home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-386-Vol-2of3.iso / b / bibnet30.zip / BIBLNET.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-01-05  |  50KB  |  1,086 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.         BIBL/NET
  8.         NetWare version
  9.  
  10.  
  11.         release 3.00
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.         (c) 1992, 1993 Clyde W. Grotophorst
  45.             GMUtant Software
  46.             Route 1, Box 296
  47.             Hamilton, Virginia 22068
  48.             U.S.A.
  49.  
  50.  
  51.                           BIBL/NET features include:
  52.  
  53.         - full NOVELL locking supported. Advanced routines enable BIBL to avoid
  54.           record-locking (which has a serious impact on network performance) and yet
  55.           provide complete database integrity.
  56.         - support for up to 50 simultaneous users (100 user version available)
  57.         - six levels of security ensure database integrity and
  58.           protect files from unwanted modification. BIBL/NET automatically
  59.           defaults to READ-ONLY access if a user is not in the BIBL
  60.           security database--making it easy to offer BIBL/NET to most users.
  61.         - multiple databases are supported. Users with level 3 or
  62.           greater security may create and maintain PERSONAL
  63.           databases...inaccessible to other users.
  64.         - REGISTERED VERSION only. BIBL/NET picks up the user login name
  65.           from NetWare (if in the BIBL/NET security database, user need
  66.           only enter password -- simplifying login)
  67.         - mouse-support 
  68.         - easily understood user interface (bounce-bar menus or first letter of each command).
  69.         - four indexes are maintained (in a single file) for fast
  70.           retrieval and sorted extracts (author, author/title, title,
  71.           subject, and descriptor).
  72.         - up to 9 words from the descriptor field are indexed individually.
  73.         - each user has a system record which stores his 'home'
  74.           directory (for export and storage of PRIVATE databases).
  75.         - produces bibliographies in several forms (brief, annotated,
  76.           full (and with registered version labelled), full) based on
  77.           information in any field. Each bibliography is sorted by
  78.           author, then within author, by title.
  79.         - when no match is made on an indexed search, BIBL/NET displays
  80.           where in the index your query would have appeared (near misses).
  81.         - produces a wide variety of lists (in ASCII form) which may be
  82.           printed or edited with any word-processor that accepts ASCII
  83.           files for input (most do).
  84.         - an built-in file browser (mouseable) supports viewing
  85.           files of unlimited size. Viewer offers HEX and hi-bit stripping
  86.           display modes.
  87.         - ability to print or save to disk any individual record.
  88.         - main menu screen always reports active database, security
  89.           level of user, and number of records in the file.
  90.         - verification of keywords during data entry (if desired)     
  91.         - Boolean AND, OR, NOT searching supported for ALL fields. Up to
  92.           four terms may be used. May also limit search to descriptor field.
  93.         - Selected reports (list of subjects, list of titles, etc) may be
  94.           viewed onscreen and/or sent to disk.
  95.         - BIBL/NET can produce a comma-delimited file of the database.
  96.         - any ASCII file may be used for display when I (INFORMATION) is
  97.           pressed on the main menu.
  98.         - BIBL/NET swaps out to EMS, XMS or disk during DOS Shell for
  99.           maximum free RAM (leaving only a 45K kernel behind).
  100.         - Global Find & Replace for text in ANY field, across a database.
  101.         - BIBL/NET will run in 43/50 line mode.
  102.         
  103.  
  104.                               INSTALLATION
  105.  
  106.         Installing BIBL/NET on your network is relatively simple.
  107.         Follow these three steps:
  108.  
  109.         NOTE! Be sure to assign user names that are
  110.         IDENTICAL to the user name used by NOVELL.  BIBL/NET
  111.         will carry the NOVELL username into the security
  112.         routine and check the BIBL/NET security database
  113.         (BIBLSEC.DAT) for that name.  If a user in BIBLSEC.DAT
  114.         has a different user name than the NOVELL login name,
  115.         then no match will be possible and the user will
  116.         have ONLY read access to the system.
  117.  
  118.         Note to SHAREWARE users: This link to the NOVELL login
  119.         name has been disabled in the SHAREWARE version of
  120.         BIBL/NET.  It is still a good idea to build your
  121.         security database using NOVELL login names--if you
  122.         should continue using BIBL/NET and register the
  123.         package, you won't have to go back and reenter your
  124.         security database.
  125.  
  126.         1. On your local machine (not necessarily on the net)
  127.         run BNETSEC.EXE to create the security database (BIBLSEC.DAT
  128.         and BIBLSEC.IX) BIBL uses.  When finished, move BIBLSEC.
  129.         DAT and BIBLSEC.IX to the public (applications) directory where
  130.         you will be running BIBLNET.EXE.  IMPORTANT! Flag both
  131.         BIBLSEC.DAT and BIBLSEC.IX as RWSH (read/write share
  132.         hidden). Netware Command: FLAG BIBLSEC.* RWSH [return]
  133.  
  134.         This will allow BIBL/NET to find them but hides
  135.         them from your users. Note that the information in 
  136.         BIBLSEC.DAT is encrypted...to aid in maintaining security. 
  137.         ONLY code within BIBLNET (the program) and BIBLSEC (the
  138.         security maintenance utility) will enable you to 'see'
  139.         what's in the security database. For this, and other
  140.         obvious reasons, don't put BNETSEC.EXE in your public
  141.         directory--otherwise users will have access to your
  142.         security. You can run BNETSEC from your local hard disk
  143.         and point it to your network database area via the
  144.         BNETSEC command line (e.g., BNETSEC y:\apps\gmutant).
  145.  
  146.         2. Copy BIBLNET.EXE and BIBLNET.HLP to the public (applications)
  147.         directory where you just put BIBLSEC.DAT and BIBLSEC.IX. Flag 
  148.         both files ROS (read only share).  You can flag BIBLNET.HLP
  149.         as ROSH (read only share hidden) if you wish.
  150.         If you want to install the demonstration database, copy
  151.         DEMO.DAT and DEMO.IX to that directory as well. Flag those
  152.         files RWS (Read-Write, SHARE).
