home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ HomeWare 14 / HOMEWARE14.bin / database / ddf606a.arj / HELPDOC.EXE / GENSETUP.HLP < prev    next >
Text File  |  1994-03-05  |  13KB  |  250 lines
  1.       ╒═══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  2.       │                           General Setup                           │
  3.       ╘═══════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  4.  
  5.       To get system information, select screen colors, setup the modem
  6.       parameters for auto-dialing, assign fields, install printers, select
  7.       a printer, or select a printer emulation for printing POSTNET
  8.       barcodes, select General Setup in the main menu.
  9.  
  10.                             A) System Information
  11.                             B) Select Screen Colors
  12.                             C) Set Modem Parameters
  13.                             D) Field Assignment
  14.                             E) Install Printer(s)
  15.                             F) Select Printer
  16.                             G) Bar Code Printer Emulation
  17.   
  18.       A) System Information
  19.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  20.       This selection will display information about the FILES statement in
  21.       your CONFIG.SYS file and your DOS version.
  22.  
  23.       The FILES statement in your CONFIG.SYS file must be set to 20 or
  24.       greater. This will allow you to select a database and any of it's
  25.       accompanying files. DDFile will not be able to access any more files
  26.       than specified by the FILES statement. The following files and files
  27.       handles are needed by DDFile:
  28.  
  29.       1) The template file for printing labels, letters, and lists uses 2
  30.          file handles.
  31.  
  32.       2) If you are using Zippy, 2 more file handles are needed; 1 for the
  33.          zippy database and 1 for an index on the zippy database.
  34.  
  35.       3) When a database is selected, 2 file handles are used and if the
  36.          database contains any memo fields since a file handle is needed
  37.          for the DBT file.
  38.  
  39.       4) If any index files are selected, 1 file handle will be needed for
  40.          each index file. Up to 15 index files may be selected for a
  41.          database at any one time pending enough file handles are
  42.          available.
  43.  
  44.       5) Your DOS operating system automatically uses 5 file handles
  45.          before even entering DDFile.
  46.  
  47.       Up to a total of 27 file handles may be needed at any one time. It is
  48.       suggested that your FILES statement be set to 30 or higher.
  49.  
  50.       If you are running a DOS version earlier than 3.30, the maximum
  51.       number of files that DOS will recognize is 20. If you are running DOS
  52.       version 3.30 or later, the maximum number of files DOS will recognize
  53.       is 255.
  54.  
  55.       You can edit the CONFIG.SYS file with Copy/Rename/Delete/Edit Files
  56.       in the main menu. See File Management in the on-line documentation.
  57.       The FILES statement is placed on a line by itself towards the top of
  58.       the CONFIG.SYS file. Simply type FILES=30 then save and exit the
  59.       file. You will need to quit DDFile and reboot your machine in order
  60.       for DOS to read the updated CONFIG.SYS file and setup your system
  61.       accordingly. Rebooting is done by pressing the <Ctrl>, <Alt>, and
  62.       <Del> keys all at once and then letting up.
  63.  
  64.       If you try to access more files than is defined by the FILES
  65.       statement, you will get a run-time open_error() that will exit you
  66.       from the program. This should cause no harm to your data. However you
  67.       will need to increase the number of files your system can use.
  68.  
  69.       Upon selecting "System Information", if the FILES statement can be
  70.       found in DOS, the FILES setting will be displayed. Otherwise, you
  71.       will be informed that it could not be found.
  72.  
  73.       Next, your DOS version will be displayed.
  74.  
  75.       Next, if the FILES statement could be found in DOS and you are
  76.       running DOS version 3.30 or later, you will be informed that handles
  77.       was set to the FILES setting. If your version of DOS is earlier than
  78.       3.30 and the FILES statement is found, file handles is set to the
  79.       FILES statement as long as it is not greater than 20.
  80.  
  81.       Next, the total number of files currently in use will be displayed.
  82.       This includes the 5 that DOS uses.
  83.  
  84.  
  85.       B) Select Screen Colors
  86.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  87.       If your system reports a monochrome card, colors will be set to
  88.       monochrome unless you say it does not have a mono card.
  89.  
  90.       There are three choices to be made for screen colors:
  91.  
  92.                    1) Screen background color.
  93.                    2) Boxes and text other than fields.
  94.                    3) Menu light bars and fields.
  95.  
  96.       By default the vaules are #1 for the background color, #214 for the
  97.       box and text color and #514 for the menu light bars and fields color.
  98.       These can be changed to suit your preference.
  99.  
  100.  
  101.       C) Set Modem Parameters
  102.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  103.       This selection will allow you to define Prefix #1, Prefix #2, COM
  104.       Port and Calling Card #. These are used by pressing <F8> while
  105.       editing records to auto-dial the area code and/or phone from the
  106.       current record on your installed modem if there is one.
  107.  
  108.       The Prefix #1 and #2 are for dial commands. The dial commands will be
  109.       dialed prior to the area code and phone number located in the record.
  110.       If the area code is empty, it will be ignored. The Calling Card #, if
  111.       defined, will be added to the end of the phone number.
  112.  
  113.       The following are three prefix codes and their use with a Hayes
  114.       compatible modem:
  115.  
