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/ NetNews Usenet Archive 1993 #3 / NN_1993_3.iso / spool / bit / listserv / innopac / 1290 < prev    next >
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Text File  |  1993-01-29  |  3.6 KB  |  72 lines
  1. Comments: Gated by NETNEWS@AUVM.AMERICAN.EDU
  2. Path: sparky!uunet!uvaarpa!darwin.sura.net!paladin.american.edu!auvm!COLBY.EDU!FMPARKER
  3. Message-ID: <9301282035.AA11124@host4.COLBY.EDU>
  4. Newsgroups: bit.listserv.innopac
  5. Date:         Thu, 28 Jan 1993 15:35:14 -0500
  6. Sender:       III Online Public Access Catalog Discussion List
  7.               <INNOPAC@MAINE.BITNET>
  8. From:         "Frances M. Parker" <fmparker@COLBY.EDU>
  9. Subject:      Re: Interlibrary loans
  10. Lines: 60
  11.  
  12. >We expect to begin using the Innopac circulation system in June and are
  13. >beginning the profiling process.  I would like to hear from libraries which
  14. >are satisfied with the procedures they have developed for tracking
  15. >interlibrary loan materials on the system.  We have a fairly high volume of
  16. >outgoing ILL transactions and under our present circulation system we find it
  17. >cumbersome to record exactly where interlibrary loan materials were sent.  I
  18. >realize some excellent procedures may not be 100% automated so please be
  19. >candid if some successful aspects of your interlibrary loan operation are not
  20. >automated.
  21. >
  22. >Thank you.
  23. >
  24. >Pam Ploeger
  25. >Circulation Services Librarian
  26. >Dartmouth College
  27. >Hanover, New Hampshire
  28. >pamela.ploeger@dartmouth.edu
  29.  
  30.  
  31. Dear Pam,
  32.         At Colby we use two different approaches for borrowing/loaning
  33. books.  A.  One is the traditional ILL using OCLC.  We have a loan rule
  34. profiled for this with a 28 day checkout and a long time (three weeks I
  35. think) before the first overdue notice to allow time for returns.  We check
  36. out the books we loan on two patron cards, one for Maine libraries and one
  37. for out of state libraries.  When we first set up the system we had
  38. everything checked out on one ILL patron and exceeded the record size when
  39. things started to become overdue.  The system produces overdue notices
  40. which the Circ Dept. give to ILL. ILL then uses OCLC to remind the
  41. borrowing institution it is overdue. We don't run the books we borrow
  42. through the III circ system at all.  This has been discussed several times
  43. but doesn't seem to be worth it for the things we get using the OCLC ILL
  44. system. I would be interested in hearing what others are doing.
  45.  
  46. B.  Colby, Bates, Bowdoin, and UMaine all have III catalogs and are
  47. networked so our patrons can easily search each other's databases.  Colby,
  48. Bates and Bowdoin are set up so that the circ staff can use the III
  49. requestor function to request books from each other. We go in every day and
  50. print out the request, find the books, check them out to the appropriate
  51. library, and use a local delivery service to get them there in 24 - 48
  52. hours.  We have our patrons turn in a printout from the online catalogs to
  53. the Circulation Desk with their name and box on it.  We use the III
  54. requestor function, and when the item arrives in the Delivery box we match
  55. it to the original slip, make a suppressed temp record and check it out to
  56. our patron.  We send them their original requst slip with a note to pick it
  57. up at the Circulation Desk.  When the book is returned, we check it in and
  58. delete the record before returning it.
  59.         This procedure works pretty well, but only because we took the time
  60. to work out a mutual agreement on loan periods, renewals, etc.,and made a
  61. commitment to use each other as much as possible.  It has taken some
  62. pressure off of the ILL staff.
  63.  
  64.         There are so many things happening with ILL / document delivery now
  65. that we are trying to be careful not to make them responsible for too many
  66. different types of routines.  We don't want to slow things down.
  67.  
  68. If you get any interesting responses, I would like to see them.
  69.  
  70.                                         Frances Parker
  71.                                         fmparker@colby.edu
  72.