home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ OS/2 Shareware BBS: InfoMgt / InfoMgt.zip / plog100.zip / Read.Me < prev    next >
Text File  |  1996-02-27  |  16KB  |  287 lines
  1.                                        pLog - Oberon Phone Logging Utility
  2.                                                               Version 1.00
  3.  
  4.                                                      Oberon Software, Inc.
  5.                                                      1405 East Main Street
  6.                                                          Mankato, MN 56001
  7.                                                        Voice: 507-388-7001
  8.                                                          BBS: 507-388-1154
  9.                                            EMail: oberon@prairie.lakes.com
  10.                                           http://prairie.lakes.com/~oberon
  11.  
  12.   ------------------------------------------------------------------------
  13.  
  14.                            Contents
  15.                            ========
  16.  
  17.                       I.   Installing pLog
  18.                       II.  Using pLog
  19.                            1. Configuration
  20.                            2. Placing a call
  21.                            3. Receiving calls
  22.                            4. Defining a macro
  23.                            5. Report
  24.                       III. Disclaimer
  25.  
  26.  
  27.   ------------------------------------------------------------------------
  28.  
  29. I. Installing pLog
  30.  
  31.     1. If you wish to place pLog into its own directory, you can do
  32.        one of the following:
  33.        - At an OS/2 command prompt, type "MD d:\PLOG".  Do not use
  34.          double quotes as in the example, replace "d:" with the
  35.          appropriate disk letter and "PLOG" with the name of the
  36.          directory you want to create.
  37.        - From the desktop "Drives" object, open a view of the drive
  38.          on which you wish to create the directory.  Open the "Templates"
  39.          folder and drag a "Folder" template onto the drive.  Rename
  40.          the new folder "PLOG" (or the name of your choice).
  41.  
  42.     2. If you have downloaded the pLog package, unzip the ZIP file into
  43.        the directory.  If you received pLog on diskette, copy the
  44.        entire contents of the diskette into that directory.
  45.  
  46.     3. Create a program object on your desktop or in the folder of your
  47.        choice by dragging a "Program" template from the "Templates"
  48.        folder onto the desktop or into the desired folder.  The settings
  49.        notebook for the program object will open automatically.  Fill
  50.        in the following fields:
  51.        - On the "Program" page (the first page) set "Path and program
  52.          name" to "d:\PLOG\PLOG.EXE" (replacing "d:\PLOG" with the
  53.          actual path-name of the directory into which you placed the
  54.          files).
  55.        - On the "Program" page, set "Working directory" to "d:\PLOG"
  56.          (again, replace "d:\PLOG" with the actual path-name of the
  57.          directory into which you placed the files).
  58.        - On the "General" page (the last page) set "Title" to
  59.          "Oberon Phone Logging" (or the title of your choice.
  60.  
  61.     4. The first time you run pLog, it will ask you for a registration
  62.        number.  If you have been given one, enter it now.  If you have
  63.        purchased pLog but have not yet received a registration number,
  64.        please contact Oberon Software and you will be assigned one.
  65.        If you are using an evaluation copy of pLog, it will execute
  66.        successfully 50 times without registration.  Thereafter the
  67.        registration dialog will continue to display when you execute
  68.        pLog but the program will no longer function.
  69.  
  70.     5. The first time you execute pLog, you will want to select the
  71.        "Settings..." button to configure the program.  This is discussed
  72.        below under "Using pLog/Configuration".
  73.  
  74.  
  75. II. Using pLog
  76.  
  77.     1. Configuration
  78.  
  79.        Select the "Settings..." button to change your pLog configuration.
  80.        The following settings are available:
  81.  
  82.        - Inbound Log:  The full (or relative) path-name for the file in
  83.                        which pLog will record its incoming call data.
  84.        - Outbound Log: The full (or relative) path-name for the file in
  85.                        which pLog will record its outbound call data.
  86.        - Macro File:   The full (or relative) path-name for the file in
  87.                        which pLog will keep the macro which you define
  88.                        (see "Placing a call").
  89.        - Faxworks:     The full path-name to your FaxWorks phone book
  90.                        file.  If you do not use FaxWorks or if you don't
  91.                        want pLog to search your FaxWorks phone book for
  92.                        voice numbers, leave this field blank.
  93.        - Com Device:   The COM port you wish pLog to use.  I.e., "COM1"
  94.        - Modem Init:   The modem initialization string which pLog will
  95.                        send to the modem each time before it dials.
  96.        - Modem Dial:   The modem command to dial a number (this the
  97.                        a prefix; the actual number will be appended to
  98.                        this string).
  99.        - Modem Hangup: The modem command to hang up the line.  (You may
  100.                        leave this blank and check "Drop DTR at Hangup"
  101.                        if your modem is configured to drop connection
  102.                        after a DTR transition.)
