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Text File | 1993-03-30 | 57.9 KB | 1,530 lines

Wichtig! Die Anzahl der Files und Buffers in der Datei CONFIG.SYS muß jeweils mind. 30 betragen. Der freie Arbeitsspeicher muß mind. 560 KB sein, da es sonst zu falschem Bildschirmaufbau und Pro- grammabstürzen kommen kann! +------------------------------------------------------------+ | | | FM - VEREIN 2.01 | | | | FM-SOFTWARE | | Frank Murovec | | | | Vertrieb: André Franzmann, Forst 6, | | 41844 Wegberg, Tel.: 02434/3570, Fax: 20527 | | | +------------------------------------------------------------+ Inhaltsverzeichnis: 1. Einführung 2. System-Voraussetzungen 3. Installation 4. Programmaufbau 5. Die Menüführung 5.1 Allgemeine Bedienungshinweise 5.2 Das Hauptmenü 5.2.1 Bewegen im Hauptmenü 5.2.2 Funktionstastenbelegung im Hauptmenü 6. Dienstprogramme 6.1 Vereins-Stammdaten anlegen 6.2 Anlegen der Vorgabewerte 6.3 Vereinssparten anlegen 6.4 Konten einrichten 6.5 Systemeinstellung 6.5.1 Druckereinstellung 6.5.2 Texteditor-Vorgaben einstellen 6.6 Reorganisation 6.7 Datenübernahme aus Vor- / Sharewareversion 6.8 Bearbeiten der Druckertreiber 6.9 Druckertreiber neu anlegen 7. Mitgliederverwaltung 7.1 Funktionstastenbelegung Mitgliederverwaltung 7.2 Neuanlage von Mitgliedern 7.3 Ändern 7.4 Suchen 7.5 Löschen 7.6 Tabellen-Darstellung 7.7 Optionen 7.7.1 Sortierkriterium 7.7.2 Alle Mitglieder merken 7.7.3 Alle Markierungen entfernen 7.7.4 Gemerkte Mitglieder löschen 7.7.5 Mitglieder aus Liste merken 7.7.6 Änderung für gemerkte Mitglieder 8. Beitragsbuchungen 8.1 Buchungslauf für Beitragszahlungen 8.2 Lastschriften, Überweisungen, Rechnungen oder Etiketten drucken 8.3 Formulare (Lastschr.,Überw.,Rechn.) gestalten 9. Einnahmen- und Ausgaben / Kontoverwaltung 10. Texteditor 10.1 Das Bildschirmfenster des Texteditors 10.2 Tastaturcodes 10.3 Editieren Eingabefenster 11. Erstellung von Serienbriefen 12. Filtern und Drucken 12.1 Daten filtern 12.2 Filterdatei bearbeiten 12.3 Filterdatei exportieren 12.4 Text drucken 12.5 Serienbrief drucken 12.6 Listen / Etiketten drucken 13. Adressen, Copyright-Hinweise ------------------------------------------------------------ 1. EINFÜHRUNG Sehr geehrter Kunde, Wir freuen uns sehr, daß Sie sich zum Kauf unseres Programms "FM-Verein" entschieden haben. Die vorliegende - völlig überarbeitete - Version ist nach Vorgaben und Ideen von Anwendern modifiziert worden und weist nun zusätzliche Leistungsmerkmale - vor allem im Buchungsteil - auf. Diese Anleitung soll Ihnen helfen, den Umgang mit unserem Programm schnell zu erlernen, so daß Sie schon bald effizient mit dieser Software arbeiten können. Sollte es dennoch zu Fragen oder Problemen kommen, wenden Sie sich bitte unter der Rufnummer 02161/16502 an unseren Hotlineservice, der täglich mindestens von 9 bis 11 Uhr be- setzt ist (Hotline-Fax: 02161-177857) Bei der Programmentwicklung haben wir uns um eine übersichtliche und einfach zu erlernende Benutzerführung bemüht, die auch dem ungeübten PC-Anwender einen schnellen und unkomplizierten Einstieg verschafft. Geschrieben wurde dieses Programm in der Programmiersprache Turbo- Pascal, die Daten werden im dBase-Format abgespeichert. Diese Version darf zur selben Zeit nur auf einem Computer genutzt werden, jede Vervielfältigung des Programms oder des Handbuchs ver stößt gegen das Urheberrecht und wird strafrechtlich verfolgt. Aus genommen hiervon ist die private Verbreitung von Sharewareversio- nen. Wir übernehmen keine Haftung für die Fehlerfreiheit der Software, insbesondere keine Gewähr dafür, daß das Programm den Anforder- ungen und Zwecken des Käufers genügt. Die Verantwortung für die Folgen der Nutzung trägt alleine der Käufer. Bitte lesen Sie vor dem Programmstart die Installationshinweise sorgfältig durch, damit eine fehlerfreie Funktion gewährleistet ist. Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Arbeiten mit diesem Programm aus der FM-SOFTWARE-Serie. 2.0 SYSTEM-VORAUSSETZUNGEN MS-DOS-kompatibler PC, DOS 3.3 oder höher, DR-DOS ab Vers. 5.0, mind. 640 KB freier Arbeitsspeicher sowie eine Festplatte. 3.0 INSTALLATION WICHTIG! Der Programmstart ist nur möglich, wenn in Ihrer Betrie- bssystemdatei CONFIG.SYS folgende Einstellung vorgenommen ist: FILES = 40 (oder höher) BUFFERS = 40 (oder höher) Sollte dies nicht der Fall sein, bricht das Programm beim Start mit einer "Can't open file"-Fehlermeldung ab. Bei allen neueren Betriebssystemen ist die Vorgabe in der Regel ausreichend dimen- sioniert, so daß keine Probleme auftreten. Unser Programm ist für den Betrieb auf Rechnern mit Festplatte ausgelegt. Zur Installation legen Sie bitte nach Laden des Be- triebssystems die mitgelieferte Programmdiskette in Laufwerk A ein. Mit dem Befehl "INSTALL" starten Sie die Installation auf der Festplatte. Zunächst erscheint ein Werbebildschirm, den Sie mit einer belie- bigen Taste wegdrücken können. In einem Testlauf wird die eingelegte Diskette anschließend auf Ihre Vollständigkeit überprüft. Achten Sie darauf, daß alle Da- teien vorhanden sind und verlassen Sie anschließend die Überprü- fung ebenfalls durch Drücken einer beliebigen Taste. Sie erhalten nun eine Menüauswahl mit folgenden Wahlmöglichkeiten: (Wenn Sie direkt mit der Installation fortfahren möchten, wählen Sie bitte Menüpunkt 5 (s.u.)) 1.) Handbuch auf dem Bildschirm ansehen 2.) Handbuch auf Drucker ausgeben 3.) FM-Software-Informationen ansehen (Werbung) 4.) Bestellschein drucken Besitzer der Prüf- bzw. Sharewareversion können hier einen Bestellschein für die Vollversion ausdrucken. 5.) PROGRAMM INSTALLIEREN Hier können Sie das Programm auf Festplatte installieren. Den Installationspfad können Sie selbst eingeben oder den Vorschlag übernehmen. Die Dateien werden überspielt und Sie können die Install.- routine verlassen. 0.) Installationsroutine verlassen An dieser Stelle erscheint eine Abfrage, ob Sie ein Ser- viceformular ausdrucken möchten. Mit diesem Blatt können Sie jederzeit Verbesserungsvorschläge oder Fehlerhinweise an FM-SOFTWARE senden. Nach der Installation kann das Programm mit VEREIN von der Fest- platte gestartet werden. Mit FMLIST HANDBUCH.TXT können Sie jeder- zeit die Bedienungsanleitung am Bildschirm durchlesen. 