  153.  
  154.         Users must have read/write/create access in the BIBL/NET subdirectory!
  155.  
  156.         3. Log onto the network and type BIBLNET to activate the
  157.         program. Enter your user name (you assigned it during
  158.         your initial session with BNETSEC.EXE), then your
  159.         password.  You will then be given access to the program.
  160.  
  161.  
  162.  
  163.         Here's how BIBL/NET is run on our Novell 2.20 (50 user) Lan:
  164.  
  165.         First, BIBLNET.EXE BNETSEC.DAT BNETSEC.IX and BIBLNET.HLP
  166.         all reside in a public applications directory named
  167.         Y:\APPS\GMUTANT.
  168.  
  169.         Next, each user is mapped to a home directory (in our
  170.         case H:) that looks to the user like a root H: drive.
  171.         This is where all their personal files for Quattro Pro,
  172.         BIBL/NET and other shared applications reside.  It
  173.         is this drive that we enter for each user in the
  174.         BNETSEC.DAT security database (Export Path). Since
  175.         each user is mapped there as a ROOT drive, all that
  176.         needs to be entered in the BIBL/NET security database
  177.         is H:\.
  178.  
  179.         Finally, our NOVELL menu program contains a BIBL/NET
  180.         option which, when selected, runs this BATCH file:
  181.  
  182.         @Echo off
  183.         Y:
  184.         cd\apps\gmutant
  185.         BIBLNET
  186.         cd\apps
  187.         H:
  188.  
  189.         This changes the directory to where BIBLNET resides
  190.         (Y:\APPS\GMUTANT) so that directory will be the
  191.         default when BIBL/NET activates--important since
  192.         we have to be able to find BNETSEC.DAT and the
  193.         network databases.
  194.  
  195.         When the program exists, it sets the drive back to H:
  196.  
  197.  
  198.                             BIBL/NET SECURITY
  199.  
  200.          When a user signs onto the BIBL/NET system, he must provide
  201.          a UserName (which you assign) and a password. Based on
  202.          this information, BIBL/NET checks the security database and
  203.          assigns the user a security level (0 - 5). The security
  204.          level of the user determines what sorts of things he
  205.          can do within the program.
  206.  
  207.          LEVEL 0: A user with Security Level 0 receives READ-ONLY
  208.          access to BIBL/NET databases. No export is allowed. This
  209.          might be the security level for GUEST users...  Note
  210.          that you don't really need an entry in your security
  211.          file for LEVEL 0 users...that's the default.
  212.  
  213.          LEVEL 1: Similar to level 0, although user is allowed to
  214.          export data from public databases to his local workstation.
  215.  
  216.          LEVEL 2: User may add records but has no edit or delete capability.
  217.  
  218.          LEVEL 3: User may add records. User may also edit and/or
  219.          delete any records he or she has created, but not records
  220.          created by others. This is probably your most common security
  221.          level--at least for users you want to have adding records...
  222.          but unable to delete records added by others.
  223.  
  224.          Users at Level 3 and above may also create personal
  225.          (private) databases that are stored in their Export
  226.          path (as defined via BNETSEC).  Level 3 and above
  227.          users can create/delete private databases, run
  228.          global change on private databases, and run ascii
  229.          import.
  230.  
  231.          LEVEL 4: User may add, edit or delete *any* records in
  232.          *any* public database.
  233.  
  234.          LEVEL 5: All rights. This user may also create and/or delete
  235.          databases and may initiate index rebuilding and ASCII
  236.          (BIX file) import.  You should not have too many LEVEL 5
  237.          users since some activities able to be performed by this
  238.          level user will have a dramatic impact on BIBL/NET's
  239.          performance for other users (e.g., importing ASCII (BIX) files).
  240.  
  241.        For each user, beyond assigning a user name (12 characters max),
  242.        a password (11 characters max) and a security level (1-5), you
  243.        may also indicate a subdirectory on their local machine where
  244.        exported information (reports, individual record dumps, etc)
  245.        may be directed.  The individual user may modify either his
  246.        password or this Local Export path at any time from the
  247.        BIBL/NET maintenance menu.
  248.          
  249.        Additionally, you must assign a 3 letter code for each user
  250.        (typically their initials). This code is 'STAMPED' in each
  251.        record that individual creates on the system.  It is this code
  252.        that BIBL/NET checks (along with the user's security level) to
  253.        determine who may delete and/or edit the record.  You might
  254.        consider using letters that don't typically occur in words...
  255.        in that way, you can find all the records 'owned' by a given
  256.        user by searching the code under FULL SEARCH.
  257.  
  258.        Typical entry in the security database:
  259.  
  260.        UserName: WALLYG
  261.        Password: MRWALDO
  262.        UserStamp: CWG        <- all records created by user get this
  263.        SecurityLevel: 3
  264.        ExportPath: H:\BIBL\  <- this is where private databases reside
  265.  
  266.                              * IMPORTANT *
  267.  
  268.        After building your initial security database
  269.        (BIBLSEC.DAT and BIBLSEC.IX), move both files to the
  270.        network drive where BIBLNET.EXE resides and flag both
  271.        files (BIBLSEC.DAT and BIBLSEC.IX) as HIDDEN, READ/WRITE.
  272.  
  273.        The data in the file is encrypted so users can't download
  274.        the datafile and deduce passwords; however, if you don't
  275.        HIDE the files, BIBLSEC.DAT will show up as a database
  276.        under BIBL and cause a trashed display for the user who
  277.        selects it!
  278.  
  279.                Adding more users at a later date
  280.  
  281.        To add additional users at any time, run BNETSEC and
  282.        point it to your production security database on the
  283.        network drive. This is done via the command line
  284.        (e.g., BNETSEC Y:\APPS\GMUTANT). BNETSEC implements
  285.        file locking to enable you to modify the database--even
  286.        if a user is simultaneously updating his or her
  287.        record (password or export directory).
  288.  
  289.  
  290.  
  291.                             SYSTEM  OVERVIEW
  292.  
