home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Dr. Business / DR_BUSINESS.BIN / CG07.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-11-04  |  22KB  |  593 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                           Chapter 7 - Local Securities
  5.  
  6.  
  7.  
  8.        The  Local  Security  Table,  brought  up  from  the  Main  Menu, shows
  9.    information  for  each  local  security  in  the  current  portfolio,  with
  10.    securities listed alphabetically  by symbol. The values displayed for  each
  11.    security:
  12.  
  13.    o The local security Symbol. An * is displayed next to it if a comment has
  14.      been recorded and the user setting to flag such records is set.
  15.  
  16.    o Global  security  name,  plus (IRA)  if  you  specified  that the  local
  17.      security was tax exempt.
  18.  
  19.    o Average price paid for shares owned.
  20.  
  21.    o Last price and last price date.
  22.  
  23.    o Current number of open Shares.
  24.  
  25.    o Current Yield.
  26.  
  27.    o Cost of the open shares.
  28.  
  29.    o Current Value of the open shares.
  30.  
  31.    o Current open share Gain/Loss amount and percentage.
  32.  
  33.    Also, portfolio totals are displayed at the bottom of the screen for:
  34.  
  35.    o The total Yield, which is the average yield of all active securities.
  36.  
  37.    o The total Cost of open shares for all securities. 
  38.  
  39.    o The total Value of open shares for all securities. 
  40.  
  41.    o The total Gain/Loss amount and percentage for all securities.
  42.  
  43.        Functions available from the Local Security Table are:
  44.  
  45.    o Ins:Add - add a local security.
  46.  
  47.    o Enter:Change - change the highlighted local security.
  48.  
  49.    o Del:Delete - delete the highlighted local security.
  50.  
  51.    o Esc:Exit - exit from the table, returning to the Main Menu.
  52.  
  53.    o Ctrl-PgUp:Top - go to the first record.
  54.  
  55.    o Ctrl-PgDn:Bottom - go to the last record.
  56.  
  57.    o F2:Portfolio Detail Report - generate the Portfolio Detail Report.
  58.  
  59.    Capital Gainz Users Manual                                             7-1
  60.  
  61.  
  62.    o F3:Price   History  Table  -  view  the  price  history  table  for  the
  63.      highlighted security.
  64.  
  65.    o F4:Price Update - update the prices of all securities in the portfolio.
  66.  
  67.    o F5:Mixed  Detail Report  -  generate the  Mixed  Detail Report  for  the
  68.      highlighted security.
  69.  
  70.    o F6:Activity  Summary Report -  generate the Activity  Summary Report for
  71.      the highlighted security.
  72.  
  73.    o F7:Split Shares - execute a stock split for the highlighted security.
  74.  
  75.    o F8:Portfolio  Allocation Report  -  generate  the  Portfolio  Allocation
  76.      Report.
  77.  
  78.    o F9:Fixup Security  - bring  up  the Local  Security Fixup  Form for  the
  79.      highlighted security.
  80.  
  81.  
  82.    7.1  Add a Local Security
  83.  
  84.  
  85.        The Local Security  Form is brought up to add a local security when you
  86.    hit the Ins  key on the Local Security Table.  The bottom half of the  form
  87.    displays information  about the associated global  security. The fields  in
  88.    the Local Security Form are:
  89.  
  90.    o (Required) The Local Symbol for the security. This is a good, short-hand
  91.      tag, and is used in most of the other forms and screens. In  most cases,
  92.      this will be the same as the related global security symbol.
  93.  
  94.    o (Required) Link to Global Symbol, the global security symbol to link the
  95.      local  security with. If you enter an  invalid global symbol or leave it
  96.      blank, the Global Security Lookup Table, described below, pops up. After
  97.      you enter or select a valid  global symbol, the bottom half of the Local
  98.      Security Form  is  filled in.  Also, the  broker/investment company  and
  99.      account  number specified for the global security  are used in the local
  100.      security fields.
  101.  
