home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Computer Buyer 1995 September / C_BUYER.ISO / winshare / colwin / colwin1.exe / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-01-01  |  30KB  |  714 lines

  1.  
  2.                          Collect! for Windows
  3.                         
  4.                         Version 1.0 Test Drive
  5.  
  6.                           Operation Manual 
  7.  
  8.                   Copyright 1993 Alston Software Labs 
  9.  
  10.  
  11. I. INTRODUCTION
  12.  
  13. Collect! is a part database, part spreadsheet hybrid for collectors
  14. of all interests. Webster's Dictionary defines a collector as "one
  15. who collects as a hobby or investment." The simple database part of
  16. Collect! will satisfy the hobbyist while the spreadsheet part will
  17. allow an investment minded collector to quickly assess any part of
  18. any collection.
  19.  
  20. We originally produced Collect! for DOS (text mode) and followed this
  21. with a VGA-only version in 1991. We were asked by a collector to make
  22. the original because this person found that there was no single tool
  23. made specifically for collectors. What existed at the time was either
  24. generic database products or simplistic "one collection only" programs
  25. available via shareware -- and none of these had (or have) anything 
  26. for the investor. Our original charter was to produce a program that 
  27. would work with ANY sort of collection...
  28.  
  29. We'd like to think that we met the objective. Not only has Collect!
  30. proved to be quite popular, it has received rave reviews in the press 
  31. and has been rated as "Excellent" by more shareware vendors than we 
  32. even knew existed when we started. Here's a quote:
  33.  
  34. "...a well thought out program loaded with incredible power, yet simple
  35. to learn and easy to use." -- Shareware Magazine  (March/April 1993)
  36.  
  37. It was also nominated for the "BEST HOME/HOBBY" category (one of three 
  38. programs, NONE of which besides Collect! was oriented to collectors) for 
  39. the 1993 Shareware Industry Award. In short, is HAS been recognized by 
  40. many in the software industry as being excellent quality. Now we would 
  41. like to introduce the bigger, smarter brother -- Collect! for Windows. 
  42.  
  43. Collect! for Windows offers many advantages over its' DOS counterpart,
  44. and takes full advantage over the Windows environment to bring you the
  45. best possible collector's tool.
  46.  
  47.  
  48.  
  49. II. TEST DRIVE INSTALLATION
  50.  
  51. We would prefer to work with a full Windows installer, but in so doing
  52. the size of the program would exceed 360k. Even in today's world, the
  53. average disk vendor (which is how many of you will see this) works with
  54. a 360k disk image size. Also, even though 9600 BAUD modems are popular
  55. the most common speed is still 1200 or 2400. Size limits ARE real, and
  56. we tried to keep the program minimally sized -- we wanted you to be able
  57. to get hold of the program on one disk or one download file so that the
  58. price you pay to get and run the program is minimal. The tradeoff is 
  59. that you have to do some installing yourself. Remember you can always
  60. call us at (209) LAB - 8666 if you run into a problem. Of course, the
  61. registered version doesn't have distribution constraints, so when you
  62. purchase Collect! it DOES have a full installer.
  63.  
  64. Here's what you do:
  65.  
  66. Unpack the archive file in a separate directory. Take the *.VBX files 
  67. and any *.DLL files and place them in your WINDOWS\SYSTEM directory. 
  68. Most of you have this on drive C:. An example? Sure? Let's say that you
  69. have put a copy of the ZIP file in D:\Collect.
  70.  
  71. D:\Collect> copy *.vbx c:\windows\system
  72. D:\Collect> copy *.dll c:\windows\system
  73.  
  74. (Start Windows)
  75.  
  76. D:\Collect> win
  77.  
  78. Once windows is started, open the FILE menu in the PROGRAM MANAGER.
  79. Select NEW. Select PROGRAM ITEM, choose OK. Enter the following:
  80.  
  81. Description:   Collect!
  82. Command Line:  CW.EXE
  83. Directory:     D:\Collect  <----- in keeping with our example!
  84. Shortcut Key:  (none)
  85.  