  293.         BIBL (rhymes with nibble) /NET is a simple to use, networked online
  294.         catalog for your personal and/or business library. Written in
  295.         Turbo Pascal 6.0 and using full B-tree indexing (thanks to
  296.         TurboPower's B-Tree Filer package), the system is fast, small,
  297.         and very efficient. Menu-driven, BIBL/NET can be used to track your
  298.         book collection, article reprints, index your vertical file,
  299.         manage a small office library, and so on... In most areas
  300.         bounce-bar menus are used. To select a particular option,
  301.         move the bar via the cursor until your desired operation
  302.         is highlighted, then press RETURN. If you're a touch typist,
  303.         you might prefer pressing the highlighted letter within (or
  304.         just to the left of) the choice you wish to make (e.g.,
  305.         Press S to activate SEARCH on the main menu). On single
  306.         line menus (e.g., when displaying matches), you may hit the
  307.         highlighted letter to execute the command, or move between
  308.         them via the TAB key. Clicking a mouse on your menu choice
  309.         will also activate it.
  310.  
  311.         Command Line Switches ( /m or /v )
  312.  
  313.         If on a monochrome monitor you find you can not clearly read the
  314.         various BIBL/NET status line displays, activate program with an '/m'
  315.         switch (for mono), e.g., BIBLNET /M <cr>.
  316.  
  317.         You may use any combination of command line arguments, in any
  318.         order--with the exception that FILENAME if it appears must
  319.         be the first one.
  320.  
  321.         BIBL/NET will also run in 43 or 50 line mode (EGA or VGA) if you
  322.         start the program with a /v switch. BIBL/NET will automatically
  323.         detect hardware and make the appropriate setting.
  324.  
  325.  
  326.                           MAIN MENU OPTIONS
  327. Security   Option
  328. Level      Description
  329.  
  330. 0-5        L  List items in the database. This option allows you to
  331.            move through the database a record at a time. The records
  332.            appear in the order in which they were entered into the
  333.            system. Pressing L on the main menu takes you to the last
  334.            record in the file (the assumption being that you are
  335.            probably more interested in the more recent records). You
  336.            may move about the file via the J (Jump) command--which
  337.            'jumps' you to the record number you enter. If user has a
  338.            security level of 2 or below, the edit and delete options
  339.            are disabled. At level 3, options are enabled if user
  340.            created the records (record contains his 3 letter User Stamp).
  341.  
  342. 0-5        S  Search a database. Supports a variety of search types.
  343.  
  344. 1-5        E  Export data. Enables user to produce a variety of reports.
  345.  
  346. 1-5        V  View ASCII file(s). Allows user to look at an ASCII file.
  347.            If you are using the registered version, and have
  348.            installed a word processing program (e.g., WordPerfect)
  349.            as your external editor/viewer, then pressing V calls
  350.            that program and passes the name of the file to view.
  351.  
  352. 2-5        M  Maintenance functions. This function provides a variety
  353.            of support operations (adding records, rebuilding indexes,
  354.            creating new databases, deleting databases, Shell to DOS,
  355.            etc). The number of options displayed depends on the
  356.            user's security level.
  357.  
  358. 0-5        D  Database selection. Once you have created a second
  359.            database, this function allows you to move between
  360.            database files.
  361.  
  362. 0-5        I  Information on BIBL/NET. Pressing I on the Main Menu causes
  363.            the file BIBLNET.HLP to display in a window on your screen.
  364.            To create your own help file, make an ASCII file and name
  365.            it BIBLNET.HLP. You do not have to worry about page breaks
  366.            or other formatting.
  367.  
  368. 0-5        Q  Quit to DOS. Closes all files, halts program and exits.
  369.          
  370.                                 DATABASES
  371.  
  372.         BIBL/NET can manage up to 400 distinct databases. While the
  373.         structure of each database is the same, you may have
  374.         several--enabling you to separate out records that belong
  375.         together. Each 'database' consists of two files (*.DAT and *.IX).
  376.         You create empty databases from the Maintenance sub-menu. Once
  377.         created, you may select (or activate) a particular database via
  378.         the Database Selection option on the main menu.
  379.  
  380.                             SEARCHING THE DATABASE
  381.  
  382.         To search, press S at the main menu, then via the light bar
  383.         select which field you wish to search (Author, Title, Subject,
  384.         etc.). Once you have selected the field you wish to
  385.         search, a 'QUERY' box will appear. Enter the text you wish
  386.         to locate in this box, at the 'Query >>' prompt.
  387.  
  388.         You may search text in ANY field of a BIBL/NET record. Matches are
  389.         made using your input as a stem; that is, if you enter SMI and
  390.         SMITH exists, you'll get a match (it's called implied truncation).
  391.  
  392.         Note that while retrieval on indexed fields is very fast, searching
  393.         non-indexed fields (e.g., line 3 of the note field) is much slower.
  394.         On non-indexed fields, BIBL/NET must read each record, comparing your
  395.         query with the contents of the field. You may abort a non-indexed 
  396.         search by pressing any key to interrupt. On indexed field searches, 
  397.         if BIBL/NET can not find a match for your query, it will display 
  398.         several index entries that come before and after where your 
  399.         query would have fallen in the index. As your database grows, this 
  400.         becomes more useful.
  401.  
  402.         If you want to abandon searching after you have selected a particular
  403.         field to search, press RETURN instead of entering a search statement
  404.         at the 'Query >>' prompt. You will be returned to the main menu.
  405.  
  406.  
  407.                         BOOLEAN SEARCHING (AND / OR / NOT)
  408.  
  409.         Use BOOLEAN search to search for up to 4 terms in a record. You
  410.         may search either the full record or limit the search to the
  411.         descriptor field. BOOLEAN searching does not use an index, so
  412.         retrieval time is a bit longer. When the full record is searched,
  413.         a high speed search algorithm (Boyer-Moore) is employed--this yields
  414.         a significant performance improvement over searching just the
  415.         Descriptor field--where BIBL/NET uses a more traditional approach
  416.         (reading each record and comparing the field to your input).
