home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-386-Vol-2of3.iso / b / bbdo14.zip / DOALL.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-01-23  |  60KB  |  1,482 lines
  1.      January 23, 1993
  2.      ================================================================= 
  3.                                    DOALL  
  4.      =================================================================
  5.  
  6.                         COPYRIGHT (C) 1992-93  B&B Systems
  7.                                   B&B SYSTEMS
  8.                            627 Madison    P.O. Box 171
  9.                             Waukesha, Wisconsin 53187
  10.      Voice:414-544-5988 (9:00am-5:00pm CDT)  Data 414-548-9034 (24hrs)
  11.  
  12.                      Data line is P.C. Manager, B&B system's   
  13.              Bulletin Board for Files+Tips+Support+On-Line Ordering   
  14.                              Compuserve:70265,410     
  15.  
  16.                                 User's Guide 
  17.          Most questions can be answered by reading this User's Guide
  18.  
  19.  
  20.                         COPYRIGHT  1986-92  B&B Systems
  21.                                  B&B SYSTEMS
  22.                           627 Madison    P.O. Box 171
  23.                            Waukesha, Wisconsin 53187
  24.      Voice:414-544-5988 (9:00am-5:00pm CDT)  Data 414-548-9034 (24hrs)
  25.  
  26.                     Data line is P.C. Manager, B&B system's   
  27.              Bulletin Board for Files+Tips+Support+On-Line Ordering    
  28.                               Compuserve:70265,410     
  29.  
  30.  
  31.      Satisfied users include: McDonald's, Teledyne Inc., Dresser
  32.      Industries, Inc. 
  33.  
  34.      NOTE: This B&B System is commonly supplied with the free FoxPro
  35.      "Runtime" files FOXPRO.ESO and FOXPRO.ESL or FOXPROX.ESL.  You
  36.      need either these files, or regular FoxPro to run.
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.       B&B DOALL User's Guide                                          2
  56.  
  57.      *------------------- What is DOALL ??? -------------------------*
  58.      |                                                               |
  59.      |      The Front End for any dBase/FoxPro/Alpha4/Compatible     |
  60.      |            data base Manager - The only Data Base MANAGER     |
  61.      |                       you'll need                             |
  62.      |                                                               |
  63.      |   *  A DATA CONVERTER - Import from spreadsheets, Word        |
  64.      |      Processors and data bases, (DO a Search/Replace          |
  65.      |      to change data?) and Export to other data bases,         |
  66.      |      spreadsheets or word processors.                         | 
  67.      |   *  Use the SAME engine for accessing all files (Minimizes   | 
  68.      |      learning time for DBASE/FOXPRO/FOXBASE compatible file)  |
  69.      |   *  Add/Edit records                                         |
  70.      |   *  Move records from one system by importing,               |
  71.      |      finding Duplicates and automatically mark them for       |
  72.      |      deletion, then move them back again by exporting.        | 
  73.      |   *  Produce reports in any sort/for any records              | 
  74.      |      Do the same thing for labels.                            |
  75.      |   *  Use DOALL just to move file data from one system to      |
  76.      |      another using Import/Export.                             |
  77.      |   *  Network Compatible version available                     |
  78.      |   *  Use DOALL to easily change values in selected records,   |
  79.      |      proper capitalization, replace one field with another,   |
  80.      |      replace with blanks, etc.                                |
  81.      |   *  Control printer functions for all printers               |
  82.      |   *  Modify/Change your data file structures                  |
  83.      |   *  Add your own "help" files to validate your data          |
  84.      |   *  Complete sorting and record selection control with       |
  85.      |      Flexi-Sort and Flexi-Select                              |
  86.      |   *  Extensive and Flexible data entry control available      |
  87.      |      for "add record" screens.  Easy to "fill-in" repetitive  |
  88.      |      data from a look-alike .REP data file.                   |
  89.      |   *  Browse screen ready to go on ANY data file WITHOUT       |
  90.      |      setup.  Instant access to lookup files using existing    |
  91.      |      .dbf files.                                              |
  92.      |                                                               |
  93.      *---------------------------------------------------------------*
  94.  
  95.      DO-ALL will give you comprehensive access to your dBaseIII,
  96.      dBaseIV, FoxBase, FoxPro or compatible file WITHOUT HAVING TO
  97.      WORRY ABOUT FORMATS, SETUPS, LEARNING A NEW SYSTEM EACH TIME YOU
  98.      WANT TO USE A DATA FILE. (Note: FoxPro2.0 data files have unique
  99.      MEMO fields).  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.       B&B DOALL User's Guide                                          3
  110.  
  111.      INSTALLATION
  112.      ============
  113.      If you haven't made a BACKUP copy recently, do it now.  
  114.  
  115.      1) If you don't already have one, Make a "DOALL" directory: At
  116.      C:\>, enter MD DOALL, then CD\DOALL
  117.  
  118.      2) Copy BBDO??.EXE to the DOALL directory, C:\DOALL>COPY A:*.*
  119.  
  120.      3) Enter BBDO??,  and the individual files will be extracted.
  121.      (Instead of ?? use the version number of the file.  Look at the
  122.      file name by entering DIR A: and you'll see that the digits after
  123.      BBDO is the version #). 
  124.  
  125.      4) See Memory Issues section.  To start your system, enter DOALL
  126.      to answer set-up questions, and get to main menu.  Or, you can
  127.      start your system to automatically use a file by entering DOALL
  128.      <dbffilename>.   (dbffilename) is the file name of any
  129.      dBase/FoxPro/Alpha Four file. Any errors will create a file
  130.      called error.txt.  This file can be used by B&B Systems to
  131.      resolve problems.
  132.  
  133.      5) Startup Syntax: DOALL <name of .DBF file> 
  134.      CAUTION: if you commonly access multiple .DBF files that start
  135.      with the same 1st 4 characters, rename some of your .DBF files. 
  136.      The reason is that many DOALL support files are created named:
  137.      ????.MEM and if you have two files called, say, MASTER1.DBF and
  138.      MASTER2.DBF, the sort file MASTSORT.MEM file will be used as the
  139.      sort definitions for BOTH files.
  140.  
  141.      MEMORY ISSUES 
  142.      ============= 
  143.      1. Extended Memory CANNOT BE USED by FoxPro.  Make as much
  144.      Expanded Memory available as possible.  To make Extended Memory
  145.      act like Expanded, use a memory manager that provides the
  146.      standard LIM4.0 interface.  If you have an older memory manager
  147.      prior to LIM4.0, and your system behaves strangely, add EMS64=OFF
  148.      to your config.fp file to avoiding using the first 64K of
  149.      expanded.  (If you have enough expanded memory, a 386 or greater
  150.      machine, and would like more performance, get the Extended
  151.      version from B&B systems.) 
  152.               
  153.      2. If using QEMM, 386MAX, or DOS5.0's EMM386, make sure these
  154.      managers define memory as Expanded.  (ie.  if using DOS5.0's 
  155.      DEVICE=EMM386.SYS in your config.sys, don't included NOEMS which
  156.      avoids Expanded Memory, but instead include the number of
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.       B&B DOALL User's Guide                                          4
  164.  
  165.      kilobytes of Expanded, such as 3072). 
  166.       
  167.       
  168.      REQUIRED FOXPRO FILES 
  169.      ===================== 
  170.      You need the FoxPro runtime files in order to run your system.
  171.      These files are called FOXPRO.ESO and FOXPRO.ESL.  For Full use
  172.      of Extended Memory (386 machines and greater), replace these two
  173.      files with FOXPROX.ESL.   These "runtime" files are free and
  174.      available on B&B's Bulletin Board (see data number above if you
  175.      have a modem and would like to download these files).  You need
  176.      these files in order for your system to execute properly. YOU
  177.      SHOULD ALSO HAVE A MINIMUM OF 2M of RAM, and at least 2 Megabytes
  178.      of hard drive storage. 
