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Encoding:
Psion Spreadsheet  |  1989-02-08  |  6.0 KB  |  124 lines
  1. SPREADSHEET INTERFACE
  2. Document Name: README.SS
  3. Document Date: February 8, 1989
  4. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
  5. Version: PLT-5b
  6. Date   : December 15, 1987
  7. DRIVE SPECIFICATIONS:
  8.     You MUST define the drive specification of the Spreadsheet 
  9.     Interface module, in the Multi-Company File Maintenance
  10.     located in the System Manager.  Please do this for each 
  11.     company which executes the Spreadsheet Interface module.
  12. CHANGES AND ADDITIONS PLATINUM DATA BASE
  13.     The Spreadsheet Interface module has been changes to reflect
  14.     changes in the following data files.
  15.     OEHDR   - ORDER HEADER FILE, new record length = 530
  16.               The following data fields were added to the end of
  17.               the record and are now available for transfer.
  18.               1. Ship Date  
  19.               2. Invoice #   
  20.               3. Invoice Date
  21.               4. Aging   Date
  22.     ARHDR   - INVOICE HEADER FILE
  23.               The invoice number and invoice date under which the
  24.               invoice was printed are now available for transfer.
  25.     ARLIN   - INVOICE LINE ITEM FILE
  26.               The cost field, used to accomodate the Cost Entry 
  27.               advanced feature is available for transfer.
  28.     ARLINH  - LINE ITEM HISTORY FILE
  29.               The cost field, used to accomodate the Cost Entry
  30.               advanced feature is available for transfer.
  31.     BBDIST  - DISTRIBUTION TO G/L FILE
  32.               The distribution description field is available for
  33.               transfer.
  34.     ARSERIAL- SERIAL/LOT NO. FILE
  35.               The vendor and purchase information fields are 
  36.               available for transfer.
  37.     PRTIMCRD- TIME CARD FILE 
  38.               The Job Cost interface data fields are available
  39.               for transfer.
  40.     PRDEPART- DEPARMENT FILE                          
  41.               The Job Cost interface data fields are available
  42.               for transfer.
  43.     PREMPMST- EMPLOYEE MASTER FILE Screen 5 of 6         
  44.               This information is now available for transfer.
  45.     PREMPMST- EMPLOYEE MASTER FILE Screen 6 of 6                      
  46.               The weeks worked field is now available for
  47.               transfer.
  48.     ARPRICE - PRICE TABLE                      
  49.               The first quantity fields is now available for 
  50.               transfer.
  51. The following data files have been made available for transfer.
  52.     POSER    - Purchase Order Serial No. File
  53.     POJC     - Purchase Order Job Cost Interface File
  54.     APJC     - Accounts Payable Job Cost Interface File
  55.     APJCHOLD - Accounts Payable Retention Holding File
  56.     IVJC     - Inventory to Job Cost Transaction File
  57.     IVJCDIST - Inventory to Job Cost Distribution to G/L File
  58.     JC*      - Job Cost System
  59.     ARSER    - Invoice Entry Serial/Lot No. File  
  60.     APALTADD - Alternate Vendor Address File
  61.     ARINVHST - Invoice additional information offered by the  
  62.                advanced feature.
  63.     APSER    - Voucher Entry Serial/Lot No. File
  64.     APRECUR  - AP Recurring File
  65.     GLYRXX   - General Ledger Year Balances File 
  66. ERROR MESSAGES
  67. A) ERROR 11 IN LINE 2172
  68.    When transferring the Line Item History File. This error
  69.    occurs if you have defined the transfer of the Cost_Amt field
  70.    when the Cost Entry Advanced has not been invoked.
  71.                          
  72.    A conversion of the Line Item History file will occur during
  73.    the first posting of invoice after the Cost Entry feature has
  74.    been invoked.  This conversion increases the record length of
  75.    the data file which allows for the cost field.  If you have
  76.    not invoked the Cost Entry feature, the record length has not
  77.    been increased.  Thus, you can not tell the Spreadsheet
  78.    Interface module to transfer information which does not exist.
  79.    Please re-define your transfer parameters to exclude the 
  80.    Cost_Amt field.
  81. ENHANCED SPREADSHEET
  82. A) BUDGET RETURN
  83.    Some users have reported experiencing some difficulty when
  84.    returning the budgets to the General Ledger module.  Some 
  85.    guidelines to check are as follows:
  86.    1. In the column heading, the period number must be 
  87.       right-justified and zero filled.  
  88.              Example:  right -->  BGT1/88/03
  89.                        wrong -->  BGT1/88/3
  90.    2. The column heading must appear within the first six rows of
  91.       the worksheet.
  92.    3. Only the first 13 columns are accessed and transferred.  
  93.       For example, if your worksheet has 20 columns and 13 of
  94.       them have the correct heading for budget return, only those
  95.       budgets which appear in the first thirteen columns will be
  96.       transferred.  Those budgets which appear in columns 14 thru
  97.       20 will NOT transfer.
  98.       
  99.    4. The system will return budgets for POSTING accounts only. 
  100.       If a budget is defined for a totalling account, the budget
  101.       must be redefined to budget each account which makes up the
  102.       totalling account. 
  103.    5. The account number which appears in the first column must 
  104.       be in the 4 dash 4 format.  (i.e. xxxx-yyyy)          
  105. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
  106. Version: PLT-6
  107. Date   : February 8, 1989
  108. GENERAL INFORMATION
  109.   Version PLT-6 is not compatible with PLT-5c or prior versions
  110.   of the software.
  111. NO CONVERSION NECESSARY TO RUN PLT-6
  112. CHECK THE PRE=SAVED PARAMETERS!
  113.    1. New options appear on the parameter screen which will
  114.       cause the current PRE-SAVED parameters to process 
  115.       incorrectly. You must edit any pre-saved parameters
  116.       to respond to the new options.
  117. ENHANCEMENTS
  118.    1.  The Spreadsheet Interface module allow the transport
  119.        of Platinum data files into a Standard Data Format (SDF)
  120.        in which the separators and delimiters are user-definable.
  121.        For example, one SDF is comma separated and double quote
  122.        delimited.  ("00001","THIS IS THE CUSTOMER ADDRESS1",
  123.        "THIS IS THE CUSTOMER ADDRESS2"....)
  124.