home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-387-Vol-3of3.iso / k / kp5.zip / KP5PAKB.EXE / KP5SMALL.HLP
Text File  |  1992-03-03  |  29KB  |  690 lines
  1. >Introduction
  2. ┌───────────────────────────────────────────┐
  3. │ KP5 Help Document * small version *       │
  4. │ KP5 version 5.07, January 1992            │
  5. └───────────────────────────────────────────┘
  6.  
  7. This document BRIEFLY describes the features and use of KP5, a
  8. keypunch system for PC's and compatibles. A complete description is
  9. given in the 'large' help file. This 'small' help file is for use
  10. on machines with very limited disk space (eg, 360K floppies). If
  11. you downloaded KP5 from a BBS or CompuServe, note that the small
  12. help file is in KP507A.ZIP/KP507A.EXE (basic system), and the large
  13. help file is in KP507B.ZIP/KP507B.EXE (supplemental files).
  14.  
  15.        ┌───────────────────────────┐
  16.        │  Peter Charpentier        │
  17.        │  47 Meeting House Hill Rd │
  18.        │  Durham, CT 06510         │
  19.        │                           │
  20.        │  CompuServe: 70053,705    │
  21.        └───────────────────────────┘
  22. >What's New
  23. This section describes new features since version 5.05 (the first
  24. general distribution version of KP5).
  25.  
  26. Version        New features                  See topic:
  27.  
  28. 5.06           New UTILITES menu options:    ■The UTILITIES menu
  29. Oct 1991       -Delete Exported
  30.                -Global Flag Set
  31.  
  32. 5.07           Numeric data entry fields     ■Mask Editor:TABS/
  33. Jan 1992       are now supported.             ATTRIBUTES
  34.  
  35.                dBase-III or ASCII            ■Session statistics
  36.                'session statistics' files     files
  37.                automatically written.
  38.  
  39.                New FILE menu option:         ■Shelling to DOS
  40.                -Shell to DOS
  41.  
  42.                Bypass-verify fields          ■Mask Editor:TABS/
  43.                                              ATTRIBUTES
  44. >Complete Command-Line Syntax  
  45. The complete KP5 command-line syntax is as follows:
  46.   
  47.   ┌───────────────────────────────────────────────────────┐
  48.   │  KP5 [filename [username]] [-B] [-M] [-C] [-S]        │
  49.   │                            [-X] [-V] [-N]             │
  50.   │                            [-R] [-T] [-E]             │
  51.   │                            [-A] [-O]                  │
  52.   │                            [-K:<valid-key-index>][-I] │
  53.   └───────────────────────────────────────────────────────┘
  54.  
  55.   switches:
  56.  
  57.     -B   use default black & white color set for CGA/EGA/VGA
  58.     -M   use default monochrome ('green screen') color set
  59.     -C   use default polychrome color set
  60.     -S   compensate for 'snow' on CGA displays
  61.     -X   export records and quit
  62.     -V   select Verified records (use with the -X switch)
  63.     -N   select New or modified records (use with the -X switch)
  64.     -R   restricted editing (forced entry of entire record)
  65.     -T   total verification mode (records must be 100% verified)
  66.     -L   record session information in the Log file (KP5.LOG)
  67.     -E   entries must be confirmed by pressing the Enter key
  68.     -A   write session statistics in ASCII format instead of dBase
  69.     -O   nO session statistics file will be written
  70.     -K:<valid-key-index>  open a 'valid-key' index file
  71.     -I   display the compile date, version, and registration
  72. >The KP5 Interface
  73. The KP5 interface consists of a single drop-down menu system, a
  74. series of dialog screens, and a record editor.
  75.  
  76. THE MENU SYSTEM
  77.  
  78. KP5 functions are accessed through a system of drop-down menus. If
  79. the menu bar is not on-screen, you may usually activate it by
  80. pressing F10.
  81.  
  82. DIALOGS
  83.  
  84. There are a number of 'dialog boxes' or screens that KP5 uses to
  85. get information from you. There are certain keys that behave
  86. consistently during these occasions, and they are:
  87.  
  88. F1        Context-sensitive HELP (see "How to get HELP").
  89. F2        Finish the dialog and accept input.
  90. Esc       Finish the dialog and cancel.
  91. Enter     Finish field and advance to next field.
  92. Tab       Move to next field.
  93. BackTab   Move to previous field.
  94. F10       Activate the menu.
  95. arrows    Move up or down within the dialog.
