home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ HomeWare 14 / HOMEWARE14.bin / database / timelord.arj / 2.EXE / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-05-20  |  37KB  |  1,266 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.                  TIME LORD
  11.                 Version 2.0
  12.  
  13.                 A Personal Organiser
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.       This manual and software are copyrighted 1993 by Sterling Data Services
  51.               All Rights Are Reserved
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.     WARRANTY
  58.  
  59.     This software is provided as-is.  There are no warranties,
  60.     expressed or implied.
  61.  
  62.     STERLING DATA SERVICES DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO THIS
  63.     SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT
  64.     LIMITED TO ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND
  65.     FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE, AND ALL SUCH WARRANTIES ARE
  66.     EXPRESSLY AND SPECIFICALLY DISCLAIMED.    NEITHER STERLING DATA
  67.     SERVICES NOR ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE CREATION,
  68.     PRODUCTION, OR DELIVERY OF THIS SOFTWARE SHALL BE LIABLE FOR
  69.     ANY INDIRECT, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES ARISING OUT
  70.     OF THE USE OR INABILITY TO USE SUCH SOFTWARE EVEN IF STERLING DATA
  71.     SERVICES  HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH
  72.     DAMAGES OR CLAIMS.  IN NO EVENT SHALL STERLING DATA SERVICES'
  73.     LIABILITY FOR ANY DAMAGES EVER EXCEED THE PRICE PAID FOR THE
  74.     LICENSE TO USE THE SOFTWARE, REGARDLESS OF THE FORM OF CLAIM.
  75.     THE PERSON USING THE SOFTWARE BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY
  76.     AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE.
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.     Sterling Data Services - Site License Agreement
  83.  
  84.     If you wish to use this software on more than one computer a
  85.     site license is required.  Also, customised versions can be
  86.     produced.  In both of these situations and also for details
  87.     of the network version please contact us directly.
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.                   STERLING DATA SERVICES
  101.                   2 FAIRFORD ROAD
  102.                   READING RG3 6QB
  103.  
  104.                 PHONE (0734) 427333
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.                      i                     
  111.     DEFINITION OF SHAREWARE
  112.     Shareware distribution gives users a chance to try software
  113.     before buying it. If you try a Shareware program and continue
  114.     using it, you are expected to register.
  115.     Copyright laws apply to both Shareware and commercial software,
  116.     and the copyright holder retains all rights, with a few specific
  117.     exceptions as stated below. Shareware authors are accomplished
  118.     programmers, just like commercial authors, and the programs are
  119.     of comparable quality. (In both cases, there are good programs
  120.     and bad ones!) The main difference is in the method of
  121.  
  122.     Shareware is a distribution method, not a type of software. You
  123.     should find software that suits your needs and pocketbook,
  124.     whether it's commercial or Shareware. The Shareware system makes
  125.     fitting your needs easier, because you can try before you buy.
  126.     And because the overhead is low, prices are low also. Shareware
  127.     has the ultimate money-back guarantee -- if you don't use the
  128.     product, you don't pay for it.
  129.  
  130.     TIME LORD is a "shareware program" and is provided at no charge
  131.     to the user for evaluation.  Feel free to share it with your
  132.     friends, but please do not give it away altered or as part of
  133.     another system.     The essence of "user-supported" software is to
  134.     provide personal computer users with quality software without
  135.     high prices, and yet to provide incentive for programmers to
  136.     continue to develop new products.  If you find this program
  137.     useful and that you continue to use TIME LORD after the 30
  138.     day evaluation period you must become a registered user.
  139.  
  140.     Registered users will automatically receive a copy of the latest
  141.     version, a Utilities Pack (which allows file rebuilding, data
  142.     import/export, backup/restore of data files and various reports),
  143.     telephone support, printed manual and a Memory Resident Module
  144.     which will allow the Contacts Database to be "popped up" over
  145.     other programs (in text mode) and also permits the Reminders
  146.     facility to operate in the background while other applications
  147.     are being used.     In addition, registered users are circularised
  148.     with details of new versions as they become available.
  149.  
  150.     You are encouraged to pass a copy of the shareware version
  151.     (NOT the registered version) along to your friends for them
  152.     to try out.
  153.  
  154.     To become a registered user of TIME LORD send a cheque or money
  155.     order for £39 made payable to Sterling Data Services, 2 Fairford
  156.     Road, Tilehurst, Reading RG3 6QB.  You can use the supplied form
  157.     for this, to print it out : COPY REGISTER.DOC PRN   Or phone
  158.     with your ACCESS/VISA card details.
  159.  
  160.     If you have any queries, suggestions for improvement etc please
  161.     phone me on 0734 427333 or leave a message on CIX (mmc) or
  162.     Compuserve (ID 100010,1150).
  163.  
  164.     Mike McLoughlin
  165.                      ii                     
  166.  
  167.  
  168.                  TIME LORD
  169.                From Sterling Data Services
  170.           Quality software at an affordable price
  171.  
  172.                 USER'S MANUAL
  173.                   TABLE OF CONTENTS
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.         INTRODUCTION ...........................   page 1
  179.             System Requirements
  180.             Configuration
  181.  
