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/ The CIA World Factbook 1992 / k3bimage.iso / sel / 12 / 0104 / manual.pt2 < prev    next >
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Text File  |  1991-12-03  |  46.6 KB  |  1,064 lines

  1. DAILY CHARGES/ADJUSTMENTS:
  2.      You can then print a record of daily charges by  any 
  3. of the displayed sequences. Select your option and  press 
  4. <ENTER>.   Verify the date and press <ENTER>  again.  The 
  5. date  you  enter will selected all transactions  for  the 
  6. current posting date regardless of the transaction date.
  7.      The  options  allow you to view  the  current  daily 
  8. charges  in any of three different groupings. With  these 
  9. reports you can better gain an idea as to where your time 
  10. is  being  spent and revenues are generated.  (NOTE:   If 
  11. there was no activity in this area to report, the  system 
  12. will put you back to the (R)eports sub-menu.)
  13.      The  option to print 'by: Invoice number'  has  been 
  14. provided to assist you in auditing your postings for  the 
  15. day. We encourage you to pre_number all Super Bill  forms  
  16. to  be  used during the day and release  these  forms  in 
  17. numeric sequence. When you select the option to list  all 
  18. charges by invoice number all gaps in the invoice  number 
  19. sequence  printed  will  be  flagged.  This  flagging  of 
  20. missing  numbers  will assist you in  insuring  that  all 
  21. Super Bills have been posted.
  22.  
  23. DAILY RECEIPTS:
  24.      The  (R)eciepts  section works  like  the  (C)harges 
  25. section,  providing you a daily recap of receipts in  any 
  26. one of three sequence groupings. 
  27.  
  28. MONTH-TO-DATE SUMMARY:
  29.      You  type in the month you want the report  for  and 
  30. the   system  will  give  you  a  summary  of   financial 
  31. transactions  posted for that month, in summary  by  day. 
  32. The  insurance summary of this report is to be used as  a 
  33. guide only and not taken as being exact.  Once you select 
  34. this  report you are given the option of calculating  the 
  35. reports beginning balance. 
  36.  
  37. (Note  -  In  order to calculate  the  reports  beginning 
  38. balance  ALL prior transactions on file must be read.  If 
  39. you  have been using your DENTAL#1 system for  some  time 
  40. you  could  have  a rather large  transaction  base.  The 
  41. larger  your  transaction  base the longer  it  takes  to 
  42. calculate the beginning balance. Please consider the time 
  43. necessary  to read these transactions before you  request 
  44. the beginning balance.)
  45.  
  46. GENERAL LEDGER JOURNALS:
  47.      The  GENERAL  LEDGER JOURNAL  request  performs  two 
  48. functions. 
  49.      1.  It extracts all transactions for  the  requested 
  50. period and provides you with a listing in a sequence that 
  51. will  allow  you to create your Journal entries  for  any 
  52. ledger system you use.
  53.  
  54.      2. The extracted transactions are placed into a file 
  55. named DENGL.DBF that is used to create the fore mentioned 
  56. Journal  listing.  This  file can also be  passed  on  to 
  57. another  system  for  actual  posting  of  your   journal 
  58. entries.  (Note - Be careful how you use  this  extracted 
  59. information.   DENTAL#1  does  not  flag  any   extracted 
  60. transaction  as  being  posted  to  a  Journal.  Repeated 
  61. requests  for  extraction  of transactions  for  a  given 
  62. period  will give you just that - duplicate  extractions. 
  63. It is up to you to insure that no duplicates are   passed 
  64. on to any external accounting system.)
  65.      3. There are three sections to the 'Journal Listing' 
  66. that is produced: 1) Charges, 2) Recap of Taxable  Sales, 
  67. and  3)  Receipts and Adjustments. When you  request  the 
  68. option to print a 'Journal Listing' you are provided  the 
  69. option to not print that section of the report related to 
  70. taxable sales.  If you do not have any taxable sales then 
  71. do not request this section of the listing.
  72.  
  73. AGED ACCOUNTS  RECEIVABLE:
  74. Your   AGED  ACCOUNTS  RECEIVABLE  listing   provides   a 
  75. breakdown   of  the  current  status  of  your   Accounts 
  76. Receivables.   (NOTE:   You  should  always  run   (A)ged 
  77. accounts  before you run statements.) This report can  be 
  78. ran  at any time in either of two sequences:  by  ACCOUNT 
  79. number,  or by account last name. When you  request  this 
  80. report you are prompted to enter two dates: date #1 = the 
  81. date you last selected statements, date #2 = the  current 
  82. period ending date to be used. All transactions after the 
  83. entered  period  ending  date will  be  ignored  and  not 
  84. considered in this report. All transactions prior to, and 
  85. including, last statement date are used only to calculate 
  86. the  aged  balance  of  each  account.  All  transactions 
  87. between  these dates are considered as  current  postings 
  88. form  which all receipts  will be listed in detail.  This 
  89. receipts listing will aid you in monitoring your accounts 
  90. willingness  to  pay.  You should find  this  a  valuable 
  91. feature for those accounts having a balance over 60  days 
  92. old. 
  93.  
  94. Aging is performed on each invoice transaction group  for 
  95. each  patient within each account. Using this concept  in 
  96. aging  of  your receivables will allow  you  to  identify 
  97. those  accounts  that  are  slow pays.  If  you  need  to 
  98. determine  the reason for this slow pay you will need  to 
  99. display/print  a  ledger for the  suspect  accounts.  The 
  100. ledger is in the same sequence as the transactions are in 
  101. for aging. 
  102.  
  103. The optional listing of zero and credit balance  accounts 
  104. will  allow  you  to  control  the  size  of  your   Aged 
  105. Receivables report. We recommend that you run a  complete 
  106. report at the end of the year so that you have a  listing 
  107. of all accounts you have performed services for. (Note  - 
  108. Only those accounts having any transaction posted  during 
  109. this period are considered for listing.)
  110.  
  111. STATEMENTS:
  112.      STATEMENTS can be printed at any time.  Transactions 
  113. posted after the current statement period ending date are 
  114. not  considered  for processing. You have the  option  of 
  115. using  either  custom  statement forms, or  they  can  be 
  116. printed  on standard 8 1/4" by 11" paper.  (Custom  forms 
  117. are  available  from  MEDshare.) 
  118.  