  96. >How to set up a new KP5 file
  97. Select Open from the FILE menu. A dialog box will be displayed,
  98. into which you must enter the DOS directory and KP5 file name. For
  99. example:
  100.  
  101.        ┌──────────────────────────────────────┐
  102.        │    KP5 File  C:\KP5\FILES\STUDYX___  │
  103.        └──────────────────────────────────────┘
  104.  
  105. The FILE STRUCTURE dialog will be displayed when a file is created.
  106. Into this screen you must enter:
  107.  
  108.      1) The CARD SIZE
  109.      2) The number of CARDS per RECORD
  110.      3) The position(s) and length(s) of the RECORD KEY(s)
  111.  
  112. RECORDS AND CARDS EXPLAINED
  113.  
  114. RECORDS are made up of one or more CARDS. In the old days, cards
  115. were made out of paper and had 80 columns. If your 'logical record'
  116. had more than 80 columns, you had to break it up into two or more
  117. cards, or 'physical records'. Of course, KP5 cards may be of any
  118. reasonable length, and many KP5 files have just one card per
  119. record.
  120.  
  121. RECORD KEYS
  122.  
  123. A requirement of KP5 files is that each record must have a unique
  124. key. KP5 files are always indexed by the record key. The record key
  125. is usually a subject ID code, but sometimes two or more fields must
  126. be combined to form a unique key.
  127.  
  128. Each record key is defined by 1) position and 2) length.
  129.  
  130. AN EXAMPLE
  131.  
  132. This file has two record keys: a five-digit subject ID at column 1,
  133. and a date (yyyymmdd) at column 23.
  134.  
  135.  ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
  136.  │                data set label  KP5 file example             │
  137.  │                     card size  240                          │
  138.  │    number of cards per record  8                            │
  139.  │           total record length  1920                         │
  140.  │                                                             │
  141.  │    key(s):  position   length       position   length       │
  142.  │    ─────┬──────────────────────┬─────────────────────       │
  143.  │         │1. 1          5       │ 6.                         │
  144.  │         │2. 23         8       │ 7.                         │
  145.  │       ....                    ....                          │
  146.  └─────────────────────────────────────────────────────────────┘
  147.  The FILE STRUCTURE Dialog Screen
  148.  
  149. Press F2 when you are finished entering the record key(s), and the
  150. file will be ready for data entry.
  151. >How to open a KP5 file for data entry
  152. One way to open a file is on the command line; see "command line
  153. syntax" for details. The other way is to select Open from the FILE
  154. menu.
  155. >How to enter new records into a KP5 file
  156. There are four steps involved in opening a file and entering new
  157. records into it:
  158.  
  159. Step 1. OPEN THE FILE
  160.  
  161. Follow the instructions in "how to open a file for data entry".
  162.  
  163. Step 2. SELECT 'ENTER NEW RECORDS' FROM THE DATA ENTRY MENU
  164.  
  165. A RECORD KEY dialog, similar to that shown below, will be
  166. displayed.
  167.  
  168. ┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
  169. │ ┌───────record key────────┐    ┌───current record key────┐ │
  170. │ │                         │    │ 00001                   │ │
  171. │ │                         │    │ 19910325                │ │
  172. │ └─────────────────────────┘    └─────────────────────────┘ │
  173. │┌──────────────────────────────────────────────────────────┐│
  174. ││     mode entry                                           ││
  175. ││ shift-f1 browse record keys                              ││
  176. ││      f10 main menu                                       ││
  177. ││    ctrl. retrieve next record                            ││
  178. ││    ctrl. retrieve previous record                        ││
  179. ││  ctrl<─┘ access current record                           ││
  180. ││      Esc return to main menu                             ││
  181. │└──────────────────────────────────────────────────────────┘│
  182. └────────────────────────────────────────────────────────────┘
  183. The RECORD KEY Dialog Screen
  184.  
  185. There are two 'record key' boxes in this screen: the right-hand box
  186. shows the current record's key, and the left-hand box is a data
  187. entry area into which you enter the key for the new record.
  188.  
  189. Step 3. ENTER THE RECORD KEY
  190.  
  191. Enter the new record's key. KP5 will search the file for the record
  192. key, and if it is NOT found, the record will be added to the data
  193. set.
  194.  
  195. Step 4. KEY IN THE RECORD
  196.  
