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/ ftp.barnyard.co.uk / 2015.02.ftp.barnyard.co.uk.tar / ftp.barnyard.co.uk / cpm / walnut-creek-CDROM / MBUG / MBUG061.ARC / CHECKS.DOC < prev    next >
Text File  |  1979-12-31  |  11KB  |  311 lines
  1.                   DOCUMENTATION FOR CHECKS.CMD 
  2.  
  3.          DATABASE CHECK MANAGMMENT USING DBASE 2.4 (tm)
  4.  
  5. Program:       Darrell Icenogle
  6. Documentation: Don Saba Sabaline Bulletin Board (619) 692-1961
  7. Tools:         Screens shown in documentation produced with 
  8.                X-screen while running the program.
  9.  
  10. This  program was written using dBASE 2.3 which required changing 
  11. the  memory variables to suit this version.   There may  be  some 
  12. other  inconsistencies  in  the  program because  of  the  screen 
  13. characteristics written into the program.   They can be commented 
  14. out if they interfere with the display on your terminal.
  15.  
  16. Everything is rather straight-forward with this program,  as  the 
  17. program  flow follows a checking database which you can give  any 
  18. standard eight character name.  The sample file CK85.DBF has been 
  19. placed  in this family of programs for demonstration.   If  there 
  20. are  any questions on this program leave word on Sabaline to  the 
  21. sysop, and I will do my best to help.
  22.  
  23.           21 FILES NECESSARY FOR COMMAND   [DO CHECKS]
  24.  
  25.      CANCK   .CMD  4k : CKMEM   .MEM  4k : GETBASE .CMD  2k
  26.      CANDEP  .CMD  4k : DATE    .CMD  2k : INIT    .CMD  2k
  27.      CANMSC  .CMD  4k : EDITCK  .CMD  2k : INITPROG.CMD  4k
  28.      CHECKMOD.DBF  2k : EFT     .CMD  2k : MDATE   .MEM  4k
  29.      CHECKS  .CMD  2k : ENTERCK .CMD  2k : PRNTSUM .CMD  8k
  30.      CK85    .DBF  2k : ENTERDEP.CMD  2k : RECNCILE.CMD  2k
  31.      CK85    .MEM  4k : ENTERMSC.CMD  6k : VERIFY  .CMD  2k
  32.  
  33.                Structure for file: C:CK85    .DBF
  34.                Number of records: 00006
  35.                Date of last update: 06/09/85
  36.                Primary use database
  37.                Fld   Name   Type   Width   Dec
  38.                001     NO           N    004
  39.                002     DATE         C    008
  40.                003     TO           C    040
  41.                004     DEBIT        N    008    002
  42.                005     CAN          L    001
  43.                006     CREDIT       N    008    002
  44.                007     ENTRYCAT     C    001
  45.  
  46.                ** Total **             00071
  47.  
  48. The structure of CHECKMOD.DBF is identical to the .DBF file shown 
  49. above.   CHECKMOD.DBF  is used to form the database file that you 
  50. name.  CHECKMOD.DBF in effect acts as a blank skeleton file. 
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56. YOU WILL SEE THE FOLLOWING DISPLAY WHEN TYPING [DO INITPROG] 
  57.  
  58.      THIS OPTION SHOULD ONLY BE USED WHEN USING THE PROGRAM FOR
  59.      THE FIRST TIME, OR WHEN YOU HAVE OPENED A NEW ACCOUNT.
  60.      The procedure creates a new checkbook data base and writes
  61.      initial values to disk memory for 1) your current checkbook
  62.      balance, and 2) the beginning check number.  The beginning
  63.      balance should be '0.00,' in the case of a new account; else
  64.      it should be determined by combining the last statement bal-
  65.      ance with any outstanding debits and credits.  This number
  66.      should be recorded for manual reconciliation with the next
  67.      statement.  Subsequent reconciliations will be accomplished
  68.      by the computer.
  69.  
  70.                        HIT  <RETURN> TO CONTINUE
  71.  
  72. AT  THIS  POINT  YOU  WILL  HAVE AN  OPPORTUNITY  TO  ENTER  YOUR 
  73. APPROPRIATE FIGURES.   THE PROGRAM WILL SET MEMORY VARIABLES  AND 
  74. YOU WILL SEE THE DOT PROMPT OF DBASE.  FROM NOW ON YOU WILL START 
  75. THE PROGRAM WITH THE COMMAND [DO CHECKS].
  76.  