  179.  
  180.      Program files are compiled files, usually with an .FXP extension.
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.      DEMO
  186.      ====
  187.      If you are using a DEMO version, you will see a registration
  188.      reminder whenever leaving your system. FEEL FREE TO DISTRIBUTE
  189.      COPIES OF THIS DEMO.  The Demo is only good for a limited period
  190.      of time.  You have 90 days upon first installing this system
  191.      determine if it will do the job for you.  
  192.  
  193.      NETWORK
  194.      =======
  195.      Remember, depending on your network configuration, you may need
  196.      to use DOS's "assign" command to assign the read-only attribute
  197.      to any "executable" type files on your server. 
  198.  
  199.  
  200.      GENERAL
  201.      =======
  202.      Your B&B system is mouse compatible.  And for procedures such as
  203.      creating reports, a mouse is the recommended way to move data in
  204.      your report layout.  If you are unsure of HOW to make your
  205.      reports, or labels you can access a FoxPro 2.0 manual for
  206.      complete instructions.
  207.  
  208.      To help in navigating through this system, remember these simple
  209.      rules: A mouse is helpful to pick options, such as menu options.
  210.      Use the <ALT> key, then cursor, to pick menu options from the top
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.       B&B DOALL User's Guide                                          5
  218.  
  219.      menu.  <TAB> is useful to go from option to option.  If you get
  220.      stuck, <CTRL-W> commonly SAVES work, and <CTRL>-Q ABANDONS work,
  221.      <ESC> will exit also, and commonly saves work.
  222.  
  223.      As an example, let's start by selecting the Browse/Edit option
  224.      from the main menu.  Normally, you will just <Enter> twice to
  225.      select the default for the next two options, SORT* and SELECT**. 
  226.      But, there will be times when you will want a particular sort,
  227.      say last name, or to select particular records, such as last
  228.      name='SMITH'.  Just use the cursor keys to pick the SORT and
  229.      SELECTION you want.
  230.  
  231.      * The SORT options you will see are each of the fields from your
  232.      data base, and are combined into one SORT file with the same name
  233.      as your data base file, but with a .CDX extension.  You can add
  234.      more Sort definitions by using the <INS>ert key. This will make
  235.      new .IDX files.  The definition will stay on your Flexi-sort
  236.      screen to be selected again, but the .IDX file will be created
  237.      each time it is selected to accomodate newly added, deleted
  238.      records. 
  239.  
  240.      ** The SELECT options always has "SELECT ALL RECORDS" as the #1
  241.      selection. You can add <INS>, delete, <DEL>, or <E>dit your
  242.      selections. 
  243.  
  244.       
  245.      Once in the Browse screen, you will see options at the top of the
  246.      screen.  One of them is "Browse".  Highlighting and <Entering> on
  247.      this option will give you an ability to add, and mark records for
  248.      deletion.  Other options are "Find Records" which will allow you
  249.      to search for a record based on a value in any field.  In
  250.      addition to searching for values in any field, you can look for
  251.      addresses that BEGIN with "123" OR have "123" ANYWHERE in the
  252.      address field.  Another option, "Search and Replace", is very
  253.      powerful.  It should only be used after making sure you have a
  254.      backup file, and you have used Flexi-Select to pick the
  255.      appropriate records first.  After selecting this option, you can
  256.      say, replace all Last Names with 1)BLANKS by entering 1's in the
  257.      replace value, with 2)"SMITH" by entering "SMITH" in the replace
  258.      value, or 3)Proper capitalization by entering the word "PROPER"
  259.      in the replace value, or a 4)VALUE FROM ANOTHER FIELD by
  260.      selecting the other field for the replace value.
  261.  
  262.      If you are in your file and would like to be able to access a
  263.      "popup" or "lookup" file of say Zip Codes when you are in the ZIP
  264.      field, OR valid codes when you are in your field called CODE,
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.       B&B DOALL User's Guide                                          6
  272.  
  273.      just press F2. If a file called ZIP.DBF or CODE.DBF exists, it
  274.      will "popup" for you to access.  (Note: if you don't have any
  275.      popip data files, you can create your own by entering DOALL ZIP,
  276.      or DOALL CODE. You will then have the option of creating these
  277.      files.  You could then import an ASCII or Lotus file to fill the
  278.      records.)
  279.       
  280.      TIP:B&B Systems makes available the latest Zip Code data for the
  281.      USA, or in separate zip files for each state.  If you have a
  282.      modem, you can download these files free from B&B System's
  283.      bulletin board, P.C. Manager.  To import these files into the
  284.      Zip.dbf file.  Simply select Import when in the lookup process
  285.      <F2> on the zip field.  Select the file type (our zip files are
  286.      provided in dBase/FoxPro format) and enter the name of the file
  287.      to be imported, such as ZIPIL.DBF.  Note: for zip files, they
  288.      commonly contain 10 characters for the ZIP code, 2 characters for
  289.      the STATE code, 20 characters for the CITY, and 25 characters for
  290.      the COUNTY.  If your master file has fields with these same
  291.      names, and if you used the lookup <F2> function in the zip field,
  292.      while in the add mode, your B&B system will "fill-in" the zip,
  293.      city and state names after you <Enter>.  Some companies use a 10
  294.      character state field to accomodate international names (ie.
  295.      CANADA).   
  296.       
  297.      Since the zip, city and state data can be filled in
  298.      automatically, a couple of suggestions: Keep the field names
  299.      (ZIP/CITY/STATE) the same in both the zip and master files. 
  300.      Also, try to keep the field lengths the same in both.  If you
  301.      need to change the structure of your zip.dbf or master.dbf
  302.      (change State to a length of 10?), you can use DOALL's File
  303.      Maintenance to change field names, field lengths.  
  304.  
  305.  
  306.      LOOKUP files 
  307.      ------------ 
  308.      In either ADD or EDIT modes, when your cursor is on a field, you
  309.      can press <F2> to access a lookup .dbf file.  The lookup file
  310.      must have the same name as the field name.  If you press <F2> on
  311.      the zip field, a search will begin for a zip.dbf file.  If the
  312.      lookup file does not exist, a message will tell you.   You can
  313.      create new .dbf files to support lookup tables on each and every
  314.      field.
  315.       
  316.      If the lookup file is found, it will be displayed for your
  317.      review, or by using <Enter>, to transfer the displayed data to
  318.      the field being edited.  (NOTE: this data transfer occurs only if
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.       B&B DOALL User's Guide                                          7
  326.  
  327.      you are in the Browse mode, unless you are working in the add
  328.      mode and you've ALREADY created a <dbffilename>.PRG file and
  329.      compiled it using "FOXPROL" to create an .FXP file).  The .PRG
  330.      will be automatically created the first time you try adding, and
  331.      you can modify it, or compile it as is.  If you do not compile
  332.      it, a simple add screen, without special functions will be used. 
  333.  
  334.      If your main data file has a ZIP, CITY and STATE field, and the
  335.      lookup file has the SAME field names, when selecting <Enter>,
  336.      information from all of the fields in the "Lookup" file will be
  337.      transfered to the main data file - a quick way to fill in STATE,
  338.      CITY and ZIP by looking up just the zip code.
  339.  
  340.      When the lookup file is displayed, you will see that some
  341.      additional options are available.  To maintain data integrity you
  342.      will see that the DEFAULT mode does not allow editing of the
  343.      lookup values, but you can switch to edit mode.  You can also
  344.      search for values, in either the first field, or second field (if
  345.      available).  You can also perform import/export functions (for
  346.      example, to add another state's zip codes file to the existing
  347.      zip lookup file.  You can also Pack (remove records marked as
  348.      deleted, or list all of the records to your printer.   