  86. Select OK. Collect will now be installed, and you can double-click the
  87. icon to start as you would any other program.
  88.  
  89.  
  90.  
  91. III. GETTING STARTED
  92.  
  93. To understand Collect!, we'll need to discuss three concepts that are the
  94. core of it's operation. Even if you are an advanced user, don't skip this
  95. section -- there are some interesting twists applied here...
  96.  
  97. A) Databases
  98.  
  99. A database uses the concept that information will always follow a given 
  100. format.  This format breaks down the individual pieces of information 
  101. into blocks called "fields." Each group of FIELDS is called a "Record."  
  102. As a 'for instance', take the case of a mailing list:
  103.  
  104.  
  105.                    /       Name         <--- One Field
  106.                   |        Street
  107.       1 RECORD   <         City
  108.                   |        Zip
  109.                    \       Phone
  110.  
  111.  
  112. The above constitutes a RECORD. Each line of information is a FIELD. In 
  113. the case of a mailing list, the database uses the same format for each 
  114. and every RECORD, although the information in each FIELD will change 
  115. depending on the RECORD viewed. A Rolodex (tm) is a database.
  116.  
  117. Collect!'s information is likewise broken down into the same type of 
  118. format. Take a look at a possible scenario that would appeal to a Movie
  119. buff:
  120.  
  121.                        RECORD EXAMPLE: (Movies Database)
  122.  
  123.  
  124.        Title                  <---- 1 FIELD
  125.        Star #1
  126.        Star #2
  127.        Director
  128.        Producer                     
  129.        Studio       
  130.            MPAA Rating
  131.            Type of Movie
  132.  
  133.  
  134. In this case we have organised the fields such that taken together,  
  135. they describe ONE movie. Each individual movie uses one RECORD of 
  136. information.  In  Collect!, these fields are user-programmable such 
  137. that you can name these anything you require.
  138.      
  139. B) Spreadsheets
  140.  
  141. A spreadsheet uses the concept of a two - dimensional (X/Y) grid:
  142.  
  143.  
  144.         1      2      3       4       5       6       7
  145.  
  146.       A                  50000      SALARY
  147.  
  148.       B                  40000      TAX
  149.  
  150.       C
  151.  
  152.       D
  153.  
  154.       E                  10000 (A3 - B3)  PAY
  155.  
  156.  
  157. The way it works is this: each coordinate, such as A1, D4, etc., is 
  158. referred to as a cell. Each cell can have data, or more importantly, a 
  159. FORMULA. For instance, A3 may contain your SALARY. B3 may contain your 
  160. TAXES. E3  could contain a  FORMULA such as (A3 - B3) to indicate your 
  161. BRING HOME PAY. Then again, maybe you really DON'T want to know these 
  162. things...
  163.  
  164. In Collect!'s case, some data is like that of a spreadsheet: it is 
  165. generated by the program, and is based on a series of formulas.
  166.  
  167.  
  168.     FILE VALUE    --  The total value of items in this data file
  169.     PAID OUT      --  How much you paid for items in this data file
  170.     PCTG of FILE  --  The relationship between the value of THIS
  171.                   item (that which is in the record shown on the
  172.                   screen) and the entire file
  173.     PCTG CHANGE   --  How much the value changed (of this item)
  174.               relative to how much was paid
  175.     AMT of CHANGE --  The DELTA ( value minus price)
  176.  
  177.  
  178. More importantly, this is data you can SEARCH for with Collect! to 
  179. modify your search patterns. This data, since it will change from 
  180. record to record, is DYNAMIC. Dynamic data can be very useful in
  181. searching: say, for instance, that as part of your search you need to 
  182. see items that increased in value by $40.00  since you originally 
  183. bought the item. This search pattern would then include the  PRICE 
  184. CHANGE  dynamic data field.
  185.  
  186. C) Templates
  187.  
