. ; Topic TheRecipientsAddressBookWindow
  13595. ;
  13596. .topic TheRecipientsAddressBookWindow
  13597. .OutputFile TheRecipientsAddressBookWindow.htm
  13598. .title The Recipients Address Book Window
  13599. .lineKeyword The Recipients Address Book Window:
  13600. .list l_SECTION_
  13601. .contentTitle off
  13602. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13603. [@bheading_3|]     The Recipients Address Book Window
  13604. .par
  13605. [@aheading_3|]The Recipients Address Book window is located at the top left of Compose View, titled [w2h_b1|Send To].  The Recipients Address Book window contains all the address books defined within 
  13606. OfficeTalk. The first address book listed in this window contains a list of all local OfficeTalk users. Any of the users listed may be selected as recipients of a message by simply double clicking on 
  13607. the relevant user(s). If there are any remote workgroups defined, the Recipients Address Book will contain expandable entries representing those remote workgroups. Expanding a remote workgroup entry 
  13608. will give you access to all the users held within that remote workgroup. Double clicking on any of the remote users will select those users as recipients of a message. 
  13609. .endpar
  13610. .par
  13611. The Recipients Address Book contains an entry called 'Contacts'. Double clicking on this entry will pop up the Contact Address Book which contains a list of contacts for which you have specified an 
  13612. e-mail address. For more information see the [@TheContactAddressBook1|The Contact Address Book].
  13613. .endpar
  13614. .par
  13615. If you have access to any Contact Groups held in the Workgroup, then the Recipients Address Book will contain a Contact Groups entry. Expanding this entry will show a list of Contact groups. Double 
  13616. clicking on a contact [@GlossGroup|group] will select all contacts that belong to the contact group and who have e-mail addresses, as recipients of the message.
  13617. .endpar
  13618. .par
  13619. OfficeTalk provides a MAPI e-mail service and a VIM e-mail service for tight integration with Microsoft and Lotus messaging systems. If you are logged on to the MAPI or VIM Mail services, then the 
  13620. Recipients Address Book will contain a MAPI Address Book and/or a VIM Address Book. Double clicking on either address book displays a dialog box, letting you select MAPI or VIM recipients. For more 
  13621. information, see [@TheMAPIandVIMAddressBooks|The MAPI and VIM Address Books].
  13622. .endpar
  13623. [@g_QUIC0552.BMP|]
  13624. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13625. ]
  13626. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13627. .end-topic
  13628.  
  13629. ; Topic AttachingFilestoaMessage
  13630. ;
  13631. .topic AttachingFilestoaMessage
  13632. .OutputFile AttachingFilestoaMessage.htm
  13633. .title Attaching Files to a Message
  13634. .lineKeyword Attaching Files to a Message:
  13635. .list l_SECTION_
  13636. .contentTitle off
  13637. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13638. [@bheading_3|]     Attaching Files to a Message
  13639. .par
  13640. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you attach any kind of file to a mail message. You can attach anything from a bitmap file to an executable program file. You can attach a file by pressing the 
  13641. [@g_QUIC1035.BMP|][w2h_b1| ]button. Pressing this button will display the Attach dialog box. Choose the relevant file and press [w2h_b1|OK]. The file will be attached to the message and will appear 
  13642. in the Message Window as an icon.
  13643. .endpar
  13644. [@g_QUIC0554.BMP|]
  13645. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13646. ]
  13647. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13648. .end-topic
  13649.  
  13650. ; Topic CheckingNames
  13651. ;
  13652. .topic CheckingNames
  13653. .OutputFile CheckingNames.htm
  13654. .title Checking Names
  13655. .lineKeyword Checking Names:
  13656. .list l_SECTION_
  13657. .contentTitle off
  13658. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13659. [@bheading_3|]     Checking Names
  13660. .par
  13661. [@aheading_3|]When you send a mail message after having manually entered the recipients into the [w2h_b1|To:], [w2h_b1|Cc: ]or [w2h_b1|Bcc: ]fields, OfficeTalk tries to match the manually entered 
  13662. recipients with entries in one or more of the address books used by Mail mode. If one or more recipients were not matched, OfficeTalk does not send the mail message, but instead displays a Check 
  13663. Names dialog box for each of the recipients that were unknown. This dialog box lets you create a new entry for the recipient in the contact address book.
  13664. .endpar
  13665. [@g_QUIC0556.BMP|]
  13666. .par
  13667. You can try to match the manually entered recipients with address book entries prior to sending the message by pressing the [@g_QUIC1036.BMP|] button, located in the shortcut bar in Mail mode. This 
  13668. function tries to match the manually entered recipients by using the list of local and remote OfficeTalk users, the MAPI and VIM address book (if enabled) the Contacts address book and the list of 
  13669. user and contact groups. Any recipients that match an entry in one of the address books are underlined. Double clicking on an underlined recipient will bring up a window showing the recipient details.
  13670. .endpar
  13671. [@g_QUIC0558.BMP|]
  13672. .par
  13673. If you manually entered the first few letters of a recipient's name, OfficeTalk will try to match the recipient. However, if OfficeTalk finds one or more possible matches, it will display the Check 
  13674. Names dialog box, listing all the matched recipients and will ask you to select the appropriate one. You may either select an existing match or you may create a new entry in the contact address book.
  13675. .endpar
  13676. [@g_QUIC0560.BMP|]
  13677. .par
  13678. You may manually enter more than one recipient at a time by separating each recipient with a ';' character. If your workgroup contained the users 'John Smith' and 'Bob Brown' and you entered 
  13679. [w2h_b1|Bob; John S] into the [w2h_b1|To:] field, OfficeTalk will resolve this to [w2h_b1|[w2h_u0|Bob Brown]][w2h_b1|; ][w2h_b1|John Smith]
  13680. .endpar
  13681. [@g_HELP0121.BMP|]
  13682. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13683. ]
  13684. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13685. .end-topic
  13686.  
  13687. ; Topic AddressingRecipientsusingtheTo__Cc_andBcc_fields
  13688. ;
  13689. .topic AddressingRecipientsusingtheTo__Cc_andBcc_fields
  13690. .OutputFile AddressingRecipientsusingtheTo__Cc_andBcc_fields.htm
  13691. .title Addressing Recipients using the To:, Cc: and Bcc: fields
  13692. .lineKeyword Addressing Recipients using the To:, Cc: and Bcc: fields:
  13693. .list l_SECTION_
  13694. .contentTitle off
  13695. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13696. [@bheading_3|]     Addressing Recipients using the To:, Cc: and Bcc: fields
  13697. .par
  13698. [@aheading_3|]If you wish to manually type in recipients then OfficeTalk provides a [w2h_b1|To:], [w2h_b1|Cc:] and [w2h_b1|Bcc:] field into which you may enter the recipient's name. You can enter 
  13699. OfficeTalk user names, Internet recipient names and addresses, MAPI or VIM recipients (if the relevant service is active), contact names, contact [@GlossGroup|group] names and user group names. If 
  13700. the recipient has an Internet address but is not held within any of the address books, OfficeTalk lets you type in the Internet address instead. You can address several recipients by separating the 
  13701. recipients with the semi-colon ';' character.
  13702. .endpar
  13703. [w2h_b0|[@g_QUIC1038.BMP|]
  13704. .par
  13705. If you are manually entering an Internet address but you wish to specify both a name and address, then enter the address using the format "First-Name  Surname"<mailbox@company.com>. For example: "Tim 
  13706. Lawes" <tlawes@sareen.com>.
  13707. .endpar
  13708. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13709. ]]
  13710. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13711. .end-topic
  13712.  
  13713. ; Topic TheContactAddressBook1
  13714. ;
  13715. .topic TheContactAddressBook1
  13716. .OutputFile TheContactAddressBook1.htm
  13717. .title Mail Mode - Sending Mail - The Contact Address Book
  13718. .lineKeyword The Contact Address Book:
  13719. .list l_SECTION_
  13720. .contentTitle off
  13721. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13722. [@bheading_3|]     The Contact Address Book
  13723. .par
  13724. [@aheading_3|]You can use the contact address book to select recipients for your mail. The contact address book shows all contacts in the Contacts database who have been assigned an e-mail address 
  13725. and a mail service. The e-mail address and mail service together describe where and how OfficeTalk will send mail to that recipient.
  13726. .endpar
  13727. [@g_QUIC0563.BMP|]
  13728. .par
  13729. You can quickly search for a contact by typing in the first few letters of the contact's surname into the quick search field at the top of the dialog box. If a match is found the recipient is 
  13730. selected in the left hand window. To add the contact as a recipient, select the contact in the left hand window and press the [w2h_b1|To->], [w2h_b1|Cc->] or [w2h_b1|Bcc->] button accordingly.
  13731. .endpar
  13732. You can view the properties of a contact by selecting the contact in the left hand list and pressing the [w2h_b1|Properties] button. 
  13733. When you press [w2h_b1|OK], the chosen recipients will be added to the appropriate recipient windows.
  13734. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13735. ]
  13736. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13737. .end-topic
  13738.  
  13739. ; Topic TheMAPIandVIMAddressBooks
  13740. ;
  13741. .topic TheMAPIandVIMAddressBooks
  13742. .OutputFile TheMAPIandVIMAddressBooks.htm
  13743. .title The MAPI and VIM Address Books
  13744. .lineKeyword The MAPI and VIM Address Books:
  13745. .list l_SECTION_
  13746. .contentTitle off
  13747. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13748. [@bheading_3|]     The MAPI and VIM Address Books
  13749. .par
  13750. [@aheading_3|]OfficeTalk provides a MAPI e-mail service and a VIM e-mail service for tight integration with Microsoft and Lotus messaging systems. If you are logged on to the MAPI e-mail service then 
  13751. the [w2h_b1|Send To] window will contain a [w2h_b1|MAPI Service] address book. You may open this address book by double clicking on the [w2h_b1|MAPI Service] entry in the [w2h_b1|Send To] window. A 
  13752. MAPI Address book dialog box is displayed.
  13753. .endpar
  13754. [@g_QUIC1151.BMP|]
  13755. The table below summarises the various options available in the MAPI Address book.
  13756. .table colSize 9 19 
  13757. [w2h_b1|Options
  13758. Description
  13759. [w2h_b0|Show Names From The
  13760. Select the address list that contains the names that you want.
  13761. Type Name Or Select From List
  13762. Type a name or select one from the list. As you type the letters of the name, the address list scrolls to match the letters that you type.
  13763. To/Cc/Bcc
  13764. Adds the selected names to the corresponding box on the right. 
  13765. Message Recipients
  13766. Displays the names that you have added. Multiple names are separated by a semicolon (;). When you choose [w2h_b1|OK], these names are added to the Recipients window.
  13767. New
  13768. Opens the New Entry dialog box, where you can create a new entry for your personal address book or for the active message only.
  13769. Properties
  13770. Displays details about the selected name.
  13771. Find
  13772. Opens the Find dialog box, where you can specify advanced conditions to search for names. When the search is complete, all matching names are displayed in the search results list.
  13773. .end-table
  13774. .par
  13775. If you are logged on to the VIM e-mail service then the [w2h_b1|Send To] window will contain a [w2h_b1|VIM Service] address book. You may open this address book by double clicking on the [w2h_b1|VIM 
  13776. Service] entry in the [w2h_b1|Send To] window. A VIM Address book dialog box is displayed.
  13777. .endpar
  13778. [@g_QUIC1153.BMP|]
  13779. The table below summarises the various options available in the VIM Address book.
  13780. .table colSize 9 19 
  13781. [w2h_b1|Options
  13782. Description
  13783. [w2h_b0|Address
  13784. Use this field to perform a quick search lookup on the required recipient. Type the first few letters of the recipient's name into this field. Any matches will be highlighted in the window below.
  13785. Address Book
  13786. Choose which VIM address book to look in.
  13787. To/Cc/Bcc
  13788. Adds the selected names to the corresponding box below as To, CC or BCC recipients. 
  13789. Recipients
  13790. Displays the names that you have added. When you choose [w2h_b1|OK], these names are added to the Recipients window.
  13791. Remove
  13792. Remove recipients from the [w2h_b1|Recipients] list by selecting them and pressing the [w2h_b1|Remove] button.
  13793. .end-table
  13794. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13795. ]]]]]
  13796. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13797. .end-topic
  13798.  
  13799. ; Topic FormattingMessages
  13800. ;
  13801. .topic FormattingMessages
  13802. .OutputFile FormattingMessages.htm
  13803. .title Formatting Messages
  13804. .lineKeyword Formatting Messages:
  13805. .list l_SECTION_
  13806. .contentTitle off
  13807. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13808. [@bheading_3|]     Formatting Messages
  13809. .par
  13810. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you send [@GlossRichtext|rich text] mail messages. You can use the format bar at the top of Compose View to add font formatting and colour to your message. To format 
  13811. certain characters within the message, do the following:
  13812. .endpar
  13813. [w2h_b0|Select the characters that you wish to format in the Message window.
  13814. Specify the font face and font size by selecting the appropriate font and size from the format bar at the top of the Compose View.
  13815. .par
  13816. You may mark the selection as bold, italic or underline by pressing one of the {bmct help0122.bmp}, {bmct help0123.bmp} or {bmct help0124.bmp} buttons. Alternatively press [w2h_b1|Ctrl+B], 
  13817. [w2h_b1|Ctrl+I] or [w2h_b1|Ctrl+U] respectively.
  13818. .endpar
  13819. Add colour to your selection by pressing the {bmct help0125.bmp} button and choosing one of the drop down colours.
  13820. [@g_QUIC1039.BMP|]
  13821. You may left, right or centre justify text within a particular paragraph by selecting the text and pressing either the {bmct help0126.bmp}, {bmct help0127.bmp} or {bmct help0128.bmp} button.
  13822. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13823. ]]
  13824. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13825. .end-topic
  13826.  
  13827. ; Topic SendingUrgentMail
  13828. ;
  13829. .topic SendingUrgentMail
  13830. .OutputFile SendingUrgentMail.htm
  13831. .title Sending Urgent Mail
  13832. .lineKeyword Sending Urgent Mail:
  13833. .list l_SECTION_
  13834. .contentTitle off
  13835. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13836. [@bheading_3|]     Sending Urgent Mail
  13837. .par
  13838. [@aheading_3|]When you press the [@g_QUIC1040.BMP|] button in order to send a mail message, OfficeTalk displays a Send Mail dialog box showing the Priority page. This page lets you specify what 
  13839. priority to attach to the mail message. You may choose between normal[w2h_i1| ]and urgent priority. By default, all messages are sent as normal priority. You may mark the mail as urgent by selecting 
  13840. the [w2h_b1|Urgent ]radio button.
  13841. .endpar
  13842. [@g_QUIC0548.BMP|]
  13843. If you send an urgent message to another OfficeTalk user then a {bmct help0129.bmp} marker will be shown next to the mail message when it arrives in their Incoming Mail folder.
  13844. [@g_QUIC0569.BMP|]
  13845. [w2h_b1|Note: ]Rules may be set up to perform actions based upon the sending or receiving of urgent messages. For more information, see [@Rules|Rules] later in this chapter.
  13846. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13847. ]
  13848. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13849. .end-topic
  13850.  
  13851. ; Topic RoutingMail
  13852. ;
  13853. .topic RoutingMail
  13854. .OutputFile RoutingMail.htm
  13855. .title Routing Mail
  13856. .lineKeyword Routing Mail:
  13857. .list l_SECTION_
  13858. .contentTitle off
  13859. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13860. [@bheading_3|]     Routing Mail
  13861. .par
  13862. [@aheading_3|]Sometimes you may wish to circulate a document amongst several people, letting them review and comment on the document, in turn. OfficeTalk lets you do this through [w2h_i1|mail 
  13863. routing]. Mail routing works only with the users in your local workgroup. The mail message is sent to the first person in the list. Once that person has read the mail message, he can [w2h_i1|pass on] 
  13864. the message by pressing a button located at the top of the message. The message is then sent to the next person on the list. This continues until the mail message has been circulated around the 
  13865. entire list. To route a mail message, do the following:
  13866. .endpar
  13867. Create a mail message containing a subject, some body text and any attached documents as appropriate.
  13868. .par
  13869. Select the recipients of the message as usual. Note that non-OfficeTalk recipients may be specified but these recipients will be mailed the message after the last person in the route list passes the 
  13870. message on.
  13871. .endpar
  13872. Press the [@g_QUIC1041.BMP|] button. The Send Mail dialog box is displayed. Select the Route page.
  13873. [@g_QUIC0571.BMP|]
  13874. .par
  13875. Select the [w2h_b1|Send As Routed Document] check box and then using the [w2h_b1|To Top],[w2h_b1| To Bottom],[w2h_b1| Raise ]and[w2h_b1| Lower ]buttons, specify the order in which the users should 
  13876. receive the message.
  13877. .endpar
  13878. .par
  13879. If you have not selected yourself as a recipient of the message, then you may optionally check the [w2h_b1|Return To Sender ]check box if you wish to be mailed the document as soon as the last person 
  13880. has passed on[w2h_i1| ] the message.
  13881. .endpar
  13882. You may specify that each recipient must enter their password in order to pass on the message to the next recipient. Do this by checking the [w2h_b1|Require Signature ]check box.
  13883. .par
  13884. Send the message by pressing the [w2h_b1|Send] button. The first recipient will be sent the mail message immediately. When the recipient opens the message, OfficeTalk will display a {bmct 
  13885. help0130.bmp}[w2h_b1| ]button at the top of the message. When the recipient has read the message and made any modifications to any attached documents then pressing this button will automatically mail 
  13886. the message and the updated document to the next recipient in the circulation list.
  13887. .endpar
  13888. [@g_QUIC0573.BMP|]
  13889. .par
  13890. [w2h_b1|Note: ]If a message containing a file attachment is circulated amongst a set of users then each user's message will reference the same physical attachment file. This makes it possible for one 
  13891. user to modify a document contained in the message such that the next user in the list receives any changes made.
  13892. .endpar
  13893. .par
  13894. Since a routed message does not get sent to external recipients until the last user has passed on the message then this functionality is extremely useful for those organisations which require 
  13895. thorough checking of correspondence before it is sent to the intended recipient.
  13896. .endpar
  13897. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13898. ]
  13899. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13900. .end-topic
  13901.  
  13902. ; Topic AdvancedSendOptions
  13903. ;
  13904. .topic AdvancedSendOptions
  13905. .OutputFile AdvancedSendOptions.htm
  13906. .title Advanced Send Options
  13907. .lineKeyword Advanced Send Options:
  13908. .list l_SECTION_
  13909. .contentTitle off
  13910. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13911. [@bheading_3|]     Advanced Send Options
  13912. .par
  13913. [@aheading_3|]The Advanced page of the Send Mail dialog box lets you specify additional advanced options for when sending a mail message. OfficeTalk provides two advanced options for sending 
  13914. messages. These are:
  13915. .endpar
  13916. Sending delayed messages
  13917. Specifying read confirmation
  13918. [w2h_b1|More:
  13919. [w2h_b0|[@SendingDelayedMessages|Sending Delayed Messages]
  13920. [@SpecifyingReadConfirmation|Specifying Read Confirmation]
  13921. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  13922. ]]]
  13923. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13924. .end-topic
  13925.  
  13926. ; Topic SendingDelayedMessages
  13927. ;
  13928. .topic SendingDelayedMessages
  13929. .OutputFile SendingDelayedMessages.htm
  13930. .title Sending Delayed Messages
  13931. .lineKeyword Sending Delayed Messages:
  13932. .list l_SECTION_
  13933. .contentTitle off
  13934. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13935. [@bheading_4|]     Sending Delayed Messages
  13936. .par
  13937. [@aheading_4|]OfficeTalk lets you send a delayed mail message. This is sometimes useful if you wish to remind yourself or a colleague to do something in the future by sending them a mail message. You 
  13938. can send a delayed message in the following way:
  13939. .endpar
  13940. Compose the message in the normal way and then press the [@g_QUIC1042.BMP|] button. The Send Mail dialog box is displayed. Select the Advanced page.
  13941. [@g_QUIC1083.BMP|]
  13942. Check the [w2h_b1|Delayed Send] check box and specify a date and time when the message should be sent. Press the [w2h_b1|Send ]button.
  13943. The message will not arrive at the recipients until after the date and time specified.
  13944. [w2h_b1|Note: ]Delaying the sending of a message only works for messages sent to local OfficeTalk users. Delayed messages sent to other recipients are sent immediately.
  13945. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  13946. ]
  13947. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13948. .end-topic
  13949.  
  13950. ; Topic SpecifyingReadConfirmation
  13951. ;
  13952. .topic SpecifyingReadConfirmation
  13953. .OutputFile SpecifyingReadConfirmation.htm
  13954. .title Specifying Read Confirmation
  13955. .lineKeyword Specifying Read Confirmation:
  13956. .list l_SECTION_
  13957. .contentTitle off
  13958. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13959. [@bheading_4|]     Specifying Read Confirmation
  13960. .par
  13961. [@aheading_4|]Sometimes when you send a mail message to someone, you would like to know when they received the message. You can instruct OfficeTalk to send you a confirmation message when the 
  13962. recipient of your message has opened the message. You can do this in the following way:
  13963. .endpar
  13964. Compose the message in the normal way and then press the [@g_QUIC1043.BMP|] button. The Send Mail dialog box is displayed. Select the Advanced page.
  13965. .par
  13966. Check the [w2h_b1|Require Read Confirmation] check box. Press the [w2h_b1|Send] button. When the message is opened, you will be sent back a confirmation message informing you that the message has 
  13967. been read.
  13968. .endpar
  13969. [w2h_b1|Note: ]Read Confirmation only works for messages sent to local or remote OfficeTalk users. Messages sent to other recipients will not return a read confirmation message.
  13970. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  13971. ]
  13972. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13973. .end-topic
  13974.  
  13975. ; Topic CheckingForNewMail
  13976. ;
  13977. .topic CheckingForNewMail
  13978. .OutputFile CheckingForNewMail.htm
  13979. .title Checking For New Mail
  13980. .lineKeyword Checking For New Mail:
  13981. .list l_SECTION_
  13982. .contentTitle off
  13983. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  13984. [@bheading_2|]     Checking For New Mail
  13985. [@aheading_2|]OfficeTalk provides both manual and automated ways for checking for new incoming mail. 
  13986. [w2h_b1|More:
  13987. [w2h_b0|[@CheckingManually|Checking Manually]
  13988. [@AutomatedChecking|Automated Checking]
  13989. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  13990. ]]]
  13991. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  13992. .end-topic
  13993.  
  13994. ; Topic CheckingManually
  13995. ;
  13996. .topic CheckingManually
  13997. .OutputFile CheckingManually.htm
  13998. .title Checking Manually
  13999. .lineKeyword Checking Manually:
  14000. .list l_SECTION_
  14001. .contentTitle off
  14002. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14003. [@bheading_3|]     Checking Manually
  14004. .par
  14005. [@aheading_3|]You can check for new mail manually by pressing the [@g_QUIC1044.BMP|] button located in the Shortcut bar in Mail mode. When you do this, OfficeTalk checks each mail service that you 
  14006. use for receiving mail and adds any new mail to your Incoming Mail folder.
  14007. .endpar
  14008. .par
  14009. You may wish to check a specific mail service for new incoming mail, such as the Internet Mail Service. You can do this using the menu. Select [w2h_b1|Check For New Mail] from the [w2h_b1|Mail ]menu 
  14010. in Mail mode.
  14011. .endpar
  14012. [@g_QUIC0575.BMP|]
  14013. .par
  14014. From the sub-menu, select [w2h_b1|Using Internet Service]. OfficeTalk will check only the Internet Mail Service for incoming mail sent to you. Each service has a shortcut key which is shown next to 
  14015. each menu item in the sub menu. For example, the shortcut key to check for new mail using [w2h_i1|all] services is [w2h_b1|Ctrl+M]. The shortcut key for checking for new mail using individual mail 
  14016. services will depend upon which services are currently loaded. Press [w2h_b1|Ctrl+1] to check for new mail using the first mail service shown, [w2h_b1|Ctrl+2] to check using the second mail service 
  14017. shown and so on.
  14018. .endpar
  14019. .par
  14020. [w2h_b1|Note: ]If your machine is set up as a [@GlossGatewaymachine|gateway machine] for Internet Mail then, when you check for new mail, OfficeTalk first connects to the Internet and checks on 
  14021. behalf of all users in the workgroup who are currently set up to use the Internet mail service. For more information on setting up your machine as an Internet Mail Gateway, see 
  14022. [@SettingUpPer_UserInformation|Setting Up Per-User Information].
  14023. .endpar
  14024. [w2h_b0|[@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14025. ]]
  14026. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14027. .end-topic
  14028.  
  14029. ; Topic AutomatedChecking
  14030. ;
  14031. .topic AutomatedChecking
  14032. .OutputFile AutomatedChecking.htm
  14033. .title Automated Checking
  14034. .lineKeyword Automated Checking:
  14035. .lineKeyword Mail:
  14036. .lineKeyword Mail:client polling:
  14037. .list l_SECTION_
  14038. .contentTitle off
  14039. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14040. [@bheading_3|]     Automated Checking
  14041. .par
  14042. [@aheading_3|]By default OfficeTalk checks the workgroup database for new local mail every 5 minutes. This period may be changed from within Supervisor mode. For more information, see 
  14043. [@PollingtheDatabase|Polling the Database]. This section also describes how you can set up a single machine to check for new mail for all users thereby reducing network traffic.
  14044. .endpar
  14045. You may independently specify how frequently to check for new MAPI and VIM mail. For more information, see [@MAPIServiceSettings|MAPI Service Settings] and [@VIMServiceSettings|VIM Service Settings].
  14046. .par
  14047. If your machine is a [@GlossGatewaymachine|gateway machine] for the Internet mail service then you may specify a comprehensive connection schedule, letting you choose which days of the week and which 
  14048. times on those days that you wish to connect to the Internet in order to receive Internet mail for the entire workgroup. For more information, see [@SettingUpConnectionInformation|Setting Up Connection Information]
  14049. .
  14050. .endpar
  14051. [w2h_b0|[@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  14052. ]]
  14053. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14054. .end-topic
  14055.  
  14056. ; Topic ViewingIncomingMail
  14057. ;
  14058. .topic ViewingIncomingMail
  14059. .OutputFile ViewingIncomingMail.htm
  14060. .title Viewing Incoming Mail
  14061. .lineKeyword Viewing Incoming Mail:
  14062. .list l_SECTION_
  14063. .contentTitle off
  14064. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14065. [@bheading_2|]     Viewing Incoming Mail
  14066. .par
  14067. [@aheading_2|]All messages sent to you will automatically appear in your Incoming Mail folder. When you first enter Mail mode, the Mail window will display the contents of the Incoming Mail folder. 
  14068. If the Mail window is displaying the contents of another folder, you can view the contents of the Incoming Mail folder by double clicking on it in the Folder window.
  14069. .endpar
  14070. [@g_QUIC0577.BMP|]
  14071. The Mail window displays mail messages by showing the date, time and subject text of the message along with the sender of the message on a single line. The full list of default columns is as follows:
  14072. .table colSize 8 20 
  14073. [w2h_b1|Column
  14074. Description
  14075. [w2h_b0|Is Urgent
  14076. Shows a {bmct help0131.bmp}marker if the mail message is marked as urgent.
  14077. Has Attachment
  14078. Shows a {bmct help0132.bmp} marker if this message contains a binary attachment
  14079. Status
  14080. Shows a {bmct help0133.bmp} marker if the message has been opened or a {bmct help0134.bmp} marker if the message has not yet been opened.
  14081. Sender
  14082. The sender's name and e-mail address
  14083. Subject
  14084. The subject of the message
  14085. Received Time
  14086. The time when the message was received
  14087. Link
  14088. Shows a {bmct help0135.bmp} marker if this message is linked to some other data within OfficeTalk.
  14089. .end-table
  14090. .par
  14091. You can change the columns shown. For more information on this, see [@ChoosingWhichColumnsToDisplay|Choosing Which Columns To Display][w2h_b1| ]. To read a message, single click the left mouse on the 
  14092. relevant message in the Mail window. When you do this, the body of the message is displayed in the Message window along with any attached files.
  14093. .endpar
  14094. .par
  14095. To read the next message in the Mail Window, press the [@g_QUIC1045.BMP|] button located in the Shortcut bar in Mail mode. To read the previous message in the Mail Window, press the 
  14096. [@g_QUIC1046.BMP|] button located in the Shortcut bar in Mail mode.
  14097. .endpar
  14098. .par
  14099. If a message has already been read then it will be displayed with a {bmct help0136.bmp} marker. If the message has not yet been read then the message header is displayed in bold with a {bmct 
  14100. help0137.bmp} marker.
  14101. .endpar
  14102.  
  14103. [@g_QUIC1047.BMP|]
  14104. In addition to showing Incoming Mail, the Mail window can display messages stored in any of the folders in the Folder window. For more information about folders see [@MailFolders|Mail Folders].
  14105. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  14106. ]]]
  14107. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14108. .end-topic
  14109.  
  14110. ; Topic ViewingSentMail
  14111. ;
  14112. .topic ViewingSentMail
  14113. .OutputFile ViewingSentMail.htm
  14114. .title Viewing Sent Mail
  14115. .lineKeyword Viewing Sent Mail:
  14116. .list l_SECTION_
  14117. .contentTitle off
  14118. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14119. [@bheading_2|]     Viewing Sent Mail
  14120. .par
  14121. [@aheading_2|]When you send mail to people, OfficeTalk keeps a copy of each message that you send in the Sent Mail folder. You can open the Sent Mail folder by double clicking on the folder from 
  14122. within Read View.
  14123. .endpar
  14124. [@g_QUIC1048.BMP|]
  14125. The columns shown in the Sent Mail folder are slightly different from those shown in the Incoming Mail folder. The Sent Mail folder contains the following columns:
  14126. .table colSize 7 21 
  14127. [w2h_b1|Column
  14128. Description
  14129. [w2h_b0|Is Urgent
  14130. Shows a {bmct help0138.bmp} marker if the mail message is marked as urgent.
  14131. Has Attachment
  14132. Shows a {bmct help0139.bmp} marker if this message contains a binary attachment
  14133. Receiver
  14134. The receiver's name and e-mail address
  14135. Message
  14136. The subject of the message
  14137. Sent Time
  14138. The time when the message was sent
  14139. Status
  14140. Shows status information for the sent mail.
  14141. Link
  14142. Shows a {bmct help0140.bmp} marker if this message is linked to some other data within OfficeTalk.
  14143. .end-table
  14144. [w2h_b1|More:
  14145. [w2h_b0|[@SentMailStatus|Sent Mail Status]
  14146. [@ResendingMail|Resending Mail]
  14147. [@DisablingSentMail|Disabling Sent Mail]
  14148. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14149. ]]]]]
  14150. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14151. .end-topic
  14152.  
  14153. ; Topic SentMailStatus
  14154. ;
  14155. .topic SentMailStatus
  14156. .OutputFile SentMailStatus.htm
  14157. .title Sent Mail Status
  14158. .lineKeyword Sent Mail Status:
  14159. .list l_SECTION_
  14160. .contentTitle off
  14161. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14162. [@bheading_3|]     Sent Mail Status
  14163. .par
  14164. [@aheading_3|]OfficeTalk displays the status of sent messages in the Status column. For a message sent to a local OfficeTalk user, OfficeTalk displays whether or not the message has been opened. If 
  14165. the message has been opened, the status column indicates when the message was opened.
  14166. .endpar
  14167. [@g_QUIC1157.BMP|]
  14168. .par
  14169. When you send mail to an Internet recipient, the Status column indicates whether or not the [@GlossGatewaymachine|gateway machine] has sent the message to the Internet. The status of the message in 
  14170. this case is either 'Sent' or 'Waiting to be Sent'.
  14171. .endpar
  14172. [@g_QUIC1049.BMP|]
  14173. [w2h_b0|[@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14174. ]]
  14175. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14176. .end-topic
  14177.  
  14178. ; Topic ResendingMail
  14179. ;
  14180. .topic ResendingMail
  14181. .OutputFile ResendingMail.htm
  14182. .title Resending Mail
  14183. .lineKeyword Resending Mail:
  14184. .list l_SECTION_
  14185. .contentTitle off
  14186. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14187. [@bheading_3|]     Resending Mail
  14188. .par
  14189. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you re-send any message existing in the Sent Mail folder. You can do this by clicking on the message using the right mouse button and selecting [w2h_b1|Resend] from the 
  14190. context menu. OfficeTalk will switch to Compose View, setting up the To: field, subject field and message window with the appropriate content. Press [w2h_b1|Ctrl+S] to re-send the message.
  14191. .endpar
  14192. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14193. ]
  14194. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14195. .end-topic
  14196.  
  14197. ; Topic DisablingSentMail
  14198. ;
  14199. .topic DisablingSentMail
  14200. .OutputFile DisablingSentMail.htm
  14201. .title Disabling Sent Mail
  14202. .lineKeyword Disabling Sent Mail:
  14203. .list l_SECTION_
  14204. .contentTitle off
  14205. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14206. [@bheading_3|]     Disabling Sent Mail
  14207. [@aheading_3|]By default, OfficeTalk will keep a sent mail record for each recipient that you send mail to. You may disable sent mail in the following way:
  14208. Select [w2h_b1|Preferences ]from the [w2h_b1|Options ]menu. The Preferences dialog box is displayed. Select the Send page.
  14209. [@g_QUIC1085.BMP|]
  14210. .par
  14211. Uncheck the [w2h_b1|Save a copy of sent messages in the Sent Mail folder ]check box. Press [w2h_b1|OK ]to save your changes. The next time you send a mail message, OfficeTalk will no longer save a 
  14212. copy of the message in the Sent Mail folder.
  14213. .endpar
  14214. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  14215. ]
  14216. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14217. .end-topic
  14218.  
  14219. ; Topic ReplyingtoMessages
  14220. ;
  14221. .topic ReplyingtoMessages
  14222. .OutputFile ReplyingtoMessages.htm
  14223. .title Replying to Messages
  14224. .lineKeyword Replying to Messages:
  14225. .list l_SECTION_
  14226. .contentTitle off
  14227. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14228. [@bheading_2|]     Replying to Messages
  14229. .par
  14230. [@aheading_2|]You can reply to a received message by selecting the message and pressing the [@g_QUIC1050.BMP|] button located in the Shortcut bar in Mail mode. When you do this, the view will switch 
  14231. to Compose View and OfficeTalk will automatically set up the subject, prefixed with '[w2h_b1|Re:]', and will copy the original text positioning the caret ready for you to type in your reply. The 
  14232. original sender of the message will be set up as the recipient of the replying message. Once you have entered your reply into the message window, press [w2h_b1|Ctrl+S ]to send the message.
  14233. .endpar
  14234. [w2h_b1|Note: ]You may also reply to a message by clicking the right mouse button on the message and selecting [w2h_b1|Reply ]from the context sensitive menu.
  14235. .par
  14236. The [@g_QUIC1051.BMP|] button may be used to reply to the author of the original message. If you wish to reply to both the author and all the recipients of the original message, then select the 
  14237. message and press the [@g_QUIC1052.BMP|] button. This will behave exactly as described above except that all the recipients of the original message will become recipients of the new message.
  14238. .endpar
  14239. [w2h_b1|Note: ]When you reply to a message, any attachments in the original message are also included in the reply message.
  14240. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  14241. ]
  14242. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14243. .end-topic
  14244.  
  14245. ; Topic ForwardingReceivedMessages
  14246. ;
  14247. .topic ForwardingReceivedMessages
  14248. .OutputFile ForwardingReceivedMessages.htm
  14249. .title Forwarding Received Messages
  14250. .lineKeyword Forwarding Received Messages:
  14251. .list l_SECTION_
  14252. .contentTitle off
  14253. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14254. [@bheading_2|]     Forwarding Received Messages
  14255. .par
  14256. [@aheading_2|]You can forward a received message to another person by selecting the message from the Mail window and pressing the [@g_QUIC1053.BMP|] button located in the Shortcut bar in Mail mode. 
  14257. When you do this, the view will switch to Compose View and OfficeTalk will automatically set up the subject, prefixed with 'FW:', and will copy the original text, positioning the caret ready for you 
  14258. to add any further comments to the message. Select a recipient for the message in the usual way and press [w2h_b1|Ctrl+S ]to send the message.
  14259. .endpar
  14260. [w2h_b1|Note: ]When you forward a message, any attachments in the original message are also included in the forwarded message.
  14261. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  14262. ]
  14263. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14264. .end-topic
  14265.  
  14266. ; Topic CategorisingMail
  14267. ;
  14268. .topic CategorisingMail
  14269. .OutputFile CategorisingMail.htm
  14270. .title Categorising Mail
  14271. .lineKeyword Categorising Mail:
  14272. .list l_SECTION_
  14273. .contentTitle off
  14274. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14275. [@bheading_2|]     Categorising Mail
  14276. .par
  14277. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you set up one or more categories which may be used to classify your mail. To mark a mail message as belonging to a particular [@GlossCategory|category], do the 
  14278. following:
  14279. .endpar
  14280. [w2h_b0|Bring up the Mail property sheet by clicking on the received mail item or sent mail item in the Mail window using the right mouse button and selecting [w2h_b1|Edit ]from the context menu.
