home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-387-Vol-3of3.iso / n / ne4paf40.zip / NE4PAF40.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-02-07  |  13KB  |  355 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                           Name Editor
  18.  
  19.                               for
  20.  
  21.                  Personal Ancestral File (tm)
  22.  
  23.                               by
  24.  
  25.                       Frank E. Hutchison
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50. Personal Ancestral File and PAF are registered trademarks of the
  51. Corporation of the President of The Church of Jesus Christ of Latter-Day
  52. Saints.             ************************************
  53.             *                                  *
  54.             *           Name Editor            *
  55.             *               for                *
  56.             *      Personal Ancestral File     *
  57.             *            (NE4PAF)              *
  58.             *               by                 *
  59.             *        Frank E. Hutchison        *
  60.             *                                  *
  61.             ************************************
  62.  
  63.      In the course of acquiring over ten thousand ancestors and
  64. relatives, I discovered that not everyone followed the obvious
  65. rules of always identifying Switzerland as Switzerland or using
  66. the U.S. postal codes for states.  Instead I discovered that
  67. there were at least ten (10) ways of spelling the state of
  68. Connecticut and twelve (12) ways of identifying Switzerland, not
  69. to mention all the ways of mangling England.  Identifying these
  70. "mistakes" and correcting them one by one was tedious and
  71. time consuming.  There is also the "problem" with names typed in
  72. with all uppercase letters, although I wanted the state codes to
  73. be all uppercase.  I also wanted the first letter following the
  74. Mc and Mac, a space, a question mark or a comma to be uppercase. 
  75. NE4PAF will make these changes wholesale.
  76.  
  77.      Name Editor for Personal Ancestral File (PAF) is a program
  78. that will allow you to edit the name file (NAME2.DAT) of Personal
  79. Ancestral File (tm), version 2.2.  It will automatically place
  80. all names in lowercase letters, captialize the first letter of the
  81. name, and also capitalize the first letter to follow Mc, Mac,
  82. a space, or the characters: (, ), [, ], /, the question mark, the
  83. comma, the period, the minus sign, the quote (") or the apostrophe
  84. ('), but it will not capitalize the possessive "s".  In addition,
  85. when individual names are changed, all related changes to the
  86. individual (INDIV2.DAT) or marriage (MARR2.DAT) files will be
  87. performed, as necessary.  In addition to editing a name, you can
  88. also delete all references to that name.  This is useful when some-
  89. one has put USA in a database and you want the USA removed.
  90.  
  91. WHICH VERSION TO USE?
  92. ---------------------
  93.      Name Editor comes in two versions which work only with PAF
  94. databases containing INDIV2.DAT, MARR2.DAT, and NAME2.DAT.  Other
  95. files of PAF are not used nor are GEDCOM files.  There are two
  96. versions of NE4PAF because the amount of memory used to store
  97. names is limited.  If your NAME2.DAT file is less than 62,000
  98. bytes in size (as shown by the DIR command), then you should use
  99. NE4PAFxA.EXE.  If your NAME2.DAT file is greater than 62,000
  100. bytes in size or if you get an "out of string space" error when
  101. running NE4PAFxA.EXE, then you should use NE4PAFxB.EXE. 
  102. NE4PAFxB.EXE uses disk space in place of memory for storage of 
  103. the names and is therefore slower.  NE4PAF2B.EXE was very slow,
  104. but later versions have new algorithms which improve performance
  105. significantly by a factor of 60 or better.
  106.  
  107.      There are many ways of data becoming corrupted.  NE4PAF has
  108. many safeguards.  However, BEFORE STARTING NE4PAF, BE SURE YOU
  109. HAVE MADE A BACK-UP OF YOUR PAF DATA.  NE4PAF will rearrange the
  110. INDIV2.DAT, MARR2.DAT, and NAME2.DAT files.  Once this is done,
  111. it can not be undone.  The only way to be sure you never lose any
  112. data is to keep current back-ups.  You should be doing this as
  113. a regular course of action anyway.  In addition, run the PAF Family
  114. Records Check (FRCHK) program after using NE4PAF to insure that all
  115. records are okay.
  116.  
  117.      To use NE4PAF, you must know where the PAF database is
  118. located (C:\PAF\DATA, B:, etc.).  NE4PAF can be told the location
  119. in one of two ways:  On the command line or it will ask if no
  120. location is specified on the command line.
  121.  
  122.      To start NE4PAF, type at the prompt either
  123.  
  124.      C:\>NE4PAFxx
  125.  
