PC Active 1995 March

home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search

/ PC Active 1995 March / PCA75.bin / demo / dos / abcmuis / abcmuis.exe / INSTAL.TXT < prev next >

Wrap

Text File | 1995-08-01 | 17.9 KB | 380 lines

BEDRIJFSGEGEVENS ---------------- MUIS Software Rijksstraatweg 41 1969 LB Heemskerk Telefoon: 02510-41641 (vanaf 10-10-95: 0251-241641) Fax: 02510-44405 (vanaf 10-10-95: 0251-244405) ALGEMEEN -------- abcMUIS is een door MUIS Software ontwikkeld compact, administratief software-pakket, dat specifiek gericht is op het snel en efficiënt verwer- ken van boekhoudkundige gegevens. Aan de ontwikkeling van de programmatuur ligt jarenlange ervaring met administratieve netwerk-software ten grond- slag, die gebundeld is in abcMUIS. Bij de opzet is veel aandacht besteed aan onderdelen als bedieningsgemak, overzichtelijkheid en gebruikers- vriendelijkheid. Deze eigenschappen hebben het pakket bijzonder populair gemaakt bij duizenden gebruikers, variërend van (handels)ondernemingen en accountantskantoren tot verenigingen en huisartsen. De kracht van abcMUIS ligt in de kwaliteit van de software, in combinatie met een bijzonder gunstige prijs. De uitbreidingsmogelijkheden van abcMUIS zijn zodanig, dat het pakket mee kan groeien met de organisatie. Zo zijn er modules voor Fakturering, Multi-User gebruik, Meerdere boekhoudingen, Voorraadbeheer en Telebankieren. Meer hierover kunt u verderop terugvinden onder het hoofd PRODUKTEN EN PRIJZEN. DEMO-VERSIE ----------- De Demo-versie bestaat uit de modules abcFINANCIEEL (boekhouding), abcFAK- TUUR (orderverwerking met fakturering) en abcAANMANING. Het Demo-pakket biedt dezelfde mogelijkheden als de officiële versies, zodat u niet van doen hebt met een 'uitgeklede' versie van het pakket. De enige beperking is, dat er slechts een gelimiteerd aantal boekingen en verkooporders ingebracht kan worden. Voor financiële mutaties geldt een maximum van 100 boekingsregels en het aantal in te voeren verkooporders kent een maximum van 10. Om verder te kunnen testen als het maximum bereikt is, moet de boekhouding eerst leeggemaakt worden via de menu-optie "Boekhouding nulzetten", die teruggevonden kan worden onder het menuhoofd "Hulpprogramma's". HELPSYSTEEM ----------- Informatie over de werkwijze in abcMUIS kunt u terugvinden in het uitge- breide helpsysteem. U kunt dit helpsysteem benaderen door - na de installa- tie - op een willekeurige plek in het programma op de F1-toets te drukken. Binnen het helpsysteem kunt u gebruik maken van diverse opties om de gewenste informatie op te vragen. Er kan o.a. gezocht worden op sleutel- woorden, u kunt de werkwijzen van verschillende onderdelen (bijv. opzetten van de boekhouding) bestuderen en er zijn verwijzingen naar andere program- ma's/velden, die verband houden met het door u geselecteerde helpscherm. De officiële versie van abcMUIS wordt uitgeleverd met een gedetailleerde handleiding, die tevens volledig verwerkt is in het helpsysteem. INSTALLATIE-VOORWAARDEN ----------------------- Om probleemloos met abcMUIS te kunnen werken, moet aan de volgende voor- waarden voldaan zijn: ■ De computer is 100 % IBM-compatible ■ De MS- of PC-DOS versie is 3.1 of hoger ■ Er is minimaal 500 Kbyte intern geheugen (RAM) beschikbaar ■ De vrije ruimte op de vaste schijf is minimaal 5,5 Mb De meeste computers voldoen aan de bovenstaande eisen, zodat er een lage drempel is voor het gebruik van de software. Verder moet er in de hoofddi- rectory van de vaste schijf een CONFIG.SYS-bestand aanwezig zijn, waarin de regel FILES=40 opgenomen is. Het