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/ RBBS in a Box Volume 1 #2 / RBBS_vol1_no2.iso / add2 / bp.zip / BP.MAN < prev    next >
Text File  |  1987-04-23  |  11KB  |  247 lines
  1.  
  2.                      BUSINESS PARTNER DEMO MANUAL
  3.  
  4.  
  5. Please read the following instructions carefully in order to properly
  6. install this demonstration disk
  7.  
  8. INSTALLING BUSINESS PARTNER FOR YOUR COMPUTER,BUSINESS
  9.  
  10.    Make sure that the demo disk is in drive A: and that your computer
  11. is set to read this drive.  You should see A> on your monitor.
  12.  
  13.             Type the word BPINST and press return
  14.  
  15.    The install screen will appear and the cursor will be at the first
  16. field PASSWORD..  Type in any password you wish - numbers are best
  17. !.... Remember your password as you will need to use it in order to
  18. gain priority access into the program later.  Press the RETURN or
  19. ENTER key and the cursor will drop down to the next prompt.  
  20.    Continue answering all the prompts as needed, notice that you can
  21. set the sales tax rate and late payment interest etc.  The printer
  22. commands should be fine as is, if you find they do not work on your
  23. printer then refer to your printer manual for the correct codes
  24.    Once you have finished filling out the install screen to your
  25. satisfaction press the F = File and quit key to store your choices.
  26.  
  27. YOU ARE NOW READY TO START THE DEMONSTRATION PROGRAM !
  28.  
  29.             Type the letters BP and press return or enter
  30.  
  31.    You should now see the BUSINESS PARTNER master screen which is
  32. divided into four windows
  33.  
  34. *****************************************************************
  35. *                      MASTER MENU WINDOW                       *
  36. *   Program choices as shown here - Use the Highlighted letter  *
  37. *****************************************************************
  38. *        Customer Window         *      Inventory Window        *
  39. *--------------------------------*------------------------------*
  40. *                                *                              *
  41. *       ***  Cash Customer ***   *     ***  Special Order ***   *
  42. *   List of Customers            *  List of Inventory           *
  43. *          and                   *                              *
  44. *   List of Creditors *          *                              *
  45. *****************************************************************
  46. *                        Invoice Window                         *
  47. *---------------------------------------------------------------*
  48. *                                                               *
  49. *          This window tracks sales and items received          *
  50. *      and prepares Customer invoices and Purchase orders       *
  51. *                                                               *
  52. *                                                               *
  53. *****************************************************************
  54.  
  55.  
  56.  
  57. page 2
  58.  
  59.  
  60.                   USING BUSINESS PARTNER DEMO DISK
  61.  
  62. Please take your time, make sure you understand each part of this
  63. section prior to preceding to the next.  If you have problems just
  64. press the ESCape key a couple of times to back out of the last
  65. activity.  You can Quit the program at any time by pressing Q then
  66. answering Yes.. Nothing will be damaged !
  67.  
  68.                 BUSINESS PARTNER KEEPS TRACK OF YOUR
  69.                 
  70.                 CUSTOMERS (using the Customer window)
  71.                 CREDITORS (using the Creditor window) *
  72.                 INVENTORY (using the Inventory window)
  73.                 SALES     (using the Invoice window)
  74.                 PURCHASES (using the Purchase order window) *
  75.  
  76.                 * Requires switching between windows 
  77.  
  78.                 BUSINESS PARTNER PRINTS REPORTS ON YOUR COMPANY'S
  79.  
  80.                 DAILY RECEIPTS (Cash,Charges,Refunds)
  81.                 DAILY PAYABLES (Checks,Cash,Purchases)
  82.                 CUSTOMER LIST  (Amount of purchases by month,year)
  83.                 INVENTORY LIST (Quantity on Hand and sold by month)
  84.                 PAYABLES LIST (Suppliers, purchases, profits etc.)
  85.  
  86. HOW TO USE BUSINESS PARTNER :  =  ******* GETTING STARTED ********
  87. ------------------------------------------------------------------
  88. Notice that the Customer Window is Highlighted at the top title.  The
  89. highlighted bar indicates that you will be working in the Customer
  90. window.  Press the right arrow key and the highlighted bar will move
  91. to the Inventory window and then to the Invoice Window and then back
  92. to the Customer window each time you press the right arrow key.
  93.  
  94. Make sure the Customer window is highlighted then look at the Master
  95. menu window for your choices.  Remember the Highlighted (first)
  96. letter is the command key for each choice.
  97.  
  98. SEARCHING FOR CUSTOMERS
  99. Press the Down arrow key and watch the highlighted customer name
  100. change, press the up arrow key and watch the window scroll back up.
  101. Press the END key and you go to the end of the customer list, the
  102. HOME key takes you back to the beginning of the list or
  103.  ***Cash Customer***
  104.  
  105.                       continued next page
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111. page 3
  112.  
  113. continued from page 2
  114.  
  115.  
  116. Press the S key for a search and the Master Menu changes to a new
  117. window "Search Text".  Enter all or part of any customers name on the
  118. list and then press enter.  The computer will search for and
  119. highlight any name that has that string of letters or numbers.  If
  120. the first  choice the computer presents you with is not correct then
  121. use the down arrow for the next choice...  When you find the name you
  122. wish highlighted press the ESC key and the Search is ended.