  126. or
  127.  
  128.      C:\>NE4PAFxx [location]
  129.  
  130. where the xx indicates the version number and [location]
  131. indicates the location of the PAF data files, which is optional.
  132.  
  133.      The first screen to appear is a warning screen that asks if
  134. you have made a back-up or are using a copy.  Pushing the <F1>
  135. will continue the program.  Any other key will abort the program.
  136.  
  137.      Next, The title screen will appear.  If the [location] was
  138. not specified on the command line, then NE4PAF asks
  139.  
  140.                   Where is the PAF database located?
  141.  
  142.                   1.  A:
  143.                   2.  B:
  144.                   3.  C:\PAF\DATA
  145.                   4.  Other
  146.  
  147. Menu selection is made by selecting the menu number, using the
  148. up and down arrow keys, moving your mouse and by clicking the
  149. left button if you have a mouse, or hitting the <Enter> key.
  150.  
  151.      The first three choices will encompass probably 90% of the
  152. locations of PAF databases.  If yours is not one of the first
  153. three choices, then select option 4.  Just below the above menu
  154. will be displayed:
  155.  
  156.                   Location of PAF database: 
  157.  
  158. You can type in the path to the database.  The NE4PAF does NOT
  159. check this information.  If it is wrong, an error message will
  160. be displayed and you will need to restart the program.
  161.  
  162.      NE4PAF will next display the notices:
  163.  
  164.           Gathering Information
  165.           Search each individual and count the names
  166.           Search the marriages and count the names
  167.           Alphabetizing the names
  168.  
  169. Progress bars will show how far along you are when counting and
  170. alphabetizing names.
  171.  
  172. VIEWING NAMES
  173. -------------
  174.      Directly following the alphabetizing of the names, the first
  175. eighty (80) names in alphabetical order will be displayed along
  176. with the number of times each name was found in the individual
  177. and marriage files.  To see the next "page" of names, hit the
  178. <Page Down> key and the next eighty (80) names in alphabetical
  179. order will appear.  Hitting <Page Up> will take you to the
  180. previous "page" of names.  Hitting the <Home> key will return you
  181. to the beginning of the alphabetical list while <End> will take
  182. you to the end.
  183.  
  184. EDITING A NAME
  185. --------------
  186.      To edit a name, use the arrow keys to highlight the desired
  187. name and hit the <Enter> key.  This will cause a window to appear
  188. on top of the screen which shows the present spelling of the
  189. name, the count found for that name and a space for the new
  190. spelling to be entered.  If the new spelling is unique, then it
  191. will replace the old spelling in the NAME2.DAT file and be used
  192. every place where the old spelling was used.  If the new spelling
  193. matches an existing name, then the old spelling will remain in
  194. the NAME2.DAT file, but the matching name will replace the old
  195. spelling in the individual and marriage files.
  196.      If you decide you don't want to edit a name once you have hit
  197. the <Enter> key, just hit the <Enter> key again before you enter
  198. any other character.  You will be returned to the list of names.
  199.      With Version 4, you have the additional capability to delete
  200. all references to a specific name.  The command for doing this is
  201. the combination <Ctrl>-<F10> (Hold down the <Ctrl> key and, WHILE
  202. STILL HOLDING THE <Ctrl> KEY DOWN, press the <F10> key).  The 
  203. window will appear with the name, the words "Deleting name" in 
  204. blinking letters, and a count of then number of times the name 
  205. appears in the database.  There is no verification step (i.e., "Do
  206. you REALLY want to delete this name?") because the key combination
  207. requires a conscious effort to make.  The key combination was
  208. choosen for this very reason.  No one should be able to do <Ctrl>-
  209. <F10> "accidently."
  210.      To illustrate what happens, consider the following NAME2.DAT
  211. file of three (3) names:
  212.  
  213.           California   45
  214.           Switz.   34
  215.           Switzerland   78
  216.  
  217. To convert the complete state name to the postal codes, highlight
  218. California and hit the <Enter> key.  The window appears and shows
  219. California as the old name, its count (45), and space for the new
  220. spelling.  You enter CA and hit the <Enter> key to signify that
  221. you are done entering the new spelling.  Since CA is not in the
  222. file, CA will replace California:
  223.  
  224.           CA   45
  225.           Switz.   34
  226.           Switzerland  78
  227.  
