home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ftp.barnyard.co.uk / 2015.02.ftp.barnyard.co.uk.tar / ftp.barnyard.co.uk / cpm / walnut-creek-CDROM / ENTERPRS / CPM / UTILS / A / DBASE2.ARC / PCFILE.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-12-05  |  39KB  |  876 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                              (tm)
  7.                       PC-FILE
  8.  
  9.  
  10.              A Database Manager Program
  11.               For the Osborne Computer
  12.  
  13.           Copyright(c) 1983 by Jim Button
  14.                     Version 8.5
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.         Jim Button
  43.         P.O. Box 5786, Dept.OZ
  44.         Bellevue, WA 98006
  45.  
  46.         Source ID:  CL2925
  47.         Compuserve: 71435,2012
  48. .pa
  49.                       PC-FILE
  50.                  Table of Contents
  51.  
  52.  
  53. General Information...............................3
  54. Getting started...................................3
  55. Use of the "Esc" key..............................4
  56. Defining your file................................4
  57. The Master Menu screen............................5
  58. Adding Records to your Database...................6
  59. Modifying a Record................................6
  60. Deleting a Record.................................7
  61. Displaying a Record (by using the 'key')..........7
  62. Finding a Record..................................8
  63. Listing the Records...............................8
  64. Cloning: outputting a redefined database.........11
  65. Sorting the Database Index.......................12
  66. Seeing the Record Layout.........................13
  67. Altering a Field Name............................13
  68. Ending the program / changing to a new database..13
  69. Backing up the Database..........................13
  70. Using PC-File Data with Mailmerge................13
  71. Using PC-File Data With Other Programs...........14
  72. Importing Other Files into PC-File...............14
  73. Some Maximums and Minimums.......................15
  74. Calculating the Size of Database Disk Storage....15
  75. Disclaimer.......................................16
  76. The User Supported concept.......................16
  77. .pa
  78. GENERAL INFORMATION:
  79.      PC-File   is  a  general  purpose  "Data   Base
  80. Manager" program. It was written with one overriding
  81. goal in mind:  Ease of use.  With PC-File, it's very
  82. easy for the casual or professional  user  to create
  83. and   maintain data files on the computer,   and  to
  84. create simple printed reports based on that data.
  85.      You can use PC-File for all kinds of tasks:
  86.         Maintain mailing lists and print labels,
  87.         Maintain price lists,
  88.         Maintain telephone directories,
  89.         Keep various types of inventory records,
  90.         Build personnel files,
  91.         Keep customer lists,
  92.         Build and maintain files to be used by other
  93.             programs, like Mailmerge,
  94.         and many  other  tasks  which  only  you can 
  95.         dream up.
  96.  
  97.      PC-File   will   allow  you to sort  your  data
  98. into almost  any  sequence.   It allows rapid access
  99. to  any  record in the file,  with  a  sophisticated
  100. search technique allowing comparison searches on any
  101. field  in the record.  For example,  you can display
  102. all employees over a certain age,  or all clients in
  103. a  certain  state,  or all items that are not  in  a
  104. certain  category.  You can print out  reports  from
  105. your  database,  listing all or some of the  fields,
  106. from  all or some of the records,  in many different
  107. sequences,   with  totals  on  the  numeric  fields.
  108. Reports  can be sent directly to your video  screen,
  109. to a printers,  or they can also be sent to disk for
  110. later use with your word processing programs.
  111.      You  can  create  entire  new  databases   from
  112. existing  databases.  The new database  can be in  a
  113. different  format,  and  can  be  a  subset  of  the
  114. database from which it was "cloned".
  115.      You can export your database files for use with
  116. "MailMerge" files.
  117.      But  above  all else,  PC-File  is  EASY!  Most
  118. people  can use it with no training or instructions.
  119. You need read the documentation only to pick up some
  120. extra 'fine points' of the program.  The author  has
  121. steadfastly  refused  to make any additions to   PC-
  122. File  which  would  make  it  harder  to  use.   Any
  123. suggestions  which  you  have  for  improving   this
  124. program will be greatly appreciated.
  125.  
  126. GETTING STARTED.
  127.      To  start the program,  put the PC-File disk in
  128. the "A:" drive and press the "Reset" button.
  129.      When   prompted with the question "Which  drive
  130. (A,B,C,D)  for  the  Data:",    enter   the   letter
  131. corresponding  to  the disk drive where  your  files
  132. will  be stored.
  133. USE OF THE "Esc" KEY.
  134.      Sometimes  you  will  get into a  part  of  the
  135. program  which you have decided you wish you weren't
  136. in! (You may have pushed the wrong function key, for
  137. example). At these times, you may push the "Esc" key
  138. to  get back to the master menu screen.  You  should
  139. not  in  general rely heavily on  the   "Esc"   key,
  140. because  overuse of it will gradually nibble away at
  141. your available main memory.  Use this key only  when
  142. you  can  figure  no other convenient way out  of  a
  143. situation.
