home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ World of Ham Radio 1997 / WOHR97_AmSoft_(1997-02-01).iso / misc / hamfest / amsoft.iii next >
Text File  |  1997-02-01  |  43KB  |  1,056 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.        H    H    AAAAAA    M     M    FFFFFF    EEEEEE     SSS      TTTTTTT
  11.        H    H    A    A    MM   MM    F         E         S    S       T
  12.        H    H    A    A    M M M M    F         E         S            T
  13.        HHHHHH    AAAAAA    M  M  M    FFFF      EEEE       SSSS        T
  14.        H    H    A    A    M     M    F         E              S       T
  15.        H    H    A    A    M     M    F         E         S    S       T
  16.        H    H    A    A    M     M    F         EEEEEE     SSS         T
  17.  
  18.  
  19.                     A general mailing list database manager.
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.                             Designed and written by
  27.  
  28.                              Don A. Gagnon  WB8HQS
  29.  
  30.  
  31.                                     a. k. a.
  32.  
  33.  
  34.                     H a m   Q u a l i t y   S o f t w a r e
  35.                     - - -   - - - - - - -   - - - - - - - -
  36.  
  37.                              2805 Nordholme Avenue
  38.  
  39.                               Fort Wayne, Indiana
  40.  
  41.                                      46805
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.                        Version 2.0 released January, 1992
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.                        T a b l e   o f   C o n t e n t s
  79.                        - - - - -   - -   - - - - - - - -
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.  
  85.                                     Chapters
  86.  
  87.  
  88.  
  89.                            [ 1 ]   Introduction
  90.  
  91.                            [ 2 ]   Registration
  92.  
  93.                            [ 3 ]   Running HAMFEST
  94.  
  95.                            [ 4 ]   Main Menu
  96.  
  97.                            [ 5 ]   Edit / Add Records
  98.  
  99.                            [ 6 ]   Duplicate Check
  100.  
  101.                            [ 7 ]   Bulk Mail Sorting
  102.  
  103.                            [ 8 ]   Deleting Old Entries
  104.  
  105.                            [ 9 ]   Printing Mailing Labels
  106.  
  107.                            [ 10 ]  Modifications and File Structures
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.        HAMFEST version 2.0
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                             I n t r o d u c t i o n
  137.                             -----------------------
  138.  
  139.  
  140.       HAMFEST was designed to manage a hamfest general attendance database,
  141.  
  142.       which is then used for the mailing of hamfest flyers.  It takes inputs
  143.  
  144.       such as last name, first name, street, city, zip, zip+4, call and year
  145.  
  146.       attended, and performs duplicate checking (by comparing several
  147.  
  148.       different combinations of fields), automated "old" entry deletion,
  149.  
  150.       automated bulk mail sorting, and mail label printing.  The mail labels
  151.  
  152.       will include "bundle" and "sack" fields from the bulk mail sort.
  153.  
  154.  
  155.  
  156.       HAMFEST also allows the tracking of attendees and vendors separately,
  157.  
  158.       by using numbers or letters for the year attended.  The maximum
  159.  
  160.       number of records is limited only by the amount of disk storage
  161.  
  162.       available.
  163.  
  164.  
  165.  
  166.       HAMFEST has been designed to be extremely friendly to the user, and
  167.  
  168.       it will continually prompt you for the next input.  In addition, an
  169.  
  170.       error trapping system is incorporated that gives you simple,
  171.  
  172.       "plain English" error messages to help in understanding what caused
  173.  
  174.       the error to occur.
  175.  
  176.  
  177.  
  178.       ===========================   Disclaimer   ===========================
  179.  
  180.       Ham Quality Software disclaims all warranties, either expressed or
  181.  
  182.       implied, including but not limited to implied warranties of fitness
  183.  
  184.       for a particular purpose, with respect to this software.  In no event
  185.  
  186.       shall Ham Quality Software (or Don A. Gagnon) be liable for any damages
  187.  
  188.       whatsoever arising out of the use of or inability to use this program.
  189.  
  190.       ======================================================================
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.       HAMFEST version 2.0                                           [ 1.1 ]
  198.  
  199.  
  200.  
