home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ NetNews Usenet Archive 1992 #27 / NN_1992_27.iso / spool / comp / text / frame / 3387 < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-11-15  |  5.5 KB  |  165 lines
  1. Newsgroups: comp.text.frame
  2. Path: sparky!uunet!zaphod.mps.ohio-state.edu!uwm.edu!linac!att!cbnewsk!noraa
  3. From: noraa@cbnewsk.cb.att.com (aaron.l.hoffmeyer)
  4. Subject: Re: Is there "mail merge" in Framemaker?
  5. Organization: AT&T Bell Laboratories
  6. Date: Mon, 16 Nov 1992 07:19:50 GMT
  7. Message-ID: <1992Nov16.071950.8197@cbnewsk.cb.att.com>
  8. References: <1992Nov16.031911.7930@bmerh85.bnr.ca>
  9. Lines: 154
  10.  
  11. In article <1992Nov16.031911.7930@bmerh85.bnr.ca> myhui@bnr.ca (Michael Hui) writes:
  12. [Again]
  13. >Is there "mail merge" in Framemaker?
  14. >Perhaps this is an FAQ? Clearly conditional text won't do the job.
  15. >Has anyone found neat ways to go about this mundane function?
  16. >Like merging a file full of addresses into the beginning of a letter?
  17.  
  18. There is an application called fmmerge, that is a part of the FUN tape.
  19. Information about the FUN package is included in the FAQ.
  20.  
  21. The following is the text version of the documentation on fmmerge.
  22.  
  23.  
  24.                    ---------
  25.                  / fmmerge /
  26.                  ---------
  27. Introduction
  28. ------------
  29. fmmerge is a mail merge utility. It merges a data file with records to
  30. be merged with a FrameMaker document containing user variables to
  31. produce customized copies of the document. These copies can be printed
  32. and/or saved.
  33.  
  34. This document contains an overview fmmerge works, and how to use
  35. fmmerge.
  36.  
  37. Overview
  38. --------
  39. fmmerge requires three inputs:
  40.  
  41. 1) template file - this is a standard FrameMaker document containing
  42. embedded user defined variables. These are defined using the Variable
  43. dialog which is accessed through the Special menu. For more details
  44. on how to create and use variables, refer to your FrameMaker
  45. documentation.
  46.  
  47. In your document, you will imbed user variables which will be replaced
  48. by data from the data file. To avoid confusion, when defining
  49. variables, you should use names that correspond to the data that they
  50. will represent. The following is an example of a template file:
  51.  
  52.      -------------------------------------------------------
  53.     | March 18, 1990                    |
  54.     |                            |
  55.     | $fname $lname                        |
  56.     | $company                        |
  57.     | $address                        |
  58.     | $city, $state $zip                    |
  59.     |                            |
  60.     | Dear $fname:                        |
  61.     |                            |
  62.     | Thank you.                        |
  63.     |                            |
  64.     | Sincerely,                        |
  65.     |                            |
  66.     | Me                            |
  67.      -------------------------------------------------------
  68.  
  69. In this example those words beginning with a dollar sign ($) are user
  70. defined variables. For clarity, the name of the variable was used as
  71. its initial definition. Your choice of variable names is entirely up
  72. to you, including the dollar sign, used here to help distinguish the
  73. variables from regular text.
  74.  
  75. 2) merge data file - this is an ASCII text file containing records
  76. with fields delimited by a unique ASCII character. Most database
  77. management programs will output this format. For example, if you have
  78. a database containing a mailing list, you should be able to write
  79. information for each person in the list, with fields delimited by a
  80. unique character such as a vertical bar (|) to a file. The following
  81. is an example of a merge data file:
  82.  
  83.      -------------------------------------------------------
  84.     | Doe|John|Inc Inc.|123 A St.|Big City|BC|99998        |
  85.     | Doe|Jane|Company Inc.|456 B St.|Little City|LC|99999    |
  86.      -------------------------------------------------------
  87.  
  88. 3) map file - this is an ASCII text file which defines the
  89. relationships between the relative field position of data in the merge
  90. data file and the user variables used in the template document. The
  91. entries in this file have the following format:
  92.  
  93. 1=variable_name1
  94. 2=variable_name2
  95.         .
  96.         .
  97.         .
  98. n=variable_namen
  99.  
  100. The following is an example of a map file:
  101.  
  102.      -------------------------------------------------------
  103.     | 1=$lname                        |
  104.     | 2=$fname                        |
  105.     | 3=$company                        |
  106.     | 4=$address                        |
  107.     | 5=$city                        |
  108.     | 6=$state                        |
  109.     | 7=$zip                        |
  110.      -------------------------------------------------------
  111.     
  112.  
  113. The field numbers must always start with 1, and the numbers must
  114. continue sequentially.
  115.  
  116. fmmerge will produce a document for each record in the merge data
  117. file. From the examples given above there will be a document for both
  118. John Doe and Jane Doe.  You have the option to print and/or save these
  119. documents.
  120.  
  121. Installing fmmerge
  122. ------------------
  123. To install fmmerge, copy fmmerge to the $FMHOME/bin directory.
  124.  
  125. Running fmmerge
  126. ---------------
  127. To run fmmerge, type fmmerge [name]. Name is an optional argument that
  128. allows you to specify the basename of the three input files.  i.e.
  129. fmmerge merge would assume that you wish to use merge.doc,
  130. merge.dat, and merge.map as the template, merge data, and merge map
  131. files.
  132.  
  133. Options
  134. -------
  135. You may also use the following options on the command line.  These
  136. options allow you to customize the running of fmmerge
  137.  
  138. -d filename    This option allows you to specify the name of the
  139.         merge data file.  The default is merge.dat.
  140.  
  141. -help        This option will result in the display of a short help
  142.         summary.
  143.  
  144. -m filename    This option allows you to specify the name of the
  145.         merge map file.  The default is merge.map.
  146.  
  147. -n        This is the "no save" option. Use this if you do not
  148.         want to save the documents produced by fmmerge.
  149.         Normally, this option will be used in conjunction with
  150.         the -p option when you want to print the documents
  151.         without saving them.
  152.  
  153. -p        This option will cause fmmerge to print each document
  154.         that it produces.
  155.  
  156. -s character    This option allows you to specify the separator
  157.         character used to delimit fields in the merge data
  158.         file.
  159.  
  160. -t filename    This option allows you to specify the name of the
  161.         template file. The default is merge.doc.
  162.  
  163. Aaron L. Hoffmeyer
  164. TR@CBNEA.ATT.COM 
  165.