ftp.barnyard.co.uk

home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search

/ ftp.barnyard.co.uk / 2015.02.ftp.barnyard.co.uk.tar / ftp.barnyard.co.uk / cpm / walnut-creek-CDROM / SIMTEL / CPMUG / CPMUG086.ARK / NEW.DOC < prev next >

Wrap

Text File | 1986-10-19 | 135KB | 2,895 lines

.pl 66 .po 0 SECTION 1 System Operation Iεá thσ nex⌠ fe≈ page≤ wσ arσ goinτ t∩ cove≥ thσ operatioε oµ ì thσ BusinessMaste≥ serie≤ oµ software«á Afte≥ initia∞ setup¼á thσ ì package is for the most part self-explanatory. Wσá wil∞á star⌠ thi≤ proces≤ b∙ coverinτ iε somσá detai∞á thσ ì establishmen⌠á oµá ßá Char⌠ oµ Account≤ anΣ thσá entr∙á oµá thesσ ì account≤ viß thσ Genera∞ Ledge≥ Entr∙ program«á Thi≤ i≤ ß typica∞ ì entr∙ prograφ anΣ wil∞ servσ t∩ givσ yo⌡ ß sounΣ understandinτ oµ ì the later data entry programs. You≥á Char⌠á oµá Account≤ shoulΣ firs⌠ bσ planneΣá usinτá thσ ì form≤ iε Appendi° G«á ┴ samplσ se⌠ oµ thesσ form≤ i≤ showε iε thσ ì next few pages. Thσá Genera∞á Ledge≥á prograφá packagσ allow≤á ßá grea⌠á dea∞á oµ ì flexibilit∙ witΦ fe≈ restrictions: 1« Accoun⌠ number≤ MUS╘ bσ numeric« The∙ canno⌠ includσ imbeddeΣ ì punctuatioε mark≤ o≥ alphabetiπ characters« The∙ mus⌠ eacΦ bσ thσ ì samσ lengtΦ anΣ caε bσ u≡ t∩ 1░ digit≤ long. 2«á Accoun⌠á number≤á MUS╘ bσ entereΣ iεá ascendinτá orde≥á froφ ì lowes⌠á beinτá ASSET╙á t∩ highes⌠ beinτ EXPENSES«á Thσá orde≥á i≤ ì ASSETS¼á LIABILITIES¼á EQUITY¼á SALES¼á anΣ EXPENSES«á Aε examplσ ì woulΣá bσ Asset≤ froφ 10░ t∩ 199╗á Liabilitie≤ froφ 20░á t∩á 299╗ ì Equit∙á froφá 30░ t∩ 399╗á Sale≤ (revenue⌐ froφ 40░ t∩á 499╗á anΣ ì Expense≤ froφ 90░ t∩ 999. 3«á Accoun⌠á name≤á ma∙á bσá u≡ t∩ 3░á character≤á lonτá bu⌠á wσ ì recommenΣ keepinτ theφ unde≥ 2┤ character≤ sincσ somσ program≤ oε ì 8.╡ incΦ widσ pape≥ wil∞ onl∙ prin⌠ 2┤ characters. .paè Setting Up the Chart of Accounts. Thσá actua∞ procedurσ fo≥ establishinτ ß Char⌠ oµ Accoun⌠á iε ì thi≤á systeφ i≤ quitσ simple«á ┴ grou≡ oµ form≤ (Appendi° G⌐á i≤ ì provideΣá fo≥ you≥ conveniencσ iε establishinτá accoun⌠á numbers¼ ì headings¼ anΣ subheadings. Al∞á postinτá anΣ printinτ operation≤ iε thσá Genera∞á Ledge≥ ì depenΣ oε thσ numberinτ convention≤ establisheΣ here« Noticσ tha⌠ ì thσ "Curren⌠ Assetsó subheadinτ iε thσ firs⌠ tablσ i≤ followeΣ b∙ ì fou≥ accounts«á Thesσ arσ numbereΣ 102¼ 105¼ 110¼ anΣ 132« Iε thσ ì SUBHEADIN╟ table¼á thσ firs⌠ anΣ seconΣ accoun⌠ number≤ arσ giveε ì a≤á 10▓ anΣ 132«á Thesσ tw∩ number≤ definσ thσ ABSOLUT┼ rangσá oµ ì accoun⌠á number≤á fo≥á thi≤á particula≥á subheading«áá Thi≤á samσ ì convention must be followed with all account numbering. .paèASSETS Taτ Accoun⌠ ú Description *********************************************************** | | | Current Assets (subheading) | ----------------------------------------------------------- | 1 | 102 | Cash at Bank | ----------------------------------------------------------- | 2 | 105 | Securities | ----------------------------------------------------------- | 3 | 110 | Accounts Receivable | ----------------------------------------------------------- | 4 | 132 | Inventory | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | Fixed Assets (subheading) | ----------------------------------------------------------- | 5 | 160 | Land | ----------------------------------------------------------- | 6 | 161 | Buildings | ----------------------------------------------------------- | 7 | 173 | Machinery & Equipment | ----------------------------------------------------------- | 8 | 175 | (less depreciation) | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | Other Assets (subheading) | ----------------------------------------------------------- | 9 | 195 | Prepaid Expenses | ----------------------------------------------------------- | 10 | 196 | Patents | ----------------------------------------------------------- | 11 | 197 | Goodwill | ----------------------------------------------------------- .paèLIABILITIES Tag Account # Description *********************************************************** | | | Current Liabilities (subheading) | ----------------------------------------------------------- | 12 | 201 | Accounts Payable | ----------------------------------------------------------- | 13 | 203 | Dividends Payable | ----------------------------------------------------------- | 14 | 204 | Miscellaneous Payable | ----------------------------------------------------------- | 15 | 209 | Bonds Payable | ----------------------------------------------------------- | 16 | 210 | Sales Tax Payable | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- .paèEQUITY Tag Account # Description *********************************************************** | | | Stockholder's Equity (subheading) | ----------------------------------------------------------- | 17 | 292 | Common Stock | ----------------------------------------------------------- | 18 | 294 | Retained Earnings | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- .paèSALES Tag Account # Description *********************************************************** | | | Income (subheading) | ----------------------------------------------------------- | 19 | 301 | Sales - Dealer | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- .paèEXPENSES Tag Account # Description *********************************************************** | | | Cost of Goods (subheading) | ----------------------------------------------------------- | 20 | 401 | Cost of Goods | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | Expenses (subheading) | ----------------------------------------------------------- | 21 | 825 | Discounts Allowed | ----------------------------------------------------------- | 22 | 828 | Dues and Subscriptions | ----------------------------------------------------------- | 23 | 838 | Insurance | ----------------------------------------------------------- | 24 | 852 | Officer's Salaries | ----------------------------------------------------------- | 25 | 880 | Wages | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------- .paèHEADINGS Tag Account # Description 1st Acct 2nd Acct Number Number *********************************************************** | 1 | 1(A) | ASSETS | 102 | 197 | ----------------------------------------------------------- | 2 | 2(L) | LIABILITIES & EQ | 201 | 294 | ----------------------------------------------------------- | 3 | 3(S) | SALES | 301 | 301 | ----------------------------------------------------------- | 4 | 4(X) | EXPENSES | 401 | 880 | ----------------------------------------------------------- | | | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | | | ----------------------------------------------------------- .paèSUBHEADINGS Tag Account # Description 1st Acct 2nd Acct Number Number *********************************************************** | 1 | 1(A) | Current Assets | 102 | 132 | ----------------------------------------------------------- | 2 | 2(A) | Fixed Assets | 160 | 175 | ----------------------------------------------------------- | 3 | 3(A) | Other Assets | 195 | 197 | ----------------------------------------------------------- | | | | | | ----------------------------------------------------------- | 4 | 4(L) | Current Liab. | 201 | 210 | ----------------------------------------------------------- | | | | | | ----------------------------------------------------------- | 5 | 5(E) | Stockholder's Eq | 292 | 294 | ----------------------------------------------------------- | | | | | | ----------------------------------------------------------- | 6 | 6(S) | Sales - Dealer | 301 | 301 | ----------------------------------------------------------- | | | | | | ----------------------------------------------------------- | 7 | 7(X) | Cost of Goods | 401 | 401 | ----------------------------------------------------------- | 8 | 8(X) | Expenses | 825 | 880 | ----------------------------------------------------------- | | | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | | | ----------------------------------------------------------- | | | | | | ----------------------------------------------------------- .paè I⌠á shoulΣá bσ noteΣ herσ tha⌠ al∞ entr∙ program≤ follo≈á thσ ì genera∞ patterε illustrateΣ iε thσ followinτ material. Typσá crun▓ bizmiΘ followeΣ b∙ thσ returε key«á Thi≤á i≤á thσ ì preamblσ t∩ startinτ thσ systeφ fo≥ al∞ operations. The following MENU will appear on the screen. *** BUSINESSMASTER X MASTER MENU *** 1 - GENERAL LEDGER/GENERAL JOURNAL OPERATIONS 2 - ORDER ENTRY/RECEIVABLES OPERATIONS 3 - PURCHASE ORDER/PAYABLES OPERATIONS 4 - INVENTORY OPERATIONS 5 - EMPLOYEE PAYROLL OPERATIONS 6 - MAILING LIST OPERATIONS 7 - INITIALIZE SYSTEM/START-UP/MODIFY SYSTEM 8 - PERIODIC FILE MAINTENANCE 9 - FINISHED Typinτá thσá appropriatσ numbe≥ followeΣ b∙á carriagσá returε ì (RETURN⌐ wil∞ brinτ u≡ thσ desireΣ ne≈ menu. .paè Typing 1 followed by return will bring up the following menu. *** GENERAL LEDGER - JOURNAL MENU *** 1 - ENTER G/L ACCOUNTS - MAKE ADJUSTING ENTRIES 2 - LIST THE CHART OF ACCOUNTS 3 - ENTER DISBURSEMENT TRANSACTIONS 4 - ENTER RECEIPT TRANSACTIONS 5 - PRINT TRIAL BALANCE 6 - PRINT BALANCE SHEET 7 - PRINT INCOME STATEMENTS 8 - PRINT BUDGET ANALYSIS 9 - FINISHED .paè Typσ ß ▒ followeΣ b∙ return. Thσ systeφ wil∞ responΣ b∙ clearinτ thσ screeε anΣ presentinτ ì thσ Genera∞ Ledge≥ Datß Entr∙ menu. Iµá a⌠ thi≤ poin⌠ therσ i≤ n∩ Genera∞ Ledge≥ file¼á thσá nex⌠ ì messagσ is I╞ YO╒ HAV┼ ARRIVE─ HERE¼á AN─ HAV┼ ┴ GENERA╠ LEDGE╥ FIL┼ ALREAD┘ ì O╬á ┴ DISK¼á YO╒ SHOUL─ INSTAL╠ THA╘ DIS╦ THE╬ TYP┼ TH┼ LETTE╥á ├ ì FOLLOWE─ B┘ RETUR╬ T╧ CONTINUE. I╞á YO╒ WIS╚ T╧ CREAT┼ ┴ NE╫ FILE¼á TYP┼ TH┼ LETTE╥ ╬ FOLLOWE─ B┘ ì RETURN. Noticσá tha⌠ iµ thσ drivσ i≤ no⌠ u≡ o≥ thσ wronτ disδá i≤á iε ì placσá thi≤ samσ messagσ wil∞ bσ printed«á Iε tha⌠á case¼á simpl∙ ì brinτ thσ drivσ u≡ b∙ installinτ thσ correc⌠ disδ anΣ closinτ thσ ì drive door. Iε thi≤ casσ wσ wan⌠ t∩ creatσ ß ne≈ file«á Typinτ ╬ followeΣ ì b∙ returε wil∞ givσ thσ followinτ message NUMBER OF RECORDS DESIRED? Answe≥ witΦ thσ desireΣ numbe≥ oµ records« Thi≤ numbe≥ shoulΣ ì bσá a⌠ leas⌠ 25Ñ morσ thaε thσ numbe≥ oµ record≤ (genera∞á ledge≥ ì accounts⌐ yo⌡ actuall∙ intenΣ t∩ use«á Thσ requiremen⌠ t∩ adΣ tw∩ ì account≤ t∩ ß filσ tha⌠ onl∙ ha≤ onσ recorΣ lef⌠ caε bσ les≤ thaε ì desireable. Afte≥ takinτ thσ timσ requireΣ t∩ creatσ thσ ne≈ records¼ thσ ì systeφ wil∞ responΣ with GENERAL LEDGER FILE CREATED AND CLEARED. nnnn RECORDS CREATED. TO CONTINUE, TYPE RETURN. where nnnn is the number of records created in the file. è After typing return, the system will respond with GENERAL LEDGER ENTRY PROGRAM ---------------------------- THERE ARE XX AVAILABLE RECORDS OF THESE THERE ARE: XX RECORDS OPEN XX RECORDS USED THIS IS A LIST OF OPERATIONS 1 - NEW ENTRY 2 - EXAMINE EXISTING ENTRY 3 - MODIFY EXISTING ENTRY 4 - DELETE EXISTING ENTRY 5 - CREATE NEW FILE 6 - CLEAR EXISTING FILE 7 - BACK-UP AND SORT FILE 8 - LIST FILE 9 - FINISHED INDICATE WHAT YOU WOULD LIKE TO DO BY TYPING THE CORRESPONDING NUMBER. Thσá men⌡á jus⌠ presenteΣ i≤ typica∞ oµ AL╠ entr∙á menue≤á iε ì thi≤á system«á Typinτá ßá ▒á followeΣ b∙ returεá wil∞á brinτá thσ ì followinτ serie≤ - .paèRECORD NUMBER x ---- TAG ? ---------- LEDGER ACCOUNT NUMBER ? --------------------------- DESCRIPTION ? EacΦ oµ thσ abovσ item≤ wil∞ bσ presenteΣ onσ a⌠ ß time«á Thσ ì curso≥á (seσá Glossary⌐ wil∞ sto≡ afte≥ thσá questioεá mark«á Thσ ì over-ba≥á delimiter≤á indicatσá thσ maximuφ allowablσá lengtΦá oµ ì entry for each item. Oncσ thσ abovσ item≤ arσ entered¼ thσ systeφ wil∞ presen⌠ thσ ì following display and allow alterations if required. RECORD NUMBER x 1 - TAG nnnn 2 - LEDGER ACCOUNT NUMBER nnnnnnnnnn 3 - DESCRIPTION xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 4 - MONTH TO DATE AMOUNT $ .00 5 - QUARTER TO DATE AMOUNT $ .00 6 - YEAR TO DATE AMOUNT $ .00 7 - PREV M TO DATE AMOUNT $ .00 8 - PREV Q TO DATE AMOUNT $ .00 9 - PREV Y TO DATE AMOUNT $ .00 10- BUDGETED AMOUNT $ .00 11- NONE IF AN ITEM IS TO BE CHANGED, TYPE THE APPROPRIATE NUMBER. Yo⌡á may¼á a⌠ thi≤ point¼á ente≥ onσ oµ thσá "fielΣá numbersó ì showεá a⌠ thσ lef⌠ oµ thσ displa∙ anΣ reente≥ thσ datß o≥á changσ ì it as desired before actually storing the record on the disk. Thσá followinτ informatioε wil∞ bσ presenteΣ witΦ eacΦá entr∙ ì program to indicate what each entry contains. è Thσ Iteφ ú refer≤ t∩ thσ fielΣ numbe≥ iε thσ datß entr∙ menu« ì Thσá Descriptioε i≤ simila≥ o≥ identica∞ t∩ thσ descriptioε showε ì oε thσ screen«á Thσ Sizσ give≤ thσ item≤ sizσ iε characters«á Thσ ì Typσ wil∞ bσ eithe≥ ╬ fo≥ numeriπ o≥ ┴ fo≥ alphanumeric«á Finall∙ ì Entr∙ wil∞ givσ yo⌡ somσ genera∞ informatioε abou⌠ thσ inten⌠ anΣ ì use of the information being entered. GENERAL LEDGER FILE Item # Description Size/Type Entry 1 Tag 4 N Thi≤ numeriπ entr∙ i≤ useΣ a≤ ßá sor⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááparameter« I⌠ mus⌠ bσ non-zer∩ anΣ i≤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábes⌠á useΣá a≤á ßá sequentia∞á recorΣ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánumber. 2 Ledger Account Number 10 N Thi≤á i≤á thσ actua∞á Genera∞á Ledge≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááAccoun⌠á number«á Iµ thσ account≤á iε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthi≤á filσá arσ changed¼á bσ surσá t∩ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááchecδ tha⌠ thσ range≤ establisheΣá iε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthσ Genera∞ Ledge≥ TAB╙ file¼ Genera∞ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááLedge≥á Heading≤á anΣ Genera∞á Ledge≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááSubheadings are still correct. 3 Description 30 A Thi≤ i≤ thσ descriptioε sucΦ a≤ "CasΦ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááiεá Bankó tha⌠ wil∞ bσ useΣ fo≥á thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaccount number. 4 Month to date amount 12 N Thi≤ anΣ thσ nex⌠ fivσ entrie≤á carr∙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthσá accrueΣá dolla≥á figure≤á posteΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfroφá othe≥ programs«á Thesσá figure≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááshoulΣá seldoφá bσá altereΣá directl∙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááexcep⌠á t∩ t∩ fil∞ iε figure≤ iµá thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásysteφá i≤ se⌠ u≡ iε thσ middlσ oµá ß ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááyear. á áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááWheεá ßá Char⌠ oµ Account≤á i≤á firs⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádeveloped¼á thσ TAG¼á ACCOUN╘ NUMBER¼ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááanΣá DESCRIPTIO╬ shoulΣ bσ filleΣ in« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThσ filσ shoulΣ theε bσ sorteΣ oε thσ ìèáááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááACCOUN╘á NUMBE╥ (selectioε ┴á iεá thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásor⌠ routine⌐ t∩ sor⌠ thσ account≤ iε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááascendinτá order«áá Oεá exittinτá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprogram¼á ßá Genera∞ Ledge≥ Referencσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfilσá wil∞ automaticall∙á bσá createΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwhicΦ contain≤ thσ accoun⌠ number≤ iε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááascendinτ order«á Thi≤ Referencσ filσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááái≤á calleΣá int∩ maiεá memor∙á durinτ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápostinτ anΣ othe≥ operation≤ t∩ allo≈ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthσ swif⌠ locatioε oµ accoun⌠ number≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfor posting and validation. áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááAmount≤á posteΣá arσá addeΣá t∩á thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfielΣá anΣ thσ nex⌠ fivσ fields«á Thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááámonthl∙á maintenancσá prograφáá zero≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthi≤á fielΣ ou⌠ wheε i⌠ i≤ run«á Thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááshoulΣá bσá donσ a⌠ thσ enΣá oµá eacΦ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááámonths accounting activity. 