  201.       ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  202.       │                      R e g i s t r a t i o n                       │
  203.       ├────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
  204.       │                                                                    │
  205.       │     HAMFEST is a fully copyrighted program, owned in total by      │
  206.       │     Ham Quality Software and Don A. Gagnon.  It may be freely      │
  207.       │     distributed as "shareware", in it's original form, as long     │
  208.       │     as no modifications or changes have been made to it.           │
  209.       │                                                                    │
  210.       │    No guarantee or warrantee as to it's function, usability or     │
  211.       │    completeness are made or implied.                               │
  212.       │                                                                    │
  213.       │    Substantial time and effort has been expended in testing        │
  214.       │    and evaluating HAMFEST, and it should provide the end user      │
  215.       │    with error free service.  It has been in use for several        │
  216.       │    years on a database exceeding 4000 records.                     │
  217.       │                                                                    │
  218.       │    If you find HAMFEST meets your needs, a registration fee of     │
  219.       │    $20 is requested.  Those who register will be informed of       │
  220.       │    future updates, and you will have a clear conscience while      │
  221.       │    using HAMFEST.                                                  │
  222.       │                                                                    │
  223.       │    To register, please fill out this form and mail it along        │
  224.       │    with the $20 registration fee (U.S. currency please) to:        │
  225.       │                                                                    │
  226.       │                                                                    │
  227.       │                       Ham Quality Software                         │
  228.       │                       Don A. Gagnon  WB8HQS                        │
  229.       │                       2805 Nordholme Avenue                        │
  230.       │                       Fort Wayne, IN  46805 USA                    │
  231.       │                                                                    │
  232.       └────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  233.       ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  234.       │                                                                    │
  235.       │                     HAMFEST Registration Form                      │
  236.       │                                                                    │
  237.       ├────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
  238.       │                                                                    │
  239.       │                                                                    │
  240.       │     Name: __________________________________________________       │
  241.       │                                                                    │
  242.       │     Street: ________________________________________________       │
  243.       │                                                                    │
  244.       │     City: ________________________ State: ___  Zip: ________       │
  245.       │                                                                    │
  246.       │     Country: _____________________ Ham Call: _______________       │
  247.       │                                                                    │
  248.       │     Name of hamfest using program: _________________________       │
  249.       │                                                                    │
  250.       │     ________________________________________________________       │
  251.       │                                                                    │
  252.       │     Comments: ______________________________________________       │
  253.       │                                                                    │
  254.       │     ________________________________________________________       │
  255.       │                                                                    │
  256.       │     ________________________________________________________       │
  257.       │                                                                    │
  258.       │                                                                    │
  259.       └────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  260.  
  261.  
  262.  
  263.       HAMFEST version 2.0                                            [ 2.1 ]
  264.  
  265.  
  266.  
  267.                          R u n n i n g   H A M F E S T
  268.                          -----------------------------
  269.  
  270.  
  271.       HAMFEST is a stand alone .EXE program, that has been tested with
  272.       MS-DOS versions 2.1 through 5.0.  Your distribution disk, once it's
  273.       unarchieved, should have the following files on it:
  274.  
  275.  
  276.               HAMFEST.EXE        HF1.NTX         HF2.LBL
  277.               HAMFEST.DOC        HF2.NTX         HF3.LBL
  278.               HF.DBF             HF3.NTX         HF4.LBL
  279.               READ_1ST.BAT                       HF5.LBL
  280.               CONVERTR.EXE       HF1.LBL         HF6.LBL
  281.  
  282.  
  283.       Please insure you have all of the needed files before running HAMFEST.
  284.  
  285.  
  286.       ** Hard disk or floppies?
  287.  
  288.       HAMFEST can be run on either floppy disks or a hard disk, but since
  289.       all database programs are very disk intensive, using a hard disk is
  290.       HIGHLY recommended.  In making this choice, you will also need to
  291.       consider how much disk space will be required.
  292.  
  293.       For a database of 5000 records, the .DBF file uses about 600K, with
  294.       the three .NTX files using about an equal amount.  Adding in the
  295.       .EXE, .LBL and .DOC files, a total of about 1500K bytes would be
  296.       needed.  This is impossible on low density floppies, and slow at
  297.       best on high density ones.  Also note that reindexing requires space
  298.       for temporary files created during the process, and HAMFEST creates
  299.       temporary indexes during some of the operations.
  300.  
  301.  
  302.       ** Configuration.
  303.  
  304.       HAMFEST was written in Clipper (copyright Nantucket Inc.),  which
  305.       is a form of compiled dBASE (copyright Ashton Tate).  It uses the
  306.       standard dBASE data (.DBF) and label (.LBL) files. The index files
  307.       (.NTX) are unique to Clipper (and operate much faster than the dBASE
  308.       .NDX files do).
  309.  
  310.       If desired, the .DBF and .LBL files can be viewed and/or modified in
  311.       dBASE III+ or dBASE IV.
  312.  
  313.       No other programs (such as dBASE) are required to run HAMFEST.  It
  314.       is A completely self-sufficient, stand alone executable file.  Under
  315.       no circumstances should the structure of the database file be modified.
  316.       Once HAMFEST has loaded, the disk with HAMFEST.EXE can be removed.
  317.  
  318.  