  119. You are  also  given  the following options:
  120. 1.)  of printing statements for a limited account  number 
  121. range.  If  you  only  need a  statement  for  a  single, 
  122. specific, account then enter that account number for both 
  123. the   starting,   and  ending,   account   number   range 
  124. parameters.  (NOTE:  Statements  are  always  printed  in 
  125. account sequence.)
  126. 2).  of  printing  debit balance  accounts.  Within  this 
  127. option  you can limit the printing of statements to  only 
  128. those  accounts  having  a debit balance  above  a  given 
  129. minimum dollar value.  With this option you can save  the 
  130. cost of handling statements that will cost you more  than 
  131. you will receive. 
  132. 3.) of  printing  zero balance accounts.
  133. 4.) and, of printing credit balance accounts.
  134.  
  135. (Note  - If you answer 'N' to all of these  options  then 
  136. the request to print statements will be canceled.)
  137.  
  138. All  transactions for patient invoice groups that do  not 
  139. have a zero balance are printed on the statement. In this 
  140. manner  the statement will show those  transactions  that 
  141. have  not  been paid. All transactions past  the  current 
  142. period  ending  date  are  ignored  for  processing   and 
  143. therefore do not affect the statement balance.
  144.  
  145.      DENTAL#1 does not create any balance forward  record 
  146. nor does it have a rigid closing cycle for your  Accounts 
  147. Receivables.  All transactions for each account are  read 
  148. in patient/invoice/date sequence to determine the account 
  149. current balance. No transactions are considered  in  this 
  150. calculation that are past the current period ending date. 
  151. Using  this concept you can rerun statements at any  time 
  152. for any period and see the same results.
  153.  
  154. INSURANCE FORMS BATCH PRINT:
  155.      NOTE:  You can print forms at the end of the day  or 
  156. week,  or at the time of actual transaction posting.   At 
  157. the  time of the office visit, the patient  receives  the 
  158. 'super  bill' and usually pays the amount not covered  by 
  159. insurance.   If  payment  is  assigned  directly  to  the 
  160. doctor, you can then wait to do insurance billing  later. 
  161. For  a  patient who hasn't assigned  direct  payment,  an 
  162. insurance  statement  can be printed at the time  of  the 
  163. visit  by accessing the 'BILL' cycle and selecting  those 
  164. transactions to be listed on an insurance claim form. For 
  165. all  patients  not assigned for  insurance  coverage  all 
  166. transaction insurance flags will be set off following the 
  167. printing  of  the  insurance form.
  168.  
  169.      Selecting  (I)nsurance  Forms Batch Print  from  the 
  170. REPORTS SUB-MENU will give you the following prompts:
  171.  
  172.     USE PREPRINTED HEALTH INSURANCE CLAIM FORM (Y/N):
  173.  
  174. If  you answer with a 'N' then your insurance claim  form 
  175. will be listed on plane paper.  If you answer with a  'Y' 
  176. then the ADA 1985 claim form will be used.    
  177.  
  178.            PERFORM FORMS ALIGNMENT TEST (Y/N):
  179.  
  180. With  this  option you are provided with a  test  pattern 
  181. that  is printed in the 'CARRIER NAME AND ADDRESS'  block 
  182. of the ADA 1985 claim form. You can repeat this option as 
  183. many  times as needed in order to set your printer  forms 
  184. alignment. 
  185.  
  186.                      REPRINT (Y/N):
  187.  
  188. This  option  is provide so that you  can  make  multiple 
  189. copies  of your insurance claim forms without  having  to 
  190. go  through the cycle necessary to reset the  transaction 
  191. insurance flags. If you enter a 'N' then the print  cycle 
  192. is  terminated  and the system reviews  all  transactions 
  193. printed  on the claim forms and adjusts  their  insurance 
  194. posting flags to either an 'off' or 'on' status depending 
  195. upon the insurance status of the patient.
  196.  
  197. RECALL LETTERS:
  198.      There are four options available for RECALL letters: 
  199. 1.  print letters, 2. print labels, 3. print  pending 
  200. RECALL's, and 4. special selection.
  201.  
  202. (Note  - If you intend to print LABELS and LETTERS  print 
  203. the  labels  first  without  updating  the  'letter  sent 
  204. count'. Printing LETTERS always updates the 'letter  sent 
  205. count' by +1.)
  206.  
  207.  
  208. (P)rint recall letters
  209.      You  can limit the RECALL LETTERS to those  patients 
  210. between  a given date range and a specific 'letter  sent' 
  211. count.   All  letters  printed  will  update  the  recall 
  212. 'letter  sent' count by +1 upon printing of  the  letter. 
  213. Remember - all recall reminders remain on file until  the 
  214. patient  receives another posting for the same  treatment 
  215. that triggered the recall request, or until you  manually 
  216. delete it.  Use of the 'letter sent' count will limit the 
  217. letters you write to only those patients that you want to 
  218. receive a recall letter.
  219.  
  220.      When  letters are printed they are printed  for  all 
  221. selected   recalls. Each recall identifies  the  specific 
  222. letter  format  to  be used.  These  letter  formats  are 
  223. extracted  from your LETTER.DBF/DBT master file. In  this 
  224. manner  you only need to know the date range you wish  to 
  225. print  recall  letters  for -  not  the  specific  recall 
  226. letter. (Note - Each patient can have multiple recalls on 
  227. file at any one time. Recalls are only removed by posting 
  228. a  follow-up  visit  transaction, or  by  (D)eleting  the 
  229. specific recall.)
  230.  
  231.  
  232. (M)ailing labels
  233.      If  need labels for either post cards,  or  letters, 
  234. use  this option to print your mailing labels before  you 
  235. actually  print the letters. If you do not plan to  print 
  236. letters  then  allow this routine to update  the  'letter 
  237. sent' count, otherwise let the letter routine update this 
  238. count.
  239.  
  240. (L)ist pending recalls
  241.      This  feature provides you with a proof list of  all 
  242. pending recalls on file scheduled prior to a given  date. 
  243. We  suggest  that you print this proof  list  before  you 
  244. actually print the letters or labels. If you see  patient 
  245. recalls listed in your pending recall listing that you do 
  246. not wish to send letters to you will need to go into  the 
  247. (P)atient  - (R)ecall maintenance function for each  such 
  248. patient  recall and adjust that patients recall  schedule 
  249. as necessary.
