home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ NetNews Usenet Archive 1992 #20 / NN_1992_20.iso / spool / bit / listserv / sasl / 4178 < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-09-14  |  9.5 KB  |  187 lines

  1. Comments: Gated by NETNEWS@AUVM.AMERICAN.EDU
  2. Path: sparky!uunet!paladin.american.edu!auvm!UNC.BITNET!UNCSM1
  3. Message-ID: <SAS-L%92091408251741@VTVM2.CC.VT.EDU>
  4. Newsgroups: bit.listserv.sas-l
  5. Date:         Mon, 14 Sep 1992 08:25:00 EDT
  6. Reply-To:     Sally Muller <UNCSM1@UNC.BITNET>
  7. Sender:       "SAS(r) Discussion" <SAS-L@UGA.BITNET>
  8. From:         Sally Muller <UNCSM1@UNC.BITNET>
  9. Subject:      SAS Online Documentation
  10. Lines: 175
  11.  
  12. ----------------------------------------------------------------------
  13. SUMMARY:  Mimi Saffer and online "information" from SI.  Summary of
  14.           procs and cons.
  15. E-ADDR:   uncsm1@unc.bitnet
  16. NAME:     Sally Muller
  17. PH/ADDR:  919-962-6501  OIT CB#3455, UNC, Chapel Hill NC 27514
  18. ----------------------------------------------------------------------
  19. Hi SAS'Lers!
  20. Last week or so, Deb Cannon started it all off (she keeps doing
  21. that) with posting about IBM's Book Manager and online SAS
  22. documentation.  Great discussion followed about pros and cons of
  23. online documentation -- in particular SAS manuals.  I'd like to
  24. briefly :-) summarize these and tell you what we heard from Mimi
  25. Saffer, SI Manager of Documentation Development, at our August
  26. SAS users group meeting.
  27.  
  28. First Mimi.  At UNC we have (like Anup K. Roy) the MVS
  29. experimental version of SAS/LOOKUP (online SAS Master Index).
  30. Our users group meeting was a demo of LOOKUP at SAS Institute.
  31. Maybe a future note about that.   At any rate, Mimi Saffer spoke
  32. and eventually got around to talking about SAS and online
  33. "information."  Mimi said that SAS is actively "pursuing R&D in
  34. the area of online information" (does Howard Schreier have ESP or
  35. what?).  She said that SAS/LOOKUP "a hypertext interface for the
  36. master index to SAS documentation" is their first step in that
  37. direction.  Then she said that "in the future, SI plans to make
  38. MORE online information available to SAS users."  Since the
  39. meeting I again talked to Mimi and asked if OK to post something
  40. on SAS-L.  She encouraged me and said to add "We are very eager
  41. to hear from users about their concerns, requirements, and wishes
  42. for online information and documentation.  I invite all of you to
  43. contact me with your ideas on online documentation."
  44. ========================================================================
  45. Here are all the people (and "Poops") paraphrased (drastically):
  46. Deb Cannon, Phil Gallagher (COP),  Joe St Sauver, Paul Oldenkamp,
  47. Howard Schreier, Margie Gurwit, Anup K Roy, Walter Davis, Dan
  48. Flaser, J. Phillip Miller, David K. Wall, Marsha Sheperd, Jim
  49. Agnew and Don MacQueen.  Thanks to all....
  50.  
  51. PROS:
  52. 1. Environmentally superior -- savings on earth resources  (DC)
  53.    Savings of up to 6 feet of bookshelf space :-) (PR).
  54.  
  55. 2. Timeliness -- online continuously updated manuals (PG).  Also
  56.    stated as the solution to the chronic problem of the
  57.    proliferation of titles and editions that overwhelms people
  58.    now (HS).  The example was given that the "whole set of
  59.    glossy-covered V.6 manuals no longer completely documents the
  60.    software, and there are a bunch of 6.07 "Changes and
  61.    Enhancements" Tech Reports" (HS).
  62.  
  63. 3. Profitable for vendor (SI) -- "online manual access may reduce
  64.    corporate and vendor support costs by actually encouraging
  65.    people to RFTM before calling tech support" (JSS).  Because
  66.    online documentation is easier to use people would actually be
  67.    willing to pay more for it than paper manuals (PO).  Color is
  68.    expensive to print, just think of what could be added to
  69.    documentation if reporduction was cheap (CD-ROM) (PR).
  70.  
  71. 4. Less expensive for user -- paper manuals can be stolen or
  72.    destroyed.  Example given involved a lab with paper
  73.    manuals -- the whole lot $1,000 versus the lab networked with
  74.    a CD-ROM on the network machine ($400-500 for good with
  75.    controller, $700-800 better) and if need extra disk space
  76.    (typically one IBM manual 1 meg) A 200 meg drive costs about
  77.    $550 and should last for 3-5 years (mean time to failure is
  78.    over 8 years constant use).  Potentially a saving depending on
  79.    the cost of SI online documentation.  " The implications of
  80.    this view is that machine readable documentation is extremely
  81.    cheap to the end user and paper manuals will get more and more
  82.    expensive (a book produced in 20,000 copies may cost $10 a
  83.    volume, same book produced in 2,000 copies may cost $30 a
  84.    volume, setup in printing is a big cost). A CD-ROM now is
  85.    cheap to master and produce in 1,000+ volume (costs may be
  86.    less than $3 per copy).  A cheap CD-ROM drive for $167 (new)
  87.    with a SCSI interface is slow 600ms access but a demonstration
  88.    of the decreasing cost of the hardware (PR).