  319.       ************* SPECIAL NOTE TO HAMFEST VERSION 1.2 USERS *************
  320.  
  321.       If you have been running HAMFEST version 1.2, you must convert the
  322.       HF.DBF file for use with version 2.0.  This is a simple task.  Just
  323.       copy CONVERTR.EXE and your existing HF.DBF file to a separate floppy
  324.       disk or hard disk subdirectory, run CONVERTR.EXE, which creates both
  325.       CONVERT.EXE and HFNEW.DBF, and finally run CONVERT.EXE.  Your
  326.       HF.DBF file will automatically be converted for use.  CONVERT.EXE,
  327.       HFNEW.DBF and HF.DBF must reside in the same directory.
  328.  
  329.       HAMFEST version 2.0                                          [ 3.1 ]
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.                          R u n n i n g   H A M F E S T
  335.                          -----------------------------
  336.  
  337.       ** Command line inputs.
  338.  
  339.       Some inputs can be automatically entered via the command line, or
  340.       through the use of a BATCH file (.BAT).  The syntax used is:
  341.  
  342.  
  343.                           HAMFEST Mx Dxxxxxx Yx S H
  344.  
  345.  
  346.         Mx    Monitor selection.   x=1 for color    x=0 for monochrome
  347.  
  348.         Dxxxxx  Path selection.  If the data and index files are in the
  349.                 hamfest subdirectory, simply enter: DC:\HAMFEST\
  350.  
  351.         Yx    Default year.  When inputting a new record, the year input
  352.               will automatically contain the value "x" entered here.
  353.  
  354.         S     Skip Index Update Question.  Just a single S on the command
  355.               line will cause HAMFEST to not ask you about updating.
  356.  
  357.         H     Help.  Entering HAMFEST H will bring up command line help.
  358.  
  359.       It is highly recommended that you create a batch file such as HAM.BAT
  360.       which includes the command line parameters you would normally use.
  361.       This will save a lot of trouble in trying to remember these items.
  362.  
  363.  
  364.       ** How the "last year attended" field is used.
  365.  
  366.       HAMFEST is designed with a year field which contains the year last
  367.       attended by the attendee/vendor.  Attendee years are designated
  368.       0 - 1, representing the last digit of the present year.  For
  369.       tracking the vendors, use corresponding letters A - J.  The letters
  370.       S - Z have been set aside for any special purpose designations you
  371.       might have.  Letters K - R are reserved for internal use and cannot
  372.       be used.
  373.  
  374.       ** Deleting information.
  375.  
  376.       In several modules of HAMFEST (such as duplicate check), you can
  377.       select records which you want to delete from the database.  Initially
  378.       the program will mark the specific records for deletion, but it does
  379.       not actually remove them at that time.
  380.  
  381.       Once you are done selecting the records to be deleted, you will be
  382.       asked if you want the marked records deleted or not.  If you answer
  383.       NO, then the records will be "unmarked" and the database returned to
  384.       it's original condition.  If you answer YES, HAMFEST will always ask
  385.       "are you sure" to be safe.  Only after answering YES to both of these
  386.       questions will the records actually be deleted from the database.
  387.  
  388.  
  389.       ** Capitalization.
  390.  
  391.       All alphabetic inputs to HAMFEST are automatically 100% capitalized,
  392.       in order to meet Post Office requests concerning mailing labels.
  393.  
  394.  
  395.       HAMFEST version 2.0                                           [ 3.2 ]
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.                                M a i n   M e n u
  401.                                -----------------
  402.  
  403.  
  404.  
  405.       When running HAMFEST, you will first be greeted by the title screen.
  406.       Next, if you have a color graphics card installed in your PC, you
  407.       will next be asked if you want color or monochrome output.  This
  408.       can be especially useful when using a laptop computer, as most have
  409.       a CGA output, but only a monochrome LCD display.  If you want a
  410.       monochrome output, press -M- at the query to select monochrome.
  411.       (note that if you use the M command line input, this screen will
  412.       not appear.  See page 3.2).
  413.  
  414.       You will then be asked which drive your data and index files are
  415.       located on.  It is highly recommended that ALL files be in the
  416.       same directory (if you are using a hard disk) or in the case of a
  417.       two floppy system, put your data/index files on drive B and your
  418.       program and label files on drive A.
  419.  
  420.       If you tell HAMFEST drive C, you will also be asked for the
  421.       appropriate path on that drive.
  422.  
  423.       Next you will see the HAMFEST main menu, which looks like this:
  424.  
  425.  
  426.                            [1]  Edit/Add entries
  427.  
  428.                            [2]  Duplicate Check
  429.  
  430.                            [3]  Bulk Mail sort
  431.  
