home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-387-Vol-3of3.iso / e / exevals.zip / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-02-14  |  22KB  |  522 lines
  1.  
  2.  
  3.        ╔════════════════════════════════════════════════════════╗
  4.        ║░░░░░░▒▒▒▒▒▒▒ Software Solutions Presents ▒▒▒▒▒▒▒▒░░░░░░║
  5.        ║░░░░░░▒▒▒▒▒▒▒▓▓▓▓▓▓▓▓ Expert Evals ▓▓▓▓▓▓▓▒▒▒▒▒▒▒▒░░░░░░║
  6.        ╚════════════════════════════════════════════════════════╝
  7.  
  8.               Simply the best Enlisted Evaluation program!
  9.  
  10.  
  11.                               Version 2.0
  12.  
  13.                         Copyright (c) 1992, 1993
  14.  
  15.                            Software Solutions
  16.                               PO Box 1233
  17.                               Lemoore, CA
  18.                                93245-1233
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.          Welcome to Expert Evals 2.0!  Software Solutions is sure that
  27.          you will find this program so useful you will wonder how you
  28.          were able to do without it!  This online documentation will
  29.          provide you detailed information on using all of the features
  30.          of Expert Evals.
  31.  
  32.          Conventions used throughout this documentation:
  33.          ----------------------------------------------
  34.  
  35.          (+) Means this feature is only available on the registered
  36.              version.
  37.  
  38.          ESC Means hit the Escape key.  This usually backs you up
  39.              one menu level or cancel the last command.
  40.  
  41.  
  42.          LICENSING AND WARRANTY INFORMATION
  43.          ----------------------------------
  44.  
  45.          Read the file LICENSE.DOC for complete licensing and
  46.          warranty information.
  47.  
  48.          UPDATES AND NEW FEATURES OF VERSION 2.0
  49.          ---------------------------------------
  50.  
  51.          This new version 2.0 has mnay added features and some
  52.          revisions that will be apparent right from the start.  The
  53.          menu structure in this version has been completely changed.
  54.          Whereas previously, many functions were accessed via a
  55.          function key, all functions are now accessable through the
  56.          menu.  Added in this version:
  57.  
  58.          - Added 'Tools' menu.  Now users can pack the database,
  59.          change data drives, etc.  through the tools menu.
  60.  
  61.          - Added password protection for each individual eval.
  62.          Prevents prying eyes from reading what they should not
  63.          read.  Passwords are stored in encrypted form and before
  64.          any processing can be done with the protected eval the
  65.          correct password must be entered.  (+)
  66.  
  67.          - Added auto-update feature.  System will automatically
  68.          detect an older data file and update it to the new 2.0
  69.          specs.
  70.  
  71.          - Plugged in default settings for printer margins.  Many
  72.          users did not set the margins and the eval would not print.
  73.  
  74.          - Added tagging feature to allow multiple evals to be
  75.          printed.
  76.  
  77.          - Enhanced the printing routine to allow the user to print
  78.          a single eval or all 'selected' evals.
  79.  
  80.          - Added the ability to print a double spaced rough for the
  81.          back of the eval.
  82.  
  83.          - Fixed a bug in the spell checker (+) that would
  84.          inadvertantly close the main database file after the
  85.          document was spell check the first time.
  86.  
  87.          USING THE EXPERT EVALS MAIN MENU
  88.          --------------------------------
  89.  
  90.          Version 2.0 comes with a new menu interface.  Upon loading
  91.          the program, you will be presented with the demo version
  92.          welcome screen.  This screen will not appear on the
  93.          registered version.  Press any key to jump to the main
  94.          menu.  If you have not added any evals into the program,
  95.          you will see a mostly blank screen with a grey bar at the
  96.          bottom of the screen.  Menu selections are made by pressing
  97.          the red letter of the desired menu item.  Each of these
  98.          items will be discussed in detail.
  99.  
  100.          Add New
  101.          -------
  102.  
  103.          Use this selection when you wish to add a blank eval form
  104.          to the database and begin entering data.  Expert Evals will
  105.          create a new record and you will begin entering data.  You
  106.          do not have to enter all of the information at once.  You
  107.          may save the information and finish your work later.
