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Text File  |  1997-03-25  |  21.2 KB  |  548 lines

  1. Charts are a very useful way of illustrating the data shown in worksheets.
  2. |
  3. The data that you want to plot on a chart is known as the ^Rsource data^r.
  4. |
  5. All the components of your chart such as the title, legend, and chart area are known as objects.
  6. |
  7. Depending on the sort of information you're using, there are a variety of chart types you can use.
  8. |
  9. The different types of charts available include:
  10.  
  11. ò pie
  12. |
  13. ò line
  14. |
  15. ò column
  16. |
  17. ò radar
  18. |
  19. The decision about what type of chart to use is important.
  20. |
  21. Using the wrong chart can result in an incorrect picture and can lead to inaccurate decisions.
  22. |
  23. Excel allows you to place charts on worksheets. They are called embedded charts.
  24. |
  25. A chart that you create and place on a separate sheet is called a chart sheet.
  26. |
  27. Suppose you want to create a chart which shows the sales performance figures of the different branches of your company.
  28. |
  29. If you want the column and row labels to appear in the chart, you should include the cells that contain them in the selection.
  30. |
  31. To create this chart, you select the range or ranges containing the data that you want to appear in it, in this case A3 to F6.
  32. |
  33. Now you click the ^UChart Wizard^u button which guides you through the process.
  34. |
  35. In the Chart Wizard - Step 1 of 4 dialog box, you select the chart type you want, which in this case is ^UColumn^u in the standard chart types.
  36. |
  37. You can preview your chart by pressing your mouse button at the ^UPress^u and hold down to ^Uview^u sample button.
  38. |
  39. Then you click ^UNext^u.
  40. |
  41. In the Chart Wizard - Step 2 of 4 - Chart Source Data dialog box, a sample of what your chart will look like is displayed.
  42. |
  43. If you want the axes reversed, you click the alternate option under Series in.
  44. |
  45. For example, if Microsoft Excel has defaulted to rows, you select ^UColumns^u and check that your chart is displayed correctly.
  46. |
  47. Then you click ^UNext^u.
  48. |
  49. In the Chart Options dialog box, you can turn on or off some of the standard options for the chart type that you've selected.
  50. |
  51. At the Chart title field you enter ^R1997 Sales^r.
  52. |
  53. You should keep checking the preview to see if your chart looks the way you want it to.
  54. |
  55. Let's say that you don't like the gridlines on the chart.
  56. |
  57. To do this, remove the checks.
  58. |
  59. Then you click the ^UMajor gridlines^u checkboxes for the X and Y Axes.
  60. |
  61. You click ^UNext^u to show the Chart Location dialog box.
  62. |
  63. You now have the option to place the chart on its own in a new worksheet or as an embedded object in the current worksheet.
  64. |
  65. In this case, you select the ^UAs new sheet^u radio button.
  66. |
  67. Then you click ^UFinish^u.
  68. |
  69. The chart is displayed on a separate sheet.
  70. @@
  71. The Chart Wizard steps you through the charting process to create the chart you want.
  72. |
  73. If you are in a hurry, using the default chart is an easy way to skip the Wizard.
  74. |
  75. Let's see how you would create a chart showing proposed salary adjustments using the default chart.
  76. |
  77. You first select the data you want to chart.
  78. |
  79. To create the chart on a new chart sheet, you press ^UF11^u.
  80. |
  81. The chart is placed on a separate chart sheet.
  82. |
  83. Using the shortcut key, you still have most of the components that are available if you were using the Chart Wizard.
  84. |
  85. For example, you have the chart legend which explains what the chart represents.
  86. |
  87. Suppose you want to see what the chart would look like as an embedded chart.
  88. |
  89. To do this, you use the ^UDefault Chart^u button which allows you to create an embedded default chart in one step.
  90. |
  91. If the button is not available you can add it to a toolbar.
  92. |
  93. To do this, you open up the toolbar to which you want to add a button.
  94. |
  95. Then you select ^UTools - Customize^u.
  96. |
  97. You click the ^UCommands^u tab.
  98. |
  99. In the Categories box, you click the ^UCharting^u category.
  100. |
  101. Then you drag the Default Chart from the Commands box to, for example, Standard toolbar.
  102. |
  103. The button will be available on the toolbar until you remove it.
  104. |
  105. Then you click ^UClose^u.
  106. |
  107. Now you select the data you want to plot - in this case, A3 to G9.
  108. |
  109. Then you click the ^UDefault Chart^u button.
  110. |
  111. The chart is displayed on the current worksheet.
  112. |
  113. To move the chart to an appropriate position, you place the cursor arrow on the border, and move it to where you want it to be.