  103.  
  104.  
  105.     2. Placing a call
  106.  
  107.        The place an outbound call, press the "Outbound..." button.  This
  108.        will display the "Dialer" window.  Here you may either type a
  109.        phone number, a macro, or a name that will be found in your FaxWorks
  110.        phone book (if you have so configured pLog).  The way pLog decides
  111.        which is which is as follows:
  112.  
  113.        - If the first character of the entry is a digit, it is assumed to
  114.          to a phone number and will be dialed verbatim (letters will be
  115.          translated to numbers as per the standard telephone dial conversion).
  116.        - If the first character of the entry is a letter, pLog will look
  117.          first through your macro list.  If it finds an exact match (except
  118.          possibly for upper/lower case differences), it will dial the
  119.          macro's associated number.
  120.        - If nothing was located in the macro list, and you have provided
  121.          the filename of your FaxWorks phone book, pLog will search that
  122.          file for matching records.  It will compare versus the full name
  123.          entry in the FaxWorks phone book AND versus just the last name.
  124.          That is, if "John Smith" is in your FaxWorks phone book, you can
  125.          type either "Smith" or "John Smith" to locate him.  However, if
  126.          you have more than one "Smith" in your phone book and type only
  127.          "Smith", pLog will return only the first one; in this case you
  128.          will need to use the entire name to ensure that you get the
  129.          correct result.
  130.        - If none of the above cases apply, pLog will then translate the
  131.          letters to numbers, and attempt to dial the number.
  132.  
  133.        Another way to dial a number is to click on the "Macros..." button,
  134.        select an entry from the list of macros, and press "OK".  The
  135.        associated number from the macro list will filled in automatically.
  136.  
  137.        There are also several ways to dial an outbound call from the
  138.        "Report" display.  See the section on "Report" later in this
  139.        document.
  140.  
  141.        When you click on the "Dial..." button, pLog will display a
  142.        window which says "Dialing...", shows you the number it is dialing,
  143.        and "Press ENTER when complete".  At this point you must listen to
  144.        the sound coming from your modem.  You should hear first a dial
  145.        tone, then the dialing tones, and finally the ringing of the phone
  146.        on the other end.  At this point, you must lift the receiver on
  147.        your phone and then press the "Enter" button.  If you press "Enter"
  148.        BEFORE you lift the receiver, pLog WILL hang up the phone and your
  149.        call will not go through.  (You can use this feature if you find
  150.        that you are dialing a wrong number, if pLog has misinterpreted
  151.        what you input, or if you hear a busy signal on the other end.  The
  152.        "Outbound Call" dialog described below will still appear but you
  153.        should simply "Cancel" it in this case.)
  154.  
  155.        After the call has been dialed, you will see a dialog window
  156.        titled "Outbound Call".  This window controls what information will
  157.        be placed into pLogs Outbound call log.  The date and start time
  158.        are filled in automatically; the end time and duration are updated
  159.        as the call progresses until you select either "Done" or "Stop".
  160.        The Phone number is also automatically filled in but you may edit
  161.        this field if you wish.  If you dialed using a Macro or a FaxWorks
  162.        phone book entry, the "To" field will also be filled in; you may
  163.        edit this field also.  In the center of the window is a large area
  164.        wherein you may make any notes you wish regarding the call.  If
  165.        you select the "Callback" checkbox, this record will be marked in
  166.        the report as needing a callback (see the section on "Report" later
  167.        in this document).  The "Stop" button will stop the call timer
  168.        without dismissing the window (use this in case you have further
  169.        notes to make regarding this call after actual call has ended),
  170.        the "Cancel" button will dismiss this window WITHOUT saving any
  171.        of the information, the "Done" button will dismiss this window
  172.        after saving the log information.
  173.  
  174.  
  175.     3. Receiving calls
  176.  
  177.        When you receive a call, press the "Incoming..." button.  You
  178.        will be shown a window with the title "Incoming Call" which is
  179.        in almost all respects the equivalent of the "Outbound Call"
  180.        window (see discussion on "Placing a call" above).  The only
  181.        real difference between this two windows (other than the fact
  182.        that calls entered via this window will be placed in the Inbound
  183.        log rather than the Outbound log), it that the name and number
  184.        are not automatically filled in; you must enter them your self.
  185.  
  186.        If the incoming call is from someone for whom you have a defined
  187.        macro or if they have a voice number in your FaxWorks phone
  188.        book, you may type the macro or name in the "From" field and
  189.        press the ENTER key while the cursor is in the "From" entry
  190.        field.  pLog will search your macro file and FaxWorks phone book
  191.        using the same techniques as outline in "Placing a call" above.