  144.  
  145. DEFINING YOUR FILE.
  146.      PC-File will show you a screen with the message
  147. "These  files are already defined:",  and will  then
  148. ask "FILE NAME:". If this is the first time you have
  149. run  the  program,  there  will  be  no  file  names
  150. displayed.   Type  in the name of the file you  will
  151. want  to  define.  This  should be a  one  to  eight
  152. character name, starting with the characters A to Z.
  153. The  only other characters allowed in the  name  are
  154. the numerals 0 to 9, but do not include a numeral as
  155. the first character in the file name. Do not include
  156. a  file  suffix  (a period followed  by  three  more
  157. characters),  because  PC-File will supply  standard
  158. suffixes for your files.
  159.      Your  next  prompt will be "KEY  FIELD  NAME:".
  160. The  first data field in your record is known as the
  161. "Key" field.  This is the  data  which most uniquely
  162. defines  the  data  contained  in  the  record.  For
  163. example,  'employee number' in an employee file,  or
  164. 'part number' in an inventory.   It is not necessary
  165. for  each  key in your file to be unique.  The  only
  166. significance of this field is that, by specifying it
  167. correctly,  you  will  be allowed  somewhat  quicker
  168. access to the data records in your file.   You  will
  169. still  be able to get at all the data in the file if
  170. you specify this incorrectly, so don't fret too much
  171. about it.
  172.      In choosing a field name,  any valid  character
  173. can be used. However, you will find it convenient to
  174. choose  relatively short names,  just long enough so
  175. you understand and can remember what the name stands
  176. for  each time you see it.  It is best to  choose  a
  177. name that's not longer than the number of characters
  178. actually in the field itself,  because the name will
  179. be truncated to the data length when printing titles
  180. for the printed reports. For example, if an employee
  181. number  is  six digits long and you name  the  field
  182. "EMPLOYEE",  the title for that field on your output
  183. reports  will  be "EMPLOY".  Sometimes you  have  to
  184. choose  longer names,  so let your own judgment  and
  185. taste be your guide. Just be careful not to use this
  186. same name for any other field in the record.
  187.      If the field will contain numeric data, such as
  188. price,  or quantity, give the name a "#" at the end.
  189. Example:  "PRICE#".  This will cause PC-File to keep
  190. totals for that data when printing reports, and will
  191. also cause the data to be printed  "right-justified"
  192. on the output reports.
  193.      Don't worry if you select an inappropriate name
  194. for  a  field.  You  will be allowed to  change  the
  195. field  names  any time you wish after the  file  has
  196. been completely defined.
  197.      You'll be prompted for "FIELD LENGTH:".   Enter
  198. the  number  of  characters which  are  required  to
  199. contain  the  data  for that  field.  Field  lengths
  200. should  be 99 characters or less.  If your  database
  201. has more than 19 fields, then field length should be
  202. kept  to 25 characters or less if it is one  of  the
  203. first 19 fields.
  204.      You  will  continue to be prompted  for  "FIELD
  205. NAME:",  followed  each  time  by  "FIELD  LENGTH:".
  206. Continue  to supply the data until you have  defined
  207. all  the  fields in your  data  record.  Then,  when
  208. prompted again with "FIELD NAME:",  simply press the
  209. (enter) key. Since no data was entered, PC-File will
  210. know that you have finished with record definition.
  211.      The  maximum number of fields which you will be
  212. allowed  to define is 37.  The minimum is  one.  The
  213. total of all field lengths may not exceed 254.
  214.      After you have finished with record definition,
  215. PC-File will take you to the Master Menu screen.
  216.  
  217.  
  218. THE MASTER MENU SCREEN.
  219.  
  220.      It looks like this:
  221.  
  222.  
  223. FILE:xxxxxxx
  224.  
  225.         (1)  ADD a record
  226.         (2)  MODify a record
  227.         (3)  DELete a record
  228.         (4)  DISplay a record
  229.         (5)  FINd a record
  230.         (6)  LISt or clone
  231.         (7)  SORt the index
  232.         (8)  see the record LAYout
  233.         (9)  alter a field NAMe
  234.         (0)  END or change database
  235.  
  236. Your Command:___
  237.  
  238.  
  239.  
  240.      You  may  perform any of the functions  on  the
  241. master menu screen by pushing the appropriate number
  242. key at the top of the keyboard.  You can  accomplish
  243. the   same  thing  by  typing  the   three-character
  244. function  code  (indicated by the three  capitalized
  245. letters  in each command).  For example,  to alter a
  246. field name,  you could either push (9),or you  could
  247. type  NAM followed by the (return) key.  Some people
  248. like  number  keys,  some  learn the  names  of  the
  249. commands more easily and so prefer to type the three
  250. characters. PC-file lets you suit yourself!
  251.      Now  that you have defined your  database,  the
  252. first  thing  that you will want to do is  put  some
  253. data into it.