  432.                            [4]  Delete old entries
  433.  
  434.                            [5]  Print labels
  435.  
  436.                            [6]  Exit program
  437.  
  438.  
  439.       At the completion of each module, HAMFEST will return to this menu.
  440.       Detailed descriptions of each of these choices is contained in
  441.       chapters 5 through 9.
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.         HAMFEST version 2.0                                         [ 4.1 ]
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.                         E d i t / A d d   E n t r i e s
  467.                         -------------------------------
  468.  
  469.  
  470.       HAMFEST will first ask if you want the indexes updated.  If the only
  471.       changes made to the database were done while in the EDIT/ADD module,
  472.       then updating is not necessary (you can use the S command line input
  473.       to skip this screen altogether. see page 3.2).   However, if other
  474.       modules have been used, or if you had done anything to the database
  475.       file outside of HAMFEST (ie: with dBase), then you must update the
  476.       indexes.  This updating will take some time, depending upon you PC's
  477.       operating speed and the size of the database.
  478.  
  479.       Next you will see the main edit screen.  This is the heart of the
  480.       edit/add module, and you will be coming back to this often.  It will
  481.       look something like this:
  482.  
  483.       ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  484.       │                                                                      │
  485.       │             H a m f e s t   M a i l i n g   L i s t                  │
  486.       │             - - - - - - -   - - - - - - -   - - - -                  │
  487.       │                     Edit and Append Routine                          │
  488.       │                                                                      │
  489.       │                                                                      │
  490.       │                                                                      │
  491.       │                                                                      │
  492.       │            Enter last name: ________________________                 │
  493.       │                                                                      │
  494.       │                                                                      │
  495.       │                                                                      │
  496.       │                                                                      │
  497.       │                                                                      │
  498.       │    F2(repeat)          -(call)          +(zip)          F10(quit)    │
  499.       │                                                                      │
  500.       └──────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  501.  
  502.       This is the primary input screen, where all searches are begun.  You
  503.       have the option of entering the last name, ham call or zip code.  The
  504.       last name is entered as is, while to enter a call it must be preceded
  505.       by a "-" as in "-WB8HQS", and finally to enter a zip code, it must be
  506.       preceded by a "+", as in "+46805".
  507.  
  508.       Whatever type of input you give HAMFEST, upon hitting RETURN the
  509.       program will search the database for all entries meeting that search
  510.       criteria.
  511.  
  512.       If you input a (last) name, all records which match that last
  513.       name will be displayed, and you can select the appropriate one (if
  514.       one exists).  More on that screen in a moment.
  515.  
  516.       If you input a call, then there should only be one match, and you
  517.       will go directly to the edit screen with the record that matches
  518.       (again, if a match exists).
  519.  
  520.       If more than one record contains the specified call (which shouldn't
  521.       happen, but sometimes does), then only the first one found will be
  522.       found will be the only one recognized.
  523.  
  524.       If you had input a zip code, then all records with that zip code
  525.       will be displayed, in a similar format as were the last name matches.
  526.  
  527.       HAMFEST version 2.0                                            [ 5.1 ]
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.                         E d i t / A d d   E n t r i e s
  533.                         -------------------------------
  534.  
  535.       And now back to the initial input screen (IIS).
  536.  
  537.       As noted on the bottom of the initial input screen, F2 will repeat
  538.       the last entry made, whether it be a name, call or zip code.  This
  539.       is useful if you pass something up in the select display.  F10 will
  540.       exit the edit/add module and return you to the main menu.
  541.  
  542.  
  543.       ** The select from screen
  544.  
  545.       In the case of a name or zip code input, if at least one match is
  546.       found, you will be shown the following "select from" screen:
  547.  
  548.   ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  549.   ║ WB8HQS                                                               COLOR ║
  550.   ║                  H a m f e s t   M a i l i n g   L i s t                   ║
  551.   ║                  - - - - - - -   - - - - - - -   - - - -                   ║
  552.   ║                                                                            ║
  553.   ║                        Edit and Append routine                             ║
  554.   ║                                                                            ║
  555.   ║    Last Name -------------- First Name Address ---------------- City ----  ║
  556.   ║ 1  SMITH                    BILL       123 1ST STREET           ADRIAN     ║
  557.   ║ 2  SMITH                    GEORGE     234 2ND STREET           BELLEVUE   ║
  558.   ║ 3  SMITH                    MIKE       345 3RD STREET           BLUFFTON   ║
  559.   ║ 4  SMITH                    JOYCE      456 4TH STREET           CHURABUSC  ║
  560.   ║ 5  SMITH                    DON        567 5TH STREET           CHURUBUSC  ║
  561.   ║ 6  SMITH                    MARY       678 6TH STREET           CLEVELAND  ║
  562.   ║ 7  SMITH                    JOHN       789 7TH STREET           COLUMBIA   ║
  563.   ║ 8  SMITH                    ED M.      890 8TH STREET           COLUMBIA   ║
  564.   ║ 9  SMITH                    PETE       901 9TH STREET           COLUMBUS   ║
  565.   ║                                                                            ║
  566.   ║                                                                            ║
  567.   ║                                                                            ║
  568.   ║             Hit O for options, or any other key for next page              ║
  569.   ╙────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╜
  570.  