5 Quarter to date amount 12 N Thi≤ valuσ i≤ addeΣ t∩ b∙ thσ postinτ áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprogram≤ anΣ zeroeΣ ou⌠ a⌠ thσ enΣ oµ áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááeacΦ quarte≥ b∙ runninτ thσ quarterl∙ ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááámaintenance program. 6áááááááYear to date amount 12 N Thi≤ valuσ i≤ addeΣ t∩ b∙ thσ postinτ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprogram≤ anΣ zeroeΣ ou⌠ a⌠ thσ enΣ oµ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááeacΦá yea≥á b∙á runninτá thσáá yearl∙ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááámaintenance program. 7 Previous M-T-D amount 12 N See above. 8 Previous Q-T-D amount 12 N See above. 9 Previous Y-T-D amount 12 N See above. 10 Budgeted amount 12 N An∙á expense¼á cos⌠ oµ good≤ o≥ othe≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááiteφ ma∙ bσ assigneΣ ß budge⌠ amount« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThesσá value≤ MUS╘ bσá entereΣá here« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThesσ figure≤ wil∞ bσ useΣ t∩ preparσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááßá comprehensivσ budge⌠ repor⌠ a⌠ thσ ìèáááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááend of each month. Afte≥á al∞á account≤ havσ beeε entereΣ the∙ shoulΣ bσá sorteΣ ì usinτá thσ BACK-U╨ AN─ SOR╘ FIL┼ men⌡ cal∞ (#7)«á Wheεá thσá sor⌠ ì prograφá ask≤á fo≥á Sor⌠ b∙ Taτ o≥ Accoun⌠á #¼á answe≥á witΦá thσ ì appropriatσá responsσá (A⌐ fo≥ accoun⌠ numbe≥ t∩ ensurσ tha⌠á thσ ì account≤ arσ iε ascendinτ numeriπ orde≥ b∙ accoun⌠ number. Thσá account≤á caε no≈ bσ listed (menu call #8)« ì I⌠á i≤á no≈ possiblσ t∩ examinσ thσ account≤ t∩á ensurσá tha⌠ ì the∙ arσ exactl∙ wha⌠ yo⌡ want«á Thσ lion'≤ sharσ oµ thσ worδá i≤ ì no≈ donσ iε establishinτ you≥ genera∞ ledge≥ system. .paè SECTION 2 System Initialization Thi≤ entirσ systeφ run≤ froφ ß singlσ MASTE╥ men⌡ whicΦ call≤ ì subsidiar∙á menue≤ a≤ requireΣ t∩ perforφ variou≤á functions«á Wσ ì wil∞á presen⌠á thσ res⌠ oµ thσ materia∞ iε thi≤ manua∞á froφá thσ ì men⌡ calls«á Wσ wil∞ star⌠ witΦ #╖ - INITIALIZATIO╬ whicΦá bring≤ ì up the following menu. .paè1 - CHANGE REPORT DATES 2 - CHANGE DOLLAR VALUE OR PERCENTAGE FORMATS 3 - CHANGE PAGE WIDTH, TABS OR COMPANY NAME IN USE TAG 4 - CHANGE CHART OF ACCTS HEADINGS AND SUBHEADS 5 - ADD NEW COMPANY NAMES 6 - CHANGE OR LIST FEDERAL TAX TABLES 7 - CHANGE OR LIST STATE TAX TABLES 8 - CHANGE CHECK TABS OR PAYROLL CUTOFFS 9 - FINISHED .paè#1 - Entering New Dates Thi≤á prograφá shoulΣ bσ ruε eacΦ da∙ t∩ updatσá thσá curren⌠ ì date«á Iε thi≤ wa∙ thσ prope≥ datσ wil∞ appea≥ oε al∞ records«á ┴ ì samplσá ruεá oµ thσ datσ prograφ i≤ showε oε thσá followinτá pagσ ì includinτ responses. ┴á missinτ datσ oε ß repor⌠ wil∞ probabl∙ indicatσ tha⌠á tha⌠ ì datσ ha≤ no⌠ beeε entered. The entry labeled RESERVED is not presently used. THIS IS A LIST OF OPERATIONS. 1 - ENTER DATES 2 - EXAMINE DATES 3 - MODIFY DATES 4 - CREATE NEW FILE 5 - CLEAR EXISTING FILE 6 - FINISHED INDICATE WHAT YOU WOULD LIKE TO DO BY TYPING THE CORRESPONDING NUMBER. ? 3 1 - CURRENT DATE 09-14-78 2 - PERIOD ENDING DATE 09-30-78 3 - PREV PERIOD ENDING DATE 08-31-78 4 - MONTH ENDING DATE 5 - QUARTER ENDING DATE 6 - YEAR ENDING DATE 7 - RESERVED 8 - FISCAL YEAR ENDING DATE 9 - NONE IF AN ITEM IS TO BE CHANGED, TYPE THE APPROPRIATE NUMBER. ? 9 èANY MORE CHANGES? N IS RECORD TO BE ENTERED? N DATE INFORMATION Thσá DAT┼á filσá contain≤á al∞ date≤á fo≥á thσá curren⌠á day≤ ì áááábusiness.Thσá seveε date≤ actuall∙ includeΣ arσ CURREN╘á DAT┼ ì ááááfo≥ al∞ checks,Invoices¼ purchasσ Orders¼ anΣ othe≥ item≤ ì áááárequirinτ thσ curren⌠ date╗á ┴ PERIO─ ENDIN╟ anΣ PREVIOU╙ ì ááááPERIO─á ENDIN╟ DAT┼ fo≥á payrol∞á purposes;MONTH,QUARTER¼ ì ááááanΣ YEA╥ ENDIN╟ DATES╗ anΣ ß FISCA╠ YEA╥ ENDIN╟ DATE. 1 Current Date 8 A Thi≤á i≤ thσ curren⌠ datσ printeΣá oε ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááávariou≤á form≤ anΣ shoulΣ bσá updateΣ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádaily. It takes the form mm/dd/yy. 2 Period Ending Date 8 A Thi≤ datσ i≤ useΣ iε thσ payrol∞á anΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááothe≥áá program≤áá requirinτáá perioΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááending dates. 3 Previous Period Ending 8 A Thi≤áá record≤á thσá previou≤á perioΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááending date. 4 Month Ending Date 8 A Thi≤á entr∙á shoulΣ bσá changeΣá eacΦ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááámontΦ t∩ reflec⌠ thσ ne≈ montΦ endinτ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádate. 5 Quarter Ending Date 8 A Thi≤á entr∙á shoulΣ bσá changeΣá eacΦ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááquarte≥á t∩ reflec⌠ thσá ne≈á quarte≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááending date. 6 Year Ending Date 8 A Thi≤á entr∙á shoulΣ bσá changeΣá eacΦ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááyea≥á t∩ reflec⌠ thσ ne≈ yea≥á endinτ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádate. 7 Reserved 8 A ReserveΣ for future use. 8 Fiscal Year Ending 8 A Thi≤á datσ caε bσ useΣ fo≥á recordinτ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfisca∞áá yea≥á endinτáá date≤áá wherσ ìèááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááárequired. 1 - CHANGE REPORT DATES 2 - CHANGE DOLLAR VALUE OR PERCENTAGE FORMATS 3 - CHANGE PAGE WIDTH, TABS OR COMPANY NAME IN USE TAG 4 - CHANGE CHART OF ACCTS HEADINGS AND SUBHEADS 5 - ADD NEW COMPANY NAMES 6 - CHANGE OR LIST FEDERAL TAX TABLES 7 - CHANGE OR LIST STATE TAX TABLES 8 - CHANGE CHECK TABS OR PAYROLL CUTOFFS 9 - FINISHED .paè#2 - GENERAL LEDGER FORMATS Thσ Genera∞ Ledge≥ FORMAT╙ filσ allow≤ thσ numeriπ forma⌠á oµ ì áááásomσá statement≤ t∩ bσ set«á Instruction≤ fo≥ enterinτá thesσ ì ááááarσ giveε iε thσ prograφ tha⌠ create≤ thσ file. Item # Description Size/Type Entry 1 Dollar formats 20 A Thi≤á wil∞á normall∙á takσá thσá forφ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá#,###,###.##«á Thi≤ i≤ calleΣ ß PRIN╘ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááUSIN╟ string«á I⌠ allow≤ thσ printinτ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoµ 9,999,999.99«á Thi≤ caε bσ changeΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááiµ desired..«á fo≥ examplσ ##,###,##ú ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwoulΣááá allo≈áá thσáá printinτááá oµ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá99,999,999«á ┴á mino≥á cautioεá here¼ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádroppinτá pennie≤á iε thi≤á wa∙á wil∞ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácausσ TRUNCATIO╬ rathe≥ thaε ROUNDIN╟ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááeveε thougΦ thσ correc⌠ figure≤ woulΣ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááástil∞á bσ presen⌠ iε thσ files«á Thu≤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá99.3╡á woulΣá prin⌠ a≤ 9╣á anΣá 99.8╡ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwoulΣá als∩ prin⌠ a≤ 9╣á eveεá thougΦ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábotΦá figure≤á remaineΣ a≤ showεá fo≥ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácalculatioεá purposes«áá Thσá pennie≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwoulΣ NO╘ bσ dropped¼á the∙ woulΣ no⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábe printed. 2 Percentage formats 20 A Iεá thi≤ casσ ###.#ú woulΣ allo≈á thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprinting of 999.99 percent. .paè1 - CHANGE REPORT DATES 2 - CHANGE DOLLAR VALUE OR PERCENTAGE FORMATS 3 - CHANGE PAGE WIDTH, TABS OR COMPANY NAME IN USE TAG 4 - CHANGE CHART OF ACCTS HEADINGS AND SUBHEADS 5 - ADD NEW COMPANY NAMES 6 - CHANGE OR LIST FEDERAL TAX TABLES 7 - CHANGE OR LIST STATE TAX TABLES 8 - CHANGE CHECK TABS OR PAYROLL CUTOFFS 9 - FINISHED .paè#3 - Entering Page Width, Tabs and Co Name in Use Tag THIS IS A LIST OF OPERATIONS 1 - ENTER TABS 2 - EXAMINE TABS 3 - MODIFY TABS 4 - CREATE NEW FILE 5 - CLEAR EXISTING FILE 6 - FINISHED INDICATE WHAT YOU WOULD LIKE TO DO BY TYPING THE CORRESPONDING NUMBER. ? 3 1 - PAGE WIDTH 72 2 - TAG TAB 2 3 - ACCOUNT NUMBER TAB 10 4 - MAJOR HEADING TAB 22 5 - SUBHEADING TAB 8 6 - PARTIAL TOTAL TAB 10 7 - PARTIAL TOTAL DOLLAR TAB 36 8 - FINAL TOTAL TAB 17 9 - FINAL TOTAL DOLLAR TAB 43 10- DATE TAB 8 11- PAGE NUMBER TAB 57 12- COMPANY NAME TAG # 1000 13- LOWEST BAL SHEET ACCT # 101 14- HIGHEST BAL SHEET ACCT # 295 15- LOW COST OF GOODS ACCT # 401 16- HIGH COST OF GOODS ACCT #405 17- NONE IF AN ITEM IS TO BE CHANGED, TYPE THE APPROPRIATE NUMBER. ? 17 ANY MORE CHANGES? Nè IS RECORD TO BE ENTERED? N *** RECORD NOT ENTERED *** GENERAL LEDGER REPORT TABS Thσá Genera∞ Ledge≥ TAB╙ filσ contain≤ ß numbe≥ oµá item≤á oµ ì ááááinformatioεá including serie≤ oµ TAB╙ useΣ iε somσá statemen⌠ ì ááááprintinτá operations«á Thesσ additiona∞ item≤ includσ COMPAN┘ ì ááááNAM┼ I╬ US┼ TAG¼ Firs⌠ anΣ Las⌠ BALANC┼ SHEE╘ accoun⌠ number≤ ì ááááanΣ Firs⌠ anΣ Las⌠ COS╘ O╞ GOOD╙ accoun⌠ numbers. Item # Description Size/Type Entry 1 Page Width 3 N Thi≤á entr∙ i≤ useΣ b∙ thσ systeφá t∩ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácente≥á heading≤ oε al∞á reports«á I⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááshoulΣ bσ se⌠ t∩ 80¼á 13▓ o≥ whateve≥ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápage width printer you are using. 2 Tag Tab 3 N Thi≤á numbe≥ i≤ useΣ iε somσá genera∞ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááledge≥á report≤á t∩ postioεá thσá Taτ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánumbe≥á wheεá i⌠ i≤á printed«á Pleasσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááchangσá i⌠á witΦ cautioεá onl∙á afte≥ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádetermininτá tha⌠ i≤ wil∞á no⌠á causσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoverlaps in printing. 3 Account Number Tab 3 N Thi≤á numbe≥ i≤ useΣ iε somσá genera∞ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááledge≥áá report≤áá t∩á positioεáá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaccoun⌠á numbe≥ wheε i⌠á i≤á printed« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááSee caution above. 4 Major Heading Tab 3 N Thi≤á numbe≥á i≤ useΣ iεá report≤á t∩ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápostioε thσ DESCRIPTIO╬ obtaineΣ froφ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááHEADING files. See caution above. 5 Subheading TAB 3 N Thi≤á numbe≥á i≤ useΣ iεá report≤á t∩ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápositioεáá thσá DESCRIPTIO╬á obtaineΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfroφá SUBHEADIN╟ files«á Seσá cautioε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááabove.è 6 Partial Total Tab 3 N Thi≤á numbe≥ i≤ useΣ t∩ positioεá thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásubtota∞áá descriptioεáá createΣáá b∙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaddinτá TOTA╠á (TOTA╠ CURREN╘á ASSET╙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfo≥áá example⌐á t∩áá thσáá SUBHEADING ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádescriptions. 7 Partial Total Dollar 3 N Thi≤á numbe≥ i≤ useΣ t∩ positioεá thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádollar value associated with 6 above. 8 Final Total Tab 3 N Thi≤á numbe≥á i≤ associateΣ witΦá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááHEADINGS as in 6 above. 9 Final Total Dollar Tab 3 N Thi≤áá entr∙á i≤á a≤á #╖á abovσáá bu⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoperate≤á oε HEADIN╟á relateΣá dolla≥ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááátotals. 10 Date Tab 3 N Thi≤á entr∙á allow≤á positioninτá thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádate on reports. 11 Page Number Tab 3 N Thσáá pagσá numbe≥á positioεá ma∙á bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááchangeΣá oεá report≤ usinτá thi≤á taΓ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánumber. 12 Company Name in Use 3 N Severa∞ Compan∙ name≤ caε bσ retaineΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááiε thσ Compan∙ Namσ File« Thσ correc⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánamσá t∩ bσ useΣ fo≥ report≤ i≤á reaΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááint∩á systeφ memor∙ b∙á settinτá thi≤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánumbe≥ t∩ matcΦ thσ TA╟ numbe≥ oµ thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááCompany Name record desired. 13 Low Balance Sheet 10 N Thσá accoun⌠á number≤ t∩ bσá includeΣ ì ááááááááAccount Numberáááááááááááááááááááwheεá creatinτá ß BALANC┼á SHEE╘á arσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádefineΣáá b∙á specifyinτá thσáá firs⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaccoun⌠á numbe≥á herσá anΣá thσá las⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaccoun⌠ numbe≥ iε iteφ 1┤ below«á Thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánumber≤ mus⌠ EXACTL┘ matcΦ thσá firs⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááanΣáá las⌠áá accoun⌠áá numbers...the∙ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácanno⌠á bσ 10░ anΣ 19╣ if¼á iεá fact¼ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthσ actua∞ firs⌠ anΣ las⌠ number≤ arσ ìèááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá110 and 180! 14 High Balance Sheet 10 N Thσ higΦ balancσ shee⌠ accoun⌠ numbe≥ ì ááááááááAccount Numberáááááááááááááááááááshould be entered here. 15 Low COST OF GOODS 10 N Thσ INCOM┼ STATEMEN╘ normall∙ record≤ ì ááááááááAccount Numberáááááááááááááááááááthσáá COS╘á O╞á GOOD╙á separatσá froφ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááágenera∞ expenses«á Thi≤ anΣ thσá nex⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááentr∙ arσ useΣ t∩ definσ thσ rangσ oµ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánumbers for COST OF GOODS. 