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Text File  |  1995-05-15  |  9KB  |  190 lines
  1. ACT! 2.0 for Windows
  2. Readme 3/8/94
  3.  
  4. This file contains information about changes made since the documentation 
  5. went to press. Please review this information before running ACT!. You 
  6. may also want to print a copy for future reference.
  7.  
  8.  
  9. Mail
  10. ----
  11. If installing ACT! 2.0 to a server, make sure to set the path for your 
  12. Briefcase and Outbox paths to your local drive. (To do so, choose the 
  13. Preferences command from the Edit menu, and then select the Path 
  14. Defaults option.) Setting the path to your local drive avoids sharing your 
  15. messages with others using the same ACTWIN2.EXE file.
  16.  
  17. If you are running cc:Mail version 1.1, you probably have VIM DLLs 
  18. which are out of date. You must contact your mail administrator or 
  19. Lotus/cc:Mail representative to get the latest version of the VIM.DLL set.
  20.  
  21. See the E-mail and Q&A sections of the online help for more information 
  22. and trouble-shooting tips. (To access the online help, press F1 when 
  23. running ACT!.)
  24.  
  25. Long Date Format
  26. ----------------
  27. The format for the day of the week, as displayed by the word processor, is 
  28. controlled by your Windows settings. To view these settings, choose the 
  29. Insert Date command from the Edit menu, and then select the Long Date 
  30. option. To change these settings, choose International from the Control 
  31. Panel group in Program Manager. For more information, consult your 
  32. Microsoft Windows documentation.
  33.  
  34. Address Book Printing
  35. ---------------------
  36. If you select "double sided" printing in the Address Book Options dialog,
  37. do not enable your printer's "duplex" or "double-sided" printing capability
  38. when printing your address book. 
  39.  
  40.  
  41. Envelope Printing
  42. -----------------
  43. If your envelope does not print correctly, you need to edit the 
  44. ENVELOPE.TPL template. Every printer handles printing envelopes 
  45. differently, so you may need to adjust this template slightly.
  46.  
  47. *If your envelope is not printing in the right direction, choose the Printer 
  48. Setup command from the File menu. Most printers use Landscape 
  49. orientation for printing envelopes, but some printers require Portrait 
  50. orientation. This depends on how the envelopes are fed into your printer.
  51.  
  52. *If you are using an envelope feeder, change the paper size to Envelope, 
  53. if your printer has an envelope option. However, most of the time, a paper 
  54. size of Letter 8 ╜ x 11 inches is fine.
  55.  
  56. *To change the paper size to an Envelope, when your printer has no 
  57. envelope option, choose the Page command from the Format menu and 
  58. start with Top Margin set to 1.00 inches and Bottom Margin set to .50 
  59. inches, and then try printing again. You may need to make further 
  60. adjustments since every printer is different.
  61.  
  62. *Once your envelope prints correctly, save the changes to the default 
  63. template ENVELOPE.TPL. This will ensure a correctly printed envelope 
  64. each time.
  65.  
  66. *After you print a group of form letters, you can then print a group of 
  67. envelopes. To print a group of envelopes, follow the same steps you used 
  68. to print the form letters, but select the ENVELOPE.TPL template instead.
  69.  
  70. Working with Name Separators--Last Name Suffixes
  71. ------------------------------------------------
  72. ACT! has a number of different last name suffixes for you to choose from, 
  73. such as John Smith, MD or Martha Edwards, PhD. Before you add a 
  74. contact, make sure the suffix you plan to use is available. To check this, 
  75. choose the Preferences command from the Edit menu, and select the Name 
  76. Separators option. When the Name Separators list box appears, select the 
  77. Last Name Suffixes option. If the suffix you would like to use is not on the 
  78. list, click the Add button, enter the new suffix, and then click OK.
  79.  
  80. Also, do not use periods in your suffixes since the program cannot 
  81. determine the text correctly, and your first and last name searches will not 
  82. execute properly.
  83.  
  84. Using activity fields in letter/report templates
  85. ------------------------------------------------
  86. When customizing or creating user-defined letter/report templates, note 
  87. that the Call, Meeting, and To-Do contact fields will only print out for 1 
  88. contact. The structure of the Activities database in comparison to the 
  89. Contact database does not allow for each individual Call Date, Call Time, 
  90. and Call Regarding field to print out on the finished document, if the 
  91. document is created as a form letter. It will only contain the information for 
  92. the first contact in the Lookup/Group.
  93.  
  94. Dialing with ACT! 2.0 for Windows
  95. ---------------------------------
  96. Q. Every time I access my Phone List, it displays my phone numbers as 
  97. International, or otherwise incorrect, why?
  98.  