  571.       All of the records which matched your name or zip code criteria will
  572.       be displayed (one page at a time, if more than 9 matches are found).       
  573.  
  574.       If it was a last name match (as shown in the example above), the           
  575.       records will be displayed in city alphabetical order.  If the
  576.       search had been by zip code, they will be in last name order.
  577.  
  578.       Hitting any key (EXCEPT O) will bring up the next page of matching
  579.       records.  If you press O, the bottom line of the screen will now
  580.       display:
  581.  
  582.  
  583.       A (add a record)      B (back to input screen)      1-9 (select record)
  584.  
  585.  
  586.       You can select A, which will put you into append, or "add a new
  587.       record"  mode (more on that later), or B, which will send you back to
  588.       the initial input screen (IIS).  You can also input the number
  589.       corresponding to the record you wish to edit, at which point you will
  590.       be placed into the edit mode, with the chosen record displayed.
  591.  
  592.  
  593.       HAMFEST version 2.0                                           [ 5.2 ]
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.                         E d i t / A d d   E n t r i e s
  599.                         -------------------------------
  600.  
  601.       ** The EDIT Screen
  602.  
  603.       Once you have selected a particular record to edit (or if your input
  604.       was a call and a match was found), you will find yourself in the
  605.       edit mode, which looks like this:
  606.  
  607.  
  608.    ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  609.    ║ WB8HQS                                                             COLOR ║
  610.    ║                  H a m f e s t   M a i l i n g   L i s t                 ║
  611.    ║                  - - - - - - -   - - - - - - -   - - - -                 ║
  612.    ║                                                                          ║
  613.    ║                        Edit and Append routine                           ║
  614.    ║                                                                          ║
  615.    ║                                                                          ║
  616.    ║                                                                          ║
  617.    ║       Last Name: SMITH                    Name: BILL                     ║
  618.    ║                                                                          ║
  619.    ║       Address: 123 1ST STREET                                            ║
  620.    ║                                                                          ║
  621.    ║       City: ADRIAN                 State: MI Zip Code: 49221-4153        ║
  622.    ║                                                                          ║
  623.    ║       Call: KA8AAA   Year Last Attended: 0                               ║
  624.    ║                                                                          ║
  625.    ║                                                                          ║
  626.    ║            ┌────────────────────────────────────────────────┐            ║
  627.    ║            │  Update year only ------------->  enter year   │            ║
  628.    ║            │  Change any/all fields -------->  enter M      │            ║
  629.    ║            │  Return to name input screen -->  enter R      │            ║
  630.    ║            └────────────────────────────────────────────────┘            ║
  631.    ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  632.  
  633.       From here you can pick:
  634.  
  635.            1 - 9   To update the year only.  Once a single digit (or a
  636.           (A - J)  letter from A to J) is pressed, the year field will
  637.                    be updated, and you will be sent back to the initial
  638.                    input screen (IIS).
  639.  
  640.              M     Will put you into the full edit mode, at which point
  641.                    you can modify any or all of the fields shown.  A
  642.                    simple RETURN will leave any field unchanged and
  643.                    go on to the next field.  After stepping through or
  644.                    modifying all fields, the database is updated and
  645.                    you will be at the initial input screen (IIS).  You
  646.                    can use the UP ARROW key to step backwards through
  647.                    the fields.
  648.  
  649.              R     Will send you back to the initial input screen (IIS)
  650.                    with no changes having been made.
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.        HAMFEST version 2.0                                         [ 5.3 ]
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.                         E d i t / A d d   E n t r i e s
  665.                         -------------------------------
  666.  
  667.  
  668.       ** APPEND mode.
  669.  
  670.       From either the initial input screen (IIS) or the "select from" screen,
  671.       you can choose to go to the append mode, for adding new records
  672.       to the database.  Depending on what your last entry was at the initial
  673.       input screen (IIS), either the last name, the call or the zip code will
  674.       automatically be placed in the proper input blank.
  675.  
  676.       This is what the APPEND screen will look like:
  677.  
  678.  
