home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-387-Vol-3of3.iso / s / sms9233a.zip / SMSDATA.EXE / DATABASE.TXT < prev    next >
Text File  |  1992-12-28  |  27KB  |  494 lines
  1.  
  2.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  3.  
  4.                    USING THE SHAREWARE MAILING LIST DATABASE 
  5.  
  6.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  7.  
  8.        Please read this ENTIRE file prior to using the database mailing 
  9.        list file, DATABASE.EXE. This tutorial will provide basic 
  10.        information and some clever tips you may find useful. 
  11.  
  12.        The database file supplied with this package (DATABASE.EXE) is 
  13.        updated FREQUENTLY by the author. Register to receive the LATEST 
  14.        disk prior to beginning your mailing campaign. Shareware 
  15.        distributors, computer clubs and BBS systems change addresses 
  16.        and phone numbers rapidly! You can thus avoid a large number of 
  17.        returned envelopes and out of date information!  On average, I 
  18.        find more than 130 entries added/changed every few weeks! Many 
  19.        clubs and distributors call me or send postcards with updates as 
  20.        they move or change telephone numbers. Several software authors 
  21.        who initially decided to use an old copy of this package without 
  22.        first registering and receiving an update disk have told me they 
  23.        wasted more postage expense on old addresses than the low 
  24.        initial registration cost of this package. Please support the 
  25.        shareware concept! 
  26.  
  27.        The database mailing list is supplied in a self-extracting file. 
  28.        The file supplied, DATABASE.EXE, will unpack to produce a dBase 
  29.        III format file. The file is large and is best unpacked onto a 
  30.        hard drive. To unpack the file, once you have safely copied it 
  31.        onto your hard drive into the same subdirectory or area as your 
  32.        database, simply execute the command:
  33.  
  34.                         C>DATABASE  <then press return>  
  35.                    produces dBase format file: DATABASE.DBF 
  36.  
  37.        A companion file, DATABAS2.EXE, is a self-extracting file of 
  38.        UNDELIVERABLE AND INACTIVE ADDRESSES. Useful for maintaining 
  39.        custom mailing lists and deleting inactive addresses. This list 
  40.        is compiled from lists of business closures and returned mail 
  41.        from postal authorities. Unpack this list with the command:
  42.  
  43.                         C>DATABAS2  <then press return>
  44.                  produces the dBase format file: DATABAS2.DBF
  45.  
  46.        For those wishing the mailing list information in other formats 
  47.        such as ASCII or other groupings (e.g., separate lists of clubs, 
  48.        vendors, etc. OR smaller database listings suitable for floppy 
  49.        based systems,) please refer to the custom database preparation 
  50.        and price list at the end of this section. 
  51.  
  52.        The file has "live data" already inserted and ready for you to 
  53.        import into your database. The data consists of lists of 
  54.        computer clubs which maintain shareware libraries, commercial 
  55.        shareware distributors and BBS systems. The list of 
  56.        organizations within the database is the "target audience" for 
  57.        your software mailing or BBS upload campaign. The primary 
  58.        database is retained in Borland's Reflex V2.0 (tm) which can 
  59.        export to MANY popular formats as well as dBase III. 
  60.              
  61.        You should have a database product to use this data. This 
  62.        package contains a dBase III file which can be loaded into 
  63.        products such as dBase, PC-File, Wampum, Rbase, Reflex and other 
  64.        popular database packages which accept or translate and import a 
  65.        dBase III file.  A hard drive is suggested, but the author can 
  66.        supply the file in smaller portions suitable for floppy drive 
  67.        systems. If you do not use or understand database software, I 
  68.        can make available small, simple packages which allow you to use 
  69.        the data with Wordperfect (tm), or popup the data for editing 
  70.        and printing (see file GOODIES.TXT on this disk.) Alternatively 
  71.        I can print labels for you or prepare a simple ASCII file (see 
  72.        file REGISTER.TXT on this disk.) Write the author of this 
  73.        package if you need an unusual format or prefer an ASCII text 
  74.        file version which can also be imported into many database 
  75.        products. For those not having a hard drive, a special "multi-
  76.        part" database file is available which can be used with floppy 
  77.        systems. 
