home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Usenet 1994 October / usenetsourcesnewsgroupsinfomagicoctober1994disk1.iso / answers / junk-mail < prev    next >
Internet Message Format  |  1993-12-28  |  17KB

  1. Path: bloom-beacon.mit.edu!pad-thai.aktis.com!pad-thai.aktis.com!not-for-mail
  2. From: hibbert@netcom.com (Chris Hibbert)
  3. Newsgroups: alt.privacy,misc.consumers,alt.answers,misc.answers,news.answers
  4. Subject: Junk Mail FAQ
  5. Supersedes: <junk-mail_755326813@GZA.COM>
  6. Followup-To: alt.privacy
  7. Date: 29 Dec 1993 00:01:10 -0500
  8. Organization: Computer Professionals for Social Responsibility
  9. Lines: 352
  10. Sender: faqserv@security.ov.com
  11. Approved: news-answers-request@MIT.Edu
  12. Expires: 2 Feb 1994 05:00:12 GMT
  13. Message-ID: <junk-mail_757141212@GZA.COM>
  14. Reply-To: hibbert@netcom.com
  15. NNTP-Posting-Host: pad-thai.aktis.com
  16. Keywords: Junk Mail, privacy
  17. X-Last-Updated: 1993/11/18
  18. Xref: bloom-beacon.mit.edu alt.privacy:6211 misc.consumers:25175 alt.answers:1514 misc.answers:351 news.answers:13431
  19.  
  20. Archive-name: junk-mail
  21. Last-Modified: 11/17/93
  22. Last Modification: new address for DMA, added St. Paul neighborhood kit
  23.  
  24.  
  25.           How to Get Less Junk Mail
  26.  
  27. Are you getting unsolicited mail that's more trouble than it's worth?  Here
  28. are some things you can do that will give you more control of what comes into
  29. your home.  I don't know of anything you can do that will stop the influx
  30. immediately, short of moving and not telling anyone (including creditors,
  31. employer, insurers, old friends, and especially the Post Office).  If you're
  32. willing to start slow and spend some time on it, you can slowly cut down the
  33. amount of junk mail you get.
  34.  
  35. Contents
  36.     Introduction
  37.     Some simple actions that may help a lot
  38.     Handling companies that sell lists
  39.     How to track the spread of your name    
  40.     Asking to be removed from a list
  41.     Actions that won't help
  42.  
  43.     Questions and Answers
  44. Q1.  How do I contact the big companies that sell lists?
  45. Q2.  Who else can I get to help me stop the junk mail?
  46. Q3.  How do I stop the loose unaddressed flyers I get twice a week?
  47.  
  48.      Dealing with specific types of organizations
  49.   mail-order catalogues 
  50.   Memberships in organizations
  51.   phone book listing
  52.   warranties/product registration cards
  53.   800/900 number services
  54.   contests (You may already be a winner!)
  55.   credit cards
  56.   Change of Address notices
  57.  
  58.  
  59. The first thing to realize is that there are several different sources of
  60. junk mail, and there are different things you have to do for each of them.
  61. There are some broad-band tools you can use to stop a lot of junk mail at
  62. once, but these miss some important categories.  For the rest, until you
  63. figure out why you got a particular piece of mail, you can't take the action
  64. that will prevent its recurrence.  It's important to realize that some
  65. companies maintain their own lists, while other companies buy the lists they
  66. mail to.  In the first case, you have to talk to the company that is sending
  67. the mail, and in the second, you have to talk to whoever they bought your
  68. name from.
  69.  
  70.     Some simple actions that may help a lot
  71.  
  72. One approach attempts to stop all the unsolicited mail at once.  The good
  73. part of this approach is that it's not much work, the drawback is that you
  74. may stop receiving some mail that you wanted, but were only getting as a
  75. side-effect of something else.  There are several different organizations you
  76. can contact, including the Direct Marketing Association, an organization of
  77. direct mailers. [see Q1.]  and a few companies that charge a fee for
  78. individually contacting companies that are sending you mail.  [See Q2.]
  79.  
  80. Among the companies that have their own lists are local merchants who like to
  81. send out periodic reminders, and the national firms that send out twice
  82. weekly piles of advertising to all postal patrons, The two big companies in
  83. this latter business are ADVO ("Mailbox Values") and Harte Hanks
  84. ("Potpourri").  [See Q3 for how to deal with these two.]  You won't be able
  85. to tell which pieces are coming from mailers who have you directly on their
  86. lists until you've reduced your junk mail to a level that makes it worthwhile
  87. to individually call the sources of the mail you get.
