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Text File | 1993-03-30 | 50.9 KB | 1,222 lines

╔════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║ ║ FM - ADRESS 2.21 ║ ║ ║ ║ Serienbrieffähige Adreßverwaltung ║ ║ mit phonetischer Suche ║ ║ ───────────────────────────────────────── ║ ║ Hotline: 02161/16502 ║ ║ ║ ║ (C)'1991-93 FM-Software ║ ║ ║ ║ Vertrieb: ║ ║ A. Franzmann Softwarevertrieb ║ ║ Forst 6, 41844 Wegberg ║ ║ Telefon (02434) 3570 (9-13 Uhr) ║ ║ Fax: (02434) 20527 ║ ║ ║ ╚════════════════════════════════════════════════════════════╝ FM-SOFTWARE FM-ADRESS _____________________________________________________________ DISKETTEN-HANDBUCH INHALTSVERZEICHNIS: 1. Einführung 1.1 Kurzvorstellung des Programms 1.2 Nutzungsbedingungen 2. Installation 2.1 Systemvoraussetzungen 2.2 Die Installationsroutine (Install.Exe) 2.3 Menüauswahl der Install.-Routine - Handbuch ansehen - Handbuch drucken - FM-Informationen ansehen - Bestellschein ausdrucken - Eigentliche Programminstallation - Install.-Routine verlassen 3. Das Zusatzprogramm SERVICE.EXE 4. Das Hauptprogramm (zugänglich erst nach der Installation!) 4.1 Programmstart 4.2 Die Menüführung 4.3 Die Dateneingabe 4.4 Aufbau dieser Bedienungsanleitung 5. Das Hauptmenü 5.1 Funktionstasten im Hauptmenü 5.2 Dienstprogramme 5.2.1 Reorganisation 5.2.2 Anlegen der Vorgabewerte 5.2.3 Systemeinstellungen 5.2.4 Daten aus Shareware- oder Vorversion übernehmen 5.3 Die Adreßverwaltung 5.3.1 Neueingabe von Adressen 5.3.2 Ändern 5.3.3 Kunde suchen 5.3.4 Adresse löschen 5,3.5 Tabellen-Darstellung 5.3.6 Optionen 5.3.6.1 Sortierkriterium 5.3.6.2 Alle Adressen merken 5.3.6.3 Alle Merker entfernen 5.3.6.4 Gemerkte Adressen löschen 5.3.6.5 Adressen aus Liste merken 5.3.6.6 Änderung global für gemerkte Adressen 5.3.7 Funktionstasten in der Adressverwaltung (nicht Funktionstasten auf Hauptmenüebene) 5.4 Der Texteditor 5.5 Erstellen von Serienbriefen 5.6 Filtern und Drucken 5.6.1 Daten filtern 5.6.2 Filterdatei bearbeiten 5.6.3 Filterdatei exportieren 5.6.4 Text drucken 5.6.5 Serienbrief drucken 5.6.6 Listen / Etiketten drucken 6. Warenzeichen 7. Anschriften -------------------------------------------------------------------- 1. Einführung Sehr geehrter Anwender, vielen Dank für das uns entgegengebrachte Vertrauen, das Sie mit dem Erwerb dieser Programmdiskette bewiesen haben. Wir hoffen, daß diese Software Ihren Ansprüchen und Erwartungen genügt und Sie schon bald zum Kreis der zufriedenen Anwender unserer FM-SOFTWARE-SERIE gehören. Sollte dieses Programm auf Ihrer Konfiguration nicht ordnungs- gemäß ablaufen, nehmen Sie bitte Verbindung mit unserer Telefon- hotline auf, damit wir das Problem gemeinsam mit Ihnen lösen können. 1.1 Kurzvorstellung des Programms FM-ADRESS ist eine leistungsstarke, serienbrieffähige Adreß- verwaltung mit einer Vielzahl von Sortier-, Selektier- und Druckmöglichkeiten, die das Programm sowohl für private als auch gewerbliche Anwender interessant machen. Bei der Programmentwicklung haben wir uns um eine übersichtliche und einfach zu erlernende Benutzerführung bemüht, die auch dem ungeübten PC-Anwender einen schnellen und unkomplizierten Einstieg verschafft. Geschrieben wurde dieses Programm in der Programmiersprache Turbo-Pascal, die Daten werden im dBase-Format abgespeichert. 1.2 Nutzungsbedingungen Diese Version darf zur selben Zeit nur auf einem Computer genutzt werden, jede Vervielfältigung des Programms oder des Handbuchs ver- stößt gegen das Urheberrecht und wird strafrechtlich verfolgt. Ausgenommen hiervon ist die private Verbreitung von Shareware- versionen. Händler, denen von uns nicht ausdrücklich der Vertrieb untersagt wurde, dürfen unsere Programme in der Prüfversion eben- falls uneingeschränkt vertreiben. Der Inhalt der Diskette darf allerdings nicht eigenmächtig verändert oder ergänzt werden. Lediglich das Zufügen eines Werbefiles ist zulässig. Wir übernehmen keine Haftung für die Fehlerfreiheit der Software, insbesondere keine Gewähr dafür, daß das Programm den Anforderungen und Zwecken des Käufers genügt. Die Verantwortung für die Folgen der Nutzung trägt alleine der Käufer. 2.0 Programminstallation Bitte lesen Sie vor dem Programmstart die Installationshinweise sorgfältig durch, damit eine fehlerfreie Funktion gewährleistet ist. 2.1 System-Voraussetzungen MS-DOS-kompatibler PC, DOS 3.3 oder höher, DR-DOS ab Vers. 5.0, mind. 640 KB Arbeitsspeicher, Festplatte oder 2 Laufwerke. 