  78.  
  79.        Also see the special note regarding a bug or problem within PC-
  80.        File when using the SMS database! This special information is 
  81.        contained at the end of this file!
  82.  
  83.        The shareware database program PC-FILE (tm) offers a mailing 
  84.        label generator and may be attractive if you have not as yet 
  85.        selected a database package. The label generator within PC-FILE 
  86.        is a separate file (PCLABEL.EXE), use the command C>PCLABEL 
  87.        <then press return/enter key>. The label generator is discussed 
  88.        in detail within the PC-FILE main program documentation. File 
  89.        Express, another excellent shareware database system, is also a 
  90.        good choice.
  91.  
  92.        Next, let's look at an example record within the database: 
  93.  
  94.        ████████████████████████████████████████████████████████████████
  95.  
  96.                             DATABASE RECORD EXAMPLE
  97.  
  98.        ████████████████████████████████████████████████████████████████
  99.  
  100.         TYPE: D,K               RATING: A    DATE REVISED: 9/11/90   
  101.         ------------------------------------------------------------
  102.         COMPANY: PC-SIG      FIRSTNAME: RICHARD   LASTNAME: PETERSEN  
  103.         ADDRESS: 1030D EAST DUANE AVENUE                    
  104.         CITY: SUNNYVALE   STATE: CA ZIP: 94086   POSITION: PRESIDENT 
  105.         ------------------------------------------------------------
  106.         DAY TEL:               BBS TEL:                
  107.         FAX TEL:               TOLLFREE ORDER TEL: 800/245-6717
  108.         ------------------------------------------------------------
  109.         REMARKS1: One of the largest vendors.
  110.         REMARKS2: Top quality catalog, library on CD ROM. 
  111.         ------------------------------------------------------------
  112.         PRINT?:             LABELTOP: AUTHOR SUBMISSIONS & UPDATES            
  113.                                   AFFILIATION: ASP  
  114.  
  115.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  116.  
  117.        A few field names deserve special examination. The TYPE field is 
  118.        a simple entry code: D=DISK DISTRIBUTOR, F=FOREIGN DISTRIBUTOR OR 
  119.        CLUB, C=COMPUTER CLUB, B=BBS SYSTEM, M=MAGAZINE OR NEWSPAPER 
  120.        WRITER, E=EXECUTIVE CORPORATE SOFTWARE USER, K=KEY CONTACT, 
  121.        SUPPLIER, VENDOR OR AGENT.
  122.        
  123.        Note that the type field can have compound entries. Example: K,D,B 
  124.        would mean a key contact who is both a distributor of disks and 
  125.        also maintains a BBS. 
  126.  
  127.        RATING field: A = PREFERRED status. B = COMMENDABLE status. 
  128.        C = PENDING FURTHER RESEARCH or AVERAGE status.
  129.  
  130.        The PRINT? field can be used by yourself to mark selected 
  131.        entries prior to printing. The DATE REVISED field is the date 
  132.        the record was last updated or created. 
  133.  
  134.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  135.               
  136.        Next follows the layout template of the database file containing 
  137.        field widths, field names, types and order. This may change with 
  138.        time.
  139.  
  140.        Field Name   Dest. Type  Dest. Width   
  141.  
  142.        COMPANY            Text       44                                     
  143.        ADDRESS            Text       50                                     
  144.        CITY               Text       30                                     
  145.        STATE              Text       43                                     
  146.        ZIP                Text       12                                     
  147.        DATE REVISED       Date       10                                     
  148.        TYPE               Text       6                                      
  149.        RATING             Text       2                                      
  150.        LABELTOP           Text       40                                     
  151.        FIRSTNAME          Text       20                                     
  152.        LASTNAME           Text       20                                     
  153.        POSITION           Text       30                                     
  154.        DAY TEL            Text       28                                     
  155.        BBS TEL            Text       19                                     
  156.        FAX TEL            Text       16                                     
  157.        TOLLFREE ORDER     Text       13                                     
  158.        AFFILIATION        Text       13                                     
  159.        PRINT?             Text       1                                      
  160.        REMARKS1           Text       80                                     
  161.        REMARKS2           Text       80                                     
  162.        