  254.  
  255. ADDING RECORDS TO YOUR DATABASE.
  256.      To  add records to your file,  push (1) or type
  257. ADD when viewing the master menu screen.
  258.      PC-file  will then find an empty spot for  your
  259. new  record to go into.  If there has been a  record
  260. deleted previously from the file, that location will
  261. be  reused  for the added record.  If there  are  no
  262. deleted records in the file,  the new record will be
  263. added to the end of the file.  In either  case,  PC-
  264. File  will  tell you at the top of the screen  which
  265. location it has found for adding your record.
  266.      You  will then be prompted to enter your  data,
  267. one field at a time. PC-File will print out the name
  268. of  the  field  and will prompt you to fill  in  the
  269. data.  On data entry, if you enter a single quote or
  270. a single apostrophe, PC-File will duplicate the data
  271. from the previously added record into this field.
  272.      After  you  have entered all the data  for  one
  273. record,  it will be added to the file.  PC-File will
  274. then prompt you to add another record.  If there are
  275. no further records to add at this time,  just  press
  276. (return) when asked for the data for the first field
  277. of  the record.  You will be returned to the  master
  278. menu screen.
  279.      There  is a maximum of 1500 records allowed  in
  280. this version of PC-File.  Depending on the layout of
  281. the  record you've defined,  you may not be able  to
  282. sort the entire maximum number of records.  You will
  283. be  able to enter as many records as can fit on  one
  284. diskette  (even  exceeding the 1500 limit),  and  to
  285. print  reports  and  do  all  the  other   functions
  286. provided by PC-File;  but the number of records that
  287. can be sorted is dependent on main memory available,
  288. and  cannot  exceed  1500.  See the  section  titled
  289. "Sorting The Database" for more information on  this
  290. topic.
  291.  
  292. MODIFYING A RECORD.
  293.      To  modify a record in your file,  push (2)  or
  294. type  "MOD"  while viewing the master  menu  screen.
  295. You will be asked "KEY or #n,*,+,-,\ ".  If you know
  296. the  key (the data in the first field) of the record
  297. to be modified, enter it at this time.
  298.      Alternatively,  you can enter the record number
  299. of  the  record in the file.  The  first  record  is
  300. number  1,  the second is 2,  and so on.  To  modify
  301. record number 120, you would enter "#120".
  302.      Entering  an  "*" will allow you to modify  the
  303. most recently retrieved record.  This is handy  when
  304. you  have just used "FINd" to locate a  record,  and
  305. now you are using "MODify" to change it.  Instead of
  306. having  to enter the record # of the  found  record,
  307. just  enter  an  "*".  It's also  handy  for  making
  308. another  modification  to the same record  that  you
  309. just finished modifying.
  310.      A  fourth  way  to  specify the  record  to  be
  311. modified is to enter "+", meaning to modify the next
  312. record  after the one which you just  modified.  You
  313. can also enter a "-",  meaning to modify the  record
  314. just prior to the one you just modified.
  315.      If you enter a "\",  you will be presented with
  316. the last record in the file and allowed to modify it.
  317.      PC-File will retrieve the record to be modified
  318. and ask you which field to modify.  Enter as much of
  319. the  field name as required to uniquely identify the
  320. field.  You  will then be prompted to enter the  new
  321. data.
  322.      After you have modified the record, you will be
  323. prompted  to enter the KEY value for another  record
  324. to be modified.  If you have no other  modifications
  325. to  make at this time,  just press (enter)  and  you
  326. will be returned to the master menu screen.
  327.  
  328. DELETING A RECORD.
  329.      To  delete  a record,  press (3) or type  "DEL"
  330. while  viewing the master menu screen.  You will  be
  331. asked  "KEY or #n,*,+,-,\ ".  You should then  enter
  332. the Key value of the first field in the record to be
  333. modified, or the record number in the file (preceded
  334. by  a  #),  or an "*" to delete  the  most  recently
  335. retrieved record, or a "+" to delete the next record
  336. in sequence, or a "-" to delete  the previous record
  337. in  sequence,  or a "\" to delete the last record in
  338. the  file.  (Read  the above  section  "Modifying  A
  339. Record" for a longer explanation of this prompt.)
  340.      PC-File will retrieve the record and display it
  341. for you and then ask you to "Type 'DELETE', or press
  342. (enter)".  If  you decide that you really do wish to
  343. delete the record, type "DELETE" and press (return).
  344. If you decide not to delete this record,  just press
  345. (return).  You  will  then be prompted for the  next
  346. record KEY to be deleted.
  347.      When you have finished with all your deletions,
  348. just  press (return) when asked for the next  record
  349. KEY. You will be returned to the master menu.
  350.  