  182.         QUICK START ............................   page 1
  183.  
  184.         UPDATING RECORDS .......................   page 2
  185.             Company or Personal Record?
  186.             Copying records
  187.  
  188.         UTILITIES  .............................   page 3
  189.             Data Import/Export
  190.             Key File Rebuilding
  191.             File Packing
  192.             Back Ups
  193.  
  194.         SEARCHING & SELECTING ..................   page 4
  195.             Conditional Searches
  196.  
  197.         TO DO LISTS ............................   page 5
  198.             GANTT charts
  199.             Sub-lists
  200.  
  201.         APPOINTMENT SCHEDULER ..................   page 5
  202.             Find Free Time
  203.             Time Planner Display
  204.  
  205.         IMPORTING DATA .........................   page 6
  206.  
  207.         STANDARD KEYS ..........................   page 7
  208.  
  209.         TEXT EDITOR ............................   page 8
  210.             Spelling Checker
  211.             Keyboard Macros
  212.             Cut & Paste
  213.  
  214.         MEMORY RESIDENT MODULE .................   page 8
  215.  
  216.         WORDPERFECT INTERFACE ..................   page 9
  217.  
  218.         WORDSTAR INTERFACE .....................   page 10
  219.  
  220.                    page iii                        
  221.  
  222.         DOCUMENT DATABASE ......................   page 11
  223.             Linking to Contacts
  224.  
  225.         AUTO DIAL ..............................   page 12
  226.             Mercury
  227.  
  228.         REPORTS ................................   page 13
  229.             Types of report
  230.             Special Viewer
  231.  
  232.         GLOSSARY ...............................   page 16
  233.  
  234.         FILE FORMAT ............................   page 17
  235.  
  236.         REGISTRATION FORM ......................   page 18
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.                     iv                        
  276.  
  277.  
  278.     USER'S MANUAL
  279.     INTRODUCTION
  280.     ============
  281.  
  282.  
  283.     TIME LORD is intended to be used as a tool for controlling your
  284.     time more efficiently.    All your business and personal contacts
  285.     can be stored and referenced in a variety of ways.  Notes of phone
  286.     calls or other contacts can be store and linked in with particular
  287.     records in a type of "rolodex" name and address book.  The various
  288.     desktop accessories like time planner, To Do List etc are shown
  289.     in the accessories sub-menu off the main menu.
  290.  
  291.  
  292.     System Requirements:
  293.  
  294.     To run this software you will need an IBM PC, XT, AT, PS/2 or
  295.     compatible with a minimum of 640K of RAM, a hard disk and
  296.     MS-DOS 3.0 or higher.
  297.  
  298.     Back Up Your Files, PLEASE:
  299.  
  300.     Your data files SHOULD BE BACKED UP any time you've made
  301.     significant changes.  A good rule of thumb is to back up your data
  302.     any time you've made more entries/changes than you'd want to type
  303.     in again.  The registered version comes with a File Utility for
  304.     the easy backing up of files.
  305.  
  306.     This software is completely menu driven and easy to operate.  Since
  307.     the computer does all the hard work for you, this manual is short.
  308.     Most of the manual is also available as context-sensitive help
  309.     screens.  Just press F1 anytime you are unsure what to do.
  310.  
  311.     We'll describe how to enter information; what to do to edit
  312.     existing entries; and how to find the entry(s) you need.
  313.  
  314.     If using a modem you are advised to try the settings as supplied
  315.     because they have been found to work with the vast majority of modems.
  316.  
  317.     QUICK START
  318.     ===========
  319.  
  320.     This section describes how to use the basic functions of TIME LORD
  321.     so you can quickly get started.     The software is completely menu
  322.     driven with prompts on every screen so it is easy to use.
  323.     To start the program type TL and press ENTER.
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.                   Page 1                  
  331.     Choose Option 1 from the Edit Contacts menu and a pick list of
  332.     contacts appears. INS will add a record, ENTER will pick one for
  333.     amending and DEL will delete. (INS refers to the insert key under the
  334.     numeric keypad on your keyboard)
  335.  
  336.     Pressing F1 at each stage will explain what is happening.
  337.  
  338.     A feature of the data entry screen is that speed is improved by the
  339.     use of picklists for four of the fields which pop-up when required.
  340.  
  341.     There is a screen saver feature which ensures that if the program is
  342.     left for a user-defined period without a key being touched then your
  343.     monitor's screen will be blanked out.  The screen image will be
  344.     restored as soon as any key is pressed. TLORD.EXE must be called with
  345.     a command line of V=0 for this work correctly.    If you are using
  346.     password protection then you will need to enter the password to get
  347.     back into TIME LORD, once the screen has blanked.
  348.  
  349.  
  350.  
  351.     UPDATING RECORDS
  352.     ================
  353.  
  354.     The number of records is limited only by the size of your hard disk.
  355.  