  163.        (end of template/layout)
  164.        
  165.        My favorite use of the data fields for mailing label production 
  166.        is to use the LABELTOP as the first line, COMPANY as the second 
  167.        line, ADDRESS as the third, and finally CITY, STATE and ZIP on 
  168.        the final line(s). Add the FIRSTNAME and LASTNAME to the 
  169.        LABELTOP field if you have a name in the name(s) field. 
  170.  
  171.        Next, a sample printout of a portion of the database file in 
  172.        final mailing label format which might give you an idea of the 
  173.        "live data" inside the database as well as consideration of the 
  174.        final mailing label format: 
  175.  
  176.                     AUTHOR SUBMISSIONS & UPDATES       
  177.                     COMPUTER HUT                                         
  178.                     1825-F1 TAMIAMI TR.                                  
  179.                     PORT CHARLOTTE  FL                                   
  180.                                        33948                             
  181.                                                                          
  182.                     SHAREWARE LIBRARY SUBMISSION                    
  183.                     FOG                                                  
  184.                     POB 3474                                             
  185.                     DALY CITY  CA                                        
  186.                                        94015                             
  187.                                                                          
  188.                     SHAREWARE LIBRARY SUBMISSION                    
  189.                     CAPITOL PC USERS GROUP                               
  190.                     4520 EAST-WEST HWY, STE 550                          
  191.                     BETHESDA  MD                                         
  192.                                        20814                             
  193.                                                                     
  194.                     AUTHOR SUBMISSIONS & UPDATES                    
  195.                     PC ARCADE                                            
  196.                     276 MOREHOUSE RD.                                    
  197.                     EASTON  CT                                           
  198.                                        06612                             
  199.  
  200.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  201.  
  202.                   MARKETING AND TARGETED USE OF THE DATABASE 
  203.  
  204.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  205.  
  206.        Just as there are many different types of shareware packages and 
  207.        authors, there are many ways of using the database mailing list. 
  208.        Prior to printing mailing labels you might wish to sort the 
  209.        database by type or by rating to examine the data for 
  210.        interesting trends. 
  211.  
  212.        Some authors may prefer to sort the database by RATING and mail 
  213.        exclusively to the "A" rated vendors or BOTH the "A" and "B" 
  214.        rated vendors. This can be EXTREMELY EFFECTIVE. You could mail 
  215.        to only "A" rated distributors but not computer clubs to save 
  216.        postage. 
  217.  
  218.        You might also wish to sort by the type code which will allow 
  219.        you to separate out certain classes of vendors for 
  220.        consideration. This is very useful to allow you to mail your 
  221.        software to only computer clubs or distributors, if you wish. 
  222.  
  223.        Other shareware authors may wish to mail only to vendors within 
  224.        their state or possibly only computer clubs. 
  225.  
  226.        If you are on a tight budget, I might suggest mailing to only 
  227.        the ASP disk vendors (sort or search on the affiliation field in 
  228.        the database.) This will narrow your mailing down to some the 
  229.        the largest, if not most reputable vendors. 
  230.  
  231.        Other unusual mailings might involve sorting mailing labels by 
  232.        zip code or by state. Yet another way to use the database is to 
  233.        import the list and then ADD additional custom fields yourself 
  234.        to track response time by the distributor, date you mailed your 
  235.        shareware, name of key contact person or even a tracking field 
  236.        to show you which distributor has higher registration response 
  237.        for your package judging by registrations from that state, city 
  238.        or county.
  239.  
  240.        Some shareware authors may wish to add field(s) describing 
  241.        particular distributor specialization (e.g., bible shareware, 
  242.        graphics images or application packages.)  