  351. DISPLAYING A RECORD (by using the 'KEY').
  352.      To  display a record,  press (4) or type  "DIS"
  353. while  viewing the master menu screen.  You will  be
  354. asked "KEY,  or #n,+,-,\  ".  You should then  enter
  355. the Key value of the first field in the record to be
  356. displayed,   or   the  record  number  in  the  file
  357. (preceded  by  a #),  or a "+" to display  the  next
  358. record in sequence, or a "-" to display the previous
  359. record  in sequence,  or a "\" to display  the  last
  360. record  in  the  file.  PC-File  will  retrieve  and
  361. display the record for you,  and then prompt you for
  362. the  next  record  to be displayed.   When  you  are
  363. through displaying records,  just press (return) and
  364. you will be returned to the master menu screen.
  365.  
  366. FINDING A RECORD.
  367.      To find a record, press (5) or type "FIN" while
  368. viewing the master menu screen.  You will be shown a
  369. list  of  all the field names in the  database,  and
  370. asked "FIELD TO SEARCH". You should type in the name
  371. of the field which you wish to search on.  (You only
  372. need to enter as much of the field name as  required
  373. to  uniquely identify the field.  PC-File will  next
  374. prompt you with:
  375.      '>xxx' scans full field. (slow)
  376.      Look for:__________
  377. You should now type in the data which you would like
  378. to  search for.  If you precede the data with a  ">"
  379. character,  PC-File  will look for an occurrence  of
  380. that data anywhere in the  field.  For  example,  if
  381. you type ">mit", records will be returned which have
  382. "Smith", or "transmit", or "miter", etc. If you type
  383. "mit"  (without  the ">" in front) records  will  be
  384. retrieved  which start out "mit" in the field,  such
  385. as "miter", "mitten", etc.
  386.      The  second  type of search will  proceed  much
  387. faster  than the first type,  because to do a  "full
  388. field  scan",  PC-File must look at every record  in
  389. the file.  To do the second type of search,  PC-File
  390. can take advantage of its index file for very  rapid
  391. retrieval.
  392.      Note  that the search is fully "generic":  that
  393. is,  all  records  will be retrieved when  the  data
  394. field "begins with" the search data.  You  can,  for
  395. example, find all records with last names that start
  396. with  "S",  or  find  all  records  with  zip  codes
  397. starting with "980".
  398.      Each  record  found  will be displayed  in  its
  399. entirety,  followed by this prompt:  "S to stop,  or
  400. press  (enter)".  If you want to find  more  records
  401. which  match  this  search  criterion,   just  press
  402. (return).   The   next  record  will  be  found  and
  403. displayed.  If  you wish to stop searching for  this
  404. data, type "S" and then push (return).
  405.  
  406. LISTING THE RECORDS.
  407.      The  listing capabilities of PC-File  are  very
  408. powerful  indeed.  You will be allowed to search for
  409. data based on "equal", "unequal", "greater than", or
  410. "less than" relationships. The data can be displayed
  411. in  any format which you specify.  And you can  list
  412. the  report on your printer,  on your screen,  or to
  413. disk.
  414.      To  list the records,  press (6) or type  "LIS"
  415. while viewing the master menu. You will be shown the
  416. names  of  all  the report formats  which  you  have
  417. previously defined and asked "Which format, or press
  418. (enter)".
  419.      If  this is the first time you've ever  created
  420. this particular report format,  just press (return).
  421. You  will  be shown all of the field names  in  this
  422. database,  and prompted with:  "Column=0.  Field  to
  423. List:".  You  should  type in the name of the  field
  424. which you would like to see first on your report (at
  425. the far left).  You don't need to type in the  whole
  426. field name; only enough so that PC-File can uniquely
  427. identify  it.  As  you  continue to be  prompted  to
  428. enter  field names,  PC-File will keep you informed,
  429. at  the bottom of the screen,   about the number  of
  430. print  columns which you have used up. If the report
  431. will  go  to your screen,  you should not  let  this
  432. number  go beyond 132. If the report will go to your
  433. printer, you should not let the number go beyond the
  434. maximum width of a print line.
  435.      PC-File  will list your fields side by side  on
  436. the output report,  with one space inserted  between
  437. each  field.  If you would like some extra spaces to
  438. print  between each field,  you can specify this  by
  439. responding  ">nn" (where nn is the number of  spaces
  440. to be inserted) when asked for the "Field to  list".
  441. For  example,  to cause a field five blanks wide  to
  442. appear in the output list, reply: >5 .  This is also
  443. handy  for  creating new (empty)  fields  in  cloned
  444. databases.   See   the  section  entitled   "Cloning
  445. (outputting a new database)".
  446.      If  you would like to have a backspace printed,
  447. which  will  result  in printing  the  two  adjacent
  448. fields side by side with no space between,  enter  a
  449. "<" when asked for the field to list. Note that some
  450. printers can't handle the backspace character.
  451.      If you are defining a "Mailing Labels" list you
  452. should enter a  "/"  instead of a field name at  the
  453. times  when you would  want  a  carriage-return/line
  454. feed  to  occur.   In this case,  you must cause  at
  455. least   one blank line to appear between each  label
  456. (a "/" as the only field defined on the last line of
  457. the report).