  77. YOU WILL HAVE AN OPPORTUNITY TO ENTER THE DATE:
  78.  
  79.              ********************************************
  80.              * ENTER TODAY'S DATE (MM/DD/YY):  06/09/85 *
  81.              ********************************************
  82.  
  83. WHICH WILL LEAD YOU TO THE NEXT SCREEN:
  84.  
  85. *********************************************************************
  86. *                      CHECKBOOK MAINTENANCE                        *
  87. *********************************************************************
  88.  
  89.  
  90.  
  91.                -->  1  Enter Checks  <--
  92.                     2  Enter Deposits
  93.                     3  Miscellaneous Entries
  94.                     4  Verify Balance
  95.                     5  Reconcile with Statement
  96.                     6  Edit Records
  97.                     X  Exit to System
  98.                     I  Initialize Program
  99.  
  100.                     CHOICE? :1:
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111. ASSUMING THAT YOU CHOOSE OPTION 1 (ENTER CHECKS)
  112. YOU WILL SEE:
  113.  
  114.                *****************************************
  115.                * CHECK DATA BASE LAST IN USE: CK85     *
  116.                *****************************************
  117.  
  118.                *                                       *
  119.                *  ENTER DATA BASE TO USE, OR <RETURN>  *
  120.                *  TO USE THE ABOVE:          :        :*
  121.                *                                       *
  122.  
  123. TO VERIFY THE FILE YOU ARE USING THEN:
  124.  
  125. *********************************************************************
  126. *                         ENTERING CHECKS                           *
  127. *********************************************************************
  128.                      CURRENT BALANCE:     974.00
  129.  
  130.                                            CHECK NUMBER:   27
  131.                                                    DATE: :06/09/85:
  132.  
  133.   TO: :Mr. John Moneytree                      : AMOUNT: :   25.00:
  134.  
  135.                            NEW BALANCE::  949.000
  136.  
  137.                          -C- CONTINUE : : -X- EXIT
  138.  
  139. THE  ABOVE ENTRY RECORDS A CHECK MADE TO MR.  JOHN MONEYTREE  FOR 
  140. $25.00  AND THE CHECK NUMBER INCREMENTS AUTOMATICALLY SHOULD  YOU 
  141. CHOOSE TO ENTER A SEQUENTIAL CHECK.  ALSO NOTICE THAT THE BALANCE 
  142. IS CALCULATED WITH EACH ENTRY. 
  143.  
  144. SHOULD  YOU  MAKE A MISTAKE IN ENTERING AND HAVE TO CORRECT  WITH 
  145. EDITING LATER, THE AMOUNT BALANCE WILL BE AUTOMATICALLY ADJUSTED.
  146.  
  147. CHOOSING THE DEPOSIT OPTION BRINGS THIS MENU
  148.  
  149. *********************************************************************
  150. *                        ENTERING DEPOSITS                          *
  151. *********************************************************************
  152.  
  153.  
  154.  
  155.                           DATE:  06/09/85
  156.                         AMOUNT:   2000.00
  157.  
  158.               PREVIOUS BALANCE:    949.00
  159.                    NEW BALANCE: : 2949.000
  160.  
  161.  
  162.                      -HIT <RETURN> TO CONTINUE-
  163.  
  164. AT  THIS  POINT  A  $2000 DEPOSIT WAS  ENTERED  AND  THE  BALANCE 
  165. IS CALCUULATED AUTOMATICALLY.
  166.  
  167. AFTER RETURNING TO THE MAIN MENU:
  168.  
  169. *********************************************************************
  170. *                      CHECKBOOK MAINTENANCE                        *
  171. *********************************************************************
  172.  
  173.  
  174.  
  175.                     1  Enter Checks
  176.                     2  Enter Deposits
  177.                -->  3  Miscellaneous Entries <--
  178.                     4  Verify Balance
  179.                     5  Reconcile with Statement
  180.                     6  Edit Records
  181.  
  182.                     X  Exit to System
  183.                     I  Initialize Program
  184.  
  185.                     CHOICE? :3:
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194. CHOOSING OPTION "3" BRINGS THE FOLLOWING MENU:
  195. ********************************************************************
  196. *                      MISCELLANEOUS ENTRIES                       *
  197. ********************************************************************
  198.  