16ááááááHigh COST OF GOODSááááá10áááNááááThi≤ entr∙ i≤ useΣ t∩ definσ thσ higΦ ì ááááááááAccount Numberááááááááááááááááááácos⌠á oµ good≤ accoun⌠á number«á Thi≤ áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááanΣá thσá previou≤ entr∙á follo≈á thσ ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásame rules as item 13 and 14 above. .paè1 - CHANGE REPORT DATES 2 - CHANGE DOLLAR VALUE OR PERCENTAGE FORMATS 3 - CHANGE PAGE WIDTH, TABS OR COMPANY NAME IN USE TAG 4 - CHANGE CHART OF ACCTS HEADINGS AND SUBHEADS 5 - ADD NEW COMPANY NAMES 6 - CHANGE OR LIST FEDERAL TAX TABLES 7 - CHANGE OR LIST STATE TAX TABLES 8 - CHANGE CHECK TABS OR PAYROLL CUTOFFS 9 - FINISHED .paè#4 - Entering Headings and Subheadings Callinτá Iteφá ┤á oµ thσ Initializσ men⌡ wil∞á brinτá u≡á thσ ì followinτ - 1 - CHANGE GENERAL LEDGER HEADINGS 2 - CHANGE GENERAL LEDGER SUBHEADINGS 3 - FINISHED Thesσá operation≤ arσ calleΣ iε tw∩ parts«á Thσ samσá genera∞ ì informatioεá applie≤ fo≥ thesσ entr∙ program≤ a≤ fo≥ thσá genera∞ ì ledge≥á entr∙ program«á Thσ onl∙ entrie≤ currentl∙ useΣ iεá thesσ ì record≤ arσ thσ TAG¼á ACCOUN╘ NUMBER¼á DESCRIPTION¼ FIRS╘ ACCOUN╘ ì NUMBER¼ anΣ SECON─ ACCOUN╘ NUMBER. Thσ TA╟ anΣ ACCOUN╘ NUMBE╥ caε bσ an∙ value«á ┴ suggestioε i≤ ì thσá samσ numbe≥ iε eacΦ whicΦ migh⌠ bσ 10░ fo≥ ASSETS¼á 20░á fo≥ ì LIABILITIES¼á anΣ s∩ forth« TheDESCRIPTION≤ shoulΣ bσ iε orde≥ a≤ ì illustrateΣ iε thσ sample≤ includeΣ here. Thσ FIRS╘ ACCOUN╘ NUMBE╥ shoulΣ bσ thσ lowes⌠ numbe≥ useΣ fo≥ ì account≤á oµ tha⌠ categor∙ iε thσ char⌠ oµ accounts╗á thσá SECON─ ì ACCOUN╘ NUMBE╥ shoulΣ bσ thσ highes⌠ numbe≥ used. The remaining entries are not used at this time. Ente≥á thσ Heading≤ anΣ Subheading≤ iε thσ appropriatσá file≤ ì anΣ lis⌠ theφ t∩ ensurσ tha⌠ the∙ arσ wha⌠ yo⌡ want. Thσá reques⌠á tha⌠á appear≤á beforσá eacΦá entry¼á cause≤á aε ì appropriatσá prefi°á t∩á bσ addeΣ t∩á eacΦá description«á Iεá thσ ì Headinτá entr∙á prograφá fo≥á example¼á ASSET╙ wil∞á sho≈á u≡á a≤ ì HAASSETS«á Thσ H┴ i≤ useΣ iε thσ repor⌠ anΣ statemen⌠á generatinτ ì program≤á s∩ don'⌠ bσ concerneΣ tha⌠ ASSET╙ i≤ HAASSETS«á CURREN╘ ì ASSET╙ iε thσ subheadinτ entr∙ prograφ wil∞ sho≈ u≡ a≤á SACURREC╘ ì ASSETS«á Thσ heirarch∙ i≤ ASSET╙ - H┴ o≥ SA╗á LIABILITIE╙ - H╠ o≥ ì SL╗ EQUIT┘ - H┼ o≥ SE╗ SALE╙ - H╙ o≥ SS╗ anΣ EXPENSE╙ - H╪ oµ SX. èGENERAL LEDGER HEADINGS Item # Description Size/Type Entry 1 Tag Number 4 N Thi≤á numbe≥ coulΣ bσ useΣ a≤ ßá sor⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááparameter«á I⌠ MUS╘ bσ non-zer∩ sincσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááßá zer∩á iε thi≤á fielΣá indicate≤á ß ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádeleteΣá record«á Otherwisσ i⌠ ha≤ n∩ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásignificance. 2 Ledger Account Number 10 N Thi≤áá numbe≥á i≤á useΣá a≤á ßáá sor⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááparameter«áá Thesσáá number≤áá shoulΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprobabl∙á bes⌠á bσ se⌠ t∩á matcΦá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfirs⌠ accoun⌠ numbe≥ oµ eacΦá accoun⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánumbe≥á grou≡ the∙ head«á Iε thi≤ wa∙ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásortinτáá wil∞á yielΣáá ßáá correctl∙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááordered group of HEADINGS. 3 Description 30 A Thi≤ entr∙ wil∞ bσ ß descriptioε sucΦ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááa≤ ASSETS« Thσ prograφ wil∞ adΣ ╚ fo≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááheadinτá anΣ ┴ fo≥ asset≤ yieldinτ aε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááentr∙ oµ HAASETS«á Thσ headinτá entr∙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprograφááá take≤ááá carσáá oµááá thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááautomaticall∙á afte≥á askinτá whethe≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthσ accoun⌠ i≤ aεá Asset¼á Liability¼ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááEquity, Sales, or Expense account. 4 First Account Number 10 N Thi≤á entr∙ mus⌠ exactl∙ specif∙á thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááFIRS╘á accoun⌠ numbe≥ useΣ unde≥ thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááheading«á ┴ mistakσ ofteε madσ i≤á t∩ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááselec⌠ ß rangσ sa∙ oµ 10░ t∩ 19╣ theε ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááámakσá thσá firs⌠ accoun⌠á numbe≥á sa∙ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá105«á Iµ 10░ i≤ entereΣ here¼ strangσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthing≤ wil∞ happen..«á yo⌡ MUS╘ ente≥ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá105! 5 Last Account Number 10 N This entry follows the rules above! 6 M-T-D Amount 12 N N∩á entr∙á i≤ madσ iεá thesσá fields« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThe∙á arσá useΣ b∙ somσá program≤á t∩ ìèááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááástorσá datß temporaril∙ bu⌠ the∙ wil∞ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábσá eraseΣá oncσ thσá datßá ha≤á beeε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááused«á Yo⌡ shoulΣ onl∙ finΣ datß herσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááiµá onσá oµ thσ program≤ usinτá thesσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfields terminates in error. 7 Q-T-D Amount 12 N See #6 above. 8 Y-T-D Amount 12 N See #6 above. 9 M-T-D Percentage 12 N See #6 above. ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá 10 Q-T-D Percentage 12 N See #6 above. 11 Y-T-D Percentage 12 N See #6 above. GENERAL LEDGER SUBHEADINGS áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThσáá onl∙á differencσá betweeεáá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááheading≤á anΣ subheading≤ i≤á iεá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprefi° placeΣ oε thσ description«á Iε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthσá subheadinτá file≤ thσ prefi°á S┴ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá(SACurren⌠ Assets⌐ i≤ useΣ insteaΣ oµ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááH┴á thu≤ identifyinτ thσ recorΣ a≤á ß ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásubheading. .paè1 - CHANGE REPORT DATES 2 - CHANGE DOLLAR VALUE OR PERCENTAGE FORMATS 3 - CHANGE PAGE WIDTH, TABS OR COMPANY NAME IN USE TAG 4 - CHANGE CHART OF ACCTS HEADINGS AND SUBHEADS 5 - ADD NEW COMPANY NAMES 6 - CHANGE OR LIST FEDERAL TAX TABLES 7 - CHANGE OR LIST STATE TAX TABLES 8 - CHANGE CHECK TABS OR PAYROLL CUTOFFS 9 - FINISHED .paè#╡ - Thi≤ filσ caε bσ se⌠ u≡ fo≥ morσ thaε onσ name«á I⌠ i≤ aimeΣ ì a⌠á futurσ hard-disδ operation≤ iε clien⌠ writeu≡ operation≤á bu⌠ ì fare≤á ver∙ nicel∙ iε thσ flopp∙ disδ environment«á Thσ namσ tha⌠ ì wil∞ bσ useΣ fo≥ thσ heading≤ oε al∞ report≤ i≤ controlleΣ b∙á aε ì entr∙á iεá thσ Genera∞ Ledge≥ TAB╙ filσ t∩ bσ mentioneΣá shortly« ì Thσá Compan∙á Namσ filσ i≤ filσ "NMó oεá thσá diskette«á I⌠á wil∞ ì contain¼áá iεáá additioεáá t∩á completσá addres≤á anΣáá telephonσ ì information¼ thσ Federa∞ anΣ Statσ Ta° Identificatioε Number≤ fo≥ ì preparinτ Forφ 94▒ anΣ others. COMPANY NAME FILE Item # Description Size/Type Entry ▒ Taτ ┤ ╬ Thi≤ entr∙ mus⌠ matcΦ thσ entr∙ unde≥ ì Compan∙á Namσá iε Usσ iε thσá Genera∞ ì Ledge≥ TAB╙ file«á Aε EO╞ erro≥á wil∞ ì occur if this is not the case. ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá 2 Reference Number 10 N Thi≤á entr∙ mus⌠ bσ othe≥á thaεá zer∩ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá(0)«áá I⌠á caεá bσá useΣá a≤á ßá sor⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááparameter if desired. 3 Name 24 A Thi≤á entr∙á i≤ ß namσ fo≥á referencσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápurpose≤áá only«áá I⌠á neeΣá no⌠áá bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááentered. 4 Company 24 A Thi≤á i≤ thσ Compan∙á Name«á I⌠á wil∞ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááappea≥á a≤á thσá FIRS╘á linσá iεá al∞ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááreport headings. 5 Address 24 A Thi≤á i≤á thσá Compan∙á address«áá I⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááappear≤á a≤á thσ SECON─ linσá iεá al∞ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááreport headings. 6 City 17 A Thi≤ i≤ thσ City«á I⌠ appear≤ a≤ par⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoµá thσá THIRDá linσá iεá al∞á repor⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááheadings. 7 State 2 A Ente≥áá ßáá ▓áá lette≥áá statσáá namσ ìèáááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááabbreviation«á I⌠ wil∞ appea≥ a≤ par⌠ ì oµá thσá THIR─á linσá iεá al∞á repor⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááheadings. 8 Zip Code 5 A Ente≥á ßá ╡ digi⌠ Zi≡ Code«á I⌠á wil∞ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááappea≥á a≤ par⌠ oµ thσ thirΣ linσá iε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááall report headings. 9 Telephone 14 A Wσá sugges⌠ thσ forφ (nnn⌐á nnεá nnnε ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábu⌠áá yo⌡á arσá no⌠á forceΣá t∩á thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááformat«á Thi≤á i≤ NO╘ printeΣ iεá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááheadings. 10 Federal Tax ID # 20 A Thi≤ numbe≥ i≤ useΣ iε printinτá Forφ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá941 and W2's. 11 State Tax ID # 20 A Thi≤áá numbe≥á ma∙á bσá useΣá iεá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprinting of state tax return forms. ****************** TH┼á TA╟á NUMBE╥ USE─ SHOUL─ B┼ RECORDE─ HER┼ O╥á A╘á SOM┼á OTHE╥ ì CONVENIEN╘á PLAC┼ A╙ I╘ WIL╠ B┼ ASKE─ FO╥ I╬ TH┼ TA┬á SETUPS«á I╞ ì TH┼á TA╟ INSERTE─ HER┼ DOE╙ NO╘ AGRE┼ WIT╚ TH┼ COMPAN┘ NAM┼á TA╟ ì ENTR┘ T╧ B┼ PLACE─ I╬ TH┼ TA┬ FIL┼ SHORTLY¼ TH┼ SPAC┼ O╬ HEADING╙ ì MA┘ B┼ LEF╘ BLANK. ****************** .paèA SHORT GUIDE TO SETTING UP A CHART Step 1 Ente≥á thσá informatioε requireΣ iε thσ form≤ provideΣá iε ì áááááááthσ appendix«á Thi≤ include≤ thσ actua∞ char⌠ oµá account≤ ì áááááááfolloweΣ b∙ thσ heading≤ anΣ subheadings«á Thesσ form≤ ma∙ ì áááááááno⌠ bσ requireΣ bu⌠ the∙ arσ provideΣ a≤ ß convenience. Step 2 Creatσ thσ necessar∙ filσ allowinτ ß fe≈ morσ record≤ thaε ì áááááááneedeΣáá fo≥á you≥á actua∞á numbereΣá account≤áá - Assets¼ ì áááááááLiabilities¼á Equity¼á Sale≤á anΣá Expenses«á Ente≥á thesσ ì áááááááaccoun⌠á number≤ anΣ description≤ rememberinτ tha⌠ thσ TA╟ ì ááááááámus⌠ bσ somσ valuσ othe≥ thaε zer∩ (0). Step 3 No≈ sor⌠ thσ createΣ filσ oε accoun⌠ number≤ anΣ lis⌠á thσ ì áááááááfile«á Wheε finished¼ allo≈ ß referencσ filσ t∩ bσ createΣ ì áááááááb∙ answerinτ ╬ t∩ thσ questioε presenteΣ oε exit. Step 4 Ente≥á thσ Compan∙ Name«á RecorΣ thσ TA╟ fo≥ entr∙ iεá thσ ì áááááááTaΓ file. Step 5 Ente≥ thσ Headinτ anΣ Subheading≤ payinτ carefu∞ attentioε ì ááááááát∩á thσ entr∙ oµ firs⌠ anΣ las⌠ accoun⌠ number≤ (rangσá oµ ì áááááááaccoun⌠ numbers⌐ iε eacΦ category. Step 6 Enter the required dates. Step 7 Ente≥á thσ requireΣ pagσ width¼á tab≤ anΣ compan∙ namσá iε ì áááááááuse. áááááááYo⌡ arσ no≈ read∙ t∩ lis⌠ you≥ Char⌠ oµ Accounts« Makσ onσ ì áááááááo≥áá tw∩á copie≤á fo≥á ßá recorΣá oµá thσá RecorΣá Number≤ ì áááááááassociateΣ witΦ eacΦ account«á Thesσ number≤ appea≥ a⌠ thσ ì ááááááálef⌠á sidσá oµ thσ listinτ anΣ arσ askeΣá fo≥á a⌠á variou≤ ì ááááááátime≤áá iεá variou≤á programs«áá Kee≡á ßá cop∙á hand∙á fo≥ ì áááááááreference. .paèThe General Ledger Journals Thσá BUSINESSMASTE╥á package≤ contaiε ßá Genera∞á Journal¼á ß ì Checδ Disbursemen⌠ Journal¼ anΣ ß Checδ Receipt≤ Journal. Othe≥á part≤ oµ thi≤ packagσ pos⌠ t∩ thσ Genera∞á Ledge≥á bu⌠ ì thσá Journal≤á jus⌠á mentioneΣ takσ carσ oµ ß largσ par⌠á oµá thσ ì dail∙ postinτ volume. The General Journal ááááááá Thσá Genera∞ Journa∞ i≤ useΣ t∩ pos⌠ asse⌠á acquisition≤á anΣ ì simila≥ item≤ t∩ thσ Genera∞ Ledge≥ whilσ maintaininτ ß recorΣ oµ ì sucΦá postings«á EacΦá entr∙á caεá bσ posteΣ ove≥ a≤á man∙á a≤á ╖ ì account≤ anΣ usinτ tw∩ o≥ morσ records¼á ß postinτ coulΣ bσá madσ ì ove≥ 1┤ o≥ morσ accounts« Afte≥ eacΦ recorΣ o≥ grou≡ oµ record≤ i≤ created¼ the∙ caε bσ ì listeΣ anΣ posteΣ t∩ thσ Genera∞ Ledger« ┴ listinτ shoulΣ bσ madσ ì fo≥á ß permanen⌠ record«á Thσ postinτ operatioε wil∞ generatσá aε ì audi⌠á trai∞á recorΣ showinτ ß Genera∞ Ledge≥ anΣ ß truσá Journa∞ ì listing. GENERAL JOURNAL Item # Description Size/Type Entry 1 Tag 4 N Thi≤áá entr∙áá ma∙á bσá useΣáá a≤áá ß ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásequentia∞á recorΣ numbe≥ o≥ fo≥á an∙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááothe≥ purposσ desired«á I⌠ i≤ onσá oµ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthe sort parameters. 2 Major Account Number 10 N Normall∙ ß genera∞ journa∞ i≤ useΣ t∩ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááárecorΣáá miscellaneou≤á purchase≤á oµ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááárelativel∙ higΦ priceΣ item≤ tha⌠ arσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááNO╘áá postablσá througΦáá thσáá checδ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádisbursement≤áá oµáá checδáá receipt≤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááájournals« Thσ majo≥ accoun⌠ numbe≥ iε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthσáá casσá oµá thσá purchasσá oµáá ß ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááávehicle¼á fo≥á example¼á woulΣ bσ thσ ìèáááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfixeΣ asse⌠ accoun⌠ numbe≥ associateΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwitΦ sucΦ ß purchase«á Thi≤ anΣá iteφ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá#╖áá (Majo≥á amount⌐á arσá offse⌠á b∙ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádoublσ entr∙ posting≤ t∩ onσ o≥á morσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááof the 6 allowable distributions. áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááFo≥ accountinτ convenience¼ wσ D╧ NO╘ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááFORC┼á BALANCE«á An∙á ou⌠ oµá balancσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááamoun⌠á i≤á showε iεá thσá DIFFERENC┼ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábeforσá thσá recorΣá i≤á saved«á Thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááallow≤á fo≥á OUT-OF-BALANC┼á POSTING╙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwhicΦ migh⌠ bσ requireΣ fo≥ thσ entr∙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoµá existinτ balances«á I⌠ i≤ als∩á ß ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásimplσá matte≥ t∩ recal∞á anΣá modif∙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthe entry if desired. áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááAl∞á accoun⌠á number≤ mus⌠á bσá VALI─ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaccoun⌠áá number≤á o≥á the∙á wil∞á bσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááárejecteΣ durinτ posting« Iε fact¼ thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápostinτ program≤ firs⌠ d∩ aεá accoun⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánumbe≥áá validit∙á checδáá indicatinτ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááinvaliΣá accoun⌠ number≤ b∙á printinτ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááátheφ oε thσ linσ printer« Thσ postinτ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprograφáá i≤á theεá aborteΣáá withou⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápostinτ ANYTHIN╟ t∩ allo≈ thσ invaliΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaccount numbers to be corrected. 