home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ HomeWare 14 / HOMEWARE14.bin / wordproc / propit20.arj / USERS.GDE < prev    next >
Text File  |  1993-03-08  |  31KB  |  1,019 lines
  1.                   ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
  2.                   :                                      :
  3.                   :      Copyright (c) 1991,1992         :
  4.                   :          David A. Works              :
  5.                   :         All Rights Reserved          :
  6.                   :                                      :
  7.                   :  This is NOT free software. This is  :
  8.                   :  NOT public domain software.  This   :
  9.                   :  is shareware: you are expected to   :
  10.                   :  pay a registration fee to the       :
  11.                   :  author of this program if you       :
  12.                   :  find it useful. See registration    :
  13.                   :  details in the REGISTER.ME file     :
  14.                   :                                      :
  15.                   ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
  16.     
  17.     
  18.                             PROPOSE IT!
  19.                              (Windows)
  20.                                 V1.0
  21.     
  22.     
  23.     
  24.     
  25.     
  26.                            "USER'S GUIDE"
  27.     
  28.     
  29.     
  30.     
  31.     
  32.     
  33.     
  34.     
  35.                       Registration has great benefits:
  36.     
  37.                         1.  User's Guide
  38.                         2.  Latest version of Propose It!
  39.                         3.  Bonus diskette
  40.                         4.  More Programs! (See REGISTER.ME)
  41.     
  42.     
  43.     
  44.     
  45.     
  46.     
  47.     
  48.     
  49.     
  50.     
  51.     
  52.     
  53.     
  54.     
  55.     
  56.     
  57.     
  58.     
  59.     
  60.     
  61.     
  62.     
  63.     
  64.     
  65.     
  66.     
  67.     
  68.     
  69.     
  70.                      ==========================
  71.                             PROPOSE IT!
  72.                      ==========================
  73.     
  74.     
  75.     
  76.     
  77.     
  78.                             USER'S GUIDE
  79.     
  80.     
  81.     
  82.     
  83.     
  84.     
  85.     
  86.     
  87.     
  88.     
  89.     
  90.     
  91.     
  92.     
  93.     
  94.     
  95.                            David A. Works
  96.                           Grand Universal
  97.                            P.O. Box 41188
  98.                         Whitefish, MT 59937
  99.     
  100.     
  101.     
  102.     
  103.     
  104.     
  105.                             _______
  106.                        ____|__     |               (R)
  107.                     --|       |    |-------------------
  108.                       |   ____|__  |  Association of
  109.                       |  |       |_|  Shareware
  110.                       |__|   o   |    Professionals
  111.                     -----|   |   |---------------------
  112.                          |___|___|    MEMBER
  113.     
  114.     
  115.     
  116.     
  117.     
  118.     
  119.     
  120.     
  121.     
  122.     
  123.     
  124.               HOW TO REGISTER PROPOSE IT!(tm):
  125.     
  126.     There are several different ways to register PROPOSE IT!.
  127.     Please use whichever method is most convenient for you.  In all
  128.     cases you will receive the latest version available at the time
  129.     your order is received.  Read the sections that follow and the
  130.     registration forms below for other benefits of registration.
  131.     
  132.     
  133.     -BASIC REGISTRATION-
  134.     
  135.      Latest Version Of Propose It!
  136.     
  137.      Technical support (minimum 3 months) via regular mail, e-mail
  138.      (via the online services listed below), or phone.
  139.     
  140.     
  141.      Special Offers:
  142.     
  143.         Shareware Magazine
  144.         Registered Users of PROPOSE IT!  are entitled to receive a
  145.         discount on a subscription to Shareware Magazine.  The
  146.         regular yearly subscription rate of $14.95 is reduced to
  147.         just $9.97.  A toll-free number and special Order Number
  148.         will be provided upon registration.
  149.         
  150.         CompuServe
  151.         Full details about a special offer for CompuServe will also
  152.         be provided.  The offer provides for FREE sign up, a $15.00
  153.         usage credit and a complimentary subscription to CompuServe
  154.         Magazine.
  155.     
  156.     
  157.     
  158.     **PROFESSIONAL REGISTRATION**
  159.     
  160.  
  161.       Additional Features:
  162.       
  163.            In addition to all the features listed above, we will
  164.       also include the following:
  165.       
  166.            * Request for Proposal (RFP) Response (Commercial)
  167.            