  197. Once the record has been added, control will pass to the RECORD
  198. EDITOR. This editor is used for entering, verifying, and modifying
  199. records. See the next topic for a description of how the editor
  200. behaves during data entry.
  201. >The Record Editor
  202. The record editor screen looks something like this (the example
  203. shown is a little squashed -- the real thing has 80 columns):
  204.  
  205. ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
  206. │peter studyx 3 records (0 deleted)      data entry/modification│
  207. │┌───────────────────────────────────────────────────┬─────────┐│
  208. ││ f1 help   f4 wrap√  f6 fill '9' f8 key    f10 menu│■Error   ││
  209. ││<─┘ save  sf4 prot√ sf6 dup      f9 mark           │ Message ││
  210. ││Esc abort af4 lock   f7 current sf9 delete af9 undo│         ││
  211. │└───────────────────────────────────────────────────┴─────────┘│
  212. │1        10        20        30        40        50        60> │
  213. │╞═══╤════╪════╤════╪════╤════╪════╤════╪════╤════╪════╤════╪═╤═│
  214. │00002                 19910105                                 │
  215. │                                                               │
  216. │╞═══╧════╪════╧════╪════╧════╪════╧════╪════╧════╪════╧════╪═╧═│
  217. │────────────────╥──────────┬──────────╥─┬─┬─┬─╥─────┬───┬────┬─│
  218. │0000219910105   ║PETER     │06/01/1991║v│X│M│D║  241│  2│  1 │*│
  219. └───────────────────────────────────────────────────────────────┘
  220. The RECORD EDITOR Screen
  221.  
  222. The data entry area is the window between the 'rulers'. For records
  223. with card sizes exceeding 80 columns, the window will 'slide'
  224. through the record as you key in the record.
  225.  
  226. At the bottom of the screen is a 'status line'. The following items
  227. are displayed in the status line:
  228.  
  229.      - the record key
  230.      - username
  231.      - date created/modified
  232.      - record flags (V-verified X-exported D-deleted M-marked)
  233.      - the absolute record position
  234.      - the card number and column
  235.      - whether the current record position has been verified
  236.  
  237. THE KEYBOARD DURING DATA ENTRY
  238.  
  239. F1   Help (shows the data entry specifications for the current
  240.      position).
  241.  
  242. F4   Switches the display mode between 'normal' and 'wrap'.
  243.  
  244. sF4  (Shift-F4) Enables or disarms the 'protect' feature.
  245.  
  246. aF4  (Alt-F4) When a range check or verification error condition
  247.      has been raised, pressing Alt-F4 overrides the error condition
  248.      and accepts the entered value. When there is no error
  249.      condition raised, Alt-F4 disarms the keyboard locking feature.
  250.  
  251. F6   Pressing this key causes a designated 'fill character' to be
  252.      copied into the current record. Copy proceeds from the current
  253.      position to the next tab stop.
  254.  
  255. sF6  (Shift-F6) This key causes whatever was entered into the
  256.      PREVIOUS record (during the current data entry session) to be
  257.      copied into the CURRENT record. The copy proceeds from the
  258.      initial position to the end of the data entry field, as
  259.      defined in the mask.
  260.  
  261. F7   Activates the 'show current' feature. This causes whatever was
  262.      in the current card BEFORE the data entry/verification session
  263.      to be displayed below the data entry window.
  264.  
  265. F8   Allows you to change the record key value.
  266.  
  267. F9   Sets or releases the MARK flag for the current record. This
  268.      may be used to identify problem records during data entry. 
  269.  
  270. sF9  (Shift-F9) Sets or releases the DELETE flag for the current
  271.      record.
  272.  
  273. aF9  (Alt-F9) This is the UNDO key: any changes made while in the
  274.      record editor will be 'undone'.
  275.  
  276. F10  Activates the main menu.
  277.  
  278. The following additional keys have special meaning:
  279.  
  280. Enter          Ends data entry and accepts the record.
  281. F2             Acts as an alternate Enter key.
  282. Esc            Cancels data entry.
  283. Tab            Moves cursor to the next tab stop (if any).
  284. Shift-Tab      Moves cursor to the previous tab stop.
  285. Numpad-Plus    Acts as an alternate Tab key.
  286. Numpad-Minus   Acts as an alternate BackTab key.
  287.  