  108.  
  109.          Edit
  110.          ----
  111.  
  112.          You may edit the currently highlighted eval by pressing
  113.          enter or selecting the Edit menu item.  Provided the eval
  114.          is not password protected, you will be placed in the
  115.          editing mode.
  116.  
  117.          Copy
  118.          ----
  119.  
  120.          You may copy the currently highlighted eval by selecting
  121.          Copy.  This is particularly handing when preparing two
  122.          evals for one person or preparing similar evals on two
  123.          people.  The current eval will be duplicated and you will
  124.          be placed in the editing mode to make changes.
  125.  
  126.          Print
  127.          -----
  128.  
  129.          Select the Print menu item when you wish to print an eval
  130.          or a group of tagged evals.  You will be presented with the
  131.          printer status window:
  132.  
  133.                 ╓─[ Printer Status Window ]───────────────────────╖
  134.                 ║                                                 ║
  135.                 ║ Evals to print:                                 ║
  136.                 ║   Now printing:                                 ║
  137.                 ║   Line Spacing:                                 ║
  138.                 ║    Destination:                                 ║
  139.                 ║                                                 ║
  140.                 ╟─[ Message Window ]──────────────────────────────╢
  141.                 ║                                                 ║
  142.                 ║                                                 ║
  143.                 ╙─────────────────────────────────────────────────╜
  144.  
  145.          A description of each of the Printer Status Window prompts:
  146.  
  147.           Evals to print:   This will indicate the total number of
  148.                             tagged evals (or 1 if none are tagged)
  149.                             This does not take into account any of
  150.                             the evals which are tagged and may be
  151.                             password protected.
  152.  
  153.           Now printing:     The name of the member for the eval
  154.                             which is currently being sent to the
  155.                             printer.
  156.  
  157.           Line Spacing:     Enter the line spacing (1 for single
  158.                             spaced or 2 for double spaced).  This
  159.                             will affect all evals printed during
  160.                             this session.  You may enter any number
  161.                             from 1 to 9.
  162.  
  163.           Destination:      Indicates the name of the printer being
  164.                             used.  If this is not correct, you must
  165.                             select the correct printer from Setup
  166.                             menu item under the Tools menu.
  167.  
  168.          Before printing will commence, you will be asked a few
  169.          questions about the print job at hand:
  170.  
  171.                 A - All selected or C - Current only
  172.  
  173.          If you have tagged a group of evals, you may elect to print
  174.          the entire group or just the current eval only.  This will
  175.          not appear if you have not tagged any evals.
  176.  
  177.  
  178.                     Eval is password protected!
  179.  
  180.          You will be prompted to enter the password for a protected
  181.          eval before printing can take place.  Keep in mind though,
  182.          that each eval can have it's own password and printing WILL
  183.          NOT TAKE PLACE without the correct password!
  184.  
  185.                Enter line spacing (2 = double space)
  186.  
  187.          You may elect to print a multi-spaced rough (double spaced
  188.          or triple spaced) for proofreading purposes.  Enter any
  189.          number between 1 and 9 to indicate the desired line spacing.
  190.          Enter a one for single spaced (normal) printing.
  191.  
  192.           Please select:  1 - Front & Back, 2 - Back only
  193.  
  194.          Use this feature if you wish to print only the back side of
  195.          the eval or if you wish to print the front and back.  During
  196.          the printing process, you will be prompted to insert the
  197.          back side of the eval.  Keep this in mind when printing a
  198.          tagged group of evals.  Each eval is printed front then
  199.          back.
  200.  
  201.  
  202.                      Print for OCR Form? (Y/N)
  203.  
  204.          If you are using the OCR form set, select Yes.  Laser
  205.          printer is not supported for the OCR form set.  You may
  206.          however, print the OCR front on an OCR printer (Primages 90
  207.          or Diablo 630) and print the back on the Laser printer.  Or,
  208.          you can just print the entire OCR form set on the OCR
  209.          printer.  These options are entirely up to the user.
  210.  
  211.  
  212.          Delete/Undelete
  213.          ---------------
  214.  