  168.                Many companies and salespeople are asked to
  169.                respond to RFP's.  These files give you not
  170.                only a format to answer an RFP, but also some
  171.                tips for winning this type of bid.
  172.              
  173.  
  174.            * Non-Disclosure Agreement
  175.            
  176.                This Non-Disclosure Agreement protects your
  177.                rights and ideas.  Mandatory when sharing
  178.                confidential information with prospective
  179.                customers.
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.       User's Guide
  185.     
  186.            A complete PRINTED User's Guide will be included with all
  187.       registrations.  The User's Guide will have all files printed
  188.       out and will include printouts of all the samples included
  189.       with PROPOSE IT!.
  190.     
  191.     
  192.       Bonus Diskette:
  193.     
  194.            Also included with the registered version diskette will
  195.       be another diskette with exceptional business and productivity
  196.       shareware/freeware programs.
  197.     
  198.    
  199.     
  200.     ************************
  201.     * PROFESSIONAL PACKAGE *
  202.     ************************
  203.     
  204.     Receive the PROFESSIONAL versions of three of our most popular
  205.     software packages - Propose It!, Business Plan Master, and "F &
  206.     L".  Individually these programs would cost you well over $100,
  207.     but you can have all three programs for only $55 plus shipping
  208.     and handling.
  209.     
  210.          Business Plan Master
  211.              Every business needs a business plan.  Great
  212.              when you need to raise capital or get a loan,
  213.              even BETTER as a management tool!  Includes
  214.              sample text and powerful spreadsheet files.
  215.              Professional registration - $44
  216.              
  217.          F & L
  218.              Create over 100 business Forms & Letters.
  219.              Includes business correspondence, legal forms
  220.              and agreements.  Save hundreds of hours of
  221.              time!
  222.              Professional registration - $34
  223.     
  224.  
  225.  
  226.  
  227.                        SUPER SPECIAL OFFER!!!
  228.     
  229.     While supplies last, buy the PROFESSIONAL PACKAGE and receive a
  230.     FREE copy of a commercial software program!  This is quality
  231.     name-brand from companies like Microsoft and Lotus.  All titles
  232.     distributed randomly.  Some software may be a version or two
  233.     old, but none has been registered.  Upgradeable at very low
  234.     prices.  I also have a small number of demo packages.
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.     REGISTER DIRECTLY WITH THE AUTHOR:
  242.     
  243.       Visa/MasterCard
  244.     
  245.       (406) 862-1280
  246.       9:00am to 4:30pm (Mountain Time; GMT-6) 
  247.       Monday through Friday.
  248.       We will ship immediately.
  249.       
  250.       
  251.       You may also mail the completed Author Registration Form with
  252.       payment to Grand Universal at the address below.  Please
  253.       include any comments about PROPOSE IT!  with your order.  Hope
  254.       the P.O.  Box doesn't offend you, but going to the Post Office
  255.       is one of the highlights of our small town's social scene.
  256.     
  257.  
  258.  
  259.     This program is produced by a member of the Association of
  260.     Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  261.     shareware principle works for you.  If you are unable to resolve
  262.     a shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  263.     member directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can
  264.     help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  265.     does not provide technical support for members' products.
  266.     Please write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon,
  267.     MI 49442 or send a CompuServe message via CompuServe mail to ASP
  268.     Ombudsman 70007,3536.
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.     
  301.                     PROPOSE IT!(tm) v2.0
  302.                     AUTHOR REGISTRATION FORM
  303.                            IBM PC
  304.     
  305.     
  306.     NAME: _____________________________________________________
  307.     
  308.     COMPANY:___________________________________________________
  309.     
  310.     ADDRESS:    _____________________ CITY/TOWN: ______________
  311.     
  312.     STATE/PROV: _______ ZIP/CODE: _________ COUNTRY: __________
  313.     
  314.     TELEPHONE:  ______________ DISK SIZE: 5.25" ____ 3.50" ____
  315.     
  316.     
  317.     HOW DID YOU LEARN ABOUT PROPOSE IT!? _____________
  318.     
  319.     HOW DID YOU GET THE EVALUATION COPY ? _____________________
  320.     
  321.     -----------------------------------------------------------
  322.     QTY           DESCRIPTION                             PRICE
  323.     -----------------------------------------------------------
  324.     
