home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ProfitPress Mega CDROM2 …eeware (MSDOS)(1992)(Eng) / ProfitPress-MegaCDROM2.B6I / APPS / BUSINESS / EZLDGR31.ZIP / QUIKSTRT.TXT < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1990-07-14  |  12.5 KB  |  219 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                         EZLedger Quick Startup
  5.  
  6.  
  7.     With the EXPENSE.EXE, SALES.EXE, CONFIG.EXE, and both the EXPENSE.CFG 
  8.     and SALES.CFG files in the same directory or on the same floppy disk; 
  9.     run the CONFIG program to setup the configuration of accounts for both 
  10.     programs.  You probably need to change the account names somewhat to 
  11.     reflect the way you have your business structured, my business is studio 
  12.     photography oriented so that is what the sample configuration files 
  13.     provided with this package reflect.  Be sure to heed the warnings the 
  14.     CONFIG.EXE module gives as you consider changing "reserved" account 
  15.     names.  The menu selections should be self explanatory, if in doubt try 
  16.     the function and you will see what it does.  
  17.      
  18.     When changing the color setup bear in mind that you must type in a color 
  19.     number at the prompt, hitting <ENTER> will input a value of zero and the 
  20.     color will be black so if you press <ENTER> for both the text color and 
  21.     background color you will get black on black and not be able to read the 
  22.     screen.
  23.      
  24.                     Starting the Expense Ledger
  25.      
  26.     You can begin a new file at any time, but in a business situation the 
  27.     data will be of most benefit to you at tax time if a complete accounting 
  28.     period is entered and available, so I recommend that you go back to Jan 
  29.     1 of the current year and enter your business checkbook transactions 
  30.     from that point on.  Depending on how many business check and deposit 
  31.     transactions you do in a year the capacity of the Expense ledger may 
  32.     allow a whole year's data or could require you to run it on a quarterly 
  33.     basis.  If you write 400 business checks annually, do daily deposits, 
  34.     and limit the use of the sales/collections account to a consolidated 
  35.     weekly or even monthly entry there should be room for a full years data 
  36.     within the 900 transaction capacity of the program.  Otherwise you will 
  37.     need to maintain a quarterly (3 months) data file.
  38.      
  39.     To start off, after the accounts are "configured" with the CONFIG.EXE 
  40.     module type EXPENSE at the DOS prompt, input the system date at that 
  41.     prompt, and from the main menu select the "A> Entry" command.  Input the 
  42.     date as 01-01 (Jan 1) and at the Item prompt enter the "#" symbol which 
  43.     will assign 1 as the Item number.  For "name" type in "Balance Forward" 
  44.     and at the "account" prompt enter the "$" character.  (Account code 
  45.     flagged "$" will add into checkbook balance but will not sum into a 
  46.     tabulation of "D" for deposits.  Use "D" for subsequent deposits since 
  47.     the "$" is intended for initial balance forward entries only.)  At the 
  48.     "subacct" prompt just press <ENTER> at this time, and at the "amount" 
  49.     prompt enter the dollar amount of the balance forward as of Jan 1st to 
  50.     two decimal places unless that balance forward is in whole dollars.
  51.      
  52.     If you don't know what the Jan 1 checking account balance was either 
  53.     make the best educated guess you can or create this entry but with a 
  54.     zero dollar amount at this time anyway.  You have to balance your 
  55.     checkbook to bank statements at some time and can then edit the 
  56.     computer initial balance forward to an adjusted figure that will cause 
  57.     the recalculated checkbook balance to agree with your next reconciled 
  58.     bank statement. 
  59.     
  60.     Now you can begin entering checks and deposits from your check stubs.  
  61.     The first check number will have to be entered manually at the item 
  62.     number prompt, from there entering "n" will assign the next check 
  63.     number in sequence.  If skipping a "voided" check, enter the next valid 
  64.     number manually and the "n" function will pick up the sequence for the 
  65.     next check number.  If you happen to be starting this process out with 
  66.     a brand new bank account use the "#" deposit transaction item number 
  67.     sequence until you recieve your preprinted checks.  In this program 
  68.     it's not wise to have both check number and deposit transaction 
  69.     number sequences start with 1.  Each item number has to be unique for 
  70.     the "D> Change" data function to work.  Most new bank accounts begin 
  71.     the check number sequence with #101 as I remember.