  99. A. This means you did not enter your phone number information when you 
  100. first installed the product. To reset your phone numbers, you can use a text 
  101. editor to edit the ACTWIN2.INI file, or you can create a new database in 
  102. ACT! 2.0 for Windows and change the My Record information. By 
  103. changing the My Record information, the new information is written 
  104. automatically to the ACTWIN2.INI file.
  105.  
  106. The [Me Record] section of the ACTWIN2.INI file should have all of the 
  107. information filled in, as shown in the following example:
  108.  
  109. [Me Record]
  110. Me Country Code=1
  111. Me Company=Corporate Image Products
  112. Me Name=Chris Huffman
  113. Me Addr1=32432 St. Thomas
  114. Me Addr2=
  115. Me Addr3=
  116. Me City=Irving
  117. Me State=TX
  118. Me Zip=76062
  119. Me Phone=214-555-9665
  120. Me Extension=
  121. Me Country Index=85
  122. Me Fax=214-555-9876
  123.  
  124. WinFax
  125. ------
  126. When sending international faxes, the Auto WinFax facility does not utilize 
  127. the contactÆs country code. Instead, the country code must be entered 
  128. manually in the WinFax PRO Send Fax dialog box. To do this, remove the 
  129. scheduled fax from the Recipient List, enter the country code in the Fax
  130. field, then click the Send button. You will not be able to broadcast a form 
  131. letter fax with international destinations.
  132.  
  133. If your long distance numbers are not appearing correctly in the WinFax 
  134. PRO Send Fax dialog box, make sure that your phone number is specified 
  135. correctly in the [Me Record] section of the ACTWIN2.INI file. The 
  136. ACTWIN2.INI file is located in your Windows subdirectory. The Auto 
  137. WinFax facility will not work unless the phone and fax numbers are 
  138. specified with dashes, for example, 408-555-1212. To reset your phone 
  139. numbers, you can use a text editor to edit the ACTWIN2.INI file, or you 
  140. can create a new database in ACT! 2.0 for Windows and change the My 
  141. Record information. By changing the My Record information, the new 
  142. information is written automatically to the ACTWIN2.INI file.
  143.  
  144. If you are running ACT! from a shared ACTWIN2.EXE file on a Windows 
  145. for Workgroups network server, you will not be able to use your ACT! 
  146. phonebook in WinFax. Dynamic Data Exchange linking is not available 
  147. since you cannot set your path (in the AUTOEXEC.BAT file) to a 
  148. Workgroups drive.
  149.  
  150. If your database is shared or password protected, you are using ACT!PhoneBook
  151. as your default, you will receive an error message when launching ACT! from 
  152. WinFax. This error message says that it cannot communicate with the application
  153. program that provides the phonebook. To fix this, press ALT+TAB until ACT! 2.0
  154. is selected, enter your password and/or user name to open the database, and then
  155. press ALT+TAB until WinFax is selected again. Now you can see your contacts 
  156. displayed in the Phonebook list box. An alternative to this method is to make 
  157. sure that ACT! 2.0 is running before launching WinFax Pro.
  158.  
  159. For further information regarding the WinFax facility, consult your WinFax 
  160. Pro documentation.
  161.  
  162. DDE (Dynamic Data Exchange)
  163. ---------------------------
  164. If you are running ACT! from a shared ACTWIN2.EXE file on a Windows 
  165. for Workgroups network server, you will not be able to use DDE. Dynamic 
  166. Data Exchange linking is not available since you cannot set your path (in 
  167. the AUTOEXEC.BAT file) to a Workgroups drive.
  168.  
  169. Using DDE and Microsoft Word version 6.0:
  170. Microsoft Word version 6.0 does not recognize the DDE linking format.
  171. Thus, the Paste Link option is dimmed. However, you can access the Paste Link
  172. option by using an embedded field code in your Word document, as outlined in
  173. the following steps.
  174.  
  175. 1. To open a field code, press CTRL+F9. Word inserts two bold braces 
  176. and leaves the cursor in the middle of them.
  177.  
  178. 2. Inside the braces, type:
  179. DDEAUTO ACTWIN2 <filespec> <field> \* MERGEFORMAT \T 
  180. where <filespec> is the complete path and filename of the database using 
  181. double backslashes, that is, C:\\ACTWIN2\\DATABASE\\FOO.DBF 
  182. and <field> is the ACT! DDE field name (that is, Company, State, and 
  183. so on).
  184.  
  185. 3. To update and display the field, press F9.
  186.  
  187. 4. To edit the field code, press ALT+F9 to toggle the View Field Code 
  188. mode.
  189.  
  190. Note: Word version 6.0a fixes all the DDE problems listed above.