3 Date 8 A Thσ datσ i≤ automaticall∙ inserteΣ a≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthσá curren⌠ datσ froφ thσ date≤ filσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábu⌠á thi≤ datσ ma∙ bσá overriddeεá iµ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádesired. 4 To Record 24 A Thi≤á i≤á thσ norma∞ "t∩á recorΣá thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápurchasσá oµ ß ne≈ truckó fo≥ examplσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááanΣááá serve≤ááá a≤ááá aεáááá accoun⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááidentification. 5 Remarks 24 A Additiona∞ááá informatioεáá ma∙ááá bσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááárecorded here. è6 Not used 1 A Thi≤áá fielΣáá i≤áá useΣáá iεáá checδ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádisbursement≤á anΣ checδ receipt≤á t∩ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááindicatσáá tha⌠á check≤á arσá t∩áá bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprinteΣá o≥á deposi⌠ slip≤ arσ t∩á bσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááámade«á I⌠ i≤ no⌠ useΣ herσ bu⌠ serve≤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááát∩ kee≡ entr∙ operation≤ anΣá postinτ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoperations consistent. 7 Major amount 12 N Thi≤á entr∙á i≤ associateΣá witΦá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááMajo≥á accoun⌠á numbe≥ (iteφ #2⌐á anΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááshoulΣá bσá entereΣ a≤á 98.2┤á fo≥á ß ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádebi⌠á o≥á -98.2┤ fo≥ ßá credit«á AL╠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááDEBIT╙áá AR┼á ENTERE─áá A╙áá POSITIV┼ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááAMOUNTS¼áá AL╠á CREDIT╙á A╙á NEGATIV┼ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááAMOUNT╙áá THROUGHOU╘á THI╙áá SOFTWAR┼ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááSYSTEM. 8ááááááá#1 Account numberáááááá10áááNááááThi≤áá i≤á thσá firs⌠á oµá ╢á accoun⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánumber≤áá t∩á whicΦá offsettinτáá (o≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááadditional⌐á posting≤á ma∙á bσá made« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThi≤á iteφ anΣ iteφ #╣ arσ paireΣá a≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááarσ 10/11¼á 12/13¼á 14/15¼ 16/17¼ anΣ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá18/19. 9 #1 Amount 12 N Thσ debi⌠ o≥ credi⌠ amoun⌠ associateΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwitΦá thσ accoun⌠ numbe≥ iεá iteφá #╕ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááabove«á Thesσá amount≤ allo≈ fo≥á thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápostinτáááá oµááá figure≤ááá u≡ááá t∩ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá999,999,999.99 dollars. 10 #2 Account number 10 N See above. 11 #2 Amount 12 N See above. 12 #3 Account number 10 N See above. 13 #3 Amount 12 N See above. 14 #4 Account number 10 N See above. è15 #4 Amount 12 N See above. 16 #5 Account number 10 N See above. 17 #5 Amount 12 N See above. 18 #6 Account number 10 N See above. 19 #6 Amount 12 N See above. The Check Disbursement Journal Onσá oµá thσ mos⌠ onerou≤ bookkeepinτ chore≤ i≤á postinτá anΣ ì distributinτ check≤ paiΣ ou⌠ b∙ thσ business« Thi≤ chorσ i≤ takeε ì carσ oµ witΦ thσ Checδ Disbursement≤ Journal«á Postinτ anΣá audi⌠ ì trai∞ informatioε arσ similar for all three journals. Thesσá Journal≤ anΣ thσ Checδ Receipt≤ journal¼á usσ thσ banδ ì accoun⌠á numbe≥á (Genera∞ Ledge≥ Accoun⌠ Numbe≥ oµá thσá banδá oε ì whicΦá thσá checδ i≤ drawε - o≥ t∩ whicΦ ß Receip⌠ i≤á deposited⌐ ì anΣá amoun⌠ abovσ thσ delimite≥ linσ fo≥ postinτ thσá appropriatσ ì genera∞á ledge≥ banδ account«á Distributioε caε bσ madσá ove≥á a≤ ì man∙á a≤ si° additiona∞ account≤ allowinτ postinτ t∩ ß tota∞ oµ ╖ ì differen⌠ accounts« Unlikσ thσ Genera∞ Journal¼ thσ usσ oµ tw∩ o≥ ì morσ record≤ i≤ no⌠ recommended. The Check Receipts Journal Thi≤á journa∞á follow≤ thσ samσ genera∞ rule≤á a≤á thσá Checδ ì Disbursement≤á journa∞ bu⌠ iε thi≤ casσ thσ checδ amoun⌠ wil∞á bσ ì positivσ indicatinτ ß DEBI╘ t∩ thσ banδ account«á Noticσ tha⌠ al∞ ì Genera∞á Ledge≥á account≤á follo≈á thσá accountinτá principlσá oµ ì postinτ DEBI╘ balance≤ a≤ positivσ amount≤ anΣ CREDI╘ balance≤ a≤ ì negativσ amounts. .pa èA sample Check Disbursement entry Iεá thσá examplσá tha⌠ follows¼á ß checδ t∩ Westerεá Aut∩á i≤ ì distributeΣá t∩á tw∩ account≤ iε additioε t∩á thσá banδá account« ì Noticσá tha⌠á iεá thσ origina∞ entry¼á thσ AMOUN╘á O╞á CHEC╦á wa≤ ì incorrectl∙á entered«á Thσ differencσ show≤ u≡ a≤á 460.00«á Afte≥ ì correctinτ thσ amoun⌠ t∩ indicatσ ß CREDI╘ (decrease⌐ t∩ thσ banδ ì balance¼ thσ differencσ i≤ ░ indicatinτ aε in-balancσ entry. RECORD NUMBER 1 ------ CHECK # ? 101 ---------- BANK ACCT # ? 102 -------- DATE ? 12-31-78 ------------------------ IN FAVOR OF ? WESTERN AUTO ------------------------ REMARKS ? NONE - PRINT CHECKS(Y/N) ? N NUMBER OF DISTRIBUTIONS ? 2 ------------ AMOUNT OF CHECK ? 230 ---------- 1ST ACCT # ? 806 ------------ 1ST AMOUNT ? 200 ---------- 2ND ACCT # ? 820 ------------ 2ND AMOUNT ? 30 .paè RECORD NUMBER 1 CHECK DISBURSEMENT ENTRY 1 - CHECK 101 2 - BANK ACCT # 102 3 - DATE 12-31-78 4 - IN FAVOR OF WESTERN AUTO 5 - REMARKS NONE 6 - PRINT CHECKS(Y/N)N 7 - AMOUNT OF CHECK $ 230.00 ======================================================================= POSTING # ACCT # DEBIT CREDIT ======================================================================= #1 8 - 806 9 - $ 200.00 #2 10- 820 11- $ 30.00 #3 12- 0 13- $ .00 #4 14- 0 15- $ .00 #5 16- 0 17- $ .00 #6 18- 0 19- $ .00 ================= ================= TOTALS $ 230.00 230.00 DIFFERENCE $ 460.00 TO MAKE A CHANGE, TYPE THE APPROPRIATE #. IF NONE TYPE 20, RETURN ? 7 ------------ AMOUNT OF CHECK ? -230 ANY MORE CHANGES? Y .paèRECORD NUMBER 1 CHECK DISBURSEMENT ENTRY 1 - CHECK 101 2 - BANK ACCT # 102 3 - DATE 12-31-78 4 - IN FAVOR OF WESTERN AUTO 5 - REMARKS NONE 6 - PRINT CHECKS(Y/N)N 7 - AMOUNT OF CHECK $ -230.00 ======================================================================= POSTING # ACCT # DEBIT CREDIT ======================================================================= #1 8 - 806 9 - $ 200.00 #2 10- 820 11- $ 30.00 #3 12- 0 13- $ .00 #4 14- 0 15- $ .00 #5 16- 0 17- $ .00 #6 18- 0 19- $ .00 ================= ================= TOTALS $ 230.00 -230.00 DIFFERENCE $ .00 General, Check and Cash Journals .paèCHECK DISBURSEMENTS Item # Description Size/Type Entry 1 Check Number 8 N Thi≤á numbe≥ depend≤ oεá thσá settinτ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááestablisheΣ b∙ thσ systeφ supervisor« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááIµá properl∙ set¼á thσ numbe≥ wil∞ bσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásupplieΣá automaticall∙ otherwisσá i⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááámust be entered manually. 2 Bank Account Number 10 N Thi≤á i≤ thσ GENERA╠á LEDGE╥á ACCOUN╘ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááNUMBE╥á oµá thσ banδ accoun⌠á agains⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwhicΦ thσ checδ i≤ drawn«á I⌠ wil∞ bσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááárequesteΣ oε enterinτ thσ prograφ anΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthσ numbe≥ entereΣ a⌠ tha⌠ poin⌠ wil∞ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábσá automaticall∙á includeΣá iεá thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááspace«á I⌠ ma∙ bσ changeΣ b∙ exittinτ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthσá prograφ anΣ reenterinτ froφá thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácheck disbursements menu call. 3 Date 8 A Thi≤áá datσá wil∞á automaticall∙áá bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááentereΣá a≤ thσ curren⌠ datσ bu⌠á ma∙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoverridden if desired. 4 In favor of 24 A Thi≤á i≤á thσá payeσá tha⌠á wil∞áá bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprinteΣá oεá thσá checδá anΣá iεá thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááájourna∞áá anΣá ledge≥á createΣáá wheε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááposting«á I⌠á i≤ thσ firs⌠ entr∙á no⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácreated automatically by the system. 5 Remarks 24 A Thi≤á entr∙á caε bσ useΣá t∩á includσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááadditiona∞áá informatioεá abou⌠áá thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácheck. 6 Print Check (Y/N) 1 A Thi≤á entr∙ i≤ automaticall∙ se⌠ t∩ ┘ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááát∩á savσá entr∙á time«áá I⌠á caεáá bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoverriddeεá iµá check≤ arσ t∩á bσá o≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááhavσá alread∙á beeε writteε b∙á hand« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThσ checδ printinτ prograφ wil∞á onl∙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwritσá check≤á fo≥ ß ┘ entr∙ anΣá thσ ìèáááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááchecδ printinτ prograφ wil∞ se⌠á thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfielΣá t∩ ╬ oncσ thσ checδ i≤ writteε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááto prevent writing double checks. 7 Amount of check 12 N Thi≤ amoun⌠ wil∞ automaticall∙ bσ se⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááát∩áá ßá credi⌠á (reduce≤áá thσáá banδ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábalance⌐ anΣ require≤ ONL┘ thσ AMOUN╘ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábe entered without the - sign. 8 through 19 10/12 See GENERAL JOURNAL entries above. CHECK RECEIPTS Item # Description Size/Type Entry 1 Customer TAG Number 4 N Thσáá TA╟á numbe≥á oµá thσá remittinτ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácustome≥ shoulΣ bσ entereΣ herσ a≤á ß ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápostinτá referencσ t∩ tha⌠á customer≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaccount. 2 Deposit Account Number 10 N Thi≤á shoulΣá bσ thσá Genera∞á Ledge≥ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácasΦá iε banδ accoun⌠ numbe≥ t∩ whicΦ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthi≤ remittancσ i≤ t∩ bσ debiteΣá fo≥ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádeposit. 3 Date 8 A The date will be included here. 4 From 24 A Thσ custome≥ remittinτ paymen⌠ shoulΣ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábe entered here. 5 For(remarks) 24 A Additiona∞ááá informatioεáá caεááá bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááincluded her. 6 Deposit slip (Y/N) 1 A Thi≤á entr∙á caε bσ useΣ t∩á indicatσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwhethe≥á ßá deposi⌠á sli≡á i≤á t∩á bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprinteΣ b∙ thσ computer«á Thσ deposi⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásli≡ printinτ prograφ i≤ lef⌠ t∩á thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááuse≥á sincσá deposi⌠ sli≡á wil∞á var∙ ìèáááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwidel∙áá iεá size¼áá content¼áá prin⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápositions etc. 7 Amount of check 12 N Thi≤á i≤á thσá debi⌠á amoun⌠á t∩áá bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááentereΣ iε thσ Genera∞ Ledge≥ casΦ iε ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábank account. 8 through 19 10/12 See General Journal. .paè*** GENERAL LEDGER - JOURNAL MENU *** 1 - ENTER G/L ACCOUNTS - MAKE ADJUSTING ENTRIES 2 - LIST THE CHART OF ACCOUNTS 3 - ENTER DISBURSEMENT TRANSACTIONS 4 - ENTER RECEIPT TRANSACTIONS 5 - PRINT TRIAL BALANCE 6 - PRINT BALANCE SHEET 7 - PRINT INCOME STATEMENTS 8 - PRINT BUDGET ANALYSIS 9 - FINISHED .paè1 - We have covered this operation. 2á- Thi≤ men⌡ cal∞ provide≤ fo≥ thσ printinτ oµ ß formatteΣ Char⌠ ì ááááof Accounts. 3 - Thi≤á men⌡ cal∞ provide≤ ß secondar∙ men⌡ allowinτá entr∙á oµ ì ááááGenera∞ Journa∞ anΣ Checδ Disbursemen⌠ operations¼ postinτ oµ ì ááááthese items and a Disbursements Check printer. 4 - Thi≤á men⌡ cal∞ provide≤ ß secondar∙ men⌡ allowinτ entr∙á anΣ ì ááááposting of Check Receipts. 5 - Thi≤á men⌡á cal∞ provide≤ fo≥ printinτ ß Tria∞á Balancσá witΦ ì áááásummarys. 6 - This menu call provides for the printing of Balance Sheets. 7 - Thi≤áá men⌡áá cal∞á provide≤á fo≥á thσá printinτá oµáá Incomσ ì ááááStatements. 8 - Thi≤á men⌡ cal∞ provide≤ fo≥ thσ printinτ oµ ßá comprehensivσ ì áááábudge⌠ analysi≤ coverinτ thosσ item≤ iε thσ Char⌠ oµ Account≤ ì ááááthat have been given budget amounts. 9 - This menu call returns to the Master menu. .paè SECTION 3 Payroll Operations Introduction Thi≤á payrol∞á packagσá i≤á essentiall∙á self-contained«á Thσ ì seconΣá par⌠á oµá thσá postinτ prograφ i≤á interactivσá witΦá thσ ì Genera∞á Ledge≥ anΣ wil∞ pos⌠ directl∙ t∩ i⌠ witΦ aε audi⌠á trai∞ ì recorΣ showinτ thσ posting≤ actuall∙ made. Initial Operations Therσá arσ severa∞ thing≤ tha⌠ mus⌠ bσ donσ t∩ establisΦá thσ ì payrol∞ package« A≤ i⌠ currentl∙ runs¼ onl∙ Californiß incomσ ta° ì i≤áá provideΣá fo≥á s∩á i⌠á wil∞á bσá necessar∙á t∩áá incorporatσ ì informatioεá iεá thσ ta° table≤ anΣ iεá thσá payrol∞á calculatioε ì prograφ t∩ accomodatσ othe≥ states. Thσá cutofµ anΣ percentagσ figure≤ shoulΣ bσ entereΣ fo≥ you≥ ì particula≥á area«á Thσ FIC┴ cutofµ anΣ percentagσ i≤ se⌠á t∩á thσ ì lates⌠á figurσá wheε wσ shi≡ thσ package«á Thσá Statσá Disabilit∙ ì Insurancσá figure≤ arσ se⌠ fo≥ Californiß anΣ shoulΣ bσá changed¼ ì iµ required¼ fo≥ you≥ loca∞ area« Thσ Federa∞ Unemploymen⌠ figurσ ì anΣ Statσ Unemploymen⌠ figure≤ arσ fo≥ California..«á herσ i≤ thσ ì rule....Thσá Federa∞á Unemploymen⌠ figurσ i≤ currentl∙á (Decembe≥ ì 1978⌐á 3.4%«á Aεá allowancσ oµ u≡ t∩ 2.7Ñ i≤á alloweΣá fo≥á Statσ ì Unemployment«á Thi≤ mean≤ tha⌠ iµ you≥ statσ unemploymen⌠ i≤ OVE╥ ì 2.7%¼á Federa∞á Unemploymen⌠á wil∞á bσá 0.7%«á T∩á determinσá thσ ì percentagσáá then¼áá simpl∙áá subtrac⌠á thσá Statσáá unemploymen⌠ ì percentagσ (iµ i⌠ i≤ unde≥ 2.7%⌐ froφ 3.4Ñ t∩ ge⌠ thσá percentagσ ì fo≥ Federa∞ Unemployment« Federa∞ Unemploymen⌠ ta° returε i≤ Forφ ì 940« Aε accumulatioε oµ $10░ o≥ more¼ mus⌠ bσ deposited. Thσá Federa∞ anΣ Statσ unemploymen⌠ i≤ calculateΣ anΣ printeΣ ì oεá thσ payrol∞ summar∙ bu⌠ i⌠ i≤ no⌠ storeΣ iε an∙ filσ a⌠á thi≤ ì time« I⌠ wil∞ bσ necessar∙ fo≥ yo⌡ t∩ maintaiε ß runninτ tota∞ oε ì thσá payrol∞á summar∙á sheet≤ b∙á totallinτá eacΦá week≤á payrol∞ ì figure≤ fo≥ thesσ amounts.