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/ ProfitPress Mega CDROM2 …eeware (MSDOS)(1992)(Eng) / ProfitPress-MegaCDROM2.B6I / APPS / BUSINESS / PAYUS31A.ZIP / PAYUS31B.ZIP / RE_RUN.STX < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1990-03-05  |  6.8 KB  |  113 lines
  1. Screenfile RE_RUN.SCN   Screen# 01
  2.  
  3. In this section we will be looking at how to make the last pay cycle permanent 
  4. and how backups are made. Running the pay cycle causes a switch to be set in 
  5. the configuration file which indicates there are now two copies of the employee 
  6. file, as described in the above message.  This message appears when you next 
  7. access the employee update program after running the pay cycle (example, when 
  8. you start keying in hours or making any other changes for the next pay).  If
  9. your employees are all salaried and you have no reason to access the employee 
  10. update program between pay cycles then this message will appear in the pay 
  11. cycle program before you run the next pay cycle.  This message keeps on 
  12. appearing until such time as you clear the configuration switch by replying to 
  13. messages on the next few screens in such a way that the output from the last 
  14. pay cycle is copied over to the input directory (which makes the last pay cycle 
  15. permanent). 
  16.  
  17. Screenfile RE_RUN.SCN   Screen# 02
  18.  
  19. Some people find the above message a little confusing at first. It looks a 
  20. little more complex than it is because we tried to word in such a way that it 
  21. could not be misinterpreted, we may have gone a little too far on the side of 
  22. caution and may re-write it for a future release.
  23.  
  24. If you press Y at this point the remaining screens in this section will be 
  25. skipped and you will be looking at the employee records that were input to the 
  26. last pay cycle. You only need to press Y if you know there was an entry error 
  27. in the last pay cycle and you want to fix it then re-run it.  If you do press Y 
  28. then the message will repeat next time you access either the employee update 
  29. program or the pay cycle program.  If you are intending to re-run the pay cycle
  30. then reply Y each time it repeats untill AFTER the pay cycle has been re-run 
  31. correctly. 
  32.  
  33. Normally, everything in the last pay cycle will be fine and you can press N to 
  34. make that last pay cycle permanent, then you will not see this message again 
  35. until after then next pay cycle. 
  36.  
  37. Screenfile RE_RUN.SCN   Screen# 03
  38.  
  39. Before doing the copy we give you an extra chance to access the original input 
  40. file in case you arrived here in error by giving the wrong response to the 
  41. question on the previous screen (which has scrolled to the top of this screen).  
  42. If you arrived here intentionally then press Y at the message "Normal Reply is 
  43. Y to Copy,  else N to access the OLD file".  Before the input directory is
  44. overwritten with the output you are asked if you "Want to create a backup on a
  45. diskette NOW ?", normally you would reply Y.
  46.  
  47. Screenfile RE_RUN.SCN   Screen# 04
  48.  
  49. Unless your employee file is too large to fit on a diskette then reply Y to the
  50. message "O.K. to back up file FULL SIZE ?  (Press Y or N )".  The file names
  51. and sizes are then displayed and you are asked which disk you want the backup
  52. on.  In most cases the reply will be A, but if you have lots of spare space on
  53. your hard disk you can reply C or D or whichever hard disk you want to use.
  54. This is a backup of your employee files only, it is not a backup of your entire
  55. hard disk.
  56.  
  57. Normally diskettes are the preferred backup medium because if something goes
  58. wrong on the hard disk (head crash etc.) you may not be able to access any of
  59. the files on it, and if you do not regularly backup the entire hard disk (as
  60. most people do not) you will then lose your pay backups as well as the
  61. originals. The diskette needs to have been already formatted, you can either
  62. buy them pre-formatted (at extra cost) or if you prefer to buy the regular 
  63. unformatted diskettes then format them first with the DOS FORMAT command.  
  64. Because each backup is kept in a seperate directory named for the pay date you 
  65. can store more than one backup on a diskette.  You can store as many as will 
  66. fit without overwriting the previous backup.  If there is not sufficient space 
  67. on the diskette you will be told about it by the program before it starts the 
  68. backup and given an opportunity to replace it with a new diskette. 
  69.  
  70. Backing up the entire hard disk regularly is not a substitute for making 
  71. individual backups of your employee files.  A backup of the entire disk can
  72. only restore the most recent employee files (and then with some difficulty in 
  73. finding individual files on the big backup).  Using PAYROLL USA's backup of 
  74. employee files means you can quickly restore the input to a pay cycle of your 
  75. choice that might have been a week ago, 3 weeks ago, 3 months ago, etc.  How 
  76. many you keep is up to you, you probably should keep at least the whole of the 
  77. last quarter plus this quarter to date, you probably do not need to keep more 
  78. than the last 12 or 13 months.  Backups are like insurance, you probably will 
  79. not need to restore them but they are darned handy to have around if the need 
  80. arises. Old backup diskettes can be re-used, the easiest way is to just re-
  81. FORMAT them when the files they contain are too old to be needed any longer. 
  82.  
  83. Screenfile RE_RUN.SCN   Screen# 05
  84.  
  85. Because some of our users have multiple employee files we have started writing 
  86. and checking internal disk labels.  If you have this situation you should use a 
  87. seperate series of backup diskettes for each employee file.  You can still put 
  88. more than one backup on a diskette, but every backup on that diskette should be 
  89. of the same group of employees. On the above screen we had inserted a diskette 
  90. that was labelled incorrectly. 
  91.  
  92. Screenfile RE_RUN.SCN   Screen# 06
  93.  
  94. Before writing a backup on the incorrectly labelled diskette we are shown a 
  95. directory of it and given an opportunity to replace it. This directory shows 
  96. there are no files other than the label on the ANTHISTLE diskette (because the 
  97. label is more than 8 characters long it is shown here as though it were a file 
  98. called ANTHISTL.E). We decide to use the diskette so the program changes the 
  99. internal label from ANTHISTLE to SMITH (so it will not be queried again next 
  100. time it is used for SMITH) then it does the backup on it.  After the backup 
  101. (which is of the input directory) the employee files are copied from the output 
  102. directory to the input directory and will be used from this point on. 
  103.  
  104. If necessary, backups made in this way can be later restored as a menu choice 
  105. from the Utilities sub menu of the main PAYUSA menu, full instructions appear 
  106. on the screen as the restore is done (we suggest you press Print Screen to 
  107. print them out the first time you do a restore).  If, instead of using this 
  108. method, you used PKZIP or similar to make a compressed backup of large employee 
  109. files, or if you used the DOS backup to make a full size backup of large files 
  110. that will not fit on one diskette, then see the documentation file BACKUP.TXT 
  111. for instructions on how to restore those backups. 
  112.  
  113.