  349.       
  350.      Function keys allow searches on the first or second fields.  If
  351.      you want to find the zip code 54333, enter "5" and you will see
  352.      the first record with a "5".  Enter a "4" and you will see the
  353.      first "54" record.  This process can continue until a NO FIND
  354.      occurs, in which case, the process starts over again.  Note: with
  355.      the Zip file, if you enter a #, the file will be displayed in 
  356.      numerical order.  If you enter an alpha character (A-Z) to find
  357.      the city, the file will be displayed in CITY order. 
  358.       
  359.      If there are more fields in that file than will fit in the width 
  360.      of the screen, you can use the arrows or tab key to see more
  361.      fields.  
  362.  
  363.      DUPLICATE CHECK - Prior to ADDING RECORDS     _________________________________________
  364.      After selecting the ADD option from the menu, you will be asked
  365.      to enter a value for one of the fields for the record you are
  366.      adding.  The default is the first field, but you can change it by
  367.      selecting "Setup" from the menu (<ESC> when asked to select a
  368.      field in setup will cancel any duplicate checking).  This is a
  369.      way of checking for duplicates prior to adding records.  If
  370.      similar records are found, they will be displayed in a browse box
  371.      at the bottom of the screen.  You can edit the duplicate records,
  372.      or <ESC> to continue adding. 
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.       B&B DOALL User's Guide                                          8
  380.  
  381.      .PRG (FORMAT) file & ADDING RECORDS     ___________________________________
  382.      The first time you select EASY ADD, a <dbffilename>.PRG file will
  383.      be created for you automatically.  This file is modifiable by
  384.      you.  You can place information or directions in this file, and
  385.      also change the order of data fields.  NOTE: if you are working
  386.      on a normal monitor with 25 lines of text (vs. enhanced mode with
  387.      up to 43 or 50 lines per screen - See Setup), don't modify your
  388.      <data file name>.PRG to display something on row, say 60.  
  389.  
  390.      To display information, edit the .PRG file throught the Setup
  391.      menu option. When you see the .PRG file, you'll see that
  392.      information is displayed in the ADD screen by using the commands
  393.      "@ <row>, <column> SAY <text>".    Data Entry boxes are displayed
  394.      with the "@ <row>, <column> GET <m.fieldname>" command.  That's
  395.      it.  Those two commands are all you need.  But, there is an
  396.      important extra feature that you can use if you would like to
  397.      control data entry.  After any GET command, you can use a special
  398.      command called "VALID <command>" to check the data being entered. 
  399.      You can use simple validation checks such as:
  400.      VALID(m.ZIP>'55555'.AND.m.ZIP<'66666').  OR, the control can
  401.      access another data file for "lookup checks".  For example, this
  402.      line: 
  403.  
  404.       @ 1,1 SAY 'Enter ZIP:' and @ 1,12 GET m.ZIP VALID
  405.      filefind(ZIP,.t.,.f.) 
  406.  
  407.      would do several things.  It would display Enter ZIP: at row #1
  408.      and column #1.  It would also display a data entry box for the
  409.      ZIP field (the preface, m. is required) at row #1 and column #12. 
  410.      The VALID filefind command would do the following.  If you have a
  411.      data base file called ZIP.DBF, it will open the file.  The first
  412.      .t. should always be true and is a SEARCH AUTOMATICALLY
  413.      indicator.  By assigning a true value (.t.) it means that the
  414.      file will automatically be searched for any value you enter in
  415.      the ZIP field.  If you enter 44444, and 44444 is a valid record
  416.      in the ZIP.DBF file, it will find it. The second .t. or .f. is a
  417.      SEARCH IF EMPTY indicator.  Normally, if nothing is entered into
  418.      a field, you will not want to check for a valid value.  And, of
  419.      course, searching takes some time and will slow down the system,
  420.      Unless you have a field that can never be empty.  
  421.  
  422.      After the <dbffilename>.PRG file has been created, you can edit
  423.      it your word processor in ASCII or TEXT IN/TEXT OUT mode.  You
  424.      can change the order of fields, AND add any data validation
  425.      (above).
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.       B&B DOALL User's Guide                                          9
  434.  
  435.      .PRG file & Repeating Data     __________________________
  436.      When adding records, you can have specific data repeatedly "fill-
  437.      in" data into your file.  How?  Create a <dbffilename>.REP file
  438.      (see Setup Menu) which is a one record file with the same
  439.      structure as your regular file, and you will be asked to fill in
  440.      the data you desire to have automatically "filled-in" every time
  441.      you add a record.  The system will search for this file, if
  442.      available, any values in the .REP file will be moved to the add
  443.      screen.  (Handy for repetitive STATE, AREA CODE, CITY, etc.
  444.  
  445.      .PRG file and ADD Dates     _______________________
  446.      In some applications, it is handy to have the "date a record was
  447.      added", for example, I now want to print labels for records I
  448.      entered in DECEMBER, 1992.  B&B DOALL will automatically enter an
  449.      "Add Date" in your newly added record if you have an "ADDDATE"
  450.      DATE field.  If you would like to add an ADDDATE field, select
  451.      MODIFY STRUCTURE from file maintenance, and goto to the bottom of
  452.      the field list.  Add "ADDDATE", Type=DATE.
  453.  
  454.      Anytime you add records, the current date will be entered.  When
  455.      you want to print labels, or a report containing just records
  456.      added in DECEMBER, 1992, Use FLEXI-SELECT to add a selection
  457.      "ADDDATE='  /  /  '".  Don't worry about adding a date yet
  458.      because you will need to <E>dit this selection.  <E> to edit, and
  459.      put "MONTH(" in front of ADDDATE, and ")=12"  after it.  If you
  460.      also want just 1992 records, edit this line to look like:
  461.      "MONTH(ADDDATE)=12 .AND. YEAR(ADDDATE)=1992"  
  462.  
  463.  
  464.      HOW DO I USE THIS <dbffilename>.PRG FILE???     ___________________________________________
  465.      BUT, before your system can use this format file, it needs to be
  466.      compiled (changed to a .FXP file).  If you have FoxPro you can do
  467.      it yourself by starting FoxPro and selecting the COMPILE option
  468.      under PROGRAM in the top menu.  Or, you can have B&B Systems
  469.      compile it for you.  Send it to us on our BBS.  There is a small
  470.      fee, and you can download it within 48 hours. 
  471.  
  472.      CUSTOMIZATION
  473.      =============
  474.      B&B Systems are specialists in data base systems.  We offer
  475.      customization services.
  476.  
  477.      You can add some customization yourself.  If there is a special
  478.      option that you would like to add, B&B DOALL automatically
  479.      searches for any file called CUSTOM.FXP every time DOALL is run.
  480.      (CUSTOM.FXP is simply a .PRG program file that you can make and
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.       B&B DOALL User's Guide                                         10
  488.  
  489.      compile with FoxPro by running FOXPROL and selecting "Program",
  490.      "Compile").  An example would be to make a .PRG file that senses
  491.      when a specific key is pressed and calls another program.  To
  492.      accomplish this a custom.prg file might contain the one line:ON
  493.      KEY LABEL CTRL+Z DO MYJOB.  Then, if you make another .PRG file
  494.      (and compile it) called MYJOB.PRG, anytime you press the <Ctrl-Z>
  495.      keys, whatever commands you put in MYJOB will be executed. 
  496.      Careful: avoid assigning custom jobs to key assignments that are
  497.      used for some other purpose in DOALL.  
