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Text File  |  1995-10-28  |  6KB  |  117 lines
  1.              CopyDoc Utility
  2.  
  3. THE CopyDoc UTILITY IS NOT SUPPORTED BY Novell.  CopyDoc HAS NOT BEEN TESTED
  4. BY NOVELL AND SHOULD BE TESTED BY YOU BEFORE USE.
  5. Please e-mail any enhancments/problems to the user hmadsen@novell.com.
  6.  
  7. SICPYDOC.EXE is a utility designed to do mass copying or check out of 
  8. documents from SoftSolutions to any destination (including another dataset).  
  9. Options include copying by Search Results, Worklist, Marked List, or Current 
  10. Profile (the profile showing on the profile screen).  Also, the administrator 
  11. has two additional options: copy by profile range or copy a list of documents 
  12. contained in a file (this file could be created by Report Writer for example).  
  13. SICpyDoc can also check out each Profile if desired.  Additional options for 
  14. admistrators is the ability to copy to another dataset and also to specify 
  15. log files to record what was copied and/or what errors may have occured during 
  16. the mass copy.  
  17.  
  18. For install instructions please refer to the "How to Install" section near the 
  19. end of this document.
  20.  
  21. A new feature with SICpyDoc is the use of an INI file (optional).  The 
  22. SIUTIL.INI file not only remembers each option, Window position, and word you 
  23. type but gives you the option to Launch with no user interface.  If you change 
  24. the Launch=No option to say Launch=Yes then SICpyDoc will not stop to ask what 
  25. you want run but it uses the settings in the INI file and runs them.  Also, 
  26. the "Copy Doc To New Name" option has a new feature.  Now you can copy to a new 
  27. document name either using the Profile name field as a basis for the document
  28. name or it will use the actual file name.  This functionality is set in the INI 
  29. file under the CpyDoc section.  You will find an option called "NewName".  It
  30. has two parameters that look like this "NewName=1,1".  The first digit when set
  31. to zero (0) will use the Profile Name field--when set to one (1) then it will
  32. use the File name.  The second digit specifies whether or not CpyDoc will stop
  33. at each file and allow you to change the file name--zero (0) tells CpyDoc to 
  34. stop.  If NewName is not in the INI file or the values are invalid then 0,0 is
  35. assumed.
  36.  
  37. SICPYDOC takes advantage of SoftSolutions' OAMs (which means you can use a 
  38. file/server name in the location segment).  There are three methods of coping 
  39. a document: Copy with profile (.PRO for portable mode), Copy document only, 
  40. or Copy document (only) to a New Name.  If you choose the option to copy the 
  41. document to a new name then you will be prompted on each document what name 
  42. you wish to give it.  The Check Out option does update the dataset with a "C" 
  43. for check out and the Opened By field if the document is Internal, not inuse, 
  44. and is not a guest profile.  Also, a CheckOut activity is created (when 
  45. activity tracking is turned on).  If copying to another dataset then SWCOPY 
  46. is called.  The !SYS! parameter on the command prevents non-system managers 
  47. from running this utility (although, non-system managers do get a watered down
  48. version of sicpydoc).
  49.  
  50. SICPYDOC.TXT is a text file which contains the strings (prompts) and can me 
  51. customized with any text editor.  This text file can be edited as desired--the 
  52. only caution is not to remove/add a line of text--only change the text.  
  53.  
  54. Please e-mail any enhancments/problems for this utility to hmadsen@novell.com 
  55. and your requests will be considered as time permits (your input is always 
  56. welcome but these utilities are done on my own time).  Another file on the BBS, 
  57. SWUTIL.ZIP, has other utilities like this one that may be of interest to a 
  58. network administrator.
  59.  
  60. The CopyDoc utility was not tested and is not supported by Novell.  This 
  61. utility was created with the administrator and end user in mind--in hopes 
  62. that it might simplify administrator's life as well as creating a simple 
  63. interface for the end user.  You will find that running the utility as 
  64. SoftSolutions System Manager will give different options than that offered 
  65. to the end user.  When you create a launch for this utility and include the 
  66. !SYS! parameter then a non-system manager will be prevented from running 
  67. this utility.
  68.  
  69. POSSIBLE USE FOR SICPYDOC
  70. Question: How can I check out documents to another dataset and then import 
  71. them back into the same dataset and still maintain the same profile numbers 
  72. they originated from.
  73. Answer: Use SICPYDOC to do a mass check out (with a .PRO) to a dataset (and 
  74. let's say this second dataset is on your laptop or remote PC).  Now mass 
  75. import these documents as "Profiled Documents" from the SoftSolutions 
  76. Utilities Menu.  They are imported as Guest Documents because they were 
  77. checked out of the first dataset.  When you finish your work on the laptop 
  78. or remote PC and want to return the documents then you run SICPYDOC again 
  79. and Check them out as you did in the first step.  When this runs, SICPYDOC 
  80. will ask if you want to delete the Profile and document from the second 
  81. dataset (this behaves the same as SoftSolutions but we are doing it in mass).  
  82. When you answer Yes to that question then all the selected profiles are 
  83. removed from the second dataset.  Now you run "Import Profiled Documents" 
  84. from the first dataset and they are imported into the original dataset under 
  85. the same profile numbers.
  86.  
  87. HOW TO INSTALL
  88. 1) Run the SoftSolutions Install program with a /int switch.
  89. 2) Enter the following information when prompted:
  90.    a. specify your SoftSolutions progams and data directories.
  91.    b. enter the directory where you unziped this file.
  92.    c. choose COPYDOC from the list of integrations and click OK.
  93. 3) Each user enters SoftSolutions by running Softwin (not SoftSolw) so that 
  94.    the Workstation is updated (the administrator could make SICPYDOC an Easy 
  95.    Launch so that users could put it on their button bar).
  96.  
  97. A successful install will do two things:
  98. 1) Place the following files in the following directories:
  99.     Windows System Directory
  100.     VBRUN300.DLL 
  101.     CMDIALOG.VBX                   
  102.     THREED.VBX                     
  103.     SIPOINT.DLL
  104.     SS4VB.DLL
  105.  
  106.     SoftSolutions Utilities Directory
  107.     SICPYDOC.EXE
  108.     SICPYDOC.TXT
  109.     SWCOPY.EXE
  110.  
  111.     Windows Directory
  112.     SIUTIL.INI
  113.  
  114. 2) the following entry is created in the SoftSolutions application setup 
  115. screen for SICPYDOC with the following command line:
  116.     %outil\sicpydoc.exe %r[%b %o %u %TMP %n %n1 %n2 %n3 %n4 %n5 %n6 %n7 %n8 %n9] %r[%sr]
  117.