  325.         PROFESSIONAL: additionally includes a Printed
  326.         User's Guide, BONUS diskette and a coupon for
  327.     ___ 1 FREE upgrade                                   $24.00
  328.  
  329.         BASIC: latest version of PROPOSE IT!,
  330.         upgrade notices, support, other shareware
  331.     ___ programs, CIS/Shareware Mag. offers              $19.00
  332.     
  333.    
  334.     
  335.         *********************************************                                                           
  336.         * PROFESSIONAL PAK: Includes Professional   * 
  337.         * versions of Business Plan Master, Propose * 
  338.     ___ * It! and F & L. Normally a $102 value!     *    $55.00  
  339.         *********************************************                                                           
  340.     
  341.     
  342.        SHIPPING/HANDLING:
  343.     
  344.     __ ANY: $4 US (1st class), $10 overseas (air)       $ 4.00
  345.     
  346.     
  347.     
  348.                                                  TOTAL:  ___.00
  349.     
  350.     ___ 5.25" Disk   ___ 3.50" Disk
  351.     
  352.     INVOICE.FRM contains an invoice which can be given to your
  353.     purchasing department to ease ordering.
  354.     
  355.     
  356.     Grand Universal               CompuServe          70400,153
  357.     David A. Works                Delphi              DAVIDWORKS
  358.     P.O. Box 4118                 GEnie               D.WORKS3
  359.     Whitefish, MT 59937           America OnLine      DAVIDW2959
  360.     (406) 862-1280
  361.     
  362.  
  363.  
  364.     
  365.                             Table of Contents
  366.     ___________________________________________________________
  367.     
  368.     
  369.     Introduction                                           1
  370.     
  371.     Requirements                                           2
  372.     
  373.     Usage                                                  2
  374.     
  375.     Files                                                  3
  376.     
  377.     Preparation                                            4
  378.     
  379.     Getting Started                                        7
  380.     
  381.     Cover Letter                                           8
  382.     
  383.     Large Proposals                                        9
  384.     
  385.     Letter Proposals                                       9
  386.     
  387.     Overview                                               9
  388.     
  389.     
  390.     
  391.     
  392.     
  393.     
  394.     
  395.     
  396.     
  397.     
  398.     
  399.     
  400.     
  401.     
  402.     
  403.     
  404.     
  405.     
  406.     
  407.     
  408.     
  409.     
  410.     
  411.     
  412.     
  413.     
  414.     
  415.     
  416.     
  417.     
  418.     
  419.     
  420.     
  421.     
  422.     
  423.     
  424.     
  425.                                      Propose It! - User's Guide
  426.                                      --------------------------
  427.     
  428.     
  429.     INTRODUCTION
  430.     ____________
  431.     
  432.     
  433.         A couple of years ago when I was between jobs, I worked for
  434.     a temporary employment agency.  One of my assignments was
  435.     with a large telecommunications company as an administrator
  436.     in the corporate sales department.  I supported the
  437.     correspondence of 60 sales people who were working accounts
  438.     ranging from Mom & Pop to the Fortune 500.
  439.     
  440.         The first day on the job I was given an overview of the job
  441.     - generating all the correspondence necessary for the sales
  442.     people to close the sale.  One of the first things to cross
  443.     my desk was a proposal.  I asked around for the format they
  444.     wanted it in and looked for some template files to generate
  445.     the project.  To my surprise, there was nothing available.
  446.     What they had done up until that point was to take old
  447.     proposals and just change a few things and out the door it
  448.     went.  It was all done manually.
  449.     
  450.         Faced with the number of people I supported and the amount
  451.     of correspondence generated, as soon as I got the pressing
  452.     work out of the way, I started digging up boilerplate from
  453.     wherever I could find it.  I took the best from about five
  454.     proposals that were on the computer and set about to
  455.     automate the process.  Rather than retype everything
  456.     manually as had been done up till then, I set up a series of
  457.     files as "search-and-replace" documents.
  458.     
  459.         From that beginning, I have put together more files and
  460.     ideas and developed "Propose It!tm" for those who may need a
  461.     helping hand.  By putting together a professional looking
  462.     document with "Propose It!tm", you will make yourself and
  463.     the people you work with more valuable.
  464.     
  465.     
  466.     
  467.     David A. Works
  468.     
  469.     
  470.     
  471.     
  472.     
  473.     
  474.     
  475.     
  476.     
  477.     
  478.     