getal 40 is een minimum waarde en mag ook hoger zijn. U kunt de inhoud van het CONFIG.SYS-bestand controleren via het commando TYPE CONFIG.SYS. Gebruikers die abcMUIS op een stand-alone computer installeren, moeten het SHARE-commando laden. De volledige opdrachtregel hiervoor is: SHARE /f:4096 Het verdient aanbeveling het SHARE-commando op te nemen in de AUTOEXEC.BAT. Dit zal tot gevolg hebben dat het commando automatisch geladen wordt als u de computer aan zet. De opstartprocedure van abcMUIS zal afgebroken worden als het commando niet geladen is, zodat er altijd een controle is. N.B.: Gebruikers die abcMUIS in een netwerk installeren of abcMUIS onder Windows laten draaien, mogen het SHARE-commando NIET laden. Dit kan er namelijk toe leiden, dat de gegevens in abcMUIS verminkt worden. INSTALLATIE-PROCEDURE --------------------- Er zijn twee manieren om de Demo-versie abcMUIS vanaf de CD-ROM op de vaste schijf van uw computer te installeren. De installatie-procedure hangt af van het door u gebruikte besturingssysteem. Er zijn namelijk aparte installatieprocedures voor DOS en Windows, die hierna toegelicht zullen worden. Installatie onder Windows ------------------------- Als u abcMUIS vanuit Windows installeert op de vaste schijf van uw compu- ter, kunt u de installatie uitvoeren met het programma SETUP.EXE. U kunt dit programma benaderen vanuit 'Programmabeheer' door het menu-item 'Bestand' (of File) te activeren en daarna de menu-optie 'Starten...' (of Run...) te selecteren. Vervolgens geeft u het directory-pad op, gevolgd door het woord SETUP.EXE. Zodra de opdracht bevestigd is, zal de installa- tie-procedure gestart worden. Tijdens de installatie moet u aangeven in welke directory u abcMUIS wilt installeren (wordt automatisch aangemaakt). Als de installatie voltooid is, kunt u het pictogram van abcMUIS terugvinden in het groepsvenster van abcMUIS, waarna het op de gebruikelijke manier gestart kan worden. Het is tevens mogelijk de installatie uit te voeren door het programma SETUP.EXE te dubbelklikken vanuit 'Bestandsbeheer'. Ook dit is een stan- daard procedure, die op vrijwel alle Windows-applicaties van toepassing is. Installeren onder DOS --------------------- Als u abcMUIS onder DOS gaat installeren, dient u eerst een directory aan te maken op uw vaste schijf. Wij adviseren u hiervoor de directory ABCDEMO te gebruiken, maar het is ook toegestaan een andere naam toe te kennen. De procedure is in dit geval als volgt: 1. Maak een directory aan: (bijv. MD ABCDEMO) 2. Wissel naar de aangemaakte directory: CD ABCDEMO 3. Tik het volgende commando in: <driveletter>:ABCDEMO (bijv. E:ABCDEMO) Het laatste commando moet aaneengesloten ingevoerd worden, dus NIET eerst de <driveletter>, bevestigd met de Entertoets, en daarna ABCDEMO. De installatieprocedure kan enige minuten in beslag nemen. De Demo-versie is niet beveiligd, zodat er zonder beperkingen kopieën gemaakt kunnen worden. Om abcMUIS te starten vanaf de DOS-prompt moet altijd het commando ABC ingevoerd worden (vanuit de abcMUIS-directory). PRODUKTEN EN PRIJZEN -------------------- Binnen het abcMUIS-assortiment kan gekozen worden tussen drie basismodules. Dit zijn abcFINANCIEEL (boekhouding), abcFAKTUUR (orderinvoer en fakture- ring) en abcVOORRAAD (inkoopverwerking met voorraad). Daarnaast zijn er nog een aantal aanvullende modules, die toegevoegd kunnen worden aan de basismodules. Alle aanvullende modules zijn volledig geïntegreerd met de basismodules en met elkaar. Dit geldt ook voor de basismodules onderling. Hierdoor blijven de reeds ingevoerde gegevens