  114. @@
  115. Excel allows you the flexibility to modify a chart once you have created it.
  116. |
  117. Let's suppose your company opened a new site in Delhi in the Third Quarter.
  118. |
  119. You now want to add the range containing the data of the new office site to the chart you've created.
  120. |
  121. You click the chart you want to change - here it is ^UChart 1^u.
  122. |
  123. On the ^UChart^u menu, you click ^UAdd Data^u.
  124. |
  125. Clicking ^USource Data^u also allows you to re-select the range or ranges in your source data, but it is easier just to add the new data.
  126. |
  127. You have the option to enter the range you want to add but it is often simpler to select it on the worksheet.
  128. |
  129. You can move the Add Data dialog box if it obscures the worksheet.
  130. |
  131. You select the new range that contains the data you want to appear in the chart, in this case A3 to F7.
  132. |
  133. Then you click ^UOK^u.
  134. |
  135. Excel will paste the data immediately - provided the settings are exactly as they were originally.
  136. |
  137. But suppose that the settings have changed.
  138. |
  139. In the Paste Special dialog box, you can make the changes you need - in this case, you click the ^UNew series^u and ^UColumns^u radio button.
  140. |
  141. Then you click ^UOK^u.
  142. |
  143. You can add two types of text to a chart: attached text and free-floating text.
  144. |
  145. Examples of attached text are the X- and Y-axis titles, chart titles, and legend entries.
  146. |
  147. When you created the chart you may not have added specific items such as chart titles or X- and Y-axis labels.
  148. |
  149. Suppose you want to add a chart title to your chart.
  150. |
  151. First you right-click anywhere in the chart and select ^UChart Options^u.
  152. |
  153. Then you click the ^UTitles^u tab, and enter the title - for example ^RBranch Sales^r.
  154. |
  155. Then you click ^UOK^u.
  156. |
  157. You can edit attached text by single-clicking the object twice.
  158. |
  159. However, the easiest way to edit this text is to change it in its worksheet cell.
  160. |
  161. For example, on the worksheet you can change the branch name from Boston to New York.
  162. |
  163. Excel automatically updates the chart.
  164. |
  165. Remember that most chart text such as category axis labels, data series names, legend text, and data labels, is linked to the source data.
  166. |
  167. Legend entries for example cannot be changed on a chart: they have to be changed on the worksheet.
  168. |
  169. If you edit the text of these items on the chart, they are no longer linked to the worksheet cells.
  170. |
  171. To change the text of these items and maintain links to worksheet cells, you need to edit the text on the worksheet.