  479.     
  480.     
  481.     
  482.     Propose It!              Page 1                User's Guide
  483.     
  484.     
  485.                                      Propose It! - User's Guide
  486.                                      --------------------------
  487.     
  488.     
  489.     
  490.     REQUIREMENTS
  491.     ____________
  492.     
  493.     
  494.         To use "Propose It!(tm)" you will need:
  495.     
  496.          *    An IBM PC or compatible
  497.          *      Windows 3.1
  498.          *    A word processing program
  499.        
  500.          Optional:
  501.     
  502.          *    Word for Windows 2.0 (for *.DOC pre-formatted files)
  503.          *    Laser printer (fonts are nice too!)
  504.          *    Spelling checker, Grammar checker
  505.          *    Thesaurus
  506.     
  507.     Usage
  508.     -----
  509.     
  510.         A well-written proposal is vital to presenting your
  511.     ideas, your products or your services to clients or
  512.     customers.  Good writing takes time and preparation.  To
  513.     save time, I have designed "Propose It!(tm)" so that it can
  514.     be used verbatim.
  515.     
  516.         Here are some ideas to get the most out of "Propose It!:
  517.     
  518.         *   I have designed "Propose It!tm" to be used as a set of
  519.             mail merge documents.  I learned after a few
  520.             "interesting experiences" that global
  521.             search-and-replaces can get weird.  Besides, by
  522.             using a mail merge you can put in the letters you
  523.             will need with the proposal at the same time.  The
  524.             idea is to save time.
  525.     
  526.         *   Always follow any standards or formats that your
  527.             company has set up.  Just because "Propose It!tm" is
  528.             neat and will save you time so that you can play
  529.             computer games doesn't mean you should ignore any
  530.             corporate standards.  "Propose It!tm" is written in
  531.             Times or Helvetica fonts and the margins are all
  532.             changeable to suit your needs.
  533.     
  534.         *   Familiarize yourself with the "merging" capabilities
  535.             of your software package.  To spare you the agony of
  536.             reading a manual, I have included a section on
  537.             "Merging".
  538.     
  539.     
  540.     
  541.     
  542.     Propose It!              Page 2                User's Guide
  543.     
  544.     
  545.                                      Propose It! - User's Guide
  546.                                      --------------------------
  547.     
  548.     
  549.     
  550.         *   Incorporate your own material into "Propose It!tm".
  551.             If you are in a corporation you should have enough
  552.             marketing mumbo jumbo to last you an eternity.  If
  553.             you are in a small company, you still must have a
  554.             few brochures lying around that you can cannibalize
  555.             and incorporate.
  556.     
  557.         *   Print out the "Sample" files to use as another
  558.             reference.  These files have the letters *sam.txt in
  559.             them.
  560.     
  561.     
  562.         *   Get a copy of the "User's Guide".  You can print
  563.             this file out or purchase one from me directly.
  564.             You may find it useful to print out the other
  565.             files as well as they are lengthy (also included
  566.             in purchased User's Guide package.
  567.     
  568.         *   Work only on copies of the documents.
  569.     
  570.         *   Keep your ideas simple and concise.
  571.     
  572.         *   Allow several hours for the preparation of your
  573.             first proposal.
  574.     
  575.     
  576.     
  577.     Files
  578.     ______
  579.     
  580.     *.DOC = WinWord 2.0
  581.     *.ASC = ASCII text file
  582.     
  583.     
  584.     COVERLTR.DOC or COVERLTR.ASC
  585.         Cover Letter
  586.         
  587.     Use this letter with larger proposals.  It isn't good form
  588.     to just send out a proposal without a cover letter.  People
  589.     like to know what they are receiving.
  590.     
  591.     
  592.     LARGEPRO.DOC or LARGEPRO.ASC
  593.         Large Proposal
  594.     
  595.     Template for proposing large or more complicated projects.
  596.     
  597.     
  598.     
  599.     
  600.     
  601.     Propose It!              Page 3                User's Guide
  602.     
  603.     
  604.                                      Propose It! - User's Guide
  605.                                      --------------------------
  606.     
  607.     
  608.     LETTER1.DOC or LETTER1.ASC
  609.         Letter Proposal
  610.     
  611.     Templates for proposals in letter form.  Also includes an
  612.     overview template which I have found very useful to include
  613.     along with a letter proposal to larger companies.
  614.     