2.2 Die Installationsroutine Bevor Sie mit unserem Programm arbeiten, muß dieses mit der "INSTALL"-Routine auf einer Festplatte oder einem zweiten Dis- kettenlaufwerk mit mindestens 720 KB Speicherkapazität instal- liert werden. Das eigentliche Programm befindet sich in gepacktem Zustand auf der Programmdiskette und ist vor der nachfolgend beschriebenen Installation nicht lauffähig. Bitte legen Sie die Originaldiskette in das Laufwerk und geben Sie "INSTALL" ein. Das Programm meldet sich mit einem Informa- tionsbildschirm, den Sie mit einer beliebigen Taste verlassen. Der zweite Bildschirm informiert Sie über die Vollständigkeit der Dateien auf der Originaldiskette. Sollten Dateien als nicht vorhanden aufgeführt werden, wenden Sie sich bitte an unseren Hotline-Service. Auch dieses Bildschirmfenster können Sie durch Drücken einer beliebigen Taste verlassen. 2.3 Menüauswahl der Installationsroutine: In der jetzt erscheinenden Menüauswahl stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: 1.) Dieses Handbuch auf dem Bildschirm ansehen Blättern im Handbuch über die Pfeiltasten oder "PageDown" und "PageUp", Verlassen mit ESC. 2.) Handbuch auf angeschlossenem Drucker ausgeben 3.) FM-Software-Information (Neuerscheinungen) ansehen 4.) Bestellschein für weitere FM-Produkte ausdrucken 5.) PROGRAMM INSTALLIEREN Hier erfolgt die eigentliche Programminstallation auf eine andere Diskette - oder besser - auf die Festplatte. Bitte geben Sie als Pfad das Verzeichnis an, in das Sie unser Programm kopieren möchten. Wenn Sie z.B. eine Installation auf Festplatte vor- nehmen möchten, geben Sie z.B. als Pfad C:FMSOFT ein. Statt FMSOFT können Sie natürlich auch einen anderen beliebigen Verzeichnisnamen wählen. Nach Bestätigung mit Return werden alle Dateien überspielt und entpackt. Nach Verlassen der Installationsroutine über Menüpunkt 6 ist das Programm im Verzeichnis startbereit. 6.) INSTALLATION VERLASSEN Beim Verlassen des Installationsmenüs erscheint die Abfrage, ob Sie ein Serviceformular drucken möchten. Mit diesem For- mular können Sie und jederzeit über eigene Anregungen oder entstandene Probleme informieren. Wenn Sie die Installation - wie oben beschrieben - ordnungsge- mäß vorgenommen haben, ist das Programm unter dem gewählten Pfad bzw. Verzeichnis startfähig. 3.0 Das Serviceprogramm Bei der Installation wird in das Zielverzeichnis unser Programm SERVICE.EXE kopiert, mit dem Sie alle oben beschriebenen Funktio- nen der Installationsroutine jederzeit nutzen können. Wenn Sie dieses Programm mit "SERVICE" aufrufen, können Sie z.B. das Handbuch ansehen, ein Fehlerformular drucken oder ähnliches. 4.0 Das eigentliche Programm 4.1 Programmstart Nach der in Kapitel 2 beschriebenen Installation können Sie das Programm mit "ADRESS" starten. 4.2 DIE MENÜFÜHRUNG FM-ADRESS ist komplett menügeführt. Mit Hilfe des Cursorblocks (Pfeiltasten) gelangen Sie von einem Menüpunkt zum anderen. Ausgangspunkt hierbei ist das Hauptmenü, in das Sie nach dem Pro- grammstart automatisch gelangen. Das Anwählen der einzelnen Punkte ist recht einfach: Mit den Pfeiltasten bewegen Sie den Rollbalken auf den gewünschten Menüpunkt und bestätigen mit Return. Mit der Escape-Taste (ESC) verlassen Sie das jeweilige Untermenü und gelangen zurück in die Hauptauswahl. 4.3 DIE DATENEINGABE Die Dateneingabe geschieht in allen Masken auf die gleiche Art und Weise. Jederzeit können Sie mit den Pfeil- bzw. Cursortas- ten in der Maske umherwandern und Änderungen vornehmen. Zum Aus- stieg aus der Dateneingabe gibt es drei Möglichkeiten: 1. ESC = Die Eingabe wird verworfen und abgebrochen 2. PAGE DOWN = Die Eingabe wird abgebrochen, alle eingegebenen Daten werden gespeichert 3. RETURN im letzten Datenfeld = wie PAGE DOWN 4.4 AUFBAU DIESER BEDIENUNGSANLEITUNG Im folgenden werden die einzelnen Menüpunkte - ausgehend vom Hauptmenü - ausführlich besprochen. Eine Kurzerklärung des angewählten Menüpunktes wird jeweils in der Statuszeile am unteren Bildschirmrand eingeblendet. 5. DAS HAUPTMENÜ Der linke Teil des Hauptmenüs ist mit den Menüpunkten Adreßverwaltung Texteditor Filtern und Drucken Dienstprogramme Systeminformation Programm beenden (ESC) belegt. Es gibt 2 Möglichkeiten, die verschiedenen Menüpunkte zu aktivieren. a) Bewegen Sie den Leuchtbalken (er steht beim Programmaufruf im Menüpunkt Adreßverwaltung) mit den Cursorsteuerungs- bzw. Pfeiltasten auf den gewünschten Menüpunkt und betätigen Sie die RETURN- bzw. ENTER-Taste. b) Jeder Menüeintrag wird mit einem hell leuchtenden Buchstaben hervorgehoben. Zum Aktivieren genügt also ein Druck auf die entsprechende Taste, beim Menüpunkt FILTERN UND DRUCKEN z.B. das "F". Um das Programm zu verlassen, genügt ein Druck auf die "ESC" (ESCAPE) Taste. 