  172. |
  173. Free-floating comments or notes can also be placed on a chart.
  174. |
  175. This is useful to emphasise points or to offer further explanation.
  176. |
  177. To place a note, you click any non-text area in the chart.
  178. |
  179. When you begin typing, your text appears in the Formula bar.
  180. |
  181. You press ^UEnter^u, and the text appears in a text box on the chart.
  182. |
  183. If the text box is not positioned correctly, you can move it.
  184. |
  185. To do this, you click the text.
  186. |
  187. With the four arrows displayed, you right-click and drag the text box to the correct position.
  188. |
  189. You release the mouse button and click ^UMove here^u.
  190. |
  191. The text block is now in the correct position.
  192. |
  193. You can move any title text, whether attached or free-floating.
  194. |
  195. Although the legend text is movable, you cannot move the text inside it relative to any other text.
  196. |
  197. Suppose you've hidden the Salary and Hire Date column.
  198. |
  199. You now need a chart which has the figures in the New Salary and Net Increase columns.
  200. |
  201. Excel allows you to show only visible worksheet data in a chart.
  202. |
  203. When you hide or display data on a worksheet, the corresponding chart shows only the visible rows and columns.
  204. |
  205. To specify that you want to plot only the visible cells, you click the chart.
  206. |
  207. Then you click ^UTools - Options^u.
  208. |
  209. Next you click the ^UChart^u tab.
  210. |
  211. You select the ^UPlot visible cells only^u checkbox.
  212. |
  213. Then you click ^UOK^u.
  214. |
  215. Although here you have seen a column chart being modified, other chart types can be modified in the same fashion.
  216. @@
  217. Often you need to resize a chart to make it fit a particular area.
  218. |
  219. If you change a chart size, you should do so before you format it or once all the formatting is complete.
  220. |
  221. To retain the original height-to-width ratio of the chart, you hold down ^UShift^u while dragging a sizing handle.
  222. |
  223. Suppose you want to change the size of the frame holding the chart.
  224. |
  225. You click the ^UChart Area^u.
  226. |
  227. When the Broken line appears around the chart, you can drag any of the sizing handles.
  228. |
  229. Let's say that you want to change the size of the objects within the chart.
  230. |
  231. You simply click the object you want to resize - in this case it is the ^UChart legend^u.
  232. |
  233. The sizing handles allow you to drag the legend to the size you want.
  234. |
  235. We have only looked at the column chart so far, but other chart types might provide a better view of the data.
  236. |
  237. Microsoft Excel comes with a number of standard chart formats that most people will use without many changes.
  238. |
  239. Excel allows you to choose between standard and custom chart types.
  240. |
  241. With a custom chart type, which is similar to a template or a style, you can quickly change the look of your chart.
  242. |
  243. Each custom chart type is based on a standard chart type and contains additional formatting and options, such as a legend, gridlines, data labels, a secondary axis, and placement choices for various chart items.
  244. |
  245. To change a chart type, you activate the chart by double-clicking it.
  246. |
  247. Next you right-click anywhere on the chart and select ^UChart Type^u from the shortcut menu.
  248. |
  249. In the Chart Type dialog box, you click ^UCustom Types^u.
  250. |
  251. Although there are many chart types, not all are appropriate.
  252. |
  253. For example, choosing the pie chart displays only the first data series.
  254. |
  255. You will see from some of the sample charts displayed that they are clearly unsuitable for the data you wish to illustrate.
  256. |
  257. In this case you click the ^ULine-Column^u chart type.
  258. |
  259. Now you click ^UOK^u.
  260. |
  261. Excel changes the chart type automatically.
  262. @@
  263. @@
  264. In Excel, once a chart has been created, you have the flexibility to change its appearance.
  265. |
  266. Each change in appearance should make the chart visually more appealing, and easier to interpret.
  267. |
  268. Excel allows you to format any object in a chart.
  269. |
  270. Let's say, for example, that you want to add colour and a fill effect to your Proposed Salary Adjustment chart.
  271. |
  272. You right-click the ^UChart Area^u which is the white around the chart.
  273. |
  274. In the shortcut menu, you select ^UFormat Chart Area^u.
  275. |
  276. This menu is context-sensitive, which means that the menu changes depending on where you right-click.
  277. |
  278. In the Format Chart Area dialog box, you click the ^UPatterns^u tab.
  279. |
  280. From the Patterns page, you can set the borders around the text, the area color, and patterns.
  281. |
  282. In this case, you select red as your background colour.
  283. |
  284. To specify the fill effect, you click the ^UFill Effects^u button.
  285. |
  286. On the Pattern page, you select the option you want.
  287. |
  288. On the right, a sample of the fill is displayed.
  289. |
  290. You click ^UOK^u to close the Pattern page.
  291. |
  292. Then you click ^UOK^u to apply the format
  293. |
  294. You can use the same procedure to change colors, apply a texture or pattern, or change the line width or border style for most chart components.
  295. @@
  296. Suppose you want to format free-floating text that you inserted as a note.
  297. |
  298. If you want to change font formatting for individual characters, you can select the character only.
  299. |
  300. To edit free-floating text, you right-click the free floating text.
  301. |
  302. Then you click ^UFormat Text Box^u.
  303. |
  304. In the Format Text Box dialog box, you select ^UTimes New Roman^u and the font size ^U12^u.
  305. |
  306. Then you click ^UOK^u.
  307. |
  308. The formatting you've chosen applies to all text in the object.
  309. |
  310. You can format numbers contained in attached text most easily by formatting the numbers in the worksheet.
  311. |
  312. Changing text formatting on a worksheet does not change the associated text in the chart.
  313. |
  314. When you format axes, gridlines, and tick marks, Excel makes its best guess regarding the setting that should produce the best results.
  315. |
  316. For example, Excel looked at the data and automatically set the Y-axis maximum for 100,000.
  317. |
  318. If you don't like the default setting, you can change it.
  319. |
  320. Simply right-click the object you want to format, and select ^UFormat Axis^u.
  321. |
  322. In the dialog box, you click the ^UScale^u tab to adjust the Y-axis.
  323. |
  324. Then you click ^UOK^u.
  325. |
  326. Excel applies the new settings.
  327. |
  328. You may, at times, want to have access to a chart format that you have customized.
  329. |
  330. To do this, you create the chart and make modifications to it.
  331. |
  332. Then you right-click and select ^UChart type^u.
  333. |
  334. Next you select the ^UUser defined^u radio button.
  335. |
  336. Now you choose the ^UAdd^u button.
  337. |
  338. In the Add Custom Chart type dialog box, you enter a name for the format - for example, ^RMychart1^r - and click ^UOK^u.