  102.    o (Required) The Broker/Investment Company responsible  for selling and/or
  103.      holding  the shares. For stocks and bonds, this  will be a broker or the
  104.      actual  company.  For  mutual  funds,  this  will  be  the  mutual  fund
  105.      investment  company  or  a broker.  This  name provides  a  link  to the
  106.      Broker/Investment  Company  File,  which  contains  addresses  and phone
  107.      numbers. If you  leave this entry  blank or enter  an invalid name,  the
  108.      Broker/Investment Company Lookup Table, described below, pops up.
  109.  
  110.    o (Optional)  Account  Number. For  stocks and  bonds,  this will  be your
  111.      brokerage account  number or company dividend  reinvestment plan number.
  112.      For mutual funds, this will be your fund's account number or a brokerage
  113.      account number.
  114.  
  115.    o (Required) Sell  Method.  Entering a  blank  or invalid  selling  method
  116.      causes  the Sell Method Lookup Table to  pop up. This table is described
  117.  
  118.    Capital Gainz Users Manual                                             7-2
  119.  
  120.  
  121.      below.  After you  enter  or  select  a  selling  method,  the  method's
  122.      description is displayed.
  123.  
  124.    ===>>> o  (Required) Tax  Exempt status.  If this  security is  held in  an
  125.              IRA, Keough,  or  pension  plan, it's  probably tax  exempt.  The
  126.              Schedule B  and D-1  Reports rely  on  this value,  and skip  any
  127.              securities  marked as  tax  exempt.  The Security  Table  appends
  128.              (IRA)  to a  security flagged  as  tax exempt.  Note that  a  tax
  129.              exempt  security is different from a security whose dividends are
  130.              tax free. Tax free status is built into the security type.
  131.  
  132.    o (Required) Price Precision. Specifies how many decimal places to use for
  133.      prices  and per share values for  this local security. This is important
  134.      if you  want accurate figures  calculated on  the Buy Shares  Form, Sell
  135.      Shares Form, and Record Distribution Form.
  136.  
  137.    o (Required) Shares  Precision. Specifies how  many decimal places  to use
  138.      for share fractions  for this local  security. This is important  if you
  139.      want accurate figures calculated on  the Buy Shares Form and Sell Shares
  140.      Form.
  141.  
  142.    o (Optional) Front-End Load.  The load  normally charged  on purchases  of
  143.      this local security. Can be adjusted or ignored for each purchase.
  144.  
  145.    o (Optional) Back-End Load.  The load  normally charged on  sales of  this
  146.      local security. Can be adjusted or ignored for each sale.
  147.  
  148.    o (Optional) Comment lines let you enter descriptive text.
  149.  
  150.        Function keys at the bottom of the screen are:
  151.  
  152.    o Form Accept - accept form, the same as hitting Enter on each field. This
  153.      key is only displayed when changing records.
  154.  
  155.    o Form Reject  - exit immediately,  the same as  hitting Esc to  back out.
  156.      This key is only displayed when adding or changing records.
  157.  
  158.    o F3:Modify Global  Sec  - bring  up the  Global Security  Form to  change
  159.      values in the  related global security. This key is  only displayed when
  160.      changing records.
  161.  
  162.        After completing  the form,  the local  security record  is added.  You
  163.    return to the Local Security Table, and the new security is highlighted.
  164.  
  165.    7.1.1  Global Security Lookup
  166.  
  167.  
  168.        The  Global Security  Lookup Table is  brought up  automatically if you
  169.    enter  an invalid  global  security  symbol. This  table lists  all  of the
  170.    defined global security Symbols and Names.
  171.  
  172.        If  you  entered an  invalid  global  security  symbol,  the cursor  is
  173.    positioned on  the global  security symbol  that best  matches the  entered
  174.    symbol. Listed function keys are:
  175.        
  176.  
  177.    Capital Gainz Users Manual                                             7-3
  178.  
  179.  
  180.    o Enter:Select - select the global security, inserting its symbol into the
  181.      form's Link to Global Symbol field.
