home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Dr. Business / DR_BUSINESS.BIN / CG05.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-11-04  |  17KB  |  475 lines
  1.  
  2.  
  3.                           Part II: The Program Details
  4.  
  5.                     Chapter 5 - Main Menu and Misc Features
  6.  
  7.  
  8.  
  9.        The Main Menu is divided into several  sections, with the first section
  10.    listed underneath  the current portfolio, the  second section listed  under
  11.    Global Operations, and the last  section listed under Other Operations. The
  12.    first section includes the following options: 
  13.  
  14.    o Activity - buy shares, sell shares, or record distributions.
  15.  
  16.    o Security -  go to  the Local  Security Table, to  view, add,  change, or
  17.      delete local securities.
  18.  
  19.    o Log  Maintenance -  view, add,  change, or  delete open  shares records,
  20.      closed shares records, or distribution records.
  21.  
  22.        The Global Operations section offers the following:
  23.  
  24.    o Portfolio - go to the Portfolio Table, to view, add,  change, delete, or
  25.      open portfolios.
  26.  
  27.    o Global Security - go to the Global Security Table, to view, add, change,
  28.      or delete global securities.
  29.  
  30.    o Broker/Investment Company  - go to the  Broker/Investment Company Table,
  31.      to view, add, change, or delete broker/investment companies.
  32.  
  33.    o Security Types - go to the Security Type Table, to view, add, change, or
  34.      delete security types.
  35.  
  36.    o Reports - generate reports.
  37.  
  38.    o User  Settings -  go to  the User  Settings Form  to change  the current
  39.      settings.
  40.  
  41.    o View  Documentation -  view the  Capital Gainz  documentation  files, or
  42.      select any other file to view.
  43.  
  44.    o Check Data Consistency - check your data files for suspicious data, such
  45.      as stray price entries.
  46.  
  47.    o Exit - return to DOS. The Esc key will not exit from the Main Menu.
  48.  
  49.        At the  top of the  menu, the current version  number is displayed.  At
  50.    the bottom, the remaining conventional  memory is displayed. You are issued
  51.    a warning if you get low on memory.
  52.  
  53.        Function keys displayed under Other Operations are:
  54.  
  55.    o Help - popup a list of help topics to choose from.
  56.  
  57.    o F2:System Date Range - set a date range for tables and reports.
  58.  
  59.    Capital Gainz Users Manual                                             5-1
  60.  
  61.  
  62.    o F3:Backup User Data - copy data files to diskette.
  63.  
  64.    o F4:Set Password - set a password to restrict access to Capital Gainz.
  65.  
  66.    o F5:Enter Portfolio ID - enter the ID of a portfolio to open.
  67.  
  68.    o F8:Utility Program - switch to the Utility Program. 
  69.  
  70.    o F9:Graphics Program - switch to the Graphics Program.
  71.  
  72.    o F10:Download Program - switch to the Download Program.
  73.  
  74.  
  75.    5.1  Global Function Keys
  76.  
  77.        Some  function keys  are available from  many menus,  tables and forms,
  78.    and will not be discussed in other sections of this manual:
  79.  
  80.    o Help  - bring  up the  part of the  users manual  most relevant  to your
  81.      current activity. This is discussed below.
  82.  
  83.    o Ctrl-D Shell To DOS - suspend the program and invoke the DOS shell. This
  84.      is discussed below.
  85.  
  86.    o Ctrl-C:Calculator  - popup a calculator.  You can paste  the result into
  87.      the current form field. This is discussed below.
  88.  
  89.  
  90.    5.2  Date Range
  91.  
  92.    ===>>> You can limit  records displayed in tables  or printed on reports by
  93.    specifying a range of dates in the Dates Form. On the Main  Menu and Report
  94.    Menu, you'll see a function key  labeled Select Date Range. When you select
  95.    a date range, this  range stays in  effect until you explicitly  change it.
  96.    Limiting records  to  a  range of  dates  will  generally  speed  up  table
  97.    displays and reports.
  98.  
  99.        The Date Form accepts  a Begin Date and an End Date. If the End Date is
  100.    before  the Begin Date, the  two are swapped.  You must  enter valid dates.
  101.    The F2:All Dates key lets you remove any current date restriction.
  102.  
  103.    5.3  Passwords
  104.  
  105.        Capital  Gainz  implements  system password  to  secure  your  data.  A
  106.    password of all spaces, the initial value  after installation, is the  same
  107.    as having no password. Any other setting causes  the Capital Gainz programs
  108.    to prompt the user for the password on startup.
  109.  
  110.        Instead of echoing the  characters, each keystroke  causes a '.' to  be
  111.    displayed. After three incorrect entries, the program aborts.