4.0 PROGRAMMAUFBAU Unser Programm ist aufgrund der Leistungsvielfalt sehr komplex. Es ist daher von großer Bedeutung, daß Sie die Programmstruktur ver- stehen und zunächst durch Beispiele den Umgang mit "FM-Verein" er- lernen. WIE ARBEITET FM-VEREIN? Zunächst müssen alle Stammdaten und Voreinstellungen korrekt ange- legt werden (dazu später). Diese Voreinstellungen sind von großer Bedeutung, damit der Buchungslauf einwandfrei arbeitet. Die zu zahlenden Mitgliederbeiträge können nach Sparten (z.B. Fußball, Tennis, Tischtennis) und Beitragsgruppen (z.B. Normal, Schüler, Senioren) differenziert werden. In die Adreßmaske jedes einzelnen Mitglieds ge- ben Sie später nur Sparte und Beitragsgruppe in Form eines Kürzels ein, so daß der richtige Mitgliedsbeitrag berechnet werden kann. Beispiel für Beitrags-Struktur: Sparte: Tennis Tischt. Fußball ------- Beitragsgruppe: Normal 100 DM 50 DM 80 DM Schüler 40 DM 30 DM 30 DM Senioren 50 DM 40 DM 60 DM Alle Buchungen werden später in Form einer Kontenverwaltung verbucht. Alle Mitglieder haben in der Kontoverwaltung eine eigene Kontonummer, auf die alle Beiträge und Zahlungen verbucht werden. Diese Kontonummer wird automatisch erzeugt (Neun mit acht Nullen + Mitgliedsnummer). Daneben gibt es frei anlegbare Ein- und Ausgabekonten für beliebige Buchungen, z.B. den Einkauf von Büromaterial oder die Veranstaltung eines Sommerfestes. Die Konten können frei gewählt werden. Damit die Mitgliederbeiträge als "zu zahlend" markiert werden, muß der Buchungslauf gestartet werden. Beim Buchungslauf werden alle Beiträge als offene Posten für den eingegebenen Zeitraum berechnet und auf die entsprechenden Konten verbucht. Anschließend können - je nach Zahlungsmodalität - Überweisungsträger, Rechnungen, Etiketten oder Einzugsermächtigungen gedruckt werden. Was für jedes Mitglied gedruckt werden soll, wird ebenfalls in der Mit- gliedermaske eingegeben. Dies war nur eine grobe Darstellung der Grundstruktur. Weitere Hinweise finden Sie in diesem Diskettenhandbuch unter dem jeweiligen Menüpunkt. 5.0 DIE MENÜFÜHRUNG FM-VEREIN ist komplett menügeführt. Mit Hilfe des Cursorblocks (Pfeiltasten) gelangen Sie von einem Menüpunkt zum anderen. Aus- gangspunkt hierbei ist das Hauptmenü, in das Sie nach dem Pro- grammstart automatisch gelangen. Das Anwählen der einzelnen Punkte ist recht einfach: Mit den Pfeiltasten bewegen Sie den Rollbalken auf den gewünschten Menüpunkt und bestätigen mit Return. Mit der Escape-Taste (ESC) verlassen Sie das jeweilige Untermenü und gelangen zurück in die Hauptauswahl. 5.1 ALLGEMEINE BEDIENUNGSHINWEISE, BITTE UNBEDINGT DURCHLESEN Die Dateneingabe geschieht in allen Masken auf die gleiche Art und Weise. Jederzeit können Sie mit den Pfeil- bzw. Cursortasten in der Maske umherwandern und Änderungen vornehmen. Zum Ausstieg aus der Dateneingabe gibt es drei Möglichkeiten: 1. ESC = Die Eingabe wird verworfen und abgebrochen 2. PAGE DOWN = Die Eingabe wird abgebrochen, alle eingegebenen Daten werden gespeichert 3. RETURN im letzten Datenfeld = wie PAGE DOWN 5.2 DAS HAUPTMENÜ ============= 5.2.1 BEWEGEN IM HAUPTMENUE Der linke Teil des Hauptmenüs ist mit den Menüpunkten Mitglieder (-verwaltung) Beitragsbuchungen / drucken Einnahmen / Ausgaben Textverarbeitung Filtern und Drucken Dienstprogramme Systeminformation Programm beenden (ESC) belegt. Es gibt zwei Möglichkeiten, die verschiedenen Menüpunkte zu aktivieren: 1. Bewegen Sie den Leuchtbalken (er steht beim Programmaufruf im Menüpunkt Adreßverwaltung) mit den Cursorsteuerungs- bzw. Pfeiltasten auf den gewünschten Menüpunkt und betätigen Sie die RETURN- bzw. ENTER-Taste. 2. Jeder Menüeintrag wird mit einem hell leuchtenden Buchstaben hervorgehoben. Zum Aktivieren genügt also ein Druck auf die entsprechende Taste, beim Menüpunkt FILTERN UND DRUCKEN z.B. das "F". Um das Programm zu verlassen, genügt ein Druck auf die "ESC" (ESCAPE) Taste. 5.2.2 FUNKTIONSTASTENBELEGUNG IM HAUPTMENÜ F1 = HILFE Hilfsbildschirm zum Hauptmenü F2 = RECHNER Ein Taschenrechner, der mit dem abgesetzten 10er-Block leicht zu bedienen ist, baut sich auf dem rechten oberen Teil des Bildschirms auf. F3 = KALENDER Kalender wird eingeblendet F10 = NOTIZ Notizblock. Die eingegebene Notiz wird durch Drücken von F-10 abgespeichert, Ausstieg ohne Speicherung mit ESC. 6. DIENSTPROGRAMME Direkt nach dem Programmstart sollten Sie im Menüpunkt "Dienstprogramme" alle notwendigen Voreinstellungen eingeben. Diese Einstellungen sind von großer Bedeutung, damit Mitgliedsbeiträge ordnungsgemäß verbucht werden können. Bitte gehen Sie in der geschilderten Reihenfolge vor. Erst nach Einrichten der folgenden Einstellungen sollten Sie mit der Eingabe der Mitglieder-Daten beginnen. Nach Anwählen des Menüpunktes "Dienstprogramme" erscheint die folgende Auswahlmaske: + DIENSTPROGRAMME + | | Bitte gehen Sie beim Anlegen der | | Vorgabewerte in der hier festge- | Datenreorganisation | legten Reihenfolge vor !!! | | |--------------------------------| | | | Vereinssparten | --> 3. Aktion | Vorgabewerte | --> 2. Aktion | Konten einrichten | --> nur bei Bedarf einrichten | Systeminstallation | --> nur bei Bedarf einrichten | Vereins-Stammdaten | --> 1. Aktion | | | Datenimport aus Vorversion | | Bearbeiten der Treiber | | Druckertreiber neu anlegen | | | |--------------------------------| | | | Zum Hauptmenue (ESC) | | | +--------------------------------+ 6.1 VEREINS-STAMMDATEN Die Vereins-Stammdaten sind wichtig für alle Arten von Formularen, die mit "FM-Verein" ausgedruckt werden können. Beim Drucken von Überweisungsträgern und Lastschriftformularen wird automatisch die hier vorgegebene Bankverbindung eingedruckt. Achten Sie also unbedingt auf eine korrekte Eingabe! Folgende Felder sind auszufüllen: a) Name des Vereins b) Kurzbezeichnung (frei belegbar) c) Konto-Nummer d) Bankleitzahl (Blz.) e) Bank (Name der Bank, ggf. abgekürzt) Zum Schluß finden Sie das Feld "Letzte Rechnung". Hier können Sie sehen, welche Rechnung als letzte ausgedruckt wurde. Dieses Feld erfüllt lediglich die Funktion einer Erinnerungshilfe für Sie. 6.2 ANLEGEN DER VORGABEWERTE Die unter diesem Menüpunkt angelegten Vorgaben werden später als Standard-Grundeinstellung in die Adreßmaske der Mitglieder über- tragen. Auch zu den Zahlungsmodalitäten des Mitglieds sind hier wichtige Vorgaben zu treffen. Es stehen folgende Felder zur Verfügung: a) Anrede: z.B. Herr, Frau b) Land: c) Formulare: R = Rechnung Die hier gewählten Formulare L = Lastschrift werden bei Rechnungsstellung Ü = Überweisung ausgedruckt (auch kombiniert, E = Etikett z.B. RL oder RÜE). Später für einzelne Mitglieder änderbar! d) Kennung: frei belegbares, alphanumerisches Feld, nach dem später Kunden auch sortiert oder gefiltert werden können. e) Akt./Passiv: Mitgliederstatus (reines Informationsfeld) f) Männl./weibl.: M oder W g) Aufnahmegebühr: Einmalige Gebühr bei Anlegen eines neuen Mitglieds h) Text : Buchungstext zur Aufnahmegebühr i) Zahl./Jahr : Wie oft sollen die Beiträge berechnet werden? 