home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ftp.barnyard.co.uk / 2015.02.ftp.barnyard.co.uk.tar / ftp.barnyard.co.uk / cpm / walnut-creek-CDROM / ENTERPRS / CPM / UTILS / F / PERFLESS.ARK / LESSON4.PC < prev    next >
Text File  |  1989-09-27  |  12KB  |  186 lines
  1. >a3:"    LESSON4 -- Replicating Formulas, Inserting, Deleting & Moving
  2. >a6:"       In Lesson2 we learned how to enter numbers, labels, and 
  3. >a7:" formulas into the spreadsheet.  In this lesson we will examine how
  4. >a8:" formulas are 'replicated'.  Also, we will see how lines and columns
  5. >a9:" can be inserted, deleted, and moved.  We will be using a spreadsheet
  6. >a10:" that analyzes 'Cash Flow' for a small business.
  7. >a12:"      Move the cursor to line  11  and type the CREATE TWO WINDOWS
  8. >a13:" Command:
  9. >a14:"                        Control--x  2
  10. >a15:"       Do not synchronize the windows.
  11. >a16:"       Move the cursor to the top window, using the OTHER WINDOW
  12. >a17:" Command:
  13. >a18:"              Control--x  o  (small letter 'o')
  14. >a19:" Again, you will need the 'Other Window' commands to scroll the lesson.
  15. >a21:"       With the cursor in the top window type the FIND FILE Command:
  16. >a23:"                       Control--x  Control--f
  17. >a25:"       Type the filename 'b:cash.pc', followed by a carriage return.
  18. >a27:"       Perfect Calc displays a sample 'Cash Flow Assessment' program
  19. >a28:" in the top window.
  20. >a30:"       Let us begin by examining the entire spreadsheet.
  21. >a31:"       When you have seen the entire spreadsheet, position the cursor
  22. >a32:" at entry box 'b10', which records "Total Cash Flow In" for January.
  23. >a33:" The formula which displays in the Prompt Line is:
  24. >a35:"                      Formula: sum(b5:b8)
  25. >a37:"       This formula instructs Perfect Calc to add the entries in the
  26. >a38:" previous four entry boxes ('b5' to 'b8') and to display the result in 
  27. >a39:" in 'b10'.
  28. >a40:"       Move the cursor one space to the right to the entry box which
  29. >a41:" records the same information for February.  Here the formula is:
  30. >a42:"              Formula: sum(c5:c8)
  31. >a43:"       Except for their variables the two formulas are identical.  Move
  32. >a44:" the cursor across line 10, noticing that the formulas differ only in
  33. >a45:" the coordinates that specify their individual column positions. This is
  34. >a46:" a common way of structuring consecutive formulas--varying them slightly
  35. >a47:" to account for their positions on the spreadsheet.  Entering a series
  36. >a48:" of such formulas could prove tedious, were it not for a procedure which
  37. >a49:" Perfect Calc provides called 'replicating'.  Let us see how it works.
  38. >a51:"       Let us enter a similar formula into Line 18, which computes
  39. >a52:" 'Total Cash Flow Out' for each month of the year.  Move the cursor to 
  40. >a53:" position 'b18' {To get there type Control--v}. The formula to be
  41. >a54:" replicated will be:
  42. >a55:"                      b18 = sum(b13:b16)
  43. >a57:"       Like 'Total Cash Flow In', this formula will be duplicated to
  44. >a58:" every entry box in line 18, its coordinate variables changing to
  45. >a59:" reflect the various column positions.
  46. >a61:" REPLICATING A FORMULA
  47. >a63:"       With the cursor in position 'b18' type the initial formula for
  48. >a64:" this position.  Begin with an equals sign  (  =  ):
  49. >a65:"                  FORMULA: b18=sum(b13:b16)
  50. >a66:"     Enter this formula with a carriage return.  Next type the
  51. >a67:" COPY ENTRY Command:
  52. >a68:"                           Control--W
  53. >a69:"     Perfect Calc saves the formula in a temporary storage space called
  54. >a70:" the 'Save Buffer' for later duplication to other locations.
  55. >a71:"       Set an invisible mark at position 'b18' using the MARK SET
  56. >a72:" Command:
  57. >a73:"                       Escape. . .<space bar>
  58. >a75:"       Perfect Calc responds:  "Mark set at b18" .
  59. >a76:"       This 'mark' defines the beginning of the 'region' over which
  60. >a77:" the formula will be replicated.