  250.  
  251. (S)pecial selection recalls
  252.      This  feature  allows  you to  select  patients  for 
  253. recall labels, letters, and/or listing by the use of  any 
  254. combination  of  six parameters. (If no  parameters  are 
  255. entered then no selection is made.) These parameters are: 
  256. A.  patient  sex, B. birth date AFTER a  given  date,  C. 
  257. birth  date PRIOR to a given date, D. last seen  AFTER  a 
  258. given  date, E. last seen PRIOR  to a given date, and  F. 
  259. patient address zip code. By use of these parameters  you 
  260. can  select almost any combination of patients  (example: 
  261. all males born prior to 1945 that you have not seen sence 
  262. 11/15/88  in zip code starting with 75). As you  can  see 
  263. the options are vary flexable.
  264.  
  265. PATIENT RECAP'S:
  266.      The purpose of the PATIENT RECAP profile listing  is 
  267. to  provide  you  with a  hard copy  of  information  you 
  268. consider important to that patient treatment history. You 
  269. identify  those transactions in your charge  tables  that 
  270. should be posted into your patient history file. When you 
  271. post  one  of these transactions to the patient  you  are  
  272. prompted to setup a record in the patients history  file. 
  273. If  you  post  an entry into the  patients  history  file 
  274. record  is also placed into a TAG_RCAP.DBF file for  that 
  275. account/patient  number.  This record stays in  existence 
  276. until you print the patient recap listing.
  277.  
  278.      Your  patient recap listings can be requested for  a 
  279. specific  patient or for all patients having  information 
  280. posted  to their history file. Requesting a recap  for  a 
  281. specific   patient  does  not  delete   a   corresponding 
  282. account/patient  record in the TAG_RCAP.DBF file even  if 
  283. it  exits.  
  284.  
  285. We  recommend that you print this report at least once  a 
  286. week. 
  287.  
  288. (L)ETTERS:
  289.      You  can  setup up to 99 different  letter  formats. 
  290. These  letter formats are called into use when you  print 
  291. your  PATIENT  RECALLS.  To initiate the  request  for  a 
  292. patient recall you first must set the RECALL FLAG in your 
  293. charge  tables to a 'Y' and reference an existing  letter 
  294. format contained in your LETTERS master file. At the time 
  295. of  posting  transaction  to  the  patient  you  will  be 
  296. displayed  a special window for those transactions  using 
  297. charge  codes  flagged for recall. When  this  window  is 
  298. displayed you can setup the patient for a RECALL. (Note - 
  299. You  can  also use the (P)atient -  (R)ecall  maintenance 
  300. function to setup these recall requests.)
  301.  
  302. WORD PROCESSOR:
  303. DENTAL#1 has built into it a limited word processor.  The 
  304. following  keys are used to control the editing  of  your 
  305. letters.
  306.  
  307. KEY                   PURPOSE
  308. ---------------------------------------------------------
  309. Uparrow or Ctrl-E     Move up one line
  310. Dnarrow or Ctrl-X     Move down one line
  311. Leftarrow or Ctrl-S   Move left one character
  312. Rightarrow or Ctrl-D  Move right one character
  313.  
  314. Ctrl-Leftarrow or     Move left one word
  315.   Ctrl-A 
  316. Ctrl-Rightarrow or    Move right one word
  317.   Crtl-F
  318.  
  319. Home                  Beginning of current line
  320. End                   End of current line
  321.  
  322. Ctrl-Home             Beginning of current window
  323. Ctrl-End              End of current window
  324.  
  325. PgUp                  Previous edit window
  326. PgDn                  Next edit window
  327.  
  328. Ctrl-PgUp             Beginning of letter
  329. Ctrl-PgDn             End of letter
  330.  
  331. Return                Move to beginning of next line
  332.  
  333. Delete                Delete character at cursor
  334. Backspace             Delete character left of cursor
  335.  
  336. Ctrl-Y                Delete current line
  337.  
  338. Ctrl-T                Delete word right
  339.  
  340. Tab                   Insert tab character or spaces
  341.  
  342. Printable character   Insert character
  343.  
  344. Ctrl-B                Reform paragraph
  345.  
  346. Ctrl-V or Ins         Toggle insert mode
  347.  
  348. Ctrl-W                Finish editing and save
  349.  
  350. Esc                   Abort edit, return original
  351.  
  352.  
  353. Selecting  the (L)etters option from the main  menu  will 
  354. call up the RECALL LETTERS SUB-MENU.
  355.  
  356.      Selecting (D)isplay from the sub-menu will display a 
  357. list of letters on file.  A line will also appear on  the 
  358. bottom of your screen:
  359.  
  360. <ENTER> = (SELECT), arrows. pg up, pg dn.  <ESC> = (CANCEL> 
  361.  
  362.      This allows you to move through your list and select 
  363. a letter you want to work in.  Pressing <ENTER> when  the 
  364. letter  you  want is highlighted will give you  a  RECALL 
  365. LETTERS - MAINTENANCE screen.
  366.  
  367. (D)isplay letters
  368.      With this request you will be displayed a listing of 
  369. all  letter titles you currently have on file. From  this 
  370. display  list you can highlight and select  the  specific 
  371. letter  format  you wish to perform  maintenance  on,  or 
  372. inquire  into. Upon selecting the desired  letter  format 
  373. you  are  automatically  taken  into  the   (M)aintenance 
  374. function in the (I)nquire mode and the selected letter is 
  375. displayed to you.
  376.  
  377. (M)aintenance
  378.      The letter maintenance functions allow you to  fully 
  379. maintain  your letter formats, and to add new formats  to 
  380. your letter file. The following maintenance functions are 
  381. provided:
  382.  
  383. (I)nquire - With this option you can request the  display 
  384. of a specific letter format. Once displayed you can  then 
  385. select any of the other maintenance options.
  386.  
  387. (A)dd  new - Use this option to setup new letter  formats 
  388. in you letter file. Each letter must be assigned a unique 
  389. ID. code between the values of '01' to '99'. In  addition 
  390. to this code you should assign a brief descriptive  title 
  391. to   the  letter  that  will  provide  you  will   enough 
  392. information  that you can determine the contents  of  the 
  393. letter  format  to  follow. (Note - When  you  do  search 
  394. displays of the letter formats you have on file the  only 
  395. information displayed to you will be the letter code  and 
  396. this  brief  description.)  Finally you  are  provided  a 
  397. window through which you can setup your letter body. When 
  398. you  setup  a  letter keep in  mind  that  DENTAL#1  will 
  399. perform  all of the addressing functions for you  -  only 
  400. setup  that portion of the letter body that is common  to 
  401. what you want all patients to receive.