1 = jährlich 2 = halbjährlich 4 = vierteljährlich 12 = monatlich j) Beitragsklassen: Geben Sie hier die verschiedenen Beitragsklassen Ihres Vereines ein. Diese werden dann beim Ein- richten der Vereinssparten (s.u.) vorgegeben. Beispiel: Sie haben für Jugendliche, Schüler, Studenten und Senioren unterschiedliche Mit- gliedsbeiträge. Als Beitragsklassen können Sie also anlegen: 1.) Schüler und Studenten 2.) Jugendliche 3.) Senioren 4.) Normale Mitglieder Für jede Vereinssparte können Sie somit zehn ver- schiedene Beitragsklassen anlegen. 6.3 VEREINSSPARTEN Unter diesem Menüpunkt können Sie verschiedene Vereinssparten anle- gen. Besteht Ihr Verein z.B. aus den beiden Bereichen "Tennis" und "Fußball", sollten Sie diese beiden Sparten hier anlegen. Auch wenn Ihr Verein nur aus einer Sparte besteht (Regelfall), muß diese unter diesem Menüpunkt unbedingt angelegt werden! Beispiel: Ihr Verein "TUS Köln" besteht aus einer Tischtennis- und einer Fußball-Abteilung (Sparte). Zunächst wählen Sie mit Hilfe der Pfeiltasten eine freie Zeile im linken Bildschirmfenster. Anschließend können Sie mit der F2-Taste alle Daten zu der angelegten Sparte ein- geben. Die Felder hierzu befinden sich im rechten Bildschirmfenster. Nach der Spartenbezeichnung (Bez.) können Sie für die ver- schiedenen Beitragsklassen, die Sie vorher im Menüpunkt "Vorgabewerte" angelegt haben, die entsprechenden Mitglieds- beiträge eingeben. Im Feld "Monatsbeitrag (J/N)" können Sie definieren, ob die angegebenen Beiträge monatlich oder jährlich anfallen. Als nächstes kann eine jährliche Sonderzahlung (z.B. Ausweisver- längerung) eingerichtet werden. Im letzten Eingabefeld (Zum Monatsbeitrag) können Sie angeben, zu welchem Monat diese Sonderzahlung den Mitgliedern berechnet werden soll. Wenn Sie nur jährlich verbuchen, können Sie einen beliebigen Monat wählen. Beispiel: Im Februar wird ein neues Sportgerät angeschafft, dessen Preis als Sonderzahlung auf die Mitglieder umgewälzt werden soll. Wenn Sie als Monat der Buchung den Februar wäh- len, wird allen jährlich zahlenden Mitgliedern dieser Sonder- beitrag am Jahresende berechnet, allen halbjährlich zahlen- den Mitgliedern bereits Ende Juni u.s.w. Wenn Sie bis zu diesem Menüpunkt alle Vorgaben korrekt eingegeben haben, können Sie mit der Eingabe der Mitgliedsdaten (Menüpunkt "Mitglieder") fortfahren. Die unter "Dienstprogramme" im folgenden beschriebenen Eingaben sind nur bei Bedarf vorzunehmen und können jederzeit auch nachträglich vorgenommen werden. 6.4 KONTEN EINRICHTEN Der gesamte Zahlungsverkehr wird über ein Kontosystem abgewickelt. Neben den Mitgliedskonten, die alle Beiträge und mitgliedergebun- denen Sonderzahlungen enthalten, können Sie jederzeit beliebige Ein- uns Ausgabekonten anlegen. Die Mitgliedskonten werden automatisch angelegt. Als Kontonummer wird die 9xxxxxxxx angelegt, wobei die Platzhalter "x" durch die jeweilige Mitgliedsnummer ersetzt werden, also z.B. 900001023 für das Mitglied Nr. 1023. Beim Start dieses Menüpunktes wird automatisch überprüft, ob für jedes Mitglied ein Konto angelegt ist (könnte z.B. gelöscht worden sein). Wenn nicht, wird dieses automatisch angelegt. Desweiteren lassen sich Ein- und Ausgabekonten mit der F3-Taste anlegen oder jederzeit nachträglich mit der F2-Taste ändern. Mit der Funktionstaste "F8" können Sie Konten löschen. Beispiel für Ein- oder Ausgabekonten: 123456789 Büromaterial 234567890 Sommerfest 1993 u.s.w. 6.5 SYSTEMEINSTELLUNGEN +-----------------------------++++-----------------------------+ | Einstellungen - Drucker |++| Einstellungen - Texteditor | | |++| | |- Schriftverkehr/Listen------|++| Autom. Sichern nach 500 Z. | | |++| (J/N) -----------------> N | | |++| | | Schnittstelle : LPT 1 |++| Zeilenlineal anzeigen | | Linker Rand : 8 Z. |++| (J/N) -----------------> J | | Treiber : Standard |++| | | Umlaute (J/N): N |++| Statuszeile anzeigen | | |++| (J/N) -----------------> J | |- Etikettendruck ------------|++| | | |++| *.BAK Dateien anlegen | | |++| (J/N) -----------------> | | Schnittstelle : LPT 1 |++| J | | Linker Rand : 8 Z. |++| Wortumbruch einschalten | | Treiber : Standard |++| (J/N) -----------------> J | | Umlaute (J/N): N |++| Umbruchweite (Z.) -----> 66 | | |++| | +-----------------------------++++-----------------------------+ 6.5.1 DRUCKEREINSTELLUNGEN Hier legen Sie die Konfiguration Ihres Druckers und der integrierten Textverarbeitung fest. - Schnittstelle: LPT Tragen Sie hier bitte den Anschluß ein, an dem Ihr Drucker ange- schlossen ist. Vorgabe ist LPT1 für die parallele Schnittstelle 1 (Normalfall). - Linker Rand : 0 Z. Hier tragen Sie bitte ein, wieviel Platz beim Listendruck oder beim Erstellen von Anschreiben am linken Blattrand freigelassen werden soll. Der entsprechende Wert wird in Zeichen eingegeben. - Treiber : Standard-Druckertreiber Hier wählen Sie den Druckertreiber, mit dem Ihr Gerät die besten Ergebnisse erzielt. Die Standardvorgabe gilt für einen Drucker- treiber, mit dem die meisten Drucker zurechtkommen dürften. Sollte dieses bei Ihnen nicht der Fall sein, können Sie im Menü "Dienst- programme" das Untermenü "Bearbeiten der Treiber" und "Neue Druk- kertreiber" aufrufen . Dort haben Sie die Möglichkeit, einen eigenen, für Ihren Drucker optimalen Treiber anhand der ESC-Sequenzen zu generieren oder einen anderen Drucker aus der Menüauswahl zu wählen. Sollte Ihr Gerät nicht in der Liste enthalten sein, sehen Sie bitte in Ihr Druckerhandbuch, zu welchem anderen Gerät Ihr Drucker kompatibel ist. Dort finden Sie auch die richtigen ESC-Sequenzen zum Anlegen eigener Treiber. - Umlaute (J/N) Für viele Drucker, die nicht den deutschen Zeichensatz beher- rschen, können Sie hier die Umlaute umwandeln. 