  356.     Keys used on the update form:
  357.         CTRL_ENTER       save any changes made and return
  358.         CTRL_ESC       leave the update form without saving changes
  359.         ENTER       move on to the net field
  360.         ESC           back up a field (exits if on first field)
  361.         ALT_A       view/create appointments and associated notes
  362.         ALT_C       makes a copy of current record - then save by
  363.                the usual means of pressing CTRL_ENTER
  364.         ALT_D       dial one of the phone numbers
  365.         ALT_F       total/average the user defined fields
  366.         ALT_H       hot key menu
  367.         ALT_N       view/create notes
  368.         ALT_R       reminders for just this contact
  369.         ALT_T       telephone call timer
  370.         F2-F3       calendar/calculator
  371.         F4           appointments/time planner
  372.         F5           reminders
  373.         F6           diary
  374.         F7           to do list
  375.         F8           document database - ALL documents  (see ALT_F8)
  376.         F9           summary of weekly activity
  377.         ALT_F3       calendar - year view
  378.         ALT_F4       puzzle
  379.         ALT_F8       document database - just this contact (see F8)
  380.         ALT_F9       What's On Today
  381.  
  382.     Pressing PgUp or PgDn in the update form will take you into
  383.     BROWSE mode.  Any changes should be saved first - CTRL_ENTER.
  384.  
  385.                    Page 2                       
  386.  
  387.  
  388.     Record number is a unique ID supplied by the program for each record.
  389.     It is used to link or "relate" all the various files together.  Because
  390.     it is so viatl to the program's integrity it should not be modified
  391.     in any way.
  392.  
  393.     Category code is selected from a pick-list. If a category you enter
  394.     cannot be found you can create it in the Utilities section.
  395.  
  396.     AUTOMATIC FIRST LETTER CAPITALISATION in the name and address block can
  397.     be toggled on/off by using ALT and U.  If '*' shows alongside the field
  398.     then AFLC is enabled for that field.
  399.  
  400.     If the Title Field (Mr,Mrs etc) is left blank then TIME LORD will assume
  401.     that the record is a Company, in other words that the Name field is
  402.     a Business Name.  If Title has something in it then the record will
  403.     be treated as Personal.  This is important in the Labels section and
  404.     also for TLRES (when transferring data to underlying applications)
  405.     because the name & address "block" will then be built correctly, eg;
  406.     Title + Initials + Name.
  407.  
  408.  
  409.  
  410.        UTILITIES     ****  SUPPLIED TO USERS WHEN THEY REGISTER ****
  411.        =========
  412.  
  413.    BACKUP/RESTORE       Provides an easy means to back up TIME LORD's
  414.                data files - you will be prompted for the number
  415.                of ready-formatted diskettes required.
  416.    PACK FILES :           Deleted records are removed and data
  417.                files and indexes are made more
  418.                compact and efficient.
  419.    EXPORT/IMPORT DATA :       Names,addresses, contacts etc can be
  420.                exported/imported to/from DBASE, DIF and
  421.                BASIC (CSV/ASCII) formats.
  422.    REBUILD KEYS:       In the event of a hardware failure and
  423.                damage to a database's files use this.
  424.    REPORTS:           Various reports are available with the use
  425.                of the Report Viewer including one with pocket-
  426.                organiser width output of name/address and relevant
  427.                notes.
  428.  
  429.      BACKING UP DATA FILES
  430.      =====================
  431.  
  432.      Regular backups should be made of the data files.    All other
  433.      files can be installed from the master disks.  It must be stressed that
  434.      all data files should be backed up and restored (if necessary) at the same
  435.      time.  The File Utilities program is a separate executable called
  436.      BACKER.EXE.   This can be run from the DOS prompt if necessary,  although
  437.      the more normal way would be to choose the File Utilities option on
  438.      the Utilities Menu (Registered Version).
  439.  
  440.                   Page 3                     
  441.      SEARCHING & SELECTING
  442.      =====================
  443.  
  444.      Text searches can be carried out on all the information stored - such
  445.      as notes, diary pages, reminders etc. Case is ignored.  Diary pages
  446.      are stored on disk in encrypted form for confidentiality.    Where text is
  447.      linked to a contact record you can have the option of selecting that
  448.      record on the basis of the text.  Selected records are used for labels,
  449.      mail shots and reports.  The number of currently selected records is
  450.      shown in the bottom right corner of the screen.
  451.  
  452.      The selected records "sub-set" can also be browsed from the Edit Contacts
  453.      menu - choose the Selected Records option.     On all of the Edit Contacts
  454.      picklists pressing ALT_Z will select/de-select the highlighted record.
  455.  
  456.      An extremely powerful method of selecting contacts, especially when you
  457.      have a large number to work with, is to use the Conditional Selecting
  458.      option.  As always, selcted records are shown on picklist by a  symbol.
  459.      The field names that must be used (eg, NAME, CAT, USER1 etc) are shown
  460.      in the top part of the search screen.  Important points to watch are:
  461.  
  462.      1)     Text (such as 'Reading' ) must be enclosed in ' '
  463.  
  464.           'RE' IN TOWN
  465.  
  466.        This will find all towns which have RE in the field somewhere
  467.        such as Reading, Redditch etc.
  468.  
  469.  
  470.      2)     Date fields must be in the format dd/mm/yy
  471.  
  472.            USER7 = 12/04/93
  473.  
  474.       This will find each record that has 12 April 93 in User Field 7
  475.  
  476.  