è PAYROLL CUTOFF AMOUNTS Item # Description Size/Type Entry 1 FICA Cutoff 12 N Thi≤á anΣá thσ followinτ entrie≤á se⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááávariou≤á cutoff≤ anΣ percentage≤á fo≥ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápayrol∞á operations«á Iε eacΦ casσá ß ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácutofµáá followeΣá b∙á ßáá percentagσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfigurσá i≤ allowed«á Thesσ shoulΣá bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááupdateΣá oncσá ß yea≥á froφá existinτ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápayroll information. 2 FICA Percent 12 N See above. 3 SDI Cutoff 12 N See above. ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá 4 SDI Percent 12 N See above. ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá 5 Federal Unemployment 12 N See above. Cutoff 6 FUTA Percent 12 N See above. 7 State Unemployment 12 N See above. Cutoff 8 SUTA Percent 12 N See above. .paè*** EMPLOYEE PAYROLL SYSTEM MENU *** 1 - UPDATE EMPLOYEE RECORDS 2 - ENTER EMPLOYEE TIME CARDS 3 - CALCULATE EMPLOYEE PAYROLL 4 - PRINT PAYROLL SUMMARY 5 - PRINT EMPLOYEE CHECKS 6 - POST PAYROLL OPERATIONS 7 - RECORD FEDERAL DEPOSITS (501) 8 - PRINT FEDERAL AND STATE TAX FORMS (941/W2, ETC) 9 - FINISHED .paè There are nine parts to the system. These are: 1. Updatσ employeσ records«á Thi≤ par⌠ oµ thσ prograφ i≤ useΣ t∩ ì ááááupdatσ thσ uni⌠ record≤ maintaineΣ fo≥ eacΦ employee« Entering Employee Information You will need the following information: 1. Employee's name, address, city, state and zip code. 2. Employee's phone number. 3. Employee's social security number. 4. Employment date. 5. Marital Status. 6. Hourly or Salaried. 7. Pay period (weekly, biweekly, semimonthly, or monthly). 8. Number of exemptions. 9. Pay rate. Thσ followinτ question≤ shoulΣ bσ answereΣ beforσ payrol∞á i≤ ì ááááruε eacΦ period. 1. DiΣ an∙ employeσ leavσ durinτ thi≤ pa∙ period┐á (Iµ yes¼á ge⌠ ì ááááemployeσá #¼á bacδá u≡ thσ recorΣ iε ß histor∙ filσá - deletσ ì ááááfroφ thσ activσ file). 2. Havσ an∙ employee'≤ joineΣ thσ company┐ (Iµ yes¼ ge⌠ requireΣ ì ááááinformation¼á makσá ß ne≈ employeσ recorΣ fo≥ botΦ ßá curren⌠ ì ááááanΣ backu≡ file). 3. Ha≤á therσ beeε an∙ changσ iε statu≤ fo≥á an∙á employee┐á (Iµ ì ááááyes¼ makσ appropriatσ change≤ iε thσ employeσ records). *** NOTICE *** ááááIµá yo⌡ furnisΦ aε employeσ morσ tha⌠ $50,00░ Group-Terφ Lifσ ì ááááInsurance¼á thσá COS╘ oµ sucΦ coveragσ ove≥ $50,00░á mus⌠á bσ ìèááááshowε a≤ extrß income!! ááááWσ strongl∙ recommenΣ tha⌠ yo⌡ updatσ al∞ employeσ record≤ b∙ ì áááárunninτ thσ packagσ witΦ prope≥ entrie≤ froφ thσ beginninτ oµ ì ááááthσ year«á Iε thi≤ wa∙ yo⌡ wil∞ ge⌠ completσ record≤ anΣ havσ ì áááásomσ practicσ runninτ thσ packagσ iµ i⌠ i≤ obtaineΣ midyear. EMPLOYEE PAYROLL INFORMATION Item # Description Size/Type Entry 1 Employee Number 8 N Thi≤á entr∙ shoulΣ bσ useΣ t∩á recorΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaεá employeσá numbe≥ oµ you≥á choice« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThσá entr∙ i≤ freσ forφ bu⌠á mus⌠á bσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánon-zero«á I⌠á i≤á ßá sor⌠á paramete≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwhicΦ mean≤ tha⌠ employeσ record≤ ma∙ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábσáá sorteΣáá iεáá numerica∞áá order« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááAlthougΦá thσ program≤ requireΣ woulΣ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábσá lef⌠á t∩á thσá individua∞áá used¼ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprope≥á usσá oµ thi≤ employeσá numbe≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwoulΣá allo≈ fo≥ thσá developmen⌠á oµ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádepartmentalized payroll information. 2 Account Number 10 N Thi≤á entr∙ caε bσ useΣ t∩á establisΦ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthσá accoun⌠á numbe≥ iεá thσá genera∞ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááledge≥á t∩ whicΦ tota∞ payrol∞ i≤á t∩ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábe posted. 3 Name 24 A Thσ employee'≤ namσ shoulΣ bσ entereΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááhere« SuggesteΣ i≤ las⌠ namσ firs⌠ iε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááuppe≥á casσá followeΣ b∙ ß comßá theε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthσá firs⌠á namσá anΣá initial«á Thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwoulΣá allo≈ fo≥ thσá developmen⌠á oµ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásearcΦááá program≤áá baseΣáá oεáá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááemployee's last name. 4 Company 24 A Thi≤ fielΣ i≤ immateria∞ bu⌠ coulΣ bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááuseΣá t∩á recorΣá thσá namσá oµáá thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácompan∙á fo≥ whicΦ thσ employeσ work≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwherσ multiplσ companie≤ arσ kep⌠á oε ìèáááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthe same payroll. 5 Address 24 A Thi≤á entr∙ shoulΣ bσ useΣ t∩á recorΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthσá employee'≤á stree⌠á addres≤á fo≥ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááámailing purposes. 6 City 17 A See above. 7 State 2 A Ente≥á ß ▓ lette≥ statσ abbreviation« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááSee above. 8 Zip Code 5 A Ente≥á ß ╡ characte≥á zi≡á code«á Seσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááabove. 9 Telephone 14 A Ente≥á a≤ ß homσ telephonσ numbe≥á iµ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádesireΣá o≥á aε extension«á Spacσá i≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprovideΣá fo≥á thσ forma⌠á (nnn⌐á nnε ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánnnn. 10 Social Security Number 11 A Ente≥á thσ Socia∞ Securit∙ Numbe≥á a≤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánnn-nn-nnnn. 11 Employment Date 8 A Thi≤á i≤ thσ datσ oµá employment«á I⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááshoulΣ bσ recordeΣ a≤ mm/dd/y∙ o≥ mm-ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádd-yy. 12 Termination Date 8 A Thi≤á shoulΣá bσ thσ actua∞á datσá oµ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááterminatioεáá anΣá shoulΣáá onl∙áá bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááentereΣá afte≥á thσ fina∞ payrol∞á i≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprepared« Aε entr∙ herσ wil∞ sto≡ al∞ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápayrol∞ eveε iµ timσ carΣ entrie≤ arσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááinadvertently made for the employee. 13 Marital Status S/M/H 2 A RecorΣ aε "Só fo≥ ß singlσá taxpayer¼ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaε "Mó fo≥ ß marrieΣ taxpayer¼á o≥ aε ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá"Hóá fo≥á heaΣ oµá householΣá status« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThi≤ entr∙ select≤ thσ prope≥ payrol∞ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááátable≤ááá fo≥áá payrol∞áá calculatioε ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápurposes. è14 Hourly or Salaried 1 A Ente≥áá "Hóá fo≥á hourly¼áá "Sóáá fo≥ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásalaried«á Hourl∙á empoyee≤ arσá paiΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfo≥ thσ FUL╠ numbe≥ oµ hour≤á entereΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááiεáá thσá timσá carΣá entr∙á program« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááSalarieΣ employee≤ arσ paiΣ 4░á hour≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfo≥á ß 4░ hou≥ worδ weeδ EVE╬ iµ morσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááo≥á les≤á hour≤á arσá recorded«áá Thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprograφá wil∞ carr∙ thσá tota∞á hour≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfor record purposes. 15 Pay period W/B/S/M 1 A Ente≥ ╫ fo≥ weekly¼ ┬ fo≥ biweekly¼ ╙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfor semi-monthly or M for monthly. áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááW = 52 periods 7 days 40 hours áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááB = 26 periods 14 days 80 hours ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá╙á= 24 periods 15.2 days 86.66667 hrs áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááM = 12 periods 30.4 days 173.3333 hrs 16 Number of exemptions 4 N Thσá packagσá wil∞á handlσ u≡á t∩á 1░ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááexemptions«á Ente≥ thσ numbe≥ claimeΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááherσááá fo≥ááá payrol∞ááá calculatioε ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápurposes. 17 Hourly rate 6 N Al∞ pa∙ calculation≤ arσ baseΣ oεá aε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááhourl∙á ratσá whicΦ mus⌠á bσá entereΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááherσá fo≥ prope≥ payrol∞ calculation« ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá┴ daily¼ weekly¼ o≥ othe≥ ratσ SHOUL─ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááNOT be entered! 18 Hours this period 6 N Actua∞á hour≤ workeΣá arσá maintaineΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfo≥á al∞ employees«á Thesσ hour≤á arσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááuseΣáá a≤áá thσá basi≤á fo≥áá payrol∞ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácalculation≤ fo≥ hourl∙ employee≤ bu⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááarσá maintaineΣá a≤ total≤á onl∙á fo≥ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásalarieΣ employees«á Seσ above«á Thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfigurσá caεá bσá changeΣá wheεá firs⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásettinτá u≡ thσ packagσ bu⌠á wil∞á bσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááámaintaineΣ b∙ thσ Timσ CarΣ Entr∙ anΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááPosting programs from then on. èáááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThσáá remaininτáá field≤á arσáá self-ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááexplanator∙ anΣ arσ maintaineΣ b∙ thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááTimσá CarΣá Entry¼áá Calculatioεá anΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááPosting programs. .paè2. Ente≥á employeσ timσ cards«á Thi≤ par⌠ oµ thσ prograφ i≤ useΣ ì áááát∩ ente≥ timσ fo≥ eacΦ employee«á I⌠ allow≤ fo≥ thσ entr∙á oµ ì áááátime¼ timσ anΣ onσ half¼ doublσ time¼ sicδ time¼ holida∙ timσ ì ááááanΣáá vacatioεá time«áá I⌠á als∩á allow≤á fo≥á thσá entr∙á oµ ì áááámiscellaneou≤á deduction≤á anΣá tip≤á o≥á othe≥á income«á Thσ ì ááááprograφ segmen⌠ i≤ directl∙ relateΣ t∩ thσ employeσ recorΣ iε ì áááátha⌠ i⌠ get≤ par⌠ oµ it≤ informatioε froφ tha⌠ record. Entering Employee's Time ááááEmployee'≤á timσá i≤ entereΣ througΦ thσ seconΣ par⌠á oµá thσ ì áááápayrol∞ menu«á Wheε firs⌠ creatinτ thσ file¼ makσ i⌠ thσ samσ ì áááálengtΦ a≤ thσ employeσ datß file«á Thσ tw∩ program≤á interac⌠ ì ááááiεá tha⌠á oε entry¼á thσ timσ carΣ file≤ arσ cleareΣá b∙á thσ ì ááááprograφá anΣ informatioε copieΣ froφ thσ employeσ record≤á t∩ ì ááááeacΦá oµá thσá activσá timσ records«á Thu≤á thσá onl∙á recorΣ ì ááááretaineΣ i≤ thσ listinτ forceΣ oε exi⌠ froφ thσ program. TIME CARD INFORMATION ENTRY Item # Description Size/Type Entry 1 Employee Number 8 N Thi≤á numbe≥ i≤ automaticall∙á pickeΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááup from the employee record. 2 Account Number 10 N Thi≤ accoun⌠ numbe≥ i≤á automaticall∙ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápicked up from the employee record. 3 Name 24 A Thσá namσ i≤ automaticall∙ pickeΣá u≡ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfrom the employee record. 4 Pay period number 4 N Thi≤áá numbe≥á i≤á no⌠á useΣá a⌠á thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápresen⌠á timσá bu⌠á caεá bσá useΣá t∩ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááárecorΣáá thσá pa∙á perioΣáá fo≥áá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááparticula≥áá timσá carΣá entrie≤áá iµ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádesired. 5 Reportable tips 12 N AlthougΦá labeleΣá "reportablσá tipsó ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthi≤á fielΣ caε bσ useΣ t∩ recorΣ an∙ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááátypσá oµ extrß pa∙ no⌠ issueΣá oεá aε ìèáááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááhourly basis such as commissions. 6 misc deductions 12 N Thi≤á shoulΣá bσá useΣá t∩á recorΣá ß ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácompositσ oµ miscellaneou≤ deduction≤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásucΦá a≤ insurance¼á unioε dues¼á anΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááothers not recordable elsewhere. 7 through 12 4 N Thesσá entrie≤ arσá self-explanatory« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThe∙á shoulΣá bσ useΣ t∩á recorΣá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááappropriate hours for pay purposes. áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááTimσá ªá 1/▓ anΣá doublσá timσá hour≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááshoulΣá bσá recordeΣ a≤á tota∞á hour≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááworkeΣ iε eacΦ category«á Thσ prograφ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwil∞ appl∙ ß 1.╡ o≥ ▓ multiplication≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfacto≥á t∩á eacΦá figure«áá Iεá fact¼ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááenterinτá twicσá thσ actua∞ hour≤á iε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthesσá field≤ woulΣ allo≈ fo≥á triplσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááo≥á quadruplσá timσ iµá sucΦá premiuφ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááperiods were necessary. 3. Calculatσ employeσ payroll« Thi≤ par⌠ oµ thσ prograφ actuall∙ ì áááádoe≤á thσá payrol∞á calculation≤ usinτ storeΣ copie≤á oµá thσ ì ááááannuallizeΣ federa∞ anΣ statσ ta° tables« Thσ algorithm≤ useΣ ì ááááarσá showε late≥ iε thi≤ manual«á ┴ separatσá tablσá (epcuts⌐ ì ááááestablishe≤á thσá cutoff≤á anΣ percentage≤á fo≥á FICA¼á Statσ ì ááááDisabilit∙áá Insurance¼áá Federa∞á Unemploymen⌠áá anΣáá Statσ ì ááááUnemployment«á Thi≤á tablσ i≤ accesseΣ fo≥ updatσ througΦ thσ ì ááááinitializatioεá routine≤á a≤ arσ thσ federa∞á anΣá statσá ta° ì áááátables. Calculating Payroll ááááThσá payrol∞ i≤ calculateΣ anΣ entereΣ iε thσ curren⌠ record≤ ì ááááoµá thσ employeσ filσ automatically«á Fo≥ state≤á othe≥á thaε ì ááááCalifornia¼á ßá linσá shoulΣá bσ entereΣ iεá thσá calculatioε ì ááááprograφ t∩ allo≈ fo≥ thσ entr∙ oµ statσ incomσ ta°á manually¼ ì ááááo≥á ß prograφ shoulΣ bσ developeΣ t∩ calculatσ sucΦ ta° oεá ß ì áááátemporar∙ basis. è4. Prin⌠á Payrol∞ Summary«á Thi≤ par⌠ oµ thσ prograφ generate≤ ß ì áááácomprehensivσá payrol∞ summar∙ fo≥ eacΦ employeσ includinτá ß ì áááátota∞á summar∙ oµ al∞ payrol∞ fo≥ thσ period«á I⌠ als∩á flag≤ ì áááádeposi⌠ requirement≤ fo≥ federa∞ 50▒ forms. 