6.5.2 EINSTELLUNGSMÖGLICHKEITEN FÜR DEN TEXTEDITOR: - Autom. Sichern nach 500 Z. (J/N) Es ist empfehlenswert, diesen Eintrag auf "J" zu setzen, um größe- ren Datenverlust zu vermeiden. Beim Schreiben im Texteditor wird dann nach jedem 500. Zeichen automatisch eine Textsicherung durch- geführt. - Zeilenlineal anzeigen Ja oder Nein - Zeilenlineal zur Orientierung oder Tabellengestal- tung einblenden - Statuszeile anzeigen Ja oder Nein - Einblenden einer Statuszeile - *.BAK Dateien anlegen Hier legen Sie fest, ob zum bearbeiteten Text eine Datei mit der Kennung .BAK als Sicherungskopie angelegt werden soll oder nicht. 6.6 DATENREORGANISATION Sollte es bei der Arbeit mit FM-VEREIN zu Fehlern kommen, sollten Sie eine Reorganisation vornehmen. Dies empfiehlt sich auch nach umfangreichen Änderungen oder Neueingaben. Die als gelöscht mar- kierten Datensätze werden entfernt und die Such- und Sortierrouti- nen werden neu aufgebaut. Sollte eine Reorganisation vom Programm aus nicht mehr möglich sein (z.B. nach einem Programmabsturz), kann man diese auch von der Be- triebssystemebene aus vornehmen. Löschen Sie hierzu einfach alle In- dexdateien mit dem Befehl DEL *.IN* Ihre Daten sind durch die Reorganisation nicht gefährdet! 6.7 Datenübernahme aus Shareware- oder Vorversion Unter dem Unterpunkt "Datenimport aus Vorversion" können Sie Ihre Daten aus der Sharewareversion bzw. einer alten Vollversion auto- matisch übernehmen. Bitte achten Sie darauf, daß Sie die neue Version in einem neuen Unterverzeichnis installieren, damit die bisherigen Daten nicht überschrieben wurden. Nach Anwahl dieses Menüpunktes geben Sie zunächst das Quellverzeich- nis ein, in dem sich die Daten der alten Version befinden. Die Über- nahme der Daten erfolgt dann automatisch. Hinweis zur völlig überarbeiteten Version 2.0: Da der Buchungsteil komplett überarbeitet wurde, können leider nur die Mitgliedsdaten übernommen werden. Die Beiträge und sonstige Buchungsdaten müssen neu angelegt werden. Durch die Möglichkeiten zum Setzen von Vorgaben dürfte der Arbeitsaufwand jedoch vertretbar sein. Diese Einschränkung - zu der wir uns nur schweren Herzens ent- schließen konnten - wurde unbedingt notwendig, um die Leistungsviel- falt zu steigern und auch zukünftig eine geeignete Grundlage für weitere Updates zu schaffen. Bitte haben Sie hierfür Verständnis! 6.8 BEARBEITEN DRUCKERTREIBER Hier können Sie den oder die vorgegebenen Standard-Druckertreiber be- arbeiten. Alle angelegten Treiber werden im rechten Bildschirmfenster aufgelistet und können mit Hilfe der Pfeiltaste für die Änderung aus- gewählt werden. Die Druckersequenzen zur Anpassung auf Ihren Drucker entnehmen Sie bitte Ihrem Drucker-Handbuch. Mit "Page Down" beenden Sie die Ein- gabe, mit ESC können Sie die Eingaberoutine verlassen, ohne daß Ihre Änderung gespeichert wird. 6.9 DRUCKERTREIBER NEU ANLEGEN (analog) siehe oben, analog zum Bearbeiten der vorhandenen Treiber 7. DIE MITGLIEDERVERWALTUNG ======================== Wenn im Menü "Dienstprogramme" alle notwendigen Vorgaben gesetzt sind, können Sie hier die Daten der einzelnen Mitglieder eingeben. In der Mitgliederverwaltung können Sie neue Adressen angelegen oder bereits vorhandene Anschriften ändern. Die invers dargestellte untere Bildschirmzeile zeigt Ihnen auch hier die Funktionstasten- belegung an. In der vorletzten Bildschirmzeile befindet sich ein Auswahlmenü, dessen Menüpunkte man mit der Leer- bzw. den Pfeiltasten oder durch Drücken der farblich hervorgehobenen Buchstaben aufrufen kann. 7.1 FUNKTIONSTASTENBELEGUNG DER MITGLIEDERVERWALTUNG ================================================ F1 = Hilfestellung zur Adreßverwaltung F2 = Taschenrechner F3 = Karteikarte: In der Karteikarte können zu jedem Mitglied beliebige Informationen aufgenommen werden. Nach diesen Informationen kann auch mit SUCHEN IM MEMOFELD gesucht werden. F4 = Statistik: Auf Tastendruck wird eine Mitgliederstatistik eingeblendet. Durch Drücken der Taste "D" kann eine gemäß den Auflagen des Deutschen Sportbundes gestaltete, detaillierte Statistik ausgedruckt werden. F5 = Serienbrief für angezeigten Kunden ausdrucken F6 = Merker für angezeigtes Mitglied setzten bzw. entfernen. F10 = Notizfeld für individuelle Bemerkungen zu jedem Mitglied, abspeichern mit F10 7.2 EIN MITGLIED NEU ANLEGEN Durch Anwahl dieses Menüpunktes starten Sie die Neueingabe einer Mitglieder-Adreß-Maske. Das aktuelle Eingabefeld wird jeweils invers dargestellt. In den vorbelegbaren Feldern sind schon die Angaben vorgegeben, die Sie bei der Installation im Menüpunkt "DIENSTPROGRAMME / ANLEGEN DER VORGABEN" gemacht haben. Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, wird der Datensatz automatisch gespeichert. Es ist jedoch nicht nötig, alle Datenfelder auszufüllen, denn mit Return bzw. Enter können Sie jederzeit Eingabefelder überspringen (ebenso mit den Cursorsteuerungstasten). Eine nachträgliche Über- arbeitung ist über den Menüpunkt ÄNDERN jederzeit möglich. Wenn Sie nicht alle Felder der Eingabemaske ausfüllen möchten, können Sie mit "PAGE DOWN" vorzeitig abbrechen, die eingetragenen Daten werden ordnungsgemäß gespeichert. Im Gegensatz hierzu wird beim Abbruch mit ESC der gesamte Daten- satz verworfen und steht später nicht mehr zur Verfügung. Mitgl.