home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Archive Magazine 1996 / ARCHIVE_96.iso / discs / gerald / 3_09 / Matthews / letterhead
Text File  |  1990-05-07  |  7KB  |  456 lines
  1. %OP%JUY
  2. %OP%DP0
  3. %OP%IRY
  4. %OP%DFT
  5. %OP%PL57
  6. %OP%HM0
  7. %OP%FM0
  8. %OP%BM0
  9. %OP%LM9
  10. %OP%RN100
  11. %OP%RB0.001
  12. %OP%FGTrinity.Medium
  13. %OP%FX192
  14. %OP%FY192
  15. %OP%FS14000
  16. %CO:A,23,72%My reference and date:
  17. ncs.pln
  18.  
  19. Your reference and date:
  20. PipeLine
  21. For attention of:
  22. Mr Gerald Fitton
  23.  
  24. Norwich Comp. Services
  25. 18 Mile End Road
  26. NORWICH
  27. NR4 7QY
  28. -------
  29.  
  30.  
  31.  
  32. Dear Mr Fitton
  33.  
  34. %JR%In response to your appeal for applications on p.38 of this month's Archive, I will explain how 
  35. %JL%I have set up PipeDream 3 to load automatically the details above left, as soon as I enter my 
  36. reference in slot A2.
  37.  
  38. %JR%As an accountant I want a folder (named with 3 or 4 initials) for each client, containing copies 
  39. %JL%of all outgoing correspondence, accounts and schedules.  Letters often need to contain 
  40. %JR%mini-spreadsheets, which is why I chose PipeDream.  The 10-character filename for each 
  41. %JL%outgoing letter is a 3-character addressee code (eg: CLI for the client, TAX for Inland 
  42. %JR%Revenue, BNK for the client's bank, etc) followed by the date in text format (6 or 7 
  43. characters).  My ref. is only 7-8 characters:  <ClientCode>.<AddresseeCode>
  44.  
  45. %JR%There are 3 special files in the Clients directory, in addition to the sub-directories for each 
  46. %JL%client:  they are called Letter, Where and Who.  The first of these contains my letterhead 
  47. %JR%(locked against the inevitable failure to rename before saving a letter) complete with my 
  48. %JL%signature block and some reference slots, which read the appropriate data from the other two 
  49. %JR%files constituting the database.  It is essential that all data in those is held in Text format -- no 
  50. numeric slots even for numeric data.
  51.  
  52. %JR%Using relational principles, each data item is recorded once only, although (for example) I 
  53. %JL%need to write to the same tax office about several different clients.  So the columns in Where 
  54. %JR%are:  addressee (organisation or person, listed alphabetically as key field), phone number 
  55. %JL%(including STD code), and 4 address-line fields (the last containing, if not otherwise used, a 
  56. row of dashes the same length as the postcode before it).
  57.  
  58. %JR%The other file Who contains my reference (alphabetical key), the addressee (exactly as in 
  59. %JL%Where file) and contact name (a row of dashes if irrelevant).  Since the database files are 
  60. %JR%always in memory -- I use a 440! -- it's handy to look up phone numbers in this file, so the 
  61. %JL%next column repeats it from the Who file with the formula in D2:  
  62. %JR%vlookup(B2,[Where]A$1A$<nnn>,1) which is replicated down from D2 to the bottom of 
  63. %JL%column D;  <nnn> is the last line number in Where.  This field shows the message Lookup if 
  64. %JR%it can't find the addressee, or a zero if it finds the addressee but no phone number.  The last 
  65. %JL%two columns give the contact name's extension number or direct-dial number, and the 
  66. addressee's reference for this client.
  67.  
  68. %JR%Now for the magic bit:  what goes in the lookup slots in the Letter file?  Note first the use of 
  69. %JL%the $ character in the formula shown above, to fix the range of rows in Where over which the 
  70. %JR%addressee will be looked up.  You don't have to fix column A as well, because all the lookup 
  71. %JL%slots are in column D.  The same is true of the lookups in the Letter file, which are all in 
  72. %JR%column A (but must be individually edited anyway).  The 1 at the end of the formula is the 
  73. %JL%lookup offset:  slot D2 takes its data from 1 column to the right of A in Where, i.e. column B 
  74. where the phone numbers are.