  417.  
  418.         You may select either BIX format (for subsequent transfer to another 
  419.         database) or plain ASCII (no labels, formatted like QUERY.TXT entries).
  420.         You give BIBL/NET a name for the output file and based on your 
  421.         format choice, the extension (BIX or TXT) is automatically 
  422.         appended. 
  423.  
  424.         EDITING/DELETING RECORDS IN THE DATABASE
  425.  
  426.         You may enter EDIT mode either via a search or by the LIST function
  427.         (press E when the desired record displays.  You may well find editing
  428.         via LIST more efficient (since BIBL/NET does not return you to the
  429.         search menu after a change is made).
  430.  
  431.         As you first enter EDIT mode, the author's name field will be
  432.         highlighted. Make any changes you desire, using the cursor arrow
  433.         keys to move between fields. When you have finished making changes,
  434.         press ESC (or RETURN if line 7 of the note field is highlighted).
  435.         You will receive an 'OK to file (y/n)?' prompt. Respond with:
  436.  
  437.          Y - The index will be updated if editing changed an indexed field.
  438.          N - Changes will be discarded. The original record redisplays.
  439.  
  440.         You may also enter EDIT mode via the 'List records in the
  441.         database' option from the main menu. The only difference between
  442.         editing from this menu choice instead of SEARCH is that BIBL will
  443.         display all records in the database, beginning with the last
  444.         record. With the 'Jump' command, you may find this method of
  445.         editing superior to that offered during a search--you don't exit
  446.         the loop after performing an edit.
  447.  
  448.  
  449.         MAINTENANCE MENU
  450.  
  451.         The MAINTENANCE menu appears with level 2 or greater security.
  452.         It offers several options (the specific ones offered are 
  453.         determined dynamically based on a user's security level):
  454.  
  455.          - Add Records to the Database (level 2 or greater) 
  456.          - Rebuild Index for active database (level 5 only)
  457.          - Shell to DOS (level 2 or greater)
  458.          - Make a new database (level 4 or greater)
  459.          - Delete a database (level 4 or greater
  460.          - Import a BIX (ASCII) file (level 4 or greater)
  461.          - Global Find / Replace (level 4 or greater)
  462.          - Network Information (level 2 or greater)
  463.          - Change User Password/Export Directory (level 2 or greater)
  464.          - Quit to Main Menu
  465.         ADDING RECORDS TO A DATABASE
  466.  
  467.         Each database is limited to 2 billion records although you'll run
  468.         out of disk space long before that becomes an issue. To begin
  469.         working toward that 2 billion, press A as the main menu displays.
  470.         A blank record appears on the screen. Enter data in the
  471.         highlighted fields. If you want to skip a field, just press
  472.         RETURN when the cursor is inside that field's highlighted box.
  473.  
  474.         When you are finished, either press return when the highlighted
  475.         box is in line 10 of the note field, or press ESC. 
  476.         BIBL/NET will then offer a prompt line at the bottom of the screen,
  477.         asking to file the record, continue editing, verify keywords or
  478.         abandon it. You may click the appropriate response with your mouse
  479.         or enter the highlighted first letter of the option you desire
  480.         (e.g., A to Abandon).
  481.  
  482.         You may verify that the descriptors you're using for a new record
  483.         conform to those already in your database. Just hold the ALT key
  484.         down and press V. BIBL/NET will check the terms in the field
  485.         against the database, putting a check mark by each that is found.
  486.  
  487.          
  488.                                 BIBL/NET INDEXING
  489.  
  490.         Five indexes are maintained in the single file: 1) the first 20
  491.         characters of the author field, 25 characters of the TITLE field,
  492.         the entire SUBJECT field, each word (something with a space
  493.         before and after it) of the DESCRIPTOR field (must be more than a
  494.         single character), and a fifth index for author/title sorting.
  495.         By putting all five indexes in a single file, performance is
  496.         improved over systems that put each index in its own file--DOS
  497.         does not allocate a large number of file handles for BIBL's use.
  498.  
  499.         Information is stored in upper case in the index file and your
  500.         query is converted to upper case before a search begins--thus you
  501.         don't have to worry about capitalization (although the way you
  502.         enter data is the way it will display and appear in any ASCII
  503.         file created by BIBL.
  504.  
  505. Note: If your database is large (5000 records or more) and your network
  506. is under a heavy load, you can dramatically improve reindexing times by
  507. moving your database to a local workstation and reindexing it under a
  508. copy of BIBLNET.EXE running on the local workstation. You'll need to
  509. move BIBLSEC.DAT and BIBLSEC.IX to that local workstation and have IPX
  510. and NETX loaded for BIBLNET to run. When finished, copy the *.DAT and
  511. *.IX files back to your server.
  512.  
  513.         FIELDS (Subject vs Descriptor): Most fields are obvious, but you
  514.         might not be familiar with the distinction we're making between
  515.         subject and descriptors. Put the most important term in the
  516.         subject field and other less useful but desired descriptive terms
  517.         in the DESC: field.
  518.  
  519.         EVERY word (anything between spaces) in the descriptor field
  520.         is individually indexed.
  521.  
  522.         Caution: No term in the descriptor field can be longer than 20
  523.         characters (or it will be truncated to 20 characters in the
  524.         index). The indexing algorithm considers a word to be anything
  525.         between two blank spaces. If you have a compound term, include a
  526.         '-' between the words so they'll be considered a single term
  527.         (e.g., 'World-War-II' is considered 1 term while 'World War II'
  528.         is three.). Up to 8 words in any one DESC field will be indexed.
  529.         A single letter WILL NOT be indexed. Each 'word' must be longer
  530.         than one character.
  531.  
  532.         LOCATION: You may use the location field for either a
  533.         classification number (if your organization system is
  534.         that evolved) or simply where you have stored the
  535.         physical item referenced in the BIBL record.         
  536.         REBUILDING INDEXES
  537.  