  188. A template is little more than a how a series of fields fit together
  189. for a particular collection. Movie collectors may want to record the
  190. DIRECTOR, and this fits into a movie catalogue, but a STAMP collector
  191. has no need for a director. In Collect!, there is a series of 8 fields
  192. that you can define the name, purpose, and data type. Is this text, or
  193. is this a number? There is also a pick list that you can use. The pick
  194. list is a very powerful item in a data management tool. Rather than type
  195. in redundant information record after record, a pick list simplifies
  196. common data entry and keeps spelling error minimised. Take a look at a
  197. sample file or two (provided on the distributon disk) to see how pick
  198. lists are implemented. Essentially, the pick list is the definitive
  199. categorization for any collection. In VIDEOS, for instance, we used this
  200. to define the movie genre: Western, Comedy, Drama, etc. In MUSIC we set
  201. this up to define the TYPE OF MUSIC: Classical, Country, Rock, etc. 
  202.  
  203. It's not required to use all available fields, either. The important 
  204. thing to know is that the template can be set up easily by YOU to work
  205. with the type of data you need.
  206.  
  207. To summarize, Collect! is a hybrid program -- part database, and part 
  208. spreadsheet. The database qualities help you keep organised records, 
  209. whereas the spreadsheet qualities help you get a good financial 
  210. understanding of your collected items. Templates are used to create the
  211. database categories.
  212.  
  213.  
  214.  
  215. IV. MORE THEORY AND OTHER NOTES
  216.  
  217. Print Mask:
  218.  
  219. Collect! uses a PRINT MASK at any time data is printed. Simply put, the 
  220. print mask allows you to select what does and what does not get printed. 
  221. This is useful for a variety of purposes, such as printing a catalogue
  222. but omitting the PRICE PAID field so that prying eyes don't know what
  223. was paid for an item. Also, since Collect! stores pictures as well, you
  224. may not want a catalogue full of pictures. Manipulating the print mask
  225. is very simple: when you get the print mask setup window, just click the
  226. check box next to fields whose information is NOT to be printed.
  227.  
  228. Addendum Files:
  229.  
  230. Collect! allows you to append pictures and text (and sound, in the 
  231. registered version) to EACH record. This is information that is too big
  232. to try to put ALL of the possible pictures in memory at once. Addendum
  233. files are simply filenames that you specify that hold any information
  234. about a given item. You can see the use of these in some of the example
  235. files. Each record stores the addendum filename that is germane to that
  236. record, and each one actually used should be unique.
  237.  
  238. In actual practice, the use of these make Collect! more flexible than
  239. you may realise. For instance, one company uses it to maintain a visual
  240. parts inventory. The addendum files are used to hold a picture of each
  241. part and any text (such as painting or assembly instructions) that is
  242. pertinent. The sample MUSIC datafile uses the text portion to maintain
  243. a list of songs available on each record listed. The sample PROGRAMS  
  244. datafile uses the picture portion to contain a screen shot of each 
  245. program. 
  246.  
  247. Each text addendum can hold up to 30k of data, and it can be imported
  248. from other applications. The data itself can be letters, instructions,
  249. lists, and so on. 
  250.  
  251.  
  252. RAM Based Data:
  253.  
  254. Collect! is RAM based, meaning that most all operations are carried out 
  255. in the fastest possible manner. Most data management products use the 
  256. disk as the file source and read data from the file as needed. This can 
  257. be slow, and more importantly, it is difficult to get a conventional 
  258. database to  derive relationships from the various fields. Collect! uses 
  259. relationships between a price paid for something and the current value of 
  260. it, for example, to derive appreciation. This can be calculated quickly
  261. by Collect! since all of a data file fits into memory, and not by doing
  262. a read on every disk based data record. Data that is derived is called
  263. DYNAMIC data, since it is based on a relationship and NOT something that
  264. you have entered into a record. This is how Collect! can search for many
  265. items at the same time (i.e. a complex search) and still do it quicker
  266. than anything else out there.
  267.  
  268. The offset to this is a record per file limit of 5000 records. While on
  269. the surface this sounds like a low amount, in practice it is more than
  270. enough to work with the AVERAGE collection. Since Collect! can work with
  271. an unlimited number of files, we've put a lot of emphasis on the ability
  272. to manage these properly.