  339. |
  340. You can now click the ^UOK^u button.
  341. |
  342. Your custom chart format will be listed when you select ^UUser defined^u and is available to any chart you create in the future.
  343. @@
  344. Once a chart is complete you may need to print it.
  345. |
  346. If the chart is embedded on a worksheet, it is fairly straight-forward to print.
  347. |
  348. Let's say you want to print the New Salary Calculation worksheet with its embedded chart.
  349. |
  350. You click the worksheet to activate it.
  351. |
  352. To adjust where the chart prints on the worksheet, you click the worksheet outside the chart area.
  353. |
  354. Next you select ^UView - Page Break Preview^u.
  355. |
  356. You can adjust where the page breaks are by moving the embedded chart using your mouse.
  357. |
  358. Once you are satisfied with its appearance, you select ^UFile - Print^u.
  359. |
  360. To print an embedded chart without its associated worksheet data, you select the embedded chart and print it in the same way as you print a chart sheet.
  361. |
  362. Suppose you want to print the Chart4 chart sheet.
  363. |
  364. You activate the chart by clicking its tab.
  365. |
  366. Then you click ^UFile - Page Setup^u to set the printing options for a chart sheet.
  367. |
  368. At this point, you can size, move, and format the plot area (the region bounded by the axes) and add items to your chart such as graphic objects, titles, text boxes, and the legend.
  369. |
  370. In this case, you click the ^ULandscape^u radio button under Orientation.
  371. |
  372. Then you click the ^UChart^u tab, to select the chart scaling option.
  373. |
  374. The option you select in the Printed chart size section of the Chart tabbed Page Setup dialog box affects how you can move and size the chart area, plot area, and the chart elements.
  375. |
  376. The sample shows the layout of your chart on the page.
  377. |
  378. Selecting ^UCustom^u prints the chart at the size you make it when you drag its selection handles.
  379. |
  380. In this case, you click the ^UScale to Fit Page^u radio button.
  381. |
  382. This option expands the chart proportionally in both dimensions until one dimension fills the space between the margins. This usually results in the best printout.
  383. |
  384. Then you click ^UOK^u to apply the format.
  385. |
  386. Although you cannot print multiple chart sheets on a single page, you can print one or more charts on a page.
  387. |
  388. If you want to print more than one chart on a sheet, you need to paste the charts as embedded worksheet charts.
  389. |
  390. To see how this is done, let's say that you've embedded Chart 1, Chart 2, and Chart 3 on a sheet.
  391. |
  392. You select ^UView - Page Break Preview^u to see more closely the location of the charts in the print area.
  393. |
  394. You can use your mouse to resize them to fit on a single page.
  395. |
  396. Once you are satisfied with its appearance, you can print the chart as usual.
  397. @@
  398. @@
  399. Excel provides mapping as a compelling way to help you visualize and analyze your data.
  400. |
  401. The Microsoft Map feature is often an excellent way to present large amounts of data that is catagorized by geography.
  402. |
  403. In row and column view, you may find it difficult to understand the full meaning of the data.
  404. |
  405. But when you view your data as, for example, a color-coded map, you can more easily see the trends and relationships in the data.
  406. |
  407. Microsoft Excel comes with an assortment of sample maps.
  408. |
  409. Each map comes with demographic data, such as population statistics.
  410. |
  411. The demographic data is provided in the workbook Mapstats.xls.
  412. |
  413. Let's suppose you want to create a map which shows the sales figures in four regions of your organization.
  414. |
  415. One column has to contain geographic data, such as the names of countries or states.
  416. |
  417. You select the appropriate data, in this case A2 to C6.
  418. |
  419. If there are headings at the top of your columns, you include those headings in the selection.
  420. |
  421. You click the ^UMap^u button on the Standard toolbar.
  422. |
  423. Choosing ^UInsert - Map^u has the same result.
  424. |
  425. You move the cursor back to the workbook to select the area where you want to place the map.
  426. |
  427. You drag the crosshair to the size you want the map, and release the mouse button.
  428. |
  429. Since you have chosen a United States region, the Multiple Maps Available dialog box is displayed.
  430. |
  431. Here you select ^UUnited States in North America^u, and you click ^UOK^u.
  432. |
  433. Excel's menus and toolbars are replaced by Microsoft Map's menus and toolbars.
  434. |
  435. When you click outside the map or press ^UEsc^u twice, Excel's user interface is restored.
  436. @@
  437. As with charts, once a map has been created, you can apply many different formats to it.
  438. |
  439. When a map first appears the Microsoft Map Control dialog box is displayed.
  440. |
  441. This dialog box is used to change the format of the selected map.
  442. |
  443. The top of the dialog box displays all the available data fields, which correspond to the columns in your source data.