  538.         BIBL includes an index rebuild function to create new indexes from
  539.         the database file on demand. You may never need this function,
  540.         but if add records through the ASCII import function; take a
  541.         power hit during data entry, or experience some other sort of
  542.         hardware (disk) failure, the index can become invalid or
  543.         corrupted.  If your database becomes completely corrupted, use BRX
  544.         to rebuild and repair it.  
  545.  
  546.         Rebuilding indexes will correct any problems of this sort. When
  547.         rebuilding the indexes, BIBL provides a graph which shows the
  548.         status of the effort (0%-100% complete for each index). If you
  549.         have fewer than 50 records, the blocks in the graph represent
  550.         each record. 
  551.  
  552.         SHELL TO DOS
  553.  
  554.         BIBL allows you to drop out of the program momentarily and return
  555.         to your DOS prompt. This option allows you to delete files, use
  556.         a program like LIST to view a file, check disk space, or do other
  557.         DOS-type things. BIBL provides a special prompt to remind you to
  558.         enter EXIT to return to the program.
  559.  
  560.         When you type EXIT, BIBL will reactivate and check to see that
  561.         the operating system is still defaulting to the sub-directory
  562.         where your BIBL files are kept. If not, BIBL will change to
  563.         that drive and directory before continuing. If BIBL is unable to
  564.         change to the original sub-directory, you will receive a message
  565.         to that effect...so you can manually issue the command (e.g.,
  566.         CD\BIBL <cr>) from the DOS prompt.
  567.  
  568.         MAKE A NEW DATABASE.
  569.  
  570.         To create a new, empty database, press M on the maintenance menu,
  571.         then enter a name for the database file. You may enter up to 8
  572.         letters for your database name. You should try to give the file
  573.         a name that will later give some indication of the file's
  574.         contents.
  575.  
  576.         TIP: When creating databases, give your most popular file a
  577.              name that sorts first. The Database Selection option on
  578.              the main menu sorts the various *.DAT files before
  579.              displaying them. The first file in the list will be
  580.              highlighted when the list displays. If it is the file
  581.              you want, just press RETURN (or ESC).  Note that you can
  582.              also specify a database on the command line when
  583.              activating BIBL from the DOS prompt (e.g., BIBL Myfile).
  584.  
  585.  
  586.         DELETE A DATABASE.
  587.  
  588.         You may use this function to delete a database and it's
  589.         associated index file. You may also delete a database and index
  590.         by simple using the DOS delete command while at the DOS prompt.
  591.         BIBL dynamically determines your databases by scanning the
  592.         directory where BIBL.EXE resides for files ending with the *.DAT
  593.         extension. You may NOT DELETE the database you are currently using.
  594.  
  595.         IMPORT a BIX (ASCII) FILE
  596.  
  597.         Using the ASCII import option enables you to read any labelled
  598.         ASCII file into the currently active BIBL database. The file
  599.         separated with **'s and each line is labelled. The labelled
  600.         option under the Export Menu creates this format as does the
  601.         Transfer option when displaying an individual record.
  602.         If you want to experiment with ASCII import (say you're trying to
  603.         import an ASCII file from some other source--like bibliographic
  604.         data downloaded from a CD-ROM), you should follow these steps:
  605.  
  606.         1. Use MAKE A NEW DATABASE option on maintenance menu to create a
  607.            database called something like TEST
  608.  
  609.         2. Use DATABASE SELECTION on the main menu to select the TEST
  610.            database.
  611.  
  612.         3. Run ASCII import from the maintenance menu. You BIX file must
  613.            be in the same subdirectory where BIBL.EXE resides.
  614.  
  615.         4. After reviewing the results (the records added to TEST),
  616.            select the database you want to use and run ASCII import
  617.            again. When finished, you can delete TEST.DAT and TEST.IX
  618.            via Delete a Database (on the maintenance submenu).
  619.  
  620.         GLOBAL FIND/REPLACE
  621.  
  622.         Global changes ('find & replace') affect any record across
  623.         your database.
  624.  
  625.         To make a global find and replacement, select the field you want
  626.         to modify (the database will be the currently active file--the
  627.         database that displays on the status bar at the bottom of your
  628.         screen). After selecting the field to modify, you must next
  629.         enter the original text (what's currently in the record(s)) and
  630.         then the new text. In both situations (the finding and the
  631.         replacing) the case of the text you enter is significant and your
  632.         'find' input must match the database EXACTLY.
  633.         Be advised that the substitution you instruct BIBL to make
  634.         will occur anywhere BIBL finds a match for your 'change'
  635.         text. Without a bit of thought on your part, this can quickly
  636.         become a nightmare.  If you elect to change a short word--one
  637.         that also appears as part of a larger word in the same field--you
  638.         can have problems. For example, asking BIBL to change NETWORK
  639.         to LAN can (if you also have NETWORKING in the same field) lead
  640.         rather quickly to LANING...
  641.  
  642.         You are not limited to whole word changes (if the text you enter
  643.         happens to match a few letters inside another word in that field,
  644.         it will be changed. Again, think your change through before you
  645.         begin.
  646.  
  647.         It is possible that the length of your replacement term(s) will
  648.         force the truncation of the field. For example, if your
  649.         descriptor field has 60 characters and you change one 5 letter
  650.         word to a 15 letter word, the field would now be 75 characters
  651.         long...so the last 5 characters of your field after the 5 letter
  652.         word becomes a 15 letter one will be chopped off.
  653.  
  654.         NETWORK INFORMATION
  655.  
  656.         Selecting N on the Maintenance menu brings up a screen of 
  657.         information about your network. BIBL/NET will attempt to
  658.         tell you:
  659.  
  660.                     the interface card in the server
  661.                     version of NETWARE in use
  662.                     maximum number of connections supported
  663.                     number of connections in use
  664.                     current broadcast status
  665.                     free RAM in the workstation
  666.          
  667.          and so on.
  668.  
  669.  
  670.         CHANGE USER PASSWORD / EXPORT DIRECTORY
  671.  
  672.         This option allows the user to change his password and the
  673.         path (drive and subdirectory) where BIBL points the file
  674.         viewer, writes export files, and transferred or saved records.
