home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software of the Month Club 1995 March / SOFM_Mar1995.bin / pc / win / hpbw / readme.do_ / readme.do
Text File  |  1995-01-27  |  12KB  |  207 lines
  1.         The HOME-PHONE-BOOK For Windows Program, Version 1.0
  2.         ==================================================
  3.  
  4.  
  5.         Information contained on this file is for your reference to assist you in
  6. understanding the HOME-PHONE-BOOK for Windows program. This reference 
  7. file is segmented into the following categories:
  8.  
  9.                 I.       INTRODUCTION
  10.                 II.      SYSTEM REQUIREMENTS
  11.                 III.     INSTALLATION
  12.                 IV.     BACKUP DATABASE WARNING
  13.                 V.      HPBWDATE PROGRAM
  14.                 VI.     HPBW TIPS & HINTS
  15.  
  16. I. INTRODUCTION *******************************************************************
  17.  
  18.         The HOME-PHONE-BOOK for Windows (HPBW) program was developed 
  19. specifically for the home computer market.  It incorporates many features
  20. found in the more sophisticated commercial products while maintaining an
  21. ease of use for the casual user.  The HPB's unique combining of names, and
  22. its ability to store the names of up to six children, makes it the right choice 
  23. for the home user.  It combines the first names, if provided, of both heads of
  24. the house.  This combine feature is useful for making documents that require
  25. both names, such as Christmas mailing labels. Because of the combine feature,
  26. information such as birthdays and work phone numbers can be separately 
  27. stored with each head of the house.  Birthdays can also be stored for each 
  28. child.
  29.  
  30.         Another unique feature of the HOME-PHONE-BOOK program is a separate
  31. program (HPBWDATE) that scans the data base looking for any upcoming
  32. anniversary or birthdays.  This program can be used any time, but is best used
  33. at Windows start-up time to remind you of any upcoming important dates.
  34.  
  35.         The HPBW program is distributed under the shareware concept which
  36. allows you to review a program prior to its purchase.  A registration form can
  37. be printed from the File Menu or the Shareware Window.  Your registration 
  38. fee entitles you to: 1) the latest version of the program, 2) future updates at
  39. reduced prices, 3) the HPBWDATE program, and 4) the opportunity to offer 
  40. your suggestions to the program developers.
  41.  
  42.         Any questions and inquiries should be directed to:
  43.  
  44.                              Thomas E. Bonitz
  45.                              7903 Kona Circle
  46.                              Papillion, NE 68128-5618
  47.  
  48.  
  49. II. SYSTEM REQUIREMENTS *******************************************************
  50.  
  51.         The HPBW program requires MS-Windows, Version 3.1, 2MB RAM, a 386 
  52. computer, and a hard disk.  A modem is required if the dialing feature
  53. is used.
  54.  
  55.  
  56. III. INSTALLATION *******************************************************************
  57.         
  58.         Installation is easily accomplished by 1) putting the distribution disk into
  59. your system's floppy drive, 2) selecting from the Program Manager FILE RUN, 
  60. 3) typing A:SETUP (substitute B if your 1.44MB drive is B), and 4) clicking 
  61. on OK.  SETUP will ask a few questions and then load the HPBW program onto 
  62. your hard disk along with a sample data file and some Window files.  I would 
  63. suggest that you accept the default settings as outlined by the SETUP program.
  64.  
  65.         Once the SETUP program is done loading HPBW onto your hard disk, you will
  66. need to add "SHARE.EXE /L:500" to you system's AUTOEXEC.BAT file.  Use 
  67. any standard editor or DOS's EDIT program to make this change.  NOTE: Some 
  68. systems are already configured with SHARE.EXE in their AUTOEXEC.BAT file.
  69.  
  70.         After adding the SHARE statement to your AUTOEXEC.BAT file, restart 
  71. your system by pressing <CTRL><ALT><DEL>.  Now start the HPBW program 
  72. by clicking on its icon in the Windows Program Manager.  Prior to using the 
  73. print or auto-dialer function, you should review the program defaults by 
  74. selecting DEFAULTS from the menu line.
  75.  
  76. IV. BACKUP DATABASE WARNING *************************************************
  77.  
  78.         Only you can backup your data files.  The HOME-PHONE-BOOK database 
  79. can found in the HPBW directory and is named HPBW1.MDB.  I strongly 
  80. suggest you use your standard backup software to backup this file.  If you
  81. don't have a process for backing up your hard disk, at a minimum, backup 
  82. this database.  I would hate to see you loose several years worth of names 
  83. and addresses due to a hard disk failure.  Remember, it is not a question of
  84. if it will happen, but rather, a question of when it will happen.
  85.         
  86.  
  87. V. HPBWDATE PROGRAM ***********************************************************
  88.  
  89.         Registered versions of the HOME-PHONE-BOOK for Windows program 
  90. come with a program to scan the HPBW data file for upcoming important dates.  
  91. This program can be executed any time but is very useful at system boot time.  
  92. If placed in the Window's Start-up group, the program will look for important 
  93. dates.  If a match is found, the program will display the date type (birthday 
  94. or anniversary) and the associated names.  It's a great little reminder tool!  
  95. Additional documentation on this program comes with program registration.
  96.  
  97.  
  98. VI. HPBW TIPS & HINTS ************************************************************
  99.  
  100.         The HPBW program has numerous features, most of which were designed
  101. to be intuitive.  There are however, a few features that can be expanded upon 
  102. to assist the user in getting the most out of the program.  These features 
  103. are explained below.
  104.  