  88.  
  89.  
  90.     Companies that sell lists
  91.  
  92. Dealing with re-sold lists is a long process.  You have to find out who's
  93. selling your name, and ask them to stop.  There are two possible approaches
  94. to tracking down the companies that are selling your name.  You can either
  95. ask the companies that are sending you the mail, or you can track the spread
  96. of your name and address.
  97.  
  98. If you're not getting much junk mail, you can easily call the companies that
  99. sent you something and ask where they got your name.  As long as you're
  100. polite, the people in the direct mail department are quite willing to tell
  101. you this.  Often they will tell you the names of the two or three places from
  102. whom they bought lists in the last month, and you can figure out which one
  103. knows about you.  Other times if you read them the codes on the mailing
  104. label, they can tell you exactly who it was.
  105.  
  106. You can also head off the problem entirely by always telling organizations
  107. which you deal with through the mail that you don't want them selling your
  108. name.  You can do this with a note when you order something or send your
  109. dues, or you can send them a separate note or call their national office on
  110. the phone.
  111.  
  112.  
  113.        How to track the spread of your name
  114.  
  115. If you're getting a fair amount of junk mail, it's probably easier to start
  116. by adding markers to the address used by correspondents you want to continue
  117. to receive mail from.  A simple trick you can use is to modify your name in
  118. some way that you keep track of.  When you receive something unsolicited in
  119. the mail, you check your list and see where they got your address.
  120.  
  121. I use different middle initials with different organizations, but you could
  122. also change how you spell your first or last name, or add an apartment number
  123. to your address (or add a superfluous letter to your already-numbered
  124. apartment).  If you are dealing with a professional organization, you might
  125. add a title, or a department name.
  126.  
  127.  
  128.     Asking to be removed from a list
  129.  
  130. Once you've identified a particular company and want them to remove you from
  131. their list, (either the one they mail to directly, or the one they sell)
  132. there are a few common steps to take.  Start by calling customer service and
  133. tell them you want to stop getting mail.  Then follow up by keeping track of
  134. mail you get from them, or mail addressed to the name you only use with them.
  135.  
  136. When you call again in a few weeks or a month (depending on how long they
  137. said it would take), you want to be able to tell them what in particular you
  138. received, and when, so they can figure out which list they missed the first
  139. time.  In all cases, be polite, don't refer to "junk mail" unless the clerk
  140. wants to know why you care, and be persistent.  If the person you are talking
  141. to doesn't know what to do, ask to speak to their supervisor, and be willing
  142. to patiently explain your predicament again.
  143.  
  144.  
  145.     Tactics that won't help
  146.  
  147. I assume that your objective is to receive less mail.  You might also be
  148. interested in encouraging mailers to send junk mail less often.  The
  149. following are tactics that won't succeed at either of these goals, but (if
  150. you're vindictive) might make you feel better.
  151.  
  152. Using Business Reply Envelopes to complain will usually not get the attention
  153. of the mailing company.  If you attach them to a brick or overfill the
  154. envelope, the post office will discard them.  If you send them back empty, or
  155. with a complaint about the catalogue you didn't want, they'll be discarded by
  156. the people who open the envelopes.  The mail is usually opened by people who
  157. only get paid for actual orders they pass on to the company, so they don't
  158. often bother to relay complaints or count the number of replies that didn't
  159. contain orders.
  160.  
  161. Your use of the BRE will cost them money, but they'll never notice it, so
  162. this won't cause them to change the way they do business.  (Unless the number
  163. of people sending empty BRE's becomes a substantial fraction of the number
  164. sending orders.  This might lower the effectiveness enough that they'd stop
  165. doing mail order.  Not likely.)
  166.  
  167. If you want the company to pay attention, get in touch with their customer
  168. service people.  Most of the time, the company never even saw your name, so
  169. they can't do much to keep you from getting future ads.  They buy lists from
  170. other companies, and those other companies are the ones you need to get in
  171. touch with.  They might be interested if you were offended by their ad, but
  172. otherwise they'll just point out that many people order merchandise from them
  173. in response to the mailing.  If you want to stop getting the mail, find out
  174. who they buy names from, and get those people to stop selling your name.
