home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ NetNews Usenet Archive 1993 #3 / NN_1993_3.iso / spool / comp / sys / mac / apps / 20380 < prev    next >
Encoding:
Internet Message Format  |  1993-01-23  |  3.5 KB
  1. Path: sparky!uunet!gossip.pyramid.com!pyramid!claris!NewsWatcher!user
  2. From: Bob_Hearn@qm.claris.com (Robert Hearn)
  3. Newsgroups: comp.sys.mac.apps
  4. Subject: Re: Spreadsheet Frames In ClarisWorks DBs
  5. Message-ID: <Bob_Hearn-220193104437@192.35.50.165>
  6. Date: 22 Jan 93 18:54:53 GMT
  7. References: <1993Jan21.134958.5602@VFL.Paramax.COM>
  8. Sender: news@claris.com
  9. Followup-To: comp.sys.mac.apps
  10. Organization: Spartacus Software
  11. Lines: 71
  12. Nntp-Posting-Host: hearn
  13.  
  14. In article <1993Jan21.134958.5602@VFL.Paramax.COM>, jjs@vfl.paramax.com
  15. (James Solderitsch) wrote:
  16. > 
  17. > I am trying to create a simple invoicing set-up for a psychologist
  18. > friend of mine.  She is currently using an old version of Microsoft
  19. > Works and creating separate spreadsheet files for each patient to
  20. > contain treatment data, and then creating a separate billing letter
  21. > file (also for each patient) that she cuts and pastes the relevant
  22. > treatment data into to create her billing invoices.
  23. > 
  24. > I prefer ClarisWorks and am trying to set up a semi-automated system
  25. > where there is a ClarisWorks database file containing a record for
  26. > each patient and a separate treatment DB file that contains financial
  27. > data for each patient, one record per treatment.  The "link" between
  28. > the two files is a patient ID.  What I thought I would do was collect
  29. > the relevant records for each patient (last billing date to the current
  30. > date) and then cut and paste the found records into a spreadsheet frame
  31. > that I install into a layout for the patient file.  Suitably formatted
  32. > and totalled, the resulting form would make an ideal invoice.
  33. > 
  34. > My problem is that if the spreadsheet frame is put into the layout,
  35. > data can be cut and pasted into the frame only when I am actually
  36. > in layout mode, not when I am physically looking at the records themselves
  37. > (called browse mode in CW).  This means I can only assemble data for
  38. > one patient at a time -- what I want is to generate a report of invoice
  39. > records, one for each patient, that I can then print as a group.
  40. > 
  41. > Has anyone attempted anything like this in ClarisWorks?  I have
  42. > Filemaker Pro 2.0 which I may turn to, but the use of spreadsheet
  43. > frames within a database layout appears at first glance to do what I
  44. > want, except I can't put different data values into each spreadsheet
  45. > frame on a per record basis.  Am I asking too much of CW?  Also, what
  46. > is the latest CW version? -- I have 1.0v2.
  47. > 
  48. > Thanks for any information.  I will post a summary if interest in this
  49. > topic develops.
  50. > 
  51. > -- 
  52. > Jim Solderitsch
  53. > 
  54. > jjs@vfl.paramax.com
  55. > 
  56. > 215 648 2831
  57.  
  58.  
  59. Yes, I'm afraid that you are asking too much of ClarisWorks.  You want 
  60. spreadsheet frames in the layout to work like repeating fields in 
  61. FIleMaker.  While this would be really cool, it's beyond the scope of
  62. an entry-level integrated app.  (Read: they wouldn't let me do it. 
  63. Shipping
  64. was more important.)  The only reason you can put a spreadsheet frame in
  65. a DB layout is that it's a drawing tool, and all drawing tools are
  66. available
  67. in layout mode.  Only actual DB fields can contain different data on a
  68. record-
  69. by-record basis.  You can simulate a repeating field by making five or ten
  70. fields and stacking them vertically, but you will have to paste data into
  71. them individually, not as a whole.
  72.  
  73. FIleMaker Pro sounds ideal for this application.  You can even use lookup
  74. fields to automate building the invoice.
  75.  
  76. The latest version of ClarisWorks is 1.0v3.  There were some minor bug
  77. fixes from 1.0v2.
  78.  
  79.  
  80. Bob Hearn
  81. ClarisWorks coauthor
  82. Spartacus Software
  83.  
  84. Opinions expressed here are those of my empolyer, since that's me.
  85.