  14281. [@g_QUIC1087.BMP|]
  14282. Select the Categories page. The Categories page will display a list of mail related categories in the bottom window. Each category has a check box to the left of the description.
  14283. Select one or more check boxes representing the classification of the message into the relevant categories.
  14284. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  14285. .par
  14286. You may add your own private categories by typing the name of the category into the Categories window in the Categories page and pressing the [w2h_b1|Update ]button. The new category will appear, 
  14287. checked, in the bottom window. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  14288. .endpar
  14289. .par
  14290. If you wish to add the mail message to categories in another [@GlossCategoryset|category set], for example, the Global category set, then select the 'Global Categories' from the [w2h_b1|Set ]drop 
  14291. down list. The list of available categories in that category set will appear in the bottom window. Select one or more categories and press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  14292. .endpar
  14293. For more information on Categories, see [@UsingCategories|Using Categories].
  14294. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  14295. ]]
  14296. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14297. .end-topic
  14298.  
  14299. ; Topic PublicandPrivateMail
  14300. ;
  14301. .topic PublicandPrivateMail
  14302. .OutputFile PublicandPrivateMail.htm
  14303. .title Public and Private Mail
  14304. .lineKeyword Public and Private Mail:
  14305. .list l_SECTION_
  14306. .contentTitle off
  14307. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14308. [@bheading_2|]     Public and Private Mail
  14309. .par
  14310. [@aheading_2|]When you send and receive mail to and from contacts held in your contact address book, you can view the messages as history items from within Contact mode. By default, no other users 
  14311. may see your e-mail messages. 
  14312. .endpar
  14313. [w2h_b1|More:
  14314. [w2h_b0|[@ChangingtheDefaultSetting|Changing the Default Setting]
  14315. [@MarkingIndividualMessagesasPublicorPrivate|Marking Individual Messages as Public or Private]
  14316. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14317. ]]]
  14318. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14319. .end-topic
  14320.  
  14321. ; Topic ChangingtheDefaultSetting
  14322. ;
  14323. .topic ChangingtheDefaultSetting
  14324. .OutputFile ChangingtheDefaultSetting.htm
  14325. .title Changing the Default Setting
  14326. .lineKeyword Changing the Default Setting:
  14327. .list l_SECTION_
  14328. .contentTitle off
  14329. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14330. [@bheading_3|]     Changing the Default Setting
  14331. [@aheading_3|]You may change whether or not e-mail sent or received, by you, to and from contacts, is publicly available by default in the following way:
  14332. From within Mail mode, select [w2h_b1|Preferences] from the [w2h_b1|Options] menu. The Preferences dialog box is displayed. Select the Access page.
  14333. [@g_QUIC1159.BMP|]
  14334. .par
  14335. E-mail sent from now on may be made publicly available, by default, by selecting the [w2h_b1|Sent and received mail is publicly available to all users by default ]radio button. Selecting the other 
  14336. radio button will make all mail, sent or received from now on, private to you by default.
  14337. .endpar
  14338. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14339. ]
  14340. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14341. .end-topic
  14342.  
  14343. ; Topic MarkingIndividualMessagesasPublicorPrivate
  14344. ;
  14345. .topic MarkingIndividualMessagesasPublicorPrivate
  14346. .OutputFile MarkingIndividualMessagesasPublicorPrivate.htm
  14347. .title Marking Individual Messages as Public or Private
  14348. .lineKeyword Marking Individual Messages as Public or Private:
  14349. .list l_SECTION_
  14350. .contentTitle off
  14351. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14352. [@bheading_3|]     Marking Individual Messages as Public or Private
  14353. [@aheading_3|]You may mark individual mail messages as private or publicly available in the following way:
  14354. .par
  14355. [@specialChar(b7)|183]     Bring up the Mail property sheet by clicking on the received mail item or sent mail item in the Mail window using the right mouse button and selecting [w2h_b1|Edit ]from the 
  14356. context menu.
  14357. .endpar
  14358. [@g_QUIC1160.BMP|]
  14359. Select the Access page. Select either the [w2h_b1|Public] or [w2h_b1|Private] radio button as appropriate and press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  14360. When you send a mail message, you may specify whether or not it will be private or public in the following way:
  14361. [@specialChar(b7)|183]     Compose the message in the normal way and then press the [@g_QUIC1043.BMP|] button. The Send Mail dialog box is displayed. Select the Access page.
  14362. [@g_QUIC1161.BMP|]
  14363. .par
  14364. Select either the [w2h_b1|Public] or [w2h_b1|Private] radio button as appropriate and press [w2h_b1|Send].  Note that if you send the message by pressing [w2h_b1|Ctrl+S], you will not be given the 
  14365. chance to change the default setting.
  14366. .endpar
  14367. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  14368. ]
  14369. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14370. .end-topic
  14371.  
  14372. ; Topic MailFolders
  14373. ;
  14374. .topic MailFolders
  14375. .OutputFile MailFolders.htm
  14376. .title Mail Folders
  14377. .lineKeyword Mail Folders:
  14378. .list l_SECTION_
  14379. .contentTitle off
  14380. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14381. [@bheading_2|]     Mail Folders
  14382. [@aheading_2|]Several different types of folders are displayed in the Folder window in Read View. They are:
  14383.      [@g_HELP0141.BMP|] Incoming Mail folder
  14384.      [@g_HELP0142.BMP|] Sent Mail folder
  14385.      [@g_HELP0143.BMP|] Bulletin Board folder (public discussion folder)
  14386.      [@g_HELP0144.BMP|] Personal Mail folder
  14387. [w2h_b1|More:
  14388. [w2h_b0|[@IncomingMailFolder|Incoming Mail Folder]
  14389. [@SentMailFolder|Sent Mail Folder]
  14390. [@BulletinBoards|Bulletin Boards]
  14391. [@PersonalFolders|Personal Folders]
  14392. [@CreatingNewFolders|Creating New Folders]
  14393. [@CreatingSubFolders|Creating Sub Folders]
  14394. [@RenamingFolders|Renaming Folders]
  14395. [@DeletingPersonalMailFolders|Deleting Personal Mail Folders]
  14396. [@MovingMailMessagestoaFolder|Moving Mail Messages to a Folder]
  14397. [@OpeningaFolder|Opening a Folder]
  14398. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14399. ]]]
  14400. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14401. .end-topic
  14402.  
  14403. ; Topic IncomingMailFolder
  14404. ;
  14405. .topic IncomingMailFolder
  14406. .OutputFile IncomingMailFolder.htm
  14407. .title Incoming Mail Folder
  14408. .lineKeyword Incoming Mail Folder:
  14409. .list l_SECTION_
  14410. .contentTitle off
  14411. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14412. [@bheading_3|]     Incoming Mail Folder
  14413. .par
  14414. [@aheading_3|]When OfficeTalk finds new mail for you, it is automatically placed in your Incoming Mail folder. You can view the contents of the Incoming Mail folder by double clicking on it in the 
  14415. Folder Window. Its contents are displayed in the Mail window. 
  14416. .endpar
  14417. [w2h_b1|Note: ]You can also open a folder by selecting it using the right mouse button and selecting [w2h_b1|Open] from the context sensitive menu.
  14418. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14419. ]
  14420. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14421. .end-topic
  14422.  
  14423. ; Topic SentMailFolder
  14424. ;
  14425. .topic SentMailFolder
  14426. .OutputFile SentMailFolder.htm
  14427. .title Sent Mail Folder
  14428. .lineKeyword Sent Mail Folder:
  14429. .list l_SECTION_
  14430. .contentTitle off
  14431. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14432. [@bheading_3|]     Sent Mail Folder
  14433. .par
  14434. [@aheading_3|]Whenever you send a mail message, a copy of the message is automatically placed in the Sent Mail folder. You can view the contents of the Sent Mail folder by double clicking on it in 
  14435. the Folder Window. For more information on Sent[w2h_i1| ]Mail see [@ViewingSentMail|Viewing Sent Mail].
  14436. .endpar
  14437. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14438. ]
  14439. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14440. .end-topic
  14441.  
  14442. ; Topic BulletinBoards
  14443. ;
  14444. .topic BulletinBoards
  14445. .OutputFile BulletinBoards.htm
  14446. .title Bulletin Boards
  14447. .lineKeyword Bulletin Boards:
  14448. .list l_SECTION_
  14449. .contentTitle off
  14450. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14451. [@bheading_3|]     Bulletin Boards
  14452. .par
  14453. [@aheading_3|]A [w2h_i1|bulletin board] is a public folder. Received and sent messages may be moved into a bulletin board and you may also send messages directly to a bulletin board. Any message 
  14454. placed in or sent to a bulletin board may be read by any OfficeTalk user, provided that the user has been granted sufficient access to the bulletin board. Bulletin boards are useful for discussion 
  14455. groups or for posting public information. For more information, see [@UsingBulletinBoards|Using Bulletin Boards].
  14456. .endpar
  14457. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14458. ]
  14459. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14460. .end-topic
  14461.  
  14462. ; Topic PersonalFolders
  14463. ;
  14464. .topic PersonalFolders
  14465. .OutputFile PersonalFolders.htm
  14466. .title Personal Folders
  14467. .lineKeyword Personal Folders:
  14468. .list l_SECTION_
  14469. .contentTitle off
  14470. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14471. [@bheading_3|]     Personal Folders
  14472. .par
  14473. [@aheading_3|]A personal mail folder is a convenient place to which to move messages that you wish to keep. You may create an unlimited number of personal mail folders and the folders may be 
  14474. [w2h_i1|hierarchical] allowing you to create a structure for your folders. 
  14475. .endpar
  14476. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14477. ]
  14478. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14479. .end-topic
  14480.  
  14481. ; Topic CreatingNewFolders
  14482. ;
  14483. .topic CreatingNewFolders
  14484. .OutputFile CreatingNewFolders.htm
  14485. .title Creating New Folders
  14486. .lineKeyword Creating New Folders:
  14487. .list l_SECTION_
  14488. .contentTitle off
  14489. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14490. [@bheading_3|]     Creating New Folders
  14491. [@aheading_3|]To create a folder, select [w2h_b1|New Folder] from the [w2h_b1|Edit] menu. A New Folder dialog box is displayed.
  14492. [@g_QUIC0582.BMP|]
  14493. .par
  14494. Enter the name of the new folder into the [w2h_b1|Name] field and press [w2h_b1|OK]. The new folder will appear in the Folder window in alphabetical order underneath the Incoming Mail folder and the 
  14495. Sent Mail folder. 
  14496. .endpar
  14497. [@g_QUIC0584.BMP|]
  14498. The [w2h_i1|red] numbers along the right margin of the Folder window indicate the number of messages stored in each folder. 
  14499. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14500. ]
  14501. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14502. .end-topic
  14503.  
  14504. ; Topic CreatingSubFolders
  14505. ;
  14506. .topic CreatingSubFolders
  14507. .OutputFile CreatingSubFolders.htm
  14508. .title Creating Sub Folders
  14509. .lineKeyword Creating Sub Folders:
  14510. .list l_SECTION_
  14511. .contentTitle off
  14512. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14513. [@bheading_3|]     Creating Sub Folders
  14514. .par
  14515. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you create hierarchical folders enabling you to structure the way in which you store mail. For example, you may create a folder called Personal Mail which is to be the 
  14516. root folder for all your personal mail. Under this folder you may wish to create a folder representing each person that sends you personal mail. You may wish the structure to look similar to the 
  14517. picture below:
  14518. .endpar
  14519. [@g_QUIC0586.BMP|]
  14520. .par
  14521. The folders representing each of the personal contacts are [w2h_i1|sub folders] of the 'Personal' folder. To create a sub folder, simply drag an existing folder and drop it onto another folder. The 
  14522. folder that you drag will become a sub folder of the receiving folder.
  14523. .endpar
  14524. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14525. ]
  14526. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14527. .end-topic
  14528.  
  14529. ; Topic RenamingFolders
  14530. ;
  14531. .topic RenamingFolders
  14532. .OutputFile RenamingFolders.htm
  14533. .title Renaming Folders
  14534. .lineKeyword Renaming Folders:
  14535. .lineKeyword Editing Folders:
  14536. .list l_SECTION_
  14537. .contentTitle off
  14538. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14539. [@bheading_3|]     Renaming Folders
  14540. .par
  14541. [@aheading_3|]You can change the name of a folder by selecting the folder and then selecting [w2h_b1|Edit Folder ]from the [w2h_b1|Edit ]menu. A Folder dialog box is displayed. Modify the contents of 
  14542. the [w2h_b1|Name ]field and then press [w2h_b1|OK].
  14543. .endpar
  14544. .par
  14545. A quicker way to edit the name of a folder is to select the folder and then press the [w2h_b1|F2] key. The folder name will become editable. Modify the name as appropriate and press the 
  14546. [w2h_b1|Enter] key.
  14547. .endpar
  14548. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14549. ]
  14550. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14551. .end-topic
  14552.  
  14553. ; Topic DeletingPersonalMailFolders
  14554. ;
  14555. .topic DeletingPersonalMailFolders
  14556. .OutputFile DeletingPersonalMailFolders.htm
  14557. .title Deleting Personal Mail Folders
  14558. .lineKeyword Deleting Personal Mail Folders:
  14559. .list l_SECTION_
  14560. .contentTitle off
  14561. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14562. [@bheading_3|]     Deleting Personal Mail Folders
  14563. [@aheading_3|]You can delete folders in one of two ways:
  14564. Select the folder and press the [w2h_b1|Delete] key on your keyboard. 
  14565. or
  14566. Drag the folder and drop it onto the Deleted Items button in the Shortcut bar. 
  14567. OfficeTalk will ask you to confirm that you wish to send the selected items to the recycle bin.
  14568. [@g_QUIC0588.BMP|]
  14569. .par
  14570. If the folder contains mail messages, the messages will also be removed, however the messages will be kept inside the folder within the recycle bin and so in order to restore those messages from the 
  14571. recycle bin you must restore the deleted folder.
  14572. .endpar
  14573. .par
  14574. If you wish to permanently delete a mail folder then keep the [w2h_b1|Shift] key pressed when you press the [w2h_b1|Delete] key. OfficeTalk will then ask you to confirm that you wish to permanently 
  14575. delete the items.
  14576. .endpar
  14577. [@g_QUIC0590.BMP|]
  14578. Any messages stored inside the folder will also be permanently deleted.
  14579. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14580. ]
  14581. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14582. .end-topic
  14583.  
  14584. ; Topic MovingMailMessagestoaFolder
  14585. ;
  14586. .topic MovingMailMessagestoaFolder
  14587. .OutputFile MovingMailMessagestoaFolder.htm
  14588. .title Moving Mail Messages to a Folder
  14589. .lineKeyword Moving Mail Messages to a Folder:
  14590. .lineKeyword Moving Mail to a Folder:
  14591. .list l_SECTION_
  14592. .contentTitle off
  14593. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14594. [@bheading_3|]     Moving Mail Messages to a Folder
  14595. .par
  14596. [@aheading_3|]You can move a message from one folder to another by dragging it from the Mail window and dropping it onto a folder of your choice. The folder that you drop it onto may be either a top 
  14597. level (parent) folder or a sub-folder. The [w2h_i1|red] message count, next to the folder name, will increase to show the new number of messages stored in that folder.
  14598. .endpar
  14599. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14600. ]
  14601. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14602. .end-topic
  14603.  
  14604. ; Topic OpeningaFolder
  14605. ;
  14606. .topic OpeningaFolder
  14607. .OutputFile OpeningaFolder.htm
  14608. .title Opening a Folder
  14609. .lineKeyword Opening a Folder:
  14610. .list l_SECTION_
  14611. .contentTitle off
  14612. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14613. [@bheading_3|]     Opening a Folder
  14614. .par
  14615. [@aheading_3|]You can open a folder to view its contents by double clicking on it in the Folder window using the left mouse button. Alternatively, select the folder using the right mouse button and 
  14616. choose [w2h_b1|Open] from the context sensitive menu.
  14617. .endpar
  14618. When you open the folder, the Mail window will display the contents of the selected folder. The name of the opened folder is shown in the Mail Window title.
  14619. [@g_QUIC0592.BMP|]
  14620. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  14621. ]
  14622. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14623. .end-topic
  14624.  
  14625. ; Topic UsingBulletinBoards
  14626. ;
  14627. .topic UsingBulletinBoards
  14628. .OutputFile UsingBulletinBoards.htm
  14629. .title Using Bulletin Boards
  14630. .lineKeyword Using Bulletin Boards:
  14631. .list l_SECTION_
  14632. .contentTitle off
  14633. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14634. [@bheading_2|]     Using Bulletin Boards
  14635. .par
  14636. [@aheading_2|]Bulletin boards are public mail folders to which you may send or move messages. Messages in a bulletin board may be read by any user who has sufficient access rights. Furthermore, users 
  14637. may reply to specific messages in the bulletin board. Consequently, bulletin boards may be used as discussion groups, working in a similar way to news groups on the Internet. 
  14638. .endpar
  14639. .par
  14640. The fundamental difference between bulletin boards and mail folders is that it is possible for users to reply to messages held within bulletin boards rather than to the authors of the messages. 
  14641. OfficeTalk represents a reply to a message by indenting the message reply underneath the original message. The replies to a particular message may be displayed by pressing the {bmct help0145.bmp} 
  14642. button to the left of the message entry.
  14643. .endpar
  14644. [@g_QUIC0594.BMP|]
  14645. [w2h_b1|Note: ]OfficeTalk displays any unread messages in a bold font. Any messages that you have read are displayed in the normal font chosen for the message list window.
  14646. [w2h_b1|More:
  14647. [w2h_b0|[@SendingMessagestoaBulletinBoard|Sending Messages to a Bulletin Board]
  14648. [@ReplyingtoaBulletinBoardMessage|Replying to a Bulletin Board Message]
  14649. [@EditingMessagesPostedtoaBulletinBoard|Editing Messages Posted to a Bulletin Board]
  14650. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14651. ]]]
  14652. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14653. .end-topic
  14654.  
  14655. ; Topic SendingMessagestoaBulletinBoard
  14656. ;
  14657. .topic SendingMessagestoaBulletinBoard
  14658. .OutputFile SendingMessagestoaBulletinBoard.htm
  14659. .title Sending Messages to a Bulletin Board
  14660. .lineKeyword Sending Messages to a Bulletin Board:
  14661. .list l_SECTION_
  14662. .contentTitle off
  14663. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14664. [@bheading_3|]     Sending Messages to a Bulletin Board
  14665. [@aheading_3|]You may send a new message to a bulletin board in the following way:
  14666. Double click on the relevant bulletin board in the Recipient Address Book window.
  14667. Enter a subject into the [w2h_b1|Subject][w2h_i1| ]field.
  14668. Enter your message in the Message window. You may use the format bar to add formatting and colour to the text that you enter.
  14669. Press [w2h_b1|Ctrl+S] to send the message to the bulletin board.
  14670. .par
  14671. Another way of sending a message to a bulletin board is by simply dragging the message from another folder and dropping it onto the bulletin board. You may only add top level messages to the bulletin 
  14672. board in this way. 
  14673. .endpar
  14674. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14675. ]
  14676. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14677. .end-topic
  14678.  
  14679. ; Topic ReplyingtoaBulletinBoardMessage
  14680. ;
  14681. .topic ReplyingtoaBulletinBoardMessage
  14682. .OutputFile ReplyingtoaBulletinBoardMessage.htm
  14683. .title Replying to a Bulletin Board Message
  14684. .lineKeyword Replying to a Bulletin Board Message:
  14685. .list l_SECTION_
  14686. .contentTitle off
  14687. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14688. [@bheading_3|]     Replying to a Bulletin Board Message
  14689. [@aheading_3|]You may reply to a bulletin board message in the following way:
  14690. .par
  14691. Open the relevant bulletin board, select the message that you wish to reply to and press the [@g_QUIC1054.BMP|] button. The view will switch to Compose View and OfficeTalk will automatically set up 
  14692. the subject, prefixed with 'Re:',  and will indent the original text, positioning the caret ready for you to type in your reply. The bulletin board containing the message will be set up as the 
  14693. recipient of the message. 
  14694. .endpar
  14695. Enter your reply into the message window and press [w2h_b1|Ctrl+S] to send the message.
  14696. Your message will appear indented under the original message in the bulletin board. 
  14697. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14698. ]
  14699. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14700. .end-topic
  14701.  
  14702. ; Topic EditingMessagesPostedtoaBulletinBoard
  14703. ;
  14704. .topic EditingMessagesPostedtoaBulletinBoard
  14705. .OutputFile EditingMessagesPostedtoaBulletinBoard.htm
  14706. .title Editing Messages Posted to a Bulletin Board
  14707. .lineKeyword Editing Messages Posted to a Bulletin Board:
  14708. .list l_SECTION_
  14709. .contentTitle off
  14710. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14711. [@bheading_3|]     Editing Messages Posted to a Bulletin Board
  14712. .par
  14713. [@aheading_3|]If you use bulletin boards as a way of posting public information, then it is likely that this information will need to be updated at some point. For this reason, OfficeTalk lets you 
  14714. edit the contents of a bulletin board message. You can edit the contents of a bulletin board message in the following way:
  14715. .endpar
  14716. Click on the bulletin board message that you wish to edit using the right mouse button and select [w2h_b1|Edit] from the context menu. The Mail property sheet is displayed.
  14717. Select the Notes page. The body of the message is shown in this page. Make any changes to the message body and press [w2h_b1|OK].
  14718. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  14719. ]
  14720. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14721. .end-topic
  14722.  
  14723. ; Topic TheMailServices
  14724. ;
  14725. .topic TheMailServices
  14726. .OutputFile TheMailServices.htm
  14727. .title The Mail Services
  14728. .lineKeyword The Mail Services:
  14729. .list l_SECTION_
  14730. .contentTitle off
  14731. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14732. [@bheading_2|]     The Mail Services
  14733. .par
  14734. [@aheading_2|]OfficeTalk provides a number of different mail services which may be used to send and receive mail over different mail transports. For example, in addition to using the OfficeTalk Mail 
  14735. service, you may also send and receive mail using the following mail services:
  14736. .endpar
  14737. [w2h_b1|MAPI Service] - providing connectivity to other MAPI compliant applications such as Microsoft Exchange and Microsoft Outlook.
  14738. [w2h_b1|VIM Service] - providing connectivity to Lotus Notes mail and cc:Mail.
  14739. [w2h_b1|Internet Service][w2h_b1|[w2h_i1| - ]]providing connectivity to all users of Internet mail world-wide.
  14740. To activate any of the services, select [w2h_b1|Mail Services ]from the [w2h_b1|Options ]menu. The Mail Services dialog box is displayed. 
  14741. [@g_QUIC0596.BMP|]
  14742. .par
  14743. Check the check box next to the mail service that you wish to activate and press the [w2h_b1|Settings[@specialChar(85)|133] ]button to specify service specific information. The dialog box that is 
  14744. shown will depend upon the mail service that you are setting up. 
  14745. .endpar
  14746. [w2h_b1|More:
  14747. [w2h_b0|[@MAPIServiceSettings|MAPI Service Settings]
  14748. [@VIMServiceSettings|VIM Service Settings]
  14749. [@InternetServiceSettings|Internet Service Settings]
  14750. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14751. ]]]
  14752. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14753. .end-topic
  14754.  
  14755. ; Topic MAPIServiceSettings
  14756. ;
  14757. .topic MAPIServiceSettings
  14758. .OutputFile MAPIServiceSettings.htm
  14759. .title MAPI Service Settings
  14760. .lineKeyword MAPI Service Settings:
  14761. .list l_SECTION_
  14762. .contentTitle off
  14763. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14764. [@bheading_3|]     MAPI Service Settings
  14765. [@aheading_3|]Selecting the MAPI Service and pressing the [w2h_b1|Settings[@specialChar(85)|133] ]button will display the MAPI User dialog box showing the Credentials page.
  14766. [@g_QUIC0598.BMP|]
  14767. .par
  14768. Specify the MAPI Profile that you wish to load when the MAPI Service is started. Dropping down the drop list will show a list of available profiles set up on the current machine. The same list of 
  14769. MAPI profiles is available in the Mail and Fax applet in Control Panel. 
  14770. .endpar
  14771. .par
  14772. [w2h_b1|Note: ]If you are using Windows for Workgroups 3.x then you should enter your Microsoft Mail login name into the Login Profile field. You should also specify your Microsoft Mail password  in 
  14773. the password field. 
  14774. .endpar
  14775. .par
  14776. The Address page is applicable to you only if you have specified the MAPI Mail service as your [@GlossDefaultmailservice|default mail service]. The Address page lets you specify an address by which 
  14777. other users may mail you over the MAPI messaging transport. You may specify any address which may be recognised by one of the mail services contained in the selected MAPI profile.
  14778. .endpar
  14779. [@g_QUIC0600.BMP|]
  14780. .par
  14781. The Settings page in the MAPI User dialog box is applicable to you only if you have specified the MAPI Mail service as your default mail service. This page lets you specify whether or not you plan to 
  14782. receive your mail using Microsoft Exchange in preference to the OfficeTalk mail client. If you specify this to be the case, by selecting the [w2h_b1|Using Microsoft Exchange ]radio button, then, when 
  14783. other users invite you to meetings or assign you tasks, you will receive the appropriate MAPI form into your Microsoft Exchange incoming mail folder.
  14784. .endpar
  14785. [@g_QUIC0602.BMP|]
  14786. .par
  14787. The Checking page in the MAPI User dialog box lets you specify how frequently to automatically check for new mail using the MAPI service. If you wish OfficeTalk to automatically check for new mail 
  14788. using the MAPI Mail service then, ensure that the [w2h_b1|Check for mail for this service on this machine ]check box is checked and specify the number of minutes between checks.
  14789. .endpar
  14790. [@g_QUIC0604.BMP|]
  14791. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14792. ]
  14793. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14794. .end-topic
  14795.  
  14796. ; Topic VIMServiceSettings
  14797. ;
  14798. .topic VIMServiceSettings
  14799. .OutputFile VIMServiceSettings.htm
  14800. .title VIM Service Settings
  14801. .lineKeyword VIM Service Settings:
  14802. .list l_SECTION_
  14803. .contentTitle off
  14804. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14805. [@bheading_3|]     VIM Service Settings
  14806. [@aheading_3|]Selecting the VIM Service and pressing the [w2h_b1|Settings[@specialChar(85)|133] ]button will display the VIM User dialog box showing the Credentials page.
  14807. [@g_QUIC0606.BMP|]
  14808. .par
  14809. Specify your VIM Login name and password into the relevant fields. The Checking page in the VIM User dialog box lets you specify how frequently to automatically check for new mail using the VIM 
  14810. service. If you wish OfficeTalk to automatically check for new mail using the VIM mail service then, ensure that the [w2h_b1|Check for mail for this service on this machine ]check box is checked and 
  14811. specify the number of minutes between checks.
  14812. .endpar
  14813. [@g_QUIC0608.BMP|]
  14814. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14815. ]
  14816. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14817. .end-topic
  14818.  
  14819. ; Topic InternetServiceSettings
  14820. ;
  14821. .topic InternetServiceSettings
  14822. .OutputFile InternetServiceSettings.htm
  14823. .title Internet Service Settings
  14824. .lineKeyword Internet Service Settings:
  14825. .list l_SECTION_
  14826. .contentTitle off
  14827. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14828. [@bheading_3|]     Internet Service Settings
  14829. [@aheading_3|]Selecting the Internet Service and pressing the [w2h_b1|Settings[@specialChar(85)|133]] button will display the Internet User dialog box, showing the Address page.
  14830. [@g_QUIC0610.BMP|]
  14831. .par
  14832. The Address page lets you specify your mailbox name. The name you enter in the [w2h_b1|Mailbox] field specifies your full Internet address within the workgroup and determines the mail that is 
  14833. directed to your Incoming Mail folder. For example, if the workgroup address has been set up by a Supervisor as [w2h_b1|company.com ]and you specify your mail box name as [w2h_b1|John], then you will 
  14834. receive all mail received for [w2h_b1|john@company.com]. If a supervisor sets up an additional workgroup address, [w2h_b1|thiscomp.com], then you will receive mail sent to both 
  14835. [w2h_b1|john@company.com] and [w2h_b1|john@thiscomp.com].
  14836. .endpar
  14837.  
  14838. .par
  14839. [w2h_b1|Note: ]It is not possible for two users to share the same mailbox name. If you enter an exiting mailbox name into the [w2h_b1|mailbox ]field then OfficeTalk will warn you of the problem and 
  14840. will not let you save your changes.
  14841. .endpar
  14842. .par
  14843. The [w2h_b1|Workgroup address ]and  [w2h_b1|Custom address ]radio buttons let you specify your e-mail address as seen by recipients of your mail. For example, a Supervisor may set up two workgroup 
  14844. addresses, [w2h_b1|company.com ]and [w2h_b1|thiscomp.com], say. Selecting [w2h_b1|thiscomp.com ]from the drop down list will specify your out-going e-mail address as [w2h_b1|john@thiscomp.com]. It 
  14845. will not affect what mail you receive. Alternatively, you may enter a custom workgroup address by selecting the [w2h_b1|Custom address ]radio button and entering, for example, [w2h_b1|myhome.com]. 
  14846. This will specify your out-going e-mail address as [w2h_b1|john@myhome.com]. Note that when recipients of your mail reply to subsequent messages sent by you, they will send the mail to this address 
  14847. so you should ensure that the address entered corresponds to a valid e-mail address.
  14848. .endpar
  14849. .par
  14850. The POP3 page lets you specify your own POP3 details if relevant. If the workgroup receives mail using SMTP rather than POP3 or receives mail via one multiple user POP3 mailbox using a single POP3 
  14851. login name and password then you should leave this page blank. 
  14852. .endpar
  14853. [@g_QUIC0612.BMP|]
  14854. .par
  14855. If your company collects mail for each of its users from a series of single user POP3 accounts then the details of your POP3 account should be entered into this page. If this is the case, specify the 
  14856. login name and password for the POP3 account used to collect mail for you.
  14857. .endpar
  14858. .par
  14859. The Format page in the Internet User dialog box is only available if you have specified the Internet Mail service as your [@GlossDefaultmailservice|default mail service]. This page lets you specify 
  14860. whether mail attachments sent to you by other OfficeTalk users should be MIME encoded or  UU encoded. This is useful only if you plan to receive mail sent to you from other users using a mail client 
  14861. other than OfficeTalk which may recognise only one of the encoding formats. 
  14862. .endpar
  14863. [w2h_b0|[@g_QUIC0614.BMP|]
  14864. Additionally, you may specify whether you are to receive messages in plain text format or in the original [@GlossRichtext|rich text] format. 
  14865. .par
  14866. [w2h_b1|Note: ]If you choose rich text format and you receive your Internet mail using a client other than OfficeTalk, then you will receive the message in plain text along with an attachment 
  14867. containing the rich text version of the message. You will need a rich text viewer, such as Wordpad, in order to be able to successfully read the rich text message attachment.
  14868. .endpar
  14869. .par
  14870. The Forwarding page is useful if you wish to auto forward mail arriving for you to another user or address. This functionality is particularly useful if, for example, you are going away on holiday 
  14871. and will not be logging into OfficeTalk during that time and want your mail to be forwarded to a colleague or assistant. 
  14872. .endpar
  14873. [@g_QUIC0616.BMP|]
  14874. .par
  14875. To forward your mail to another user, select the [w2h_b1|Forward to user] radio button and select the appropriate user from the drop down list. To forward your mail to an external e-mail address, 
  14876. select the [w2h_b1|Forward to address ]radio button and specify the required address. 
  14877. .endpar
  14878. Checking the [w2h_b1|Keep a copy ]check box will ensure that you receive each incoming message as well as the user or address specified. 
  14879. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  14880. ]]
  14881. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14882. .end-topic
  14883.  
  14884. ; Topic Rules
  14885. ;
  14886. .topic Rules
  14887. .OutputFile Rules.htm
  14888. .title Rules
  14889. .lineKeyword Rules:
  14890. .lineKeyword OfficeTalk Services:
  14891. .lineKeyword OfficeTalk Services:mail rule service:
  14892. .list l_SECTION_
  14893. .contentTitle off
  14894. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14895. [@bheading_2|]     Rules
  14896. .par
  14897. [@aheading_2|]OfficeTalk has a simple rules engine which lets you automate certain activities when mail is sent and received. For example, you may be going on holiday and for a two week period you 
  14898. may wish to forward your mail to a colleague or to an Internet mail address. Or you may wish to automatically file all incoming mail from your boss into a folder called [w2h_b1|Important]. OfficeTalk 
  14899. lets you do both these things and more.
  14900. .endpar
  14901. .par
  14902. A rule comprises an event, a condition and an action. For example, the event may be 'On Receiving mail', the condition may be 'Sender is my boss' and the action may be 'Move mail to the Important 
  14903. folder'.
  14904. .endpar
  14905. [w2h_b1|More:
  14906. [w2h_b0|[@CreatinganewRule|Creating a new Rule]
  14907. [@Events2|Events]
  14908. [@Conditions|Conditions]
  14909. [@Actions|Actions]
  14910. [@DisablingaRule|Disabling a Rule]
  14911. [@DeletingaRule|Deleting a Rule]
  14912. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14913. ]]]
  14914. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14915. .end-topic
  14916.  
  14917. ; Topic CreatinganewRule
  14918. ;
  14919. .topic CreatinganewRule
  14920. .OutputFile CreatinganewRule.htm
  14921. .title Creating a new Rule
  14922. .lineKeyword Creating a new Rule:
  14923. .list l_SECTION_
  14924. .contentTitle off
  14925. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14926. [@bheading_3|]     Creating a new Rule
  14927. .par
  14928. [@aheading_3|]To create a new rule, do the following: Select [w2h_b1|Rules[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|Mail] menu. The Rules dialog box is displayed. To add a new rule, press the 
  14929. [w2h_b1|New ]button. A Rule wizard is displayed showing the Details page. 
  14930. .endpar
  14931. [@g_QUIC0618.BMP|]
  14932. .par
  14933. Enter a name for the rule, for example, 'File all mail from boss to Important folder'. By default, the rule is enabled. You may disable the rule by un-checking the [w2h_b1|Enable ]check box. By 
  14934. default, the rule will be private to you. If you are a Supervisor, then you may make this rule public to all users by checking the [w2h_b1|Public ]check box. 
  14935. .endpar
  14936. Press [w2h_b1|Next ]to show the Event page. Select the event for which you wish the action to be performed. In the case of the example, you would select the event 'On Receive mail'. 
  14937. [@g_QUIC0620.BMP|]
  14938. .par
  14939. Press [w2h_b1|Next ]to show the Condition page. Select the condition which must hold true for the action to be performed. In the case of the example, the condition would be 'Mail Sender is specific 
  14940. OfficeTalk User'. When you select this condition, a drop down list of OfficeTalk users will appear. Select your boss from this list. 
  14941. .endpar
  14942. [@g_QUIC0622.BMP|]
  14943. .par
  14944. Press [w2h_b1|Next ]to show the Action page. Select the action that you wish to perform. In the case of the example, the action will be 'Move to folder'. When you select this action, a drop down list 
  14945. of mail folders will appear. Select the folder to which you wish to file the mail. Press [w2h_b1|Finish]. The rule is now active.
  14946. .endpar
  14947. [@g_QUIC0624.BMP|]
  14948. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14949. ]
  14950. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14951. .end-topic
  14952.  
  14953. ; Topic Events2
  14954. ;
  14955. .topic Events2
  14956. .OutputFile Events2.htm
  14957. .title Mail Mode - Rules - Events
  14958. .lineKeyword Events:
  14959. .list l_SECTION_
  14960. .contentTitle off
  14961. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14962. [@bheading_3|]     Events
  14963. [@aheading_3|]OfficeTalk can perform automated actions on the following events:
  14964. .table colSize 9 20 
  14965. [w2h_b1|Event
  14966. Description
  14967. [w2h_b0|On Receiving mail[w2h_i1|
  14968. ]When mail is received into the Incoming Mail folder.
  14969. On Sending mail[w2h_i1|
  14970. ]When mail is sent by you.
  14971. .end-table
  14972. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  14973. ]]]
  14974. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  14975. .end-topic
  14976.  
  14977. ; Topic Conditions
  14978. ;
  14979. .topic Conditions
  14980. .OutputFile Conditions.htm
  14981. .title Conditions
  14982. .lineKeyword Conditions:
  14983. .list l_SECTION_
  14984. .contentTitle off
  14985. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  14986. [@bheading_3|]     Conditions
  14987. [@aheading_3|]OfficeTalk will perform automated actions only if one of the following conditions is met:
  14988. .table colSize 7 6 15 
  14989. [w2h_b1|Condition
  14990. Event
  14991. Description
  14992. [w2h_b0|Always[w2h_i1|
  14993. ]Sending/ Receiving
  14994. The action is performed every time mail is sent or received.
  14995. Never[w2h_i1|
  14996. ]Sending/ Receiving
  14997. The action is never performed.
  14998. Mail sent from an OfficeTalk user[w2h_i1|
  14999. ]Receiving
  15000. The action is performed every time mail is received from an OfficeTalk user.
  15001. Mail sent from a specific user[w2h_i1|
  15002. ]Receiving
  15003. The action is performed every time mail is received from a specific OfficeTalk user. The Condition page contains a drop down of local OfficeTalk users to choose from.