  675.         BIBL/NET will place the '\' at the end of the path name
  676.         if it is not added by the user.  If the export field is
  677.         blanked out, BIBL/NET will not allow export.
  678.                 
  679.         EXPORT MENU
  680.  
  681.         
  682.         While BIBL/NET offers only limited print support, it will dump your
  683.         database to disk in an ASCII file--which you can then edit and
  684.         print using your favorite word processor.
  685.  
  686.         Blank fields do not appear in the ASCII files BIBL creates.
  687.         (the exception being DELIMITED format).
  688.  
  689.         You may select Author, Title, Subject, Delimited or the order
  690.         records appear in the database. Note that each time you call the
  691.         dump to disk routine it overwrites any previously created file.
  692.         Here is a list of the files created via the Export function.
  693.         Where you are given the option of naming the file, you should use
  694.         a *.TXT extension when possible. This will allow you to see all
  695.         available export files under the VIEW function when you accept 
  696.         the default *.TXT mask.
  697.  
  698.         BIBL/NET writes export files to the user's Export Directory
  699.         (typically one on their local machine).  
  700.  
  701.         BIBL can create ASCII files (full, annotated or brief form) for
  702.         all records that contain your search string.
  703.  
  704.         Annotated form will produce a listing with author, title,
  705.         publisher and the notes fields. Brief includes only the author,
  706.         title, and publisher field. Below, a sample 'annotated' reference
  707.         appears:
  708.  
  709.         Bratley, Paul and Choueka, Yaacov
  710.                 Processing Truncated Terms in Document Retrieval Systems.
  711.         Information Processing and Management v18 n5 p257-66 1982
  712.  
  713.             Presents uniform and efficient approach for processing all
  714.         truncated query terms in information retrieval which requires one
  715.         disk access to obtain from the permuted dictionary all strings
  716.         represented by truncated term. The problem of the overhead
  717.         storage required to implement the permuted dictionary is
  718.         discussed. Fifteen references.
  719.  
  720.         You assign the name for the bibliography output file. If the name
  721.         is already in use, BIBL asks you to use another name. Note that using
  722.         the Word Processing [WP] format option will produce a citation
  723.         where fields follow one another on a line. A hard return follows
  724.         the PUBL field.
  725.  
  726.           Bratley, Paul and Choueka, Yaacov. Processing Truncated
  727.         Terms in Document Retrieval Systems. Information Processing and
  728.         Management. v18 n5 p257-66. 1982.
  729.  
  730.         'Smart' Punctuation [WP format]
  731.  
  732.         As BIBL creates your bibliography, it will check to see
  733.         if each field ends with punctuation. If so, the existing
  734.         punctuation will be written to your file. If not, BIBL
  735.         will add periods after each field. This saves you having to
  736.         use end-of-field punctuation in your BIBL database entry.
  737.  
  738.         DELIMITED FORMAT
  739.  
  740.         Delimited format is used when you want to move your BIBL database
  741.         to dBASE or some other database system (why?). The next few
  742.         paragraphs point out a few things you should be aware of:
  743.  
  744.         Note that in delimited format BIBL will change any quotation mark
  745.         that appears in the Title, Descriptor, or Note fields to a single
  746.         quote--to preserve the exported data's integrity. If any double
  747.         quotes were to appear in the exported data (that is, anywhere
  748.         other than between the fields), the importing program might
  749.         not process the data correctly.
  750.  
  751.         For example, if you have: Jones is author of the article, "This
  752.         is My Life's Work." in your note field, under delimited format,
  753.         BIBL will export: "Jones is author of the article, 'This is My
  754.         Life's Work.'"
  755.  
  756.         A CR/LF appears at the end of each record. dBASE will accept this
  757.         for input if you first set up a dBASE file with the proper
  758.         structure. Use the field lengths as they appear at the end of
  759.         this documentation. With the database structure created, activate
  760.         dBASE and issue the following command:
  761.  
  762.          . USE MYBOOKS <cr>
  763.          . APPEND FROM BIBLDLM.TXT DELIM <cr>
  764.  
  765.         LIST SUBJECTS/LIST DESCRIPTORS (Keywords)
  766.  
  767.         You should use these export functions periodically to check the
  768.         uniformity of your subject headings and descriptor fields. For
  769.         example, if your list shows you have 10 items under computer and
  770.         1 under computers, you should edit the COMPUTERS entry (changing
  771.         it to COMPUTER). As an aid in helping you identify the records, a
  772.         bit of the title is included with each entry.
  773.  
  774.         Note that there is an entry in the list for each heading in a
  775.         record (if you have 10 records with the subject BASEBALL, you'll
  776.         get 10 entries for BASEBALL in the SUBRIEF.TXT file).
  777.  
  778.         KEYWORD.TXT - this option lists all terms used in the descriptor
  779.         field of your database. With each term, the number of times it
  780.         appears is also listed. This list can be a big help in
  781.         eliminating redundant terms and consolidating similar terms to
  782.         yield a stronger database.
  783.  
  784.                                  Related Topics
  785.  
  786.         Send To Disk. Beyond creating large reports, during any search
  787.         you may elect to send a copy of a single record to an
  788.         ASCII file (QUERY.TXT). Each time you press 'S' a copy is
  789.         appended to this file. When you are finished with the file,
  790.         delete it (via DOS) or rename it. Then when you next send a
  791.         record to disk, BIBL will create a new copy of QUERY.TXT.
  792.  
  793.         Transfer: Any time an individual record is displayed, you have
  794.         the option of copying it to a transfer file (TRANSFER.BIX).
  795.         Pressing T (or clicking on the word 'Transfer' will add the
  796.         record to TRANSFER.BIX.
  797.  
  798.         To move the records in TRANSFER.BIX use ASCII import on the
  799.         maintenance menu.  Be sure to delete any existing TRANSFER.BIX
  800.         file if you want to make a file of new records...if TRANSFER.BIX
  801.         exists on your disk, transferred records will be appended to
  802.         it. If it is missing when 'T' is pressed, BIBL will create
  803.  