-Nr.: Wird automatisch vorgeschlagen, doppelte Nummern werden vom Programm erkannt und reklamiert. Anrede : z.B. Herr / Frau ... Name : Vorname : Straße : Land/Plz : Ort : Telefon : --------------------------------------- Bank : Blz. : Diese Daten werden für Lastschrift- und Kontonr. : Überweisungsdruck benötigt Inhaber : Lasts., Überw., Rechng., Eti.: L = Lastschrift Ü = Überweisung R = Rechnung E = Etikett In diesem Feld geben Sie durch Eingabe des ersten Buch- stabens (bis zu vier gleichzeitig) an, welche Formulare später für das jeweilige Mitglied gedruckt werden sollen. Kennung: frei belegbares Feld, nach dem gesucht und sortiert werden kann. Akt./Pass. : Mitgliederstatus Männl./Weibl.: Geschlecht des Mitglieds Geb. am : Geburtsdatum Eintritt : Eintrittsdatum (Aktuelles Tagesdatum wird vorgegeben) Austritt : Austrittsdatum (wichtig für Beitragsberechnung) Beitragsgr. : Beitragsklasse, der das Mitglied angehört (muß vorher angelegt sein). Mit F2 kann zur Information eine Ta- belle der Beitragsklassen eingeblendet werden. Sparte : Vereinssparte/n, der/denen das Mitglied angehört. Auch hier kann mit F2 aus einer Tabelle gewählt werden. Sondergebühr : Bei der Neuanlage des Mitglieds wird hier die vorge- Sondertext : gebene Aufnahmegebühr vorgeschlagen. Später können hier Sonderzahlungen angegeben werden, die nur diesem Mitglied bei der nächsten Beitragszahlung berechnet werden. Beitrag/Jahr: Wenn Sie bei diesem Feld angekommen sind, wurde bereits aus den oben angegebenen Werten der Jahresbeitrag des Mitglieds berechnet. Zahl/Jahr : Geben Sie hier an, in wieviel Raten der angegebene Bei- trag erhoben wird (1=jährlich u.s.w.) Verbucht bis: Wichtig! Dieses Datum ist für die Berechnung der Mit- gliedsbeiträge ausschlaggebend. Das angezeigte Datum ist der Termin, bis zu dem die Mitgliedbeiträge be- reits verbucht wurden. Bei der Neuanlage von Mitglie- dern wird der letzte Tag des Vormonats (vor dem Ein- tritt) vorgegeben. Beispiel: Ein Mitglied tritt am 16.April ein. Im Feld "Verbucht bis" wird der 30.März vorgegeben, so daß ab 01. April die Berechnung des Mitgliedsbeitrags be- ginnt. Anrede 2 : Briefanrede (automatische Vorgabe). Dieses Feld ist notwendig für den Druck von Serienbriefen und Rech- nungen. 7.3 ADRESSEN ÄNDERN Um Änderungen in der Mitgliederverwaltung vorzunehmen, wählen Sie den Menuepunkt ÄNDERN. Jedes Datenfeld kann nun mit den Cursor- steuerungstasten angesteuert und geändert werden. Die Bedienung erfolgt analog zu Neueingabe. 7.4 SUCHEN Der Menüpunkt SUCHEN ermöglicht Ihnen die komfortable Suche nach einzelnen Mitgliedern. Es kann nach folgenden Feldern gesucht werden: +---------------------+ | nach Name | | nach Nummer | | nach Postleitzahl | | nach Ort | | nach Kennung | |---------------------| | globale Suche | | Suchen im Memofeld | +---------------------+ Die "globale Suche" findet ein Wortfragment überall im gesamten Datensatz, es werden also alle Felder bei der Suche berücksich- tigt. "Suchen im Memofeld" sucht nach einem bestimmten Begriff bzw. nach einer Zeichenkette in der Karteikarte, die für jedes einzelne Mit- glied angelegt werden kann. - PHONETISCHE SUCHE Auffinden von Namen, deren korrekte Schreibweise man nicht kennt. Beispiel: Sie suchen ein Mitglied, dessen Namen Sie sich nicht mehr ganz sicher sind. Der korrekte Name ist Zamballa! Sie aber meinen, er wird Zampala geschrieben und tragen diesen auch so in das Suchfeld ein. Da FM-VEREIN auch nach ähnlich klingenden Lauten sucht, wird der Name Zamballa dennoch gefunden. 7.5 ADRESSEN LÖSCHEN Mit diesem Menüpunkt markieren Sie ein Mitglied als gelöscht. Dies wird auch am oberen Bildschirmrand eingeblendet. Die Löschmarkier- ung kann jederzeit durch erneuten Aufruf der Löschfunktion zurück- genommen werden. Wirklich gelöscht wird ein Datensatz erst, nach- dem Sie im "Dienstprogramm-Menü" die Funktion "Datenreorganisa- tion" aktiviert haben (hierzu siehe oben). 7.6 TABELLEN-DARSTELLUNG Der Menüpunkt TABELLE teilt den Arbeitsbildschirm in zwei Aus- schnitte. Im unteren Bildschirmbereich wird ein Fenster geöffnet, in dem zunächst die ersten fünf Anschriften tabellarisch darge- stellt werden. Mit den Cursorsteuerungstasten können Sie sich jederzeit in der Tabelle fortbewegen. Zu dem Datensatz, auf dem sich Ihr Cursor befindet, wird im linken Bildschirmbereich ein Informationsfenster mit näheren Angaben eingeblendet. 7.7 DAS OPTIONEN-MENUE +--------------------------------+ | O P T I O N E N | |--------------------------------| | | | Sortierkriterium | - nach Name, Kd-Nr., PLZ, Ort | Alle Mitglieder merken | - setzt Merker f. alle Adressen | Alle Markierungen entfernen | - löscht alle Markierungen z.B. | | "gelöscht" oder "merken" | Gemerkte Mitglieder löschen | - löscht alle "gemerkten" Adr. | Mitglieder aus Liste merken | - Adressen aus Tabelle merken | Änderung für gem. Mitglieder | - für gemerkte Adressen können | | Änderungen in den Feldern: | | Anrede, PLZ, Ort und LKontakt | Zum Hauptmenue | global vorgenommen werden. | | +--------------------------------+ 7.7.1 Sortierkriterium: Hier legen Sie fest, nach welchem Kriterium die Adreßbestände sortiert werden sollen. Beim Blättern in der Adreßdatei (auch in der Tabellendarstellung), erscheinen dann alle Angaben in der gewünschten Sortierfolge. Das Programm sortiert nach Namen, Mitgliedsnummern, Postleitzahlen, Orten und Kennungen. 7.7.2 Alle Mitglieder merken: Alle Datensätze werden mit einem Merker versehen (z.B. Vorraus- setzung für das Löschen des gesamten Datenbestandes in einem Schritt (s.u.). 7.7.3 Alle Markierungen entfernen: Bei denjenigen Datensätzen, die mit einem Merker versehen sind, wird diese Einstellung wieder zurückgenommen. 7.7.4 Gemerkte Mitglieder löschen: Vorsicht! In diesem Arbeitsschritt werden alle Adressen gelöscht, die mit einem Merker versehen sind. 7.7.5 Mitglieder aus Liste merken: Hier können Sie Adressen aus der Tabelle merken, so daß Sie nicht alle einzelnen Adreßmasken aufrufen müssen. In der Tabelle können Sie mit den Pfeiltasten umherwandern und die gewünschten Daten- sätze mit der Leertaste (SPACE) mit einem Merker versehen. 7.7.6 Änderung für gemerkte Mitglieder: Mit dieser Funktion können alle mit einem Merker markierten Adressen mit einem Schritt editiert werden, wobei folgende Eingabefelder geändert werden können: Anrede, Plz., Ort, Land, Kennung, Aktiv/Passiv, Sparte, Zahl./Jahr, Kontostand, verbucht bis .. Zur Sicherheit erscheint beim Abschluß eine Kontrollabfrage, ob wirklich alle Datensätze entsprechend geändert werden sollen. 