5.1 FUNKTIONSTASTENBELEGUNG IM HAUPTMENÜ ==================================== F1 = HILFE Hilfsbildschirm zum Hauptmenü F2 = RECHNER Ein Taschenrechner, der mit dem abgesetzten 10er Block leicht zu bedienen ist, baut sich auf dem rechten oberen Teil des Bildschirms auf. F3 = KALENDER Kalender F10 = NOTIZ Notizblock. Die eingegebene Notiz wird durch Drücken von F-2 abgespeichert, Ausstieg ohne Speicherung mit ESC. 5.2 DIENSTPROGRAMME =============== Um FM-ADRESS 2.21 auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden, muß das Programm zunächst konfiguriert werden. Hierzu betätigen Sie bitte im Hauptmenü die Taste "D" oder wählen den Menüpunkt DIENSTPROGRAMME mit dem Leuchtbalken an und betätigen die ENTER- bzw. RETURN-Taste zur Bestätigung. Folgendes Menü baut sich auf: ┌ DIENSTPROGRAMME ┐ │ │ │ │ │ Datenreorganisation │ │ │ │────────────────────────────────│ │ │ │ │ │ Vorgabewerte │ │ Systeminstallation │ │ Bearbeiten der Treiber │ │ Neue Druckertreiber anlegen │ │ Update aus Vorversion │ │ │ │────────────────────────────────│ │ │ │ Zum Hauptmenue (ESC) │ │ │ └────────────────────────────────┘ 5.2.1 DATENREORGANISATION Alle als gelöscht markierten Datensätze werden unwiderruflich gelöscht. Danach werden alle Index- dateien neu aufgebaut. Sollten einmal während der Arbeit Fehler beim SUCHEN oder SORTIEREN auftreten, schafft die DATEIREORGANISATION mit großer Wahrschein- lichkeit Abhilfe. Auch bei Computer- oder Programmab- stürzen, z.B. bei Stromausfahl, empfiehlt sich die Re- organisation. In regelmäßigen Abständen - z.B. nach Eingabe vieler neuer Datensätze - sollten Sie diesen Menüpunkt zur Sicherheit anwählen. 5.2.2 ANLEGEN DER VORGABEWERTE Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, für die Adreßverwaltung Vorgaben zu setzen, die beim Anlegen eines neuen Datensatzes automatisch in das dafür vorgesehene Da- tenfeld übernommen werden. Ein Überschreiben mit Leerzei- chen nimmt die entsprechenden Voreinstellungen wieder zurück. Die Felder "LEER 1 bis LEER 12" können Sie individuell be- stimmen. In der Eingabemaske der Adreßverwaltung erscheint dann später die von Ihnen gewählte Feldbezeichnung. ┌───── Vorgaben für neue Adressen ─────┐ │ │ │ Anrede...: Herr │ │ Land.....: D │ │ Kennung .: Privatkunde │ │ │ │ │ ├───── Feldbezeichnungen für Leerfelder ─────┤ │ │ │ LEER 1 ..: Geburtsname der Mutter │ │ LEER 2 ..: Firma │ │ LEER 3 ..: Telex / Fax │ │ ... u.s.w. ... │ └─────────────────────────────────────────────────────┘ 5.2.3 SYSTEMEINSTELLUNGEN ┌─────────────────────────────┐▓▓┌─────────────────────────────┐ │ Einstellungen - Drucker │▓▓│ Einstellungen - Texteditor │ │ │▓▓│ │ ├─ Schriftverkehr/Listen──────┤▓▓│ Autom. Sichern nach 500 Z. │ │ │▓▓│ (J/N) -----------------> N │ │ │▓▓│ │ │ Schnittstelle : LPT 1 │▓▓│ Zeilenlineal anzeigen │ │ Linker Rand : 8 Z. │▓▓│ (J/N) -----------------> J │ │ Treiber : Standard │▓▓│ │ │ Umlaute (J/N): N │▓▓│ Statuszeile anzeigen │ │ │▓▓│ (J/N) -----------------> J │ ├─ Etikettendruck ────────────┤▓▓│ │ │ │▓▓│ *.BAK Dateien anlegen │ │ │▓▓│ (J/N) -----------------> │ │ Schnittstelle : LPT 1 │▓▓│ J │ │ Linker Rand : 8 Z. │▓▓│ Wortumbruch einschalten │ │ Treiber : Standard │▓▓│ (J/N) -----------------> J │ │ Umlaute (J/N): N │▓▓│ Umbruchweite (Z.) -----> 66 │ │ │▓▓│ │ └─────────────────────────────┘▓▓└─────────────────────────────┘ Hier legen Sie die Konfiguration Ihres Druckers und der inte- grierten Textverarbeitung fest. - Schnittstelle: LPT Tragen Sie hier bitte den Anschluß ein, an dem Ihr Drucker angeschlossen ist. Vorgabe ist LPT1 für die parallele Schnittstelle 1 (Normalfall). - Linker Rand : 0 Z. Hier tragen Sie bitte ein, wieviel Platz beim Listendruck oder beim Erstellen von Anschreiben am linken Blattrand freigelassen werden soll. Der entsprechende Wert wird in Zeichen eingegeben. - Treiber : Standard-Druckertreiber Hier wählen Sie den Druckertreiber, mit dem Ihr Gerät die besten Ergebnisse erzielt. Die Standardvorgabe gilt für einen Druckertreiber, mit dem die meisten Drucker zurechtkommen dürften. Sollte dieses bei Ihnen nicht der Fall sein, können Sie im Menü "Dienstprogramme" das Untermenü "Bearbeiten der Treiber" und "Neue Drucker- treiber" aufrufen. Dort haben Sie die Möglichkeit, einen eigenen, für Ihren Drucker optimalen Treiber anhand der ESC-Sequenzen zu generieren oder einen anderen Drucker aus der Menüauswahl zu wählen. Sollte Ihr Gerät nicht in der Liste enthalten sein, sehen Sie bitte in Ihr Druckerhandbuch, zu welchem anderen Gerät Ihr Drucker kompatibel ist. Dort finden Sie auch die richtigen ESC-Sequenzen zum Anlegen eigener Treiber. - Umlaute (J/N) für viele Drucker, die nicht den deutschen Zeichensatz beherrschen, können Sie hier die Umlaute umwandeln. EINSTELLUNGSMÖGLICHKEITEN FÜR DEN TEXTEDITOR: - Autom. Sichern nach 500 Z. (J/N) Es ist empfehlenswert, diesen Eintrag auf "J" zu setzen, um größeren Datenverlust zu vermeiden. Beim Schreiben im Texteditor wird nach jedem 500. Zeichen automatisch eine Textsicherung durchgeführt. - Zeilenlineal anzeigen Ja oder Nein - Zeilenlineal zur Orientierung oder Tabellen- gestaltung einblenden - Statuszeile anzeigen Ja oder Nein - Einblenden einer Statuszeile - *.BAK Dateien anlegen Hier legen Sie fest, ob zum bearbeiteten Text eine Datei mit der Kennung .BAK als Sicherungskopie angelegt werden soll oder nicht. 