  75.  
  76. %JR%The column layout in the Letter file is a wide-ish column A (because lookups are numeric 
  77. %JL%slots which can't overlap following columns) followed by a few narrower columns for 
  78. %JR%spreadsheets within letters.  The only disadvantage to this is that indentations within column 
  79. %JL%A must be done manually with the space bar: in a spreadsheet you almost always want text in 
  80. %JR%the first column, which can be right-aligned if desired.  The right margins of all columns are 
  81. %JL%in the position appropriate for a page of text, and the normal option settings saved in Letter 
  82. include Text, Row, Wrap, Insert on Return and Grid.
  83.  
  84. %JR%The following are the contents of slots in columns A and B (999 to be replaced by the last line 
  85. %JL%number in the relevant file).  My own address block is contained in one of the columns over 
  86. towards the right, starting on the top line, with my phone number below it.
  87.  
  88. %R%A1
  89. %R%A2
  90.  
  91. %R%A4
  92. %R%A5
  93. %R%A6
  94. %R%A7
  95.  
  96. %R%A9
  97. %R%A10
  98. %R%A11
  99. %R%A12
  100. %R%A13
  101.  
  102. %R%A17
  103.  
  104. %JR%When you load Letter, this must also load Who and Where as supporting documents.  A2 is 
  105. %JL%empty, B2 shows today's date, A5 A7 and A9 show Lookup, and A10 to A13 zeroes.  Type a 
  106. %JR%valid reference in A2, and because Insert on Return is set, move out with the Tab key (or the 
  107. %JL%Adjust button) to B2, to avoid splitting the line.  All the lookup data appears immediately, and 
  108. %JR%must first be "snapshotted" to provide a true copy at a later date when some of the data may 
  109. %JL%have changed.  Mark the date slot B2 as one corner of a block, enter the date of the letter 
  110. %JR%you're replying to in B5, double-click on A13 to mark the block, issue the Snapshot command 
  111. (Control-BSS) and finally press Shift-F3 to clear the block markers.
  112.  
  113. %JR%Now just click Select to the right of Dear  --  and carry on typing.  After printing the letter, 
  114. %JL%fold back just below Dear Whatsit, and the contact name and address will be visible in a 
  115. %JR%standard window envelope.  Don't forget to rename the file before saving (giving the full 
  116. %JL%reference as explained above:  Client-code.Addressee-codeDate), and reloading Letter for the 
  117. next one.
  118.  
  119. Yours sincerely
  120.  
  121. _____________________ 
  122. Keith Matthews 
  123. %CO:B,9,49%
  124. %V%%R%9.4.90
  125.  
  126.  
  127. Vol.3 #7
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195. My reference and date:
  196. (left blank) 
  197.  
  198. Your reference and date:
  199. vlookup(A$2,[Who]A$1A$999,5)
  200. For attention of:
  201. %L%vlookup(A$2,[Who]A$1A$999,2)
  202.  
  203. %L%vlookup(A$2,[Who]A$1A$999,1)
  204. %L%vlookup(A$9,[Where]A$1A$999,2)
  205. %L%vlookup(A$9,[Where]A$1A$999,3)
  206. %L%vlookup(A$9,[Where]A$1A$999,4)
  207. %L%vlookup(A$9,[Where]A$1A$999,5)
  208.  
  209. Dear
  210. %CO:C,9,40%%CO:D,9,31%
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283. B2 date 
  284. %CO:E,9,22%
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357. (system date function)
  358.  
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370. (followed by one space)
  371. %CO:F,9,13%
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447. B5 (left blank)
  448.  
  449.  
  450.  
  451. (addressee)
  452. (4-line address
  453.  starting in
  454.  column C of
  455.  Where file)
  456. %CO:G,4,4%