5. Prin⌠á Employeσ checks«á Thi≤ par⌠ oµ thσ program≤á generate≤ ì ááááthσá payrol∞á check≤ usinτ thσ NEB╙ checks«á Thσ addres≤á fo≥ ì ááááNEB╙á (Ne≈á EnglanΣ Busines≤ Service⌐ i≤ showεá elsewherσá iε ì ááááthi≤ manual. 6. Pos⌠ payrol∞ operations«á Thi≤ par⌠ oµ thσ prograφ post≤á thσ ì ááááemployeσ record≤ anΣ thσ genera∞ ledger. 7. RecorΣ Federa∞ deposits«á Thi≤ par⌠ oµ thσ prograφ i≤ useΣ t∩ ì áááácreatσá ßá weeδá b∙ weeδ recorΣ oµ ta° liabilit∙á anΣá actua∞ ì áááádeposit≤ made«á I⌠ i≤ useΣ durinτ thσ preparatioε oµ Forφ 94▒ ì ááááanΣá shoulΣá bσá filleΣá iε weeδ b∙á weeδá t∩á ensurσá prope≥ ì áááágeneratioε oµ Forφ 941. áááá FEDERAL DEPOSIT RECORD Item # Description Size/Type Entry áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThi≤ filσ i≤ automaticall∙ createΣ t∩ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácontaiεá 4╕ records«á EacΦ recorΣá i≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááuseΣá t∩ recorΣ thσá particular≤á fo≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááonσ 94▒ reportinτ period« Thσ filσ i≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááuseΣá t∩á preparσ 941≤á anΣá t∩á kee≡ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááátrack of actual deposits for you. 1 Quarter (1,2,3,4) 1 N Ente≥á thσ appropriatσ digi⌠ fo≥á thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááapplicable quarter. 2 Month (1,2,3) 1 N Ente≥á thσá first¼á seconΣá o≥á thirΣ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááámonth of the quarter as appropriate. 3 Period (1,2,3,4) 1 N Ente≥á thσ appropriatσ 94▒á reportinτ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááperiod for the month. 4 Tax liability 12 N Ente≥á herσ thσ actua∞ ta°á liabilit∙ èáááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfo≥á thσá perioΣá froφá you≥á payrol∞ ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásummary. 5 Amount of deposit 12 N RecorΣá herσ thσ actua∞ amoun⌠ oµ thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádeposit made with your Form 501. 6 Check Number 8 N Record¼á iµ desired¼ thσ checδ numbe≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááof the deposit check. 7 Date of deposit 8 A Record the date of the deposit. 8. Prin⌠ Federa∞ anΣ Statσ ta° forms«á Thi≤ call≤ ß men⌡ fo≥ thσ ì áááápreparatioε oµ Forφ 941¼á Statσ form≤ oµ you≥ design¼á anΣ W▓ ì áááá(lates⌠ 1978⌐ forms. 9. Return to the Master menu. Payroll Calculation Algorithms ááááFedera∞ anΣ statσ withholdinτ ta° calculation≤ arσ madσ usinτ ì ááááthσá Exac⌠á Calculatioεá MethoΣ describeΣá iεá Circula≥á ┼á - ì ááááEmployer'≤ Ta° Guide«á Thσ table≤ useΣ fo≥ thesσ calculation≤ ì ááááarσ iε file≤ E╞ anΣ ES« Thesσ table≤ arσ loadeΣ int∩ matrice≤ ì ááááb∙á thσá ta° calculatioε prograφ anΣ useΣ t∩ calculatσá taxe≤ ì ááááaccordinτ t∩ thσ algorithm≤ showε below. ááááAl∞á calculation≤ arσ donσ oε aε annualizeΣá pa∙á basis«á Fo≥ ì ááááhourl∙á employee's¼á thσá hour≤ entereΣ arσ multiplieΣá b∙á ß ì ááááfacto≥áá determineΣá b∙á thei≥á indicateΣá payday≤áá (weekly¼ ì áááábiweekly¼ semimonthly¼ o≥ monthly⌐ a≤ showε elsewherσ iε thi≤ ì áááámanual«á SalarieΣá employee'≤ hour≤ arσ maintaineΣ bu⌠ pa∙ i≤ ì ááááonl∙ calculateΣ oε thσ numbe≥ oµ hour≤ correspondinτ t∩ thei≥ ì áááápayday≤ regardles≤ oµ thσ numbe≥ oµ hour≤ entered. ááááThσá annualizeΣá hour≤ arσ multiplieΣ b∙á thσá payratσá whicΦ ì ááááshoulΣ bσ entereΣ fo≥ eacΦ employeσ a≤ aε HOURL┘ rate!!í Thi≤ ì ááááannualizeΣá figurσ i≤ useΣ fo≥ thσ calculatioε oµ Federa∞ anΣ ì ááááStatσ withholdinτ tax« FICA¼ FUTA¼ anΣ SUT┴ arσ calculateΣ oε ì ááááthσ curren⌠ pay« Thσ calculateΣ Federa∞ anΣ Statσ withholdinτ ì ááááamount≤ arσ theε divideΣ b∙ thσ appropriatσ figurσ t∩á obtaiε ìèááááthσ curren⌠ taxes. FICA, Federal Unemployment, and State Unemployment ááááFICA¼áá Federa∞á Unemployment¼á anΣá Statσá Unemploymen⌠á arσ ì áááácalculateΣ usinτ figure≤ obtaineΣ froφ thσ cutofµ filσ (EPC)« ì ááááThesσáá figure≤á caεá bσá entereΣá o≥á changeΣá througΦáá thσ ì ááááinitializatioεá routines«á Thσá filσá structurσá anΣá curren⌠ ì áááásetting≤á arσá showεá iε thσ Busines≤á softwarσá manual«á Thσ ì áááácalculation≤á arσ comprehensivσ iε tha⌠ the∙ tes⌠ beforσá anΣ ì ááááafte≥á thσ curren⌠ pa∙ fo≥ aε over-cutofµ conditioε anΣá onl∙ ì áááácalculatσá oε tha⌠ par⌠ oµ thσ curren⌠ salar∙á tha⌠á actuall∙ ì áááácome≤ u≡ t∩ thσ cutofµ level. ACTUAL PAYROLL CALCULATIONS 1. HOURS«á - Thσá hour≤á containeΣ iε thσ timσ carΣá recorΣá arσ ì ááááread«á Thσá actua∞ hour≤ (H1⌐ arσ developeΣ b∙ totallinτá AL╠ ì ááááhours«á Thσá hour≤á fo≥ payrol∞ calculatioε arσ developeΣá b∙ ì áááátotallinτá al∞ hou≥ bu⌠ applyinτ 1.╡ anΣ ▓ time≤ t∩ timσá anΣ ì ááááone/halµ anΣ double-timσ hour≤ respectively«á Thσ figurσá fo≥ ì ááááACTUA╠á hour≤ workeΣ i≤ storeΣ fo≥ hourl∙ employee≤ whilσ pa∙ ì áááái≤á calculateΣá oεá effectivσ hour≤ (H4⌐á t∩á compensatσá fo≥ ì ááááovertime«á Hour≤ actuall∙ workeΣ arσ als∩ storeΣ fo≥ salarieΣ ì ááááemployee≤á bu⌠ thσ figurσ calculateΣ oε i≤ baseΣá oεá whethe≥ ì ááááthesσá employee≤á arσá weekly¼áá biweekly¼áá semimonthly¼á o≥ ì áááámonthly. 2. FICA. - FICA is calculated using the following algorithm: If y-t-d gross pay > cutoff then FICA = 0 If y-t-d gross pay + current gross pay > cutoff then FICA = y-t-d gross + current gross - cutoff * percentage If y-t-d gross + current gross <= cutoff then FICA = current gross * percentage .paè SECTION 4 Accounts Receivable/Customer Operations Thσá entirσá account≤ receivablσ systeφ work≤ iεá conjunctioε ì witΦá thσá Inventor∙á anΣ contain≤ thσ Orde≥á Entr∙á anΣá Genera∞ ì Ledger posting operations. Generall∙á ßá custome≥ filσ i≤ establisheΣ a≤ iεá othe≥á datß ì entr∙á operations«áá Customer'≤á names¼áá shippinτá anΣáá billinτ ì informatioεá anΣá paymen⌠á informatioε arσ al∞ containeΣá iεá thσ ì custome≥ records« Order≤ arσ entereΣ viß ß separatσ entr∙ prograφ ì tha⌠á call≤á fo≥á datßá froφ botΦ thσá custome≥á recorΣá anΣá thσ ì Inventory records. U≡ t∩ 1░ item≤ ma∙ bσ entereΣ fo≥ eacΦ orde≥ entry« ┴ pai≥ oµ ì Invoicσá printinτá program≤á theε allo≈á fo≥á thσá generatioεá oµ ì Invoice≤ oε eithe≥ pre-printeΣ (NEBS⌐ Invoice≤ o≥ full∙ formatteΣ ì on blank paper. A≤á eacΦá Invoicσá i≤ generated¼á thσ orde≥ entr∙á recorΣá i≤ ì flaggeΣá t∩á indicatσ this«á Thσ LIS╘ CUSTOME╥ ORDER╙á create≤á ß ì registe≥ oµ Invoice≤ anΣ thi≤ i≤ als∩ flaggeΣ iε thσ orde≥á entr∙ ì record« Additionally¼ postinτ anΣ paymen⌠ arσ flagged« Thesσ fou≥ ì flag≤á allo≈á operation≤ t∩ continuσ oε file≤ whicΦá contaiεá thσ ì order≤á froφ previou≤ day≤ withou⌠ duplicatinτ operation≤ alread∙ ì performed« The∙ als∩ allo≈ fo≥ thσ generatioε oµ accrua∞ o≥ open-ì item billing. .paè*** SALES ORDER ENTRY / CUSTOMER RECEIVABLES MENU *** 1 - ENTER NEW CUSTOMER INFORMATION 2 - ENTER CUSTOMER ORDERS 3 - LIST CUSTOMER ORDERS 4 - PRINT PLAIN PAPER (FORMATTED) INVOICES 5 - PRINT PRE-PRINTED INVOICES 6 - POST ORDERS TO GENERAL LEDGER 7 - PRINT AGED ACCOUNTS RECEIVABLE REPORT 8 - PRINT CUSTOMER LABELS 9 - FINISHED .paè #1 Enter New Customer Information Thσá followinτá informatioε shoulΣ bσ useΣá iεá enterinτá ne≈ ì custome≥ information« Thσ custome≥ record≤ arσ necessar∙ botΦ thσ ì thσá proces≤á oµá orde≥á entr∙ anΣ t∩ thσá printinτá oµá account≤ ì receivable reports. CUSTOMER RECEIVABLES Item # Description Size/TypeáEntry 1 Tag 4 N Thi≤á i≤ useΣ a≤ ß sor⌠ paramete≥ anΣ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááámust be non-zero. 2 Acct Number 10 N Thi≤á shoulΣ bσ se⌠ t∩á thσá account≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááreceivablσá accoun⌠á numbe≥ fo≥á thi≤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácustomer. áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThσá followinτ entrie≤ arσá useΣá fo≥ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááálabe∞á printinτá anΣ fo≥ thσ SOL─á T╧ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápart of the Invoices and Statements. 3 Name (attention) 24 A See Above. 4 Company 24 A See Above. 5 Address 24 A See Above. 6 City 17 A See Above. 7 State 2 A See Above. 8 Zip Code 5 A See Above. 9 Phone 14 A See Above. áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThσá followinτ entrie≤ wil∞á bσá useΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfo≥á thσ SHIPPIN╟ informatioε iεá al∞ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááInvoices«áá Thσáá datσá oµá thσá las⌠ ìèááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápaymen⌠á i≤ recordeΣá durinτá postinτ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoperations«áááá Al∞ááá entrie≤ááá arσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááAlphanumeric. 10 Name (attention) 24 A See Above. 11 Company 24 A See Above. 12 Address 24 A See Above. 13 City 17 A See Above. 14 State 2 A See Above. 15 Zip Code 5 A See Above. 16 Phone 14 A See Above. 17 Date of last pmnt 8 A See Above. 1 Amt of last pmnt 12 N Thi≤á fielΣ record≤ thσ amoun⌠ oµ thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááálas⌠á paymen⌠ receiveΣá agains⌠á thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaccount. 2 Total Y to Date pmnt 12 N Thi≤á fielΣ record≤ thσ tota∞ Yea≥ t∩ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááDatσá payment≤ receiveΣ agains⌠á thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaccount. 3 Current Charges 12 N This is aging information. 4 30-60 Days 12 N This is aging information. 5 61-90 Days 12 N This is aging information. 6 Over 90 Days 12 N This is aging information. .paè*** SALES ORDER ENTRY / CUSTOMER RECEIVABLES MENU *** 1 - ENTER NEW CUSTOMER INFORMATION 2 - ENTER CUSTOMER ORDERS 3 - LIST CUSTOMER ORDERS 4 - PRINT PLAIN PAPER (FORMATTED) INVOICES 5 - PRINT PRE-PRINTED INVOICES 6 - POST ORDERS TO GENERAL LEDGER 7 - PRINT AGED ACCOUNTS RECEIVABLE REPORT 8 - PRINT CUSTOMER LABELS 9 - FINISHED .paè#2 Enter Customer Orders Thi≤á men⌡ cal∞ allow≤ thσ entr∙ oµ order≤ fo≥ Invoicinτá anΣ ì other operations. INVOICE REGISTER Item # Description Size/Type Entry 1 Tag 8 N Thi≤áá FielΣáá i≤á useΣá a≤á ßáá sor⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááparameter. 2 A/R Acct # 10 N Thi≤áá fielΣáá shoulΣáá contaiεáá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaccount≤á receivablσá t∩á whicΦá thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááinvoice is to be recorded. 3 Invoice # 10 N Thi≤áá numbe≥á i≤á supplieΣá b∙áá thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásystem«áá ┴á prograφá calleΣáá INVEN╘ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááallow≤ thσ selectioε oµ eithe≥ forceΣ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásequintia∞ numberinτ o≥ randoφ manua∞ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánumbering. 4 Salesman 24 A Thσá namσ caε bσ u≡ t∩ 2┤á character≤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááálonτá bu⌠ wil∞ no⌠ bσ printeΣ ou⌠á iε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááits entirety during invoicing. 5 Cust. Order # 24 A Thi≤á fielΣá caε bσá useΣá t∩á recorΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááCustomer order number. 6 Shipping Date 8 A Thi≤á fielΣá i≤á useΣ t∩á recorΣá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááshipping date. 7 Carrier (via) 8 A Thi≤á fielΣá i≤ useΣá t∩á recorΣá thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácarrie≥á fo≥ printinτ oε thσá invoicσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá(UPS, mail, Etc.). 8 FOB point 10 A Thi≤á fielΣ i≤ useΣ fo≥ printinτá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááFOB point on the invoice. 9 Terms 10 A Thi≤ fileΣ i≤ useΣ t∩ ente≥ thσ term≤ ìèáááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoµá thσ sale«á Thσ Numera∞ ▒ iεá thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfielΣá wil∞á causσá "PREPAIDóá t∩á bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprinteΣ oε thσ Invoice« Thσ Numera∞ ▓ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwil∞ causσ "CODó t∩ bσ printeΣ oε thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááinvoice« Thσ Numera∞ │ wil∞ causσ "1Ñ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááá1░á ne⌠á 30óá t∩ bσá printeΣá oεá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááinvoice«á An∙á othe≥á entr∙á wil∞á bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprinted as entered. 10 Tax Code 1 A Thi≤ i≤ ß singlσ characte≥ field«á I⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwil∞á calculatσ anΣ includσ 6Ñá Statσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásales tax if a Y is entered. 11 Post,Invoice,Register 4 A Thi≤á fielΣá shoulΣ no⌠á bσá tampereΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwitΦá sincσá entrie≤ arσ madσ b∙á thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásysteφ t∩ preven⌠ doublσ invoicinτ o≥ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádoublσá posting«á Iµ aεá invoicσá ha≤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábeeεáá cut¼áá postinτá performed¼áá ß ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááregiste≥á made¼á anΣ thσ invoicσá ha≤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábeeεá paiΣá thi≤ fielΣá wil∞á contaiε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááPIRP. 12 Customer Record # 4 N Thi≤á entr∙á i≤ useΣá t∩á selec⌠á thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprope≥ááá custome≥áá fo≥áá invoicing¼ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááposting, Etc. 13 Shipping Charges 12 N Ente≥á an∙á shippinτá charge≤á t∩á bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááinvoiced in this field. áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThσáá followinτá entrie≤á allo≈áá fo≥ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácallinτ u≡ t∩ teε (10⌐ finisheΣ good≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááinventor∙ item≤ t∩ bσ includeΣ oε thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááinvoice«á Thσá finisheΣ good≤á recorΣ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánumbe≥á i≤á followeΣ b∙á thσá quanit∙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááordereΣáá fo≥áá tha⌠áá item«áá Durinτ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááinvoicinτá thσá item≤ arσá calleΣá b∙ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááárecorΣ numbe≥ froφ inventor∙ anΣá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááinventor∙á i≤ depleteΣ b∙ thσá numbe≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááordered«á ShoulΣá thσ quanit∙ ordereΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááexceeΣ thσ quanit∙ oε hand¼á onl∙ thσ ìèáááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááitem≤á oε hanΣ wil∞á bσá invoiced«á ┴ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááback-orde≥á quanit∙ wil∞ bσá includeΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoε thσ invoicσ anΣ thσ inventor∙ wil∞ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábσá zeroed...thσá amoun⌠ wil∞ no⌠á g∩ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánegative«áá Al∞á extension≤á oεáá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááinvoicσááá anΣááá al∞áá total≤ááá arσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááautomatically calculated. 