  288. (Numpad-Plus and Numpad-Minus are the '+' and '-' keys on the
  289. numeric keypad)
  290. >Verifying records
  291. You start a verification session by selecting Verify from the
  292. DATAENTRY menu. The record key dialog pops up, and you will be
  293. expected to enter the key of an existing record to verify. Since
  294. you will be entering existing keys, the 'Current Key' box now has
  295. some relevance, and so will now be explained.
  296.  
  297. HOW TO SELECT AN EXISTING RECORD KEY
  298.  
  299. The most direct way to select an existing record key for
  300. verification (or modification) is to simply type it. However, you
  301. may also locate and retrieve record keys by 'cruising'. Here's how.
  302.  
  303. There is always a 'current record', and its key is shown in the
  304. right-hand box on the record key dialog screen. You may change the
  305. current record by pressing Ctrl-left arrow or Ctrl-right arrow. You
  306. may access (verify) the current record by pressing Ctrl-Enter.
  307.  
  308. Another way to locate record keys is to press Shift-F1. This will
  309. display the record keys on a menu from which you may make a
  310. selection.
  311.  
  312. VERIFICATION ERRORS
  313.  
  314. The verification error condition is raised whenever a keystroke
  315. does not agree with what was entered during the first pass. As with
  316. range checks, the keyboard will lock up, and you must either retype
  317. the old keystroke, or press Alt-F4 to accept the new keystroke.
  318.  
  319. Records may be partially or 100% verified. You may partially verify
  320. a record by typing in a portion of the record, then pressing Enter.
  321. If the -T the command-line switch was used when KP5 was loaded,
  322. 100% verification will be enforced (see "Complete command-line
  323. syntax").
  324. >Modifying records
  325. Modifying records is easy: select Modify from the DATA ENTRY menu,
  326. then enter the key of the record you wish to modify. You may use
  327. the methods described under verification to locate record keys.
  328.  
  329. HOW MODIFYING AFFECTS THE RECORD FLAGS
  330.  
  331. When records are modified, the export flags are set to 'not
  332. exported'.
  333. >Looking at records
  334. There are times when people, especially administrators, need to
  335. just LOOK at records, without the possibility of (accidentally)
  336. modifying them. For this, select Look from the DATA ENTRY menu. An
  337. added feature in Look mode is that, even when the record editor is
  338. running, the Ctrl-left and Ctrl-right keys are active, allowing you
  339. to retrieve adjacent records without exiting to the record key
  340. dialog.
  341. >Exporting records to ASCII files
  342. KP5 files (files with names like *.KPF) are NOT ASCII text files.
  343. They must be 'exported' to ASCII before they can be used.
  344.  
  345. Select Export from the FILE MENU. The export dialog screen will be
  346. displayed. Into this screen you specify the name of the ASCII file
  347. to be created, as well as any record selection criteria.
  348. >Listings
  349. KP5 supports a variety of listings, or reports. Before you generate
  350. a report, it is a good idea to make sure the printer is correctly
  351. defined (see "Printer Setup").
  352.  
  353. Select List from the FILE menu. A pop-up menu, providing the report
  354. options, will be displayed.
  355. >Printer Setup
  356. The Printer Setup option on the FILE menu allows you to specify 1)
  357. what kind of printer you have, and 2) where the printout should be
  358. directed (eg, to a file or to the printer). The PRINTER SETUP
  359. dialog box is shown below.
  360.  
  361. ┌───────────────────── Printer Setup ─────────────────────┐
  362. │┌───────────────┐                                        │
  363. ││Exit           │                                        │
  364. ││Type of printer│      Printer type  HP LaserJet/DeskJet │
  365. ││Destination    │       Destination  Printer             │
  366. │└───────────────┘  Extended Charset  Yes                 │
  367. └─────────────────────────────────────────────────────────┘
  368. The PRINTER SETUP Dialog
  369.  
  370. The dialog is controlled by the pop-up menu at the left. Press T to
  371. change the printer type, and D to change the printout destination.
  372. Press E to exit and save the definitions. The printer setup
  373. information is saved in the KP5 configuration file.
  374. >Designing the Mask
  375. The data entry 'mask' consists of five elements, or records:
  376.  
  377.    o A PICTURE that determines what kind of character (if any) can
  378.      be entered into each position.
  379.  
  380.    o A TABS/ATTRIBUTES element that defines the tab stops, as well
  381.      as a number of special 'attributes' that a record position may
  382.      have.
  383.  
  384.    o A MINIMUM VALID record that contains lower limits for 'valid'
  385.      (non-missing) ranges.