5.2.4 Daten aus Shareware- oder Vorversion übernehmen Im Menüpunkt "Dienstprogramme" können Sie im Unterpunkt "Update aus Vorversion" sowohl Daten aus vorherigen Voll- versionen als auch Daten aus Sharewareversionen übernehmen. Nach Eingabe des Quellverzeichnisses, in dem sich die Da- ten befinden, werden alle Dateien automatisch kopiert und stehen anschließend unter der neuen Vollversion zur Verfü- gung. Bei Problemen wenden Sie sich bitte an unsere Telefon-Hotline 5.3 DIE ADRESSVERWALTUNG (= Erster Menüpunkt in der Hauptauswahl) ==================== Um in die Adreßverwaltung zu gelangen, betätigen Sie im Hauptmenü die Taste "A" oder bewegen den Leuchtbalken auf diesen Menüpunkt und drücken die ENTER- bzw. RETURN- Taste. Auf Ihrem Bildschirm baut sich nun die Eingabemaske auf. Hier werden neue Adressen angelegt oder bereits vorhandene Anschriften geändert. Die invers dargestellte untere Bildschirmzeile zeigt Ihnen auch hier die Funktionstastenbelegung an. In der vorletzten Bildschirmzeile befindet sich ein Auswahlmenü, dessen Menü- punkte man mit Leer- bzw. Pfeiltasten bzw. mit den farblich hervorgehobenen Buchstaben aufrufen kann. Die letzte Bildschirmzeile gibt Ihnen, wie bei allen Menüs und Fenstern von FM-ADRESS eine kleine Hilfestellung zum jeweils gewählten Menüeintrag. 5.3.1 EINE ADRESSE NEU ANLEGEN ========================= Durch Anwahl dieses Menüpunktes starten Sie die Neueingabe einer Kundenmaske. Das aktuelle Eingabefeld wird jeweils invers dargestellt. In den Feldern Anrede, Land und Kennung sind schon die Angaben vorgegeben, die Sie bei der Installation im Menü- punkt "DIENSTPROGRAMME/ANLEGEN DER VORGABEN" gemacht haben. Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, wird der Datensatz automatisch gespeichert. Es ist jedoch nicht nötig, alle Datenfelder auszufüllen, denn mit Return bzw. Enter können Sie jederzeit Eingabe- felder überspringen (ebenso mit den Cursorsteuerungstasten). Eine nachträgliche Überarbeitung ist über den Menüpunkt ÄNDERN jederzeit möglich. Wenn Sie nicht alle Felder der Eingabemaske ausfüllen möchten, können Sie mit "PAGE DOWN" vorzeitig abbrechen, die eingetrage- nen Daten werden ordnungsgemäß gespeichert. Mit ESC brechen Sie ab, wobei hier der Datensatz verworfen wird. Wenn Sie das letzte Eingabefeld mit Return abschließen, wird der Datensatz automatisch gesichert und Sie gelangen in das Hauptmenü. Im Abschnitt 5.3.7 finden Sie Erläuterungen zur Funktionstasten- belegung, die ebenfalls für die Neueingabe von Anschriften wich- tig sind. 5.3.2 ADRESSEN ÄNDERN =============== Um Änderungen in der Adreßverwaltung vorzunehmen, wählen Sie den Menuepunkt ÄNDERN. Jedes Datenfeld kann nun mit den Cursorsteuerungstasten angesteuert und geändert werden. Die Bedienung erfolgt analog zu Neueingabe. Mit Page-Down können Sie - wie auch bei der Neueingabe - vorzeitig die Eingabe abbrechen, wobei die Änderung gespeichert wird. Mit ESC (Escape) erfolgt ein Abbruch ohne Abspeicherung. 5.3.3 EINEN KUNDEN SUCHEN =================== Der Menuepunkt SUCHEN ermöglicht Ihnen die komfortable Suche nach einzelnen Kunden. Es kann nach folgenden Feldern gesucht werden: ┌─────────────────────┐ │ nach Name │ │ nach Nummer │ │ nach Postleitzahl │ │ nach Ort │ │ nach Kennung │ ├─────────────────────┤ │ globale Suche │ │ Suchen im Memofeld │ └─────────────────────┘ Die "globale Suche" findet ein Wortfragment überall im gesamten Datensatz, es werden also alle Felder bei der Suche berücksichtigt. "Suchen im Memofeld" sucht nach einem bestimmten Begriff bzw. nach einer Zeichenkette in der Karteikarte, die für jeden einzelnen Kunden angelegt werden kann. - PHONETISCHE SUCHE ================= Auffinden von Namen, deren korrekte Schreibweise man nicht kennt. Beispiel: Sie suchen einen Kunden, dessen Namen Sie sich nicht mehr ganz sicher sind. Der Kunden- name ist Zamballa! Sie aber meinen, er wird Zampala geschrieben und tragen diesen auch so in das Suchfeld ein. Da FM-ADRESS auch nach ähnlich klingenden Lauten sucht, wird der Name Zamballa dennoch gefunden. 5.3.4 ADRESSEN LÖSCHEN ================ Mit diesem Menüpunkt markieren Sie einen Kunden als gelöscht. Dies wird auch am oberen Bildschirmrand eingeblendet. Die Löschmarkierung kann jederzeit durch erneuten Aufruf der Löschfunktion zurückgenommen werden. Wirklich gelöscht wird ein Datensatz erst, nachdem Sie im "Dienstprogramm- Menü" die Funktion "Datenreorganisation" aktiviert haben. 