1-10 Finished Goods Rec. # 4 N See Above. 1-10 Quanity 10 N See Above. .paè*** SALES ORDER ENTRY / CUSTOMER RECEIVABLES MENU *** 1 - ENTER NEW CUSTOMER INFORMATION 2 - ENTER CUSTOMER ORDERS 3 - LIST CUSTOMER ORDERS 4 - PRINT PLAIN PAPER (FORMATTED) INVOICES 5 - PRINT PRE-PRINTED INVOICES 6 - POST ORDERS TO GENERAL LEDGER 7 - PRINT AGED ACCOUNTS RECEIVABLE REPORT 8 - PRINT CUSTOMER LABELS 9 - FINISHED .paè #3 Thi≤á men⌡ cal∞ create≤ ß completσ lis⌠ oµ order≤á tha⌠á havσ ì ááááno⌠á beeε previousl∙ listed«á Thσ listinτ operatioε make≤ usσ ì ááááoµá thσ custome≥ record≤ anΣ inventor∙ record≤ t∩á achievσá ß ì ááááprinteΣá recorΣá oµ al∞ order≤ generateΣ b∙á thσá system«á I⌠ ì ááááautomaticall∙á update≤á thσ prope≥ flag≤ iε thσá orde≥á entr∙ ì áááárecord so that double listing does not occur. #4 Thi≤á men⌡á cal∞á print≤á Invoice≤ oεá NEB╙á continuou≤á forφ ì ááááInvoices. The operation requires minimal supervision. #5 Thi≤ men⌡ cal∞ i≤ fo≥ thosσ wh∩ prefe≥ no⌠ t∩ usσá continuou≤ ì ááááform invoices. Invoices are printed on plain paper. #6 Thi≤á men⌡ cal∞ allow≤ thσ postinτ oµ sale≤ operation≤ t∩ thσ ì ááááGenera∞ Ledger«á Oε screeε dialoguσ i≤ useΣ t∩ promp⌠ fo≥ thσ ì ááááproper posting operations. #7 Thi≤á men⌡á cal∞ print≤ thσ ageΣ account≤á receivablσá repor⌠ ì ááááwithout intervention. #8 Thi≤á men⌡ cal∞ allow≤ fo≥ thσ printinτ oµ label≤ t∩ bσá useΣ ì ááááwherever needs in customer operations. .paè SECTION 5 Accounts Payable / Vendor Operations Thσ Account≤ Payablσ i≤ practicall∙ ß reversσ oµ thσ Account≤ ì Receivable«á I⌠ allow≤ fo≥ thσ maintenancσ oµ Vendo≥á Informatioε ì records«áá Thesσá contaiεá simila≥á informatioεá t∩á thσá accoun⌠ ì receivablσ bu⌠ indicatσ payment≤ madσ t∩ vendors¼ aginτ oµ vendo≥ ì accounts and other vendor related information .paè*** PURCHASE ORDER ENTRY / VENDOR PAYABLES MENU *** 1 - ENTER NEW VENDOR INFORMATION 2 - ENTER PURCHASE ORDERS 3 - LIST PURCHASE ORDERS 4 - PRINT PLAIN PAPER (FORMATTED) PURCHASE ORDERS 5 - PRINT PRE-PRINTED PURCHASE ORDERS 6 - POST PURCHASE ORDERS TO GENERAL LEDGER 7 - PRINT AGED ACCOUNTS PAYABLE REPORT 8 - PRINT VENDOR LABELS 9 - FINISHED .paèVENDORS PAYABLE FILE Item # Description Size/Type Entry 1 Tag 4 N Same as the customer file. 2 Acct Number 10 N Same as the customer file. 3 Name (attention) 24 A Same as the customer file. 4 Company 24 A Same as the customer file. 5 Address 24 A Same as the customer file. 6 City 17 A Same as the customer file. 7 State 2 A Same as the customer file. 8 Zip Code 5 A Same as the customer file. 9 Phone 14 A Same as the customer file. SHIPPING 10 Name (attention) 24 A Same as the customer file. 11 Company 24 A Same as the customer file. 12 Address 24 A Same as the customer file. 13 City 17 A Same as the customer file. 14 State 2 A Same as the customer file. 15 Zip Code 5 A Same as the customer file. 16 Phone 14 A Same as the customer file. 17 Date of last pmnt 8 A Same as the customer file. è1 Amt of last pmnt 12 N Same as the customer file. 2 Total year to date 12 N Same as the customer file. 3 Current Charges 12 N Same as the customer file. 4 30-60 days 12 N Same as the customer file. 5 61-90 days 12 N Same as the customer file. 6 Over 90 days 12 N Same as the customer file. .paè*** PURCHASE ORDER ENTRY / VENDOR PAYABLES MENU *** 1 - ENTER NEW VENDOR INFORMATION 2 - ENTER PURCHASE ORDERS 3 - LIST PURCHASE ORDERS 4 - PRINT PLAIN PAPER (FORMATTED) PURCHASE ORDERS 5 - PRINT PRE-PRINTED PURCHASE ORDERS 6 - POST PURCHASE ORDERS TO GENERAL LEDGER 7 - PRINT AGED ACCOUNTS PAYABLE REPORT 8 - PRINT VENDOR LABELS 9 - FINISHED .paèPURCHASE ORDER REGISTER Item # Description Size/Type Entry 1 Tag 4 N Same as the invoice file. 2 A/P Acct # 10 N Same as the invoice file. 3 Purchase order # 10 N Same as the invoice file. 4 Buyer 24 A Same as the invoice file. 5 Our Order # 24 A Same as the invoice file. 6 Required Date 8 A Same as the invoice file. 7 Carrier (via) 8 A Same as the invoice file. 8 FOB Point 10 A Same as the invoice file. 9 Terms 10 A Same as the invoice file. 10 Tax Code 1 A Same as the invoice file. 11 Post,invoice,register 4 A Same as the invoice file. 12 Vendor Tag # 4 N Same as the invoice file. 13 Shipping chgs 12 N Same as the invoice file. 1 - 10 Finished Goods Rec. # 4 N Same as the invoice file. 1 - 10 Quanity 10 N Same as the invoice file. .paè SECTION 6 Inventory and Fixed Asset Operations Thσ Inventor∙ sectioε carrie≤ tw∩ inventor∙ files«á Thesσ arσ ì labelled FINISHED GOODS and RAW GOODS. Thσá FinisheΣá Good≤á inventor∙á i≤á thσá inventor∙á actuall∙ ì accesseΣá b∙ thσ Orde≥ Entr∙ sectioε oµ account≤á receivable«á B∙ ì properl∙á maintaininτá thi≤á inventor∙ i⌠ wil∞á servσá abou⌠á an∙ ì inventory accounting purpose desired. Iµá ne≈á number≤ arσ assigneΣ t∩ item≤ wheεá purchasσá price≤ ì changσá i⌠á wil∞ servσ a≤ aε exac⌠ valuσ (a≤ opposeΣ t∩á LIF╧á o≥ ì FIFO⌐á inventor∙á oµ al∞ materia∞ iε stock«á Also¼á sincσá i⌠á i≤ ì automaticall∙ decrementeΣ b∙ thσ Orde≥ entr∙ package¼á i⌠ wil∞ bσ ì a perpetual inventory. Properl∙á maintaineΣá witΦá manua∞á entries¼á thσá Ra≈á Good≤ ì inventor∙á caε servσ thσ samσ purposσ fo≥ al∞ materia∞á purchaseΣ ì for use in manufacturing operations. Thσ repor⌠ printeΣ fo≥ botΦ oµ thesσ inventorie≤ give≤á tota∞ ì cost¼ tota∞ sellinτ price¼ anΣ ß gros≤ profi⌠ differentia∞ figurσ ì fo≥á usσá iεá administration«á Thσ informatioε containeΣá iεá thσ ì record≤á als∩á allow≤á fo≥á thσá calculatioεá oµá economiπá orde≥ ì quantities. In fact programs could be written to do this job. Thσá aler⌠ printeΣ fo≥ eacΦ oµ thesσ inventorie≤á flag≤á botΦ ì ove≥á maximuφá anΣ unde≥ minimuφ quantitie≤ printinτá onl∙á thosσ ì items which fall in these categories. .paè*** FINISHED / CAPITAL / RAW GOODS INVENTORY MENU *** 1 - UPDATE FINISHED GOODS INVENTORY 2 - UPDATE RAW GOODS INVENTORY 3 - PRINT FINISHED GOODS REPORT 4 - PRINT RAW GOODS REPORT 5 - PRINT FINISHED GOODS ALERT 6 - PRINT RAW GOODS ALERT 7 - FIXED ASSET OPERATIONS 8 - FINISHED .paè FINISHED GOODS INVENTORY Item # Description Size/Type Entry 1 Tag 4 N Thi≤áá fielΣáá i≤á useΣá a≤á ßáá sor⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááparamete≥á anΣá ma∙ bσ useΣá fo≥á an∙ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááápurpose. It must be Non-Zero. 2 Acct Number 10 N Thi≤á fielΣá shoulΣá bσá se⌠á t∩á thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááGenera∞á Ledge≥á accoun⌠á numbe≥á fo≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááInventory.Thi≤á fielΣá mus⌠á bσá Non-ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááZero. 3 Item # 7 A Thi≤ fielΣ i≤ useΣ t∩ recorΣ an∙ forφ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoµá iteφá numbe≥ yo⌡ desirσ u≡á t∩á ╖ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácharacters long. 4 Part # 12 A Thi≤ fielΣ i≤ useΣ t∩ recorΣ an∙ forφ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoµá par⌠á úá yo⌡á desirσá u≡á t∩áá 1▓ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácharacters long. 5 Description 24 A Thi≤á fielΣá caε bσ useΣ t∩á ente≥á ß ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááproduc⌠áá descriptioεá oµá u≡á t∩á 2┤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácharacters«á I⌠ wil∞ als∩ bσ useΣá oε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthe invoice to describe the product. 6 Location (shelf,bin) 24 A Thi≤á fielΣá caε bσ useΣ t∩ recorΣá ß ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááálocatioεá descriptioεá oµá u≡á t∩á 2┤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácharacters«á Thi≤ woulΣ bσ usefu∞á iε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááphysical inventory operations. 7 Date of last issue 8 A Thi≤ fielΣ i≤ useΣ t∩ recorΣ thσ datσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthis product was issued from stock. 8 Date of last receipt 8 A Thi≤ fielΣ i≤ useΣ t∩ recorΣ thσ datσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaεá orde≥á oµ thi≤ produc⌠á wa≤á las⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááreceived. 9 Vendor Code 10 A Thi≤á fielΣá caε bσ useΣ t∩ recorΣá ß ìèááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááávendor code of up to 10 characters. 10 Vendor Tag # 4 N Thσáá vendo≥á taτá numbe≥áá fo≥áá thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááásupplie≥á oµá thi≤ produc⌠ shoulΣá bσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááárecorded here. 11 Unit Cost 12 N Thσá uni⌠ cos⌠ entereΣ herσá wil∞á bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááuseΣ iε thσ preparatioε anΣ extensioε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááof purchase orders. 12 Selling Price 12 N Thσá sellinτ pricσ recordeΣ herσ wil∞ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábσáá useΣá iεá thσá preparatioεáá anΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááextension of invoices. 13 Quan on Hand 8 N Thi≤ fielΣ i≤ depleteΣ b∙ thσ invoicσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprinte≥ a⌠ thσ timσ oµ invoicinτ thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááproduct«áá Receip⌠á oµá fresΦáá stocδ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááshould be added to this field. 14 Quan on Order 8 N Thi≤ fielΣ shoulΣ contaiε thσ quanit∙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoµ an∙ produc⌠ currentl∙ oε orde≥ bu⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánot received. 15 Quan Issued m-t-d 10 N Thi≤á entr∙á i≤á incrementeΣá b∙á thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánumbe≥á oµ item≤ invoiceΣ a≤ arσá thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááánex⌠á tw∩á entries«á Thσá maintenancσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprograφáá wil∞á zer∩á ou⌠á thσá M-T-─ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááamount≤á durinτ monthl∙á maintenance¼ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááleavinτá quarte≥á anΣá yea≥á t∩á datσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááamount≤áá t∩á bσá incrementeΣáá stil∞ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfurther« Iε ß simila≥ manne≥ thσ q-t-ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááΣ anΣ y-t-Σ issue≤ wil∞ bσ zeroeΣ ou⌠ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádurinτáá thosσá maintenancσáá prograφ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááruns«á Thu≤ y-t-Σ issue≤ wil∞á alway≤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácontaiεá thσá tota∞ numbe≥á oµá item≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááissueΣ fo≥ thσ curren⌠ year¼ thσ q-t-ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááΣ issuσ wil∞ contaiε thσ tota∞ numbe≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoµá item≤á issueΣ durinτ thσá curren⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááquarter¼á anΣá thσá m-t-Σá item≤á thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááátota∞á issuσ fo≥ thσá curren⌠á month« ìèáááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThesσá figure≤ shoulΣ provσ usefu∞ iε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááestablishinτá inventor∙á level≤áá anΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááEOQs. 16 Quan issued q-t-d 10 N See Above. 17 Quan issued y-t-d 10 N See Above. 18 Min quan (stock) 10 N Thσá minimuφá stocδ leve∞ t∩á mantaiε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááeithe≥á estimateΣá o≥á froφáá histor∙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááshoulΣá bσ entereΣ here«á Thi≤ figurσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwil∞á bσ compareΣ t∩ thσá quanit∙á oε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááhanΣáá t∩á producσá aεá outpu⌠áá wheε ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááárunninτá thσ inventor∙ ALER╘á prograφ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááiµá thσ quanit∙ oε hanΣ i≤ les≤á thaε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthe minimum. 19 Max quan (stock) 10 N Thσá maximuφá stocδ leve∞ shoulΣá bσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááentereΣá here«á Thσ aler⌠ wil∞á prin⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááout any items over maximum in stock. .paèRAW GOODS INVENTORY Item # Description Size/Type Entry 1 Tag 4 N See Finished Goods. 2 Acct Number 10 N See Finished Goods. 3 Item # 7 A See Finished Goods. 4 Part # 12 A See Finished Goods. 5 Description 24 A See Finished Goods. 6 Location(shelf,bin) 24 A See Finished Goods. 7 Date of last issue 8 A See Finished Goods. 8 Date of last receipt 8 A See Finished Goods. 9 Vendor Code 10 A See Finished Goods. 10 Vendor Tag # 4 N See Finished Goods. 11 Unit Cost 12 N See Finished Goods. 12 Selling Price 12 N See Finished Goods. 13 Quan on hand 8 N See Finished Goods. 14 Quan on order 8 N See Finished Goods. 15 Quan issued m-t-d 10 N See Finished Goods. 16 Quan issued q-t-d 10 N See Finished Goods. 17 Quan issued y-t-d 10 N See Finished Goods. 18 Min quan (stock) 10 N See Finished Goods. è19 Max quan (stock) 10 N See Finished Goods. .paè*** FINISHED / CAPITAL / RAW GOODS INVENTORY MENU *** 1 - UPDATE FINISHED GOODS INVENTORY 2 - UPDATE RAW GOODS INVENTORY 3 - PRINT FINISHED GOODS REPORT 4 - PRINT RAW GOODS REPORT 5 - PRINT FINISHED GOODS ALERT 6 - PRINT RAW GOODS ALERT 7 - FIXED ASSET OPERATIONS 8 - FINISHED .paè#3 Thi≤á men⌡á selectioε print≤ ß comprehensivσá finisheΣá good≤ ì ááááinventory report. #4 This menu selection prints a similar report for raw goods. #5 Thi≤á men⌡á selectioε print≤ aε inventor∙ aler⌠á thosσá item≤ ì áááátha⌠á arσá eithe≥á ove≥ maximuφ o≥ unde≥ minimuφ fo≥á aiΣá iε ì áááádetermining order requirements. #6 This menu selection prints the alert for raw goods. #7 This menu selection brings up the following menu. .paè*** FIXED ASSET ACCOUNTING MENU *** 1 - ENTER OR MODIFY CAPITAL GOODS 2 - CALCULATE YEARS DEPRECIATION 3 - PRINT DEPRECIATION REPORT 4 - PRINT IRS FORM 4562 - DEPRECIATION .paè Thi≤ Capita∞ Goods¼á FixeΣ Asset¼á o≥ Depreciatioε Accountinτ ì packagσ i≤ designeΣ t∩ afforΣ ß mean≤ oµ calculatinτ depreciatioε ì fo≥á eithe≥á Incomσ Ta° purpose≤ o≥ interna∞á purposes«á Yo⌡á ma∙ ì generatσá onσ se⌠ oµ record≤ fo≥ interna∞ depreciatioεá oµá fixeΣ ì asset≤á usinτá an∙ methoΣ oµ depreciatioε yo⌡ chosσ anΣ ßá seconΣ ì se⌠á whicΦ use≤ IR╙ approveΣ depreciatioε method≤á fo≥á reportinτ ì purposes. This package allows for the following direct calculation methods: 1. Straight Line SL 2. Sum-of-the-years-digits SD 3. Declining Balance @ 125% D1 150% D2 200% D3 anΣá afford≤á ßá mean≤á oµ applyinτá thσá IR╙á Clas≤á Lifσá Asse⌠ ì Depreciatioε Rangσ (CLADR⌐ Systeφ oµ determininτ usefu∞ life«á B∙ ì constructinτá thσá record≤ correctl∙ botΦ Halµ Yea≥á o≥á ModifieΣ ì Halµá Yea≥ election≤ caε bσ madσ fo≥ thσ particula≥ vintagσá yea≥ ì thσá accoun⌠á i≤á established«á Seσ thσ RI┴á Ta°á Guide¼á Revenuσ ì Procedurσá 72-10¼áá o≥á Publicatioεá 534¼áá Ta°á Informatioεáá oε ì Depreciatioε fo≥ additiona∞ detail≤ oµ thi≤ system. Becausσ oµ thσ diversit∙ oµ opinioε anΣ methoΣ iε fixeΣ asse⌠ ì accounting¼ thi≤ packagσ make≤ n∩ provisioε fo≥ direc⌠ postinτ t∩ ì thσáá Genera∞áá Ledger«áá ┴á gooΣá sourcebooδá fo≥á fixeΣáá asse⌠ ì (depreciation⌐á accountinτ anΣ accountinτ theor∙ i≤ thσá Handbooδ ì oµá Moderε Accountinτ b∙ Davidsoε anΣ Wei∞ publisheΣá b∙á McGraw-ì Hill. This package allows for the following: 1«á Thσá recordinτá oµ individua∞ o≥ multiplσ asset≤ iεá record≤ ì whicΦá contaiε al∞ curren⌠ anΣ historica∞ datß oε thσá asse⌠ ì witΦá thσá abilit∙á t∩á edi⌠ anΣá revisσá thesσá entrie≤á a≤ ì desired«áá Thesσáá account≤á ma∙á bσá carrieΣá a≤áá straigh⌠ ì depreciatioε account≤ o≥ a≤ Vintagσ account≤ a≤ describeΣ iε ì thσ variou≤ reference≤ cited.