  123.  
  124. NOTE:  You use the same procedure for Customers, Payables and
  125. Inventory items !
  126.  
  127. EDITING A CUSTOMER
  128.    Highlight any customer name in the Customer window then press the
  129. E=edit customer as shown on the Master Menu window.  The screen will
  130. change to the Customer information screen and you can edit that
  131. window as shown on the Master Menu window.
  132.  
  133. DELETING A CUSTOMER
  134.    Highlight the customer you wish to delete and press the D=delete
  135. item command key and answer the prompt "are you sure Y/N" with Y if
  136. you are sure, N if this is the wrong customer
  137.  
  138. PRIORITY ACCESS
  139.    In the above chapters you probably noticed that there were some
  140. fields that were not available for activity, such as the Credit limit
  141. and balance due.  You can access and change this information if you
  142. have priority access.  
  143.    Press the V=verify password command key and you will see 
  144. "Enter Password" in the Master Menu window
  145.    Enter your secret password exactly as you specified in the
  146. BPInst program and the upper right corner of your screen will show a
  147. highlighted "Priority Access" message.  If it is not there you did
  148. not
  149. enter your password correctly and you will have to try again and
  150. maybe even go back and run BPInst from the A>prompt again to get it
  151. right.
  152.    To remove priority access from the computer just use the V prompt
  153. again and enter a incorrect password and the access will be deleted.
  154.  
  155. EDITING INVENTORY ITEMS & CREDITORS
  156.    The methods of editing, deleting and adding are the same as the
  157. above for your customers.  The screens will be different but the
  158. methods are the same
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165. page 4
  166.  
  167.  
  168.  
  169. SEARCHING FOR INVENTORY ITEMS AND CREDITORS
  170.    The methods for searching inventory items from either the
  171. inventory window or the Invoice or Purchase Order window are the same
  172. as described above in SEARCHING FOR CUSTOMERS.
  173.  
  174. POINT OF SALE (Making a Sale on the computer)
  175.    First search and highlight the customer in the Customer window, 
  176. If you do not wish this customer on your Customer or Receivable list
  177. then use the HOME key and highlight ***  Cash Transaction ***
  178.    Now using the left or right arrow key move the highlight bar to
  179. the Invoice window. 
  180.    You can now use the search command from the invoice window for the
  181. inventory items in the inventory window.  Just press the S=search key
  182. and describe all or part of the item to be purchased  When the item
  183. to be purchased is highlighted in the Inventory window press the ESC
  184. key to cancel the search
  185.    Press the I=insert key and the item will be brought down to the
  186. invoice window.  Press return and the screen will default to one of
  187. the items.  If the customer wanted more than one you would have
  188. entered the quantity they wanted.  You will now see the cursor over
  189. the letter R=retail, press return, the unit selling price will now be
  190. displayed.  Press return,  The bottom right hand Totals window now
  191. shows the extensions with tax added and the total of the invoice to
  192. date.
  193.    Search for and locate another item to insert, Press ESC key when
  194. thru then Insert key and follow thru.  Notice that when the R key is
  195. highlighted that you have a choice of R=retail, W=wholesale and
  196.  L=labor ( these are highlighted in the Totals window ).  You can
  197. choose any of the three depending on the type of sale.
  198.    When you are thru and ready to print the invoice for this customer
  199. press the P=print invoice key. (look in master menu window for
  200. explanation ).  
  201.    A window will appear  in the middle of the screen asking you to
  202. identify the type of payment or if it is a charge or refund.  Choose
  203. the one you wish then look at the top of the screen in the master
  204. menu window and you will see that a message has appeared.
  205.   CAUTION: make sure that your printer is turned on and that there is
  206. paper ready.
  207.   Once you have completed the instructions the invoice should print
  208. and if the customer is listed and identified the totals will be
  209. placed in his file where applicable.  The items will be deducted from
  210. inventory and if this sale brings the quantity below minimums they
  211. will show when you print your below minimum list.  The totals will be
  212. automatically added to the day's, months and year to date totals.
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219. page 5
  220.  
  221.  
  222. REPORTS
  223.   By pressing the R=report key you will notice another new window in
  224. the middle of the screen.  This is the reports menu and will allow
  225. you to print reports on your business as listed.  Please feel free to
  226. try some of the reports.  Just make sure you have your printer online
  227. with paper installed.
  228.  
  229. SUMMARY
  230.  The above is just a short introduction to Business Partner.  This
  231. DEMO disk allows you to experience the program in a limited way. 
  232. There is a lot you cannot do and the number of customers, creditors
  233. and inventory items is limited to 5 listings each.
  234.   
  235.                    To order your complete program
  236.                                  or
  237.               To seek assistance while using this disk
  238.                                contact
  239.  
  240.                           Harold W. Abbott
  241.                           1915 Linhart Ave.
  242.                         Ft. Myers Fla. 33901
  243.                            (813) 334-4616
  244.  
  245. The total price of Business Partner is $595.00.  If shipped in
  246. Florida please add 5% sales tax.
  247.