  112.  
  113.        A password  can be 1-8  characters long, with  entry terminated by  the
  114.    Enter  key. Any  of the  printable ASCII  characters can  be  used in  your
  115.    password, and  it is not case-sensitive.  The password  is blank-padded, so
  116.    trailing  spaces are not  significant. Select  something you will remember,
  117.  
  118.    Capital Gainz Users Manual                                             5-2
  119.  
  120.  
  121.    but is not easily guessed.  A good way to avoid easily guessed passwords is
  122.    to include at  least one non-alphabetic character,  such as ! or a  number.
  123.    To change the password, use the Main Menu's Set Password function:
  124.  
  125.    o If the current password is not all spaces, you must enter it first. This
  126.      prevents  someone from changing your password if you leave your computer
  127.      unoccupied while Capital Gainz is running.
  128.  
  129.    o You are prompted for the new password. Keystrokes are not echoed.
  130.  
  131.    o You  are asked  to verify  the new  password by  retyping it,  since the
  132.      password's characters are not echoed. After successful verification, the
  133.      new password is in effect.
  134.  
  135.    ===>>> The Password  File is encrypted, so looking  at a hex or ASCII  dump
  136.    of the  file will  not  reveal your  password. The  Capital Gainz  programs
  137.    require that this file exist in the  directory you're in when you start the
  138.    program.  If you delete the Password File, the  Capital Gainz programs will
  139.    not run. The only  way to regain  access if you forget your password  is to
  140.    reinstall the  original Password File. Alternatively,  you can  copy an old
  141.    file with a known password into the program directory.
  142.  
  143.    5.4  Backup
  144.  
  145.        Your data  can be wiped out or corrupted by a disk failure, inadvertent
  146.    file deletion,  or a  number of other  actions. In DOS,  application errors
  147.    can cause cross-links in  the file allocation table  (FAT). This means that
  148.    two different programs  write to the same chunk  of disk space, as if  each
  149.    'owned'  it. The  result is  usually  jumbled  data inaccessible  by either
  150.    application. A backup  copy of your  data can  save a lot  of work in  such
  151.    situations. The Backup key on the Main Menu executes:
  152.  
  153.    o The  Internal  Backup/Restore function  described  below  if the  Backup
  154.      Command value in the User Settings Form is blank.
  155.  
  156.      or
  157.  
  158.    o The Backup Command value in the User Settings Form, if it is not blank.
  159.  
  160.  
  161.    5.4.1  Backup Strategy
  162.  
  163.        The   Capital   Gainz   data  files   are   identified   by   the  file
  164.    specifications:
  165.  
  166.      *.DAT
  167.      *.K01
  168.  
  169.        While data on your  hard disk can  be inadvertently wiped out,  data on
  170.    diskettes is even more vulnerable. Here's a good, simple backup strategy:
  171.  
  172.    o Label 3 blank, formatted disks as Capital Gainz Backup #1, #2, and #3.
  173.  
  174.    o Set aside three sheets of paper,  labeled Log #1, #2, and #3. These will
  175.      be the backup logs corresponding to the diskettes.
  176.  
  177.    Capital Gainz Users Manual                                             5-3
  178.  
  179.  
  180.    o Every  day that you make  significant additions or  changes, backup your
  181.      Capital Gainz data using the Backup function. The first time you backup,
  182.      use Disk #1 and record the  date on Log #1. The second time you  backup,
  183.      use Disk #2  and record the date  on Log #2. The third  time you backup,
  184.      use Disk #3  and record  the date on  Disk #3.  Then, you'll rotate  the
  185.      disks. The fourth time  you backup, use Disk #1  and record the date  on
  186.      Log  #1. The fifth time  you backup, use Disk #2  and record the date on
  187.      Log #2. And so on...
  188.  
  189.    o If one  of the backup disks  starts having problems (such  as Sector Not
  190.      Found errors), get rid of it and insert a new blank, formatted disk into
  191.      the rotation.
  192.  
  193.    o You  should also  make special  backups at  'safe' times.  For instance,
  194.      after  reconciling  all  your broker  and  mutual  fund statements  with
  195.      Capital Gainz at  tax time, make  a backup  and store it  with your  tax
  196.      information. This  can come  in  handy in  case, say,  a computer  virus
  197.      slowly attacks your data files,  and you don't notice until after  all 3
  198.      regular backup disks have been affected.
  199.  
  200.    This strategy  requires very little effort, and only takes a couple minutes
  201.    a day.  Be prepared:  the question  is not  'if'  you will  lose data,  but
  202.    'when'.
  203.  
  204.    5.4.2  Internal Backup/Restore
  205.  
  206.  
  207.        Capital Gainz' internal backup/restore procedure lets you:
  208.  