  477.      3)     You are left a note to call someone back but you are only
  478.           given the phone number
  479.  
  480.               '1223456' IN PHONE
  481.       search string  ----------           ---------------- field
  482.                      |
  483.                  operator
  484.  
  485.      4)           A "boolean" search involves the use of AND and OR and can
  486.            produce a range of records:
  487.  
  488.            '0344' IN PHONE AND '0734' IN PHONE
  489.  
  490.       This will pull out all records with a Bracknell or Reading STD code
  491.  
  492.  
  493.  
  494.  
  495.                   Page 4                     
  496.  
  497.  
  498.      5)       Fields can also be searched for comparisons:
  499.  
  500.         TOWN = 'Thatcham'    (text searches ignore upper/lower case)
  501.  
  502.         Strings are compared to their length.  For exaple if the
  503.         COUNTY field had 'ABcDEFg' in it, the expression COUNTY = 'AB'
  504.         would be a match.
  505.  
  506.  
  507.      Pressing F1 at the Searches screen will give more examples
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.      TO DO LISTS
  514.      ===========
  515.  
  516.      These lists of tasks that need be doing provide a powerful means of
  517.      planning and scheduling your activities.  A start and finish time can
  518.      set for each task and, if the task is not completed by the set finish
  519.      time, it will automatically be transferred to the Reminder List. This
  520.      automatic process can be turned off in Configuration, if desired.    Each
  521.      task can have a Sub To Do List, which gives a break down of the component
  522.      tasks needed to achiev the main task.  At each level a GANTT chart can
  523.      be generated and sent to screen/printer/disk.  This chart will graphically
  524.      show the connections between tasks and their start/finish times.  A
  525.      maximum of 12 weeks at a time can be shown.  Weekends are shown by
  526.      right-facing arrows.
  527.  
  528.  
  529.      APPOINTMENT SCHEDULER
  530.      =====================
  531.  
  532.  
  533.      First you will be shown a screen with every Sunday in the year marked.
  534.      These dates are taken as the first day of the week and by moving the
  535.      cursor and pressing ENTER you will be shown that week. ALT_F will show
  536.      weekly summaries of time used and number of appointments.
  537.  
  538.      If there are no appointments for the week the "Add an Appointment"
  539.      screen will be brought up.     Press ESC if this is not needed.
  540.  
  541.      A check will be made to see if an appointment overlaps with an existing
  542.      one.  Appointments can be linked with a particular prospect - press F10
  543.      for a picklist of prospects - or left blank if "general", such as a visit
  544.      to the doctor etc.     ALT_A in Edit Contacts will show a history of the
  545.      prospect's appointments.  Pressing ALT_R while editing an appointment
  546.      will allow the Repeats to be re-done.
  547.  
  548.  
  549.  
  550.                   Page 5                     
  551.  
  552.      ALT_P prints out a range of appointments, handy for carrying around.
  553.      There is the option to print just a one line summary for each day or
  554.      also the full notes.
  555.  
  556.      F10 shows a graph of the free time for that week and also shows which
  557.      type of appointment (A,B etc) was scheduled.  New appointment types
  558.      can be added while updating/adding an appointment - just press F10
  559.      at the appt. type field and then INS to add a new type or CTRL_ENTER
  560.      to change an existing one.
  561.  
  562.      Pressing TAB toggles between a Week View or just the appointments for
  563.      the day that is highlighted when TAB is pressed.  In day mode a mini-
  564.      time planner is shown at the bottom of the screen.
  565.  
  566.      ALT_T will find the next free period - with allowance made for start/
  567.      finish times, length of appt. and type of day (working or any).
  568.  
  569.      At the end of a day/week it is a good idea to go back and fill in the
  570.      appointment notes so that a permanent record is available of what
  571.      happened at the meeting.
  572.  
  573.      IMPORTING DATA
  574.      ==============
  575.  
  576.      Importing data is more involved because of the need to "synchronise"
  577.      the field names, types and lengths.
  578.  
  579.      Before starting have a look at the file format information on page 14
  580.      which shows the layout of the main database record.  You should try
  581.      and ensure that the names or labels on the file that you want to
  582.      import correspond as far as possible with this layout. You must not use
  583.      a label called CUSTNUM - this has to be left blank so that Time lord
  584.      can allocate its own numbers.  If you have existing customer numbers
  585.      that you want to keep put them in one of the user defined fields.
  586.  
  587.      For the initial stages just follow the on screen prompts.
  588.      When the program stops you will be at the File Utility window and
  589.      should proceed as follows:
  590.  
  591.      1)     Press ENTER to accept TLORD.SRC
  592.      2)     Type CONTACT2 for the label,  then ENTER
  593.      3)     For input file type TLTEMP.DAT then ENTER
  594.       *** IMPORTANT *** DO NOT USE "CONTACT2" here or your existing data will
  595.      be OVERWRITTEN
  596.      4)     For output file : same as 3)
  597.      5)     Line up fields so that they correspond using the cursor keys.
  598.      6)     IMPORTANT: do not use the NAME field.    Instead align your Surname or
  599.      Company Name field with BOTH NAME1 and NAME2.    Time Lord's name field
  600.      is 40 characters but because the field is split into two parts for
  601.      speed of indexing the maximum length that can be imported is 33
  602.      characters.  Anything over 33 characters will be ignored.