  192.        If the name or macro was not found, pLog will issue a warning
  193.        beep; you will then have to enter the phone number manually.
  194.  
  195.        Note: You can use the "Incoming Call" window to record voice mail
  196.        messages and mark them for callback!  You will probably want to
  197.        press the "Stop" button as one of your first actions in this case
  198.        if your Inbound call duration statistics are a concern to you.
  199.  
  200.  
  201.     4. Defining a macro
  202.  
  203.        A dialing macro is a short name which you can use in place of
  204.        an actual phone number when you use pLog.  To be effective, a
  205.        macro should be short and easy to remember.  Examples are:
  206.        "Home", "Car", "Bank", "Mom", and so on.
  207.  
  208.        To define a dialing macro, press the "Outbound..." button on the
  209.        main display.  This invokes the "Dialer" window.  Press the
  210.        "Macros..." button and you will see the "Macro List" window.
  211.        Here you may add, delete, or modify your macros.  Adding and
  212.        deleting procedures are straightforward and invoked via the
  213.        buttons with those labels.  To edit an entry, click on it with the
  214.        left mouse while holding down the ALT key.  You may then edit the
  215.        selected field.  Click anywhere away from the entry field to end
  216.        the edit and save your changes; press ESCape to cancel the changes.
  217.  
  218.     5. Report
  219.  
  220.        pLog has numerous reporting options.  By default, when you press
  221.        the "Report..." button, you will be shown a list of all of your
  222.        calls, outbound and incoming.  This will quickly become unwieldy
  223.        as you use pLog.  Use the "Options..." button to limit which
  224.        calls are displayed and in what sort-order they are displayed.
  225.  
  226.        Your options are:
  227.        - Merge:  Outbound only, Inbound only or both
  228.        - Sort:   By Date & Time, Name (then Date & Time), or Number
  229.                  (then Name, Date & Time)
  230.        - Filter: By Date: All date (no filter), just today's calls, or
  231.                           in a given range.  Date entry is flexible;
  232.                           you may enter dates in a variety of formats.
  233.                           If you enter only one end of a range, it is
  234.                           assumed that the other end is open (i.e.,
  235.                           a start date of 2/1/96 with no end date means
  236.                           calls on or after 2/1/96; and end date of
  237.                           2/1/96 with no start date means calls on or
  238.                           before that date).
  239.                  By Type: All calls (no filter), only callbacks, only
  240.                           non-callbacks.
  241.                  By Text: You can specify string which must occur in the
  242.                           Name, Number, and/or Note fields.  The search is
  243.                           not case sensitive and the string may occur
  244.                           anywhere in the field.  (i.e., the string "ron"
  245.                           in the Name field will match both "Oberon Software"
  246.                           and "Ronald McDonald").  Multiple search
  247.                           criteria are cumulative (i.e., searching name
  248.                           for "IBM" and Number for "1-800" will find all
  249.                           toll-free calls to IBM).
  250.  
  251.  
  252.        Both "Export..." and "Print..." work on the currently displayed
  253.        list of calls.
  254.  
  255.        "Export..." will write the currently displayed list to a standard,
  256.        comma delimited file (SDF format) suitable for import into a
  257.        spreadsheet or other program.  You will be asked for the file name.
  258.  
  259.        "Print..." will print a formatted report of the displayed calls
  260.        to the printer of your choice.
  261.  
  262.  
  263. III. Disclaimer
  264.  
  265.     Every care has been taken so that pLog will perform as outlined in
  266.     this document and that it is as error free as the author can make it.
  267.     We should be aware however that no piece of software is ever totally
  268.     bug free.
  269.  
  270.     Use of this software for any purpose whatsoever constitutes your
  271.     unqualified acceptance of the following statements.
  272.  
  273.     The author makes no warranty or representation that the software will
  274.     be error free.  The author disclaims any warranties, either express or
  275.     implied, including but not limited to any implied warranty of
  276.     merchantability or fitness for any particular purpose.
  277.  
  278.     The user agrees to take full responsibility for the selection of and
  279.     any use whatsoever made of the software.
  280.  
  281.     IN NO EVENT WILL THE AUTHOR BE LIABLE FOR ANY DAMAGES WHATSOEVER
  282.     (INCLUDING WITHOUT LIMITATION DAMAGES FOR LOSS OF BUSINESS PROFITS,
  283.     BUSINESS INTERRUPTION, LOSS OF BUSINESS INFORMATION OR THE LIKE)
  284.     ARISING OUT OF THE USE OF, INTERRUPTION IN THE USE OF, OR INABILITY
  285.     TO USE THIS SOFTWARE, EVEN IF THE AUTHOR HAS BEEN ADVISED OF ANY
  286.     POSSIBILITY OR LIKELIHOOD OF SUCH DAMAGES.
  287.