home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PC Computing: Best Free Software / ZDCD.iso / top100 / smalb.exe / F421.SBE < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1997-01-09  |  4.7 KB  |  143 lines
  1. @072 CHAP 11
  2.  
  3. @CODE: CA
  4.        ┌────────────────────────────────────────────────┐
  5.        │  REPORTING NEWLY HIRED EMPLOYEES--CALIFORNIA   │
  6.        └────────────────────────────────────────────────┘
  7.  
  8. Many California employers are required to report all new
  9. hires, rehires, or returning employees to the Employment
  10. Development Department within 30 days of their being hired
  11. or rehired.  This can be done by filling out and filing
  12. EDD Form DE 34.
  13.  
  14. The purpose of this reporting requirement is to help the
  15. state track down parents who are delinquent on their child
  16. support payments and crack down on possible welfare fraud.
  17. (But it's also one more piece of paperwork for employers,
  18. required by Big Brother....)
  19.  
  20. This reporting requirement applies to employers in the
  21. following categories, who have 5 or more employees:
  22.  
  23.   . Automotive dealers and gasoline service stations;
  24.  
  25.   . Automotive repair, services and parking;
  26.  
  27.   . Building construction -- general contractors and
  28.     operative builders;
  29.  
  30.   . Business services;
  31.  
  32.   . Construction -- special trade contractors;
  33.  
  34.   . Eating and drinking places;
  35.  
  36.   . Engineering, accounting, research, management and
  37.     related services;
  38.  
  39.   . Health services;
  40.  
  41.   . Heavy construction other than building construction
  42.     contractors;
  43.  
  44.   . Holding companies and other investment offices;
  45.  
  46.   . Hotels, rooming houses, camps, and other places of
  47.     lodging;
  48.  
  49.   . Landscaping and horticultural services;
  50.  
  51.   . Motion pictures;
  52.  
  53.   . Motor freight transportation and warehousing;
  54.  
  55.   . Water transportation;
  56.  
  57.   . Wholesale trade -- durable goods, or nondurable goods.
  58.  
  59. Note that you do not have to report the hiring of any
  60. employees whom you pay less than $300 a month in wages,
  61. or who are under 18 years of age.
  62.  
  63. @IF009xx]Since your business has fewer than 5 employees, it is not
  64. @IF009xx]necessary for @NAME to file Form DE 34.
  65. @IF005xx]NOTE:  @NAME has @EMP employees.
  66. @IF005xx]
  67. @IF005xx]Accordingly, you may have to file Form DE 34 if you
  68. @IF005xx]engage in any of the business activities enumerated
  69. @IF005xx]above.
  70.  
  71. Even if you are not currently required to report new hires
  72. under California law, you soon will be, under new federal
  73. laws, as discussed below.
  74. @CODE:OF
  75.  
  76.                    ┌──────────────────────────┐
  77.                    │   REPORTING NEW HIRES    │
  78.                    └──────────────────────────┘
  79.  
  80. As an employer, you will soon be required to report all new
  81. hires to a state agency, which will forward the information
  82. to a National Registry.  Thus, the identity and address of
  83. any person who becomes an employee, anywhere in the U.S.,
  84. will now be collected in a single database.
  85.  
  86. Under the new federal Welfare Reform law (H.R. 3734), all
  87. states that do not have a Directory of New Hires must
  88. establish one by October 1, 1997.  States that have a
  89. Directory of New Hires are required to conform with all
  90. of the law's provisions by October 1, 1998.  This data, to
  91. be collected by the states, will be forwarded to a National
  92. Registry, which will supposedly be used to catch parents
  93. who fail to make child support payments.  However, it does
  94. not take too great a stretch of the imagination to guess
  95. that this data will be used by the IRS and by who knows
  96. what other government agencies.
  97.  
  98. @CODE: CA
  99. As noted above, California has been successfully operating
  100. its own New Employee Registry program since signed into
  101. law by Governor Pete Wilson in 1992.  Over 39,500 matches
  102. were made in fiscal year 1995-96.  Thus, this is not a new
  103. requirement in California.  However, you will have to
  104. report new hires within 20 days, rather than 30, under the
  105. new federal law, and the federal law contains no exemption
  106. for small employers, unlike the existing California law.
  107.  
  108. @CODE:OF
  109. NEW HIRE REPORTING REQUIREMENTS
  110.  
  111. H.R. 3734 requires the following:
  112.  
  113.   . All employers must report the hiring of all new
  114.     workers within 20 days of hire.
  115.  
  116. The report must include the following data:
  117.  
  118.   . First name, middle initial and last name of the
  119.     employee;
  120.  
  121.   . The employee's social security number;
  122.  
  123.   . The employee's home address;
  124.  
  125.   . The employer's name, address, and Federal Employer
  126.     Identification Number; and
  127.  
  128.   . The employer's State identification number.
  129.  
  130. Employers who file reports magnetically must file reports
  131. by two monthly transmissions not less than twelve days nor
  132. more than sixteen days apart.
  133.  
  134. Multistate employers who file reports magnetically, may
  135. select one state, in which they have employees, to which
  136. to report all new hires.
  137.  
  138. REPORTING FORMAT.  Reports can be submitted by providing
  139. a copy of the employee's W-4, on a form provided by the
  140. state, or any other hiring document transmitted by first
  141. class mail, magnetically or electronically.
  142.  
  143.