  498.  
  499.      Another example would be ON KEY LABEL CTRL+F2 DO filelook WITH
  500.      'PRODUCT',.t.,.t..  This will look for a file called product.dbf
  501.      and can be used to display product, or other types of
  502.      information.
  503.  
  504.      UPDATES
  505.      =======
  506.      When updates become available, registered owners are eligible to
  507.      download all updates on B&B's BBS free of charge.  And, because
  508.      DOALL is based on FoxPro, When FoxPro versions for WINDOWS and
  509.      UNIX appear, DOALL will also supoport these operating
  510.      environments.
  511.  
  512.  
  513.      LABELS & REPORTS
  514.      ================
  515.      Some Sample Label & Report files are provided with DOALL.  You
  516.      will NOT be able to use them AS-IS, unless the fields in your
  517.      data base HAPPEN to be the same as those defined in the label,
  518.      such as LastName, or Address.
  519.      You can edit the .LBX (old dbase format=.LBL) and .FRX (old dbase
  520.      format:.FRM) report form files from the main menu.  Change the
  521.      names of the fields to match your data base.  If you don't know
  522.      the names of the fields in your data base, select the Browse
  523.      option from the Main menu, and the first screen you'll see is the
  524.      sort desired.  Make believe you are adding a sort, and press the
  525.      <INS>ert key.  You will see a box containing all of the field
  526.      names. Make a note of them and <ESC>.  Then select LABELS or
  527.      REPORTS and EDIT the .LBX/.FRX file by changing the pre-defined
  528.      field names.
  529.  
  530.      PRINTING LABELS FROM DISK FILE -TIPS
  531.      ====================================
  532.      When you have selected to send labels or a report to a disk file,
  533.      you can control how the data appears by controlling the printer. 
  534.      For example, with H/P laser printers, you can manipulate the
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.  
  541.       B&B DOALL User's Guide                                         11
  542.  
  543.      printer to control labels output:
  544.  
  545.      1. Press the ON-LINE button to take Laser Printer OFF-LINE
  546.      2. If you want to print 12 characters per inch instead of 10
  547.      (commonly needed when trying to printing and fit 3-across labels
  548.      on 8-1/2" x 11" stock).  Press menu botton to get to font #, use
  549.      the +/- buttons to change font # to 2.  Press Reset button to
  550.      make the asterisk appear on right (default).
  551.      3. Press menu button again, until you get to Lines Per Page,
  552.      press "+" button to increase to 63 lines per pages, and press
  553.      reset button again.  Keep pressing menu button, Until READY
  554.      appears.  Put back ON-LINE.
  555.  
  556.      To change back to original status, do above using "+", "-" keys
  557.      to bring font to "0" and lines per page to "60".
  558.  
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.  
  565.  
  566.  
  567.  
  568.  
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573.  
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.       B&B DOALL User's Guide                                         12
  596.  
  597.      DUPLICATE CHECKING 
  598.      ------------------ 
  599.      B&B Systems offers both SOUNDEX (sound-a-like) and EXACT testing
  600.      of records in your file.   Exact matching will NOT uncover
  601.      differences in spelling.  If you have two records, one with a
  602.      last name of SCHULTZ, and one with SHULTS (with matching first
  603.      names and city names) exact matching will not identify them as
  604.      duplicates, although they may be. 
  605.       
  606.      Once you've selected the type of matching you prefer, the next
  607.      step is to select WHICH FIELDS of data are compared.  Normally,
  608.      you would select first, last and company names.  But you can be
  609.      more specific based on your needs.  For example, if you do not
  610.      allow two records with the same address, you can select the
  611.      address field.  <INS> to add a selection of fields to be used for
  612.      duplicate checking.  
  613.       
  614.      You can also opt for your B&B System to automatically mark all
  615.      duplicate records for deletion.  But it is suggested that you
  616.      print a report of the duplicates BEFORE opting to delete them
  617.      automatically.  Check the report first for accuracy and then
  618.      re-run the process with the automatic deletion feature turned-on. 
  619.      If there are several records you prefer NOT to delete, note their
  620.      record numbers on the report, process the automatic deletions,
  621.      then go back and Recall them from deletion status individually in
  622.      the Edit mode.  You also have the option of assuming that the
  623.      newest record is the "good" record, which reviews the file in
  624.      reverse order (Last record=Good record).
  625.  
  626.      TIP: Normally, if you define lastname and firstname for your
  627.      DUPLICATE fields, only the lastname and firstnames appear on yur
  628.      report.  But you may want to include, say address, on the report
  629.      without checking address for duplication.  You can include extra
  630.      information in your report by <E>diting your field selection. 
  631.      You will have an opportunity to change 3 items, the HEADING
  632.      DEFINITION for the report (top line of the report), the PRINT
  633.      DEFINITION (fields actually printed), and the DESCRIPTION (the
  634.      fields you see on your screen).   If you change the line to
  635.      appear as follows: LASTNAME+' '+FIRSTNAME+' '+ADDRESS, the
  636.      address will also appear on your report, without being checked
  637.      for duplication.
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.       B&B DOALL User's Guide                                         13
  650.  
  651.      IMPORT/EXPORT 
  652.      --------------- 
  653.      B&B Systems can READ or WRITE files from/for use by, other
  654.      sources (mainframe computer, 1-2-3, word processors, mail-merge,
  655.      dBase, R-Base, list vendors, etc.). 
  656.       
  657.      Normally, when exporting or importing, you will be using the
  658.      default Master Data file.  But you will see that in some of the
  659.      "pop-up" options where you can access other data files for lookup
  660.      purposes, you can export or import to other .dbf files.  For
  661.      example, you can import records into the Zip.dbf file.  If you
  662.      only enter records for Illinois, you could Import a file of
  663.      Illinois Zip/City/State data into your Zip.dbf file.  You would
  664.      be wasting a lot of Disk Space if you imported all 43,000 USA zip
  665.      codes.  If you expand into Iowa, import Iowa zip codes at a later
  666.      date. 
  667.       
  668.      IMPORT 
  669.      ------ 
  670.      B&B Systems will import many types of data, word processing and
  671.      spreadsheet files, in addition to the standard ASCII files.
  672.  
  673.      Purchased Lists
  674.      ---------------
  675.      If you purchase data for your System from a vendor, ask if they
  676.      will supply the data in one of the formats (such as ASCII comma
  677.      delimited) that B&B Systems can Import, and if ASCII, if they
  678.      will supply the data in the order (which field comes 1st, 2nd,
  679.      etc.) shown in the structure of the .dbf file in the Appendix. 
  680.      If you want to see an example of how the Import file should
  681.      appear, Export a file from your current file and name it 'TEST'.
  682.      Compare it with the new import file for similar structure.  If
  683.      importing .DBF type files, order is not important, but field
  684.      names should match. 
  685.       
  686.      TIP: If you import files regularly and your master file has an
  687.      Add Date, unless you add it to the import file first, is normally
  688.      missing.  You can use Search/Replace to enter the Add Date by
  689.      Flexi-Selecting all records with a blank Add Date, then
  690.      Search/Replace with current date. When adding records in Add
  691.      Mode, Add Date is assumed to be today's date. 
  692.  
  693.      EXPORT 
  694.      ------ 
  695.      There are several additional options available before exporting
  696.      your file.  You will be presented with the FLEXI-SORT option to
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.       B&B DOALL User's Guide                                         14
  704.  
  705.      allow you to sort your file in a specific order.  The
  706.      FLEXI-SELECT option will allow you to select only specific
  707.      records for your export file. 
  708.       