  804.          USAGE NOTES / TIPS
  805.  
  806.         A. Here are some of the ways we've heard BIBL is being used:
  807.  
  808.          - as an online index to a personal book collection.
  809.          - tracking magazine articles.
  810.          - indexing a vertical file (for non-library types, a vertical
  811.            file is usually a filing cabinet of clippings, brochures, etc.).
  812.          - using BIBL instead of 3x5 cards for research.
  813.          - tracking reserve reading materials in a corporate library.
  814.          - Managing an office library.
  815.  
  816.         B. Modifying HELP display (INFORMATION on the main menu).
  817.  
  818.         BIBL displays the file BIBLNET.HLP when 'I' is pressed on the Main
  819.         Menu. If you want to change the help display file, just rename
  820.         any ASCII file to BIBLNET.HLP and BIBL will display it...
  821.  
  822.         Technical Specs:
  823.  
  824.         1. Memory required. BIBL requires a minimum of 435K RAM to
  825.         operate. If you have more, then more will be available when you
  826.         Shell to DOS.
  827.  
  828.  
  829.  
  830.         PASCAL structure for a BIBL/NET record:
  831.  
  832.        bookrec = RECORD
  833.         recordstatus : longint;    { deleted?}
  834.         link         : string[30]; { undocumented}
  835.         value        : string[6];
  836.         author1      : string[70];
  837.         author2      : string[70];
  838.         Title1       : string[70];
  839.         title2       : STRING[70];
  840.         title3       : string[70];
  841.         publ         : STRING[70];
  842.         publ2        : string[70];
  843.         class        : STRING[40];
  844.         subject1     : string[30];
  845.         subject2     : STRING[70];
  846.         flag1        : char;      {user stamp in these 3 char fields}
  847.         flag2        : char;
  848.         flag3        : char;
  849.         createdate   : string[7];
  850.         note1        : STRING[70];
  851.         note2        : STRING[70];
  852.         note3        : STRING[70];
  853.         note4        : STRING[70];
  854.         note5        : STRING[70];
  855.         note6        : STRING[70];
  856.         note7        : string[70];
  857.         note8        : string[70];
  858.         note9        : string[70];
  859.        note10        : string[70];
  860.       end;
  861.  
  862.         Indexes (the following keys are maintained in each .IX file):
  863.  
  864.         Author          first 15 characters of the field (stored upper case)
  865.         Title           first 15 characters of the field (stored upper case)
  866.         Author/Title    14 characters of author+6 characters of title.
  867.         Description     first each word of the field is extracted (a word
  868.                         being a string of characters separated by a space
  869.                         or comma).
  870.  
  871.          Up to 20 characters of each 'word' is indexed.
  872.          Up to 9 words from any one line are indexed. If you
  873.          have 10 words on the line, the tenth is ignored.
  874.  
  875.          IMPORTANT: place a '-' between words you want BIBL to index together.
  876.  
  877.         File extensions used by BIBL:
  878.  
  879.         .DAT - a datafile
  880.         .IX  - the index to a DAT datafile.
  881.         .DIA - dialog file used by BIBLNET.EXE to handle locking.
  882.         .HLP - Help file (displays when I is pressed on Main Menu)
  883.         .SAV - temporary file, used during index rebuild/purge.
  884.  
  885.         The *.DAT and *.IX files together form 'a database.' You must
  886.         have the same name on both you .DAT and .IX files--usually taken
  887.         care of by BIBL but if you rename a database via DOS (for
  888.         example, renaming DEMO.DAT to MYFILE.DAT, be sure to rename
  889.         DEMO.IX to MYFILE.IX too!).
  890.  
  891.         .TXT - any ASCII file.
  892.         .BIX - BIBL Import/Export. A labelled ASCII file. This file uses a
  893.                specific format where each field is labelled (e.g., A1:, A2:
  894.                for the 2 author fields, T1: T2: T3: for the title fields, and
  895.                so on. Each record in the file is separated by '**'. The
  896.                ASCII import function on the Maintenance Menu will read a
  897.                BIX file and write the information to BIBL records. You
  898.                can use this facility for backing up your database or
  899.                moving records from one database to another.
  900.  
  901.         Here is a sample record in BIX format:
  902.  
  903.         **
  904.         A1: Bratley, Paul and Choueka, Yaacov
  905.         T1: Processing Truncated Terms in Document Retrieval Systems.
  906.         PB: Information Processing and Management. Volume 18, Number 5
  907.         P2: pages 276-66. 1982
  908.         SU: Information Retrieval
  909.         DE: Information-Storage Permuted-Indexes Subject-Indexing
  910.         N1: Presents uniform and efficient approach for processing all
  911.         N2: query terms in information retrieval which requires one disk
  912.         N3: access to obtain from the permuted dictionary all strings
  913.         N4: represented by the truncated term. The problem of the
  914.         N5: overhead storage required to implement the permuted
  915.         N6: dictionary is discussed. Fifteen references
  916.         N7: are provided.
  917.         **
  918.  
  919.         Note: BIBLNET.EXE has been compressed with PKLITE version 1.14
  920.  
  921.         Databases created by the single user version of BIBL or
  922.         the unregistered (SHAREWARE) version of BIBL/NET are
  923.         fully compatible with the registered version of BIBL/NET.
  924.  
  925.         If moving a database created by the single-user version
  926.         of BIBL to the network for use by BIBL/NET, you have to
  927.         be sure the DAT and IX and DIA files are flagged RWS
  928.         (Read Write Sharable).  You must also rebuild the index under
  929.         BIBL/NET as the author/title index is built on the fly during
  930.         reports in the single user version.
  931.  
  932.         Security file used by unregistered version (BIBLSEC.DAT
  933.         and BIBLSEC.IX) is the same used by the registered
  934.         version of BIBL/NET.  Upgrading from shareware to
  935.         registered is a quick, and painless process.  Basically,
  936.         you just replace the BIBLNET.EXE file with its
  937.         registered counterpart.
  938.  