  679.     ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  680.     ║ WB8HQS                                                           COLOR ║
  681.     ║                 H a m f e s t   M a i l i n g   L i s t                ║
  682.     ║                 - - - - - - -   - - - - - - -   - - - -                ║
  683.     ║                             Append Routine                             ║
  684.     ║                                                                        ║
  685.     ║                  Last Name: SMITH                                      ║
  686.     ║                                                                        ║
  687.     ║                  First Name:                                           ║
  688.     ║                                                                        ║
  689.     ║                  Address:                                              ║
  690.     ║                                                                        ║
  691.     ║                  City:                       State:                    ║
  692.     ║                                                                        ║
  693.     ║                  Zip code:              Call:                          ║
  694.     ║                                                                        ║
  695.     ║                  Year last attended:                                   ║
  696.     ║                                                                        ║
  697.     ║                                                                        ║
  698.     ║          [UP ARROW] will back up fields - F6 will abort append         ║
  699.     ║                                                                        ║
  700.     ║                                                                        ║
  701.     ║                                                                        ║
  702.     ╚══════════════════ A blank last name will not append ═══════════════════╝
  703.  
  704.       You can step through these blanks by using the ENTER key.  The
  705.       UP ARROW key will let you step back one blank at a time.  Upon
  706.       filling the year blank, your new record will automatically be
  707.       entered into the database.  Two short, high-frequency beeps will
  708.       sound, letting you know the record was successfully added, and you
  709.       will be returned to the initial input screen (IIS).
  710.  
  711.       At any time, while in the append mode, you can abort the append
  712.       process by pressing F6.  This will cause a message to appear
  713.       telling you the process was aborted, 2 short, low-frequency beeps
  714.       will sound, and you will be returned to the initial input screen.
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.        HAMFEST version 2.0                                        [ 5.4 ]
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.                          D u p l i c a t e   C h e c k
  731.                          -----------------------------
  732.  
  733.       This routine is designed to scan through the database looking for
  734.       duplicate entries.  There are three ways this can be accomplished,
  735.       and you are given the option of selecting which method you want to use.
  736.  
  737.       [1]   Last name + First name --  An index will be created based
  738.             upon the last name and first name of each record.  HAMFEST
  739.             then compares the first 8 characters of the last name, and
  740.             the first 6 characters of the first name, looking for matches.
  741.  
  742.       [2]   Zip code + Address -- An index will be created based upon the
  743.             zip code and the street address of each record.  Hamfest then
  744.             compares the entire 5 digit zip code and the first 6 characters
  745.             of the street address, looking for matches.
  746.  
  747.       [3]   Call -- An index is created, and records are compared for matches.
  748.  
  749.       If no match is found, the Dupe Check goes on to compare the second
  750.       record of the previous comparison with the next record in order.            
  751.  
  752.  
  753.       If a match is found, you will be shown all fields from both records.
  754.       You can then select to edit or delete the first record, edit or delete
  755.       the second record, pause dupe check to be continued at another time,
  756.       or take no action on the two records shown and continue.  You will
  757.       hear 2 short, high-frequency beeps each time HAMFEST finds a match.
  758.  
  759.       Because some addresses are similar in those first 8 characters, you
  760.       may be shown a number of "matches" that may not truly be.  For
  761.       instance, if a particular town has a number of rural routes, you may
  762.       have several addresses similar to "RR # 2, BOX 230" but with different
  763.       box numbers.  HAMFEST only looks at the first 8 characters, namely
  764.       "RR #2, B" and sees a match.  The reason HAMFEST only looks at the
  765.       first 8 characters is to avoid not "matching" one record which uses
  766.       ST while another uses STREET.
  767.  
  768.       Using F7/F8 to edit either record can be useful in cases where both
  769.       records are indeed for the same person, but one record has a more
  770.       complete address but no call, while the second one lists a call.  You
  771.       can then edit one to make it as complete as possible, and mark the
  772.       other for deletion.  Upon editing a record, you will return to a point
  773.       in the database one record before the just edited one, such that you
  774.       will get to see the recently edited record again and make the deletion
  775.       choice.
  776.  
  777.       Remember that you are only MARKING the records for deletion, and they
  778.       will not actually be deleted until you request so at the end of the
  779.       dupe check routine.
  780.  
  781.       After the complete database has been checked, HAMFEST will tell you how
  782.       many are marked, and ask if it should delete them.  If you say NO, the
  783.       deletion "marks" will be removed, returning the database to it's
  784.       original state.  If you choose to delete them (and answer YES to the
  785.       "are you sure" query), then HAMFEST will delete those marked records.
  786.  
  787.       Whenever HAMFEST stops to show a match, you can select PAUSE, which will
  788.       save the relevant data to disk file and stop the dupe check, to be
  789.       continued later.  Please realize that if you do part of the file, then
  790.       edit something that has already been checked, it will not be rechecked.