  89.  
  90. 5. Superior delivery -- if online documentation is intended from
  91.    the start, it need not be restricted to hierarchical
  92.    organization and linear structure but rather authors and
  93.    designers have other options (hpertext, etc.) (HS).  Can
  94.    create a "bookshelf" of manuals.  Then a search uses the books
  95.    in your bookshelf as source. This means if you have 6 of the
  96.    12 products available and look for "hits" on a subject, you
  97.    don't get references to products that you don't have.
  98.    Conversely, searching the complete set of manuals points out
  99.    the solution to problems that can be had by acquiring some new
  100.    product.  "Linking" means you can follow your own path through
  101.    a document.  You can place bookmarks in a document to return
  102.    to later. This is the closest equivalent to having 5 manuals
  103.    open on your desk at one time. I would expect the future
  104.    directions will put each book in a separate window (PR).
  105.  
  106. 6. More on superior delivery -- Accesible by the handicapped --
  107.    software can read documents aloud for the blind or blow them
  108.    up to large size for the visually impaired (and do both over a
  109.    distance too).  Accesible over distance -- dial in from home
  110.    and read the manual on the hard disk of network server, can't
  111.    read a single book at a distance of more than 3 feet.  Can
  112.    make margin notes, personal, workgroup, or completely public
  113.    notes on (PR).
  114.  
  115. 7. Platform independent -- online documentation could be available
  116.    on platforms which are not themselves SAS platforms (eg Macs)
  117.    (HS).  Bookmanager already in binary, all-platform format (PR).
  118.  
  119. 8. Models already  exist -- Sun  has already shown it can be done
  120.    with Answerbook and SunSolve products (PO).  Other examples:
  121.    IBM's Book Manager, Dec's Bookreader, SAS/LOOKUP, interactive
  122.    help under VM/CMS v 6.07.
  123.  
  124. CONS:
  125.  
  126. 1.  Environmentally wasteful -- online documentation will be
  127.     printed off by users repeatedly each time they need a copy.
  128.     The psychology of the user is that this is "just" a computer
  129.     printout. In contrast, user would not consider throwing out a
  130.     book and/or buying a new one each time s/he needs one. (MG)
  131.  
  132. 2. Financial losses for vendor -- a major portion of SI revenue
  133.    must come from manual sales.  Decline in manual sales would be
  134.    likely to result in further software price increase. (PG)
  135.    Selling documentation is a major source of revenue for SI
  136.    (JSS).
  137.  
  138. 3. Relative high cost to users -- experience has shown that
  139.    online documentation tends to get printed off. (PG MG MS) This
  140.    would have the effect of transferring the cost of the manuals
  141.    from the users to whomever (eg computer centers) pays for the
  142.    printer paper, and other resources.  Charge back systems are
  143.    expensive to maintain.  Besides online documentation the paper
  144.    documentation will also need to exist for many manuals (eg.
  145.    systems manuals) for when the system is down.  In order to
  146.    have documents as close to users as possible, may mean the
  147.    same documents on multiple platforms.  (PR) Other costs, not
  148.    always obvious, include the hardware and software appropriate
  149.    for online documentation, eg.:  CD drives, lots of additional
  150.    disk space, high resolution workstation-quality interface,
  151.    etc.  Also to make online documentation accesible will need a
  152.    great number of machines with necessary hardware/software.
  153.    Facilities for these machines must be provided.  "We only have
  154.    one drive in each (but not every) computer lab.  The manuals
  155.    are cheaper than CD drives."  "If the files were made more
  156.    detailed, they would take up more disk space." (MS)
  157.  
  158. 4. Poor delivery -- accessing online documentation inconvenient
  159.    compared to paper.  Former requires machine and going to
  160.    location of machine and possibly even waiting in line.  In
  161.    contrast, can reach 2 feet behind you to grab a manual off the
  162.    shelf. "And face it, some of us can't give up the need to read
  163.    books wherever we are."  (PR) Past performance of online
  164.    documentation (SAS) indicates inferior presentation of
  165.    material (eg sited 6.07 help files -- "do not contain
  166.    examples, formulas, etc.")  General/casual SAS user currently
  167.    does not use online SAS documentation available and avoids
  168.    reading all documentation when possible, most probable
  169.    expectation is this user will not use new online documents (MG).
  170.  
  171. 5. More on delivery -- paper manuals make a better monitor stand (PO)
  172.    :-)
  173.  
  174. 6. Existing models indicate future performance shakey -- SAS 6.07
  175.    online documentation lacking (MS) and IBM's Bookmanager very
  176.    slow under VM/ESA (MG) "I don't know if it is just our
  177.    isntallation of it and our machine usage is quite high...but
  178.    it is terrible, I couldn't with a good consience recommend it
  179.    to anyone."
  180.  
  181. --Sally
  182. PS -  In writing this I logged all your message in a e-mail
  183. notebook and then PRINTED OFF.  I read the printoff in the bus,
  184. waiting in line at store, eating, soaking in tub....I highlighted
  185. it in two colors and there are water and food spots all over it.
  186. Theres something to be said for paper documentation......
  187.