  273.  
  274. File Management:
  275.  
  276. Above we talked about the speed of Collect! searches. These can be quite
  277. complex, using matching, inequality (i.e. less than or more than), or
  278. range. Once you find your data, what do you do with it? For starters, 
  279. you can remove it from the present file and place it into another, and 
  280. you can append a copy to another file. Here's why: let's say that you
  281. collect lots of antique items, but lately you've taken a special interest
  282. in old jewelery. Well, you can keep these in your present data file and 
  283. search for them all the time, or you could search once and MOVE the
  284. items of interest into a completely separate file. Now you have two data
  285. files -- the original, which contains your entire collection data, and 
  286. the new one, which now contains your special interests.
  287.  
  288.  
  289.  
  290. V. OPERATING
  291.  
  292. As you start up Collect!, note that the screen is divided into logical
  293. areas. To the left is "Contents of This Record" and it includes a series
  294. of default data fields. The black-labeled fields are the ones you can
  295. modify or define, and the red-labeled fields are built-in and cannot be
  296. changed. To the upper right you'll see an area that will tell you about
  297. the current file (if any) such as what template is being used, how many
  298. records are in this file, and what record number is currently shown. 
  299.  
  300. Underneath this is a scroll bar; this is used to move the view from 
  301. record to record. 
  302.  
  303. The Add and Delete buttons are used to Add and Delete complete records.
  304.  
  305. Beneath these buttons are four pushbuttons with icons:
  306.  
  307. Graphics -- this will show any picture file associated with the record
  308. that is on screen at the time. There MUST be a valid DOS filename in the
  309. RED "Addendum Name" field.
  310.  
  311. Text -- this will show any text file associated with the record that is
  312. on screen at the time. There MUST be a valid DOS fielname in the RED
  313. "Addendum Name" field.
  314.  
  315. Statistics --  this is used to access and view statistical information.
  316.  
  317. Clipboard -- this is used to temporarily hold information from a record
  318. (by copying) so that you can do less typing by duplicating it (pasting)
  319. into an empty record.
  320.  
  321. The upper right of the screen has a small scroll bar that as you change
  322. it, sequences through some of the possibilities of common collections
  323. that Collect! can work with. This was done for one reason -- to show 
  324. that Collect! is good for a lot more than the examples we had room for.
  325.  
  326. The following is the instructions for the main menu. The convention used
  327. here is the menu item, a separator, and the subitem. An asterisk (*) will
  328. alert you to any notes.
  329.  
  330.  
  331. The menu follows standard Windows conventions, including the use of
  332. accelerator (shortcut) keys. Items that include an ellipses (...) 
  333. will bring up another window.
  334.  
  335. FILE
  336.  
  337. The file menu allows you to create, open, save, print, and rename data
  338. files, and EXIT the program.
  339.  
  340. FILE | NEW -- allows you to create a new data file from scratch. You will
  341. need to choose the template used from the file dialog box. 
  342.  
  343. FILE | OPEN -- shows you a file dialog so that you can choose a file to
  344. open. 
  345.  
  346. FILE | SAVE -- saves an opened data file.
  347.  
  348. * if OPTIONS | FILE BACKUPS MADE has been checked, a backup file of the
  349. same data will be written to the disk as FILENAME.BAK
  350.  
  351. FILE | SAVE AS -- allows you to save the open data file to disk under
  352. another name.
  353.  
  354. * if OPTIONS | FILE BACKUPS MADE has been checked, a backup file of the
  355. same data will be written to the disk as FILENAME.BAK
  356.  
  357. FILE | EXPORT -- writes the open data file to the disk as a comma
  358. delimited ASCII file readable by a database or spreadsheet program. 
  359. An extension of *.CSV will be appended; it will write as FILENAME.CSV
  360.  
  361. FILE | PRINT
  362.  
  363. FILE | PRINT | CURRENT RECORD -- prints the record shown on screen, using
  364. the print mask.