  105.         A. THE NAME AND PHONE NUMBER GRID - Besides clicking on the 
  106.            "VIEW DETAILS" Button to view the details of a particular record, 
  107.             you can accomphlish the same thing by double clicking anywhere in 
  108.             the row of the the record you want to view.  You can also use the 
  109.             horizontal scroll control to see more data in the grid (not all 
  110.             data is displayed in the grid).  The verticle scroll control has several 
  111.             uses, including page forward and backward, as well as front of file 
  112.             and end of file. 
  113.  
  114.         B. ADD A RECORD - Adding a record is very easy but there are a couple 
  115.             of restrictions: 1) you must have a last name, 2) the combinaiton
  116.             of last and first names (Smith, John & Jane) cannot be duplicated
  117.             on the database, and 3) you must pass the data field edits (see
  118.             next paragraph for further explaination).
  119.  
  120.         C. EDITS - During an ADD A RECORD or a SAVE from a DETAIL VIEW, 
  121.             the HPBW program performs certain editing functions.  You must 
  122.             past these edits to add or save the information.  The edits are as
  123.             follows:
  124.                 Last Name - You must have at least one character in the last name.
  125.                 Dates        - All dates have the same edits... a day must be between
  126.                                   01 and 31, the month must be between 01 and 12, and 
  127.                                   year must be between 1850 and current year (no future
  128.                                   years are allowed).  There is no requirement that a 
  129.                                   date be complete so you can enter a date without a 
  130.                                   month, without a day, or without a year.  This method 
  131.                                   facilitates saving a birthdate such as 12/13 so you 
  132.                                   can record a person's birthday even though you don't 
  133.                                   know the year they were born.
  134.                 State/Prov - If entered, must be in the drop-down list.  All states 
  135.                                   and Canadian provinces are in the list.
  136.                 SLCs         - A SeLect Code must be in the list of codes you have 
  137.                                   previously entered.
  138.  
  139.         D. SELECT CODES (SLCs) - The select codes allow you to categorize
  140.             your names so you can be selective in your printouts.  For
  141.             example, an 'XC' SLC can signify people on your XMAS Card label
  142.             list.  An 'E' SLC could signify an emergency phone number.  The
  143.             name and description of the SLC is totally up to you.  A new SLC
  144.             can be added from the SLC Window while viewing RECORD DETAILS.
  145.  
  146.         E. SEARCH - The last name search allows you to enter the letters 
  147.             of a person's last name in the Search Box on the main screen 
  148.             which then forces the program to search the file for a match.  
  149.             A no-match condition will cause the program to beep.  You can
  150.             enter the complete name to get an exact match or you can stop
  151.             the search at any time and use your cursor keys to space
  152.             forward/backward to find the desired name.  The search facility
  153.             ignores the case of the entered letter and treats a capital letter
  154.             (e.g. 'A') the same as a small letter (e.g. 'a').
  155.  
  156.         F. MARRIED COUPLES WITH DIFFERENT LAST NAMES - This problem
  157.             is overcome by using the first first name field to enter a full
  158.             name.  For example, to have the program printout a name like
  159.             "Jane Smith & John Doe ", entered their names on the data base as:
  160.                         Last Name: Doe
  161.                  First First Name: Jane Smith
  162.                 Second First Name: John
  163.  
  164.         G. PAGE BREAK ON E-I-M-R-U - This question on the REPORTS Window
  165.             is asking you if you wish your output to page break on the letters
  166.             E, I, M, R, U.  The page break facilitates the use of tabs in a
  167.             three ring binder.
  168.  
  169.         H. ENVELOPE SIZES - The envelope routines allow you to pick from 
  170.             three different sizes of envelope; 
  171.             Large (4-1/8 x 9-1/2 inch) for standard business type envelopes,
  172.             Medium (5-1/8 x 8-1/2 inch) for Xmas or Birthday Card envelopes, and
  173.             Small (3-5/8 x 6-1/2 inch) for personal letter size envelopes.
  174.  
  175.         I. ENVELOPE RETURN ADDRESS - The HPB program allows you to enter a
  176.             return address for printing on an envelope.  Don't confine
  177.             yourself to a tradition return address, be creative!  For example,
  178.             if you are creating envelopes for Christmas cards make the return
  179.             address something like this:
  180.                         Merry Christmas from
  181.                         John and Jane Doe
  182.                         123 Main St.
  183.                         Somewhere-in, NE 68999
  184.  
  185.         J. DIALING PHONE NUMBERS - Phone numbers are generally entered in
  186.             the standard format (e.g. 339-0775).  The auto-dial feature dials the 
  187.             number you have stored on your data base.  If the number requires 
  188.             long distance dialing, then you have to store it with a '1' and the 
  189.             area code in front of of the number.  Long distance numbers can be 
  190.             stored in either of the following two basic methods:
  191.                 Method-1        1-402-339-0775  
  192.                 Method-2        1(402)339-0775
  193.                 
  194.             The Auto-Dialer Defaults (available from the Defaults pull down menu) 
  195.             allows you to: 1) adjust for Tone or Pulse dialing, or 2) allows you 
  196.             to add a Prefix to the dialing sequence.  For example, if you live 
  197.             in an area that only has pulse dialing, you will need to change the 
  198.             TONE/PULSE option to PULSE.  A PREFIX code can be entered to 
  199.             store the codes that do special things, such as entering '*70' which 
  200.             turns off Call Waiting prior to dialing a number, or entering a '9' to 
  201.             get an out-line in a office environment.
  202.  
  203.                                      
  204.                                     - end README.DOC file -
  205.                                                                  
  206.  
  207.