  709.      And lastly, A VERY POWERFUL OPTION.  You will be asked if you
  710.      would like to change the 1) sequence of your output fields AND/OR
  711.      2) Which fields are included.  For example, you may prefer your
  712.      file to have the Company Name in front of the Last Name. OR, you
  713.      may not wish to include Sales or Added-to-file-date field in your
  714.      export file.  This option may be necessary if the system using
  715.      this file requires a certain sequence of fields. 
  716.       
  717.      If you select to export an ASCII Comma Delimited field, you can
  718.      also opt to select a different delimiter (the character that
  719.      separates each field) than a comma.  For example, you may use a
  720.      software package that needs the '@' character to mark the
  721.      beginning and ending of fields. 
  722.       
  723.       
  724.      ASCII files 
  725.      ----------- 
  726.      There are two common types of ASCII file formats: COMMA DELIMITED
  727.      and SDF(Standard Data Format).   ASCII refers to the fact that
  728.      ONLY Normal ASCII characters (numbers or letters of the alphabet,
  729.      upper or lower case, and a limited number of special codes)
  730.      appear in the file.  There are no special control or binary
  731.      codes.  In both types of ASCII files, every record is a separate
  732.      line, with records separated by a line feed ASCII(10) and
  733.      carriage return ASCII(13).  The remaining difference between
  734.      these two types of files is how the data appears on each line. 
  735.       
  736.      You can test if a file is ASCII by reviewing the file on your
  737.      screen.  At the DOS prompt, enter C:>TYPE FILENAME.TXT.  If every
  738.      character is legible (no special characters, unusual spacing, no
  739.      beeps from your computer), then it is probably an ASCII file. 
  740.       
  741.      Most other programs, such as Lotus 1-2-3, R-Base, Symphony, and
  742.      most MailMerge programs can use, or produce, a file in at least
  743.      one of these formats. 
  744.       
  745.  
  746.      COMMA DELIMITED files contain commas to separate fields.  Many
  747.      Word Processing and Data Base Management software handle this
  748.      type of file. Commonly double quotes (") are used to enclose
  749.      character type fields.  Numeric fields are left alone.  Also,
  750.      numeric fields do not contain commas to delineate thousands. 
  751.  
  752.  
  753.  
  754.  
  755.  
  756.  
  757.       B&B DOALL User's Guide                                         15
  758.  
  759.      This transfer method saves space, and is fine if the number, AND
  760.      the order of the fields is the same in the FROM and TO systems. 
  761.       
  762.       
  763.      STANDARD DATA FORMAT files contain fields that start in specific
  764.      positions no matter how much data the field actually contains
  765.      (common for Spreadsheet programs).  Field 1 starts in Column 1
  766.      and field 2 starts in Column 12(?) even if field 1 is blank. 
  767.      This method is necessary if you need to change the length of
  768.      fields, OR add/delete fields because the FROM or TO system have
  769.      differing file structures.  The reason is: since all data is in
  770.      columns, you can use a word processor to shorten/eliminate/add
  771.      columns. 
  772.       
  773.      For example, if you require that the export file ADDRESS be 20
  774.      characters long, instead of 25, you need to use your word
  775.      processor to DELETE a 'Block' of text 5 columns wide.  You will
  776.      need to become familiar with 'Blocking' and setting the
  777.      'Blocking' mode to columnar (ie. the text you block will appear
  778.      to be vertical columns, and excludes text to the left and right
  779.      of your 'Blocking' markers).  In Wordstar, set this mode with
  780.      Ctrl-K-N. 
  781.       
  782.      If, in the prior example, you need an address 30 characters long,
  783.      you would INSERT a 'Block' of blank text 5 characters wide at the
  784.      25th position of the address. 
  785.       
  786.       
  787.      COMMA DELIMITED file example 
  788.      -----------------------------------------------------------------
  789.      |   Smith, Joe, 123 Main ST, New York, NY, 10000, etc.          |
  790.      |   Jones, William, 666 E St, Elmhurst, IL, 60011, etc.         |
  791.      -----------------------------------------------------------------
  792.  
  793.      STANDARD DATA FORMAT file example 
  794.      -----------------------------------------------------------------
  795.      |   Smith    Joe     123 Main ST    New York    NY   10000,etc. |
  796.      |   Jones    William 666 E St       Elmhurst    IL   60011,etc. |
  797.      -----------------------------------------------------------------
  798.  
  799.       
  800.      IMPORT/EXPORT FROM DATA BASES, INCLUDING SQL 
  801.      Most software packages support the writing and reading of
  802.      standard ASCII files, and SQL data bases are no exception.  Using
  803.      Oracle SQL version 5.1 as an example, ASCII files can be
  804.      exported, or written from SQL by using Oracle's SPOOL <filename>
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811.       B&B DOALL User's Guide                                         16
  812.  
  813.      command; issuing SELECT <field names,...> statement; and SPOOL
  814.      OFF after writing the file.  Don't forget the YYYYMMDD ASCII date
  815.      format.  To read an ASCII file into SQL, use Oracle's ODL
  816.      utility.  By writing a copy of B&B's records, then reading them
  817.      into SQL (and vice versa), you can transfer data back and forth.  
  818.      If the number of fields are different on the data bases (ie. you
  819.      need to 'write' a home AND business phone number but only have
  820.      one phone number, set up a 'blank' field with a length of 1
  821.      character.  Then when defining the fields to be written, enter
  822.      the name for the 'blank' field wherever you need a field, but
  823.      don't have one).  Also, when any data is changed, re-index
  824.      (housekeeping) your B&B records before using them. 
  825.  
  826.  
  827.      DELETE or UNDELETE GROUPS OF RECORDS
  828.      ------------------------------------
  829.      This is a convenient method of marking large groups of records as
  830.      having either deleted or undeleted status, instead of doing so
  831.      individually in the browse screen.  Marking records for deletion
  832.      does not permanently remove them.  They will be permanently
  833.      removed when the file is packed.
  834.  
  835.      You will be provided with the Flexi-Select screen.  From this
  836.      selection screen you can select field(s) AND enter the values for
  837.      each field that you are interested in.  Records matching those
  838.      values will be selected (For more information, see Flexi-Select)
  839.  
  840.      You will be provided with a listing prior to deletion, giving you
  841.      the opportunity to confirm this process of marking/unmarking
  842.      records for deletion.
  843.  
  844.  
  845.      MAINTENANCE
  846.      -----------
  847.  
  848.  
  849.      DELETING RECORDS, PACKING, and REINDEXING issues
  850.      ================================================
  851.      When you delete records (usually with CTRL-T in Browse), they are
  852.      "marked" as deleted.  They are not physically removed until you 
  853.      select the "PACK" option in file maintenance.  Until you Pack,
  854.      you can always "undelete" records with another CTRL-T.  When you
  855.      have records that appear in "unsorted" order, it can usually mean
  856.      that the .IDX or .CDX index files are bad.  If you erase your
  857.      <filename>.CDX file, a new .CDX file will be created for you
  858.      automatically when you start your system.  On a network, be aware
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.       B&B DOALL User's Guide                                         17
  866.  
  867.      that DOALL will not allow access to the file for packing or
  868.      reindexing unless you are the only one using it.
  869.  
  870.      CHANGING FILE STRUCTURE
  871.      =======================
  872.      If you decide to add or subtract fields in File Maintenance -
  873.      Modify Structure, make sure that you delete the file:????SORT.MEM
  874.      & ????.CDX.  The ???? refers to the 1st 4 characters of the .DBF
  875.      filename.  A new .CDX file will be created for you, and you may
  876.      need to re-define special sorts.  The sort options that are
  877.      initially displayed come from the .CDX file, and changing the
  878.      data file structure may mean some fields/and their existing sorts
  879.      no longer exist, plus new fields need to be displayed in the
  880.      Flexi-Sort screen.
  881.  