  15004. Mail sent from non OfficeTalk user[w2h_i1|
  15005. ]Receiving
  15006. The action is performed every time mail is received from a non-OfficeTalk user, for example, from someone over the Internet.
  15007. Sender address contains[w2h_i1|
  15008. ]Receiving
  15009. .par
  15010. The action is performed every time mail is received from a person whose address contains certain text. A [w2h_b1|contains text] field is shown in the Condition page letting you enter some qualifying 
  15011. text.
  15012. .endpar
  15013. Body contains[w2h_i1|
  15014. ]Sending/ Receiving
  15015. .par
  15016. The action is performed every time mail is sent or received with the body of the message containing certain text. A [w2h_b1|contains text] field is shown in the Condition page letting you enter some 
  15017. qualifying text.
  15018. .endpar
  15019. Subject contains[w2h_i1|
  15020. ]Sending/ Receiving
  15021. .par
  15022. The action is performed every time mail is sent or received with the subject of the message containing certain text. A [w2h_b1|contains text] field is shown in the Condition page letting you enter 
  15023. some qualifying text.
  15024. .endpar
  15025. Mail is urgent[w2h_i1|
  15026. ]Sending/ Receiving
  15027. The action is performed every time mail is sent or received and the message is marked as urgent.
  15028. Mail is not urgent[w2h_i1|
  15029. ]Sending/ Receiving
  15030. The action is performed every time mail is sent or received and the message is [w2h_i1|not] marked as urgent.
  15031. Mail received between dates[w2h_i1|
  15032. ]Receiving
  15033. The action is performed every time mail is received between two specific dates. The Condition page contains two fields for entering the two dates.
  15034. Mail received outside dates[w2h_i1|
  15035. ]Receiving
  15036. The action is performed every time mail is received outside two specific dates. The Condition page contains two fields for entering the two dates.
  15037. Mail has attachment[w2h_i1|
  15038. ]Receiving
  15039. The action is performed every time mail is received containing attached files.
  15040. .end-table
  15041. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  15042. ]]]
  15043. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15044. .end-topic
  15045.  
  15046. ; Topic Actions
  15047. ;
  15048. .topic Actions
  15049. .OutputFile Actions.htm
  15050. .title Actions
  15051. .lineKeyword Actions:
  15052. .list l_SECTION_
  15053. .contentTitle off
  15054. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15055. [@bheading_3|]     Actions
  15056. [@aheading_3|]OfficeTalk is capable of performing the following actions:
  15057. .table colSize 10 19 
  15058. [w2h_b1|Action
  15059. Description
  15060. [w2h_b0|Pop up message box[w2h_i1|
  15061. ]The Action page contains a text field for entering the specific text that the message box will contain.
  15062. Add sender to contact address book[w2h_i1|
  15063. ]The sender of the message is added as a contact to the contact database if he does not already exist as a contact. The e-mail address is automatically set up. 
  15064. Create conversation for incoming mail[w2h_i1|
  15065. .par
  15066. ]A conversation is created containing the body of the mail message. If a contact does not already exist which represents the sender then a new contact is created and the conversation is associated 
  15067. with the contact.
  15068. .endpar
  15069. Move message to folder[w2h_i1|
  15070. ]Moves the message to a specific folder. The Action page contains a drop down list of available mail folders to choose from.
  15071. Copy message to folder[w2h_i1|
  15072. ]Copies the message to a specific folder. The Action page contains a drop down list of available mail folders to choose from. The original message remains in the Incoming folder.
  15073. Redirect to OfficeTalk user[w2h_i1|
  15074. ]Redirects mail to a specific OfficeTalk user. The mail will not arrive in the Incoming mail folder. The Action page contains a drop down list of users to choose from.
  15075. Redirect to e-mail address[w2h_i1|
  15076. ]Redirects mail to a specified e-mail address. The mail will not arrive in the Incoming mail folder. The Action page contains a field in which to enter the e-mail address.
  15077. Forward to OfficeTalk user[w2h_i1|
  15078. ]Forwards mail to a specific OfficeTalk user. The mail will also arrive in the Incoming mail folder. The Action page contains a drop down list of users to choose from.
  15079. Forward to e-mail address[w2h_i1|
  15080. ]Forwards mail to a specified e-mail address. The mail will also arrive in the Incoming mail folder. The Action page contains a field in which to enter the e-mail address.
  15081. Reply to sender[w2h_i1|
  15082. ]Sends an e-mail message to the sender of the message.
  15083. Send mail to Internet address[w2h_i1|
  15084. ]Sends an e-mail message to an Internet address.
  15085. Send mail to OfficeTalk user[w2h_i1|
  15086. ]Sends mail to a specific OfficeTalk user. The Action page contains a drop down list of users to choose from.
  15087. .end-table
  15088. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  15089. ]]]
  15090. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15091. .end-topic
  15092.  
  15093. ; Topic DisablingaRule
  15094. ;
  15095. .topic DisablingaRule
  15096. .OutputFile DisablingaRule.htm
  15097. .title Disabling a Rule
  15098. .lineKeyword Disabling a Rule:
  15099. .list l_SECTION_
  15100. .contentTitle off
  15101. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15102. [@bheading_3|]     Disabling a Rule
  15103. [@aheading_3|]If you wish to disable a rule temporarily, rather than deleting the rule, you can mark it as disabled. You can do this in the following way:
  15104. .par
  15105. Select [w2h_b1|Rules[@specialChar(85)|133] ]from the [w2h_b1|Mail ]menu. The Rules dialog box is displayed. Select the rule that you wish to disable and press the [w2h_b1|Edit ]button. A Rule dialog 
  15106. box is displayed with the Details page selected. 
  15107. .endpar
  15108. [@g_QUIC0626.BMP|]
  15109. Uncheck the [w2h_b1|Enabled ]check box. The rule will now be disabled. To re-enable a disabled rule, check the [w2h_b1|Enabled ]check box.
  15110. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  15111. ]
  15112. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15113. .end-topic
  15114.  
  15115. ; Topic DeletingaRule
  15116. ;
  15117. .topic DeletingaRule
  15118. .OutputFile DeletingaRule.htm
  15119. .title Deleting a Rule
  15120. .lineKeyword Deleting a Rule:
  15121. .list l_SECTION_
  15122. .contentTitle off
  15123. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15124. [@bheading_3|]     Deleting a Rule
  15125. .par
  15126. [@aheading_3|]To delete a rule, do the following: Select [w2h_b1|Rules[@specialChar(85)|133] ]from the [w2h_b1|Mail ]menu. The Rules dialog box is displayed. Select the rule that you wish to delete 
  15127. and press the [w2h_b1|Delete ]button. OfficeTalk will ask you to confirm the deletion of the rule. Press [w2h_b1|Yes].
  15128. .endpar
  15129. [@g_QUIC0628.BMP|]
  15130. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  15131. ]
  15132. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15133. .end-topic
  15134.  
  15135. ; Topic MailPreferences
  15136. ;
  15137. .topic MailPreferences
  15138. .OutputFile MailPreferences.htm
  15139. .title Mail Preferences
  15140. .lineKeyword Mail Preferences:
  15141. .list l_SECTION_
  15142. .contentTitle off
  15143. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15144. [@bheading_2|]     Mail Preferences
  15145. .par
  15146. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you specify certain preferences for Mail mode using the Preferences dialog box. Display the Preferences dialog box by selecting [w2h_b1|Preferences ]from the 
  15147. [w2h_b1|Options ]menu.
  15148. .endpar
  15149. [w2h_b1|More:
  15150. [w2h_b0|[@AddingaSignature|Adding a Signature]
  15151. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  15152. ]]]
  15153. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15154. .end-topic
  15155.  
  15156. ; Topic AddingaSignature
  15157. ;
  15158. .topic AddingaSignature
  15159. .OutputFile AddingaSignature.htm
  15160. .title Adding a Signature
  15161. .lineKeyword Adding a Signature:
  15162. .list l_SECTION_
  15163. .contentTitle off
  15164. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15165. [@bheading_3|]     Adding a Signature
  15166. .par
  15167. [@aheading_3|]A signature is a series of characters, usually including your name, added to the end of each mail message that you send. OfficeTalk lets you choose between using no signature, using a 
  15168. workgroup signature, or using a personal signature.
  15169. .endpar
  15170. [@g_QUIC0630.BMP|]
  15171. .par
  15172. If you select the [w2h_b1|Use Workgroup Signature], OfficeTalk will add the workgroup signature to the end of each message that you send. A supervisor may add a workgroup signature from Supervisor 
  15173. mode. For more information, see [@SpecifyingaWorkgroupE_mailSignature|Specifying a Workgroup E-mail Signature].
  15174. .endpar
  15175. .par
  15176. Selecting the [w2h_b1|Use personal signature ]radio button will enable the [w2h_b1|Text ]and [w2h_b1|File] radio buttons. Selecting the [w2h_b1|Text ]radio button will enable a text box, letting you 
  15177. specify a textual signature. Selecting the [w2h_b1|File ]radio button will enable the [w2h_b1|Browse[@specialChar(85)|133] ]button letting you search for a file containing the signature text.
  15178. .endpar
  15179. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  15180. ]
  15181. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15182. .end-topic
  15183.  
  15184. ; Topic SearchingforMailMessages
  15185. ;
  15186. .topic SearchingforMailMessages
  15187. .OutputFile SearchingforMailMessages.htm
  15188. .title Searching for Mail Messages
  15189. .lineKeyword Searching for Mail Messages:
  15190. .lineKeyword Searching Mail Messages:
  15191. .list l_SECTION_
  15192. .contentTitle off
  15193. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15194. [@bheading_2|]     Searching for Mail Messages
  15195. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you search through mail messages for any text. You can do this by selecting [w2h_b1|Search Mail ]from the [w2h_b1|Search ]menu. 
  15196. When you select this, the Search Mail dialog box is displayed showing the Simple page.
  15197. [@g_QUIC0633.BMP|]
  15198. The Simple page lets you choose which fields to search and what text to search for. You may choose any of the following field options:
  15199. .table colSize 13 16 
  15200. [w2h_b1|Field Option
  15201. Description
  15202. [w2h_b0|Subject field only
  15203. Searches the subject field of the message.
  15204. Subject field and message body
  15205. Searches the subject field and the message body.
  15206. All text fields
  15207. Searches all fields, including subject, body, sender and ]][@GlossCategory|category] fields.
  15208. [w2h_b0|All fields
  15209. Searches all fields, including subject, body, sender, received date, sent date and category fields.
  15210. .end-table
  15211. .par
  15212. Select the required field option from the [w2h_b1|Field] drop down list. Enter the text that you wish to search for into the [w2h_b1|Text ]field. Choose which mail folders to search. You may select 
  15213. either the [w2h_b1|Sent and received] radio button, the [w2h_b1|Received only] radio button or the [w2h_b1|Sent only ]radio button. If you wish to search through bulletin boards, check the 
  15214. [w2h_b1|Search Bulletin Boards] check box. If you want to confine your search to a certain date range then check the [w2h_b1|Date] check box and select the relevant date range from the [w2h_b1|Start] 
  15215. and [w2h_b1|End] date controls.
  15216. .endpar
  15217. When you have specified your search criteria, press the [w2h_b1|Search ]button. OfficeTalk will perform the search and add the results into the [w2h_b1|Results] window as they are found. 
  15218. [@g_QUIC0635.BMP|]
  15219. .par
  15220. To view a particular result, select the result from the Results window and press the [w2h_b1|Goto ]button. OfficeTalk will close the dialog box, load the mail message and display it in the Read Mail 
  15221. window.
  15222. .endpar
  15223. .par
  15224. If you wish to perform a more complex search then you may use the Advanced tab of the Search dialog box. The Advanced page lets you build a complex search expression from a series of  simple search 
  15225. expressions using the logical AND and logical OR operators. Additionally, the Advanced page lets you include any of the fields available in the Mail window as part of your search.
  15226. .endpar
  15227. [@g_QUIC0637.BMP|]
  15228. .par
  15229. For example, you may wish to search for all mail messages whose sender address contains the characters [w2h_b1|john@address.com ]and whose received time is after 1/1/98 or for all messages that are 
  15230. urgent.
  15231. .endpar
  15232. You may achieve this in the following way:
  15233. .par
  15234. From the Advanced page of the Search Mail dialog box, press the [w2h_b1|Add[@specialChar(85)|133]] button. This will show the Expression dialog box. Select 'Sender' from the [w2h_b1|Field ]field, 
  15235. select 'Contains No Case' from the [w2h_b1|Operator ]drop down and enter 'john@address.com' into the [w2h_b1|Value ]field. Press [w2h_b1|OK]. The full expression will appear as a single line in the 
  15236. [w2h_b1|Expressions] list in the Advanced page.
  15237. .endpar
  15238. .par
  15239. Select the [w2h_b1|AND] radio button and press the [w2h_b1|Add[@specialChar(85)|133]] button again. From the Expression dialog box, select 'Received Date' from the [w2h_b1|Field ]field, select '>=' 
  15240. from the [w2h_b1|Operator ]drop down and select '1/1/98' from the [w2h_b1|Value ]field. You can select the date either by typing in a date value or by pressing the {bmct help0146.bmp} button and 
  15241. selecting the date from the pop-up calendar. Press [w2h_b1|OK]. The expression will also appear in the [w2h_b1|Expressions] list in the Advanced page.
  15242. .endpar
  15243. Next, combine the two expression into a single line by selecting all lines in the Expression list and pressing the [w2h_b1|Combine ]button. 
  15244. .par
  15245. Next, select the [w2h_b1|OR] radio button and press the [w2h_b1|Add[@specialChar(85)|133] ]button once again. From the Expression dialog box, select 'Is Urgent' from the [w2h_b1|Field ]field, select 
  15246. '==' from the [w2h_b1|Operator ]drop down and select 'TRUE' from the [w2h_b1|Value ]field. Press [w2h_b1|OK]. The full expression will appear as shown below:
  15247. .endpar
  15248. [@g_QUIC0639.BMP|]
  15249. Perform the search by pressing the [w2h_b1|Search ]button.
  15250. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]]
  15251. ]
  15252. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15253. .end-topic
  15254.  
  15255. ; Topic PrintingMail
  15256. ;
  15257. .topic PrintingMail
  15258. .OutputFile PrintingMail.htm
  15259. .title Printing Mail
  15260. .lineKeyword Printing Mail:
  15261. .list l_SECTION_
  15262. .contentTitle off
  15263. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15264. [@bheading_2|]     Printing Mail
  15265. .par
  15266. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you print out mail messages by selecting [w2h_b1|Print Mail ]from the [w2h_b1|File/Print] menu. When you select this, the Print Mail dialog box is displayed showing the 
  15267. Details tab.
  15268. .endpar
  15269. [@g_QUIC0641.BMP|]
  15270. .par
  15271. You may choose between printing the currently selected message, the currently open folder or the search results in the Search Mail dialog box. You can do this by selecting one of the [w2h_b1|Current 
  15272. message], [w2h_b1|Open folder ]and the [w2h_b1|Mail search results ]radio button. 
  15273. .endpar
  15274. .par
  15275. By default, in addition to printing the body of each message, OfficeTalk also prints out the contents of each of the fields currently displayed in the Mail window. You may specify different fields to 
  15276. be printed by selecting the [w2h_b1|Print using options] radio button. When you do this, the [w2h_b1|Fields ]list becomes enabled, allowing you to select the relevant check boxes next to each of the 
  15277. fields that you wish to print.
  15278. .endpar
  15279. The Details tab of the Print Mail dialog box contains several other options used when printing mail. These are described in the table below: 
  15280. .table colSize 9 18 
  15281. [w2h_b1|Check box
  15282. Description
  15283. [w2h_b0|New page per message
  15284. Starts a new page for each message.
  15285. Line between messages
  15286. Draws a horizontal line separating each message.
  15287. Print fields titles
  15288. Prints the title of each field printed above the contents of each field.
  15289. Print subject line
  15290. Prints a separate subject line for each message. The default is to print a separate subject line.
  15291. Print message text
  15292. Prints the message body text for each message. The default is to print the message body text. 
  15293. .end-table
  15294. The Fonts tab of the Print Mail dialog box contains four buttons detailed below:
  15295. .table colSize 9 19 
  15296. [w2h_b1|Button
  15297. Description
  15298. [w2h_b0|Title Font
  15299. The font used to draw field titles. Relevant only if the [w2h_b1|Print Field Titles] check box is selected.
  15300. Field Font
  15301. The font used to draw field information.
  15302. ]]]][@GlossGroup|Group] Header Font
  15303. The font used to draw group headers.
  15304. Subject Font
  15305. The font used to draw the subject line. Relevant only if the [w2h_b1|Print subject line] check box is checked.
  15306. .end-table
  15307. [@g_QUIC0643.BMP|]
  15308. [w2h_b1|Note: ]There is no button to choose the font of the mail body text since this is [@GlossRichtext|rich text] and is therefore already formatted.
  15309. OfficeTalk provides common print functionality in all Print dialog boxes. This functionality includes:
  15310. Defining headers and footers
  15311. Printer setup
  15312. Page Style Selection
  15313. Saved Print Settings
  15314. Preview capability
  15315. For more information on this common print functionality, see [@Printing|Printing].
  15316. .par
  15317. Once you have selected the required options in the Print Mail dialog box, press the [w2h_b1|Preview] button to check the appearance of your print out and then send it to the printer by pressing the 
  15318. [w2h_b1|Print ]button.
  15319. .endpar
  15320. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  15321. ]
  15322. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15323. .end-topic
  15324.  
  15325. ; Topic Overview8
  15326. ;
  15327. .topic Overview8
  15328. .OutputFile Overview8.htm
  15329. .title Notify Mode - Overview
  15330. .lineKeyword Overview:
  15331. .list l_SECTION_
  15332. .contentTitle off
  15333. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15334. [@bheading_2|]     Overview
  15335. .par
  15336. [@aheading_2|]Notify mode lets you compose and send messages directly to other users screens. This may be considered a more urgent form of E-mail. Provided that the recipient is running OfficeTalk 
  15337. and OfficeTalk is the active application, a yellow coloured notification will appear on the user's desktop. If OfficeTalk is not the active application, the program's button will start flashing on 
  15338. the task bar. When the user clicks on the OfficeTalk button in the task bar, OfficeTalk will become the active application, displaying the yellow coloured notification. If the recipient is not 
  15339. running OfficeTalk, the notification is stored until the recipient next logs onto OfficeTalk.
  15340. .endpar
  15341. [@g_QUIC0646.BMP|]
  15342. .par
  15343. You may send notifications to both local and remote OfficeTalk users. You may also send notifications to non OfficeTalk users, for example, Internet recipients. Such recipients will simply receive a 
  15344. formatted mail message.
  15345. .endpar
  15346. Notify mode provides four different notification styles. These are:
  15347. Simple Format     
  15348. While You Were Out Format     
  15349. Yes/No Format          
  15350. Respond Format
  15351. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  15352. ]
  15353. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15354. .end-topic
  15355.  
  15356. ; Topic SimpleFormat
  15357. ;
  15358. .topic SimpleFormat
  15359. .OutputFile SimpleFormat.htm
  15360. .title Simple Format
  15361. .lineKeyword Simple Format:
  15362. .list l_SECTION_
  15363. .contentTitle off
  15364. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15365. [@bheading_2|]     Simple Format
  15366. [@aheading_2|]The Simple format notification is used to send one-way messages to other OfficeTalk users. You can send a Simple notification in the following way: 
  15367. Press the [@g_QUIC1089.BMP|] button located in the Shortcut bar. Write the required message into the Message window.
  15368. Select the recipients to whom you wish to send the message.
  15369. .par
  15370. Specify a date and time into the [w2h_b1|Notify time ]field when you want the notification to be sent. If you want the notification to be sent as soon as possible then do not change the 
  15371. [w2h_b1|Notify time ]field.
  15372. .endpar
  15373. Press the [@g_QUIC1055.BMP|] button or press [w2h_b1|Ctrl+S].
  15374. When the Simple notification arrives, it appears as shown below:
  15375. [@g_QUIC0648.BMP|]
  15376. .par
  15377. The Simple notification displays the message and who it was from. Pressing the [w2h_b1|Snooze ]button will close the notification and instruct it to pop up at a later time, depending upon the 
  15378. specified snooze time. The [w2h_b1|Mail ]button allows you to[w2h_b1| ]mail the notification to yourself so that you can store it in a folder. Pressing the [w2h_b1|Mail ]button will pop up the Mail 
  15379. Notification dialog box.
  15380. .endpar
  15381. [@g_QUIC0650.BMP|]
  15382. .par
  15383. You may specify the subject for the mail message and any additional comments. When you press [w2h_b1|OK ]the notification will be mailed to your Incoming Mail folder in Mail Mode, along with the 
  15384. additional information provided. 
  15385. .endpar
  15386. Pressing the [w2h_b1|OK] button on the pop up notification will close the notification.
  15387. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  15388. ]
  15389. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15390. .end-topic
  15391.  
  15392. ; Topic WhileYouWereOutFormat
  15393. ;
  15394. .topic WhileYouWereOutFormat
  15395. .OutputFile WhileYouWereOutFormat.htm
  15396. .title While You Were Out Format
  15397. .lineKeyword While You Were Out Format:
  15398. .list l_SECTION_
  15399. .contentTitle off
  15400. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15401. [@bheading_2|]     While You Were Out Format
  15402. [@aheading_2|]The While You Were Out[w2h_i1| ]format notification is used to send telephone messages to other OfficeTalk users. You can send a While You Were Out notification in the following way.
  15403. .par
  15404. [@specialChar(b7)|183]     Press the [w2h_b1|[@g_QUIC1090.BMP|] ]button located in the Shortcut bar. Enter the name of the telephone caller into the [w2h_b1|Name ]field. Enter the caller's company into 
  15405. the [w2h_b1|Of ]field and the caller's phone number into the [w2h_b1|Phone no][w2h_i1|.] field. Select the appropriate check box(es) to indicate the reason for calling and enter any other message 
  15406. into the Message window.
  15407. .endpar
  15408. Select the recipients to whom you wish to send the message.
  15409. Press the [@g_QUIC1056.BMP|] button or press [w2h_b1|Ctrl+S].
  15410.      
  15411. [@g_QUIC0651.BMP|]
  15412. When the While You Were Out notification arrives, it appears as shown below:
  15413. [@g_QUIC0653.BMP|]
  15414. .par
  15415. The While You Were Out notification displays the message and who it was from. Pressing the [w2h_b1|Snooze] button will close the notification and instruct it to pop up at a later time, depending upon 
  15416. the specified [w2h_b1|Snooze time]. The [w2h_b1|Mail ]button allows you to[w2h_b1| ]mail the notification to yourself so that you can store it in a mail folder.
  15417. .endpar
  15418. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  15419. ]
  15420. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15421. .end-topic
  15422.  
  15423. ; Topic Yes_NoFormat
  15424. ;
  15425. .topic Yes_NoFormat
  15426. .OutputFile Yes_NoFormat.htm
  15427. .title Yes/No Format
  15428. .lineKeyword Yes/No Format:
  15429. .list l_SECTION_
  15430. .contentTitle off
  15431. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15432. [@bheading_2|]     Yes/No Format
  15433. [@aheading_2|]The Yes/No format notification is used to send messages to other OfficeTalk users, allowing them to reply either 'yes' or 'no'. You can send a Yes/No notification in the following way:
  15434. Press the [@g_QUIC1091.BMP|] button located in the Shortcut bar. Write the message into the Message window.
  15435. Select the user(s) to whom you wish to send the message.
  15436. Specify a date and time (using the calendar) into the [w2h_b1|Notify Time ]field when you want the notification to be sent.
  15437. Press the [@g_QUIC1057.BMP|] button or press [w2h_b1|Ctrl+S].
  15438. [@g_QUIC0655.BMP|]
  15439. When the Yes/No notification arrives, it appears as shown below:
  15440. [@g_QUIC0657.BMP|]
  15441. .par
  15442. The Yes/No notification displays the message and who it was from. Pressing the [w2h_b1|Snooze] button will close the notification and instruct it to pop up at a later time, depending upon the 
  15443. specified [w2h_b1|Snooze time]. The [w2h_b1|Mail ]button allows you to[w2h_b1| ]mail the notification to yourself so that you can store it in a mail folder.
  15444. .endpar
  15445. You may press either the [w2h_b1|Yes ]or [w2h_b1|No ]button on the pop-up notification, depending on the required response to the message.
  15446. The originator of the Yes/No notification will be informed of the recipients reply with a Simple notification, as shown below:
  15447. [@g_QUIC0659.BMP|]
  15448. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  15449. ]
  15450. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15451. .end-topic
  15452.  
  15453. ; Topic RespondFormat
  15454. ;
  15455. .topic RespondFormat
  15456. .OutputFile RespondFormat.htm
  15457. .title Respond Format
  15458. .lineKeyword Respond Format:
  15459. .lineKeyword Response Format:
  15460. .list l_SECTION_
  15461. .contentTitle off
  15462. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15463. [@bheading_2|]     Respond Format
  15464. [@aheading_2|]The Respond format notification is used to send messages to other OfficeTalk users, allowing them to reply to the message. You can send a Respond notification in the following way:
  15465. Press the [@g_QUIC1092.BMP|] button located in the Shortcut bar. Write the message into the Message window.
  15466. Select the user(s) to whom you wish to send the message.
  15467. Specify a date and time into the [w2h_b1|Notify Time] field when you want the notification to be sent.
  15468. Press the [@g_QUIC1058.BMP|] button.
  15469. [@g_QUIC0661.BMP|]
  15470. When the Respond notification arrives, it appears as shown below:
  15471. [@g_QUIC0663.BMP|]
  15472. .par
  15473. The Respond notification displays the message and who it was from. Pressing the [w2h_b1|Snooze] button will close the notification and instruct it to pop up at a later time, depending upon the 
  15474. specified [w2h_b1|Snooze time]. The [w2h_b1|Mail ]button allows you to[w2h_b1| ]mail the notification to yourself so that you can store it in a mail folder.
  15475. .endpar
  15476. You may reply to the message in the Respond window. When you have entered your response, press the [w2h_b1|OK ]button on the pop-up notification. 
  15477. The originator of the Respond notification will be informed of the recipients reply with a Simple notification, as shown below:
  15478. [@g_QUIC0665.BMP|]
  15479. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  15480. ]
  15481. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15482. .end-topic
  15483.  
  15484. ; Topic CheckingforPendingNotifications
  15485. ;
  15486. .topic CheckingforPendingNotifications
  15487. .OutputFile CheckingforPendingNotifications.htm
  15488. .title Checking for Pending Notifications
  15489. .lineKeyword Checking for Pending Notifications:
  15490. .list l_SECTION_
  15491. .contentTitle off
  15492. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15493. [@bheading_2|]     Checking for Pending Notifications
  15494. .par
  15495. [@aheading_2|]By default, OfficeTalk will check for new notifications every 5 minutes. This period may be changed by a supervisor. Alternatively, you may manually check for pending notifications, You 
  15496. can do this by selecting [w2h_b1|Popup Pending Notifications] from the [w2h_b1|Notify] menu in Notify mode. Alternatively, press [w2h_b1|Ctrl+O]. 
  15497. .endpar
  15498. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  15499. ]
  15500. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15501. .end-topic
  15502.  
  15503. ; Topic CheckingforSnoozedNotifications
  15504. ;
  15505. .topic CheckingforSnoozedNotifications
  15506. .OutputFile CheckingforSnoozedNotifications.htm
  15507. .title Checking for Snoozed Notifications
  15508. .lineKeyword Checking for Snoozed Notifications:
  15509. .list l_SECTION_
  15510. .contentTitle off
  15511. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15512. [@bheading_2|]     Checking for Snoozed Notifications
  15513. .par
  15514. [@aheading_2|]By default, OfficeTalk will re-display snoozed notifications only after the snooze time that you specified has expired. You may wish to refer to a notification that you have snoozed 
  15515. sooner than this. OfficeTalk lets you do this by selecting [w2h_b1|Popup Snoozed Notifications ]from the [w2h_b1|Notify ]menu in Notify mode. Alternatively, press [w2h_b1|Ctrl+N].
  15516. .endpar
  15517. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  15518. ]
  15519. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15520. .end-topic
  15521.  
  15522. ; Topic TheContactAddressBook2
  15523. ;
  15524. .topic TheContactAddressBook2
  15525. .OutputFile TheContactAddressBook2.htm
  15526. .title Notify Mode - The Contact Address Book
  15527. .lineKeyword The Contact Address Book:
  15528. .list l_SECTION_
  15529. .contentTitle off
  15530. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15531. [@bheading_2|]     The Contact Address Book
  15532. .par
  15533. [@aheading_2|]You can use the contact address book to select recipients for your notification. The contact address book shows all contacts in the Contacts database who have been assigned an e-mail 
  15534. address and a mail service. The e-mail address and mail service together describe where and how OfficeTalk will send the notification to that recipient.
  15535. .endpar
  15536. [@g_QUIC0564.BMP|]
  15537. .par
  15538. You can quickly search for a contact by typing in the first few letters of the contact's surname. If a match is found the recipient is selected in the left hand window. To select the contact as a 
  15539. recipient, press the [w2h_b1|To->] button.
  15540. .endpar
  15541. You can view the properties of a contact by selecting the contact in the left hand list and pressing the [w2h_b1|Properties ]button. 
  15542. When you press [w2h_b1|OK], the chosen recipients will be added to the To: window.
  15543. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  15544. ]
  15545. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15546. .end-topic
  15547.  
  15548. ; Topic NotificationPreferences
  15549. ;
  15550. .topic NotificationPreferences
  15551. .OutputFile NotificationPreferences.htm
  15552. .title Notification Preferences
  15553. .lineKeyword Notification Preferences:
  15554. .list l_SECTION_
  15555. .contentTitle off
  15556. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15557. [@bheading_2|]     Notification Preferences
  15558. .par
  15559. [@aheading_2|]When a notification arrives and OfficeTalk is not the active application, you have the choice of how the notification should present itself to you. You may wish to have the notification 
  15560. pop up in front of the application that you are working in. Alternatively, you may wish to be told that there is a notification waiting to be read. OfficeTalk does the latter by flashing the 
  15561. OfficeTalk title bar and the OfficeTalk task bar button, if the task bar is displayed. The notification will appear when OfficeTalk is made the active application.
  15562. .endpar
  15563. You may choose either of these options by selecting [w2h_b1|Preferences] from the [w2h_b1|Options ]menu in Notify mode. The Preferences dialog box is displayed. Select the Notifications page.
  15564. [@g_QUIC1164.BMP|]
  15565. Select the appropriate radio button and press [w2h_b1|OK]. The default setting is to flash the title bar.
  15566. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  15567. ]
  15568. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15569. .end-topic
  15570.  
  15571. ; Topic SortingData
  15572. ;
  15573. .topic SortingData
  15574. .OutputFile SortingData.htm
  15575. .title Sorting Data
  15576. .lineKeyword Sorting Data:
  15577. .list l_SECTION_
  15578. .contentTitle off
  15579. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15580. [@bheading_2|]     Sorting Data
  15581. .par
  15582. [@aheading_2|]Any data that you view in a list in OfficeTalk may be sorted in a variety of ways. Nearly all lists display one or more columns of data. For example, when you view the Incoming Mail 
  15583. folder in Mail mode, OfficeTalk displays, amongst others, a Sender column and a Received Time column. By default, OfficeTalk sorts mail in the Incoming Mail folder by Received Time, so that the most 
  15584. recent mail is displayed at the top of the list. If you wanted to sort this list by another column, for example, the Sender column, then you simply click the relevant column header using the left 
  15585. mouse button. 
  15586. .endpar
  15587. [@g_QUIC1059.BMP|]
  15588. .par
  15589. This will sort the data in an ascending fashion according to the data type of the column. If the column is a text column, such as the Sender column, then OfficeTalk sorts the list showing mail from 
  15590. senders whose name begins with 'A' at the top of the list and senders whose name begins with 'Z' at the end of the list. If the column is a date column, then items in the list are sorted with 
  15591. earliest dates displayed at the top of the list.
  15592. .endpar
  15593. Data may be sorted in a descending fashion by clicking again on the column header.
  15594. .par
  15595. If you wish to sort by a column which is not displayed in the list then this is possible by using the Sort dialog box. You can show the Sort dialog box by clicking the right mouse button anywhere 
  15596. inside the list and selecting [w2h_b1|Sort[@specialChar(85)|133]] from the context sensitive menu.
  15597. .endpar
  15598. [@g_QUIC1060.BMP|]
  15599. .par
  15600. The Sort dialog box lets you perform a multi-level sort which you cannot achieve simply by clicking on a column. A multi-level sort consists of a primary sort and optional secondary and tertiary 
  15601. sorts. For example, you may sort Incoming mail by Received Time and then by Sender.
  15602. .endpar
  15603. [@g_QUIC0669.BMP|]
  15604. .par
  15605. Choose the primary sort by selecting a column from the top most drop down list in the dialog box. Choose a secondary sort from the next drop down list and so on. For each sort level you may choose 
  15606. whether to sort ascending or sort descending by selecting the relevant radio button next to each drop down list.
  15607. .endpar
  15608. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  15609. ]
  15610. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15611. .end-topic
  15612.  
  15613. ; Topic GroupingData
  15614. ;
  15615. .topic GroupingData
  15616. .OutputFile GroupingData.htm
  15617. .title Grouping Data
  15618. .lineKeyword Grouping Data:
  15619. .list l_SECTION_
  15620. .contentTitle off
  15621. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15622. [@bheading_2|]     Grouping Data
  15623. .par
  15624. [@aheading_2|]Any data that you view in a list within OfficeTalk may be grouped in a variety of ways. Grouping is similar to sorting except that header lines are inserted into the appropriate places 
  15625. in the list. 
  15626. .endpar
  15627. .par
  15628. For example, you may wish to [@GlossGroup|group] your Incoming Mail folder by Sender. This will display all mail sent from a particular person grouped together shown underneath an appropriate group 
  15629. heading. The result is shown below:
  15630. .endpar
  15631. [@g_QUIC0671.BMP|]
  15632. .par
  15633. You can group a list by a particular column simply by clicking on the column using the left mouse button whilst keeping the [w2h_b1|Shift] key depressed. Clicking on the Sender column within Mail 
  15634. mode whilst depressing the [w2h_b1|Shift] key will achieve a result similar to that shown in the picture above. The list is grouped in an ascending fashion. Data may be grouped in a descending 
  15635. fashion by clicking again on the relevant header whilst keeping the [w2h_b1|Shift] key depressed.
  15636. .endpar
  15637. .par
  15638. If you wish to group by a column which is not displayed in the list then this is possible by using the Group dialog box. You can show the Group dialog box by clicking the right mouse button anywhere 
  15639. inside the list and selecting [w2h_b1|Group[@specialChar(85)|133]] from the context sensitive menu.
  15640. .endpar
  15641. [w2h_b0|[@g_QUIC1061.BMP|]
  15642. .par
  15643. Choose a column by which to group the list by selecting a column from the drop down list in the dialog box. Choose whether to sort ascending or sort descending by selecting the relevant radio button 
  15644. next to the drop down list.
  15645. .endpar
  15646.  [@g_QUIC0674.BMP|]
  15647. [w2h_b1|More:
  15648. [w2h_b0|[@GroupRanges|Group Ranges]
  15649. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  15650. ]]]]
  15651. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15652. .end-topic
  15653.  
  15654. ; Topic GroupRanges
  15655. ;
  15656. .topic GroupRanges
  15657. .OutputFile GroupRanges.htm
  15658. .title Group Ranges
  15659. .lineKeyword Group Ranges:
  15660. .list l_SECTION_
  15661. .contentTitle off
  15662. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15663. [@bheading_3|]     Group Ranges
  15664. .par
  15665. [@aheading_3|]By default, a header is inserted into the list every time the value of the grouped column changes. Sometimes you may wish to specify your own rules for grouping a list. For example, you 
  15666. may wish to [@GlossGroup|group] the sender column into the following three ranges:
  15667. .endpar
  15668. [w2h_b0|Sender names (A to J)
  15669. Sender names (K to R)
  15670. Sender names (S to Z)
  15671. .par
  15672. You can do this by specifying a group range. Having selected 'Sender' in the [w2h_b1|Field ]drop down list in the Group dialog box, press the [w2h_b1|Edit Ranges ]button. The Ranges dialog box is 
  15673. displayed. 
  15674. .endpar
  15675. [@g_QUIC0676.BMP|]
  15676. Press the [w2h_b1|New] button. The Range Wizard will appear showing the Name page. 
  15677. [@g_QUIC0678.BMP|]
  15678. Enter a name for the range, for example, 'Three way alphabetic split', and press [w2h_b1|Next ]to display the Ranges page. 