  182.  
  183.    o Ins:Add - define a global security.
  184.  
  185.    o F2:Change - change the highlighted global security.
  186.  
  187.    o Del:Delete - delete the highlighted global security.
  188.  
  189.    o Esc:Exit - exit from the table, without selecting a global security.
  190.  
  191.        See Chapter 11 for how to add, change, and delete global securities.
  192.  
  193.    7.1.2  Broker/Investment Company Lookup
  194.  
  195.  
  196.        The Broker/Investment Company  Lookup Table is brought up automatically
  197.    if you  enter an invalid broker/investment  company name.  This table lists
  198.    all of the defined broker/investment company Names.
  199.  
  200.        If  you entered  an invalid  broker/investment company,  the cursor  is
  201.    positioned  on the broker/investment  company that best matches the entered
  202.    name. Listed function keys are:
  203.  
  204.    o Enter:Select  -  select   the  highlighted  broker/investment   company,
  205.      inserting its name into the form's Broker field.
  206.  
  207.    o Ins:Add - define a new broker/investment company.
  208.  
  209.    o F2:Change - change the highlighted broker/investment company.
  210.  
  211.    o Del:Delete - delete the highlighted broker/investment company.
  212.  
  213.    o Esc:Exit - exit  from the table,  without selecting a  broker/investment
  214.      company.
  215.  
  216.        See  Chapter 12  for how to  add, change,  and delete broker/investment
  217.    companies.
  218.  
  219.    7.1.3  Selling Methods
  220.  
  221.        The  Sell Method  Lookup Table, described  in Chapter 6,  is brought up
  222.    automatically  if you  enter an  invalid  selling  method. The  sell method
  223.    selected can be changed later, or a different sell method  can be specified
  224.    when shares of this security are  actually sold. However, once you sell any
  225.    shares of a mutual  fund using an  average price method, you  must continue
  226.    using  that average price selling method in the future. Even if you plan to
  227.    use  the average  price selling  method,  it's a  good  idea to  defer this
  228.    selection until you actually sell shares. 
  229.  
  230.    7.1.4  Modify Global Security
  231.  
  232.        The Modify  Global Security  function key  on the  Local Security  Form
  233.    lets  you bring up the  Global Security Form,  described in  Chapter 11, to
  234.    modify  the associated  global security.  If  you just  want to  change the
  235.  
  236.    Capital Gainz Users Manual                                             7-4
  237.  
  238.  
  239.    global security symbol that  the local security is  linked to, use the Link
  240.    to Global Security field.
  241.  
  242.    7.1.5  Example - Add a Local Security
  243.  
  244.        Say you create a local security:
  245.  
  246.      Local Symbol           :CPL
  247.      Linked to Global Symbol:CPL
  248.      Broker/Inv Co          :Wachovia Bank & Trust
  249.      Account Number         :12345-67890
  250.      Sell Method            :FIFO
  251.      Tax Exempt             :NO
  252.      Price Precision        :3
  253.      Shares Precision       :4
  254.  
  255.    o The  global  security  and  broker/investment  company  were  previously
  256.      defined.
  257.  
  258.    o The local security record is created.
  259.  
  260.  
  261.    7.2  Change a Local Security
  262.  
  263.        The Local Security Form is brought up to change the  highlighted record
  264.    when you hit the Enter key on the Local Security Table. The Local  Security
  265.    Form, described earlier,  is initialized to the current values of the local
  266.    security to be changed.
  267.  
  268.    ===>>> After completing the form, the local security record is  updated. If
  269.    you  changed the  security's symbol,  all  of  the security's  open shares,
  270.    closed shares,  and distribution log records are also changed. Confirmation
  271.    is  required regardless  of the Confirm  Update global  setting, since many
  272.    records  could be  affected. On  return to  the  Local Security  Table, the
  273.    changed local security is highlighted.
  274.  
  275.    7.2.1  Example - Change a Local Security
  276.  
  277.        Using the previous example, say you change the Local Symbol to CP&L.
  278.  