  882.  
  883.      PRINTER CONTROL
  884.      ---------------
  885.      If you've ever wondered how you can change your printer fonts
  886.      just prior to a print job, you can do it with PRINTER
  887.      MAINTENANCE. 
  888.      Let's say you were just about to print letters, but want to
  889.      change your printer style to BOLD.  Access this menu, select the
  890.      bold option, and your ready to print without leaving your system.
  891.  
  892.      You can use this option to force your printer into various print
  893.      modes, including setting up your printer for other systems, in
  894.      addition to your B&B systems.  Once your printer has received a
  895.      Control Code, it remains in effect until the printer is turned
  896.      off, or new Codes are sent.
  897.  
  898.  
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.       B&B DOALL User's Guide                                         18
  920.  
  921.      GENERAL COMPUTER OPERATIONS 
  922.      --------------------------- 
  923.      BACKUP 
  924.      ------ 
  925.      Make BACKUP copies often (at least of your *.dbf files).  If you
  926.      have many transactions per day, you should backup daily, if not
  927.      twice daily.  You should also have multiple backup copies so that
  928.      you have at least one backup that is less than one day old,  one
  929.      a week old,  one a month old, etc.  Some B&B Systems have a
  930.      backup option which allows you to control which files are "backed
  931.      up" and to what drive, through a .BAT file called BACKUP.  You
  932.      should be familiar with DOS copy commands in order to edit this
  933.      .BAT file and how you can compress files while copying them, or
  934.      send them to a higher capacity drive.  Accessing this batch file
  935.      from within your B&B System gives you DOS power, but it is your
  936.      responsibility to understand the appropriate DOS commands.  You
  937.      can also use B&B Systems to write an ASCII file to a blank floppy
  938.      in A: using the Export option. 
  939.       
  940.      Backup hardware has become available in many different formats.
  941.      The quarter inch cartridge (QIC) devices are handy.  The external
  942.      versions can be moved around to perform backup on multiple PC's.
  943.      Applications with large hard drives/files, especially where lists
  944.      are often sold to other mailers, may find the units which can
  945.      write/read standard 9" reel tapes useful. 
  946.       
  947.       
  948.      LETTERS VS. LABELS 
  949.      ------------------ 
  950.      If you are looking for options other than affixing labels to
  951.      envelopes, B&B SaleLead was designed to use personalized letters
  952.      which fit into window envelopes eliminating matching labels with
  953.      letters, allows professional customized letters, and reduces
  954.      manpower for mailings. 
  955.       
  956.       
  957.      NETWORKING VERSION 
  958.      ------------------ 
  959.      B&B Systems networking versions are available upon request.  You 
  960.      can use multiple copies of single-user B&B Systems on many
  961.      workstations, but in order to share one data file, you need a
  962.      network version.   Network versions work on any LAN that supports
  963.      standard protocols of DOS versions 3.1 and greater (ie. Interrupt
  964.      21 data locking).  B&B Systems are NetBios compatible, and will
  965.      support any number of workstations.   
  966.       
  967.  
  968.  
  969.  
  970.  
  971.  
  972.  
  973.       B&B DOALL User's Guide                                         19
  974.  
  975.      Networks supported: NOVELL; 3COM; 3+; 10NET(v 4.0); PC-NET;
  976.      PC-LAN; LANTASTIC; BANYAN; INVISIBLE; SIMPLENET(v 3.0). B&B
  977.      Systems Network versions support full record and file locking
  978.      functions without separate software. 
  979.       
  980.       
  981.      CUSTOMIZING SERVICE 
  982.      ------------------- 
  983.      If you wish different fields on your screen, or would like some
  984.      other modification made to your B&B System, we will be happy to
  985.      discuss the cost of your desired changes. 
  986.       
  987.       
  988.      EXISTING FILE CONVERSION SERVICE 
  989.      -------------------------------- 
  990.      If you currently have a file of mailing records (from a 'list'
  991.      vendor, 1-2-3 files, ASCII files, etc.), but do not know how to
  992.      convert them to the B&B format/structure (see Appendix), B&B will
  993.      convert this file for you at ten cents per name.  Send the file
  994.      electronically to B&B's electronic Bulletin Board, P.C. Manager,
  995.      or send on an IBM 5 1/4" 360K floppy disk/or 3-1/2" 1.4m disk to
  996.      B&B Systems.  The approximate time required is 2 weeks. 
  997.       
  998.       
  999.      YELLOW PAGES NAMES/ADDRESSES by ZIP CODE or SIC Code 
  1000.      ---------------------------------------------------- 
  1001.      B&B Systems can provide you with Company Name - Address - City -
  1002.      State - Zip - SIC Code data from the Yellow Pages for any ZIP
  1003.      CODE or STATE or SIC (Standard Industrial Code) that you supply
  1004.      to us.  The costs vary, depending on the quantity desired.  Leave
  1005.      a message on B&B's Bulletin Board, PC MANAGER, requesting a quote
  1006.      for desired zip codes and types of businesses.  After a deposit,
  1007.      the completed file can then be mailed to you on a floppy, or made
  1008.      available to you on the Bulletin Board. 
  1009.       
  1010.       
  1011.      LABELING Machines 
  1012.      ----------------- 
  1013.      Machines are available to affix self adhesive labels onto your 
  1014.      mailing pieces.  Some manufacturers:Novatec of Gladwyne, PA;
  1015.      Master Addresser of Minneapolis, MN. 
  1016.       
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.  
  1025.  
  1026.  
  1027.       B&B DOALL User's Guide                                         20
  1028.  
  1029.      TROUBLESHOOTING 
  1030.      --------------- 
  1031.      Before calling for technical support, many problems can be
  1032.      resolved by: 1. Ensuring that you have all of the files listed in
  1033.      this documentation.  2. Checking your config.sys file for the
  1034.      proper Buffers and Files statements. 
  1035.       
  1036.  
  1037.      Q. WHEN I EDIT MY PRINT CODES FILE, I WANT TO DIRECT MY PRINTED
  1038.      OUTPUT TO A QUEUE or SERVER NAME, HOW DO I DO IT?
  1039.      A. In the field that defines the printer port, use:
  1040.      \S=<servername> or \Q=<queue> with no quotation marks around the
  1041.      queue or server name.   
  1042.  
  1043.  
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.  
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.       B&B DOALL User's Guide                                         21
  1082.  
  1083.      HELP.  I'M STUCK 
  1084.      ---------------- 
  1085.      ANY PROGRAM CAN CORRUPT FILES - HOW TO AVOID IT 
  1086.      ----------------------------------------------- 
  1087.      If you are running a system and you get into a situation that
  1088.      you'd like to exit from, some applications allow you to enter the
  1089.      <ESC> key.  In other systems. you may need to wait for the
  1090.      process to end.  If your system allows the use of the ESC key,
  1091.      and B&B does, use it, the ESC key will not alter or change the
  1092.      files.  BUT, Be patient.  Depending on what the system was doing,
  1093.      it may take 1 second or 1 minute.   BUT PLEASE, IN ALMOST ALL
  1094.      CASES, AVOID RE-BOOTING (cold or warm boots).  If you re-boot
  1095.      your computer BEFORE your system finishes the process it is
  1096.      currently working on, you could corrupt your file(s).  The
  1097.      computer may have been READING data, but does not now know where
  1098.      to WRITE it.  THIS IS ONE OF THE MAJOR CAUSES OF CORRUPTED FILES. 
  1099.      This is another good reason for frequent back-ups. 
  1100.       