  215.          The occassion may arise that an eval is no longer needed.
  216.          Pressing the Delete menu item will 'mark' the currently
  217.          highlighted eval for deletion.  Please note that evals are
  218.          only marked for deletion.  When an eval is marked for
  219.          deletion, this menu item changes to Undelete.  Pressing
  220.          Delete/Undelete toggles between the two.  A deleted eval
  221.          will have an asterisk '*' next to the member's name.  Note
  222.          that you cannot edit or print an eval that is marked for
  223.          deletion.
  224.  
  225.          Tools
  226.          -----
  227.  
  228.          The tools menu has extended features that may not get alot
  229.          of use but nonetheless are very important.
  230.  
  231.               User's Manual
  232.               -------------
  233.  
  234.               This feature will run the Online User's Manual.  The
  235.               User's Manual may only be run while at the Tools Menu.
  236.  
  237.               Chg Drive
  238.               ---------
  239.  
  240.               Use the Chg Drive feature when you would like to store
  241.               the eval database on drive other than the default
  242.               drive.  If the drive is a floppy disk, ensure that a
  243.               disk is in the drive BEFORE selecting this option.  If
  244.               no eval dababase is present on the drive, a blank file
  245.               will be created automatically.  If one does exist, it
  246.               will be checked to ensure that it is a Version 2.0
  247.               database.
  248.  
  249.               Pack
  250.               ----
  251.  
  252.               When evals are no longer needed, they are marked as
  253.               deleted using the Delete menu item from the main menu.
  254.               This does not permanently remove them from the
  255.               database.  Select Pack when you wish to PERMANENTLY
  256.               remove ALL evals marked for deletion.  After packing,
  257.               evals that were marked for deletion may not be
  258.               recovered.
  259.  
  260.               Setup
  261.               -----
  262.  
  263.               Selecting Setup will present the user with a default
  264.               settings screen where you may enter information like the
  265.               Reporting Senior's name, title, etc., select a default
  266.               printer, and setup the printer's margins.  See the section
  267.               on Printer Setup for more details about the printer
  268.               definitions.
  269.  
  270.               Copy dbf
  271.               --------
  272.  
  273.               Use this feature when you would like to transfer your
  274.               database from the default drive to another drive.
  275.               Handy for moving all your evals from the hard disk to
  276.               a floppy disk.  CAUTION:  If a database already exists
  277.               on the destination drive, it will be overwritten.
  278.  
  279.               Password (+)
  280.               ------------
  281.  
  282.               Available only on the registered version of Expert
  283.               Evals, you may assign a password to a single eval.
  284.               The password is encrypted and then written to the eval
  285.               file.  All menu items that deal directly with an eval
  286.               record will check this password.  You may not
  287.               Delete/Undelete, Copy, Edit or Print a password
  288.               protected eval without entering the correct password
  289.               first.
  290.  
  291.               ESC
  292.               ---
  293.  
  294.               Press the Escape key to return to the Main Menu.
  295.  
  296.  
  297.          EDITING THE ENLISTED EVALUATION
  298.          -------------------------------
  299.  
  300.          When you are editing the eval form itself, several things
  301.          become active.  First, the Error Correcting Help System.
  302.          This system checks each block of the front of the eval for
  303.          format errors.  If you enter an unacceptable entry, the
  304.          help system will present a Help Box, providing information
  305.          on the error and the correct entries for that block.  You
  306.          may press the Escape key to close the Help Box.  The
  307.          information contained in the Help System is based on
  308.          BUPERSINST 1616.9A dated 24 August 1992.  You may activate
  309.          the help system at any time by pressing the F1 key.
  310.  
  311.          Some particulars in editing the front of the Eval:
  312.  
  313.               Branch:  Enter N for USN or R for USNR
  314.  
  315.               Status:  Enter one of the following codes:
  316.                        A - Active
  317.                        I - Inactive
  318.                        T - TEMAC
  319.                        D - ACDUTRA
  320.  
  321.               Occassion:  Enter P for Periodic, T for Transfer, or O
  322.                           for Other.
  323.  