  279.    o The local security record is changed.
  280.  
  281.    o All open shares records, closed shares records, and distribution records
  282.      for this security are updated to use the new Local Symbol.
  283.  
  284.  
  285.    7.3  Delete a Local Security
  286.  
  287.        The Local Security  Form is brought up to delete the highlighted record
  288.    when you hit the Del  key on the  Local Security Table. The Local  Security
  289.    Form, described  earlier,  is initialized  to  the  current values  of  the
  290.    security to be deleted.
  291.  
  292.    ===>>> The local  security record is  deleted, as are all  related activity
  293.    records. Confirmation is required  regardless of the  Confirm Delete global
  294.  
  295.    Capital Gainz Users Manual                                             7-5
  296.  
  297.  
  298.    setting,  since many records  could be affected.  When you  finish with the
  299.    Local  Security Form,  you  return to  the Local  Security  Table,  and the
  300.    security after the one just deleted is highlighted.
  301.  
  302.    7.3.1  Example - Delete a Local Security
  303.  
  304.        Using the previous example, say you delete the local security CP&L.
  305.  
  306.    o The local security record is deleted.
  307.  
  308.    o All open shares records, closed shares records, and distribution records
  309.      for this local security are deleted.
  310.  
  311.  
  312.    7.4  Portfolio Detail Report
  313.  
  314.        The Portfolio  Detail Report, similar in  format to  the Local Security
  315.    Table,  is available via a  function key on  the Local  Security Table. See
  316.    Chapter 14 for a description of this report.
  317.  
  318.    7.5  Price History Table
  319.  
  320.        The Price  History  Table function  key  on  the Local  Security  Table
  321.    brings  up  the Price  History  Table  for  the  highlighted security.  See
  322.    Chapter 8 for a description of this table.
  323.  
  324.    7.6  Price Update
  325.  
  326.        The Price Update function  key from the Local  Security Table lets  you
  327.    update the  prices  of securities  in  the  current portfolio  by  entering
  328.    values from the screen or reading in a file. See Chapter 8  for information
  329.    on updating prices.
  330.  
  331.    7.7  Mixed Detail Report
  332.  
  333.        The Mixed  Detail Report  function key  from the  Local Security  Table
  334.    generates  the  Mixed  Detail  Report  for  the  highlighted security.  See
  335.    Chapter 14 for a description of this report.
  336.  
  337.    7.8  Activity Summary Report
  338.  
  339.        The Activity Summary Report function  key from the Local Security Table
  340.    generates  the Activity Summary Report for the  highlighted local security.
  341.    See Chapter 14 for a description of this report.
  342.  
  343.    7.9  Split Shares
  344.  
  345.  
  346.        To record a split,  bring up the  Stock Split Form for  the highlighted
  347.    local security  on the Local Security  Table by selecting  the Split Shares
  348.    function key. The fields on this form are:
  349.  
  350.    o (Displayed)  Global Symbol, the global security symbol to be split. This
  351.      is derived from the local security selected.
  352.  
  353.  
  354.    Capital Gainz Users Manual                                             7-6
  355.  
  356.  
  357.    o (Required) The  Date of  the split.  After you enter  the date,  Capital
  358.      Gainz searches the Price History File for recent splits. If you recently
  359.      performed  a split on this  global security, Capital  Gainz displays the
  360.      date of the  split and asks if  you want to continue. If  you answer NO,
  361.      then you return to the Local Security Table.
  362.  
  363.    o (Required) The  Split Ratio, entered as  VALUE1 for VALUE2. So,  for a 2
  364.      for 1 split, enter 2 for VALUE1 and 1 for VALUE2.
  365.  
  366.        You  are always asked  for confirmation  at the end  of the Stock Split
  367.    Form,  regardless of  your  global  setting specifications.  Function  keys
  368.    displayed at the bottom of the form are:
  369.  
  370.    o Form Accept - accept form, the same as hitting Enter on each field.
  371.  