  209.    o Backup data files TO diskette.
  210.  
  211.    o Restore data files FROM diskette.
  212.  
  213.    The fields in the Backup/Restore form are:
  214.  
  215.    o (Required) The Operation, which is either BACKUP or RESTORE.
  216.  
  217.    o (Required) The Drive and Directory to Backup or Restore data files From.
  218.  
  219.    o (Required) The Drive and Directory to Backup or Restore data files To.
  220.  
  221.    o (Required) Whether to Include Portfolio History. Portfolio histories are
  222.      'snapshots'  of portfolios on given dates. The current portfolio data is
  223.      always Backed up or Restored, so you  can elect to not backup or restore
  224.      historical data files.
  225.  
  226.    o (Required) Whether  to Execute  the  requested Backup  or Restore.  This
  227.      forces you to review the information you entered, preventing inadvertent
  228.      actions.
  229.  
  230.    Capital Gainz displays intelligent defaults when you bring the form up.
  231.  
  232.      For BACKUP,  the From Drive and  Directory are set to  the current drive
  233.      and  directory, which contains the current Capital Gainz data files. The
  234.      To Drive and Directory are set to the floppy disk drive specified in the
  235.  
  236.    Capital Gainz Users Manual                                             5-4
  237.  
  238.  
  239.      previous  Backup/Restore and  \, the root  directory. You  will probably
  240.      Backup to the root directory on drive A or B. 
  241.  
  242.      For RESTORE, the  From Drive and  Directory are set  to the floppy  disk
  243.      drive specified  in the previous Backup/Restore  and \. You may  need to
  244.      change this, depending on where the Capital Gainz backup files are.  The
  245.      To Drive and Directory are set to the current drive and directory, which
  246.      contains the  current Capital Gainz data  files. The data  files will be
  247.      replaced with the ones being Restored.
  248.  
  249.        When the  BACKUP or RESTORE operation  is invoked,  Capital Gainz first
  250.    checks if the drive  to Backup or Restore to  has enough free disk space to
  251.    hold the data files, and returns an error if there isn't. Next, data  files
  252.    on  the disk being Backed up or  Restored to are deleted. Then,  if you are
  253.    Backing  up,  the  current Capital  Gainz data  files  are copied  from the
  254.    Capital  Gainz directory  to  the  Backup disk.  If you  are  Restoring old
  255.    Capital Gainz  data files,  they are  copied from  the Backup  disk to  the
  256.    Capital Gainz directory.
  257.  
  258.    ===>>> It takes a lot of data to  exceed available disk space on  a Backup,
  259.    especially a  high  density 1.2MB  or  1.44MB  diskette. However,  if  this
  260.    happens,  you  can limit  the  amount of  data by  choosing not  to Include
  261.    Portfolio History. Or,  you can specify a  different Backup Command  in the
  262.    User Settings  Form. For  instance, you  can invoke  a compression  utility
  263.    such as PKZIP, either directly or via a batch file.
  264.  
  265.    5.4.3  External Backup/Restore
  266.  
  267.        If  you'd rather  use  a  file compression  utility  such  as PKZIP  to
  268.    backup/restore data, you can:
  269.  
  270.    o Manually run it from the DOS command line.
  271.  
  272.      or
  273.  
  274.    o Write a  small batch file  that asks if  you want to backup  or restore,
  275.      then  executes the appropriate command. Specify the batch file's name in
  276.      the Backup Command field in the User Settings Form. 
  277.  
  278.      or
  279.  
  280.    o Specify the  backup command  in the  Backup Command  field in  the  User
  281.      Settings Form. If you need to restore files, you  can do it from the DOS
  282.      command line.
  283.  
  284.    The file  specification used  should include  *.DAT and  *.K01 files  (note
  285.    that this is  zero, not O), and  you'll need to use subdirectory  recursion
  286.    if you want to include the portfolio history files. Using PKZIP:
  287.  
  288.      PKZIP -upr A:CGDATA.ZIP *.DAT *.K01
  289.  
  290.    The '-upr' option specifies  to update the ZIP file, retain pathnames,  and
  291.    recurse through subdirectories.
  292.  
  293.  
  294.  
  295.    Capital Gainz Users Manual                                             5-5
  296.  
  297.  
  298.    5.5  Switching Programs
  299.  
  300.        You  can switch  among the Capital  Gainz programs  from each program's
  301.    Main  Menu.  The keys  are labeled:  F7:Capital Gainz,  F8:Utility Program,
  302.    F9:Graphics  Program  and  F10:Download  Program. However,  to  be  able to
  303.    switch:
  304.  
  305.    o You must have started Capital Gainz with CG.BAT.
