home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-387-Vol-3of3.iso / o / ontpay35.zip / README.TXT < prev   
Text File  |  1993-03-14  |  12KB  |  257 lines
  1.                          ONTARIO PAYROLL 3.50
  2.                       (c) 1992,1993, John S. Macera
  3.                                March 1993
  4.  
  5.         As expected, the Ontario government has again changed the Provincial
  6. payroll deductions effective January 1, 1993.  
  7.  
  8.         Replace your existing  PAYROLL.EXE  with the new program
  9. PAYROLL.EXE and  PAYVARS.DAT  with the revised  PAYVARS.DAT  file.
  10.  
  11.  
  12.      The files included in this package are:
  13.  
  14.         1.      PAYROLL.EXE     - THE PROGRAM
  15.         2.      README.TXT      - THIS FILE
  16.         3.      PAYVARS.DAT     - ASCII DATA FILE OF TAX VARIABLES
  17.  
  18.      REQUIRED:  384K RAM, COLOUR (preferred) or MONOCHROME MONITOR.
  19.  
  20.  
  21. -------------------------------------------------------------------------
  22.  
  23.                               WARRANTY
  24.  
  25.        Simply put, there is NO warranty of any kind, express or
  26. implied, including without limitation, any warranties of
  27. merchantability and/or fitness for a particular purpose. By using
  28. this program, you expressly agree that the author shall not be
  29. liable for any damages, whether direct, indirect, special or
  30. consequential arising from a failure of this program to operate
  31. correctly or in any manner described herein or desired by the user.  
  32. The author shall not be liable for any damage to data or property
  33. which may be caused, directly or indirectly, by use of the program.
  34.  
  35.  
  36. IN NO EVENT WILL THE AUTHOR BE LIABLE FOR ANY DAMAGES, INCLUDING ANY 
  37. LOST PROFITS, LOST SAVINGS OR OTHER INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL 
  38. DAMAGES ARISING OUT OF YOUR USE OR INABILITY TO USE THE PROGRAM, OR
  39. FOR ANY CLAIM BY ANY OTHER PARTY.
  40.  
  41.  
  42. -------------------------------------------------------------------------
  43.  
  44.  
  45.                             SHAREWARE
  46.  
  47.         This program is provided at no cost for its use.  If you find it
  48. useful, you can send a donation of $10.00 to the author.  This will
  49. inspire me to continue to provide updates of the tax data, which is about
  50. twice a year, and program modifications.  If you have a special request
  51. for a particular program modification, send me a note by mail and I'll do
  52. my best to answer your request.
  53.  
  54.  
  55.  
  56. -------------------------------------------------------------------------
  57.  
  58.  
  59.                         Using Ontario Payroll
  60.  
  61.  
  62. NOTE:  It is important to make a backup of the program file
  63.  << PAYROLL.EXE >>  and the data file << PAYVARS.DAT >> !!
  64.  
  65.  
  66. 1.     ADD EMPLOYEE 
  67.        
  68.        If this is the first time you have used the program, you must
  69. first add employees.  A screen for adding new employees appears.  The
  70. SIN number is verified using the standard modulus 10 check digit formula
  71. which is used and approved by REVENUE CANADA.  All employees are
  72. automatically sorted in alphabetical order (great for T4 preparation).
  73. Annual salary may be entered.  Optionally, an hourly rate may be entered
  74. by using the H key as prompted by the program.  Additionally, TD1
  75. deductions for 1993 (basic deduction for 1993 is 6456.00), taxable
  76. benefits (if any) per cheque, other deductions per cheque, and other
  77. TD1 information.  If a termination date is entered, the wages routine
  78. will by-pass that employee after the termination date.  If a salary
  79. review date is entered, the program will beep when the review is due
  80. or overdue for a particular employee.
  81.  
  82. OWNER - Business owners do not pay UIC for themselves, and are not
  83. entitled to collect UIC.  If you are the owner, or own more that 40%
  84. of the voting shares of a business, and are on the payroll, simply
  85. list your JOB DESCRIPTION, in columns 1-5 of the field, as  OWNER. 
  86. Any other words can appear in the remaining field locations of the
  87. job description.  The UIC calculation will be  00.00 for such
  88. entries, so do not use the job description  OWNER  as the first word
  89. in a job description for non-owners.
  90.  