  1101.      If you are not sure if your file has become corrupted, print a
  1102.      report that lists the entire file.  If any of the data appears
  1103.      missing or switched, your file is probably corrupted.  If binary,
  1104.      or strange looking characters appear, your file is corrupted.  If
  1105.      you're not sure, first make a new index file by erasing the .CDX
  1106.      file.  Re-run your report, and if that does not fix the 'order'
  1107.      of your data, AND IF YOU ARE NOT IN A NETWORK, run the DOS CHKDSK
  1108.      program with the '/f' (fix lost clusters option), C:DOS>CHKDSK
  1109.      C:/f.   If corruption did occur, DOS will write the corrupted
  1110.      data in separate files called FILE0001.CHK, 0002, etc.  Since
  1111.      this data has now been separated from your .dbf or other files,
  1112.      you should copy your .dbf files from your backup. If your B&B
  1113.      System does not boot properly, you may need to copy your system
  1114.      files from back-up also. 
  1115.       
  1116.       
  1117.      HINT: CHKDSK is a good command to insert in your autoexec.bat
  1118.      file,  so that your hard drive is checked every time you turn
  1119.      your computer on.  This takes 10 to 20 seconds longer to boot,
  1120.      but it will avoid the continued corruption of a fragmented disk. 
  1121.      You cannot run CHKDSK after you load LAN software to MAP the
  1122.      drive as a network drive, or on some networks, including Novell. 
  1123.       
  1124.  
  1125.      FILES
  1126.      =====
  1127.      FOXPRO.ESO, .ESL, and FOXR are the FoxPro2 runtime files
  1128.      DOALL.EXE is your B&B DOALL System.
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.  
  1135.       B&B DOALL User's Guide                                         22
  1136.  
  1137.      P_CODES.DBF, .CDX are the files containing printer control codes
  1138.      HELPFILE.DBF - help information
  1139.      CONFIG.FP is FoxPro's configuration file.  If you have a Foxpro
  1140.                     manual, refer to it for customization features.
  1141.  
  1142.      Environmental Variables:
  1143.      SET ASCEDESC=ASCENDING or DESCENDING, Depending on default index
  1144.      order desired.
  1145.  
  1146.      SAMPLES of filenames (for a data file called SAMPLE.DBF):
  1147.      --------------------------------------------------------
  1148.      SAMPSORT.MEM - Flexi-Sort definitions
  1149.      SAMPSELE.MEM - Flexi-Select definitions.
  1150.      SAMPRPT.MEM - Flexi-Report definitions.
  1151.  
  1152.  
  1153.  
  1154.      --------
  1155.      UPGRADES
  1156.      --------
  1157.      The most recent versions of B&B Systems programs are always
  1158.      available on Compuserve (GO IBMAPP), EXECPC, or B&B's own
  1159.      Bulletin Board, PC MANAGER, (414) 548-9034.  [up to 2400 baud,
  1160.      Settings:8/N/1, 8 data bits, No Parity,1 Stop bit].  Our
  1161.      Electronic Bulletin Board supplies registered owners with the
  1162.      latest versions of unrestricted B&B Systems without waiting for
  1163.      mailed copies.
  1164.  
  1165.      Always Search for files starting with 'BB'.
  1166.  
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.       B&B DOALL User's Guide                                         23
  1190.  
  1191.      --------------------  
  1192.      ORDERING INFORMATION 
  1193.      -------------------- 
  1194.      If ordering by check, please allow at least 2 weeks.  5-1/4"
  1195.      floppy disks are sent unless you specify different media. If you
  1196.      prefer, B&B Systems can supply your program via modem if you
  1197.      register on our bulletin board which has two advantages: 
  1198.      1. upgrades of new unlimited versions become available
  1199.      immediately. 
  1200.      2. If paying by Visa/Master Charge, you can get your system
  1201.      faster, as soon as 1/2 hour. 
  1202.       
  1203.      You can order by calling B&B Systems direct (414-544-5988), or
  1204.      call our Bulletin Board, P.C. Manager (414-548-9034) and <A>CCESS
  1205.      the ORDER system from the Main Menu.  You will be asked for
  1206.      shipping information, and your credit card data.  After your card
  1207.      is verified, you will be authorized to access the unlimited
  1208.      versions and you can call back to download your system. 
  1209.       
  1210.      If you order by mail, and plan to download electronically, you 
  1211.      will be registered under the first and last name and password you
  1212.      supply on this form.  It is recommended that you change your
  1213.      password after accessing B&B System's bulletin board the first
  1214.      time. 
  1215.       
  1216.      If you ordered from a dealer and want to be eligible for
  1217.      upgrades, sign on to P.C. Manager, and leave a message that you
  1218.      would like a security level allowing upgrade downloads, and which
  1219.      dealer you purchased your system from.  Once the purchase has
  1220.      been validated, your security level will be upgraded. 
  1221.       
  1222.      We try to keep our software costs low.  We cannot afford to train
  1223.      users about computers unless they apply for annual technical 
  1224.      support via telephone.  Most questions we have received can be
  1225.      answered by reviewing this documentation file.  Technical
  1226.      questions uploaded through the bulletin board are answered at no
  1227.      charge. 
  1228.       
  1229.      If you plan on installing B&B systems on MORE than one machine,
  1230.      order additional copies on your INITIAL order because the
  1231.      multiple copy discount is per order.  You can move a registered
  1232.      system to a new machine, but making copies is not only illegal,
  1233.      but more importantly, unethical.  Order the NETWORK version if
  1234.      you intend to INSTALL your B&B system on ONE single Network file
  1235.      server, allowing the SAME data to be shared on an unlimited # of
  1236.      workstations.  A SITE LICENSE allows unlimited use of NETWORK or
  1237.  
  1238.  
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.       B&B DOALL User's Guide                                         24
  1244.  
  1245.      STAND-ALONE versions at one location.  A CORPORATE LICENSE allows
  1246.      the same unlimited use, but at multiple locations. 
  1247.       
  1248.      OTHER SERVICES: (billable by project or by hour) 
  1249.      CREATE NEW or MODIFY EXISTING B&B SYSTEMS add/edit screens, rpts.
  1250.      REMOTE LASER LETTER/REPORT PRINTING programs 
  1251.      OPERATE WARRANTY/SALES LEAD CARD FULLFILLMENT programs 
  1252.      FILE CONVERSION/CORRUPTION (upload to BBS, download Fixed file)
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260.  
  1261.  
  1262.  
  1263.  
  1264.  
  1265.  
  1266.  
  1267.  
  1268.  
  1269.  
  1270.  
  1271.  
  1272.  
  1273.  
  1274.  
  1275.  
  1276.  
  1277.  
  1278.  
  1279.  
  1280.  
  1281.  
  1282.  
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.  
  1287.  
  1288.  
  1289.  
  1290.  
  1291.  
  1292.  
  1293.  
  1294.  
  1295.  
  1296.  
  1297.       B&B DOALL User's Guide                                         25
  1298.  
  1299.                               ------------------- 
  1300.                               O R D E R   F O R M 
  1301.                               ------------------- 
  1302.                              B & B   S Y S T E M S 
  1303.                           627 Madison   P.O. Box 171 
  1304.                           Waukesha, Wisconsin  53187 
  1305.          Order/Technical Support: 414-544-5988   BBS: 414-548-9034 
  1306.       
  1307.               DESCRIPTION                   QUANTITY     EACH    TOTAL 
  1308.          ------------------------------------------------------------- 
  1309.          B&B DOALL System       License _____    250.00    _______     
  1310.                                 SITE LIC_____    500.00    _______     
  1311.                                 CORP LIC_____   1200.00    _______ 
  1312.        
  1313.          ONE YEAR's UNLIMITED Technical Support Phone service 
  1314.          (Annual $ amount same as software cost above)     $_______ 
  1315.       