  72.     
  73.     As you finish each month enter your monthly sales/reciepts figure using 
  74.     account code "C".  (You do have a monthly sales/reciepts report, don't 
  75.     you?  If not, the SALES leger version will get you started collecting 
  76.     that data in a form that is rapidly summarized on a monthly basis.) 
  77.      
  78.     Remember to make periodic saves (about every 10 entries and before each 
  79.     save do a file summary - "E> Summaries" command on the main menu and 
  80.     enter zero for the month) to insure against significant work loss in 
  81.     case of power failure.  And at the end of the entry session be sure to 
  82.     save the data, the program will warn you ONCE ONLY if you attempt the 
  83.     exit the program without saving new data or data changes.  When you have 
  84.     the first whole month's data entered try out the various LIST and 
  85.     SUMMARIES options and you will begin to see just how useful this package 
  86.     can be to you. 
  87.     
  88.     During each subsequent data entry session remember to load in the 
  89.     current data file before adding entries, otherwise the first save using 
  90.     the data filename will overwrite all your previous work.
  91.      
  92.     CAUTION:  BEFORE doing the end of accounting period procedure in the 
  93.               next paragraph BACKUP DATA FILES TO ANOTHER DISK OR 
  94.               DIRECTORY!!!
  95.     
  96.     At the end of an annual (or quarterly) accounting period rename the 
  97.     MAINACCT.BUS to something else (I use CHECKS88.BUS, CHECKS89.BUS, 
  98.     CHECKS90.BUS or QTR1-90.BUS, QTR2-90.BUS etc) that can be accessed using 
  99.     the SPECIAL filename option on the load/save menus.  Then you can start 
  100.     a new MAINACCT (or ALTACCT) file by making a balance forward entry as 
  101.     before and proceeding from that point.
  102.  
  103.  
  104.     
  105.                          Starting the SALES Ledger
  106.  
  107.  
  108.     What kind of a start you get here depends on what information is 
  109.     available from your previous method of keeping sales records.  If you 
  110.     have sales tickets or a sales log that has the date, name, sales 
  111.     department, and amount collected it will be pretty simple.
  112.      
  113.     You can, of course, start in with any date.  But as with the Expense 
  114.     Ledger and Checkbook module the data will be of most value to you if it 
  115.     represents full "accounting periods".  Most will probably run the Sales 
  116.     ledger on either a quarterly or monthly basis rather than trying to use 
  117.     a data file for a full annual period.  The summarized sales data will be 
  118.     of most use to you if available for the same accounting period as your 
  119.     sales tax report.  For me this was always quarterly so I copied the data 
  120.     file over to a floppy for storage and later reference and began a new 
  121.     file for each quarter.
  122.      
  123.     Assuming you have configured the Sales accounts with the CONFIG.EXE 
  124.     module in the same manner as with the Expense Ledger accounts, take a 
  125.     list of your accounts recievable or balances due you on unpaid accounts 
  126.     where clients owe you a balance.  Start the SALES program and begin 
  127.     entering transactions in much the same manner as with the Expense Ledger 
  128.     module.  The first entries will be all the balance due ones and if these 
  129.     are a carryover from a previous year, handle the dates in the following 
  130.     manner.  In the MM-DD format enter the month as 00 regardless of what 
  131.     month the recievable was generated in.  For what would normally be the 
  132.     two digits for "day" enter two digits of the month so that an entry for 
  133.     July 21st of the previous year would be 00-07.
  134.      
  135.     (The reason for doing this is that the "F> Sort by date" command will 
  136.     consider a 07-21 date to be July 21st in the current year and will sort 
  137.     it into that position when invoked.  To prevent confusion you will 
  138.     always want recievables from a previous year to remain at the beginning 
  139.     of the current file.)
  140.     
  141.     Use account code "N" for all recievables.  Account "N" will not sum into 
  142.     any of the sales reports and so will not "inflate" your sales figures.  