  175.  
  176.  
  177.  
  178. Q1.  How do I contact the big companies that sell lists?
  179.  
  180. A1.  The best place to start is the Direct Marketing Association.  Their
  181. member organizations are some of the direct mailers who send the stuff.  Call
  182. their Mail Preference Service at their unlisted number (212)768-7277 and ask
  183. to be added to their Suppression File.  Tell them you'll wait while they type
  184. in your address (so they don't lose the piece of paper with your address.)
  185. Call again in a week and ask if your name is listed.  Their mailing address
  186. (11 West 42nd Street, New York, NY 10163-3861, or PO Box 9008, Farmingdale NY |
  187. 11735-9099) also provides effective service.                                  |
  188.  
  189. Other big list resellers include:
  190.  
  191.         R. L. Polk & Company
  192.         List Compilation and Development
  193.         6400 Monroe Boulevard
  194.         Taylor, MI 48180-1814
  195.  
  196.         Donnelley Marketing Inc.
  197.         Data Base operations
  198.         1235 N Avenue
  199.         Nevada, IA 50201-1419;
  200.  
  201.         Metromail Corp.
  202.         List Maintenance
  203.         901 W. Bond
  204.         Lincoln, NE 68521; 
  205.  
  206.         Database America
  207.         Compilation Department
  208.         100 Paragon Drive
  209.         Montvale, NJ 07645-0419
  210.  
  211.         Dunn & Bradstreet
  212.         Customer Service
  213.         899 Eaton Avenue
  214.         Bethlehem, PA 18025
  215.  
  216. Q2.  Who else can help me stop getting junk mail?
  217.  
  218. A2.     Stop Junk Mail Association
  219.         3020 Bridgeway #150
  220.         Sausalito, CA 94965
  221.         (800)827-5549
  222.  
  223.         St. Paul Neighborhood Energy Consortium                               |
  224.         475 North Cleveland Avenue #100                                       |
  225.         St. Paul, MN 55104-5051                                               |
  226.         (ask for their "junk mail reduction kit."  It contains                |
  227.          pre-addressed postcards to direct marketers, "take me off            |
  228.          your list" postcards, and stickers saying "do not rent,              |
  229.          sell, trade or give away my name".  $9 w/stamps, $6 w/o)             |
  230.  
  231. [There are more, send me addresses of any you know.  I haven't dealt with any |
  232. of them, so buyer beware!]                                                    |
  233.  
  234. Q3.  How do I stop the loose unaddressed flyers I get twice a week?
  235.  
  236. A3.  There are two different companies: ADVO ("Mailbox Values") and Harte
  237. Hanks ("Potpourri") that send these out in different areas around the US. The
  238. advertising is sent as a "supplement" to an address card which has the
  239. postage-paid notice on it.
  240.  
  241. These bundles are sent to every address in the affected areas, and it takes
  242. two separate actions to stop it.  First you have to get ADVO or Hart Hanks to
  243. stop printing the address card, and only then can you get your mail carrier
  244. to stop delivering the advertising.
  245.  
  246. Both ADVO and Harte Hanks have local offices scattered around the country,
  247. and the best way to get off their list is to talk to the local office.  The
  248. cards usually have the local phone number on them, or at least an address
  249. (call directory assistance.)  Ask for the circulation department, and call
  250. back in a week to check that they really did remove your address.  Be
  251. prepared to wait 8 weeks for the mail to stop.  They'll occasionally
  252. "accidentally" send out another card, but it's easier to stop them the second
  253. time.
  254.  
  255. Your postal carrier "knows" that everyone on the route is supposed to get
  256. one, so she'll keep delivering them even if it looks like the address card is
  257. lost.  It's against the law for them to deliver unaddressed mail, so it only
  258. takes a phone call to the supervisor at the local post office to convince the
  259. carrier to stop.  There will occasionally be a mistake after that (when
  260. there's a substitute or new carrier) but it doesn't take very many calls to
  261. convince the supervisor you really mean it.
  262.  
  263. There's no need to threaten lawsuits or anything, just tell them you received
  264. unaddressed mail.  With ADVO and Potpourri, you may have to point out that
  265. you found out how to get off the lists before they understand, but the postal
  266. supervisors do know what the law says.
  267.  
  268.  
  269.     Dealing with specific types of organizations
  270.  
