home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Piper's Pit BBS/FTP: ibm 0020 - 0029 / ibm0020-0029 / ibm0028.tar / ibm0028 / SBTAR1.ZIP / README.TXT < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1990-08-09  |  13.7 KB  |  398 lines
  1. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2. Addendum to SBT Documentation  
  3. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  4.  
  5. (c) Copyright 1990 by SBT Corporation, All Rights Reserved.
  6.  
  7. These instructions supplement and clarify the SBT program documentation.
  8.  
  9. In case of a conflict between the information in the manuals and this
  10. file, you should use the information in this file.
  11.  
  12. For easy reference, each subject's underlined title is displayed in the 
  13. upper left-hand corner of the screen or page. The SBT programs affected 
  14. are listed after the title.
  15.  
  16.  
  17. NOTE: To print this file, type PRINTME <Enter> at the DOS prompt.
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  26. Communications Server Release Notes
  27. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  28. *  SBT Communications Server
  29.  
  30. See the SBT Communications Server Addendum dated July 1990 for
  31. important information on SBT Communications Server.
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  50. Change to 1990 W-2 Form
  51. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  52. *  SBT Payroll
  53.  
  54. Form W-2 has been redesigned for 1990. This change has the following
  55. effects on SBT Payroll:
  56.  
  57.    *  The program no longer offers the choice between printing
  58. standard and extended forms.
  59.  
  60.    *  The field "W-2 Box 17 Label" on the Employee History screen
  61. is now called "Box 17." Enter into it one of the following
  62. one-character codes:
  63.  
  64.        A   Uncollected FICA tax on tips
  65.        B   Cost of group-term life insurance in excess of $50,000
  66.        C   Sick pay not includable as income
  67.        D   401(k) contributions
  68.        E   403(b) contributions
  69.        F   408(k)(6) contributions
  70.        G   457 contributions
  71.  
  72.  
  73. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  74. Payroll W-2 Change (continued)
  75. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  76.        H   501(c)(18)(D) contributions
  77.        J   1.45% Medicare portion of FICA paid by employees
  78.        K   Excess "golden parachute" payments
  79.        L   Reimbursement for employee business expenses equal to
  80.            government-specified rates for employees who were 
  81.            reimbursed using government-specified rates where the 
  82.            amount reimbursed exceeds amounts specified by these rates
  83.  
  84. Note that items C, J, K, and L cannot be tracked using SBT Payroll,
  85. and that the program prints neither the amount nor the code on the
  86. W-2. Amounts must be recorded outside of the program and typed manually 
  87. on the W-2 form.
  88.  
  89. If any of your employees have values other than these codes in the
  90. Box 17 field, the program will alert you when you try to print W-2s.
  91. You can then print a list of these employees to use in correcting their 
  92. records with the Employee File Maintenance option.
  93.  
  94. If this field is blank, and if any amount was deducted under a deduction 
  95. with "K" in the Taxable field, the program prints "D" in box 17.
  96.  
  97. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  98. Compatibility with FoxPro
  99. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  100. *  SBT Accounts Receivable
  101. *  SBT Accounts Payable
  102. *  SBT Fixed Assets
  103. *  SBT General Ledger
  104. *  SBT Sales Orders
  105. *  SBT Purchase Orders
  106. *  SBT Payroll
  107. *  SBT Corporate Contact Manager
  108. *  SBT Communications Server
  109.  
  110. FoxPro Version 1.02 dated May 28, 1990 or later is now a supported
  111. environment for these programs. To run an SBT program under
  112. FoxPro, you should copy the file CONFIG.FP from the System/Setup Disk
  113. to the directory that contains FOXPRO.EXE or FOXPROLN.EXE.  
  114.  
  115. Compatibility with dBASE IV
  116. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  117. *  All Programs
  118.  
  119. dBASE IV Version 1.0 is not an SBT-supported environment.
  120.  
  121. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  122. Compatibility with New Versions
  123. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  124. *  All programs
  125.  
  126. If you are installing a new SBT program, and you already have other
  127. SBT programs, be sure to copy the new system program files (SYS*.PRG
  128. or SYS*.FOX) over the system program files you already have. 
  129.  
  130. If you only have one other module, or if the program files for all
  131. existing modules are in the same subdirectory, use the setup program
  132. to do this. Just type the location of the existing program files when
  133. you are asked where to put the new module's program files.
  134.  
  135. If your old program files are located in different subdirectories,
  136. you should first install the new module, then copy its system program
  137. files into each subdirectory where system program files are located.