behouden als er (op een later tijdstip) een module aan het pakket toegevoegd wordt en kan er gebruik gemaakt worden van de informatie die in de verschillende bestanden opgeslagen is. Hierna treft u een overzicht van alle modules aan, gevolgd door een korte toelichting per module. De prijzen die bij de modules vermeld staan, zijn exclusief BTW. ■ abcFINANCIEEL (volledige administratie): ƒ 399,- ■ abcFAKTUUR (orderverwerking met fakturering): ƒ 399,- ■ abcVOORRAAD (inkoopverwerking met voorraad): ƒ 399,- ■ abcMULTI (multi-user voor vijf werkplekken): ƒ 599,- ■ abcPLUS (meerdere boekhoudingen): ƒ 399,- ■ abcKOPPELING (koppeling met andere MUIS-pakketten): ƒ 199,- ■ abcAANMANING: ƒ 99,- ■ abcTELEBANKIEREN (via modem en diskettes): ƒ 399,- ■ abcVERSLAGLEGGING (rapportage): ƒ 199,- ■ abcVAST (vaste journaalposten): ƒ 199,- ■ abcEXTERN (inlezen externe journaalposten): ƒ 199,- abcFINANCIEEL ------------- Met de basismodule abcFINANCIEEL kan een volledige administratie bijgewerkt worden, inclusief de verwerking van subadministraties voor debiteuren en krediteuren. De ingebrachte boekingen worden direct verwerkt en kunnen achteraf (gedurende het hele boekjaar) gecorrigeerd worden. Informatie omtrent de totalen van een tijdvak of de historie van een bepaalde rekening (grootboek, debiteur of krediteur) kunnen zowel op het scherm bekeken worden als op papier afgedrukt worden. U kunt de BTW automatisch laten berekenen met BTW-kodes, die u zelf kunt definiëren. Het resultaat hiervan wordt automatisch verwerkt in de BTW- aangifte, terwijl het tevens mogelijk is een ICT-lijst van de debiteuren in de E.U. uit te draaien. Er is standaard een keur aan overzichten en lijsten beschikbaar. Hiertoe behoren o.a.: ■ Kolommenbalans ■ Proef- en saldibalans ■ Grootboekkaarten ■ BTW-aangifte ■ BTW ICT-lijst ■ Openstaande posten van debiteuren en krediteuren ■ Saldilijst debiteuren en krediteuren ■ Historie debiteuren en krediteuren abcFAKTUUR ---------- abcFAKTUUR is een basismodule, die de mogelijkheid biedt orders aan te maken en fakturen af te drukken. De layouts van de fakturen kunnen aange- past worden door de gebruiker en er is een programma voor het uitdraaien van pakbonnen. De prijzen van de artikelen kunnen zowel inclusief als exclusief BTW ingevoerd worden. Per debiteur kunt u bepalen welke prijs van toepassing is, eventueel gerelateerd aan kortingen of prijskodes. Indien dit gewenst is, kan het pakket gekoppeld worden aan de (basis)module abcFINANCIEEL. Dit heeft als voordeel, dat de mutaties van de fakturen direct in de boekhouding terecht komen en niet nogmaals ingebracht hoeven te worden. Deze combinatie zorgt voor een aanzienlijke tijdsbesparing en is tegelijkertijd een instrument om direct inzicht te krijgen in het totale bedrag en de opbouw van de uitstaande vorderingen. abcVOORRAAD ----------- De basismodule abcVOORRAAD bestaat uit een combinatie van verschillende onderdelen. In de eerste plaats kunnen hiermee inkooporders (bestellingen) van de artikelen geregistreerd worden en in de tweede plaats kan de goederenontvangst (en daarmee de voorraad) van de artikelen bijgewerkt worden. De werkwijze in de module komt overeen met de gebruikelijke verwerking van ingekochte goederen. Eerst worden de bestelde goederen via inkooporders geregistreerd; vervolgens kan hiervan per order een bestelbon afgedrukt worden en daarna kunnen zowel de goederenontvangst als de inkoopfakturen afzonderlijk verwerkt worden. Het systeem werkt de voorraad bij op het moment dat de goederen 'binnen' gemeld worden. Tijdens het boeken van de inkoopfakturen zullen