  199.  
  200.                         1  Withdrawal
  201.                         2  Transfer of Funds
  202.                    -->  3  Bank Service Charge  <--
  203.                         4  Electronic Funds Transfer
  204.  
  205.                         X  Exit to Menu
  206.  
  207.                            Choice? :3:
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221. SELECTING OPTION "3" FROM THE MISCELLANEOUS ENTRIES BRINGS:
  222.  
  223.                       *****************************
  224.                       *    BANK SERVICE CHARGE    *
  225.                       *****************************
  226.  
  227.  
  228.                                      DATE: 06/09/85
  229.                             PRIOR BALANCE:  2949.00
  230.                          AMOUNT OF CHARGE:     1.00
  231.                               NEW BALANCE:: 2948.000
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.                        HIT  <RETURN>  TO CONTINUE
  237.  
  238.  
  239. FOR THIS EXAMPLE:  A $1.00 SERVICE CHARGE IS ENTERED
  240.  
  241.  
  242. *********************************************************************
  243. *                      CHECKBOOK MAINTENANCE                        *
  244. *********************************************************************
  245.  
  246.                     1  Enter Checks
  247.                     2  Enter Deposits
  248.                     3  Miscellaneous Entries
  249.                     4  Verify Balance
  250.                     5  Reconcile with Statement
  251.                 --> 6  Edit Records <--
  252.  
  253.                     X  Exit to System
  254.                     I  Initialize Program
  255.  
  256.                          CHOICE? :6:
  257.  
  258. OPTION "6" TAKES YOU INTO THE BROWSE MODE OF DBASE WHICH REQUIRES 
  259. THE  BROWSE COMMANDS AS STATED IN THE DBASE  DOCUMENTATION.   THE 
  260. ONE  THAT YOU WILL NEED TO GO ON WITH THE TOUR OF THE PROGRAM  IS 
  261. CONTROL Q TO QUIT, WHICH WILL RETURN YOU TO THE MAIN MENU.
  262.  
  263. RECORD # :00001
  264. NO-- DATE---- TO--------------------------- DEBIT--- C CREDIT-- E
  265.   25 02/05/84 JOHN JONES AS TEST CHECK          2.00            C
  266.   26 02/05/84 MIKE JONES AS TEST               25.00            C
  267.      02/05/84                                           1000.00 D
  268.   27 06/09/85 Mr. John Moneytree               25.00            C
  269.      06/09/85                                           2000.00 D
  270.      06/09/85                                   1.00            B
  271.  
  272. NOTICE THE CHECK THAT WE ENTERED FOR MR. MONEYTREE.
  273.  
  274. REMBEMBER CONTROL Q GETS YOU BACK TO THE MAIN MENU:
  275.  
  276.  
  277. *********************************************************************
  278. *                      CHECKBOOK MAINTENANCE                        *
  279. *********************************************************************
  280.  
  281.                     1  Enter Checks
  282.                     2  Enter Deposits
  283.                     3  Miscellaneous Entries
  284.                -->  4  Verify Balance  <--
  285.                     5  Reconcile with Statement
  286.                     6  Edit Records
  287.  
  288.                     X  Exit to System
  289.                     I  Initialize Program
  290.  
  291.                     CHOICE? :4:
  292.  
  293. AFTER EDITING, IT IS RECOMENDED THAT THE BALANCES ARE VERIFIED AS 
  294. SHOWN  ABOVE.   THIS WILL BRING UP THE FOLLOWING SCREEN IF OPTION 
  295. "4" IS SELECTED.
  296.  
  297.                         BALANCE OF : 2948.000VERIFIED
  298.  
  299.                           HIT <RETURN> TO CONTINUE
  300.  
  301. At this point,  you can go back to the MAIN MENU again,  and quit 
  302. as you have gone thru the major functions.  You can play with the 
  303. screen commands on this one, and also change the screen codes for 
  304. more  attractive displays.   The code is simple enough to follow, 
  305. and speed is definitely optimized.
  306.  
  307. This program is furnished as-is on the selected disk,  however if 
  308. possible,  we will answer questions regarding its use on Sabaline 
  309. (619) 692-1961 300/1200 BAUD.
  310.  
  311.