  61. >a78:"       Move the cursor to the end of line 18 using the END OF LINE
  62. >a79:" Command  (Control--E).  The new position of the cursor defines the
  63. >a80:" other boundary of the region.
  64. >a81:"      Replicate the formula across the region of entry boxes in line 18
  65. >a82:" by giving the multiple YANKBACK Command:   Escape...y
  66. >a83:"   At this point Perfect Calc needs to know only one more thing: whether
  67. >a84:" or not the two variables in the formula are 'relative'. That is, should
  68. >a85:" they be changed to reflect the positions of the various entry boxes to
  69. >a86:" which the formula will be 'replicated'?  It asks this by displaying the
  70. >a87:" formula in the Prompt Line and 'bracketing' the variable in question:
  71. >a88:"            b18 = sum( >b13< :b16). . .Relative?
  72. >a89:" Here, the variable 'b13' is bracketed. The answer, of course, is 'y'
  73. >a90:" for yes.  The question is asked for 'b16'. Again the answer, 'y'.
  74. >a92:"       Perfect Calc immediately replicates the formula to the entry 
  75. >a93:" boxes in line 18, February to December.  At each entry the value '0'  
  76. >a94:" is now displayed, indicating that so far no cash has been paid 'out'
  77. >a95:" for any month.  Move the cursor backward along line 18 to see the
  78. >a96:" replicated formulas.
  79. >a98:"       Replicating is a simple and easy procedure that you will use 
  80. >a99:" again and again in building your spreadsheets.
  81. >a101:"  INSERTING
  82. >a102:"       Inserting a line or column is also easy to do.  It is usually
  83. >a103:" employed when making room for additional data that is either new or
  84. >a104:" was forgotten when the spreadsheet was created.
  85. >a106:"       For example, suppose that we wished to add a line recording
  86. >a107:" phone expenses under 'Cash Flow Out'.  The line should be inserted
  87. >a108:" somewhere WITHIN the range of expenses already present, perhaps
  88. >a109:" between 'Supplies', line 15, and 'Other', line 16.  Therefore,
  89. >a110:" position the cursor on entry box 'a16', where 'Other' is displayed.
  90. >a111:" Type the OPEN LINE Command:
  91. >a112:"                             Control--o  (lowercase letter 'o')
  92. >a114:"       Perfect Calc inserts a blank line, shifting 'Other' and all
  93. >a115:" lines below it down one line.  'Other' has become line 17, 'Total
  94. >a116:" Cash Flow Out' line 19, etc.  All formulas contained in these
  95. >a117:" lines have been modified to reflect their new line positions.
  96. >a119:"       With the cursor at the beginning of the new line 16, press the 
  97. >a120:" space bar 3 times and type the label 'Postage'.
  98. >a121:"       It should be emphasized that the new line has been completely
  99. >a122:" integrated into the spreadsheet.  That is, the formula in the spread-
  100. >a123:" sheet which referenced this range of lines ('Total Cash Flow Out') has
  101. >a124:" automatically been altered to include the new line.  Move the cursor to
  102. >a125:" entry box 'b19'.  The original formula was:
  103. >a126:"                                             b18 = sum(b13:b16)
  104. >a128:"       After the new line was inserted, this became:
  105. >a130:"                                        b19 = sum(b13:b17)
  106. >a132:"       Perfect Calc will automatically alter formulas that compute a
  107. >a133:" range of entries, and among which a new line has been inserted.  Of
  108. >a134:" course, if the line is inserted outside the range, then the formula
  109. >a135:" will have to be altered manually to take account of the insertion.
  110. >a137:"       For example, if we had inserted 'Postage' BELOW 'Other', at line
  111. >a138:" 17, the formula which computes 'Total Cash Flow Out', and which
  112. >a139:" originally included only values in the range 'b13' to 'b16' would 
  113. >a140:" have had to be manually altered to include position 'b17'.
  114. >a142:"       Inserting a column is performed in a similar fashion to inserting
  115. >a143:" a line except that Perfect Calc opens a new column, instead of a line,
  116. >a144:" at the position of the cursor.  With the cursor in column 'b' type the
  117. >a145:" OPEN COLUMN Command:
  118. >a146:"                            Escape...o   {the letter 'o'}
  119. >a148:"     Perfect Calc inserts a new column 'b' moving all the other columns
  120. >a149:" over 1.  What was in column 'b' has been moved to column 'c', what was
  121. >a150:" in column 'c' has been moved to column 'd' and so on.