de faktuurgegevens vergele- ken worden met de gegevens (aantallen, prijzen e.d.) van de bijbehorende inkooporder(s), zodat de gebruiker eventuele afwijkingen direct kan consta- teren. Verschillen ten opzichte van de inkooporders, kunnen met behulp van diverse opties geregistreerd en verwerkt worden. abcMULTI -------- Bij ondernemingen, die een boekhouding van grotere omvang voeren, is er vaak sprake van verdeling van de administratieve taken. Zo is het mogelijk dat één persoon de financiële dagboeken (kas, bank) bijwerkt, terwijl een ander zich bezig houdt met de fakturering. abcMUIS wordt standaard uitgeleverd als single-user pakket, hetgeen betekent dat er slechts één persoon tegelijk in een boekhouding kan werken. Als het pakket in een PC-netwerk geïnstalleerd is, kan dit bijzonder lastig zijn, omdat degene die faktureert pas kan beginnen als de persoon die de betalingen bijwerkt abcMUIS verlaten heeft. Om binnen DOS-netwerken optimaal gebruik te kunnen maken van abcMUIS is de module abcMULTI ontwikkeld. Deze module maakt het mogelijk om tegelijker- tijd (maximaal) vijf taken uit te voeren in dezelfde boekhouding, zonder dat dit ten koste gaat van de integriteit van de gegevens. Dit kan betekenen, dat er vijf personen op verschillende werkplekken bezig zijn, maar het is ook mogelijk om (in Windows) vijf taken op één computer te starten. Zo kunt u bijvoorbeeld bij taak één debiteureninformatie opvragen, bij taak twee de BTW-aangifte op het scherm raadplegen en bij taak drie het boekingsprogramma starten. Met een simpele toetsaanslag kan vervolgens van taak gewisseld worden of u zet ze alledrie op het scherm. abcPLUS ------- De standaard versie van abcMUIS is geschikt voor het voeren van één boekhouding per installatie. In de praktijk kan zich echter de situatie voordoen dat er meer boekhoudingen bijgehouden moeten worden. Dit is o.a. het geval bij accountants- en administratiekantoren en ondernemingen die hun activiteiten over verschillende B.V.'s verspreid hebben. De module abcPLUS stelt u in staat 999 verschillende boekhoudingen te voeren. Bent u klaar met het bijwerken van de ene boekhouding, dan wisselt u met een functietoets snel naar de volgende boekhouding en kunt u direct verder werken. Aangezien u de programma's van abcMUIS - bij gebruik van deze module - slechts eenmaal hoeft te installeren, wordt de belasting van de vaste schijf tot een minimum beperkt. abcKOPPELING ------------ abcMUIS is één van de drie software-pakketten in het assortiment van MUIS Software. Daarnaast zijn namelijk nog beschikbaar het MUIS-pakket (waarvan abcMUIS afgeleid is) en MUIS voor Windows. Met behulp van de module abcKOPPELING kunnen de financiële boekingen tussen abcMUIS en één van de andere pakketten uitgewisseld worden. Het gaat hierbij om een tweezijdige uitwisseling, die er voor zorgt dat beide MUIS- versies dezelfde boekingen bevatten. De module is uitermate geschikt voor een combinatie tussen de accountant en zijn cliënten. abcAANMANING ------------ abcAANMANING is een module die de gebruiker in staat stelt automatisch aanmaningen te vervaardigen aan de hand van de openstaande posten van debiteuren. Er kan hierbij gekozen worden tussen drie standaard layouts, die uitgerust zijn met verschillende teksten. Deze teksten kunnen met be- hulp van een teksteditor aangepast worden. Per debiteur kan aangegeven worden of er aanmaningen verstuurd mogen worden en via diverse selectiecriteria is het mogelijk een bepaalde groep te manen (bijv. degenen die reeds tweemaal eerder gemaand zijn). abcTELEBANKIEREN ---------------- Het