5.3.5 TABELLEN-DARSTELLUNG ==================== Der Menüpunkt TABELLE teilt den Arbeitsbildschirm in zwei Ausschnitte. Im unteren Bildschirmbereich wird ein Fenster geöffnet, in dem zunächst die ersten fünf Anschriften tabellarisch dargestellt werden. Mit den Cursorsteuerungstasten können Sie sich jederzeit in der Tabelle fortbewegen. Zu dem Datensatz, auf dem sich Ihr Cursor befindet, wird im linken Bildschirmbereich näheres erläutert. 5.3.6 DAS OPTIONEN-MENUE ================== ┌────────────────────────────────┐ │ O P T I O N E N │ │────────────────────────────────│ │ │ │ Sortierkriterium │ - nach Name, Kundennummer, PLZ und Ort │ Alle Adressen merken │ - setzt Merker für alle Adressen │ Alle Markierungen entfernen │ - löscht alle Markierungen, z.B. │ │ "gelöscht" oder "merken" │ Gemerkte Adressen löschen │ - löscht alle "gemerkten" Adressen │ Adressen aus Liste merken │ - Adressen aus Tabelle merken │ Änderung für gem. Adresse │ - für gemerkte Adressen können │ │ Änderungen in den Feldern: │ │ Anrede, PLZ, Ort und L. Kontakt │ Zum Hauptmenue │ global vorgenommen werden. │ │ └────────────────────────────────┘ 5.3.6.1 Sortierkriterium Hier legen Sie fest, nach welchem Kriterium die Adreßbestände sortiert werden sollen. Beim Blättern in der Adreßdatei (auch in der Tabellendarstellung), erscheinen dann alle Angaben in der gewünschten Sortierfolge. Das Programm sortiert nach Namen, Kundennummern, Postleitzahlen, Orten und Kennungen. 5.3.6.2 Alle Adressen merken Alle Datensätze werden mit einem Merker versehen (z.B. Vorraus- setzung für das Löschen des gesamten Datenbestandes (s.u.). 5.3.6.3 Alle Markierungen entfernen Bei denjenigen Datensätzen, die mit einem Merker versehen sind, wird diese Einstellung wieder zurückgenommen. 5.3.6.4 Gemerkte Adressen löschen Vorsicht! In diesem Arbeitsschritt werden alle Adressen gelöscht, die mit einem Merker versehen sind. 5.3.6.5 Adressen aus Liste merken Hier können Sie Adressen aus der Tabelle merken, so daß Sie nicht alle einzelnen Adreßmasken aufrufen müssen. In der Ta- belle können Sie mit den Pfeiltasten umherwandern und die ge- wünschten Datensätze mit der Leertaste (SPACE) mit einem Merker versehen. 5.3.6.6 Änderung für gemerkte Adressen Mit dieser Funktion können alle mit einem Merker markierten Adressen mit einem Schritt editiert werden, wobei folgende Eingabefelder geändert werden können: Anrede, Plz., Ort, Letztkontakt, Kennung und die ersten Leerfelder (frei defi- nierbare Eingabefelder). Zur Sicherheit erscheint beim Ab- schluß eine Kontrollabfrage, ob wirklich alle Datensätze ent- sprechend geändert werden sollen. 5.3.7 FUNKTIONSTASTENBELEGUNG DER ADRESSVERWALTUNG ============================================ F1 = Hilfestellung zur Adreßverwaltung F2 = Taschenrechner F3 = Karteikarte in der Karteikarte können zu jedem Kunden beliebige Informationen aufgenommen werden. Nach diesen Informationen kann auch mit SUCHEN IM MEMOFELD gesucht werden (s.o) F4 = Jeder Datensatz hat zwei Bildschirmseiten. Mit F4 blättern Sie auf Seite zwei, wo Ihnen weitere Eingabefelder zur Verfügung stehen. F5 = Serienbrief für aktuell angezeigte Adresse ausdrucken. Nach Anwahl dieser Funktions- taste werden alle zur Verfügung stehenden Serienbriefe aufgelistet. Nach Anwahl per Pfeiltaste wird der gewählte Serienbrief für die angezeigte Adresse ausgedruckt. F6 = Merker für angezeigte Adresse setzten bzw. entfernen. F7 = mit dieser Taste können Sie das Kontakte-Feld der Kundenverwaltung aktualisieren. Nach Betätigung öffnet sich ein Kalender, in dem man das Datum des letzten Kontaktes mit den Cursorsteuertasten anwählen kann. Nach Betätigen der ENTER-Taste wird dieses Datum in das Feld KONTAKTE übernommen. F8 = Mit dieser F-Taste können zum aktuell angezeigten Datensatz Buchungen auf ein Kundenkonto vor- genommen werden. Der Betrag kann ein Guthaben des Kunden oder eine Belastung ausweisen. Mit Shift-F8 wird eine Liste aller Konten aus- gegeben, die einen Betrag ungleich Null ausweisen. F9 = Angelegte Termine im Überblick (kundenspezifische, einfache Terminverwaltungsfunktion) F10 = Notizfeld für individuelle Bemerkungen zu jedem Kunden, abspeichern mit F10 5.4 DER TEXTEDITOR ============== Um den Texteditor zu starten, bewegen Sie im Hauptmenü den Leuchtbalken auf den entsprechenden Menüeintrag, oder drücken die "T"-Taste. Der Bildschirm wechselt, und der Texteditor wird geladen. In einem Auswahlmenü haben Sie die Möglichkeit, bereits vorhandene Texte mit der Kennung .TXT einzuladen. Um einen neuen Text zu bearbeiten, drücken