  444. |
  445. The bottom part contains the map format information.
  446. |
  447. Six icons on the left determine the map format.
  448. |
  449. Let's say that you want the Sales figures to appear in a pie chart format, and the Orders in category shading.
  450. |
  451. A map can contain pie charts or column charts, but not both.
  452. |
  453. First you drag the ^UPie Chart^u icon onto the format outline, and the Sales box from the top of the dialog box onto the column outline.
  454. |
  455. You drag the ^UCategory Shading^u icon onto the format outline, and the Order box on to the column outline.
  456. |
  457. You can use up to eight column names.
  458. |
  459. Now you click the ^UShow /Hide Microsoft Map Control^u button to close the dialog box.
  460. |
  461. Normally, a map doesn't have labels to identify areas.
  462. |
  463. You can't add labels to all areas automatically, but you can add individual labels one at a time.
  464. |
  465. Let's see how you place the names of the states as labels on the map you've created.
  466. |
  467. To create map labels, you click the ^UMap Labels^u button.
  468. |
  469. Choosing ^UTools - Labeler^u has the same result.
  470. |
  471. Next you click the ^UMap feature names^u radio button.
  472. |
  473. Then you click ^UOK^u.
  474. |
  475. The alternative option, ^UValues from^u, lets you insert data values from a category in the list box.
  476. |
  477. The cursor changes to a crosshair.
  478. |
  479. As you move it over the map, state names are displayed.
  480. |
  481. You click the appropriate names to place them as map labels.
  482. |
  483. To see the map more clearly, you use the ^UGrabber^u to position it.
  484. |
  485. Once you have selected the map labels, they can be formatted in the same way that chart objects are formatted.
  486. |
  487. Let's say you want to increase the font size of the label.
  488. |
  489. First you right-click the label.
  490. |
  491. Then on the shortcut menu, you click ^UFormat Font^u.
  492. |
  493. In the Font dialog box, you can change the font size of the label.
  494. |
  495. In some cases you will need to edit an object on a map.
  496. |
  497. Let's say that you want to change the map title to "Regional Sales".
  498. |
  499. You single-click the title object twice.
  500. |
  501. Now you can edit the title.
  502. |
  503. As with charts, you may need to add a comment or a note to your map.
  504. |
  505. You can add free-floating text to your map using the ^UText^u button.
  506. |
  507. You simply click the area of the map where you want to add text.
  508. |
  509. Here you can enter - ^RNew branch opening in Arizona^r.
  510. |
  511. Often you need to modify a map to include or exclude particular data.
  512. |
  513. Suppose you've been asked to include another state in the data on your map.
  514. |
  515. First, you double-click the map to activate it.
  516. |
  517. Then you click ^UInsert - Data^u.
  518. |
  519. Although you can enter the data range you want to add in the Microsoft Map dialog box, it is simpler to use your mouse to select the data you want to add.
  520. |
  521. You must make sure that you include the data with geographic labels, in this case "States".
  522. |
  523. Then you click ^UOK^u.
  524. |
  525. How this new information is displayed depends on the formatting options you have chosen.
  526. |
  527. Let's suppose that you decided to hide the map title while you formatted the map.
  528. |
  529. An easy way to restore the title is to select ^UView - Title^u.
  530. |
  531. The title is now visible.
  532. |
  533. In most cases, once you are satisfied with the appearance of a map, you will want to print it.
  534. |
  535. Remember that a map is always an embedded object on a worksheet and is printed in the same way.
  536. |
  537. Unlike an embedded chart, a map cannot be activated and automatically printed separately to the worksheet data used to create it.
  538. |
  539. Let's suppose you want to print your map only.
  540. |
  541. The easiest way to do this, is to select the map using your mouse pointer.
  542. |
  543. Next you choose ^UPrint^u.
  544. |
  545. In the Print dialog box, you click the ^USelection^u radio button^u.
  546. |
  547. Now you can click ^UOK^u.
  548.