  458.      When  you  have entered all of  the  fields  to
  459. appear on the listing,  just push (return). You will
  460. be  asked "Save this report format?".  Reply "Y"  if
  461. you  will ever want to print this report  again,  or
  462. "N"  if  this  is a one-time-only  report.   If  you
  463. replied "Y",  you will then be asked "Name for  this
  464. format:".  Just  type in a 1 to 8 character name  by
  465. which you would like to remember this report format.
  466.      You  will  next  be asked:  "List  on  Printer,
  467. Screen,  or disk(P,S,D)".  Type "P" to get a printed
  468. list,  or  "S"  to  get the listing  on  your  video
  469. screen.   If  you  are  "cloning"  (creating  a  new
  470. database) or printing to disk,  reply "D".  See  the
  471. section on Cloning a new database.
  472.      If this is not a mailing labels list,  you will
  473. be asked "Title  of Report:".  Enter any title up to
  474. 99 characters long.
  475.      You  will  then be asked "List All  records  or
  476. Selected records (A  or S):". If you want to see all
  477. the records in your report, answer "A".
  478.      If  you only want to list some of the  records,
  479. answer "S".  In this case,  you will be shown all of
  480. the field names and asked "Field to Select on:". PC-
  481. File  wants  to  know  which  field  will  determine
  482. whether  or  not the record will be  printed.  Enter
  483. enough  of  the field name to uniquely  identify  it
  484. (watching  out for upper and lower case).  You  will
  485. then be asked "Compare how?  >,<,=,<> ".   The field
  486. which  you  have selected will later be compared  to
  487. some value which you will also later enter.  PC-File
  488. is  asking  how it should compare the field  to  the
  489. value. If you will want them to be equal, enter "=".
  490. If you will want to see records which have the field
  491. less  than  some value,  enter "<".  For a  "greater
  492. than" comparison,  enter ">".  For "unequal",  enter
  493. "<>". Now you will be asked for the value which your
  494. field    will   be  compared  to.    PC-File   asks:
  495. "Compared  to value:".  Enter the value. Example: To
  496. list all records with zip codes greater than  "980",
  497. you would respond as follows:
  498.      "Field to select on:"    ZIPCODE
  499.      "Compare how?       "    >
  500.      "Compared to value: "    980
  501.      If you are using a printer for output,  PC-File
  502. will now pause with a message to allow you to set up
  503. the printer.
  504.      Now  is  when PC-File really goes to  work  for
  505. you.  Here's  a  peek at what's going on behind  the
  506. scene:  PC-File  will select or reject  each  record
  507. based   on   your  selection   criteria.   It   will
  508. automatically  print your titles,  column  headings,
  509. and  page  numbers for a report,  or omit  them  for
  510. labels.  It  will  automatically format your  output
  511. list,  sending it to the screen or printer,  pausing
  512. the  screen at the right  moments.  For  labels,  it
  513. automatically  compresses the output lines and  data
  514. to  make nice looking labels.  It accumulates  final
  515. totals for all field names ending with a "#".
  516.      To stop the listing and abort it early, you may
  517. press (Esc) at any point in time.
  518.  
  519. CLONING: (OUTPUTTING A NEW DATABASE).
  520.      You can create an entirely new database from an
  521. existing database. You may want to do this to create
  522. a   subset  of  the  original  database  (with  less
  523. records),  or  to change the way your  database  was
  524. defined.
  525.      To  do  this,  press (6) or  type  "LIS"  while
  526. viewing  the master menu.  You will be asked  "Which
  527. format, or press (enter)".  Press (return). You will
  528. be  shown  all the field names in your database  and
  529. asked  "Field  to list:".  Specify the name  of  the
  530. first  field for your new database.  You can specify
  531. these  field names in any sequence you  desire,  and
  532. you  do  not have to specify all of  them.  In  this
  533. manner,  you  can  create  a new database  with  the
  534. fields in a different order from their original, and
  535. possibly  leave  some  of the data out  of  the  new
  536. database.  You can also insert blank fields in  your
  537. new database by replying ">nn" (where nn is the size
  538. of  the blank field which you would like to insert).
  539. This  is  like specifying an output  report  format,
  540. except  that  PC-File will not put a  blank  between
  541. each  column  as  it  would if it  were  printing  a
  542. report. See the section on "Listing The Records".
  543.      When  asked:  "List on  Printer,Screen,or  Disk
  544. (P,D,S):",  reply "D". When asked "Clone or Report",
  545. reply  "C".  You'll then be asked  "Change any field
  546. lengths?".  If you wish to  increase or decrease any
  547. field lengths, reply "Y" and follow the prompts.