8. BEITRAGSBUCHUNGEN / DRUCKEN Das Modul "Beitragsabrechnung" ist recht umfangreich und kompli- ziert. Bitte lesen Sie die folgenden Hinweise ausführlich durch! Die Beitragsabrechnung kann nur durchgeführt werden, wenn in den abgespeicherten Datensätzen die entsprechenden Felder richtig be- legt sind. An drei Stellen im Programm müssen Einstellungen zur Beitragsabrechnung vorgenommem werden. Diese sind im einzelnen: 1.) Die Eingabemaske für die Mitgliederdaten 2.) Der Menüpunkt "Vereinssparten" im Menü "Dienstprogramme" 3.) Im Menüpunkt "Vorgabewerte" die Beitragsklassen Was sind Beitragsbuchungen (B): Alle von den Mitgliedern zu zahlenden Beiträge und eventuell an- fallende Sonderzahlungen werden als Belegart "Beitragsbuchungen" abgelegt. Sie stehen damit zur Zahlung an, so daß Rechnungen, Überweisungsträger, Lastschriften und Etiketten gedruckt werden können. Neben den Beitragsbuchungen gibt es auch andere Einnahme- und Ausgabe-Buchungen, z.B. für Büromaterial oder ähnliches. Die Menüauswahl: |--------------------------------------------| | | | Buchungslauf für Beitragszahlungen | | | |--------------------------------------------| | | | Rechnungen drucken | | Lastschriften drucken | | Überweisungen drucken | | Adressetiketten drucken | | | |--------------------------------------------| 8.1 BUCHUNGSLAUF FÜR BEITRAGSZAHLUNGEN Nach Anwahl dieses Menüpunkts wird von Ihnen die Eingabe folgender Daten gefordert: Tag der Buchung: Alle Buchungen werden mit diesem Datum in die Kontenverwaltung übernommen (i.d.R. Tagesdatum) Bis zu welchem Datum soll verbucht werden? Dieses Datum legt das Ende des Abrechnungszeitraums fest. Bis zu diesem Datum werden alle anfallenden Beitragszahlungen verbucht. Alle Buchungen einzeln bestätigen: Geben Sie hier "N" ein, wenn Sie einen automatischen Buchungslauf wünschen. Bei manuellem Buchungslauf werden alle Einzel- buchungen auf dem Bildschirm angezeigt und müssen durch Tastendruck (J) bestätigt werden. Mit "N" können Sie einzelne Buchungen aus dem Buchungslauf ausschließen. Nach dem Buchungslauf können Sie Rechnungen, Lastschriften u.s.w. drucken. 8.2 Rechnungen drucken Lastschriften drucken Überweisungen drucken Adreßetiketten drucken Buchungstag: von ... bis : Für alle in diesem Zeitraum vorgenommenen Beitragsbuchungen wird das ausgewählte Formular ausgedruckt. Mitglied Nr.: Die Vorgabe "0" bedeutet einen Ausdruck für alle Mitglieder. Wird eine Mitglieds- nummer angegeben, erfolgt der Ausdruck nur für dieses Mitglied. Auch doppelt drucken: In der Regel werden nur Formulare gedruckt, die bisher noch nicht ausgedruckt wurden. Wird in diesem Feld jedoch "J" eingegeben, können Formulare auch ein zweites Mal ge- druckt werden. Im Falle eines Rechnungsfor- mulares wird das Rechnungsdatum mit dem zweiten Druck aktualisiert. Wenn Sie die abschließende Abfrage mit "J" beantworten, wird das ent- sprechende Formular ausgedruckt. 8.3 FORMULARGESTALTUNG a) Überweisungen, Lastschriften Sie können die Gestaltung der Überweisungs- und Lastschriftformulare auch ändern, wenn die Felder nicht an der richtigen Formularstelle gedruckt werden. Die Dateien UEBER.FOR und LAST.FOR enthalten die jeweiligen Zeilen- und Splatennummern der verschiedenen Datenfelder. Mit TYPE UEBER.FOR oder TYPE LAST.FOR können Sie sich die Vorgaben ansehen. Die FOR-Dateien sind gut kommentiert, so daß Änderungen problemlos möglich sind. Mit einem beliebigen Texteditor (auch dem integrierten bei FM-Verein) können Sie die Dateien UEBER.FOR bzw. LAST.FOR einladen und die Spalten- bzw. Zeilennummern ändern. b) Rechnungsformulare Die Maske RG.FOR, die für die Gestaltung der Rechnungsformulare aus- schlaggebend ist, wird hingegen genauso geändert wie Serienbriefe. Wir verweisen hierzu auf die unter Kapitel 11 stehenden Ausführungen. 9. Einnahmen und Ausgaben (Kontoverwaltung) Alle Buchungen werden in Tabellenform auf dem Bildschirm dargestellt. Hell hervorgehobene Zeilen markieren unbezahlte Buchungen. Die dun- kel dargestellten Zeilen markieren die bezahlten Buchungen. Die Bedeutung der einzelnen Spalten: Beleg: Beleg-Nummer Datum: Beleg-Datum Konto: Kontonummer Text: Buchungstext Art : Buchungsart (E=Einnahme, A= Ausgabe, B=Beiträge) Betrag: Buchungsbetrag Ged.: Bereits gedruckte Formulare (R=Rechnung, L=Lastschrift, Ü=Überweisung, E=Etikett) Durch Scrollen mit der Pfeiltaste "rechts" erscheinen zwei weitere Tabellenspalten: Rgnr.: Rechnungsnummer Rgdat: Rechnungsdatum Mit den Pfeiltasten können Sie eine Buchung wählen und anschließend mit den Funktionstasten bearbeiten! Die Bedeutung der Funktionstasten: F1 = Hilfe F2 = Buchungen anlegen Hier können Sie Einnahmen und Ausgaben aller Art sowie Beiträge verbuchen. Belegnummer: fortlaufend, wird automatisch vorgegeben Datum: Tagesdatum wird vorgegeben Konto-Nummer: entsprechende Kontonummer Buchungstext: .... Betrag: .... L,Ü,R,E: Sollen Lastschriften, Überweisungen, Rechnungen, Etiketten ausgedruckt werden (nur möglich bei Beitragszahlungen, nicht bei anderen Ein- und Ausgabekonten) Bez. am: Wenn Sie ein Zahlungsdatum eingeben, gilt der Posten als beglichen (oder F7) F3 = Ändern des aktuellen Buchungsbelegs F4 = Kontensalden erstellen Für die gesamte Kontoführung oder einzelne Konten wird eine Auswertung erstellt, die nach Vorgabe eines belie- bigen Zeitraums alle Kontensalden für diesen berechnet. Eine Ausgabe ist auf Bildschirm oder Drucker möglich. F5 = Listendruck Auswahlmöglichkeit: Bildschirm / Drucker / Datei A = Posten-Liste für ein bestimmtes Konto ausgeben Für welchen Zeitraum? Welches Buchungsdatum? Für welches Konto? B = Liste für eine Buchungsart ausgeben A = Alle Ausgabekonten auflisten E = Alle Einnahmekonten auflisten B = Alle Mitgliederkonten (Beitragsbuchungen) auflisten. AEB = Alle Konten C = Offene Posten-Liste ausgeben Unbezahlte Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum D = Rechnungsliste ausgeben (Alle Rechnungen, die schon ge- druckt wurden, in Tabellenform) A = Allgemeine Liste (alle Kontobewegungen des Zeitraums) F6 = Sortieren der Buchungsliste nach: Beleg, Datum, Art (B,E,A), Kontonummer F7 = Belege oder Rechnungen als bezahlt vermerken Wenn ein Zahlungseingang eines Mitglieds erfolgt ist, können Sie diesen hier verbuchen. Beachten Sie, daß eine Rechnung aus verschiedenen Buchungen bestehen kann (z.B. Jahresbeitrag plus Sonderzahlung => 2 Buchungen, 1 Rechnung) F8 = Löschen des aktuell in der Tabelle geählten Datensatzes Return = Alle Informationen zur gewählten Buchung anzeigen 10. DER TEXTEDITOR Um den Texteditor zu starten, bewegen Sie im Hauptmenü