  615.     
  616.     CVLTRSAM.TXT, LARGESAM.TXT, and LETRSAM.TXT
  617.     
  618.     Samples of Cover Letter, Large Proposal and Letter Proposal
  619.     in ASCII format.
  620.     
  621.     
  622.     MERGE.DOC or MERGE.WPD
  623.         Merge Files
  624.         
  625.     These are the merge files necessary to complet a mail merge.
  626.     
  627.     
  628.     USERS.GDE
  629.         User's Guide
  630.         
  631.     This file.
  632.     
  633.     
  634.     REGISTER.ME
  635.     
  636.     Please fill out this form to register your copy of "Propose
  637.     It!".
  638.     
  639.     
  640.         All of these files and their particular usage are explained
  641.     in more detail below.
  642.     
  643.     
  644.     
  645.     
  646.     
  647.     
  648.     
  649.     
  650.     
  651.     
  652.     
  653.     
  654.     
  655.     
  656.     
  657.     
  658.     
  659.     
  660.     
  661.     Propose It!              Page 4                User's Guide
  662.     
  663.     
  664.                                      Propose It! - User's Guide
  665.                                      --------------------------
  666.     
  667.     
  668.     Preparation
  669.     ___________
  670.     
  671.     
  672.     This is frankly the most important part of your work.  It's
  673.     even more important than the "Propose It!tm" templates.
  674.     
  675.     The old line, "Plan your work and work your plan" applies
  676.     two-fold in proposal writing.  How would you like to spend
  677.     weeks sweating over a proposal only to find out yours was
  678.     not accepted as you didn't really solve the problem the
  679.     customer wanted solved?
  680.     
  681.     True Story #1
  682.     
  683.     A company I worked for spent about two months and thousands
  684.     of dollars in travel, computer rental and aggravation
  685.     designing a telecommunications proposal for a large defense
  686.     company.  My group was responsible for designing the
  687.     network.  We frankly just did as we were asked by the
  688.     account team.  Part of good design is getting the best cost
  689.     for your network design.  In working with the pricing and
  690.     the RFP (Request for Proposal), it became obvious to us that
  691.     what the client wanted was not a network with all the bells
  692.     and whistles (which is what we had been told to design) but
  693.     in actuality they wanted the lowest price.  Hundreds of
  694.     people spent months on this project when in fact the account
  695.     team and our little group of six could have done it all in
  696.     about two weeks time.  Needless to say, we did not win the
  697.     proposal.
  698.     
  699.     Remember that you are solving a customer's problem so you
  700.     better know exactly what the problem is.  Your solution
  701.     may be the best thing since sliced bread, but if the client
  702.     wants dinner rolls...
  703.     
  704.     Also, be brave enough to give up if you can't really handle
  705.     a project or if you don't want to deal with any hassles.  I
  706.     recently gave up on a government proposal because of the
  707.     bureaucratic paperwork nightmare.  It was about $40,000
  708.     worth of business but the aggravation factor was the most
  709.     extreme for any proposal that I had ever seen.
  710.     
  711.     Ideally if you anticipate being in an RFP situation, the
  712.     best time to inform yourself is before the RFP is written.
  713.     That way you might have some influence in what actually will
  714.     be asked for.
  715.     
  716.     Most companies appreciate the insight of vendors and are
  717.     bright enough to know when you are trying to skew things
  718.     your way as well, so don't over do it.
  719.     
  720.     
  721.     Propose It!              Page 5                User's Guide
  722.     
  723.     
  724.                                      Propose It! - User's Guide
  725.                                      --------------------------
  726.     
  727.     
  728.     Using "Propose It!tm" should come in at the last phase of
  729.     your proposal scenario.  If you start writing before you
  730.     know the problem or have developed a solution, you will end
  731.     up with a very muddled proposal.  (Of course, there are
  732.     oftentimes many questions which are a matter of routine
  733.     which can and should be answered before you get into the
  734.     heat of proposal deadlines.)
  735.     
  736.     I have found that the best way to prepare is the old boring
  737.     way of writing an outline.  You know, the old Roman numeral
  738.     "I, II, III, A,B,C" routine that we all learned in grade
  739.     school.  If you are lucky, your word processor will help you
  740.     by having the outline feature.  If not just hack away
  741.     anyway.
  742.     
  743.     
  744.     
  745.     True Story #2
  746.     