  15679. [@g_QUIC0680.BMP|]
  15680. .par
  15681. The Ranges list will contain a single item called 'All'. You may split this item into the various ranges using the [w2h_b1|Split ]button. Press the [w2h_b1|Split ]button to display the Data dialog 
  15682. box. 
  15683. .endpar
  15684. [@g_QUIC0682.BMP|]
  15685. Enter the 'K' character and press [w2h_b1|OK]. The Ranges list will contain the following items:
  15686. Up to K
  15687. K and above
  15688. Press the [w2h_b1|Split ]button once more and enter the 'S' character and press [w2h_b1|OK]. The Ranges list will now contain the following items:
  15689. Up to K
  15690. K to S
  15691. S and above
  15692. .par
  15693. Press [w2h_b1|Finish ]on the Ranges page and press [w2h_b1|OK ]on the Ranges dialog box. Select the 'Three way alphabetical split' range from the [w2h_b1|Ranges ]drop down list in the Group dialog 
  15694. box and press [w2h_b1|OK]. The mail shown in the Incoming Mail folder will be re-grouped as shown below:
  15695. .endpar
  15696. [@g_QUIC0684.BMP|]
  15697. .par
  15698. The Data dialog box, shown when you press the [w2h_b1|Split] button in the Ranges page, will vary depending upon the data type of the grouping column. If the grouped column is a [w2h_i1|string] type 
  15699. then the Data dialog box will let you split the groupings by string-based ranges. If the grouped column is a [w2h_i1|date] type then the Data dialog box will contain a Date control letting you split 
  15700. the groupings by Date-based ranges as shown below:
  15701. .endpar
  15702. [@g_QUIC0686.BMP|]
  15703. A different Data dialog box is displayed for each of the following column data types:
  15704. .table colSize 9 9 9 
  15705. String
  15706. Number
  15707. Real
  15708. Yes/No
  15709. Date
  15710. Time
  15711. Date/Time
  15712. Duration
  15713. Currency
  15714. Phone
  15715. Email Address
  15716. Web Address
  15717. Colour
  15718. Link
  15719. Selection
  15720. .end-table
  15721. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  15722. ]]
  15723. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15724. .end-topic
  15725.  
  15726. ; Topic FilteringData
  15727. ;
  15728. .topic FilteringData
  15729. .OutputFile FilteringData.htm
  15730. .title Filtering Data
  15731. .lineKeyword Filtering Data:
  15732. .list l_SECTION_
  15733. .contentTitle off
  15734. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15735. [@bheading_2|]     Filtering Data
  15736. .par
  15737. [@aheading_2|]Any data that you view in a list in OfficeTalk may be filtered in a variety of ways. The simplest way of filtering is by using the [w2h_b1|Filter By] and [w2h_b1|Filter Excluding] 
  15738. commands available in most lists from the context sensitive menu. Using the example of the Incoming Mail folder, if you click on the right mouse button whilst positioning the cursor over a particular 
  15739. field under the Sender column, the context menu will give you the choice of filtering the list showing only records whose sender column matches the value of the field or filtering the list excluding 
  15740. records whose sender column matches the value of the field.
  15741. .endpar
  15742. [@g_QUIC0688.BMP|]
  15743. .par
  15744. Choosing the [w2h_b1|Filter By John Smith ][@GlossCommand|command] will filter the list to show only incoming mail sent by John Smith. Choosing the [w2h_b1|Filter Excluding John Smith ]will filter 
  15745. the list to show all currently shown incoming mail except mail sent from John Smith.
  15746. .endpar
  15747. When a list is filtered, a {bmct help0147.bmp} marker is displayed in the window's title bar as shown below:
  15748. [@g_QUIC1062.BMP|]
  15749. .par
  15750. Having filtered the list in this way, you may disable the filter by selecting [w2h_b1|Disable Filter ]from the context sensitive menu. Once disabled, you may re-apply the filter by selecting 
  15751. [w2h_b1|Enable Filter ]from the context menu.
  15752. .endpar
  15753. .par
  15754. You can use the [w2h_b1|Filter By] and [w2h_b1|Filter Excluding ]commands to build a complex filter. For example, you may wish to view all mail except mail from John Smith and Fred Bloggs. You could 
  15755. achieve this by selecting [w2h_b1|Filter Excluding John Smith] and then selecting [w2h_b1|Filter Excluding Fred Bloggs].
  15756. .endpar
  15757. [w2h_b1|More:
  15758. [w2h_b0|[@UsingtheFilterdialogbox|Using the Filter dialog box]
  15759. [@SavingFilters|Saving Filters]
  15760. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  15761. ]]]
  15762. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15763. .end-topic
  15764.  
  15765. ; Topic UsingtheFilterdialogbox
  15766. ;
  15767. .topic UsingtheFilterdialogbox
  15768. .OutputFile UsingtheFilterdialogbox.htm
  15769. .title Using the Filter dialog box
  15770. .lineKeyword Using the Filter dialog box:
  15771. .list l_SECTION_
  15772. .contentTitle off
  15773. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15774. [@bheading_3|]     Using the Filter dialog box
  15775. .par
  15776. [@aheading_3|]An alternative to using the [w2h_b1|Filter By ]and [w2h_b1|Filter Excluding ]commands is the Filter dialog box. You can show the Filter dialog box by selecting 
  15777. [w2h_b1|Filter[@specialChar(85)|133]] from the context sensitive menu.
  15778. .endpar
  15779. [@g_QUIC0690.BMP|]
  15780. The Filter dialog box lets you perform either a quick simple filter or a more advanced, multi stage filter. It does this by providing a separate Simple and Advanced page.
  15781. The Simple page lets you select a field, for example, "Sender", an operator, for example, "==" and a value, for example, "Fred Smith".
  15782. .par
  15783. The Field drop down list is filled with all the fields available in the list that you are filtering. The Operator drop down list is filled with all the operators available for the chosen field. The 
  15784. table below shows which operators are available on which field types:
  15785. .endpar
  15786. .table colSize 7 22 
  15787. [w2h_b1|Field Type
  15788. Available Operators
  15789. [w2h_b0|String
  15790. .par
  15791. !=, != (no case), <, <=, ==, == (no case), >, >=, begins with, begins with (no case), contains, contains (no case), does not begin with, does not begin with (no case), does not contain, does not 
  15792. contain (no case), does not end with, does not end with (no case), ends with, ends with (no case).
  15793. .endpar
  15794. Boolean
  15795. !=, ==.
  15796. Integer
  15797. !=, < <=, ==, >, >=
  15798. Date
  15799. !=, < <=, ==, >, >=
  15800. Date/Time
  15801. !=, < <=, ==, >, >=
  15802. .end-table
  15803. .par
  15804. The Value control will vary also depending upon the data type of the selected field. For example, if you are filtering the Incoming Mail folder and you select "Sender" from the Field drop down then 
  15805. the Value control will be an Edit box, letting you type in a [w2h_i1|string] type value. If you select "Received Date" from the Field drop down then the Value may be selected from a date control. 
  15806. .endpar
  15807. When you have specified your simple filter, press [w2h_b1|OK]. The list will be filtered accordingly.
  15808. .par
  15809. If you wish to perform a more complex filter then you can use the Advanced page. The advanced page lets you build a complex filter based on a series of simple expressions operated on by logical AND 
  15810. and logical OR operators.
  15811. .endpar
  15812. For example, if you wanted to filter on all mail sent from John Smith between 1/1/98 and 3/1/98, you would need to build a complex filter in the following way:
  15813. From the Advanced page of the Filter dialog box, press the [w2h_b1|Add ]button. This will display another Filter dialog box showing the Simple page. 
  15814. Enter the expression 'Received Date > 1/1/98' into the page and press [w2h_b1|OK].  
  15815. Press the [w2h_b1|Add] button again and enter the expression 'Received Date < 3/1/98' into the page and press [w2h_b1|OK]. 
  15816. Select the [w2h_b1|AND ]radio button, select the contents of the list box and press the [w2h_b1|Combine] button. This will combine the two expressions into a single expression. 
  15817. Press the [w2h_b1|Add ]button once more. This time enter the expression 'Sender == John Smith' and press [w2h_b1|OK]. The Filter dialog box will be as shown below:
  15818. [@g_QUIC0692.BMP|]
  15819. Finally press [w2h_b1|OK ]on the Filter dialog box. The list will be filtered accordingly.
  15820. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  15821. ]]]
  15822. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15823. .end-topic
  15824.  
  15825. ; Topic SavingFilters
  15826. ;
  15827. .topic SavingFilters
  15828. .OutputFile SavingFilters.htm
  15829. .title Saving Filters
  15830. .lineKeyword Saving Filters:
  15831. .list l_SECTION_
  15832. .contentTitle off
  15833. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15834. [@bheading_3|]     Saving Filters
  15835. .par
  15836. [@aheading_3|]Once you have defined a filter you may save it for future use. You can save a filter by pressing the [w2h_b1|Save] button in the Filter dialog box. Pressing the [w2h_b1|Save ]button 
  15837. will display the Save Filter dialog box. 
  15838. .endpar
  15839. [@g_QUIC0694.BMP|]
  15840. Enter a description for the filter and choose whether to make the filter personal to you or publicly available to all users in the workgroup. Press [w2h_b1|OK] to save the filter.
  15841. Once saved, a filter may be retrieved from the Saved Filters page by simply selecting the appropriate filter from the drop down list. 
  15842. [@g_QUIC0696.BMP|]
  15843. You may delete a filter completely by selecting the filter from the drop down list and pressing the [w2h_b1|Delete ]button.
  15844. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  15845. ]
  15846. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15847. .end-topic
  15848.  
  15849. ; Topic SearchingforData
  15850. ;
  15851. .topic SearchingforData
  15852. .OutputFile SearchingforData.htm
  15853. .title Searching for Data
  15854. .lineKeyword Searching for Data:
  15855. .list l_SECTION_
  15856. .contentTitle off
  15857. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15858. [@bheading_2|]     Searching for Data
  15859. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you search for the following types of data:
  15860. Tasks
  15861. Appointments
  15862. [@GlossProject|Project] Tasks
  15863. Meetings
  15864. Companies
  15865. Contacts
  15866. Conversations
  15867. Documents
  15868. Mail
  15869. .par
  15870. [w2h_b0|You can search for data of a certain type using the appropriate search dialog box which may be accessed from the [w2h_b1|Search] menu in the relevant mode. For example, to search through 
  15871. conversations, select [w2h_b1|Search Conversations] from the [w2h_b1|Search] menu in Contact mode.
  15872. .endpar
  15873. Each search dialog box provides two ways of searching. You may perform either a simple search or an advanced search. To perform a simple search, select the Simple page.
  15874. [w2h_b1|More:
  15875. [w2h_b0|[@SimpleSearching|Simple Searching]
  15876. [@AdvancedSearching|Advanced Searching]
  15877. [@PerformingDatabaseSearches|Performing Database Searches]
  15878. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  15879. ]]]]
  15880. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15881. .end-topic
  15882.  
  15883. ; Topic SimpleSearching
  15884. ;
  15885. .topic SimpleSearching
  15886. .OutputFile SimpleSearching.htm
  15887. .title Simple Searching
  15888. .lineKeyword Simple Searching:
  15889. .list l_SECTION_
  15890. .contentTitle off
  15891. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15892. [@bheading_3|]     Simple Searching
  15893. [@aheading_3|]The Simple page lets you choose which fields to search through. You may choose from the following options:
  15894. .table colSize 11 18 
  15895. [w2h_b1|Field option
  15896. Description
  15897. [w2h_b0|Name/Subject field only
  15898. Searches just the name or subject field of the associated data type.
  15899. Subject field and body
  15900. Available in mail, conversation and document searching. Enables you to search the name or subject field and the mail body, conversation body or document contents, accordingly.
  15901. All text fields
  15902. Searches all text fields of the associated data type. This includes ]][@GlossCategory|category] fields and any custom fields.
  15903. [w2h_b0|All fields
  15904. Searches all text fields and any date fields
  15905. .end-table
  15906. You may enter the text that you wish to search for into the [w2h_b1|Text] field. OfficeTalk searches for data items [w2h_i1|containing] any text that you enter into this field.
  15907. [@g_QUIC1163.BMP|]
  15908. .par
  15909. The appointment, meeting, conversations, documents and mail search dialog boxes provide a way of confining the search to a certain date range. You can do this by checking the [w2h_b1|Date] check box 
  15910. and entering the relevant date range into the [w2h_b1|Start] and [w2h_b1|End] date controls.
  15911. .endpar
  15912. .par
  15913. When you have specified the search criteria, press the [w2h_b1|Search] button. The [w2h_b1|Search] button will change to a [w2h_b1|Stop] button which enables you to halt the search at any point 
  15914. during the search. The results of the search will be added to the [w2h_b1|Results] list as and when the results are found. At any time, you may view a particular result by selecting the result from 
  15915. the [w2h_b1|Results] list and pressing the [w2h_b1|Goto] button.
  15916. .endpar
  15917. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  15918. ]]
  15919. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15920. .end-topic
  15921.  
  15922. ; Topic AdvancedSearching
  15923. ;
  15924. .topic AdvancedSearching
  15925. .OutputFile AdvancedSearching.htm
  15926. .title Advanced Searching
  15927. .lineKeyword Advanced Searching:
  15928. .list l_SECTION_
  15929. .contentTitle off
  15930. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15931. [@bheading_3|]     Advanced Searching
  15932. .par
  15933. [@aheading_3|]A more powerful form of searching may be achieved using the Advanced page of the Search dialog box. The Advanced page lets you specify complex search expressions involving logical AND 
  15934. and logical OR operators. 
  15935. .endpar
  15936. .par
  15937. For example, you may wish to search for all mail messages whose sender address contains the characters 'john@address.com'[w2h_b1| ]and whose received time is after '1/1/98' or for all messages that 
  15938. are urgent.
  15939. .endpar
  15940. You may achieve this in the following way:
  15941. .par
  15942. From the Advanced page of the Search Mail dialog box, press the [w2h_b1|Add[@specialChar(85)|133]] button. This will show the Expression dialog box. Select 'Sender' from the [w2h_b1|Field ]field, 
  15943. select 'Contains No Case' from the [w2h_b1|Operator ]drop down and enter 'john@address.com' into the [w2h_b1|Value ]field. Press [w2h_b1|OK]. The full expression will appear as a single line in the 
  15944. [w2h_b1|Expressions] list in the Advanced page.
  15945. .endpar
  15946. .par
  15947. Select the [w2h_b1|AND] radio button and press the [w2h_b1|Add[@specialChar(85)|133]] button again. From the Expression dialog box, select 'Received Date' from the [w2h_b1|Field ]field, select '>=' 
  15948. from the [w2h_b1|Operator ]drop down and select '1/1/98' from the [w2h_b1|Value ]field. You can select the date either by typing in a date value or by pressing the {bmct help0148.bmp} button and 
  15949. selecting the date from the pop-up calendar. Press [w2h_b1|OK]. The expression will also appear in the [w2h_b1|Expressions] list in the Advanced page.
  15950. .endpar
  15951. Next, combine the two expression into a single line by selecting all lines in the Expression list and pressing the [w2h_b1|Combine ]button. 
  15952. .par
  15953. Next, select the [w2h_b1|OR] radio button and press the [w2h_b1|Add[@specialChar(85)|133] ]button once again. From the Expression dialog box, select 'Is Urgent' from the [w2h_b1|Field ]field, select 
  15954. '==' from the [w2h_b1|Operator ]drop down and select 'TRUE' from the [w2h_b1|Value ]field. Press [w2h_b1|OK]. The full expression will appear as shown below:
  15955. .endpar
  15956. [@g_QUIC0639.BMP|]
  15957. Perform the search by pressing the [w2h_b1|Search ]button.
  15958. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]]
  15959. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  15960. .end-topic
  15961.  
  15962. ; Topic PerformingDatabaseSearches
  15963. ;
  15964. .topic PerformingDatabaseSearches
  15965. .OutputFile PerformingDatabaseSearches.htm
  15966. .title Performing Database Searches
  15967. .lineKeyword Performing Database Searches:
  15968. .list l_SECTION_
  15969. .contentTitle off
  15970. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  15971. [@bheading_3|]     Performing Database Searches
  15972. .par
  15973. [@aheading_3|]Sometimes you may wish to search through all data in OfficeTalk for specific text. OfficeTalk lets you perform a database search by selecting [w2h_b1|Search Database] from the 
  15974. [w2h_b1|Search] menu from within any mode. The Search Database dialog box is displayed.
  15975. .endpar
  15976. [@g_QUIC1097.BMP|]
  15977. The Search Database page lets you choose which fields to search through. You may choose from the following options:
  15978. .table colSize 11 18 
  15979. [w2h_b1|Field option
  15980. Description
  15981. [w2h_b0|Name/Subject fields only
  15982. Searches just the name or subject field of the associated data type.
  15983. ]][@GlossCategory|Category] fields
  15984. Searches the category fields of the associated data items.
  15985. All text fields
  15986. Searches all text fields of the associated data type. This includes category fields and any custom fields.
  15987. All fields
  15988. Searches all text fields and any date fields
  15989. .end-table
  15990. You may enter the text that you wish to search for into the [w2h_b1|Text] field. OfficeTalk searches for data items [w2h_i1|containing] any text that you enter into this field.
  15991. .par
  15992. In the [w2h_b1|Search what] list, place a tick next to each data item that you wish to include as part of the database search. If you wish to search through a subset of any data type, for example, 
  15993. you may wish to search through a particular user's tasks rather than all users' tasks, then you may do this by selecting the [w2h_b1|Tasks] data type and pressing the 
  15994. [w2h_b1|Details[@specialChar(85)|133]] button. A further dialog box is displayed allowing you to select which users' tasks will be searched.
  15995. .endpar
  15996. .par
  15997. When you have specified the search criteria, press the [w2h_b1|Search] button. The [w2h_b1|Search] button will change to a [w2h_b1|Stop] button which enables you to halt the search at any point 
  15998. during the search. The results of the search will be added to the [w2h_b1|Results] list as and when the results are found. At any time, you may view a particular result by selecting the result from 
  15999. the [w2h_b1|Results] list and pressing the [w2h_b1|Goto] button.
  16000. .endpar
  16001. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  16002. ]
  16003. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16004. .end-topic
  16005.  
  16006. ; Topic TheRecycleBin
  16007. ;
  16008. .topic TheRecycleBin
  16009. .OutputFile TheRecycleBin.htm
  16010. .title The Recycle Bin
  16011. .lineKeyword The Recycle Bin:
  16012. .list l_SECTION_
  16013. .contentTitle off
  16014. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16015. [@bheading_2|]     The Recycle Bin
  16016. .par
  16017. [@aheading_2|]Nearly all data in OfficeTalk gets transferred to the Recycle Bin when deleted. OfficeTalk lets you view the contents of the Recycle Bin and lets you either restore data back to its 
  16018. original state or permanently delete it. 
  16019. .endpar
  16020. [w2h_b1|More:
  16021. [w2h_b0|[@DeletingData|Deleting Data]
  16022. [@ViewingtheRecycleBinContents|Viewing the Recycle Bin Contents]
  16023. [@RestoringData|Restoring Data]
  16024. [@PermanentlyDeletingData|Permanently Deleting Data]
  16025. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16026. ]]]
  16027. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16028. .end-topic
  16029.  
  16030. ; Topic DeletingData
  16031. ;
  16032. .topic DeletingData
  16033. .OutputFile DeletingData.htm
  16034. .title Deleting Data
  16035. .lineKeyword Deleting Data:
  16036. .list l_SECTION_
  16037. .contentTitle off
  16038. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16039. [@bheading_3|]     Deleting Data
  16040. .par
  16041. [@aheading_3|]Any item of data, such as a task or an appointment may be moved to the Recycle bin by selecting the item and pressing the [w2h_b1|Delete ]key on the keyboard. Alternatively, the item 
  16042. may be dragged over and dropped onto the Recycle bin in the Shortcut bar. In both cases, OfficeTalk will ask you to confirm the action by displaying the following message box:
  16043. .endpar
  16044. [@g_QUIC0698.BMP|]
  16045. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16046. ]
  16047. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16048. .end-topic
  16049.  
  16050. ; Topic ViewingtheRecycleBinContents
  16051. ;
  16052. .topic ViewingtheRecycleBinContents
  16053. .OutputFile ViewingtheRecycleBinContents.htm
  16054. .title Viewing the Recycle Bin Contents
  16055. .lineKeyword Viewing the Recycle Bin Contents:
  16056. .list l_SECTION_
  16057. .contentTitle off
  16058. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16059. [@bheading_3|]     Viewing the Recycle Bin Contents
  16060. [@aheading_3|]You may view the contents of the Recycle bin by pressing the [@g_QUIC1063.BMP|] button in the Shortcut bar from within any mode.
  16061. .par
  16062. The Recycle bin displays a list of deleted data which may be sorted, filtered and grouped in just the same way as any other OfficeTalk list. By default, the list is grouped by data type as shown 
  16063. below:
  16064. .endpar
  16065. [@g_QUIC0700.BMP|]
  16066. .par
  16067. The list displays the type of deleted data, for example, Tasks, Appointments, Planners etc. The list also displays the description of the deleted data, the original owner of the data, when the data 
  16068. was deleted and who deleted the data.
  16069. .endpar
  16070. .par
  16071. By default, only data that you have deleted is shown. If you are a supervisor then you may view and restore deleted items belonging to other users. You can view other users deleted items by selecting 
  16072. [w2h_b1|All Deleted Items] from the [w2h_b1|View] menu.
  16073. .endpar
  16074. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16075. ]
  16076. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16077. .end-topic
  16078.  
  16079. ; Topic RestoringData
  16080. ;
  16081. .topic RestoringData
  16082. .OutputFile RestoringData.htm
  16083. .title Restoring Data
  16084. .lineKeyword Restoring Data:
  16085. .list l_SECTION_
  16086. .contentTitle off
  16087. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16088. [@bheading_3|]     Restoring Data
  16089. .par
  16090. [@aheading_3|]Data that you have previously sent to the Recycle bin may be restored back to its original state by viewing the contents of the Recycle bin, selecting the data that you wish to restore 
  16091. and pressing the [@g_QUIC1064.BMP|] in the Shortcut bar. For example, if you deleted a [@GlossPlanner|planner], all the keys and bookings associated with the planner would also be deleted, however 
  16092. you would only see the planner in the recycle bin. Restoring the planner will also restore the associated keys and bookings.
  16093. .endpar
  16094. [w2h_b0|[@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16095. ]]
  16096. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16097. .end-topic
  16098.  
  16099. ; Topic PermanentlyDeletingData
  16100. ;
  16101. .topic PermanentlyDeletingData
  16102. .OutputFile PermanentlyDeletingData.htm
  16103. .title Permanently Deleting Data
  16104. .lineKeyword Permanently Deleting Data:
  16105. .list l_SECTION_
  16106. .contentTitle off
  16107. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16108. [@bheading_3|]     Permanently Deleting Data
  16109. .par
  16110. [@aheading_3|]An item may be deleted permanently without going to the recycle bin by keeping the [w2h_b1|Shift ]key depressed whilst pressing the [w2h_b1|Delete] key. OfficeTalk will ask you to 
  16111. confirm this action by displaying the following message box:
  16112. .endpar
  16113. [@g_QUIC0702.BMP|]
  16114. .par
  16115. You may permanently delete data from the Recycle bin by selecting the items in the Recycle bin and pressing the [@g_QUIC1065.BMP|] button located in the Shortcut bar. OfficeTalk will ask you to 
  16116. confirm the permanent deletion prior to performing the action.
  16117. .endpar
  16118. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  16119. ]
  16120. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16121. .end-topic
  16122.  
  16123. ; Topic LinkingData
  16124. ;
  16125. .topic LinkingData
  16126. .OutputFile LinkingData.htm
  16127. .title Linking Data
  16128. .lineKeyword Linking Data:
  16129. .list l_SECTION_
  16130. .contentTitle off
  16131. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16132. [@bheading_2|]     Linking Data
  16133. .par
  16134. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you link items of many different types together, allowing you to easily associate one piece of information with another. For example, you may need to action a task as a 
  16135. result of a conversation that you had with a particular contact. OfficeTalk will let you link together the task, the conversation and the contact so that you can quickly access each piece of 
  16136. information from the other.
  16137. .endpar
  16138. .par
  16139. OfficeTalk lets you link information belonging to other users, provided that you have access to their information. For example, you may send a mail message to somebody requesting that they action a 
  16140. task that you have entered for them in their task list. You may wish to link your copy of the mail message to their task, letting you find the task quickly to see if it has been completed.
  16141. .endpar
  16142. [w2h_b1|More:
  16143. [w2h_b0|[@Howtolinktwoitemstogether|How to link two items together]
  16144. [@CancellingaLink|Cancelling a Link]
  16145. [@DeletingLinks|Deleting Links]
  16146. [@ViewingLinks|Viewing Links]
  16147. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16148. ]]]
  16149. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16150. .end-topic
  16151.  
  16152. ; Topic Howtolinktwoitemstogether
  16153. ;
  16154. .topic Howtolinktwoitemstogether
  16155. .OutputFile Howtolinktwoitemstogether.htm
  16156. .title How to link two items together
  16157. .lineKeyword How to link two items together:
  16158. .list l_SECTION_
  16159. .contentTitle off
  16160. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16161. [@bheading_3|]     How to link two items together
  16162. .par
  16163. [@aheading_3|]To link, for example, an appointment to a task, select the appointment from the Daily Appointment Window and press the {bmct help0150.bmp} button above that window. Next, select the 
  16164. task that you wish to link to and press the {bmct help0151.bmp} button above the Task list. 
  16165. .endpar
  16166. .par
  16167. Notice that when you have pressed the link button once, all other link buttons will change their appearance to indicate that OfficeTalk is expecting you to [w2h_i1|finish] the link. When you press 
  16168. the {bmct help0152.bmp} button to finish the link, all link buttons will change back to their original appearance.
  16169. .endpar
  16170. You can use the menu to link items together. The [w2h_b1|Links ]menu contains the following commands:
  16171. [@g_QUIC1066.BMP|]
  16172. .par
  16173. To connect one end of the link, select the relevant OfficeTalk item and choose [w2h_b1|Start Link] from the [w2h_b1|Links ]menu. Next, to connect the other end of the link, select the other 
  16174. OfficeTalk item and choose [w2h_b1|Finish Link]. The items will now be linked together.
  16175. .endpar
  16176. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16177. ]
  16178. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16179. .end-topic
  16180.  
  16181. ; Topic CancellingaLink
  16182. ;
  16183. .topic CancellingaLink
  16184. .OutputFile CancellingaLink.htm
  16185. .title Cancelling a Link
  16186. .lineKeyword Cancelling a Link:
  16187. .lineKeyword Links:
  16188. .list l_SECTION_
  16189. .contentTitle off
  16190. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16191. [@bheading_3|]     Cancelling a Link
  16192. [@aheading_3|]To cancel a link operation, select [w2h_b1|Cancel Link ]from the [w2h_b1|Links ]menu.
  16193. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16194. ]
  16195. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16196. .end-topic
  16197.  
  16198. ; Topic DeletingLinks
  16199. ;
  16200. .topic DeletingLinks
  16201. .OutputFile DeletingLinks.htm
  16202. .title Deleting Links
  16203. .lineKeyword Deleting Links:
  16204. .lineKeyword Links:
  16205. .list l_SECTION_
  16206. .contentTitle off
  16207. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16208. [@bheading_3|]     Deleting Links
  16209. .par
  16210. [@aheading_3|]To delete an existing link, select one of the linked items and select [w2h_b1|Delete Links ]from the [w2h_b1|Links ]menu. OfficeTalk will ask you to confirm that you wish to delete all 
  16211. links associated with the selected item. Press [w2h_b1|Yes]. All links attached to the selected object will be deleted.
  16212. .endpar
  16213. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16214. ]
  16215. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16216. .end-topic
  16217.  
  16218. ; Topic ViewingLinks
  16219. ;
  16220. .topic ViewingLinks
  16221. .OutputFile ViewingLinks.htm
  16222. .title Viewing Links
  16223. .lineKeyword Viewing Links:
  16224. .lineKeyword Links:
  16225. .list l_SECTION_
  16226. .contentTitle off
  16227. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16228. [@bheading_3|]     Viewing Links
  16229. .par
  16230. [@aheading_3|]Any item within OfficeTalk (e.g., task, appointment, conversation etc.) that is linked to another item will be displayed with a {bmct help0153.bmp} marker shown next to it. You can view 
  16231. all the items that a particular item is linked to by clicking on the marker using the left mouse button. A list of links will be displayed underneath the {bmct help0154.bmp} marker. You can go to any 
  16232. of the links shown by clicking on the relevant link in the list, using the left mouse button.
  16233. .endpar
  16234. [@g_QUIC0759.BMP|]
  16235. When you select one of the links from the list, OfficeTalk will change to the relevant mode and display the item in the view.
  16236. .par
  16237. If any of the items in the list of links have other links themselves, then OfficeTalk will indicate this by displaying an arrow symbol down the right margin of the link list next to the relevant 
  16238. link. You may view these links by clicking on the arrow using the left mouse button. When you click on the arrow, another list will appear, showing another set of links. You can [w2h_i1|go to ]any of 
  16239. these items in the same way as described above.
  16240. .endpar
  16241. [@g_QUIC0760.BMP|]
  16242. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  16243. ]
  16244. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16245. .end-topic
  16246.  
  16247. ; Topic Start_upMode
  16248. ;
  16249. .topic Start_upMode
  16250. .OutputFile Start_upMode.htm
  16251. .title Start-up Mode
  16252. .lineKeyword Start-up Mode:
  16253. .list l_SECTION_
  16254. .contentTitle off
  16255. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16256. [@bheading_2|]     Start-up Mode
  16257. .par
  16258. [@aheading_2|]By default, when you start OfficeTalk, you begin in Diary Mode with the Daily Appointments View displayed. OfficeTalk lets you change which mode and which view is displayed initially 
  16259. when you start the application. You can do this in the following way:
  16260. .endpar
  16261. Select [w2h_b1|Preferences ]from the [w2h_b1|Options ]menu. The Preferences dialog box is displayed. Select the Startup page.
  16262. [@g_QUIC0761.BMP|]
  16263. .par
  16264. Select which mode you wish to start up in by choosing a mode from the [w2h_b1|Startup Mode ]drop down list. The [w2h_b1|Sub View ]drop down list will contain a list of available sub views. Choose the 
  16265. required sub view and press [w2h_b1|OK].
  16266. .endpar
  16267. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  16268. ]
  16269. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16270. .end-topic
  16271.  
  16272. ; Topic UsingCategories
  16273. ;
  16274. .topic UsingCategories
  16275. .OutputFile UsingCategories.htm
  16276. .title Using Categories
  16277. .lineKeyword Using Categories:
  16278. .list l_SECTION_
  16279. .contentTitle off
  16280. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16281. [@bheading_2|]     Using Categories
  16282. .par
  16283. [@aheading_2|]Categories provide a useful way of classifying pieces of information. For example, you may wish to categorise contacts and companies into 'potential customers', 'existing customers' and 
  16284. 'old customers' and then have a way of searching any record by [@GlossCategory|category]. Alternatively, you may wish to have a wider category definition such as 'Personal' or 'Business' and then use 
  16285. these categories to classify any piece of information in OfficeTalk. Again, you may then wish to search the entire database for any [w2h_i1|personal] information.
  16286. .endpar
  16287. [w2h_b0|[w2h_b1|More:
  16288. [w2h_b0|[@CategorySets2|Category Sets]
  16289. [@CategorisingOfficeTalkData|Categorising OfficeTalk Data]
  16290. [@SearchingforDatabyCategory|Searching for Data by Category]
  16291. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16292. ]]]]
  16293. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16294. .end-topic
  16295.  
  16296. ; Topic CategorySets2
  16297. ;
  16298. .topic CategorySets2
  16299. .OutputFile CategorySets2.htm
  16300. .title General Features - Using Categories - Category Sets
  16301. .lineKeyword Category Sets:
  16302. .lineKeyword Categories:
  16303. .lineKeyword Categories:category sets:
  16304. .list l_SECTION_
  16305. .contentTitle off
  16306. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16307. [@bheading_3|]     Category Sets
  16308. .par
  16309. [@aheading_3|]Usually, you will want certain categories to apply only to certain data types in OfficeTalk. For example, you might wish to associate a [@GlossCategory|category] such as 'Customer' with 
  16310. a company or contact but you may wish to associate a category such as 'Personal' with Task, Company, Contact and [@GlossPlanner|Planner] data types. OfficeTalk lets you do this using Category Sets.
  16311. .endpar
  16312. .par
  16313. A [@GlossCategoryset|Category Set] is a named list of categories which may be assigned to one or more data types. This means that the categories contained in a particular category set will be 
  16314. available from within the Category page of only certain OfficeTalk data property sheets.
  16315. .endpar
  16316. .par
  16317. OfficeTalk is supplied with a number of category sets, however, you may create your own categories and category sets. For more information on defining Category Sets, see 
  16318. [@AdministeringCategories|Administering Categories]. 
  16319. .endpar
  16320. [w2h_b0|[@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16321. ]]
  16322. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16323. .end-topic
  16324.  
  16325. ; Topic CategorisingOfficeTalkData
  16326. ;
  16327. .topic CategorisingOfficeTalkData
  16328. .OutputFile CategorisingOfficeTalkData.htm
  16329. .title Categorising OfficeTalk Data
  16330. .lineKeyword Categorising OfficeTalk Data:
  16331. .list l_SECTION_
  16332. .contentTitle off
  16333. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16334. [@bheading_3|]     Categorising OfficeTalk Data
  16335. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you apply categories to the following data types:
  16336. Tasks
  16337. Appointments
  16338. [@GlossResource|Resource] Bookings
  16339. [@GlossProject|Project] Tasks
  16340. Meetings
  16341. Mail
  16342. Companies
  16343. Contacts
  16344. Conversations
  16345. Documents (such as letters and faxes)
  16346. .par
  16347. [w2h_b0|In order to apply categories to any data of the above types, you must have at least edit access to the data. To apply one or more categories, bring up the property sheet for the data item by 
  16348. selecting the data item using the right mouse button and choosing [w2h_b1|Edit] from the context menu. Alternatively, double click on the data item. In either case, the associated property sheet is 
  16349. displayed. Select the Categories page. The picture below shows the categories page for the Task property sheet.
  16350. .endpar
  16351. [@g_QUIC1093.BMP|]
  16352. .par
  16353. The [w2h_b1|Set ]drop down list lets you choose which [@GlossCategoryset|category set] to view. You may choose either the 'Global Categories' category set, the 'All Categories' category set or any 
  16354. additional category sets which are associated with the specific data type. The categories belonging to the selected set will appear in the [w2h_b1|Available Categories ]list. If the set contains 
  16355. categories which are already applied to the data then these categories will appear in the Categories field and the check box next to the relevant category in the [w2h_b1|Available Categories] list 
  16356. will be checked.
  16357. .endpar
  16358. .par
  16359. To apply a category to the data item, simply check the relevant check boxes next to the required category in the [w2h_b1|Available Categories ]list. If you wish to add a new category to the set and 
  16360. apply that category to the data item, then type the description of the category in the Categories field, separating it from other categories using a [w2h_i1|comma ]',' character.
  16361. .endpar
  16362. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16363. ]]
  16364. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16365. .end-topic
  16366.  
  16367. ; Topic SearchingforDatabyCategory
  16368. ;
  16369. .topic SearchingforDatabyCategory
  16370. .OutputFile SearchingforDatabyCategory.htm
  16371. .title Searching for Data by Category
  16372. .lineKeyword Searching for Data by Category:
  16373. .list l_SECTION_
  16374. .contentTitle off
  16375. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16376. [@bheading_3|]     Searching for Data by Category
  16377. .par
  16378. [@aheading_3|]Once you have categorised data, you will, at some point, wish to search for the data by [@GlossCategory|category]. Whenever you search for data across all fields using the Simple Search 
  16379. page, OfficeTalk will always include category information as part of the search. For example, if you search for tasks using the Simple page of the Search Tasks property sheet and you select 'All 
  16380. Fields' from the [w2h_b1|Field] drop down list then any text that you enter in the [w2h_b1|Text] field will be used to try to match any of the tasks associated categories. 
  16381. .endpar
  16382. [@g_QUIC1095.BMP|]
  16383. So, if you entered 'person'[w2h_i1| ]as your search text, OfficeTalk would find, as one of the results, a task associated with the [w2h_i1|Personal] category. 
  16384. .par
  16385. The Search Database dialog box may be displayed by selecting [w2h_b1|Search Database] from the [w2h_b1|Search] menu from within any mode. The Simple page of this dialog box contains a [w2h_b1|Field] 
  16386. drop down list which contains a 'Category Fields' entry. Selecting 'Category Fields' ensures that OfficeTalk will search through only the category fields of any data. Enter the required search text 
  16387. into the [w2h_b1|Text] field. 