  386.  
  387.    o A MAXIMUM VALID record that contains upper limits for valid
  388.      ranges.
  389.  
  390.    o A MINIMUM MISSING record that contains the lower limits for
  391.      missing value ranges.
  392.  
  393. These elements are edited using the 'mask editor', which is
  394. available from the MASK menu. Modifying a mask element is very much
  395. like entering a data record.
  396.  
  397. It is not necessary to modify any of the mask elements, as KP5 will
  398. cook up a default set for you. However, most users feel the need at
  399. some point. The general usage of the editor is explained in "The
  400. Mask Editor", and details for using the editor for each of the mask
  401. elements are given in separate topics.
  402. >The Mask Editor
  403. The Mask Editor is the means by which the five mask elements may be
  404. modified to fit your record structure.
  405.  
  406. No matter which element is being edited, there are certain keys
  407. that behave similarly. These are explained below.
  408.  
  409. Enter     Save and exit.
  410.  
  411. F2        Same action as the Enter key.
  412.  
  413. Esc       Cancels mask edit.
  414.  
  415. sF3       (Shift-F3) Switches between the five elements,
  416.           maintaining the cursor at its current position.
  417.  
  418. F1        Displays a HELP screen that is specific to the current
  419.           mask element.
  420.  
  421. cF1       (Ctrl-F1) Switches the contents of the 'information box'
  422.           at the top of the mask editor screen.
  423.  
  424. F10       Activates the menu.
  425.  
  426. Details on how to use the Mask Editor for each of the mask elements
  427. are provided in separate topics.
  428. >Mask Editor: The Picture mask element
  429. The PICTURE is probably the most important mask element. It is used
  430. not only to define the kinds of data that may be entered, but also
  431. to determine what areas may be used for data entry.  A picture
  432. editing screen is shown below.
  433.  
  434. ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
  435. │┌────────────────────────────────────────────────────────┐│
  436. ││           @ any character       ! uppercase            ││
  437. ││ f1 help   9 numeric (0-9)       ^ nonblank character   ││
  438. ││cf1 more.. # numbers (0-9,blnk)  $ nonblank+uppercase   ││
  439. │└────────────────────────────────────────────────────────┘│
  440. │1        10        20        30        40        50      >│
  441. │╞═══╤════╪════╤════╪════╤════╪════╤════╪════╤════╪════╤═══│
  442. │99999!@@@@@@@@@@@@@@@@99999999@@@@@@@@@@@@@@              │
  443. │@@@@@@#############################!@@@@@@@@@@@@@@@@@@@   │
  444. │╞═══╧════╪════╧════╪════╧════╪════╧════╪════╧════╪════╧═══│
  445. │Tab Prot vCpy Strt End kyCpy                   1    │1  │1│
  446. └──────────────────────────────────────────────────────────┘
  447. The PICTURE Editor
  448.  
  449. If you look at the default picture for any KP5 file, you will see
  450. a record that is filled in with '@'s. The @ tells KP5 to accept ANY
  451. character into that data entry position. Other so-called 'editing
  452. characters' have different meanings:
  453.  
  454. @    - any character
  455. 9    - digits (0-9 only)
  456. #    - numeric characters (0-9, blank, '+', '-', and '.')
  457. ^    - any non-blank character
  458. !    - any character; will be converted to uppercase
  459. $    - any non-blank character; will be converted to uppercase
  460.  
  461. Modifying a mask is simply a matter of entering the appropriate
  462. editing characters into the proper places in the record. If a
  463. character is entered into the mask that is NOT one of the above
  464. editing characters, that position will be considered a 'protected
  465. field'.
  466.  
  467. What is a protected field? I hear you ask. Read on:
  468.  
  469. PROTECTED FIELDS
  470.  
  471. A 'protected' field is a region into which data entry is normally
  472. prohibited. Protected areas are usually blank, but they may contain
  473. data that is to be 'hard wired' into each record.
  474.  
  475. It is possible during data entry to temporarily 'unprotect' a
  476. protected area.
  477.  
  478. Defining protected fields is usually accomplished by typing
  479. whatever it is that is supposed to be there. The only problem that
  480. should arise is in the case where a protected field is supposed to
  481. contain one of the editing characters (say that the file code is
  482. 'A009'). In that case, you will have to manually protect the
  483. position(s). You do that by pressing Ctrl-F4, which is one of the
  484. 'attribute function keys' that are shared between the PICTURE
  485. editor and the TABS/ATTRIBUTES editor.