  402.  
  403.      In the RECALL LETTER BODY 'field', the system  works 
  404. like a word processor with most of the features one would 
  405. expect.   You can rework the body of the  letter  without 
  406. affecting  the  other parameters of  your  recall  letter 
  407. format.
  408.  
  409.      Correcting mistakes can be done by moving the cursor 
  410. to  the  mistake  and typing over it.   If  you  need  to 
  411. 'insert' a word or space pressing <CTRL-V>  will activate 
  412. an INSERT capability.  Press <CTRL-V>  again when  you're 
  413. finished with the INSERT.
  414.  
  415.      When you're finished with the letter, press <CTRL-W> 
  416. to  'save'.  You will receive a 'prompt' in  the  message 
  417. line at the bottom of your screen:
  418.  
  419.                INFORMATION CORRECT (Y/N) Y
  420.  
  421. Press <ENTER> if your answer is yes.
  422.  
  423.      The system will then add that letter to your file.
  424.  
  425. (C)hange  - The (C)hange function works in the  identical 
  426. fashion as the (A)dd new function except the letter  must 
  427. already be in existence. Once you have selected a  letter 
  428. to  be changed you can modify any  displayed  information 
  429. other than the letter ID. code.
  430.  
  431. (D)elete)  -  To delete a letter, move  to  the  (D)elete 
  432. function   and   press   <ENTER>.    The   cursor    will 
  433. automatically  position itself at the CODE #  'field.  If 
  434. this  is  the letter you want to delete,  press  <ENTER>.  
  435. You  will then receive a 'prompt' in the message line  on 
  436. the bottom of your screen:
  437.  
  438.                DELETE THIS RECORD (Y/N) N
  439.  
  440.      This give you the opportunity to reconsider deleting 
  441. this record.  If you're sure, press 'Y' and <ENTER>.
  442.  
  443. (+/-)skip - The (+)skip & (-)skip functions are there  to 
  444. allow  you  to move quickly through  your  RECALL  LETTER 
  445. file.   (+)skip  moves  you forward to  the  next  letter 
  446. format  on  file.  (-)skip moves you backward  a  to  the 
  447. previous letter format on file. 
  448.  
  449. LIST RECALL LETTERS:
  450.      When you're ready to print RECALL letters choose the 
  451. (L)ist  to printer option from the RECALL LETTERS  SUB  - 
  452. MENU.  A question will appear in the message line at  the 
  453. bottom of your screen:
  454.  
  455.                 LIST ALL LETTERS (Y/N): N
  456.  
  457.      If  you enter a 'N' and press <ENTER> and  you  will 
  458. receive a display of the letters you have on file.   They 
  459. will  be listed by code and title.  Move to the  specific 
  460. letters you want to print and press <ENTER>.
  461.  
  462.      If  you   enter  a 'Y' and press  <ENTER>  you  will 
  463. immediately start printing a proof listing of all  letter 
  464. formats you have on file.
  465.  
  466.      Upon termination of the letter proof listing you are 
  467. returned to the (L)etter sub-menu.
  468.  
  469. (I)NSURANCE COMPANIES:
  470.      This  is  the section of the system where  you  will 
  471. establish   and  maintain  documentation   on   insurance 
  472. companies  you normally do business with.  Selecting  the 
  473. (I)nsurance  company  option from your MASTER  MENU  will 
  474. give you an:
  475.  
  476.      The first time you use this option you should select 
  477. '(M)aintenance'  from the sub-menu where you  can  create 
  478. your file of insurance companies.  
  479.  
  480.            DISPLAY INSURANCE COMPANIES ON FILE
  481.  
  482.      After you've created your insurance companies  file, 
  483. you  can select (D)isplay from your sub-menu, which  will 
  484. give  you  a list of companies on file.  If you  want  to 
  485. make a change or an update of information on a particular 
  486. company,  you can move the cursor through the list  until 
  487. it's  highlighting  the desired company  and  then  press 
  488. <ENTER>.
  489.  
  490.      Upon selecting a specific insurance company you will 
  491. automatically  enter  into  the  (I)nquiry  mode  of  the 
  492. (M)aintenance function. 
  493.  
  494. (I)nquire - In this mode you will be displayed the  total 
  495. information  you have on file for the selected  insurance 
  496. company. 
  497.  
  498. (A)dd new - Enter the (A)dd new function, and type in the 
  499. information.  The 'code' information needed here  is  the 
  500. abbreviation  of a particular insurance company that  you 
  501. assigned in creating your 'tables'.  ie, BX = Blue Cross.  
  502. The rest of the information needed is standard. When  you 
  503. setup  new insurance company masters take care to  assign 
  504. meaningful  codes. These codes should be an  abbreviation 
  505. of the insurance companies name and possibly a number  to 
  506. identify  that will distinguish between various  agencies 
  507. that coverage through this insurance company.  After  you 
  508. have  defined  the code to be used  for  identifying  the 
  509. insurance  company  you  can  then  enter  all  remaining 
  510. information. 
  511.  
  512. (C)hange   -  With  this  option  you  can   modify   any 
  513. information  on  file for a  specific  insurance  company 
  514. record  on file. The only field you cannot change is  the 
  515. code field you setup to identify this specific  insurance 
  516. company  record.  Once  you have  retrieved  the  desired  
  517. insurance company record you can move from field to field 
  518. until  you are on the field you need to change.  Type  in 
  519. the changes and move to the end.  A 'prompt' will  appear 
  520. in the message line on the bottom of your screen:
  521.  
  522.                INFORMATION CORRECT (Y/N) Y
  523.  
  524.      Press <ENTER> if the information is correct.
  525.  
  526. (D)elete - The (D)elete function of (M)aintenance is used 
  527. to  delete  any  insurance companies  you  no  longer  do 
  528. business  with.   Entering  the  (D)elete  function  will 
  529. request  the  code  number of the  company  you  want  to 
  530. delete.  Type in the code number and you will  receive  a 
  531. 'prompt'  on  the  message line on  the  bottom  of  your 
  532. screen:
  533.  