  16388. .endpar
  16389. [@g_QUIC1097.BMP|]
  16390. .par
  16391. This search text should contain part or all of the relevant category description. When you press the [w2h_b1|Search] button, OfficeTalk will search for all relevant items whose category fields match 
  16392. the specified search text.
  16393. .endpar
  16394. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  16395. ]
  16396. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16397. .end-topic
  16398.  
  16399. ; Topic TheCalendar
  16400. ;
  16401. .topic TheCalendar
  16402. .OutputFile TheCalendar.htm
  16403. .title The Calendar
  16404. .lineKeyword The Calendar:
  16405. .list l_SECTION_
  16406. .contentTitle off
  16407. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16408. [@bheading_2|]     The Calendar
  16409. [@aheading_2|]The Calendar is shown in Diary and Meeting mode and is also shown when selecting a date from any date control within OfficeTalk.
  16410. [@g_QUIC0763.BMP|]
  16411. .par
  16412. You can select a date from the calendar by clicking on the {bmct help0155.bmp} button and {bmct help0156.bmp} button, using the left mouse button, to select the appropriate month and then simply 
  16413. clicking on the appropriate date.
  16414. .endpar
  16415. .par
  16416. In Diary mode, you can drag appointments onto the calendar in order to move them from one date to another. You can also drag tasks onto the calendar in order to schedule time for those tasks on the 
  16417. relevant date. You can also use the calendar to change the date shown in the diary. 
  16418. .endpar
  16419. In Meeting mode, you can use the calendar to select the date for showing [@GlossResource|resource] availability prior to booking a meeting.
  16420. .par
  16421. The calendar is also used in the date control available in several dialog boxes and in certain lists. For example, the Task property sheet contains a date control to let you choose a deadline date 
  16422. for the task. The Date control presents two buttons. The rightmost button lets you pop up the calendar in order to specify a date. 
  16423. .endpar
  16424. [@g_QUIC0764.BMP|]
  16425. As soon as you select a date, the calendar will disappear and the selected date will appear in the associated field.
  16426. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  16427. ]
  16428. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16429. .end-topic
  16430.  
  16431. ; Topic DefiningtheWorkingDay
  16432. ;
  16433. .topic DefiningtheWorkingDay
  16434. .OutputFile DefiningtheWorkingDay.htm
  16435. .title Defining the Working Day
  16436. .lineKeyword Defining the Working Day:
  16437. .lineKeyword Tasks:
  16438. .lineKeyword Tasks:task folders:
  16439. .list l_SECTION_
  16440. .contentTitle off
  16441. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16442. [@bheading_2|]     Defining the Working Day
  16443. .par
  16444. [@aheading_2|]OfficeTalk needs to know about each user's normal working hours. This information is used by the meeting manager when finding availability time during the process of booking a meeting. 
  16445. This information is also represented graphically in diary mode so that anyone looking at a particular user's diary can see that user's availability time at a glance.
  16446. .endpar
  16447. .par
  16448. Typically, most users will have the same working hours and, for this reason, OfficeTalk lets you define the working hours or Custom Day for the workgroup as a whole. For more information, see 
  16449. [@TaskFolders|Task Folders]. By default, all users will use the workgroup Custom Day but if certain users work to different working hours then those users may over-ride these settings, specifying 
  16450. their own Custom Day settings. You may specify your own Custom Day settings by selecting [w2h_b1|Preferences ]from the [w2h_b1|Options] menu from within any mode. The Preferences dialog box is 
  16451. displayed. Select the Custom Day page.
  16452. .endpar
  16453. [@g_QUIC1099.BMP|]
  16454. By default, the [w2h_b1|Use workgroup custom day] check box is selected. Uncheck the check box and press the [w2h_b1|Custom Day] button. The Custom Day property sheet is displayed.
  16455. [@g_QUIC1101.BMP|]
  16456. .par
  16457. Place a check box next to each weekday that is a normal working day. For most people, this is Monday to Friday inclusive. Next, for each of those days, specify a start time and an end time 
  16458. representing your normal working hours for each day. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  16459. .endpar
  16460. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  16461. ]
  16462. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16463. .end-topic
  16464.  
  16465. ; Topic AddingNotestoOfficeTalkData
  16466. ;
  16467. .topic AddingNotestoOfficeTalkData
  16468. .OutputFile AddingNotestoOfficeTalkData.htm
  16469. .title Adding Notes to OfficeTalk Data
  16470. .lineKeyword Adding Notes to OfficeTalk Data:
  16471. .list l_SECTION_
  16472. .contentTitle off
  16473. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16474. [@bheading_2|]     Adding Notes to OfficeTalk Data
  16475. [@aheading_2|]You may add [@GlossRichtext|rich text] notes to the following OfficeTalk data items:
  16476. [w2h_b0|Tasks
  16477. Appointments
  16478. Projects
  16479. [@GlossProject|Project] Tasks
  16480. Contacts
  16481. Companies
  16482. Documents
  16483.  You can do this in the following way:
  16484. Select the Notes page in the item's property sheet.
  16485. Type in notes, using the format toolbar to add colour, fonts and character style to your text. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  16486. .par
  16487. The task list and project task lists let you show a [w2h_b1|Has Notes] column. This column will display a {bmct help0157.bmp} marker if the associated record contains notes. Additionally, if an 
  16488. appointment has associated notes, a {bmct help0158.bmp} marker will be displayed on the appointment window. Double clicking on this marker will bring up the relevant property sheet, showing the Notes 
  16489. page.
  16490. .endpar
  16491. [w2h_b1|More:
  16492. [w2h_b0|[@InsertingObjects|Inserting Objects]
  16493. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16494. ]]]]
  16495. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16496. .end-topic
  16497.  
  16498. ; Topic InsertingObjects
  16499. ;
  16500. .topic InsertingObjects
  16501. .OutputFile InsertingObjects.htm
  16502. .title Inserting Objects
  16503. .lineKeyword Inserting Objects:
  16504. .list l_SECTION_
  16505. .contentTitle off
  16506. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16507. [@bheading_3|]     Inserting Objects
  16508. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you insert objects into any notes window. An object may be anything from a Microsoft Word document to a link to a sound file.
  16509. You can insert objects into a notes window by pressing the {bmct help0159.bmp} button. This will pop up the Insert Object dialog box.
  16510. [@g_QUIC0766.BMP|]
  16511. .par
  16512. The Insert Object dialog box contains two pages: A Create New page and a Create From File page. The Create New page lets you select, from a list, one of the objects registered on your computer. 
  16513. Select the required object and choose whether or not you wish to display the object as an icon within the Notes window and press [w2h_b1|OK]. OfficeTalk will open a new document for whichever object 
  16514. type you selected. 
  16515. .endpar
  16516. Alternatively, you may insert an object that is represented by a file. For example, you may wish to insert a bitmap file into the Notes window. 
  16517. [@g_QUIC0768.BMP|]
  16518. .par
  16519. Do this by selecting the Create From File page and entering the full path of the file into the [w2h_b1|File Name ]field. Again, select whether or not you wish to display the object as an icon within 
  16520. the Notes window. Also select whether or not you wish to embed the object into the notes page or link the object to the original file. Doing the former will make a copy of the object, embedding all 
  16521. the data in OfficeTalk. Doing the latter will link the object to the original file such that any changes you make to the object within the Notes window will be reflected in the File and vice versa.
  16522. .endpar
  16523. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  16524. ]
  16525. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16526. .end-topic
  16527.  
  16528. ; Topic Printing
  16529. ;
  16530. .topic Printing
  16531. .OutputFile Printing.htm
  16532. .title Printing
  16533. .lineKeyword Printing:
  16534. .list l_SECTION_
  16535. .contentTitle off
  16536. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16537. [@bheading_2|]     Printing
  16538. [@aheading_2|]You may print many of the views that OfficeTalk provides. The list of printable views is as follows:
  16539.           
  16540. Daily Appointments
  16541. Weekly Appointments
  16542. Monthly Appointments
  16543. Custom Appointment View
  16544. Task List
  16545. [@GlossGroup|Group] Chart View
  16546. Group Weekly View
  16547. Meetings
  16548. [@GlossProject|Project] Plan
  16549. Project Task List
  16550. Planners
  16551. Contacts
  16552. Companies
  16553. Conversations
  16554. History
  16555. Mail
  16556. .par
  16557. [w2h_b0|All Print dialogs have several buttons in common which provide functionality for setting up the printer, previewing what you are about to print, defining headers and footers and specifying 
  16558. paper styles. 
  16559. .endpar
  16560. .par
  16561. You can display any Print dialog box by pressing the {bmct help0160.bmp} button above the appropriate window. Alternatively, if the button is not available, then you may select the appropriate menu 
  16562. item from the [w2h_b1|File/Print] menu.
  16563. .endpar
  16564. [w2h_b1|More:
  16565. [w2h_b0|[@SettingUpThePrinter|Setting Up The Printer]
  16566. [@Previewing|Previewing]
  16567. [@HeadersandFooters|Headers and Footers]
  16568. [@PaperStyles|Paper Styles]
  16569. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16570. ]]]]
  16571. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16572. .end-topic
  16573.  
  16574. ; Topic SettingUpThePrinter
  16575. ;
  16576. .topic SettingUpThePrinter
  16577. .OutputFile SettingUpThePrinter.htm
  16578. .title Setting Up The Printer
  16579. .lineKeyword Setting Up The Printer:
  16580. .list l_SECTION_
  16581. .contentTitle off
  16582. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16583. [@bheading_3|]     Setting Up The Printer
  16584. .par
  16585. [@aheading_3|]Every Print dialog box has a {bmct help0161.bmp}[w2h_b1| ]button. Pressing this button will display a Print Setup dialog box. This dialog box lets you choose which printer you wish to 
  16586. use.
  16587. .endpar
  16588. [@g_QUIC0770.BMP|]
  16589. .par
  16590. You can choose either the default printer or a specific printer from the list of printers. Since this dialog is standard to most other Windows applications, it also lets you choose the orientation 
  16591. and size of your paper. OfficeTalk does not use this functionality since paper orientation and size is defined in OfficeTalk's Paper Style dialog box. For more information, see [@PaperStyles|Paper Styles]
  16592. .endpar
  16593. If you press the {bmct help0162.bmp}[w2h_b1| ]button, another dialog box is displayed which will be specific to the particular printer that you have selected.
  16594. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16595. ]
  16596. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16597. .end-topic
  16598.  
  16599. ; Topic Previewing
  16600. ;
  16601. .topic Previewing
  16602. .OutputFile Previewing.htm
  16603. .title Previewing
  16604. .lineKeyword Previewing:
  16605. .list l_SECTION_
  16606. .contentTitle off
  16607. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16608. [@bheading_3|]     Previewing
  16609. .par
  16610. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you preview (view on the screen) anything that you are about to print. This saves you paper and time. To preview, bring up the relevant Print dialog box, by pressing the 
  16611. {bmct help0163.bmp} button above the appropriate window. Press the [w2h_b1|Preview]  button. OfficeTalk will then display a preview of the print out. Press [w2h_b1|Close] to close the preview screen.
  16612. .endpar
  16613. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16614. ]
  16615. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16616. .end-topic
  16617.  
  16618. ; Topic HeadersandFooters
  16619. ;
  16620. .topic HeadersandFooters
  16621. .OutputFile HeadersandFooters.htm
  16622. .title Headers and Footers
  16623. .lineKeyword Headers and Footers:
  16624. .list l_SECTION_
  16625. .contentTitle off
  16626. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16627. [@bheading_3|]     Headers and Footers
  16628. [@aheading_3|]Headers and footers are the areas above and below the top and bottom of the print range on a page, respectively. These areas are typically used for printing titles and page numbers. 
  16629. OfficeTalk provides a Headers and Footers page in every Print dialog box. 
  16630. [@g_QUIC0772.BMP|]
  16631. .par
  16632. OfficeTalk lets you define left, centre and right justified headers and footers, using the six fields in the Headers and Footers page. You may insert any text in these fields including certain 
  16633. substitution codes which give you additional [w2h_i1|print time] information. The substitution codes available to you are as follows:
  16634. .endpar
  16635. .table colSize 14 14 
  16636. [w2h_b1|Column
  16637. Description
  16638. [w2h_b0|%%Page
  16639. Page number
  16640. %%TotalPages
  16641. Total number of pages
  16642. %%Row
  16643. Row number for xy printing
  16644. %%Column
  16645. Column number for xy printing
  16646. %%Date
  16647. Current date
  16648. %%Time
  16649. Current time
  16650. %%%%
  16651. Percent sign
  16652. %%User
  16653. OfficeTalk user
  16654. %%Workgroup
  16655. OfficeTalk workgroup name
  16656. .end-table
  16657. When a view has a date/time associated with it, for example, when printing your diary information or printing a project, the following substitutions may be used: 
  16658. .table colSize 14 14 
  16659. [w2h_b1|Column
  16660. Description
  16661. [w2h_b0|%%YearShort
  16662. Year without century (00-99)
  16663. %%Year
  16664. Year with century
  16665. %%MonthShort
  16666. Abbreviated month name
  16667. %%Month
  16668. Full month name
  16669. %%MonthNum
  16670. Month number (1-12)
  16671. %%WeekDayShort
  16672. Abbreviated weekday name
  16673. %%WeekDay
  16674. Full weekday name
  16675. %%WeekDayNum
  16676. Weekday number (1-7)
  16677. %%Week
  16678. Week of the year (00-51)
  16679. %%Day
  16680. Day of month as a decimal (01-31)
  16681. %%DayOfMonth
  16682. Day of month as a decimal (01-31)
  16683. %%DayOfYear
  16684. Day of year as a decimal (01-365)
  16685. %%Hour
  16686. Hour in 24 hour format (00-23)
  16687. %%Hour12
  16688. Hour in 12 hour format (01-12)
  16689. %%Minute
  16690. Minute as a decimal (00-59)
  16691. %%Second
  16692. Seconds as a decimal (00-59)
  16693. %%TimeZone
  16694. Time zone abbreviation if known
  16695. .end-table
  16696. .par
  16697. The substitutions below apply only when printing certain views. For example, %%StartMonthStart would represent the first month printed in a project chart print out or a monthly appointments print 
  16698. out, but it would be invalid for a task list print out.
  16699. .endpar
  16700. .table colSize 10 18 
  16701. [w2h_b1|Column
  16702. Description
  16703. [w2h_b0| %%s or %%Section
  16704. Section letter (company/contact, e.g. A, B ...Z)
  16705. %%o or %%Owner
  16706. Owner of a schedule/task list
  16707. %%n or %%Name
  16708. Name of a project/]]]]]][@GlossGroup|group]/[@GlossPlanner|planner]
  16709. [w2h_b0|%%StartYearShort 
  16710. Start year of page without century (00-99)
  16711. %%EndYearShort 
  16712. End year of page without century (00-99)
  16713. %%StartYear
  16714. Start year of page with century
  16715. %%EndYear
  16716. End year of page with century
  16717. %%StartMonthShort
  16718. Abbreviated start month name for page
  16719. %%EndMonthShort
  16720. Abbreviated end month name for page
  16721. %%StartMonth
  16722. Full start month name for page
  16723. %%EndMonth
  16724. Full end month name for page
  16725. %%StartMonthNum
  16726. Start month number for page(1-12)
  16727. %%EndMonthNum
  16728. End month number for page(1-12)
  16729. %%StartWeekDayShort
  16730. Abbreviated start weekday name for page
  16731. %%EndWeekDayShort
  16732. Abbreviated end weekday name for page
  16733. %%StartWeekDay
  16734. Full start weekday name for page
  16735. %%EndWeekDay
  16736. Full end weekday name for page
  16737. %%StartWeekDayNum
  16738. Start weekday number for page (1-7)
  16739. %%EndWeekDayNum
  16740. End weekday number for page (1-7)
  16741. %%StartWeek
  16742. Start week of the year for page (00-51)
  16743. %%EndWeek
  16744. End week of the year for page (00-51)
  16745. %%StartDay
  16746. Start day of month for page as a decimal (01-31)
  16747. %%EndDay
  16748. End day of month for page as a decimal (01-31)
  16749. %%StartHour
  16750. Start hour for page in 24 hour format (00-23)
  16751. %%EndHour
  16752. End hour for page in 24 hour format (00-23)
  16753. %%StartHour12
  16754. Start hour for page in 12 hour format (01-12)
  16755. %%EndHour12
  16756. End hour for page in 12 hour format (01-12)
  16757. %%StartMinute
  16758. Start minute for page as a decimal (00-59)
  16759. %%EndMinute
  16760. End minute for page as a decimal (00-59)
  16761. %%StartSecond
  16762. Start seconds for page as a decimal (00-59)
  16763. %%EndSecond
  16764. End seconds for page as a decimal (00-59)
  16765. %%StartDate
  16766. Start date of page
  16767. %%StartTime
  16768. Start time of page
  16769. %%EndDate
  16770. End date of page
  16771. %%EndTime
  16772. End time of page
  16773. .end-table
  16774. [w2h_b1|Example: ]The following text could be put into the footers field:
  16775. [w2h_b1|Printed by %%u on %%D at %%T
  16776. ]If the current user is called Joe Smith and you print using this text in your footer field then OfficeTalk will print something similar to the following:
  16777. [w2h_b1|Printed by Joe Smith on 21/02/98 at 14:10
  16778. .par
  16779. ]You may choose to use this example substitution on all OfficeTalk print outs. If you check the [w2h_b1|Line below Header ]check box then a horizontal line will be drawn below each header. If you 
  16780. check the [w2h_b1|Line above Footer ]check box then a horizontal line will be drawn above each footer. You may choose between having a header on the first page only or having a header on all pages. 
  16781. Similarly, you may choose between having a footer on the first page only or having a footer on all pages.
  16782. .endpar
  16783. .par
  16784. You can specify the fonts for the header and footer using the [w2h_b1|Header Font ]button and the [w2h_b1|Footer Font ]button. The header and footer fonts will apply only to the Print dialog from 
  16785. which this dialog was invoked. Once defined, the font settings will remain between OfficeTalk sessions.
  16786. .endpar
  16787. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16788. ]]
  16789. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16790. .end-topic
  16791.  
  16792. ; Topic PaperStyles
  16793. ;
  16794. .topic PaperStyles
  16795. .OutputFile PaperStyles.htm
  16796. .title Paper Styles
  16797. .lineKeyword Paper Styles:
  16798. .list l_SECTION_
  16799. .contentTitle off
  16800. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16801. [@bheading_3|]     Paper Styles
  16802. .par
  16803. [@aheading_3|]When printing you must always tell OfficeTalk the paper style that you wish to print on. A paper style describes the size and orientation of the printed view. It also lets you divide a 
  16804. page into sub pages which OfficeTalk will treat as if they were pages in their own right. 
  16805. .endpar
  16806. OfficeTalk comes supplied with several pre-defined paper styles. These are as follows:
  16807. A4 Portrait
  16808. A4 Landscape
  16809. A4 Landscape (2 rows x 2 Cols)
  16810. A5 Landscape
  16811. A5 Portrait
  16812. Envelope
  16813. Filofax[@specialChar(ae)|174] 2 pages Landscape
  16814. Filofax[@specialChar(ae)|174] 2 pages Portrait
  16815. You can select a paper style from within any Print dialog box by choosing the relevant style from the [w2h_b1|Paper Style ]pull down list. 
  16816. .par
  16817. You can create or edit paper styles by selecting [w2h_b1|Paper Styles ]from the [w2h_b1|Print ]sub menu in the [w2h_b1|File ]menu or by pressing the [w2h_b1|Paper Styles[@specialChar(85)|133]] button 
  16818. in the Print dialog box. When you select this menu option or press the button, the Paper Styles dialog box is displayed. 
  16819. .endpar
  16820. [@g_QUIC0774.BMP|]
  16821. .par
  16822. You can create a new paper style by pressing the [w2h_b1|New] button. Alternatively, you can edit an existing paper style by selecting the paper style from the list and pressing the [w2h_b1|Edit] 
  16823. button. In both cases a Paper Styles dialog box is displayed.
  16824. .endpar
  16825. .par
  16826. The [w2h_b1|Paper Sizes ]fields define the printable area in terms of width and height. You may choose from a list of existing paper sizes or you may select [w2h_b1|Custom ](at the bottom of the 
  16827. list) and specify your own Paper Width and Paper Height.
  16828. .endpar
  16829. .par
  16830. The [w2h_b1|No. of Rows ]field and the [w2h_b1|No. of Columns ]field define how the page is to be divided into sub-pages. The default is No. of Rows = 1 and No. of Columns = 1 which means that the 
  16831. page is not split into sub-pages. 
  16832. .endpar
  16833. The [w2h_b1|Page Margins] and the [w2h_b1|Internal Margins ]may be used to completely define the printable area of the page (and/or sub pages). The diagram below summarises each measurement.
  16834. [@g_QUIC0004.WMF|]
  16835. .par
  16836. [w2h_b1|Example: ]If you wanted to print out some OfficeTalk contacts onto sheets of labels (4 across x 8 down) then you would set No. of Rows = 8 and[w2h_i1| ]No. of Columns = 4. You would then 
  16837. specify the internal margins according to the size of the labels.
  16838. .endpar
  16839. .par
  16840. The [w2h_b1|Draw Cutlines ]check box draws lines representing where you should cut along if you wanted to cut the printout into its individual sub-pages. For example, if you used the 
  16841. Filofax[@specialChar(ae)|174] 2 pages Landscape paper style, which comes supplied with OfficeTalk, you would probably want OfficeTalk to draw the cut lines so that you could cut out the two filofax 
  16842. sized pages from your single A4 sheet of paper.
  16843. .endpar
  16844. .par
  16845. You can specify the orientation of the paper by selecting either the [w2h_b1|Portrait] or [w2h_b1|Landscape] radio button. This will automatically instruct the printer to use either landscape or 
  16846. portrait.
  16847. .endpar
  16848. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  16849. ]
  16850. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16851. .end-topic
  16852.  
  16853. ; Topic TheShortcutBar
  16854. ;
  16855. .topic TheShortcutBar
  16856. .OutputFile TheShortcutBar.htm
  16857. .title The Shortcut Bar
  16858. .lineKeyword The Shortcut Bar:
  16859. .list l_SECTION_
  16860. .contentTitle off
  16861. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16862. [@bheading_2|]     The Shortcut Bar
  16863. .par
  16864. [@aheading_2|]The Shortcut bar is located down the left hand side of the screen. It provides access to specific functions within each mode, essentially behaving as a sub tool bar.  Each icon shown in 
  16865. the Shortcut bar is termed a [w2h_i1|Shortcut button] and is the means to activating either a specific function within a mode or is a shortcut to a file or application. 
  16866. .endpar
  16867. .par
  16868. The Shortcut bar can contain several groups of buttons. By default, OfficeTalk shows a single [@GlossGroup|group] containing the buttons for the mode shown. You can show all the mode groups in the 
  16869. shortcut bar by clicking the right mouse button in a blank part of the Shortcut bar and selecting [w2h_b1|Mode Groups ]from the context menu.
  16870. .endpar
  16871. [@g_QUIC0777.BMP|]
  16872. .par
  16873. Doing this will show a group tab for each of the modes in OfficeTalk. Clicking on a mode group tab will display that mode's shortcut buttons in the Shortcut bar. If you change mode using the mode 
  16874. tool bar at the top of the screen, the associated mode group tab is automatically selected, showing the mode's buttons in the Shortcut bar. If you select a different mode group and click on one of 
  16875. the buttons in that group, the associated mode will be selected and the action, associated with the button, will be performed.
  16876. .endpar
  16877. [w2h_b1|More:
  16878. [w2h_b0|[@AddingaGroup2|Adding a Group]
  16879. [@RemovingaGroup|Removing a Group]
  16880. [@AddingaShortcutButtontotheBar|Adding a Shortcut Button to the Bar]
  16881. [@AddingaFiletotheBar|Adding a File to the Bar]
  16882. [@RenamingaShortcutButton|Renaming a Shortcut Button]
  16883. [@RemovingaShortcutButton|Removing a Shortcut Button]
  16884. [@OrderingtheShortcuts|Ordering the Shortcuts]
  16885. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16886. ]]]
  16887. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16888. .end-topic
  16889.  
  16890. ; Topic AddingaGroup2
  16891. ;
  16892. .topic AddingaGroup2
  16893. .OutputFile AddingaGroup2.htm
  16894. .title General Features - The Shortcut Bar - Adding a Group
  16895. .lineKeyword Adding a Group:
  16896. .lineKeyword Groups:
  16897. .lineKeyword Groups:adding:
  16898. .list l_SECTION_
  16899. .contentTitle off
  16900. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16901. [@bheading_3|]     Adding a Group
  16902. .par
  16903. [@aheading_3|]You are not restricted to displaying mode groups in the Shortcut bar. You can add your own [@GlossGroup|group] by clicking the right mouse button in the Shortcut bar and selecting 
  16904. [w2h_b1|Add New Group ]from the context menu. A new group tab is displayed at the bottom of the Shortcut bar in an activated state, ready for you to enter a name for the tab. Type in a name and press 
  16905. [w2h_b1|Enter]. 
  16906. .endpar
  16907. [@g_QUIC0778.BMP|]
  16908. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16909. ]
  16910. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16911. .end-topic
  16912.  
  16913. ; Topic RemovingaGroup
  16914. ;
  16915. .topic RemovingaGroup
  16916. .OutputFile RemovingaGroup.htm
  16917. .title Removing a Group
  16918. .lineKeyword Removing a Group:
  16919. .list l_SECTION_
  16920. .contentTitle off
  16921. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16922. [@bheading_3|]     Removing a Group
  16923. .par
  16924. [@aheading_3|]You cannot permanently remove mode groups from the Shortcut bar since these are special groups which are automatically selected when you change mode, but you can hide mode groups by 
  16925. clicking the right mouse button in a blank part of the Shortcut bar and selecting [w2h_b1|Mode Groups ]from the context menu.
  16926. .endpar
  16927. [@g_QUIC1067.BMP|]
  16928. .par
  16929. Any groups that you have added may be deleted from the Shortcut bar by clicking on the relevant [@GlossGroup|group] tab using the right mouse button and selecting [w2h_b1|Remove Group ]from the 
  16930. context menu.
  16931. .endpar
  16932. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16933. ]
  16934. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16935. .end-topic
  16936.  
  16937. ; Topic AddingaShortcutButtontotheBar
  16938. ;
  16939. .topic AddingaShortcutButtontotheBar
  16940. .OutputFile AddingaShortcutButtontotheBar.htm
  16941. .title Adding a Shortcut Button to the Bar
  16942. .lineKeyword Adding a Shortcut Button to the Bar:
  16943. .list l_SECTION_
  16944. .contentTitle off
  16945. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16946. [@bheading_3|]     Adding a Shortcut Button to the Bar
  16947. .par
  16948. [@aheading_3|]You can add a shortcut button to any [@GlossGroup|group] by first selecting the group and then clicking the right mouse button in a blank part of the Shortcut bar and selecting 
  16949. [w2h_b1|Add To Bar ]from the context menu. The Select Shortcut dialog box is displayed. 
  16950. .endpar
  16951. [@g_QUIC0780.BMP|]
  16952. .par
  16953. From the drop down list, choose the mode containing the shortcut button that you wish to add to the selected group, select the relevant shortcut button from the [w2h_b1|Shortcuts] list and press the 
  16954. [w2h_b1|Add ]button. The shortcut button will be added to the bottom of the selected group.
  16955. .endpar
  16956. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16957. ]
  16958. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16959. .end-topic
  16960.  
  16961. ; Topic AddingaFiletotheBar
  16962. ;
  16963. .topic AddingaFiletotheBar
  16964. .OutputFile AddingaFiletotheBar.htm
  16965. .title Adding a File to the Bar
  16966. .lineKeyword Adding a File to the Bar:
  16967. .list l_SECTION_
  16968. .contentTitle off
  16969. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16970. [@bheading_3|]     Adding a File to the Bar
  16971. .par
  16972. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you create shortcuts to any file or application on your computer or network. You can do this by selecting the [@GlossGroup|group] to which you wish to add the shortcut 
  16973. file and by selecting [w2h_b1|Add File To Bar ]from the context menu.
  16974. .endpar
  16975. [@g_QUIC0782.BMP|]
  16976. .par
  16977. A file chooser dialog box is displayed letting you locate and select the relevant file. Press [w2h_b1|OK ]on the file chooser dialog box. A shortcut, representing the file, will appear at the bottom 
  16978. of the selected group.  Clicking on the shortcut will activate the associated file or application.
  16979. .endpar
  16980. [@g_QUIC0783.BMP|]
  16981. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  16982. ]
  16983. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  16984. .end-topic
  16985.  
  16986. ; Topic RenamingaShortcutButton
  16987. ;
  16988. .topic RenamingaShortcutButton
  16989. .OutputFile RenamingaShortcutButton.htm
  16990. .title Renaming a Shortcut Button
  16991. .lineKeyword Renaming a Shortcut Button:
  16992. .list l_SECTION_
  16993. .contentTitle off
  16994. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  16995. [@bheading_3|]     Renaming a Shortcut Button
  16996. .par
  16997. [@aheading_3|]OfficeTalk provides default descriptions for each shortcut button in the Shortcut bar. You may change the description of any shortcut button by clicking on the shortcut using the right 
  16998. mouse button and selecting [w2h_b1|Rename Shortcut ]from the context menu.
  16999. .endpar
  17000. [@g_QUIC0784.BMP|]
  17001. An edit box is displayed over the shortcut description. Enter a new description and press [w2h_b1|Enter].
  17002. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17003. ]
  17004. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17005. .end-topic
  17006.  
  17007. ; Topic RemovingaShortcutButton
  17008. ;
  17009. .topic RemovingaShortcutButton
  17010. .OutputFile RemovingaShortcutButton.htm
  17011. .title Removing a Shortcut Button
  17012. .lineKeyword Removing a Shortcut Button:
  17013. .list l_SECTION_
  17014. .contentTitle off
  17015. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17016. [@bheading_3|]     Removing a Shortcut Button
  17017. .par
  17018. [@aheading_3|]You may permanently remove any shortcut button or shortcut file from a [@GlossGroup|group] by clicking on the shortcut using the right mouse button and selecting [w2h_b1|Remove Shortcut 
  17019. ]from the context menu.
  17020. .endpar
  17021. [@g_QUIC0785.BMP|]
  17022. OfficeTalk will ask you to confirm that you wish to permanently remove the shortcut. If you press [w2h_b1|Yes], the shortcut will be permanently removed.
  17023. [w2h_b0|[@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17024. ]]
  17025. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17026. .end-topic
  17027.  
  17028. ; Topic OrderingtheShortcuts
  17029. ;
  17030. .topic OrderingtheShortcuts
  17031. .OutputFile OrderingtheShortcuts.htm
  17032. .title Ordering the Shortcuts
  17033. .lineKeyword Ordering the Shortcuts:
  17034. .list l_SECTION_
  17035. .contentTitle off
  17036. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17037. [@bheading_3|]     Ordering the Shortcuts
  17038. .par
  17039. [@aheading_3|]You may change the order of any of the shortcut buttons within a [@GlossGroup|group] by simply depressing the left mouse button on a particular shortcut and dragging the shortcut up or 
  17040. down to the new location. Releasing the left mouse button will fix the shortcut's new location.
  17041. .endpar
  17042. [w2h_b0|[@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  17043. ]]
  17044. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17045. .end-topic
  17046.  
  17047. ; Topic ViewingWhoisLoggedOn
  17048. ;
  17049. .topic ViewingWhoisLoggedOn
  17050. .OutputFile ViewingWhoisLoggedOn.htm
  17051. .title Viewing Who is Logged On
  17052. .lineKeyword Viewing Who is Logged On:
  17053. .list l_SECTION_
  17054. .contentTitle off
  17055. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17056. [@bheading_2|]     Viewing Who is Logged On
  17057. .par
  17058. [@aheading_2|]Sometimes, you will want to know which other users are logged on to OfficeTalk. For example, you may wish to send a notification to someone in order that they receive your message 
  17059. immediately. If you know that the person is not logged on, then it is likely you will decide to contact them by other means. 
  17060. .endpar
  17061. .par
  17062. At any time, you may view the list of users who are currently logged on. You can do this by selecting [w2h_b1|Who[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|View] menu. This will display the Who Is 
  17063. Logged On dialog box. The list of currently logged on users is displayed in the Users list.
  17064. .endpar
  17065. [@g_QUIC1103.BMP|]
  17066. [w2h_b1|More:
  17067. [w2h_b0|[@RemotelyLoggingaUserOff|Remotely Logging a User Off]
  17068. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17069. ]]]
  17070. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17071. .end-topic
  17072.  
  17073. ; Topic RemotelyLoggingaUserOff
  17074. ;
  17075. .topic RemotelyLoggingaUserOff
  17076. .OutputFile RemotelyLoggingaUserOff.htm
  17077. .title Remotely Logging a User Off
  17078. .lineKeyword Remotely Logging a User Off:
  17079. .list l_SECTION_
  17080. .contentTitle off
  17081. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17082. [@bheading_3|]     Remotely Logging a User Off
  17083. .par
  17084. [@aheading_3|]Occasionally, as a supervisor, you will want to ensure that no other users are logged on to OfficeTalk. For example, you might wish to compact the database. Such a process requires all 
  17085. users to be logged off.
  17086. .endpar
  17087. .par
  17088. You can log another user out of OfficeTalk by selecting [w2h_b1|Who[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|View] menu in Supervisor mode. When you do this the Who Is Logged On dialog box is 
  17089. displayed with an additional [w2h_b1|Log Off ]button. 
  17090. .endpar
  17091. Select the user that you wish to log off and press the [w2h_b1|Log Off] button. The user will be logged off after a short while.
  17092. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  17093. ]
  17094. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17095. .end-topic
  17096.  
  17097. ; Topic DatabasePasswordAutomation
  17098. ;
  17099. .topic DatabasePasswordAutomation
  17100. .OutputFile DatabasePasswordAutomation.htm
  17101. .title Database Password Automation
  17102. .lineKeyword Database Password Automation:
  17103. .list l_SECTION_
  17104. .contentTitle off
  17105. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17106. [@bheading_2|]     Database Password Automation
  17107. .par
  17108. [@aheading_2|]If a password has been set on the OfficeTalk database for security purposes, then to avoid each user having to manually enter this password every time they log onto OfficeTalk, a 
  17109. password automation program is supplied. This program is called the OfficeTalk Password Automation applet and is installed only on the first OfficeTalk installation into the OfficeTalk program 
  17110. [@GlossGroup|group]. 
  17111. .endpar
  17112. Start this program by double clicking on the program item in the OfficeTalk program group. A dialog box is shown asking you to specify the correct database password.
  17113. [w2h_b0|[@g_QUIC1105.BMP|]
  17114. Enter the database password and press [w2h_b1|OK]. The Password Automation applet will tell you if you have entered the wrong password.
  17115. [@g_QUIC1107.BMP|]
  17116. If you entered the correct password, the applet will feed this information to OfficeTalk, such that the next time that any user logs on, this password is automatically used to open the database.
  17117. If the database password changes, then you must re-run the Password Automation applet and enter the new password.
  17118. .par
  17119. [w2h_b1|Note: ]The database password is completely different to your login password. Your login password is used to identify you as an OfficeTalk user once the database has been opened. The database 
  17120. password is required in order to open the database and acts as another level of security.
  17121. .endpar
  17122. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  17123. ]]
  17124. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17125. .end-topic
  17126.  
  17127. ; Topic InstallingFormsintoMicrosoftExchange_Outlook
  17128. ;
  17129. .topic InstallingFormsintoMicrosoftExchange_Outlook
  17130. .OutputFile InstallingFormsintoMicrosoftExchange_Outlook.htm
  17131. .title Installing Forms into Microsoft Exchange/Outlook
  17132. .lineKeyword Installing Forms into Microsoft Exchange/Outlook:
  17133. .list l_SECTION_
  17134. .contentTitle off
  17135. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17136. [@bheading_2|]     Installing Forms into Microsoft Exchange/Outlook
  17137. .par
  17138. [@aheading_2|]Several electronic forms are supplied with OfficeTalk which provide a mechanism for OfficeTalk users to invite Microsoft Exchange/Outlook users to meetings and to assign them tasks. The 
  17139. following forms are supplied:
  17140. .endpar
  17141. Meeting invitation form
  17142. Task assignment form
  17143. [@GlossProject|Project] task assignment form
  17144. .par
  17145. [w2h_b0|The forms are intended to be installed into Microsoft Exchange or Microsoft Outlook. In the absence of such forms, the Microsoft Exchange/Outlook user will receive a text based message 
  17146. inviting them to a meeting or assigning them a task. Responses to these invitations or task assignments are achieved by replying to the message. If these forms are installed, then responding to the 
  17147. invitations or task assignments may be done simply by pressing a button. This leads to tighter integration between OfficeTalk and Microsoft Exchange/Outlook.
  17148. .endpar
  17149. To install any of the supplied forms into Microsoft Exchange/Outlook, do the following:
  17150. Firstly, ensure that the Microsoft Exchange Server service is installed.
  17151. Select [w2h_b1|Options] from the [w2h_b1|Tools] menu. The Options property sheet is displayed. Select the Exchange Server page.