  939.         You must have the IPX and NETX drivers loaded to run BIBL/NET
  940.  
  941.         Questions, comments, complaints, encouragement???
  942.  
  943.         Contact:
  944.  
  945.         Clyde W. Grotophorst, Route 1, Box 296, Hamilton, VA 22068
  946.         voice: (703) 993-2239 or call the GMUtant OnLine BBS (703) 993-2219,
  947.         and leave a comment for the Sysop. The Bulletin Board is your 
  948.         source for updates and additional BIBL/NET utilities. You may 
  949.         also reach the author via Compuserve (70404,3376).
  950.  
  951.         Notes:
  952.  
  953. Appendix A      Modifying field display text
  954.  
  955. It is possible to modify the way BIBL/NET refers to certain fields
  956. in a particular database.  Note: this functionality is restricted
  957. to modifying the LOCATION field in the SHAREWARE version.
  958.  
  959. A BIBL record defaults to the following field labels (not all the note
  960. field is shown for brevity sake):
  961.  
  962.  Auth:
  963.      :
  964. Title:
  965.      :
  966.      :
  967.  Publ:
  968.      :
  969.  Locn:                                         Date:
  970.  Subj:                                        Value:
  971.  Desc:
  972.  Note:
  973.      :
  974.  
  975. It is possible to modify these labels on the record display screen,
  976. the data entry screen and the edit screen.  To do so, you must create
  977. an ASCII file similar to the one shown below.  In the sample below,
  978. we want to modify the Location field (uses the label Locn: in the
  979. above example) to show Class: (as in classification).
  980.  
  981. First, with an ASCII editor create a file with the same filename as
  982. the database you want to perform this modification on...but give the
  983. file a DBL extension.  For example, say you wanted to modify the
  984. DEMO.DAT database that comes with BIBL, you'd create a file named
  985. DEMO.DBL
  986.  
  987. Using the convention established with BIX files (where each field is
  988. labelled), you'd enter the following line in the file:
  989.  
  990. CL=Class:
  991. CLMENU=Call Nmbr
  992.  
  993. The CL= line governs what label BIBL will use for that field when
  994. displaying a record. The CLMENU= line governs how BIBL/NET will
  995. refer to the field on the SEARCH and EXPORT menu screens.
  996.  
  997. Limitations: The label text can be no more than 6 characters.
  998.              The menu text can not exceed 9 characters.
  999.  
  1000. Any field you do not modify in your *.DBL file will retain the
  1001. BIBL/NET default value.
  1002.  
  1003.  
  1004.  
  1005. Here's a complete sample file for a database that's being used not
  1006. as a book catalog but as a faculty directory:
  1007.  
  1008. A1= Name:
  1009. A2=Phone:
  1010. T1=Membr:
  1011. PB= Dept:
  1012. P2= Schl:
  1013. CL= Rank:
  1014. SU=Rsrch:
  1015. DE= Desc:
  1016. N1= Note:
  1017. VL= Cost:
  1018. AUMENU=Professor
  1019. TIMENU=Membrship
  1020. PBMENU=Affiliate
  1021. SUMENU=Research
  1022. CLMENU=Rank
  1023.  
  1024. With these 13 lines (and yes, each entry must occupy a single line and
  1025. begin in the first position of the left margin), we change the look
  1026. of this one database...all other BIBL/NET databases (unless they too have
  1027. a corresponding DBL file) will use the BIBL/NET book-oriented defaults.
  1028.  
  1029. Any BIBL/NET field label can be modified. Five fields may be renamed
  1030. throughout the program: Author, Title, Publisher, Location and
  1031. Subject.
  1032.  
  1033. When you delete a database that has an associated DBL file, BIBL will
  1034. ask if you want that label file removed as well.  Leaving it causes
  1035. no problems other than consuming a few hundred bytes of disk space.
  1036.  
  1037. You may use WordPerfect to create a label configuration file but
  1038. be sure to save the file using CTRL-F5 (text out).
  1039.  
  1040. If you want a database to revert to the original default labels
  1041. and field names, just delete the associated *.DBL file for that
  1042. database.
  1043.  
  1044.                      ** IMPORTANT **
  1045.  
  1046. The operation of the program is not changed by these modifications.
  1047. If, for example, you do as we've shown in the sample above
  1048. and divide the author field into 2 fields (one for name and
  1049. one for phone), BIBL will still treat them as an entity when
  1050. producing reports -- which in this case would concatenate (or join)
  1051. them.  Finally, when assigning values to AUMENU, TIMENU, CLMENU
  1052. and SUMENU, be sure that you *DO NOT* have the same letter
  1053. beginning more than one values--or use the same first letter
  1054. as is used by one of the fields that you can not change (e.g.,
  1055. D for Descriptor). In several instances during operation,
  1056. BIBL will accept the initial letter of the strings you assign
  1057. as the hot key. If two begin with the same letter, pressing
  1058. that letter will always activate the first term (for example,
  1059. don't have AUMENU=Editor and SUMENU=Edition -- both begin with
  1060. an E).
  1061.  
  1062.  
  1063. Appendix B.  Value field
  1064.  
  1065. BIBL/NET will now track a value for each item in a database.
  1066. The value field is limited to 6 spaces (so you can store
  1067. between 0 - 999.99 for a given item).  Should you have an item
  1068. worth more than 999.99 you can omit the decimal and track
  1069. values up to 999999.  When BIBL computes the total value for
  1070. a database, it will treat 999999 as 999999.00.  (if you have
  1071. items worth more than $ 9999999.00 you should probably be
  1072. using a more expensive solution than BIBL/NET...)
  1073.  
  1074. The value field label may be changed (using VL= in the *.DBL file).
  1075.  
  1076. Value appears only in the BIX file (label VL=) and can be read into
  1077. a BIBL/NET record when using ASCII import.
  1078.  
  1079. Do not include a $ in your value for an item (e.g., don't enter
  1080. $ 5.00 -- use 5.00 instead).  BIBL/NET will replace any $'s found
  1081. with 0's.
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.  
  1086.