  747.     A few months ago I wrote a business plan for a wild-eyed
  748.     business idea that I had.  I must have revised the dumb
  749.     thing about 200 times before I got fed up, I started over
  750.     with an outline.  Finally I could understand what I was
  751.     trying to say.  I wish I could tell you the business was a
  752.     rip roaring success and that I am now on "Easy Street", but
  753.     after playing with it for a few months I gave up on it.
  754.     Frankly, I wouldn't have known to give up had I not
  755.     organized my goals and objectives well to see that even
  756.     though there was great potential, my comfort zone of how
  757.     much effort it was going to take versus the amount of money
  758.     I might theoretically make was invaded.
  759.     
  760.     
  761.     Customizing
  762.     
  763.     One last bit of preparation to use these files is to
  764.     customize them for your company and product.  First open any
  765.     document.
  766.     
  767.         Do a search-and-replace on
  768.         
  769.         [Your Company]
  770.            and
  771.         change it to the name of your company.
  772.         
  773.     You may also choose to do the same thing with
  774.     [product/service] in each document.  However, sometimes the
  775.     usage of the word may require a generic product or service
  776.     name and other times it may be specific.  For example, the
  777.     difference between "soda pop" and "Coca Cola".  Also you
  778.     will want to change "Your Name" to your name and change the
  779.     "Marketing Representative" to your title.
  780.     
  781.     Propose It!              Page 6                User's Guide
  782.     
  783.     
  784.                                      Propose It! - User's Guide
  785.                                      --------------------------
  786.     
  787.     
  788.     
  789.     Mail Merging
  790.     ------------
  791.     
  792.     
  793.     Doing a mail merge is different for every software package,
  794.     so check your manual to find out how to incorporate what I
  795.     have into the correct commands for your program.  (Don't ask
  796.     me why no one has bothered to standardize this part of
  797.     computing.  Seems rather obvious, doesn't it?) Basically, a
  798.     mail-merge follows this way.
  799.     
  800.          1.   Open the merge file.
  801.          2.   Enter the data requested (usually separated by commas).
  802.          3.   Save the merge file. 
  803.          4.   Open the main file you want to merge.  
  804.     
  805.     
  806.     
  807.                           Getting Started
  808.     ___________________________________________________________
  809.     
  810.     
  811.     
  812.     After you have downloaded "Propose It!tm" and decompressed
  813.     the files, please copy them onto a floppy disk so that you
  814.     have a back-up.  You will probably goof them up a number of
  815.     times, so be prepared.  I accidently trashed this file a
  816.     number of times before I got it right.  Everybody does it so
  817.     don't feel bad.  Don't believe anyone who says they never
  818.     have - obviously an incredible boor and not good company at
  819.     a cocktail party.
  820.     
  821.     Open your particular word processing application and then
  822.     open and save each file.
  823.     
  824.     Please print out the USERS.GDE file.  I know this sounds
  825.     stupid since you have already gotten this far, but I guess I
  826.     need to say it anyway.  No go back and re-read the
  827.     "Preparation" section and do that first.
  828.     
  829.     
  830.     
  831.     
  832.     
  833.     
  834.     
  835.     
  836.     
  837.     
  838.     
  839.     
  840.     
  841.     Propose It!              Page 7                User's Guide
  842.     
  843.     
  844.                                      Propose It! - User's Guide
  845.                                      --------------------------
  846.     
  847.     
  848.     FIRST FILE
  849.     ----------
  850.     
  851.     Now read through the next few sections and pick out a file
  852.     which you think will work best for you.
  853.     
  854.     I am much more a fan of substance over style, but style does
  855.     have its place.  Would you pay more attention to an idea on
  856.     scratch paper or one that has been neatly organized with
  857.     some jazzy graphics and type?  If you are honest, you will
  858.     say that it doesn't really matter if the idea is good.  But
  859.     we are talking about making it easy for your customer to get
  860.     a handle on what it is you are proposing.  I would much
  861.     rather be bored looking at someone's proposal in Times and
  862.     Helvetica than some chicken scratched refugee from
  863.     McDonald's.
  864.     
  865.     So what I am saying in a round about way is to get creative
  866.     in using fonts, font sizes, effects and some graphics.  In
  867.     case you haven't noticed, Courier died a quiet death a
  868.     couple of years ago.  Times and Helvetica are ok, but there
  869.     are some really neat fonts out there and a number of books
  870.     to help you through the muddle.  But start with Times and
  871.     Helvetica and you won't go wrong.
  872.     