  365.  
  366. FILE | PRINT | ALL RECORDS -- prints the entire data file, using the print
  367. mask. 
  368.  
  369. FILE | PRINT | LAST SEARCH -- when enabled, this will print all items 
  370. found in the last search that was made using the print mask.
  371.  
  372. FILE | EXIT -- Quits Collect!
  373.  
  374.  
  375. EDIT
  376.  
  377. The edit menu is only active when either the TEXT or GRAPHICS addendum
  378. window is active. The top seven items pertain to TEXT operations, and
  379. the bottom three apply to graphics-only operations. Note that the menu 
  380. items are disabled when they are not pertinent. For instance, PASTE 
  381. will be grayed out (disabled) if there is no text in the Windows 
  382. Clipboard to paste with. Text operations are Windows standard, i.e. 
  383. selecting, etc. If you do not know how to select text in Windows, please 
  384. refer to your Windows 3.x operation guide.
  385.  
  386. EDIT | UNDO -- this will "undo" a previous CUT or DELETE operation, and
  387. acts as an "oops" selection for unintentional deletions. 
  388.  
  389. EDIT | COPY -- this will copy any selected text to the Windows 
  390. Clipboard.
  391.  
  392. EDIT | CUT -- this will copy any selected text to the Windows Clipboard
  393. and remove it from the screen.
  394.  
  395. EDIT | PASTE -- this will take text from the Windows Clipboard and place
  396. it into the text window at the cursor position.
  397.  
  398. EDIT | DELETE -- this will remove text from the screen. You can change
  399. your mind and choose UNDO to reverse the operation, but deleted text
  400. does NOT go to the Windows Clipboard.
  401.  
  402. EDIT | IMPORT TEXT -- this allows you to read a separate text file and
  403. add the contents to the text window. The File Open dialog will default
  404. to the "*.TXT"  extension (in keeping with Windows Notepad conventions) 
  405. but it will read in ASCII text using any oher extension.
  406.  
  407. EDIT | SAVE TEXT -- saves the text in the text window to the file 
  408. specified by the "Addendum Name" data field. NOTE: COLLECT! DOES NOT
  409. AUTO-SAVE TEXT OR GRAPHICS ADDENDA FILES. THESE **MUST** BE SAVED BY
  410. USING THE "SAVE TEXT" OR "SAVE GRAPHIC" MENU ITEMS. 
  411.  
  412. EDIT | IMPORT GRAPHIC -- See IMPORT TEXT above. The default extension
  413. for importing graphics files is *.BMP, but files of WMF, RLE, or ICO
  414. format can also be read.
  415.  
  416. EDIT | COPY GRAPHIC -- allows you to copy any graphic in the window
  417. to the Windows Clipboard.
  418.  
  419. EDIT | SAVE GRAPHIC -- See SAVE TEXT above. Same rules.
  420.  
  421.  
  422. FIND
  423.  
  424. The FIND menu caters to searching operations. It allows you to bring
  425. up the search window, and after a search is made, manipulate the data.
  426. Menu items are disabled (grayed out) if they cannot be used. 
  427.  
  428. FIND | NEW SEARCH -- brings up the SEARCH window.
  429.  
  430. FIND | COPY TO EXISTING FILE -- this allows found data to be copied 
  431. from the open data file into another existing data file. You will need
  432. to pick a filename from the file dialog box that appears.
  433.  
  434. **IMPORTANT**
  435.  
  436. Collect! does not check to see if the file you are copying data to 
  437. uses the same template as the currently open file. It is up to you 
  438. and your file naming practice to put data into similar files.
  439.  
  440. FIND | COPY TO NEW FILE -- this will allow you to name a new data file,
  441. and Collect! will create it and copy the found data into it. It also 
  442. causes the new file to use the same template as the currently opened
  443. file.
  444.  
  445. FIND | EXPORT -- this creates a comma delimited ASCII (*.CSV) file 
  446. that can be read by database and spreadsheet products. You will be 
  447. asked to provide a name for the new file, and Collect! will append 
  448. the extension for you. The file on disk will be FILENAME.CSV.