  534.                DELETE THIS RECORD (Y/N) N
  535.  
  536. This  prompt is provided so that you do not  accidentally 
  537. delete and insurance company master from your files.
  538.  
  539. (+)skip  / (-)skip - The (+/-)skip options allow  you  to 
  540. step  through  your  insurance company  master  file  one 
  541. record  at  a  time - (+)skip =  to  the  next  insurance 
  542. company  record on file, (-)skip = back to  the  previous 
  543. insurance company record on file. You can then select any 
  544. of  the displayed insurance company records for  (C)hange 
  545. or (D)elete actions.
  546.  
  547. (L)ist to printer :
  548.      With this option you  can list all of your insurance 
  549. company  master  records  to  the  printer.  This  master 
  550. listing  of your insurance companies will be  printed  in 
  551. ID. code sequence. Depending upon the number of insurance 
  552. companies  you have setup this listing could take  a  few 
  553. minutes.
  554.  
  555. (D)OCTORS:
  556.      The (D)octors section is used for keeping records of 
  557. the  dentists  associated  with  your  practice.    Those 
  558. records  will be accessed during other functions  of  the 
  559. system. (Note - This file is also convent for maintaining 
  560. an address/phone listing of all of the personal you  have 
  561. working for you. Just take care when you  assign a doctor 
  562. to  a patient that you do not use an ID. given to one  of 
  563. these personal address records. By using your doctor file 
  564. in  this  manner you can call up the  address  and  phone 
  565. numbers of your staff for quick reference.)
  566.  
  567.      Selecting the (D)octors option from the MASTER  MENU 
  568. will give you a DOCTORS - SUB-MENU screen.
  569.  
  570. (D)isplay:
  571.      The (D)isplay option from the sub-menu will give you 
  572. a list of the doctors on file. You can select a  specific 
  573. doctor record for further processing by highlighting  the 
  574. desired  displayed doctor and pressing the  <ENTER>  key. 
  575. Once  you have selected a doctor for processing you  will 
  576. be  immediately  taken  into  the  doctor   (M)aintenance 
  577. function  and that doctor's record will be  displayed  to 
  578. you in the (I)nquiry mode. You can then select any of the 
  579. maintenance sub-menu functions for further processing  of 
  580. the displayed information.
  581.  
  582. DOCTOR MAINTENANCE:
  583. (I)nquire   - The (I)nquire option allows you to  request 
  584. the  display of a specific dentist's record. This is  the 
  585. mode  you  will be placed in upon  selecting  a  specific 
  586. doctor  from the (D)isplay function. After the  requested 
  587. record  has  been  displayed  you  are  returned  to  the 
  588. (M)aintenance  sub-menu for selection of the next  action 
  589. to be taken.
  590.  
  591. (A)dd  new  - The '(A)dd new' function  of  (M)aintenance 
  592. will  create space for you to type in information  for  a 
  593. particular dentist. When you first setup your doctors  we 
  594. suggest that you assign the default dentist the ID.  code 
  595. of  '00'.  Use of this number will reduce the  number  of 
  596. key  strocks  required  by the operator  to  assign  this 
  597. doctor  to a patient, or while posting transactions.  The 
  598. rest of the information is standard.
  599.  
  600. (C)hange  - The (C)hange option allows you to  request  a 
  601. specific dentist's record for retrieval and  maintenance. 
  602. Once you have the desired record displayed on the  screen 
  603. you  can  step  down  through  the  displayed  fields  by 
  604. pressing the <ENTER> key and change the field in error.
  605.  
  606. (D)elete  - The (D)elete option allows you to  request  a 
  607. specific  dentist's  record for  retrieval  and  possible 
  608. deletion. Once you have the desired record displayed  you 
  609. will be presented with a prompt to confirm your  deletion 
  610. request. 
  611.  
  612.                DELETE THIS DOCTOR (Y/N) N
  613.  
  614. A  response  of  'Y' will delete  the  displayed  dentist 
  615. record  in your doctor data base. A response of 'N'  will 
  616. terminate your delete  request. After you have  responded 
  617. to  the prompt the desired action will be taken  and  you 
  618. will  be  returned to the doctor  (M)aintenance  sub-menu 
  619. with a message displayed at the bottom of the screen  for 
  620. the results of the action taken.
  621.  
  622. (+)skip / (-)skip  - The (+/-) skip options allow you  to 
  623. sequentially  advance forward (+), and backward (-),  one 
  624. record at a time in your doctor file.
  625.  
  626. DOCTOR LIST TO PRINTER:
  627.      The (L)ist function will list all dentist's in  your 
  628. doctor  data  base  to the printer  in  sequence  by  the 
  629. assigned  doctor code. While this option may not seem  to 
  630. be  of  value  in  a small practice  keep  in  mind  that 
  631. although  this function is provided for maintaining  your 
  632. doctor  information  you  can  also  us  it  to  maintain 
  633. information on any other member of your staff. You do not 
  634. have to limit the information you place into your  doctor 
  635. database  to  only doctors! This is a  convent  file  for 
  636. maintaining all address and phone number information  for 
  637. your staff - just do not assign those who have no patient 
  638. responsibility to a patient.
  639.  
  640. (T)ABLES:
  641.      This section of the system contains all your  charge 
  642. codes (CPT codes and codes for adjustments and  receipts) 
  643. for   your   billing   purposes   and   other   financial 
  644. transactions.  It has multi-level capabilities, and  with 
  645. it, you can set up as many as 100 different files, 00-99.  
  646.  
  647. Your  DENTAL#1  system is distributed  with  a  pre-coded 
  648. standard code table '00'. This table contains most of the 
  649. more  common charge codes you will need. The  only  thing 
  650. you  will need to do is to load your rate structure  into 
  651. this table. (If you do not wish to use this table use the 
  652. function in the UTILITIES section to delete this table.)
  653.  
  654.      Selecting  the (T)ables option from the MASTER  MENU 
  655. will give you a CHARGE TABLE - SUB-MENU screen.
  656.  
  657. (NOTE:  Since the other sections of this system  rely  on 
  658. the  availability  and accuracy of  information  in  this 
  659. section, you MUST set up your tables first.)
  660.   
  661.      For the benefit of the first-time computer users, we 
  662. will  take  you  through this section  in  detail.   More 
  663. experienced users can take a coffee break.