è 2«á Thσá calculatioε oµ depreciatioε eacΦ yea≥ usinτ informatioε ì containeΣá iεá thσá recorΣ usinτ an∙á oµá thσá ╡á previousl∙ ì mentioneΣá IR╙ accepteΣ calculatioε method≤ anΣ allowinτ fo≥ ì thσáá treatmen⌠á oµá eacΦá recorΣá a≤á eithe≥áá ßáá standarΣ ì depreciatioε o≥ ß CLAD╥ vintagσ record. 3«á Thσá printinτá oµá ßá condenseΣá depreciatioεá schedulσá fo≥ ì interna∞ use. 4« Thσ printinτ oµ IR╙ Forφ 456▓ DEPRECIATIO╬ fo≥ inclusioε iε ì you≥ ta° return. I⌠á wil∞ bσ necessar∙ t∩ pos⌠ you≥ Genera∞ Ledge≥ account≤ a≤ ì required through the General Journal Posting routines. I⌠ i≤ als∩ possible¼ usinτ duplicatσ files¼ t∩ carr∙ interna∞ ì depreciatioε onσ wa∙ anΣ IR╙ depreciatioε another« ┴ largσ numbe≥ ì oµá method≤ fo≥ accountinτ fo≥ thσ cost≤ incurreΣ iε thσá usσá oµ ì fixeΣá asset≤ arσ discusseΣ iε thσ Handbooδ oµ Moderε Accounting« ì Agaiεá wσ stres≤ tha⌠ iµ yo⌡ arσ NO╘ ß qualifieΣá accountant¼á b∙ ì al∞ mean≤ discus≤ thi≤ packagσ WIT╚ you≥ accountant. The address for the Research Institute of America is: The Research Institute of America, Inc 589 Fifth Avenue New York, NY 10017 Anothe≥á ver∙á extensivσ sourcσ oµ informatioεá i≤á thσá fou≥ ì volumσá subscriptioε servicσ offereΣ b∙ Commercσ Clearinτá House« ì Thei≥ addres≤ is: Commerce Clearing House, Inc Publishers of Topical Law Reports 4025 W. Peterson Avenue Chicago, Illinois 60646 .pa èThe Capital Goods Entry Program Thi≤á prograφ i≤ thσ firs⌠ men⌡ call«á Wσ wil∞ g∩ througΦ thσ ì entrie≤á onσ b∙ onσ indicatinτ an∙ specia∞ effect≤ the∙á havσá oε ì thσ operatioε oµ thσ program. 1« TA╟ - Thi≤ caε bσ useΣ a≤ aε in-housσ identificatioε number« ì I⌠ i≤ showε a≤ fou≥ byte≤ lonτ bu⌠ beinτ ß numeriπ entry¼ i⌠ ì caε probabl∙ bσ longe≥ withou⌠ adversel∙ affectinτ operatioε ì oµ thσ programs. 2«á FIXE─á ASSE╘á ACCOUN╘á ú - Thi≤ numbe≥ caε bσ useΣá a≤á aε ì indicato≥ fo≥ postinτ purposes. 3« DEPRECIATIO╬ ACCOUN╘ ú - Thi≤ numbe≥ caε als∩ bσ useΣ a≤ aε ì indicato≥ fo≥ postinτ purposes. 4«á DESCRIPTIO╬ - Thi≤ entr∙ caε contaiε botΦ numeriπ anΣ alphß ì datß abou⌠ thσ iteφ iε thσ record«á I⌠ coulΣ als∩ contaiε aε ì identifyinτ number« I⌠ i≤ currentl∙ 2┤ byte≤ long. 5. LOCATIO╬á - Thi≤á i≤ anothe≥ 2┤ bytσá entr∙á specifieΣá fo≥ ì locatioε bu⌠ caε bσ useΣ fo≥ whateve≥ purposσ yo⌡ desire. 6« NE╫á O╥ USE─ - Thi≤ entr∙ i≤ ß singlσ byte«á I⌠á shoulΣá bσ ì eithe≥ ╬ - new╗á ╒ - used╗ o≥ ╓ - Vintage« Iµ thσ entr∙ i≤ ╬ ì o≥á U¼á thσ accoun⌠ entr∙ wil∞ bσ treateΣ a≤á ßá non-vintagσ ì accoun⌠á anΣá no⌠ subjec⌠ t∩ CLAD╥ operations«á Thσá ╓á wil∞ ì signif∙ Vintagσ anΣ thσ DAT┼ informatioε tha⌠ follow≤ shoulΣ ì bσ reaΣ carefully. 7« DAT┼ - Thσ datσ ha≤ tw∩ uses« Iµ thσ recorΣ contain≤ aε iteφ ì o≥ item≤ subjec⌠ t∩ standarΣ depreciation¼á i⌠ shoulΣ bσ thσ ì datσ entereΣ iε thσ forφ mm/dd/yy¼ wherσ mφ i≤ thσ month¼ dΣ ì thσá day¼á anΣ y∙ thσ year«á Thi≤ datσ i≤ compareΣ witΦá thσ ì curren⌠ datσ (iε thσ regula≥ datσ file)« Iµ thσ yea≥ par⌠ oµ ì thσá datσ iε thσ datσ filσ matche≤ thσ datσá acquireΣá date¼ ì thσá iteφá i≤á treateΣ a≤ acquireΣ durinτ thσá precedinτá 1▓ ì month≤ o≥ less« Thσ montΦ anΣ da∙ arσ theε useΣ t∩ calculatσ ì thσá numbe≥á oµá day≤á thσ asse⌠ ha≤á beeεá owneΣá anΣá thi≤ ìè fractioεá i≤ useΣ fo≥ depreciatioε calculation«á Thσá actua∞ ì calculatioεá prograφá shoulΣ bσ ruε a⌠ thσ enΣ oµá thσá yea≥ ì witΦá thσ curren⌠ datσ iε thσ datσ filσ se⌠ t∩ 12/31/xx«á I⌠ ì caεá bσá ruε a⌠ othe≥ time≤ oµ thσ yea≥ bu⌠á wil∞á pos⌠á thσ ì depreciatioε record≤ a≤ thougΦ i⌠ werσ thσ year-end«á Month-ì to-datσá depreciatioε anΣ quarter-to-datσá depreciatioεá arσ ì no⌠á precisel∙á wha⌠ the∙ seem«á The∙ arσ se⌠ t∩ 1/12tΦá anΣ ì 1/4tΦ oµ thσ year≤ depreciation. Thσá seconΣá mutuall∙ exclusivσ usσ i≤ a≤ ß vintagσá accoun⌠ ì flaτáá wheεá thσá recorΣá i≤á beinτá ruεá unde≥á IR╙áá CLAD╥ ì depreciation«á Iµá usinτ thσ Half-yea≥ convention¼á thσ datσ ì shoulΣá bσá se⌠ t∩ H00x° wherσ x° i≤ thσá vintagσá year«á Iµ ì usinτ thσ ModifieΣ Half-yea≥ convention¼á thσ datσ shoulΣ bσ ì entereΣ a≤ M01x° o≥ M02x° dependinτ oε whethe≥ thσ asse⌠á i≤ ì acquireΣá beforσ o≥ afte≥ thσ middlσ oµ thσ year«á 0▒ i≤ thσ ì firs⌠á halµá year╗á 0▓ thσ second«á x° i≤ stil∞ thσá vintagσ ì date«á Usinτá CLAD╥á lifσ anΣá thσá abovσá conventions¼á thσ ì calculatioε prograφ wil∞ d∩ CLAD╥ depreciation. 8« DEPRECIATIO╬ METHO─ - Fo≥ eithe≥ depreciatioε methoΣ above¼ ì thσá followinτ election≤ arσ possiblσ - S╠ ╜ straigh⌠á line╗ ì D▒á ╜ declininτ balancσ a⌠ 125%╗á D▓ ╜ declininτ balancσá a⌠ ì 150%╗á D│á ╜ declininτ balancσ a⌠ 200Ñ (maximum)╗á anΣ S─á ╜ ì Sum-of-the-year≤á digits«á Thσ calculatioε prograφ look≤á a⌠ ì thi≤ entr∙ t∩ determinσ whicΦ depreciatioε prograφ t∩ use. 9« COS╘ O╥ BASI╙ - Thi≤ i≤ thσ initia∞ depreciablσ cos⌠ oµ thσ ì equipment«á Thi≤á entr∙ i≤ no⌠ changeΣ b∙ an∙ prograφ iε thσ ì systeφ anΣ shoulΣ matcΦ thσ entr∙ iε iteφ 1░ initially. 10« DEPRECIABL┼á BASI╙ - Thi≤ entr∙ i≤ useΣ iε caculation≤á anΣ ì posteΣá dowε durinτ thσ calculatioε prograφ t∩á reflec⌠á thσ ì ne≈ basi≤ afte≥ ß year≤ depreciation. 11« PRIO╥ YEAR╙ DEPRECIATIO╬ - Thi≤ amoun⌠ should¼ wheε addeΣ t∩ ì iteφ 10¼ bσ equa∞ t∩ iteφ ╣ a⌠ an∙ poin⌠ iε thσ cycle. 12«á USEFU╠á LIF┼á - Thi≤ entr∙ neeΣ no⌠ bσ presen⌠ fo≥á vintagσ ì accounts« I⌠ shoulΣ bσ se⌠ t∩ thσ usefu∞ lifσ figurσ fo≥ thσ ìè iteφ fo≥ othe≥ method≤ oµ depreciation. 13« REMAININ╟á LIF┼á - Thi≤ valuσ shoulΣ bσá entereΣá initiall∙ ì equa∞á t∩á iteφá 12«á I⌠á i≤ posteΣ dowεá ▒á eacΦá timσá thσ ì calculatioε prograφ i≤ run. 14,1╡áá anΣáá 1╢á - Thesσá arσá posteΣá durinτá thσá runninτáá oµ ì calculations. 17« SALVAG┼ VALU┼ - Thi≤ valuσ whethe≥ ░ o≥ positivσ i≤ useΣ t∩ ì se⌠ thσ lowe≥ limi⌠ oµ depreciation. I⌠ i≤ possiblσ t∩ construc⌠ ß samplσ se⌠ oµ record≤ anΣá ruε ì thσá completσá cyclσ througΦ t∩ thσ enΣ oµ thσ asse⌠ lifσ t∩á seσ ì thσ effec⌠ oµ variou≤ depreciatioε methods. Thσá electioεá oµá ß 20Ñá first-yea≥á depreciatioεá i≤á als∩ ì provideΣ fo≥ iε thσ calculation≤ par⌠ oµ thi≤ package. CAPITAL GOODS INVENTORY Item # Description Size/Type Entry 1 Tag 4 N Thi≤á fielΣ mus⌠ bσ non-zer∩ anΣá caε ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábe used as a sort parameter. 2 Fixed Asset Acct # 10 N Thi≤ fielΣ shoulΣ contaiε thσ Genera∞ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááLedge≥á accoun⌠ numbe≥ fo≥ thσá fixeΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááasset category under which it falls. 3 Depreciation Acct # 10 N Thi≤á fielΣá shoulΣ contaiεá thσá G/╠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááacc⌠á ú fo≥ thσ Depreciatioεá accoun⌠ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááunder which it falls. 4 Description 24 A Thi≤ááá fielΣáá shoulΣáá contaiεááá ß ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádescriptioεá oµ thσ iteφ o≥ item≤á a≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthe∙ wil∞ appea≥ oε thσá depreciatioε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááreport and Form 4562.è 5 Location 24 A Thi≤á fielΣ i≤ herσ a≤ ßá conveniencσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááát∩áá thσá use≥á t∩á mantaiεá locatioε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááinformation. 6 New or Used 1 A Thi≤ fielΣ shoulΣ eithe≥ bσ aε ╬ o≥ ß ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááU. 7 Date Acquired 8 A Thσá forma⌠á useΣ fo≥ entr∙á oµá thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfielΣ shoulΣ bσ mm/dd/yy«á Thi≤á datσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwil∞áá bσá useΣá t∩á computσá partia∞ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádepreciatioεá froφ thσ datσá acquireΣ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááát∩á thσ enΣ oµ thσ reportinτá period« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááThi≤á datσ i≤ als∩ compareΣ witΦá thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácurren⌠ yea≥ t∩ determinσ eligibilit∙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfo≥á first-yea≥áá depreciation«áá Onσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááexceptioεá exists..«á iµá thi≤á i≤á ß ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááCLAD╥á vintagσá account¼áá thσá entr∙ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááshoulΣá bσ iε thσ forφ H197╣ fo≥ halµ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááyea≥áá calculation≤á o≥áá M197╣áá fo≥ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááámodifieΣáá halµá yea≥á methods«áá Thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprograφ look≤ a⌠ thσ FIRS╘ character« ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááIµá thi≤á characte≥ i≤ ═ o≥ ╚á i⌠á i≤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááátreateΣá a≤á ßá vintagσá accoun⌠á anΣ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádepreciatioεááááá i≤áááááá calculateΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaccordingly«á Iµ i⌠ i≤ ß numeral¼ thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaccoun⌠á i≤á treateΣá a≤á ßá standarΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááaccoun⌠á anΣ depreciatioεá calculateΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááin the normal way. 8 Depreciation Method 2 A Thσá forma⌠á fo≥ thσ followinτá fielΣ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááMUS╘ bσ S╠ fo≥ Straigh⌠ Line¼á D▒ fo≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááDeclininτáá Balancσá 125%¼áá D▓áá fo≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááDeclininτáá Balancσá 150%¼áá D│áá fo≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááDeclininτ Balancσ 200%¼ o≥ S─ fo≥ suφ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoµá thσá year≤á digits«á Depreciatioε ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááwill be calculated accordingly. 9 Cost or Basis 12 N Thi≤áá fielΣáá shoulΣáá contaiεáá thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááorigina∞ cos⌠ o≥ othe≥ basi≤ oε whicΦ ìèááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádepreciation is to be calculated. 10 Depreciable Basis 12 N Thi≤á fielΣ wil∞ bσ depleteΣá b∙á thσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááprograφá t∩á forφ ßá ne≈á depreciablσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábasis for each succeeding year. 11 Prior Years Dep. 12 N Thi≤ fielΣ wil∞ bσ incrementeΣ b∙ onσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááfor each years depreciation taken. 12 Useful Life 4 N Yo⌡ shoulΣ ente≥ herσ thσ usefu∞ lifσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááof the asset. 13 Remaining Life 4 N Thi≤á fielΣ wil∞ holΣ thσá differencσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoµáá usefu∞á lifσá anΣá prio≥áá year≤ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádepreciation. 14 Month to date dep. 12 N Thi≤ fielΣ wil∞ bσ onσ twelftΦ (1/12⌐ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoµáá thσá y-t-Σáá depreciation«áá Thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácalculatioε prograφ calculate≤ ß ful∞ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááyear≤áá depreciatioεá anΣá wil∞á theε ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádividσá b∙ ┤ t∩ ge⌠ q-t-Σ anΣ 1▓á t∩ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááge⌠ m-t-d«á ┴ cop∙ oµ thσ filσ shoulΣ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááábσá madσ t∩ ruε montΦ o≥á quarte≥á t∩ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááádatσ depreciatioε anΣ thσ maste≥ filσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááruεá througΦ thσ calculatioεá prograφ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááonly once a year. 15 Quarter to date dep. 12 N See Above. 16 Year to date dep. 12 N See Above. 17 Salvage Value 12 N Wheεá remaininτ valuσ fall≤ belo≈ thσ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááávaluσá yo⌡ ente≥á here¼á depreciatioε ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácalculation≤ wil∞ bσ stoppeΣ oεá thi≤ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááasset. .paè SECTION 7 Mailing List Operations Thi≤á grou≡á oµ mailinτ lis⌠ program≤ i≤ designeΣ t∩á providσ ì somσáá minimuφá capabilitie≤á iεá thσá maintenancσá oµáá in-housσ ì advertisinτá mailinτá lists«á Thσ packageals∩á provide≤á fo≥á thσ ì printinτ oµ label≤ fo≥ customers¼ vendors¼ anΣ employeesusinτ thσ ì file≤ associateΣ witΦ eacΦ oµ these. BotΦ thσ program≤ anΣ thσ documentatioε arσ duσ fo≥ expansioε ì t∩ providσ additiona∞ features. Thσá list¼á oncσá entereΣá caεá bσ sorteΣ oεá eithe≥á taτá o≥ ì referencσ number«á Wσ sugges⌠ thσ zi≡ codσ a≤ ß referencσá numbe≥ ì fo≥ thσ startu≡ oµ thσ system. .paè*** MAILING LIST MENU *** 1 - UPDATE MAILING LIST 2 - PRINT MAILING LABELS 3 - PRINT CUSTOMER LABELS 4 - PRINT VENDOR LABELS 5 - PRINT EMPLOYEE LABELS 6 - FINISHED .paè MAILING LIST FILE Item # Description Size/Type Entry 1 Tag 4 N Thσááá entr∙áá prograφáá wil∞áá allo≈ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááautomatiπ entr∙ oµ thσ recorΣá numbe≥ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááif desired. 2 Ref Number 10 N Thσá entr∙ prograφ wil∞ allo≈ thσ zi≡ ì ááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááácodσááá t∩ááá bσááá assigneΣáááá herσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááautomaticall∙á (froφá iteφ #╕á below⌐ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááthu≤á allowinτá zi≡á codσá sort/mergσ ì áááááááááááááááááááááááááááááááááááááááááoperations. 3 Name 24 A Self Explanatory. 4 Company 24 A Self Explanatory. 5 Address 24 A Self Explanatory. 6 City 17 A Self Explanatory. 7 State 2 A Self Explanatory. 8 Zip Code 5 A Self Explanatory. 9 Telephone 14 A Self Explanatory. .paè*** MAILING LIST MENU *** 1 - UPDATE MAILING LIST 2 - PRINT MAILING LABELS 3 - PRINT CUSTOMER LABELS 4 - PRINT VENDOR LABELS 5 - PRINT EMPLOYEE LABELS 6 - FINISHED .paè Using the label printers EacΦá labe∞á printe≥ allow≤ fo≥ thσ selectioε oµ froφ ▒ t∩á ╡ ì label≤ acros≤ thσ page« ┴ seconΣ selectioε determine≤ thσ spacinτ ì betweeε labels. Iµá thσá numbe≥á oµ label≤ i≤ se⌠ fo≥á onσá (1)¼á thσá seconΣ ì selectioεá wil∞ determinσ thσ distancσ ove≥ t∩ thσ singlσá label¼ ì allowinτá thσá printinτ oµ tippeΣá continuous-forφá envelopes«á ┴ ì pausσá coulΣ als∩ bσ inserteΣ t∩ allo≈ thσ printinτá ofindividua∞ ì envelopes. Thσá las⌠á selectioεá indicate≤ thσá numbe≥á oµá linσá space≤ ì betweeε labels. .paè.paè SECTION 8 Periodic File Maintenance Operations .paè*** PERIODIC MAINTENANCE MENU *** 1 - DO MONTHLY FILE MAINTENANCE 2 - DO QUARTERLY FILE MAINTENANCE 3 - DO YEARLY FILE MAINTENANCE 4 - FINISHED