  449.  
  450. FIND | MOVE TO EXISTING FILE -- 
  451. AND
  452. FIND | MOVE TO NEW FILE -- 
  453.  
  454. See COPY TO EXISTING / NEW FILE above. The difference between COPY and
  455. MOVE is that MOVE will remove the data from the opened file and place 
  456. it into the EXISTING or NEW file (whichever was specified.) COPY simply
  457. places a copy of the data into the file and leaves the data in the 
  458. oringinal opened file intact.
  459.  
  460.  
  461. OPTIONS
  462.  
  463. The OPTIONS menu allows you to edit and create templates, edit the 
  464. CONDITION file, specify file writing and printing options, and set
  465. up the print mask.
  466.  
  467. OPTIONS | EDIT TEMPLATE -- this brings up a file dialog allowing you
  468. to choose an existing template to edit. See TEMPLATE EDITOR.
  469.  
  470. OPTIONS | CREATE NEW TEMPLATE -- this will bring up a dialog to create
  471. a new file name before bringing up the edit template window. See
  472. TEMPLATE EDITOR.
  473.  
  474. OPTIONS | EDIT CONDITION FILE -- this will bring up the Edit Condition
  475. window.
  476.  
  477. OPTIONS | FILE OVERWRITE CHECKING -- when on: this is used when you are
  478. writing an addendum file to disk. When saving, the disk is checked to 
  479. see if another file of the same name exists. If so, you will be asked
  480. if you wish to overwrite the file. When this is off, addendum files are
  481. written to disk without checking first.
  482.  
  483. * This is an option that is TRUE or ON when checked.  
  484.  
  485. OPTIONS | FILE BACKUPS MADE -- when on: when data files are saved to
  486. disk, this will create a new file on disk that is a duplicate of the
  487. original. The extension *.BAK is used. 
  488.  
  489. * This is an option that is TRUE or ON when checked.
  490.  
  491. OPTIONS | PRINT USING MASK -- when on: enables use of the PRINT MASK.
  492.  
  493. * This is an option that is TRUE or ON when checked.
  494.  
  495. OPTIONS | SET UP MASK -- this brings up the PRINT MASK SETUP window.
  496.  
  497.  
  498. HELP
  499.  
  500. This menu allows you to access the online help, print this manual, and
  501. place an order for the enhanced version.
  502.  
  503.  
  504. HELP | TOPICS -- brings up the online help window.
  505.  
  506. HELP | PRINT MANUAL -- prints this manual.
  507.  
  508. HELP | ORDER INFO -- brings up the order form window.
  509.  
  510. HELP | ABOUT -- about this program.
  511.  
  512.  
  513.  
  514. VI.  TEMPLATE CREATION USING THE TEMPLATE EDITOR
  515.  
  516. In the template editor there are eight fields and a pick list. Each of
  517. these are defined by you. The fields can be either TEXT or NUMERIC 
  518. depending on which option you choose for each field. The text window
  519. inside each frame is for you to give the field a name. This name should
  520. be as descriptive as possible, and can be up to 35 characters long. If
  521. a name is over 35 characters long, you won't be able to save the file.
  522.  
  523. The pick list is for entering the primary categorization of the item
  524. that the template is about. By all means look at the supplied sample
  525. files to see how this is done. The purpose of the list is to keep the
  526. entry of your collection data simple. It also serves another purpose:
  527. you cannot misspell something chosen from a list when searching.
  528.  
  529. Adding to the list is simple: just type what you want it to say in the
  530. text box above the list, and choose ADD. The new item will be added to
  531. the bottom of the list. Deleting a list item is also simple: choose the 
  532. item from the list to delete so that it shows up in the list box window, 
  533. and choose DELETE.
  534.  
  535. When you are done editing or creating the template, choose SAVE.
  536.  
  537.  
  538.  
  539. VII. EDITING THE CONDITION FILE
  540.  