  372.    o Form Reject - exit immediately, the same as hitting Esc to back out.
  373.  
  374.    ===>>> After  you complete the  Stock Split Form,  all open  shares records
  375.    and  distribution records  for  affected  local securities,  and the  price
  376.    history  records for the global  security, are updated to reflect the split
  377.    ratio. Note  that the  split is  applied to  all local  securities, in  all
  378.    portfolios, that are linked to the associated global security.
  379.  
  380.        Stock splits can:
  381.  
  382.    o Increase  the number of  shares, such  as in a  2-for-1 split  or a non-
  383.      taxable  stock dividend.  When you  increase the  number of  shares, the
  384.      price of the shares is decreased. For a 10% non-taxable stock  dividend,
  385.      you would record a 1.1-for-1 split.
  386.  
  387.    o Decrease  the number  of shares, such  as in  a 1-for-3  split. When you
  388.      decrease the number of shares, the price of the shares is increased.
  389.  
  390.  
  391.    7.9.1  Split Ratio
  392.  
  393.        You enter the  stock split ratio in the Stock Split Form. Thus, if each
  394.    share is split into  two shares, the ratio is 2 For 1. The number of shares
  395.    are multiplied  by the  ratio, while  the price  and per  share values  are
  396.    divided by the ratio.
  397.  
  398.        Reversing  a split  is simple: just  split the shares  with the inverse
  399.    split ratio.  So, if  you performed  a 2-for-1  split, to reverse  it you'd
  400.    perform  a 1-for-2  split.  However,  because of  rounding,  the  resulting
  401.    values may not be exactly the same as the original values.
  402.  
  403.    7.9.2  Example - Split Shares
  404.  
  405.        Say you have the following open shares information for a security:
  406.  
  407.    #    Date    Shares   Price  Amount   Open  
  408.                 Bought                 Commission
  409.    1)  1/01/90  10.0000  4.9000  49.00   1.00
  410.    2)  2/01/90   9.0909  5.3900  49.00   1.00
  411.    3)  3/01/90  10.5263  4.6550  49.00   1.00
  412.  
  413.    Capital Gainz Users Manual                                             7-7
  414.  
  415.  
  416.    Also, you've recorded the following distributions:
  417.  
  418.    #    Date    Amount  Per Share  Type
  419.    1)  2/01/90   2.40     0.24     Dividend
  420.    2)  3/01/90   0.59     0.03     Long Term Capital Gain
  421.  
  422.    This activity generated the following price history records:
  423.  
  424.        Type    Date     Price   Per Share
  425.    1)  PRICE  1/01/90  4.9000 
  426.    2)  DIV    2/01/90             0.24
  427.    3)  PRICE  2/01/90  5.3900 
  428.    4)  LTCG   3/01/90             0.03
  429.    5)  PRICE  3/01/90  4.6550
  430.  
  431.        Then, recording a 2 for 1 stock split alters the records as follows. 
  432.  
  433.    Open shares records:
  434.  
  435.    #    Date    Shares   Price  Amount   Open  
  436.                 Bought                 Commission
  437.    1)  1/01/90  20.0000  2.4500  49.00   1.00
  438.    2)  2/01/90  18.1818  2.6950  49.00   1.00
  439.    3)  3/01/90  21.0526  2.3275  49.00   1.00
  440.  
  441.    Distribution records:
  442.  
  443.    #    Date    Amount  Per Share  Type
  444.    1)  2/01/90   2.40     0.120    Dividend
  445.    2)  3/01/90   0.59     0.015    Long Term Capital Gain
  446.  
  447.    Price history records:
  448.  
  449.        Type    Date     Price   Per Share
  450.    1)  PRICE  1/01/90  2.4500 
  451.    2)  DIV    2/01/90             0.120
  452.    3)  PRICE  2/01/90  2.6950 
  453.    4)  LTCG   3/01/90             0.015
  454.    5)  PRICE  3/01/90  2.3275
  455.  
  456.    Closed shares records are not affected by a split.
  457.  