  1316.          FILE CONVERSION SERVICE (# records)=_____ x $.10  $_______ 
  1317.       
  1318.          Customization Service (screens, etc. - call)      $_______ 
  1319.       
  1320.          Shipping and Handling: 
  1321.            ___ Sign me up on BBS for immediate downloading - $0 
  1322.                Password desired ____________ 
  1323.            ___ US Postal Service - $0 
  1324.            ___ Express Mail $12                            $_______ 
  1325.                                          WI 5% Sales Tax   $_______ 
  1326.         Format:___ 5-1/4"  ___ 3-1/2"             Total:   $_______ 
  1327.        
  1328.         Visa/MC Card Number:  _____________________ Exp Date:________ 
  1329.  
  1330.         Signature: __________________________________________________ 
  1331.        
  1332.         Name:   _____________________________________________________ 
  1333.  
  1334.         Street Address: _____________________________________________ 
  1335.                              (if PO Box, add street address) 
  1336.  
  1337.         City:   ______________________  State: _____  Zip: __________ 
  1338.  
  1339.         Bus. Phone: (      ) __________________________ 
  1340.         Current Version # _______________      Date:_________________ 
  1341.  
  1342.  
  1343.  
  1344.  
  1345.  
  1346.  
  1347.  
  1348.  
  1349.  
  1350.  
  1351.       B&B DOALL User's Guide                                         26
  1352.  
  1353.      WARRANTY 
  1354.      -------- 
  1355.      DISCLAIMER OF WARRANTY AND LIMITED WARRANTY 
  1356.      The Software and accompanying written materials (including
  1357.      instructions for use) are provided 'As Is'  without warranty of
  1358.      any kind. Further, B&B Systems does not warrant, guarantee, or
  1359.      make any representations regarding the use, or the results of the
  1360.      use, of the Software or written materials in terms of
  1361.      correctness, accuracy, reliability, currentness, or otherwise.
  1362.      The entire risk as to the results and performance of the Software
  1363.      is assumed by you.  If the Software or written materials are
  1364.      defective, you, and not B&B Systems or its dealers, distributors,
  1365.      agents, or employees, assume the entire cost of all necessary
  1366.      servicing, repair, or correction. 
  1367.       
  1368.      B&B Systems warrants to the original LICENSEE that 1) the disks
  1369.      on which the SOFTWARE is recorded is free from defects in
  1370.      materials and workmanship under normal use and service for a
  1371.      period of ninety (90) days from the date of delivery as evidenced
  1372.      by a copy of the receipt.  Further, B&B Systems hereby limits the
  1373.      duration of any implied warranty(ies) on the disk to the
  1374.      respective period stated above.  Some states do not allow
  1375.      limitations on duration of an implied warranty, so the above
  1376.      limitation may not apply to you. 
  1377.       
  1378.      B&B Systems' entire liability and your exclusive remedy as to the
  1379.      disk(s) shall be, at B&B Systems ' option, either a) return of
  1380.      the purchase price or b) replacement of the disk(s) that does not
  1381.      meet B&B Systems' Limited Warranty and which is returned to B&B
  1382.      Systems with a copy of the receipt.  If failure of the disk(s)
  1383.      has resulted from accident, abuse, or misapplication, B&B Systems
  1384.      shall have no responsibility to replace the disk(s), or refund
  1385.      the purchase price.  Any replacement disk(s) will be warranted
  1386.      for the remainder of the original warranty period, or thirty (30)
  1387.      days, whichever is longer. 
  1388.       
  1389.      THE ABOVE ARE THE ONLY WARRANTIES OF ANY KIND, EITHER EXPRESSED
  1390.      OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO THE IMPLIED WARRANTIES
  1391.      OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE, THAT ARE
  1392.      MADE BY B&B Systems ON THIS B&B Systems PRODUCT. NO WRITTEN OR
  1393.      ORAL INFORMATION OR ADVICE GIVEN BY B&B Systems, ITS DEALERS,
  1394.      DISTRIBUTORS, AGENTS, OR EMPLOYEES SHALL CREATE A WARRANTY OR IN
  1395.      ANY WAY INCREASE THE SCOPE OF THIS WARRANTY, AND YOU MAY NOT RELY
  1396.      ON ANY SUCH INFORMATION OR ADVICE. THIS WARRANTY GIVES YOU
  1397.      SPECIFIC LEGAL RIGHTS.  YOU MAY HAVE OTHER RIGHTS, WHICH VARY
  1398.      FROM STATE TO STATE. 
  1399.  
  1400.  
  1401.  
  1402.  
  1403.  
  1404.  
  1405.       B&B DOALL User's Guide                                         27
  1406.  
  1407.       
  1408.      NEITHER B&B Systems NOR ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE
  1409.      CREATION, PRODUCTION, OR DELIVERY OF THIS PRODUCT SHALL BE LIABLE
  1410.      FOR ANY DIRECT, INDIRECT, CONSEQUENTIAL OR INCIDENTAL DAMAGES
  1411.      (INCLUDING DAMAGES FOR LOSS OF BUSINESS PROFITS, BUSINESS
  1412.      INTERRUPTION, LOSS OF BUSINESS INFORMATION, AND THE LIKE) ARISING
  1413.      OUT OF THE USE OF OR INABILITY TO USE SUCH PRODUCT EVEN IF B&B
  1414.      Systems HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.
  1415.      BECAUSE SOME STATES DO NOT ALLOW THE EXCLUSION OR LIMITATION OF
  1416.      LIABILITY FOR CONSEQUENTIAL OR INCIDENTAL DAMAGES , THE ABOVE
  1417.      LIMITATION MAY NOT APPLY TO YOU. 
  1418.       
  1419.      The SOFTWARE and documentation is provided with RESTRICTED
  1420.      RIGHTS.  Use, duplication, or disclosure is subject to
  1421.      restrictions as set forth in subdivision (b)(3)(ii) of the Rights
  1422.      in Technical Data and Computer Software clause at 252.227-7013. 
  1423.      Contractor/Manufacturer is B&B Systems, P.O.Box 171, Waukesha,
  1424.      Wisconsin 53187.  Should you have any questions about this
  1425.      Agreement please write to the address above. 
  1426.       
  1427.  
  1428.  
  1429.  
  1430.  
  1431.  
  1432.  
  1433.  
  1434.  
  1435.  
  1436.  
  1437.  
  1438.  
  1439.  
  1440.  
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.       B&B DOALL User's Guide                                         28
  1460.  
  1461.      INDEX
  1462.  
  1463.      .FXP  4, 7, 9
  1464.      ADD   5, 9
  1465.      ASCII  6, 8, 13-16, 18, 19
  1466.      BACKUP  3, 5, 18, 21
  1467.      CUSTOMIZATION  9, 22, 25
  1468.      DELETE  5, 12, 15-17
  1469.      DUPLICATE  7, 12
  1470.      FILE STRUCTURE  17
  1471.      FLEXI-REPORT  22
  1472.      FLEXI-SELECT  2, 5, 9, 14, 16, 22
  1473.      FLEXI-SORT  2, 5, 13, 17, 22
  1474.      IMPORT/EXPORT  2, 7, 13, 15
  1475.      INSTALLATION  3
  1476.      LABELS  2, 4, 9-11, 18, 19
  1477.      LOOKUP  2, 5-8, 13
  1478.      MAINTENANCE  6, 9, 16, 17
  1479.      NETWORK  2, 4, 16, 18, 19, 21, 23
  1480.      PRINTER CONTROL  17, 22
  1481.      REPORTS  2, 4, 10
  1482.      WARRANTY  24, 26