  243.  
  244.        I have carefully added a field showing the date the database 
  245.        entry was revised or listed in the database, so if you wish to 
  246.        examine or append the latest updates to the list, sort on the 
  247.        date field and you will locate the latest revisions which need 
  248.        to be added to your list. Most database products will let you 
  249.        append a similar file to an existing file. Thus you may add 
  250.        newer entries to your list or start over with the newer, revised 
  251.        list from my quarterly update. If an entry has a new phone number, 
  252.        rating or other update, the date field will be changed in my master 
  253.        listing so you can always spot changes by sorting on the date field! 
  254.  
  255.        A common question I receive from SMS users is how to determine 
  256.        which addresses have changed since the previous edition of SMS. 
  257.        This applies to either the list of good addresses (DATABASE.EXE) 
  258.        or list of undeliverable addresses DATABAS2.EXE). Here is how to 
  259.        merge a later update of the SMS mailing list, with older SMS 
  260.        mailing lists. 1) Backup both lists onto spare diskettes for 
  261.        security 2) Sort OLD list on the date revised field 3) note on a 
  262.        piece of paper the LATEST date of revision within the old list 
  263.        (e.g., June 5, 1990) 4) Load and sort the NEW list on date of 
  264.        revision 5) within the NEW list, delete or filter out all 
  265.        records which are PRIOR to the target date which you wrote on 
  266.        the sheet of paper (e.g., June 5, 1990). 6) You now have a 
  267.        subset of the NEW list which represents updates which you can 
  268.        study or 7) merge with the old list and then 8) delete duplicate 
  269.        records brought about by the merge. By the way, be sure you do 
  270.        not accidentally merge a good mailing list (DATABASE.EXE) with a 
  271.        bad list (DATABAS2.EXE). 
  272.  
  273.        As a cost saving note, consider printing your mailing labels 
  274.        on ordinary paper, two or three labels wide, cutting them out 
  275.        with a paper cutter and attaching them to your disk mailers 
  276.        with a glue stick. For small mailings, this isn't terribly 
  277.        tedious and will save you money compared to purchasing gummed 
  278.        labels. 
  279.  
  280.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  281.  
  282.                        ABOUT THE DATABASE RATING SYSTEM 
  283.  
  284.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  285.  
  286.        The rating system for each entry in the database listing is very 
  287.        simple to sort, use and understand in maintaining your direct 
  288.        mail campaign. Each entry receives a rating of A, B or C. A 
  289.        rating of A is PREFERRED status. A rating of B is COMMENDABLE 
  290.        status. A rating of C is ACCEPTABLE status or PENDING FURTHER 
  291.        RESEARCH. Affiliation with a professional group if noted means 
  292.        membership in the ASP (Association of Shareware Professionals 
  293.        (tm) or other trade group as noted. 
  294.  
  295.        Ratings of shareware distributors are based on a variety of 
  296.        factors in approximately the following priority (highest to 
  297.        lowest): evidence of registration volume, evidence of customer 
  298.        volume, volume of direct mail and national magazine advertising, 
  299.        quality and size of catalog, degree of feedback and support to 
  300.        AUTHORS, years in business, professional trade affiliations, 
  301.        telephone support, multiple offices/sales locations, BBS support, 
  302.        promptness of shipments, refund policy, reporting of sales volumes 
  303.        to authors and other criteria. I also consider requests by vendors 
  304.        for extreme discounts on registered packages and overt requests 
  305.        for advertising revenues or other solicitations of money or 
  306.        exclusive distribution rights from authors by a vendor as negative 
  307.        factors. 
  308.  
  309.        In general a high rating may indicate a high volume of customers 
  310.        and thus a more attractive distributor to whom a shareware 
  311.        author might wish to submit software. The rating does not in any 
  312.        way provide an endorsement and as such is is offered only as a 
  313.        SUGGESTION. The purpose of this software package is to serve 
  314.        shareware authors as a primary concern. If a rating does not 
  315.        seem appropriate, contact SMS.