  324.               Other:   If Occassion is Other, enter one of the
  325.                        following:  ADVancement, SEParation, or SPECial
  326.  
  327.               Type of Report:  R - Regular or C - Concurrent
  328.  
  329.               Adv Recomm:  Enter one of the following advancement
  330.               recommendations:  R - Recommended
  331.                                 P - Progress toward
  332.                                 N - Not recommended
  333.  
  334.               Grading blocks:  In any of the grading blocks, enter
  335.               the numerical column that coincides with the grading
  336.               given.  For example if the grading for Military
  337.               Bearing is 3.8, enter 3.8 in the Military Bearing
  338.               block.  For any aspect that is graded as Not Observed
  339.               (NOB), enter 0.0.
  340.  
  341.               Ranking:  If the member is being ranked, enter the
  342.               ranking number here.  If not, leave this block blank.
  343.  
  344.               Summary:  Each summary block corresponds to a
  345.               numerical column on the evaluation form.  From left to
  346.               right, they are:
  347.  
  348.                  4.0  3.8  3.6  3.4  3.2  3.0  2.8  2.6  2.0  1.0
  349.  
  350.               See BUPERSINST 1616.9A for details on how to complete
  351.               these blocks.
  352.  
  353.          After you have entered all of the data for Blocks 1 through
  354.          43, you will be presented with a new screen.  You will now
  355.          enter block 47 (Concurrent reports) and Blocks 48 through
  356.          55.
  357.  
  358.          Block 50 (Name):  Expert Evals will attempt to fill this
  359.          block in for you from the data entered in block one.  This
  360.          should be the member's LASTNAME, First and Middle initials
  361.          only.  You may need to edit this information in case it is
  362.          not exactly correct.
  363.  
  364.          Blocks 51, 52 and 53 are filled in by Expert Evals.
  365.  
  366.          SPECIAL EDITING FEATURES OF BLOCKS 54 - 56:
  367.          -------------------------------------------
  368.  
  369.          Blocks 54 through 56 are editing using the built in
  370.          mini-editor of Expert Evals.  The keystrokes are much like
  371.          Wordstar(tm), utilizing the Control key and one of the
  372.          following keys (the ^ means hold the Control key and press
  373.          the key that follows):
  374.  
  375.             ^Y - Delete the current line
  376.  
  377.             ^T - Delete the word the cursor is on or the word to the
  378.                  right of the cursor
  379.  
  380.             ^U - Undelete previously deleted lines or words.  This
  381.                  feature may also move lines between blocks 54, 55
  382.                  and 56!
  383.  
  384.             ^Home - Move to the very beginning of the current block
  385.  
  386.             ^End  - Move to the very end of the current block
  387.  
  388.             ^LeftArrow - Move to the left one word at a time
  389.  
  390.             ^RightArrow - Move to the right one word at a time
  391.  
  392.             PageUp - Move up a 'page' at a time.  A 'page' is
  393.             equivelant to the number of lines which are visible in
  394.             the current block
  395.  
  396.             PageDown - Move down a page at a time.
  397.  
  398.             F10 - Save the current block and go on to the next
  399.  
  400.             Ins - Pressing the Insert key toggles insert mode on and
  401.                   off.  When on, Ins will appear on the line at the bottom
  402.                   of the current block.
  403.  
  404.             ESC - Pressing the Escape key abandons the changes and
  405.                   returns to the main menu.
  406.  
  407.             The following keys are only available while editing
  408.             Block 56:
  409.  
  410.             F5 - Search and Replace text.  You may wish to replace
  411.                  all occurances of a certain word or phrase.  Pressing F5
  412.                  will prompt you for the text to find.  Enter the desired
  413.                  text and press return.  You will then be prompted for
  414.                  the new text.  After you enter return, Expert Evals will
  415.                  perform the search and replace and return to editing
  416.                  mode.
  417.  
  418.             F6 - Check the current block for spelling errors.
  419.                  (+) Available only on registered versions!
  420.  
  421.             F7 - Turn underline on or off.  When this key is
  422.             pressed, a small dot will appear on the screen.  Do not
  423.             delete this dot.  This is a marker for Expert Evals to
  424.             know when to turn on/off the underlining while printing.
