home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ OS/2 Shareware BBS: 35 Internet / 35-Internet.zip / prmtomr2.zip / readme.txt < prev   
Text File  |  1996-02-11  |  5KB  |  112 lines
  1.  
  2.  This script translates Post Road Mailer Address Books into MR/2 ICE
  3.  addresses and groups.  It was written by and is copyrighted by Tom
  4.  Kusterer and it is freeware.  Feel free to distribute the code to 
  5.  anyone and use or abuse it.  Just give credit where credit is due...
  6.  
  7. ********************************************************
  8. NOTE THIS DISCLAIMER (much as I hate to, I have to say this)
  9. ********************************************************
  10. THIS SCRIPT WAS CREATED AS A SERVICE TO THE OS/2 USER COMMUNITY
  11. IT IS SUPPLIED "AS IS", AND WITHOUT ANY WARRANTIES WHATSOEVER.
  12. I DO NOT ACCEPT ANY RESPONSIBILITY FOR ANY LOSS OR DAMAGE, PHYSICAL,
  13. FINANCIAL, MENTAL, OR OTHERWISE, THAT RESULTS FROM THE USE OF
  14. THIS SCRIPT.  Gad I hate saying that.
  15. ********************************************************
  16.  
  17.  So that one can understand what I did to perform the conversion, I'll
  18.  explain a few things as I understand them...
  19.  
  20.  The Post Road Mailer (tm) holds both e-mail addresses and groups in
  21.  address books.  Each address book is a separate file with the extension
  22.  ADR.  All of the files are contained in the Post Road Mailer directory.
  23.  Each address book entry can contain quite a bit of information:
  24.  First name, last name, organization, up to 5 e-mail addresses, two
  25.  telephone numbers, a fax number, and a note.
  26.  
  27.  The biggest hurdle in creating this converter was the binary format
  28.  of the Post Road Mailer address books.  Needless to say, a hex-editor
  29.  came in very, very useful...
  30.  
  31.                      *      *      *
  32.  
  33.  MR/2 ICE, on the other hand, holds its e-mail addresses in a single file
  34.  with the extension ADR.  You can define other files to be used but that
  35.  doesn't concern this conversion.  In addition, MR/2 ICE holds its group
  36.  definitions in a separate file with the extension GRP.  Both of these
  37.  files are in the MR/2 ICE directory.  And, thankfully, both of these
  38.  files are basically ASCII files.
  39.  
  40.  Each address entry contains a full name, e-mail address, alias and a
  41.  note.
  42.  
  43.                      *      *      *
  44.  
  45.  Now, how I decided to do this conversion.  For e-mail address entries:
  46.  
  47.  1).  The first name and last name are combined and used.
  48.  2).  Each e-mail address for a given PRM address book entry is given
  49.       a separate entry in the MR/2 address file.
  50.  3).  The alias used for each e-mail address is either the nickname in
  51.       the PRM address file entry for that e-mail address, or, if a nick-
  52.       name doesn't exist.  The last name is used.  If a duplicate alias
  53.       exists, I append a number to new alias.
  54.  4).  Finally, the note for the MR/2 ICE address consists of the PRM
  55.       note, organization, telephone numbers and fax number.  This note
  56.       is attached to each e-mail address entry.
  57.  
  58.  For groups:
  59.  
  60.  1).  Every group from each PRM address book is placed in the MR/2 ICE
  61.       group file.  Groups aliases are checked for duplication.
  62.  2).  In addition, for each PRM address book, I allow the user to
  63.       optionally create a MR/2 ICE group consisting of all of the
  64.       addresses in that address book.  The alias for that group is the
  65.       file name minus the extension of that address book.
  66.  
  67.       An example would probably be helpful.  If you have two PRM address
  68.       books, each containing 5 e-mail addresses and 2 groups.  Say the
  69.       first file is called smeg.adr (with the description "friends") and
  70.       the second is called head.adr (with the description "enemas").
  71.  
  72.       This converter would add all 10 e-mail addresses to the MR/2 ICE
  73.       address list.  It would add all 4 groups to the MR/2 ICE group
  74.       file.  In addition, if the user says 'yes' to the add address books
  75.       as groups question, it would add a group with the alias 'smeg'
  76.       containing the 5 e-mail addresses and it would add a group with the
  77.       alias 'head' with the other 5 e-mail addresses
  78.  
  79.       If you don't like these additional groups, then it's easy enough to
  80.       to any one you don't want.
  81.  
  82. -------------------------------------------------------------------------
  83.  
  84. Here are the step you should take.
  85.  
  86. 1).  Make backup copies of the MR2I.ADR and MR2I.GRP files in the MR2I
  87.      directory.
  88.  
  89. 2).  Copy the MR2I.ADR and MR2I.GRP files from the MR2I directory to
  90.      a temporary location.
  91.  
  92. 3).  Run PRM2MR2.CMD.  It will ask for the Post Road Mailer location.
  93.      Input the complete location (e.g. D:\PostRoad).  It will ask for
  94.      the MR/2 location.  Input the temporary location of the MR/2 files
  95.      you created in step 2.  Answer whether or not you want to create
  96.      a group for each address book.
  97.  
  98. 4).  Let the script run.
  99.  
  100. 5).  The MR2I.ADR and MR2I.GRP files in the temporary location should
  101.      now be updated.  Since they're ASCII you can open them and look.
  102.      Copy them into the MR2I directory.
  103.  
  104. 6).  Start MR/2 ICE and see if your addresses and groups are correct.
  105.      If they're not, restore the backups (aren't you glad you made them).
  106.  
  107. ------------------------------------------------------------------------
  108.  
  109. If you have any problems.  E-mail me at kustetl1@aplcomm.jhuapl.edu
  110. I try to work out solutions...
  111.  
  112.