home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-386-Vol-2of3.iso / b / bas15-c.zip / UPDATES.DOC < prev   
Text File  |  1993-02-08  |  7KB  |  136 lines
  1. * UPDATES.DOC - Business Accounting System, Revision 1.5
  2.  
  3. // Revision 1.5 Notes //
  4. From within each Item Code screen, you may now indicate whether or not
  5. the billing units for that Item are to be printed on client invoices.
  6. This prompt is indicated as, "Print Detailed Units on Invoices? (Y/N)."
  7.  
  8. Answering "Yes" to this prompt will print the actual number of billing
  9. "Units" for this Item on any given client invoice. Conversely, if you
  10. wish to track the number of units billed for a given Item Code, but
  11. don't wish to print the actual number of "Units" on a client invoice,
  12. then answer "No" to this prompt. This feature gives you the best of both
  13. worlds by allowing you to track the total cummulative billing units for
  14. a particular item, without disclosing to the client the actual number of
  15. units you are billing them for.
  16.  
  17. // Revision 1.4 Notes //
  18. One enhancement has to do with the way sales tax is calculated and
  19. tracked. Within the Installation screen, and the Invoice Header screen,
  20. you may now define a separate Sales Tax Rate for both products (goods),
  21. and  services. With this feature, you can essentially calculate sales
  22. tax at one rate for products, and at another rate for services. If
  23. services are not deemed taxable within your geographic area, then leave
  24. this rate as 0.000%.
  25.  
  26. Canadian users should calculate the rate for products by adding the GST
  27. and Provincial Rates together, to yield a combined tax rate for
  28. products, while the tax rate for services should be defined as the
  29. current GST rate. For example, assume a GST rate of 7.0% which applies
  30. to products (goods) and services, and a Provincial rate of 8.0% which
  31. applies only to product sales. To configure these rates for use with the
  32. BA System, you should define the Sales Tax Rate for Products as 15.0%
  33. (7.0% GST + 8.0% Provincial), and the Sales Tax Rate for Services as
  34. 7.0%.
  35.  
  36. The printed invoice will disclose a Nontaxable Sales Subtotal, a Taxable
  37. Products Subtotal, a Taxable Services Subtotal, the Sales Tax Total, and
  38. the Invoice Total. The Sales Tax Liability Listing will also disclose
  39. the Taxable Products Sales, Taxable Services Sales, the Product Sales
  40. Tax Total, the Services Sales Tax Total, and the Total Sales Tax
  41. payable.
  42.  
  43. Another new feature added to the BA is the ability to post billings for
  44. client work-in-progress (WIP), and is accessable from the client screen
  45. menu. WIP billings are for charges which have been incurred, but not yet
  46. invoiced. Entry of WIP records is virtually identical to the posting of
  47. invoice detail line items, so if you know how to post detail line items,
  48. you already know how to utilize the WIP feature.
  49.  
  50. When you are ready to generate a client invoice at some time in the
  51. future, the BA will automatically detect the presence of WIP postings,
  52. and allow you to import the postings into the current invoice screen.
  53. Once you select to import these postings, you may then perform
  54. additional revisions to them, and/or add additional invoice line items.
  55. Once the invoice is posted and saved, the WIP records for the client
  56. will automatically be purged and removed from the system files. It is
  57. perfectly acceptable if you do not wish to utilize the WIP feature of
  58. the BA System.
  59.  
  60. If you wish, you may now have the client look-up window be automatically
  61. invoked upon initial start-up of the BA. Refer to the README.DOC file
  62. for specific instructions on how to accomplish this.
  63.  
  64. Other small "odds and ends" are listed below.
  65.  
  66. ASSORTED UPDATES/FIXES:
  67.  
  68. // Rev. 1.5 //
  69. * 02/09/93 Add support for designating whether or not detailed billing
  70. units for a particular Item, are to be printed on the client invoice.
  71. * 02/09/93 Widened Client screen fields, Department to 20 characters,
  72. and City to 18 characters.
  73. * 02/09/92 Fixed the "one-time" update of client work-in-progress file,
  74. in which this file is created if not found to exist, to create two
  75. decimal places for billing units. If the file, BAWIP.DBF/DBT is present,
  76. and the 2nd decimal place for Units is missing, the "one-time"
  77. conversion should automatically create the 2nd decimal place. Sorry
  78. about this one!
  79.  
  80. // Rev. 1.4c //
  81. * 02/08/93 Fixed problem when editing invoice line item notes for a
  82. fully paid invoice. Line item note content was not being initialized
  83. prior to edit.
  84. * 02/08/93 Fixed problem in work order printing which caused abnormal
  85. program termination just prior to actual printing.
  86.  
  87. //Rev. 1.4b //
  88. * 01/17/93 Revise point-of-entry Invoice print/reprint to allow print to
  89. filename in addition to standard printer output. This will create an
  90. ASCII text on a drive/directory path of your choosing, with a filename
  91. of <invoice number>.INV. One use for this feature would be the ability
  92. to transmit an invoice to a client via modem, as opposed to mailing a
  93. printed copy. THIS FEATURE IS ONLY AVAILABLE TO REGISTERED USERS.
  94.  
  95. //Rev. 1.4a //
  96. * 01/11/93 Revise System Installation screen update to allow user to
  97. change next sequential invoice, work order, and expense transaction
  98. number to assign.
  99.  
  100. // Rev. 1.4 //
  101. * 09/17/92 Fixed page break problem in invoice printing. Page eject was
  102. not being issued when detail line items were void of supplemental notes.
  103. * 09/28/92 Updated menu look for item and client screens.
  104. * 09/28/92 Added support for client work-in-progress (WIP) as an
  105. available menu option from the client screen menu.
  106. * 09/28/92 Added support for unique, separate sales tax rates for item
  107. products (goods) deemed taxable, and item services deemed taxable.
  108. * 09/28/92 Revised menuing to incorporate submenu choices for Expense
  109. Maintenance.
  110. * 09/30/92 Added ability to load client look-up window upon start-up.
  111. * 10/22/92 Fixed "sequence numbering" problem when editing/deleting WIP
  112. records.
  113.  
  114. // Rev. 1.3 //
  115. * 09/14/92 Fixed program error in invoice detail edit. Line item
  116. additions were not being saved to live files when invoice line item was
  117. added, then edited _within_ the same editing session.
  118.  
  119. // Rev. 1.2 //
  120. * 08/18/92 Fixed program error when initiating Item Look-ups by partial
  121. Description; item code index was always being openned regardless of
  122. search selection criteria.
  123.  
  124. // Rev. 1.1 //
  125. * 06/01/92 Updated to support 2 decimal places for Billing Units
  126. pallowing user to bill on the quarter hour (i.e. 1.25 hrs.)
  127.  
  128. // Rev. 1.0 //
  129. * 02/26/92 Fixed entry-level password; pressing [Enter] at prompt
  130. without having defined a super-user password had gained entry.
  131. * 05/27/92 Fixed program error resulting in abnormal termination when
  132. voiding an invoice which has had write-off adjustments posted against
  133. it.
  134.  
  135. * end of file UPDATES.DOC
  136.