  17152. [@g_QUIC1145.BMP|]
  17153. Press the [w2h_b1|Manage Forms] button. The Forms Manager dialog box is displayed.
  17154. [@g_QUIC1147.BMP|]
  17155. .par
  17156. Press the [w2h_b1|Install[@specialChar(85)|133]] button. A file chooser dialog box is displayed. Locate and select one of the following files from the [w2h_b1|Forms] sub directory in the shared 
  17157. database directory:
  17158. .endpar
  17159. .table colSize 10 19 
  17160. [w2h_b1|Form
  17161. Description
  17162. [w2h_b0|[w2h_b1|OTProj.cfg
  17163. ]The project task assignment form
  17164. [w2h_b1|OTTask.cfg]
  17165. The task assignment form
  17166. [w2h_b1|OTMeeting.cfg
  17167. ]The meeting invitation form
  17168. .end-table
  17169. .par
  17170. When you press [w2h_b1|OK ]on the file chooser dialog box, the Form Properties dialog box is displayed. You may change the display name of the form and add any relevant comments. Pressing [w2h_b1|OK] 
  17171. on the Form Properties dialog box will install the form.
  17172. .endpar
  17173. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  17174. ]]]]
  17175. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17176. .end-topic
  17177.  
  17178. ; Topic ImportingDataFromMicrosoftOutlook
  17179. ;
  17180. .topic ImportingDataFromMicrosoftOutlook
  17181. .OutputFile ImportingDataFromMicrosoftOutlook.htm
  17182. .title Importing Data From Microsoft Outlook
  17183. .lineKeyword Importing Data From Microsoft Outlook:
  17184. .list l_SECTION_
  17185. .contentTitle off
  17186. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17187. [@bheading_2|]     Importing Data From Microsoft Outlook
  17188. .par
  17189. [@aheading_2|]OfficeTalk is supplied with a utility which can import data from Microsoft Outlook into OfficeTalk. The utility is called [w2h_b1|OUTLK2OT.EXE] and may be found in the [w2h_b1|Import] 
  17190. directory of your installation CD.
  17191. .endpar
  17192. The [w2h_b1|OUTLK2OT.EXE] utility is able to transfer the following data from Outlook into OfficeTalk:
  17193. Appointments
  17194. Tasks
  17195. Companies and Contacts
  17196. E-mail and folders
  17197. When you run the utility, you may select which data you wish to convert. Make your selection by checking the appropriate check box. 
  17198. [@g_QUIC1166.BMP|]
  17199. To begin the import, press [w2h_b1|Import]. As the data import progresses, the utility will display the number of records converted.
  17200. [w2h_b1|Note:]  This utility should be run only once. Running this utility twice will add duplicate records to your database.
  17201. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  17202. ]
  17203. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17204. .end-topic
  17205.  
  17206. ; Topic SpellCheckingInOfficeTalk
  17207. ;
  17208. .topic SpellCheckingInOfficeTalk
  17209. .OutputFile SpellCheckingInOfficeTalk.htm
  17210. .title Spell Checking In OfficeTalk
  17211. .lineKeyword Spell Checking In OfficeTalk:
  17212. .list l_SECTION_
  17213. .contentTitle off
  17214. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17215. [@bheading_2|]     Spell Checking In OfficeTalk
  17216. .par
  17217. [@aheading_2|]Before you send mail or save conversation or note text, you may wish to check that you have spelt everything correctly. OfficeTalk lets you do this by pressing the {bmct help0164.bmp} 
  17218. button located in the toolbar in the following views:
  17219. .endpar
  17220. [@specialChar(b7)|183]     Compose view in Mail mode
  17221. [@specialChar(b7)|183]     Details page of conversation property sheet
  17222. [@specialChar(b7)|183]     Notes page of any item property sheet
  17223. .par
  17224. If there are any mis-spelt words in your document, the spell checker dialog box is displayed showing the first incorrect word. The spell checker suggests one or more words to correct the word. Select 
  17225. the appropriate word from the [w2h_b1|Suggestion] list and press [w2h_b1|Replace]. 
  17226. .endpar
  17227. [@g_QUIC1168.BMP|]
  17228. .par
  17229. If you wish to replace all occurrences of this mis-spelt word then press [w2h_b1|Replace All]. If you wish the spell checker to ignore the word then press [w2h_b1|Ignore]. If you wish the spell 
  17230. checker to ignore all occurrences of this word throughout the remainder of the document then press the [w2h_b1|Ignore All] button.
  17231. .endpar
  17232. .par
  17233. The spell checker lets you add your own words to the dictionary. Rather than ignore any words that the spell checker does not know about, you may add them to the dictionary by pressing the 
  17234. [w2h_b1|Add] button. The spell checker will treat any words that you add as acceptable words for all future spell checks.
  17235. .endpar
  17236. The spell checker can suggest similar words to any word that you enter into the [w2h_b1|Replace With] field. It will do this when you press the [w2h_b1|Suggest] button.
  17237. When the spell checker has completed checking your document, it will display a message box as shown below, including a word count of your document.
  17238. [@g_QUIC1170.BMP|]
  17239. .par
  17240. If you wish to use OfficeTalk when you are not connected to the main database, then you can do so using the Work Offline feature. When you work offline, OfficeTalk constructs a subset of the main 
  17241. database on the local drive of your computer. You have full control over how little or how much of the main database that you copy. Whilst you are working offline, every time that you log in to 
  17242. OfficeTalk you will use the offline database. Any changes that you make to the offline database may be applied to the main database either directly over the network, when you are back in the office, 
  17243. or by e-mail over the Internet.
  17244. .endpar
  17245. .par
  17246. Any member of your workgroup may log onto your offline database by supplying their own login name and password and they may add, edit and delete their own data. When you synchronise with the main 
  17247. database their changes will also be synchronised. In this way, it is possible to use the Work Offline feature for a [@GlossGroup|group] of people to work remotely. An alternative is to use the Remote 
  17248. Workgroup features which offer a richer set of synchronisation features.
  17249. .endpar
  17250. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  17251. ]
  17252. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17253. .end-topic
  17254.  
  17255. ; Topic PreparingtoWorkOffline
  17256. ;
  17257. .topic PreparingtoWorkOffline
  17258. .OutputFile PreparingtoWorkOffline.htm
  17259. .title Preparing to Work Offline
  17260. .lineKeyword Preparing to Work Offline:
  17261. .list l_SECTION_
  17262. .contentTitle off
  17263. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17264. [@bheading_2|]     Preparing to Work Offline
  17265. .par
  17266. [@aheading_2|]You may work offline by selecting [w2h_b1|Work Offline ]from the File menu in any mode. When you do this, OfficeTalk will display the Work Offline wizard, showing the Details page. This 
  17267. page lets you choose which type of data you wish to bring with you from the main database to the offline database. 
  17268. .endpar
  17269. [@g_QUIC0786.BMP|]
  17270. .par
  17271. You may specify which user's information to copy by selecting the Users item and pressing the [w2h_b1|Details[@specialChar(85)|133] ]button. The Users dialog box will appear, showing a list of the 
  17272. users in the workgroup. 
  17273. .endpar
  17274. [@g_QUIC0788.BMP|]
  17275. For each user, you may choose whether or not to copy the following data:
  17276. Tasks
  17277. Appointments
  17278. Mail
  17279. Notifications
  17280. Events
  17281. Viewed Planners
  17282. User Links
  17283. You can do this by selecting the relevant user from the list and pressing the Details button. This will display a list of user related data types from which you may choose.
  17284. [@g_QUIC0790.BMP|]
  17285. .par
  17286. You may also select whether or not to take down [@GlossResource|resource] data, [@GlossPlanner|planner] data, [@GlossProject|project] data, meeting data and contact data. Selecting any of these items 
  17287. and pressing the [w2h_b1|Details[@specialChar(85)|133] ]button will display additional dialog boxes letting you select sub components. For example, if you select the Planners check box and press the 
  17288. [w2h_b1|Details[@specialChar(85)|133] ]button, an additional dialog box will pop up showing a list of planners to choose from. 
  17289. .endpar
  17290. When you press [w2h_b1|Finish], OfficeTalk will copy all the selected data and will then ask you to confirm whether or not you wish to log onto the offline database. 
  17291. [@g_QUIC0792.BMP|]
  17292. .par
  17293. If you press [w2h_b1|No], OfficeTalk will close down. The next time you log onto OfficeTalk you will automatically be logged onto the offline database. If you press [w2h_b1|Yes], OfficeTalk will log 
  17294. you onto the offline database.
  17295. .endpar
  17296. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  17297. ]
  17298. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17299. .end-topic
  17300.  
  17301. ; Topic WorkingOfflineSubsequentTimes
  17302. ;
  17303. .topic WorkingOfflineSubsequentTimes
  17304. .OutputFile WorkingOfflineSubsequentTimes.htm
  17305. .title Working Offline Subsequent Times
  17306. .lineKeyword Working Offline Subsequent Times:
  17307. .list l_SECTION_
  17308. .contentTitle off
  17309. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17310. [@bheading_2|]     Working Offline Subsequent Times
  17311. .par
  17312. [@aheading_2|]Once you have created the offline database, the next time you work offline the Offline wizard will contain two pages. The first page is the Details page as described above. The second 
  17313. page is the Existing Workgroup page. It gives you the choice of creating a new offline database, over-writing the existing one or updating the existing offline database with the latest changes to the 
  17314. main database.
  17315. .endpar
  17316. [@g_QUIC0794.BMP|]
  17317. The second option is more efficient since the database does not have to be recreated. Instead, only changes made since the last time the offline database was updated will be copied.
  17318. .par
  17319. If you choose to update the existing offline database with the latest changes then the [w2h_b1|Next] button is enabled. If you chose to create a new offline database then your next step is to press 
  17320. [w2h_b1|Finish]. Pressing [w2h_b1|Next ]displays the Additional Data Synchronisation page which lets you choose various options relating to how documents and notes will be handled when you work 
  17321. offline.
  17322. .endpar
  17323. [@g_QUIC1172.BMP|]
  17324. .par
  17325. This page lets you choose whether or not to update the offline database with all new and changed documents (such as letters and letter templates and any file attachments attached to notes). It also 
  17326. lets you choose whether or not to update the offline database with all new and changed notes (such as notes associated with tasks, appointments, companies and contacts etc.).
  17327. .endpar
  17328. When you press [w2h_b1|Finish], OfficeTalk will copy the relevant data and will then ask you to confirm whether or not you wish to log onto the offline database. 
  17329. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  17330. ]
  17331. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17332. .end-topic
  17333.  
  17334. ; Topic SynchronisingWiththeMainDatabase
  17335. ;
  17336. .topic SynchronisingWiththeMainDatabase
  17337. .OutputFile SynchronisingWiththeMainDatabase.htm
  17338. .title Synchronising With the Main Database
  17339. .lineKeyword Synchronising With the Main Database:
  17340. .lineKeyword Mail Services:
  17341. .lineKeyword Mail Services:Internet service:
  17342. .list l_SECTION_
  17343. .contentTitle off
  17344. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17345. [@bheading_2|]     Synchronising With the Main Database
  17346. .par
  17347. [@aheading_2|]While you are working offline, you may at any time synchronise with the main database. Synchronising with the main database will copy changes made to the main database over to the 
  17348. offline database. It will also copy changes made to the offline database to the main database.
  17349. .endpar
  17350. You may synchronise by selecting [w2h_b1|Synchronise] from the [w2h_b1|File] menu. This will display the Synchronisation wizard showing the Method page.
  17351. [@g_QUIC0796.BMP|]
  17352. .par
  17353. This page lets you choose between synchronising directly, synchronising via a [@GlossCommand|command] or synchronising via e-mail. If you are in the office and have access to the main database, over 
  17354. the network, then you should select the [w2h_b1|Synchronising Directly] option. If you are away from the office but have access to the main database over a dial up network, then you should choose the 
  17355. [w2h_b1|Synchronising by Command ]option. If you are away from the office and have access to Internet mail via the OfficeTalk Internet Service, then you may select the [w2h_b1|Synchronising via 
  17356. E-mail ]option. Select the appropriate radio button and press [w2h_b1|Next].
  17357. .endpar
  17358. .par
  17359. If you choose [w2h_b1|Synchronising via E-mail] and you have not set up your Internet Mail Service in the offline database, then OfficeTalk will inform you of this and will ask you if you wish to set 
  17360. up the service now.
  17361. .endpar
  17362. [@g_QUIC0798.BMP|]
  17363. Press [w2h_b1|Yes ]and follow the instructions for setting up the Internet Mail Service as described in [@ConfiguringtheInternetMailservice|Configuring the Internet Mail service ].
  17364. When the Internet Mail Service is set up, the Email page is shown.
  17365. [@g_QUIC0800.BMP|]
  17366. .par
  17367. Enter the e-mail address used by any of the mail gateway computers logged on to the main OfficeTalk database and press [w2h_b1|Next]. In order for the main database to send back its changes to update 
  17368. your offline database, it needs to know a [w2h_i1|Return Address] to which it can send synchronisation data. If you have not previously specified a return address, OfficeTalk will prompt you to 
  17369. specify one now
  17370. .endpar
  17371. [@g_QUIC0802.BMP|]:
  17372. Press [w2h_b1|Yes]. OfficeTalk will display the Command Return Address dialog box. Enter your e-mail address that you use while away from the office.
  17373. [@g_QUIC0804.BMP|]
  17374. [w2h_b1|Note: ]OfficeTalk will suggest a return address based on information that you provided in the Internet Mail Service property sheet. 
  17375. .par
  17376. If you have chosen to synchronise directly or synchronise by command, the page shown after the Method page is the Dial-up Service page. This page lets you specify whether or not OfficeTalk should use 
  17377. dial up networking in order to connect to the main database.
  17378. .endpar
  17379. [@g_QUIC1174.BMP|]
  17380. .par
  17381. If you have access to the main database over the network then leave the check box un-checked. If you are genuinely working remote and need to use dial up networking in order to see the main database, 
  17382. then check the check box and select the appropriate dial up service. Press [w2h_b1|Next].
  17383. .endpar
  17384. If you have chosen to synchronise directly or synchronise by command, the page shown after the Dial-up Service page is the Direction page.
  17385. [@g_QUIC0806.BMP|]
  17386. .par
  17387. This page lets you choose whether to update the main database from changes made to this offline database or whether to update this offline database from changes made to the main database, or both. 
  17388. Select the appropriate radio button and press [w2h_b1|Finish].
  17389. .endpar
  17390. If you have chosen to synchronise directly, OfficeTalk will connect directly to the main database and will perform the synchronisation. 
  17391. .par
  17392. If you have chosen to synchronise via e-mail, OfficeTalk will generate a command which will get sent the next time you connect to the Internet in order to send and receive Internet mail. If you have 
  17393. chosen to update this workgroup from the main database, then when your command has been processed by the gateway computer on the main database, you will, some time later, receive a command, via 
  17394. e-mail, which OfficeTalk will automatically interpret as the synchronisation data from the main database.
  17395. .endpar
  17396. .par
  17397. If you have chosen to synchronise by command, OfficeTalk will connect directly to the main database and will transfer a single command to the database. This command will contain all the information 
  17398. that the main database needs to update itself with your changes. The command also contains a request to receive changes made to the main database. This command will be processed the next time that 
  17399. one of the machines, connected to the main database, runs the Command Processor. You will receive changes made to the main database the next time you synchronise.
  17400. .endpar
  17401. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  17402. ]
  17403. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17404. .end-topic
  17405.  
  17406. ; Topic WorkingOn_line
  17407. ;
  17408. .topic WorkingOn_line
  17409. .OutputFile WorkingOn_line.htm
  17410. .title Working On-line
  17411. .lineKeyword Working On-line:
  17412. .lineKeyword Starting OfficeTalk:
  17413. .lineKeyword Starting OfficeTalk:logging on:
  17414. .list l_SECTION_
  17415. .contentTitle off
  17416. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17417. [@bheading_2|]     Working On-line
  17418. [@aheading_2|]When you have returned to the office you may wish to log onto the main OfficeTalk database. This process is called [w2h_i1|Working Online]. You can work online in the following way:
  17419. .par
  17420. [@specialChar(b7)|183]     Select [w2h_b1|Work Online] from the [w2h_b1|File ]menu. OfficeTalk will ask you whether or not you wish to update the main database with any changes made to the offline 
  17421. database prior to working online. Press [w2h_b1|Yes] to perform the one way synchronisation or [w2h_b1|No] to work online without updating the main database.
  17422. .endpar
  17423. [@g_QUIC0808.BMP|]
  17424. OfficeTalk will log you onto the main database. Logging on to OfficeTalk subsequent times will log you straight on to the main database.
  17425. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  17426. ]
  17427. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17428. .end-topic
  17429.  
  17430. ; Topic WorkingOn_lineTemporarily
  17431. ;
  17432. .topic WorkingOn_lineTemporarily
  17433. .OutputFile WorkingOn_lineTemporarily.htm
  17434. .title Working On-line Temporarily
  17435. .lineKeyword Working On-line Temporarily:
  17436. .list l_SECTION_
  17437. .contentTitle off
  17438. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17439. [@bheading_2|]     Working On-line Temporarily
  17440. .par
  17441. [@aheading_2|]Once you have worked offline, then each time that you log onto OfficeTalk, you will be automatically logged onto the offline database. It is possible to log onto the main database 
  17442. without marking your machine as [w2h_i1|working online]. You can do this by selecting 'Main Database' from the [w2h_b1|Database ]drop down in the Login dialog box. 
  17443. .endpar
  17444. [@g_QUIC0810.BMP|]
  17445. .par
  17446. When you log in, you will be logged onto the main database. However your machine will not be marked as [w2h_i1|working online] and subsequent logins will log you onto the offline database unless you 
  17447. select Main Database from the [w2h_b1|Database ]drop down.
  17448. .endpar
  17449. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  17450. ]
  17451. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17452. .end-topic
  17453.  
  17454. ; Topic WhatIsRemoteWorkgrouping
  17455. ;
  17456. .topic WhatIsRemoteWorkgrouping
  17457. .OutputFile WhatIsRemoteWorkgrouping.htm
  17458. .title What Is Remote Workgrouping
  17459. .lineKeyword What Is Remote Workgrouping:
  17460. .list l_SECTION_
  17461. .contentTitle off
  17462. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17463. [@bheading_2|]     What Is Remote Workgrouping
  17464. [@aheading_2|]Remote Workgrouping is an OfficeTalk feature which lets separate OfficeTalk Workgroups have access to each other's data. 
  17465. Remote Workgrouping includes the ability to replicate data between OfficeTalk databases and it can do this in a variety of ways to suit many different organisations.
  17466. .par
  17467. For example, your company may have several sites, each with a separate OfficeTalk Workgroup. It may be company policy that every individual should be able to look at the diary of any other individual 
  17468. at any of the company's sites. OfficeTalk can achieve this through Remote Workgrouping.
  17469. .endpar
  17470. .par
  17471. Your company may be managing a [@GlossProject|project] which is being implemented by off-site contractors, each one having only Internet Mail access to you. You may wish to be updated with their 
  17472. progress on a twice daily basis. OfficeTalk can achieve this and much more through Remote Workgrouping.
  17473. .endpar
  17474. [w2h_b0|[@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  17475. ]]
  17476. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17477. .end-topic
  17478.  
  17479. ; Topic DifferentRemoteWorkgroupConfigurations
  17480. ;
  17481. .topic DifferentRemoteWorkgroupConfigurations
  17482. .OutputFile DifferentRemoteWorkgroupConfigurations.htm
  17483. .title Different Remote Workgroup Configurations
  17484. .lineKeyword Different Remote Workgroup Configurations:
  17485. .list l_SECTION_
  17486. .contentTitle off
  17487. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17488. [@bheading_2|]     Different Remote Workgroup Configurations
  17489. [@aheading_2|]There are three types of Remote Workgroup Configurations. Each have their advantages. The three types are as follows:
  17490. [w2h_b1|More:
  17491. [w2h_b0|[@MirroredConfiguration|Mirrored Configuration]
  17492. [@DirectWorkgroupConfiguration|Direct Workgroup Configuration]
  17493. [@ReplicaWorkgroupConfiguration|Replica Workgroup Configuration]
  17494. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17495. ]]]
  17496. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17497. .end-topic
  17498.  
  17499. ; Topic MirroredConfiguration
  17500. ;
  17501. .topic MirroredConfiguration
  17502. .OutputFile MirroredConfiguration.htm
  17503. .title Mirrored Configuration
  17504. .lineKeyword Mirrored Configuration:
  17505. .list l_SECTION_
  17506. .contentTitle off
  17507. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17508. [@bheading_3|]     Mirrored Configuration
  17509. .par
  17510. [@aheading_3|]When two or more workgroups connect in a mirrored[w2h_i1| ]configuration, each workgroup will inherit each other's data and any changes made to the data in one workgroup will be 
  17511. reflected in all the other workgroups.
  17512. .endpar
  17513. .par
  17514.  The advantage of a mirrored configuration is that all users, regardless of which database they come from or where they are physically located, appear as if they all belong to the same local 
  17515. Workgroup. 
  17516. .endpar
  17517. .par
  17518. This means that a user can view the diary of a user belonging to another workgroup, just as if that user was a member of the same workgroup. In addition, all users will share the same contact address 
  17519. book, meetings, planners and projects etc. It also means that a user, visiting another site, can access his own diary from that site and see his changes reflected exactly at his own site. 
  17520. .endpar
  17521. All this may be considered an advantage for certain Organisations, but a disadvantage for others where less intimate data sharing is favoured. 
  17522. .par
  17523. One disadvantage of the Mirrored Configuration is that the data you access will not be up-to-date with the actual data held in the remote workgroup since the data that you access is a copy of the 
  17524. original data. The accuracy of your data depends entirely on how frequently data is synchronised.
  17525. .endpar
  17526. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17527. ]
  17528. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17529. .end-topic
  17530.  
  17531. ; Topic DirectWorkgroupConfiguration
  17532. ;
  17533. .topic DirectWorkgroupConfiguration
  17534. .OutputFile DirectWorkgroupConfiguration.htm
  17535. .title Direct Workgroup Configuration
  17536. .lineKeyword Direct Workgroup Configuration:
  17537. .list l_SECTION_
  17538. .contentTitle off
  17539. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17540. [@bheading_3|]     Direct Workgroup Configuration
  17541. .par
  17542. [@aheading_3|]A Direct Workgroup Configuration consists of two separate workgroups each containing their own data. In this configuration, there is no data replication involved. Neither workgroup 
  17543. keeps a copy of any of the data in the other workgroup. Any accesses made from one workgroup to another are done [w2h_i1|directly]. It is possible to access most of the data in the remote workgroup 
  17544. via a Direct Configuration, however access to the workgroup depends entirely on what data that workgroup wishes to let you see.
  17545. .endpar
  17546. .par
  17547. Depending upon the mechanism you choose for accessing data via the Direct Workgroup Configuration (see [@RemoteWorkgroupReplicationStrategies|Remote Workgroup Replication Strategies]), you may have 
  17548. either [w2h_i1|full] or only [w2h_i1|partial] access to the data held in the workgroup. If you have [w2h_i1|partial] access, you will be restricted to sending e-mail, notifications, meeting requests 
  17549. and task assignments to users belonging to the remote workgroup. If you have [w2h_i1|full] access then, from within OfficeTalk, you will be able to open the remote workgroup and you will have access 
  17550. to a lot more data including diaries, projects, planners, meetings and contacts. 
  17551. .endpar
  17552. .par
  17553. For example, to access the diary information of a user belonging to a remote workgroup via a direct configuration, you can simply select the workgroup name from the user drop down list in diary mode. 
  17554. This will open the remote workgroup.
  17555. .endpar
  17556. [@g_QUIC0812.BMP|]
  17557. Once you have done this, the drop down is populated with users belonging to the remote workgroup. Simply select the required remote user from the drop down list to show their diary information.
  17558. .par
  17559. An advantage of a Direct Workgroup configuration over a Mirrored Workgroup configuration is that the workgroups can remain independent databases and do not need to merge with each other. A further 
  17560. advantage is that, since the remote workgroup data is accessed directly, all data is always fully up to date.
  17561. .endpar
  17562. .par
  17563. One disadvantage is that access to [w2h_i1|all ]data in the remote Workgroup is not possible. For example, you do not have access to any history information held in the remote workgroup. A further 
  17564. disadvantage is that any immediate data access requires that all users have direct or dial-up access to the Remote Workgroup's database. As a result, data transfer must be made over a potentially 
  17565. slow direct ODBC connection, hence the term Direct Workgroup Configuration.
  17566. .endpar
  17567. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17568. ]
  17569. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17570. .end-topic
  17571.  
  17572. ; Topic ReplicaWorkgroupConfiguration
  17573. ;
  17574. .topic ReplicaWorkgroupConfiguration
  17575. .OutputFile ReplicaWorkgroupConfiguration.htm
  17576. .title Replica Workgroup Configuration
  17577. .lineKeyword Replica Workgroup Configuration:
  17578. .list l_SECTION_
  17579. .contentTitle off
  17580. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17581. [@bheading_3|]     Replica Workgroup Configuration
  17582. .par
  17583. [@aheading_3|]A Replica Workgroup Configuration is a configuration whereby the remote workgroup is replicated to a local database which remains separate from your own local workgroup's database. The 
  17584. advantage of a Replica Workgroup Configuration is that you have fast access to data held in the remote workgroup without the need for connecting directly to the remote workgroup. One disadvantage is 
  17585. that the data you access will not be up-to-date with the actual data held in the remote workgroup since the data that you access is a copy of the original data. The accuracy of your data depends 
  17586. entirely on how frequently data is synchronised.
  17587. .endpar
  17588. .par
  17589. You may access data in the replica workgroup in the same way as the direct configuration, except this time you are directly accessing a local replica database rather than the data of the main remote 
  17590. workgroup database itself. As an example, to access the diary information of a user belonging to a remote workgroup via a replica configuration, you can simply select the workgroup name from the user 
  17591. drop down list in diary mode. This will open the remote workgroup.
  17592. .endpar
  17593. [@g_QUIC0814.BMP|]
  17594. Once you have done this, the drop down is populated with users belonging to the remote workgroup. Simply select the required remote user from the drop down list to show their diary information.
  17595. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  17596. ]
  17597. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17598. .end-topic
  17599.  
  17600. ; Topic RemoteWorkgroupReplicationStrategies
  17601. ;
  17602. .topic RemoteWorkgroupReplicationStrategies
  17603. .OutputFile RemoteWorkgroupReplicationStrategies.htm
  17604. .title Remote Workgroup Replication Strategies
  17605. .lineKeyword Remote Workgroup Replication Strategies:
  17606. .list l_SECTION_
  17607. .contentTitle off
  17608. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17609. [@bheading_2|]     Remote Workgroup Replication Strategies
  17610. .par
  17611. [@aheading_2|]Once one workgroup has connected to another workgroup in one of the configurations described above, the data in each workgroup must be synchronised from time to time. OfficeTalk 
  17612. provides three different methods for synchronising data with remote workgroups. Each method has its own advantages.
  17613. .endpar
  17614. [w2h_b1|More:
  17615. [w2h_b0|[@SynchronousReplicationMethod|Synchronous Replication Method]
  17616. [@AsynchronousReplicationMethod|Asynchronous Replication Method]
  17617. [@E_mailReplicationMethod|E-mail Replication Method]
  17618. [@TheEffectoftheReplicationMethodonDataAccess|The Effect of the Replication Method on Data Access]
  17619. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17620. ]]]
  17621. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17622. .end-topic
  17623.  
  17624. ; Topic SynchronousReplicationMethod
  17625. ;
  17626. .topic SynchronousReplicationMethod
  17627. .OutputFile SynchronousReplicationMethod.htm
  17628. .title Synchronous Replication Method
  17629. .lineKeyword Synchronous Replication Method:
  17630. .list l_SECTION_
  17631. .contentTitle off
  17632. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17633. [@bheading_3|]     Synchronous Replication Method
  17634. .par
  17635. [@aheading_3|]The Synchronous method involves opening the database of the remote workgroup in order to transfer data between the workgroups. The data transfer is [w2h_i1|synchronous] which means that 
  17636. when the local OfficeTalk synchronisation server sends and receives changes to and from the remote workgroup database, it does it there and then.
  17637. .endpar
  17638. .par
  17639. The advantage of the Synchronous method is that OfficeTalk only needs to connect once to the Remote Workgroup database in order to send and receive changes and any changes are made immediately to the 
  17640. remote workgroup.
  17641. .endpar
  17642. .par
  17643. A disadvantage of this method is the fact that the OfficeTalk synchronisation server machine must have either direct or dial-up access to the Remote Workgroup's database. Also this method requires 
  17644. the highest network bandwidth of the three methods and as a result is the slowest in terms of data transfer.
  17645. .endpar
  17646. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17647. ]
  17648. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17649. .end-topic
  17650.  
  17651. ; Topic AsynchronousReplicationMethod
  17652. ;
  17653. .topic AsynchronousReplicationMethod
  17654. .OutputFile AsynchronousReplicationMethod.htm
  17655. .title Asynchronous Replication Method
  17656. .lineKeyword Asynchronous Replication Method:
  17657. .list l_SECTION_
  17658. .contentTitle off
  17659. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17660. [@bheading_3|]     Asynchronous Replication Method
  17661. .par
  17662. [@aheading_3|]The Asynchronous method involves opening the database of the remote workgroup in order to transfer a single record to the remote workgroup's database and a single record from the remote 
  17663. workgroup's database. The data transfer is [w2h_i1|asynchronous] which means that when the local OfficeTalk synchronisation server sends and receives changes, the changes are not made there and then. 
  17664. Instead, the synchronisation server of the remote workgroup makes the changes in it's own time.
  17665. .endpar
  17666. The advantage of the Asynchronous method is that network bandwidth is considerably reduced which makes it a more suitable synchronisation strategy for slower networks or for dial-up connections.
  17667. .par
  17668. A disadvantage of this method is that OfficeTalk needs to connect on two separate occasions in order to synchronise. The first connection transfers any data to be sent and makes a request for any 
  17669. data to be prepared. The second connection, made later, collects any data waiting as a result of the request.
  17670. .endpar
  17671. Another disadvantage of this method is the fact that the OfficeTalk synchronisation server machine must have either direct or dial-up access to the Remote Workgroup's database. 
  17672. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17673. ]
  17674. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17675. .end-topic
  17676.  
  17677. ; Topic E_mailReplicationMethod
  17678. ;
  17679. .topic E_mailReplicationMethod
  17680. .OutputFile E_mailReplicationMethod.htm
  17681. .title E-mail Replication Method
  17682. .lineKeyword E-mail Replication Method:
  17683. .list l_SECTION_
  17684. .contentTitle off
  17685. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17686. [@bheading_3|]     E-mail Replication Method
  17687. .par
  17688. [@aheading_3|]The E-mail method does not require the synchronisation server to be able to see the Remote Workgroup's database. Instead, OfficeTalk's Internet Mail service can handle the delivery of 
  17689. replication data and replication requests. This method is asynchronous and has the same advantages and disadvantages as the Asynchronous method except that no direct database access is necessary. All 
  17690. that is required is an e-mail address for the Remote Workgroup.
  17691. .endpar
  17692. This method uses the least network bandwidth of the three methods but does require that each workgroup has access to an Internet Service Provider or has its own SMTP/POP3 based mail backbone.
  17693. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17694. ]
  17695. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17696. .end-topic
  17697.  
  17698. ; Topic TheEffectoftheReplicationMethodonDataAccess
  17699. ;
  17700. .topic TheEffectoftheReplicationMethodonDataAccess
  17701. .OutputFile TheEffectoftheReplicationMethodonDataAccess.htm
  17702. .title The Effect of the Replication Method on Data Access
  17703. .lineKeyword The Effect of the Replication Method on Data Access:
  17704. .list l_SECTION_
  17705. .contentTitle off
  17706. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17707. [@bheading_3|]     The Effect of the Replication Method on Data Access
  17708. .par
  17709. [@aheading_3|]Your choice of replication method has no effect on your access to data in the remote workgroup except in the case of the Direct workgroup configuration. Since this configuration 
  17710. involves directly accessing the remote workgroup database, then in order to access that data, the Synchronous replication method must be used. If the Asynchronous or E-mail replication methods are 
  17711. chosen, access is restricted to sending e-mail, notifications, meeting requests and task assignments.
  17712. .endpar
  17713. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  17714. ]
  17715. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17716. .end-topic
  17717.  
  17718. ; Topic RemoteWorkgroupingScenarios
  17719. ;
  17720. .topic RemoteWorkgroupingScenarios
  17721. .OutputFile RemoteWorkgroupingScenarios.htm
  17722. .title Remote Workgrouping Scenarios
  17723. .lineKeyword Remote Workgrouping Scenarios:
  17724. .list l_SECTION_
  17725. .contentTitle off
  17726. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17727. [@bheading_2|]     Remote Workgrouping Scenarios
  17728. [@aheading_2|][@Introduction2|Introduction]
  17729. [@Scenario1|Scenario 1]
  17730. [@Solution1|Solution 1]
  17731. [@Scenario2|Scenario 2]
  17732. [@Solution2|Solution 2]
  17733. [@Scenario3|Scenario 3]
  17734. [@Solution3|Solution 3]
  17735. [@Scenario4|Scenario 4]
  17736. [@Solution4|Solution 4]
  17737. [@Scenario5|Scenario 5]
  17738. [@Solution5|Solution 5]
  17739. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17740. ]
  17741. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17742. .end-topic
  17743.  
  17744. ; Topic Introduction2
  17745. ;
  17746. .topic Introduction2
  17747. .OutputFile Introduction2.htm
  17748. .title Remote Workgroups - Remote Workgrouping Scenarios - Introduction
  17749. .lineKeyword Introduction:
  17750. .list l_SECTION_
  17751. .contentTitle off
  17752. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17753. [@bheading_3|]     Introduction
  17754. .par
  17755. [@aheading_3|]This section considers several different workgroup scenarios and makes a recommendation for each one in terms of the replication strategy that may be applied using OfficeTalk 
  17756. replication.
  17757. .endpar
  17758. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17759. ]
  17760. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17761. .end-topic
  17762.  
  17763. ; Topic Scenario1
  17764. ;
  17765. .topic Scenario1
  17766. .OutputFile Scenario1.htm
  17767. .title Scenario 1
  17768. .lineKeyword Scenario 1:
  17769. .list l_SECTION_
  17770. .contentTitle off
  17771. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17772. [@bheading_3|]     Scenario 1
  17773. .par
  17774. [@aheading_3|]A company is split into two sites, A and B, with 50 users at each site. All users wish to be able to view any other users diary. Both sites should operate from the same Contact address 
  17775. book. There is a fast wide area network connecting both sites. Data must be no more than 4 hours out of date.
  17776. .endpar
  17777. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17778. ]
  17779. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17780. .end-topic
  17781.  
  17782. ; Topic Solution1
  17783. ;
  17784. .topic Solution1
  17785. .OutputFile Solution1.htm
  17786. .title Solution 1
  17787. .lineKeyword Solution 1:
  17788. .list l_SECTION_
  17789. .contentTitle off
  17790. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17791. [@bheading_3|]     Solution 1
  17792. .par
  17793. [@aheading_3|]The replication strategy for this company would be to implement a Synchronous Mirrored Configuration between the two sites. One site, Site A, would be made the [w2h_i1|controlling 
  17794. site]. Every 4 hours, Site A will connect to Site B and perform a synchronous replication. 
  17795. .endpar
  17796. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17797. ]
  17798. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17799. .end-topic
  17800.  
  17801. ; Topic Scenario2
  17802. ;
  17803. .topic Scenario2
  17804. .OutputFile Scenario2.htm
  17805. .title Scenario 2
  17806. .lineKeyword Scenario 2:
  17807. .list l_SECTION_
  17808. .contentTitle off
  17809. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17810. [@bheading_3|]     Scenario 2
  17811. .par
  17812. [@aheading_3|]A company is split into three sites A, B and C, with 50 users at each site. All users wish to be able to view any other users diary. All three sites should operate from the same Contact 
  17813. address book. There is no Wide Area Network connecting the three sites but all three sites have Internet Mail access. Data must be no more than 1 day out of date.
  17814. .endpar
  17815. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17816. ]
  17817. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17818. .end-topic
  17819.  
  17820. ; Topic Solution2
  17821. ;
  17822. .topic Solution2
  17823. .OutputFile Solution2.htm
  17824. .title Solution 2
  17825. .lineKeyword Solution 2:
  17826. .list l_SECTION_
  17827. .contentTitle off
  17828. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17829. [@bheading_3|]     Solution 2
  17830. .par
  17831. [@aheading_3|]The replication strategy for this company would be to implement a Mirrored Configuration between the three sites. Each site should schedule an e-mail replication with the other two 
  17832. sites at a pre-determined time every day. For example, at 8:00pm Site A would schedule an e-mail replication to Site B and Site C. At the same time Site B would schedule an e-mail replication with 
  17833. Site A and Site C. Similarly, Site C would schedule an e-mail replication with Site A and Site B. Each Site would send the resulting e-mail [w2h_i1|commands] and should each then connect an hour or 
  17834. so later in order to receive the changes from the other sites.