Sie ESC. Der Textbildschirm teilt sich in vier Bereiche: 1. Die Statuszeile in dieser Zeile erhalten Sie Angaben über: - den Dateinamen des zu bearbeitenden Textes - Cursorposition der Zeile - Cursorposition der Spalte - Einfüge-/Überschreibe - Modus - Zeilenumbruch Ein/Aus 2. Der Arbeitsbereich In diesem Bereich können Sie Ihren Text entwerfen 3. Das Zeilenlineal am unteren Bildschirmrand 4. Die Funktionstastenbelegung am Bildschirmende ACHTUNG! Wenn Sie einen Text gestalten, können Sie mit F4 versch. Schriftarten und Druckersteuerungen wählen. Das letzte Auswahl- feld "Seitenvorschub" (mit Pfeiltasten und Return anwählen) ist immer beim Arbeiten mit Endlosformularen am Textende anzuwählen, damit die Druckersteuerung richtig funktioniert und ein Vorschub auf die nächste Seite vorgenommen wird. Dies gilt auch für Serien- briefe auf Endlospapier. Achten Sie darauf, daß die Seitenlänge bei Ihrem Drucker (siehe Druckerhandbuch) richtig eingestellt ist. Den Einfüge- bzw. Überschreibe-Modus schalten Sie mit der Einfg.-Taste Ihrer Tastatur an und aus. Ob der Zeilenumbruch aktiv ist oder nicht, können Sie im Menü "DIENSTPROGRAMME / SYSTEMEINSTELLUNGEN bestimmen. Das gleiche gilt für die Umbruchweite und das Zeilenlineal. Im Texteditor selbst stehen Ihnen WORDSTAR (TM)-kompatible Tastaturcodes zur Verfügung. *Cursor-Positionierung FUNKTION TASTE Wort nach links ^F oder ^Pfeil links Wort nach rechts ^A oder ^Pfeil rechts Zeile nach oben ^E oder Pfeil hoch Zeile nach unten ^X oder Pfeil runter Seite nach oben ^R oder Bild hoch Seite nach unten ^C oder Bild runter Zum Textanfang ^Bild hoch Zum Textende ^Bild runter Zum Zeilenanfang Pos1 Zum Zeilenende Ende *Text-Manipulation FUNKTION TASTE Zeichen löschen ^G oder Entf. Wort löschen ^T Zeile löschen ^Y Einfügen/Überschreiben ^V oder Einfg. Neue Zeile ^M oder Return Zeile einfügen ^N Control-Zeichen einfügen ^P (^P fügt die nächste Taste als ASCII-Wert ein) *Block-Kommandos FUNKTION TASTE Blockbeginn markieren ^KB oder F7 Blockende markieren ^KK oder F8 Gehe zum Blockbeginn ^QB Gehe zum Blockende ^QK Block von Diskette lesen ^KR Block speichern ^KW Block kopieren ^KC Block löschen ^KY Block bewegen ^KV Block drucken ^KP Block verstecken/zeigen ^KH *Hot-Keys F1 - Hilfe Shft-F1 - Setze Hilfe-Verzeichnis F2 - Datei speichern Shft-F2 - Wähle Verzeichnis F3 - Datei laden Shft-F3 - Setze Standard-Extension F4 - <nicht belegt> Shft-F4 - <nicht belegt> F5 - <nicht belegt> Shft-F5 - <nicht belegt> F6 - Drucken Shft-F6 - Druckerparameter einstellen F7 - Blockanfang Shft-F7 - <nicht belegt> F8 - Blockende Shft-F8 - Blockmarkierung löschen F9 - Finde Shft-F9 - Suchen und Ersetzen F10- <nicht belegt> Shft-F10 - Text löschen (Alle Kommandos, die Texte löschen, erfordern eine Bestätigung) *Suchen und Ersetzen FUNKTION TASTE Suche ^QF Suche und ersetze ^QA Nochmals suchen ^L Such-Optionen: G - Global suchen B - Rückwärts suchen C - Anzahl der Ersetzungen U - Groß/Kleinschreibung ignorieren W - Ganze Wörter suchen N - Keine Bestätigung [n] - Wiederhole n-mal *Datei-Kommandos Speichern: Nur Speichern ^KS or F2 Speichern und beenden ^KX, ^KD, ^END oder Alt-X Block speichern ^KW Beenden: Speichern und beenden ^KX, ^KD, ^END oder Alt-X Verlassen ohne Speichern ^KQ oder ESCape Laden: Datei laden F3 Block von Diskette laden ^KR *Veränderung des Edit-Fensters Falls das Fenster verschoben, vergrößert oder verkleinert werden soll, drücken Sie die Taste ScrollLock. Danach können Sie solange die Parameter des Fensters verändern, bis Sie ScrollLock erneut oder ESCape drücken. Um das Fenster zu bewegen, drücken Sie die Pfeiltasten. Um das Fenster in seiner Größe zu verändern, betätigen Sie Shift und eine Pfeiltaste. Mit der linken Shift-Taste verkleinert sich die Größe, die rechte Shift-Taste vergrößert das Fenster. 5.5 ERSTELLUNG VON SERIENBRIEFEN ============================ Serienbriefe können im Menüpunkt "Texteditor" erstellt werden (s.o.) Was sind Serienbriefe? - Häufig müssen Briefe mit nahezu gleichem Inhalt an unterschiedliche Adressaten verschickt werden, wobei die meisten Textpasssagen eines Briefes identisch sind und einige Textelemente kundenspezifisch variieren. Dazu gehören zum Beispiel Angaben über den Empfänger des Schreibens sowie die Briefanrede usw. Damit Sie nicht jeden Brief mehrmals schreiben müssen, haben Sie die Möglichkeit, für variable Textstellen (Name, Anrede...) sogenannte Platzhalter zu setzen. Diese Platzhalter werden dann automatisch aus Ihrer Kundendatenbank in jedes Schreiben eingefügt. Ein solcher Serienbrief könnte in etwa so aussehen: ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Firma FM-SOFTWARE │ │ Brunnenstraße 86 │ │ Tel.: 02161/16502 │ │ 