  316.  
  317.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  318.  
  319.                  INVITATION TO DISTRIBUTORS AND COMPUTER CLUBS 
  320.        
  321.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  322.  
  323.        A listing in the main database should ensure you will receive 
  324.        frequent mailings and updates of shareware - a good thing in our 
  325.        relatively young industry. Please submit update information if 
  326.        you move, change telephone numbers or cease business.
  327.  
  328.        Unlisted distributors and clubs are encouraged to submit a 
  329.        catalog or newsletter and detailed letter ON DISK (ASCII format) 
  330.        explaining helpful evaluation factors if they wish to be added 
  331.        to or revised in the database. The reason I would like the 
  332.        detailed letter on disk is that I may insert those comments 
  333.        directly into the remarks field of the database if I determine 
  334.        this is helpful to shareware authors. 
  335.  
  336.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  337.  
  338.                                 CUSTOM SERVICES 
  339.  
  340.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  341.  
  342.        Most folks who use a database should be able to convert the SMS 
  343.        dBase file to other formats, export the file, search for certain 
  344.        record types, print into paper labels ready to use, etc. However 
  345.        some folks need a little extra service and would like the main 
  346.        mailing list file in a different format. Prices for these 
  347.        conversion services follow. Shipping included. Washington 
  348.        residents add 8.2% sales tax. Prices assume 5 1/4 diskettes. 
  349.        Other size diskettes available. You MUST first be a registered 
  350.        user or subscriber to the main SMS program and have paid a 
  351.        registration or subscription fee to be eligible for these 
  352.        services. Also consider some of the simple database products 
  353.        listed in the SMS file GOODIES.TXT if you want to use the mailing 
  354.        list and would like to try software products which will let you 
  355.        sort, search and print mailing labels from the SMS database file 
  356.        in the current dBase III format. 
  357.        
  358.        Price list follows:
  359.        
  360.        SMS conversion: change SMS mailing list DBF format to ASCII file 
  361.        or other format such as Paradox, Lotus, Reflex, etc. $20 
  362.               
  363.        Selective export: Provide customer a file containing ONLY certain 
  364.        criteria (e.g., just the clubs or just the distributors who are 
  365.        A and B rating). ASCII or DBF format. $30 
  366.  
  367.        Split file by type: Customer needs a file of just clubs, another 
  368.        file of just distributors, etc. Final format ASCII or DBF. $30
  369.  
  370.        Split file for floppy systems: for easy use by computer which 
  371.        does NOT have a hard drive. Final format DBF or ASCII $30 
  372.  
  373.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  374.        
  375.                               PC-FILE BUG REPORT!
  376.  
  377.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  378.        
  379.        Lately I have received a few comments about an apparent 
  380.        incompatibility of the SMS dBase format mailing list with PC-
  381.        File 5.01 from Buttonware. Sure enough, when you load in the SMS 
  382.        mailing list, an automatically created "header file" or HDB file 
  383.        is incorrectly generated due to some unknown bug in PC-File. On 
  384.        the screen several fields of information are "overwritten" by 
  385.        other fields. The data is there, it just will not display 
  386.        properly. 
  387.        
  388.        The SMS dBase file imports to most other packages fine, but PC-
  389.        File requires an HDB file to layout the screen and a few other 
  390.        functions. The records are intact, because if you switch to 
  391.        list/browsing view you can see all of the company names, 
  392.        addresses and so forth. You can either try the simple repair 
  393.        outlined below or contact SMS for a correct copy of the HDB file 
  394.        (available to registered SMS registrants and subscribers.) I 
  395.        can't fix the bug in PC-File, but I can provide a correct header 
  396.        and the following instruction so that problems disappear. 
  397.               
  398.        Here is how to fix the the problem with PC-File when importing
  399.        the SMS database. Load the SMS file DATABASE.DBF into PC-File DB. 