  664.  
  665. (D)isplay tables:
  666.      Once  you've been working with the system  for  some 
  667. time, the most efficient use is to take the first  option 
  668. from  the  sub-menu to (D)isplay tables.   It  will  list 
  669. tables  by  name and code number.  From  there,  you  can 
  670. select  a table by highlighting it and pressing  <ENTER>.  
  671.  
  672. After  you have selected the table you are  requested  to 
  673. identify  the sequence in which to display the  code  by. 
  674. This sequence is either by code, or by alpha description. 
  675. Following  the  sequence selection you are  provided  the 
  676. option  to identify a starting value for section  of  the 
  677. table  you  wish to display. If you enter no  value  then 
  678. your  display starts with the first entry in  the  table.  
  679. Your  table  is  then displayed to you so  that  you  can 
  680. select the code entry you wish to do maintenance on.  
  681.  
  682. Nest you are taken into the (C)harge code display.
  683.  
  684.                   (C)harge code display
  685.  
  686.      Within the (C)harge code display, you can  highlight 
  687. the  table record you want to access, press <ENTER>,  and 
  688. that table record will be brought up under the  (I)nquiry 
  689. mode of the (M)aintenance function.
  690.  
  691.                 CHARGE TABLE MAINTENANCE
  692.  
  693.      Following  the initialization of your system you  go 
  694. directly to the (M)aintenance option of your CHARGE TABLE 
  695. -  SUB-MENU.   Enter (M)aintenance by moving  the  cursor 
  696. until that option is highlighted and press <ENTER>, or by 
  697. just  pressing the 'M' key.  This will give you a  CHARGE 
  698. TABLE - MAINTENANCE screen.
  699.  
  700. (I)nquire - The (I)nquire function allows you to  request 
  701. the  display of a specific charge code within a  specific 
  702. charge table. If you selected a specific table code  from 
  703. the  table  display  routine it will  be  passed  to  the 
  704. maintenance  function  and  initially  displayed  in  the 
  705. (I)nquire  mode.  Once  a specific table  code  has  been 
  706. displayed you are returned to the (M)aintenance  sub-menu 
  707. from  which you can select the next desired action to  be 
  708. taken.
  709.  
  710. (A)dd new - You can add new tables and codes by  entering 
  711. the '(A)dd new' function.
  712.  
  713.      First  identify the table by entering  its  assigned 
  714. number.   (For  setting up your standard,  or  'DEFAULT', 
  715. table we encourage you to use the code of '00. This  will 
  716. save you key strokes in setting up patients and assigning 
  717. them  to  this table.) The 'DEFAULT' table will  be  used 
  718. most  of the time. You can use the UTILITIES to copy  any 
  719. existing  table  on  file for use for  setting  up  other 
  720. tables.
  721.  
  722.      The  next step is to set up your codes.  The  system 
  723. is  setup so that you can either enter the  standard  CPT 
  724. codes,  or  define  your own.  These  codes  can  be  any 
  725. combination  of numbers or alphabetic  characters.  After 
  726. you  have  entered  the code the system  checks  for  the 
  727. possible existence of that code already on file for  this 
  728. table.  You cannot setup duplicate codes within  a  given 
  729. table.  If  there is no duplicate code on  file  you  are 
  730.  
  731. requested to enter the 'description' field.  (Note -  For 
  732. setting up codes for receipts and adjustments we  suggest 
  733. that  you  use codes that are easy to remember  such  as: 
  734. PAYCASH  = for a cash payment, etc. For setting  up  your 
  735. charge  codes  you can use the standard  five  digit  CPT 
  736. codes  followed  by up to a two position  modifier.)  The 
  737. 'Charge  Code description' is a free form field.   In  it 
  738. you  can  use  whatever designation  you  want,  but  for 
  739. uniformity  you may want to use a code  description  from 
  740. the standard CPT codes. 
  741.  
  742.      There  are three types of codes to set  up;  charge, 
  743. adjustment   and  receipt.   This  is  what   the   'Type 
  744. (C,A,R)...' field is asking for.
  745.  
  746.      For  charge's enter the actual charge amount in  the 
  747. 'Rate'  field. This field is passed over for  adjustments 
  748. and receipts. When you post charge transactions you  have 
  749. the option to override this rate with any value you wish.
  750.  
  751.      'Taxable  (Y/N)...:N' has an automatic  default  for 
  752. the  'no' response since most services are  not  taxable.  
  753. But  you can select 'yes' for those few occasions when  a 
  754. charge   is  taxable.  (NOTE:   There  is  a   built   in 
  755. flexibility  in the system which allows you  to  override 
  756. the  'Taxable'  designation when you're  working  in  the 
  757. (P)atients  section  of  the  main  system.   So  if  you 
  758. designate  non-taxable  here,  and at a  later  point  it 
  759. becomes a taxable service, you can change it at the  time 
  760. of  transaction  posting.  It will change  on  individual 
  761. billing and not alter your main charge table.) 
  762.  
  763.      The 'G/L Account...:' field is an optional field for 
  764. use  if  you have an outside General Ledger  account  you 
  765. want this system to interface with.  If you do, just type 
  766. in  the  GENERAL LEDGER CODE this charge item  should  be 
  767. posted against.  The system will group them when  Journal 
  768. Reports are posted based on that number. 
  769.  
  770.      The  'Insurance (Y/N): N' field is  for  identifying 
  771. whether transactions posted using this code are insurance 
  772. related.  The  system assumes a default of  'Y'  for  all 
  773. charge  codes, and a default of 'N' for  all  adjustments 
  774. and receipts. For all charge codes this must be a 'Y' and 
  775. also the patient assignment flag must be a 'Y' before the 
  776. transaction   is  automatically  flagged  for   insurance 
  777. posting.  For adjustments and receipts only the  flag  in 
  778. this record is used to determine if the transaction being 
  779. posted  is insurance related and therefore  automatically 
  780. flagged for insurance posting upon entry.  The  following 
  781. table summarizes this relationship:
  782.  
  783.                Patient   Coded for   Transaction
  784.                assigned  insurance   flagged for ins.
  785.  
  786. Charge Codes:     N         N            N
  787.                   N         Y            N
  788.                   Y         N            N
  789.                   Y         Y            Y *
  790.  
  791. Adjustment &      N         N            N
  792. Receipts          N         Y            Y *
  793.                   Y         N            N
  794.                   Y         Y            Y *
  795.  