  486.  
  487. Protected areas appear in the PICTURE editor in reverse video.
  488.  
  489. It is important to remember that the PICTURE editor ONLY affects
  490. the data entry mask, and NOT the actual data. If you want to add or
  491. remove columns or cards in the data set, use the KPI utility.
  492. >Mask Editor: The Tabs/Attributes mask element
  493. Each position in a KP5 record may have any of seven 'attributes':
  494. tab, vertical copy, key copy, numeric, bypass verify, field start,
  495. and field end. In the TABS/ATTRIBUTES editor, you set attributes by
  496. typing in 'surrogate characters' for each of the attributes. These
  497. are: t, v, k, n, b, [, and ], as shown below in the sample
  498. TABS/ATTRIBUTES mask editor screen.
  499.  
  500. ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
  501. │┌────────────────────────────────────────────────────────┐│
  502. ││                            b bypass verify  f1 help    ││
  503. ││ t set tab v vertical copy  [ field start   cf1 more..  ││
  504. ││ n numeric k key copy       ] field end                 ││
  505. │└────────────────────────────────────────────────────────┘│
  506. │1        10        20        30        40        50      >│
  507. │╞═══╤════╪════╤════╪════╤════╪════╤════╪════╤════╪════╤═══│
  508. │kkkkk     [   ]       kkkkkkkkt                           │
  509. │vvvvvt             t                                      │
  510. │vvvvvt                                                    │ 
  511. │╞═══╧════╪════╧════╪════╧════╪════╧════╪════╧════╪════╧═══│ 
  512. │Tab Prot Vcpy Strt End kycpy                   1    │1  │1│ 
  513. └──────────────────────────────────────────────────────────┘ 
  514. TABS/ATTRIBUTES mask editor
  515.  
  516. TABS
  517.  
  518. To set a tab stop, enter a 't' in the appropriate position. 
  519.  
  520. KEY COPY
  521.  
  522. Key copy (k) fields are normally set by the program. However, you
  523. may have the record key duplicated anywhere in the record by
  524. setting the 'k' attribute.
  525.  
  526. VERTICAL COPY
  527.  
  528. A position that has the 'vertical copy' (v) attribute will have
  529. copied into it whatever was entered into the preceding card at the
  530. same column. Vertical copy fields are automatically protected.
  531.  
  532. FIELD START and END
  533.  
  534. The [ and ] characters are used to define data entry fields that
  535. have more than one column. When a field has been defined in this
  536. way, any range checks defined in the remaining mask elements will
  537. operate on the entire field, not each character individually. If a
  538. data entry position has neither attribute, it is assumed to be a
  539. single-column field.
  540.  
  541. NUMERIC FIELDS
  542.  
  543. Numeric fields are evaluated as numbers during range and
  544. verification checks (eg, '005.3' and '5.300' are equivalent). In
  545. addition, entries will be right-justified on input.
  546.  
  547. To define a field as numeric, first set its start and end points
  548. with the [ and ] keys. Next, position the cursor anywhere in the
  549. field and press the 'n' key.
  550.  
  551. BYPASS VERIFY
  552.  
  553. Bypass verify (b) fields are those for which you will not require
  554. verification. For example, you may not wish to verify a 'fuzzy'
  555. field such as one containing a free-text comment. A record will be
  556. considered 100% verified if all fields except for the bypassed ones
  557. have been verified.
  558.  
  559. ATTRIBUTES VIA FUNCTION KEYS
  560.  
  561. It is also possible to set (and release) attributes using function
  562. keys. To see which keys do what, press Ctrl-F1. The information box
  563. display will change, showing all of the function key assignments.
  564. >Mask Editor: The Range-Check mask elements
  565. The remaining mask elements (MINIMUM VALID, MAXIMUM VALID, MINIMUM
  566. MISSING) define ranges for validity checks. These mask elements
  567. work with the FIELD START and FIELD END attributes, set by the
  568. TABS/ATTRIBUTES editor, to check data as they are input. For a
  569. given field, any, all, or none of the range values may be defined.
  570.  
  571. IMPORTANT NOTE: Unless defined as 'numeric', fields are treated as
  572. character strings for the purpose of range-checking. This means
  573. that numbers should be left-zero-filled (eg, '001', not '  1').