  138. (You can use the utility program WHEREIS.COM, located in the same
  139. subdirectory as SYSDATA.DBF, to find all subdirectories that contain
  140. SYS*.PRG or SYS*.FOX.)
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  146. Change to Setup Program
  147. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  148. *  All programs (Installation Guide)
  149.  
  150. If you accept the default file locations, the setup program now arranges 
  151. files as following:
  152.  
  153.    System files     C:\SBT
  154.    Program files    C:\SBT\xx  ("xx" = two-letter program code)
  155.    Sample data      C:\SBT\PRAXIS
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  170. Exploding Bills of Materials During Sales Order Shipment
  171. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  172. *  SBT Sales Orders
  173. *  SBT Manufacturing
  174.  
  175. If an SBT Manufacturing company is linked to a Sales Orders company
  176. which answered "Y" to the question "Explode Sales Orders During
  177. Shipment" on the Setup Information screen, the following field appears
  178. on the bill of materials maintenance screen: 
  179.  
  180.    Explode During Sales Order Shipments?
  181.  
  182. If the assembly is built to order, answer Y. The program will
  183. decrease the on-hand quantities of the component parts when the sales
  184. order is shipped. 
  185.  
  186. If the assembly is built for stock, press N. The program will
  187. decrease the on-hand quantity of the finished assembly when the sales
  188. order is shipped.
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  194. Exploding Bills of Materials During Sales Order Shipment (continued)
  195. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  196. Note that if you update Manufacturing from Sales Orders, work orders
  197. will be created for any unshipped sales orders -- even if they are
  198. for assemblies that are built to order. You should not approve,
  199. process, or complete work orders brought over from Sales Orders for
  200. items that are built to order. When the sales order has been
  201. completely shipped, the work order will disappear when you next
  202. update from Sales Orders.
  203.  
  204. If all your assemblies are built to order, you might choose not to
  205. update from Sales Orders at all. In this case, all bill of materials
  206. explosion takes place during sales order shipment, and Manufacturing
  207. is used only for bill of materials maintenance.
  208.  
  209. NOTE:  In order to use this feature, you must copy the Manufacturing 
  210. program files from SBT Sales Orders Disk A into the Manufacturing Program 
  211. Drive/Directory. Don't forget to recompile Manufacturing after you copy 
  212. the files.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  218. Notes on Sales-Tax-Only Credit Memos
  219. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 
  220. *  SBT Accounts Receivable
  221.  
  222. -  The program will only let you apply a sales-tax-only credit memo
  223.    if it was created for the exact amount of the tax on the original
  224.    invoice.
  225.  
  226. -  After applying a sales-tax-only credit memo to a previous-period
  227.    invoice, you should rerun the Sales Tax Report for that period. 
  228.    Any discrepancy can be adjusted the next time you file sales taxes.
  229.  
  230. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  231. Notes on Sales-Tax-Only Credit Memos (continued)
  232. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 
  233.  
  234. -  A new option appears on the option grid for the Invoice Register: 
  235.  
  236.    Include Only (Active/Voided/Both/Tax credits)
  237.  
  238.    Select T to see transactions created by sales-tax-only credit memos.
  239.  
  240.  
  241. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  242. Reconciling the Business Status Report in Sales Orders
  243. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  244. *  SBT Sales Orders
  245.  
  246. The manual indicates that you can check the figure for Open Orders on
  247. the Business Status Report against the total for Open Orders on the
  248. Transaction Report, and the figure for PTD Shipments against the
  249. total on the Shipments Report.
  250.  
  251. However, the Business Status Report reflects sales tax, while the
  252. other reports do not. Consequently, the figures on the other reports
  253. differ from those on the Business Status Report by the amount of tax.
  254.  
  255. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  256. Using SBT Accounts Payable to Track Input VAT
  257. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  258. *  SBT Accounts Payable
  259.  
  260. To account for VAT paid on purchases, post the amount of that tax to
  261. the appropriate distribution account when entering the payables
  262. invoice. See the portion of Section 3.1 in the SBT Accounts Payables
  263. manual entitled "Control and Distribution Accounts" for details.  
  264.  
  265. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  266. Printing a Single Statement for a Balance Forward Account
  267. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  268. *  SBT Accounts Receivable
  269.  
  270. You can't print an individual statement for a customer who has a
  271. balance-forward type account and a balance of zero -- even if there
  272. has been activity on that customer's account during the current
  273. period.
  274.  
  275. Instead, you should print batch statements for a range of customer
  276. numbers which includes that customer.
  277.  