  400.        The program will ask for an index field so it can generate an 
  401.        alphabetically sorted NDX file - most users decide to select 
  402.        the SMS field "Company." The program will proceed to generate an 
  403.        NDX file and an INCORRECT header HDB file usually called 
  404.        DATABASE.HDB. This process is called "adopting" by PC-File.
  405.  
  406.        Now, load the incorrect DATABASE.HDB file into any ASCII text 
  407.        editor or word processor in PURE ASCII MODE and notice the lines 
  408.        at the BOTTOM of the HDB file which I have marked as errors due 
  409.        to a bug in PC-File. The error lines represent the row and 
  410.        column location for display of the Remarks1 and Remarks2 fields. 
  411.  
  412.        NREMARKS1
  413.        TC       
  414.        L80      
  415.        IN       
  416.        R3         ---- error!
  417.        C53        ---- error!
  418.        V65      
  419.        NREMARKS2
  420.        TC       
  421.        L80      
  422.        IN       
  423.        R4          ---- error!
  424.        C53         ---- error!
  425.        V65      
  426.        Zend     
  427.  
  428.        Next the repair operation: Using your ASCII text editor, change 
  429.        the lines to the correct display location using my notes below 
  430.        which adjust the row and column display values of the HDB file. 
  431.        When you are finished, save the corrected HDB file, remove the 
  432.        bad one (if it remains) and restart PC-File and load in the SMS 
  433.        database mailing list. The corrected HDB file will provide 
  434.        proper screen display information! 
  435.  
  436.        NREMARKS1
  437.        TC       
  438.        L80      
  439.        IN       
  440.        R21          ----- New, correct value
  441.        C14          ----- New, correct value
  442.        V65      
  443.        NREMARKS2
  444.        TC       
  445.        L80      
  446.        IN       
  447.        R22          ----- New, correct value
  448.        C14          ----- New, correct value
  449.        V65      
  450.        Zend     
  451.  
  452.        If you are curious about more information concerning how the HDB 
  453.        file is used and other adjustments you can make, use the special 
  454.        program contained with PC-File called DPRPT.EXE which generates 
  455.        a report and provides clues about HDB file layout. Here is a 
  456.        typical DPRPT report display which shows you how the HDB file is 
  457.        used by the SMS database and PC-File. You can easily determine 
  458.        the values of the HDB file. 
  459.                
  460.                         PC-FILE  DATABASE  DESCRIPTION
  461.  
  462.        Printed   Wed Jan 08 08:38:30 1992                              
  463.        Database:    C:\TEMP\DATABASE                                   
  464.        Description: Adopted dBASE file                                 
  465.        Next UNIQUE number will be: 1                                   
  466.                                                                        
  467.            FIELD NAME   TYPE  LENGTH DEC INDEX ROW COLUMN WINDOW       
  468.            ----------   ----  ------ --- ----- --- ------ ------       
  469.         1. COMPANY        C     41         A     3   14                
  470.         2. ADDRESS        C     50               4   14                
  471.         3. CITY           C     30               5   14                
  472.         4. STATE          C     30               6   14                
  473.         5. ZIP            C     12               7   14                
  474.         6. DATE_REVIS     D      8               8   14                
  475.                 Mask  :09//  :                                         
  476.         7. TYPE           C      1               9   14                
  477.         8. RATING         C      2              10   14                
  478.         9. LABELTOP       C     40              11   14                
  479.        10. FIRSTNAME      C     20              12   14                
  480.        11. LASTNAME       C     20              13   14                
  481.        12. POSITION       C     30              14   14                
  482.        13. DAY_TEL        C     28              15   14                
  483.        14. BBS_TEL        C     19              16   14                
  484.        15. FAX_TEL        C     15              17   14                
  485.        16. TOLLFREE_O     C     13              18   14                
  486.        17. AFFILIATIO     C     13              19   14                
  487.        18. PRINT_         C      1              20   14                
  488.        19. REMARKS1       C     80               3   53    65          
  489.        20. REMARKS2       C     80               4   53    65          
  490.        
  491.        
  492.  
  493.  
  494.