  143.     When all of the recievables from the previous year are entered begin 
  144.     entering the current years sales transactions coding each with its 
  145.     proper account code.  Any that reflect a balance due will need two 
  146.     entries, one for the money collected and one for the balance due coded 
  147.     to account "N".  Do not use the "subacct" code for collections but you 
  148.     may use this field to hold the proper sales dept account code for a 
  149.     recievable entry that is coded "N".
  150.      
  151.     As a client comes in to pay a balance due, use the name search to find 
  152.     the recievable entry on them (you need the item number to edit the 
  153.     entry), then select "D> Change" command to access and edit the 
  154.     recievable entry.  If the balance is paid in full re-enter the data but 
  155.     use the current date, correct account code, and the amount.  If a 
  156.     partial payment is made, re-enter the data using current date, account 
  157.     code "N" (there is still a recievable amount due) and enter the sales 
  158.     dept code in subacct, and the new balance due.  Then make a new 
  159.     sales/collection entry to reflect the payment just made and the next 
  160.     full file summary will recalculate the recievables amount showing at the 
  161.     main menu.
  162.  
  163.     When you have a full month's data entered, do a quick file summary (The 
  164.     "E> Summaries" command with zero for the month) to update the 
  165.     recievables, save the file, and play around with the various ways to 
  166.     search for and list data to become familiar with the information now 
  167.     available to you.  Your monthly sales report?  Printout the monthly 
  168.     summary and you have it ready to slip into your monthly sales report 
  169.     file folder.  This figure can then be entered in the Expense Ledger 
  170.     using account code "C" there so that it is available for that program to 
  171.     figure your profit/loss.  
  172.      
  173.     CAUTION:  BEFORE doing the procedures described below BACK UP ALL DATA 
  174.               FILES TO ANOTHER DISK OR DIRECTORY!!!
  175.  
  176.     If you run the Sales ledger on a monthly basis because that is your 
  177.     sales tax accounting period (or you have over 300 sales/recievables 
  178.     transactions monthly) then you need to close out the current month file 
  179.     and begin a new one.  First be sure you have a good final save on your 
  180.     working data files after doing a full file summary, then copy them to 
  181.     renamed MAINACCT.INC (and ALTACCT.INC) files...Something like JAN90.INC 
  182.     and ALTJAN90.INC to insure retaining the data intact for later audit or 
  183.     reference.  (I recommend copying them over to separate floppies for 
  184.     storage.)  Follow this by reloading the first one to be closed and use 
  185.     the "T> Xfer recievables to new file" command.  This scans the file for 
  186.     recievable (account code "N") transactions, renumbers the item number 
  187.     field value (do not save the old file after this), and writes the new 
  188.     info to a file called TRANSFER.INC.  
  189.      
  190.     If the file used to generate the TRANSFER.INC was MAINACCT.INC then the 
  191.     MAINACCT.INC needs to be deleted (you did save it to a renamed storage 
  192.     file on another disk, didn't you?) and the TRANSFER.INC renamed to 
  193.     MAINACCT.INC.  If you use the ALTACCT.INC data file for a second 
  194.     business location or venture follow the same procedure with that one.
  195.      
  196.     The new file now has the recievable entries already in place and if the 
  197.     file just closed was the end of year (Dec 31) you will need to edit the 
  198.     recievables and change the date to a 00-MM format.
  199.      
  200.     Those using the Sales ledger on a quarterly basis will need to do the 
  201.     above transfer procedures at the end of each quarter.  The monthly 
  202.     summaries will be of value for the monthly sales report.
  203.  
  204.  
  205.  
  206.                              Final note:
  207.  
  208.     Good luck and BACKUP data files frequently.  The greatest potential for 
  209.     losing data files will be from getting in a hurry with the end of 
  210.     accounting period "close old file" and "begin new file" procedures.  Be 
  211.     careful the old file you've been working on is not overwritten with the 
  212.     new file before you've copied the old one to another disk.  
  213.  
  214.     Proper and wise backup practice will allow you to recover from this 
  215.     kind of disaster a lot easier.
  216.  
  217.  
  218.  
  219.