  796. (*  = transaction is automatically flagged for  insurance 
  797. upon posting.)
  798.  
  799.      In  the  'History (Y/N)...: N' field  you  have  the 
  800. ability  to flag a charge transaction as being  something  
  801. you  want to be part of the patient's  permanent  record.  
  802. If  you answer 'yes', then during transaction  posting  a 
  803. mini-screen  is  called  up  where  you  can  enter  that 
  804. information  for  history. This eliminates  the  need  to 
  805. remember  to  call up a separate  function  for  entering 
  806. patient history information.
  807.  
  808.      The 'Recall (Y/N)...: N Letter:' field will let  you 
  809. set up a recall letter for follow up visits pertaining to 
  810. this  charge.   Answering 'yes', at time  of  transaction 
  811. posting, will give you a mini-screen where you can  setup 
  812. the  next  patient recall for this service. (Note  -  You 
  813. must  have already setup the recall letter format  before 
  814. you enter a 'Y' for recall request.)
  815.  
  816. (C)hange   -  The (C)hange option allows  you  to  change 
  817. information for a specific code within a specific  table. 
  818. (Note  - If you need to setup multiple tables  that  have 
  819. only minor variances with the standard, 'DEFAULT',  table  
  820. use  the function in the UTILITIES section for  making  a 
  821. copy of an existing table. After you have made a copy  of 
  822. the  standard  table  you can then  use  this  '(C)hange' 
  823. function to modify it as needed.)
  824.  
  825. (D)elete  - The (D)elete options allows you to  delete  a 
  826. specific table code from a specific charge table. (Note - 
  827. If you wish to delete an entire table use the routine  in 
  828. the UTILITIES section.)
  829.  
  830. (S)how  -  This option will take you back  to  the  table 
  831. display  screen  where you can select  another  code  for 
  832. maintenance. 
  833.  
  834. (+)skip / (-)skip - The (+)skip and (-)skip options allow 
  835. you  to sequentially step forward, and backward,  through 
  836. the codes of a selected table. 
  837.  
  838.                  LIST TABLES TO PRINTER
  839.  
  840.      The  (L)ist tables option can be used  for  printing 
  841. out  copies  of  existing tables  for  review  or  filing 
  842. purposes.  Upon requesting this option you are  asked  to 
  843. identify  the sequence that you wish to list your  tables 
  844. code  in.  This sequence is either by code, or  by  alpha 
  845. description. 
  846.  
  847. After  selecting the sequence you are provided  with  the 
  848. opportunity  to  either list all tables on  file,  or  to 
  849. select  a specific table for listing. If you  request  to 
  850. list  only a specific table you will then be displayed  a 
  851. list  of the tables you have on file from which  you  can 
  852. make a selection from. 
  853.  
  854. (U)TILITIES:
  855.      This section of the system is designed to assist you 
  856. in modifying and maintaining the overall DENTAL#1  system 
  857. to meet the unique needs of your individual practice.  
  858.  
  859.      Selecting  the  (U)tilities option from  the  MASTER 
  860. MENU will give you a UTILITIES - SUB-MENU screen.
  861.  
  862. (A)pplications support - UTILITIES:
  863.      Select  the (A)pplication support  utilities  option 
  864. first,   which  allows  you  access  to   the   following 
  865. functions:
  866.  
  867.      (U)pdating  practice  data  -  allows  you  to  make 
  868. informational changes when necessary to keep your  system 
  869. personalization  current.  To enter this area,  highlight 
  870. it on-screen and press <ENTER>, or press 'U'.  
  871.  
  872.      (P)urge  old invoicing - will clear  information  no 
  873. longer  needed  to  give you room  for  new  information.  
  874. Again,  you  can  enter  by  highlighting  and   pressing 
  875. <ENTER>,  or  by pressing 'P'.  (Note  -  Only  invoicing 
  876. that  has a zero balance as of the requested  purge  date 
  877. will  be  flagged  for deletion. In  this  manner  active 
  878. accounts that have open balances as of the requested date 
  879. will retain all of their transactions.) 
  880.  
  881.      (C)reate new charge table from existing -  gives you 
  882. the opportunity to save code table setup time by  copying 
  883. the  contents  of  an existing table an  creating  a  new 
  884. table. You can then limit your maintenance to only  those 
  885. codes  within the new table that need adjusting. Use  the 
  886. same process for entering this function.  
  887.  
  888.      (D)elete  existing  charge  table -  allows  you  to 
  889. eliminate an out-dated charge table without going through 
  890. an  involved process of changing  information  on-screen.  
  891.  
  892.      (F)inance   charge-calculations/posting  -  is   the 
  893. function that handles the charges for past-due  accounts.  
  894. It  gives you the flexibility of varying the  charges  or 
  895. applying  a  standard minimum rate.  (Note -  Only  those 
  896. accounts that were setup to receive finance charges,  and 
  897. have  a positive balance on last statement charges  after 
  898. current  payments/adjustments  have  been  applied,  will 
  899. receive  a finance charge. Finance charges are  a  system 
  900. generated  transaction  and will show up in  the  account 
  901. ledger.
  902.  
  903. (S)ystem support - UTILITIES:
  904.      The  '(S)ystem support utilities' function is  where 
  905. you  fit  the system to your computer  and  maintain  it.  
  906.  
  907.      (R)eindex data files - will 1. physically remove all 
  908. records  flagged as deleted and return the space to  your 
  909. system,  2.  rebuild all file  pointers.
  910.  
  911. (NOTE:    If you restore your data files from  a  backup, 
  912. you  must run the 're-indexing' function before  you  use 
  913. them.   Failure to do this will corrupt the restore  data 
  914. files, requiring you to reload them from the same  backup 
  915. and start over.)
  916.  
  917.      (P)rint registration form - is the function you  use 
  918. to  print  the  registration form you  must  send  in  to 
  919. register  you as a user of DENTAL#1 add remove  you  from 
  920. the 100 patient limit. 
  921.  
  922.      (M)onographics  color:  N - provides the  option  of 
  923. using  a  color  screen or black and white.  If  you  are 
  924. testing  DENTAL#1  on a laptop computer you may  wish  to 
  925. force  the  color to monochrome display.  Currently  most 
  926. laptops  only  display in shades of gray and use  of  the 
  927. color  display  option  will make  reading  your  screens 
  928. difficult.