  548.      At  this time,  you will be allowed to  specify
  549. which  disk  drive  will contain the  newly  created
  550. database. You can put it onto a different drive than
  551. the one you are currently using for data,  or on the
  552. same  drive.  You will also be asked to specify  the
  553. name for the new database. Be careful not to give it
  554. the  same name as some other database already on the
  555. output drive. If you do the old one will be deleted.
  556.      When  asked:  "List  All  records  or  Selected
  557. records", reply appropriately. If you reply "A", the
  558. new database will contain the same number of records
  559. as  the original from which it was  cloned.  If  you
  560. reply "S",  you'll be allowed to specify a selection
  561. sequence which will give you a subset of the records
  562. in the original database.
  563.      After  your new database has been created,  you
  564. will be reminded that it must still be sorted before
  565. you  do anything else with it.  This is so  that  an
  566. index can be created for it.
  567.      You will be returned to the master menu screen,
  568. still  working with your original database.  If  you
  569. wish  to  change  over to the new database  at  this
  570. time,  see the section entitled: "Ending The Program
  571. / Changing to a new Database".  Don't forget to sort
  572. the new database as your first activity with it.
  573.  
  574. SORTING THE DATABASE INDEX.
  575.      You  can cause your records to be placed  in  a
  576. different sequence by using the sort feature.
  577.      To  sort the records,  press (7) or type  "SOR"
  578. while viewing the master menu screen.   PC-File will
  579. load  a  special  sort program  into  the  computer,
  580. print out all the field names,  and ask: "Sort field
  581. #1:".   You   should  enter  the name of  the  field
  582. which  you would  like  to use to sequence the file.
  583. (Just enter enough of the name to uniquely  identify
  584. it.).  If  the  sequence  will depend   on  multiple
  585. fields,   you  should  give  the name  of  the  most
  586. primary  field in the sort sequence.   You  will  be
  587. allowed  to enter up to ten field names in the  sort
  588. sequence.
  589.      After  each field name,  you will be shown  the
  590. length  of the field and asked "Length?".  Sometimes
  591. you  don't  have to sort on the full length  of  the
  592. field,  and  the sort would run more efficiently  in
  593. these cases.   For example,  to sort on a  last-name
  594. field  that  is  15  characters  long,   it  may  be
  595. sufficient  to sort on only the first 6  characters.
  596. You  be the judge.   Enter  any number from 1 to the
  597. full length of the field.  If you enter nothing,  it
  598. will default to the number shown.
  599.      When  you  have finished  identifying  all  the
  600. sequence fields, just push (return).
  601.      You will then be asked "Ascending or Descending
  602. (A or D):".  This is your chance to tell whether you
  603. want  the  file  to  be  sorted  into  ascending  or
  604. descending  sequence  based on the sort fields  that
  605. you specified.
  606.      The sort will now proceed and keep you informed
  607. of its status as it progresses.
  608.      During the main part of the sort,  you will see
  609. the  message  "Sorting  xxx Records"  and  a  number
  610. appearing  centered under  that  line.   The  number
  611. will decrease by 1 each time it changes.  This is an
  612. attempt  to give you a feeling for how long the sort
  613. will take.   When the number reaches zero,  the sort
  614. phase is complete.
  615.      During  the index rebuild,  the countdown to  1
  616. may appear several times,  because the rebuild phase
  617. reinvokes the sort routine once for each 350 records
  618. in the file.
  619.      The sort is quite fast,  sorting the full  1500
  620. records  in  under one minute.  However,  the  index
  621. rebuild  phase  is much slower.  You can plan  on  a
  622. total  sort/rebuild time of 200 records per  minute,
  623. average.  When the sort is finished,  it will reload
  624. the  main  program and take you back to the starting
  625. point of PC-File.
  626.      A technical note for those who are so inclined:
  627. The sort is a "Shell" sort and takes place  entirely
  628. in main memory.  The data file itself is not sorted.
  629. The Index file,  which contains pointers to the data
  630. records, is sorted. This permits very large files to
  631. be sorted at high speed.  The sort program has  been
  632. defined with a maximum of 1500 records to be sorted.
  633. This number is somewhat arbitrary and may be changed
  634. in future releases of PC-File as more experience  is
  635. gained.  If  you  ever run out of memory during  the
  636. sort,  try sorting with a smaller number and size of
  637. sort fields.
  638.  
  639. SEEING THE RECORD LAYOUT.
  640.      To  see the record layout as it was  originally
  641. defined,  press (8) or type "LAY" while viewing  the
  642. master  menu.  You  will be shown a list of all  the
  643. field names defined for the record, along  with  the
  644. corresponding length defined for each field.
  645.      Pressing (return) will return you to the menu.
  646.  
  647. ALTERING A FIELD NAME.
  648.      You can change the name of any field defined in
  649. your  database.  You  might want  to  do  this,  for
  650. example,   to   change  a  field  from  numeric   to
  651. character,  or to shorten the field  name. Press (9)
  652. or type "NAM" while viewing the master menu screen.