  271. Here's a list of some of the kinds of organizations that direct marketers buy
  272. names from and what you can do about each.
  273.  
  274.   Mail-Order Catalogues
  275. Use a distinct address with each catalogue you order from.  Your name will
  276. occasionally be sold to someone you don't want to hear from, and you have to
  277. know where they got your name to make it stop.  When you find that a
  278. catalogue resells your name to places you don't like, ask them to add your
  279. name to their suppression list.  Most don't have any trouble with this
  280. request.
  281.  
  282. One thing to be careful about: many will "correct" your name and address from
  283. your checks, so you have to continually make sure that they're using the
  284. name/address you chose for them.  I have my checks printed without name or
  285. address so I can choose what each organization sees.  You're always supposed
  286. to write down the account number anyway.
  287.  
  288.   Memberships In Organizations
  289.      (charitable, political, religious, professional, etc.)
  290. Just like mail-order catalogues; use a distinct address for each.  Many will
  291. sell your name without warning.
  292.  
  293.   Phone Book Listing
  294. Many organizations build their address lists from telephone directories.  In
  295. addition, these lists can be cross-matched with others and occasionally
  296. they'll make inferences based on your listing.  (sex from first name,
  297. ethnicity from last name, profession from title, etc.)  You can get an
  298. unlisted number, but there are directories that include those listings, they
  299. just cost more.  A cheaper way to have an unlisted number is to pick a fake
  300. name for the directory.  Any phone calls or mail for that name you can be
  301. sure are junk.
  302.  
  303.   Warranties/Product Registration Cards
  304. You are seldom required to send in registration cards in order to be covered
  305. by a warranty.  Most of these cards are send to the National Demographics and
  306. Lifestyles Company which compiles direct mail lists of people based on the
  307. life-style, family income, and buying habits that people describe on the
  308. cards.  Write to them at:
  309.  
  310.             National Demographics and Lifestyles Company
  311.             List Order Department
  312.             1621 18th St.
  313.             Suite 300
  314.             Denver, CO 80202
  315.  
  316.   800/900 Number Services
  317. 800 and 900 number services can easily find out your name and address when
  318. you call (they use reverse directories indexed by your phone number.)  Many
  319. of them compile and sell lists of people who are interested in their product
  320. or watch their TV show.  Make your 800-number phone calls during a break at
  321. work.  Don't call 900-number services unless you don't mind your name
  322. appearing on lists of people who use the particular service.
  323.  
  324.   Contests (You May Already Be A Winner!)
  325. There Ain't No Such Thing As A Free Lunch!  There are some real contests that
  326. give out real money, but not many, and the odds are never very good.  Many
  327. things advertised as contests these days are just fishing expeditions for
  328. names to add to mailing lists.  Others are serious fraud.  Never give out
  329. credit card numbers over the phone unless you're positive the company you're
  330. calling is reputable.
  331.  
  332.   Credit Cards
  333. Some credit card companies sell lists of customers to direct mailers.  They
  334. know a lot about your lifestyle: what you buy, where you travel, and how much
  335. you spend.  Banks don't seem to use the same information from your checks, so
  336. if you're looking for a little more privacy...
  337.  
  338.   Birth Certificates, Marriage Licenses, Property Records
  339. You can't do much about these except use a variant spelling and track down
  340. each use of the name.  Most of the list compilers are willing to drop your
  341. name if you ask.
  342.  
  343.   Credit Bureaus
  344. Two of the major credit bureaus still sell lists based on their databases.
  345. You can contact them at:
  346.  
  347.             Trans Union
  348.             555 W. Adams St.
  349.             8th Floor
  350.             Chicago, IL 60661
  351.  
  352.             TRW
  353.             Target Marketing Services Division
  354.             Mail Preference Service
  355.             901 N. International Parkway
  356.             Suite 191
  357.             Richardson TX 75081
  358.  
  359.  
  360.   Change of Address notices
  361.  
  362. The post office sells the names and addresses from its Change of Address
  363. cards.  They even encourage bulk mailers to use the data so there will be
  364. fewer miss-addressed letters.  If you're having trouble dealing with the junk
  365. and want to stop getting it, contact all your correspondents individually and
  366. don't fill out the Post office's form.
  367.  
  368. -- 
  369. Chris Hibbert                 protecting privacy in the computer age is 
  370. hibbert@netcom.com            like trying to change a tire on a moving car.
  371.  
  372.