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/ NetNews Usenet Archive 1993 #3 / NN_1993_3.iso / spool / bit / listserv / cumrecl / 1080 < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-01-28  |  4.2 KB  |  83 lines
  1. Comments: Gated by NETNEWS@AUVM.AMERICAN.EDU
  2. Path: sparky!uunet!uvaarpa!darwin.sura.net!bogus.sura.net!howland.reston.ans.net!paladin.american.edu!auvm!MSU.BITNET!ADP56
  3. Message-ID: <CUMREC-L%93012608030894@VM1.NODAK.EDU>
  4. Newsgroups: bit.listserv.cumrec-l
  5. Date:         Mon, 25 Jan 1993 21:42:00 EST
  6. Sender:       CUMREC-L Administrative computer use <CUMREC-L@NDSUVM1.BITNET>
  7. From:         "Dave.Millsop" <ADP56@MSU.BITNET>
  8. Subject:      Re: student directory informatio
  9. In-Reply-To:  The letter of Monday, 25 January 1993 5:21pm ET
  10. Lines: 71
  11.  
  12. Michigan State University currently defines the data elements listed below as
  13. directory elements, subject to release unless otherwise requested by the
  14. student. The student can request that all elements be kept confidential or
  15. make the same request on an element by element basis.
  16.  
  17. STUDENT NAME
  18. LOCAL ADDRESS
  19. LOCAL PHONE
  20. PERMANENT ADDRESS
  21. PERMANENT PHONE
  22. CURRENT ENROLLMENT STATUS
  23. DATES OF ATTENDANCE
  24. PROGRAM LEVEL
  25. CLASS
  26. MAJOR
  27. CURRENT TERM CANDIDACY FOR DEGREE AND/OR TEACHER CERTIFICATION
  28. INFORMATION PERTAINING TO AWARDS EARNED
  29. INFORMATION PERTAINING TO HONORS ACHIEVEMENTS
  30. DEGREE(S) EARNED FROM MSU
  31. DEGREE EFFECTIVE DATE(S)
  32. STATE OF MICHIGAN CERTIFICATION FOR TEACHING
  33. STATE OF MICHIGAN CERTIFICATION FOR TEACHING DATE(S)
  34. PARTICIPATION IN OFFICIALLY RECOGNIZED UNIVERSITY ACTIVITIES AND SPORTS
  35. HEIGHT AND WEIGHT OF ATHLETIC TEAM MEMBERS
  36.  
  37. The recent implementation of our new Student Information System (SIS) has
  38. greatly enhanced our capability to manage student requests for directory
  39. element confidentiality.  Our new system includes a screen where the Office of
  40. the Registrar may enter various codes in response to a student request for
  41. confidentiality.  The bulk of the requests are for address and phone
  42. confidentiality or for restricting the entire set of directory elements.  The
  43. "CONFINFO" codes are associated with a particular student from the time the
  44. request is made until it is explicitly changed by the student.  Even after
  45. leaving the University, the codes and screening capabilities remain in place.
  46.  
  47. Each night, as part of our "data harvesting" (extract) process, the codes are
  48. translated into a series of flags, one for each of the directory elements
  49. listed above except for "height and weight of athletic team members" which is
  50. not maintained on SIS. As reports are produced, either in the "production"
  51. environment or in the Client Based Computing (end user) environment, programs
  52. may scan the flags when appropriate to determine if data should be released
  53. through labels, listings, or files created for data transfer.
  54.  
  55. Programs producing output strictly for use within defined "need to know"
  56. parameters is not screened for directory element confidentiality.
  57. "Need to Know" broadly stated is any official and required University use of
  58. the data.  All output created for distribution outside the "need to know"
  59. definition is screened using the flags described above.
  60.  
  61. Our large Client Based (end user) Computing environment must be sure to
  62. perform confidential directory element screening when producing outputs for
  63. third party or student group distribution.  In addition to programmatic
  64. screening techniques, output distributed from the central IT organization
  65. (Administrative Information Services) is marked with a confidentiality release
  66. notice indicating the reciepient of the output is responsible for the data
  67. contained within. Unauthorized use or release of the information after the
  68. point the output is picked up by the user is the responsibility of the user.
  69.  
  70. So our screening is very broad, not limited to publications but extended to
  71. any output produced for distribution outside of the "Need To Know /
  72. Appropriate Use" policies of Michigan State University.
  73.  
  74. *******************************************************************************
  75. David L. Millsop, Jr.                **
  76. Manager, SIS Data Access Services    **  Be sure to catch our presentation at
  77. Michigan State University            **  CUMREC 93 in San Antonio:
  78. 2 Administration Building            **
  79. East Lansing, MI  48824-1046         **  "Three Steps Toward Distributed Data
  80. (517)353-4420 Ext 232                **   Access:  DATA, TOOLS, and TRAINING"
  81. ADP56@MSU.BITNET                     **
  82. *******************************************************************************
  83.