  228.      Next, to change the abbreviation for Switzerland, highlight
  229. Switz., hit <Enter>, and type in Switzerland for the new
  230. spelling.  Switzerland is also in the NAME2.DAT file, therefore,
  231. it's a matched name.  NE4PAF will now go though the individual
  232. (INDIV2.DAT) and marriage (MARR2.DAT) files and replace Switz.
  233. with Switzerland.  Every time it finds and replaces Switz. with
  234. Switzerland, the name count for Switz. (which is displayed) will
  235. be decreased.  Finally, when all the occurrences of Switz. have
  236. been found, the window will disappear and 
  237.  
  238.           CA   45
  239.           Switz.   0
  240.           Switzerland  112
  241.  
  242. will be the result.
  243.  
  244.      When you are finished editing the names hit <Esc> to
  245. continue with the creation of the new NAME2.DAT file.  NE4PAF
  246. will re-alphabetize the names, create the new NAME2.DAT file,
  247. then clears the screen and ends.
  248.  
  249. Note:  If you hit the <Enter> key by accident and get the Edit
  250. window when you don't want it, hit <Enter> before entering any
  251. characters.  This will remove the Edit window without changing
  252. the name.
  253.  
  254. Note:  If you hit the <Esc> key without editing any names, then
  255. your NAME2.DAT file is converted but your INDIV2.DAT and
  256. MARR2.DAT files will not be changed.
  257.  
  258. VERSIONS
  259. --------
  260. Version A (NE4PAF1A and NE4PAF2A): The original released version 
  261.                                    (14 Dec 1992).
  262. Version B (NE4PAF1B and NE4PAF2B): Corrects a bug in version A,
  263.                                    released 30 Dec 1992.
  264. Version 3.0 (NE4PAF3A and NE4PAF3B): Improves the speed of oper-
  265.                                    ation for editing large data-
  266.                                    bases.  Also, the capitalization
  267.                                    rules have been improved.
  268.                                    Changed version numbering system.
  269.                                    Released 21 Jan 1993.
  270. Version 4.0 (NE4PAF4A and NE4PAF4B): Added more rules for capital-
  271.                                    ization.  Added capability to 
  272.                                    delete references to a specific
  273.                                    name.  Cleaned up the video 
  274.                                    display routines.  Released 6 Feb
  275.                                    1993.
  276.  
  277. REGISTRATION
  278. ------------
  279.      If you use Name Editor for Personal Ancestral File (NE4PAF)
  280. you are asked to register with me.  The cost is ten dollars
  281. ($10.00).  This will (1) increase my high regard for you, (2)
  282. encourage me to improve the program, (3) allow me to inform you
  283. of improvements, (4) allow me to notify you in the event that a
  284. serious problem with NE4PAF is discovered, and (5) convince my
  285. wife that I'm not just playing with the computer.
  286.  
  287. Personal Ancestral File and PAF are registered trademarks of the
  288. Corporation of the President of The Church of Jesus Christ of
  289. Latter-Day Saints.
  290.  
  291. All rights to NE4PAF and its accompanying files are reserved. 
  292. NE4PAF may be distributed and used only in accordance with the
  293. provisions contained herein.  Comments, problem reports, 
  294. suggestions for improvements and registration are welcomed and
  295. may be sent to:
  296.  
  297. Address:       Frank E. Hutchison
  298.                Qtrs D, Mason Row
  299.                Yorktown, VA 23690
  300.  
  301. Phone:         (804)887-0290 between 6:00 and 9:00 pm Eastern
  302.  
  303. I also monitor the GENSOFT echo on the Fidonet for messages to
  304. Frank Hutchison.  (Please note the spelling.)             ************************************
  305.             *                                  *
  306.             *           Name Editor            *
  307.             *               for                *
  308.             *      Personal Ancestral File     *
  309.             *            (NE4PAF)              *
  310.             *               by                 *
  311.             *        Frank E. Hutchison        *
  312.             *                                  *
  313.             ************************************
  314.  
  315.  
  316.                        REGISTRATION FORM
  317.  
  318.  
  319. Surname: _____________________      Given1: _____________________
  320.  
  321. Given2: ______________________      Given3: _____________________
  322.  
  323. Address1: __________________________________________
  324.  
  325. Address2: __________________________________________
  326.  
  327. City:  _____________________________________________
  328.  
  329. State:  __________                  Zip Code: ________________
  330.  
  331. Phone: (_____) ________--_______________
  332.  
  333.  
  334. Comments/Suggestions/Problem Report:
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353. Mail to:            Frank E. Hutchison
  354.                     Qtrs D, Mason Row
  355.                     Yorktown, VA 23690