  116.       "," = PAUSE:  When placing a call from an office with the phone
  117.       connected to a PBX, it is necessary to dial an access code, usually
  118.       the number 9, to get an outside line. This is done by dialing a "9,"
  119.       prefix code. The "9" accesses an outside line and the "," pauses for
  120.       another dial tone. Multiple commas may be used for a longer pause
  121.       time.
  122.  
  123.       "P" = PULSE and "T" = TONE:  By default the modem will dial in Tone
  124.       mode. If you need to dial in Pulse mode simply insert the "P" into
  125.       the Prefix code. The "P" and "T" can be inserted anywhere within the
  126.       prefix code, dialing part in Tone and part in Pulse.
  127.  
  128.       Some long distance calling companies have codes for long distance
  129.       collect calls and other types of codes that may also be used in the
  130.       prefix codes.
  131.  
  132.       The COM Port can be any existing COM Port on your machine. If the COM
  133.       Port does not exist, nothing will happen when dialing a number.
  134.  
  135.  
  136.       D) Field Assignment
  137.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  138.       This selection will allow you to assign fields in the database to any
  139.       of the field uses listed in this sub-menu. Upon making a selection, a
  140.       window of fields will open allowing you to select one. Some of the
  141.       following require the field to be a certain type and length. For more
  142.       on field types and lengths, see "Creating/Modifying a Database" in
  143.       the on-line documentation.
  144.  
  145.           Carrier Route
  146.           ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  147.           This is needed to do carrier route reports and labels. This must
  148.           be a character type field.
  149.  
  150.           Street Address
  151.           ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  152.           This is needed by Zippy to automatically insert "P.O. Box" into
  153.           if the zip code entered belongs exclusively to a post office.
  154.           After selecting the field to use, you will be allowed to edit
  155.           "P.O. Box" to say "Post Office Box" or anything else.
  156.  
  157.           City
  158.           ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  159.           This is needed by Zippy to automatically insert the city name
  160.           based upon the zip code entered. After assigning the City field
  161.           you will be asked if you want the city name to be entered in all
  162.           UPPER case or UPPER/lower (upper 1st character, lower rest) case.
  163.  
  164.           State
  165.           ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  166.           This is needed by Zippy to automatically insert the 2-character
  167.           state abbreviation based upon the zip code entered and also for
  168.           printing bulk reports/labels. This must be a character type field
  169.           with a length of 2.
  170.  
  171.           Zip Code
  172.           ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  173.           This is needed by Zippy to automatically insert the city, state,
  174.           and area code and also used for printing bulk reports/labels.
  175.           This must be a character type field with a length of either 5 or
  176.           10 (zip+4).
  177.  
  178.           Area Code
  179.           ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  180.           This is needed by Zippy to automatically insert the area code
  181.           based upon the zip code entered and also by the <F8> command
  182.           while editing records to dial a phone number on your modem.
  183.  
  184.           Phone
  185.           ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  186.           This is needed by the <F8> command while editing records to dial
  187.           a number on the modem.
  188.  
  189.           Record Date
  190.           ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  191.           Assigning a date field to be the Record Date will cause today's
  192.           date to be automatically inserted into this date field for all
  193.           newly added records.
  194.  
  195.           Tickler Date
  196.           ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  197.           This is needed by the Tickler. The Tickler may be run after first
  198.           selecting a database if a date field has been assigned as the
  199.           Tickler Date field. For more on running Tickler, see "Getting
  200.           Started" in the on-line documentation.
  201.  
  202.           Filter
  203.           ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  204.           This is needed in order to create a Filter. This field must be a
  205.           logical field and can be added to any database with Create/Modify
  206.           Database Files in the main menu. See "Creating/Modifying a
  207.           Database" in the on-line documentation.
  208.  
  209.           Duplicate
  210.           ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  211.           This is needed in order to check for duplicate records. This
  212.           field must be a logical field and can be added to any database
  213.           with Create/Modify Database Files in the main menu. See
  214.           "Creating/Modifying a Database" in the on-line documentation.
  215.  
  216.  
  217.       E) Install Printer(s)
  218.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  219.       Printer drivers are not mandatory to print labels, letters, or master
  220.       lists. However, they will allow you to customize the output using the
  221.       printer macros available for your printer. There is a master printer
  222.       driver file of over 980 printer drivers that accompanies the
  223.       registered version of DDFile.  Simply select all the printers you
  224.       will be using with DDFile then exit.
  225.  
  226.  
  227.       F) Select Printer
  228.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  229.       This selection will allow you to select a printer from the installed
  230.       list of printer drivers. A printer must be selected in order to use
  231.       printer macros in the printing templates and also to send escape
  232.       (printer) codes to the printer before printing.
  233.  
  234.  
  235.       G) Bar Code Printer Emulation
  236.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  237.       This selection will allow you to select the printer to emulate for
  238.       printing bar codes. First, select your printer or one that your
  239.       printer can emulate. Your printer manual should tell you which
  240.       printers your printer can emulate. To print barcodes, the barcode
  241.       macro must be placed in your template and the zipcode must be either
  242.       9 or 11 digits. Next, you can test your printer.
  243.  
  244.       Direct output to: ───────────────────────────────────────────────────
  245.  
  246.       See Appendix B in the on-line documentation for further instruction
  247.       in what to enter in this box. This is put in the appendix because the
  248.       instuctions are the same for three other locations in this program.
  249.  
  250.