den Leucht- balken auf den entsprechenden Menüeintrag, oder drücken die "T"- Taste. Der Bildschirm wechselt, und der Texteditor wird geladen. In einem Auswahlmenü haben Sie die Möglichkeit, bereits vorhandene Texte mit der Kennung .TXT einzuladen. Um einen neuen Text zu bearbei- ten, drücken Sie ESC. 10.1 Das Bildschirmfenster Der Textbildschirm teilt sich in vier Bereiche: 1. Die Statuszeile: In dieser Zeile erhalten Sie Angaben über: - den Dateinamen des zu bearbeitenden Textes - Cursorposition der Zeile - Cursorposition der Spalte - Einfüge-/Überschreibe - Modus - Zeilenumbruch Ein/Aus 2. Der Arbeitsbereich: In diesem Bereich können Sie Ihren Text entwerfen 3. Das Zeilenlineal am unteren Bildschirmrand 4. Die Funktionstastenbelegung am Bildschirmende ACHTUNG! Wenn Sie einen Text gestalten, können Sie mit F4 versch. Schriftarten und Druckersteuerungen wählen. Das letzte Auswahlfeld "Seitenvorschub" (mit Pfeiltasten und Return anwählen) ist immer beim Arbeiten mit Endlosformularen am Textende anzuwählen, damit die Druckersteuerung richtig funktioniert und ein Vorschub auf die nächste Seite vorgenommen wird. Dies gilt auch für Serien- briefe auf Endlospapier. Achten Sie darauf, daß die Seitenlänge bei Ihrem Drucker (siehe Druckerhandbuch) richtig eingestellt ist. Den Einfüge- bzw. Überschreibe-Modus schalten Sie mit der Einfg.- Taste Ihrer Tastatur an und aus. Ob der Zeilenumbruch aktiv ist oder nicht, können Sie im Menü "DIENSTPROGRAMME / SYSTEMEINSTEL- LUNGEN bestimmen. Das gleiche gilt für die Umbruchweite und das Zeilenlineal. 10.2 Im Texteditor selbst stehen Ihnen WORDSTAR (TM)-kompatible Tastaturcodes zur Verfügung. * Cursor-Positionierung FUNKTION TASTE Wort nach links ^F oder ^Pfeil links Wort nach rechts ^A oder ^Pfeil rechts Zeile nach oben ^E oder Pfeil hoch Zeile nach unten ^X oder Pfeil runter Seite nach oben ^R oder Bild hoch Seite nach unten ^C oder Bild runter Zum Textanfang ^Bild hoch Zum Textende ^Bild runter Pos1 Zum Zeilenanfang Zum Zeilenende Ende * Text-Manipulation FUNKTION TASTE Zeichen löschen ^G oder Entf. Wort löschen ^T Zeile löschen ^Y Einfügen/Überschreiben ^V oder Einfg. Neue Zeile ^M oder Return Zeile einfügen ^N Control-Zeichen einfügen ^P (^P fügt die nächste Taste als ASCII-Wert ein) * Block-Kommandos FUNKTION TASTE Blockbeginn markieren ^KB oder F7 Blockende markieren ^KK oder F8 Gehe zum Blockbeginn ^QB Gehe zum Blockende ^QK Block von Diskette lesen ^KR Block speichern ^KW Block kopieren ^KC Block löschen ^KY Block bewegen ^KV Block drucken ^KP Block verstecken/zeigen ^KH * Hot-Keys F1 - Hilfe Shft-F1 - Setze Hilfe-Verzeichnis F2 - Datei speichern Shft-F2 - Wähle Verzeichnis F3 - Datei laden Shft-F3 - Setze Standard-Extension F4 - <nicht belegt> Shft-F4 - <nicht belegt> F5 - <nicht belegt> Shft-F5 - <nicht belegt> F6 - Drucken Shft-F6 - Druckerparameter einstellen F7 - Blockanfang Shft-F7 - <nicht belegt> F8 - Blockende Shft-F8 - Blockmarkierung löschen F9 - Finde Shft-F9 - Suchen und Ersetzen F10- <nicht belegt> Shft-F10 - Text löschen (Alle Kommandos, die Texte löschen, erfordern eine Bestätigung) *Suchen und Ersetzen FUNKTION TASTE Suche ^QF Suche und ersetze ^QA Nochmals suchen ^L Such-Optionen: G - Global suchen B - Rückwärts suchen C - Anzahl der Ersetzungen U - Groß/Kleinschreibung ignorieren W - Ganze Wörter suchen N - Keine Bestätigung [n] - Wiederhole n-mal * Datei-Kommandos Speichern: Nur Speichern ^KS or F2 Speichern und beenden ^KX, ^KD, ^END oder Alt-X Block speichern ^KW Beenden: Speichern und beenden ^KX, ^KD, ^END oder Alt-X Verlassen ohne Speichern ^KQ oder ESCape Laden: Datei laden F3 Block von Diskette laden ^KR 10.3 Veränderung des Edit-Fensters Falls das Fenster verschoben, vergrößert oder verkleinert werden soll, drücken Sie die Taste ScrollLock. Danach können Sie solange die Parameter des Fensters verändern, bis Sie ScrollLock erneut oder ESCape drücken. Um das Fenster zu bewegen, drücken Sie die Pfeiltasten. Um das Fenster in seiner Größe zu verändern, betätigen Sie Shift und eine Pfeiltaste. Mit der linken Shift-Taste verkleinert sich die Größe, die rechte Shift-Taste vergrößert das Fenster. 11. ERSTELLUNG VON SERIENBRIEFEN Was sind Serienbriefe? Häufig müssen Briefe mit nahezu gleichem Inhalt an unterschied- liche Adressaten verschickt werden, wobei die meisten Textpas- sagen eines Briefes identisch sind und einige Textelemente mit- gliedsspezifisch variieren. Dazu gehören zum Beispiel Angaben über den Empfänger des Schreibens sowie die Briefanrede usw. Damit Sie nicht jeden Brief mehrmals schreiben müssen, haben Sie die Mög- lichkeit, für variable Textstellen (Name, Anrede...) sogenannte Platzhalter zu setzen. Diese Platzhalter werden dann automatisch aus Ihrer Mitgliederdatenbank in jedes Schreiben eingefügt. Ein solcher Serienbrief könnte in etwa so aussehen: +---------------------------------------------------------+ | Firma FM-SOFTWARE | | Brunnenstraße 86 | | Tel.: 02161/16502 | | 4050 Mönchengladbach 1 #DATUM# || | | | | An | | #ANREDE# | | #NAME# #VORNAME# | | #STRASSE# | | | | #PLZ# #ORT# | | | | | | #BRIEFANREDE# | | | | Wir hoffen, Ihnen mit diesem Schreiben den gewünschten | | Überblick gegeben zu haben. Für weitere Informationen | | stehen wir Ihnen während unserer Geschäftszeiten gerne | | zur Verfügung. | | | | Mit freundlichen Grüßen... | +---------------------------------------------------------+ Die Angaben in Gattern (#ANREDE#...) sind Platzhalter. Platzhal- ter, die Ihnen zur Verfügung stehen, können mit der F6-Taste ausgewählt werden. Die Länge des jeweiligen Platzhalters können Sie frei festlegen, um Leerzeichen zu unterdrücken: Beispiel: #NAME#:12 #VORNAME#:12 (hinter dem 12. Buchstaben wird abgeschnitten) Auch Exportdateien können Sie auf diese Weise erstellen. Mehr dazu lesen Sie im Kapitel "Exportdateien". Exportdateien und Serienbriefe können im Menüpunkt "Filtern & Drucken" ausgegeben bzw. ausgedruckt werden. 