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Text File  |  1992-03-15  |  7KB  |  188 lines
  1.  .R:F
  2. L---+---T1----+-T--2----T----3--T-+----4T---+---T5----+-T--6----C----7--T-+--r  
  3.                     AVANTI LIVERY LINES, INC.                    
  4.                       219 First Ave.N #200                       
  5.                         Seattle, WA 98105                        
  6.                  (206) 658-0000   1-800-324-1021                 
  7. L---+---T1----+-T--2----T----3--T-+----4T---+---T5----+-T--6----R----7--T-+--r  
  8. N
  9.  
  10. July 16, 1991 
  11.  
  12. Marcia Winslow
  13. Special Events Coordinator
  14. KLEIN FASHIONS
  15. 300 Stone Avenue Way
  16. Seattle, WA 98067
  17.  
  18. Re: Proposal for transportation for August 2-4 Buyer's Seminar 
  19. Y
  20.  
  21. Dear Ms. Winslow:
  22.  
  23. Thank you for working with us to define the transportation needs 
  24. of your Buyer's Seminar. The transportation proposal you 
  25. requested is enclosed.                                                  
  26.  
  27. In a project involving so many people there will be last-minite 
  28. changes, so we want to increase your flexibility. Therefore, you 
  29. many cancel limosines at no charge on two hours notice; we will 
  30. not require the 24 hours mentioned in your letter of July 10. 
  31. Similarly, buses may be cancelled without charge on three days 
  32. notice, not ten days. 
  33.  
  34. We will of course follow your wishes regarding pickup at SEATAC, 
  35. but we feel it is our responsibility to KLEIN FASHIONS to advise 
  36. you against the idea of assigning one limousine to pick up two or 
  37. three people arriving within 10-15 minutes of each other. Our 
  38. twenty years of experience tell us this looks good on paper, but 
  39. won't work.  Why not? 
  40. l---L---T1----+-T--2----T----3--T-+----4T---+---T5----+-T--R---j----7--T-+--r  
  41.     
  42.     *Planes arrive early and late. There is no way to know 
  43.     sufficiently in advance which buyers will actually 
  44.     arrive within 10-15 minutes of each other. 
  45.  
  46.     *Arrival time refers to touchdown on the runway. The 
  47.     plane taxis to a jetway (if one is available), 
  48.     passengers deplane, and baggage is unloaded and sent to 
  49.     a luggage carousel (if available). This process can take 
  50.     from ten minutes to one hour. Passengers who arrive 
  51.     within one minute of each other frequently end up ready 
  52.     to leave the airport 45 minutes apart. 
  53.  
  54. L---+---T1----+-T--2----T----3--T-+----4T---+---T5----+-T--6----R---7--T-+--r  
  55. KLEIN FASHIONS' purpose in picking up the buyers by limousine is to 
  56. create a favorable initial impression. We want to help you do 
  57. this, but having a buyer wait an extra half hour for someone 
  58. else's luggage will work against our efforts. Of course, where 
  59. passengers are coming in on the same flight, we should pick them 
  60. up as a group. 
  61.  
  62. Sending limousines to meet each incoming flight will eliminate the 
  63. need for most coordinators beyond the first, complimentary, one. 
  64. Drivers will meet buyers at the gate, conduct them to the luggage 
  65. area, help them with their luggage, and escort them into their 
  66. limousines. By eliminating the need for most coordinators, 
  67. providing the buyers the greatest comfort and convenience will 
  68. also produce savings for you. 
  69.  
  70. None of the above points applies to taking buyers from the hotel 
  71. to the airport on August 4 or thereafter. When departure times 
  72. are close, please group buyers to maximize your savings by using 
  73. as few limos as possible. 
  74.  
  75. Please call me or Lucia Sabatini if you have questions about any 
  76. point in our proposal.
  77.  
  78. Our whole team at Avanti Livery Lines in looking forward to 
  79. helping you and KLEIN FASHIONS make the Buyer's Seminar a great 
  80. success. 
  81.  
  82. Sincerely yours,
  83.  
  84.  
  85.  
  86. Nicholas Avanti
  87. President
  88.  
  89.  