  91. CALCULATOR  - Use <ALT> C  to invoke a 16 significant digit calculator.
  92. Only 2 decimal digits are displayed.  Exit thc calculator mode by
  93. using the ESC key.  Use + to add, - to subtract, * to multiply,
  94. / to divide, and C to clear.
  95.  
  96.  
  97. 2.     ENTER WAGES 
  98.  
  99.        The pay period wage, together with all deductions, is
  100. calculated and displayed in a second window.  The date, gross pay,
  101. taxable benefits, other deductions, cheque number can all be altered
  102. from the expected actual amount using the up and down arrows.  If an
  103. employee is designated as an hourly employee, a window will open to
  104. permit you to enter the number of hours worked to calculate gross pay.
  105. The UP arrow key can be used to change the hourly rate for a particular
  106. paycheque.  The rate and number of hours will be displayed and printed
  107. on the payslip.  The date automatically increments to the next pay
  108. period date unless manually altered.  The cheque number automatically
  109. increments unless manually altered.  New tax, CPP, UIC deductions are
  110. automatically calculated if the gross pay or a taxable benefit is
  111. manually changed for a particular cheque.  If the pay cheque is the
  112. same as the last pay cheque for the particular employee, all you need
  113. to do is press one key - the << F10 >> key.  To by-pass an employee,
  114. simply press << F5 >>.  Bonus, overtime, and retroactive payments can
  115. be made by using <<ALT B>> to enter the Bonus mode. The number of pay
  116. periods is displayed.  Valid pay periods are 26, 27, 52, or 53.  The
  117. default number of pay periods is the number set in the <PAYVARS.DAT>
  118. ASCII file, which can be changed using command line input. For example,
  119. type  PAYROLL 52  for weekly pay periods.  Typing << PAYROLL >> is
  120. the same as typing  << PAYROLL 26 >> unless the Variable << P >> is
  121. changed in the << PAYVARS.DAT >> file.  It can also be changed through
  122. the  CHANGE VARIABLES  routine from the main menu.
  123.  
  124.         If the employee job description is OWNER, no UIC will be
  125. deducted.  In addition, if the employee has not earned sufficient
  126. income of worked sufficient hours, no UIC will be deducted.
  127.  
  128.  
  129. CALCULATOR  - When in the WAGES screen, use  <ALT> C  to invoke a 16
  130. significant digit calculator.  Only 2 decimal digits are displayed. 
  131. The total of the calculations will remain displayed after exiting the
  132. calculator mode by using the ESC key.  Use + to add, - to subtract, *
  133. to multiply, / to divide, and C to clear.
  134.  
  135. BONUS PAYMENTS - RETROACTIVE PAY - OVERTIME
  136.  
  137.        When a separate cheque is used for a bonus, retroactive pay,
  138. or overtime pay, while in the WAGES menu, press  <ALT> B  (that is,
  139. hold down the  ALT  key and press the  B  key).  A special
  140. calculation is performed for the foregoing types of payments.  More
  141. income tax is deducted, and the limits for CPP are different.  The
  142. program stays in the  BONUS  mode for only that particular employee. 
  143. Other employees can be by-passed using the < F5 > key, or a BONUS
  144. payment can be calculated for them by again using the  <ALT> B  key. 
  145. To escape from the  BONUS  mode, use the  <ALT> B  key again (it is a
  146. toggle between normal mode and BONUS mode).
  147.  
  148.         In addition, if the amount of the cheque is less than the UIC
  149. minimum amount, the program will prompt for the number of hours worked
  150. to determine if UIC should be paid by the employee.
  151.  
  152.  
  153. 3.     MODIFY EMPLOYEE 
  154.  
  155.        First, an alphabetical list of employees appears, and this can
  156. be scrolled by the up and down arrow keys to select an employee. Use
  157. this option to change gross annual or hourly pay, termination date,
  158. address, TD1 deductions or other deductions, etc.  << F10 >> saves
  159. changes; << ESC >> aborts.
  160.  
  161.  
  162. CALCULATOR  - Use <ALT> C  to invoke a 16 significant digit calculator.
  163. Only 2 decimal digits are displayed.  Exit thc calculator mode by
  164. using the ESC key.  Use + to add, - to subtract, * to multiply,
  165. / to divide, and C to clear.
  166.  
  167.  
  168. 4.     PRINT PAYSLIPS
  169.  