  603.      7)     GO with CTRL_ENTER
  604.      8)     ESC when finished.
  605.                   Page 6                     
  606.  
  607.      Pressing F1 help at any of the above stages will bring even more
  608.      detailed assistance.
  609.  
  610.  
  611.      BASIC files:  the string delimiter is " and the field separator is ,
  612.      If you wish to change these then type CCVT at the DOS prompt and
  613.      follow the instructions.  The first line should have the Field
  614.      Names as the "record".  As an illustration of this type the following
  615.      at the DOS prompt while in the TIME LORD directory:
  616.  
  617.       TYPE DEMOBAS.BAS
  618.  
  619.      IMPORTANT:     After importing you should go into the Update module
  620.      and look at each record.  This will allow you to add the business
  621.      category.
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.      STANDARD KEYS
  628.      =============
  629.  
  630.      An underline is to be read as "and also press". So ALT_T
  631.      means press ALT key and also press T.
  632.  
  633.  
  634.      INS     add a record
  635.      ENTER         change a record
  636.      DEL     delete record (confirm will be required)
  637.      ESC     finish
  638.      F1         help
  639.      F2                 calculator
  640.      F3                 appointments
  641.      F4                 calendar - month view
  642.      F5                 reminders
  643.      F6                 diary
  644.      F7                 to do list
  645.      F8                 document database
  646.      F9                 summary - weekly activity
  647.      ALT_F3             calendar - year view
  648.      ALT_F4             puzzle
  649.  
  650.      On entry forms (as when entering name address details):
  651.  
  652.      ENTER         move to next field (also ??)
  653.      CTRL_ENTER           save all changes and finish
  654.      ESC     back up a field (quit if on first field)
  655.      CTRL_ESC          abandon any changes and finish
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.                   Page 7                    
  661.  
  662.      TEXT EDITOR
  663.      ===========
  664.  
  665.      Before using the Editor you should select (from the Utilities Menu)
  666.      which type of key layout you like.     The two default layounts supplied
  667.      are a Wordperfect and a Wordstar emulation.  You can redefine these
  668.      keys to another type of WP package that you are more familiar with,
  669.      if you like.
  670.  
  671.      To specify the file you want to browse or edit you must supply the
  672.      path (eg; C:\TIMELORD) and the filename.  The default paths you set
  673.      up in configuration can be inserted by pressing F10.  If the file
  674.      cannot be found you will be asked if you want to create it.  Press
  675.      ESC to leave the Text Editor - if you have made any changes to the file
  676.      you will be asked if you want to save them.
  677.  
  678.      Linking text files to Contact Records can be a good way of associating
  679.      large amounts of information such as reports with the contact concerned.
  680.      This is done via the Document Database.
  681.  
  682.  
  683.      MEMORY RESIDENT MODULE  (supplied to registered users)
  684.      ======================
  685.  
  686.      This module is a TSR which means that it stays in memory (about 40K
  687.      is needed) while other programs are running and allows the Reminders
  688.      to operate and "pop up" (in text mode) at the set time/date.  Also
  689.      your contacts database can be browsed/searched while running other
  690.      software - full details are given on the A4 sheet entitled "Notes
  691.      on Using the Memory Resident Module" which is supplied to registered
  692.      users with the full TIME LORD package.
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.                   Page 8                    
  716.  
  717.      WORDPERFECT INTERFACE
  718.      =====================
  719.  
  720.      The Wordperfect submenu is obtained from the Reports menu
  721.      and before running WP or creating a merge file you must choose
  722.      configuration on this menu to set up the path and filename for
  723.      the word processor and also for where you want the secondary
  724.      merge file to be saved.
  725.  
  726.  
  727.  
  728.      Outline for WP mergeing:
  729.      =======================
  730.  
  731.      1)  Go into WordPerfect
  732.      2)  Type in the letter. Where you want merged TIME LORD data
  733.          to appear place the cursor and press SHIFT_F9, F and the
  734.          field number
  735.      3)  Save letter
  736.      4)  Press CTRL_F9 and 1 to start merge
  737.      5)  Secondary merge filename is referred to above
  738.  
  739.      The section called "Merge" in the WordPerfect manual gives
  740.      more detail on this process.
  741.  
  742.  
  743.      FORMAT OF MERGE FILE:
  744.      The following fields make up a merge file
  745.  Field
  746.                            -----------| Padded out
  747.    1     Company Name or Title/Init/Surname              | lines will be
  748.    2     Unit                              | inserted after
  749.    3     Street                              | postcode, if
  750.    4     Town                              | any field is
  751.    5     County                              | blank
  752.    6     Postcode                    ----------|
  753.    7     Salutation  (uses Salutation 2 if filled in)
  754.    8     Yours faithfully or sincerely, depending on salutation
  755.  
  756.      Fields 1 to 6 should be used as a block in the order shown above.
  757.      To get an idea of the fields used make up a test merge file with
  758.      say half-a-dozen records selected.
  759.  
  760.      The rest of the contact fields follow - only fields 1 to 6 (above)
  761.      are "order sensitive".