electronisch betalingsverkeer is de laatste jaren in snel tempo gegroeid, omdat het aanzienlijke financiële voordelen biedt en garant staat voor actuele informatie. De module "Telebankieren", die toegevoegd kan worden aan de basismodule abcFINANCIEEL, zorgt voor een koppeling tussen de boekhouding en bankinstellingen, waardoor het mogelijk wordt betalingen c.q. ontvangsten rechtstreeks vanuit uw eigen boekhouding naar de betref- fende bank over te brengen en omgekeerd. De journaalposten van deze mutaties kunnen automatisch doorverwerkt worden in een van tevoren opgegeven dagboek. Om het electronische telebankieren via abcMUIS uit te voeren, dient u tevens te beschikken over de programma- tuur van uw bankinstelling(en) en een modem om te kunnen communiceren. Daarnaast is het mogelijk deze module te gebruiken voor het verzenden van betalingsdiskettes naar de Bank Giro Centrale. De systematiek hiervoor is gelijk aan die van het telebankieren per modem. De module "Telebankieren" is ook geschikt voor het verwerken van automatische incasso's van debiteu- ren. abcVERSLAGLEGGING ----------------- Verslagleggingsrekeningen bieden de mogelijkheid financiële overzichten te vervaardigen waarvan de opzet anders is dan die van de grootboekoverzich- ten. Ze zijn gekoppeld aan grootboekrekeningen en maken gebruik van de bedragen die aan deze rekeningen verbonden zijn. De indeling van het verslagleggingsschema is vrij en kan gesplitst worden in rubrieken met kopteksten en (sub)totalen. Verslagleggingsoverzichten zijn hierdoor bij uitstek geschikt voor presentaties van resultaten en jaarcijfers. abcVAST ------- Elke onderneming of organisatie kent wel een aantal periodiek terugkerende kosten als huur van gebouwen en apparatuur, leasebedragen, lonen, afschrij- vingen e.d., waarvan de journaalposten vastgelegd moeten worden in de boekhouding. Met behulp van de module "Vaste journaalposten" is het mogelijk deze journaalposten eenmalig vast te leggen, waarna ze per periode automatisch verwerkt kunnen worden. De verwerking beperkt zich niet alleen tot grootboekmutaties, maar kan tevens gebruikt worden voor debiteuren en krediteuren. Via een doorboekingsprogramma kan opdracht gegeven worden de journaalposten in de betreffende dagboeken te plaatsen. Alle onderdelen van een vaste journaalpost kunnen achteraf gewijzigd worden en het is tevens mogelijk de journaalpost te verwijderen. Financiële verplichtingen met een bepaalde looptijd kunnen zodanig aangemaakt worden dat de verwerking van deze journaalposten automatisch eindigt als de verplichting afloopt. abcEXTERN --------- De module "Externe journaalposten" maakt het mogelijk journaalposten uit andere pakketten in te lezen in abcFINANCIEEL. Om deze journaalposten op de juiste wijze te verwerken in abcFINANCIEEL moet aangegeven worden hoe het externe bestand met journaalposten opgebouwd is. Het zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat het bestand slechts een deel van de in te lezen gegevens bevat of dat er gegevens in het ASCII-bestand staan die niet ingelezen kunnen worden in abcFINANCIEEL. Ook de volgorde van de in te lezen gegevens speelt daarbij een rol. INFORMATIE EN BESTELLINGEN -------------------------- Wilt u meer informatie/documentatie over de modules in het abcMUIS-assorti- ment of wilt u een abcMUIS-pakket bestellen, dan kunt u contact opnemen met één van onze medewerkers van de verkoopafdeling. De adresgegevens zijn: MUIS Software Rijksstraatweg 41 1969 LB Heemskerk Telefoon: 02510-41641 (vanaf 10-10-95: 0251-241641) Fax: 02510-44405 (vanaf 10-10-95: 0251-244405)