  122. >a151:"  DELETING
  123. >a152:"       Deleting a line or column from a spreadsheet is as easy as
  124. >a153:" inserting a line or column.  Let us suppose that we wish to delete
  125. >a154:" line 14, 'Utilities'.  Move the cursor to any entry position on this
  126. >a155:" line and type the DELETE LINE Command:
  127. >a156:"                                           Control--c
  128. >a158:" Perfect Calc deletes the line, shifting all lines below the deletion up
  129. >a159:" by one and renumbering them.  As when inserting a line, all formulas
  130. >a160:" within these lines are adjusted to reflect their new positions.
  131. >a162:"       It is possible to delete not only lines, but single entries, 
  132. >a163:" columns, and even regions of data.  Let us delete the new column we
  133. >a164:" inserted in column 'b'.  Move the cursor to any position in column 'b'
  134. >a165:" and enter the DELETE COLUMN Command: 
  135. >a167:"                        Escape...c
  136. >a169:" Details for other delete operations are provided in your Perfect Calc
  137. >a170:" User's Guide.
  138. >a171:"       We should note that deleting data may at times entail some risk,
  139. >a172:" because the chance exists that the deleted line or column is being
  140. >a173:" referenced by some formula variable in another part of the spreadsheet.
  141. >a174:" When this happens, the referencing formula may compute to 'Error!' at
  142. >a175:" the next recalculation.  The formula is, in fact, left with a 'blind'
  143. >a176:" reference to a non-existent line or column.  Other formulas which
  144. >a177:" reference THAT formula will also begin computing to 'Error!'  There-
  145. >a178:" fore, it is always a good habit to check carefully for formulas which
  146. >a179:" might reference the data about to be deleted, and to alter them
  147. >a180:" accordingly before any deletion is made.
  148. >a181:"  YANKBACK
  149. >a182:"   Perfect Calc temporarily saves every deletion in its 'Save Buffer', a
  150. >a183:" reserved space in computer memory.  It is therefore possible to restore
  151. >a184:" the most recent deletion from this buffer using the YANKBACK Command:
  152. >a185:"               Control--y
  153. >a186:"  For example, let us delete the 'Supplies' line by moving the cursor 
  154. >a187:" to line 14 and entering:  Control--c.
  155. >a188:" -- Do not make any further deletions, since these will replace the
  156. >a189:"    'Supplies' Line being held in the 'Save Buffer'. Look at the result.
  157. >a190:" -- Type the YANKBACK Command :   Control--y.
  158. >a192:"       Perfect Calc immediately restores the 'Supplies' Line, shifting 
  159. >a193:" all lines below this down by one and renumbering.
  160. >a195:"     Deleted entries, columns, and regions of data can also be restored
  161. >a196:" in this manner. 
  162. >a198:"     (For more complete details see your User's Guide.)
  163. >a201:"  MOVING DATA
  164. >a202:"       The Procedure for 'moving' lines and columns to new locations
  165. >a203:" is IDENTICAL to that we have just seen for restoring a deletion,
  166. >a204:" except that the material is restored from the Save Buffer to a 
  167. >a205:" DIFFERENT location in the spreadsheet.  To see how this works, let us
  168. >a206:" move 'Postage' from line 15 to below 'Rent' at line 14.
  169. >a208:" First, delete 'Postage' with the DELETE LINE Command:  Control--C.
  170. >a209:" -Then, move the cursor to the 'Supplies' line, below 'Rent'.
  171. >a210:" -Reinsert the line using the YANKBACK Command,  Control--Y.
  172. >a212:" END
  173. >a213:" This concludes Lesson4.  Be sure to save the modifications you have
  174. >a214:" to the 'cash.pc' file, since you will be using this file in Lesson5.
  175. >a215:" Enter:   
  176. >a216:"         Control--x  Control--w    and supply the filename 'cash1.pc'.
  177. >a218:" Lesson5 deals with copying data between spreadsheets.  If you want to
  178. >a219:" proceed with Lesson5 now, then clear the computer's memory and read in
  179. >a220:" the 'b:lesson5.pc' file.
  180. >a222:"       If you do not wish to continue, type the QUIT Command:
  181. >a224:"                     Control--x  Control--c
  182. >a226:"       Answer 'yes' to Perfect Calc's question: "Ignore changes this
  183. >a227:" session?"
  184. >a229:"                      END OF LESSON 4
  185. >a1
  186.