  929.  
  930. SERVICE / SUPPORT:
  931.  
  932. MEDshare  provides service and support to the user  on  a 
  933. "Pay  As You Go" type arrangement. Under this method  you 
  934. pay only for the time and services needed to answer  your 
  935. questions.  The  rate is $60.00 per hour,  billed  in  15 
  936. minute  units,  with  a minimum billing  of  $15.00.  All 
  937. service and support is provided over the phone, Monday  - 
  938. Friday, 9:00 am to 4:00 pm cst. 
  939.  
  940.                   Phone:(214) 736-3668 
  941.  
  942. (Note:  MEDshare  does  not, and will  not,  provide  any 
  943. assistance with hardware, and operating system, problems. 
  944. We  recommend that you establish support for these  items 
  945. from within your local area.)
  946.  
  947. MEDshare  also  encourages  local VAR's  and  DEALERS  to 
  948. promote  and  service  DENTAL#1.  Authorized  VAR'S   and 
  949. DEALERS  provide a more personal level of support and  in 
  950. many  cases  may be in your area. Their rates  for  their 
  951. support are not controlled by MEDshare and in most  cases 
  952. will be less. 
  953.  
  954. For  the  name and phone number of an authorized  VAR  or 
  955. DEALER in your area call:
  956.  
  957.      Phone:(214) 736-3668 (no charge for this call)
  958.  
  959. MEDshare  is  always  looking for VAR's  and  DEALERS  to 
  960. support  the DENTAL#1 family of products we offer to  the 
  961. medical  practitioner.  We offer an interesting,  if  not 
  962. unique,  market  participation  plan  to  all  VAR's  and 
  963. DEALER's  that wish to become authorized support  centers 
  964. for our products. If you know of a VAR or DEALER in  your 
  965. area  that would be interested in becoming an  authorized 
  966. support center for our products have them call us at:
  967.  
  968.                   Phone: (214) 736-3668
  969.  
  970. UPGRADES:
  971. There are two types of UPGRADES to be considered:
  972.  
  973. 1.  Upgrades due to errors detected in prior releases  of 
  974. MEDshare products. 
  975.  
  976.      During the first year of use following registration, 
  977. and for each year you renew your registration, this  type 
  978. of  upgrade  is  free  to all  registered  users  of  our 
  979. products. When we are notified of a problem we will  make 
  980. all  effort necessary to correct it in the shortest  time 
  981. possible. When the correction is made we will provide all 
  982. registered users with a copy of the corrected program  at 
  983. no cost.
  984.  
  985. If  you encounter an error in your program please do  the 
  986. following:
  987.  
  988.      A.  Write  down  the  error  message  -  exactly  as 
  989.      displayed.
  990.      B.  Call MEDshare immediately at (214) 736-3668  and      
  991.      describe  the  problem  and read to  use  the  error      
  992.      message.
  993.      C. If possible capture to the printer a copy of  the 
  994.      screen  that is displaying the error  message.  This 
  995.      can be done by turning on your printer and  pressing 
  996.      (at the same time) the Shift and the 'PrtSc' keys on 
  997.      your printer keyboard.
  998.  
  999. 2.  Upgrades due to improvements and new  features  being 
  1000. incorporated   into  MEDshare  products.    MEDshare   is 
  1001. constantly in the process of evaluating and improving the 
  1002. DENTAL#1  and related software products provided  to  our 
  1003. users.  While we cannot give any hard dates for releasing 
  1004. new  versions of our programs we hope to have  about  two 
  1005. major  releases per year. Some of these releases will  be 
  1006. new  programs and not upgrades to existing programs.  All 
  1007. new  programs  will be offered to registered users  at  a 
  1008. special  price. If you are not a current registered  user 
  1009. your price will be considerably higher.
  1010.  
  1011. Registered  users: All upgrades will be provided free  to 
  1012. all current registered users. We encourage you to install 
  1013. all upgrades when received. Some upgrades may require the 
  1014. creation of new fields within your database. If you  fail 
  1015. to  install  all  upgrades  these  fields  will  not   be 
  1016. available for the next upgrade that we send you.
  1017.  
  1018. Users  that have failed to renew their  registration:  If 
  1019. you  have  failed  to renew  your  registration  you  may 
  1020. purchase these upgrades. The cost of each upgrade will be 
  1021. determined  by the new features it incorporates and  will 
  1022. vary. Please request a price listing of all upgrades. You 
  1023. will  need to purchase all upgrades released that have  a 
  1024. higher  version number than the current version  you  are 
  1025. using (if you wish to carry your current data up into the 
  1026. new  formats). Some upgrades may require the creation  of 
  1027. new  fields within your database. If you fail to  install 
  1028. all  upgrades these fields will not be available for  the 
  1029. next upgrade that we send you.
  1030.  
  1031.                       TO ALL USERS
  1032.                      ______________
  1033.  
  1034. Note:  - On the anniversary date of your original  filing 
  1035. of your registration you will receive a notice requesting 
  1036. you to renew your registration. This registration renewal 
  1037. fee   will   be  $100.00.  With  the  renewal   of   your 
  1038. registration we will provide you the following:
  1039.     
  1040.      A. Free upgrades for one year,
  1041.      B. A newsletter informing you of what's new, etc.,
  1042.      C. A special price the purchase of special purpose 
  1043.      programs developed to enhance our products features, 
  1044.      D. The access to our telephone support.
  1045.  
  1046.   (Sorry but we can only support our registered users.)
  1047.  
  1048. NEW RELEASES:
  1049. New  releases  are  not to  be  confused  with  upgrades. 
  1050. Upgrades  are  improvements in a  specific  product.  New 
  1051. releases are new products and will have a new name.
  1052.  
  1053. MEDshare  is  dedicated  to providing  you,  the  medical 
  1054. practitioner,  with  the  best  program  to  manage  your 
  1055. practice with. We realize that one program cannot address 
  1056. all  needs.  As  we grow MEDshare will  be  creating  new 
  1057. programs for various specialities and methods of practice 
  1058. management. As these programs become available we will be 
  1059. notifying  all  current users of our  products  of  their 
  1060. availability.  Current registered users will  be  offered 
  1061. the  opportunity to purchase these products at a  reduced 
  1062. rate. 
  1063.  
  1064.