  541. The condition file is a group of items in a pick list. This is something
  542. used by all collections, (i.e. GLOBAL) so you don't have an individual
  543. file for each collection type as with the template pick list. The idea 
  544. is that part of the criteria for collections is recording the overall
  545. state or condition for each object. Some collectors use a numeric scale
  546. like 1 - 10, others use text like POOR / FAIR / GOOD. You'll need to 
  547. decide what sorts of condition criteria your collection uses. 
  548.  
  549. In addition, some collections (those that are catalogued but don't 
  550. necessarily require a condition to be noted) can use this file for other
  551. purposes. For instance, we added a 5 star rating system so that the 
  552. sample VIDEOS data file could use this to rate movies. The CONTACTS
  553. data file uses this to rate prospective clients. 
  554.  
  555. It's up to you to determine what suits your needs, and hopefully we've
  556. given you enough ideas to get started... and remember, you can certainly
  557. add the condition criteria for multiple types of collections without
  558. bogging it down. The whole idea is to make it EASY to enter data.
  559.  
  560. When in the condition editor: to add an entry to the list, type it in
  561. the text box above the drop down list. Click ADD. The new entry will
  562. be appended to the bottom of the list. To delete, choose the list item
  563. so that it is in the drop down list window. Click DELETE.
  564.  
  565. When you are done editing the list, choose SAVE.
  566.  
  567.  
  568.  
  569. VIII. SETUP AND USE OF THE PRINT MASK
  570.  
  571. In the Print Mask window, you are shown a list of the available fields
  572. next to check boxes. To prevent this item from being printed, simply
  573. click the check box (an "x" will appear in it.) You can also click it 
  574. again to uncheck it if you change your mind. The CLEAR button will 
  575. uncheck all fields thus allowing EVERYTHING to get printed. The DEFAULT
  576. button will check the PRICE PAID, PICTURE, and COMMENT TEXT items. OK
  577. will accept all entries and close the window.
  578.  
  579. Notes:
  580.  
  581. Printing picture files takes time, and a new page of paper is always
  582. used (to place the picture in the desired position. Likewise, printing
  583. the text addenda files also takes more time. These items default to NOT
  584. being printed since they are usually not used when creating a general
  585. catalogue.
  586.  
  587.  
  588.  
  589. IX. SEARCHING
  590.  
  591. In the search window, the fields have a check box next to them. Clicking
  592. a check box will tell Collect! that a search can be made. This brings up
  593. a CRITERIA window that allows you to enter the data to sarch for. If the
  594. field is numeric, you can search for MATCHING values, values LESS THAN or
  595. GREATER THAN what you entered, or you can enter 2 values to initiate a
  596. search for range: GREATER THAN the first value, and LESS THAN the second.
  597. Text fields and lists are searched for MATCHING values only. If it is a
  598. text field, the other options are disabled in the criteria window. Note
  599. the IGNORE CASE check box: this will allow you to specify whether the
  600. search should look for text EXACTLY as you typed it, or if it should
  601. ignore letter capitalizing. When you are done filling in the values to
  602. look for, just choose OK to close the criteria window.
  603.  
  604. All fields can be searched and the same process takes place on each one.
  605. If you choose a check box that has already been marked, this has the effect
  606. of clearing it. Just choose it again to re-enter a new search criteria.
  607.  
  608. If you choose the CLEAR button, all fields are forced into the unchecked
  609. state and any search criteria is erased. If you choose the SEARCH button,
  610. a search will be made through the data file on the checked fields.
  611.  
  612. Choosing DONE will close the window, but not erase it -- if you re-open
  613. the window, it will be as you left it. This way you can either close or
  614. minimize the window (and place it on the desktop) and not lose any data.
  615.  
  616. When a search is made, Collect! calculates the number of records found and
  617. shows them in the window. A scroll bar will appear that will allow you to
  618. scroll through the found records -- these will show up in the Collect!
  619. main window. As you scroll through, the main window scroll bar also changes
  620. to show a relative file position.
  621.  