  762.  
  763.  
  764.  
  765.  
  766.  
  767.  
  768.  
  769.  
  770.                   Page 9                    
  771.  
  772.  
  773.  
  774.      WORDSTAR INTERFACE
  775.      ==================
  776.  
  777.      The Wordstar submenu is obtained from the Reports menu
  778.      and before running WS or creating a merge file you must choose
  779.      configuration on this menu to set up the path and filename for
  780.      the word processor and also for where you want the secondary
  781.      merge file to be saved.
  782.  
  783.      The section called "Merge" in the Wordstar manual gives
  784.      more detail on this process.
  785.  
  786.  
  787.      FORMAT OF MERGE FILE:
  788.      The following fields make up a merge file
  789.  Field
  790.                            -----------| Padded out
  791.    1     Company Name or Title/Init/Surname              | lines will be
  792.    2     Unit                              | inserted after
  793.    3     Street                              | postcode, if
  794.    4     Town                              | any field is
  795.    5     County                              | blank
  796.    6     Postcode                    ----------|
  797.    7     Salutation  (uses Salutation 2 if filled in)
  798.    8     Yours faithfully or sincerely, depending on salutation
  799.  
  800.      Fields 1 to 6 should be used as a block in the order shown above.
  801.      To get an idea of the fields used make up a test merge file with
  802.      say half-a-dozen records selected.
  803.  
  804.      The other contact record fields follow.
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.                   Page 10                    
  826.  
  827.  
  828.       DOCUMENT DATABASE
  829.       =================
  830.  
  831.       Important text files that you have in various locations on your
  832.       hard disk can be conveniently brought together in the Document
  833.       Database section, which is accessible by pressing F8 in most
  834.       parts of the program.
  835.  
  836.       The usual edit keys of INS (add), ENTER (change) and DEL (delete)
  837.       are applicable.
  838.  
  839.       Linking a file to contacts is achieved by pressing F10 for a
  840.       picklist of the Contact Record numbers.
  841.  
  842.       To view, search, bookmark etc a text file press ALT_V while the cursor
  843.       is on the desired file.  ALT_E or ALT_C will bring up the Text
  844.       Editor.
  845.  
  846.       If the message "File Not Found" appears the most likely causes
  847.       are:
  848.  
  849.          1)     You have mis-typed the filename of the text file.  You can
  850.          check the spelling by changing to the directory where it
  851.          is stored and typing DIR/P
  852.  
  853.          2)     The path is not complete:  it should be in the format
  854.  
  855.              C:\BUSINESS\
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.  
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.                 Page 11                         
  881.  
  882.  
  883.  
  884.  
  885.       AUTO DIAL
  886.       =========
  887.  
  888.       A Hayes-compatible modem is required to use this feature.
  889.  
  890.       Please do not change the modem settings in Configuration unless
  891.       you are sure that they are the cause of any problem. These
  892.       settings (including the initialising string of blanks) have
  893.       been found to work on most modems.  If you are on an older
  894.       pulse type of exchange you should change the string ATDT to ATDP
  895.  
  896.       The optional prefix allows for the diversion of phone calls
  897.       to Mercury.  To enable this for a particular number place the
  898.       cursor over that field and press F10 - a tick √ will appear to
  899.       signify that Mercury is being used.  The cost code shown after a
  900.       phone number field will enable calls to be analysed (and charged
  901.       out if needs be) from your Mercury statement.     The codes themselves
  902.       are user-definable in the Utilities Section.
  903.  
  904.       Optional prefix 1 should contain 131,T for Mercury Dialling.
  905.       The comma is to pause the system while connections are being
  906.       made and the T ensures that the mode switches to Tone.
  907.       Put your PIN in the optional prefix 2 field.    It will be shown
  908.       on screen as a series of * characters for security reasons.
  909.  
  910.       Method 1 is the original one used in early versions. Method 2
  911.       uses the port addresses and a user defined Baud Rate.     It has
  912.       been added so that as wide a range as possible of modems will
  913.       work with TIME LORD.
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.  
  932.  
  933.  
  934.  
  935.                 Page 12                         
  936.  
  937.  
  938.  
  939.       REPORTS     (Supplied with Utilites Pack to registered users)
  940.       =======
  941.  
  942.       A report can be sent to screen, printer or file. If viewed on
  943.       the screen there are special features available such as Searching.
  944.       Locking Rows/Columns, Bookmarks etc. (see further on)
  945.  
  946.       Types of report available:
  947.  
  948.      ***  Records in alphabetic order - a single line or full details
  949.      ***  "Filofax-width" output. Name/address, phone number etc together
  950.        with notes as far back as a user-defined date.
  951.  
  952.        Narrow format printing suited to Personal
  953.        Organiser page widths. Only "selected" records are printed.
  954.        See Make a Selection on Main Menu.
  955.  
  956.  
  957.        REPORT VIEWER FEATURES
  958.        ======================
  959.  
  960.        The following is a list of features along with their key
  961.        assignments:
  962.  
  963.  
  964.        BACKGROUND READING
  965.  