  791.  
  792.       HAMFEST version 2.0                                             [ 6.1 ]
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.                          B u l k   M a i l    S o r t
  798.                          ----------------------------
  799.  
  800.  
  801.       If you send your hamfest general flyer to more than about 150 people,
  802.       you will likely want to take advantage of U.S. Postal Service Bulk
  803.       Mail rates, to gain a substantial savings on postage costs.
  804.  
  805.  
  806.       This routine will sort the records per the latest bulk mailing
  807.       criteria, and will fill the BUNDLE and SACK fields of each record
  808.       with the appropriate information, to allow you an easy method of
  809.       separating the mail groups when making your trip to the post office.
  810.  
  811.  
  812.       The Post Office requests that the mailing be divided as follows:
  813.  
  814.  
  815.               Bundle breakdown    5 digit matching with quantity >=10
  816.                                   3 digit matching with quantity >=10
  817.                                   state matching with quantity >=10
  818.  
  819.                                   all remaining are marked MISC
  820.  
  821.                  Sack breakdown   5 digit matching with quantity >=125
  822.                                   3 digit matching with quantity >=125
  823.                                   state matching with quantity >=125
  824.  
  825.  
  826.       This BUNDLE and SACK information will be printed on the top line
  827.       of the mailing labels such that your flyers can be packaged and
  828.       processed according to the bulk mail requirements.
  829.  
  830.       Once this routine has gone through the entire database (this will
  831.       take some time, again depending on your systems capabilities), you
  832.       will be given a screen summary detailing what bundle groups and sack
  833.       groups were created, and how many are contained in each.  You will
  834.       finally be asked if you want a printout of this information.  I have
  835.       found that the Post Office appreciates such a printout when you
  836.       present them with your bulk mail request.
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.          HAMFEST version 2.0                                       [ 7.1 ]
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.                     D e l e t e    O l d    E n t r i e s
  865.                     -------------------------------------
  866.  
  867.  
  868.  
  869.       This routine allows you to purge your database of people/vendors who
  870.       have not attended in a number of years.  This should only have to be
  871.       run once a year, just PRIOR to bulk mail sorting and mailing label
  872.       printing.
  873.  
  874.       First you will be asked to input the year which is to be deleted.
  875.  
  876.       Most hamfests keep a name on their list for 2 or 3 years after the
  877.       last attendance. (ie: if this is 1991, you may want to purge those
  878.       records with the year field containing an 8, indicating that person
  879.       last attended in 1988).
  880.  
  881.  
  882.       HAMFEST will then ask if you want the corresponding vendor year (in
  883.       this case I) deleted at the same time.  In most cases, you will want
  884.       to do both.  Just answer Y(es) or N(o).
  885.  
  886.  
  887.       HAMFEST will then go through the entire database marking those
  888.       records with the specified year (in this case either 8 or I) for
  889.       deletion.
  890.  
  891.  
  892.       Finally, you will be told how many were marked, and asked if you
  893.       want those marked records actually deleted.  Answering YES to this
  894.       question (and to the failsafe "are you sure?") will cause HAMFEST
  895.       to then go through the database deleting the marked records.  Once
  896.       completed, HAMFEST will tell you how many were deleted before
  897.       returning to the main menu.
  898.  
  899.  
  900.       If you select NO, meaning that you've changed your mind and don't
  901.       want to actually delete these records, HAMFEST will return the
  902.       database to it's original condition, with no records marked.
  903.  
  904.       You can use this function to find out how many records there are
  905.       for a particular year.  Just have HAMFEST mark them, tell you how
  906.       many it marked, and then say NO to the final delete question.
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.          HAMFEST version 2.0                                     [ 8.1 ]
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.                          P r i n t i n g   L a b e l s
  931.                          -----------------------------
  932.  
  933.       This module will print standard 3 1/2 inch by 7/8 inch mailing labels,
  934.       1, 2 or 3 across the page.  You will be able to select either the
  935.       attendees only, the vendors only or the entire (combined) database.
  936.       Please note that the bulk mail sort does the entire database, and if
  937.       you now select just a portion, the BUNDLE and SACK sort groups will
  938.       not be correct.  It is HIGHLY RECOMMENDED that you print labels using
  939.       the entire database.  Besides, your vendors may want a flyer to put up
  940.       in their place of business.
  941.  
  942.       Your attendee or combined mailing label will look like this:
  943.  
  944.                           WB8HQS  BUNDLE:46805   SACK:468O5
  945.                           DON GAGNON
  946.                           2805 NORDHOLME AVENUE
  947.                           FORT WAYNE          IN
  948.                                       46805-1099
  949.  
  950.  