  622. You can switch back and forth between the windows as desired, and operate
  623. either scroll bar at any time. Just remember that the one in the search
  624. window scrolls only through records found in the search.
  625.  
  626. See the description of menu operations about how to take found data and
  627. copy or move it from the current file.
  628.  
  629.  
  630.  
  631. X. MISC. NOTES
  632.  
  633. The HELP and SEARCH windows can be minimized and placed on your desktop.
  634. This allows you to do whatever you like and have relatively instant
  635. access to the online help or search mode.
  636.  
  637. There is some other hints and tips in the online HELP section. The HELP
  638. section is intended as a idea guide as well as plain help.
  639.  
  640.  
  641.  
  642. XI. SO WHAT DO I GET IF I BUY THIS?
  643.  
  644. This evaluation version of Collect! is pretty powerful, but there's other
  645. stuff you can get when you buy it:
  646.  
  647. 1. Sound Files -- yes, not only can you work with graphics and text in
  648. Collect!, you can also add sound. Now you can add voice and music where
  649. it's appropriate to do so: a MUSIC datafile, for instance.
  650. 2. Printing Enhancements -- we're talking customised headers, the ability
  651. to create and print statistics and GRAPHS, and more.
  652. 3. Text Files  -- fonts and text sizes to increase readability.
  653. 4. Windows Help -- Real Windows hypertext help.
  654. 5. DRAG AND DROP -- you'd be surprised at how fast Collect! can be when
  655. using drag and drop techniques to erase fields or records.
  656. 6. Maskable Clipboard -- allows you to be more selective with data transfer
  657. between records.
  658. 7. Directory Control -- allows you to work in multiple directories so that
  659. you are even better organised.
  660. 8. File Sort Utility -- allows you to sort data files on any field, and in
  661. ascending or descending order.
  662. 9. Printed Manual -- never hurts to have documentation!
  663. 10. Discounts on other Alston Software Labs products.
  664. 11. The LATEST version, which may be enhanced beyond what's listed.
  665.  
  666.  
  667.  
  668. XII. SHAREWARE, DISCLAIMERS, AND CONTACT INFO
  669.  
  670. Shareware:
  671.  
  672. Shareware isn't a type of software, it's a marketing method. Companies
  673. like us allow BBS's and disk vendors to make an honest dollar getting
  674. easy to use, top quality software into your hands for as little as 
  675. possible. They help us with the marketing. This software is copyrighted
  676. material, just like software that you get off the shelf at the store.
  677. Typically, shareware is but one avenue of marketing. Our company, Alston
  678. Software Labs, markets via shareware AND retail channels, for instance.
  679. Many of our creative urges don't quite fit the mold of mass-market
  680. merchandising, and sometimes we create stuff that only a very small 
  681. market segment would like. And sometimes we'd rather not deal with all
  682. of the marketing gurus, and just make the software what we think it 
  683. should be... and most of all, shareware allows us to be in contact with
  684. YOU, the customer, directly.
  685.  
  686. How this works is quite simple: you have an implicit license to EVALUATE
  687. Collect! for a reasonable period of time (up to 45 days) to see if it
  688. meets your needs. If you want to use it beyond this time, you'll need to
  689. order the registered version, which gives you a license to use it. If
  690. you don't want to register it, you'll need to remove it from your system.
  691.  
  692. Disclaimer:
  693.  
  694. Alston Software Labs makes no claim or warranty whatsoever as to the
  695. fitness or suitability to purpose of Collect!
  696.  
  697. Contact Information:
  698.  
  699. Alston Software Labs
  700. 1320 Standiford Ave #242
  701. Modesto CA 95350
  702. Tel (209) LAB - 8666
  703. FAX (209) 522 - 8666
  704.  
  705.     (800) 959 - 6298 Orders Only
  706.  
  707. Compuserve: 76040,2247
  708. GEnie     : G.ALSTON5
  709. Internet  : 76040.2247@compuserve.com
  710.  
  711. Collect! and this manual copyright 1993 Alston Software Labs
  712.  
  713.  
  714.