41069 Mönchengladbach 1 #DATUM# │ │ │ │ │ │ An │ │ #ANREDE# │ │ #NAME# #VORNAME# │ │ #STRASSE# │ │ │ │ #PLZ# #ORT# │ │ │ │ │ │ #BRIEFANREDE# │ │ │ │ Wir hoffen, Ihnen mit diesem Schreiben den gewünschten │ │ Überblick gegeben zu haben. Für weitere Informationen │ │ stehen wir Ihnen während unserer Geschäftszeiten gerne │ │ zur Verfügung. │ │ │ │ Mit freundlichen Grüßen... │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ Die Angaben in Gattern (#ANREDE#...) sind Platzhalter. Platzhalter, die Ihnen zur Verfügung stehen, können mit der F6-Taste ausgewählt werden. In der neuen Version können Sie die Länge der Platzhalter selbst definieren, um überflüssige Leerzeichen zu vermeiden. Dies geschieht, indem Sie hinter dem Platzhalter - abgetrennt durch einen Doppelpunkt - die jeweilige Feldlänge definieren. BEISPIELE --------------------------------------------------- a) Beispiel ohne definierte Feldlänge: Serienbriefdatei: #NAME# #VORNAME# #PLZ# #ORT# Ausgabe (Bsp.): Heinrichs Peter 51006 Köln b) Beispiel mit definierter Feldlänge: Serienbriefdatei: #NAME#:12 #VORNAME#:13 #PLZ#:6 #ORT#12 Ausgabe: Heinrichs Peter 51006 Köln ---------------------------------------------------------------- Mit der Serienbrieffunktion können Sie auch Exportdateien erstellen, denn Sie haben die Möglichkeit, sämtliche Feld- inhalte über die Platzhalter in Gattern (#) in beliebiger Form und Anordnung auszugeben. Auf diese Weise können Sie nahezu beliebige Listen entwerfen. Beim Anlegen von Exportschablonen gehen Sie analog zum An- legen von Serienbriefen vor, allerdings muß die Datei mit der Endung .EXP abgespeichert werden. Eine Weiterverarbei- tung der Exportschablonen ist über den Menüpunkt "Filtern/ Drucken" möglich. (siehe entsprechende Menüpunkte). Über diesen Menüpunkt können Sie auch Serienbriefe ausdrucken. 5.6 FILTERN UND DRUCKEN =================== Was wäre die schönste Adreßverwaltung, wenn Sie nicht die Möglichkeit hätten, Kunden nach bestimmten Kriterien auszufiltern, zu bearbeiten und eventuell den ausgefilterten Kunden ein individuell gestaltetes Schreiben zukommen zu lassen? Alle diese Möglichkeiten finden Sie im Menüpunkt "Filtern und Drucken". Wählen Sie diesen Menüpunkt an (bewegen Sie dazu den Leuchtbalken mit den Cursorsteuerungstasten auf diesen Punkt oder drücken Sie "F". Es öffnet sich folgendes Untermenü: ┌ DRUCKEN / SERIENBRIEFE ┐ │ │ │ │ │ Daten filtern │ │ Filterdatei bearbeiten │ │ Filterdatei exportieren │ │ │ │────────────────────────────────│ │ │ │ Text drucken │ │ Serienbrief drucken │ │ Listen drucken │ │ Etiketten drucken │ │ │ │ │ │────────────────────────────────│ │ │ │ Zum Hauptmenue (ESC) │ │ │ └────────────────────────────────┘ 5.6.1 DATEN FILTERN ============= Um Ihre Kunden nach einem bestimmten Kriterium ausfiltern zu können, müssen Sie im Menü "DRUCKEN/SERIENBRIEFE" den Menüpunkt "Daten filtern" anwählen und mit der ENTER-Taste bestätigen. Sollte sich bereits eine Filterdatei auf Ihrem Datenträger befinden, erscheint eine Abfrage, ob die bereits bestehende Filterdatei gelöscht werden soll oder nicht. Beantworten Sie diese Frage mit "J", wenn die Filterdatei nicht mehr gebraucht wird, anderenfalls verneinen Sie mit "N" und alle neuen Daten werden der aktuellen Filterdatei hinzugefügt. Im nachfolgenden Bildschirm haben Sie dann die Möglichkeit, Ihre Daten auszufiltern, wobei verschiedene Daten- felder miteinander verknüpft werden können. ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Kundenname von bis │ │PLZ von bis │ │Letzter Kont. von . . bis . . │ │... u.s.w. ... │ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘ Beispiel: Es sollen Adressen ausgefiltert werden, deren: Kundenname = Kamps bis Küppers PLZ = bis 50060 u.s.w. ist Wenn Sie die Daten so filtern möchten, bejahen Sie die nächste Systemmeldung. Alle Datensätze (Adressen), auf die die gewünschten Kriterien zutreffen, werden dann in eine dBase-kompatible-Datenbank mit dem Dateinamen FILTER.DBF gespeichert. Die so ausgefilterten Adressen können nun mit den nachfolgenden Menüpunkten weiter bearbeitet werden. In der aktuellen Version kann die Filterdatei nach Name, Adreßnummer, Postleitzahl, Ort oder Kennung sortiert aus- gegeben werden. Eine entsprechende Menüauswahl erscheint nach Eingabe der Filterbedingungen (siehe Fenster oben). Achtung: Wenn Sie die im Filterfeld "Name" von "A" bis "Z" eingeben, wird der Name Zender nicht gefunden, denn hierfür müßten Sie A bis ZZ eintippen. 