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/ NetNews Usenet Archive 1992 #20 / NN_1992_20.iso / spool / comp / apps / spreadsh / 500 < prev    next >
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Text File  |  1992-09-14  |  3.3 KB  |  95 lines
  1. Newsgroups: comp.apps.spreadsheets
  2. Path: sparky!uunet!news.univie.ac.at!vm.univie.ac.at!A4422DAB
  3. From: A4422DAB@vm.univie.ac.at (Erich Neuwirth)
  4. Subject: Re: making check catagory acc
  5. Message-ID: <1992Sep15.073148.14827@newssrv.edvz.univie.ac.at>
  6. Sender: news@newssrv.edvz.univie.ac.at (News System - Vienna University)
  7. Nntp-Posting-Host: helios.edvz.univie.ac.at
  8. Organization: University of Vienna
  9. Date: Tue, 15 Sep 1992 08:28:22 GMT
  10. Lines: 83
  11.  
  12. ------------------------- Original Article -------------------------
  13. Path: news.univie.ac.at!hp4at!mcsun!uunet!dtix!darwin.sura.net!jvnc.net!yale.edu
  14. From: qqc@mace.cc.purdue.edu (Dm Forsyth)
  15. Newsgroups: comp.apps.spreadsheets
  16. Subject: Re: making check catagory acc
  17. Message-ID: <BuF9GM.3w5@mentor.cc.purdue.edu>
  18. Date: 11 Sep 92 16:21:57 GMT
  19. References: <31.97.uupcb@pcb.batpad.lgb.ca.us>
  20. Sender: news@mentor.cc.purdue.edu (USENET News)
  21. Organization: Purdue University
  22. Lines: 60
  23.  
  24. In article <31.97.uupcb@pcb.batpad.lgb.ca.us> ken.mason@pcb.batpad.lgb.ca.us (Ke
  25. >DF.I want to add additional columns (1 associated with each column of values)
  26. >DF.in which to enter the expense catagory (probably numbers between 1 and 15).
  27. >
  28. >        I'm interested in your problem, but you lost me here.  Can you
  29. >        post an extract of how you want it to look, then what you want
  30. >        to do with your data?
  31. >
  32.  
  33. Let me restate my question, hopefully more clearly:
  34.   (forget for the moment that I do this in 4 columns instead of 1, just to
  35. fit onto one screen; if necessary, I can repeat the procedure 4 times for that)
  36.  
  37. I want to have 3 columns:
  38.     1 for a 0/1 value for checks not back from bank
  39.         This is for "database extraction" for outstanding checks,
  40.         and this works, no question here.
  41.     1 for the value of the check
  42.     1 for the catagory of the expense (values maybe 1 to 15)
  43.         This is the part I have the question about.  How to sum
  44.         catagories.
  45.  
  46. The data could look like this:
  47.     IN    CHECK    CATAGORY
  48.     1    12.00    1
  49.         15.00    5
  50.     1    18.47    1    etc.
  51.  
  52. It seems there should be some simple way of getting the sums by catagory.
  53.  
  54.     In this abbreviated example, the sum for catagory 1 should be 30.47
  55.         sums for catagories 2-4 are 0
  56.         sum for catagory 5 = 15
  57.         etc.
  58.  
  59. I've used @dsum(), in this way:
  60.     Make a criterion table with the titles on one row
  61.         Then on consecutive following rows, 1, 2, 3, .. 15.
  62.  
  63. It looks something like this:  CHECK    CATAGORY
  64.                     1
  65.                     2
  66.                     3  etc
  67.  
  68. Then I have a column of @dsums-previous @dsum.
  69. In other words, it looks like
  70.     @dsum(b20.c30,0,k20.L21)
  71.     @dsum(b20.c30,0,k20.L22)-@dsum(b20.c30,0,k20.L21)
  72.     @dsum(b20.c30,0,k20.L23)-@dsum(b20.c30,0,k20.L22)
  73.  
  74. THIS WORKS!!!!
  75. But, it takes an awfully lot of formulas and seems very messy to do something
  76. that must have been done many times.
  77.  
  78. WHO HAS A BETTER WAY?
  79.  
  80.  - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
  81. Dale M. Forsyth |  Assoc. Prof. | Purdue University Animal Sciences
  82. qqc@mace.cc.purdue.edu | phone 49-44841 | campus address 2-111 Lilly
  83.  - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
  84.  
  85. if you are useing excel 4.0 you can enter a formula like
  86.  
  87. =sum(if(b1:b10=3),c1:c10,0))
  88.  
  89. and enter this as an array formula
  90. (pressing shift-ctrl-return after entering it, ob macs it is
  91. apple-return, i think)
  92.  
  93. NO ADDITIONAL ROWS AND COLUMNS NEEDED!
  94. array formulas are an extremely useful tool only available in excel!
  95.