12. FILTERN UND DRUCKEN Was wäre die schönste Vereinsverwaltung, wenn Sie nicht die Möglichkeit hätten, Mitglieder nach bestimmten Kriterien auszufiltern, zu bearbeiten und eventuell den ausgefilterten Mitgliedern ein individuell gestaltetes Schreiben zukommen zu lassen? Alle diese Möglichkeiten finden Sie im Menüpunkt "Filtern und Drucken". Wählen Sie diesen Menüpunkt an (bewegen Sie dazu den Leuchtbalken mit den Cursorsteuerungstasten auf diesen Punkt oder drücken Sie "F"). Es öffnet sich folgendes Untermenü: + DRUCKEN / SERIENBRIEFE + | | | Mitglieder filtern | | Filterdatei bearbeiten | | Filterdatei exportieren | | | |--------------------------------| | | | Text drucken | | Serienbrief drucken | | Listen drucken | | Etiketten drucken | | | |--------------------------------| | | | Zum Hauptmenue (ESC) | | | +--------------------------------+ 12.1 DATEN FILTERN Um Ihre Mitglieder nach einem bestimmten Kriterium ausfiltern zu können, müssen Sie im Menü "DRUCKEN/SERIENBRIEFE" den Menüpunkt "Daten filtern" anwählen und mit der ENTER-Taste bestätigen. Sollte sich bereits eine Filterdatei auf Ihrem Datenträger befinden, erscheint eine Abfrage, ob die bereits bestehende Filterdatei gelöscht werden soll oder nicht. Beantworten Sie diese Frage mit "J", wenn die Filterdatei nicht mehr gebraucht wird, anderenfalls verneinen Sie mit "N" und alle neuen Daten werden der aktuellen Filterdatei hinzugefügt. Im nachfolgenden Bildschirm haben Sie dann die Möglichkeit, Ihre Daten auszufiltern, wobei verschiedenen Datenfelder zur Verfügung stehen. Alle Datensätze der Vereinsverwaltung, auf die die gewünschten Kriterien zutreffen, werden dann in eine dBase-kompatible-Daten- bank mit dem Dateinamen FILTER.DBF gespeichert. Die so ausgefil- terten Adressen können nun mit den nachfolgenden Menüpunkten weiter bearbeitet werden. Nach Wahl der Filterkriterien können Sie festlegen, nach welchen Feldern die Filterdatei sortiert werden soll. Achtung: Wenn Sie die im Filterfeld "Name" von "A" bis "Z" einge- ben, wird der Name Zender nicht gefunden, denn hierfür müßten Sie A bis ZZ eintippen. 12.2 FILTERDATEI BEARBEITEN Alle Adressen, die auf Ihre Filterbedingung zutreffen, können mit dieser Option bearbeitet werden. Die ausgefilterten Datensätze werden tabellarisch dargestellt. Ihnen stehen folgende Möglichkei- ten zur Verfügung: ADRESSE ÄNDERN = F2 ADRESSE ANFÜGEN = F3 PACKEN = F4 Alle als gelöscht markierten Datensätze werden entgültig vom Datenträger gelöscht! LÖSCHEN = CTRL-U bzw. Strg-U ENDE = ESC Vorsicht! Mit der Funktionstaste F4 werden alle als gelöscht "markierten" Datensätze endgültig vom Datenträger entfernt! 12.3 FILTERDATEIEN EXPORTIEREN Hier können Sie die gefilterten Daten in eine ASCII-Datei aus- lagern. Nachdem Sie diesen Menüpunkt gewählt haben, werden Sie nach einer EXPORT-SCHABLONE gefragt. Eine Auswahl aller vorhan- denen Schablonen sehen Sie im rechten Bildschirmfenster. Nachdem Sie eine der Schablonen gewählt haben, wird die komplette Fil- terdatei unter der Bezeichnung EXPORT.TXT auf der Festplatte angelegt. Mit einer Schablone legen Sie fest, welche Datenfelder in welcher Reihenfolge und -anordnung als Datensatz exportiert werden. (siehe auch nächster Punkt "Anlegen der Export-Schablonen") ACHTUNG : Ältere Exportdateien werden dabei gelöscht !!! - Anlegen der EXPORT-SCHABLONEN Gehen Sie vor wie beim Anlegen einer Serienbriefdatei (s.o). Wichtig ist nur, daß Exportdateien mit der Endung .EXP abge- speichert werden müssen, nicht mit der Endung .TXT. Wie sich die folgende Zeile einer EXPORT-SCHABLONE auswirkt, möchten wir Ihnen an einem kurzen Beispiel demonstrieren : Export-Schablone: #KUNDENNUMMER#,#NAME#,#VORNAME#,#STRASSE#,#PLZ#,#ORT#,#TELEFON# Export.txt: 1001,Meier,Bernd,Dorfgasse 13,4000 Düsseldorf 1,0211/534237 1002,Müller,Klaus,Talstrasse 12,5000 Köln 1,0221/101023 1003,Schmitz,Renate,Bergweg 11 A,4050 Mönchengladbach 1,02161/274594 ..... Wie Sie sehen, können Sie auf diese Weise leicht Exportdateien anlegen, die von Ihrer Textverarbeitung weiter verarbeitet werden können. 12.4 TEXT DRUCKEN Nach Anwählen dieses Menüpunktes erhalten Sie im rechten Bild- schirmfenster ein Auswahlmenü mit allen Textdateien (*.TXT) im aktuellen Verzeichnis. Wählen Sie nun die zu druckende Datei und bestätigen diese mit Return. Vom Programm wird nun kontrolliert, ob es sich bei der gewählten Datei um eine normale Textdatei oder evtl. eine Serienbriefdatei handelt. Ist letzteres der Fall, wird nochmals nachgefragt, ob diese wirklich gedruckt werden soll. Danach wird die Datei auf Ihren Drucker ausgegeben. Entscheidend für die Ausgabe sind Ihre Einstellungen im Menü. 12.5 SERIENBRIEF DRUCKEN Wurde dieser Menüpunkt gewählt, erhalten Sie ebenfalls das Aus- wahlmenü mit allen Textdateien (*.TXT) im aktuellen Verzeichnis. Nachdem Sie eine Datei gewählt haben, wird diese auf Ihre Serien- brieftauglichkeit geprüft. Finden sich in der Datei keinerlei Variablen (zB. #NAME), werden Sie noch einmal gefragt, ob diese Datei wirklich als Serienbrief ausgegeben werden soll. Nun können Sie noch wählen, ob alle gefilterten Adressen angeschrieben werden sollen oder nur eine Auswahl. Entscheiden Sie sich für "Auswahl", können Sie aus einer Liste aller gefilterten Mitglieder mit der -SPACE- Taste beliebig viele markieren. Nach Abschluß mit -RETURN- werden nur die markierten Mitglieder angeschrieben. Haben Sie sich entschieden, alle gefilterten Mit- glieder anzuschreiben, wird sofort mit dem Druck begonnen. Bis zu diesem Punkt kann mit der -ESC- Taste der Vorgang "Serienbrief drucken" jederzeit abgebrochen werden. 12.6 LISTEN/ETIKETTEN DRUCKEN Alle gefilterten Mitglieder können als Liste oder auf Standard- adressetiketten ausgegeben werden. Bei den Menüpunkten LISTEN DRUCKEN und ETIKETTEN DRUCKEN haben Sie die Möglichkeit, schnell und einfach Ihre Daten in einer fest vorgegebenen Form zu Papier bzw. aufs Etikett zu bringen. Die verschiedenen Wahlmöglichkeiten entnehmen Sie dem Auswahlmenü. Für die Ausgabe individueller Listen und Etiketten benutzen Sie bitte die Serienbrieffunktion. 13. Adressen, Copyright-Hinweise Programmierung: Frank Murovec Vertrieb: André Franzmann, F&S Softwarevertrieb Forst 6, 41844 Wegberg Tel.: 02434-3570, Fax: 02434-20527 WordStar ist eingetragenes Warenzeichen der Wordstar Inc. dBase ist eingetragenes Warenzeichen von Ashton Tate. Turbo Pascal ist eingetragenes Warenzeichen von Borland. (C) 1991-1992 Programm: Frank Murovec, FM-Software (C) 1991-1992 Anleitung: F&S Softwarevertrieb, Wegberg