5.6.2 FILTERDATEI BEARBEITEN ====================== Alle Adressen, die auf Ihre Filterbedingung zutreffen, können mit dieser Option bearbeitet werden. Die ausgefilterten Datensätze werden tabellarisch dargestellt. Ihnen stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: ADRESSE ÄNDERN = F2 ADRESSE ANFÜGEN = F3 PACKEN = F4 Alle als gelöscht markierten Datensätze werden entgültig vom Datenträger ge- löscht! LÖSCHEN = CTRL-U bzw. Strg-U ENDE = ESC Vorsicht! Mit der Funktionstaste F4 werden alle als gelöscht "markierten" Datensätze endgültig vom Datenträger entfernt! 5.6.3 FILTERDATEIEN EXPORTIEREN ========================= Hier können Sie die gefilterten Daten in einer ASCII-Datei auslagern. Nachdem Sie diesen Menüpunkt gewählt haben, werden Sie nach einer EXPORT-SCHABLONE gefragt. Eine Auswahl aller vorhandenen Schablonen sehen Sie im rechten Bildschirmfenster. - Anlegen von eigenen Exportschablonen Nachdem Sie eine der Schablonen gewählt haben, wird die komplette Filterdatei unter der Bezeichnung EXPORT.TXT auf der Festplatte angelegt. ACHTUNG : Ältere Exportdateien werden dabei gelöscht !!! - Anlegen der EXPORT-SCHABLONEN Das Anlegen von Exportschablonen geschieht über die integrierte Textverarbeitung. Die Vorgehensweise ist analog zum Anlegen von Serienbriefen (siehe Kapitel Serienbriefe). Wichtig ist nur, daß Sie die angelegte Export-Schablone unter der Endung .EXP abspei- chern (nicht mit .TXT wie bei Serienbriefen) Wie sich die folgende Zeile einer EXPORT-SCHABLONE auswirkt, möchten wir Ihnen an einem kurzen Beispiel demonstrieren : Export-Schablone: #KUNDENNUMMER#,#NAME#,#VORNAME#,#STRASSE#,#PLZ#,#ORT#,#TELEFON# Export.txt: 1001,Meier,Bernd,Dorfgasse 13,40400 Düsseldorf 1,0211/534237 1002,Müller,Klaus,Talstrasse 12,52000 Köln 1,0221/101023 1003,Schmitz,Renate,Bergweg 11 A,41069 Mönchengladbach 1,02161/274594 ..... Wie Sie sehen, können Sie auf diese Weise leicht Exportdateien anlegen, die von Ihrer Textverarbeitung weiter verarbeitet werden können. Auch Exportdateien zur Weiterverarbeitung auf anderen Rechnern, z.B. dem Atari Portfolio, lassen sich einfach anlegen. 5.6.4 TEXT DRUCKEN ============ Nach Anwählen dieses Menüpunktes erhalten Sie im rechten Bildschirmfenster ein Auswahlmenü mit allen Textdateien (*.TXT) im aktuellen Verzeichnis. Wählen Sie nun die zu druckende Datei und bestätigen diese mit Return. Vom Programm wird nun kontrolliert, ob es sich bei der gewählten Datei um eine normale Textdatei oder evtl. eine Serienbriefdatei handelt. Ist letzteres der Fall, wird nochmals nachgefragt, ob diese wirklich gedruckt werden soll. Danach wird die Datei auf Ihren Drucker ausgegeben. Entscheidend für die Ausgabe sind Ihre Einstellungen im Menü "DIENSTLEISTUNGEN / SYSTEMEINSTELLUNG" (siehe oben) 5.6.5 SERIENBRIEF DRUCKEN =================== Wurde dieser Menüpunkt gewählt, erhalten Sie ebenfalls das Auswahl- menü mit allen Textdateien (*.TXT) im aktuellen Verzeichnis. Nachdem Sie eine Datei gewählt haben, wird diese auf Ihre Serienbrieftauglich- keit geprüft. Finden sich in der Datei keinerlei Variablen (zB. #NAME), werden Sie noch einmal gefragt, ob diese Datei wirklich als Serienbrief ausgegeben werden soll. Nun können Sie noch wählen, ob alle gefilterten Adressen angeschrieben werden sollen oder nur eine Auswahl. Entscheiden Sie sich für "Auswahl", können Sie aus einer Liste aller gefilterten Kunden mit der -SPACE- Taste beliebig viele markieren. Nach Abschluß mit -RETURN- werden nur die markierten Kunden ange- schrieben. Haben Sie sich entschieden, alle gefilterten Kunden anzu- schreiben, wird sofort mit dem Druck begonnen. Bis zu diesem Punkt kann mit der -ESC- Taste der Vorgang "Serienbrief drucken" jederzeit abge- brochen werden. 5.6.6 LISTEN/ETIKETTEN DRUCKEN ======================== Alle gefilterten Kunden können als Liste oder auf Standard- adressetiketten ausgegeben werden. Bei den Menüpunkten LISTEN DRUCKEN und ETIKETTEN DRUCKEN haben Sie die Möglichkeit, schnell und einfach Ihre Daten in einer fest vorgegebenen Form zu Papier bzw. aufs Etikett zu bringen. Die verschiedenen Wahlmöglichkeiten entnehmen Sie dem Auswahl- menü. Für die Ausgabe individueller Listen und Etiketten benutzen Sie bitte die Serienbrieffunktion. - ENDE - 6. Warenzeichen WordStar ist eingetragenes Warenzeichen der Wordstar Inc. dBase ist eingetragenes Warenzeichen von Ashton Tate. Turbo Pascal ist eingetragenes Warenzeichen von Borland. MS-DOS ist eingetragenes Warenzeichen von Microsoft. DR-DOS ist eingetragenes Warenzeichen von Digital Research. (C) 1990-1993 by FM-Software, Frank Murovec 7. Anschrift Vertrieb: André Franzmann, Forst 6, 41844 Wegberg, Tel.: 02434/3570 (9 bis 13 Uhr) Fax.: 02434/20527 Über die Rufnummern des Vertriebs können wir keine technischen Auskünfte erteilen. Hotline s.u. Hotline: Hotline-Telefon: 02161/16502 (9 bis 11 Uhr) Hotline-Telefax: 02161/177857 Alle Rechte dieser Anleitung liegen bei FM-Software, Frank Murovec.