  170.        Prints, in condensed print, the payslips for a given date. 
  171. Currently supports HP laser jet codes, and IBM proprinter codes. The
  172. printer type can be changed through the ascii data file  PAYVARS.DAT 
  173. or through the CHANGE VARIABLES  routine from the main menu.  [ The
  174. only special printing features used are small print (from 15 to 20
  175. cpi) ].
  176.  
  177.  
  178. 5.     HOLIDAY/SICK DAY OR AUTHORIZED LEAVE
  179.  
  180.        If your monitor is EGA or better, and if the variable <VGA>
  181. in the <PAYVARS.DAT> file is set to <ON> (VGA=ON), the entire year
  182. will be displayed.  Otherwise, 6 months at a time are displayed.
  183. In the <PAYVARS.DAT> file, set the variable VGA=ON or VGA=OFF.
  184. PgUp and PgDn will change the year which is displayed.
  185.  
  186.        First, scroll employees and select.  The current year calendar
  187. appears, with the cursor on today's date.  Use only the following keys:
  188. <H> to enter a full day holiday;  <2H> to enter a half-day holiday;
  189. <S> to enter a full day sick day; <2S> to enter a half-day sick day;
  190. <L> to enter a full day of leave; <2L> to enter a half-day of leave;
  191. <ESC> to quit;  <F10> to save (and amend if necessary).  These keys
  192. select a date and display the date at the bottom of the screen, while
  193. the date selected is highlighted. The 4 arrow keys are used to scroll
  194. around the calendar, as well as F1 to select either the first 6 or
  195. last 6 months if either the variable VGA=OFF in the <PAYVARS.DAT> file
  196. or your video card is not EGA or better.  <ESC> aborts selections.
  197. << F10 >>moves the cursor to the bottom of the screen to the selected
  198. dates, at which time you may amend the selections:
  199.  
  200.             (1)  <BLANK>  H    - full day holiday
  201.             (2)  2H or H2      - 1/2 day holiday
  202.             (3)  <BLANK>  S    - full sick day
  203.             (4)  2S or S2      - 1/2 sick day
  204.             (5)  2L or L2      - 1/2 day leave
  205.             (6)  <BLANK>  L    - full day leave
  206.  
  207.        A particular day can only be selected once.
  208.  
  209.        Use the <DELETE> key to delete a previously selected date.  The
  210. <DELETE> key will not delete a date which is just now selected.  Use the
  211. <ESC> key to exit the routine, and then re-enter it.
  212.  
  213.  
  214. 6.     MONTHLY TOTALS 
  215.  
  216.        Print this out monthly.  The printout will tell you how much
  217. you have to remit to the Receiver General on the 15th for withheld and
  218. employer contributed CPP, UIC, Income Tax.  Also tells you if Ontario
  219. health tax (EHT) is due, and if so, when, and how much.  Gives you all
  220. the other totals.
  221.  
  222.  
  223. 7.     REVIEW PAYSLIPS
  224.  
  225.        First, you select the employee by scrolling through the names.
  226. Payslips will be displayed in turn by using the ENTER key until there
  227. are no more for that employee.
  228.  
  229.        Payslips can be deleted by using the <ALT> D key when the payslip
  230. is displayed.
  231.  
  232.  
  233. 8.     PRINT EMP. PAGES 
  234.  
  235.        This will print all the payroll data and holiday/sick day data
  236. for all employees from the beginning of the year to date.  Generally,
  237. there is only 1 page per employee until near the end of the year.
  238.  
  239.  
  240. 9.     DISPLAY HOLIDAYS  
  241.  
  242.        If your monitor is EGA or better, and if the variable <VGA>
  243. in the <PAYVARS.DAT> file is set to <ON>, the entire year will be
  244. displayed.  Otherwise, 6 months at a time are displayed.  In the
  245. <PAYVARS.DAT> file, set the variable VGA=ON or VGA=OFF.  PgUp and
  246. PgDn can be used to display other years.
  247.  
  248.        Total holidays, sick days, and leave days for a selected employee
  249. are shown on the calendar by differential highlighting of the days.
  250. A colour monitor is advantageous.
  251.  
  252. A.     CHANGE VARIABLES
  253.  
  254.        Once the program has been loaded, use this routine to change
  255. either the default printer or the number of pay periods.
  256.  
  257.