  17835. .endpar
  17836. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17837. ]
  17838. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17839. .end-topic
  17840.  
  17841. ; Topic Scenario3
  17842. ;
  17843. .topic Scenario3
  17844. .OutputFile Scenario3.htm
  17845. .title Scenario 3
  17846. .lineKeyword Scenario 3:
  17847. .list l_SECTION_
  17848. .contentTitle off
  17849. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17850. [@bheading_3|]     Scenario 3
  17851. .par
  17852. [@aheading_3|]A company is split into three sites with 50 users at each site. All users wish to be able to view any other users diary. All three sites should operate from the same Contact address 
  17853. book. There is no wide area network connecting the three sites but two of the sites have Internet Mail access and one of these sites has a dial-up connection to the site without Internet Mail access. 
  17854. Data must be no more than 1 day out of date.
  17855. .endpar
  17856. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17857. ]
  17858. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17859. .end-topic
  17860.  
  17861. ; Topic Solution3
  17862. ;
  17863. .topic Solution3
  17864. .OutputFile Solution3.htm
  17865. .title Solution 3
  17866. .lineKeyword Solution 3:
  17867. .list l_SECTION_
  17868. .contentTitle off
  17869. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17870. [@bheading_3|]     Solution 3
  17871. .par
  17872. [@aheading_3|]The replication strategy for this company would be to implement a Mirrored Configuration between the three sites making one of the sites the [w2h_i1|controlling] site. The 
  17873. [w2h_i1|controlling] site (Site A) should be one of the sites with Internet access which has the dial up connection facility. The [w2h_i1|controlling] site should synchronise data with the other 
  17874. Internet enabled site (Site B) using E-mail Replication and should synchronise data with the remaining site (Site C) using the Asynchronous method over the dial up connection. 
  17875. .endpar
  17876. .par
  17877. The [w2h_i1|controlling] Site A should connect to Site C at, say, 8:00pm and then should issue an e-mail replication to Site B at 8:30pm. Site B should be set to check for Internet mail at 9:00pm. By 
  17878. 9:30pm, both Site B and Site C will have been updated with the Site A's changes for that day and Site C will have prepared it's changes for Site A and Site B will have sent back, via Internet mail, 
  17879. it's changes for Site A. Site A may then check for Internet mail at 10:00pm, knowing that it should receive Site B's changes for that day. Site A will then connect to Site C at 10:30pm and receive 
  17880. its changes and will update Site C with Site B's changes which it has just received. Site A will now be updated with the changes from Site B and Site C. Site C will also have been updated with Site 
  17881. B's changes. However, Site B will not yet have been updated with Site C's changes and so Site A should issue another e-mail replication to Site B for 11:00pm. Site B should schedule a check for 
  17882. Internet mail at 11:30pm. 
  17883. .endpar
  17884. Given that all connections are dial-up connections, then all 3 sites may be updated with each others changes with 7 phone calls over a period of 3[@specialChar(bd)|189] hours.
  17885. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17886. ]
  17887. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17888. .end-topic
  17889.  
  17890. ; Topic Scenario4
  17891. ;
  17892. .topic Scenario4
  17893. .OutputFile Scenario4.htm
  17894. .title Scenario 4
  17895. .lineKeyword Scenario 4:
  17896. .list l_SECTION_
  17897. .contentTitle off
  17898. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17899. [@bheading_3|]     Scenario 4
  17900. .par
  17901. [@aheading_3|]Company A of 100 users is linked closely with Company B. They are separate companies. However both companies have many joint meetings and wish to co-ordinate a way of scheduling 
  17902. meetings in which they know all persons will be able to attend. They plan to do this by giving the organiser, who resides at Company A, access to the holidays and diaries of all the relevant people. 
  17903. Both companies have Internet mail access. The diary data must be no more than 1 day out of date.
  17904. .endpar
  17905. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17906. ]
  17907. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17908. .end-topic
  17909.  
  17910. ; Topic Solution4
  17911. ;
  17912. .topic Solution4
  17913. .OutputFile Solution4.htm
  17914. .title Solution 4
  17915. .lineKeyword Solution 4:
  17916. .list l_SECTION_
  17917. .contentTitle off
  17918. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17919. [@bheading_3|]     Solution 4
  17920. .par
  17921. [@aheading_3|]The replication strategy for these companies is for Company A to implement a replica of Company B's OfficeTalk database using e-mail replication. Company B will be set up to give 
  17922. Company A access to its user diary data and its [@GlossPlanner|planner] data. Company A will make no data available to Company B. This will enable the organiser to use Meeting Mode to invite people 
  17923. from both his local workgroup and from Company B's workgroup, taking into consideration all user's diary and holiday commitments.
  17924. .endpar
  17925. .par
  17926. Each day at, say 8:00pm, Company A will issue an e-mail replication request to Company B. Company B will collect mail at 8:30pm and will package up its changes since the last synchronisation and send 
  17927. the information via Internet mail. At 9:00pm Company A will dial up and collect Internet mail. It will receive Company B's changes but will issue no changes of its own since Company B has been 
  17928. restricted from seeing any of its data.
  17929. .endpar
  17930. [w2h_b0|[@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17931. ]]
  17932. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17933. .end-topic
  17934.  
  17935. ; Topic Scenario5
  17936. ;
  17937. .topic Scenario5
  17938. .OutputFile Scenario5.htm
  17939. .title Scenario 5
  17940. .lineKeyword Scenario 5:
  17941. .list l_SECTION_
  17942. .contentTitle off
  17943. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17944. [@bheading_3|]     Scenario 5
  17945. .par
  17946. [@aheading_3|]A company has several employees who work from home. It is required that each remote worker should have access to all OfficeTalk data and all users should be able to mail and notify each 
  17947. other as normal. Each remote worker has Internet mail access.
  17948. .endpar
  17949. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  17950. ]
  17951. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17952. .end-topic
  17953.  
  17954. ; Topic Solution5
  17955. ;
  17956. .topic Solution5
  17957. .OutputFile Solution5.htm
  17958. .title Solution 5
  17959. .lineKeyword Solution 5:
  17960. .list l_SECTION_
  17961. .contentTitle off
  17962. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17963. [@bheading_3|]     Solution 5
  17964. .par
  17965. [@aheading_3|]A possible replication strategy for this company would be to have each remote worker mirror the main Workgroup, or have the main Workgroup mirror each remote worker's Workgroup. The 
  17966. first case is not desirable since it would require each remote worker to know how to set up a mirror database. The second case is also not desirable since the main workgroup would need to have an 
  17967. External Workgroup defined for each remote worker and updates would be sent out regardless, even if the remote worker was on holiday, for example.
  17968. .endpar
  17969. .par
  17970. A more suitable replication strategy for this company would be for the remote workers to Work Off-line (See Working Off-line). Once off-line, the remote workers could synchronise with the main 
  17971. Workgroup via e-mail.
  17972. .endpar
  17973. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  17974. ]
  17975. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  17976. .end-topic
  17977.  
  17978. ; Topic DataSecurityBetweenRemoteWorkgroups
  17979. ;
  17980. .topic DataSecurityBetweenRemoteWorkgroups
  17981. .OutputFile DataSecurityBetweenRemoteWorkgroups.htm
  17982. .title Data Security Between Remote Workgroups
  17983. .lineKeyword Data Security Between Remote Workgroups:
  17984. .list l_SECTION_
  17985. .contentTitle off
  17986. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  17987. [@bheading_2|]     Data Security Between Remote Workgroups
  17988. .par
  17989. [@aheading_2|]By default, OfficeTalk does not allow other workgroups to connect to your workgroup in any way. Permission to do this must be explicitly set by a supervisor. For more information, see 
  17990. "Granting Access to Remote Workgroups" below.
  17991. .endpar
  17992. .par
  17993. OfficeTalk gives you full control over what data you give to remote workgroups. At a higher level, you can decide whether or not to give specific remote workgroups access to your diary, 
  17994. [@GlossProject|project], [@GlossPlanner|planner], contact information etc. 
  17995. .endpar
  17996. .par
  17997. Additionally, you can specify the access rights of a remote workgroup to individual items of data in just the same way that you administer your local security. For example you may wish to give 
  17998. members of the remote workgroup access to the diaries of certain individuals in your workgroup, but not others.
  17999. .endpar
  18000. .par
  18001. To provide even more control over security, OfficeTalk lets you grant individual access to specific users in a remote workgroup. This could be useful, for example, if you wished to grant to the 
  18002. members of a particular remote workgroup, read only access to the local user's diaries but wished to grant full access to one specific member of the remote workgroup.
  18003. .endpar
  18004. [w2h_b0|[w2h_b1|More:
  18005. [w2h_b0|[@GrantingAccesstoRemoteWorkgroups|Granting Access to Remote Workgroups]
  18006. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18007. ]]]]
  18008. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18009. .end-topic
  18010.  
  18011. ; Topic GrantingAccesstoRemoteWorkgroups
  18012. ;
  18013. .topic GrantingAccesstoRemoteWorkgroups
  18014. .OutputFile GrantingAccesstoRemoteWorkgroups.htm
  18015. .title Granting Access to Remote Workgroups
  18016. .lineKeyword Granting Access to Remote Workgroups:
  18017. .list l_SECTION_
  18018. .contentTitle off
  18019. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18020. [@bheading_3|]     Granting Access to Remote Workgroups
  18021. .par
  18022. [@aheading_3|]A remote workgroup which connects to your workgroup for the first time, in order to initiate some form of replication, is referred to as an [w2h_i1|un-registered ]Remote 
  18023. Workgroup[w2h_i1|. ]It will be granted access to your data depending upon the settings that you specify in the Remote Workgroup Options dialog box. You can display the Remote Workgroup Options dialog 
  18024. box by selecting  [w2h_b1|Remote Workgroup Options ]from the [w2h_b1|Options ]menu in Supervisor mode.
  18025. .endpar
  18026. .par
  18027. Remote workgroups that have registered with your workgroup are accessible from Supervisor mode by selecting Remote Workgroups from the left hand list. You may grant separate access rights to each 
  18028. registered remote workgroup from each remote workgroups corresponding property sheet. You may display such a property sheet by double clicking on the appropriate remote workgroup in the right hand 
  18029. list.
  18030. .endpar
  18031. [w2h_b1|More:
  18032. [w2h_b0|[@ConnectionAccess|Connection Access]
  18033. [@DataLevelSecurity|Data Level Security]
  18034. [@SecurityProfileAccess|Security Profile Access]
  18035. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  18036. ]]]
  18037. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18038. .end-topic
  18039.  
  18040. ; Topic ConnectionAccess
  18041. ;
  18042. .topic ConnectionAccess
  18043. .OutputFile ConnectionAccess.htm
  18044. .title Connection Access
  18045. .lineKeyword Connection Access:
  18046. .list l_SECTION_
  18047. .contentTitle off
  18048. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18049. [@bheading_4|]     Connection Access
  18050. .par
  18051. [@aheading_4|]The first level of security lets you specify whether or not remote workgroups may connect to you at all. This may be specified in the Security page of the Remote Workgroup Options 
  18052. dialog box.
  18053. .endpar
  18054. [@g_QUIC0816.BMP|]
  18055. You may separately specify whether remote workgroups may:
  18056. replicate your workgroup
  18057. mirror your workgroup
  18058. access your workgroup directly
  18059. .par
  18060. Do this by checking the appropriate check box in the Security page. For each option, you may supply an optional password. If you do this, then each remote workgroup that wishes to connect to you must 
  18061. supply the same password when defining the connection. This provides a further level of security. 
  18062. .endpar
  18063. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  18064. ]
  18065. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18066. .end-topic
  18067.  
  18068. ; Topic DataLevelSecurity
  18069. ;
  18070. .topic DataLevelSecurity
  18071. .OutputFile DataLevelSecurity.htm
  18072. .title Data Level Security
  18073. .lineKeyword Data Level Security:
  18074. .list l_SECTION_
  18075. .contentTitle off
  18076. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18077. [@bheading_4|]     Data Level Security 
  18078. .par
  18079. [@aheading_4|]The second level of security lets you specify the data types to which remote workgroups have access. This is called Data Level security. To specify the data level security for 
  18080. un-registered remote workgroups select the Details page of the Remote Workgroup Options dialog box.
  18081. .endpar
  18082. [@g_QUIC0818.BMP|]
  18083. .par
  18084. You will be presented with a list of data types. If you wish to give no access to any part of your data to any un-registered remote workgroups, then you must ensure that all the check boxes are 
  18085. blank. If, by default, you wish to give un-registered workgroups access to your users' diaries and your planners, for example, then check the Users and Planners items.
  18086. .endpar
  18087. If you wish to give access to only one user's diary then select the Users item and press the [w2h_b1|Details ]button. From the list of users, check the check box next to the relevant user.
  18088. .par
  18089. You may specify the Data Level security on a per remote workgroup basis. This can be done from within the property sheet of the relevant remote workgroup. Select [w2h_b1|Remote Workgroups ]from the 
  18090. left hand list in Supervisor mode and then right click on the appropriate remote workgroup in the right hand list and select [w2h_b1|Edit] from the context menu. The remote workgroup property sheet 
  18091. is displayed. Select the Give What page and specify the data level access as described above. 
  18092. .endpar
  18093. [@g_QUIC0820.BMP|]
  18094. Note that the data level access only applies to configurations which involve data replication. As a result, the Give What page does not exist for remote workgroups configured for direct connection.
  18095. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  18096. ]
  18097. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18098. .end-topic
  18099.  
  18100. ; Topic SecurityProfileAccess
  18101. ;
  18102. .topic SecurityProfileAccess
  18103. .OutputFile SecurityProfileAccess.htm
  18104. .title Security Profile Access
  18105. .lineKeyword Security Profile Access:
  18106. .list l_SECTION_
  18107. .contentTitle off
  18108. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18109. [@bheading_4|]     Security Profile Access
  18110. .par
  18111. [@aheading_4|]The third level of security lets you specify a remote workgroup's access to individual data within your workgroup. This is done in exactly the same way that data access is specified for 
  18112. local OfficeTalk users. Remote workgroups may be assigned a [@GlossSecurityprofile|security profile] in just the same way that local users are assigned a security profile.
  18113. .endpar
  18114. Unregistered remote workgroups may be assigned a default security profile from within the Access page of the Remote Workgroup Options dialog box.
  18115. [w2h_b0|[@g_QUIC0822.BMP|]
  18116. .par
  18117. Registered remote workgroups may be assigned a security profile on an individual basis. You can do this by selecting [w2h_b1|Remote Workgroups ]from the left hand list in Supervisor mode, clicking 
  18118. the right mouse button on the relevant remote workgroup in the right hand list and selecting [w2h_b1|Edit] from the context menu. This will display the Remote Workgroup property sheet. Select the 
  18119. Access page and specify the appropriate security profile.
  18120. .endpar
  18121. [@g_QUIC0824.BMP|]
  18122. Once you have specified a security profile for the remote workgroup, all members of the remote workgroup will be granted the same access as defined by the security profile.
  18123. .par
  18124. OfficeTalk lets you specify the access rights of individual remote users within the remote workgroup to your data. Once a workgroup is registered you may press the [w2h_b1|Remote User Access ]button 
  18125. in the Access page of the Remote Workgroup dialog box. This will display the Remote User Access Rights dialog box.
  18126. .endpar
  18127. [@g_QUIC0826.BMP|]
  18128. Select the remote user(s) from the [w2h_b1|Access Of] list and then select the required security profile which is to be assigned to each of the selected users. Press [w2h_b1|OK] to save your changes.
  18129. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  18130. ]]
  18131. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18132. .end-topic
  18133.  
  18134. ; Topic CreatingaRemoteWorkgroup
  18135. ;
  18136. .topic CreatingaRemoteWorkgroup
  18137. .OutputFile CreatingaRemoteWorkgroup.htm
  18138. .title Creating a Remote Workgroup
  18139. .lineKeyword Creating a Remote Workgroup:
  18140. .list l_SECTION_
  18141. .contentTitle off
  18142. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18143. [@bheading_2|]     Creating a Remote Workgroup
  18144. [@aheading_2|]You can create a new reference to a remote workgroup in the following way:
  18145. From Supervisor mode, select [w2h_b1|Remote Workgroups ]from the left hand list. In the right hand list, click the right mouse button to bring up the context sensitive menu and select [w2h_b1|New].
  18146. [@g_QUIC1068.BMP|]
  18147. .par
  18148. The Remote Workgroup Wizard is displayed. This wizard will guide you through the process of creating the reference to the Remote Workgroup and setting various options associated with the Remote 
  18149. Workgroup.
  18150. .endpar
  18151. [@g_QUIC0829.BMP|]
  18152. .par
  18153. Firstly, type in the name of the Remote Workgroup. This will typically be the name of the organisation. Press [w2h_b1|Next]. The next page lets you choose the workgroup configuration. Choose between 
  18154. [w2h_b1|Mirrored], [w2h_b1|Direct] and [w2h_b1|Replica].
  18155. .endpar
  18156. [@g_QUIC0831.BMP|]
  18157. For a full description of each workgroup configuration along with its relative advantages and disadvantages see [@DifferentRemoteWorkgroupConfigurations|Different Remote Workgroup Configurations].
  18158. .par
  18159. The next page lets you specify a password which will be used to gain access to the remote workgroup database. If the remote workgroup has not specified an appropriate password in the Remote Workgroup 
  18160. Options dialog box, then you may leave this field blank..
  18161. .endpar
  18162. [@g_QUIC1109.BMP|]
  18163. Each configuration requires different information and so different pages are shown depending upon which configuration you choose.
  18164. [w2h_b1|More:
  18165. [w2h_b0|[@CreatingaMirrorConfiguration|Creating a Mirror Configuration]
  18166. [@CreatingaDirectConfiguration|Creating a Direct Configuration]
  18167. [@CreatingaReplicaConfiguration|Creating a Replica Configuration]
  18168. [@TheReplicationMethodPageandBeyond|The Replication Method Page and Beyond]
  18169. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18170. ]]]
  18171. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18172. .end-topic
  18173.  
  18174. ; Topic CreatingaMirrorConfiguration
  18175. ;
  18176. .topic CreatingaMirrorConfiguration
  18177. .OutputFile CreatingaMirrorConfiguration.htm
  18178. .title Creating a Mirror Configuration
  18179. .lineKeyword Creating a Mirror Configuration:
  18180. .list l_SECTION_
  18181. .contentTitle off
  18182. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18183. [@bheading_3|]     Creating a Mirror Configuration
  18184. .par
  18185. [@aheading_3|]Having selected [w2h_b1|Mirrored] in the Configuration page, pressing [w2h_b1|Next] in the Password page will display the Get What page. This page lets you choose what types of data you 
  18186. wish to get from the remote workgroup. You will typically select all data types unless you are specifically uninterested in certain data types. For example, you may want each workgroup to share all 
  18187. data except for contact data which should be kept proprietary to each physical database. In this case you would tick all data types except for Contact Information.
  18188. .endpar
  18189. [@g_QUIC0833.BMP|]
  18190. The next page is similar, but lets you choose what types of data the remote mirror workgroup can request from you.
  18191. .par
  18192. The next page lets you choose the user who will receive synchronisation reports. Synchronisation reports are mailed to the chosen user and detail which records were successfully replicated along with 
  18193. any records which failed to replicate. For more information see [@TheSynchronisationReport|The Synchronisation Report]. 
  18194. .endpar
  18195. [@g_QUIC0835.BMP|]
  18196. .par
  18197. The remaining pages let you choose and set up the Replication Method and complete the creation of the remote workgroup. See [@TheReplicationMethodPageandBeyond|The Replication Method Page and Beyond] 
  18198. for an explanation of the pages remaining in the creation of a mirror workgroup.
  18199. .endpar
  18200. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18201. ]
  18202. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18203. .end-topic
  18204.  
  18205. ; Topic CreatingaDirectConfiguration
  18206. ;
  18207. .topic CreatingaDirectConfiguration
  18208. .OutputFile CreatingaDirectConfiguration.htm
  18209. .title Creating a Direct Configuration
  18210. .lineKeyword Creating a Direct Configuration:
  18211. .list l_SECTION_
  18212. .contentTitle off
  18213. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18214. [@bheading_3|]     Creating a Direct Configuration
  18215. .par
  18216. [@aheading_3|]Having selected Direct in the Configuration page, pressing [w2h_b1|Next ]in the Password page will take you straight to the Replication Method page. See 
  18217. [@TheReplicationMethodPageandBeyond|The Replication Method Page and Beyond] for an explanation of the pages remaining in the creation of a direct workgroup.
  18218. .endpar
  18219. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18220. ]
  18221. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18222. .end-topic
  18223.  
  18224. ; Topic CreatingaReplicaConfiguration
  18225. ;
  18226. .topic CreatingaReplicaConfiguration
  18227. .OutputFile CreatingaReplicaConfiguration.htm
  18228. .title Creating a Replica Configuration
  18229. .lineKeyword Creating a Replica Configuration:
  18230. .list l_SECTION_
  18231. .contentTitle off
  18232. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18233. [@bheading_3|]     Creating a Replica Configuration
  18234. .par
  18235. [@aheading_3|]A Replica configuration will create a local copy of the remote workgroup and will keep the local copy synchronised with the remote workgroup database. Having selected Replica in the 
  18236. Configuration page, pressing [w2h_b1|Next] in the Password page will take you to a page which asks for a data source representing the local copy of the remote workgroup. 
  18237. .endpar
  18238. [@g_QUIC0837.BMP|]
  18239. .par
  18240. Type in 'LOCAL_REPLICA' into the Data Source field and press the [w2h_b1|Add[@specialChar(85)|133]] button. A Create New Data Source wizard is displayed. For more information on how to complete this 
  18241. wizard, see [@SettingupaDataSource|Setting up a Data Source]. When you have specified a data source pointing to a new blank database, press [w2h_b1|Next].
  18242. .endpar
  18243. .par
  18244. The next page lets you choose whether or not users of the remote workgroup may log on to the local replica. If users may log on to this replica then OfficeTalk will need to replicate additional types 
  18245. of data, such as mail and notifications, making the synchronisation process less efficient.
  18246. .endpar
  18247. [@g_QUIC0839.BMP|]
  18248. Pressing [w2h_b1|Next ]will display the Replicate What page. This page lets you choose what types of data you wish to get from the remote workgroup. 
  18249. [@g_QUIC0841.BMP|]
  18250. The next page is similar, but lets you choose what types of data the remote workgroup may request from you.
  18251. .par
  18252. The next page lets you choose the user who will receive synchronisation reports. Synchronisation reports are mailed to the relevant user and detail which records were successfully replicated along 
  18253. with any records which failed to replicate. For more information see [@TheSynchronisationReport|The Synchronisation Report]. 
  18254. .endpar
  18255. [@g_QUIC0843.BMP|]
  18256. .par
  18257. The remaining pages let you choose and set up the Replication Method and complete the creation of the remote workgroup. See [@TheReplicationMethodPageandBeyond|The Replication Method Page and Beyond] 
  18258. below for an explanation of the pages remaining in the creation of a replica workgroup.
  18259. .endpar
  18260. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18261. ]
  18262. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18263. .end-topic
  18264.  
  18265. ; Topic TheReplicationMethodPageandBeyond
  18266. ;
  18267. .topic TheReplicationMethodPageandBeyond
  18268. .OutputFile TheReplicationMethodPageandBeyond.htm
  18269. .title The Replication Method Page and Beyond
  18270. .lineKeyword The Replication Method Page and Beyond:
  18271. .list l_SECTION_
  18272. .contentTitle off
  18273. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18274. [@bheading_3|]     The Replication Method Page and Beyond
  18275. .par
  18276. [@aheading_3|]The Replication Method page lets you choose the Replication Method. Choose between Synchronous, Asynchronous and E-mail replication methods. For a full description of each Replication 
  18277. method along with its relative advantages and disadvantages see [@RemoteWorkgroupReplicationStrategies|Remote Workgroup Replication Strategies]. 
  18278. .endpar
  18279. [@g_QUIC0845.BMP|]
  18280. .par
  18281. If you choose the Synchronous or Asynchronous method, then the next page requires you to select or set up a data source which points to the remote workgroup database. You may either select an 
  18282. existing data source from the drop list or you can create a new data source by pressing the [w2h_b1|Add ]button. For more information on creating a new data source, see [@SettingupaDataSource|Setting up a Data Source]
  18283. .endpar
  18284. [@g_QUIC0847.BMP|]
  18285. .par
  18286. If you need to use Dial-up Networking in order to connect to the remote workgroup database, then check the [w2h_b1|Connect to this data source using dial-up networking ]check box and select a dial-up 
  18287. service from the drop down list below. Doing this will ensure that OfficeTalk automatically establishes the dial-up network prior to attempting to connect to the remote workgroup database.
  18288. .endpar
  18289. If you choose the E-mail method, then the Data source page is not displayed. Instead, you are prompted to supply a mail service and an e-mail address for sending mail to the remote workgroup.
  18290. [@g_QUIC0849.BMP|]
  18291. Regardless of the chosen replication method, the next page is the Gateway Page. This page lets you specify whether or not this machine will act as a gateway. 
  18292. [@g_QUIC0851.BMP|]
  18293. .par
  18294. If you make this machine a [@GlossGatewaymachine|gateway machine] then you can specify when this machine will connect to the remote workgroup and replicate data. Do this by checking the 
  18295. [w2h_b1|Gateway Machine] check box and pressing the [w2h_b1|Update Times[@specialChar(85)|133]] button. This will display an Update Times dialog box. For more information on specifying Update Times, 
  18296. see [@ScheduledReplication|Scheduled Replication].
  18297. .endpar
  18298. .par
  18299. Attachment data is file-based data that you attach to mail messages or to notes.  It can also represent letters that you write to companies and contacts. This data can be very large and you may wish 
  18300. to treat it separately when replicating data between workgroups. The Gateway page lets you specify whether or not you wish to replicate attachment data and if so whether to send and receive 
  18301. attachment data whenever you replicate workgroup data or according to a separate schedule. If you wish to schedule attachment data separately then select the third radio button and press the 
  18302. [w2h_b1|Attachment Update Times ]button. This will display the Attachment Update Times dialog box. For more information on specifying Update Times, see [@ScheduledReplication|Scheduled Replication]. 
  18303. For further information, see [@OptionsForTransferringBinaryAttachments|Options For Transferring Binary Attachments].
  18304. .endpar
  18305. .par
  18306. To create the remote workgroup, press [w2h_b1|Finish]. The table below summarises the subsequent actions which will depend upon the remote workgroup configuration and the replication method used. It 
  18307. is assumed that the remote workgroup allows other workgroups to connect to it and that the correct password, if any, has been specified.
  18308. .endpar
  18309. .table colSize 4 6 18 
  18310. [w2h_b0|[w2h_b1|Type
  18311. Method
  18312. Description
  18313. [w2h_b0|Mirror
  18314. Synchronous
  18315. .par
  18316. OfficeTalk will confirm that you wish to set up the mirror workgroup. It will then open the remote workgroup database directly and synchronise the data in the remote workgroup with the data in your 
  18317. workgroup. When this function has completed, both databases will be mirrored with each other.
  18318. .endpar
  18319. Mirror
  18320. Asynchronous
  18321. .par
  18322. OfficeTalk will place a single [@GlossCommand|command] in the remote workgroup which will be processed the next time that the remote workgroup processes commands. Once the remote workgroup has 
  18323. processed commands, you should click on the remote workgroup using the right mouse button and select [w2h_b1|Merge[@specialChar(85)|133]]. Choose Send and Receive changes from the Merge Remote 
  18324. Workgroup dialog box and press [w2h_b1|Finish]. OfficeTalk will process the data presented by the remote workgroup and write another command to the remote workgroup containing all the relevant data 
  18325. in your workgroup. When this function has completed and the remote workgroup has processed commands once more, both databases will be mirrored with each other. 
  18326. .endpar
  18327. Mirror
  18328. E-mail
  18329. .par
  18330. OfficeTalk will send an e-mail message to the remote workgroup containing your workgroup data. When the remote workgroup database receives the message, it will add the data to its database and will 
  18331. send back an e-mail message containing the remote workgroup data. Once you have received this message and automatically processed it, both databases will be mirrored with each other.
  18332. .endpar
  18333. Replica
  18334. Synchronous
  18335. .par
  18336. OfficeTalk will confirm that you wish to set up the replica workgroup. It will then open the remote workgroup database directly and copy the data in the remote workgroup to your local replica 
  18337. database. When this function has completed, you will be able to view data in the remote workgroup and the members of the remote workgroup will become available in the relevant address books.
  18338. .endpar
  18339. Replica
  18340. Asynchronous
  18341. .par
  18342. OfficeTalk will place a single command in the remote workgroup which will be processed the next time that the remote workgroup processes commands. Once the remote workgroup has processed commands, 
  18343. you should click on the remote workgroup using the right mouse button and select [w2h_b1|Merge[@specialChar(85)|133]]. Choose Send and Receive changes from the Merge Remote Workgroup dialog box and 
  18344. press [w2h_b1|Finish]. OfficeTalk will process the data presented by the remote workgroup and write it to the local replica workgroup. When this function has completed you will be able to view data 
  18345. in the remote workgroup and the members of the remote workgroup will become available in the relevant address books. 
  18346. .endpar
  18347. Replica
  18348. E-mail
  18349. .par
  18350. OfficeTalk will send an e-mail message to the remote workgroup asking for its data to be prepared and sent back in the form of a message. Once you have received this message and automatically 
  18351. processed it, the data held in the remote workgroup will become available in the local replica database. You will be able to view data in the remote workgroup and the members of the remote workgroup 
  18352. will become available in the relevant address books.
  18353. .endpar
  18354. Direct
  18355. Synchronous
  18356. You will be able to view data directly in the remote workgroup and the members of the remote workgroup will become available in the relevant address books.
  18357. Direct
  18358. Asynchronous
  18359. Members of the remote workgroup will become available in the relevant address books.
  18360. Direct
  18361. E-mail
  18362. .par
  18363. OfficeTalk will send an e-mail message requesting the list of the remote workgroup's members (users and groups). Once you have received the reply to this message and have automatically processed it, 
  18364. the members of the remote workgroup will become available in the relevant address books.
  18365. .endpar
  18366. .end-table
  18367. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  18368. ]]]]
  18369. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18370. .end-topic
  18371.  
  18372. ; Topic ViewingRemoteWorkgroupInformation
  18373. ;
  18374. .topic ViewingRemoteWorkgroupInformation
  18375. .OutputFile ViewingRemoteWorkgroupInformation.htm
  18376. .title Viewing Remote Workgroup Information
  18377. .lineKeyword Viewing Remote Workgroup Information:
  18378. .list l_SECTION_
  18379. .contentTitle off
  18380. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18381. [@bheading_2|]     Viewing Remote Workgroup Information
  18382. .par
  18383. [@aheading_2|]With the exception of a Mirrored configuration or a Direct / Asynchronous or Direct / Email configuration,  whenever you wish to access data held in a remote workgroup, OfficeTalk must 
  18384. first connect to either the remote workgroup database directly, in the case of a direct configuration, or to a local copy of the remote workgroup database, in the case of a replica configuration.
  18385. .endpar
  18386. .par
  18387. When you have referenced a remote workgroup in Supervisor mode, then, provided that you have sufficient access, OfficeTalk will make the data held in the remote workgroup seamlessly available from 
  18388. all relevant modes.
  18389. .endpar
  18390. [w2h_b1|More:
  18391. [w2h_b0|[@ViewingDiaryDatainaRemoteWorkgroup|Viewing Diary Data in a Remote Workgroup]
  18392. [@ViewingGroupDatainaRemoteWorkgroup|Viewing Group Data in a Remote Workgroup]
  18393. [@ViewingMeetingDatainaRemoteWorkgroup|Viewing Meeting Data in a Remote Workgroup]
  18394. [@ViewingContactDatainaRemoteWorkgroup|Viewing Contact Data in a Remote Workgroup]
  18395. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18396. ]]]
  18397. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18398. .end-topic
  18399.  
  18400. ; Topic ViewingDiaryDatainaRemoteWorkgroup
  18401. ;
  18402. .topic ViewingDiaryDatainaRemoteWorkgroup
  18403. .OutputFile ViewingDiaryDatainaRemoteWorkgroup.htm
  18404. .title Viewing Diary Data in a Remote Workgroup
  18405. .lineKeyword Viewing Diary Data in a Remote Workgroup:
  18406. .list l_SECTION_
  18407. .contentTitle off
  18408. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18409. [@bheading_3|]     Viewing Diary Data in a Remote Workgroup
  18410. .par
  18411. [@aheading_3|]In order to view a diary held in a remote workgroup, go to Diary mode and select the Users drop down list. Select the remote workgroup which will be shown towards the bottom of the 
  18412. list. This will open the remote workgroup and will select the first user's diary in the remote workgroup to which you have access. 
  18413. .endpar
  18414. [@g_QUIC0853.BMP|]
  18415. If you do not have at least read access to any users' diaries in the remote workgroup, OfficeTalk will warn you with a message and will return you to viewing the local workgroup.
  18416. .par
  18417. Once you are viewing data in a remote workgroup, then provided that you have sufficient access, you may add, edit and delete data in just the same way that you add, edit and delete data in your local 
  18418. workgroup.
  18419. .endpar
  18420. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18421. ]
  18422. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18423. .end-topic
  18424.  
  18425. ; Topic ViewingGroupDatainaRemoteWorkgroup
  18426. ;
  18427. .topic ViewingGroupDatainaRemoteWorkgroup
  18428. .OutputFile ViewingGroupDatainaRemoteWorkgroup.htm
  18429. .title Viewing Group Data in a Remote Workgroup
  18430. .lineKeyword Viewing Group Data in a Remote Workgroup:
  18431. .list l_SECTION_
  18432. .contentTitle off
  18433. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18434. [@bheading_3|]     Viewing Group Data in a Remote Workgroup
  18435. .par
  18436. [@aheading_3|]In order to view the diaries of a [@GlossGroup|group] of remote workgroup users, go to Group mode and select the Group list drop down. Select the remote workgroup which will be shown 
  18437. towards the bottom of the list. This will open the remote workgroup and will display the structured list of groups belonging to that remote workgroup. Double clicking a group will display the list of 
  18438. group members and will show the appointments for the listed users.
  18439. .endpar
  18440. [w2h_b0|[@g_QUIC0855.BMP|]
  18441. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18442. ]]
  18443. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18444. .end-topic
  18445.  
  18446. ; Topic ViewingMeetingDatainaRemoteWorkgroup
  18447. ;
  18448. .topic ViewingMeetingDatainaRemoteWorkgroup
  18449. .OutputFile ViewingMeetingDatainaRemoteWorkgroup.htm
  18450. .title Viewing Meeting Data in a Remote Workgroup
  18451. .lineKeyword Viewing Meeting Data in a Remote Workgroup:
  18452. .list l_SECTION_
  18453. .contentTitle off
  18454. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18455. [@bheading_3|]     Viewing Meeting Data in a Remote Workgroup
  18456. .par
  18457. [@aheading_3|]In order to view the schedule of meetings held in a remote workgroup, go to the Meeting List view in Meeting mode and select the meeting list drop down. Select the remote workgroup 
  18458. which will be shown towards the bottom of the list. This will open the remote workgroup and will display the structured list of meetings. Clicking on a meeting using the left mouse button will 
  18459. display the list of people invited to that meeting in the Members window at the bottom of the Meeting view. 
  18460. .endpar
  18461. [@g_QUIC0857.BMP|]
  18462. You cannot book a meeting directly into a remote workgroup, however you may book a meeting from the local workgroup consisting of members from a remote workgroup.
  18463. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18464. ]
  18465. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18466. .end-topic
  18467.  
  18468. ; Topic ViewingContactDatainaRemoteWorkgroup
  18469. ;
  18470. .topic ViewingContactDatainaRemoteWorkgroup
  18471. .OutputFile ViewingContactDatainaRemoteWorkgroup.htm
  18472. .title Viewing Contact Data in a Remote Workgroup
  18473. .lineKeyword Viewing Contact Data in a Remote Workgroup:
  18474. .list l_SECTION_
  18475. .contentTitle off
  18476. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18477. [@bheading_3|]     Viewing Contact Data in a Remote Workgroup
  18478. .par
  18479. [@aheading_3|]In order to view companies and contact information held in a remote workgroup, go to Contact mode and from either Company, Contact or Directory view, select the Contact 
  18480. [@GlossGroup|group] drop down list. Select the remote workgroup which will be shown towards the bottom of the list. This will open the remote workgroup and will display a list of contact groups held 
  18481. in the remote workgroup. The [w2h_b1|All] contact group will be selected by default and any companies or contacts will be displayed in the right hand window.
  18482. .endpar
  18483. [@g_QUIC1111.BMP|]
  18484. You can view remote workgroup data in the following views:
  18485. .table colSize 10 19 
  18486. [w2h_b0|[w2h_b1|Mode
  18487. View
  18488. [w2h_b0|Diary
  18489. All
  18490. Group
  18491. All
  18492. Meeting
  18493. Meeting List View
  18494. [@GlossProject|Project]
  18495. All
  18496. [@GlossPlanner|Planner]
  18497. All
  18498. Contact
  18499. All except History view
  18500. .end-table
  18501. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  18502. ]]]]
  18503. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18504. .end-topic
  18505.  