  873.     
  874.     
  875.     
  876.                             Cover Letter
  877.     ___________________________________________________________
  878.     
  879.     
  880.     
  881.     It is good business form to include a cover letter (some
  882.     people call it a transmittal) to accompany a large proposal.
  883.     Not that anybody pays attention to what you say in the
  884.     letter.  Call it protocol.  If you haven't done your
  885.     homework and presentation by this point, it won't matter
  886.     what you have to say anyway.
  887.     
  888.     If you walk into IBM Headquarters with the best idea in the
  889.     world, but are dressed in a Hawaiian shirt and shorts, guess
  890.     how many people will listen to you?  Think of this letter as
  891.     the "white shirt, blue suit and conservative tie" of your
  892.     proposal.  Once you get past that it really gets
  893.     interesting.
  894.     
  895.     I have only included one example since it is such a formal
  896.     letter.  When you open this file, you will notice that it is
  897.     set up as a mail merge file.
  898.     
  899.     
  900.     
  901.     Propose It!              Page 8                User's Guide
  902.     
  903.     
  904.                                      Propose It! - User's Guide
  905.                                      --------------------------
  906.     
  907.                           Large Proposals
  908.     ___________________________________________________________
  909.     
  910.     
  911.     
  912.     These are the hardest to write and take the most
  913.     preparation.  I have provided a "standard format", but feel
  914.     free to be creative.
  915.     
  916.     I am assuming you have done all your investigating and all
  917.     of your research to make sure that the solution you are
  918.     proposing is in fact the correct solution for your customer
  919.     and also one which they will want.
  920.     
  921.     
  922.                           Letter Proposals
  923.     ___________________________________________________________
  924.     
  925.     
  926.     
  927.     I think these are the most fun to write and I change them
  928.     constantly.  For a sales type, I have found that this is the
  929.     best way to get your point across in a quick way and with a
  930.     great degree of success.
  931.     
  932.     Here is a little hint.  In my line of work (phone sales), I
  933.     have found that I often never get to the real "decision
  934.     maker". I end up talking to somebody else who really needs
  935.     what I am offering but has to get approval from someone
  936.     else.  I give them the information to sell for me.  Susie
  937.     Secretary runs into the office with my proposal and says,
  938.     "Boss, I need this now." So he looks at this fine piece of
  939.     literature and agrees because he knows exactly what his
  940.     employee wants as it is in writing.
  941.     
  942.     
  943.     
  944.                              Overview
  945.     ___________________________________________________________
  946.     
  947.     
  948.     
  949.     This is a handy dandy document to go along with a letter
  950.     proposal.  This contains many of the items in the Large
  951.     Proposal.
  952.     
  953.     You use this to introduce your company and to show off all
  954.     the wonderful things you can do for your client.  Sure you
  955.     can tell him all about it, but there is nothing like having
  956.     in in writing.
  957.     
  958.     
  959.     
  960.     
  961.     Propose It!              Page 9                User's Guide
  962.     
  963.     
  964.                                      Propose It! - User's Guide
  965.                                      --------------------------
  966.     
  967.     
  968.     I print up 10 copies of my overview at a time, bind them
  969.     nicely using some nice cover stock for a cover and put it
  970.     along with my main sales literature into a folder to mail to
  971.     my client.  Looks like I slave hours and hours creating this
  972.     wonderful document just for him.  I spent hours and hours on
  973.     it years ago when I first started writing these things, now
  974.     it takes all of five minutes to mail merge a letter
  975.     proposal, organize a folder with sales info and stuff the
  976.     envelope.  This is the essence of computer productivity.
  977.     
  978.     
  979.     
  980.     
  981.     
  982.     
  983.     
  984.     
  985.     
  986.     
  987.     
  988.     
  989.     
  990.     
  991.     
  992.     
  993.     
  994.     
  995.     
  996.     
  997.     
  998.     
  999.     
  1000.     
  1001.     
  1002.     
  1003.     
  1004.     
  1005.     
  1006.     
  1007.     
  1008.     
  1009.     
  1010.     
  1011.     
  1012.     
  1013.     
  1014.     
  1015.     
  1016.     
  1017.     Propose It!              Page 10               User's Guide
  1018.     
  1019.