home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Power-Programmierung / CD1.mdf / xbase / library / dbase / check / check.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1987-05-26  |  7.1 KB  |  199 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                                                                         1
  5.  
  6.  
  7.                                CHECK REGISTER SYSTEM
  8.                                           
  9.                                           
  10.        
  11.        The check register system is broken down into several modules.
  12.        
  13.        The Main Menu offers a selection of :
  14.             
  15.             1) Check Register Reports
  16.                  From here, you may select from one of seven (7) choices.
  17.                  
  18.                  Selection (1) offers a register in Date Order.  This will
  19.                  display or print all items from the register between the
  20.                  dates you request.  They will be printed in Date Order and
  21.                  will provide you with a running balance and a reconciliation
  22.                  of your book balance and the bank's balance.
  23.                  
  24.                  Selection (2) offers the same reporting features as does
  25.                  selection (1) above, except that the items will be listed in
  26.                  Check Number Order.
  27.                  
  28.                  Selection (3) will display or print a listing of your
  29.                  transaction in Alphabetical Order, sorted by the name of the
  30.                  Payee.  If there is more than one entry for a particular
  31.                  payee, those transactions will be further sorted by Date,
  32.                  and then by Reference Number within that date.  No running
  33.                  balance will be shown as it would be fairly meaningless.
  34.                  
  35.                  Selection (4) offers the same reporting feature as selection
  36.                  (3) above, but transaction will be reported in Alphabetical
  37.                  Order, sorted by the information in the Memo field.  If
  38.                  there is more than one entry with matching memos, they will
  39.                  be further sorted by Date, then by Reference Number and then
  40.                  by Payee.  Again, no running balances will be shown.
  41.                  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                                                                         2
  71.  
  72.  
  73.                  Selection (5) will report an Extract for a specified Payee.
  74.                  You will  be prompted for the name of the Payee you are
  75.                  interested in.  Respond with all or part of the Payee's
  76.                  name.  Requesting a Payee with his full name may cause some
  77.                  of the transactions you are interested in to be overlooked,
  78.                  if when you entered the transaction you abbreviated his
  79.                  name.  On the other hand, if you request an extract using
  80.                  too few letters, you may produce a report that includes some
  81.                  unintended transactions (for example, if you are looking for
  82.                  all transactions relating to NEW YORK TELEPHONE and you
  83.                  request "NEW YORK" you will get a listing of payments which
  84.                  EXcludes "N.Y. TELEPHONE" and you will see listed "NEW YORK
  85.                  STATE ..." etc.  Make your selection carefully and be aware
  86.                  of this as you enter new transactions to your check
  87.                  register.
  88.                  
  89.                  Selection (6) will report an EXTRACT for a specified
  90.                  Category as entered in the Memo field.  All the rules
  91.                  pertaining to item (5) above apply to this selection as
  92.                  well.  Make your selection with care.
  93.                  
  94.                  Selection (7) will return you to the Main Menu.
  95.             
  96.             
  97.             (2) Check Register Maintenance
  98.                  This selection provides a means of adjusting items in the
  99.                  register.  Generally, the only  changes required will be to
  100.                  mark previously outstanding items as having cleared.  Curser
  101.                  controls will be shown on the top of the screen.  When the
  102.                  curser is positioned on the item to be changed, make the
  103.                  change and then press enter, or simply move the highlight to
  104.                  the next record to be changed.  Be sure that after a change
  105.                  has been made, you move the highlight off of the item that
  106.                  has been changed.  Failing to do so will result in the
  107.                  change to that transaction not being affected.  Exit from
  108.                  the maintenance routine by pressing Escape.
  109.             
  110.             (3) Add New Transactions
  111.                  When this selection is made, the system will automatically
  112.                  check the number of transactions added since the last back-
  113.                  up was performed.  If 10 or more records have been added,
  114.                  the system will suggest that you allow it to automatically
  115.                  proceed with backing up your transaction file.  Upon
  116.                  completion of the back-up, you will be able to start adding
  117.                  new transactions to the register.
  118.                  You will simply fill out the form shown on the screen.  Some
  119.                  fields will offer a suggested response (Date & Reference
  120.                  Number) which you may accept by pressing the carriage
  121.                  return.  If the suggested response is not appropriate, enter
  122.                  the correct response and then press the carriage return.
  123.             
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                                                                         3
  137.  
  138.  
  139.             (4) Exit to Dbase III
  140.                  This is the default selection as shown at the bottom of that
  141.                  screen.  A carriage return at this point will cause you to
  142.                  exit from the check register system and drop you into Dbase
  143.                  III showing you nothing but a dot.  If you do this by
  144.                  mistake, you can re-enter the check register system by
  145.                  typing "DO CHKMAIN" followed by a carriage return.
  146.             (5) Exit to System
  147.                  When you are finished with the check register system, this
  148.                  will be the choice you want to make.  This will take you out
  149.                  of Dbase III completely, and return you to wherever you were
  150.                  when you started (this could be the DOS prompt or a master
  151.                  menu system.
  152.             
  153.             Note:
  154.        
  155.        When the system is loaded, the Caps Lock and the Numbers Lock are
  156.        activated automatically.  This should make data entry easier.  These
  157.        settings will remain in effect until they are changed by the user or
  158.        Main Selection (2) - Check Register Maintenance is selected.  Check
  159.        register maintenance requires using the arrow keys to navigate up and
  160.        down through the transactions and therefore the Numbers Lock has been
  161.        switched to activate the cursor controls automatically.  If desired,
  162.        they can, of course, be switched back.
  163.        
  164.        
  165.        
  166.        
  167.             
  168.             
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.