  18506. ; Topic ReplicatingData
  18507. ;
  18508. .topic ReplicatingData
  18509. .OutputFile ReplicatingData.htm
  18510. .title Replicating Data
  18511. .lineKeyword Replicating Data:
  18512. .list l_SECTION_
  18513. .contentTitle off
  18514. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18515. [@bheading_2|]     Replicating Data
  18516. .par
  18517. [@aheading_2|]You can view any remote workgroups that you have defined by going to Supervisor mode and selecting [w2h_b1|Remote Workgroups] in the left hand list. The list of remote workgroups will 
  18518. appear in the right hand list. This section describes how to replicate data held in these workgroups either manually or on a scheduled basis.
  18519. .endpar
  18520. [w2h_b1|More:
  18521. [w2h_b0|[@ManualReplication|Manual Replication]
  18522. [@ScheduledReplication|Scheduled Replication]
  18523. [@UpdatingSlaveWorkgroups|Updating Slave Workgroups]
  18524. [@ProcessingCommands|Processing Commands]
  18525. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18526. ]]]
  18527. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18528. .end-topic
  18529.  
  18530. ; Topic ManualReplication
  18531. ;
  18532. .topic ManualReplication
  18533. .OutputFile ManualReplication.htm
  18534. .title Manual Replication
  18535. .lineKeyword Manual Replication:
  18536. .list l_SECTION_
  18537. .contentTitle off
  18538. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18539. [@bheading_3|]     Manual Replication
  18540. .par
  18541. [@aheading_3|]Provided that the remote workgroup was originally set up as either a mirror workgroup or a replica workgroup, OfficeTalk will let you manually replicate the data held in the remote 
  18542. workgroup database and the local workgroup database.
  18543. .endpar
  18544. .par
  18545. To do this, click the Remote Workgroup using the right mouse button. The context sensitive menu will appear. Select [w2h_b1|Merge[@specialChar(85)|133] ]from the menu. A Merge Remote Workgroup dialog 
  18546. box is displayed. This dialog box lets you choose between sending local updates to the remote workgroup, receiving updates made by the remote workgroup, or both. Select the third option, [w2h_b1|Send 
  18547. And Receive Updates ]and press [w2h_b1|Finish].
  18548. .endpar
  18549. .par
  18550. If the replication method is synchronous, OfficeTalk will send and receive changes, updating both databases there and then. If the replication method is asynchronous or e-mail, OfficeTalk will create 
  18551. a package of data representing the changes made locally. This package of data is called a [@GlossCommand|command]. OfficeTalk will transfer, or send the command to the remote workgroup along with 
  18552. another command, requesting the remote workgroups changes. According to its own schedule, the remote workgroup will process the commands, updating its own database with the appropriate changes and 
  18553. compiling a command representing its own changes which is ready for collection the next time that you send and receive updates.
  18554. .endpar
  18555. [w2h_b0|[@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18556. ]]
  18557. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18558. .end-topic
  18559.  
  18560. ; Topic ScheduledReplication
  18561. ;
  18562. .topic ScheduledReplication
  18563. .OutputFile ScheduledReplication.htm
  18564. .title Scheduled Replication
  18565. .lineKeyword Scheduled Replication:
  18566. .lineKeyword OfficeTalk Services:
  18567. .lineKeyword OfficeTalk Services:remote workgroup gateway services:
  18568. .list l_SECTION_
  18569. .contentTitle off
  18570. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18571. [@bheading_3|]     Scheduled Replication
  18572. .par
  18573. [@aheading_3|]OfficeTalk lets you automate the replication process. If the replication method is asynchronous or e-mail, then in addition to scheduling a time to send updates and requests for updates 
  18574. you must also schedule another time to collect updates.
  18575. .endpar
  18576. The replication may be automated in one of two ways:
  18577. From within the Gateway page of the Remote Workgroup wizard. For more information, see [@TheReplicationMethodPageandBeyond|The Replication Method Page and Beyond].
  18578. From the OfficeTalk Services dialog box. For more information, see [@RemoteWorkgroupGatewayServices|Remote Workgroup Gateway Services].
  18579. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18580. ]
  18581. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18582. .end-topic
  18583.  
  18584. ; Topic UpdatingSlaveWorkgroups
  18585. ;
  18586. .topic UpdatingSlaveWorkgroups
  18587. .OutputFile UpdatingSlaveWorkgroups.htm
  18588. .title Updating Slave Workgroups
  18589. .lineKeyword Updating Slave Workgroups:
  18590. .list l_SECTION_
  18591. .contentTitle off
  18592. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18593. [@bheading_3|]     Updating Slave Workgroups
  18594. .par
  18595. [@aheading_3|]A [@GlossSlaveworkgroup|Slave workgroup] is a workgroup that has been referenced by another workgroup. The latter workgroup is termed the [w2h_i1|master] workgroup. If the master 
  18596. workgroup chose to replicate the data in the slave workgroup asynchronously, then data synchronisation is not immediate. Instead, a [@GlossCommand|command] remains in the slave workgroup, waiting to 
  18597. be processed. In order to process the command, the slave workgroup must [w2h_i1|process commands]. When the slave workgroup processes commands, it updates itself with any changes sent by the master 
  18598. workgroup including delivery of any mail sent by a user in the master workgroup to a user in the slave workgroup. The slave workgroup also prepares any requests made by the master workgroup for 
  18599. changes to the slave workgroup's data since the last synchronisation.
  18600. .endpar
  18601. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18602. ]
  18603. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18604. .end-topic
  18605.  
  18606. ; Topic ProcessingCommands
  18607. ;
  18608. .topic ProcessingCommands
  18609. .OutputFile ProcessingCommands.htm
  18610. .title Processing Commands
  18611. .lineKeyword Processing Commands:
  18612. .lineKeyword OfficeTalk Services:
  18613. .list l_SECTION_
  18614. .contentTitle off
  18615. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18616. [@bheading_3|]     Processing Commands
  18617. .par
  18618. [@aheading_3|]Commands may be processed manually or automatically. To process any pending commands manually, go to Supervisor mode and select [@GlossOfficeTalkserver|OfficeTalk Server]
  18619. [w2h_b1|[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|Options] menu. The OfficeTalk Services dialog box is displayed. Select [@GlossCommand|Command][w2h_b1| processor service] from the list of services 
  18620. and press the [w2h_b1|Kick[@specialChar(85)|133]] button. OfficeTalk will process any pending commands.
  18621. .endpar
  18622. Usually, you will want to schedule command processing to be performed automatically. You can do this in the following way:
  18623. .par
  18624. Check the check box next to the [w2h_b1|Command Processor] entry in the OfficeTalk Services dialog box and press the [w2h_b1|Settings[@specialChar(85)|133]] button. The Command Processor Settings 
  18625. dialog box is displayed.
  18626. .endpar
  18627. The Schedules page shows a list of existing command processor schedules. To add a new schedule, press the [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] button. A Scheduled Event dialog box is displayed. 
  18628. [@g_QUIC0075.BMP|]
  18629. .par
  18630. The [w2h_b1|When] drop down list lets you choose the type of scheduled event. You may choose between specifying processing to occur [w2h_i1|Every n minutes] or [w2h_i1|Once] on a particular date at a 
  18631. particular time or [w2h_i1|Weekly on] one or more days of the week at a certain time. The fields in the Scheduled Event dialog box will change according to your selection. Once you have selected the 
  18632. scheduled event type and have specified the appropriate dates and times, then press [w2h_b1|OK]. The scheduled event will be added to the list in the Schedule dialog box.
  18633. .endpar
  18634. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  18635. ]
  18636. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18637. .end-topic
  18638.  
  18639. ; Topic OptionsForTransferringBinaryAttachments
  18640. ;
  18641. .topic OptionsForTransferringBinaryAttachments
  18642. .OutputFile OptionsForTransferringBinaryAttachments.htm
  18643. .title Options For Transferring Binary Attachments
  18644. .lineKeyword Options For Transferring Binary Attachments:
  18645. .lineKeyword OfficeTalk Services:
  18646. .lineKeyword OfficeTalk Services:remote workgroup gateway services:
  18647. .list l_SECTION_
  18648. .contentTitle off
  18649. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18650. [@bheading_2|]     Options For Transferring Binary Attachments
  18651. .par
  18652. [@aheading_2|]You can attach binary files to mail messages and to any object capable of displaying a Notes page. Since binary attachments can be potentially very large, OfficeTalk gives you a choice 
  18653. when it comes to replicating them. You may choose between
  18654. .endpar
  18655. Always replicating attachments
  18656. Never replicating attachments
  18657. Sending and receiving attachments according to a separate schedule.
  18658. .par
  18659. The first option will ensure that attachment information is completely up to date with other replicated data. However, large attachments created at one site may take a long time to be replicated at 
  18660. another site, especially if the replication method is e-mail, and as a result, the potentially more important [w2h_i1|core] data may be delayed accordingly.
  18661. .endpar
  18662. The second option has the disadvantage that file attachments will never be available to members of the replicating site. However, the speed of data replication will be proportionally faster.
  18663. .par
  18664. The third option can be useful if your company needs to quickly replicate its core data every day and doesn't need immediate access to binary attachment data. This way large binary data can be 
  18665. transferred less frequently, all in one go, for example at the weekend.
  18666. .endpar
  18667. These options may be specified in one of two ways:
  18668. From within the Gateway page of the Remote Workgroup wizard or the Remote Workgroup property sheet.
  18669. From the OfficeTalk Services dialog box. For more information, see [@RemoteWorkgroupGatewayServices|Remote Workgroup Gateway Services].
  18670. To specify these options from the Remote Workgroup property sheet, do the following:
  18671. .par
  18672. Select [w2h_b1|Remote Workgroups ]from the left hand list in Supervisor mode and click the right mouse button on the relevant remote workgroup in the right hand list and select [w2h_b1|Edit] from the 
  18673. context menu. This will display the Remote Workgroup property sheet. 
  18674. .endpar
  18675. .par
  18676. Select the Gateway page and choose the appropriate radio button, representing your choice for how attachments are handled. If you select [w2h_b1|Schedule when to send/receive attachment data], the 
  18677. [w2h_b1|Attachment Update Times] button will become enabled, letting you enter a schedule of when attachments will be replicated.
  18678. .endpar
  18679. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  18680. ]
  18681. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18682. .end-topic
  18683.  
  18684. ; Topic TheSynchronisationReport
  18685. ;
  18686. .topic TheSynchronisationReport
  18687. .OutputFile TheSynchronisationReport.htm
  18688. .title The Synchronisation Report
  18689. .lineKeyword The Synchronisation Report:
  18690. .list l_SECTION_
  18691. .contentTitle off
  18692. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18693. [@bheading_2|]     The Synchronisation Report
  18694. .par
  18695. [@aheading_2|]When data is synchronised between two workgroups, OfficeTalk can optionally generate a synchronisation report in the form of a mail message that is sent to a designated user on 
  18696. completion of a data [w2h_i1|merge.] The report gives an indication of the number of records synchronised. A typical synchronisation report is shown in the picture below:
  18697. .endpar
  18698. [@g_QUIC1176.BMP|]
  18699. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  18700. ]
  18701. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18702. .end-topic
  18703.  
  18704. ; Topic SettingupaDataSource
  18705. ;
  18706. .topic SettingupaDataSource
  18707. .OutputFile SettingupaDataSource.htm
  18708. .title Setting up a Data Source
  18709. .lineKeyword Setting up a Data Source:
  18710. .list l_SECTION_
  18711. .contentTitle off
  18712. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18713. [@bheading_2|]     Setting up a Data Source
  18714. .par
  18715. [@aheading_2|]As part of creating a reference to a remote workgroup, you are required to specify the location of the remote workgroup database in the form of a data source. A data source describes to 
  18716. OfficeTalk the location and format of the remote workgroup database.
  18717. .endpar
  18718. The Data Source page lets you specify the data source representing a database either by selecting an existing data source, which describes the database, or by creating a new data source.
  18719. You may create a new data source in the following way:
  18720. .par
  18721. Specify a unique name for the data source into the [w2h_b1|Data Source ]field and press the [w2h_b1|Add[@specialChar(85)|133]] button located underneath the field. A Create New Data Source wizard is 
  18722. displayed. 
  18723. .endpar
  18724. .par
  18725. Select the [w2h_b1|System Data Source] radio button and press [w2h_b1|Next]. The next page shows a list of database drivers. If the remote workgroup database is an Access driver, then select the line 
  18726. that reads 'Microsoft Access Driver (*.mdb)' and press [w2h_b1|Next]. The last page will summarise the wizard's intended actions when you press [w2h_b1|Finish]. 
  18727. .endpar
  18728. Press [w2h_b1|Finish]. The ODBC Microsoft Access Setup dialog box is displayed. Press the [w2h_b1|Select[@specialChar(85)|133]] button. A Select Database dialog box is displayed. 
  18729. .par
  18730. Locate and select the remote workgroup database. Note that if the remote workgroup database is available over dial-up networking then you must be dialled up to the remote location prior to selecting 
  18731. the remote workgroup database. Press [w2h_b1|OK] on the Select Database dialog box to save your changes. Finally, press [w2h_b1|OK ]on the ODBC Microsoft Access Setup dialog box. The data source is 
  18732. now set up.
  18733. .endpar
  18734. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  18735. ]
  18736. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18737. .end-topic
  18738.  
  18739. ; Topic Overview9
  18740. ;
  18741. .topic Overview9
  18742. .OutputFile Overview9.htm
  18743. .title Customising OfficeTalk - Overview
  18744. .lineKeyword Overview:
  18745. .lineKeyword Custom Data:
  18746. .list l_SECTION_
  18747. .contentTitle off
  18748. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18749. [@bheading_2|]     Overview
  18750. .par
  18751. [@aheading_2|]This section describes the different ways in which you can customise both the look and certain features of OfficeTalk. For information on how to customise the database in order to store 
  18752. additional custom information, see [@AdministeringCustomData|Administering Custom Data].
  18753. .endpar
  18754. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  18755. ]
  18756. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18757. .end-topic
  18758.  
  18759. ; Topic CustomisingtheDisplay
  18760. ;
  18761. .topic CustomisingtheDisplay
  18762. .OutputFile CustomisingtheDisplay.htm
  18763. .title Customising the Display
  18764. .lineKeyword Customising the Display:
  18765. .list l_SECTION_
  18766. .contentTitle off
  18767. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18768. [@bheading_2|]     Customising the Display
  18769. .par
  18770. [@aheading_2|]Most aspects of the display, such as fonts and colours, may be customised to your own preference and your settings may be stored in a [w2h_i1|display profile]. OfficeTalk is supplied 
  18771. with several display profiles which provide a variety of display configurations. You may either use one of these shipped profiles or you may design your own. A display profile stores more than just 
  18772. font and colour information. It also stores which columns are displayed in each list, how each list is sorted, which window buttons and which menu items are available as well as several mode specific 
  18773. options.
  18774. .endpar
  18775. [w2h_b1|More:
  18776. [w2h_b0|[@SelectinganExistingProfile|Selecting an Existing Profile]
  18777. [@CreatingaNewProfile|Creating a New Profile]
  18778. [@EditinganExistingProfile|Editing an Existing Profile]
  18779. [@TheProfilePropertySheet|The Profile Property Sheet]
  18780. [@ModeSpecificOptions|Mode Specific Options]
  18781. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18782. ]]]
  18783. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18784. .end-topic
  18785.  
  18786. ; Topic SelectinganExistingProfile
  18787. ;
  18788. .topic SelectinganExistingProfile
  18789. .OutputFile SelectinganExistingProfile.htm
  18790. .title Selecting an Existing Profile
  18791. .lineKeyword Selecting an Existing Profile:
  18792. .list l_SECTION_
  18793. .contentTitle off
  18794. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18795. [@bheading_3|]     Selecting an Existing Profile
  18796. .par
  18797. [@aheading_3|]You may select an existing display profile by choosing [w2h_b1|Select Profile ]from the [w2h_b1|Edit ]menu from within any mode. Alternatively, press [w2h_b1|Ctrl+P]. The Select Profile 
  18798. dialog box is shown. Select the desired profile from the drop down list and press [w2h_b1|OK]. The display will change to the settings stored in the selected profile.
  18799. .endpar
  18800. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18801. ]
  18802. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18803. .end-topic
  18804.  
  18805. ; Topic CreatingaNewProfile
  18806. ;
  18807. .topic CreatingaNewProfile
  18808. .OutputFile CreatingaNewProfile.htm
  18809. .title Creating a New Profile
  18810. .lineKeyword Creating a New Profile:
  18811. .list l_SECTION_
  18812. .contentTitle off
  18813. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18814. [@bheading_3|]     Creating a New Profile
  18815. [@aheading_3|]To create a new display profile, select [w2h_b1|Edit Profiles[@specialChar(85)|133]] from the [w2h_b1|Edit ]menu. The Profiles dialog box is displayed. 
  18816. [@g_QUIC1113.BMP|]
  18817. .par
  18818. If you want to base your new profile on an existing profile, then select the relevant profile from the list and press the [w2h_b1|Copy[@specialChar(85)|133]] button. If you wish to create a 
  18819. completely new profile, based on the default settings, then press the [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] button. In both cases the Profile property sheet will be displayed showing the Details page. 
  18820. Enter a name for the new profile.
  18821. .endpar
  18822. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18823. ]
  18824. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18825. .end-topic
  18826.  
  18827. ; Topic EditinganExistingProfile
  18828. ;
  18829. .topic EditinganExistingProfile
  18830. .OutputFile EditinganExistingProfile.htm
  18831. .title Editing an Existing Profile
  18832. .lineKeyword Editing an Existing Profile:
  18833. .list l_SECTION_
  18834. .contentTitle off
  18835. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18836. [@bheading_3|]     Editing an Existing Profile
  18837. .par
  18838. [@aheading_3|]To edit the fonts and colours of the currently selected display profile, select [w2h_b1|Edit Profile] from the [w2h_b1|Edit] menu from within any mode. The Profile property sheet will 
  18839. be displayed showing the Format page. Any changes that you make to the list column settings, the window menu settings or the window button settings will change the currently selected profile. To save 
  18840. these changes permanently, select [w2h_b1|Save Profile ]from the [w2h_b1|Edit ]menu. In order to save changes to a profile, you must either own the profile or you must be a supervisor.
  18841. .endpar
  18842. .par
  18843. To edit the fonts and colours of a different display profile, select [w2h_b1|Edit Profiles] from the [w2h_b1|Edit ]menu from within any mode. The Profiles dialog box is displayed. Select the profile 
  18844. that you wish to edit and press the [w2h_b1|Edit ]button. The Profile property sheet is displayed showing the Format page.
  18845. .endpar
  18846. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18847. ]
  18848. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18849. .end-topic
  18850.  
  18851. ; Topic TheProfilePropertySheet
  18852. ;
  18853. .topic TheProfilePropertySheet
  18854. .OutputFile TheProfilePropertySheet.htm
  18855. .title The Profile Property Sheet
  18856. .lineKeyword The Profile Property Sheet:
  18857. .list l_SECTION_
  18858. .contentTitle off
  18859. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18860. [@bheading_3|]     The Profile Property Sheet
  18861. .par
  18862. [@aheading_3|]When you create a new profile, the Profile property sheet is displayed showing the Details page. This page lets you enter a name for the display profile. This may be, for example, 'My 
  18863. Display Settings'.
  18864. .endpar
  18865. [@g_QUIC1115.BMP|]
  18866. If you edit an existing display profile, the Profile property sheet is displayed showing the Format page. This page lets you customise all the fonts and colours of the OfficeTalk display.
  18867. [@g_QUIC1117.BMP|]
  18868. The Attribute list contains a list of all the font and colour attributes which make up the OfficeTalk display. Each attribute is represented by three columns 
  18869. The Window column, representing the specific window associated with the display attribute, for example, the Contact Groups window or the Diary Monthly window.
  18870. The Name column, representing the display attribute type, for example, the Column header, the Window Text or the Window Title.
  18871. The Mode column, representing the mode containing the display attribute, for example, Diary mode or Contact mode.
  18872. .par
  18873. Initially, the display attributes are grouped according to which mode they affect. However, you may sort or [@GlossGroup|group] this list by any of the three columns. You can sort by a specific 
  18874. column by clicking on the column using the left mouse button. You can group by a specific column by clicking on the column whilst holding down the [w2h_b1|Shift ]key.
  18875. .endpar
  18876. .par
  18877. If you select an attribute from the list, the attribute's properties will be displayed down the right hand side of the Format page. Depending upon the attribute selected, one or more of the following 
  18878. properties will be displayed:
  18879. .endpar
  18880. .table colSize 9 20 
  18881. [w2h_b0|[w2h_b1|Property
  18882. Description
  18883. [w2h_b0|Font
  18884. The font face used to draw the attribute text
  18885. Style
  18886. The font style, e.g. Regular, Bold, Italic or Bold Italic
  18887. Size
  18888. The font size used to draw the attribute text
  18889. Text colour
  18890. The colour used to draw the attribute text
  18891. Background
  18892. The background colour of the attribute
  18893. Justification
  18894. The justification of the attribute text
  18895. Indentation
  18896. 3D indent or outdent. Applies to window titles only
  18897. Graduation
  18898. Colour graduation. Applies to window titles only.
  18899. .end-table
  18900. .par
  18901. You may change any of the properties associated with the selected attribute. If you select more than one attribute then any properties that are the same for each selected attribute will be displayed. 
  18902. Any properties that differ over the selected attributes will be blanked. Changing one of the property controls will affect that property for all the selected attributes. For example, you may sort the 
  18903. list by the Name column, select all Window Text attributes and choose a font size of 9pt. This will ensure that all fonts shown in any of the window lists will be 9pt.
  18904. .endpar
  18905. If you wish to reset one or more attributes back to their default setting then select the relevant attributes from the list and press the [w2h_b1|Reset to default settings ]button.
  18906. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  18907. ]]]]
  18908. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18909. .end-topic
  18910.  
  18911. ; Topic ModeSpecificOptions
  18912. ;
  18913. .topic ModeSpecificOptions
  18914. .OutputFile ModeSpecificOptions.htm
  18915. .title Mode Specific Options
  18916. .lineKeyword Mode Specific Options:
  18917. .list l_SECTION_
  18918. .contentTitle off
  18919. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18920. [@bheading_3|]     Mode Specific Options
  18921. [@aheading_3|][@DiaryPage1|Diary Page]
  18922. [@GroupPage1|Group Page]
  18923. [@MeetingPage|Meeting Page]
  18924. [@ContactPage1|Contact Page]
  18925. [@MailPage|Mail Page]
  18926. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  18927. ]
  18928. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18929. .end-topic
  18930.  
  18931. ; Topic DiaryPage1
  18932. ;
  18933. .topic DiaryPage1
  18934. .OutputFile DiaryPage1.htm
  18935. .title Customising OfficeTalk - Mode Specific Options - Diary Page
  18936. .lineKeyword Diary Page:
  18937. .list l_SECTION_
  18938. .contentTitle off
  18939. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18940. [@bheading_4|]     Diary Page
  18941. [@aheading_4|]The Diary page lets you choose options specific to Diary mode. The settings are as follows:
  18942. .table colSize 9 20 
  18943. Show window Title (Daily)
  18944. Check this check box if you wish to show the dark grey title banner immediately above the Daily view.
  18945. Day Header Format
  18946. This represents the date format shown at the top of each day [@GlossCell|cell] in weekly, monthly and custom views.
  18947. [w2h_b0|Show appointment start time
  18948. Check this check box if you wish to show the start time of each appointment shown in the view. This option applies to weekly, monthly and custom views.
  18949. Show appointment end time
  18950. Check this check box if you wish to show the end time of each appointment shown in the view. This option applies to weekly, monthly and custom views.
  18951. Show appointment duration
  18952. Check this check box if you wish to show the duration of each appointment shown in the view. This option applies to weekly, monthly and custom views.
  18953. Show daily bookings before long term bookings
  18954. Check this check box if you wish to show daily appointments before shown through [@GlossPlanner|planner] bookings and events.
  18955. Rows
  18956. Choose how many rows you wish to show in the Custom Appointments view.
  18957. Columns
  18958. Choose how many columns you wish to show in the Custom Appointments view.
  18959. Days across
  18960. Choose this radio button if you wish to show consecutive days from left to right in the Custom Appointments view.
  18961. Days down
  18962. Choose this radio button if you wish to show consecutive days from top to bottom in the Custom Appointments view.
  18963. Do not show weekends
  18964. Choose this radio button if you do not wish to show weekends in the Custom Appointments view.
  18965. Show weekends in two cells
  18966. Choose this radio button if you wish to show Saturday and Sunday in separate cells in the Custom Appointments view.
  18967. Show weekends in one cell
  18968. Choose this radio button if you wish to show Saturday and Sunday in a single cell in the Custom Appointments view.
  18969. .end-table
  18970. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  18971. ]]
  18972. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  18973. .end-topic
  18974.  
  18975. ; Topic GroupPage1
  18976. ;
  18977. .topic GroupPage1
  18978. .OutputFile GroupPage1.htm
  18979. .title Customising OfficeTalk - Mode Specific Options - Group Page
  18980. .lineKeyword Group Page:
  18981. .list l_SECTION_
  18982. .contentTitle off
  18983. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  18984. [@bheading_4|]     Group Page
  18985. [@aheading_4|]The [@GlossGroup|Group] page lets you choose options specific to Group mode. The settings are as follows:
  18986. .table colSize 9 19 
  18987. [w2h_b0|Show Day Headers
  18988. Check this check box if you wish to show the date at the top of each day [@GlossCell|cell].
  18989. Day Header Format
  18990. Select, from the drop down list, the format of the date to be shown in the day cell header.
  18991. Show appointment start time
  18992. Check this check box if you wish to show the start time of each appointment shown in the Table View.
  18993. Show appointment end time
  18994. Check this check box if you wish to show the end time of each appointment shown in the Table View.
  18995. Show appointment duration
  18996. Check this check box if you wish to show the duration of each appointment shown in the Table View.
  18997. Show daily bookings before long term bookings
  18998. Check this check box if you wish to show daily appointments before shown through [@GlossPlanner|planner] bookings and events in the Table view.
  18999. .end-table
  19000. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  19001. ]]
  19002. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  19003. .end-topic
  19004.  
  19005. ; Topic MeetingPage
  19006. ;
  19007. .topic MeetingPage
  19008. .OutputFile MeetingPage.htm
  19009. .title Meeting Page
  19010. .lineKeyword Meeting Page:
  19011. .list l_SECTION_
  19012. .contentTitle off
  19013. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  19014. [@bheading_4|]     Meeting Page
  19015. [@aheading_4|]The Meeting page lets you choose options specific to Meeting mode. The settings are as follows:
  19016. .table colSize 14 14 
  19017. Show window title
  19018. Check this check box if you wish to display the dark grey title banner immediately above the meeting window.
  19019. .end-table
  19020. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  19021. ]
  19022. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  19023. .end-topic
  19024.  
  19025. ; Topic ContactPage1
  19026. ;
  19027. .topic ContactPage1
  19028. .OutputFile ContactPage1.htm
  19029. .title Customising OfficeTalk - Mode Specific Options - Contact Page
  19030. .lineKeyword Contact Page:
  19031. .list l_SECTION_
  19032. .contentTitle off
  19033. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  19034. [@bheading_4|]     Contact Page
  19035. [@aheading_4|]The Contact page lets you choose options specific to Contact mode. The settings are as follows:
  19036. .table colSize 8 20 
  19037. Rows
  19038. Specify the number of rows shown in the view. This applies to either the Company or Contact view.
  19039. Columns
  19040. Specify the number of columns shown in the view. This applies to either the Company or Contact view.
  19041. Line below company name
  19042. Check this check box if you wish to show a thin black horizontal line below the company name.
  19043. Line below contact name
  19044. Check this check box if you wish to show a thin black horizontal line below the contact name.
  19045. Default Text Font
  19046. Press this button to display a Font dialog box which will let you choose the default font for the company or contact record text.
  19047. Default Field Font
  19048. Press this button to display a Font dialog box which will let you choose the default font for the company or contact field label text.
  19049. Not shown
  19050. .par
  19051. This list contains all those company or contact fields which are not shown in the Company or Contact view. You may show any of these fields by selecting them from this list and pressing the 
  19052. [w2h_b1|>>] button.
  19053. .endpar
  19054. Shown
  19055. .par
  19056. This list contains all those company or contact fields which are shown in the Company or Contact view. The order in which these fields appear in the list determines the order in which they are 
  19057. displayed in the Company or Contact view. You may remove any of these fields by selecting them from this list and pressing the [w2h_b1|<<] button.
  19058. .endpar
  19059. .end-table
  19060. [@bheading_4|][w2h_b1|[@aheading_4|]
  19061. ]
  19062. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  19063. .end-topic
  19064.  
  19065. ; Topic MailPage
  19066. ;
  19067. .topic MailPage
  19068. .OutputFile MailPage.htm
  19069. .title Mail Page
  19070. .lineKeyword Mail Page:
  19071. .list l_SECTION_
  19072. .contentTitle off
  19073. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  19074. [@bheading_4|]     Mail Page
  19075. [@aheading_4|]The Mail page lets you choose options specific to Mail mode. The settings are as follows:
  19076. .table colSize 9 20 
  19077. Show CC Window
  19078. Check this check box if you wish to show the CC recipient window directly underneath the To recipient window.
  19079. Show BCC Window
  19080. Check this check box if you wish to show the BCC recipient window directly underneath the CC recipient window.
  19081. Show Recipient Address Book Window
  19082. Check this check box if you wish to show the Recipient Address Book at the top left hand side of Mail mode.
  19083. Show Selected Recipients Window
  19084. Check this check box if you wish to show the list of selected recipients at the bottom left hand side of Mail mode.
  19085. .end-table
  19086. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  19087. ]
  19088. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  19089. .end-topic
  19090.  
  19091. ; Topic CustomisingtheToolbars
  19092. ;
  19093. .topic CustomisingtheToolbars
  19094. .OutputFile CustomisingtheToolbars.htm
  19095. .title Customising the Toolbars
  19096. .lineKeyword Customising the Toolbars:
  19097. .list l_SECTION_
  19098. .contentTitle off
  19099. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  19100. [@bheading_2|]     Customising the Toolbars
  19101. .par
  19102. [@aheading_2|]OfficeTalk lets you customise the main toolbar and the shortcut bar. This means that you can choose both the content and the order of the buttons in these toolbars. If you wish to hide 
  19103. functionality that you plan not to use then this can be done simply by removing the appropriate button from the relevant toolbar. If you wish to make other programs accessible from within any mode in 
  19104. OfficeTalk then such programs may be added, in the form of a button, to the main toolbar or the shortcut bar.
  19105. .endpar
  19106. For information on how to customise the Shortcut bar, see [@TheShortcutBar|The Shortcut Bar].
  19107. [w2h_b1|More:
  19108. [w2h_b0|[@CustomisingtheMainToolbar|Customising the Main Toolbar]
  19109. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  19110. ]]]
  19111. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  19112. .end-topic
  19113.  
  19114. ; Topic CustomisingtheMainToolbar
  19115. ;
  19116. .topic CustomisingtheMainToolbar
  19117. .OutputFile CustomisingtheMainToolbar.htm
  19118. .title Customising the Main Toolbar
  19119. .lineKeyword Customising the Main Toolbar:
  19120. .list l_SECTION_
  19121. .contentTitle off
  19122. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  19123. [@bheading_3|]     Customising the Main Toolbar
  19124. [@aheading_3|]To customise the main toolbar, do the following:
  19125. Click anywhere in the main toolbar using the right mouse button and select [w2h_b1|Customise[@specialChar(85)|133]] from the context menu. The Customise Toolbar dialog box is displayed.
  19126. [@g_QUIC1119.BMP|]
  19127. .par
  19128. The right hand list will contain a list of the buttons already shown in the toolbar. You can change the order in which these buttons are shown by selecting a button whose order you wish to change and 
  19129. pressing either the [w2h_b1|Raise] or [w2h_b1|Lower] buttons accordingly.
  19130. .endpar
  19131. .par
  19132. The left hand list contains a list of buttons which are not currently shown in the toolbar. You may show any of these buttons in the main toolbar by selecting the appropriate button(s) and pressing 
  19133. the [w2h_b1|Add] button.
  19134. .endpar
  19135. You may hide buttons that are currently shown in the main toolbar by selecting the relevant button(s) from the right hand list and pressing the [w2h_b1|Remove] button.
  19136. .par
  19137. By default, only mode buttons are shown in the main toolbar. OfficeTalk lets you add buttons which represent files or executable programs. You can do this by dragging the file or program, that you 
  19138. wish to add, from the Windows Explorer and dropping it onto the main toolbar. The file or program is then shown in the main toolbar as a button and is added to OfficeTalk as a [w2h_i1|Tool]. The 
  19139. program or file may be started by clicking on the button. 
  19140. .endpar
  19141. .par
  19142. You may edit the properties of the tool or delete the tool by accessing [w2h_b1|Customise] from the [w2h_b1|Tools ]menu from within any mode. For more information on tools, see Customising the Tools 
  19143. Menu, below.
  19144. .endpar
  19145. [@bheading_2|][w2h_b1|[@aheading_2|]
  19146. ]
  19147. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  19148. .end-topic
  19149.  
  19150. ; Topic CustomisingtheToolsMenu
  19151. ;
  19152. .topic CustomisingtheToolsMenu
  19153. .OutputFile CustomisingtheToolsMenu.htm
  19154. .title Customising the Tools Menu
  19155. .lineKeyword Customising the Tools Menu:
  19156. .list l_SECTION_
  19157. .contentTitle off
  19158. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  19159. [@bheading_2|]     Customising the Tools Menu
  19160. .par
  19161. [@aheading_2|]A [w2h_i1|Tool] is a program or file that you can access from within OfficeTalk. One example of a tool is the Calculator program supplied with Windows. Another example is a Visual Basic 
  19162. program which accesses data held within OfficeTalk. 
  19163. .endpar
  19164. Once a tool has been added, it may be accessed from the main toolbar, the shortcut bar and the menu.
  19165. [w2h_b1|More:
  19166. [w2h_b0|[@AddingaTool|Adding a Tool]
  19167. [@EditingandDeletingTools|Editing and Deleting Tools]
  19168. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  19169. ]]]
  19170. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  19171. .end-topic
  19172.  
  19173. ; Topic AddingaTool
  19174. ;
  19175. .topic AddingaTool
  19176. .OutputFile AddingaTool.htm
  19177. .title Adding a Tool
  19178. .lineKeyword Adding a Tool:
  19179. .list l_SECTION_
  19180. .contentTitle off
  19181. [@GContents(g_rnd2tc_s.gif)|(Contents)][@GPrevious(g_rnd2pr_s.gif)|(Previous)][@GNext(g_rnd2nx_s.gif)|(Next)][@HorizRule|]
  19182. [@bheading_3|]     Adding a Tool
  19183. [@aheading_3|]You can add a tool in the following way:
  19184. Select [w2h_b1|Customise] from the [w2h_b1|Tools ]menu from within any mode. The Tools dialog box is displayed.
  19185. Press the [w2h_b1|New[@specialChar(85)|133]] button. The Tool property sheet is displayed, showing the Details page.
  19186. [@g_QUIC1121.BMP|]
  19187. .par
  19188. Enter a name for the tool, for example, 'Calculator'. Specify the full path of the relevant program or file, for example, 'C:\WINDOWS\CALC.EXE'. You may use the [w2h_b1|Browse[@specialChar(85)|133]] 
  19189. button to locate the required file. If you are specifying a program which requires arguments then enter those arguments in the [w2h_b1|Arguments] field.
  19190. .endpar
  19191. .par
  19192. In the Visibility page, choose whether or not you wish to show the tool in the menu by checking the [w2h_b1|View in menu] check box. If you wish to show the tool in the menu in each mode, then select 
  19193. 'All Modes' from the [w2h_b1|Mode ]drop down list. If you wish to show the tool only in a specific mode, then select that mode from the [w2h_b1|Mode ]drop down list.
  19194. .endpar
  19195. [@g_QUIC1123.BMP|]
  19196. If you wish to view the tool in the main toolbar then check the [w2h_b1|View in toolbar] check box.
  19197. .par
  19198. The Access page lets you choose whether this tool is a public tool, available to all users or whether it is a private tool, accessible only by you. Select either the [w2h_b1|Public] or 
  19199. [w2h_b1|Personal] radio button accordingly.
  19200. .endpar
  19201. [@bheading_3|][w2h_b1|[@aheading_3|]
  19202. ]
  19203. [@HorizRule|][@Home|Home][@HTML(' ')|][@Next|Next]
  19204. .end-topic
  19205.  
  19206. ; Topic EditingandDeletingTools
  19207. ;
  19208. .topic EditingandDeletingTools
  19209. .OutputFile E