  653. You  will  be shown a list  of all  the  field names
  654. and asked "Which Name to Change:".  Type the name of
  655. the field you wish to change. You will then be asked
  656. to  "Enter  the New Name:".  Type the name that  you
  657. would  like  to use for the new name of  the  field.
  658. You  will  then  be allowed to change  the  name  of
  659. another field,  or just press (return) to return  to
  660. the master menu screen.
  661.  
  662. ENDING THE PROGRAM / CHANGING TO A NEW DATABASE.
  663.      To  end  the  program  and return  to  the  CPM
  664. operating  system,  or  to  change  to  a  different
  665. database,  press (0) or type "END" while viewing the
  666. master  menu.  PC-File will ask: "Quit, Change file,
  667. or Resume?(Q,C,R)". Answer "Q" if you have completed
  668. processing  with PC-File.  Answer "C" if  you  would
  669. like  to keep using PC-File,  but wish to process  a
  670. different database.  Answer "R" if you didn't really
  671. mean  to push (0),  in which case you'll be returned
  672. to the master menu screen.
  673.  
  674. BACKING UP THE DATABASE.
  675.      From time to time,  it's a good idea to make  a
  676. backup  copy of an important database.  In order  to
  677. back  up  your  PC-File  database,  use  the  "COPY"
  678. program provided on your CPM disk.
  679.  
  680. USING PC-FILE DATA WITH MAILMERGE.
  681.      You  can export your files into a format  which
  682. can  be  used  with  Mailmerge  or  other  types  of
  683. programs  which require your fields to be  separated
  684. by  commas.  This  is  handy for keeping  a  mailing
  685. labels database and then printing customized letters
  686. to each person on your mailing list. To do this, you
  687. must  run (from CPM) the program "PCEXPORT".  Answer
  688. the  questions about the input and output drive  and
  689. the  database name.   When the program is  finished,
  690. your new file will have the name "filename.WS".
  691.  
  692. USING PC-FILE DATA WITH OTHER PROGRAMS.
  693.      PC-File  makes an excellent "Front End" program
  694. for other systems  which you might develop.  You can
  695. use PC-File to handle the file maintenance functions
  696. and  concentrate  your efforts on the  rest  of  the
  697. system.
  698.      The  file  "filename.DTA" (where "filename"  is
  699. the  name you gave the database),  is the data  file
  700. which  you  will want to use.  The file is laid  out
  701. with  each  field of the record being  fixed  length
  702. (the  length that you defined for it) and padded  on
  703. the right if necessary with blanks.  The fields  are
  704. in the record in the same order in which you defined
  705. them.  Deleted  records which have not been  re-used
  706. will   be  totally  filled  with  the  "/"   (slash)
  707. character.   There  is  a carriage return  character
  708. (HEX 0D) added to the end of each record. The end of
  709. the file is marked with a "\" (backslash) in the far
  710. left position (Byte 1). All records in the file will
  711. be the same length.  The sequence of the records  in
  712. the  file  is the same sequence in which  they  were
  713. originally  entered  (ADDed),   except that  deleted
  714. records are  re-used  when  another ADD takes place.
  715. The  sort  program  does  not  resequence  the  data
  716. portion of the database, only the index.
  717.      You   might  also  consider  using PCEXPORT  to
  718. output your database into Wordstar format before you
  719. try  to use it.  This way,  it will be in  the  most
  720. recent sort sequence.
  721.  
  722. IMPORTING OTHER FILES INTO PC-FILE.
  723.      This section is not for the novice. Please skip
  724. it if you don't think of yourself as a programmer.
  725.      It  is  possible to use files created by  other
  726. systems,  defining  them  to  PC-File  as  your  own
  727. database.  To do  this:
  728. 1.  Start  up PC-File and define the file as  a  new
  729.     file on your system,  so that the "filename.HDR"
  730.     file will be established.  If your file contains
  731.     more  than just a carriage-return at the end  of
  732.     each  record,  you must either remove the  extra
  733.     characters,  or  account  for them in your  file
  734.     definition.   Example:   text  editor   programs
  735.     commonly  put a line-feed and a carriage  return
  736.     after  each  record.  You can account  for  this
  737.     extra character by giving it a name and a length
  738.     of 1.
  739. 2. Erase "filename.DTA" from your PC-File data disk
  740.    (it should be empty anyway at this point.)
  741. 3. Copy the file to be converted, onto your PC-File
  742.    data disk, giving it the name "filename.DTA".
  743. 4. Your file must be in fixed-length record format,
  744.    and  contain  a  "\" (backslash)  as  the  first
  745.    character  in the last record of the  file.  You
  746.    may have to use a special program,  or an editor
  747.    program to get your file into this format.
  748. 5. Now  you  have  everything that you  need  except
  749.      "filename.INX". Create an  empty file for this,
  750.      with a "\" as the only record.
  751.  