  278.  
  279. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  280. New Business Status Report Option
  281. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  282. *  SBT Accounts Payable
  283. *  SBT Purchase Orders
  284.  
  285. To have the Business Status Report automatically updated with new
  286. information at intervals you specify, select "Timer" while viewing
  287. the report, then enter a number of seconds. 
  288.  
  289. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  290. Compiling Payroll with Clipper
  291. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  292. * SBT Payroll
  293.  
  294. If you are running Payroll under Clipper in a network environment
  295. with limited memory, you may want to investigate a third-party
  296. product called ALINK. Using this link pre-processor can result in
  297. significant memory savings. ALINK is published by Accfin Software
  298. (801/227-7100), 329 North State Street, Orem, Utah, 84057.  
  299.  
  300. To enable you to use ALINK with Payroll, the \COMPILER subdirectory
  301. on one of the original disks contains two files (PRALNK87.BAT and
  302. PRALNK87.LNK) that can be used to link the object files created by
  303. Clipper. To use ALINK with Payroll, follow these instructions:  
  304.  
  305. 1. Install Payroll. (See Ch. 2 or 3 of the SBT Installation Guide.) 
  306.  
  307. 2. There is a procedure in SYSCLIP.PRG, p0memclr, which clears memory
  308. using ALINK's AL_FLUSH( ) function. The program is shipped with this
  309. function commented out. Remove the asterisk at the beginning of the
  310. following line:  
  311.                         * AL_FLUSH()
  312.  
  313. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  314. Compiling Payroll with Clipper (continued)
  315. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  316.  
  317. 3. Rename SYSCLIP.PRG to SYSMULT.PRG. (Before compiling any other SBT
  318. module that shares this copy of SYSMULT.PRG, be sure to comment out
  319. procedure p0memclr again.  Otherwise you'll see the error message
  320. "Fatal Error 51, Undefined External.") 
  321.  
  322. 4. Install Clipper. (See Section 6.2 of the Installation Guide.) 
  323.  
  324. 5. Install ALINK. (See the ALINK User's Guide.) 
  325.  
  326. 6. To compile and link Payroll, type:
  327.  
  328.       PRALNK87 <Enter> 
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  338. Including SDI- and SUTA-Exempt Employees
  339. in the State Wage and Tax Report
  340. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  341. * SBT Payroll
  342.  
  343. The State Wage and Tax Report does not include totals for employees
  344. who are exempt from SDI or SUTA. If there were SDI/SUTA taxes
  345. withheld before the employee became exempt, and you want those totals
  346. to appear on the report, you should switch that employee back to
  347. non-exempt before printing it. 
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  362. Updating Payroll for 1990
  363. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  364. * SBT Payroll Versions 6.15 and 6.30
  365.  
  366. The following program files have been updated since December, 1989 to
  367. reflect revised state tax laws. The effective date of all changes is
  368. January 1, 1990, except where noted.
  369.  
  370.    12/08/89   PRCATX.PRG   California
  371.    12/12/89   PRCOTX.PRG   Colorado
  372.    12/08/89   PRDCTX.PRG   District of Columbia 
  373.    12/08/89   PRHITX.PRG   Hawaii 
  374.    4/25/90    PRKYTX.PRG   Kentucky      * Effective date 5/1/90 
  375.    12/08/89   PRMDTX.PRG   Maryland              
  376.    1/10/90    PRMETX.PRG   Maine 
  377.    12/12/89   PRMITX.PRG   Michigan 
  378.    1/26/90    PRMOTX.PRG   Missouri 
  379.    12/08/89   PRMTTX.PRG   Montana 
  380.    12/22/89   PRNDTX.PRG   North Dakota 
  381.    5/21/90    PRNETX.PRG   Nebraska      * Effective date 7/1/90       
  382.    12/08/89   PRNMTX.PRG   New Mexico            
  383.    6/18/90    PROKTX.PRG   Oklahoma
  384.  
  385. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  386. Updating Payroll for 1990 (continued)
  387. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  388.    12/28/89   PRRITX.PRG   Rhode Island 
  389.    1/10/90    PRUTTX.PRG   Utah 
  390.    12/08/89   PRVATX.PRG   Virginia               
  391.    5/31/90    PRVTTX.PRG   Vermont       * Effective date 5/16/90
  392.    12/21/89   PRWATX.PRG   Washington   
  393.                            (Washington employee class revision made to 
  394.                            Version 6.30 only. See program code for details.)
  395. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  396. End of file README.TXT - (8/9/90)
  397.  
  398.