  951.       While each vendor mailing label will look like this:
  952.  
  953.                           BUNDLE:46805   SACK:46805
  954.                           HAM QUALITY SOFTWARE
  955.                           2805 NORDHOLME AVENUE
  956.                           FORT WAYNE          IN
  957.                                       46805-1099
  958.  
  959.  
  960.       The selections HAMFEST will require you to make are:
  961.  
  962.          (1). To print in order of the zip code or the BUNDLE & SACK fields.
  963.  
  964.          (2). How many labels across the page you want to print (1,2 or 3).
  965.  
  966.          (3). To print labels for attendees only, vendors only or combined
  967.               (the entire database).
  968.  
  969.       Each printing session will be started by printing five rows of
  970.       asterisks for you to align the labels with.  You may have to do this
  971.       several times to finally get the proper alignment.  After each set
  972.       of asterisks, you will be asked if you want more.  When you say no
  973.       more asterisks, your mail label printing will begin.
  974.  
  975.       At this point, the only way to stop the printer before it is finished
  976.       is to shut it off, at which point you must restart the entire process.
  977.       There presently are no provisions for restarting at a particular point
  978.       in the database, but that feature may be added in the future if there
  979.       are enough requests to do so.
  980.  
  981.       Advanced users familiar with dBase can use the .DBF and .LBL files to
  982.       perform this restart manually if they so desire, they you will have
  983.       to create a new index file, as the .NTX files used by Clipper are not
  984.       compatible with dBASE.
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.       HAMFEST version 2.0                                           [ 9.1 ]
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.        M o d i f i c a t i o n s   a n d   F i l e   S t r u c t u r e s
  997.        -----------------------------------------------------------------
  998.  
  999.       The main HAMFEST.EXE file cannot be modified in any way.  It is a
  1000.       completely self-contained executable program, which has been compiled
  1001.       to machine code.
  1002.  
  1003.       You can however modify the database file and any of the label format
  1004.       files.  The .DBF file can be used with dBase, but it should be much
  1005.       easier to use HAMFEST for all database updates.  The label formats         
  1006.       can be modified by using the "modify label HF1" (or HF2 through HF6)       
  1007.       command from the Dbase dot prompt.
  1008.  
  1009.       I have found that using a printer with non-adjustable tractor feeds
  1010.       (for page width) can be a problem, depending on how your tractor fed
  1011.       labels line up.  You may have to find a unit that lets you adjust the
  1012.       tractor feed sprockets at both sides of the page.
  1013.  
  1014.  
  1015.           The structure of the database file, HF.DBF is as follows:
  1016.  
  1017.                       Field Name   Field Type     Width
  1018.                       ------------ -------------- -----
  1019.                       FNAME        Character      10
  1020.                       LNAME        Character      25
  1021.                       ADDRESS      Character      24
  1022.                       CITY         Character      20
  1023.                       STATE        Character       2
  1024.                       ZIP          Character       5
  1025.                       ZIP_EXT      Character       4
  1026.                       Y            Character       1
  1027.                       CALL         Character       6
  1028.                       SACK         Character       5
  1029.                       BUNDLE       Character       5
  1030.                                                  ---
  1031.                                                  108
  1032.  
  1033.  
  1034.       These are the files you will get after unarchieving HAMFEST.ZIP
  1035.  
  1036.       File Name     Size    Date   Time   Purpose
  1037.       ------------ ------  ------- ------ ---------------------------------
  1038.       HAMFEST.EXE  217402  1-15-92 12:00  Main program file
  1039.       HAMFEST.DOC   43322  1-15-92 12:00  This manual
  1040.       READ_ME.1ST    1794  1-15-92 12:00  Information batch file
  1041.       HF.DBF         4562  1-15-92 12:00  The "seed" database
  1042.       HF1.NTX        5120  1-15-92 12:00  The last name index
  1043.       HF2.NTX        2048  1-15-92 12:00  The call index
  1044.       HF3.NTX        4096  1-15-92 12:00  The zip code index
  1045.       HF1.LBL        1034  1-15-92 12:00  1 label wide general label format
  1046.       HF2.LBL        1034  1-15-92 12:00  2 label wide general label format
  1047.       HF3.LBL        1034  1-15-92 12:00  3 label wide general label format
  1048.       HF4.LBL        1034  1-15-92 12:00  1 label wide vendor label format
  1049.       HF5.LBL        1034  1-15-92 12:00  2 label wide vendor label format
  1050.       HF6.LBL        1034  1-15-92 12:00  3 label wide vendor label format
  1051.       CONVERTR.EXE  95551  1-15-92 12:00  Self extracting V1.2 converter
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.       HAMFEST version 2.0                                         [ 10.1 ]
  1056.