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Text File  |  1992-12-07  |  9KB  |  202 lines
  1. November 1992
  2.  
  3.  
  4.                       VIDEO STRESS INTERVIEW
  5.  
  6.                                 By 
  7.  
  8.                             Mike Carey 
  9.                    Special Programs Coordinator
  10.                       Guam Police Department
  11.  
  12.  
  13.      Promotion.  Most law enforcement officers anticipate it
  14. with relish, while managers tend to view it with mixed emotions.
  15. On the one hand, managers receive satisfaction from the prospect
  16. of promoting qualified officers, thereby rewarding good police
  17. work.  On the other hand, they dread having to justify every
  18. selection, or worse, every nonselection.  At the same time,
  19. civil service commissions, unions, and other so-called "watch
  20. dogs" lend balance and equity to the promotion of public
  21. servants, but particularly to those employed by law enforcement
  22. agencies, whose virtue must be "above that of Caesar's wife."
  23.  
  24.      Nonetheless, justifying promotion choices can be tedious
  25. and time-consuming.  For these reasons, police managers look for
  26. ways to tailor their promotion procedures, while adhering to
  27. employment laws and regulations. (1) Therefore, the Guam Police
  28. Department (GPD) retooled its approach to the promotion process
  29. by introducing the video stress interview (VSI).
  30.  
  31. A MANAGEMENT TECHNIQUE 
  32.  
  33.      VSI is not some revolutionary management technique.
  34. Rather, it blends present-day technology with well-established
  35. management practices.  This results in a fresh approach when
  36. selecting and promoting officers.
  37.  
  38.      Three primary components comprise the video stress
  39. interview:
  40.  
  41.      1)  An interview board of three senior officers 
  42.  
  43.      2)  An Equal Employment Opportunity (EEO) representative,
  44.          and
  45.  
  46.      3)  An independent observer from another public agency. 
  47.  
  48. VSI also incorporates the use of a video camera/recorder, a
  49. standard set of questions, and a standard numerical grading
  50. system.
  51.  
  52. INTERVIEW BOARD
  53.  
  54.      The Guam chief of police chairs the board, which also
  55. includes two other ranking officers.  An EEO representative and
  56. an independent observer from a nonlaw enforcement agency also
  57. sit on the board.  Both the EEO representative and the observer
  58. review the battery of questions used in the selection process to
  59. verify its validity.  This review also ensures that the
  60. questions are job-related and appropriate for candidates vying
  61. for promotion.
  62.  
  63. INTERVIEW QUESTIONS
  64.  
  65.      The chief drafts the questions used in the interview
  66. process, drawing on police management course materials from a
  67. community college.  The other board members review them for
  68. content, and a civilian staff member of the police department
  69. checks their construction for grammar and clarity.  Apart from
  70. the chief's executive secretary, who types the questions, no one
  71. else outside the board has access to the questions before the
  72. board convenes.
  73.  
  74.      The questions serve a twofold purpose: 1) To determine the
  75. candidates' managerial, supervisory, and technical knowledge,
  76. and 2) to test the candidates' ability to respond under stress.
  77. This allows interviewers to observe their conduct in order to
  78. determine how they handle themselves in an emotionally
  79. fluctuating environment.
  80.  
  81. VIDEO SETUP
  82.  
  83.      Before each interview begins, a police technician sets up
  84. and tests the video equipment, then turns on the equipment and
  85. exits the room.  The video camera runs uninterrupted during all
  86. the interviews, recording every word and action of board
  87. members, observers, and candidates.  Nothing happens off camera.
  88. Even the date and running time appear on the bottom of the
  89. videotape, making it virtually impossible for someone to
  90. stop/restart the camera or edit the tape without being detected.
  91.  
  92. THE INTERVIEW PROCESS
  93.  
  94.      In a recent selection process for promotion to captain, the
  95. interview board, consisting of the chief, two police majors, an
  96. EEO representative, and independent observer, convened at 8:30
  97. a.m.  The task before the board was to fill five open slots from
  98. a pool of nine possible candidates.  The board interviewed the
  99. candidates in the order they appeared on the eligibility list
  100. supplied by the Department of Administration (DoA).  Prior to
  101. the interview, DoA screened the candidates and scored them on
  102. such factors as seniority, time-in-service, education, etc.  DoA
  103. then compiled a list of eligible candidates and provided the
  104. list to the interview board.