  966.      The viewer simultaneously scans a file and polls the keyboard to see
  967.      if the user typed anything.  This eliminates the wait time sometimes
  968.      required before you can begin viewing the file.
  969.  
  970.      The status bar will indicate either '*Reading*' or '*Done*'.  You
  971.      can perform any command regardless of what state the viewer is in.
  972.      The only thing to keep in mind is that '*Reading' indicates the file
  973.      has only been partly read in.    For example, a text search may
  974.      indicate that the text was not found, when in fact it's in a portion
  975.      of the file that has not been read in yet.
  976.  
  977.      For all but very large files, the '*Reading*' phase is over almost
  978.      instantaneously.
  979.  
  980.      Two keys can be used to control this process:
  981.  
  982.        The <F9>  key temporarily suspends background reading.
  983.        The <F10> key resumes background reading.
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.                     Page 13          
  991.  
  992.        READING LARGE FILES
  993.  
  994.      The viewer requires only 4K of RAM for every 1,000 file lines.
  995.      Depending on free memory and file line size, files up to several
  996.      megabytes in size may be read.     If the viewer should run out of RAM,
  997.      it simply stops reading the file and displays '*Out of Memory*' on
  998.      the status line.  You can still continue to view the portion of file
  999.      that was read.
  1000.  
  1001.  
  1002.        TEXT SEARCH
  1003.  
  1004.      Pressing the <Alt-S> key prompts for a search string and scans the
  1005.      file from the beginning for the first occurrence of the string.
  1006.      The search is case insensitive.
  1007.  
  1008.      Pressing the <F3> key searches for subsequent occurrences of
  1009.      the string, starting immediately after the last match.
  1010.  
  1011.      If the cursor bar is active, it is placed on the matching line.  The
  1012.      line containing the last search match remains highlighted until the
  1013.      next search operation.
  1014.  
  1015.  
  1016.        LOCKING ROW AND COLUMN TITLES
  1017.  
  1018.      Pressing <Alt-C> will allow you to select a range of column titles
  1019.      to lock.  Extend the highlighted area using the <Up> and <Down>
  1020.      arrow keys and press <Enter> when done.  The text in the highlighted
  1021.      area will remain fixed in position as you page through the file, but
  1022.      scroll horizontally when necessary.  Pressing <Alt-C> a second time
  1023.      unlocks the titles.
  1024.  
  1025.      Pressing <Alt-R> performs a similar function for row titles.  Use
  1026.      the <Right> and <Left> arrow keys and/or the <Tab> and <Shift-Tab>
  1027.      keys to extend the highlight and press <Enter> when done.  The text
  1028.      in the highlighted area will remain fixed when scrolling
  1029.      horizontally, but scroll vertically when necessary.  Pressing
  1030.      <Alt-R> a second time unlocks the titles.
  1031.  
  1032.      Both row and column titles may be locked simultaneously.
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044.  
  1045.                     Page 14          
  1046.        BOOKMARKS
  1047.  
  1048.      A bookmark allows you to "remember" your place in the file.  Up to 9
  1049.      bookmarks, labeled '1' thru '9' may be set.
  1050.  
  1051.      To set a bookmark at the current location, press <Alt-B> and enter
  1052.      the number of the bookmark you wish to set.
  1053.  
  1054.      To jump to a remembered book mark, press the number key (1-9)
  1055.      corresponding to the bookmark.
  1056.  
  1057.      To set a bookmark at the current location and jump to the previous
  1058.      bookmark location, hold <Alt> key down and press a number key (1-9).
  1059.      This allows you to toggle between two locations.
  1060.  
  1061.  
  1062.        STATUS BAR
  1063.  
  1064.      The status bar shows the current line, the total number of lines in
  1065.      the file, the current column offset, the current file read status,
  1066.      and the amount of free memory.
  1067.  
  1068.  
  1069.        CURSOR BAR
  1070.  
  1071.      The cursor bar may toggled on/off by pressing the <Enter> key.     When
  1072.      the cursor bar is turned off, the current line indicator on the
  1073.      status bar will display the line number of the first screen line.
  1074.  
  1075.      Pressing <Scrl-Lock> will lock the cursor bar at the current
  1076.      position.
  1077.  
  1078.        PAGE BREAK INDICATOR
  1079.  
  1080.      Page breaks (ASCII FormFeed 12) are displayed as a crosshatch line
  1081.      separating one page from another.  They indicate where the pages
  1082.      will break when when the file is printed.
  1083.  
  1084.        PAGE JUMPS
  1085.  
  1086.      The <F7> key moves you to a particular printer page.  Printer pages
  1087.      are defined as above.
  1088.  
  1089.      The <F8> key moves you to a particular screen page.  Screen pages
  1090.      are 24 lines long.
  1091.  
  1092.        MOVEMENT KEYS
  1093.      The <Left> and <Right> arrow keys scroll the display horizontally by
  1094.      10 columns.  Pressing <Ctrl-Left> and <Ctrl-Right> scrolls
  1095.      horizontally by 40 columns.  Pressing <Home> will scroll back to the
  1096.      first column.
  1097.  
  1098.      Pressing <PgDn> the first time moves the cursor bar to the bottom of
  1099.      the screen.  Subsequent presses scroll the display down one page.