  752.      Start   up  PC-File  again,   specifying   your     
  753. filename as the file you'll be working with.  Select
  754. the  "SORT" option,  and sort your file in  whatever
  755. sequence  you desire.  Since the sort program builds
  756. a fresh index from scratch,  you'll have a  complete
  757. database going for you after you finish the sort.
  758.  
  759. SOME MAXIMUMS AND MINIMUMS.
  760.      Minimum RAM Memory required.................64K
  761.      Minimum Disk Drives required..................1
  762.      Maximum Disk Drives supported.................2
  763.         (Drives A through B, but all the programs
  764.          must be on one drive, and all the data
  765.          must be on one drive.)
  766.      Maximum Field length.........................99
  767.         (25 if greater than 18 fields in the record)
  768.      Minimum Field length..........................1
  769.      Maximum Field Name length....................12
  770.      Minimum Field Name length.....................1
  771.      Maximum Fields per Database..................37
  772.      Maximum Records per Database...............1500
  773.         (More, if you don't need to sort.)
  774.      Maximum Number of Sort Control Fields........10
  775.  
  776. CALCULATING THE SIZE OF DATABASE DISK STORAGE.
  777.      You can calculate the amount of disk space your
  778. database  will  consume.  The filename.HDR file  for
  779. each database takes 2K.  For the filename.INX  file,
  780. take  the number of fields defined and multiply this
  781. by  2.  To that answer,  add 4.  The answer  is  the
  782. number  of characters in an index  record.  Multiply
  783. this by the number of records in the file, and round
  784. up to the nearest 2048 bytes.  For the  filename.DTA
  785. file, add together the length of each field defined.
  786. To  that  answer,  add 1.  This gives the number  of
  787. characters  in a data record.  Multiply this by  the
  788. number  of  records in the file and round up to  the
  789. nearest   2048  bytes.   For  each  ".RPT"   (report
  790. specification)  file,  use 2048  bytes.  Adding  all
  791. these  numbers  together gives the total disk  space
  792. required for your database.
  793.  
  794. .cp 7
  795. DISCLAIMER.
  796.      In  no  event will the Author be liable to  you
  797. for any damages,  including any lost  profits,  lost
  798. savings or other incidental or consequential damages
  799. arising  out of the use of or inability to use these
  800. programs, even if the Author has been advised of the
  801. possibility of such damages, or for any claim by any
  802. other party.
  803.  
  804.  
  805. THE USER-SUPPORTED CONCEPT.
  806.  
  807.              "User-Supported Software"
  808.      If you are using this program and find it
  809.          to be of value, your contribution
  810.       ($35 is suggested) will be appreciated.
  811.  
  812.                 Jim Button
  813.                 P.O. Box 5786, Dept.OZ
  814.                 Bellevue, WA  98006
  815.  
  816.    Regardless of whether you make a contribution,
  817.   you are encouraged to copy & share this program.
  818.  
  819. Clubs and other non-profit organizations are granted
  820. permission by the author to freely copy this program
  821. and share it with their members, so long as:
  822. 1.   No  price  is  charged  for  the  software   or
  823. documentation.  However,  a distribution cost may be
  824. charged for the cost of the diskette,  so long as it
  825. is not more than $5 total.
  826. 2.  Club  members are informed of the user-supported
  827. concept  and  encouraged to support  it  with  their
  828. donations.
  829. 3. The program and documentation are not modified in
  830. any way, and are distributed together.
  831.  
  832.  
  833.  
  834. User-supported   software   is  an   experiment   in
  835. distributing  computer  programs,   based  on  three
  836. beliefs:
  837.  
  838. 1.  That the quality and utility of software is best
  839. assessed by the user on his/her own system.
  840.  
  841. 2.  That  the creation of personal computer software
  842. can  and  should  be  supported  by  the   computing
  843. community.
  844.  
  845. 3.  That  copying  of programs should be  encouraged
  846. rather than restricted.
  847.  
  848. Anyone  may  request  a  copy  of  a  user-supported
  849. program  by sending a blank,  formatted disk to  the
  850. author of the program.  An  addressed,  postage-paid
  851. return   mailer   must   accompany  the   disk   (no
  852. exceptions, please).
  853.  
  854. A copy of the program,  with documentation,  will be
  855. sent by return mail. The program will carry a notice
  856. suggesting  a contribution to the program's  author.
  857. Making a contribution is completely voluntary on the
  858. part of the user.
  859.  
  860. Free distribution of software and voluntary  payment
  861. for  its  use would eliminate advertising costs  and
  862. copy protection schemes.  Users could obtain quality
  863. software  at  reduced cost.  And the  best  programs
  864. would  survive,  based purely on their  quality  and
  865. usefulness.
  866.  
  867. The entire computing community is indebted to Andrew
  868. Fluegelman of The Headlands Press,  Inc. for initial
  869. development of the user-supported concept.
  870.  
  871. Please join the experiment.  If you believe in these
  872. ideals  your contribution is solicited to help  make
  873. them work.
  874.  
  875.  
  876.