  105.  
  106.      The chief briefed all candidates  on the interview
  107. procedure.  After the candidates indicated that they understood
  108. the process, the individual interviews began.  Each interview
  109. ran uninterrupted.
  110.  
  111.      The chief drafted seven questions for this particular
  112. selection.  The board posed each of the seven questions twice to
  113. the individual candidates--verbatim, without explanation or
  114. embellishment.  A candidate could request to have any question
  115. read a third time, but the board would not allow any repeats
  116. after that.  Board members alternated reading the questions.
  117.  
  118.      The board allotted 35 minutes for each interview.  This
  119. meant that candidates needed to budget their time so as to
  120. address all seven questions adequately.  Once the 35-minute
  121. allotted timeframe expired, the chairperson stopped the
  122. candidate and concluded the interview.  Most candidates finished
  123. well within the allotted time.
  124.  
  125.      Board members then graded the responses of each candidate.
  126. The board allowed 5 possible points per question, or a maximum
  127. of 35 points for an interview consisting of 7 questions.  Then
  128. the board computed the candidate's interview score by adding
  129. together the scores given by each interviewer and dividing by 5.
  130. The interview score was then added to the score given to each
  131. candidate by DoA for a total raw score, which was then converted
  132. to a percentage.
  133.  
  134.      For promotions, the department considered a score of 60% or
  135. better to be a passing score.  If more candidates registered
  136. passing scores than the number of promotion slots available, the
  137. top scorers would be selected for promotion.  For example, if
  138. eight candidates obtained passing scores but only six positions
  139. were available, then only the candidates with the six highest
  140. scores would be promoted.
  141.  
  142.      However, at a recent board for the promotion to captain,
  143. cited previously, only four candidates scored 60 percent or
  144. better and were promoted.  The chief then asked the Department
  145. of Administration for a new list of eligible candidates from
  146. which to pick the fifth captain.
  147.  
  148. ADVANTAGES OF VSI
  149.  
  150.      The video stress interview provides documented proof of how
  151. candidates fare during the process.  For example, after the
  152. department posted the names of those promoted to captain, one
  153. lieutenant couldn't believe he wasn't selected.  Obviously, the
  154. lieutenant was devastated, especially since he believed he
  155. "aced" the interview.  He simply couldn't accept the fact that
  156. the interviewers could have marked him so low.  The lieutenant
  157. then considered appealing the board's decision to the Civil
  158. Service Commission.
  159.  
  160.      Before taking this action, however, he sought the advice of
  161. an interviewer who was a police major.  The major told him
  162. frankly that he blew one question completely--so badly in fact
  163. that the major, who had known the lieutenant since he joined the
  164. department, was startled by his poor response.  The major then
  165. suggested that the lieutenant review the interview tape.
  166.  
  167.      After viewing the video tape for 10 minutes, the lieutenant
  168. couldn't believe what he saw and heard.  He had studied
  169. diligently for the interview and knew the correct answer.  But,
  170. the stress interview technique momentarily broke his
  171. concentration, causing him to totally misunderstand the
  172. question.  Consequently, his response made no sense.
  173.  
  174.      Seeing himself from the board's perspective, on irrefutable
  175. video tape, was tough but convincing.  The lieutenant,
  176. recognizing that the board treated him fairly, dismissed any
  177. thought of appeal.  The VSI technique proved successful.
  178.  
  179. CONCLUSION
  180.  
  181.      Police departments must select the most qualified
  182. candidates for promotion.  And, they must do so fairly and in a
  183. manner that withstands critical scrutiny.
  184.  
  185.      The video stress interview provides one such avenue to
  186. police departments.  It is competitive and devoid of politics.
  187. It also provides constructive feedback to candidates so that
  188. they can improve their performance in subsequent interviews.
  189. More importantly, however, the video stress interview can save
  190. talented, aspiring officers from making critical mistakes that
  191. could tarnish their careers.
  192.  
  193.  
  194. ENDNOTE
  195.  
  196.      (1)  This article discusses a promotional system that,
  197. under some circumstances, might require modification to ensure
  198. compliance with Equal Employment Opportunity law.  Police
  199. executives contemplating adoption of any revised promotional
  200. system should consult their legal advisor.
  201.  
  202.