  306.  
  307.    o The Capital Gainz programs must all be installed in the same directory.
  308.  
  309.  
  310.    5.6  Calculator
  311.  
  312.  
  313.        Most forms  and tables  allow you  to pull  up a  calculator supporting
  314.    five functions: add, subtract, multiply,  divide, and square root. A single
  315.    memory is  also supported. The fields  should be  self-explanatory, and you
  316.    can 'hit'  a key either by moving the highlight bar and hitting Enter or by
  317.    hitting the associated key.  You can use the number keys above the  letters
  318.    on  the keyboard, or use  the numeric keypad.  For operations,  you can use
  319.    the regular keys or the grey  keys on the numeric keypad. The Backspace key
  320.    erases  the last  digit entered.  Other functions  have associated mnemonic
  321.    keys indicated in < >, or offset by capitalization:
  322.  
  323.    o 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 : record the entered number.
  324.  
  325.    o . : insert a decimal point.
  326.  
  327.    o +, -, *, / : add , subtract, multiply, divide operation.
  328.  
  329.    o √ : Square root.
  330.  
  331.    o = : the equal sign or space bar performs the last operation entered.
  332.  
  333.    o +- : Negate the current value.
  334.  
  335.    o C, CE : Clear, clear last Entry.
  336.  
  337.    o M+, M- : Increment memory, Decrement memory.
  338.  
  339.    o MC, MR : clear (Flush) memory, Recall memory.
  340.  
  341.        If you pop up  the calculator while you are currently on a field with a
  342.    numeric value, that value is displayed on the calculator. To exit:
  343.  
  344.    o eXit : eXit from the calculator, which is the same as hitting Esc.
  345.  
  346.    o Paste  : Paste the currently displayed value  into the field you were on
  347.      when you invoked the calculator.
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.    Capital Gainz Users Manual                                             5-6
  355.  
  356.  
  357.    5.7  Shell to DOS
  358.  
  359.        The Goto DOS option, on the Main Menus  of the Capital Gainz  programs,
  360.    lets you suspend the  program and shell  to DOS. A temporary  program image
  361.    is saved,  and your DOS  command line prompt is  altered. Typing EXIT  from
  362.    DOS returns  you to  the suspended  program. GoTo  DOS is  NOT the  same as
  363.    ending the program with the Exit option.
  364.  
  365.    5.8  View Documentation
  366.  
  367.        The View  Documentation option  on  the  Main Menu  lets you  view  the
  368.    online  Capital Gainz  documentation, if you  chose to  install it. Viewing
  369.    documentation is the same  as viewing a  report on the screen.  See Chapter
  370.    14 for information about viewing reports.
  371.  
  372.        You can view the following documents on line:
  373.  
  374.    o USERS MANUAL: the Capital Gainz Users Manual.
  375.  
  376.    o README: contains recent information not in the Users Manual.
  377.  
  378.    o LICENSE: license agreement, describing usage restrictions.
  379.  
  380.    o HISTORY: changes, fixes, and additions to this release.
  381.  
  382.    o SELECT FILE: select another file to view.
  383.  
  384.  
  385.    5.8.1  Select File
  386.  
  387.        If  you  choose SELECT  FILE, you  are  shown a  list of  files in  the
  388.    current directory. At the top of screen are the following fields:
  389.  
  390.    o The current Directory to use.
  391.  
  392.    o The File Mask to use, such as *.*.
  393.  
  394.    These  fields are  initialized to the  current directory  and *.*. Function
  395.    keys at the bottom of the screen are:
  396.  
  397.    o Enter:Select - view the highlighted file.
  398.  
  399.    o F2:Dir/Mask - change the Directory and File Mask.
  400.  
  401.    o Esc:Exit - exit from the table.
  402.  
  403.    Files are not checked to see if they consist of readable text.
  404.  
  405.    5.9  Online Help
  406.  
  407.    ===>>> Whenever  Capital Gainz  is waiting  for input,  you can  hit F1  to
  408.    bring  up online  help. The  help facility  uses the  online users  manual,
  409.    displaying  the section most appropriate  to where you currently are in the
  410.    program.  You can  use Ctrl-X  to  bring up  an index  of help  topics  and
  411.    chapters from the users manual.
  412.  
  413.    Capital Gainz Users Manual                                             5-7
  414.  
  415.  
  416.  
  417.        After  choosing a  topic,  the relevant  part of  the  users  manual is
  418.    displayed. As indicated,  some topics correspond to specific chapters.  You
  419.    can also bring up this index from the View Documentation option.
  420.  
  421.        The online documentation is a subset of the complete users manual.
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.    Capital Gainz Users Manual                                             5-8
  473.  
  474.  
  475.