  425.  
  426.             F8 - Turn bold on or off.  Again, a small dot will
  427.             appear when this key is pressed.
  428.  
  429.                  A note about Underline and Bold markers.  When you
  430.                  wish to underline or bold a section of text, ensure
  431.                  the Insert key is on, move to the desired location
  432.                  to START the underline or bold and press F7 or F8.
  433.                  Then, move to the point where underline or bold
  434.                  should stop, and press the F7 or F8 key again.  If
  435.                  you wish to remove the markers, be sure to remove
  436.                  both the beginning and ending marker!  If you only
  437.                  remove one, you will ge very strange results.
  438.  
  439.          PRINTER SETUP AND DEFAULT MARGINS
  440.          ---------------------------------
  441.  
  442.          Expert Evals comes setup with three printer definitions
  443.          built in to the printer library.  These three definitions
  444.          represent the bulk of printers in use today.  Almost every
  445.          printer will have an emulation mode for one of these
  446.          printers.  If not, you may add your own printer definition
  447.          or edit the current setup.  During the Setup process, you
  448.          will be presented with a printer selection window:
  449.  
  450.  
  451.                     Select your printer:
  452.  
  453.  
  454.               ╒[ S - select, E - edit, A - add ]═╕
  455.               │  DIABLO 630                      │
  456.               │  EPSON FX 100                    │
  457.               │  HP LASERJET II                  │
  458.               │                                  │
  459.               │                                  │
  460.               │                                  │
  461.               ╘════════ Press ESC to exit ═══════╛
  462.  
  463.          You may select one of the listed printers by highlighting
  464.          it using the up/down arrow keys and pressing return or S.
  465.  
  466.          You may edit the printer definition file by press E - edit.
  467.          You will be presented with a screen of numbers and codes.
  468.          At the bottom of the screen, you will enter the values for
  469.          each function listed.  Refer to you printer manual for
  470.          details on what you should enter in these blocks.
  471.  
  472.          Likewise, you may A - Add a new printer definition to the
  473.          database.  Follow the above steps for Editing a printer
  474.          definition.
  475.  
  476.          After you have selected your default printer definition,
  477.          you will enter values for top, left and right margins for
  478.          your printer.  This is where trial and error comes into
  479.          play.  You will need to enter a set of numbers, print the
  480.          eval, and make adjusts as necessary to get just the right
  481.          numbers.  For the default three printers, these numbers are
  482.          filled in for you.  You may need to make adjustmants to
  483.          gain perfection.
  484.  
  485.          WARRANTIES AND DISCLAIMERS
  486.          --------------------------
  487.  
  488.          Although every effort has been taken to make Expert Evals
  489.          as complete as possible, the user should bear in mind that
  490.          BUPERSINST 1616.9A should be used as the source for
  491.          information on completing the Enlisted Evaluation form.
  492.          Expert Evals is only a tool to completing a task, it in no
  493.          way is intended as a replacement for mandating directives.
  494.  
  495.          Expert Evals is only garuanteed to take up space on your
  496.          computer.  There is no other gaurantee, written or implied,
  497.          as to the usefulness or efficiency of this software.  If
  498.          you decide you do not like it, you do not have to use it.
  499.          Read the file LICENSE.DOC for detailed information on
  500.          liabilities and warranties before using Expert Evals.
  501.  
  502.  
  503.          SUPPORT BBS AND REPORTING BUGS
  504.          ------------------------------
  505.  
  506.          Software Solutions provides a Product Support BBS for all
  507.          users of Expert Evals.  The BBS may be reached at
  508.          (209)997-0224.  Follow the prompts to reach the Product
  509.          Support Area to report any bugs or to request technical
  510.          assistance.  On all requests for technical assistance,
  511.          please include your Registration Number and phone number
  512.          where you can be reached.
  513.  
  514.          You may correspond with Software Solutions by writing to:
  515.  
  516.                          Software Solutions
  517.                             PO Box 1233
  518.                             Lemoore, CA
  519.                              93245-1233
  520.  
  521.  
  522.