  574. >The UTILITIES Menu
  575. The UTILITIES menu provides access to functions that are not
  576. necessary for normal processing. These functions are discussed in
  577. this section.
  578.  
  579. COPY FILE
  580.  
  581. This procedure is used to make a copy of the KP5 file, optionally
  582. removing deleted records as it goes.
  583.  
  584. COPY STRUCTURE
  585.  
  586. This procedure makes a copy of the file structure and mask. It is
  587. used to initialize a new file having the same characteristics as
  588. the current KP5 file, but no records.
  589.  
  590. UPDATE
  591.  
  592. This procedure is used to update the current file with records from
  593. another KP5 file, eg, merge the two files.
  594.  
  595. EMPTY
  596.  
  597. This procedure removes all records from the current KP5 file, but
  598. keeps the structure and mask intact.
  599.  
  600. DELETE EXPORTED (*new in 5.06*)
  601.  
  602. This procedure will delete all exported records in the current KP5
  603. file. The PACK procedure (below) must then be run to physically
  604. remove the deleted records.
  605.  
  606. GLOBAL FLAG SET (*new in 5.06*)
  607.  
  608. This procedure allows you to set or release the DELETE, EXPORT,
  609. and/or MARK flags for ALL records in the current KP5 file. For
  610. example, you may use it to remove all record marks.
  611.  
  612. RESTRUCTURE
  613.  
  614. This procedure allows you to make structural changes to the KP5
  615. file. You may change the card size, number of cards per record, and
  616. key locations.
  617.  
  618. MASK STRUCTURE REPORT
  619.  
  620. This procedure generates a printout of the mask structures.
  621.  
  622. PACK
  623.  
  624. This procedure removes deleted records from the KP5 file.
  625.  
  626. INDEX
  627.  
  628. Run the INDEX procedure if you think the index has become
  629. 'trashed'. Indexes tend to get out of whack when KP5 is 'abnormally
  630. terminated' (the machine locks up or is turned off or rebooted
  631. while the program is running).
  632.  
  633. ASCII IMPORT
  634.  
  635. This utility allows you to import data from an ASCII data set into
  636. the current KP5 file.
  637.  
  638. KP4 IMPORT
  639.  
  640. This procedure is used to convert KP4 files into KP5 files (KP4 is
  641. the prior incarnation of the KP system).
  642.  
  643. FILE PASSWORD
  644.  
  645. Select this option if you want to add password protection to a KP5
  646. file, or if you want to change a file's password.
  647.  
  648. You may remove password protection entering a blank password.
  649.  
  650. COLORS
  651.  
  652. This procedure is used to modify the colors used by KP5. The color
  653. set will be saved in a configuration file named KP5.CFG in your
  654. current directory.
  655.  
  656. VALID KEY INDEX
  657.  
  658. This option establishes a 'valid-key' file for the current session.
  659. The valid-key file is some master KP5 file that contains a complete
  660. set of record keys. Using a valid-key file ensures that only valid
  661. record keys will be entered, and is useful when entering records
  662. for some pre-defined set of respondents.
  663. >Session statistics files
  664. A session statistics file consists of records that provide
  665. summaries of keypunch sessions. A record is generated each time a
  666. KP5 file is closed. By default, the statistics file generated by
  667. KP5 is dBase-III compatible and named KP5STATS.DBF. However, the
  668. file will be ASCII text and named KP5STATS.DAT if the -A command-
  669. line switch is used, or suppressed entirely if the -O switch is
  670. used. KP5 attempts to place the statistics file in the program
  671. directory (usually C:\KP5); if this cannot be done (on a network
  672. with restricted access to that directory, for example), the file is
  673. placed in the same directory as the KP5 file that was most recently
  674. processed.
  675.  
  676. The dBase record structure, as well as the layout of the ASCII text
  677. file, is given in the 'large' online help file and its printable
  678. version, KP5.DOC.
  679. >Shelling to DOS
  680. There may be times when you would like to use DOS while running
  681. KP5. For example, you might want to create a new KP5 in some
  682. directory, but you forgot to create the directory first. Or, you
  683. might want to delete files to free up disk space prior to packing
  684. or copying a file.
  685.  
  686. The process of temporarily exiting to the DOS environment is called
  687. shelling to DOS, and you may do this by selecting Shell to DOS from
  688. the FILE menu. As a precaution against accidentally manipulating
  689. any open files (a sure recipe for disaster), the Shell to DOS
  690. option is not available whenever a KP5 file is open.