  90. L---+---T1----+-T--2----T----3--T-+----4T---+---T5----+-T--6----C----7--T-+--r  
  91.                             PROPOSAL                             
  92.                 TO MEET THE TRANSPORTATION NEEDS                 
  93.                    OF THE KLEIN BUYER'S SEMINAR                  
  94.                        AUGUST 2-4, SEATTLE                       
  95. L---+---T1----+-T--2----T----3--T-+----4T---+---T5----+-T--6----R----7--T-+--r  
  96.  
  97. Submitted to: Marcia Winslow, Special Events Coordinator
  98.  
  99. Submitted by: Avanti Livery Lines, Inc. (Lucia Sabatini, Manager)
  100.  
  101. Date submitted: July 16, 1991
  102.  
  103.  
  104. Overall purpose
  105.  
  106. To create a favorable impression among KLEIN FASHIONS' guests by 
  107. meeting their transportation needs with comfort, convenience, 
  108. courtesy, and luxury, from the moment they arrive at the airport, 
  109. until the moment they leave for home. 
  110.  
  111.  
  112.  
  113. Schedule of services
  114.  
  115. August 2, 1991
  116. We will pick up the buyers on their arrival at SEATAC in stretch 
  117. limousines or luxury sedans. (We will create a pickup schedule 
  118. based on the flight arrival information you have already provided 
  119. and changes, additions, and deletions you will provide.) A driver 
  120. or coordinator will meet buyers at the gate, escort them to 
  121. baggage claim, assist them with their luggage, and escort them to 
  122. their limousine. The driver will then take the buyers to the 
  123. Westin Hotel. 
  124.  
  125. About 5 p.m. (exact time to be specified by KLEINS FASHIONS): We 
  126. will provide deluxe buses (seating up to 49 people) to transport 
  127. approximately 170 guests from the hotel to Ray's Boathouse 
  128. Restaurant, in Ballard. The buses will park and await the end of 
  129. the evening's program, about 9:00 p.m. The buses will then 
  130. transport your guests back to their hotel. A coordinator will 
  131. assist your guests in boarding the buses at the hotel and will 
  132. dispatch the buses to Ray's. He will perform the same function at 
  133. the restaurant for the return trip. 
  134.  
  135. August 3, 1991 
  136. About 6:00 p.m. (exact time to be specified by KLEIN FASHIONS): 
  137. We will provide deluxe buses to pick up approximately 175 guests 
  138. at the Westin Hotel and transport them to the Seattle Center. The 
  139. buses will park at the designated parking area and wait until 
  140. about 10:00 p.m., when the guests will be transported back to 
  141. their hotel. A coordinator will assist your guests in boarding 
  142. the buses at the hotel and will dispatch the buses to the Seattle 
  143. Center. He will perform the same functions at the Center for the 
  144. return trip. 
  145.  
  146. August 4, 1991
  147. For guests staying later than August 4, we will provide the same 
  148. service described under August 4. KLEINS FASHIONS will provide a 
  149. schedule of departure times for each day. 
  150.  
  151.  
  152. August 5 through August 9
  153. We will pick up the buyers and transport them to SEATAC in 
  154. stretch limousines or luxury sedans. KLEINS FASHIONS will provide a 
  155. schedule of departure times before August 4. 
  156.  
  157.    
  158.  
  159. Personnel
  160.  
  161. Each coordinator and each limousine or luxury sedan driver will 
  162. wear a black or dark-blue suit, white shirt, black tie, and black 
  163. shoes. 
  164.  
  165. Each driver is an experienced, licensed chauffeur.
  166.  
  167.  
  168. Vehicles
  169.  
  170. Stretch limousines are 1990 or 1991 Cadillacs or Lincolns. Each 
  171. has a bar, a cellular telephone, air-conditioning, and luxurious 
  172. appointments. 
  173.  
  174. Luxury sedans are 1990 or 1991 Cadillac Fleetwoods or Lincoln 
  175. Town Cars. Each is air-conditioned, luxuriously appointed, and 
  176. equipped with a cellular telephone. 
  177.  
  178.  
  179. Avanti Livery Lines, Inc.
  180.  
  181. Thank you for the opportunity to submit this proposal. We have 
  182. served KLEIN FASHIONS for years, so you are familiar with our 
  183. high-quality, cost-effective, reliable service.  We value our 
  184. association with you, and we are confident that we can help make 
  185. your Buyer's Seminar a success.
  186.  
  187.  
  188.