  1100.                     Page 15          
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.       GLOSSARY
  1106.       ========
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.     BACK UP         Copy database and/or supporting files to floppies
  1111.              for security reasons. Floppy drive/capacity
  1112.              should be set up first in Configuration.
  1113.  
  1114.     DATABASE         An ordered collection of records which can be
  1115.              quickly accessed by key files such as Surname,
  1116.              Record Number etc.
  1117.  
  1118.     FIELD         Component part of a record. EG, Phone Number
  1119.              The hierarchy is Fields - Records - Databases
  1120.  
  1121.     FILE         This is how MS-DOS "sees" the databases. Typing
  1122.              DIR at the DOS prompt will list the files.
  1123.  
  1124.     KEY             Used to describe a field (or corresponding file)
  1125.              which enables fast retrieval of a record.
  1126.  
  1127.     MODEM         A piece of equipment which plugs into the phone
  1128.              socket and allows the program to automatically
  1129.              dial prospects.
  1130.  
  1131.     RELATIONAL         As in relational database. Describes how all
  1132.              the records are linked (or related) in a variety
  1133.              of ways. EG, letters to a particular prospect
  1134.              and also to the word processor.
  1135.  
  1136.     RECORD         A record is composed of fields and is itself the
  1137.              component of databases.
  1138.  
  1139.     SUPPORTING FILE  Used in look ups. For example the Company
  1140.              Titles
  1141.  
  1142.  
  1143.  
  1144.  
  1145.  
  1146.  
  1147.  
  1148.  
  1149.  
  1150.  
  1151.  
  1152.  
  1153.  
  1154.  
  1155.                     Page 16          
  1156. Appendix A
  1157.  
  1158. FILE FORMAT :
  1159. =============
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163. NAME         STRING(40)              surname/company name
  1164. INITIALS     STRING(6)
  1165. FNAME         STRING(12)
  1166. TITLE         STRING(15)
  1167. UNIT         STRING(40)
  1168. STREET         STRING(40)
  1169. TOWN         STRING(30)
  1170. COUNTY         STRING(17)
  1171. POST         STRING(12)
  1172. CAT         STRING(18)
  1173. EXT         STRING(4)
  1174. PHONE1         STRING(18)
  1175. PHONE2         STRING(18)
  1176. FAX         STRING(18)
  1177. LASTMSG         LONG
  1178. INTERESTS     BYTE
  1179. CUSTNUM         STRING(9)
  1180. DUPE         STRING(14)
  1181. DONE         STRING(1)
  1182. SUSPENDED     BYTE
  1183. SELECTED     STRING(1)
  1184. USER1         STRING(20)
  1185. USER2         STRING(20)
  1186. USER3         STRING(20)
  1187. USER4         STRING(20)
  1188. USER5         STRING(20)
  1189. USER6         STRING(20)
  1190. USER7         LONG
  1191. USER8         LONG
  1192. CONTACT1     STRING(18)
  1193. CONTACT2     STRING(18)
  1194.  
  1195. The figure in brackets after STRING refers to its length.  After BYTE it
  1196. refers to the start up value.  A LONG is 4 bytes.
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.  
  1201.  
  1202.  
  1203.  
  1204.  
  1205.  
  1206.  
  1207.  
  1208.  
  1209.  
  1210.                     Page 17          
  1211.                 *************************
  1212.                 *    REGISTRATION FORM   *
  1213.                 *************************
  1214.  
  1215.  
  1216. Send to:     Sterling Data Services           Phone 0734 427333
  1217.          2 Fairford Road
  1218.          Tilehurst
  1219.          Reading   RG3 6QB
  1220.          United Kingdom
  1221.  
  1222.  
  1223. Please supply ..... registered copies of TIME LORD together with
  1224. Utilities Package at 39 pounds each. Existing data will be converted.
  1225.  
  1226. I enclose a cheque/P.O. for £......  (outside Europe please add £2)
  1227.  
  1228. or charge my Access/Visa card
  1229.  
  1230. ................................       Expires ..........
  1231.  (Card Number)
  1232.                     Cardholder/delivery Name & Address:
  1233.  
  1234.                       _____________________________
  1235.  
  1236.                       _____________________________
  1237.  
  1238. Signed _______________________________      _____________________________
  1239.  
  1240. Date   ____________              _____________________________
  1241.  
  1242.  
  1243. Do you require 5.25" 360 Kb or 3.5" 720 Kb floppies  ________
  1244.  
  1245. How did you get to hear about TIME LORD?  _____________________________
  1246.  
  1247.  
  1248. ------------------------------------------------------------------------
  1249. | Comments/suggestions for enhancements:                   |
  1250. |                                       |
  1251. |                                       |
  1252. |                                       |
  1253. |                                       |
  1254. |                                       |
  1255. |                                       |
  1256. |                                       |
  1257. |                                       |
  1258. ------------------------------------------------------------------------
  1259. Version 2.0
  1260.  
  1261.              Please use BLOCK CAPITALS
  1262.  
  1263. (If you require a different registered name and address to the delivery/
  1264. cardholder address above to be shown in the software please indicate below)
  1265.                     Page 18          
  1266.