  458.    7.10  Portfolio Allocation Report
  459.  
  460.        The Portfolio  Allocation Report  function key from the  Local Security
  461.    Table generates the  Portfolio Allocation Report for the current portfolio.
  462.    See Chapter 14 for a description of this report.
  463.  
  464.    7.11  Fixup Security
  465.  
  466.  
  467.    ===>>>  The Local  Security Fixup Form,  available from  the Fixup Security
  468.    function  key  on  the Local  Security  Table,  allows you  to  modify  the
  469.    'hidden'  values  for  the highlighted  local security  record.  If Capital
  470.    Gainz  terminates abnormally while  adding, changing,  or deleting records,
  471.  
  472.    Capital Gainz Users Manual                                             7-8
  473.  
  474.  
  475.    the open share  information stored in the  security records may  become out
  476.    of sync  with the actual  values in the Open  Shares File. The  Consistency
  477.    Check feature  will  show such  discrepancies.  If  this happens,  you  can
  478.    change  the information  in the security  records using  the Local Security
  479.    Fixup Form, or let the  Consistency Check procedure fix them automatically.
  480.    If necessary, individual activity log  entries must be fixed manually prior
  481.    to running fixup on the local security.
  482.  
  483.        The Local Security Fixup Form accepts:
  484.  
  485.    o Total Open Shares: shares of this security currently open.
  486.  
  487.    o Total Open Amount: basis for currently open shares. If you are not using
  488.      the average selling  method, this is the sum of  the purchase amounts of
  489.      outstanding shares. If  you are  using an average  selling method,  this
  490.      value must be calculated using all purchases and sales over  the life of
  491.      the security.
  492.  
  493.    o Total Open Commission: open commission for outstanding shares.
  494.  
  495.    Function keys displayed at the bottom of the form are:
  496.  
  497.    o Form Accept - accept form, the same as hitting Enter on each field.
  498.  
  499.    o Form Reject - exit immediately, the same as hitting Esc to back out.
  500.  
  501.    o F2:Totals - calculate the totals by tracing the activity history.
  502.  
  503.  
  504.    7.11.1  Totals
  505.  
  506.        Fixup is used to set the  local security's values to the  totals in the
  507.    Open Shares Log. If you select the Totals  function key, these totals  will
  508.    be calculated and entered into the appropriate fields. 
  509.  
  510.    ===>>>  Totals are  calculated by tracing  purchases and  sales, similar to
  511.    the  way performance  is calculated on  the Activity  Summary Report. Thus,
  512.    totaling open  share information should result  in correct  values for open
  513.    amounts, regardless of the selling method used.
  514.  
  515.    7.11.2  Example - Fixup Security
  516.  
  517.        A power surge rebooted your  computer while Capital Gainz was recording
  518.    a purchase. After  the computer is back  up, you run the Consistency  Check
  519.    procedure, and it indicates:
  520.  
  521.      POR:001:LSC:VISTA:[LSC06]Open shares <> log totals.
  522.      POR:001:LSC:VISTA:[LSC08]Open amount <> log totals.
  523.  
  524.    Upon investigation,  you see that the  open shares record  was written, but
  525.    is not reflected in the Local Security Table. To fix this:
  526.  
  527.    o Bring up the Local Security Table and highlight VISTA.
  528.  
  529.    o Hit the Fixup key.
  530.  
  531.    Capital Gainz Users Manual                                             7-9
  532.  
  533.  
  534.    o At  the  Local Security  Fixup  Form,  hit the  Totals  key  to set  the
  535.      displayed open totals to match the open log.
  536.  
  537.    o Hit the Form Accept key to write the local security record.
  538.  
  539.    This is a  simple example, and  power failures  or hard  disk failures  can
  540.    result in  damage that also requires  re-entry or  modification of activity
  541.    records.
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548.  
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.  
  565.  
  566.  
  567.  
  568.  
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573.  
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.    Capital Gainz Users Manual                                            7-10
  591.  
  592.  
  593.